Kelanjutan dari proses perencanaan pesan bisnis yaitu menulis pesan dan menyelesaikan pesan. Menulis pesan berkaitan dengan upaya

untuk mengorganisir pesan dan memformulasikan pesan.

Menyelesaikan pesan meliputi kegiatan menyunting, memproduksi dan mencetak pesan.

CONTOHKepada Yth:Bapak/Ibu DosenFIA UB

Dengan hormat,Sehubungan dengan upaya untuk membangun Data Base Dosen terkait pemetaan kompetensi dan minat dari seluruh dosen FIA Jurusan Administrasi Bisnis, maka Jurusan Administrasi Bisnis mengirimkan kepada Bapak/Ibu formulir Peta Kompetensi (terlampir) untuk diisi dan diserahkan kepada Staf Jurusan Administrasi Bisnis paling lambat hari Jum`at, 21 Pebruari 2014.Demikian surat pemberitahuan kami, atas perhatian disampaikan terima kasih.

Pengorganisasian PesanPengorganisasian pesan erat kaitannya dengan

penyusunan kata, kalimat, dan paragraf.Pesan diorganisasikan dengan baik, bila kata,

kalimat, dan paragraf yang digunakan adalah sederhana, mudah dimengerti, dan dapat dilaksanakan.

Sebaliknya bila pesan tidak diorganisir dengan baik maka pesan tidak dapat mencapai sasaran dan respon audien tidak seperti yang diharapkan

Pesan-pesan yang Tidak Terorganisi dengan Baik

Menurut Purwanto (2006:81) , Bovee & Thill (2007:144). Dewi (2007:65) ada beberapa hal yang dapat menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik. 1. Bagian awal terlalu panjang (bertele-tele), sehingga

akan mempersulit penerima dalam memahami maksud pesan

2. Memasukan informasi yang tidak relevan, sehingga mengkaburkan pesan pokok dan membuang waktu untuk membacanya.

3. Menyajikan ide-ide secara tidak logis, sehingga subtansi pesan sulit dipahami.

4. Informasi penting sering terlupakan, karena perhatian terpusat pada penyadian ide pendukung dan pelengkap

CONTOHKepada Yth:Bapak/Ibu DosenFIA UB

Dengan hormat,Sehubungan dengan upaya untuk membangun Data Base Dosen terkait pemetaan kompetensi dan minat dari seluruh dsen FIA Jurusan Administrasi Bisnis, maka Jurusan Administrasi Bisnis mengirimkan kepada Bapak/Ibu formulir Peta Kompetensi (terlampir) untuk diisi dan diserahkan kepada Staf Jurusan Administrasi Bisnis paling lambat hari Jum`at, 21 Pebruari 2014.Demikian surat pemberitahuan kami, atas perhatian disampikan terima kasih.

Untuk mencapai pengorganisasian yg baik Untuk mencapai pengorganisasian yg baik diperlukan tiga langkah yaitu:diperlukan tiga langkah yaitu:1.1. Menetapkan ide/gagasan pokok.Menetapkan ide/gagasan pokok.

2.2. Mengelompokkan ide/gagasanMengelompokkan ide/gagasan

3.3. Memutuskan pola/pendekatan urutan Memutuskan pola/pendekatan urutan gagasan. (Dewi, 2007:66)gagasan. (Dewi, 2007:66)

Cara pengorganisasian pesan

Menetapkan Ide Pokok

Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan tujuan khusus.

Subyek yang luas atau topik dari setiap pesan bisnis dipadatkan menjadi satu ide pokok – yaitu pernyataan spesifik mengenai topik pesan.

Menetapkan ide pokok disesuaikan dengan tujuan pesan, seperti nampak pada gambar 4.1 yang berikut.

Tujuan Umum

Tujuan Khusus Topik Ide Pokok

Memberi informasi

Memberitahu cara membuat berkas klaim asuransi

Klaim asuransi

Penyimpanan berkas yang tepat, menghemat waktu dan uang perusahaan

Membujuk Meminta TM me-nyetujui kenaikan anggara litbang

Anggaran litbang

Para pesaing membelanja-kan dana yang lebih banyak untuk litbang daripada perusahaan kita

Kolaborasi Menghimpun ide-ide untuk sistem insentif yang meng-kaitkan gaji dengan laba.

Pembayaran insentif

Mengkaitkan gaji dengan laba, memotivasi karyawan dan mengurangi kompen-sasi di tahun-tahun sulit.

