Top Banner
RENCANA MANAJEMEN PROYEK MEMBANGUN APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG) BERBASIS WEB PERUSAHAAN X JL. X Dalam Rangka Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Proyek Sistem Informasi Dosen: Ir. Ratnaningsih Asmara Wulan, M.B.A Nama : Fransiscus Xaverius Eko Budi Kristanto NIM : 1111600126 Konsentrasi : Teknologi Sistem Informasi MAGISTER ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS BUDI LUHUR JAKARTA 2012 Tugas Personal Disclaimer: Dokumen ini hanya ditujukan untuk kepentingan pendidikan dan tugas kuliah yang penulis lakukan di program Pascasarjana Magister Ilmu Komputer Universitas Budi Luhur.
26

Tugas Rencana Manajemen Proyek Sistem Informasi

Aug 06, 2015

Download

Documents


Tugas Kuliah Manajemen Proyek Sistem Informasi MKOM Universitas Budi Luhur
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page 1: Tugas Rencana Manajemen Proyek Sistem Informasi

RENCANA MANAJEMEN PROYEK MEMBANGUN APLIKASI SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG) BERBASIS WEB

PERUSAHAAN X JL. X

Dalam Rangka Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Proyek Sistem Informasi

Dosen: Ir. Ratnaningsih Asmara Wulan, M.B.A

Nama : Fransiscus Xaverius Eko Budi Kristanto NIM : 1111600126 Konsentrasi : Teknologi Sistem Informasi

MAGISTER ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS BUDI LUHUR

JAKARTA 2012

Tugas Personal

Disclaimer: Dokumen ini hanya ditujukan untuk kepentingan pendidikan dan tugas kuliah yang penulis lakukan di program Pascasarjana Magister Ilmu Komputer Universitas Budi Luhur.

Page 2: Tugas Rencana Manajemen Proyek Sistem Informasi

Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012

DAFTAR ISI

1. PENDAHULUAN ................................................................................................................... 2

2. PENDEKATAN DALAM MANAJEMEN PROYEK ............................................................ 3

3. CAKUPAN PROYEK ............................................................................................................. 3

4. DAFTAR MILESTONE .......................................................................................................... 5

5. BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE ................................... 6

6. RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN ........................................................................... 6

7. RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI ......................................................................... 7

8. RENCANA MANAJEMEN BIAYA ...................................................................................... 8

9. RENCANA MANAJEMEN PEMBELIAN ............................................................................ 8

10. RENCANA MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK ............................................................... 8

11. RENCANA MANAJEMEN JADWAL ................................................................................... 8

12. RENCANA MANAJEMEN MUTU ..................................................................................... 10

13. RENCANA MANAJEMEN RESIKO ................................................................................... 10

14. DAFTAR RESIKO ................................................................................................................ 11

15. RENCANA MANAJEMEN SDM ........................................................................................ 11

16. KALENDER SUMBER DAYA ............................................................................................ 13

17. BASELINE BIAYA ............................................................................................................... 13

18. BASELINE MUTU ............................................................................................................... 14

19. PERSETUJUAN PEJABAT PEMBERI PEKERJAAN (PEMBUAT KOMITMEN) .......... 15

LAMPIRAN 1: BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE .............. 16

LAMPIRAN 2: RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN ...................................................... 20

LAMPIRAN 3: RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI ..................................................... 22

LAMPIRAN 4: RENCANA MANAJEMEN MUTU ................................................................... 24

LAMPIRAN 5: DAFTAR RESIKO ............................................................................................. 25

1

Page 3: Tugas Rencana Manajemen Proyek Sistem Informasi

Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012

1. PENDAHULUAN

Project Charter Nama Proyek : Membangun Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

