BAHAN AJARBAB I
MENU DAN ICON APLIKASI PENGOLAH ANGKA
Standar Kompetensi
: 1. Menggunakan perangkat lunak pengolah angka untuk menghasilkan informasi
Kompetensi Dasar : 1.1. Menggunakan menu ikon yang terdapat dalam perangkat lunak pengolah angka
Indikator : 1. Menjelaskan pengertian menu dan ikon yang terdapat pada perangkat lunak pengolah angka
2. Menjelaskan fungsi menu dan ikon yang terdapat pada perangkat lunak pengolah angka
3. Mengidentifikasi menu dan ikon yang terdapat pada perangkat lunak pengolah angka
4. Menampilkan menu dan ikon yang tersembunyi dan menyembunyikan ikon-ikon yang tidak diperlukan
1.1 Mengenal Pengolah Angka
Perangkat aplikasi pengolah angka adalah software (perangkat lunak) khusus untuk menangani permasalahan yang berkaitan dengan angka. Dalam hal ini, angka yang sering muncul di bidang bisnis, ilmiah, perencanaan, pembuatan statistik, pembuatan lembar kerja, pengelolaan angka untuk perhitungan sebuah data (basis data) dan grafik.
1.1.1 Macam-macam Perangkat Lunak Pengolah AngkaMacam-macam perangkat lunak pengolah angka antara lain : Kspread, Star Office Calc,
Open Office Calc, GNOME - GNumeric, Xess, Lotus 123, Microsoft Excel. Adapun yang sekarang banyak digunakan masyarakat adalah Microsoft Excel.
1. KspreadKspread merupakan aplikasi pengolah angka (spreadsheet) yang bersifat open source dan multiplatform. Open Source berarti kita dapat mendownload secara gratis dari internet dan menggunakannya secara bebas.
2. Star Office Calc StarOffice Calc merupakan aplikasi pengolah angka yang dikembangkan oleh Sun Microsystem. StarOffice Calc adalah aplikasi pengolah angka yang bersifat multiplatform, yang berarti dapat dijalankan di berbagai sistem operasi termasuk Linux, Solaris, Unix, dan Windows
3. Open Office CalcOpenOffice Calc adalah aplikasi pengolah angka yang besifat open source (dapat dibuka melalui sistem operasi apa saja).
4. GNOME Office - GnumericGnumeric adalah aplikasi pengolah angka yang merupakan keluarga dari GNOME Office. Gnumeric bersifat open source. Gnumeric memiliki tampilan yang user friendly di mana jendela Gnumeric dilengkapi dengan menu-menu dan tombol-tombol toolbar.
5. AbacusAbacus adalah aplikasi pengolah angka yang hanya membutuhkan memori kecil dan sangat mudah digunakan. Awalnya Abacus dikembangkan sebaggai proyek mahasiswa di Universitas IST, Portugal di bawah bimbingan Prof. Arlindo Oliveira.
4
6. XESSXESS adalah aplikasi pengolah angka yang dibuat oleh AIS (Applied Information System - www.ais.com) dan dapat dijalankan dikomputer dengan sistem UNIX, Linux, Open VMS dan Windows.
7. Lotus 123Lotus 123 merupakan aplikasi pengolah angka yang dikeluarkan IBM. Lotus 123 dikeluarkan dalam satu paket bersama-sama aplikasi Office lainya dan dikenal dengan nama Lotus SmartSuite.
8. Microsoft ExcelMicrosoft Excel adalah aplikasi pengolah angka yang dikeluarkan oleh Microsoft Corporation. Perusahaan perangkat lunak terbesar di dunia. Microsoft memiliki fitur-fitur yang memungkinkannya diintegrasikan dengan aplikasi Microsoft Office lainnya.
1.1.2 Pengolah Angka Microsoft ExcelMicrosoft Excel Versi 1.0 dapat dijalankan pada komputer IBM PC dengan Micro
Processor 80486. Kemudian Microsoft Excel versi 2.0. Microsoft Excel 2000 yang untuk selanjutnya disingkat Excel 2000 merupakan program aplikasi spreadsheet (lembar kerja elektronik). Excel 2000 merupakan pengembangan dari Microsoft Excel versi sebelumnya dengan tujuan agar program aplikasi spreadsheet (lembar kerja elektronik) ini lebih mudah digunakan dan dapat dimanfaatkan semua fasilitas yang ada pada sistem jaringan baik internet maupun intranet.
Tahun 1990 Microsoft Corporation memperkenalkan Microsoft Excel versi 3.0 yang menampilkan window-nya yang tiga dimensi dan mendukung penggunaan memori. Kemudian pada tanggal 6 April 1992, Microsoft Corporation telah mengeluarkan Microsoft Excel 3.1.
Pada tanggal 24 Agustus 1995 Microsoft Corporation secara resmi mengeluarkan versi terbarunya dengan nama Microsoft Excel '95 dan diteruskan dengan versi Microsoft Excel '97 serta dalam tahap penyempurnaan akan dikeluarkan pula versi terbarunya yakni Microsoft Excel 2003.
1.2 Menjalankan dan Menutup dari Aplikasi MS Excela) Menjalankan Aplikasi MS Excel
Ada banyak cara untuk memulai atau membuka program Microsoft Excel 2003. Kita dapat memulai atau menjalankan program Aplikasi Microsoft Excel 2003 dengan menggunakan : Taskbar yaitu dengan menu, Desktop yaitu dengan shortcut icon, Jendela Run.
1. Melalui Taskbar Nyalakan komputer dengan menekan tombol Power + Monitor, tunggu sampai komputer menampilkan area kerja (desktop) Windows XP
Klik tombol Start yang ada di taksbar Pilih menu Program Pilih menu Microsoft Office
5
Pilih program Microsoft Excel Tampil Spread Sheet (lembaran kerja) Microsoft Excel
2. Melalui Desktop Double klik pada ikon Microsoft Excel Tampil Spread Sheet (lembaran kerja) Microsoft Excel
3. Melalui Jendela Run Klik tombol Start Pilih Run Ketik Excel pada kotak isian Open Klik OK
b) Menutup dari Aplikasi MS Excel Untuk keluar dari Excel juga ada beberapa cara, di antaranya adalah melalui menu File
dari halaman aplikasi Excel : 1. Menu
Klik File. Klik Exit atau tekan tombol x
2. Tombol Keyboard Tekan tombol keyboard Atl bersama-sama dengan tombol fungsi F4
3. Control Menu
Klik tombol Close (tombol merah dengan tanda X yang berada di kanan atas layar monitor).
1.2.1 Jendela Microsoft ExcelJendela Microsoft Excel terdiri dari bagian-bagian yang mempunyai fungsi tertentu. Bagian-bagian itu adalah :
Baris Judul (Title Bar)Seperti yang ditampilkan pada Gambar diatas, baris judul (title bar) terletak dibagian kiri atas jendela Microsoft Excel. Baris judul (title bar) berfungsi untuk menampilkan nama file lembaran kerja yang sedang dibuka. Apabila lembaran kerja yang sedang dibuka belum pernah disimpan; maka secara default lembaran kerja tersebut diberi nama Book1, Book2, dan seterusnya.
Gambar Baris Judul (Title Bar) menampilkan nama file lembaran kerja
Kontrol Jendela (Control Window)
6
Kontrol jendela terletak dibagian kanan atas jendela Microsoft Excel sejajar dengan baris judul. Kontrol jendela berfungsi untuk mengatur tampilan jendela Microsoft Excel. Tombol paling kiri berfungsi untuk me-minimize jendela Microsoft Excel. Tombol tengah berfungsi untuk mengecilkan atau memperbesar tampilan jendela Microsoft Excel. Tombol paling kanan berfungsi untuk menutup jendela Microsoft Excel.
Gambar Kontrol jendela (Control Window)
Baris Menu (Menu Bar) Baris menu (menu bar) memuat menu-menu yang terdapat di Microsoft Excel Masing-masing menu tersebut mempunyai perintah-perintah yang dikelompokan sesuai dengan fungsi perintah-perintah yang berhubungan. Perintah-perintah yang terdapat pada sebuah menu akan ditampilkan apabila menu tersebut di klik.
