firacahgempolgarut.files.wordpress.com · Web viewKegiatan ini bertujuan untuk memudahkan dalam mencari file surat tersebut melalui internet pada kearsipan surat FTIf ITS, tanpa harus

Hari : Selasa

Tanggal : 20 Januari 2015

Kegiatan : Belajar google Docs

Hari ini kegiatan yang di lakukan yaitu mengenal dan belajar lebih dalam lagi tentang google Docs yang di gunakan untuk membuat dokumen/file secara bersama-sama. Dengan menggunakan Google Docs tersebut kita dapat berbagi file kepada teman dan diedit/diselesaikan secara bersama-sama walaupun tempatnya berbeda. Melalui E-mail kita dapat mengundang teman siapa saja yang bersangkutan dengan file tersebut untuk diedit bersama-sama/dibenahi semua kesalahan yang ada hingga menjadi dokumen/file yang sempurna. Berikut cara membuat dokumen secara bersama-sama pada Google Docs :

1. Buka Google Docs

2. Masukkan e-mail anda

3. Click pada bagian yang ditunjukkan oleh anak panah.

4. klik icon yang ditunjukkan oleh anah panah tersebut, lalu beri nama pada folder anda.

5. Lalu pilih file>click baru>click dokumen, silahkan menulis dokumen yang ingin anda edit bersama teman-teman.

lalu click bagikan pada icon di pojok kanan atas tersebut.

6. Lalu tulis alamat email teman anda yang ingin anda ajak untuk mengedit dokumen tersebut.

Lalu click beres. Setelah itu teman anda akan mendapat pesan dalam inbox emailnya untuk bergabung bersama pada Google Docs untuk mengedit atau menyempurnakan dokumen tersebut. Setelah selesai mengedit atau menyempurnakan dokumen tersebut, silahkan keluar dan dokumen yang anda edit tersebut akan menyimpan secara otomatis. Selamat mencoba!!!

Hari : Rabu

Tanggal : 21 Januari 2015

Kegiatan : Meng-upload SK(Surat Keputusan)

Kegiatan ini bertujuan untuk memudahkan dalam mencari file surat tersebut melalui internet pada kearsipan surat FTIf ITS, tanpa harus mencari satu persatu surat yang disimpan pada kantor yang bersangkutan.

Adapun cara meng-upload SK yaitu sebagai berikut :

1. Silahkan buka situs http://administrasi.ftif.its.ac.id/wp-admin/,lalu log in.

2. Lalu pilih new>post

3. Lalu isi pada bagian add new post, lalu click add media

4. Setelah itu click upload files.

5. Click select files.

6. Cari nomor surat yang terdapat folder penyimpanan. Lalu click open.

7. Copy tulisan yang terletak di pojok, lalu close.

8. Click gambar Google yang ditunjukkan oleh anak panah di bawah ini.

9. Lalu paste tulisan yang sudah anda copy di URL for filename>click Yes> click insert.

10. Lalu ketik nama yang ingin anda cantumkan pada SK tersebut lalu centang, jika sudah selesai semua lalu click Publish.

Hari : Kamis

Tanggal : 22 Januari 2015

Kegiatan : mengupload SK, mengedit file di Google Docs dan kursus bahasa inggris.

Kegiatan hari ini masih mengupload SK yang belum terselesaikan kemarin dan kira-kira ada 10 surat yang akan di upload hari ini. Setelah surat SK terupload semua, kami melanjutkan memperbaiki file yang kami edit bersama-sama di Google Docs agar lebih baik dan sempurna. Setelah menyelesaikan tugas kami, dan di hari ini kami juga kursus bahasa inggris agar kami dapat mahir dalam berbahasa inggris. Dan yang akan membimbing kami yaitu muridnya Pak Agus sendiri yang bernama Pak Muhammad dari Yaman dan Pak Al Haji dari Afrika, beliau sangat baik dan sangat sabar dalam mengajari kami untuk pandai berbahasa inggris yang baik,benar dan cepat bisa berbahasa inggris. Kami sedikit demi sedikit mengerti apa yang di sampaikan oleh pembimbing. Kami diperintahkan untuk memperkenalkan diri menggunakan bahasa inggris, bercerita tentang pengalaman atau aktifitas meggunakan bahasa inggris,dll. saya sangat senang dibimbing oleh beliau dan yang slalu saya ingat ialah “ jangan pernah takut untuk berbicara menggunakan bahasa inggris” itu yang membuat saya merasa yakin dan tidak takut untuk belajar berbahasa inggris. Dan beliau menghargai apabila ada kesalahan pada saat saya berbicara bahasa inggris.