(SIMPEG) Perusahaan X Berbasis Web Tanggal Mulai Proyek : 21 September 2012 Tanggal Selesai Proyek : 23 Januari 2013 Manager Proyek : FX. Eko Budi Kristanto, http://fxekobudi.net Tujuan Proyek: Tujuan proyek ini adalah membangun aplikasi sistem berbasis web yang dapat memberikan informasi yang berkaitan dengan permasalahan kepegawaian yang meliputi perekrutan, data induk, promosi, asuransi, penghargaan, pensiun, formasi, statistik dan laporan kepegawaian. Dengan demikian akan memberikan kemudahan serta keuntungan, baik bagi PERUSAHAAN X maupun guru/karyawannya. Proyek ini dimulai dengan survey dan menganalisis proses sistem berjalan, membuat pemodelan proses bisnis, perancangan sistem dengan tools UML, perancangan antar muka, perancangan database, pembuatan program, pengujian program, sampai implementasi dan pemasangan aplikasi di server. Proyek akan dikerjakan selama 4 bulan dengan estimasi total biaya pembuatan sistem sebesar Rp. 62.120.000. Faktor Penentu Keberhasilan: Berikut ini adalah beberapa faktor penentu keberhasilan proyek, yaitu:

• Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen. • Komitmen dan dukungan dari tim proyek. • Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing-masing. • Kerjasama yang baik dari semua pihak yang sesuai dengan kompetensi masing-masing. • Kontinuitas pelaksanaan proyek (tanpa adanya interupsi). • Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek. • Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap.

Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai. Manfaat yang Diharapkan: Ada beberapa manfaat yang diharapkan dari pembangunan sistem informasi kepegawaian ini, diantaranya adalah: Dari sisi yayasan dan sekolah:

• Lebih mudah untuk melihat data kepegawaian secara keseluruhan. • Lebih mudah untuk melakukan monitor/pengawasan terhadap riwayat kepegawaian. • Dengan kinerja pegawai yang baik, maka secara otomatis akan meningkatkan

produktivitas sekolah-sekolah dan PERUSAHAAN X. • Pertanggungjawaban yayasan terhadap guru/karyawan akan lebih mudah.

Dari sisi guru/karyawan: • Memperoleh informasi kepegawaian yang terkait dengan dirinya. • Lebih mudah dalam mengetahui informasi kepegawaian terkini dari Biro Personalia.

2

Page 4: Tugas Rencana Manajemen Proyek Sistem Informasi

Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012

2. PENDEKATAN DALAM MANAJEMEN PROYEK

Pendekatan Proyek Tujuan Proyek: Tujuan proyek ini adalah membangun aplikasi sistem informasi kepegawaian berbasis web yang dapat menyediakan data kepegawaian terintegrasi serta meningkatkan kecepatan layanan informasi kepegawaian. Tahapan pendekatan proyek: 1) Analisis kebutuhan pengguna, hardware dan software yang akan diimplementasikan. 2) Perancangan antarmuka aplikasi web, navigasi, input dan output, dan perancangan database. 3) Pengembangan sistem dan melakukan upload database. 4) Ujicoba website secara offline dan online. 5) Mengembangkan estimasi biaya proyek untuk implementasi.

3. CAKUPAN PROYEK Proyek membangun aplikasi sistem informasi kepegawaian adalah proyek untuk membangun sistem informasi kepegawaian berbasis web di Perusahaan X Jakarta. Sistem informasi yang akan dibangun tersebut diberi nama Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG). Modul informasi kepegawaian yang dibuat meliputi: perekrutan, data induk, promosi, asuransi, penghargaan, pensiun, formasi, statistik dan laporan kepegawaian.

Spesifikasi Kebutuhan Fungsional Dari hasil analisis kebutuhan PERUSAHAAN X dan pengguna aplikasi, dibutuhkan suatu sistem informasi berbasis web yang multiuser. Berikut ini adalah daftar kebutuhan fungsional sistem yang dibutuhkan berdasarkan level pengguna (administrator, pejabat fungsional, dan guru/karyawan).

a. Pengguna: Administrator Nama Fungsi Deskripsi Perekrutan Untuk mengelola data pelamar dan proses perekrutan guru dan karyawan

yang dapat ditambah, diedit atau dihapus Data Induk Untuk mengelola data induk guru/karyawan yang dapat ditambah, diedit,

atau dihapus Promosi Untuk mengelola daftar guru/karyawan yang akan mengikuti promosi

kepegawaian (kenaikan pangkat dan golongan) Asuransi Untuk mengelola daftar peserta asuransi dan anggota keluarga yang diikut

sertakan dalam asuransi Penghargaan Untuk mengelola daftar guru/karyawan yang menerima penghargaan masa

bakti dan pesta perak Pensiun Untuk mengelola daftar guru/karyawan yang pensiun dan menjalani masa

persiapan pensiun (MPP) Formasi Untuk mengelola penyebaran formasi kepegawaian Statistik Untuk melihat data statistik guru/karyawan berdasarkan: jabatan, jenis

kelamin, status kepegawaian, pendidikan dan agama. Laporan Untuk melihat dan mencetak laporan kepegawaian: Alphabetik formasi

