PKP2A III LAN &Pemerintah Kab. Kotawaringin Timur
Sampit, 19 April 2011
BIMBINGAN TEKNIS PENYUSUNAN ANALISIS BEBAN KERJA (ABK)DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KAB. KOTAWARINGIN TIMUR
1
DASAR HUKUM
Permendagri No. 12 Tahun 2008 tentang Pedoman Analisis Beban Kerja di Lingkungan
Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah.
PP NO. 41 TAHUN 2007 tentang Organisasi Perangkat DaerahPasal 33: Jumlah bidang pada dinas dan badan yang
melaksanakan beberapa bidang urusan pemerintahan paling banyak 7 (tujuh) bidang.
Penjelasan Pasal 33: Untuk menentukan jumlah susunan organisasi masing-masing perangkat daerah dilakukan
berdasarkan analisis jabatan dan analisis beban kerja.
2
LATAR BELAKANG
Komposisi keahlian atau keterampilan pegawai yang
belum proporsional
Pendistribusian pegawai
masih belum mengacu pada
kebutuhan nyata
organisasi
Pembentukan organisasi cenderung
tidak berdasarkan kebutuhan
nyata
3
Es IV
Es III
Es IIEs I
1. Penumpukan tugas berada di level Eselon IV
2. Secara umum pada level Eselon IV terdapat staff
3. Beban kerja Eselon IV menunjukkan beban kerja Eselon III, dan beban kerja Eselon IV kolektif menunjukkan beban unit kerja
Dilakukan pada level Eselon IV
karena :
4
LOKUS
Norma waktu
Volume kerja
Jam kerja efektif
Analisis beban kerja dilakukan terhadap aspek-aspek, yaitu :
5
ASPEK-ASPEK DALAM ABK
HASIL ABKEfektivitas dan efisiensi jabatan serta efektivitas dan efisiensi unit kerja
Prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit
Jumlah kebutuhan pegawai/ pejabat
Jumlah beban kerja jabatan dan jumlah beban kerja unit
Standar norma waktu kerja
6
MANFAAT ABK• Penataan/penyempurnaan struktur organisasi;• Penilaian prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit;• Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja;• Sarana peningkatan kinerja kelembagaan;• Penyusunan standar beban kerja jabatan/kelembagaan, penyusunan
daftar susunan pegawai atau bahan penetapan eselonisasi jabatan struktural;• Penyusunan rencana kebutuhan pegawai secara riil sesuai dengan
beban kerja organisasi;• Program mutasi pegawai dari unit yang berlebihan ke unit yang
kekurangan;• Program promosi pegawai;• Reward dan punisment terhadap unit atau pejabat;• Bahan penyempurnaan program diklat; dan• Bahan penetapan kebijakan bagi pimpinan dalam rangka peningkatan
pendayagunaan sumber daya manusia.
7
KEGUNAAN HASIL ABK
ABK
Kelembagaan
KetatalaksanaanKepegawaian
8
PELAKSANA ABK KABUPATEN/KOTA•ABK di lingkungan Pemerintah Kabupaten/Kota dilaksanakan oleh unit organisasi eselon III Sekretariat Daerah yang secara fungsional membidangi analisis beban kerja.
•Untuk melaksanakan ABK di lingkungan Pemerintah Kab/Kota dibentuk Tim Analisis Beban Kerja Kab/Kota, yang ditetapkan dengan Keputusan Bupati/Walikota.
9
TUJUAN BIMTEK ABK
Mensosialisasikan pedoman Analisis Beban Kerja berdasarkan Permendagri No. 12/2008 kepada para pegawai
Memberikan asistensi & fasilitasi kepada pegawai dalam menyusun ABK jabatan
10
PERAN PESERTA
11
Terlibat aktif dalam Bimtek penyusunan ABK
Memberikan informasi yang riil mengenai uraian tugas jabatan, rincian kegiatan dari masing-masing uraian tugas, waktu serta peralatan yang diperlukan untuk melaksanakan setiap kegiatan tersebut.
Ikut berpartisipasi aktif dalam praktek penyusunan ABK jabatannya masing-masing
HASIL YANG DIHARAPKAN DARI BIMTEK
Pemahaman pegawai tentang ABK jabatan
Tersusun dokumen hasil ABK jabatan masing-masing peserta
12
BAHAN DAN ALAT YANG DIPERLUKAN
13
Uraian Tugas
Jabatan
Laptop / Komputer Printer
LCD ATK
LANGKAH-LANGKAHANALISIS BEBAN KERJA
14
PENGISIAN FORM AMenuliskan uraian tugas (urtug) jabatan
Menjabarkan Urtug menjadi rincian kegiatan
Menentukan satuan hasil kerja dari rincian kegiatan
Menentukan jumlah volume kerja
Menentukan norma waktu dalam menit
Merinci peralatan kerja yang diperlukan
Menuliskan Keterangan
15
PENJELASAN• Uraian tugas: tugas-tugas rutin yang harus dikerjakan oleh pemegang jabatan. Disarankan diisi sesuai dengan Uraian Tugas Jabatan yang telah ditetapkan dalam Perda.
