STANDAR OPERASIONAL (S O P)

1

STANDAR OPERASIONAL

(S O P)

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2018

2

DAFTAR ISI Bidang Akademik

1. Penerimaan Mahasiswa DD

SOP-FE 01-002-00

2. Field Study SOP-FE 01-002-00

3. Matrikulasi SOP-FE 01-003-00

4. Studi Lanjut Dosen SOP-FE 01-004-00

5. Izin Observasi/Penelitian Mahasiswa SOP-FE 01-005-00

6. Legalisir Ijazah & Transkrip Nilai SOP-FE 01-006-00

7. Magang

SOP-FE 01-007-00

8. Monev Perkuliahan SOP-FE 01-008-00

9. Semester Pendek SOP-FE 01-009-00

10. Pengembangan Kurikulum SOP-FE 01-010-00

11. Pelaksanaan Perkuliahan SOP-FE 01-011-00

12. Tugas Akhir SOP-FE 01-012-00

13. Publikasi Ilmiah Mahasiswa SOP-FE 01-013-00

14. Pendaftaran Wisuda SOP-FE 01-014-00

15. Kinerja Dosen SOP-FE 01-015-00

16. Pratikum Laboratorium Akuntansi SOP-FE 01-016-00

Bidang Kemahasiswaan

1 Program Kegiatan Mahasiswa SOP-FE 02-001-00

2 Pelayanan Beasiswa SOP-FE 02-002-00

3 Pelayanan Alumni SOP-FE 02-003-00

4 Program Kegiatan Mahasiswa Tidak Terprogram SOP-FE 02-004-00

5 Pengembangan Kewirausahaan atau Penciptaan Wirausaha Baru SOP-FE 02-005-00

Bidang Keuangan dan BMN

1 Pengajuan Surat Perintah Perjalanan Dinas SOP-FE 03-001-00

2 Pertanggungjawaban Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) SOP-FE 03-002-00

3 Pengajuan Uang Muka Kegiatan (UMK) SOP-FE 03-003-00

4 Pertanggungjawabab Uang Muka Kegiatan (UMK) SOP-FE 03-004-00

3

5 Pengajuan SK Kuasa Pengguna Anggaran SOP-FE 03-005-00

6 Revisi Program Kerja SOP-FE 03-006-00

7 Pengajuan SK Kuasa Pengguna Anggaran SOP-FE 03-007-00

8 Pembayaran Kontrak Pengadaan Barang/Jasa SOP-FE 03-008-00

9 Mendistribusikan Dana UP dan TUP SOP-FE 03-009-00

10 Pengurusan BPJS Kesehatan SOP-FE 03-010-00

11 Pengusulan Cuti PNS SOP-FE 03-011-00

12 Pengusulan Naik Pangkat Fungsional Dosen SOP-FE 03-012-00

13 Pengusulan Naik Pangkat Tenaga Kependidikan SOP-FE 03-013-00

14 Pengusulan Penghargaan Satya Lencana SOP-FE 03-014-00

15 Pembayaran Gaji SOP-FE 03-015-00

16 Tunjangan Profesi dan Profesor SOP-FE 03-016-00

17 Pembayaran Uang Makan SOP-FE 03-017-00

18 Mengumpulkan dan merekap Penilaian Prestasi Kerja (PPK) Tenaga Kependidikan

SOP-FE 03-018-00

19 Pengusulan Tenaga Kependidikan Berprestasi SOP-FE 03-019-00

20 Pengusulan Dosen Berprestasi SOP-FE 03-020-00

21 Pembayaran Kekurangan Gaji SOP-FE 03-021-00

22 Pembayaran Tunjangan Kinerja SOP-FE 03-022-00

23 Pembuatan Laporan Kemajuan Tugas Belajar Dosen dan Pegawai

SOP-FE 03-023-00

24 Pendistribusian ATK SOP-FE 03-024-00

25 Peminjaman Aula SOP-FE 03-025-00

26 Penyusunan Formasi Dosen dan Pegawai

SOP-FE 03-026-00

1


PROSEDUR PENERIMAAN MAHASISWA BARU PROGRAM DUAL DEGREE

Nomor Dokumen SOP-FE 01-010-00

Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 3

PROSEDUR MUTU

Tanggal Terbit 10-01-2018

Ditetapkan Oleh Rektor UNP Prof. Ganefri, Ph. D NIP: 19631217 198903 1 003

S O P AKADEMIK

A. Tujuan

Melayani Penerimaan Mahasiswa Baru Dual Degree

B. Ruang Lingkup

Promosi, Pelaksanaan Seleksi, dan Penentuan Mahasiswa yang lulus

C. Tanggung Jawab

1. Rektor UNP

2. Dekan FE UNP

3. BAAK

4. Ketua Jurusan

5. Panitia Ujian

D. Referensi

1. Buku Pendoman UNP

2. Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru

E. Definisi

Mulai dari proses pemberitahuan, sampai proses penerimaan mahasiswa baru kelas

dual degree pada programs tudi manajemen FE UNP.

2

F. Prosedur

1. Pimpinan jurusan dan koordinator dual degree mengusulkanpanitia penerimaan

program dual degree FE UNP

2. Dekan menerbitkan surat keputusan panitia penerimaan mahasiswa baru Dual

Degree FE UNP

3. Kepanitiaan yang terbentuk melakukan pertemuan untuk memusyawarahkan

berbagai persiapan dan proses pelaksanaan penerimaan mahasiswa baru

4. Panitia melakukan promosi ke calon mahasiswa melalui berbagai media

5. Panitia menyampaikan ke Rektor untuk meminta izin membuka pendaftaran bagi

calon mahasiswa yang berminat dan memprosesnya melalui sistem online

6. Panitia menyelenggarakan ujian masuk

7. Panitia melakukan pemeriksaan ujian masuk

8. Panitia mengadakan rapat untuk mengambil keputusan kelulusan calon mahasiswa

9. Panitia menyerahkan hasil keputusan rapat ke Rektor guna diumumkan melalui

sistem online

10. Rektor menerbitkan surat keputusan nama-nama calon mahasiswa yang lulus

11. BAAK mengumumkan nama-nama calon mahasiswa melalui sistem online

3

Bagan Alir

Penerimaan Mahasiswa Baru Program Dual Degree

Ketua Jurusan Dekan Panitia Ujian Rektor BAAK

Mulai

Mengusulkan

panitian ujian

Menerbitkan

SK Panitia Promosi ke

berbagai media

Menerbitkan

SK Calon

mahasiswa

yang lulus

Menampilkan

calon

mahasiswa

yang lulus

melalui web

Minta izin

Rektor untuk

pendaftaran

online

Menyelengga

rakan ujian

masuk

Memeriksa

ujian

Rapat hasil

ujian

Selesai

4

A. Tujuan

Kegiatan field study lokal dan internasional bertujuan meningkatkan pemahaman

dan pengalaman langsung mahasiswa tentang implementasi teori pada praktik

sesungguhnya di perusahaan yang relevan dengan keahlian mahasiswa.

B. Ruang Lingkup

SOP ini terdiri dari SOP pendaftaran, pelaksanaan field study dan evaluasinya.

SOP ini berlaku hanya berlaku di Program Magister Manajemen FE UNP. SOP

ini diberlakukan bagi mahasiswa baru program Magister FE dan dilaksanakan

sebelum perkuliahan regular berlangsung.

C. Penanggung Jawab

1. Dekan

2. Ketua Program Studi

3. Bagian Akademik

D. Referensi

1. Permenristekdikti no 44 tahun 2015 tentang Standar Pendidikan Tinggi Indonesia.

2. Peraturan akademik UNP.

E. Definisi

Kegiatan field study merupakan kegiatan kunjungan lapangan ke perusahaan dan

instansi baik pemerintah maupun swasta yang ada di Indonesia dan luar negeri

yang aktivitasnya relevan dengan keahlian atau bidang studi yang digeluti oleh

mahasiswa program Magister FE UNP.


PROSEDUR FIELD STUDY LOKAL DAN INTERNASIONAL


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 3

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK

5

F. Prosedur

Prosedur field study program Magister FE UNP dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Mahasiswa baru melakukan registrasi ulang dan terdaftar sebagai mahasiswa

aktif pada semester berjalandi program Magister FE UNP.

2. Bagian akademik menyusun jadwal field studi nasional atau internasional

pada semester yang bersangkutan di tandatangani oleh Koordinator Program

Studi.

3. Koordinator program studi mensosialisasikan jadwal field studi lokal atau

internasional kepada mahasiswa.

4. Mahasiswa mengkonfirmasi kesediaannya untuk ikut kegiatan field study

kepada Bagian Akademik.

5. Bagian Akademikmemeriksa persyaratan dan kelengkapan dokumen

mahasiswa untuk mengikuti field study.

6. Bagian akademik dengan berkoordinasi dengan koordinator program study,

mengatur jadwal perjalanan dan akomodasi field study dengan pihak ekternal

(Biro Perjalanan).

7. Bagian akademik membuat Surat Tugas Dosen Pembimbing yang diparaf

oleh Koordinator prodi dan Ditandatangani oleh Dekan.

6

Bagan Alir

Field Study Lokal dan Internasional

Mahasiswa Bagian Akademik Ketua

Program Studi Dekan

Mulai

Registrasi Ulang

& Terdaftar sebagai

mahasiswa

Konfirmasi

ikut field

study

Sosialisasi

field study

Menyusun

jadwal field

study

Memeriksa

kelengkapan &

persyaratan

dokumen

Mengatur

Jadwal dengan

biro perjalanan

Membuat surat

tugas dosen

pembimbing

Menanda

tangani surat

tugas dosen

pembimbing

Selesai

7

A. Tujuan

Perkuliahan matrikulasi bertujuan memberikan pengetahuan dasar yang sama bagi

setiap mahasiswa tentang materi dasar yang mendukung perkuliahan pada

program magister FE UNP.

B. Ruang Lingkup

SOP ini terdiri dari SOP pendaftaran, pelaksanaan pembelajaran dan evaluasi

pembelajaran perkuliahan matrikulasi. SOP ini berlaku di Program Magister

Manajemen, Magister Ilmu Ekonomi dan Magister Pendidikan Ekonomi FE UNP.

SOP ini diberlakukan bagi mahasiswa baru program Magister FE dan

dilaksanakan sebelum perkuliahan regular berlangsung.

C. Penanggung Jawab

1. Koordinator program studi.

2. Bagian akademik program Magister FE UNP.

3. Dosen perkuliahan matrikulasi.

D. Referensi


2. Buku pedoman akademik UNP


PROSEDUR PERKULIAHAN MATRIKULASI


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 3

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK

8

E. Definisi

Perkuliahan matrikulasi adalah suatu kegiatan perkuliahan tambahan untuk

menyetarakan pengetahuan mahasiswa agar dapat mengikuti program pendidikan

yang akan diikuti di program Magister FE UNP.

F. Prosedur

Prosedur matrikulasi program Magister FE UNP dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Mahasiswa baru yang telah melakukan registrasi ulang dan terdaftar sebagai

mahasiswa aktif melaporkan keikutsertaannya pada perkuliahan matrikulasi

kepada staf akademik program Magister FE UNP.

2. Bagian akademik membuat daftar nama peserta dan jadual perkuliahan

matrikulasi berdasarkan kalender akademik, jadual tersebut ditandatangani Ketua

Program Studi.

3. Jadual matrikulasi harus diserahkan oleh Bagian akademik pada saat mahasiswa

mendaftarkan keikutsertaan mereka dalam perkuliahan matrikulasi.

4. Bagian akademik membuat Surat Tugas Mengajar Matrikulasi yang diparaf oleh

Koordinator Prodi dan ditandatangi oleh Dekan FE.

5. Bagian Akademik mendistribusikan surat tersebut dilampiri jadual perkuliahan

kemudian dikirimkan kepada dosen melalui staf bagian akademik.

6. Dosen perkuliahan matrikulasi mempersiapkan materi matrikulasi, soal pre-test

dan post-test.

7. Dua hari menjelang perkuliahan Bagian akademik mengkonfirmasi pada dosen

atas kesiapan untuk memberikan perkuliahan sesuai dengan jadual.

8. Dosen dan mahasiswa mengikuti perkuliahan matrikulasi selama empat minggu

(empat tatap muka)

9. Pada pertemuan pertama jam pertama mahasiswa mengikuti Pre-Test, dan pada

jam terakhir di minggu ke empat, mahasiswa mengikuti post test.

10. Paling lambat seminggu setelah perkuliahan matrikulasi berakhir, dosen

menyerahkan nilai matrikulasi kepada staf akademik.

11. Bagian akademik merekap batas hadir perkuliahan matrikulasi dan hasil

matrikulasi dalam bentuk laporan pelaksanaan perkuliahan matrikulasi.

12. Kordinator prodi menandatangani Laporan Hasil Matrikulasi.

9

13. Paling lambat dua minggu, setelah perkuliahan matrikulasi, mahasiswa mengikuti

kegiatan orientasi akademik dan sekaligus penyampaian hasil matrikulasi dengan

penanggungjawab Koordinator Program Studi.

Bagan Alir

Perkuliahan Matrikulasi

Mahasiswa Bagian Akademik Ketua Prodi Dekan Dosen

Mulai

Memaraf

surat tugas

mengajar

matrikulasi

Membuat

surat tugas

mengajar

matrikulasi

Menanda

tangani surat

tugas mengajar

matrikulasi

Menanda

tangani jadual

matrikulai

Membuat

daftar

peserta &

jadual

Registrasi

ulang &

terdaftar

Mempersiap

kan kuliah

matrikulasi

Melaksanakan

perkuliahan

matrikulasi

Evaluasi

perkuliahan

Menerima

nilai &

merekap

perkuliahan

Menanda

tangani

laporan hasil

matrikulasi

Orientasi

akademik

Selesai

10

11

A. Tujuan

Prosedur ditetapkan untuk memberikan pedoman mengenai penyelengaraan studi

lanjut dosen Fakultas Ekonomi UNP.

B. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku bagi peningkatan kompetensi dosen Fakultas Ekonomi UNP

melalui studi lanjut.

C. Penanggung Jawab

Pihak-pihak yang terlibat adalah:

1. Dosen yang akan melanjutkan studi

2. Pimpinan Jurusan

3. Pimpinan Fakultas

4. Pimpinan Universitas

5. Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi RI

6. Donator/Pemberi Beasiswa


PROSEDUR STUDI LANJUT DOSEN


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 3

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK

12

D. Referensi


2. Renstra UNP 2016 – 2020.

E. Definisi

1. Dosen adalah pendidikan profesional dan ilmuwan dengan tugas utama

mentransformasikan, mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan

dan teknologi melalui pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

2. Studi lanjut adalah Studi ke jenjang pendidikan yang lebih tinggi pada jenjang

strata tiga (S3) bagi dosen dengan atau S2 (magister) dengan mengutamakan

peningkatan penguasaan dan perluasan wawasan ilmu pengetahuan, teknologi dan

seni.

3. Kualifikasi akademik adalah ijazah jenjang pendidikan akademik yang dimiliki

oleh seorang dosen sesuai dengan jenis dan jenjang pendidikan formal yang

diikutinya

F. Prosedur

1. Dosen mengajukan permohonan studi lanjut pada Kajur.

2. Dosen membuat permohonan studi lanjut ke Dekan diketahui Kajur.

3. Kajur mereview permohonan studi lanjut dosen dan menandatanganinya untuk

diteruskan ke Dekan.

4. Dekan menerima pengajuan studi lanjut dari dosen

5. Dekan membuat permohonan studi lanjut dosen ke Rektor.

6. Rektor menerima pengajuan studi lanjut dosen dari Dekan.

7. Rektor membuat surat keputusan tentang tugas belajar dan izin belajar

13

Bagan Alir

Studi Lanjut Dosen

Dosen Ketua Jurusan Dekan Rektor

Mulai

Mengajukan

permohonan

studi lanjut

Mereview &

menanda

tangani

Membuat

permohonan

studi lanjut

Menerima

pengajuan

studi lanjut

Membuat SK

studi lanjut

Selesai

14


PROSEDUR IZIN OBSERVASI/PENELITIAN MAHASISWA


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 1

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK

A. Tujuan

Melayani mahasiswa yang membutuhkan surat observasi yang dibutuhkan

mahasiswa.

B. Ruang Lingkup

Menerima formulir isian dari mahasiswa sampai dengan menyerahkan surat observasi

dan penelitian kepada mahasiswa yang membutuhkan.

C. Penanggung Jawab

1. Wakil Dekan 1


3. Kasubag Akademik & Kemahasiswaan

D. Definisi

Surat yang menjelaskan legalitas untuk melakukan observasi/penelitian

E. Referensi

Permenristekdikti no 44 tahun 2015 tentang Standar Pendidikan Tinggi Indonesia

15

F. Uraian Prosedur

1. Mahasiswa meminta formulir permohonan di counter Fakultas, dan mengisinya

secara lengkap dan jelas.

2. Mahasiwa meminta persetujuan Ketua Program Studi dan menyerahkan kembali

kepada petugas counter.

3. Petugas counter memeriksa kelengkapan bahan termasuk isian data pada formulir

dan menyerahkan pada Agendaris untuk diberi nomor surat. Berkas yang tidak

lengkap dikembalikan oleh petugas counter kepada mahasiswa untuk dilengkapi.

4. Agendaris memberi nomor surat dan menyerahkan berkas surat kepada Petugas

Akademik untuk diproses pembuatan/pengetikannya.

5. Petugas Akademik memeriksa kebenaran hasil pengetikan, selanjutnya meminta

paraf Kasubag akademik & kemahasiswaan dan meneruskan surat tersebut kepada

WD I untuk ditandatangani.

6. Petugas Akademik mengambil surat yang telah ditandatangani dari ruang WD I,

dan menyerahkan surat tersebut kepada petugas counter.

7. Petugas counter membubuhi stempel, mengamplop surat dan menyerahkan kepada

mahasiswa.

8. Petugas Akademik mengarsipkan pertinggal surat sekaligus dengan berkas

permohonan mahasiswa.

16

Bagan Alir

Izin Observasi/Penelitian Mahasiswa

Mahasiswa Petugas

Akademik

Fakultas

Ketua Program

Studi

Kasubag

Akademik &

Kemahasiswaan

Wakil Dekan 1

Mulai

Meminta &

mengisi

formulir

permohonan

Memeriksa

&

menyetujui

permohonan

Memeriksa

kelengkapan

bahan

Menanda

tangani surat

Memberi

nomor surat Memaraf

surat

Membubuhi

stempel dan

mengamplop

surat

Menerima

surat

Mengarsipkan

surat Selesai

17


PROSEDUR LEGALISIR IJAZAH


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 3

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK

A. Tujuan

Mendapatkan keabsahan ijazah

B. Ruang Lingkup

Mulai dari penyerahan fotocopy ijazah untuk dilegalisir sampai diserahkannya ijazah

yang sudah disahkan oleh Dekan.

C. Penanggung Jawab

1. Wakil Dekan 1

2. Kasubag Akademik & Kemahasiswaan

3. Petugas layanan

D. Definisi

Keabsahan ijazah mahasiswa

A. Referensi



18

B. Uraian Prosedur

1. Alumni menyerahkan fotocopy ijazah kepada petugas pelayanan legalisir di

Subbag Akademik & Kemahaiswaan dengan melampirkan Ijazah asli atau foto

copy Ijazah yang sudah pernah dilegalisir.

2. Petugas pelayanan memeriksa keabsahan fotocopy ijazah dengan mempedomani

aslinya, mencap nama pejabat pada lembaran fotocopy, meminta paraf Kabag TU

dan menyerahkan kepada WD I untuk ditandatangani.

3. WD I menandatangani fotocopy ijazah.

4. Petugas pelayanan Subbag Pendidikan mengambil kembali dari ruang WD I, dan

menyerahkan kepada petugas Counter.

5. Petugas Counter membubuhi stempel Fakultas, dan menyerahkan asli dan

fotocopy yang telah dilegalisir kepada alumni.

6. Petugas pelayanan mengarsipkan tanda terima buku/bukti pembayaran, dan

membuat rekapitulasi setiap akhir bulan.

7. Petugas pelayanan membuat laporan kepada Kabag TU sekali enam bulan.

19

Bagan Alir

Legalisir Ijazah & Transkrip Nilai

Alumni Petugas Layanan Kabag TU Wakil Dekan 1

Mulai

Selesai

Menyerahkan

photo copy ijazah

& nilai dengan

melampirkan yang

asli atau legalisir

Memeriksa

keabsahan

dokumen

Membubuhi

stempel &

mengarsipkan bukti

pembayaran

Memaraf

dokumen

Menandatangan

i dokumen

Menyerahkan

dokumen ke alumni

20


PROSEDUR MAGANG


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 12

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK

A. Tujuan

Melayani mahasiswa yang membutuhkan Surat Izin PL Non kependidikan/Magang

Keahlian

B. Ruang Lingkup

Menerima formulir isian dari mahasiswa sampai dengan menyerahkan surat izin PL

non kependidikan kepada mahasiswa yang membutuhkan.

C. Penanggung Jawab

1. Wakil Dekan 1


3. Koordinator Magang

4. Petugas Akademik

D. Definisi

Surat yang menjelaskan legalitas untuk melakukan PL /magang

E. Dokumen Referensi



3. Panduan Magang

21

F. URAIAN PROSEDUR

1. Mahasiswa mencari dan menentukan sendiri instansi tempat pelaksanaan magang

dan mendaftarkannya pada Sekretariat pengelola Magang.

2. Mahasiswa meminta formulir yang telah disediakan Pengelola magang dan

mengisinya secara lengkap dan jelas.

3. Mahasiswa meminta persetujuan pengelola magang serta menyerahkan kembali

kepada petugas layanan untuk diproses.

4. Petugas Akademik memeriksa kelengkapan bahan termasuk isian data pada

formulir, dan menyerahkan pada Agendaris untuk diberi nomor surat. Berkas yang

tidak lengkap dikembalikan oleh petugas counter kepada mahasiswa untuk

dilengkapi.

5. Agendaris memberi nomor surat dan menyerahkan berkas surat kepada Petugas

Akademik untuk diproses pembuatan/pengetikannya.

6. Petugas Akademik memeriksa kebenaran hasil pengetikan dan meminta paraf /

Kabag TU, dan menyampaikan kepada WD I untuk ditandatangani.

7. WD I menandatangani Surat izin magang.

8. Petugas Akademik mengambil surat yang telah ditandatangani dari ruang WD I

dan menyerahkan surat tersebut kepada petugas counter.

9. Petugas layanan membubuhi stempel, mengamplop dan menyerahkan kepada

mahasiswa.

10. Petugas Akademik mengarsipkan pertinggal surat sekaligus dengan berkas

permohonan mahasiswa

22

Bagan Alir

Magang

Mahasiswa

Pengelola Magang

Petugas Akademik

Agendaris Kabag TU Wakil Dekan 1

Mulai

Mahasiswa

mencari

tempat

magang

Memberikan

persetujuan

Memeriksa

& memaraf

berkas

Memeriksa

kelengkapan

berkas

Memberi

no. surat

Meminta

paraf

Kabag TU

Selesai

Mahasiswa

meminta &

mengisi

formulir

Menanda

tangani

surat izin

magang

Membubuhi

stempel,

amplo &

menyerahkan

ke mahasiswa

23


PROSEDUR MONEV PERKULIAHAN


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 2

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK

A. Tujuan

1. Melakukan kegiatan pemantauan dan evaluasi secara periodik dalam rangka

menjaga dan meningkatkan mutu proses perkuliahan.

2. Melaporkan hasil program pembelajaran secara periodik sebagai sumber data dan

informasi dalam pengambilan keputusan perbaikan dan pengembangan mutu

pembelajaran

B. Ruang Lingkup

Monev perkuliahan meliputi dokumen perkuliahan, ujian tengah semester, dan ujian

akhir semester

C. Penanggung Jawab

1. Wakil Dekan 1


3. GPM dan UPM

D. Dokumen Referensi

1. Pedoman akademik UNP

2. Peraturan akademik UNP

E. Definisi

Monev perkuliahan merupakan kegiatan untuk memonitor dan mengevaluasi

perkuliahan dalam rangka memastikan kesesuaian dengan standar

24

F. URAIAN PROSEDUR

1. GPM & UPM menginformasikan monev pembelajaran yang dilaksanakan pada

pertengahan perkuliahan.

2. GPM & UPM melakukan koordinasi pelaksanaan monev dengan Wakil Dekan 1

(WD 1).

3. WD1 membuat surat edaran kegiatan monev ke Kaprodi.

4. Kaprodi mengisi form monev perkuliahan.

5. GPM & UPM mengevaluasi hasil monev perkuliahan.

6. GPM & UPM melaporkan hasil monev ke WD1.

Bagan Alir

Monev Perkuliahan

GPM & UPM

Wakil Dekan 1 Kaprodi

Mulai

Selesai

Menginformasikan

Monev

Mengevaluasi

& melaporkan

hasil Monev

pada WD 1

Membuat surat

pemberitahuan

Monev

Mengisi form

Monev

Menerima hasil

Monev

25

A. Tujuan

Melaksanaakan perkuliahan pada Semester Khusus (Pendek) untuk membantu

percepatan penyelesaian studi mahasiswa.

B. Ruang Lingkup

Merencanakan Perkuliahan Pada Semester Pendek sampai terlaksananya ujian

akhir dan keluarnya lembar hasil studi (LHS) mahasiswa.