3

Page 5: Tugas Rencana Manajemen Proyek Sistem Informasi

Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012

guru/karyawan, Formasi karyawan, Promosi kepegawaian (periode April, periode Oktober), Data Keluarga, Karyawan MPP dan Pensiun

Account Untuk mengelola akun pengguna sistem untuk level administrator, pejabat fungsional dan guru/karyawan

b. Pengguna: Pejabat Fungsional Nama Fungsi Deskripsi Perekrutan Untuk melihat data pelamar dan proses perekrutan guru dan karyawan Data Induk Untuk melihat data induk guru/karyawan Promosi Untuk melihat daftar guru/karyawan yang akan mengikuti promosi

kepegawaian (kenaikan pangkat dan golongan) Asuransi Untuk melihat daftar peserta asuransi dan anggota keluarga yang diikut

sertakan dalam asuransi Penghargaan Untuk melihat daftar guru/karyawan yang menerima penghargaan masa

bakti dan pesta perak Pensiun Untuk melihat daftar guru/karyawan yang pensiun dan menjalani masa

persiapan pensiun (MPP) Formasi Untuk melihat penyebaran formasi kepegawaian Statistik Untuk melihat data statistik guru/karyawan berdasarkan: jabatan, jenis

kelamin, status kepegawaian, pendidikan dan agama. Laporan Untuk melihat dan mencetak laporan kepegawaian: Alphabetik formasi

guru/karyawan, Formasi karyawan, Promosi kepegawaian (periode April, periode Oktober), Data Keluarga, Karyawan MPP dan Pensiun

Account Untuk mengelola password sendiri c. Pengguna: Guru dan Karyawan Nama Fungsi Deskripsi Data Kepegawaian

Digunakan untuk melihat informasi kepegawaian yang terkait dengan dirinya sendiri.

Riwayat Kepegawaian

Digunakan untuk melihat informasi data keluarga, riwayat mutasi yang berkaitan dengan dirinya

Statistik Digunakan untuk melihat data statistik dalam bentuk grafis: jenis kelamin, unit sekolah, jenjang pendidikan, status kepegawaian

Password Untuk mengelola password sendiri Spesifikasi Kebutuhan Non-Fungsional

Berikut ini adalah daftar kebutuhan non fungsional sistem:

No Kebutuhan Non Fungsional 1 Sistem harus menggunakan bahasa Indonesia. 2 Sistem seharus mudah digunakan dan mudah dipelajari. 3 Sistem seharusnya cepat diakses. 4 Sistem seharusnya memiliki tampilan menarik. 5 Sistem seharusnya aman digunakan. 6 Sistem seharusnya dapat diakses 24 jam sehari dan 7 hari dalam seminggu.

4

Page 6: Tugas Rencana Manajemen Proyek Sistem Informasi

Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012

7 Sistem seharusnya menyediakan panduan penggunaan.

Ruang Lingkup Deskripsi Ruang Lingkup Proyek: Ruang lingkup proyek adalah sebagai berikut:

• Data yang digunakan dalam proyek ini adalah data sistem kepegawaian berbasis file excel yang ada di Biro Personalia PERUSAHAAN X.

• Modul yang dikembangkan meliputi: perekrutan, data induk, promosi, asuransi, penghargaan, pensiun, formasi, statistik dan laporan kepegawaian.

• Aplikasi dibuat berbasis web, sehingga dapat diakses dari semua komputer dengan sistem operasi Windows dan Linux dengan menggunakan web browser dari mana saja dan kapan saja.

