IMPLEMENTASI SPAN PADA INSTANSI VERTIKAL

DITJEN PERBENDAHARAAN

J a k a r t a , J u n i 2 0 1 4

KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIADIREKTORAT JENDERAL PERBENDAHARAAN

2

PILOTING SPAN

3

Peraturan SPAN

PMK No. 22/PMK.05/2014 tentang Perubahan Atas PMK Nomor 154/PMK.05/2013 tentang Pelaksanaan Piloting Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara

Perdirjen No. PER-58/PB/2013 tentang Pengelolaan Data Supplier dan Data Kontrak Dalam SPAN

Perdirjen No. PER-59/PB/2013 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Modul Kas Dalam SPAN

Kepdirjen No. KEP-151/PB/2013 tentang Standar Operasi Prosedur/Standard Operating Procedures Pelaksanaan Piloting SPAN

Perdirjen No. PER-7/PB/2014 tentang Penatausahaan Penerimaan Negara Pada SPAN

Perdirjen No. PER-13/PB/2014 tentang Mekanisme Pengembalian Penerimaan Negara Atas Kesalahan Perekaman/Pelimpahan pada TA Berjalan oleh KPPN yang telah melaksanakan SPAN

Surat Edaran No. SE-56/PB/2013 Tentang Alur Dokumen Pencairan Dana Melalui Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana / Daftar Surat Perintah Pencairan Dana Pada Saat Piloting SPAN

Regulasi

SPAN sudah dilakukan piloting (cut over) mulai tanggal 2 Januari 2014. Hingga saat ini, kantor-kantor yang sudah menggunakan SPAN:

DJA (Custom Web RKAK/L&DIPA), Kantor Pusat DJPBN, BA999 (DJPBN, DJPU, DJA, DJPK, DJKN), Kanwil Jakarta + 6 KPPN, Kanwil Bandung + 12 KPPN, Kanwil Surabaya + 15 KPPN, dan Kanwil Yogyakarta + 3 KPPN

Piloting selanjutnya akan dilaksanakan pada kantor-kantor:

Kanwil Sumut + 11 KPPN, Kanwil NTT + 4 KPPN, Kanwil Sulsel + 11 KPPN SAKTI baru akan diimplementasikan secara keseluruhan TA 2016. Persiapan,

termasuk pelaksanaan pararel run piloting sudah akan dilaksanakan TA 2014 khususnya di DJPBN.

Untuk mendukung piloting SPAN, aplikasi existing di satker sudah di-enhance sehingga proses bisnis di satker dan inputnya sesuai dengan SPAN & SAKTI serta di-interface

Strategi Piloting SPAN & SAKTI

4

Piloting: Modul dan Interface

Custom WebRKA KL/DIPA/Revisi

Modul KomitmenKontrak/Suplier

Modul PembayaranSPM/SP2D/WA

Modul Akuntansidan Pelaporan

Modul Penerimaan

Modul KasTransfer/Retur

Pengelolaan Data Referensi, Service Desk

PILOTINGSPAN

Unit Pengelola Aplikasi & Infrastruktur

di DJPBN & Pusintek

Existing RKA-K/L dan DIPA Existing-Aplikasi SPM& Data Kontrak/Suplier

Interface – Konversi

Interface – Konversi

Existing Perbankan

Interface – Host to Host

Existing MPN-1/1.5/2Retur/Konfirmasi/Hutang/Hibah

Interface

Existing SAI/Pelaporan/Rekon

Interface – Konversi

5

I

Kontrak Serah Terima Penerbitan SPP

Penerbitan SPM

Resume Kontrak

Resume Tagihan

DIPA

VerifikasiNRK

Catatan Hutang

Perencanaan Kas Jangka

Pendek

RencanaHalaman 3

DIPA

Perencanaan Kas Jangka

Panjang

Test Substantif dan

Formal

PenerbitanSP2D

Validasi

Nomor Register

Kontrak (NRK)

DJP

BNS

a t k

e r

K /

L

Alur Manajemen Komitmen Alur Manajemen Pembayaran Alur Manajemen Kas Alur Manajemen DiPA