C. Penanggung Jawab

1. Wakil Dekan 1

2. Ketua Prodi

3. Dosen

D. Referensi

1. Permenristekdikti no 44 tahun 2015 tentang Standar Pendidikan Tinggi Indonesia

2. Peraturan akademik UNP.

E. Definisi

Program semester pendek adalah program perbaikan nilai dari matakuliah yang

pernah ditempuh, tetapi masih mendapatkan nilai kurang dari C, dan dilakukan

pada saat libur semester.

UNIVERSITAS

NEGERI PADANG

PROSEDUR PERKULIAHAN SEMESTER PENDEK

Nomor Dokumen

SOP-FE 01-009-00

Nomor Revisi 00

Halaman

1 dari 3

PROSEDUR MUTU

Tanggal Terbit

10-01-2018 Ditetapkan Oleh Rektor UNP

Prof. Ganefri, Ph. D NIP: 19631217 198903 1 003

S O P AKADEMIK

26

F. Prosedur

1. Mahasiswa mengajukan permohonan semester pendek kepada TU program studi

untuk matakuliah yang ingin di ambil dengan mengisi formulir permintaan

semester pendek.

2. Program studi menelaah persyaratan matakuliah yang diajukan oleh mahasiswa.

3. Program studi meminta kesediaan dosen pengampu matakuliah semester pendek.

4. Program studi mengumumkan matakuliah yang memenuhi persyaratan untuk

ditawarkan dan jadwal kuliah sementara semester pendek.

5. Program studi melakukan entri jadwal kuliah di portal Sistem Informasi

Akademik.

6. Mahasiswa membayar SPP semester pendek di Bank Nagari, kemudian

menyerahkan bukti setoran SPP ke TU program studi.

7. Mahasiswa mendaftarkan kartu rencana studi (KRS) matakuliah semester pendek

secara online di portal akademik.

8. Program studi mengirimkan daftar matakuliah beserta dosen pengampu semester

pendek ke Fakultas.

9. Fakultas mengeluarkan surat tugas mengajar semester Pendek.

10. Dosen melaksanakan perkuliahan semester pendek sesuai jadwal yang ditentukan.

11. Mahasiswa mengikuti perkuliahan, ujian dan penyelesaian tugas-tugas yang

diberikan oleh Dosen.

12. Program studi merekap data mahasiswa yang terdaftar di semester pendek,

kemudian mnyerahkan rekapitulasi tersebut disertai bukti setor SPP ke Fakultas.

13. Program studi memverifikasi ledger nilai matakuliah semester pendek yang

diserahkan oleh dosen pengampu.

14. Dosen pengampu matakuliah semester pendek mengentrikan nilai ke portal

akademik, serta menyerahkan dokumen perangkat perkuliahan semester pendek

ke TU Prodi.

15. Mahasiswa mengakses/mengambil LHS mata kuliah semester pendek di portal

akademik.

16. Fakultas memproses SPJ pembayaran honor Dosen semester pendek

27

Bagan Alir

Perkuliahan Semester Pendek

Mahasiswa

Program Studi Fakultas Dosen

Mulai

Permohonan

Semester

Pendek (SP)

Menelaah

permohonan

Meminta

kesediaan

dosen untuk

mengajar

Mengumumkan

mata kuliah SP

Mendaftar &

membayar SPP

Entry jadwal

ke SIA

SK Mengajar Melaksanakan

perkuliahan

Mengikuti

perkuliahan

Mengirmkan

mata kuliah &

dosen

pengampu

Entry nilai di

portal &

menyerahkan

perangkat

pembelajaran

ke Prodi

Verifikasi

Mengakses

nilai di portal

Selesai

28


PROSEDUR PENGEMBANGAN KURIKULUM


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK

A. Tujuan

Menjamin terlaksananya perancangan dan pengembangan kurikulum serta evaluasi di

prodi-prodi FE UNP, sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan

kebutuhan masyarakat.

B. Ruang Lingkup

Telaah dan revisi kurikulum

C. Penanggung Jawab

1. Dekan

2. Ketua Prodi

3. Dosen

D. Referensi

1. Pedoman akdemik UNP

2. Renstra FE UNP

E. Definisi

Kurikulum adalah keseluruhan rencana dan pengaturan mengenai tujuan, isi dan bahan

belajar serta cara yang digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan kegiatan belajar-

mengajar di masing-masing prodi FE UNP. Kurikulum memberikan informasi tentang

materi dan bahan kajian, sarana dan proses belajar-mengajar dan penilaiannya untuk

mencapai kompetensi hasil belajar (learning outcomes).

F. Prosedur

1. Pimpinan prodi mengadakan rapat dosen prodi.

2. Prodi mengumpulkan informasi dari pihak eksternal

29

3. Prodi menunjuk koordinator untuk membuat rancangan kurikulum

4. Prodi mendiskusikan rancangan kurikulum yang telah dibuat panitia bersama seluruh

dosen prodi

5. Prodi merevisi hasil rancangan sesuai dengan masukan rapat

6. Prodi melaporkan pengembangan kurikulum ke pimpinan fakultas

Bagan Alir

Pengembangan Kurikulum

KaProdi Tim

Pengembangan

Kurikulum

Stakeholders Pimpinan Fakultas

Mulai

Rapat dosen

prodi

Mengembangkan

kurikulum

Rapat

pengembangan

kurikulum

dengan dosen

Memberikan

informasi

Kajian

kurikulum

Revisi

kurikulum

Melaporkan

revisi

kurikulum

SK

Kurikulum

Baru

Selesai

Melaksanakan

kurikulum

baru

30


PROSEDUR PELAKSANAAN PERKULIAHAN


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 3

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK

A. Tujuan

1. Mengawasi dan mengatur pelaksanaan perkuliahan yang diterapkan untuk

memastikan efektivitas pelaksanaannya.

2. Memastikan perkuliahan berjalan efektif dan efisien.

B. Ruang Lingkup

Prosedur Proses Pelaksanaan Perkuliahan Teori melingkupi;

1. Persiapan (Bahan ajar, Jadwal, Absensi, Kontrak perkuliahan dan Laporan

kemajuan).

2. Pelaksanaan (tatap muka, bimbingan terstruktur dan kegiatan mandiri).

3. Evaluasi (Kuis, Tugas dan atau ujian mid Semester, ujian akhir semester).

C. Penanggung Jawab

1. Wakil Dekan 1

2. Ketua Prodi

3. Dosen

31

D. Referensi


2. Permenristekdikti no.62 tahun 2016 tentang SPMI.

3. Permenristekdikti no 55 tahun 2017 tentang Standar Pendidikan Guru

4. Peraturan Akademik UNP

E. Definisi

1. Kegiatan perkuliahan dimaksudkan adalah perkuliahan teori sebagai upaya

peningkatan pengetahuan peserta didik sesuai peraturan akademik yang berlaku.

2. Kegiatan perkuliahan teori dimaksudkan sebagai transfer ilmu pengetahuan secara

teoretis.

3. Prosedur pelaksanaan kuliah teori adalah aturan yang harus diikuti oleh semua

pihak terkait (dosen, mahasiswa dan pegawai administrasi) demi kelancaran

jalannya perkuliahan.

F. Prosedur

1. Sebelum semester dimulai, ketua prodi wajib mengadakan rapat dewan dosen

dengan agenda memastikan penunjukan dosen sesuai dengan keahlian, dan beban

mengajar dosen secara proporsional.

2. Penyiapan Materi Ajar oleh dosen atau kelompok bidang studi sesuai dengan RPS

dari mata kuliah bersangkutan.

3. Dosen menyiapkan media pengajaran.

4. Sebelum perkuliahan dimulai, mahasiswa mengambil daftar hadir dan daftar

kemajuan perkuliahan di bagian akademik.

5. Pada awal pertemuan, dosen menyampaikan perjajian perkuliahan termasuk RPS

dan referensi yang digunakan dosen.

6. Dosen melakukan verifikasi kehadiran setiap memberikan kuliah,.

7. Dosen mengisi kemajuan perkuliahan, ditandatangani oleh dosen bersangkutan

dan mahasiswa mengembalikannya ke bagian akademik setelah perkuliahan

berakhir.

32

8. Dosen membuat soal UTS dan UAS

9. Dosen meminta verifikasi soal UTS dan UAS pada ketua prodi

10. Dosen mengawasi ujian UTS dan UAS

33

Bagan Alir

Pelaksanaan Perkuliahan

Dekan

Ketua Prodi Dosen Mahasiswa

Mulai

Menerbitkan

SK mengajar

Mengadakan

rapat dewan

dosen

Menyiapkan

(RPS), materi,

& media

pengajaran

Mengambil

absen pada

bagian

akademik

Menyampaikan

kontrak

perkuliahan

Verifikasi

kehadiran

mahasiswa &

mengisi

kemajuan kuliah

Mengembalika

nabsen pada

bagian

akademik

Melaksanakan

perkuliahan

Menyerahkan

soal UTS &

UAS pada

kaprodi untuk

diverifikasi

Melakukan

verifikasi soal

UTS & UAS

Melaksanakan

UTS & UAS

Selesai

34


PROSEDUR TUGAS AKHIR


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 3

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK

A. Tujuan

Prosedur ini disusun untuk memastikan bahwa pelaksanaan tugas akhir dapat

berlangsung sebagaimana mestinya.

B. Ruang Lingkup

Lingkup SOP ini mulai dari pengajuan topik penelitian dan judul skripsi, proses

pembimbingan dan seminar proposal, prosedur pelaksanaan penelitian, dan ujian

skripsi.

C. Penanggung Jawab

1. Dekan

2. Ketua Prodi

3. Dosen

D. Referensi

1. UU No.20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

2. UU No. 14 tahun 2005 tentang Guru dan Dosen

3. UU No.12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi

4. Peraturan Akademik UNP

5. Buku Panduan Penulisan Tugas Akhir/Skripsi Universitas Negeri Padang

E. Prosedur

E.1 Prosedur Pengajuan Topik Penelitian dan Judul Skripsi

1. Setiap awal semester, Komisi Tugas Akhir mensosialisasikan topik-topik

penelitian dalam lingkup keahliannya ke mahasiswa yang telah menempuh

110 SKS.

35

2. Mahasiswa mengambil formulir pengajuan topik penelitian skripsi, mengisi

formulir tersebut, dan menyerahkan kepada jurusan.

3. Jurusan menerima formulir mahasiswa, memeriksa persyaratan akademik, bila

tidak lengkap maka dokumen dikembalikan kepada mhs.

4. Bila dokumen lengkap, Jurusan menyerahkan formulir mahasiswa kepada

Komisi Tugas Akhir dan menyiapkan berita acara.

5. Komisi Tugas Akhir melakukan sidang penentuan kelayakan topik penelitian,

judul penelitian dan permasalahan penelitian serta merekomendasikan calon

dosen pembimbing kepada program studi.

6. Program studi menerima hasil sidang Komisi Tugas Akhir dan meneruskan ke

Jurusan untuk disahkan..

7. Jurusan mengesahkan topik, judul penelitian, dosen pembimbing skripsi,

menyiapkan buku konsultasi dan mendistribusikan ke mhs.

E.2 Prosedur Bimbingan dan Seminar Proposal (Kolokium)

1. Mahasiswa menerima surat rekomendasi, buku konsultasi dan berkonsultasi

kepada dosen pembimbing skripsi untuk menyusun draf proposal skripsi,

menuliskan hasil konsultasi di buku konsultasi.

2. Dosen pembimbing skripsi membimbing dan menyetujui draf proposal skripsi

mhs.

3. Mahasiswa mengajukan draft proposal kepada dosen pembimbing untuk

mendapatkan persetujuan seminar proposal.

4. Mahasiswa mendaftar seminar kepada program studi dengan mengisi formulir

pendaftaran seminar.

5. Program studi menerima formulir pendaftaran seminar beserta persyaratan

lainnya, menetapkan tim penilai seminar proposal skripsi, menyiapkan

ruangan, waktu seminar untuk disahkan Ketua Jurusan.

6. Jurusan menerbitkan surat tugas seminar proposal skripsi, membuat surat

undangan kolokium, menyiapkan berita acara dan mendistribusikan ke mhs,

dan kepada tim penilai (dua dosen pembimbing dan satu dosen

nonpembimbing)

7. Mahasiswa dan tim penilai melaksanakan seminar proposal skripsi dan panitia

seminar (mhs) mencatat hasil seminar.

8. Mahasiswa yang dinyatakan tidak lulus seminar proposal skripsi wajib

mengulang ujian seminar.

9. Tim Penilai seminar menilai dan memberi masukan kepada mhs yang

dinyatakan lulus pada saat seminar.

10. Pembimbing menyerahkan nilai seminar kepada jurusan dan jurusan

mengarsipnya.

11. Mahasiswa yang dinyatakan lulus, harus memperbaiki draf proposal skripsi

dan mengkonsultasikan kepada pembimbing.

12. Tim penilai seminar menyetujui Draf proposal skripsi mhs

36

13. Mhs menyerahkan proposal skripsi yang telah disetujui tim penilai kepada

jurusan.

14. Jurusan mengesahkan proposal dan memberi rekomendasi pelaksanaan

penelitian kepada mhs.

E.3 Prosedur Pelaksanaan Penelitian dan Ujian Skrispi

1. Mahasiswa menerima rekomendasi pelaksanaan penelitian dan menyusun

jadwal kegiatan penelitian bersama dosen pembimbing.

2. Dosen pembimbing skripsi menyetujui jadwal pelaksanaan penelitian yang

disusun mahasiswa.

3. Mahasiswa menyiapkan dan melaksanakan penelitian serta mengisi buku

konsultasi skripsi.

4. Pembimbing skripsi membimbing dan memonitor pelaksanaan penelitian.

5. Mahasiswa melaporkan hasil pengumpulan data kpd pembimbing skripsi dan

menyusun skripsi.

6. Dosen pembimbing skripsi mengarahkan dan membimbing penyusunan

skripsi sampai disetujui.

7. Mahasiswa mendaftar ujian skripsi dengan menyerahkan buku konsultasi, draf

artikel untuk publikasi, dan draf skripsi kepada prodi.

8. Prodi menerima buku konsultasi, draf artikel untuk publikasi, dan draf skripsi.

9. Program studi mengusulkan tim penguji kepada jurusan dan menyiapkan

ruangan dan waktu ujian skripsi.

10. Prodi menerbitkan surat tugas, menyiapkan berita acara untuk ujian skripsi

dan mendistribusikan ke mhs, dosen pembimbing dan penguji.

11. Mahasiswa melakukan persiapan untuk ujian skripsi

12. Mhs, dosen pembimbing skripsi dan dosen penguji melaksanakan ujian skripsi

secara tertutup bersama-sama

13. Mahasiswa yang dinyatakan tidak lulus dalam ujian skripsi wajib untuk

mengulang

14. Penguji menilai dan memberi masukan kepada mhs yang dinyatakan lulus

pada saat ujian.

15. Dosen pembimbing skripsi menyerahkan nilai ujian skripsi kepada jurusan

16. Prodi mengarsip nilai ujian skripsi.

17. Mahasiswa yang lulus tanpa perbaikan dapat menggandakan dan menjilid

skripsi untuk memperoleh tanda tangan pada lembar pengesahan dari dosen

pembimbing dan dosen penguji. Mahasiswa yang lulus dengan perbaikan

wajib memperbaiki draf skripsi dan mengkonsultasikan kepada pembimbing.

18. Dosen pembimbing menyetujui skripsi yang sudah diperbaiki mahasiswa

dengan menandatangani lembar pengesahan pada skripsi yang sudah dijilid.

19. Mahasiswa meminta pengesahan skripsi yang sudah disetujui oleh dosen

pembimbing dan dosen penguji kepada prodi

20. Mahasiswa menyerahkan skripsi dalam bentuk soft copy dan hard

copy kepada jurusan, pembimbing, dan Pusat Informasi Ilmiah (perpustakaan)

37


PROSEDUR PUBLIKASI ILMIAH MAHASISWA


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 3

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK

A. Tujuan

Menetapkan prosedur untuk proses publikasi ilmiah bagi mahasiswa Program Studi

S1 FE UNP.

B. Ruang Lingkup

C. Penanggung Jawab

1. Jurusan

2. Dosen

3. Mahasiswa

4. Pengelola e-journal

D. Referensi

Peraturan akademik UNP

E. Definisi

1. Karya ilmiah adalah hasil penelitian, pengabdian kepada masyarakat, kajian atau

pemikiran yang dipublikasikan dalam jurnal dan ditulis dengan memenuhi kaidah

ilmiah dan etika keilmuan.

2. Jurnal adalah bentuk terbitan yang berfungsi meregistrasi kegiatan kecendekiaan,

mensertifikasi hasil kegiatan yang memenuhi persyaratan ilmiah minimum,

mendiseminasikannya secara meluas kepada khalayak ramai, dan mengarsipkan

semua temuan hasil kegiatan kecendekiaan ilmuwan dan pandit yang dimuatnya.

38

F. Prosedur

1. Mahasiswa membuat manuskrip draft publikasi ilmiah dari hasil penelitian

skripsi yang dilakukan.

2. Draft publikasi ilmiah tersebut ditunjukkan kepada dosen pembimbing untuk

dilakukan koreksi baik atas format penulisan maupun substansi tulisan.

3. Setelah dosen pembimbing mengoreksi manuskrip draft publikasi ilmiah, bila

draftpublikasi ilmiah belum disetujui oleh dosen pembimbing maka

mahasiswa menulis kembali draft publikasi tersebut atau merevisinya. Apabila

draft publikasi disetujui oleh dosen pembimbing maka mahasiswa dapat

mengirimkannya ke pengelola e-jurnal jurusan.

4. Pengelola e-journal menerima dan mengecek artikel, serta menerbitkannya

secara online.

5. Mahasiswa menyerahkan surat keterangan accepted dari pengelola jurnal.

39

Mahasiswa Pembimbing Redaksi Journal Jurusan

Mulai

Membuat

draft publikasi

Menerima surat

accepted dari mahasiswa

Memeriksa

draft

Menyerahkan

draft publikasi

sesuai format

jurnal

ACC

Mengirim

artikel ke

pengelolajurnal Memeriksa

artikel &

menerbitkan

Selesai

Y

T

40


PROSEDUR PENDAFTARAN WISUDA


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 2

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK

A. Tujuan

Menyelenggarakan Pelaksanaan Penyerahan Ijazah bagi Wisudawan/ti pada tingkat

fakultas

B. Ruang Lingkup

Menerima pendaftaran dan melaksanakan upacara penyerahan ijazah/wisuda

mahasiswa pada tingkat fakultas.

C. Tanggung Jawab

1. Wakil Dekan 1

2. Panitia Wisuda

D. Referensi

1. LHS

2. Buku Pendaftaran Wisuda

E. Definisi

Prosesi kelulusan mahasiswa yang telah memenuhi persyaratan akademik dengan

diberi bukti kelulusan berupa ijazah

F. Uraian Prosedur

1. Fakultas membentuk kepanitiaan yang terdiri dari elemen dosen/staf pengajar,

staf administrasi, dan lembaga kemahasiswaan.

2. Panitian yang terbentuk melakukan berbagai pertemuan dalam rangka

mempersiapkan pelaksanaan wisuda.

3. Panitia membuka pelayanan pendaftaran peserta penyerahan Ijazah/wisuda dan

berbagai penyelesaian masalah administrasi pelaksanaan wisuda.

41

4. Panitia mengkoordinasikan pelaksanaan penyerahan Ijazah/wisuda tingkat

fakultas untuk tidak bentrok dengan pelaksanaan wisuda tingkat universitas.

5. Panitia menyelenggarakan pelaksanaan penyerahan Ijazah/wisuda tingkat

fakultas

6. Panitia melaporkan hasil pelaksanaan penyerahan Ijazah/wisuda kepada

pimpinan fakultas dan melaksanakan pembubaran kepanitiaan untuk periode

bersangkutan

Bagan Alir

Pendaftaran Wisuda

Fakultas Panitia Wisuda Calon Wisuda

Mulai

Selesai

Membentuk

kepenitiaan

Mendaftar

Wisuda

Mempersiapkan

wisuda

Membuka

pendaftaran

wisuda

Koorinasi

pelaksanaan

wisuda

Melaksanakan &

melaporkan

pelaksanaan

wisuda

42


PROSEDUR KINERJA DOSEN


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK

A. Tujuan

Menjamin terselenggaranya kegiatan Evaluasi Kinerja Dosen dalam proses belajar

mengajar di Fakultas Ekonomi UNP.

B. Ruang Lingkup

Penilaian mahasiswa pada proses belajar mengajar di kelas untuk menganalisis

kompetensi pedagogik, kompetensi kepribadian, dan kompetensi sosial.

C. Penanggung Jawab

1. Wakil Dekan 1

2. GPM & UPM

3. Admin Prodi

D. Referensi



E. Definisi

Evaluasi Kinerja Dosen adalah kegiatan yang mengkaji kinerja dosen selama

melaksanakan proses belajar mengajar.

F. Prosedur

1. Mahasiswa FE UNP melakukan penilaian terhadap kinerja dosen di portal

saat mengambil LHS

2. GPM berkoordinasi dengan UPM untuk meminta admin masing-masing prodi

mengambil data evaluasi kinerja dosen oleh mahasiswa di Portal UNP

3. GPM dan UPM mengolah dan menganalisis data evaluasi .

4. Hasil analisis evaluasi kinerja dosen dilaporkan kepada WD1

5. GPM menyampaikan hasil evaluasi kinerja dosen pada rapat evaluasi

perkuliahan

43

Bagan Alir

Kinerja Dosen

Mahasiswa

GPM & UPM Admin Prodi Wakil Dekan 1

Mulai

Menilai

Kompetensi

Dosen

Meminta admin

prodi

mengambil data

Mengambil data

di Portal

Melaporkan

hasil olahan

Mengolah &

menganalisis

data

Berakhir

Mereview

Mempresentasikan

kinerja dosen

44


PROSEDUR PRATIKUM LABORATORIUM AKUNTANSI


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK

A. Tujuan

Perkuliahan di laboratorium Akuntansi bertujuan memperdalam pemahaman mahasiswa

tentang materi dasar pada sebagian besar mata kuliah bidang akuntansi yang mendukung

perkuliahan pada Jurusan Akuntansi, Manajemen, Ilmu Ekonomi, dan Pendidikan Ekonomi FE

UNP.

B. Ruang Lingkup

SOP ini terdiri dari SOP pendaftaran, pelaksanaan pembelajaran dan evaluasi

pembelajaran perkuliahan matrikulasi. SOP ini berlaku di Program Sarjana Akuntansi,

Manajemen, Ilmu Ekonomi dan Pendidikan Ekonomi FE UNP. SOP ini diberlakukan

bagi semua mahasiswa FE dan dilaksanakan selama perkuliahan regular berlangsung.

C. Penanggung Jawab

Unit yang terlibat dalam kegiatan ini adalah:

1. Mahasiswa yang bersangkutan.

2. Asisten Laboratorium Akuntansi

3. Dosen mata kuliah yang bersangkutan.

4. Bagian akademik program Sarjana FE UNP.

5. Ketua Jurusan / Koordinator Program Studi selingkungan FE UNP.

6. Dekan FE UNP

D. Referensi



E. DEFINISI

Perkuliahan di Laboratorium Akuntansi adalah suatu kegiatan perkuliahan pendukung untuk

memperdalam pemahaman mahasiswa dalam mata kuliah Akuntansi yang diikuti di Program

Sarjana FE UNP.

45

F. Prosedur

Prosedur perkuliahan pada Laboratorium Akuntansi FE UNP dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Ketua Jurusan/Koordinator Program Studi mengatur jadwal perkuliahan mata kuliah

Akuntansi dengan sesi Praktikum di Laboratorium Akuntansi dan ruang kuliah yang akan

digunakan untuk sesi Praktikum.

2. Pengelola Laboratorium Akuntansi merekrut Asisten Laboratorium Akuntansi untuk

membantu pelaksanaan kuliah Praktikum dan mengatur jadwal Asisten Lab untuk setiap

kuliah Praktikum Akuntansi.

3. Di awal jadwal perkuliahan, seorang mahasiswa sebagai perwakilan kelas mengurus

pengambilan daftar hadir, kunci ruang kelas, proyektor dan remote AC ke petugas absensi FE

yang nantinya dikembalikan kembali setelah perkuliahan sesi Praktikum selesai.

4. Asisten Laboratorium Akuntansi mengambil modul/materi sesi Praktikum mata kuliah

Akuntansi yang relevan dari Laboratorium Akuntansi dan membawanya ke ruangan kuliah

Praktikum.

5. Asisten Laboratorium Akuntansi membantu mengawasi perkuliahan Praktikum dan menilai

hasil kerja mahasiswa peserta perkuliahan.

6. Asisten Laboratorium Akuntansi mengumpulkan kembali dan menyimpan modul/materi

kuliah Praktikum di Laboratorium Akuntansi.

46

Bagan Alir

Pratikum Laboratorium Akuntansi

Mahasiswa

Dosen & Asisten Lab

Pengelola Labor

Dekan - Kajur /

Koord Prodi

Mulai

Selesai

Rekrutmen Asisten

Lab. Akuntansi

Jadwal Asisten Lab

untuk Kuliah

Praktikum

Akuntansi

Laporan Lab

Akuntansi

Jadwal Kuliah

Praktikum

Akuntansi

Kuliah

Praktikum

Pengawasan

Praktikum

Nilai Praktikum


PROSEDUR PROGRAM KEGIATAN MAHASISWA TIDAK TERPROGRAM


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 2

PROSEDUR MUTU



S O P KEMAHASISWAAN

A. Tujuan

Menyalurkan minat bakat mahasiswa untuk mencapai prestasi ditingkat lokal

nasional dan pengalaman berorganisasi.

