Tugas Sia II d3 Ak Kar

8/18/2019 Tugas Sia II d3 Ak Kar

1/47

i

LAPORAN KEGIATAN SURVEY

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PROSES PEMBELIAN KREDIT

PT. AMTEK ENGINEERING BATAM

DISUSUN OLEH:

ATIKA PRIMADIKTA 3111311026

FATIMAH KASIM 3111311025

MARINA 3111311020

NURBAINI 3111311003

RETNO MEILIA UTARINI 3111311023

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

POLITEKNIK NEGERI BATAM

TH. 2013-2014


2/47

ii

SURAT KETERANGAN SURVEY DARI PERUSAHAAN


3/47

iii

SURAT PENGANTAR


4/47

iv

DAFTAR ISI

SURAT KETERANGAN SURVEY DARI PERUSAHAAN ................................................ ii

SURAT PENGANTAR ........................................................................................................ iii

BAB I PROFIL PERUSAHAAN .......................................................................................... 1

BAB II STRUKTUR ORGANISASI..................................................................................... 4

BAB III PROSEDUR PEMBELIAN KREDIT ...................................................................... 5

BAB IV BAGIAN-BAGIAN PROSEDUR PEMBELIAN KREDIT ..................................... 5

BAB V DOKUMEN DAN CATATAN AKUNTANSI ......................................................... 7

BAB VI PENGENDALIAN INTERNAL ........................................................................... 12

BAB VII NARASI PROSEDUR ......................................................................................... 15

BAB VIII FLOWCHART ................................................................................................... 18

BAB IX ANALISIS PROSEDUR ....................................................................................... 19

BAB X KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................................... 22

BAB XI DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 23

LAMPIRAN ....................................................................................................................... 24


5/47

1

BAB I

PROFIL PERUSAHAAN

PT. Amtek Engineering Batam adalah perusahaan yang bergerak di bidang metal

stamping dan electronic components assemblies yang berdiri sejak tahun 1997. Pusat

perusahaan ini terletak di Singapura, dengan nama perusahaan Amtek Precision

Technology Pte Ltd . Sebelum melakukan ekspansi dari Singapura ke Batam, Amtek

Precision Technology Pte Ltd mulai beroperasi dengan peralatan yang sederhana seperti

pressed metal machine yang berfungsi untuk mencetak berbagai komponen elektrikal

yang terbuat dari plat besi. Amtek Precision Technology Pte Ltd didirikan oleh Mr. Lai

Fook Kuen pada tahun 1970 dan berkembang pesat dengan ekspansi ke berbagai negara

seperti di Indonesia, Malaysia, Vietnam, Thailand, China dan Republik Ceko. Amtek

Precision Technology Pte Ltd juga mendaftarkan diri ke dalam bursa efek Singapura pada

tahun 2010 untuk meningkatkan sumber pendanaan guna untuk melakukan ekspansi

walaupun tiga tahun sebelumnya pernah mengalami delisting.

Berikut ini merupakan biodata perusahaan PT. Amtek Engineering Batam:

Nama perusahaan : PT. AMTEK ENGINEERING BATAM

Alamat perusahaan : Cammo Industrial Park Blok E No.1, Jl.

Letjen Soeprapto, Batam Center, Indonesia

Nomor Pokok Wajib Pajak : 01.543.311.3-215.000

Nomor Telepon/Faksimili : 0778 464698/0778 464697

Bidang Usaha : Industri Metal Stamping

Lokasi Proyek : Cammo Industrial Park Blok E No.1 Batam

Tanda Daftar Perusahaan : 041012801801

Keputusan Menteri Kehakiman RI : C-7684.HT.01.01.TH.2000

Luas Lokasi Kawasan Berikat : 20.700 m2

1. Visi dan Misi PT. Amtek Engineering Batam

a. Visi PT. Amtek Engineering Batam

Menjadikan PT. Amtek Engineering Batam sebagai mitra usaha yang

mengutamakan kualitas untuk semua produk dan komponen yang di

kembangkan oleh perusahaan.


6/47

2

b. Misi PT. Amtek Engineering Batam

Mengarahkan PT. Amtek Engineering Batam sebagai penyalur global yang

terkemuka untuk perusahaan yang memerlukan puncak desain, perkembangan

kualitas dan fabrikasi komponen dan produk.