Integrasi Proses Bisnis Pembayaran

6

RKA K/LDIPA KONTRAK SPM SP2D

SUPLIER

• Sama dengan existing

• Ketat terhadap kontrol anggaran

• Refinement existing Karwas Kontrak

• Ketat sebagai kontrol pembayaran

• Enhancement aplikasi existing

• Proses bisnis baru, mendasarkan pada data penerima pembayaran

• Ketat sebagaikontrol pembayaran• Pembagian berdasarkan 6 tipe

suplier (Per-58/2013)• Enhancement aplikasi existing

• Refinement existing SPM• Ketat sebagai kontrol

pembayaran• Enhancement aplikasi existing

Bank (RPK-BUN P)

e-Bank Transfer

Pengujian: DIPA = Kontrak =

Suplier = SPM

IIntegrasi Proses Bisnis Pembayaran

7

BANK INDONESIA

BIG-eB SPAN

Interkoneksi SPAN – MPN G2

9

Dit.PKN/KPPN Khusus

IntermediateServer SPAN

Internal Transfer / Over booking

RPKBUNP

Transfer

Rek. Pihak Ke-3Di Luar Negeri

Swift

Bank Asing

Transfer

BIG-eb

Pembayaran(i.e.SBN,RPL)

Akses MelaluiUser Interface BIG-eb

Akses SPAN

DataInbond

DataOutbond

Rek. Pihak Ke-3

Rek. Pihak Ke-3

Overbooking/SKN/RTGS

Kirim SP2D Manual(KPPN Khusus Pinjaman dan Hibah)

Interkoneksi SPAN – BIGeb

10

SPANAkses

Dit.PKN/KPPN

DataInbond

IntermediateServer SPAN

DataOutbond

Transfer

Rek. Pihak Ke-3

LineLeased

Transfer&

Setor

Bank

Download Upload Via CMS (BCP 1)

Diantar Dengan Kurir (BCP2)

Interkoneksi SPAN – BO I Pusat

11

Rekonsiliasi Dalam SPAN

12

PEMBEDA KPPN SPAN KPPN NONSPAN

Input/sumber data aplikasi

Unggah data tagihan hasil konversi ADK SPM, Rekam Tagihan (Khusus Satker Dengan Akses Langsung)

Unggah ADK SPM Satker

Suplier SPM GUP Nihil/PTUP/Pengesahan BLU dan Hibah Langsung

Suplier Tipe 1 (Bendahara Pengeluaran)

Bendahara Umum Negara untuk dibukukan seperlunya

Jurnal akuntansi Validasi data (jurnal tagihan) dan Penerbitan SP2D (jurnal pembayaran) Penerbitan SP2D

Pencadangan Dana DIPA Saat kontrak dicatat di SPAN/ data tagihan divalidasi SPAN Tidak ada

Penyampaian Kebutuhan Dana

Secara sistem oleh SPAN(saat persetujuan oleh Kasi PD)

Menggunakan Aplikasi e-kirana

Pencetakan SP2D Seksi Bank Seksi Pencairan Dana

Perbedaan Proses Bisnis Pada KPPN SPAN dan NonSPAN

13

PEMBEDA KPPN SPAN KPPN NONSPAN

Jatuh tempo tagihan

Gaji (hari kerja pertama bulan berikutnya) Segera (hari yang sama dengan tanggal

tagihan diterima di KPPN) Tanggal tagihan diterima+ jumlah hari

kerja

Tidak ada

Pengiriman ADK SP2D Secara sistem dengan interkoneksi (khusus

BO yang terkoneksi dengan SPAN) Dikirim secara manual oleh KPPN (BO yang

belum terkoneksi SPAN)

Dikirim secara manual oleh KPPN

Penerbitan SPM PP Diproses pada Seksi Bank, termasuk proses penerbitan SPM Retur

Diproses pada Subbag Umum

Proses rekonsiliasi satker Layanan rekonsiliasi satker dilaksanakan

pada jam kerja, hanya proses rekonsiliasi by system dilaksanakan setelah jam kerja KPPN

Layanan dan proses rekonsiliasi dilaksanakan pada jam kerja KPPN

Perbedaan Proses Bisnis Pada KPPN SPAN dan NonSPAN

14

Custom Web

Kontrak/Supplier

Pembayaran

Penerimaan

Interface Perbankan

Pelaporan

Lain-lain Aplikasi

Evaluasi Piloting SPAN

Inssufficient fund/fund fail:- DIPA Revisi belum terdapat di SPAN- Revisi internal satker terhadap alokasi

anggaran yang termuat dalam Hal.IV DIPA (seringkali perjalanan dinas)