B. Ruang Lingkup

Olahraga,seni, kegiatan penalaran dan keilmuan, kewirausahaan, keagamaan,

musabaqah tilawatil qur’an dan keorganisasian kemahasiswaan.

C. Tanggung Jawab

1. Wakil Dekan III

a) Wakil dekan III menyetujui dan mengesahkan program kerja organisasi

mahasiswa sesuai aspirasi mahasiswa

b) Wakil dekan III menyusun program kerja kemahasiswaan dalam rangka untuk

mencapai renstra

c) Wakil dekan III menyetujui kegiatan mahasiswa setelah mendapat izin prinsip

dari dekan.

2. Pembina Organisasi Kemahasiswaan

Pembina membimbing organisasi mahasiswa untuk mendorong kreatifitas dan

kepatuhan organisasi mahasiswa dengan aturan yang lebih tinggi

3. Kasubag Akademik Dan Kemahasiswaan

Memfasilitasi secara administrative dan teknis penyusunan dan pelaksanaan

program organisasi mahasiswa.

4. Kasubag Keuangan

Membantu menfasilitasi pencairan dana program kemahasiswaaan sesuai

dengan aturan yang berlaku dan ketersediaan anggaran di DIPA Fakultas

Ekonomi

D. Referensi


Pedoman akademik UNP

E. Definisi

1. Aspirasi adalah keinginan dan kebutuhan mahasiswa dalam hal penyaluran

minat bakat mahasiswa.

2. DIPA adalah Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran

F. Prosedur

1. Semua kegiatan kemahasiswaan harus mendapatkan ijin tertulis dari

Fakultas Ekonomi UNP

2. Panitia kegiatan menyusun proposal kegiatan dan surat pengantar proposal

kegiatan yang ditujukan kepada Dekan Fakultas Ekonomi UNP, maksimum

satu bulan sebelum acara dilaksanakan.

3. Lembar pengajuan proposal harus diketahui oleh Pembina dan Ketua Badan

Eksekutif Mahasiswa

4. Proposal harus mendapatkan persetujuan dari Wakil Dekan III Bidang

Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi UNP

5. Dekan memberikan disposisi kepada Wakil Dekan III dengan pertimbangan

lebih lanjut

6. Jika acara layak untuk dilaksanakan, disposisi dilanjutkan kepada Kasubag

Kemahasiswaan dan Kasubag Keuangan untuk proses lebih lanjut.

7. Pencairan dana secara bertahap kepada Panitia acara

8. Panitia melaksanakan acara sesuai dengan isi proposal yang telah disetujui

9. Panitia mempersiapkan Laporan Pertanggungjawaban dan menyerahkan

kepada Fakultas

Bagan Alir Program Kegiatan Mahasiswa Tidak Terprogram

ORMAWA Pembina/WD3 Dekan Keuangan

Mulai

Pelaksanaan

Kegiatan

Laporan

pertanggung

jawaban

Pencairan dana Persetujuan Persetujuan Menyusun

proposal

Selesai


PROSEDUR PELAYANAN BEASISWA


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 3

PROSEDUR MUTU



S O P KEMAHASISWAAN

A. Tujuan

Membantu dan meringankan biaya pendidikan mahasiswa.

B. Ruang Lingkup

Seleksi kegiatan, seleksi mahasiswa dan merekomendasikan calon penerima

beasiswa keapda pihak terkait.

C. Tanggung Jawab

Wakil Dekan III

Menyeleksi, memilih dan menetapkan calon penerima beasiswa ke rektor atau

instansi yang memberikan beasiswa.

Pembina Organisasi Kemahasiswaan

Memberikan masukan dan saran kepada wakil dekan III tentang kandidat yang

layak diberikan beasiswa sesuai dengan criteria yang ditetapkan

Kasubag Akademik dan Kemahasiswaan

Mendokumentasikan dan membantu secara administrative pengusulan beasiswa

ke rektor atau instansi yang meminta ke fakultas.

D. Referensi



E. Definisi

Beasiswa merupakan bantuan biaya pendidikan kepada mahasiswa yang

bersumber dari pihak internal maupun eksternal yang besifat tidak mengikat.

F. Prosedur

1. Surat masuk dari universitas atau instansi lain terkait dengan beasiswa (surat

pengumuman beasiswa)

2. Pengumuman beasiswa oleh fakultas dengan menggunakan papan informasi, web

resmi ataupun dengan media sosial (Instagram, facebook dan lain-lain)

3. Mahasiswa mengajukan diri sebagai calon penerima beasiswa dengan mengisi

formulir yang telah disusun.

4. Bagian kemahasiswaan melakukan seleksi berkas beasiswa (sesuai dengan

persyaratan dan mengajukan ke universitas.

5. Mengumumkan nama penerima beasiswa dan pencairan dana

6. Mengumpulkan bukti-bukti dokumentasi yang terkait dengan penerimaan

beasiswa (formulir beasiswa, daftar nama mahasiswa dan fotokopi rekening)

Bagan Alir

Pelayanan Beasiswa

Bagian

Kemahasiswaan

Mahasiswa Wakil Dekan 3 Dekan

Mulai

Menerima

Informasi

Mengajukan

berkas Pengumuman

Mengajukan

diri

Menerima

laporan Penegesahan

Selesai

Seleksi

Pengumuman

hasil


PROSEDUR PELAYANAN ALUMNI


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 3

PROSEDUR MUTU



S O P KEMAHASISWAAN

A. Tujuan

1. Meningkatkan silaturahmi sesama alumni

2. Saling memabgi informasi tentang bisnis dan peluang kerja.

3. Untuk menggalang kekuatan alumni dalam rangka mengembangkan kegiatan

akademik dan non akademik di kampus.

B. Ruang Lingkup

Rapat koordinasi, pertemuan alumni dan kegiatan pengelolaan kemahasiswaaan.

C. Penanggung Jawab

1. Dekan

Mengesahkan dan Menetapkan pertemuan alumni.

2. Wakil Dekan III

Memfasilitasi pertemuan alumni.

D. Referensi



E. Definisi

Alumni adalah lulusan yang berhasil menamatkan jenjang pendidikan D3, S1 dan

S2 di fakultas ekonomi dan atau jurusan pendidikan ekonomi/ilmu

ekonomi/pendidikan dunia usaha.

F. Peraturan

1. Dekan membentuk Steering Comittee yang dipimpin oleh Wakil Dekan III

Bidang Kemahasiswaan dan Organizing Comitteee yang beranggotakan alumni

dan mahasiswa

2. SC menyusun agenda kegiatan, tata tertib pemilihan Ketua Ikatan Alumni, dan

kriteria pemilihan

3. OC mempersiapkan acara Musyawarah Besar Ikatan Alumni serta melakukan

sosialisasi kepada para alumni

4. Pada saat pelaksanaan acara, SC dan perwakilan alumni per angkatan membentuk

dan menetapkan Presidium sidang

5. Presidium Sidang, dengan kesepakatan dari alumni, mengesahkan tata tertib dan

kriteria pemilihan Ketua Alumni.

6. Masing-masing angkatan mengajukan calon Ketua Ikatan Alumni. Diusahakan

jumlah calon Ketua Ikatan Alumni tidak lebih dari tiga orang calon.

7. Pelaksanaan pemilihan Ketua Alumni secara demokratis

8. Presidium membacakan serta mengesahkan hasil pemilihan Ikatan Alumni

9. Presidium Sidang bersama dengan OC mempersiapkan laporan secara tertulis

mengenai hasil pelaksanaan pemilihan Ketua Ikatan Alumni dengan melampirkan

notulensi acara.

10. Dekan mengesahkan dan menetapkan Ketua Ikatan Alumni

Bagan Alir

Pelayanan Alumni

DEKAN Steering

Committee/

Organizing

Comittee

Presidium Angkatan Alumni

Mulai

SK SC dan

OC

Menerima

pendaftaran

Pelaksana

kegiatan

Pengesahan

tata tertib

Mengajukan

wakil

Membentuk

presidium

Pelaksanaan

pemilihan

Pengesahan

Dekan

Selesai

Mengesahkan

hasil

pemilihan


PROSEDUR PROGRAM KEGIATAN MAHASISWA TIDAK TERPROGRAM


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 2

PROSEDUR MUTU



S O P KEMAHASISWAAN

A. Tujuan

Menyalurkan minat bakat mahasiswa untuk mencapai prestasi ditingkat lokal

nasional dan pengalaman berorganisasi.

B. Ruang Lingkup

Olahraga,seni, kegiatan penalaran dan keilmuan, kewirausahaan, keagamaan,

musabaqah tilawatil qur’an dan keorganisasian kemahasiswaan.

C. Tanggung Jawab

1. Wakil Dekan III

d) Wakil dekan III menyetujui dan mengesahkan program kerja organisasi

mahasiswa sesuai aspirasi mahasiswa

e) Wakil dekan III menyusun program kerja kemahasiswaan dalam rangka untuk

mencapai renstra

f) Wakil dekan III menyetujui kegiatan mahasiswa setelah mendapat izin prinsip

dari dekan.




3. Kasubag Akademik Dan Kemahasiswaan



4. Kasubag Keuangan



Ekonomi

D. Referensi


Pedoman akademik UNP

E. Definisi




F. Prosedur

1. Semua kegiatan kemahasiswaan harus mendapatkan ijin tertulis dari

Fakultas Ekonomi UNP

2. Panitia kegiatan menyusun proposal kegiatan dan surat pengantar proposal

kegiatan yang ditujukan kepada Dekan Fakultas Ekonomi UNP, maksimum

satu bulan sebelum acara dilaksanakan.

3. Lembar pengajuan proposal harus diketahui oleh Pembina dan Ketua Badan

Eksekutif Mahasiswa

4. Proposal harus mendapatkan persetujuan dari Wakil Dekan III Bidang

Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi UNP

5. Dekan memberikan disposisi kepada Wakil Dekan III dengan pertimbangan

lebih lanjut

6. Jika acara layak untuk dilaksanakan, disposisi dilanjutkan kepada Kasubag

Kemahasiswaan dan Kasubag Keuangan untuk proses lebih lanjut.

7. Pencairan dana secara bertahap kepada Panitia acara

8. Panitia melaksanakan acara sesuai dengan isi proposal yang telah disetujui

9. Panitia mempersiapkan Laporan Pertanggungjawaban dan menyerahkan

kepada Fakultas

Bagan Alir Program Kegiatan Mahasiswa Tidak Terprogram

ORMAWA Pembina/WD3 Dekan Keuangan

Mulai

Pelaksanaan

Kegiatan

Laporan

pertanggung

jawaban

Pencairan dana Persetujuan Persetujuan Menyusun

proposal

Selesai

A. Tujuan

1. Meningkatkan minat mahasiswa dalam membuka bisnis baru

2. Meningkatkan keberanian mahasiswa dalam mengambil keputusan bisnis

3. Meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam merencanakan bisnis baru

4. Meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam mengelola usaha dalam aspek

pemasaran, produksi, sumberdaya manusia dan teknologi

5. Meningkatnya jumlah mahasiswa yang memiliki bisnis

B. Ruang Lingkup

Adapun ruang lingkup kegiatan Kewirauashaan adalah:

1. Rekrutment mahasiswa yang berminat/mahasiswa yang mengikuti kuliah

kewirausahaan

2. Training dan pelatihan

3. Expo-kewirausahaan

4. Praktek bisnis

5. Kunjungan bisnis

C. Penanggung Jawab

1. Wakil Dekan III

a) Wakil dekan III menyetujui dan mengesahkan nama-nama yang mengikuti

program PKM kewirauahaan.

b) Wakil dekan III menyusun program kewirausahaan dalam bentuk

pelatihan, Expo kewirausahaan


PROSEDUR PENGEMBANGAN KEWIRAUSAHAAN ATAU PENCIPTAAN

WIRAUSAHA BARU


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 2

PROSEDUR MUTU



S O P KEMAHASISWAAN

c) Wakil dekan III menyetujui kegiatan mahasiswa setelah mendapat izin

prinsip dari dekan.




3. Kasubag Akademik dan Kemahasiswaan



4. Kasubag Keuangan



Ekonomi

D. Referensi



E. DEFINISI ISTILAH




F. Prosedur

1. Mahasiswa membentuk tim/ kelompok dan menyusun proposal usaha sesuai

dengan Panduan yang berlaku.

2. Lembar pengesahan proposal kewirausahaan mahasiswa harus diketahui oleh

seorang Dosen Pembina dan Dekan Fakultas Ekonomi

3. Pengajuan proposal usaha sesuai dengan jangka waktu yang telah diumumkan

oleh Fakultas

4. Pengajuan proposal harus dilengkapi dengan berbagai dokumen administrasi

sesuai dengan persyaratan

5. Wakil Dekan III bersama dengan tim seleksi menilai kelengkapan

administrasi, format proposal serta konten kelayakan proposal

6. Proposal yang dinilai layak akan dilanjutkan ke tahap berikutnya

7. Tim/ kelompok yang lolos pada seleksi pertama diminta untuk

mempresentasikan usaha yang akan dibiayai, serta melewati proses

wawancara

8. Hasil seleksi dilaporkan oleh Wakil Dekan III kepada Dekan Fakultas

Ekonomi

9. Dekan menetapkan hasil seleksi proposal kewirausaan

10. Pengumuman hasil seleksi

11. Tim/ kelompok yang dinyatakan lolos, diwajibkan untuk melengkapi

persyaratan administrasi untuk pencairan dana

12. Tim/ kelompok yang dinyatakan lolos mendapatkan workshop

Kewirausahaan dan Pertanggungjawaban Anggaran

13. Tim/ kelompok menjalankan usaha sesuai dengan proposal yang telah

disetujui dengan pembinaan oleh Dosen Pembina

14. Secara berkala Fakultas akan melakukan monitoring terhadap usaha yang

dijalankan oleh mahasiswa

15. Tim/ kelompok mengajukan laporan Pertanggungjawaban kepada Fakultas.

Bagan Alir Pengembangan Kewirausahaan atau Penciptaan Wirausaha Baru

ORMAWA

PEMBINA/ WD III

TIM SELEKSI

DEKAN

Mulai

Selesai

Menyusun

Proposal

Persetujuan

Seleksi

proposal

Penetapan

Workshop

Monitoring

Berkas

Administrasi

Pelaksanaan

Kegiatan

Laporan

pertanggung

jawaban


PROSEDUR PENGAJUAN SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari

PROSEDUR MUTU



S O P KEUANGAN

A. TUJUAN

1. Memenuhi kebutuhan perjalanan dinas yang dibiayai dari dana BLU

2. Memperlancar kegiatan yang sifatnya kedinasan

3. Meningkatkan kerjasama dan pengembangan SDM Tenaga Pendidik dan Kependidikan

B. RUANG LINGKUP

Perjalanan dinas baik dalam maupun luar negeri yang dibiayai dengan dana BLU diberikan

kepada Tenaga Pendidik maupun Kependidikan di lingkungan FE UNP

1. Surat Penugasan Dosen/Pegawai dari Jurusan/Unit

2. Surat Tugas

3. SPPD

C. TANGGUNG JAWAB

1. PNS yang bersangkutan (Dosen/Pegawai)

2. Ketua Jurusan/Prodi

3. Wakil Dekan

4. Pejabat Pembuat Komitmen

5. Bendahara Pengeluaran Pembantu

D. DEFINISI ISTILAH

Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) adalah dokumen yang diterbitkan oleh Pejabat

Pembuat Komitmen dalam Rangka pelaksanaan perjalanan dinas Pejabat Negara, Pegawai

Negeri, Pegawai Tidak Tetap, dan Pihak Lain.

akan dijelaskan dengan urutan alphabet (mulai dari huruf A,B,C, dst).

E. LMPIRAN-LAMPIRAN

mencantumkan nomor dan judul lampiran, lampirannya digambarkan berupa diagram

alir, formulir, table dll.

Contoh : Lampiran 1 blanko buku kendali penerimaan barang no.LB-

001/sarpras/stfb/2015

F. REFERENSI

1. Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 113/PMK.05/2012 Tentang

Perjalanan Dinas Dalam Negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai

Tidak Tetap


Perubahan Kedua Atas Peraturan Menteri Keuangan Nomor 97/PMK.05/2010 Tentang

Perjalanan Dinas Luar Negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak

Tetap


Standar Biaya Masukan Tahun Anggaran 2018

Start Dekan WD II kabag kasubag BPP keu PPK

P

BPP

End

UNIVERSITAS

NEGERI PADANG

PROSEDUR PERTANGGUNGJAWABAN SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS (SPPD)


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 3

PROSEDUR MUTU



S O P KEUANGAN

A. TUJUAN

Menetapkan tata cara proses pertanggungjawaban dana yang telah dikeluarkan untuk

biaya perjalanan dinas pegawai berdasarkan pada syarat-syarat pertanggungjawaban

keuangan yang berlaku.

B. RUANG LINGKUP

Pegawai melaksanakan tugas sesuai dengan jadwal penugasan dan menyerahkan Surat

Tugas dan SPPD yang sudah disahkan oleh instansi yang dituju serta bukti riil atas

penggunaan biaya perjalanan dinas. Prosedur ini meliputi pekerjaan apa saja ?

C. TANGGUNG JAWAB

1. PNS yang bersangkutan (Dosen/Pegawai)

2. Pejabat Pembuat Komitmen

3. Bendahara Pengeluaran Pembantu

D. DEFINISI ISTILAH

Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas adalah dokumen yang harus disiapkan dan

diserahkan setelah selesai melaksanakan perjalanan dinas bagi Pegawai yang ditugaskan

melakukan perjalanan dinas baik dalam negeri maupun luar negeri.

E. KETENTUAN UMUM

F. ALUR

Alur Prosedur No. Penanggung

Jawab Deskripsi

1 Dosen/Pegawai

Dosen/Pegawai yang selesai perjalanan dinas menyerahkan berkas Perjalanan dinas lengkap dengan data dukung beserta laporan kepada BPP

2 BPP

BPP menerima dan memeriksa kelengkapan berkas perjalanan dinas

BPP menugaskan Staf Keuangan untuk membuat kuitansi perjalanan dinas

3 Staf Keuangan Staf Keuangan mengisi nama, jabatan dan tanggal lama Perjalanan Dinas pada Surat Tugas dan SPPD

Staf Keuangan membuat kuitansi perjalanan dinas

4 BPP BPP memeriksa kuitansi perjalanan dinas dan meminta tanda tangan Dosen/Pegawai yang melakukan perjalanan dinas

5 Dosen/Pegawai Dosen/Pegawai menanda tangani kuitansi perjalanan dinas

6 BPP BPP membuat SPTB dan Daftar Nominatif perjalanan dinas

7 Kasubag. PKK Kasubag. Perencanaan dan Keuangan memaraf kuitansi, SPTB dan Daftar Nominatif perjalanan dinas

8 Wakil Dekan II Wakil Dekan II memaraf kuitansi, SPTB dan Daftar Nominatif perjalanan dinas

9 PPK PPK menanda tangani SPTB dan Daftar Nominatif perjalanan dinas

10 BPP BPP memproses SPJ manual perjalanan dinas ke bag. Keuangan UNP

BPP mengentri SPJ Perjalanan dinas pada Aplikasi SIMKEU

11 BPP Selesai

FLOWCHAT

Start BPP Keu

Kasubag

WD II PPK

1

1

End

LAMPIRAN-LAMPIRAN

REFERENSI

1. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 113/PMK.05/2012 Tentang Perjalanan

Dinas Dalam Negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak

Tetap

2. Peraturan Dirjen Perbendaharaan Negara Nomor PER-22/PB/2013 tentang

Ketentuan Lebih Lanjut Pelaksanaan Perjalanan Dinas Dalam Negeri Bagi

Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap


PROSEDUR PENGAJUAN UANG MUKA KEGIATAN (UMK)


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 3

PROSEDUR MUTU



S O P KEUANGAN

A. TUJUAN Menetapkan tahapan-tahapan dalam proses pencairan dana untuk mengakomodir segala kebutuhan biaya operasional kegiatan melalui Uang Muka Kegiatan di lingkungan Fakultas Ekonomi UNP.

B. RUANG LINGKUP 1. Pengajuan Uang Muka Kegiatan dari Jurusan/Prodi/Bidang 2. Rekap permintaan Uang Muka Kegiatan 3. Aprove Uang Muka Kegiatan 4. Pencairan Uang Muka Kegiatan

C. TANGGUNG JAWAB

1. Penanggungjawab pengajuan UMK di Jurusan adalah Ketua Jurusan 2. Penanggungjawab pengajuan UMK di Program Studi adalah Ketua Program

Studi 3. Penanggungjawab pengajuan UMK di Bidang adalah Wakil Dekan

D. DEFINISI ISTILAH

Uang muka kegiatan adalah sejumlah dana/kas, yang wewenang pengelolaannya didelegasikan kepada orang/staf tertentu (Bendahara Pengeluaran Pembantu) untuk diberikan kepada Jurusan/Prodi/Bidang sebagai menunjang pelaksanaan kegiatan operasional dalam jangka waktu tertentu di lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang.

….” E. KETENTUAN UMUM

Pengajuan Uang Muka Kegiatan dimulai dari penyusunan anggaran yang diusulkan dalam periode waktu tertentu sesuai dengan Program Kerja yang telah ditetapkan sebelumnya.


PROSEDUR PENGAJUAN UANG MUKA KEGIATAN (UMK)


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 12

PROSEDUR MUTU



S O P KEUANGAN

F. ALUR Alur Prosedur No. Penanggung Jawab Deskripsi

1 Jurusan/Prodi/Bidang

Jurusan/Prodi/Bidang mengusulkan uang muka kegiatan (UMK) kepada dekan (Form 1), kegiatan harus sesuai dengan program kerja masing-masing Jurusan/Prodi/Bidang

2 DEKAN

Dekan memberi disposisi kepada Wakil Dekan II

3 Wakil Dekan II Wakil Dekan II memberi disposisi kepada Kabag TU.

4 Kabag. TU Kabag TU memberi disposisi kepada Kasubag Perencanaan dan keuangan untuk dimintakan UMK nya.

5 Kasubag. PKK Kasubag. Perencanaan dan Keuangan menugaskan BPP untuk membuat rekap permintaan UMK.

6 BPP BPP membuat rekap permintaan UMK dari masing2 unit (Form 2),

BPP mengentri permintaan UMK ke dalam Aplikasi SIMKEU

BPP menyampaikan kepada PPK untuk mengaprove UMK.

7 PPK PPK mengaprove UMK melalui Aplikasi SIMKEU

8 Bag. Keuangan UNP Bag. Keuangan UNP memasukkan UMK ke dalam rekening BPP.

9 BPP BPP membuatkan cheque dan meminta tanda tangan PPK.

10 PPK PPK menanda-tangani cheque.

11 BPP BPP mencairkan cheque di bank dan mendistribusikan UMK 70% dari Form 1

12 Jurusan/Prodi/Bidang Jurusan/Unit menyerahkan laporan kegiatan dan menerima UMK 70%

G. LAMPIRAN-LAMPIRAN Formulir Pengajuan Uang Muka Kegiatan

H. REFERENSI 1. UU No.20 Tahun 1997 Tentang Penerimaan Negara Bukan Pajak; 2. UU No.17 Tahun 2003 Tentang Keuangan Negara; 3. UU No.1 Tahun 2004 Tentang Perbendaharaan Negara; 4. UU No.15 Tahun 2004 Tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab

Negara; 5. Peraturan Pemerintah Nomor 6 tahun 2006 Tentang Pengelolaan Barang Milik

Negara; 6. Peraturan Menteri Keuangan No.190/PMK.05/2012 tentang tata Cara

Pembayaran dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara.

7. Peraturan Menteri Keuangan No.49/PMK.02/2017 tentang Standar Biaya Masukan Tahun Anggaran 2018;

FLOWCHAT

Start Dekan WD II Kabag Kasubag

BPP

PPK

Keu

UNP

PPK

End


PROSEDUR PERTANGGUNGJAWABAN UANG MUKA KEGIATAN (UMK)


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 3

PROSEDUR MUTU



S O P KEUANGAN

A. TUJUAN Menetapkan tahapan-tahapan dalam proses pertanggungjawaban dana yang telah dikeluarkan untuk biaya operasional kegiatan melalui Uang Muka Kegiatan (UMK) dengan berdasarkan pada syarat-syarat pertanggungjawaban keuangan yang berlaku.

B. RUANG LINGKUP 1. Penyerahan bukti-bukti pengeluaran UMK beserta data dukung 2. Pemeriksaan bukti-bukti pengeluaran UMK dan data dukung 3. Pembuatan kuitansi sebagai bukti pengeluaran yang sah 4. Pendaftaran barang-barang ke bagian BMN dan umum 5. Melegalisasikan bukti-bukti pengeluaran 6. Merekap seluruh kuitansi dalam bentuk SPTB 7. Pembuatan e-billing untuk setoran pajak 8. Penyetoran Pajak ke bank 9. Aprove SPJ di aplikasi SIMKEU 10. Pengentrian sisa UMK dalam aplikasi SIMKEU 11. Penyetoran sisa UMK ke rekening BP UNP 12. Rekonsiliasi dengan bagian monitoring UNP

C. TANGGUNG JAWAB

Penanggungjawab UMK adalah Pejabat Pembuat Komitmen, Wakil Dekan II, Kasubag. PKK dan Bendahara Pengeluaran Pembantu.