2. Kegiatan Operasional PT. Amtek Engineering Batam

Kegiatan operasional yang dilakukan oleh PT. Amtek Engineering Batam antara

lain:

a. Prototyping & Batch Run Production

Kegiatan ini merupakan pembuatan sampel atau contoh dari produk yang

diusulkan ataupun didesain pelanggan. Setelah prototype atau contoh telah

berhasil diproduksi maka akan menunggu keputusan pelanggan apakah akan

dilakukan produksi secara massal (mass production) atau tidak.

b. Precision Metal Stamping

Kegiatan melakukan pencetakan terhadap material yang berupa besi atau baja,

aluminium, timah dan lain-lain menjadi produk setengah jadi yang akan

dijadikan sebagai komponen-komponen dalam barang elektronik.

c. Decorative Metal Finishing

Kegiatan proses tambahan terhadap produk setengah jadi yang terbuat dari

bahan baku besi atau baja dan lain-lain. Proses tambahan ini berupa spraying,

silk screening, powder coating, platting dan painting.

d.

Computer Casing & Manufacturing

Proses pembuatan kerangka computer, router, server, hard disk, dan produk

elektronik sejenis dari bahan baku menjadi barang setengah jadi. Kegiatan

pada proses ini menghasilkan bagian-bagian yang akan digunakan proses

selanjutnya yaitu product assembly dari bahan baku besi atau baja dan lain-

lain.


7/47

3

e. Product Assembly

Kegiatan memasangkan semua komponen-komponen yang akhirnya akan

menjadi barang jadi maupun barang setengah jadi. Kegiatan ini berupa

pemasangan screw atau nut , pin, fan, connector, lable, cable, switch dan lain

lain sehingga menjadi finished good berdasarkan permintaan pelanggan.


8/47

4

BAB II

STRUKTUR ORGANISASI

1. Departemen Pembelian (Purchasing)

Tanggung jawab Bagian ini adalah mencari dan membeli bahan baku yang sesuaidengan kebutuhan produksi dan bernegosiasi harga, mempererat hubungan bisnis

antar penyedia bahan baku.

2. Departemen Logistik (Penerimaan Barang)

Tanggung jawab Bagian ini adalah mengoptimalkan penggunaan tempat

penyimpanan persediaan dan memperbarui metode penangangan bahan baku, dan

meningkatkan produktifitas kerja, memastikan kegiatan pengiriman, pengeluaran,

dan penerimaan barang dapat berjalan lancar.


9/47

5

BAB III

PROSEDUR PEMBELIAN KREDIT

A. Proses Pembelian Kredit

1. Prosedur permintaan pembelian

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat

perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian.

2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga

kepada pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat

pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai

pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.

3.

Prosedur order pembelian

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok

yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan,

mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

4.

Prosedur penerimaan barang

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan

mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan

barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.


10/47

5

B. Skema Proses Pembelian Kredit


11/47

5

BAB IV

BAGIAN-BAGIAN PROSEDUR PEMBELIAN KREDIT

A. Bagian-bagian yang terkait

1. Bagian Pembelian

Fungsinya :

a. Bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang

b. Menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang

c.

Mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih

Job Description:

a.

Melakukan pembelian bahan-bahan secara bersaing atas dasar nilai yang

ditentukan tidak hanya pada harga yang tepat tetapi juga pada waktu yang

tepat, serta jumlah dan mutu yang tepat pula

b. Membantu pemilihan bahan-bahan dengan melakukan penyelidikan.

c. Melaksanakan usaha-usaha pencarian paling sedikit t iga sumber supply

d.

Mempengaruhi tingkat persediaan terendah.

e. Menjaga hubungan baik dengan suplier.

f.

Melakukan kerjasama dan koordinasi yang efektif dengan fungsi-fungsi

lainnya dalam perusahaan.

g. Meneliti keadaan perdagangan pasar.

h. Membeli seluruh bahan-bahan dan perlengkapan yang dibutuhkan tepat waktu

sehingga tidak menganggu rencana produksi dari perusahaan tersebut.

2. Bagian Penerimaan Barang

Fungsinya:

a. Bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaaan terhadap jenis, mutu, dan

kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menetukan dapat atau

tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan

b. Bertanggungjawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari

transaksi retur penjualan


12/47

6

Job Description:

a. Melaksanakan tata administrasi penerimaan dan pengeluaran barang dari dan

ke gudang sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang ditetapkan.

b. Memberikan pengarahan kepada kepala bagian gudang, seperti melaksanakan

tata penyimpanan barang di gudang, menjaga keamanan, kebersihan dan

ketertiban gudang serta melakukan stock opname secara berkala sesuai yang

telah ditetapkan.

c.