- Alokasi anggaran yang sudah dikontrakkan dilakukan revisi

- Realisasi lebih besar dari DIPA revisiPosting DIPA tidak berhasil karena:- CoA baru: a.l. belum terdapat dalam

referensi nomor register, output kode , kode KPPN, dll

Custom Web

- Kanwil/DJA menggunakan aplikasi Custom Web untuk persetujuan revisi DIPA

- Satker menghubungi Kanwil DJPBN/DJA untuk pembatalan revisi bila diperlukan

PenyelesaianKendala

15

Data supplier tertolak “ADK tidak asli”

Pada saat perekaman data supplier pada Aplikasi SPM tidak dapat menggunakan kode ASCII

Duplikasi file supplier gaji induk dengan uang makan

Perbaikan Aplikasi Konversi KPPN

Penyelesaian

Kontrak & Suplier (1)

Penolakan Supplier Tipe 3 dikarenakan nama penerima yang sama terdaftar pada dua satker yang berbeda

Penerbitan surat Direktur Transformasi Perbendaharaan terkait penegasan tata cara perubahan informasi rekening pada data supplier sesuai denganS-232/PB.8/2014

16

Kendala

Penolakan ADK Kontrak karena gagal pencadangan dana

Pagu dalam DIPA tidak mencukupi, lakukan pengecekan pagu DIPA pada satker maupun pagu DIPA pada SPAN

Penolakan supplier virtual account langganan daya & jasa

Perekaman data supplier pada aplikasi SPM agar disesuaikan dengan data virtual account masing-masing supplier tersebut

PenyelesaianKendala

Penolakan ADK Kontrak “Tidak berhasil” dengan alasan Nama Bank, Nomor Bank, Nomor Rekening tidak ditemukan

Terdapat perbedaan data supplier dan data kontrak di SPAN, hendaknya satker dalam melakukan perekaman data kontrak, disesuaikan dengan data suppliernya

Kontrak & Suplier (2)

17

Penolakan SPM Kontraktual disebabkan tidak adanya NRK

Pastikan bahwa satker telah memilih jenis SPM Kontraktual, supplier/kontrak tersebut telah didaftarkan, segmen BAS pada tagihan sesuai dengan kontrak yang sudah didaftarkan di SPAN

Penolakan tagihan “3rd party supplier (supplier site type: 1,2,4,7) tidak ada informasi rekening bank untuk tipe supplier 3rd party seperti di ADK”

Data supplier yang didaftarkan di SPAN tidak sama dengan data supplier yang ada di satker. Dalam pengajuan tagihan ke KPPN agar menggunakan data supplier yang sama dengan data supplier pada SPAN

PenyelesaianKendala

Pembayaran (1)

Penolakan tagihan disebabkan error saat pengecekan DIPA

Hal tersebut terjadi disebabkan perbedaan nomor DIPA pada ADK Resume Tagihan dengan yang ada di database SPAN. Pastikan satker telah sesuai dalam pengisian nomor DIPA pada Aplikasi SPM

18

Referensi nomenklatur Satker berbeda dengan database SPAN

Perlu dilakukan pengecekan kesalahan tersebut ada pada satker atau SPAN. Apabila kesalahan tersebut terjadi pada SPAN, maka KPPN akan mengajukan surat permintaan perubahan nomenklatur ke DTP. Apabila kesalahan terjadi pada Aplikasi SPM, maka satker dapat melakukan penyesuaian referensi pada Aplikasi SPM dengan mengacu pada database SPAN

PenyelesaianKendala

Pembayaran (2)

19

Penolakan tagihan dengan status “hold”

SPM Kontraktual: hal tersebut terjadi disebabkan tagihan yang diajukan satker lebih besar dari termin kontrak yang telah didaftarkan di SPAN. Solusi: pastikan satker dalam mengajukan tagihan ke KPPN tidak melebihi nilai/sisa termin dengan mengacu pada Laporan Karwas Kontrak.