Hari : Jum’at

Tanggal : 23 Januari 2015

Kegiatan : Mengupload surat SK dan mengscan surat

Kegiatan yang di lakukan pada hari ini adalah mengupload surat, di mana Surat Keputusan Rektor di upload pada Administrasi FTIf ITS. Setelah Surat Keputusan Rektor terupload semua, kegiatan selanjutnya adalah melakukan Scan surat. Caranya adalah sebagai berikut :

1. Install terlebih dahulu CD scan tersebut agar dapat tersambung pada komputer dan dapat di gunakan.

2. Setelah terinstall, lalu buka aplikasi scan yang baru saja anda install.3. Setelah anda buka, akan muncul jendela yang memerintahkan anda untuk

mengisinya, seperti jenis kertas.4. Setelah anda isi, masukkan surat yang ingin anda scan ke dalam alat scan tersebut,

lalu klick scan. Namun di sini ada 2 cara scan surat, yaitu :a. Scan bawah

Scan bawah yaitu cara di mana surat yang ingin di scan hanya selembar, maka surat itu dimasukkan ke dalam alat scan-nya.

b. Scan atasScan atas yaitu cara di mana surat yang ingin di scan lebih dari satu lembar, maka surat tersebut di scan pada bagian luar alat scan tersebut.

5. Setelah anda click scan, lalu akan muncul jendela lagi yang memerintahkan anda untuk mengisi nomor surat yang terdapat pada surat tersebut,lalu OK. Setelah anda isi, lalu click scan lagi.

6. Setelah proses scan selesai akan muncul jendela yang bertuliskan add page,save file, pilih save file.

Hari : Senin

Tanggal : 26 Januari 2015

Kegiatan : Meng-upload surat keluar

Kegiatan yang dilakukan pada hari ini adalah mengupload surat pada surat keluar kearsipan FTIf ITS. Di mana ada 2 outner yang harus di upload. di upload surat kita diperintahkan untuk mengisi sifat,tanggal,No agenda,No surat, penerima, perihal, file : kita harus mencari nomor surat yang sudah ada pada folder download surat tersebut,status. Lalu klick simpan kembali ke daftar.

Lalu click tambah surat keluar.

Masalah : Banyak surat yang nama penyimpanannya tidak sesuai dengan nomor surat yang terdapat pada surat tersebut. Jadi menyulitkan kita dalam mencari surat yang telah di download.

Solusi : Setelah mendapat informasi dari pembimbing kami diperintah untuk me-rename nomor pada surat yang di download tersebut agar sama dengan isi surat yang di download tersebut.

Hari : Selasa

Tanggal : 27 Januari 2015

Kegiatan : meng-upload surat keluar

Kegiatan hari ini meng-upload surat keluar yang terdapat dua outner yang harus diupload. Di situ kita juga harus mengisi : sifat,tanggal,No agenda,No surat, penerima, perihal, file dan status, kemudian click “simpan dan kembali ke daftar”.

Setelah meng-upload surat selesai kita kerjakan, selanjutnya kita melakukan presentasi tentang kegiatan prakerin yang berlangsung pada minggu lalu. Setelah kami melakukan presentasi kami mendapat kritik dan saran agar presentasi yang kami sampaikan bisa lebih baik lagi. Di dalam memberikan saran, pembimbing juga memberi ilmu tentang :

a. potensi terpendam, jika kita mempunyai talenta kita harus memupuknya agar mencapai kesuksesan di bidangnya bahkan bila ingin berbakat tertentu, kita harus melakukan itu secara terus menerus,hingga tercapai bakat yang kita inginkan.

b. Soft skill, soft skill ada 23 macam,yaitu :1. Inisiatif = selalu memiliki ide baru.2. Etika = sopan santun atau perilaku yang baik.3. Berfikir kritis4. Mau belajar5. Komitmen = niat yang kuat.6. Motivasi = dorongan. Untuk memotivasi diri sendiri kita bisa

menggunakan kata AMBAG “ Apa Manfaatnya BAGiku “.7. Bersemangat8. Dapat diandalkan9. Komunikasi lisan10. Kreatif11. Kemampuan analitis = selalu ingin mencari penyebab yang terjadi.12. Dapat mengatasi stress = kita bisa menyelesaikan masalah besar menjadi

masalah kecil, karena sesungguhnya masalah besar itu terjadi karena adanya masalah kecil yang jumlahnya banyak, yang terkumpul menjadi satu.