Penyampaian Proyek: Output-output yang akan dihasilkan pada aplikasi sistem kepegawaian ini terdiri dari laporan Alphabetik formasi guru/karyawan, Formasi karyawan, Promosi kepegawaian (periode April, periode Oktober), Data Keluarga, Karyawan MPP dan Pensiun yang dapat dieskpor ke Excel, PDF atau dicetak langsung. Kriteria Penerimaan Proyek: Team pengembang akan melakukan pengujian akhir perangkat lunak setelah proses instalasi sistem di server dikerjakan. Selain pengembang, pengujian pada tahap akhir ini juga dilakukan oleh klien dalam hal ini adalah pihak PERUSAHAAN X dan apabila semuanya dirasa cukup dan bisa berjalan lancar maka baru akan diserahkan ke pihak PERUSAHAAN X. Batasan:

• Aplikasi dibangun menggunakan bahasa pemrograman YII Framework dan database MySQL.

• Aplikasi diinstal di server dengan sistem operasi Linux Ubuntu Server LTS. • Masalah terpenting adalah jika tidak ada koneksi internet maka seluruh aktivitas sistem

kepegawaian yang online tidak dapat berjalan 100%.

4. DAFTAR MILESTONE Berikut daftar milestone proyek pembangunan sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) PERUSAHAAN X berbasis web:

Milestone Tanggal Mulai proyek 21/9/2012 Project charter ditandatangani 2/10/2012 Proposal disetujui 11/10/2012 Hasil analisa sistem disetujui 9/11/2012 Struktur database ditetapkan 16/11/2012 Desain antarmuka sistem disetujui 27/11/2012 Program selesai dibuat 28/12/2012 Dokumentasi sistem selesai dibuat 4/1/2013 Dokumen manual sistem selesai dibuat 10/1/2013 Sistem terimplementasi 16/1/2013 Pelatihan selesai 17/1/2013 Proyek selesai 23/1/2013 Proyek selesai 23/1/2013

5

Page 7: Tugas Rencana Manajemen Proyek Sistem Informasi

Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012

5. BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE Untuk mengerjakan Proyek Membangun Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian ini diperlukan waktu 89 hari kerja. Total waktu yang disediakan untuk melakukan pembangunan proyek ini, dari mulai pembukaan proyek sampai dengan penutupan proyek adalah 4 bulan atau 112 hari kerja. Baseline Jadwal dan WBS terlampir dalam LAMPIRAN 1: WORK BREAKDOWN STRUCTURE DAN BASELINE JADWAL.

6. RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN Dalam perjalanan suatu proyek, hampir selalu ada suatu permintaan perubahan. Untuk mengantisipasi akan hal tersebut, maka perlu disusun suatu prosedur. Prosedur untuk mengontrol perubahan dalam suatu proyek sering disebut dengan Prosedur Kontrol Perubahan (Changes Control Procedure).

Prosedur Kontrol Perubahan: • Setiap modifikasi yang telah disetujui, ataupun perubahan pada jadwal dan biaya proyek

harus mengacu pada prosedur berikut. • Pengajuan perubahan dapat berasal dari setiap anggota tim apabila diperlukan, terutama

untuk perubahan yang akan mempengaruhi jadwal dan ruang lingkup kerja. • Persetujuan pada Form Permintaan Perubahan/Changes Request Form (CRF)

menunjukkan persetujuan terhadap perubahan pada jadwal. Pengajuan Perubahan:

• Suatu perubahan dapat diajukan ke manajer proyek melalui komunikasi formal (meeting reguler) ataupuan non-formal (melalui bentuk komunikasi lainnya).

• Mengisi Form Permintaan Perubahan (CRF) - (lihat LAMPIRAN 2.1) - untuk diajukan sebagai usulan perubahan.

• Catat CRF pada Catatan Permintaan Perubahan - (lihat LAMPIRAN 2.2). Monitor Perubahan:

• Apabila Form Permintaan Perubahan telah disetujui, pekerjaan dapat dimulai. • Project Manager atau manajer proyek akan mengubah jadwal proyek atau rencana kerja

untuk mengakomodasi perubahan yang telah disetujui dan mempresentasikannya dalam meeting kemajuan proyek untuk disetujui.

• Kemajuan dalam kontrol perubahan akan dilaporkan dalam meeting proyek. Project Manager harus menanda tangani Form Permintaan Perubahan apabila perubahan telah diselesaikan.