Gambar Baris menu (Menu Bar)
Microsoft Excel mempunyai 9 buah menu, yaitu sebagai berikut:1. Menu FileMenu File memuat perintah-perintah yang berhubungan dengan pengaturan file-file lembaran kerja. Perintah yang terdapat di menu File antara lain: Open, New, Close, Print,Page Setup, Exit dan lain-lain seperti terlihat pada gambar dibawah ini :
Gambar Tampilan pulldown menu File2. Menu EditMenu Edit memuat perintah-perintah untuk melakukan pengeditan lembaran kerja. Perintah-perintah yang terdapat dalam menu Edit antara lain: Undo, Copy, Paste, Delete, Find, Replace, dan lain-lain. Seperti terlihat pada gambar dibawah ini :
Gambar Tampilan pulldown menu Edit3. Menu ViewMenu View memuat perintah-perintah untuk mengatur apa saja yang ditampilkan di jendela Microsoft Excel dan mengatur bagaimana tampilan sebuah lembaran. Perintah-perintah yang terdapat dalam menu View antara lain Normal, Page break Preview, Task Pane, Toolbars, Formula bar, Status Bar, Header and Footer, Comments, CustomViews, ull Screen, Zoom. Seperti terlihat pada gambar dibawah ini
7
:Gambar Tampilan pulldown menu View
4. Menu InsertMenu Insert memuat perintah-perintah yang berhubungan dengan penyisipan. Perintah yang terdapat di menu Insert antara lain: Cells, Rows, Columns, Worksheet, Chart, Symbols, dan lain-lain seperti terlihat pada gambar dibawah ini
Gambar Tampilan pulldown menu Insert5. Menu FormatMenu Format memuat perintah-perintah untuk melakukan pengaturan sel. Perintah-perintah yang terdapat dalam menu Format antara lain: Cells, Row, Column, Sheet, Autoformat, Style dan lain-lain. Seperti terlihat pada gambar dibawah ini
Gambar Tampilan pulldown menu Format6. Menu ToolsMenu Tools memuat perintah-perintah pendukung untuk pengaturan lembar kerja. Perintah-perintahnya antara lain: Speeling, Speech, Protection, Macro, dan lain-lain. Seperti terlihat pada gambar dibawah ini
Gambar Tampilan pulldown menu Tools
8
7. Menu DataMenu Data memuat perintah-perintah yang berhubungan dengan pengaturan data. Perintah yang terdapat di menu Data antara lain: Sort, Filter, SubTotal, Table, TexttoColumn dan lain-lain seperti terlihat pada gambar dibawah ini
Gambar Tampilan pulldown menu Data8. Menu WindowMenu Window memuat perintah-perintah untuk melakukan pengaturan tampilan lembaran kerja. Perintah-perintah yang terdapat dalam menu Window antara lain: New Window, Arrange, Hide, Split, Freeze Panes, dan lain-lain. Seperti terlihat pada gambar dibawah ini
Gambar Tampilan pulldown menu Window9. Menu HelpMenu Help memuat bantuan yang umum diperlukan untuk menjelaskan fungsi dan contoh penggunaan perintah di Excel. Perintah-perintah yang terdapat dalam menu Help antara lain Microsoft Excel Helps, Show Office Assistant, Contact Us, Check for Update dan lain-lain. Seperti terlihat pada gambar dibawah ini
Gambar Tampilan pulldown menu Help
9
1.2.2 Fungsi Icon dalam Microsoft Excel
1.2.3 Mengatur Jendela Microsoft Excel Bila kita hanya membutuhkan lembaran kerja yang tidak lebar, kita dapat menghilangkan
scroll bar horizontal di jendela Microsoft Excel dan menampilkannya kembali bila dibutuhkan. Untuk menampilkan atau menyembunyikan scroll bar horizontal, kita dapat lakukan dengan langkah-langkah berikut ini :
Dari menu Tools, klik Options. Kotak Dialog Options akan ditampilkan Klik Tab View Berilah kotak cek pada bagian jendela yang ingin ditampilkan, misalnya Horizontal scroll
bar untuk menampilkan scroll bar horizontal atau hilangkan tanda cek untuk tidak menampilkannya.
Klik tombol OK
10
1.2.4 Menampilkan Toolbar Secara default, Microsoft Excel hanya menampilkan toolbar standar dan formating. Bila
kita ingin menampilkan tombol toolbar yang lain, dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut ini :
Dari menu View, klik toolbars. Daftar toolbar akan ditampilkan. Tombol toolbar yang sudah ditampilkan akan mempunyai tanda cek (v) didepannya.
Carilah toolbar yang ingin ditampilkan Klik tombol yang ingin ditampilkan. Tombol-tombol toolbar tersebut akan ditampilkan di
toolbar.
1.3 Tugas Individu
11
Lakukan kegiatan berikut!1. Mengaktifkan aplikasi Microsoft Excel dengan tiga cara
yang ada!2. Sembunyikan toolbar Standart dan Formatting dengan
dua cara!3. Menampilkan dan menyembunyikan formula bar!4. Menampilkan dan menyembunyikan status bar!5. Menampilkan dan menyembunyikan scroll bar!6. Menampilkan dan menyembunyikan garis bantu!7. Menampilkan dan menyembunyikan task pane!8. Menampilkan dan menyembunyikan header kolom dan
baris!9. Menampilkan dan menyembunyikan tab sheet!
No Kegiatan Skor123456789
Mengaktifkan aplikasi Microsoft Excel dengan tiga cara yang ada!Sembunyikan toolbar Standart dan Formatting dengan dua cara!Menampilkan dan menyembunyikan formula bar!Menampilkan dan menyembunyikan status bar!Menampilkan dan menyembunyikan scroll bar!Menampilkan dan menyembunyikan garis bantu!Menampilkan dan menyembunyikan task pane!Menampilkan dan menyembunyikan header kolom dan baris!Menampilkan dan menyembunyikan tab sheet!Jumlah Skor
1.4 Tugas DiskusiIdentifikasi fungsi toolbar ikon yang terdapat dalam Microsoft Excel. Kemudian diskusikan dengan teman anda!
12
BAHAN AJARBAB II
BEKERJA DENGAN MICROSOFT EXCEL
Standar Kompetensi
: 1. Menggunakan perangkat lunak pengolah angka untuk menghasilkan informasi
Kompetensi Dasar : 1.2. Membuat dokumen pengolah angka dengan variasi teks, tabel, grafik, gambar, dan diagram
Indikator : 1. Mendemonstrasikan pembuatan spreadsheet baru2. Melakukan langkah dasar pengoperasian
2.1 Mengatur Gerak Cell Pointer2.1.1 Gerakan Cell Pointer
Enter : memindahkan cell pointer dari atas ke bawah Shift Enter : memindahkan cell pointer dari bawah ke atas Tab : memindahkan cell pointer dari kiri ke kanan Shift Tab : memindahkan cell pointer dari kanan ke kiri Page Up : 1 layar ke atas Page down : 1 layar ke bawah
: ke kiri, kanan, atas, dan bawah
: ke batas data yang paling kiri atau kanan
: ke batas data yang paling atas atau bawah Ctrl End : menuju ke data yang paling akhir Ctrl Home : menuju ke awal cell (A1) Home : kembali ke kolom A pada baris yang sama F5 : menuju ke cell tertentu do Worksheet
2.1.2 Bentuk Kursor
2.2 Menyalin isi cell
13
Untuk menyalin isi suatu cell ke cell-cell yang terletak pada bagian bawahnya dapat dilakukandengan prosedur berikut ini : Pilih blok yang akan disalin lalu letakkan kursor ┼ pada sebelah kanan bawah cell yang akan di-copy lalu ke daerah yang masih belum ada rumus formulanya.
2.3 Membuat Judul di Tengah TabelUntuk membuat judul di tengah tabel maka dilakukan langkah sebagai berikut ini : Ketik
terlebih dahulu kata yang menjadi judul pada kolom yang paling pertama (A...). Blok kolom sampai ke kolom paling akhir tabel. Gunakan toolbar merge and center seperti dibawah ini.
2.4. Pengeditan dan Pemformatan Worksheet1. Pengeditan Worksheet
Pengeditan dapat dilakukan dengan tiga cara, yaitu :1. Tekan F2 di keyboard pada cell yang akan diedit2. Double klik pada cell yang mau diedit3. Mengedit pada Formula Bar
2. Perintah untuk Pengeditan
Fill : menyalin data ke lokasi worksheet yang berdekatanPerintah fill terdiri dari empat pilihan :1. Up : isi data pada cell dari bawah ke atas2. Down : isi data pada cell dari atas ke bawah3. Left : isi data pada cell dari kanan ke kiri4. Right : isi data pada cell dari kiri ke kanan
Delete : untuk menghapus cell beserta dengan isinya.
14
1. Tombol Delete : menghapus isi cell terpilih tanpa memindahkan pilihan dari worksheet2. Shift Cell Left : menggeser cell ke kiri3. Shift Cell Up : menggeser cell ke atas4. Entire Row : menghapus 1 baris5. Entire Column : menghapus 1 kolom
Delete Sheet : untuk menghapus sheet yang sedang aktif Move or Copy Sheet : untuk memindahkan atau menggandakan sheet yang sedang aktif
3. Perintah untuk Pemformatan Worksheet
Cells : mengatur format dari komponen yang berhubungan dari cellAdapun komponen-komponen yang dapat diformat yakni :∼ number (format type data)∼ alignment (format tampilan vertikal, horizontal, dan derajat kemiringan)∼ font (format tulisan)∼ border (format garis)∼ patterns(format warna pada cell)∼ protection (mengunci ataupun menyembunyikan cell)
15
Row : mengatur format dari baris1. Height : mengatur panjang dari suatu baris2. Autofit : mengembalikan ke ukuran baris yang standart3. Hide : menyembunyikan baris yang ditunjuk4. Unhide : mengembalikan baris yang baru saja dilakukan hide (baris yang tersembunyi)
Column : mengatur format dari kolom1. Width… : mengatur lebar dari suatu kolom2. Autofit Selection : mengembalikan ke ukuran kolom yang standart3. Hide : menyembunyikan kolom yang ditunjuk4. Unhide : mengembalikan kolom yang baru saja dilakukan hide (baris yang tersembunyi)5. Standard Width… : mengatur standart lebar dari suatu kolom
Sheet : mengatur format dari sheet yang sedang aktif1. Rename : mengganti nama sheet yang sedang aktif2. Hide : menyembunyikan sheet yang sedang aktif3. Unhide : Menampilkan kembali sheet yang baru saja dilakukan hide (sheet yang tersembunyi)4. Background : memberi gambar sebagai background dari layar kerja MS Excel5. Tab Color : memberi warna pada garis bawah tulisan nama sheet
16
2.5 Open, Create, Save, Close Worksheet1. Open File
Anda dapat memodifikasi pekerjaan yang telah ada sebelumnya. Untuk itu Anda perlu membuka kembali file tersebut. Untuk membuka file Excel yang telah ada sebelumnya, lakukan langkah-langkah berikut ini : 1. Masuk halaman ke workbook Microsoft Excel. 2. Masukkan disket yang didalamnya terdapat file yang akan Anda buka. Bila file Anda tersebut telah berada di Harddisk, langsung ke langkah ke-3. 3. Klik tombol Open pada toolbar standar. Atau klik menu File, lalu cari menu Open, kemudian klik di menu Open tersebut. Setelah tombol Open diklik, muncul kotak dialog seperti pada 4. Dalam kotak dialog tersebut, pilih drive tempat Anda menyimpan file tersebut. Setelah File Anda temukan, klik tombol Open yang ada dalam kotak dialog tersebut. 5. Muncul File yang ingin Anda modifikasi.