Memeriksa dan memonitor terus menerus hasil pelaksanaan tugas bawahannya

dan memberikan pengarahan kepada bawahannya.

d. Mencocokkan tingkat stock yng tertera dalam kartu meja dengan yang ada

pada kartu gudang.

e. Mengajukan permintaan penambahan stock kepada direktur utama. Menjamin

kerjasama yang konstruktif dengan bawahan, atasan, rekan kerja dan pihak

luar yang relevan.


13/47


14/47

8

c. Surat Pesanan Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah

dipilih.

Setelah melakukan pemilihan pemasok, maka fungsi pembelian akan membuat

Surat Pesanan Pembelian rangkap 4. Dokumen lembar 1 akan dikirimkan

kepada supplier, lembar 2 akan dikirimkan ke bagian gudang, lembar 3 akan

dikirimkan ke bagian keuangan, dan lembar 4 akan disimpan sebagai arsip.

Dokumen ini berisi keterangan mengenai nama dan alamat pemasok, nama,

jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta, tanggal paling lambat

penerimaan barang yang dipesan serta syarat pembayaran dan syarat

penyerahan barang.

Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan yaitu:

a. Tembusan pengakuan oleh pemasok yang dikirimkan kepada pemasok,

dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke

perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian,

serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti

tercantum dalam dokumen tersebut.

b. Tembusan bagi unit peminta barang

Dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang

dimintanya telah dipesan,

c. Arsip tanggal penerimaan

Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian

menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk

mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak dating pada waktu

yang telah ditetapkan.

d. Arsip pemasok

Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian

menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai

pemasok.

e.

Tembusan fungsi penerimaan


15/47

9

Dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang

yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti yang

tercantum dalam dokumen tersebut.

f. Tembusan fungsi akuntansi

Tembusan surat order ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu

dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

d.

Laporan Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang

yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan

kuantitas seperti yang tercantum dalam surat pesanan pembelian.

Laporan Penerimaan Barang dibuat sebanyak 2 rangkap. Lembar 1 akan

disimpan sebagai arsip, sedangkan lembar 2 dikirim ke bagian keuangan

beserta faktur yang diterima ketika barang diterima.

Dokumen ini berisi keterangan mengenai tanggal penerimaan barang, nomor

order pembelian yang bersangkutan, nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas

barang yang diterima, serta catatan hasil pemeriksaan barang misalnya cocok

tidaknya barang dengan order, adanya barang yang rusak dan sebagainya.

e. Surat Perubahan Pesanan Pembelian

Dokumen ini dibuat ketika diperlukan perubahan terhadap isi surat pesanan

pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa

perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian

(substitusi), atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau

bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara

resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian. Surat perubahan

pesanan pembelian dibuat dengan jumlah lembar tembusan yang sama dan

dibagikan kepada pihak yang sama dengan yang menerima surat pesanan

pembelian, yaitu sebanyak 4 rangkap.


16/47

10

Dokumen lembar 1 akan dikirimkan kepada supplier, lembar 2 akan dikirimkan

ke bagian gudang, lembar 3 akan dikirimkan ke bagian keuangan, dan lembar 4

akan disimpan sebagai arsip.

Dokumen ini berisi keterangan mengenai nama dan alamat pemasok, pesanan

pembelian yang lalu serta perubahan pesanan pembelian, nama, jenis, tipe,

kuantitas dan kualitas barang yang diminta.

f. Faktur Dari Pemasok

Dokumen ini merupakan tagihan dari pemasok, yang berisi jenis, kuantitas, dan

harga barang yang menjadi kewajiban perusahaan kepada pemasok. Biasanya

diterima bersamaan dengan datangnya barang ke fungsi penerimaan barang.

Faktur diterima oleh bagian keuangan dari fungsi penerimaan barang beserta

lembar 2 Laporan Penerimaan Barang.

Faktur berisi rincian barang / jasa dengan harga sesuai Surat Pesanan

Pembelian, tidak boleh berubah walaupun misalkan harga tersebut telah

mengalami kenaikan dari pemasok.

B.

Catatan Akuntansi

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian:

1. Register Bukti Kas Keluar (Voucher Register)

Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan voucher payable

procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah

register bukti kas keluar.

2.

Jurnal pembelian

Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable

procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah

jurnal pembelian.