Tabel 4.1. Mendefinisikan Topik dan Ide Pokok

Sumber: Bovee & Thill. (2007:148) Komunikasi Bisnis

Mengelompokkan ideIde pokok umumnya didukung oleh beberapa ide

pendukung.Dalam menyiapkan pesan yang panjang dan kompleks

maka perlu dibuat outline yang berfungsi: Membayangkan hubungan antara bagian yang satu dengan

bagian lainnya. Menuntun penyampaian ide-ide secara lebih sistematis,

efisien dan efektif.Susunan suatu outline digolongkan menjadi:

1. Ide pokok yaitu yang menjadi inti/tema sentral pesan2. Poin pendukung, sebagai ide pendukung dari ide pokok3. Ilustrasi yang berupa bukti-bukti yang berhasil

dikumpulkan.

Memilih Pendekatan Setelah mendefinisan ide, langkah berikutnya adalah

menentukan urutan yang akan digunakan dalam penyajian ide.

Terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan yaitu: 1. Pendekatan langsung atau deduktif

Dimana ide pokok ditempatkan di bagian awal diikuti ide-ide pendukung berupa argumentasi atau bukti-bukti.

Pendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan akan bereaksi positip atau menyenangkan saat menerima pesan.

2. Pendekatan tak langsung atau induktif Argumentasi atau bukti-bukti pendukung disajikan

di awal lalu diikuti ide pokok Pendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan

bereaksi negatif atau tidak menyenangkan saat menerima pesan

Pendekatan langsung

Pendekatan tidak langsung

Reaksi penerima

Ingin sekali/terta-rik/senang/netral

Tidak senang Tidak tertarik/ tidak mau

Pembukaan pesan

Memulai dengan ide pokok, permintaan, atau berita baik

Mulai dg pernyataan netral sbg transisi ke alasan untuk berita buruk

Mulai dg pernyata-an atau pertanyaan yg dapat menarik perhatian

Isi pesan Berikan detail-detail yang perlu

Berikan alasan untuk menjelaskan jawaban negatif. Sampaikan berita buruk dan berikan saran positif

Bangkitkan minat penerima . Bangun keinginan untuk mengikuti

Penutupan pesan

Tutup komentar yang menyenangkan

Tutup dengan ramah

Mintalah utk me-lakukan tindakan

Gambar 4.2. Memilih Antara Pendekatan Langsung dan Tidak Langsung.

Berdasarkan kemungkinan reaksi audiens, terdapat empat bentuk organisasi pesan 1.Permintaan Langsung (Direct request)

Yaitu pesan bisnis dalam bentuk surat atau memo yang penyampaian nya langsung pada poin yang dituju.

Tipe ini lebih cocok bila audien diperkirakan tertarik (msl penawaran produk baru) dan sebaiknya menggunakan pendekatan langsung

2.Pesan rutin, good news atau good will Pesan rutin adalah pesan yang disampaikan secara rutin Good news atau good will adalah berita baik (msl penurunan

harga) yang menimbulkan reaksi menyenangkan dari penerima. Cocok menggunakan pendekatan langsung

3.Pesan bad news Yaitu pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan

berpotensi menimbulkan kekecewaan (msl penolakan lamaran kerja, penolakan kredit). Sebaiknya pakai pendekatan tidak langsung

4.Pesan persuasif Yaitu pesan yang bertujuan membujuk, karena penerima

diperkirakan tidak tertarik pada pesan tersebut. Cocok pakai pendekatan tidak langsung

MEMFORMULASIKAN PESANMemformulasikan pesan adalah proses

penyusunan naskah bisnis. Dalam penyusunan naskah untuk pertama

kali, yang perlu mendapat perhatian adalah menentukan gaya dan nada.Gaya adalah cara menggunakan kata-kata,

kalimat dan paragrap untuk mencapai nada atau kesan secara keseluruhan.

Gaya dapat diubah-ubah untuk menciptakan nada yang sesuai dengan peristiwa.

Menggunakan Nada Percakapan

Sebagian besar pesan bisnis menggunakan nada percakapan yang hangat tetapi tetap lugas. Hindari penggunaan bahasa yang tidak

familier dan muluk-muluk.Hindari menceramahi dan membualHati-hatilah dengan keakrabanBerhati-hatilah dengan humor. (Bovee & Thill

2007:181).

PEMILIHAN KATA YANG TEPAT Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis

baik secara lisan maupun tertulis perlu memperhatikan hal-hal yang berikut;

a. Gunakan kata yang familier/dikenal, dan lazim digunakan dan sesuai dengan pendidikan dan pengalaman audiens

b. Pilih kata-kata yang singkat dalam menyampaikan pesan bisnis

c. Hindari kata-kata yang bermakna ganda dan multitafsir.

d. Gunakan kata-kata fungsional dan kata-kata isi dengan benar.

Kata Fungsional dan Kata IsiMenggunakan kata-kata fungsional dan kata-

kata isi dengan benar.Kata-kata fungsional mengekspresikan

hubungan dan hanya mempunyai satu arti dalam setiap konteks penggunaannya – melputi kata penghubung, kata depan, kata sandang, dan kata ganti.

Kata-kata isi, adalah kata-kata yang bersifat multi demensi – meliputi kata benda, kata kerja, kata sifat dan kata keterangan.

MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF

Kalimat harus disusun secara sadar dan sengaja untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik

Terdapat tiga jenis kalimat yaitu;Kalimat sederhana, yaitu kalimat yang hanya memiliki satu

induk kalimat (satu subyek dan satu predikat)Kalimat majemuk, yaitu berisi dua atau lebih klausa

independen, dan dihubungkan kata penghubug spt dan, atau, tetapi

Kalimat kompleks, yaitu berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sbg anak kalimat.

Jika memiliki dua ide yang memiliki tingkat kepentingan sama gunakan kalimat majemuk atau penggabungan kedua kalimat sederhana.

Jika salah satu ide memiliki tingkat kepentingan yang lebih rendah, maka gunakan kalimat kompleks.

CARA MENGEMBANGKAN PARAGRAFAda dua pendekatan untuk mengembangkan suatu

paragraf yaitu;Pendekatan induktif, dimulai dengan berbagai alasan baru

dibuat kesimpulanPendekatan deduktif, dimulai dari kesimpulan baru diikuti

alasan-alasannyaSuatu paragraf dapat dikembangkan dengan;

1. Ilustrasi, yang dapat memperjelas ide pokok2. Perbandingan, yang menguraikan persamaan dan

perbedaan3. Pembahasan sebab akibat, yang memusatkan uraian pada

alasan-alasan mengenai sesuatu.4. Klasifikasi, yaitu memecah ide umum menjadi beberapa

kategori spesifik.5. Pembahasan pemecahan masalah.

Dalam setiap paragraf pusatkan pada ide tunggal dan harus tetap dijaga sebagai kesatuan ide yang utuh. Gunakan kata transisi, kata ganti sebagai penghubung antar kalimat.

MEREVISI PESAN BISNISPesan bisnis yang efektif, untuk bisa sampai di tangan

penerima pesan dan mendapat respons yang diharapkan membutuhkan beberapa tahapan proses pembuatan, yaitu: Perencanaan pesan,

Pengorganisasian pesan, dan revisi pesan

Revisi pesan berhubungan dengan:• Keterampilan revisi pesan-pesan bisnis• Membuat kalimat yang efektif• Mengembangkan paragraf

Revisi Pesan Bisnis (Tertulis)

1. Penyuntingan Pesan (Editing) Proses penulisan pesan bisnis tertulis diawali

dengan penulisan draf, kemudian ditelaah ulang (review) dan diperbaiki lagi baik dari sudut isi, maupun gaya bahasa yang digunakan, organisasi dan formatnya Mengevaluasi isi dan organisasi pesan, diawali

dengan membaca secara cepat (skimming) dengan memusatkan perhatian pada isi, organisasi, dan format pesan.

Meninjau ulang gaya dan kemudahan pembacaan

2. Menulis /membaca ulang pesanHindari tanpa melakukan penulisan ulang dan

mengirim dokumen pada saat terakhir dibutuhkanKetika menulis ulang perhatian pada setiap kata

dan kalimat.Kata/ungkapan yang tidak perlu sebaiknya dihapus

3. Memproduksi pesan yang menarik dan efektifPemakaian desain yang konsisten untuk elemen

desain yang muncul berulang spt.; marjin, jenis huruf, keseimbangan ruang antara teks, gambar dsb

Sederhana, tidak terlalu banyak elemen desain, atau terlalu banyak sentuhan dekoratif.

4. Mencetak dan mendistribusikan pesanLewat print preview di layar komputer sudah

WYSWYG (What You See is What You Get) namun pastikan margin, nomor halaman, gambar, margin sudah benar.

Setelah dicetak baru distribusikan.

CONTOHKepada Yth:Bapak/Ibu DosenFIA UB

Dengan hormat,Sehubungan dengan upaya untuk membangun Data Base Dosen terkait pemetaan kompetensi dan minat dari seluruh dsen FIA Jurusan Administrasi Bisnis, maka Jurusan Administrasi Bisnis mengirimkan kepada Bapak/Ibu formulir Peta Kompetensi (terlampir) untuk diisi dan diserahkan kepada Staf Jurusan Administrasi Bisnis paling lambat hari Jum`at, 21 Pebruari 2014.Demikian surat pemberitahuan kami, atas perhatian disampikan terima kasih.

CONTOH REVISI PESANKepada Yth:Bapak/Ibu DosenFIA UB

Dengan hormat,Bahwa untuk melengkapi Data Base Dosen , maka perlu pemetaan kompetensi dan minat dosen .Sehubungan hal di atas maka bersama ini kami kirimkan formulir Peta Kompetensi untuk diisi dan diserahkan ke Jurusan Administrasi Bisnis paling lambat hari Jum`at, tanggal 21 Pebruari 2014Demikian, atas perhatian dan kerjasamanya disampikan terima kasih.