2. Create File Untuk mulai membuat file : 1. Dari halaman MS Excel yang telah ada, Klik File. 2. Klik New, akan muncul dialog box.3. Pada tab General klik Workbook. 4. Klik OK.
3. Save File Untuk menyimpan File, lakukan langkah berikut : 1. Klik File. 2. Klik Save As, akan muncul dialog box.3. Klik kotak Dialog, kemudian klik drive/tempat di mana file tersebut akan disimpan, kemudian akan muncul daftar file dan directory pada kotak yang di bawahnya. 4. Klik directory yang sesuai hingga ditemukan tempat di mana file tersebut akan disimpan. 5. Ketikkan nama file pada File Name, kemudian klik Save. Atau ketikkan lokasi lengkap beserta nama file dari file yang disimpan pada kotak File Name, kemudian klik Save. Jika file sudah pernah disimpan sebelumnya, penyimpanan selanjutnya dapat dilakukan dengan : 1. Klik File. 2. Klik Save.
4. Close File Untuk menutup file dapat dilakukan dengan : 1. Klik menu File 2. Kemudian klik Close. atau 1. Klik close pada Standar button.
17
2.6 Menggunakan Perintah Undo dan RedoPada suatu saat pasti kita melakukan kesalahan dalam memberikan perintah atau mengetik
data. Tapi tidak perlu khawatir, karena Excel dapat mengingat lebih dari 100 data terakhir atau data masukan yang telah dilakukan. Kita dapat membatalkan data masukan atau perintah tersebut dengan meng-klik tombol / icon Undo (Ctrl + Z) atau Redo (Ctrl +Y).
2.7 Soal Latihan1. Siswa mendemonstrasikan membuka dan menutup program aplikasi Microsoft Excel
sesuai dengan prosedur yang ada.2. Membuat tabel seperti contoh dibawah ini, kemudian memasukkan data berupa angka
dan teks ke dalam cell.
Tabel Penerimaan Siswa Baru SMA N I SENTOLO
No
No. Pendaftaran
Nama Siswa
Tempat Lahir
Tanggal Lahir Nem Asal Sekolah
1 A1 Adi Medan 14-Jan-92 28.90 SMP 3 Pengasih2 A2 Erri Kulonprogo 15-Oct-93 30.01 SMP 3 Pengasih3 A3 Eko Kulonprogo 4-Jul-93 25.85 SMP 1 Galur4 A4 Dian Kulonprogo 5-Jun-93 27.67 SMP 1 Galur5 A5 Yayan Kulonprogo 15-Dec-92 25.90 SMP 1 Galur
Atur tabel sedemikian rupa sehingga tabel menjadi menarik dan mudah dibaca. 3. Menyimpan dokumen pada drive Data dengan nama file NamaSiswa_Kelas_1.
BAHAN AJAR
18
BAB IIIPENGEDITAN LEMBAR KERJA MICROSOFT EXCEL
Standar Kompetensi
: 1. Menggunakan perangkat lunak pengolah angka untuk menghasilkan informasi
Kompetensi Dasar : 1.2. Membuat dokumen pengolah angka dengan variasi teks, tabel, grafik, gambar, dan diagram
Indikator : 1. Menjelaskan formula dan fungsinya dan melakukan validasi data2. Memasukkan data ke dalam cell
3.1 PENGEDITAN DATA DAN LEMBAR KERJAData-data yang telah disimpan dapat kita perbaiki kembali, untuk itu dalam penyimpanan file
gunakan nama file yang mudah diingat serta letak direktori penyimpanan sesuai dengan jenis filenya.
3.1.1 Pengeditan Data dalam SelUntuk pengeditan data dengan menggunakan mouse, dapat dilakukan dengan cara 1. Klik ganda / klik dua kali pada sel yang akan di edit2. Letakkan pointer pada sel yang akan diperbaiki, kemudian tekan tombol F23. Letakkan pointer pada sel yang akan diperbaiki, kemudian arahkan cursor pada
formula bar3.1.2 Memformat Sel
Agar hasil pekerjaan kita nampak bagus dan rapi, perlu dilakukan pemformatan atau pengaturan lembar kerja dengan melakukan Format Sel antara lain :1. Format Angka
Format angka berlaku untuk data dalam bentuk numerik, untuk default numerik pada lembar kerja Ms. Excel merupakan format general. Cara melakukan format angka adalah sebagai berikuta. Letakkan pointer atau blok sel yang akan dibuat format angkab. Klik menu Formatc. Klik Cells hingga muncul format sel atau klik kanan sel yang akan dibuat format
sel, kemudian pilih Format Cells d. Klik Tab Numbere. Tentukan Category (kategori angka yang akan dipilih) seperti :
Number : untuk format angka dengan menggunakan opsi jumlah angka desimal, separator 1000 (pemisah 1000 dengan koma) dan format bilangan negatif.
Currency : untuk format angka dengan menggunakan opsi jumlah angka desimal, separator, simbol mata uang merapat dengan angka dan format bilangan negatif.
Accounting : untuk format angka dengan menggunakan opsi jumlah angka desimal, separator, simbol mata uang terpisah dari angka dan format bilangan negatif di dalam kurung.
f. Tentukan Decimal places dengan jumlah angka desimal setelah titikg. Beri tanda cek (√) pada Use 1000 separator untuk membuat pemisah bilangan
seribu dengan koma (berlaku untuk format Number)h. Pilih Symbol, untuk mata uang yang digunakan (berlaku untuk format Currency
dan Accounting)i. Pilih Negative numbers, untuk jenis bilangan negative yang akan ditampilkan
(berlaku untuk format Number dan Currency)j. Klik OK
2. Format Alignment (Perataan Teks)
19
Letak perataan teks dapat diatur sedemikian rupa pada sebuah sel, akan tetapi yang umum digunakan adalah perataan kanan, kiri, tengah. Anda dapat melakukan perataan teks dengan cara a. Letakkan pointer atau blok sel yang akan dibuat format b. Klik menu Formatc. Klik Cells hingga muncul format sel atau klik kanan sel yang akan dibuat format
sel, kemudian pilih Format Cells d. Klik Tab Alignmente. Tentukan
Horizontal : perataan teks pada posisi horizontal pada sel Vertical : perataan teks pada posisi vertikal pada sel Text control : fungsi kontrol teks Wrap text (teks melipat sendiri), Shirnk
to fit (menyesuaikan ukuran berdasarkan lebar dan tinggi sel), Merge cells (menggabungkan sel)
Orientation : bentuk arah teks (vertikal, horizontal, atau diagonal) Klik OK
3. Penggabungan SelBeberapa sel dapat digabungkan menurut kebutuhan yang sering disebut dengan Merge Cells. Caranya :a. Menggunakan Menu Pull-Down
Blok sel yang akan digabungkan. Klik menu Format Klik Cells Klik tab Alignment Beri tanda cek (√) pada Merge cells Klik OK
b. Menggunakan toolbar icon caranya blok sel yang akan digabungkan, kemudian pilih Merge and Center
4. Pemformatan SelUntuk mendapatkan tampilan lembar kerja yang menarik, kita dapat mengubah font atau jenis huruf, ukuran dan efek pencetekannya. Caranya :a. Mengubah font dengan Menu
Blok teks pada sel yang akan dirubah hurufnya Klik menu Format Klik Cells Klik tab Font Tentukan
- Font : jenis font yang digunakan - Font Style : model huruf yang digunakan- Size : ukuran huruf yang digunakan- Underline : membuat garis bawah pada teks- Color : mewarnai teks- Effects : model efek pencetakan lainnya, seperti Strikethrough (cetak coret), Superscript (teks menaik), Subscript (teks turun)
Hasil sementara dapat dilihat di kotak preview Klik OK
b. Mengubah font dengan toolbarKita bisa gunakan toolbar berupa icon untuk merupah teks seperti berikut :
20
1 2 3 4 5Keteranga :1. Jenis huruf (font)2. Ukuran huruf (size)3. Cetak tebal (Bold)4. Cetak miring (Italic)5. Cetak garis bawah (Underline)
5. Pemformatan BorderPada lembar kerja Excel terdapat garis-garis yang disebut dengan gridlines. Garis-garis tersebut tidak akan ikut tercetak. Tampilan dari data yang kita ketik dalam lembar kerja Excel belum memiliki garis bingkai, yang disebut dengan border. Untuk itu, kita dapat menambahkan border pada data yang telah dibuat. Border atau garis bingkai terdiri dari beberapa bagian yaitu left, right, bottom, top, diagonal dan outline.Berikut langkah untuk membuat border pada data lembar kerja Excel :a. Membuat border dengan Menu
Blok daerah yang akan dibuat garis Klik menu Format Klik Cells hingga tampil kotak dialog Format Cells seperti gambar dibawah ini
:
Klik tab Border Tentukan :
Line Style : Mengatur garis border, Style (model garis yang akan digunakan), Color (warna garis).