6

Page 8: Tugas Rencana Manajemen Proyek Sistem Informasi

Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012

7. RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI

Perencanaan Komunikasi Perencanaan komunikasi menjabarkan kebutuhan komunikasi reguler antar anggota tim yang terlibat dalam pengerjaan proyek Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian. Komunikasi tidak harus dilakukan secara formal saja, komunikasi bisa dilakukan secara terbuka dan informal untuk memfasilitasi transfer pengetahuan (knowledge transfer) antar semua pihak yang terlibat/berkepentingan. Untuk perencanaan komunikasi yang bersifat formal, akan dicantumkan pada LAMPIRAN 3: PERENCANAAN KOMUNIKASI yang menggambarkan komunikasi reguler yang dianggap penting untuk memastikan adanya informasi yang tepat, keterlibatan, dukungan dan manajemen proyek yang efektif. Persiapan Pertemuan

• Mendistribusikan agenda meeting, selambat-lambatnya sehari sebelumnya. Pembahasan topik berdasarkan urutan kepentingan dimulai dengan topik yang mudah dan setiap topik diberikan alokasi waktu.

• Mendistribusikan materi meeting, agenda, serta informasi lokasi dan waktu. • Setiap anggota tim proyek bertanggung jawab untuk melakukan persiapan, hadir dan

berpartisipasi aktif dalam meeting. • Pemimpin meeting dan fasilitator memastikan meeting dapat berjalan pada jalurnya dan

efektif, sehingga tujuan meeting dapat dicapai. • Pemimpin meeting akan menunjuk seorang notulis untuk membuat dokumentasi meeting

dan mendistribusikannya dengan tepat. • Meeting paling sedikit membahas topik berikut:

• Kemajuan proyek • Aktivitas yang akan segera dilakukan • Pembahasan ulang kontrol perubahan (change review)

Direktori Tim Proyek Direktori tim proyek untuk semua komunikasi sebagai berikut:

Nama Posisi E-mail No. HP FX. Eko Budi Kristanto Project Manager [email protected] 0813145627xx Budi Sistem Analis [email protected] 0813145627xx Cintya Database Designer [email protected] 0813145627xx Eko Interface Designer [email protected] 0813145627xx Faizal Programmer [email protected] 0813145627xx Garry Dokumentasi Sistem [email protected] 0813145627xx Hanny Quality Assurance [email protected] 0813145627xx Indah Help Desk [email protected] 0813145627xx Joshua Trainer [email protected] 0813145627xx Kuntoro Teknisi Komputer [email protected] 0813145627xx

7

Page 9: Tugas Rencana Manajemen Proyek Sistem Informasi

Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012

8. RENCANA MANAJEMEN BIAYA Proyek ini akan menggunakan metrik nilai yang diterima untuk melacak dan mengelola biaya dan dasar biaya menyediakan dasar untuk pelaporan, pelacakan, dan pengelolaan biaya. Baseline biaya untuk proyek membangun sistem informasi manajemen kepegawaian meliputi semua biaya yang dianggarkan untuk berhasil menyelesaikan proyek. Data selengkapnya terdapat pada bagian 8. BASELINE BIAYA.

9. RENCANA MANAJEMEN PEMBELIAN Berdasarkan Cakupan Proyek, tidak mencakup pengadaan hardware/software, sehingga tidak melakukan Rencana Manajemen Pembelian. Cakupan Proyek adalah pada pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian berbasis web saja.

10. RENCANA MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK Manajemen Cakupan Proyek adalah pengelolaan proses-proses untuk pendefinisian dan pengendalian apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek. Pelaksana proyek dan semua pihak yang berkepentingan harus mempunyai persepsi yang sama tentang hasil dari proyek dan proses yang akan dilakukan dalam pembuatan hasil proyek. Proses Manajemen cakupan proyek meliputi: (1) Inisiasi Proyek: proses awal proyek atau transisi dari satu tahap ke tahap berikutnya (2) Perencanaan Cakupan: pembuatan dokumen yang akan digunakan sebagai dasar pengambilan putusan dalam pelaksanaan proyek (3) Pendefinisian Cakupan: perincian hasil akhir proyek menjadi bagian-bagian komponen yang lebih kecil dan lebih mudah untuk dikelola (4) Verifikasi Cakupan: proses formal persetujuan akan Cakupan proyek, dan (5) Pengendalian Perubahan Cakupan: Proses pengendalian terhadap perubahan Cakupan proyek. Cakupan Proyek membangun sistem informasi kepegawaian terdapat pada bagian 3. CAKUPAN PROYEK.