13. Manajemen diri = menjadwal kegiatatan pada diri kita.14. Menyelesaikan problem15. Dapat meringkas16. Berkoorperasi = bekerja sama untuk menyelesaikan masalah orang

lain.17. Fleksibel = luwes atau tidak kaku.18. Kerja dalam tim19. Mandiri = mampu mengatasi semua masalahnya sendiri.20. Mendengarkan

21. Tangguh22. Berargumen logis = berfikir yang masuk akal.23. Manajemen waktu =dapat mengatur waktu,ibarat “lebih baik

bermandikan keringat di tempat latihan dari pada bermandikan darah di medan perang”.

Hari : Rabu

Tanggal : 28 Januari 2015

Kegiatan : Mengecek surat dan mendengarkan pak mario teguh tentang “no drama”

Kegiatan hari ini kita mengecek 2 outner surat di “ftif.its.ac.id/surat” lalu kita log in dan klik surat keluar yang terdapat pada jendela tersebut kemudian kita cari. Setelah kegiatan tersebut selesai kita mendengarkan apa yang di sampaikan oleh pak mario teguh tentang “no drama” melalui youtube.

Beliau menyampaikan bahwa hidup jangan didramakan, karena hidup yang indah adalah hidup yang tanpa drama. Sederhanakan hidup ini hingga nanti akan banyak indahnya, karena kesederhanaan adalah kekuatan yang tanpa macam-macam. Sederhana yang harus kita lakukan adalah jika ingin pandai belajarlah, jika ingin kaya bekerjalah, jika ingin bahagia setialah, jika ingin selamat bertuhanlah.

Orang yang menganggur yaitu orang yang tidak mau menerima gaji yang kecil dari yang di tentukan, karena uang kecil yang tidak disyukuri tidak akan menjadikan kekayaan. Kalau sedang benar jangan terlalu berani, kalau sedang salah jangan terlalu takut. Orang yang berkualitas selalu merendahkan diri dan menerima pemberian Allah SWT, pasti akan di beri kemulyaan. Orang yang sombong akan banyak masalah. Saat takut tumbuhkanlah kekuatan, saat berani tumbuhkanlah kehati-hatian.

Orang yang pikirannya sederhana tapi sibuk bekerja, lebih mudah berbahagia dari pada orang yang pikirannya sibuk, tapi gerakan tubuhnya lambat. Jangan pikirkan yang tidak bisa kita pikirkan, tetapi pikirkan apa yang bisa kita lakukan, tetapi tidak kita lakukan. Semakin kurang anda memuji diri sendiri semakin ikhlas orang memuji anda.

Kesederhanaan adalah saat kalah bersabarlah, saat menang rendah hatilah. Sebuah keluarga yang baik lebih penting dari pada kesibukan untuk kelihatan seperti orang kaya. Semua orang yang memuliakan ibu dan istri dan ibunya di jamin hidupnya tidak akan terbengkalai. Yakini bahwa kita sudah bertuhan, yakini janjinya bahwa kebaikan adalahuntuk yang baik. Jangan drama karena drama itu untuk orang yang memperlambat kehidupan, jika kita ingin sukses buatlah hidup semudah mingkin.

Hari : Kamis

Tanggal : 29 Januari 2015

Kegiatan : mengecek surat

Kegiatan selanjutnya adalah mengecek surat di “ftif.its.ac.id/surat” di mana terdapat 2 outner yang harus di cek. Jika surat yang di cek tidak ada maka kita harus meng-unggahnya dengan cara kita harus men-scan surat yang akan kita unggah terlebih dahulu, kemudian kita buka situs “ftif.its.ac.id/surat”,klik surat keluar,klik tambahkan surat keluar,kemudian kita harus mengisi : sifat,tanggal,No agenda,No surat, penerima, perihal, unggah file yang di ambil dari surat yang sudah kita scan tadi dan pilih status, kemudian click “simpan dan kembali ke daftar”. Setelah semua surat dicek dan diunggah kemudian surat di masukkan kembali. kukanlah secara berulang-ulang hingga semua surat ter cek.

Masalah : banyak surat yang tidak ada pada surat keluar ftif tersebut. Apa yang harus dilakukan?

Solusi : setelah kita bertanya kepada pembimbing, kita diperintahkan untuk mengecek kembali satu persatu surat yang telah di unduh, setelah kita cek ternyata banyak surat yang salah dalam penulisan namanya, seperti nomor surat yang di scan 000303 dalam penyimpanannya di beri nama 000305, kemudian kita merubah nama nomor surat yang benar sesuai surat yang telah di scan tadi, kemudian kita melakukan pengecekan pada surat keluar kembali.