Presets : Setting border yang diinginkan, None (menghapus garis), Outline (garis pada keliling range / sel), Inside (garis di dalam suatu range).
Borders : Mengatur atau memilih letak garis yang diinginkan dalam suatu sel atau range.
Klik OKUntuk menghilangkan garis bantu, sehingga hasil pembuatan border dapat terlihat dengan utuh, dapat dilakukan dengan cara
Klik menu Tools Klik Options Klik tab View
21
Hilangkan tanda centang (√) pada Gridlines Klik OK
b. Membuat border dengan toolbarKita dapat gunakan toolbar berupa icon untuk membuat border sebagai berikut : icon borders
6. Pemformatan PatternFormat Pettern adalah fasilitas untuk memberikan warna shading dan warna dengan bentuk motif pada suatu sel dengan range. Dengan memanfaatkan fasilitas format pattern, lembar kerja Excel akan terlihat lebih menarik lagi. Berikut langkah untuk membuat warna shading dan warna pattern :a. Memformat pattern dengan menu
Blok sel yang akan dibuat warna shading atau warna pattern. Klik Menu Format Klik Cells Klik tab Patterns. Tentukan Cell shading : Color (warna background), Pattern (bentuk motif dari
background), hasil sementara dapat dilihat melalui kotak Sample. Klik OK.
b. Memformat pattern dengan toolbarKita dapat gunakan toolbar berupa icon untuk memformat pattern sebagai berikut : icon Fill Color (Automatic)
7. Format ProtectionMicrosoft Excel menyediakan program proteksi guna mengontrol siapa saja yang dapat mengakses dan mengubah data yang telah dibuat. Hanya orang tertentu saja yang dapat mengakses ataupun mengubah isi data yang telah ada. Berikut cara memproteksi tabel dari kemungkinan perubahan data Klik menu Format Klik Cells Klik tab Protection
22
TentukanLocked : untuk mengunci sel dari perubahanHidden : untuk menyembunyikan formula dalam sel
Klik OKProtection belum berfungsi sebagaimana seharusnya jika kita belum memproteksi lembar kerja. Untuk itu, lakukan proteksi terhadap lembar kerja dengan cara sebagai berikut :
Klik menu Tools Klik Protection Klik Protect Sheet Beri tanda cek (√) pada kotak Protect worksheet and contents of locked cells Beri tanda cek (√) pada daftar pilihan Allow all users of this worksheet to. Pilihan
ini akan membatasi apa saja yang dapat dilakukan oleh pengguna. Isi password pada kotak Password to unprotect sheet. Jika ingin mengabaikannya
dapat dikosongkan Klik OK
3.1.3 Penyeleksian (Pemblokan) SelUntuk melakukan pengeditan sel yang terdiri dari penghapusan data, pemindahan data dan pengopian data, hal yang perlu dikuasai adalah penyeleksian atau pemblokan sel.1. Penyeleksian Beberapa Sel
Untuk menyeleksi beberapa sel dapat dilakukan dengan menggunakan keyboard dan mouse. Bila letak data berurutan, seleksi sel dengan mendrag menggunakan mouse dan tombol Shift + anak panah (arrow key) dengan keyboard. Untuk menyeleksi sel yang letaknya berjauhan, gunakan tombol Ctrl pada keyboard kemudian pilih sel yang akan di drag.
2. Penyeleksian Seluruh Sel dalam Satu BarisUntuk menyeleksi seluruh sel dalam satu baris, yaitu 256 sel, dapat dilakukan dengan cara mengklik kepala baris (judul baris), atau menekan tombol Shift + spasi.
3. Penyeleksian Seluruh Sel dalam Satu KolomUntuk menyeleksi seluruh sel delam satu kolom, yaitu dengan mengklik kepala kolom (judul kolom), atau menekan tombol Ctrl + spasi. Untuk menyeleksi kolom secara tidak berurutan dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + kepala kolom.
4. Penyeleksian Seluruh Sel dalam Lembar KerjaPenyeleksian seluruh sel dalam lembar kerja dapat dilakukan dengan mengklik sudut kiri atas lembar kerja. Penyeleksian dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + A.
3.2 PENGATURAN KOLOM DAN BARIS
23
Pengaturan kolom dan baris merupakan bagian yang penting dalam pengelolaan lembar kerja Excel.
3.2.1 Pengaturan Lebar Kolom dengan MenuJika data yang dimasukkan berupa teks, dan lembar kolom terlalu kecil, teks akan terpotong. Jika data yang dimasukkan berupa angka, dan lebar kolom terlalu kecil, angka akan tampil menjadi tanda ###########. Berikut langkah untuk mengatur lebar kolom dengan menggunakan menu yang ada :1. Letakkan pointer pada sel yang akan diatur lebar kolomnya.2. Klik menu Format.3. Arahkan pointer mouse pada Column.4. Klik Width.5. Tentukan lebar kolom yang diinginkan.6. Klik OK.
3.2.2 Pengaturan Lebar Kolom dengan AutoFitCara mengatur kolom dengan AutoFit adalah pengaturan lebar kolom secara otomatis disesuaikan dengan panjang data yang terdapat pada sel. Langkah-langkahnya sebagai berikut :1. Blok kolom yang akan diatur lebar kolomnya.2. Klik menu Format.3. Arahkan pointer mouse pada Colomn.4. Klik AutoFit Selection.
3.2.3 Pengaturan Tinggi Baris Menggunakan Menu Pull-downBerikut langkah untuk mengatur tinggi baris dengan menggunakan menu :1. Letakkan pointer pada sel yang akan diatur tinggi barisnya.2. Klik menu Format.3. Arahkan pointer mouse pada Row.4. Klik Height.5. Tentukan tinggi baris yang diinginkan.6. Klik OK.
3.2.4 Pengaturan Lebar Kolom dan Tinggi Baris Menggunakan Pembatas Baris dan Kolom
Cara mudah untuk mengatur lebar kolom dan tinggi baris yaitu dengan menggunakan pembatas kolom dan pembatas baris. Kita dapat mendrag pembatas kolom dan pembatas baris untuk mengaturnya.
3.2.5 Penyembunyian BarisSebuah baris dapat disembunyikan dengan tujuan agar data pada baris tersebut tidak terlihat oleh orang lain. Penyembunyian baris dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :1. Letakkan pointer pada baris yang akan disembunyikan.2. Klik menu Format.3. Arahkan pointer mouse pada Row.4. Klik Hide Untuk memunculkan kembali baris yang disembunyikan, langkah yang dapat dilakukan adalah :1. Blok dua baris antara baris yang disembunyikan.
24
2. Klik menu Format.3. Arahkan pointer mouse pada Row4. Klik Unhide.
3.2.6 Penyembunyian KolomSebuah kolom dapat disembunyikan dengan tujuan agar data pada kolom tersebut tidak terlihat oleh orang lain. Kolom yang disembunyikan biasanya kolom yang berisi rumus atau formula yang tidak perlu ditampilkan. Penyembunyian kolom dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :1. Letakkan pointer pada kolom yang akan disembunyikan.2. Klik menu Format.3. Arahkan pointer mouse pada Column.4. Klik Hide Untuk memunculkan kembali kolom yang disembunyikan, langkah yang dapat dilakukan adalah :1. Blok dua kolom antara kolom yang disembunyikan.2. Klik menu Format.3. Arahkan pointer mouse pada Column4. Klik Unhide.
3.3 PENGHAPUSAN DATAData yang terdapat pada satu sel atau range dapat dihapus dengan menekan tombol Delete. Selain itu, kita dapat menghapus format data yang berlaku pada suatu sel atau range.
3.3.1 Penghapusan Isi dan Format DataIsi dan format data yang dihapus adalah yang terdapat dalam suatu range (kumpulan sel yang berurutan). Untuk melakukan penghapusan isi dan format data caranya :1. Blok data yang akan dihapus 2. Tekan tombol Delete pada keyboard.Cara lain adalah :1. Klik menu Edit2. Arahkan pointer mouse pada Clear3. Klik All
3.3.2 Penghapusan Isi DataKita dapat melakukan penghapusan terhadap isi dari suatu data yang telah dibuat, caranya :1. Blok data yang akan dihapus.2. Klik manu Edit.3. Arahkan pointer mouse pada Clear.4. Klik Contents Del.