D. DEFINISI ISTILAH Pertanggungjawaban Uang Muka Kegiatan adalah penyusunan laporan pertanggungjawaban uang muka yang telah dibelanjakan. Laporan pertanggungjawaban ini akan terdiri dari:

1. Laporan rekap dan detil biaya yang terjadi. 2. Perbandingan antara anggaran yang disetujui saat permohonan uang muka

dilakukan dan realisasi biaya.

3. Perbandingan antara jumlah dana yang diterima dan jumlah dana yang benar-benar dikeluarkan.dituliskan sebaiknya pengertian yang terkait dalam isi SOP,

E. KETENTUAN UMUMMesubbag praktikum. F. ALUR

Alur Prosedur

No. Penanggung

Jawab Deskripsi

1 Jurusan/Unit

Jurusan/prodi/unit menyerahkan bukti pengeluaran UMK beserta data dukung ke kasubag keuangan setelah pelaksanaan kegiatan:

a. Konsumsi (persyaratan pada lampiran 1)

b. Belanja barang (persyaratan : faktur/nota asli, foto copy

NPWP perusahaan)

c. Belanja perjalanan dinas (persyaratan pada lampiran 2)

d. Belanja perjalanan dinas narasumber (persyaratan pada

lampiran 3)

e. Belanja pembayaran transportasi (persyaratan pada

lampiran 4)

f. Belanja jasa (persyaratan : faktur/bon asli, foto copy

NPWP perusahaan)

2 Kasubag. PKK

Kasubag keuangan memeriksa bukti pengeluaran UMK beserta data dukung dan menugaskan Staf keuangan untuk membuatkan kuitansi dan e-billing

3 Staf Keuangan - Staf keuangan membukukan bon/faktur belanja dari

jurusan/prodi/unit

- Staf keuangan membuat kuitansi dan e-billing, serta

menyerahkannya ke BPP

4 BPP

- BPP menerima dan memeriksa kuitansi dan kelengkapan dokumennya (jika data dukung tidak lengkap, maka dokumen dikembalikan untuk dilengkapi)

- BBP menyerahkan kuitansi ke

jurusan/prodi/unit/penanggung jawab kegiatan untuk ditandatangani oleh rekanan

5 Jurusan/Unit Jurusan/prodi/unit/pelaksana kegiatan meminta tanda tangan rekanan

BPP - BPP menandatangani kuitansi

6 - BPP menyerahkan kuitansi pembelian barang habis

pakai ke Bagian Umum dan Perlengkapan untuk didaftarkan

7

Bagian Penerima Barang

Bagian penerima barang pada Sub Bagian Umum dan Perlengkapan menandatangani dan mencatat ke buku penerimaan barang dan menyerahkan kembali ke BPP

BPP - BPP mengidentifikasi dokumen SPJ berdasarkan

jurusan/prodi/unit yang mengajukan

8

- BPP merekap dokumen SPJ yang telah lengkap sesuai dengan Mata Anggaran Kegiatan (MAK) untuk dibuatkan Surat Pernyataan Tanggungjawab Belanja (SPTB), Rencana Pelaksanaan Pembayaran (RPP), Surat Perintah Pembayaran (SPBy)

- BPP menandatangani SPTB, RPP dan SPBy

- BPP meminta validasi kasubag keuangan

- BPP meminta validasi dan tanda tangan Wakil Dekan II

- BPP meminta tanda tangan PPK

- BPP memfoto copy data dukung seluruh SPJ

- BPP memisahkan dokumen SPJ yang akan dikirim

dengan arsip

- BPP menyerahkan dokumen SPJ ke staf keuangan untuk

di antarkan ke Bagian Keuangan Universitas untuk diperiksa

- BPP mengentri transaksi pengeluaran ke dalam aplikasi

SIMKEU

- BPP menyerahkan e-biling ke staf keuangan untuk

penyetoran pajak ke Bank/kantor pos

9 Staf Keuangan - Staf keuangan menyetorkan pajak ke Bank/Kantor Pos

- Staf keuangan menscan dan mengentri bukti setoran

pajak ke dalam aplikasi SIMKEU

10

BPP

- BPP berkoordinasi dengan bendahara pengeluaran UNP terkait dokumen SPJ yang sudah diperiksa

- BPP memperbaiki/melengkapi dokumen jika ditemukan kesalahan/kekurangan

- BPP meminta PPK untuk mengaprove SPJ di aplikasi

- BPP menerima laporan kegiatan setelah kegiatan dilaksanakan.

- BPP melakukan pembayaran sisa dana 30%

- BPP mengentri sisa UMK ke dalam aplikasi SIMKEU sesuai dengan MAK

- BPP menyetorkan sisa UMK ke rekening BP UNP melalui Bank.

- BPP melakukan rekonsiliasi dengan bagian monitoring Universitas terkait sisa UMK yang dikembalikan

11 Selesai

G. LAMPIRAN-LAMPIRAN

: Lampiran 1 blanko buku kendali penerimaastfb/2 H. REFERENSI

1. UU No.20 Tahun 1997 Tentang Penerimaan Negara Bukan Pajak; 2. UU No.17 Tahun 2003 Tentang Keuangan Negara; 3. UU No.1 Tahun 2004 Tentang Perbendaharaan Negara; 4. UU No.15 Tahun 2004 Tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab

Negara; 5. Peraturan Pemerintah Nomor 6 tahun 2006 Tentang Pengelolaan Barang Milik

Negara; 6. Peraturan Menteri Keuangan No.190/PMK.05/2012 tentang tata Cara

Pembayaran dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara.

7. Peraturan Menteri Keuangan No.49/PMK.02/2017 tentang Standar Biaya Masukan Tahun Anggaran 2018;

BPP

FLOWCHAT

Start Kasubag Staf Keu

BPP

Penerima brg

End


PROSEDUR PENGAJUAN SK KUASA PENGGUNA ANGGARAN


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 3

PROSEDUR MUTU



S O P KEUANGAN

A. TUJUAN 1. Memberikan penjelasan tentang tata cara dalam proses terbitnya Keputusan

Kuasa Pengguna Anggaran 2. Memberikan pedoman tahapan yang harus dilakukan dalam pengajuan terbitnya

Keputusan Kuasa Pengguna Anggaran

B. RUANG LINGKUP 1. SK Dekan yang terkait dengan kegiatan di lingkungan FE UNP 2. Persyaratan yang harus dilengkapi dalam rangka penerbitan Keputusan KPA.

C. TANGGUNG JAWAB

Penanggungjawab atas terbitnya SK KPA adalah Pejabat Pembuat Komitmen. D. DEFINISI ISTILAH

Surat Keputusan KPA adalah suatu Produk Hukum berupa Keputusan dari Kuasa Pengguna Anggaran yang memberikan wewenang kepada Pejabat Pembuat Komitmen untuk menerbitkan surat keputusan atas nama Kuasa Pengguna Anggaran untuk .

adalah ….” E. KETENTUAN UMUM

Surat Keputusan diterbitkan apabila timbul penugasan oleh atasan langsung atau pejabat yang berwenang atau kegiatan-kegiatan diluar TUPOKSI dan diluar jam dinas.

F. ALUR


Jawab Deskripsi

1 Jurusan/Prodi/ Sub Bagian

SK yang telah ditanda-tangani oleh Dekan diteruskan kepada Jurusan/Prodi/Sub bagian yang mengajukan SK Dekan, untuk menjadi pedoman dalam melakukan kegiatan atau program kerja yang telah direncanakan.

SK Dekan yang akan diproses untuk pembayaran diteruskan ke Kasubag. PKK


Jurusan/Prodi/Sub bagian melaksanakan kegiatan sesuai dengan SK Dekan.

3 Kasubag. PKK Kasubag. PKK menugaskan Staf Keuangan untuk membuatkan SK KPA nya.

4 Staf Keuangan Staf Keuangan membuat SK KPA dan amprah untuk tenaga honorer dan Dosen tetap Non PNS berdasarkan SK Dekan.

5 Kasubag. PKK Kasubag. PKK mengkoreksi dan memparaf SK KPA yang telah dibuat.

6 BPP Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) melengkapi dokumen pendukungnya.

BPP meminta paraf dari Wakil Dekan II

7 PPK Pejabat Pembuat Komitmen (PKK) menandatangani SK KPA, amprah dan dokumen pendukung lainnya.

8 BPP BPP meneruskan ke Bagian Keuangan Rektorat.


/stfb/2015

H. REFERENSI 1. Undang - Undang R.I Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi

Nasional; 2. Undang - Undang R.I Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;

Peraturan Pemerintah R.I Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengolaan Perguruan Tinggi;

FLOWCHAT

Start Kasubag Keu

BPP

PPK

End


PROSEDUR REVISI PROGRAM KERJA


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 3

PROSEDUR MUTU



S O P KEUANGAN

A. TUJUAN 1. Menjadikan acuan bagi setiap unit perencana dalam menyusun rencana dan

anggaran secara terkoordinir. 2. Meningkatkan keserasian dalam perencanaan dan penganggaran pendidikan

setiap unit kerja. 3. Mewujudkan dokumen perencanaan dan pengganggaran tahunan yang realistis

dan akuntabel. 4. Menyerasikan pembagian peran tanggungjawab yang jelas antar unit kerja dalam

lingkungan Fakultas Ekonomi UNP.

B. RUANG LINGKUP Mencakup pada:

1. Program Kerja 2. RBA 3. TOR Kegiatan

C. TANGGUNG JAWAB

1. Penanggungjawab kegiatan di Jurusan adalah Ketua Jurusan 2. Penanggungjawab kegiatan Program Studi adalah Ketua Program Studi 3. Penanggungjawab kegiatan di bidang adalah Wakil Dekan

D. DEFINISI ISTILAH

Program Kerja adalah agenda kegiatan yang direncanakan untuk dilakukan secara sistematis dan terukur, dengan capaian tujuan tertentu pada satu periodesasi kepemimpinan dalam organisasi.

E. KETENTUAN UMUM Pengajuan Revisi Program Kerja dimulai dari penyusunan program kerja, RBA, TOR dan Data Dukung yang dibuatkan hardcopy dan softcopynya.Sarana Sarana STFB dibagi menjadi dua kategori yaitu elektronik dan non elektronik

1. Sarana elektronik yang dikelola seperti computer kecuali alat

2. dikelola oleh subbag praktikum. F. ALUR


Jawab Deskripsi

1 Dekan Dekan mengirimkan surat ke Jurusan/Prodi/unit untuk melakukan revisi Program Kerja, RBA dan Data Dukung

2 Jurusan/Prodi/ Unit

Jurusan/Prodi/Unit melakukan revisi Program Kerja, RBA dan Data Dukung

Jurusan/Prodi/Unit menyampaikan revisi Program Kerja, RBA dan Data Dukung ke Dekan

3 Dekan Dekan memferivikasi dan mendisposisi kepada Wakil Dekan II Proker, RBA dan Data dukung

4 Wakil Dekan II Wakil Dekan II memberi disposisi kepada Kabag. TU Proker dan Data dukung

5 Kabag. TU Kabag. TU memberi disposisi kepada Kasubag. PKK Proker dan Data dukung

6 Kasubag. PKK Kasubag. PKK menugaskan Staf perencanaan untuk mengentri revisi Program Kerja, RBA dan Data dukungnya

7 Staf perencanaan Staf perencanaan menerima, memeriksa, mengklarifikasi usulan revisi Program Kerja serta memberi kode MAK pada RBA

Staf perencanaan menggabungkan seluruh revisi Proker, RBA dan data dukung menjadi 1 file

Staf perencanaan menggabungkan kegiatan yang mempunyai IKK sama dan mengentri ke dalam aplikasi Sipmonev dan Simkeu

Staf perencanaan mencetak Proker dan RBA kemudian menyerahkan ke Kasubag. PKK

8 Kasubag. PKK Kasubag. PKK memeriksa Prokerm RBA dan data dukung kemudian memarafnya

9 Kabag. TU Kabag. TU memeriksa Proker, RBA dan data dukung kemudian memarafnya

10 Wakil Dekan II Wakil Dekan II memeriksa Proker, RBA dan Data dukung kemudian memarafnya

11 Dekan Dekan memferivikasi Proker, RBA dan Data dukung

Dekan melegalitas Proker, RBA dan Data dukung (tanda-tangan)

12 Staf perencanaan Staf perencanaan mengirimkan Proker, RBA dan Data dukung ke bagian perencanaanan UNP

13 Bagian perencanaanan UNP

Bagian perencanaanan UNP memproses Proker, RBA dan data dukungnya

14 Staf perencanaan Staf perencanaan menyimpan data Program Kerja, RBA dan TOR

15 Staf perencanaan Selesai (menunggu DIPA turun)


1. Program Kerja dan RBA 2. TOR Kegiatan

H. REFERENSI 1. Rencana Strategis UNP Tahun 2011-2015 2. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 13 Tahun

2015 Tanggal 8 Mei 2015 tentang Rencana Strategis Kementerian Riset, Teknologi, Dan Pendidikan Tinggi Tahun 2015-2019.

3. Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 335/KMK.05/2015 tentang Penentapan Universitas Negeri Padang pada Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi sebagai Instansi Pemerintah yang menerapkan Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum.

FLOWCHAT

Start Jur/Unit

WD II

Kabag Kasubag

Staf

Perencanaan UNP

Dekan

Data

End


PROSEDUR PENGAJUAN SK KUASA PENGGUNA ANGGARAN


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 3

PROSEDUR MUTU



S O P KEUANGAN

A. TUJUAN 1. Memberikan penjelasan tentang tata cara dalam proses terbitnya Keputusan

Kuasa Pengguna Anggaran 2. Memberikan pedoman tahapan yang harus dilakukan dalam pengajuan terbitnya

Keputusan Kuasa Pengguna Anggaran

B. RUANG LINGKUP 1. SK Dekan yang terkait dengan kegiatan di lingkungan FE UNP 2. Persyaratan yang harus dilengkapi dalam rangka penerbitan Keputusan KPA.

C. TANGGUNG JAWAB

Penanggungjawab atas terbitnya SK KPA adalah Pejabat Pembuat Komitmen. D. DEFINISI ISTILAH

Surat Keputusan KPA adalah suatu Produk Hukum berupa Keputusan dari Kuasa Pengguna Anggaran yang memberikan wewenang kepada Pejabat Pembuat Komitmen untuk menerbitkan surat keputusan atas nama Kuasa Pengguna Anggaran untuk .

….” E. KETENTUAN UMUM

Surat Keputusan diterbitkan apabila timbul penugasan oleh atasan langsung atau pejabat yang berwenang atau kegiatan-kegiatan diluar TUPOKSI dan diluar jam dinas.

. F. ALUR


Jawab Deskripsi


SK yang telah ditanda-tangani oleh Dekan diteruskan kepada Jurusan/Prodi/Sub bagian yang mengajukan SK Dekan, untuk menjadi pedoman dalam melakukan kegiatan atau program kerja yang telah direncanakan.

SK Dekan yang akan diproses untuk pembayaran diteruskan ke Kasubag. PKK


Jurusan/Prodi/Sub bagian melaksanakan kegiatan sesuai dengan SK Dekan.

3 Kasubag. PKK Kasubag. PKK menugaskan Staf Keuangan untuk membuatkan SK KPA nya.

4 Staf Keuangan Staf Keuangan membuat SK KPA dan amprah untuk tenaga honorer dan Dosen tetap Non PNS berdasarkan SK Dekan.

5 Kasubag. PKK Kasubag. PKK mengkoreksi dan memparaf SK KPA yang telah dibuat.

6 BPP Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) melengkapi dokumen pendukungnya.

BPP meminta paraf dari Wakil Dekan II

7 PPK Pejabat Pembuat Komitmen (PKK) menandatangani SK KPA, amprah dan dokumen pendukung lainnya.

8 BPP BPP meneruskan ke Bagian Keuangan Rektorat.


Lampiran 1 blanko buku kendali penerimaan barang no.LB-001/sarpras/stfb/2015

H. REFERENSI 1. Undang - Undang R.I Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi

Nasional; 2. Undang - Undang R.I Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi; 3. Peraturan Pemerintah R.I Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan

Pendidikan Tinggi dan Pengolaan Perguruan Tinggi;

FLOWCHAT

Start Kasubag Keu

BPP

PPK

End


PROSEDUR PEMBAYARAN KONTRAK PENGADAAN BARANG/JASA


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 3

PROSEDUR MUTU



S O P KEUANGAN

A. TUJUAN 1. Menciptakan tata cara pembayaran kontrak pengadaan barang/jasa yang sesuai

dengan peraturan yang berlaku. 2. Menghindari terjadinya kesalahan dalam pembayaran kontrak pengadaan

barang/jasa. 3. Menghindari kerugian dari pihak kedua atas keterlambatan pembayaran

pengadaan barang/jasa.

B. RUANG LINGKUP 1. Tagihan 2. Kuitansi 3. Berita Acara Pembayaran 4. Surat Pernyataan 5. Ringkasan Kontrak 6. SPTB Kontrak 7. E-billing

C. TANGGUNG JAWAB

1. Pejabat Pembuat Komitmen 2. Wakil Dekan II 3. Kasubag. PKK 4. Pejabat Pengadaan 5. Bendahara Pengeluaran Pembantu

D. DEFINISI ISTILAH

1. Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa untuk institusi yang prosesnya dimulai dari Perencanaan kebutuhan sampai selesainya kegiatan untuk memperoleh barang/jasa

2. Barang adalah setiap benda baik berwujud maupun tidak berwujudb Bergerak maupun tidak bergerak, yang diperdagangkan, dipakai, dipergunakan atau di manfaatkan oleh pengguna barang

3. Jasa adalah layanan yang membutuhkan kemampuan tertentu yang mengutamakan keterampilan

E. KETENTUAN UMUM Pembayaran kontrak pengadaan barang/jasa hanya dapat dilakukan apabila sudah ada tagihan dari pihak kedua dan barang/jasa yang dikontrak telah diperiksa dan diterima oleh penerima barang.

1. STFB dibagi menjadi dua kategori yaitu elektronik dan non elektronik 2. subbag praktikum.

F. ALUR

Alur Prosedur

No. Penanggung

Jawab Deskripsi

1 Bagian Umum dan BMN

Bagian Umum dan BMN menyerahkan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa beserta Berita Acara Pemeriksaan dan Berita Acara Serah Terima Barang

2

Staf Keuangan

Staf keuangan menerima kontrak

- Staf keuangan menerima tagihan

- Staf keuangan membuat kuitansi

- Staf keuangan membuat berita acara pembayaran

- Staf keuangan membuat surat pernyataan

- Staf keuangan membuat ringkasan kontrak

- Staf keuangan membuat SPTB Kontrak

- Staf keuangan membuat e-billing kontrak

3 BPP

BPP menerima dan memeriksa kuitansi dan kelengkapan dokumennya (jika data dukung tidak lengkap/salah, maka dokumen dikembalikan untuk dilengkapi/diperbaiki)

BBP menyerahkan kuitansi ke staf keuangan untuk proses ditandatangani oleh rekanan

4 Staf Keuangan Staf Keuangan menghubungi rekanan untuk meminta tanda tangan rekanan

Staf keuangan menyerahkan kuitansi dan kelengkapannya ke BPP untuk ditandatangani

5 BPP BPP menandatangani kuitansi

BPP menyerahkan kuitansi pembelian barang habis pakai ke Bagian Umum dan BMN untuk didaftarkan

6 Bagian Penerima Barang

Bagian penerima barang pada Sub Bagian Umum dan BMN menandatangani dan mencatat kuitansi ke buku penerimaan barang dan menyerahkan kembali ke BPP

7 BPP - BPP menyusun berkas pembayaran kontrak

- BPP meminta validasi kasubag keuangan

- BPP meminta validasi dan tanda tangan Wakil Dekan II

- BPP memisahkan dokumen SPJ yang akan dikirim

dengan arsip

- BPP menyerahkan dokumen SPJ ke staf keuangan untuk

di antarkan ke Bagian Keuangan Universitas

- BPP mengentri transaksi pengeluaran ke dalam aplikasi

SIMKEU

8 PPK PPK menandatangani kuitansi dan data dukung lainnya

9 BPP BPP meminta PPK untuk mengaprove SPJ di aplikasi

10 PPK PPK mengaprove SPJ di aplikasi

11 BPP BPP mengarsipkan berkas pembayaran, selesai


H. REFERENSI

1. Undang–undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 2. Undang-undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. Undang–undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung

Jawab Keuangan Negara; 4. Peraturan Presiden No 54 Tahun 2010 jo 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah;

BPP

BPP

FLOWCHAT

Start Keu

BPP

Penerima brg

PPK

End


PROSEDUR MENDISTRIBUSIKAN DANA UP DAN TUP


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 12

PROSEDUR MUTU



S O P KEUANGAN

A. TUJUAN 1. Memenuhi mekanisme pengambilan dana BLU sesuai dengan Permenkeu ke Rektorat dan

dilengkapi dokumen pendukung 2. Memenuhi kebutuhan operasional akademik dan kerumahtanggaan fakultas 3. Memperlancar kegiatan untuk pengembangan Institusi

B. RUANG LINGKUP 1. Pencairan cek ke bank 2. Pemberitahuan pencairan cek ke Jurusan/Prodi/Bidang/Rekanan 3. Pencairan dana 70 %

C. TANGGUNG JAWAB

1. Pejabat Pembuat Komitmen 2. Bendahara Pengeluaran Pembantu 3. Ketua Jurusan/Ketua Prodi/Wakil Dekan/Rekanan

D. DEFINISI ISTILAH

1. Uang Persediaan (UP) adalah uang muka kerja dengan jumlah tertentu yang bersifat daur ulang (revolving), diberikan kepada Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) hanya untuk membiayai kegiatan operasional kantor sehari-hari yang tidak dapat dilakukan dengan pembayaran langsung.

2. Tambahan Uang Persediaan adalah uang yang diberikan kepada Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) untuk kebutuhan yang sangat mendesak dalam satu bulan melebihi pagu UP yang ditetapkan.

E. KETENTUAN UMUM

1. Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) menerima dana UP sebagai uang muka kegiatan untuk pelaksanaan kegiatan operasional dalam periode satu bulan berjalan

2. Untuk kegiatan diluar operasional rutin, diajukan dengan menggunakan Pembayaran LS, dimana untuk pengadaan barang/jasa dilampiri Surat Perintah Kerja (SPK)

Penulisannya menggunakan nomor urut dari yang umum sampai yang khusus

1. Sara F. ALUR


Jawab Deskripsi

1 BPP

- BPP menerima dana UMK dari bendahara pengeluaran UNP yang masuk melalui rekening BPP

- BPP membuat cek sesuai dengan usulan UMK yang disetujui dan menandatangani cek

- BPP meminta PPK menandatangani cek

2 PPK PPK menandatangani cek

3 BPP

- BPP mencairkan cek ke bank

- BPP membuat tanda terima dana UMK

- BPP menginformasikan kepada Jurusan/Prodi/Bagian/Unit dan rekanan

4 Jurusan/Prodi/Bagian/Unit/ Rekanan

Jurusan/Prodi/Bagian/Unit/Rekanan datang mengambil UMK kepada BPP

5 BPP BPP membayarkan UMK 70% kepada Jurusan/Prodi/Bagian/Unit dan Rekanan

6 Jurusan/Prodi/Bagian/Unit

Jurusan/Prodi/Bagian/Unit menyerahkan laporan kegiatan kepada BPP


H. REFERENSI 1. Peraturan Pemerintah Nomor 90 Tahun 2010 tentang Penyusunan Rencana Kerja dan

Anggaran Kementerian dan Lembaga 2. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 49/PMK.02/2017 tentang Pedoman Standar Biaya

Masukan 2018 3. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor 17/PB/2013 tentang Tata Cara

pembayaran atas Penerimaan Negara Bukan Pajak atas Beban Anggaran dan Pendapatan Negara

FLOWCHAT

Start

PPK

Jur/prodi/bag/unit

End


PROSEDUR PENGURUSAN BPJS KESEHATAN


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 12

PROSEDUR MUTU



S O P KEPEGAWAIAN

A. TUJUAN Membantu PNS untuk mendapatkan haknya sebagai Pegawai Negeri Sipil: 1. Kartu BPJS Kesehatan 2. Kartu Pegawai (KARPEG) 3. Kartu Tabungan Simpanan Pensiun (TASPEN)

B. RUANG LINGKUP

Penerimaan bahan-bahan persyaratan sampai dengan mengeluarkan surat pengantar untuk pembuatan Kartu BPJS, KARPEG dan TASPEN;

1. KP4 Pegawai 2. Karpeg 3. SK Pegawai 4. Amprah Gaji 5. Kartu Keluarga 6. SK Pertama dan SK Terakhir

C. TANGGUNG JAWAB 1. Dekan FE UNP 2. Kasubag. Perencanaan, Keuangan dan Kepegawaian FE UNP 3. Staf Kepegawaian FE UNP

D. DEFINISI ISTILAH

1. Kartu BPJS Kesehatan adalah jaminan pemeliharaan yang dikenal dengan Kartu BPJS Kesehatan yang dikelola oleh PT. BPJS Kesehatan yang dikhususkan untuk memberikan jaminan pemeliharaan kesehatan bagi Pegawai Negeri Sipil (PNS), Pejabat Negara, Penerima Pensiun PNS, Penerima Pensiun TNI/Polri, Penerima Pensiun Pejabat Negara, Veteran dan Perintis Kemerdekaan.

2. Kartu Pegawai adalah kartu identitas PNS dan berfungsi sebagai kelengkapan administrasi kepegawaian yang berlaku selama menjadi PNS.