11. RENCANA MANAJEMEN JADWAL

Jadwal Proyek No. Kegiatan Sept Okto Nov Des Jan 1. Mulai proyek 2. Perencanaan 3. Pelaksanaan 3.1 Analisa Sistem 3.2 Desain Database Sistem

8

Page 10: Tugas Rencana Manajemen Proyek Sistem Informasi

Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012

3.3 Desain Antarmuka sistem 3.4 Koding dan Testing 3.5 Dokumentasi Sistem 3.5 Pembuatan Manual Sistem

4. Implementasi 5. Penutupan Proyek

Milestone Report

Resource Calendar

9

Page 11: Tugas Rencana Manajemen Proyek Sistem Informasi

Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012

12. RENCANA MANAJEMEN MUTU Rencana manajemen mutu pada proyek aplikasi sistem informasi manajemen kepegawaian ini yaitu menggunakan metode check list, yaitu dengan mengecek setiap tahap pelaksanaan proyek yang sesuai dengan standar ISO 9000 demi memberikan kepuasan dengan terpenuhinya semua kebutuhan pelanggan. ISO 9000 adalah suatu kumpulan standar untuk sistem manajemen mutu. ISO 9000 dirumuskan oleh TC 176 ISO, yaitu suatu organisasi internasional atau komite yang mengembangkan standar manajemen mutu dan kualitas.Daftar pelaksanaan proyek yang dinilai telah sesuai dengan standar ISO 9126 terlampir dalam LAMPIRAN 4: RENCANA MANAJEMEN MUTU.

13. RENCANA MANAJEMEN RESIKO

Kategori Resiko berdasrkan pada Resiko keuangan dan Resiko teknologi. Cara untuk menemukan/menentukan resiko dengan Brainstorming, Interview, Analisis SWOT (Kekuatan, Kelemahan, Peluang, Hambatan). Berikut ini adalah hasil analisis SWOT yang merupakan cara menemukan resiko yang mungkin terjadi dalam membangun aplikasi sistem informasi kepegawaian, yaitu seperti pada tabel dibawah ini:

Tabel Analisis SWOT

Faktor Internal Eksternal Opportunity (O) Threat (T)

Strenght (S)

1. Sudah ada sistem kepegawaian dengan berbasis file

2. Jaringan intranet dan internet sudah tersedia

3. Kemudahan menggunakan aplikasi online bagi orang sibuk

1. Perkembangan kemajuan teknologi sangat cepat

2. Adanya serangan dari hacker dan cracker

3. Bencana alam yang dapat menghilangkan data dan dokumen penting

Strenght (S) STRATEGI BISNIS BERDASARKAN STRENGHT

1. Memiliki sistem search berdasarkan kriteria produk

2. Memiliki pengelola web sendiri

3. Ada sistem security yang menjaga keamanan data kepegawaian

S-O 1. Melakukan sosialisasi dan

pelatihan 2. Merekrut developer

aplikasi web yang handal dan berkualitas

3. Melakukan promosi pada jejaring sosial facebook/twitter

S-T 1. Memberikan pelayanan

yang memuaskan, cepat, aman dan nyaman

2. Menjamin kualitas barang dan garansi untuk meningkatkan kepercayaan

4. Membuat backup data center di beberapa lokasi yang aman dari bencana

Weakness (W) STRATEGI BISNIS BERDASARKAN WEAKNESS 1. Belum dikenal oleh

guru/karyawan 2. URL belum masuk urutan

W-O 1. Bekerja sama dengan

pimpinan sekolah agar sistem cepat dikenal

W-T 1. Meningkatkan kualitas sdm

baik karyawan maupun pengelola SIMPEG

10

Page 12: Tugas Rencana Manajemen Proyek Sistem Informasi

Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012

halaman pertama dalam pencarian di search engine

3. Infrastruktur internet di Sekolah belum merata

2. Banyak melakukan sosialisasi tentang kenyamanan menggunakan SIMPEG

3. Mengadakan panduan penggunaan SIMPEG

2. Mengembangkan fitur dan arsitektur aplikasi SIMPEG

3. Selalu uptodate terhadap perkembangan teknologi dan fitur

14. DAFTAR RESIKO Adapun kemungkinan adanya resiko terbesar pada sebuah proyek, yaitu dari segi biaya, waktu, dan ruang lingkup pekerjaan proyek yang kurang detail. Hal ini juga akibat kurangnya perencanaan yang baik terhadap estimasi waktu pelaksanaan proyek dan biaya yang dibutuhkan, sehingga ada kemungkinan proyek gagal atau merugi. Tabel identifikasi resiko dalam proyek aplikasi sistem informasi manajemen kepegawaian terlampir dalam LAMPIRAN 5: DAFTAR RESIKO.