17/47

11

3. Buku pembantu utang

Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable

procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok

adalah buku pembantu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan

menggunakan voucher payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang

adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar (unpaid voucher file).

4.

Buku pembantu persediaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, buku pembantu persediaan ini digunakan

untuk mencatat cost persediaan yang dibeli.


18/47

12

BAB VI

PENGENDALIAN INTERNAL

A. Organisasi

1. Fungsi Pembelian Harus Terpisah Dari Fungsi Penerimaan

Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan intern

dalam pelaksanaan transaksi pembelian. Pemisahaan kedua fungsi ini akan

mengurangi resiko diterimanya barang yang:

a. Tidak dipesan oleh perusahaan.

b. Jenis, spesifikasi, kuantitas, dan mutu barangnya tidak sesuai dengan yang

dipesan oleh perusahaan.

c. Tidak sesuai saatnya dengan waktu yang ditentukan dalam surat order

pembelian.

2. Fungsi Penerimaan Harus Terpisah Dari Fungsi Penyimpanan Barang

Pemisahan kedua fungsi tersebut akan mengakibatkan penyerahan masing-masing

kegiatan tersebut ke tangan fungsi yang ahli dalam bidangnya, sehingga informasi

penerimaan barang dan pesediaan barang yang disimpan ke gudang dijamin

ketelitian dan keandalannya.

3. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian,

fungsi penerimaan. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara

lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.

Setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang

mengakibatkan pekerjaan karyawan atau fungsi yang satu dicek keetelitian dan

keandalannya oleh karyawan atau fungsi yang lain.

B.

Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

1. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang

disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang

langsung pakai.

2.

Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebihtinggi.


19/47

13

Surat order pembelian merupakan awal transaksi permintaan barang. Dengan surat

order pembelian inilah perusahaan memulai proses permintaan barang yang akan

berakibat terhadap diterimanya barang yang dibeli dan timbulnya kewajiban

perusahaan kepada pihak luar. Dan untuk mengurangi diterimanya barang dan

timbulnya kewajiban yang tidak dibutuhkan oleh perusahaan.

3. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.

4. Faktur dari pemasok yang merupakan bukti timbulnya kewajiban perusahaan

akibat telah dipesannya barang dan telah diterimanya barang yang dipesan.

C. Praktik yang sehat

1. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dengan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.

2.

Untuk menciptakan praktik yang sehat formulir penting yang digunakan dalam

perusahaan harus bernomor urut cetak dan penggunaan nomor urut tersebut

dipertanggungjawabkan oleh manajer yang memilki wewenang untuk

menggunakan formulir tersebut.

3. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dengan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.

4.

Pemasok harus dipilih berdasarkan perbandingan penawaran harga bersaing yang

diterima dari berbagai pemasok.

5. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.

6. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai

pemasok.

7. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah

menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.

8. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok

dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan

membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.

Agar perusahaan dapat memperoleh barang yang dibeli sesuai dengan yang

dipesan, fungsi penerimaan harus melakukan pemeriksaan terhadap barang yang

diterima dari pemasok denan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut

serta membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.


20/47

14

9. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian

dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.


21/47

15

BAB VII

NARASI PROSEDUR

A. Bagian Pembelian

1. Menerima Quotation (Q) dari Supplier melalui Email.

2. Melakukan seleksi supplier berdasarkan kriteria sbb:

a. Purchase Requisition

b. Unit

c. Real Time

d. MOD

e. Term of Payment

3. Jika tidak memenuhi kriteria, mencari Supplier lainnya, jika memenuhi kriteria,

misalnya satu Supplier, lanjut ke tahap berikutnya.

4. Mendistribusikan Quotation yang memenuhi kriteria ke Department Indirect

(DI) melalui email.

Menunggu Purchase Requisition yang diterbitkan oleh Departtment Indirect

5. Menerima Purchase Requisition (otorisasi) dan Quotation dari Department

Indirect

6. Memberikan Stamp pada Purchase Requisition (otorisasi)

7.

Melakukan review terhadap Purchase Requisition (otorisasi) dan Quotation

8. Melakukan input nomor Purchase Requisition (otorisasi), nama Supplier, Sistem

pengiriman barang, purchasing group, organisasi dept yang meminta barang ke

system SAP (System Application Product)

9. Menerbitkan Purchase Order by system SAP (System Application Product)

10.

Meminta otorisasi dari Manager Purchasing sebagai persetujuan.