3. Kartu Tabungan Simpanan Pensiun (TASPEN) adalah kartu identitas / bukti diri yang wajib dimiliki setiap PNS dan merupakan jenis asuransi sosial pada PT. Taspen (Persero) yang

memberikan jaminan keuangan bagi PNS pada saat pensiun atau kepada alih waris apabila peserta meninggal dunia.

E. KETENTUAN UMUM PNS yang mengurus kartu BPJS, Karpeg dan TASPEN harus menyiapkan bahan-bahan yang disyaratkan untuk pengurusan kartu tersebut.

1. egori yaitu elektronik dan non elektronik 2. ola oleh subbag praktikum.

F. ALUR


Jawab Deskripsi

PNS yang bersangkutan menyiapkan bahan-bahan persyaratan pembuatan kartu BPJS Kesehatan, Karpeg dan TASPEN

Staf kepegawaian menerima bahan-bahan persyaratan pembuatan kartu BPJS Kesehatan, Karpeg dan TASPEN

Staf kepegawaian memeriksa kelengkapan persyaratan, jika belum lengkap staf kepegawaian meminta PNS untuk melengkapi

Staf kepegawaian membubuhi stempel pejabat pada bahan-bahan persyaratan yang perlu dilegalisir

Staf kepegawaian membuat surat pengantar pembuatan kartu BPJS Kesehatan, Karpeg dan TASPEN

Staf kepegawaian menyampaikan surat pengantar dan bahan-bahan persyaratannya ke Kasubag. PKK untuk diperiksa dan diparaf

2 Kasubag. PKK Kasubag. PKK memeriksa dan memaraf surat pembuatan kartu BPJS Kesehatan, Karpeg dan TASPEN untuk diteruskan ke Kabag. TU

3 Kabag. TU Kabag. TU memeriksa dan memaraf surat pembuatan kartu BPJS Kesehatan, Karpeg dan TASPEN untuk diteruskan kepada Wakil Dekan II

4 Sekretaris Dekan

Sekretaris Dekan meneruskan surat pengantar pembuatan kartu BPJS Kesehatan, Karpeg dan TASPEN kepada Wakil Dekan II untuk diperiksa dan diparaf

5 Wakil Dekan II

Wakil Dekan II memeriksa dan memaraf surat pengantar pembuatan kartu BPJS Kesehatan, Karpeg dan TASPEN untuk diteruskan kepada Dekan

6 Dekan

Dekan memeriksa dan menandatangani surat pengantar dan bahan-bahan persyaratannya

7 Sekretaris Dekan

Sekretaris Dekan mengambil surat pengantar pembuatan kartu BPJS Kesehatan, Karpeg dan TASPEN yang telah ditandatangani Dekan dan menyerahkan surat pengantar tersebut kembali kepada Staf Kepegawaian

8 Staf Kepegawaian

Staf kepegawaian memperbanyak surat pengantar pembuatan Kartu BPJS Kesehatan, Karpeg dan TASPEN tersebut rangkap 2 Staf kepegawaian membubuhi stempel pada surat pengantar pembuatan kartu BPJS Kesehatan, Karpeg dan TASPEN Staf Kepegawaian menyerahkan surat pengantar pembuatan kartu BPJS Kesehatan dan TASPEN dan bahan-bahan persyaratannya kepada yang bersangkutan Staf Kepegawaian mengantar surat pengantar pembuatan KARPEG dan bahan-bahan persyaratannya bagian kepegawaian Rektorat.

9 Pegawai Pegawai menerima surat pembuatan kartu BPJS Kesehatan, Karpeg dan TASPEN membawanya ke kantor BPJS Kesehatan, kantor TASPEN


/sarpras/stfb/2015

H. REFERENSI

FLOWCHAT

Start

Staf Kasubag Kabag

SekDek

WD II

Dekan


PROSEDUR PENGUSULAN CUTI PNS


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 12

PROSEDUR MUTU



S O P KEPEGAWAIAN

A. TUJUAN

Melayani hak PNS untuk mendapatkan yang meliputi; cuti tahunan, cuti sakit, cuti melahirkan, cuti karena alasan penting, maupun cuti diluar tanggungan negara.

B. RUANG LINGKUP Menerima surat permohonan, sampai dengan menyerahkan surat cuti.

C. TANGGUNG JAWAB 1. Dekan FE UNP 2. Kasubag. Perencanaan, Keuangan dan Kepegawaian FE UNP 3. Staf Kepegawaian FE UNP

D. DEFINISI ISTILAH

Cuti PNS adalah keadaan tidak masuk kerja yang diizinkan dalam jangka waktu tertentu.

E. KETENTUAN UMUM 1. Untuk menggunakan hak atas cuti PNS atau calon PNS

yang bersangkutan mengajukan permintaan secara tertulis kepada Dekan atau pejabat yang menerima delegasi wewenang untuk memberikan hak atas cuti.

2. Hak atas cuti tersebut diberikan secara tertulis oleh Dekan atau pejabat yang menerima delegasi wewenang untuk memberikan hak atas cuti. 1. ola oleh subbag praktikum.

F. ALUR


Jawab Deskripsi

1 Pegawai Pegawai mengajukan permohonan cuti yang telah diketahui oleh atasan langsung kepada Dekan melalui bagian Tata Usaha

2 Dekan Dekan mendisposisikan surat permohonan cuti pegawai kepada Wakil Dekan II

3 Wakil Dekan II Wakil Dekan II memberikan pertimbangan berdasarkan informasi dari Atasan langsung yang

bersangkutan.

Jika tidak disetujui/ditunda, diberitahukan kepada yang bersangkutan melalui atasan langsung disertai dengan alasannya

Jika disetujui, Wakil Dekan II menginstruksikan untuk membuatkan surat cuti yang bersangkutan

Wakil Dekan II mendisposisikan surat tersebut kepada Kabag. TU

4 Kabag. TU Kabag. TU menginstruksikan Kasubag. PKK untuk membuatkan surat cuti yang bersangkutan

5 Kasubag. PKK Kasubag. PKK menugaskan Staf kepegawaian untuk membuat surat cuti yang bersangkutan sesuai dengan aturan yang berlaku

6

Staf Kepegawaian

Staf kepegawaian membuat surat cuti yang bersangkutan dengan berpedoman kepada arsip cuti tahunan yang bersangkutan

Staf kepegawaian mencetak surat cuti tahunan

Staf kepegawaian menyerahkan surat cuti kepada Kasubag. PKK untuk diperiksa dan diparaf

7 Kasubag. PKK Kasubag. PKK memeriksa surat cuti yang bersangkutan kemudian memarafnya untuk diteruskan ke Kabag. TU

8 Kabag. TU Kabag. TU memeriksa surat cuti yang bersangkutan kemudian memarafnya untuk diteruskan ke Sekretaris Dekan

9 Sekretaris Dekan

Sekretaris Dekan meneruskan surat cuti kepada Wakil Dekan II untuk diperiksa dan diparaf

10 Wakil Dekan II Wakil Dekan II memeriksa surat cuti yang bersangkutan kemudian memarafnya untuk diteruskan ke Dekan

11 Dekan

Dekan memeriksa surat cuti yang bersangkutan kemudian menandatanganinya.

12 Sekretaris Dekan

Sekretaris Dekan mengambil surat cuti yang telah ditandatangani Dekan dan menyerahkan surat cuti tersebut kembali kepada Staf kepegawaian

13

Staf Kepegawaian

Staf kepegawaian memperbanyak surat cuti tersebut rangkap 4.

Staf kepegawaian menyampaikan surat cuti tersebut kepada staf bagian penerimaan surat masuk fakultas

14

Staf bagian penerimaan surat masuk fakultas

Staf bagian penerimaan surat masuk fakultas menyerahkan surat cuti kepada yang bersangkutan


-

H. REFERENSI Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil (PNS).

FLOWCHAT

Start Dekan

Kabag

Kasubag Staf

WD II SekDek

Dekan

Staf

End


PROSEDUR PENGUSULAN NAIK PANGKAT FUNGSIONAL DOSEN


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 12

PROSEDUR MUTU



S O P KEPEGAWAIAN

A. TUJUAN Memberikan penjelasan mengenai : 1. Acuan prosedur dalam pengusulan kenaikan jabatan fungsional dosen; 2. Sebagai tahapan dalam proses pengusulan kenaikan jabatan fungsional dosen; 3. Untuk mempermudah bagi dosen dalam proses kenaikan jabatan fungsional.

B. RUANG LINGKUP Mulai dari pengusulan kenaikan jabatan fungsional ke Fakultas tentang Dosen yang akan naik jabatan fungsional sampai disetujui Senat dan diusulkan oleh Dekan ke bagian kepegawaian Rektorat.

C. TANGGUNG JAWAB 1. Senat FE UNP 2. Dekan FE UNP 3. Kasubag. Perencanaan, Keuangan dan Kepegawaian FE UNP 4. Staf Kepegawaian FE UNP ng berwenang melakukan prosedur ini ?

D. DEFINISI ISTILAH

Kedudukan jabatan fungsional (asisten ahli, lektor, lektor kepala, dan Guru Besar) yang di jadikan dasar didalam pembayaran tunjangan fungsional, tunjangan profesi dan tunjangan kehormatan, dan merupakan penghargaan yang diberikan kepada tenaga pendidik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

E. KETENTUAN UMUM 1. dikel

2. ola oleh subbag praktikum. F. ALUR

1. Dosen mengusulkan kenaikan pangkat/fungsional ke Jurusan. 2. Ketua Jurusan membuat surat usulan kenaikan pangkat Dosen ke Dekan beserta berkas persyaratan kenaikan pangkat. 3. Dekan meneruskan surat kenaikan pangkat Dosen kepada Wakil Dekan I (Ketua Tim Kredit Point). 4. Ketua Tim Kredit Point menugaskan staf kepegawaian untuk membuat surat pemeriksaan berkas naik pangkat dosen

kepada Tim Kredit Point. 5. Staf kepegawaian membuat surat pemeriksaan usulan kenaikan pangkat Dosen. 6. Staf kepegawaian menyerahkan surat pemeriksaan usulan kenaikan pangkat Dosen kepada Kasubag. Perencanaan,

Keuangan dan Kepegawaian untuk diparaf. 7. Kasubag. Perencanaan, Keuangan dan Kepegawaian memeriksa surat pemeriksaan usulan kenaikan pangkat Dosen dan

memarafnya. 8. Staf kepegawaian menyerahkan surat pemeriksaan usulan kenaikan pangkat Dosen kepada Kabag. TU untuk diparaf. 9. Kabag. TU memeriksa surat pemeriksaan usulan kenaikan pangkat Dosen dan memarafnya. 10. Ketua Tim Kredit Point memeriksa surat pemeriksaan usulan kenaikan pangkat Dosen dan menandatanganinya. 11. Staf kepegawaian mengirimkan berkas usulan kenaikan pangkat Dosen tersebut ke anggota Tim Kredit Point yang telah

ditunjuk oleh Ketua Tim Kredit Point dari Jurusan selain dari Jurusan Dosen yang bersangkutan untuk diperiksa. 12. Anggota Tim Kredit Point memeriksa berkas usulan kenaikan pangkat Dosen. 13. Anggota Tim Kredit Point menanda-tangani format pemeriksaan berkas naik pangkat Dosen. (Jika ada perbaikan, bahan

dikembalikan kepada yang bersangkutan) 14. Staf kepegawaian melaporkan kepada Ketua Tim Kredit Point bahwa berkas naik pangkat Dosen sudah diperiksa oleh

anggota Tim Kredit Point. 15. Staf kepegawaian melaporkan bahwa berkas naik pangkat Dosen sudah diperiksa kemudian meminta jadwal sidang senat

Komisi C kepada Senat Komisi C. 16. Staf kepegawaian membuat undangan sidang senat Komisi C. 17. Staf kepegawaian meminta tanda-tangan surat undangan kepada Ketua Senat Komisi C. 18. Ketua Senat Komisi C menanda-tangani surat undangan. 19. Staf kepegawaian memperbanyak surat undangan dan mengantarkan surat undangan sidang senat komisi C kepada para

anggota Senat Komisi C. 20. Staf kepegawaian menyiapkan berkas untuk sidang senat kenaikan pangkat Dosen. 21. Staf kepegawaian membuatkan daftar hadir sidang Senat Komisi C. 22. Staf kepegawaian membuatkan berita acara sidang Senat Komisi C. 23. Staf kepegawaian meminta tanda-tangan berita acara sidang kepada Ketua Senat Komisi C. 24. Ketua Senat Komisi C menanda-tangani berita acara sidang. 25. Staf kepegawaian mengirimkan berita acara sidang Senat Komisi C beserta daftar hadir anggota sidang senat Komisi C

kepada Ketua Senat Fakultas, sekaligus meminta jadwal sidang paripurna senat Fakultas. 26. Staf kepegawaian membuat undangan sidang paripurna senat Fakultas. 27. Staf kepegawaian meminta tanda-tangan surat undangan kepada Ketua Senat Fakultas. 28. Ketua Senat Fakultas menanda-tangani surat undangan sidang paripurna. 29. Staf kepegawaian memperbanyak surat undangan dan mengantarkan surat undangan sidang paripurna kepada anggota

Senat Fakultas. 30. Staf kepegawaian menyiapkan bahan-bahan untuk sidang paripurna Senat Fakultas 31. Staf kepegawaian membuatkan daftar hadir sidang paripurna Senat Fakultas. 32. Staf kepegawaian membuatkan berita acara sidang paripurna Senat Fakultas. 33. Staf kepegawaian meminta tanda-tangan berita acara sidang kepada Ketua Senat Fakultas. (Jika ada perbaikan diminta

kepada Dosen yang bersangkutan untuk memperbaiki kembali). 34. Dosen yang mengusulkan naik pangkat membuat format angka kredit point dan menyerahkan kepada Staf kepegawaian 35. Staf kepegawaian meminta paraf Ketua Jurusan dan Ketua Tim Kredit Point. 36. Staf kepegawaian meminta tanda-tangan Dekan pada format Angka Kredit Point. 37. Dekan menanda-tangani format Angka Kredit Point. 38. Staf kepegawaian membuat surat usulan kenaikan pangkat Dosen yang bersangkutan. 39. Staf kepegawaian menyerahkan surat usulan kenaikan pangkat Dosen kepada Kabag. TU untuk diperiksa dan diparaf. 40. Kabag. TU memeriksa surat usulan kenaikan pangkat Dosen dan memarafnya. 41. Staf kepegawaian menyerahkan surat usulan kenaikan pangkat Dosen kepada Dekan untuk ditanda-tangani. 42. Dekan menanda-tangani surat usulan kenaikan pangkat Dosen.

43. Staf kepegawaian memperbanyak surat usulan kenaikan pangkat Dosen. 44. Staf kepegawaian mengirimkan surat usulan kenaikan pangkat (beserta berkasnya) ke Jurusan dan Rektorat.


001/sarpras/stfb/2015

H. REFERENSI 1. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian, sebagaimana telah

diubah dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999; 2. Undang-Undang No. 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen; 3. Peraturan Pemerintah PP. No. 12 Tahun 2002 perubahan atas Peraturan Pemerintah No. 99

Tahun 2000 tentang kenaikan pangkat pegawai negeri sipil; 4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 46 Tahun

2013 jo Nomor 17 Tahun 2013;


PROSEDUR PENGUSULAN NAIK PANGKAT TENAGA KEPENDIDIKAN


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 12

PROSEDUR MUTU



S O P KEPEGAWAIAN

A. TUJUAN Melayani pengurusan PNS untuk kenaikan pangkat bagi Tenaga Kependidikan.

B. RUANG LINGKUP Mulai dari pemberitahuan ke Fakultas tentang pegawai yang akan naik pangkat sampai disetujui Dekan.

C. TANGGUNG JAWAB 5. Dekan FE UNP 6. Kasubag. Perencanaan, Keuangan dan Kepegawaian FE UNP 7. Staf Kepegawaian FE UNP ng berwenang melakukan prosedur ini ?

D. DEFINISI ISTILAH

Kenaikan pangkat reguler diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil yang tidak menduduki jabatan struktural atau jabatan fungsional tertentu, termasuk Pegawai Negeri Sipil, sepanjang tidak melampau pangkat atasan langsungnya.

E. KETENTUAN UMUM 1. Kenaikan pangkat reguler diberikan kepada PNS yang tidak menduduki jabatan

srtuktural/fungsional tertentu termasuk PNS yang melaksanakan tugas belajar dan diperkerjakan/diperbantukan secara penuh diluar instansi induk.

2. Kenaikan pangkat reguler diberikan sepanjang tidak melampaui pangkat atasan langsungnya. 3. Kenaikan pangkat reguler dapat diberikan kepada pns setingkat lebih tinggi apabila yang

bersangkutan : a. Sekurangnya telah 4 tahun dlm pangkat terakhir. b. Tiap unsur penilaian prestasi kerja sekurangnya bernilai baik dalam 2 (dua) tahun terakhir.

4. PNS yang kenaikan pangkatnya mengakibatkan pindah golongan dari gol. II menjadi gol. III & gol. III menjadi gol. IV, harus telah mengikuti & lulus ujian dinas yang ditentukan, kecuali bagi kenaikan pangkat yang tanpa ujian dinas dengan ketentuan yang berlaku. 1. 2. .

F. ALUR


Jawab Deskripsi

1 Staf Kepegawaian

Staf kepegawaian menerima pemberitahuan dari rektorat UNP tentang Tenaga Kependidikan yang akan naik pangkat

Staf kepegawaian memberikan informasi kepada Tenaga Kependidikan yang akan naik pangkat

2 Tenaga Kependidikan

Tenaga Kependidikan memperbanyak bahan-bahan persyaratan naik pangkat sebanyak 4 rangkap

Tenaga Kependidikan menyerahkan bahan-bahan persyaratan kenaikan pangkat kepada Staf Kepegawaian

3 Staf Kepegawaian

Staf Kepegawaian memeriksa kelengkapan persyaratan, jika belum lengkap staf kepegawaian meminta Tenaga Kependidikan untuk melengkapi

Staf kepegawaian membubuhi stempel pejabat pada bahan-bahan persyaratan yang perlu dilegalisir

Staf kepegawaian membuatkan surat pengantar kenaikan pangkat

Staf kepegawaian mencetak surat dan meminta nomor surat ke agendaris

4 Agendaris Agendaris memberi nomor surat pengantar kenaikan pangkat tenaga kependidikan

5 Staf Kepegawaian

Staf kepegawaian menyerahkan surat untuk diperiksa dan diparaf oleh Kasubag. PKK

6 Kasubag. PKK Kasubag. PKK memeriksa dan memaraf surat pengantar kenaikan pangkat tenaga kependidikan untuk diteruskan ke Kabag. TU

7 Kabag. TU Kabag. TU memeriksa surat pengantar kanikan pangkat dan memarafnya untuk diteruskan ke Wakil Dekan II

8 Sekretaris Dekan Sekretaris Dekan mengambil surat pengantar kenaikan pangkat untuk diteruskan ke Wakil Dekan II

9 Wakil Dekan II Wakil Dekan II memeriksa surat pengantar naik pangkat dan memarafnya untuk diteruskan ke Dekan

10 Dekan

Dekan memeriksa surat pengantar kenaikan pangkat dan menandatangani surat beserta legalisir bahan-bahan persyaratannya.

11 Sekretaris Dekan

Sekretaris Dekan mengambil surat pengantar kenaikan pangkat beserta bahan-bahan persyaratannya dan menyerahkannya kepada Staf Kepegawaian

12 Staf kepegawaian

Staf kepegawaian memperbanyak surat pengantar rangkap 2

Staf kepegawaian membubuhi stempel pada surat pengantar naik pangkat

Staf Kepegawaian menyerahkan surat pengantar naik pangkat beserta bahan-bahan persyaratannya kepada caraka untuk diantarkan ke bagian kepegawaian rektorat.

13 Caraka Caraka mengantarkan surat pengantar kenaikan pangkat


2015

H. REFERENSI 1. PP No. 99 tahun 2000 tentang kenaikan pangkat PNS. 2. PP No. 12 tahun 2002 tentang perubahan atas PP No. 99 tahun 2000 tentang kenaikan PNS.

Keputusan Kepala BKN No. 12 tahun 2002 tentang ketentuan pelaksanaan PP No. 99 tahun 2000 tentang kenaikan PNS.

FLOWCHAT

Start

tendik

agenda

kasubag kabag sekdek WD II Dekan

Dekan sekdek

caraka

End


PROSEDUR PENGUSULAN PENGHARGAAN SATYA LENCANA


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 12

PROSEDUR MUTU



S O P KEPEGAWAIAN

A. TUJUAN Melayani Pengusulan PNS untuk menerima Penghargaan Satya Lencana

B. RUANG LINGKUP Menerima dan mengumumkan edaran dari Universitas sampai meneruskan permohonan usulan PNS.

C. TANGGUNG JAWAB 1. Dekan FE UNP 2. Kasubag. Perencanaan, Keuangan dan Kepegawaian 3. Staf Kepegawaian FE UNP

D. DEFINISI ISTILAH

Penghargaan Satya Lencana adalah sebuah tanda penghargaan yang diberikan kepada PNS yang telah berbakti selama 10 atau 20 atau 30 tahun lebih secara terus menerus dengan menunjukkan kecakapan, kedisiplinan, kesetian dan pengabdian sehingga dapat dijadikan teladan bagi setiap pegawai lainnya.

E. KETENTUAN UMUM 1. Melaksanakan tugas secara terus menerus dan menunjukan kesetiaan,pengabdian, kecakapan,

kejujuran, kedisiplinan, serta telah mempunyai kerja sebagaimana yang dipersyaratkan;

2. Tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin tingkat sedang, atau berat

berdasarkan Peraturan Perundang – Undangan yang berlaku;

3. Selama masa kedinasan tidak pernah melaksanakan cuti diluar tanggungan Negara;

4. Tidak pernah dihukum penjara karena melakukan kejahatan dan sedang tidak menjalani hukuman.

1. l

2. ola oleh subbag praktikum. F. ALUR


Jawab Deskripsi

1 Dekan Dekan mendisposisikan kepada Wakil Dekan II, surat edaran dari Rektor tentang Pengusulan Penerima Penghargaan Satya Lencana

2 Wakil Dekan II Wakil Dekan II mendisposisikan kepada Kabag. TU, surat edaran Rektor tentang Pengusulan Penerima Penghargaan Satya Lencana

3 Kabag. TU Kabag. TU mendisposisikan kepada Kasubag. PKK, surat edaran Rektor tentang Pengusulan Penerima Penghargaan Satya Lencana

4 Kasubag. PKK

Kasubag. PKK menugaskan Staf kepegawaian untuk membuat surat pemberitahuan tentang Pengusulan Penerima Penghargaan Satya Lencana kepada seluruh Pegawai Negeri Sipil di lingkungan FE yang telah memenuhi syarat minimal 12 tahun masa kerja.

5

Staf Kepegawaian

Staf kepegawaian menseleksi PNS yang memenuhi syarat minimal 12 tahun masa kerja

Staf kepegawaian membuat surat pemberitahuan tentang Pengusulan Penerima Penghargaan Satya Lencana kepada PNS yang memenuhi syarat Staf kepegawaian mencetak surat tersebut dan menyerahkan kepada Kasubag. PKK untuk diperiksa dan diparaf

6 Kasubag. PKK

Kasubag. PKK memeriksa surat pemberitahuan tentang Pengusulan Penerima Penghargaan Satya Lencana kemudian memarafnya untuk diteruskan ke Kabag. TU

7 Kabag. TU

Kabag. TU memeriksa surat pemberitahuan tentang Pengusulan Penerima Penghargaan Satya Lencana kemudian memarafnya untuk diteruskan ke Wakil Dekan II

Sekretaris Dekan Sekeretaris Dekan meneruskan surat Pengusulan Penerima Penghargaan Satya Lencana kepada Wakil Dekan II untuk diperiksa dan diparaf

8 Wakil Dekan II

Wakil Dekan II memeriksa surat pemberitahuan tentang Pengusulan Penerima Penghargaan Satya Lencana kemudian memarafnya untuk diteruskan ke Dekan

9 Dekan

Dekan memeriksa surat pemberitahuan tentang Pengusulan Penerima Penghargaan Satya Lencana kemudian menandatanganinya.

Sekretaris Dekan

Sekeretaris Dekan mengambil surat Pengusulan Penerima Penghargaan Satya Lencana yang sudah ditandatangani Dekan dan menyerahkan kepada Staf Kepegawaian.

10 Staf Kepegawaian

Staf kepegawaian memperbanyak surat sesuai daftar penerima, kemudian menyampaikan surat Pengusulan Penerima Penghargaan Satya Lencana kepada yang bersangkutan Staf kepegawaian menerima berkas (persyaratan) dari PNS yang mengusulkan untuk menerima Satya Lencana

Staf Kepegawaian memeriksa berkas pengusulan Satya Lencana sesuai dengan lamanya tugas PNS

Staf kepegawaian membuat surat pengusulan dan menyerahkan surat beserta berkas kelengkapannya kepada Kasubag. PKK.