15. RENCANA MANAJEMEN SDM Rencana manajemen SDM atau tim proyek dapat diidentifikasi seperti di bawah ini:

Identifikasi Stakeholder Anggota stakeholder yang terlibat dalam proyek aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian ini terdiri dari tim proyek, pihak Yayasan dan Sekolah, dan pengguna akhir aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian, yaitu:

A. Tim Proyek terdiri dari: 1. Project Manager 2. Sistem Analis 3. Database Designer 4. Interface Designer 5. Programmer 6. Dokumentasi Sistem 7. Quality Assurance 8. Helpdesk 9. Trainer 10. Teknisi Komputer

B. Pihak Yayasan dan Sekolah: 1. Dewan Paroki 2. Ketua Yayasan 3. Kepala Biro Personalia 4. Pimpinan Biro 5. Pimpinan Sekolah

C. Pengguna akhir: 1. Administrator 2. Pejabat Fungsional 3. Guru/karyawan

11

Page 13: Tugas Rencana Manajemen Proyek Sistem Informasi

Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012

STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Berikut ini adalah Struktur Organisasi Proyek Membangun Sistem Informasi Kepegawaian PERUSAHAAN X.

Deskripsi Tugas Peran dan tanggung jawab masing-masing personal atau kelompok adalah sebagai berikut:

Nama Jabatan/Peran Tanggungjawab & Wewenang X Menyediakan dana proyek X Mengawasi proyek X Menyediakan data kepegawaian X Mengawasi Project Manager X Mengawasi Project Manager FX. Eko Budi Kristanto

Project Manager Merencanakan, melaksanakan dan mengawasi proyek

Budi Sistem Analis Menganalisis proses bisnis dan membuat pemodelan

Cintya Database Designer Merancang dan mengelola database Eko Interface Designer Merancang tampilan aplikasi dan input/output

sistem Faizal Programmer Membuat kode program Garry Dokumentasi

Sistem Membuat dokumentasi sistem

Hanny Quality Assurance Menguji kualitas sistem Indah Helpdesk Melakukan perawatan sistem Joshua Trainer Memberikan pelatihan kepada pengguna Kuntoro Teknisi Komputer Melakukan maintenance komputer

12

Page 14: Tugas Rencana Manajemen Proyek Sistem Informasi

Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012

16. KALENDER SUMBER DAYA

17. BASELINE BIAYA Bagian ini berisi dasar biaya untuk proyek di mana manajemen biaya akan didasarkan. Proyek ini akan menggunakan metrik nilai yang diterima untuk melacak dan mengelola biaya dan dasar biaya menyediakan dasar untuk pelaporan, pelacakan, dan pengelolaan biaya. Baseline biaya untuk proyek membangun sistem informasi kepegawaian meliputi semua biaya yang dianggarkan untuk berhasil menyelesaikan proyek.

Fase Proyek Total Biaya Keterangan 1. Mulai proyek

Rp14.480.000 Honor untuk project manager, sistem analis, dan database designer.

2. Perencanaan Rp8.680.000

Honor untuk project manager, sistem analis, dan database designer.

3. Pelaksanaan

Rp34.640.000

Honor untuk project manager, sistem analis, dan database designer, programmer, dokumentasi sistem, interface designer, quality assurance, help desk

3.1. Analisa Sistem Rp10.400.000

Honor untuk dokumentasi sistem, project manager, sistem analis.

13

Page 15: Tugas Rencana Manajemen Proyek Sistem Informasi

Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012

3.2. Desain Database

Sistem Rp2.600.000 Honor untuk database designer.