11. Mendistribusikan Purchase Order (otorisasi) ke Supplier dan ke Department

Purchasing

12. Melakukan konfirmasi Purchase Order (otorisasi) ke Supplier melalui email,

jika sudah diterima lanjut ke tahap berikutnya.

13.

Mendistribusikan softcopy Purchase Order (otorisasi) ke arsip (folder email)

dan hardcopy Purchase Requisition (otorisasi) dan Quotation ke Arsip

Permanen. Menunggu barang datang


22/47

16

B.

Department Indirect

1. Menerima Quotation dari Department Purchasing melalui email

2.

Menerbitkan Purchase Requestation (Purchase Requisition)

3. Meminta otorisasi persetujuan kepada:

a. Head of Department (HOD) Department Indirect (DI)

b. Director General Manager (DGM) atau Operational Manager (OM)

4. Jika tidak disetujui, dikembalikan ke Department Indirect (DI), jika disetujui

ke tahap berikutnya.

5. Meminta Stamp ke Department Accounting

6. Mendistribusikan Purchase Requisition (otorisasi) dan Quotation ke Department

Purchasing – Hardcopy sedangkan softcopy Purchase Requisition disimpan di

system.

Menunggu barang datang

7. Mendapatkan informasi dari Department Logistik bahwa barang sudah diterima

8. Mengambil barang langsung ke Department Logistik dan mengotorisasi

Delivery Order (Otorisasi) oleh Department Logistik

C. Bagian Logistik

1.

Apabila barang datang, bagian logistik mengecek barang beserta Delivery

Order, Invoice dan Purchase Order yang dibawa oleh supplier (mengecek

quantity dan kondisi sesuai Purchase Order)

2. Apabila barang tidak sesuai, maka adanya retur langsung ke supplier. Jika

barang sesuai maka Delivery Order ditandatangani

3. Medistribusikan Purchase Order dan Delivery Order (Otorisasi) ke arsip

sementara.

4.

Pihak logistik menginformasikan kepada Department Indirect yang tercantum

pada Purchase Order, untuk mengambil barang ke Departement Logistik.

5.

Delivery Order (otorisasi) digandakan, lembar asli didistribusikan ke

Department Accounting dan Lembar copy didistribusikan sebagai arsip

permanen.

6. Menginput Delivery Order (Otorisasi) ke dalam system SAP sebagai Goods

Received (GR)

7.

Invoice dan Purchase Order - Hardcopy diserahkan ke Department Accounting.


23/47

18

BAB VIII

FLOWCHART

Barang

Barang

Keterangan :

Q : Quotation

PR : Purchase Requisition

PO : Purchase Order

DO : Delivery Order

GR : Goods Received


24/47

19

BAB IX

ANALISIS PROSEDUR

Berdasarkan analisis penulis ada pun :

A. Bagian dan Fungsi

1. Fungsi pada Bagian Pembelian di perusahaan sudah cukup berjalan baik

dikarenakan adanya pemisahan fungsi pencarian harga, penerbitan PO (Purchase

Order) dan sistem otorisasi.

2. Fungsi pada Bagian Permintaan Barang di perusahaan sudah berjalan dengan baik

dikarenakan adanya pemisahan fungsi pada permintaan penawaran harga dengan

fungsi permintaan barang.

3.

Fungsi pada Bagian Penerimaan Barang di perusahaan kurang berjalan dengan

baik, dikarenakan tidak adanya tembusan yang diserahkan dari Bagian Permintaan

Barang dan Bagian Pembelian.

B. Dokumen

1.

Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition)

Surat permintaan pembelian diterima dari bagian permintaan barang (indirect)

dalam hardcopy Purchase Requisition (otorisasi) rangkap 1. Dalam hal ini

menurut analisis penulis dokumen tersebut belum berjalan dengan baik

dikarenakan dalam pendistribusian dokumen tersebut hanya kepada Bagian

Pembelian tidak adanya pendistribusian ke Bagian Penerimaan Barang.

2. Surat Permintaan Penawaran Harga (Quotation)

Surat Permintaan Penawaran Harga (Quotation) diterima dari Supplier melalui

email. Quotation lembar 1 didistribusikan ke Bagian Indirect untuk penerbitan

Purchase Requisition. Quotation kemudian didistribusikan kembali dari Bagian

Indirect untuk penerbitan Purchase Order. Quotation lembar 1 diarsip permanen

oleh Bagian Pembelian.