11 Kasubag. PKK Kasubag. PKK memeriksa dan memberi paraf untuk diteruskan ke Kabag. TU

12 Kabag. TU Kabag. TU memeriksa dan memberi paraf untuk diteruskan ke Wakil Dekan II

13 Wakil Dekan II Wakil Dekan II memeriksa dan memberi paraf untuk diteruskan ke Dekan

14 Dekan Dekan memeriksa dan menandatangani surat kemudian meneruskan kembali ke staf kepegawaian untuk dikirimkan ke Rektor

15 Staf kepegawaian

Staf Kepegawaian memproses pengiriman surat usulan penghargaan satya lencana ke Rektor

16 Staf kepegawaian

Staf kepegawaian mengarsipkan copy surat usulan penghargaan satya lencana


Lampiran 1 blanko buku kendali penerimaan barang no.LB-001/sarpras/stfb/2015

H. REFERENSI Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2010, tentang Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya Presiden RI

FLOWCHAT

Start WD II

Kabag

Kasubag Staf

SekDek

Dekan

End


PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI PNS


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 2

PROSEDUR MUTU



S O P KEUANGAN

A. TUJUAN

Pembayaran Gaji PNS

B. RUANG LINGKUP

Mengumpulkan, mengolah, membuat amprah, pengurusan legalisasi sampai dengan mengarsipkan dokumen – dokumen gaji

C. DEFINISI

Memproses permintaan pembayaran gaji PNS selingkungan FE UNP

D. DOKUMEN REFERENSI SK Naik Pangkat, SK Fungsional, SK berkala, Akte kelahiran, Surat Nikah

E. ALUR

1. Menerima berkas-berkas perubahan gaji dari bagian kepagawaian (SK naik Pangkat, SK Fungsional,

SK berkala, Surat nikah, Akte kelahiran)

2. Meng-Entry data –data perubahan gaji ke dalam program GPP

3. Membuat Amprah permintaan gaji PNS untuk bulan bersangkutan beserta kelengkapannya (SSP dan

SPTJM)

4. Pengurusan Legalisasi amprah pembayaran gaji ke kasubag. Keuangan, Wakil dekan II dan Pejabat

Pembuat Komitmen

5. Peyusunan amprah dan berkas-berkas pembayaran gaji untuk di lanjutkan ke tingkat Universitas

6. Mengarsipkan amprah dan berkas permbayaran gaji

7. Bendaharawan gaji setiap akhir bulan membuat potongan gaji PNS (potongan Bank, koperasi, DW, dll)

8. Mengarsipkan daftar potongan gaji


PROSEDUR PEMBAYARAN TUNJANGAN PROFESI DAN PROFESOR


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 2

PROSEDUR MUTU



S O P KEUANGAN

A. TUJUAN Pencairan Tunjangan Profesi dan Profesor

B. RUANG LINGKUP

Menyiapkan data dukung, membuat amprah, pengurusan legalitas sampai dengan mengarsipkan dokumen-dokumen Tunjangan Profesi dan Profesor

C. DEFINISI

Tunjangan profesi dan Profesor adalah Tunjangan yang diberikan 1 kali gaji Dosen sebagai Penghargaan terhadap kinerja Dosen

D. DOKUMEN REFERENSI1.

Permenristekdikti No.20 Tahun 2017 tentang pemberian Tunjangan Kehormatan Profesor

E. URAIAN PROSEDUR 1. Disposisi Wakil Dekan II melalui kabag. TU diteruskan ke Kasubag. Perencanaan, Keuangan dan

Kepegawaian mengenai surat Daftar Penerima Tunjangan Profesi/Profesor.

2. Kasubag. Perencanaan, Keuangan dan Kepegawaian menugaskan Bendahara Gaji untuk memproses

surat usulan tunjangan profesi/profesor.

3. Bendahara Gaji mencocokkan daftar penerima tunjangan profesi/profesor dengan data terbaru dosen

penerima tunjangan profesi/profesor dari bagian kepegawaian.

4. Bendahara Gaji mengentry tunjangan profesi/profesor ke dalam aplikasi gaji

5. Bendahara Gaji membuat amprah permintaan pembayaran tunjangan profesi/profesor

6. Bendahara Gaji membuat Surat Setoran Pajak

7. Bendahara Gaji membuat Surat Pertanggung Jawaban Mutlak (SPTJM)

8. Bendahara Gaji menyerahkan berkas pembayaran tunjangan profesi/profesor kepada Kasubag.

Perencanaan, Keuangan dan Kepegawaian untuk diperiksa dan diparaf.

9. Kasubag. Perencanaan, Keuangan dan Kepegawaian memeriksa dan memaraf berkas pembayaran

tunjangan profesi/profesor.

10. Bendahara Gaji menyerahkan berkas pembayaran tunjangan profesi/profesor kepada Wakil Dekan II

untuk diperiksa dan diparaf.

11. Wakil Dekan II memeriksa dan memaraf berkas pembayaran tunjangan profesi/profesor.

12. Bendahara Gaji menyerahkan berkas pembayaran tunjangan profesi/profesor kepada Pejabat Pembuat

Komitmen untuk diperiksa dan ditandatangani.

13. Pejabat Pembuat Komitmen menandatangani berkas pembayaran tunjangan profesi/profesor.

FLOWCHAT

Start

kabag kasubag

bndhara

PPK

End


PROSEDUR PEMBAYARAN UANG MAKAN


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 1

PROSEDUR MUTU



S O P KEUANGAN

A. TUJUAN Pembayaran Uang Makan PNS

B. RUANG LINGKUP

Menyiapkan absensi PNS, membuat amprah, pengurusan legalisasi sampai dengan mengarsipkan dokumen – dokumen uang makan

C. DEFINISI

Memproses permintaan pembayaran Uang Makan PNS selingkungan FE UNP

D. DOKUMEN REFERENSI

Absensi elektronik PNS

E. URAIAN PROSEDUR

1. Memprint-out absensi elektronik PNS yang di kirim bagian kepegawaian UNP via Email

2. Membuat Rekap Kehadiran PNS di program Exel.

3. Meng-entry daftar kehadiran PNS ke program GPP

4. Membuat Amprah permintaan uang makan PNS untuk bulan bersangkutan beserta kelengkapannya

(SSP dan SPTJM)

5. Pengurusan Legalisasi amprah pembayaran uang makan ke kasubag. Keuangan, Wakil dekan II dan

Pejabat Pembuat Komitmen

6. Peyusunan amprah dan berkas-berkas pembayaran uang makan untuk di lanjutkan ke tingkat

Universitas

7. Mengarsipkan amprah dan berkas pembayaran uang makan

FLOWCHAT

Start

Staf

Kasubag WD II

PPK

arsip

End


PROSEDUR MENGUMPULKAN DAN MEREKAP PENILAIAN PRESTASI KERJA (PPK)

TENAGA KEPENDIDIKAN FE UNP


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 12

PROSEDUR MUTU



S O P KEPEGAWAIAN

A. TUJUAN Menyiapkan SKP pada subbagian kepegawaian dan mengumpulkan serta mengkoreksi SKP Subbagian lainnya untuk mengetahui capaian kinerja tenaga kependidikan dan untuk memudahkan dalam proses pembayaran tunjangan kinerja tenaga kependidikan FE UNP.

B. RUANG LINGKUP Menerima surat edaran dari Universitas sampai dengan mengirimkan SKP Tenaga Kependidikan Fakultas Ekonomi ke Universitas.

C. TANGGUNG JAWAB 4. Dekan FE UNP 5. Wakil Dekan II FE UNP 6. Kasubag. Perencanaan, Keuangan dan Kepegawaian FE UNP 7. Staf Kepegawaian FE UNP

D. DEFINISI ISTILAH

SKP adalah Sasaran Kerja Pegawai (target kerja pegawai setiap tahunnya) yang ada dalam salah satu unsur di dalam Penilaian Prestasi Kerja PNS yang diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 46 Tahun 2011.

E. KETENTUAN UMUM SKP disusun berdasarkan jabatan yang sudah ditetapkan oleh atasan yang bersangkutan.

F. ALUR


Jawab Deskripsi

1 Kasubag. PKK

Kasubag. PKK menerima disposisi Dekan dari Kabag. TU mengenai pengiriman laporan Penilaian Prestasi Kerja Tendik FE setiap semester.

Kasubag. PKK menugaskan staf kepegawaian untuk mengumpulkan berkas SKP dari masing-masing subbagian untuk dikirimkan ke kementerian sekali setahun.

2 Staf Kepegawaian

Staf Kepegawaian mengumpulkan berkas SKP dari masing-masing subbagian.

Staf kepegawaian membuat daftar nominatif penilaian prestasi kerja PNS dan rekap SKP per semester

3 Kasubag. PKK

Kasubag. PKK memeriksa daftar nominatif penilaian prestasi kerja PNS dan rekap SKP per semester kemudian memarafnya untuk diteruskan ke Kabag. TU

4 Kabag. TU

Kabag. TU memeriksa daftar nominatif penilaian prestasi kerja PNS dan rekap SKP per semester kemudian memarafnya untuk diteruskan ke Sekretaris Dekan

5 Sekretaris Dekan

Sekretaris Dekan meneruskan daftar nominatif penilaian prestasi kerja PNS dan rekap SKP per semester kepada Wakil Dekan II untuk diperiksa dan diparaf

6 Wakil Dekan II Wakil Dekan II memeriksa daftar nominatif penilaian prestasi kerja PNS dan rekap SKP per semester memarafnya untuk diteruskan ke Dekan

7 Dekan Dekan memeriksa daftar nominatif penilaian prestasi kerja PNS dan rekap SKP per semester kemudian menandatanganinya.

8 Sekretaris Dekan Sekretaris Dekan mengambil daftar nominatif penilaian prestasi kerja PNS dan rekap SKP per semester kembali kepada Staf kepegawaian

9 Staf Kepegawaian

Staf Kepegawaian menstempel daftar nominatif penilaian prestasi kerja PNS dan rekap SKP per semester Fakultas Ekonomi UNP Staf Kepegawaian mengirimkan daftar nominatif penilaian prestasi kerja PNS dan rekap SKP per semester Fakultas Ekonomi UNP ke bagian Kepegawaian Universitas melalui e-mail. Staf Kepegawaian menyimpan berkas SKP per semester untuk pengajuan Remunerasi Tenaga Pendidik dan Tenaga Kependidikan Fakultas Ekonomi UNP setiap akhir semester.


H. REFERENSI

FLOWCHAT

Start

Staf

Kabag SekDek

WD II

Dekan

Start


PROSEDUR PENGUSULAN TENAGA KEPENDIDIKAN BERPRESTASI


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 12

PROSEDUR MUTU



S O P KEPEGAWAIAN

A. TUJUAN Melayani pengusulan pegawai yang akan menerima penghargaan sebagai Pustakawan Berprestasi, Pengelola Keuangan Berprestasi dan Tenaga Administrasi Akademik Berprestasi.

B. RUANG LINGKUP Menerima surat edaran dari Universitas sampai dengan mengirimkan nama-nama Tenaga Kependidikan Berprestasi tingkat Fakultas ke Universitas.

C. TANGGUNG JAWAB 1. Dekan FE UNP 2. Wakil Dekan II FE UNP 3. Kasubag. Perencanaan, Keuangan dan Kepegawaian FE UNP 4. Staf Kepegawaian FE UNP

D. DEFINISI ISTILAH

Tenaga Kependidikan berprestasi adalah Tenaga Kependidikan yang dalam 3 (tiga) tahun terakhir berkinerja baik dan memiliki prestasi yang membanggakan dalam bidangnya.

E. KETENTUAN UMUM

Pengusulan Tenaga Kependidikan Berprestasi mengacu pada Pedoman dan Instrumen

Pemilihan TENDIK Berprestasi.

F. ALUR


Jawab Deskripsi

1 Kasubag. PKK

Kasubag. PKK meneruskan surat edaran dari Universitas tentang seleksi penerimaan Tenaga Kependidikan Berprestasi dan persyaratannya sesuai disposisi Dekan

Kasubag. PKK menugaskan Staf Kepegawaian untuk membuat surat tentang seleksi Tenaga Kependidikan Berprestasi

2 Staf Kepegawaian

Staf Kepegawaian membuat surat ke masing-masing sub bagian untuk mengadakan seleksi terhadap tenaga kependidikan dibagiannya. Staf kepegawaian menyerahkan surat tentang seleksi Tenaga Kependidikan Berprestasi kepada Kasubag. PKK untuk diperiksa dan diparaf

3 Kasubag. PKK Kasubag. PKK memeriksa surat seleksi Tenaga Kependidikan Berprestasi kemudian memarafnya untuk diteruskan ke Kabag. TU

4 Kabag. TU Kabag. TU memeriksa surat seleksi Tenaga Kependidikan Berprestasi kemudian memarafnya untuk diteruskan ke Sekretaris Dekan

5 Sekretaris Dekan Sekretaris Dekan meneruskan surat seleksi Tenaga Kependidikan Berprestasi kepada Wakil Dekan II untuk diperiksa dan diparaf

6 Wakil Dekan II Wakil Dekan II memeriksa surat seleksi Tenaga Kependidikan Berprestasi yang bersangkutan kemudian memarafnya untuk diteruskan ke Dekan

7 Dekan Dekan memeriksa surat seleksi Tenaga Kependidikan Berprestasi kemudian menandatanganinya.

8 Sekretaris Dekan

Sekretaris Dekan mengambil surat seleksi Tenaga Kependidikan Berprestasi yang telah ditandatangani Dekan dan menyerahkan surat seleksi Dosen Berprestasi tersebut kembali kepada Staf kepegawaian

9 Sub. bagian

Masing-masing sub. bagian mengirimkan surat tentang penunjukan 1 orang Tenaga Kependidikan sebagai utusan yang mewakili sub. Bagian yang bersangkutan untuk diseleksi di tingkat Fakultas

10 Dekan Dekan membentuk Panitia Pemilihan Tenaga Kependidikan Berprestasi tingkat Fakultas

11 Panitia Pemilihan Dosen Berprestasi

Panitia Pemilihan Tenaga Kependidikan Berprestasi menerima usulan dan memeriksa berkas serta persyaratan yang harus dipenuhi oleh Tenaga Kependidikan berprestasi dari masing-masing sub bagian Panitia Pemilihan Tenaga Kependidikan Berprestasi melakukan penilaian terhadap berkas yang masuk dan mengirimkan hasilnya ke Dekan

12 Dekan

Dekan menetapkan Tenaga Kependidikan yang berprestasi untuk tingkat Fakultas Ekonomi UNP menugaskan Kasubag. PKK untuk membuatkan surat pengantarnya ke Rektorat

13 Kasubag. PKK Kasubag. PKK menugaskan Staf Kepegawaian untuk membuat surat pengantar Tenaga Kependidikan Berprestasi dari Fakultas Ekonomi UNP

14 Staf Kepegawaian

Staf Kepegawaian membuat surat pengatar Tenaga Kependidikan Berprestasi dari Fakultas Ekonomi UNP Staf Kepegawaian menyerahkan surat pengatar Tenaga Kependidikan Berprestasi ke Kasubag. PKK untuk diperiksa dan diparaf

Kasubag. PKK Kasubag. PKK memeriksa dan memaraf surat pengantar Tenaga Kependidikan Berprestasi untuk diteruskan ke Kabag. TU

Kabag. TU Kabag. TU memeriksa dan memaraf surat pengantar Tenaga Kependididkan Berprestasi untuk diteruskan ke Wakil Dekan II

Sekretaris Dekan Sekretaris Dekan mengambil surat pengantar Tenaga Kependidikan Berprestasi untuk diperiksa dan diparaf Wakil Dekan I untuk diteruskan ke Dekan

Dekan Dekan memeriksa dan menandatangani Surat Pengantar Tenaga Kependidikan Berprestasi

Sekretaris Dekan Sekretaris Dekan mengambil surat pengantar Tenaga Kependidikan Berprestasi untuk diserahkan ke bagian pengiriman surat

14 Staf bagian Umum

Staf bagian umum mengantarkan surat Tenaga Kependidikan Berprestasi tingkat Fakultas ke Rektorat


H. REFERENSI Panduan Pemilihan Tenaga Kependidikan Berprestasi dari Universitas Negeri Padang.

FLOWCHAT


PROSEDUR PENGUSULAN DOSEN BERPRESTASI


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari

PROSEDUR MUTU



S O P KEPEGAWAIAN

A. TUJUAN Melayani pengusulan dosen yang akan menerima penghargaan dari pemerintah karena telah dianggap berkinerja, melaksanakan tridharma perguruan tinggi dan hasilnya dapat dibanggakan serta sangat bermanfaat bagi kemajuan peningkatan kualitas akademik dan kelembagaan.

B. RUANG LINGKUP Menerima surat edaran dari Universitas sampai dengan mengirimkan nama-nama Dosen Berprestasi tingkat Fakultas ke Universitas.

C. TANGGUNG JAWAB 5. Dekan FE UNP 6. Wakil Dekan I FE UNP 7. Ketua Jurusan FE UNP 8. Kasubag. Perencanaan, Keuangan dan Kepegawaian FE UNP 9. Staf Kepegawaian FE UNP

D. DEFINISI ISTILAH

Dosen berprestasi adalah dosen yang dalam lima tahun terakhir memiliki prestasi yang sangat bermanfaat dan dapat dibanggakan Perguruan Tinggi, serta diakui pada skala nasional atau internasional.

E. KETENTUAN UMUM

Dosen yang bisa diproses untuk Pengusulan Dosen Berprestasi adalah; 3. Dosen tetap Perguruan Tinggi yang berstatus PNS. 4. Dosen yang memiliki kualifikasi akademik sekurang-kurangnya magister atau setara tanpa

dibatasi usia, kepangkatan dan golongan, jabatan pimpinan Perguruan Tinggi, dan jabatan fungsional akademik

5. Dosen yang pernah menjadi Pemenang Pertama pada tingkat Perguruan Tinggi/Kopertis dalam periode 3 (tiga) tahun sebelumnya tidak dapat diusulkan kembali.

6. Dosen yang memiliki Karya Prestasi Unggul dalam bidang Pendidikan dan Pembelajaran, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

F. ALUR


Jawab Deskripsi

1 Kasubag. PKK

Kasubag. PKK meneruskan surat edaran dari Universitas tentang seleksi penerimaan Dosen Berprestasi dan persyaratannya sesuai disposisi Dekan

Kasubag. PKK menugaskan Staf Kepegawaian untuk membuat surat tentang seleksi Dosen Berprestasi

2 Staf Kepegawaian

Staf Kepegawaian membuat surat ke Jurusan/Prodi untuk mengadakan seleksi di tingkat Jurusan/Prodi.

Staf kepegawaian menyerahkan surat tentang seleksi Dosen Berprestasi kepada Kasubag. PKK untuk diperiksa dan diparaf

3 Kasubag. PKK Kasubag. PKK memeriksa surat seleksi Dosen Berprestasi kemudian memarafnya untuk diteruskan ke Kabag. TU

4 Kabag. TU Kabag. TU memeriksa surat seleksi Dosen berprestasi kemudian memarafnya untuk diteruskan ke Sekretaris Dekan

5 Sekretaris Dekan

Sekretaris Dekan meneruskan surat seleksi Dosen Berprestasi kepada Wakil Dekan II untuk diperiksa dan diparaf

6 Wakil Dekan II Wakil Dekan II memeriksa surat seleksi Dosen Berprestasi yang bersangkutan kemudian memarafnya untuk diteruskan ke Dekan

7 Dekan

Dekan memeriksa surat seleksi Dosen Berprestasi kemudian menandatanganinya.

8 Sekretaris Dekan

Sekretaris Dekan mengambil surat seleksi Dosen Berprestasi yang telah ditandatangani Dekan dan menyerahkan surat seleksi Dosen Berprestasi tersebut kembali kepada Staf kepegawaian

9 Jurusan/Prodi

Jurusan/Prodi mengirimkan surat tentang penunjukan 1 orang Dosen sebagai utusan yang mewakili Jurusan/Prodi yang bersangkutan untuk diseleksi di tingkat Fakultas

10 Dekan

Dekan membentuk Panitia Pemilihan Dosen Berprestasi tingkat Fakultas

11 Panitia Pemilihan Dosen Berprestasi

Panitia Pemilihan Dosen Berprestasi menerima usulan dan memeriksa berkas serta persyaratan yang harus dipenuhi oleh Dosen berprestasi dari Jurusan/Prodi Panitia Pemilihan Dosen Berprestasi melakukan penilaian terhadap berkas yang masuk dan mengirimkan hasilnya ke Dekan

12 Dekan

Dekan menetapkan Dosen yang berprestasi untuk tingkat Fakultas Ekonomi UNP menugaskan Kasubag. PKK untuk membuatkan surat pengantarnya ke Rektorat

13 Kasubag. PKK Kasubag. PKK menugaskan Staf Kepegawaian untuk membuat surat pengantar Dosen Berprestasi dari Fakultas Ekonomi UNP

14 Staf Kepegawaian

Staf Kepegawaian membuat surat pengatar Dosen Berprestasi dari Fakultas Ekonomi UNP

Staf Kepegawaian menyerahkan surat pengatar Dosen Berprestasi ke Kasubag. PKK untuk diperiksa dan diparaf

Kasubag. PKK

Kasubag. PKK memeriksa dan memaraf surat pengantar Dosen Berprestasi untuk diteruskan ke Kabag. TU

Kabag. TU

Kabag. TU memeriksa dan memaraf surat pengantar Dosen Berprestasi untuk diteruskan ke Wakil Dekan I

Sekretaris Dekan

Sekretaris Dekan mengambil surat pengantar Dosen Berprestasi untuk diperiksa dan diparaf Wakil Dekan I untuk diteruskan ke Dekan

Dekan Dekan memeriksa dan menandatangani Surat Pengantar Dosen Berprestasi

Sekretaris Dekan

Sekretaris Dekan mengambil surat pengantar Dosen Berprestasi untuk diserahkan ke bagian pengiriman surat

14

Staf bagian Umum

Staf bagian umum mengantarkan surat Dosen Berprestasi tingkat Fakultas ke Rektorat


H. REFERENSI Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil (PNS).

FLOWCHAT


PROSEDUR PEMBAYARAN KEKURANGAN GAJI


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 1

PROSEDUR MUTU



S O P KEUANGAN

A. TUJUAN Pembayaran Kekurangan Gaji PNS

B. RUANG LINGKUP

Mengumpulkan, mengolah, membuat amprah, pengurusan legalisasi sampai dengan mengarsipkan dokumen – dokumen kekurangan gaji

C. DEFINISI

Memproses permintaan pembayaran kekurangan gaji PNS selingkungan FE UNP


SK Naik Pangkat, SK Fungsinal

E. URAIAN PROSEDUR

1. Mengumpulkan berkas-berkas perubahan gaji dari bagian kepegawaian (SK naik Pangkat, SK

Fungsional)

2. Membuat Amprah permintaan kekurangan gaji PNS beserta kelengkapannya (SSP dan SPTJM)

3. Pengurusan Legalisasi amprah pembayaran kekurangan gaji ke kasubag. Keuangan, Wakil dekan II

dan Pejabat Pembuat Komitmen

4. Peyusunan amprah dan berkas-berkas pembayaran kekurangan gaji untuk di lanjutkan ke tingkat

Universitas

5. Mengarsipkan amprah dan berkas pembayaran kekurangan gaji PNS

FLOWCHAT

Start Kasubag WD II

PPK

arsip

End


PROSEDUR PEMBAYARAN TUNJANGAN KINERJA


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 1

PROSEDUR MUTU



S O P KEUANGAN

A. TUJUAN Pembayaran Tunjangan Kinerja Tenaga Kependidikan

B. RUANG LINGKUP

Menyiapkan absensi Tenaga Kependidikan, Mengumpulkan SKP, Membuat daftar potongan, membuat amprah, pengurusan legalisasi sampai dengan mengarsipkan dokumen – dokumen Tunjangan Kinerja

C. DEFINISI

Memproses permintaan pembayaran Tunjangan Kinerja Tenaga Kependidikan FE UNP


Absensi elektronik PNS, SKP

E. URAIAN PROSEDUR

1. Menerima surat dari bagian kepegawaian UNP terkait perintah pembayaran Tunjangan Kinerja

2. Memprint out dan memeriksa daftar hadir tenaga kependidikan FE UNP

3. Menerima dan memeriksa kelengkapan SKP masing-masing peagawai

4. Membuat rekap kehadiran dan kedisiplinan PNS (terlambat, izin, sakit, alfa , cuti dan cepat pulang)

5. Membuat daftar potongan pembayaran tunjangan kinerja pegawai berdasarkan kedisplinan

6. Membuat Amprah permintaan pembayaran tunjangan kinerja pegawai

7. Pengurusan Legalisasi amprah pembayaran Tunjangan Kinerja Pegawai ke kasubag. Keuangan, Wakil

dekan II dan Pejabat Pembuat Komitmen

8. Peyusunan amprah dan berkas-berkas pembayaran Tunjangan Kinerja untuk di lanjutkan ke tingkat

Universitas

9. Mengarsipkan amprah dan berkas pembayaran tunjangan kinerja pegawai


PROSEDUR IZIN OBSERVASI


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 1

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK

A. TUJUAN Melayani mahasiswa yang membutuhkan Surat Observasi yang dibutuhkan mahasiswa

B. RUANG LINGKUP

Menerima formulir isian dari mahasiswa sampai dengan menyerahkan surat observasi dan penelitian kepada mahasiswa yang membutuhkan

C. DEFINISI

Surat yang menjelaskan legalitas untuk melakukan observasi/penelitian


Proposal penelitian

E. URAIAN PROSEDUR

1. Mahasiswa meminta formulir permohonan di counter Fakultas, dan mengisinya secara lengkap dan jelas.

2. Mahasiwa meminta persetujaun Ketua Program Studi dan menyerahkan kembali kepada petugas counter.

3. Petugas counter memeriksa kelengkapan bahan termasuk isian data pada formulir dan menyerahkan pada Agendaris untuk diberi nomor surat. Berkas yang tidak lengkap dikembalikan oleh petugas counter kepada mahasiswa untuk dilengkapi.