3.3.3 Penghapusan Format DataKita dapat melakukan penghapusan terhadap suatu format data tanpa menghilangkan isinya, caranya :1. Blok data yang akan dihapus.2. Klik menu Edit.3. Arahkan pointer mouse pada Clear.4. Klik Formats.
3.4 PENGOPIAN DAN PEMINDAHAN DATAPengopian data dapat diartikan membuat duplikat data baru. Pada saat perintah pengopian
dilakukan, komputer akan menyimpan hasil copy dalam memori yang disebut dengan clipboard. Penempatan clipboard pada sel tertentu dapat menggunakan perintah tempel (Paste). Istilah pengopian sering disebut juga dengan Copy-Paste.
3.4.1 Penggunaan Copy-Paste
25
Data yang kita buat dapat di copy kembali ke sel tertentu, sheet baru maupun workbook baru. Caranya :1. Blok seluruh data yang akan dicopy2. Klik menu Edit3. Klik Copy atau tekan keyboard Ctrl+C4. Letakkan kursor pada sel baru5. Klik menu Edit6. Klik Paste atau tekan tombol keyboard Ctrl+V
3.4.2 Penggunaan Copy-Paste SpecialCopy-Paste special adalah mengopi data yang terdapat dalam tabel dan menempatkannya dengan melakukan pilihan terhadap data, seperti nilai (value), formula dan format data. Pengopian ini hanya memilih bagian tertentu dalam suatu data yang akan dicopy. Caranya :1. Blok seluruh data yang akan dicopy2. Klik menu Edit3. Klik Copy atau tekan keyboard Ctrl+C4. Letakkan kursor pada sel baru5. Klik menu Edit6. Klik Paste Special hingga tampil kotak dialog Paste Special
7. Tentukan pilihan Paste sebagai berikut :All : untuk menempatkan semua hasil copyFormulas : hanya rumus yang akan ditempatkanValues : hanya isi atau nilainya saja yang akan ditempatkanFormats : hanya bentuk format yang akan di tempatkanComments : penempatan komentarValidation : penempatan validasiAll except borders : untuk menempatkan semua, kecuali border atau garisColumn widths : hanya menempatkan lebar kolom sajaFormulas and number formats : hanya menempatkan rumus dan format angkanyaValues and number formats : hanya menempatkan isi dan format angkanya
8. Tentukan pilihan Operation sebagai berikut :None : tidak melakukan operasi perhitunganAdd : untuk melakukan operasi penambahan pada sel yang ditempatiSubtract : untuk melakukan operasi pengurangan pada sel yang ditempatiMultiply : untuk melakukan operasi perkalian pada sel yang ditempatiDivide : untuk melakukan operasi pembagian pada sel yang ditempatiSkip blanks: untuk melewati penempatan pada sel yang kosongTranspose : untuk mengubah bentuk penempatan baris menjadi kolom, atau sebaliknya
9. Klik OK
26
3.4.3 Pemindahan Data dengan Cut-PasteUntuk pemindahan data dapat digunakan fasilitas Cut-Paste (potong dan tempel), fungsinya untuk memindahkan isi suatu sel ke sel baru. Cara melakukan Cut-Paste :1. Blok seluruh data yang akan dipindahkan2. Klik menu Edit3. Klik Cut atau tekan keyboard Ctrl+X4. Letakkan kursor pada sel baru5. Klik menu Edit6. Klik Paste atau tekan tombol keyboard Ctrl+V
3.4.4 Pemindahan Data dengan Drag dan DropPemindahan data dapat dilakukan dengan menggunakan drag and drop mouse. Drag adalah menggeser mouse sambil menekan tombol kiri, sedangkan drop adalah melepas mouse pada area tertentu. Cara ini lebih cepat dibandingkan dengan penggunaan menu. Caranya :1. Blok seluruh data yang akan dicopy2. Tunjuk pointer mouse hingga berubah bentuk menjadi pointer mouse pada tepi
range yang telah diblok.3. Drag mouse ke sel yang akan ditempatkan4. Drop (lepas) mouse pada sel yang ditempatkan
Penggunaan Copy, Paste dan Paste Special dapat dilakukan pula dengan menekan tombol mouse kanan pada lembar kerja yang akan memunculkan menu pop-up.
3.5 PENAMBAHAN DAN PENGHAPUSAN BARIS, KOLOM DAN LEMBAR KERJAKita dapat menambahkan sel, baris dan kolom apabila dibutuhkan sehingga nanti akan menggeser baris yang ada dibawahnya atau menggeser kolom yang ada disebelah kanannya.
3.5.1 Penambahan SelPenambahan sel dilakukan apabila terjadi pembuatan data yang terlewatkan. Caranya :1. Letakkan pointer pada sel yang akan disisipkan2. Klik menu Insert3. Klik Cells, kemudian akan ditampilkan kotak dialog Insert
4. Pilih shift cells down untuk menambah sel ke bawah atau shift cells right untuk menambah sel ke kanan
5. Klik OK3.5.2 Penambahan Baris
Penambahan baris dapat dilakukan pada suatu tabel. Penambahan baris akan menggeser satu baris data yang ada ke bawah. Langkah-langkah penambahan baris :1. Letakkan pointer pada baris yang akan ditambahkan2. Klik manu Insert, lalu klik Rows
3.5.3 Penambahan KolomPenambahan kolom dapat dilakukan seperti menambah baris dengan cara :1. Letakkan pointer pada baris yang akan ditambahkan2. Klik manu Insert, lalu klik Column
3.5.4 Penambahan Lembar Kerja (Worksheet)
27
Jumlah Worksheet secara default adalah tiga yaitu Sheet1, Sheet2, Sheet3. Jika kita membutuhkan lebih dari tiga worksheet, maka kita dapat menambah jumlah worksheet dengan cara :1. Klik menu Insert2. Klik WorksheetCara lain untuk menambah worksheet :1. Klik kanan tab sheet yang ada2. Klik Insert3. Klik tab General4. Klik Worksheet5. Klik OK
3.5.5 Penghapusan BarisUntuk melakukan penghapusan baris, dapat dilakukan dengan :1. Letakkan pointer pada baris yang akan dihapus. Untuk menghapus lebih dari satu
baris, lakukan pemblokan terhadap beberapa baris2. Klik menu Edit3. Klik Delete
4. Klik Entire row5. Klik OKCara lain untuk menghapus baris dengan menu pop-up yaitu :1. Letakkan pointer pada baris yang akan dihapus. Untuk menghapus lebih dari satu
baris, lakukan pemblokan terhadap beberapa baris2. Klik kanan pada sel baris atau range baris yang akan dihapus3. Klik Delete4. Klik Entire row5. Klik OK
3.5.6 Penghapusan KolomUntuk melakukan penghapusan kolom, dapat dilakukan dengan :1. Letakkan pointer pada kolom yang akan dihapus. Untuk menghapus lebih dari satu
kolom, lakukan pemblokan terhadap beberapa kolom2. Klik menu Edit3. Klik Delete
4. Klik Entire column5. Klik OKCara lain untuk menghapus kolom dengan menu pop-up yaitu :
28
1. Letakkan pointer pada kolom yang akan dihapus. Untuk menghapus lebih dari satu kolom, lakukan pemblokan terhadap beberapa kolom
2. Klik kanan pada sel baris atau range kolom yang akan dihapus3. Klik Delete4. Klik Entire column5. Klik OK
3.6 PENGEDITAN TAB LEMBAR KERJAKegiatan pengeditan tab lembar kerja terdiri dari penggantian nama lembar kerja, pemberian warna pada tab lembar kerja dan penghapusan tab lembar kerja. Berikut uraiannya :
3.6.1 Penggantian Nama Tab Lembar KerjaDefault nama dari lembar kerja adalah Sheet1, Sheet2 dan seterusnya. Kita dapat mengganti nama lembar kerja dengan cara :1. Klik kanan pada tab sheet yang akan diganti namanya2. Klik Rename, kemudian ketik nama sheet baru3. Tekan Enter
3.6.2 Pemberian Warna Tab Lembar KerjaDengan memberikan warna pada sheet, maka tampilan lembar kerja akan nampak lebih menarik dan akan memudahkan kita dalam mengidentifikasi sheet. Cara memberi warna pada tab sheet :1. Klik kanan pada tab sheet yang akan diganti warna2. Klik tab Color3. Pilih warna yang diinginkan4. Klik OK
3.6.3 Pemindahan dan Pengopian Tab Lembar KerjaKita dapat melakukan pemindahan sheet dengan cara :1. Klik tab sheet yang akan dipindahkan2. Klik menu Edit3. Klik Move or Copy Sheet4. Tentukan tempat pemindahannya
To book : pindah pada buku kerja lainnya atau buku kerja baruBefore sheet : pindah sebelum sheet yang dipilihCreate a Copy : membuat kopian sheet
5. Klik OKKita dapat melakukan perintah untuk memindahkan dan menyalin dengan cara sebagai berikut :1. Klik kanan tab sheet yang akan dipindahkan atau disalin2. Klik Move or Copy
3.6.4 Penghapusan Tab Lembar KerjaBila ada tab sheet yang tidak terpakai, maka sebaiknya dihapus untuk menghemat ruang penyimpanan baik harddisk atau tempat penyimpanan yang lain dan tidak memenuhi ruang pada workbook dengan cara :1. Klik sheet yang akan dihapus2. Klik menu Edit3. Klik Delete SheetAtau dapat pula menggunakan perintah :1. Klik kanan sheet yang akan dihapus2. Klik Delete
3.7 PENCETAKAN LEMBAR KERJA
29
Setelah kita selesai membuat buku kerja (workbook) menggunakan Microsoft Excel, saatnya kita mencetaknya untuk digunakan sesuai kebutuhan. Beberapa kegiatan yang berhubungan dengan pencetakan workbook diantaranya Print Preview (menampilkan hasil cetak ke printer). Kegiatan pengelolaan ini meliputi cara mencetak lembar kerja, mengatur tata letak, membuat header and footer dan mencetak ke printer.