3. Surat Pesanan Pembelian (Purchase Order)

Menurut analisis penulis, pendistribusian Surat Pesanan Pembelian (PurchaseOrder) yang ada pada perusahaan belum berjalan dengan baik dikarenakan tidak


25/47

20

adanya tembusan kepada Bagian lain. Purchase Order diserahkan bersama dengan

barang dari Supplier di Bagian Penerimaan Barang.

4. Laporan Penerimaan Barang (Delivery Order)

Pada perusahaan, Barang yang telah diterima di Bagian Penerimaan Barang

dengan mengotorisasi Delivery Order dan Barang diterima oleh Bagian

Penerimaan Barang akan mengotorisasi kembali Delivery Order tersebut dan

mencetak kembali sebagai Bukti Penerimaan Barang untuk di arsip Bagian

Penerimaan Barang. Menurut analasis penulis, dalam hal tersebut kurang berjalan

dengan baik dikarenakan tidak adanya tembusan Delivery Order untuk Bagian

Penerimaan Barang dan Bagian Pembelian.

C. Aspek Pengendalian Internalnya

1. Organisasi

Dalam analisis penulis, dalam pengendalian internal sudah berjalan dengan baik

karena pemisahan adanya pemisahan fungsi pada setiap bagian pada proses

pembelian.

2.

Sistem Otorisasi dan Pencatatan

a) Surat Penawaran Permintaan Harga

Dalam analisis penulis, sistem otorisasi pada dokumen surat permintaan

pembelian kurang berjalan dengan baik dikarenakan tidak adanya otorisasi

yang dilakukan pada Bagian Permintaan Pembelian (Indirect).

b) Surat Permintaan Pembelian

Sistem otorisasi pada Surat Permintaan Pembelian, menurut analisis penulis

sudah berjalan dengan baik sesuai dengan prosedur pembelian yang baik.

c) Surat Pesanan Pembelian

Sistem otorisasi pada Surat Pesanan Pembelian menurut analisis penulis

sudah berjalan dengan baik karena sistem otorisasi dilakukan langsung oleh

atasan Bagian Pembelian.


26/47

21

d) Laporan Penerimaan Barang

Sistem otorisasi pada dokumen ini menurut analisis penulis sudah berjalan

dngan baik, dikarenakan otorisasi dilakukan lamgsung terhadap fungsi

permintaan pembelian sehingga langsung dipertanggungjawabkan.

3. Praktik yang sehat

Dalam analisis penulis, proses pembelian kredit sudah bisa dikatakan cukup sehat

karena dokumen yang digunakan dalam perusahaan bernomor urut

dipertanggungjawabkan oleh setiap Bagian. Namun kurang adanya tembusan

pada dokumen dapat penulis simpulkan kurang berjalan dengan baik.


27/47

22

BAB X

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

PT. Amtek Engineering merupakan perusahaan manufaktur yang cukup besar di Kota

Batam. Sebagai perusahaan besar tentu pengendalian internal perusahaan yang dimiliki

oleh perusahaan haruslah baik. Berdasarkan analisis penulis, setelah melakukan survey,

penulis dapat menyimpulkan bahwa dalam prosedur pembelian kredit sudah dapat

dikatakan cukup berjalan dengan baik, sistem otorisasi yang diterapkan dengan cukup

baik, serta praktik yang sehat yang diterapkan oleh prosedur perusahaan.

Namun, terdapat kelemahan dalam prosedur pembelian kredit pada perusahaan,

seperti yang telah penulis jelaskan didalam analisa dokumen bahwa tidak adanya

tembusan dokumen yang diserahkan kepada Bagian terkait (Laporan Penerimaan Barang

pada Bagian Penerimaan Barang/Indirect).

B. Saran

Berdasarkan analisis penulis, penulis menyarankan agar perusahaan memberikantembusan dokumen pada setiap Bagian. Ini dilakukan untuk mencegah terjadinya

kesalahan yang terjadi pada dokumen tersebut.


28/47


29/47

24

LAMPIRAN


30/47


31/47

26

2. Quotation


32/47

27


33/47

28


34/47

29

3. Purchase Order


35/47

30


36/47

31

4. Delivery Order


37/47


38/47

33


39/47

34


40/47


41/47

36

B. Foto bersama staff perusahaan yang disurvey


42/47

37


43/47

38


44/47

39


45/47

40


46/47

41


47/47

Tugas Sia II d3 Ak Kar

Documents