4. Agendaris memberi nomor surat dan menyerahkan berkas surat kepada Petugas Akademik untuk diproses pembuatan/pengetikannya.

5. Petugas Akademik memeriksa kebenaran hasil pengetikan, selanjutnya meminta paraf Kasubag Pendidikan/Kabag TU dan meneruskan surat tersebut kepada WD I untuk ditandatangani.

6. Petugas Akademik mengambil surat yang telah ditandatangani dari ruang WD I, dan menyerahkan surat tersebut kepada petugas counter.

7. Petugas counter membubuhi stempel, mengamplop surat dan menyerahkan kepada mahasiswa. 8. Petugas Akademik mengarsipkan pertinggal surat sekaligus dengan berkas permohonan

mahasiswa.


PROSEDUR LEGALIRIS IJAZAH


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 12

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK

A. TUJUAN Mendapatkan Keabsahan Ijazah

B. RUANG LINGKUP

Mulai Dari Penyerahan Fotocopy Ijazah Untuk Dilegalisir sampai diserahkannya ijazah yang sudah disahkan oleh Dekan

C. DEFINISI

Keabsahan Ijazah Mahasiswa


Ijazah Asli/Foto Copy Ijazah yang telah dilegalisir sebelumnya

E. URAIAN PROSEDUR

1. Alumni menyerahkan fotocopy ijazah kepada petugas pelayanan legalisir di Subbag Pendidikan dengan melampirkan Ijazah asli atau foto copy Ijazah yang sudah pernah dilegalisir.

2. Petugas pelayanan memeriksa keabsahan fotocopy ijazah dengan mempedomani aslinya, mencap nama pejabat pada lembaran fotocopy, meminta paraf Kasubag Pendidikan/Kabag TU dan menyerahkan kepada WD I untuk ditandatangani.

3. WD I menandatangani fotocopy ijazah. 4. Petugas pelayanan Subbag Pendidikan mengambil kembali dari ruang WD I, dan menyerahkan

kepada petugas Counter. 5. Petugas Counter membubuhi stempel Fakultas, dan menyerahkan asli dan fotocopy yang telah

dilegalisir kepada alumni. 6. Petugas pelayanan mengarsipkan tanda terima buku/bukti pembayaran, dan membuat

rekapitulasi setiap akhir bulan. 7. Petugas pelayanan membuat laporan kepada Kasubag Pendidikan sekali enam bulan.


PROSEDUR MAGANG


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 12

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK

A. TUJUAN Melayani mahasiswa yang membutuhkan Surat Izin PL Non kependidikan/Magang Keahlian

B. RUANG LINGKUP

Menerima formulir isian dari mahasiswa sampai dengan menyerahkan surat izin PL non kependidikan kepada mahasiswa yang membutuhkan

C. DEFINISI

Surat yang menjelaskan legalitas untuk melakukan PL /magang


E. URAIAN PROSEDUR

1. Mahasiswa mencari dan menentukan sendiri instansi tempat pelaksanaan magang dan mendaftarkannya pada Sekretariat pengelola Magang.

2. Mahasiswa meminta formulir yang telah disediakan Pengelola magang dan mengisinya secara lengkap dan jelas.

3. Mahasiswa meminta persetujaun Ketua program Studi dan pengelola magang serta menyerahkan kembali kepada petugas counter untuk diproses.

4. Petugas Akademik memeriksa kelengkapan bahan termasuk isian data pada formulir, dan menyerahkan pada Agendaris untuk diberi nomor surat. Berkas yang tidak lengkap dikembalikan oleh petugas counter kepada mahasiswa untuk dilengkapi.

5. Agendaris memberi nomor surat dan menyerahkan berkas surat kepada Petugas Akademik untuk diproses pembuatan/pengetikannya.

6. Petugas Akademik memeriksa kebenaran hasil pengetikan dan meminta paraf Kasubag Pendidikan / Kabag TU, dan menyampaikan kepada WD I untuk ditandatangani.

7. WD I menandatangani Surat izin PL Non Kependidikan. 8. Petugas Akademik mengambil surat yang telah ditandatangani dari ruang WD I dan menyerahkan surat

tersebut kepada petugas counter. 9. Petugas counter membubuhi stempel, mengamplop dan menyerahkan kepada mahasiswa.

10. Petugas Akademik mengarsipkan pertinggal surat sekaligus dengan berkas permohonan mahasiswa


PROSEDUR MONEV PERKULIAHAN


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari 12

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK

A. TUJUAN

1. Melakukan kegiatan pemantauan dan evaluasi secara periodik dalam rangka menjaga dan meningkatkan mutu proses pembelajaran.

2. Melaporkan hasil program pembelajaran secara periodik sebagai sumber data dan informasi dalam pengambilan keputusan perbaikan dan pengembangan mutu pembelajaran

B. RUANG LINGKUP

Monev pembelajaran meliputi perkuliahan, ujian tengah semester, ujian akhir semester, pembimbingan mahasiswa, penulisan tugas akhir (skripsi, tesis, disertasi), dan ujian komprehensif

C. DEFINISI Monev pembelajaran merupakan kegiatan untuk memonitor dan mengevaluasi pemebelajaran dalam rangka memastikan kesesuaian dengan standar




E. URAIAN PROSEDUR 1. GPMI & UPMI menginformasikan monev pembelajaran yang dilaksanakan pada awal

perkuliahan dan akhir perkuliahan. 2. GPMI & UPMI melakukan koordinasi pelaksanaan monitoring dengan Wakil Dekan 1 (WD 1). 3. WD1 membuat surat edaran kegiatan monitoring dan evaluasi ke Kabag TU. 4. Kabag TU membuat surat tugas Monev Pembelajaran untuk tim GPMI/UPMI

5. GPMI/UPMI melakukan koordinasi dan monitoring kegiatan perkuliahan dengan meminta dokumen pada admin.

6. GPMI/UPMI dan melaporkan hasil monev ke WD1. 7. WD1 menerima laporan monev.

Diagram Alir: Monev Pembelajaran

No. Aktivitas GPMI/UPMI WD1 Kabag TU Admin

1 Mulai

2 Menginformasikan monev

3 Membuat surat edaran kegiatan Monev

4 Membuat surat tugas Monev

5 Menyiapkan dokumen

6 Melaksanakan Monev

7 Melaporkan hasil Monev

8 Menerima laporan monev

9 Selesai


PROSEDUR PENGEMBANGAN KURIKULUM


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK

Standard Operating Procedures: Pengembangan Kurikulum

A. Pihak-Pihak Yang Terlibat :

1. Dosen

2. KoordinatorPelaksana

3. Pihakeksternal / user

4. Pimpinan Program Studi (Prodi)

5. Dekan

B. RangkaianKegiatan :

1. Pimpinan prodi mengadakan rapat dosen prodi.

2. Prodi mengumpulkan informasi dari pihak eksternal

3. Prodi menunjuk koordinator untuk membuat rancangan kurikulum

4. Prodi mendiskusikan rancangan kurikulum yang telah dibuat panitia

bersama seluruh dosen prodi

5. Prodi merevisi hasil rancangan sesuai dengan masukan rapat

6. Prodi melaporkan pengembangan kurikulum ke pimpinan fakultas

C. Flowchart :

No Uraian KetuaJurusan/ Koordinator

Program STudi

Dosen User Panitia Dekan

1 Mulai

2 Ketua Jurusan/ Koordinator Program Studi mengadakan rapat dosen prodi tentang kondisi kurikulum yang sedang berlangsung

3 Ketua Jurusan/ Koordinator Program Studi mengumpulkan informasi dari pihak eksternal

4 Ketua Jurusan/ Koordinator Program Studi mendiskusikan rancangan kurikulum yang telah dibuat panitia bersama seluruh dosen prodi

5

Ketua Jurusan/ Koordinator Program Studi merevisi hasil rancangan sesuai dengan masukan rapat

6 Ketua Jurusan/ Koordinator Program Studi melaporkan pengembangan kurikulum ke pimpinan fakultas

7 Selesai

Mulai

1

1 1

1

selesai


PROSEDUR PENDAFTARAN WISUDA


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK

A. TUJUAN Menyelenggarakan Pelaksanaan Penyerahan Ijazah bagi Wisudawan/ti pada tingkat fakultas

B. RUANG LINGKUP Menerima Pendaftaran dan Melaksanakan Upacara Penyerahan Ijazah/Wisuda Mahasiswa pada tingkat fakultas

C. DEFINISI

Prosesi kelulusan mahasiswa yang telah memenuhi persyaratan akademik dengan diberi bukti kelulusan berupa ijazah


1. LHS 2. Buku Pendaftaran Wisuda

E. URAIAN PROSEDUR

1. Fakultas membentuk kepanitiaan yang terdiri dari elemen dosen/staf pengajar, staf administrasi, dan lembaga kemahasiswaan

2. Panitian yang terbentuk melakukan berbagai pertemuan dalam rangka mempersiapkan pelaksanaan wisuda.

3. Panitia membuka pelayanan pendaftaran peserta penyerahan Ijazah/wisuda dan berbagai penyelesaian masalah administrasi pelaksanaan wisuda

4. Panitia mengkoordinasikan pelaksanaan penyerahan Ijazah/wisuda tingkat fakultas untuk tidak bentrok dengan pelaksanaan wisuda tingkat universitas

5. Panitia menyelenggarakan pelaksanaan penyerahan Ijazah/wisuda tingkat fakultas 6. Panitia melaporkan hasil pelaksanaan penyerahan Ijazah/wisuda kepada pimpinan fakultas dan

melaksanakan pembubaran kepanitiaan untuk periode bersangkutan




Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK

A. TUJUAN

Menjamin terselenggaranya kegiatan Evaluasi Kinerja Dosen dalam proses belajar mengajar di Fakultas Ekonomi UNP

B. RUANG LINGKUP

Penilaian mahasiswa pada proses belajar mengajar di kelas untuk menganalisis kompetensi pedagogik, kompetensi kepribadian, dan kompetensi sosial

C. DEFINISI

Evaluasi Kinerja Dosen adalah kegiatan yang mengkaji kinerja dosen selama melaksanakan proses belajar mengajar.


1. Pedoman akademik UNP 2. Peraturan akademik UNP

E. URAIAN PROSEDUR

1. Mahasiswa FE UNP melakukan penilaian terhadap kinerja dosen di WEB saat mengambil LHS 2. GPMI berkoordinasi dengan UPMI untuk meminta admin masing-masing prodi mengambil data

evaluasi kinerja dosen oleh mahasiswa di Portal UNP 3. GPMI dan UPMI mengolah dan menganalisis data evaluasi . 4. Hasil analisis evaluasi kinerja dosen dilaporkan kepada WD1 5. WD1 menyampaikan hasil evaluasi kinerja dosen pada rapat evaluasi perkuliahan


PROSEDUR PENYUSUNAN FORMASI DOSEN DAN PEGAWAI


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK

A. TUJUAN

Melakukan analisis kebutuhan dalam penyusunan formasi pegawai negeri sipil agar

satuan organisasi Negara mempunyai jumlah Rasio Dosen dan Pegawai sebanding

dengan jumlah mahasiswa sehingga didapatkan dan mutu/kualitas Dosen dan Pegawai

yang memadai sesuai dengan beban kerja dan tanggungjawab pada masing-masing

satuan organisasi.

B. RUANG LINGKUP

Formasi Dosen dan Pegawai disusun berdasarkan analisis kebutuhan penyediaan

pegawai sesuai dengan jabatan yang tersedia dengan memperhatikan informasi jabatan

yang disusun setiap tahun anggaran. Pejabat Pembina Kepegawaian menyusun formasi

masing-masing satuan organisasi Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah selambat-

lambatnya akhir bulan Januari setiap tahun anggaran. Analisis Kebutuhan dilakukan

berdasarkan analisis terhadap :

1. Jenis Pekerjaan

2. Sifat Pekerjaan

3. Beban kerja dan perkiraan kapasitas seorang PNS

4. Pinsip pelaksanaan pekerjaan

5. Peralatan yang tersedia

C. TANGGUNG JAWAB

1. Dekan FE UNP

2. Wakil Dekan I dan II FE UNP

3. Kabag. TU FE UNP

4. Kasubag. PKK FE UNP

5. Staf kepegawaian FE UNP

D. DEFINISI ISTILAH

Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan

dalam suatu organisai negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam

jangka waktu tertentu

E. KETENTUAN UMUM

F. ALUR

1. Kasubag. PKK menerima surat disposisi dekan tentang kebutuhan formasi Dosen

dan Pegawai pada setiap awal tahun.

2. Staf kepegawaian membuat surat permintaan kebutuhan Dosen kepada

Jurusan/Program Studi

3. Staf kepegawaian menyerahkan surat permintaan kebutuhan Dosen kepada

Kasubag. PKK untuk diperiksa dan diparaf

4. Staf kepegawaian memeriksa dan memaraf surat permintaan kebutuhan Dosen

untuk diteruskan ke Kabag. TU

5. Kabag. TU memeriksa dan memaraf surat permintaan kebutuhan Dosen untuk

diteruskan ke Wakil Dekan I

6. Sekretaris Dekan mengambil surat permintaan kebutuhan Dosen untuk diperiksa

dan diparaf oleh Wakil Dekan I

7. Wakil Dekan I memeriksa dan memaraf surat permintaan kebutuhan Dosen.

8. Sekretaris Dekan mengambil surat permintaan kebutuhan Dosen untuk

ditandatangani Dekan

9. Dekan memeriksa dan menandatangani surat permintaan kebutuhan Dosen.

10. Sekretaris Dekan mengambil surat permintaan kebutuhan Dosen dan

meneruskan kembali kepada Staf kepegawaian

11. Staf Kepegawaian menstempel dan mengirimkan surat permintaan kebutuhan

Dosen ke Jurusan/Prodi

12. Jurusan/Prodi membuat analisa kebutuhan Dosen di Jurusan/Prodi dan

membuat surat usulan Formasi Dosen Jurusan/Prodi.

13. Staf Kepegawaian menerima surat Daftar Kebutuhan Dosen dari Jurusan/Prodi

14. Wakil Dekan II, Kabag. TU dan Kasubag. PKK duduk bersama menyusun analisa

kebutuhan Pegawai di masing-masing subbagian.

15. Staf Kepegawaian membuatkan rekap formasi kebutuhan Pegawai masing-

masing subbagian.

16. Staf Kepegawaian menggabungkan rekap formasi kebutuhan Pegawai dan Dosen.

17. Staf Kepegawaian membuatkan surat pengantar Formasi Kebutuhan Pegawai FE

UNP untuk dikirimkan ke Universitas.

18. Staf Kepegawaian menyerahkan surat pengantar Formasi Kebutuhan Pegawai FE

UNP kepada Kasubag. PKK untuk diperiksa dan diparaf.

19. Kasubag. PKK memeriksa dan memaraf surat pengantar Formasi Kebutuhan

Pegawai FE UNP untuk diteruskan kepada Kabag. TU

20. Kabag. TU memeriksa dan memaraf surat pengantar Formasi Kebutuhan Pegawai

FE UNP untuk diteruskan ke Wakil Dekan II

21. Sekretaris Dekan mengambil surat pengantar Formasi Kebutuhan Pegawai FE

UNP untuk diperiksa dan diparaf oleh Wakil Dekan II

22. Wakil Dekan II memeriksa dan memaraf surat pengantar Formasi Kebutuhan

Pegawai FE UNP


UNP untuk diterukan ke Dekan

24. Dekan memeriksa dan menandatangani surat pengantar Formasi Kebutuhan

Pegawai FE UNP


UNP untuk dikembalikan kepada Staf Kepegawaian.

26. Staf kepegawaian menstempel surat pengantar Formasi Kebutuhan Pegawai FE

UNP dan mengirimkan surat tersebut ke Universitas.

27. Staf kepegawaian mengarsipkan copy surat pengantar Formasi Kebutuhan

Pegawai FE UNP.


H. REFERENSI

Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 Jo Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil, pasal 4 ayat (1) dan (2).


PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN KEMAJUAN TUGAS BELAJAR DOSEN DAN

PEGAWAI


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari

PROSEDUR MUTU



S O P KEPEGAWAIAN

A. TUJUAN Menyurati Dosen dan Pegawai yang sedang melaksanakan tugas belajar untuk mengirimkan laporan perkembangan studi setiap semesternya demi tertib administrasi di Fakultas Ekonomi UNP.

B. RUANG LINGKUP

Mulai dari mengirimkan surat permintaan laporan kemajuan tugas belajar dan perpanjangan masa tugas belajar Dosen dan Pegawai yang bersangkutan sampai dengan membuat laporan setiap tahunnya.

C. TANGGUNG JAWAB

10. Dekan FE UNP 11. Wakil Dekan I FE UNP 12. Kabag. TU FE UNP 13. Kasubag. Perencanaan, Keuangan dan Kepegawaian FE UNP 14. Staf Kepegawaian FE UNP

D. DEFINISI ISTILAH

Tugas belajar adalah penugasan yang diberikan oleh pejabat yang berwenang kepada PNS untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi atau yang setara baik di dalam maupun di luar negeri bukan atas biaya sendiri dengan meninggalkan tugas sehari-hari sebagai PNS.

E. KETENTUAN UMUM F. Setiap PNS yang melaksanakan tugas belajar wajib membuat laporan kepada

pimpinan instansi pemberi tugas belajar atau izin belajar ola ole

G. H. I. J. K. L. M. N. O. ubbag praktikum. F. ALUR

1. Staf kepegawaian membuat surat permintaan pengiriman laporan kemajuan tugas belajar dan perpanjangan masa tugas belajar Dosen dan Pegawai setiap awal semester.

2. Staf kepegawaian menyerahkan surat permintaan pengiriman laporan kemajuan tugas belajar dan perpanjangan masa tugas belajar Dosen dan Pegawai kepada Kasubag. PKK untuk diperiksa dan diparaf.

3. Kasubag. PKK memeriksa dan memaraf surat permintaan pengiriman laporan kemajuan tugas belajar dan perpanjangan masa tugas belajar Dosen dan Pegawai untuk diteruskan ke Kabag. TU

4. Kabag. TU memeriksa dan memaraf surat permintaan pengiriman laporan kemajuan tugas belajar dan perpanjangan masa tugas belajar Dosen dan Pegawai untuk diteruskan ke Wakil Dekan I/II.

5. Sekretaris Dekan mengambil surat permintaan pengiriman laporan kemajuan tugas belajar dan perpanjangan masa tugas belajar Dosen dan Pegawai untuk diperiksa dan diparaf Wakil Dekan I/II.

6. Wakil Dekan I/II memeriksa dan memaraf surat permintaan pengiriman laporan kemajuan tugas belajar dan perpanjangan masa tugas belajar Dosen dan Pegawai untuk diteruskan ke Dekan

7. Sekretaris Dekan mengambil surat permintaan pengiriman laporan kemajuan tugas belajar dan perpanjangan masa tugas belajar Dosen dan Pegawai untuk ditandatangani Dekan

8. Dekan memeriksa dan menandatangani surat permintaan pengiriman laporan kemajuan tugas belajar dan perpanjangan masa tugas belajar Dosen dan Pegawai.

9. Sekretaris Dekan mengambil surat permintaan pengiriman laporan kemajuan tugas belajar dan perpanjangan masa tugas belajar Dosen dan Pegawai untuk diserahkan kembali ke Staf kepegawaian untuk diproses selanjutnya.

10. Staf kepegawaian menstempel surat dan mengirimkan surat kepada Dosen atau Pegawai yang bersangkutan.

11. Staf kepegawaian mengarsipkan copy surat permintaan pengiriman laporan kemajuan tugas belajar dan perpanjangan masa tugas belajar Dosen dan Pegawai.

12. Staf kepegawaian menerima laporan kemajuan tugas belajar dari Dosen/Pegawai per semester.

13. Staf kepegawaian merekap laporan kemajuan tugas belajar dari Dosen/Pegawai dan membuatkan rekap laporan kemajuan tugas belajar Dosen/Pegawai per semester dan laporan akhir tahun.


-

H. REFERENSI

Surat Edaran Menpan No. 4 Tahun 2013 tentang Pemberian Tugas Belajar dan Izin Belajar


PROSEDUR PENDISTRIBUSIAN ATK


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari

PROSEDUR MUTU



S O P UMUM DAN

BMN

A. TUJUAN

Memenuhi permintaan Alat Tulis Kantor (ATK) Jurusan/ Unit kerja dilingkungan Fakultas

ekonomi

B. RUANG LINGKUP

Pembuatan daftar permintaan sampai penyerahan barang ATK kepada Jurusan/ Unit

C. TANGGUNG JAWAB

JURUSAN/UNIT Membuat daftar daftar permintaan pengeluaran barang yang diserahkan kepada pengelola barang persediaan

PENGELOLA BARANG PERSEDIAAN Memverifikasi daftar dengan ketersediaan stok gudang dan mengeluarkan bon ( tanda terima pengeluaran barang ) untuk divalidasi Kasubag Umum dan BMN

KASUBAG UMUM DAN BMN Memfalidasi bon dan menyerahkannnya kepada petugas gudang

PETUGAS GUDANG

- Mengeluarkan barang dari gudang, mencatat pada kartu kendali barang dan buku

pengeluaran barang

- Menyerahkan barang pada Jurusan/Unit bagian yang meminta dan menyerahkan

bon pada pengelola barang persediaan

PENGELOLA BARANG PERSEDIAAN

Mengentri data bon pada program aplikasi persediaan dan mengarsipkan bon

D. DEFINISI ISTILAH

E. KETENTUAN UMUM

F. LAMPIRAN-LAMPIRAN

G. REFERENSI

H. ALUR

star

Jur/unit

Admin

2

pengelola

N

1

Pengelola

petugas

pengelola pengelola pengelola pengelola

2 2

1 N

End


PROSEDUR PEMINJAMAN AULA


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari

PROSEDUR MUTU



S O P UMUN DAN

BMN

A. TUJUAN

Memberikan pelayanan terhadap kegiatan unit yang menggunakan fasilitas Fakultas

B. RUANG LINGKUP

Mulai dari menerima permohonan sampai dengan pemberian izin penggunaan

C. TANGGUNG JAWAB

JURUSAN/UNIT ( pemohon ) Membuat surat pengajuan peminjaman yang ditujukan ke Wakil Dekan II, dengan diketahui/disetujui oleh ketua jurusan/pembina yang bersangkutan

WAKIL DEKAN II

Memberi disposisi ke Kabag TU untuk menindaklanjutinya, dengan catatan mematuhi segala prosedur yang berlaku ( menjaga kebersihan dan ketertiban )

KABAG TU

Memberi disposisi ke kasubag Umum dan BMN untuk memfalitasi kegiatan dimaksud

KASUBAG UMUM DAN BMN

Menugaskan staf untuk mencatat di papan daftar pemakaian aula setelah surat

disetujui oleh Wakil Dekan II

PENGELOLA AULA

Memploting ruang dengan terlebih dahulu memberitahu sipengguna (panitia/peserta)

untuk tidak memasang spanduk disembarang tempat tanpa koordinasi dengan pihak

pengelola

D. DEFINISI ISTILAH

E. KETENTUAN UMUM

F. LAMPIRAN-LAMPIRAN

G. REFERINSI

H. ALUR

Start

Jurusan/Unit

ADM

Disposisi BMN

ADM ADM

Disposisi WD II Disposisi

Kabag

2 1

Disposisi Kasubag

ADM

1

2 3 3

ADM

End

D

Disposisi Kasubag Disposisi

Kasubag Disposisi Kasubag


PROSEDUR PENGADAAN ATK


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari

PROSEDUR MUTU



S O P UMUM DAN

BMN

A. TUJUAN

Memenuhi permintaan Alat Tulis Kantor (ATK) ke Prodi/ Jurusan/ Unit kerja

dilingkungan Fakultas Ekonomi UNP.

B. RUANG LINGKUP

Melampirkan daftar kebutuhan ATK permintaan pengadaan barang untuk kebutuhan

satu tahun.

C. TANGGUNG JAWAB

PRODI/JURUSAN/UNIT Mengajukan permintaan pengadaan ATK untuk kebutuhan satu tahun ke Dekan FE

DEKAN Memberi disposisi pada Wadek II untuk diproses/tidak

WAKIL DEKAN II Memberi disposisi ke Kabag TU untuk menindak lanjutinya

KABAG TU Memberi disposisi ke kasubag Umum dan BMN untuk membuat daftar kebutuhan ATK

untuk satu tahun

KASUBAG UMUM DAN BMN

Menugaskan pengelola barang persediaan untuk merekap daftar kebutuhan ATK

dari semua jurusan/unit untuk diperiksa ketersediaannya dengan stok gudang.

PENGELOLA BARANG PERSEDIAAN

Pengelola barang persedian merekap daftar kebutuhan ATK dari semua

Jurusan/ Unit untuk diperiksa ketersediaanya dengan stok gudang dan membuat

daftar usulan mengadaan barang ATK yang kurang dari ketersediaan gudang

untuk diverifikasi kasubag Umum dan BMN dan disetujui WD II kemudian

diserahkan kepada pejabat pengadaan

PEJABAT PENGADAAN

Pejabat pengadaan mengundang rekanan untuk mengajukan harga penawaran

dari daftar pengadaan ATK , membuat berita acara hasil pengadaan langsung

(BAHPL), menetapkan penyedia (rekanan) dan mengumumkan penyedi.