3.7.1 Penggunaan Print PreviewFasilitas ini berfungsi untuk menampilkan lembar kerja sebelum dicetak ke printer. Dengan melihat tampilan di monitor, kita dapat memperbaiki tampilannya sesuai keinginan. Berikut langkah-langkah menggunakan print preview :1. Klik menu File
2. Klik Print Preview atau gunakan ikon Print Preview 3.7.2 Pencetakan Lembar Kerja
Untuk membuat hardcopy dari data yang kita buat dengan Microsoft Excel, siapkan printer dan kertas untuk mencetak. Langkah-langkahnya :1. Klik menu File2. Klik Print3. Tentukan pilihan pencetakan berikut ini
Printer Name : jenis printer yang digunakanPrint Range : halaman yang akan dicetakCopies : menentukan jumlah salinanPrint What : menentukan daerah pencetakanPriview : untuk menampilkan ke monitor
4. Klik OKSelain dengan menu tersebut, pencetakan dapat dilakukan dengan meng-klik icon Print
atau dengan menekan tombol Ctrl+P pada keyboard.3.7.3 Pengaturan Cetak dengan Print Area
Print area digunakan untuk mengatur daerah atau area pencetakan dalam suatu sheet tertentu. Caranya :1. Blok daerah yang akan dicetak2. Klik menu File3. Klik Set Print AreaSetelah itu, pada daerah yang diatur tersebut akan tampak garis pembatas pencetakan (print area).
3.7.4 Menampilkan Rumus di Lembar KerjaKetika mencetak, formula dan rumus yang terdapat dalam lembar kerja tidak akan tercetak. Namun, jika kita ingin menampilkan rumus dalam lembar kerja sehingga dapat dicetak, caranya sebagai berikut :1. Klik menu Tools2. Arahkan pinter mouse pada Formula Auditing3. Klik Formula Auditing Mode
3.7.5 Pengaturan Tata Letak (Layout) CetakanMengatur tata letak (layout) atau halaman pencetakan sangat diperlukan agar diperoleh hasil yang bagus. Pengaturan ini meliputi jenis kertas yang digunakan, header, footer dan sheet. 1. Pengaturan Ukuran Kertas
Klik menu File Klik Page Setup, hingga tampil kotak dialog Page Setup Tentukan format kertas berikut
Orientation : tata letak kertas (Portrait / Landscape)
30
Scaling : untuk mengatur skala pencetakan yang terdiri dari Adjust to (persentase dari ukuran normal) dan Fit to (memadatkan isi per halaman atau seluruh halaman)
Paper Size : untuk menentukan ukuran kertas yang digunakanPrint Quality : untuk menentukan kualitas pencetakan
Klik OK
2. Pengaturan Margin (Batas Kertas)Batas kertas terdiri dari batas atas (Top), batas bawah (Bottom), batas kiri (Left) dan batas kanan (Right) serta batas teks untuk header dan footer. Secara default, batas atas dan batas bawah berukuran 1 inci dan batas kiri dan batas kanan berukuran 0.75 inci.Berikut cara mengaturnya :1. Klik menu File2. Klik Page Setup3. Klik tab Margins4. Tentukan pengaturan marginnya
Top : batas atas kertasBottom : batas bawah kertasLeft : batas kiri kertasRight : batas kanan kertasHeader : batas letak headerFooter : batas letak footerCenter on page: tampilan halaman rata tengah secara horizontal dan vertical
5. Klik OK
3. Pengaturan Header and FooterFungsi header dan footer adalah memberikan catatan pada lembar kerja Microsoft Excel. Header dan footer dapat digunakan untuk memberikan identitas lembar kerja, misalnya dengan mencantumkan tanggal, waktu, halaman dan judul lembar kerja. Pemberian header berarti membuat catatan atas pada halaman lembar kerja, sedangkan
31
footer berarti membuat catatan bawah pada halaman lembar kerja. Berikut cara membuat header dan footer :1. Klik menu File2. Klik Page Setup3. Klik tab Header / Footer
4. Tentukan daftar pilihan teks catatan Header atau Footer yang diinginkan. Untuk menentukan dengan format sendiri, klik Custom Header atau Custom Footer.
5. Isi teks pada kotak sectionLeft section : teks tampil disebelah kiri halamanCenter sectioan : teks tampil ditengah-tengah halamanRight sectioan : teks tampil disebelah kanan halaman
6. Klik OK
Dalam pembuatan section header dan footer terdapat beberapa ikon yang dapat digunakan dengan fungsi sebagai berikut :
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10Keterangan :
32
1. Font : untuk memilih jenis, model dan ukuran huruf2. Insert Page : untuk menyisipkan nomor halaman3. Insert Pages : untuk menyisipkan jumlah halaman4. Date : untuk menyisipkan tanggal pada halaman5. Time : untuk menyisipkan waktu atau jam6. Path File : untuk menyisipkan keterangan direktori dan nama file
bersangkutan7. File : untuk menyisipkan keterangan nama file8. Tab : untuk menyisipkan nama sheet9. Insert Picture : untuk menyisipkan gambar10. Format Picture: untuk mengatur format gambar
4. Pengaturan Pencetakan Sheet (lembar kerja)Jika data yang kita buat lebih dari satu sheet, perlu pengaturan pencetakan sheet caranya :1. Klik menu File2. Klik Page Setup3. Klik tab Sheet
4. Tentukan pengaturan lembar kerjaPrint Area : untuk menentukan daerah yang akan dicetakPrint Titles :
Rows to repeat at top : untuk mengunci baris sebagai judul atas pada setiap halaman pencetakanColumn to repeat at left : untuk mengunci kolom sebagai judul kiri pada setiap halaman pencetakan
Print :Gridlines: untuk menampilkan garis bantu pada cetakanBlack and White : untuk mencetak dengan warna hitamputihDraft quality: untuk mencetak dengan kualitas drafRow and column headings : untuk menampilkan judul sel kolom dan barisCell errors as: untuk menampilkan pesan sel yang salah
Page order :Down, then over : untuk menghitung halaman ke bawah dan dilanjutkan ke samping kananOver, then down : untuk menghitung halaman ke samping kanan dan dilanjutkan ke kiri bawah
5. Klik OK
33
3.8 Validasi DataUntuk menghindari kesalahan pengetikan, makanya dibuat dengan validasi data (batasan pemasukan data).Cara melakukan validasi data 1. Blok daerah yang akan di validasi2. Klik menu data3. Klik Validasi4. Klik Tab setting
Allow : jenis dataData : KriteriaMinimum : nilai minimalMaximun : nilai terbesar
5. Klik Tab input messageCentang show input message when cell is selectedIsi titleIsi Input message
6. Klik Tab error AlertCentang show error alert after in valid data is enteredstyleTitleError message
7. klik OKPemblokan cell validasiCara :1. Klik menu Edit2. Klik Go To atau tekan F53. Klik Special - Go To Special4. Pilih Data Validation5. Pilih opsi All untuk menyeleksi semua validasi dan same untuk memilih validasi tertentu6. klik OkMenghapus Validasi DataCara :1. Blok cell validasi2. Klik menu data3. Klik validation - kotak kofirmasi menghapus validasi4. Klik Ok5. Akan tampil kotak dialog data validation6. Klik tab setting
3.9 Langkah-langkah praktikum 1 : Buka file Microsoft Ecxel pada pertemuan sebelumnya dengan nama file
NamaSiswa_Kelas_1 Lakukan validasi pada kolom Nem, dengan data nem mulai dari 23 sampai dengan 40 dengan
jenis angka desimal Lakukan pengecekan pada data yang divalidasi Simpan kembali (Save As) file dengan nama file NamaSiswa_Kelas_2 pada drive Data
34