• Rincian Kegiatan: derivasi dari uraian tugas yang lebih rinci dan operasional.
• Satuan Hasil: satuan yang digunakan untuk menghitung hasil kegiatan. Misalnya: dokumen, kegiatan, lembar, dsb.
• Volume Kerja: frekuensi kegiatan tersebut dilakukan dalam waktu satu tahun. Misalnya: 1 x setahun, 2 x setahun atau per semester, setiap bulan, setiap minggu, setiap hari. 16
SATUAN HASIL & VOLUME KERJA• Norma Waktu: waktu normal yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap kegiatan (dalam menit).
• Peralatan: alat-alat maupun perlengkapan yang diperlukan untuk melakukan kegiatan sehingga bisa menghasilkan output. Seperti: Komputer, ATK, kalkulator, kendaraan, dsb.
• Keterangan: catatan tambahan untuk menerangkan isian dalam formulir
17
No.
Uraian Tugas
Rincian Kegiatan Satuan Jumlah Volume Kerja
Norma Waktu(menit)
Peralatan
Keterangan
1 Menyusun TOR /KAK Penelitian
Mengidentifikasi isu-isu aktual yg berkembang dengan mempertimbangkan Renstra
Kegiatan 1 240 Literatur, internet, media massa, Komputer
1 x setahun selama 2 hari x 2 jam
Menentukan masalah & judul Penelitian
kegiatan 1 60 Komputer 1 x setahun selama 1 hari x 1 jam
Melakukan desk research
kegiatan 1 1200 Literatur, internet, media massa, Komputer
1 x setahun selama 5 hari x 4 jam
Menyusun draft awal TOR
dokumen
1 960 Komputer 1 x setahun selama 4 hari x 4 jam
Melakukan diskusi dalam rangka penyempurnaan draft TOR
kegiatan 1 120 Komputer, LCD
1 x setahun selama 1 hari x 2 jam
Melakukan penyempuranaan TOR
dokumen
1 480 Komputer 1 x setahun selama 2 hari x 4 jam
18
CO
NTO
H
No Interval KerjaVolume Kerja
(Satuan Frekuensi)
1 Harian 235
2 Mingguan 47
3 Bulanan 12
4 Dwi Bulanan 6
5 3 Bulanan 4
6 Semester/ 6 Bulan 2
7 Tahunan 1
Variasi Volume Kerja (Satuan Frekuensi)
19
PENGISIAN FORM B
Menuliskan nama jabatan
Menuliskan golongan pejabat/pegawai
Menuliskan jumlah pegawai dalam jabatan tersebutMenuliskan Keterangan, jika ada informasi tambahan
20
CONTOH FORM B
NO. NAMA JABATAN GOLONGAN JUMLAH KETERANGAN
1 Kepala Seksi X Penata/III-c 1
2 Staf Penata Muda/III-a
1
3 Staf 1 Tenaga Honor
JUMLAH 3
21
CO
NTO
H
PENGISIAN FORM C
Menuliskan nama jabatan
Menuliskan beban kerja jabatan
22
PENGISIAN FORM DMenuliskan nama jabatan
Menuliskan beban kerja jabatan
Menuliskan jumlah kebutuhan pegawai
Menuliskan jumlah pegawai yang ada saat ini (kondisi eksisting)
Selisih jumlah pegawai
Mengisi Efektivitas dan Efisiensi Jabatan (EJ)
Mengisi Prestasi Kerja Jabatan (PJ)
Keterangan
23
Untuk perhitungan BEBAN KERJA masing-masing JABATAN menggunakan perhitungan :
Jumlah Beban Kerja Jabatan = Volume Kerja x Norma Waktu
Untuk perhitungan JUMLAH KEBUTUHAN aparatur menggunakan perhitungan :
Untuk perhitungan EFEKTIVITAS dan EFISIENSI jabatan/ unit menggunakan perhitungan
RUMUS PENGHITUNGAN
24
Untuk penilaian Prestasi Kerja Jabatan (PJ) dan Prestasi Kerja Unit (PU) jumlah kebutuhan aparatur menggunakan pedoman:a. EJ/ EU > 1 : A (Sangat
Baik)b. EJ/ EU 0,90 – 1,00 : B (Baik)c. EJ/ EU 0,70 – 0,89 : C (Cukup)d. EJ/ EU 0,50 – 0,69 : D (Sedang)e. EJ/ EU < 0,50 : E (Kurang)
KLASIFIKASI EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI JABATAN/UNIT
25
JAM KERJA EFEKTIF
• Jam Kerja Formal per Minggu = 37 Jam 30 Menit.• Jam Kerja Efektif per Minggu (dikurangi waktu luang 25%) =
75/100 x 37 Jam 30 Menit = 28 Jam
Jam Kerja Efektif per hari :• 5 hari kerja = 28 jam/5 hari = 5 jam 36 menit/hari• 6 hari kerja = 28 jam/6 hari = 4 jam 23 menit/hari
Jam Kerja Efektif per Tahun :
• 5 hari kerja = 235 hr x 5 jam 36 mnt/hr = 1.324 jam = 1.300 jam• 6 hari kerja = 287 hr x 4 jam 23 mnt/hr = 1.339 jam = 1.300 jam
26
JAM KERJA INSTANSI PEMERINTAH
•Dalam Keputusan Presiden Nomor 68 Tahun 1995 telah ditentukan jam kerja instansi pemerintah 37 jam 30 menit per minggu, baik untuk yang 5 (lima) hari kerja ataupun yang 6 (enam) hari kerja sesuai dengan yang ditetapkan Kepala Daerah masing-masing. •Berdasarkan ketentuan tersebut, dapat dihitung
jam kerja efektif yang akan digunakan sebagai alat ukur dalam melakukan analisis beban kerja.