Pejabat Pengadaan menyerahkan BAHPL kepada Pejabat Pembuat Komitmen

(PPK) dan meminta PPK membuat Surat Keputusan (SK) dan menerbitkan Surat

Perintah Kerja (SPK)

PPK

PPK menerbitkan SPK dan SK penerima dan pemeriksa barang

Penyedia (Rekanan)

Rekanan yang ditunjuk mendatangkan barang sesuai dengan SPK untuk

diterima dan diperiksa oleh tim penerima dan pemeriksa barang yang telah di SK

kan PPK

TIM PEMERIKSA

Tim penerima dan pemeriksa barang menerima dan mencocokkan barang

dengan SPK dan membuat berita acara penerimaan barang danTim pemeriksa

menyerahkan barang pada pegelola barang dan menyerahkan berkas kotrak dan

Berita Acara Penerimaan kepada bagian keuangan

D. DEFINISI ISTILAH

E. KETENTUAN UMUM

F. ALUR

Start

Jur/Unit

adm

Daftar ATK

Disposisi Dekan

adm

Disposisi WD II

adm

Disposisi Kabag

adm

Rekap ATK

adm

Data ATK

1

1

Daftar pengadaan

ATK

2

Data ATK

D

adm

Daftar brg ATK

3

3

4

Kontrak

adm

4

5

Kontrak

End

adm

2

Barang

N

5

Daftar pengadaan

ATK

Daftar pengadaan

ATK

adm


PROSEDUR PRATIKUM LABORATORIUM AKUNTANSI


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK

A. TUJUAN

Perkuliahan di laboratorium Akuntansi bertujuan memperdalam pemahaman mahasiswa tentang

materi dasar pada sebagian besar mata kuliah bidang akuntansi yang mendukung perkuliahan

pada Jurusan Akuntansi, Manajemen, Ilmu Ekonomi, dan Pendidikan Ekonomi FE UNP.

B. RUANG LINGKUP

SOP ini terdiri dari SOP pendaftaran, pelaksanaan pembelajaran dan evaluasi pembelajaran

perkuliahan matrikulasi. SOP ini berlaku di Program Sarjana Akuntansi, Manajemen, Ilmu

Ekonomi dan Pendidikan Ekonomi FE UNP. SOP ini diberlakukan bagi semua mahasiswa FE

dan dilaksanakan selama perkuliahan regular berlangsung.

C. TANGGUNG JAWAB

Unit yang terlibat dalam kegiatan ini adalah:

1. Mahasiswa yang bersangkutan.

2. Asisten Laboratorium Akuntansi

3. Dosen mata kuliah yang bersangkutan.

4. Bagian akademik program Sarjana FE UNP.

5. Ketua Jurusan / Koordinator Program Studi selingkungan FE UNP.

6. Dekan FE UNP

D. DEFINISI ISTILAH

Perkuliahan di Laboratorium Akuntansi adalah suatu kegiatan perkuliahan pendukung untuk

memperdalam pemahaman mahasiswa dalam mata kuliah Akuntansi yang diikuti di Program

Sarjana FE UNP.

E. KETENTUAN UMUM

Persyaratan mahasiswa yang mengikuti perkuliahan di Laboratorium Akuntansi adalah

mahasiswa FE UNP yang telah terdaftar pada semester yang bersangkutan.

F. ALUR

Prosedur perkuliahan pada Laboratorium Akuntansi FE UNP dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Ketua Jurusan/Koordinator Program Studi mengatur jadwal perkuliahan mata kuliah

Akuntansi dengan sesi Praktikum di Laboratorium Akuntansi dan ruang kuliah yang akan

digunakan untuk sesi Praktikum.

2. Pengelola Laboratorium Akuntansi merekrut Asisten Laboratorium Akuntansi untuk

membantu pelaksanaan kuliah Praktikum dan mengatur jadwal Asisten Lab untuk setiap

kuliah Praktikum Akuntansi.

3. Di awal jadwal perkuliahan, seorang mahasiswa sebagai perwakilan kelas mengurus

pengambilan daftar hadir, kunci ruang kelas, proyektor dan remote AC ke petugas absensi FE

yang nantinya dikembalikan kembali setelah perkuliahan sesi Praktikum selesai.

4. Asisten Laboratorium Akuntansi mengambil modul/materi sesi Praktikum mata kuliah

Akuntansi yang relevan dari Laboratorium Akuntansi dan membawanya ke ruangan kuliah

Praktikum.

5. Asisten Laboratorium Akuntansi membantu mengawasi perkuliahan Praktikum dan menilai

hasil kerja mahasiswa peserta perkuliahan.

6. Asisten Laboratorium Akuntansi mengumpulkan kembali dan menyimpan modul/materi

kuliah Praktikum di Laboratorium Akuntansi.

Mahasiswa

Dosen & Asisten Lab

Pengelola Labor

Dekan - Kajur / Koord

Prodi

Kuliah Praktikum

Mulai

Laporan Lab

Akuntansi

Pengawasan

Praktikum

Selesai

Nilai Praktikum

Jadwal Kuliah

Praktikum

Akuntansi

Rekrutmen

Asisten

Lab.

Akuntansi

proposal

Jadwal Asisten

Lab untuk Kuliah

Praktikum

Akuntansi


PROSEDUR PERAWATAN BAHAN PUSTAKA FE


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK

1. Tujuan

Prosedur ini bertujuan agar bahan pustaka selalu tersedia dalam keadaan baik dan bersih.

2. Ruang Lingkup

2.1. Penjilidan

2.2. Pembundelan majalah dan jurnal

2.3. Pencegahan kerusakan bahan pustaka

3. Referensi

3.1. Kep Menpan No. 132/KEP/M.PAN/12/2002

3.2. Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi

4. Definisi

4.1. Prosedur penjilidan adalah kegiatan memperbaiki bahan pustaka yang mengalami kerusakan jilid, robek /kehilangan halaman, jahitan putus, dan kerusakan fisik lainnya.

4.2. Prosedur pembundelan majalah dan jurnal adalah mengelompokan majalah dan jurnal, berdasarkan volume dan tahun terbit untuk dibundel.

4.3. Prosedur pencegahan kerusakan bahan pustaka merupakan kegiatan preventif yang dilakukan agar bahan pustaka tidak cepat rusak.

5. Prosedur

5.1 Tanggung Jawab

5.1.1. Tanggung jawab untuk memastikan kegiatan ini terlaksana dengan baik terletak pada kepala perpustakaan (atasan lansung).

5.1.2. Koordinator bidang layanan teknis bertanggung jawab untuk mengkoordinir kegiatan layanan teknis.

5.1.3. Ketua kelompok perawatan bahan pustaka bertanggung jawab atas terlaksananya proses perawatan bahan pustaka.

5.2. Penjilidan Buku

5.2.1. Pustakawan pada bagian layanan mengumpulkan buku yang rusak dan membuat daftar pengiriman ke bagian perawatan.

5.2.2. Pustakawan bagian layanan melakukan setting (menonaktifkan) koleksi pada database bahwa buku sedang dalam proses perbaikan.

5.2.3. Pustakawan bagian perawatan memeriksa kelengkapan buku, seperti halaman buku/lembaran yang hilang atau rusak.

5.2.4. Halaman yang hilang atau rusak dilengkapi dengan memfotokopi kembali.

5.2.5. Mengelompokkan buku yang akan dijilid tebal atau jilid tipis.

5.2.6. Melaksanakan penjilidan.

5.2.7. Melengkapi kelengkapan fisik buku (label, kantong, kartu buku).

5.2.8. Membuat daftar pengiriman buku yang sudah selesai di jilid/diperbaiki ke bagian pelayanan.

5.2.9. Bagian layanan mencek kembali daftar buku yang sudah diperbaiki dengan arsip daftar pengiriman buku yang akan diperbaiki.

5.2.10. Bagian layanan mengaktifkan kembali pada database buku yang sudah selesai diperbaiki.

5.2.11. Bagian perawatan membuat daftar buku-buku yang rusak berat yang tidak bisa diperbaiki untuk proses weeding.

5.3. Pembundelan Majalah dan Jurnal

5.3.1. Bagian layanan mengumpulkan majalah/jurnal dan membuat daftar pengiriman ke bagian perawatan.

5.3.2. Mengelompokkan majalah dan jurnal.

5.3.3. Mengurutkan nomor, volume dan tahun terbit.

5.3.4. Membundel/menjilid majalah.

5.3.5. Memasang plastik pengaman.

5.3.6. Membuat daftar pengiriman majalah dan jurnal dari bagian perawatan ke bagian pelayanan.

5.3.7. Bagian layanan mencek kembali daftar majalah dan jurnal yang sudah dibundel dengan arsip daftar pengiriman yang akan diperbaiki.

5.3.8. Bagian perawatan membuat daftar majalah/jurnal rusak berat untuk proses weeding.

5.4. Pencegahan Kerusakan Bahan Pustaka

5.4.1. Melakukan penyemprotan racun serangga terhadap bahan pustaka.

5.4.2. Melakukan penghisapan debu dengan vacum cleaner.

6. Lampiran

6.1. Format daftar pengiriman koleksi yang rusak.

6.2. Format daftar pengiriman koleksi yeng telah diperbaiki.

6.3. Format Statistik penjilidan Bahan Pustaka


PROSEDUR PENGADAAN BAHAN PUSTAKA FE


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK

1. Tujuan

Prosedur ini digunakan untuk menyediakan bahan pustaka sesuai dengan kebutuhan pemakai terutama untuk menunjang kelancaran proses pembelajaran di Universitas Negeri Padang.

2. Ruang Lingkup

2.4. Pembelian

2.4.1. Pembuatan usulan pengadaan bahan pustaka.

2.4.2. Penerimaan bahan pustaka.

2.5. Hadiah

- Penerimaan bahan pustaka dari berbagai sumber

3. Referensi

3.3. UU. RI. No. 43 Tahun 2007


3.5. SK Pejabat Pembuat Komitmen UNP


4. Definisi

Prosedur pengadaan bahan pustaka (buku, majalah, jurnal, koran dan tabloid) adalah suatu usaha untuk melengkapi koleksi-koleksi perpustakaan dalam bentuk pembelian atau hadiah baik dalam bentuk tercetak maupun dalam bentuk elektronik.

5. Prosedur

5.5. Tanggung Jawab

5.5.1. Kepala Perpustakaan (atasan lansung) bertanggung jawab penuh terhadap proses pelaksanaan pekerjaan pengadaan bahan pustaka di perpustakaan.

5.5.2. Koordinator Kelompok Bagian Layanan Teknis bertangung jawab terhadap kelancaran pekerjaan pengadaan bahan pustaka.

5.5.3. Ketua Kelompok Bagian Pengadaan bertanggung jawab terhadap kelancaran proses penseleksian dan pembuatan usul serta proses penerimaan bahan pustaka.

5.6. Pembelian

5.2.1. Pembuatan Usulan Pengadaan Bahan Pustaka Berbentuk Buku

5.2.1.1. Kepala Perpustakaan (atasan lansung) mengirim surat kepada seluruh ketua jurusan/program studi untuk membuat daftar usul pengadaan bahan pustaka sesuai dengan kebutuhan bidang studi yang terdapat pada jurusan/program studi yang bersangkutan.

5.2.1.2. Bagian pengadaan koleksi akan menghubungi jurusan/program studi setelah batas waktu yang ditentukan.

5.2.1.3. Bagian pengadaan perpustakaan menyeleksi usulan dari jurusan dan program studi apakah bahan pustaka yang diusulkan sudah tersedia di perpustakaan atau belum.

5.2.1.4. Usulan yang belum ada akan menjadi skala prioritas untuk pengadaan, sedangkan usul yang sudah tersedia dipertimbangkan untuk ditambah atau tidak.

5.2.1.5. Pustakawan menyeleksi bahan pustaka melalui katalog penerbit, resensi buku, internet, dan sumber-sumber lainnya di samping usul dari jurusan dan program studi.

5.2.1.6. Hasil seleksi usulan bahan pustaka, dibuatkan daftar usulan pengadaan bahan pustaka kepada Rektor berdasarkan skala prioritas.

5.2.1.7. Proses selanjutnya, pengadaan melalui anggaran proyek diserahkan ke unit yang berwenang. Sedangkan untuk pembelian melalui dana perpustakaan dapat dibeli langsung ke penerbit atau ke toko buku sesuai dengan kebijakan kepala perpustakaan.

5.2.1.8. Membuat daftar usulan bahan pustaka yang belum terealisasi sebagai bahan untuk pengadaan tahun berikutnya.

5.2.2. Penerimaan Bahan Pustaka

5.2.2.1. Pihak rekanan beserta seluruh tim penerima barang yang dibentuk berdasarkan SK Pejabat Pembuat Komitmen UNP menyerahkan bahan pustaka ke perpustakaan.

5.2.2.2. Bagian pengadaan mencocokan bahan pustaka dengan daftar pengiriman dari rekanan.

5.2.2.3. Menolak bahan pustaka yang tidak sesuai dengan permintaan atau spesifikasi yang diusulkan.

5.2.2.4. Pihak perpustakaan menanda tangani berita acara serah terima apabila seluruh bahan pustaka diterima.

5.3. Bahan Pustaka Hadiah

5.3.1. Bahan pustaka hadiah dari lembaga

5.3.1.1. Bahan pustaka hadiah dari donatur baik lembaga pemerintah atau pun swasta seperti departemen, penerbit, yayasan, dan lain sebagainya yang diterima perpustakaan, dicek sesuai dengan surat pengantarnya.

5.3.1.2. Membuat dan mengirim surat ucapan terima kasih atas pemberian/hadiah bahan pustaka.

5.3.2. Karya ilmiah sivitas akademika UNP

5.3.2.1. Sivitas akademika UNP menyerahkan karya ilmiah dalam bentuk soft copy dan hard copy.

5.3.2.2. Pustakawan memberi nomor urut pendaftaran setiap karya ilmiah yang diterima.

5.3.2.3. Menyerahkan karya ilmiah yang diterima ke bagian pengolahan untuk diproses lebih lanjut.

5.3.3. Tugas akhir

5.3.3.1. Mahasiswa menyerahkan satu eksemplar tugas akhir dalam bentuk soft copy.

5.3.3.2. Pustakawan membuatkan surat tanda terima tugas akhir.

5.3.3.3. Menyerahkan tugas akhir ke bagian pengolahan untuk diolah.

6. Lampiran

6.4. Format surat permintaan daftar usulan bahan pustaka dari jurusan/prodi.

6.5. Format usul buku dari jurusan/prodi.

6.6. Surat usul pengadaan buku/bahan pustaka.

6.7. Format usul buku/bahan pustaka.

6.8. Format berita acara serah terima barang/pengadaan buku.

6.9. SK Pejabat Pembuat Komitmen UNP tentang Panitia Pengadaan Barang Buku Perpustakaan.

6.10. SK Pejabat Pembuat Komitmen UNP tentang Panitia Penerima Barang Buku Perpustakaan.

Surat Tanda Terima Tugas Akhir Mahasiswa


PROSEDUR PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA FE


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK

1. Tujuan

Prosedur ini bertujuan untuk mengidentifikasi bahan pustaka agar terkelompok sesuai dengan jenis dan bidang ilmu untuk memudahkan penempatan di rak dan memudahkan temu kembali.

2. Ruang Lingkup

2.1. Inventarisasi bahan pustaka

2.2. Katalogisasi bahan pustaka

2.3. Klasifikasi bahan pustaka

2.4. Entri data bahan pustaka

2.5. Penyelesaian fisik bahan pustaka

3. Referensi


3.2. DDC edisi 23

3.3. Sears list of Subject Heading’s

3.4. AACR2 (Anglo American Catologuing Rules V.2)

3.5. Software user manual Sistem Informasi Perpustakaan


4. Definisi

4.1. Prosedur inventarisasi adalah kegiatan pencatatan data bibliografi bahan pustaka yang diterima perpustakaan pada buku induk untuk bahan pustaka buku, kartu shelf-list untuk bahan pustaka jurnal/majalah/terbitan berkala lainnya, atau suatu sistem pencatatan secara elektronik yang tersimpan dalam data-base.

4.2. Prosedur katalogisasi adalah kegiatan membuat deskripsi bahan pustaka menurut standar/peraturan tertentu.

4.3. Prosedur klasifikasi adalah menganalisis bahan pustaka dan menentukan notasi klasifikasi yang tepat untuk mewakili subjek bahan pustaka dengan menggunakan pedoman tertentu.

4.4. Prosedur entri data adalah suatu proses pengalihan data bibliografi bahan pustaka secara elektronik ke dalam data-base sesuai dengan format yang sudah baku.

4.5. Prosedur penyelesaian fisik bahan pustaka adalah suatu kegiatan pemasangan label buku, kantong buku, date slip dan barcode.

5. Prosedur

5.1 Tanggung Jawab

5.6.1. Tanggung jawab untuk memastikan pengolahan bahan pustaka terletak pada Kepala Perpustakaan (atasan lansung).

5.6.2. Koordinator bertanggung jawab untuk mengkoordinir bagian layanan teknis

5.6.3. Tanggung jawab terhadap proses kegiatan pengolahan bahan pustaka berada pada ketua kelompok pengolahan bahan pustaka.

5.2. Inventarisasi Bahan Pustaka

5.6.4. Seluruh bahan pustaka yang diterima harus diberi cap/stempel kepemilikan dan stempel invetarisasi.

5.6.5. Menginventarisasi seluruh bahan pustaka sesuai dengan jenis dan sumber pada buku inventaris.

5.6.6. Membuat laporan/statistik pemerolehan koleksi.

5.3. Klasifikasi

5.3.1. Membaca koleksi melalui judul, daftar isi, kata pengantar, ringkasan buku, abstrak, dan atau dibaca secara rawak (skimming).

5.3.2. Menentukan tajuk subjek melalui Sears list of Subject Heading’s.

5.3.3. Menentukan notasi atau nomor klasifikasi dengan berpedoman kepada DDC ed. 23.

5.4. Katalogisasi

5.4.1. Mengisi lembaran kerja sesuai dengan data bibliografi .

5.4.2. Mencetak katalog kartu.

5.4.3. Penjajaran kartu katalog shelf-list menurut abjad pengarang, judul dan subjek.

5.5. Entri Data

5.5.1. Menjalankan SIPUS (Sistem Informasi Perpustakaan) pada komputer yang tersambung dengan server.

5.5.2. Mengentrikan lembaran kerja yang mencakup: pengarang, judul, ISBN, bahasa, nomor klasifikasi, golongan bahan pustaka, pengarang utama, pengarang tambahan, edisi, kota terbit, tahun terbit, penerbit, deskripsi fisik, jenis koleksi, subjek, catatan bibliografi, cacatan umum, abstrak, dan cover bahan pustaka.

5.6. Penyelesaian Fisik Buku

5.6.1. Mencetak label buku dan barcode sesuai dengan nomor klasifikasi.

5.6.2. Memasang pita magnetik, label buku, kartu buku, barcode, kantong buku dan date slip yang telah diberi identitas pada setiap buku.

5.6.3. Membuat daftar pengiriman buku untuk diserahkan ke bagian pelayanan.

5.6.4. Menjajarkan koleksi pada rak sesuai dengan nomor klasifikasi

5.6.5. Membuat statistik buku yang telah diolah.

6. Lampiran

6.1. Contoh model stempel.

6.2. Format buku inventaris.

6.3. Format lembar kerja.

6.4. Format lembaran kerja sistem informasi perpustakaan.

6.5. Format katalog kartu, kantong buku, kartu buku, label, date slip.

6.6. Format Pengiriman Bahan Pustaka dari Bagian Pengolahan ke Bagian Layanan.

6.7. SK Pejabat Pembuat Komitmen UNP tentang Entri Data dan Pemasangan Barcode


PROSEDUR LAYANAN PEMAKAIAN PUSTAKA FE


Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK

1. Tujuan

Prosedur layanan pemakai bertujuan agar bahan pustaka dapat dimanfaatkan secara optimal serta memberikan layanan secara cepat dan tepat untuk dapat memuaskan pemakai.

2. Ruang Lingkup 2.1. Layanan Sirkulasi. 2.2. Layanan Rujukan. 2.3. Layanan Khusus.

3. Referensi 3.1. UU. RI. No. 43 Tahun 2007 3.2. Kepmen PAN No. 132/KEP/M.PAN/12/2002 3.3. SK. Rektor, Nomor 1552/J41/HK/2005 3.4. Buku Panduan Pemanfaatan Perpustakaan UNP Tahun 2008

4. Definisi

Prosedur layanan pemakai adalah kegiatan memberikan bantuan dan jasa informasi kepada pemakai perpustakaan yang meliputi layanan sirkulasi, layanan rujukan, dan layanan khusus.

5. Prosedur 5.1. Tanggung Jawab

5.1.1. Kepala Perpustakaan (atasan lansung) bertanggung jawab secara umum terhadap berjalannya Layanan Pemakai.

5.1.2. Koordinator Layanan Pemakai bertanggung jawab terhadap kelancaran kerja layanan secara keseluruhan.

5.1.3. Ketua Kelompok Layanan Sirkulasi bertanggung jawab terhadap peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.

5.2. Layanan Sirkulasi

5.2.1. Layanan peminjaman bahan pustaka 5.2.1.1. Secara manual

5.2.1.1.1. Pemakai/peminjam mencari dan memilih buku yang akan dipinjam ke rak.

5.2.1.1.2. Mencocokkan buku dengan identitas buku pada kartu buku 5.2.1.1.3. Memeriksa kondisi buku. 5.2.1.1.4. Peminjam menulis nama dan NIM pada kartu buku dan date slip

dan menyediakan kartu peminjaman sebanyak buku yang akan dipinjam.

5.2.1.1.5. Petugas meneliti kebenaran identitas peminjam dengan kartu peminjaman dan menolak peminjaman bagi yang tidak memakai kartu peminjaman sendiri.

5.2.1.1.6. Petugas memberi stempel tanggal pengembalian pada date slip, dan kartu buku.

5.2.1.1.7. Menonaktifkan magnetic security.

5.2.1.1.8. Menyusun kartu peminjaman berdasarkan tanggal dan abjad nama peminjam.

5.2.1.1.9. Membuat statistik peminjaman. 5.2.1.1.10. Menyerahkan kartu peminjaman ke bagian pengembalian.

5.2.1.2. Secara elektronik 5.2.1.2.1. Mengaktifasikan KTM. 5.2.1.2.2. Menelusur data mahasiswa pada database melalui nomor induk

mahasiswa. 5.2.1.2.3. Menscan barcode buku yang dipinjam sebagai proses

peminjaman secara elektronik. 5.2.1.2.4. Menonaktifkan magnetic security.

5.2.2. Layanan Pengembalian Bahan Pustaka

5.2.2.1. Secara Manual 5.2.2.2. Peminjam menyerahkan bahan pustaka yang dipinjam kepada

petugas pengembalian. 5.2.2.3. Petugas mencari kartu peminjaman mahasiswa. 5.2.2.4. Mencocokkan identitas buku dengan kartu buku . 5.2.2.5. Memasukkan kartu buku ke dalam kantong buku. 5.2.2.6. Mengaktifkan magnetic security. 5.2.2.7. Mengembalikan kartu peminjaman kepada peminjam. 5.2.2.8. Menjajarkan buku di rak sesuai dengan nomor klasifikasi.

5.2.1.2. Secara Elektronik.

5.2.1.2.1. Peminjam menyerahkan buku yang dipinjam kepada petugas. 5.2.1.2.2. Petugas men-scan barcode buku yang dipinjam sebagai proses

pengembalian secara elektronik. 5.2.1.2.3. Mengaktifkan magnetic security. 5.2.1.2.4. Mengembalikan kartu peminjaman kepada peminjam. 5.2.1.2.5. Menjajarkan buku di rak sesuai dengan nomor klasifikasi.

5.3. Layanan Rujukan

5.3.1. Layanan Rujukkan 5.3.1.2. Pemakai mengisi buku pengunjung. 5.3.1.3. Menerima pertanyaan dari pemakai koleksi rujukan. 5.3.1.4. Mengisi formulir yang tersedia. 5.3.1.5. Mencari informasi yang dibutuhkan. 5.3.1.6. Menjawab pertanyaan pemakai.

5.3.2. Layanan bimbingan pemakaian sumber rujukan 5.3.2.2. Menerima pertanyaan dari pemakai koleksi rujukan. 5.3.2.3. Mengisi formulir yang tersedia. 5.3.2.4. Mengarahkan pemakai untuk menemukan bahan rujukan. 5.3.2.5. Membimbing pemakai untuk mendapatkan bahan rujukan. 5.3.2.6. Membuat statistik layanan rujukan.

5.4. Layanan Khusus (Layanan Baca di Tempat dan Layanan Ruang Baca Fakultas) 5.4.1. Pemakai mengisi buku pengunjung. 5.4.2. Bahan pustaka hanya untuk baca di tempat atau difotokopi (tugas akhir/skripsi tidak

boleh difotokopi). 5.4.3. Pustakawan menjajarkan kembali bahan pustaka ke rak yang selesai dibaca/fotokopi.

6. Lampiran

6.1. Format layanan rujukan 6.2. Format buku pengunjung

6.3. Format kartu anggota 6.4. Format statistik peminjaman buku 6.5. Format statistik pengunjung 6.6. Format statistik pengembalian buku 6.7. Format statistik pengunjung layanan baca di tempat




Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK




Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK




Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK




Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK




Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK




Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK




Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK




Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK




Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK




Nomor Revisi 00

Halaman 1 dari

PROSEDUR MUTU



S O P AKADEMIK

STANDAR OPERASIONAL (S O P)

Documents

STANDAR OPERASIONAL (S O P)