SPM Non Kontraktual: hal tersebut terjadi disebabkan segmen BAS pada tagihan tidak sama dengan database SPAN sehingga alokasi dana tidak tersedia, atau nilai tagihan lebih besar dari Fund Available (FA) untuk segmen BAS pada SPM berkenaan. Solusi: pastikan tersedia alokasi dana untuk segmen BAS pada tagihan yang diajukan ke KPPN.

PenyelesaianKendala

Pembayaran (3)

20

Penolakan SPM gaji induk dengan alasan transaksi gaji induk tanggal GL harus bulan berikutnya dari tanggal resume tagihan

Pada saat perekaman SPM Gaji Induk harus tertanggal sesuai dengan tanggal pengajuan ke KPPN

PenyelesaianKendala

Pembayaran (4)

Email notifikasi tidak diterima oleh Satker

Satker agar menyampaikan alamat email yang masih aktif dan disarankan bukan email pribadiCek selalu junk/spam karena seringkali email depkeu.go.id masuk dalam spam/junk

21

Penolakan tagihan dengan peringatan: Nilai PO tidak ditemukan, error terjadi ketika pengecekan PO

Hal tersebut terjadi disebabkan data supplier pada SPM berbeda dengan yang terdapat pada kontrak yang sudah didaftarkan di SPAN, atau segmen BAS pada data tagihan berbeda dengan segmen BAS pada kontrak yang sudah didaftarkan.

Solusi: satker dalam mengajukan tagihan ke KPPN menggunakan data supplier yang telah didaftarkan di SPAN serta untuk SPM Kontraktual, agar segmen BAS tagihan disesuaikan dengan segmen BAS pada kontrak yang didaftarkan di SPAN.

PenyelesaianKendala

Pembayaran (5)

22

Konfirmasi setoran muncul error “tidak sama satker”

Hal tersebut terjadi disebabkan terdapat tanda baca pada nama file ADK konfirmasi. Solusi: satker agar menyampaikan ADK konfirmasi yang berasal dari Aplikasi K2PN terbaru

PenyelesaianKendala

Penerimaan

Koreksi penerimaan muncul error “SPGR_Corrections_All Receipt_Number”

Hal tersebut terjadi disebabkan ADK koreksi tidak menggunakan format yang sesuai.Solusi: satker agar menyampaikan ADK koreksi yang berasal dari Aplikasi K2PN terbaru

23

Interface Perbankan

Keterlambatan transfer dana kepada pihak penerima pembayaran

Koordinasi dan komunikasi dengan pihak Perbankan untuk melakukan perbaikan sistem di Perbankan

PenyelesaianKendala

Keterlambatan informasi tentang retur

Jika retur terjadi atas transaksi melalui RTGS/SKN, perbankan perlu memilah secara manual karena seringkali informasi SP2D tidak dikirim kembali oleh bank penerimaSolusi: DTP akan melakukan koordinasi dan komunikasi dengan pihak Perbankan untuk melakukan perbaikan sistem di Perbankan

24

Rekonsiliasi gagal “data tidak sama dengan nama file” atau “nama file tidak sesuai”

Satker dalam menyampaikan ADK rekonsiliasi belum menggunakan aplikasi SAKPA terbaru. Solusi: satker agar berkoordinasi dengan KPPN untuk mengetahui perkembangan terupdate aplikasi-aplikasi yang digunakan satker

PenyelesaianKendala

Pelaporan

Pengisian nomor SP2D (17 digit) sementara pada aplikasi SPM, nomor SP2D hanya bisa diinput 7 digit

Satker cukup merekam 7 digit terakhir nomor SP2D di aplikasi SPM. Setelah dilakukan transfer ke SAKPA, lakukan perubahan nomor SP2D secara manual

Rekonsiliasi membutuhkan waktu relatif lama

Rekonsiliasi by system pada SPAN dilakukan setelah jam kerja KPPN. Hal ini agar tidak mengganggu pelaksanaan proses transaksi di KPPN

25

Lain-lain Aplikasi

Keterbatasan jumlah user license pada KPPN

Penolakan data supplier, data kontrak, dan tagihan

Telah dikembangkan aplikasi pengecekan data supplier. Satker dapat bertanya ke KPPN bila terjadi penolakan atau informasi lainnya terkait SPM atau penerimaan

Evaluasi kebutuhan user license sesuai dengan ABK

PenyelesaianKendala

26

Terima Kasih

www.span.depkeu.go.id