3.10 Langkah-langkah praktikum 2 : Buat tabel gaji karyawan PT. Agung Rejeki Bulan Juli 2009 sebagai berikut :
Data Gaji KaryawanPT. Agung RejekiBulan Juli 2009
N
o
Nama
Karyawan
Gaji
Gaji Pokok Transport Uang Makan 1 M. Rian Rp 2,000,000.00 Rp 300,000.00 Rp 400,000.00 2 Nidzar Baihaqi Rp 1,500,000.00 Rp 200,000.00 Rp 400,000.00 3 Lilis Farida Rp 1,500,000.00 Rp 200,000.00 Rp 400,000.00 4 Edwin Rp 1,500,000.00 Rp 200,000.00 Rp 400,000.00 5 Zamroni Rp 1,500,000.00 Rp 180,000.00 Rp 400,000.00 6 Agus Herman Rp 1,500,000.00 Rp 180,000.00 Rp 400,000.00 7 Junaidi Rp 750,000.00 Rp 180,000.00 Rp 400,000.00 8 Baskoro Rp 750,000.00 Rp 180,000.00 Rp 400,000.00 9 Siti Nurlita Rp 750,000.00 Rp 180,000.00 Rp 400,000.00
10 Hendriansyah Rp 750,000.00 Rp 180,000.00 Rp 400,000.00
Lakukan format sel pada kolom gaji karyawan dengan format accounting Rp Indonesia Format pattern, border dan font serta font size pada tabel sehingga tabel tampak lebih rapi dan
menarik Simpan file pada drive Data dengan nama file NamaSiswa_Kelas_3
3.11 Langkah-langkah praktikum 3 : Membuat tabel Daftar nilai Akademik Siswa dari ulangan harian pertama dan kedua,
kemudian hitung rata-rata nilainya! Format tabel agar tampilannya menarik dan mudah dibaca Simpan tugas individu pada drive Data, buat folder pribadi dengan nama folder
NamaSiswa_Kelas, simpan file dengan nama Tugas_Individu_1
SMA NEGERI 1 LENDAHDaftar Nilai Akademik Siswa
Mata Pelajaran Teknologi Informasi dan Komunikasi
Kelas XI-A
No NamaNilai
UH-1 UH-2 U-Blok
1 Ade Firmansyah 90 70 85
2 Asep Sudrajat 70 80 90
3 Benny Wijaya 80 60 70
4 Chintya Anugrah 90 75 80
5 Dedi Darussalam 70 85 90
6 Erny Sujana 80 90 80
7 Frengky Situmorang 60 70 80
8 Gery Reymond 75 80 90
9 Harri Mukti 85 90 60
10 Indra Kanya 90 80 80
BAHAN AJAR
35
BAB IVMEMBUAT DAN MENGOLAH DOKUMEN PENGOLAH ANGKA DENGAN
FORMULA
Standar Kompetensi
: 1. Menggunakan perangkat lunak pengolah angka untuk menghasilkan informasi
Kompetensi Dasar : 1.3. Mengolah dokumen pengolah angka dengan variasi teks, tabel, grafik, gambar, dan diagram untuk menghasilkan informasi
Indikator : 1. Mengolah data menggunakan perhitungan statistik2. Mengolah data menggunakan perhitungan matematis3. Melakukan pembacaan tabel4. Mengolah data angka menggunakan fungsi logika
4.1 Formula Dalam Excel, Anda dapat melakukan perhitungan terhadap data-data yang telah ada,
dengan menggunakan rumus yang ditentukan. Untuk perhitungan yang menggunakan rumus yang sama (pernah digunakan sebelumnya), dapat dilakukan dengan perintah Copy, caranya : 1. Klik sel yang telah dilakukan perhitungan dengan memakai formula 2. Klik menu Edit, lalu klik Copy 3. Kemudian pindahkan pointer aktif sel ke tempat hasil akan diletakkan. 4. Klik menu Edit, lalu klik Paste
4.2 Operator Perhitungan MS ExcelPenjumlahan, pengurangan, perkalian, pembagian, dan pangkat dilakukan dengan cara menuliskan alamat selnya bukan angkanya pada formula bar.Misal : Penjumlahan : =A1+B1 atau +A1+B1.Pengurangan : =A1-B1 atau +A1-B1.Perkalian : =A1*B1 atau +A1*B1.Pembagian : =A1/B1 atau +A1/B1.Pangkat 2 : = A1^2 atau A1^2.
4.3 Fungsi Bantu Statistik1. Max (Range) : mencari nilai terbesar dari suatu range.2. Min (Range) : mencari nilai terkecil dari suatu range.3. Sum (Range) : mencari jumlah dari isi data yang terdapat pada suatu range.4. Average (Range) : mencari nilai rata-rata dari suatu range.5. Count (Range) : mencari jumlah data yang terdapat pada suatu range.
4.4 Fungsi Kelompok Text1. Left : mengambil karakter yang ada di sebelah kiri dari satu kesatuan karakter.
Penulisan : =LEFT(teks, jumlah_karakter)2. Right : mengambil karakter yang ada di sebelah kanan dari satu kesatuan karakter.
Penulisan : =RIGHT(teks, jumlah_karakter)3. Mid : mengambil karakter yang ada di tengah dari satu kesatuan karakter.
Penulisan : =MID(teks, angka_awal, jumlah_karakter)4. Upper : mengubah semua karakter dalam setiap kata yang ada pada suatu teks menjadi huruf besar / kapital.Contoh : =UPPER(“saya”) menghasilkan SAYA
5. Lower : mengubah semua karakter dalam setiap kata yang ada pada suatu teks menjadi huruf kecil.
36
Contoh : =LOWER(“SAYA”) menghasilkan saya6. Proper : mengubah karakter pertama dalam setiap kata yang ada pada suatu teks menjadi huruf besar / kapital dan mengubah huruf berikutnya dengan huruf kecil.Contoh : =PROPER(“saya sedang praktikum”) menghasilkan Saya Sedang Praktikum7. Len : mengambil karakter terkiri sejumlah yang dinyatakan pada argumen jumlah_karakter.Contoh : =UPPER(“Praktikum”) menghasilkan 98. Text : mengubah angka menjadi teks dengan jumlah desimal sesuai yang dinyatakan pada argumen format_teks.
Penulisan : =TEXT(angka, format_teks)Contoh : =TEXT(100/4,“0.00”) menghasilkan 25.009. Dollar : mengubah angka menjadi teks mata uang dolar, disertai pembulatan dan jumlah desimal menurut argumen jumlah_desimal.
Penulisan : =DOLLAR(angka, jumlah_desimal)Contoh : =DOLLAR(22/7,6) menghasilkan $3.142857.
=DOLLAR(22/7,5) menghasilkan $3.14286.10. Char : mengubah angka antara 1 sampai 255 menjadi karakter kode ASCII.Contoh : =CHAR(125) menghasilkan }.11. Code : mengubah karakter pertama menjadi kode ASCII.Contoh : =CODE(“Infor”) menghasilkan 73.
=CODE(“Ikan”) menghasilkan 73 juga.
4. 5 Fungsi Bantu Logika1. And (Logical 1,logical 2,…,logical 30)→ menghasilkan argument true jika semua logika benar.2. Or (Logical 1,logical 2,…,logical 30)→ menghasilkan argument true jika salah satu logika benar.3. Not (Logical)→ menghasilkan kebalikan logika.4. If (Logical Text, Value True, Value False)→ menghasilkan argument dengan pemenuhan syarat yang telah ditentukan.
4.6 Fungsi AbsolutFungsi penggunaan absolut ini adalah apabila kita tidak ingin referensi cell berubah saat suatu formula disalin, buatlah referensi cell absolut dengan mengetik tanda dillar ($) atau tekan F4 apabila pengetikan referensi cell yang anda ingin tidak berubah. Seperti formula =D4 berubah saat anda salin ke cell lain, tetapi $D$4 selalu merujuk pada cell yang sama.
4.7 Data EntryPrinsipnya hampir sama dengan fungsi penggunaan absolut dimana bila kita tidak ingin referensi cell berubah saat suatu formula disalin namun keuntungan lain menggunakan data entry adala kemungkinan kita melakukan pencarian referensi antar sheet.
4.8 Fungsi VLOOKUPFungsi Vlookup merupakan fungsi bantuan references. Fungsi Vlookup dipakai untuk menghasilkan nilai pada tabel secara vertikal.
Penulisan : =VLOOKUP(nama_baris;tabel;kolom_pencarian;range_lookup)
4.9 Fungsi HLOOKUP
37
Fungsi Hlookup merupakan fungsi bantuan references juga. Fungsi Hlookup dipakai untuk menghasilkan nilai pada tabel secara horizontal.
Penulisan : =HLOOKUP(nama_kolom;tabel;baris_pencarian;range_lookup)
4.10 LOOKUP VALUEPada prinsipnya sama dengan Vlookup, namun pada lookup value ini memungkinkan kita untuk mengambil beberapa data dari tabel lain sabagai referensi / patokan.