27
BENTUK FORMULIRANALISIS BEBAN KERJA
28
No Uraian Tugas Rincian Tugas/ Kegiatan Satuan Jumlah
Volume KerjaNorma Waktu
Beban Kerja (5x6) Peralatan Keterangan
1 2 3 4 5 6 7 8 91
2
3
4
FORM A PENGUMPULAN DATA BEBAN KERJA (Setiap “Jabatan” dibuatkan Form A.)
1. NAMA JABATAN : (diisi dengan nama jabatan dari responden (ESELON IV))2. UNIT ORGANISASI : (diisi dengan nama unit eselon III)3. SATUAN KERJA : (diisi dengan nama unit eselon II induk dari unit organisasi yang disebutkan pada angka 2)
29
FORM B INVENTARISASI JUMLAH PEMANGKU JABATAN PADA ESELON IV
1. UNIT ORGANISASI : (diisi dengan nama unit eselon III)2. SATUAN KERJA : (diisi dengan nama unit eselon II, induk dari unit organisasi yang disebutkan pada angka 1)
NO NAMA JABATAN GOLONGAN JUMLAH KET
1 2 3 4 5
diisi dengan nama-nama jabatan baik struktural maupun non struktural yang ada di lingkungan Eselon IV
diisi dengan golongan-golongan atas jabatan yang disebutkan dalam kolom (2)
diisi dengan jumlah pejabat per golongan yang disebutkan dalam kolom (3) dan jabatan tersebut dalam kolom (2)
diisi dengan penjelasan untuk menerangkan hal-hal yang perlu dijelaskan pada kolom (2) sampai dengan (4)
30
FORM C REKAPITULASI JUMLAH BEBAN KERJA JABATAN (Setiap ”Unit Eselon III” dibuatkan formulir C)
1. UNIT ORGANISASI : (diisi dengan nama unit organisasi eselon III sesuai dengan yang tersebut pada Form A)2. SATUAN KERJA : (diisi dengan nama satuan kerja sesuai dengan yang tersebut pada Form A)
jumlah seluruh beban kerja (bagian bawah) yang merupakan beban kerja unit secara keseluruhan diperoleh dengan menjumlahkan beban kerja pada kolom 3.
JUMLAH:
diisi dengan angka saja sebagai hasil perkalian antara Volume Kerja x Norma Waktu dari data Form A, berdasarkan hasil analisis para Analis;
diisi dengan nama-nama jabatan Eselon IV yang ada dalam unit organisasi
321
JUMLAH BEBAN KERJA JABATAN(VOLUME KERJA X NORMA
WAKTU)
NAMAJABATAN ESELON IV
NO
31
No Nama Jabatan Eselon IV
Jumlah Beban Kerja Jabatan
Perhitungan Jumlah
Kebutuhan Pegawai
Jumlah Pegawai Yang Ada
(5) - (4) EJ PJ Keterangan
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1(diisi dengan nama jabatan eselon IV dari responden)
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
JUMLAH
FORM D PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEJABAT/PEGAWAI, TINGKAT EFISIENSI JABATAN (EJ) DAN PRESTASI KERJA JABATAN (PJ)
1. UNIT ORGANISASI : (diisi dengan nama unit organisasi sesuai dengan yang tersebut pada Form A)2. SATUAN KERJA : (diisi dengan nama satuan organisasi sesuai dengan yang tersebut pada Form A)
32
No Nama Unit Organisasi
Jumlah Beban Kerja Unit
Perhitungan Jumlah
Kebutuhan Pegawai
Jumlah Pegawai Yang Ada
(5) - (4) EU PU Keterangan
1 2 3 4 5 6 7 8 9
(diisi dengan nama unit eselon III)
Jumlah
FORM E REKAPITULASI KEBUTUHAN PEJABAT/PEGAWAI, TINGKAT EFISIENSI UNIT (EU) DAN PRESTASI KERJA UNIT (PU)
(Setiap satuan kerja dibuatkan formulir E)
SATUAN KERJA : (diisi dengan nama satuan kerja sesuai dengan yang tersebut pada Formulir A)
33
Terima kasih &semoga bermanfaat!
Jl. H.M. Ardans (Ring Road III)Telp. (0541) 7040851-2, Fax. (0541) 768230, Email: [email protected] 34
Pusat Kajian dan Pendidikan dan Pelatihan Aparatur III
Lembaga Administrasi Negara
(PKP2A III LAN)