4.11 Langkah – langkah praktikum 1: Buat tabel seperti dibawah ini! Isikan kolom Jumlah Niali dan Rata-rata Isikan baris nilai tertinggi, nilai terendah dan nilai rata-rata Simpan dengan nama file, NamaSiswa_Kelas_4
SMA N METRO
Jl. Cipto Hadiningrat No. 74 Klangon Barat
Yogyakarta
Laporan Nilai Raport
Tahun Pelajaran 2009/2010
Kelas XI - AAspek : Pemahaman Konsep
No
No. Indu
k Nama Siswa L/P
Mata Pelajaran jumlah
Rata-Rata
Agm
Pkn Ind
Eng
Mat
Fis
Bio
Kim
Sej
Geo
Eko
Sos
Sen
Jas
Prc
TIK
Mulok
1127
01 Abdul Wahab L 72 78 80 73 88 77 72 78 90 80 78 88 80 72 78 88 78
2127
02 Agus Sirajul L 73 86 78 77 70 78 73 90 70 76 68 88 78 73 86 70 86
3127
03 Budi Santoso L 75 82 77 79 77 77 80 82 77 77 82 77 77 75 82 77 82
4127
04 Cindy Claudia P 78 80 88 80 71 88 78 80 71 88 80 71 70 78 80 71 80
5127
05 Erry Johan P 75 79 84 79 70 84 75 75 79 84 80 88 84 75 79 70 79
6127
06 Ginanjar L 80 79 80 90 78 76 80 79 78 76 79 78 74 80 79 78 79
7127
07 Harun Rasyid L 83 78 80 92 81 80 90 78 81 80 78 81 80 83 78 81 78
8127
08 Jhoni Mindo L 76 83 82 88 80 78 76 75 75 82 77 70 79 76 83 80 83
9127
09 Kiki Atmaja L 85 84 83 73 77 83 78 84 77 66 84 77 83 85 84 77 84 10
12710 Muhammad Rian L 80 85 85 77 73 80 80 85 71 85 72 73 85 80 85 73 85
Nilai Tertinggi
Nilai Terendah
Nilai Rata-Rata
4.12 Langkah – langkah praktikum 2 : Aktifkan file praktik NamaSiswa_Kelas_3 sebagai berikut :
38
Data Gaji KaryawanPT. Agung RejekiBulan Juli 2009
N
o Nama Karyawan
Gaji
Total GajiGaji Pokok Transport Uang Makan
1 Muhammad Rian Rp2,000,000.00 Rp300,000.00 Rp400,000.00
2 Nidzar Baihaqi Rp1,500,000.00 Rp200,000.00 Rp400,000.00
3 Lilis Farida Rp1,500,000.00 Rp200,000.00 Rp400,000.00
4 Edwin Rp1,500,000.00 Rp200,000.00 Rp400,000.00
5 Zamroni Rp1,500,000.00 Rp180,000.00 Rp400,000.00
6 Agus Herman Rp1,500,000.00 Rp180,000.00 Rp400,000.00
7 Junaidi Rp 750,000.00 Rp180,000.00 Rp400,000.00
8 Baskoro Rp 750,000.00 Rp180,000.00 Rp400,000.00
9 Siti Nurlita Rp 750,000.00 Rp180,000.00 Rp400,000.00 10 Hendriansyah Rp 750,000.00 Rp180,000.00 Rp400,000.00
Jumlah Maksimum
Jumlah Minimum
Rata-Rata
Kemudian modifikasi tabel dengan menambah kolom Total Gaji dan tiga baris baru dengan nama Jumlah Maksimum, Jumlah Minimum dan Rata-Rata.
Isi baris Jumlah Maksimum, Jumlah Minimum dan Rata-Rata Simpan kembali dengan nama file Praktik NamaSiswa_Kelas_5
4.13 Langkah – langkah praktikum 3 :Susunlah tabel di bawah ini dan lengkapi datanya dengan menggunakan fungsi VLOOKUPSimpan dengan nama file Praktik NamaSiswa_Kelas_6
SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
"ABADI JAYA"
DAFTAR PEMBAYARAN UANG KULIAH
No. IndukNama
Mahasiswa Tingkat JurusanBiaya SKS Jumlah SKS
Jumlah
1310312-01 Angga Tirta Aji 1310312-02
Anggitia Rezinka Dewi
1310312-03 Apri Wahyuni 1310312-04
Novi Rahmawati
1310312-05 Nuri Prasetyo 1310312-06 Puji Lestari 1310312-07 Ristiyanti 1310312-08 Saiful Jaiz 1310312-09 Sumarah 1310312-10 Yusuf Fathoni
No. Induk Tingkat Jurusan Biaya SKSJumlah SKS
Nama Mahasiswa
1310312- Diploma 3 Jaringan Rp 120 Angga Tirta Aji
39
01 40,000.00 1310312-02 Diploma 3 SIM
Rp 40,000.00 118
Anggitia Rezinka Dewi
1310312-03 Diploma 3
Man. Informatika
Rp 40,000.00 122 Apri Wahyuni
1310312-04 Strata 1 JST
Rp 50,000.00 149 Novi Rahmawati
1310312-05 Strata 1 Mulmet
Rp 50,000.00 149 Nuri Prasetyo
1310312-06 Strata 1 Jaringan
Rp 50,000.00 159 Puji Lestari
1310312-07 Strata 1 SIM
Rp 50,000.00 147 Ristiyanti
1310312-08 Strata 1 SIM
Rp 50,000.00 147 Saiful Jaiz
1310312-09 Strata 2 JST
Rp 60,000.00 35 Sumarah
1310312-10 Strata 2 JST
Rp 60,000.00 36 Yusuf Fathoni
BAHAN AJARBAB V
MEMBUAT GRAFIK DENGAN MICROSOFT EXCEL
40
Standar Kompetensi
: 1. Menggunakan perangkat lunak pengolah angka untuk menghasilkan informasi
Kompetensi Dasar : 1.3. Mengolah dokumen pengolah angka dengan variasi teks, tabel, grafik, gambar, dan diagram untuk menghasilkan informasi
Indikator : 1. Mengolah data angka ke dalam bentuk grafik
5.1 Grafik Untuk membuat grafik di Excel, mula-mula harus disiapkan file yang mengandung data yang
akan dibuat grafiknya. Langkah-langkahnya :
1. Buka File yang mengandung data yang hendak dibuat gambar grafiknya
2. Pilih menu Grafik (Chart Wizard button) pada toolbar standar. Kemudian akan muncul kotak dialog seperti berikut ini :
3. Klik Next untuk dari kotak dialog tersebut (setelah menentukan model/bentuk grafik yang ingin ditampilkan). Kemudian muncul kotak dialog seperti berikut :
41
4. Kemudian klik Next, muncul kotak dialog seperti berikut ini :
5. Klik Next, sampai grafik yang diinginkan muncul
5.2 Langkah-langkah praktikum :Buatlah tabel dari tabel di bawah ini, dengan ketentuan sebagai berikut : Tipe grafik Standard – Clustered Column
42
Buatkan judul grafik dan label sumbunya Buatkan label data grafik Simpan dalam sheet baru dengan nama PTN Simpan file dengan nama Praktik NamaSiswa_Kelas_7
SMA N I AKINDODAFTAR SISWA
DITERIMA DI PERGURUAN TINGGI NEGERI
TAHUNPERGURUAN TINGGI
UI ITB UNPAD UGM UNDIP2001 90 80 70 60 402002 92 82 60 65 482003 80 88 75 50 302004 100 60 75 65 402005 90 90 80 70 60
Grafik menjadi seperti berikut :
BAHAN AJARBAB VI
MENAMBAHKAN GAMBAR DAN DIAGRAM PADA LEMBAR KERJA MICROSOFT EXCEL
43
Standar Kompetensi
: 1. Menggunakan perangkat lunak pengolah angka untuk menghasilkan informasi
Kompetensi Dasar : 1.3. Mengolah dokumen pengolah angka dengan variasi teks, tabel, grafik, gambar, dan diagram untuk menghasilkan informasi
Indikator : 1. Menyisipkan gambar dan diagram
6.1 Penambahan Gambar dari File GambarMenyisipkan gambar dari file, caranya dengan meng-klik menu Insert -> Picture -> From
File sehingga muncul kotak dialog seperti berikut.
Kemudian pilih gambar yang diinginkan dari folder. Klik Insert.
6.2 Penyisipan WordArtMenyisipkan WordArt, caranya dengan meng-klik menu Insert -> Picture -> WordArt
sehingga muncul kotak dialog seperti berikut
Kemudian pilih model WordArt dan klik tombol Ok. Sesudah itu, tulis kalimat atau kata yang akan dibentuk dengan WordArt, klik OK.
6.3 Penyisipan ClipArtGambar yang disisipkan dapat berupa file gambar atau kumpulan gambar (clip art) yang
telah disediakan program Microsoft Excel. Untuk menyisipkannya, klik menu Insert - > Picture - > Clip Art. Pada bagian Search for di Task Pane, ketikkan kata petunjuk yang berkaitan dengan gambar, contohnya background. Maka akan didapat hasil gambar seperti pada contoh di bawah ini:
44
Untuk menyisipkan gambar, klik pada gambar yang diinginkan
6.4 Menggambar dengan Toolbar DrawingAutoShape adalah objek-objek dengan bentuk tertentu yang dapat disisipkan ke dalam
dokumen. Objek-objek tersebut antara lain bentuk garis, lingkaran, persegiempat, dan lainnya. Objek-objek tersebut dapat disisipkan dengan memilihnya pada Tool Bar Drawing. Untuk menampilkan toolbar ini, klik menu View -> Toolbars -> Drawing. Klik tombol AutoShapes kemudian pilih kategori objek sesuai keinginan.
Dari objek-objek yang ada, dapat disisipkan teks didalamnya.
6.5 Menyisipkan SimbolDi dalam dokumen juga sering dijumpai pengguna simbol seperti ©, ®, ☺, de-el-el. Cara menyisipkan simbol adalah klik menu Insert -> Symbol sehingga keluar kotak dialog Symbol berikut.
45
Pilihlah symbol yang hendak digunakan lalu klik Insert.
6.6 Tugas Praktikum!Buka file pertemuan sebelumnya dengan nama file NamaSiswa_Kelas_7, modifikasi tabel dengan menyisipkan gambar logo sekolah dan gambar lainnya sebagai ilustrasi dengan menggunakan ikon Drawing seperti contoh dibawah ini :
46