3.3. Desain Antarmuka sistem Rp2.800.000 Honor untuk interface designer

3.4. Koding dan Testing Rp14.520.000 Honor untuk programmer dan quality assurance

3.5. Dokumentasi Sistem Rp2.400.000 Honor untuk dokumentasi sistem.

3.6. Pembuatan Manual Sistem Rp1.920.000 Honor helpdesk dan dokumentasi sistem.

4. Implementasi Rp1.440.000 Honor untuk trainer dan teknisi komputer.

5. Penutupan Proyek Rp2.880.000 Honor untuk project manager.

Total Biaya Proyek Rp62.120.000

18. BASELINE MUTU Mutu aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian diharapkan memiliki kualitas standar yang dapat:

• Diakses 24 jam sehari dan 7 hari dalam seminggu. • Dilakukan maintenance selama 24 jam/7 hari. • Memiliki konten yang tertata rapi. • Menggunakan bahasa Indonesia. • Mudah digunakan dan mudah dipelajari. • Cepat diakses. • Memiliki tampilan menarik. • Aman digunakan. • Menyediakan panduan penggunaan.

Berdasarkan fungsi-fungsi yang ada, kualitas aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dapat diuji seperti terlihat pada tabel berikut:

Nama Fungsi Level Pengujian Deskripsi Perekrutan 100 % dapat berjalan dengan baik Pengelolaan data pelamar dan proses

perekrutan guru dan karyawan yang dapat ditambah, diedit atau dihapus

Data Induk 100 % dapat berjalan dengan baik Pengelolaan data induk guru/karyawan yang dapat ditambah, diedit, atau dihapus

Promosi 100 % dapat berjalan dengan baik Pengelolaan daftar guru/karyawan yang akan mengikuti promosi kepegawaian (kenaikan pangkat dan golongan)

Asuransi 100 % dapat berjalan dengan baik Pengelolaan daftar peserta asuransi dan anggota keluarga yang diikut sertakan

14

Page 16: Tugas Rencana Manajemen Proyek Sistem Informasi

Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012

dalam asuransi

Penghargaan 100 % dapat berjalan dengan baik Pengelolaan daftar guru/karyawan yang menerima penghargaan masa bakti dan pesta perak

Pensiun 100 % dapat berjalan dengan baik Pengelolaan daftar guru/karyawan yang pensiun dan menjalani masa persiapan pensiun (MPP)

Formasi 100 % dapat berjalan dengan baik Pengelolaan penyebaran formasi kepegawaian

Statistik 100 % dapat berjalan dengan baik Melihat data statistik guru/karyawan berdasarkan: jabatan, jenis kelamin, status kepegawaian, pendidikan dan agama.

Laporan 100 % dapat berjalan dengan baik Melihat dan mencetak laporan kepegawaian: Alphabetik formasi guru/karyawan, Formasi karyawan, Promosi kepegawaian (periode April, periode Oktober), Data Keluarga, Karyawan MPP dan Pensiun

Account 100 % dapat berjalan dengan baik Pengelolaan akun pengguna sistem untuk level administrator, pejabat fungsional dan guru/karyawan

19. PERSETUJUAN PEJABAT PEMBERI PEKERJAAN (PEMBUAT KOMITMEN)

Disetujui oleh Pemberi Pekerjaan:

<Nama PPK> Tanggal:

<Jabatan PPK>

15

Page 17: Tugas Rencana Manajemen Proyek Sistem Informasi

Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012

LAMPIRAN 1: BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE

1. Baseline Jadwal

16

Page 18: Tugas Rencana Manajemen Proyek Sistem Informasi

Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012

17

Page 19: Tugas Rencana Manajemen Proyek Sistem Informasi

Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012

2. Work Breakdown Structure

No. Level WBS Code Activity Duration (hari) Predesesor 1 1 1 Sistem Informasi Kepegawaian PERUSAHAAN X 89 hari 2 2 1.1 Mulai Proyek 8 hari 3 3 1.1.1 Kick off meeting 3 hari 4 3 1.1.2 Membuat project charter 5 hari 3 5 3 1.1.3 Project charter ditandatangani 0 hari 4 6 2 1.2 Perencanaan 7 hari 7 3 1.2.1 Membuat proposal proyek 5 hari 5 8 3 1.2.2 Finalisasi proposal proyek 2 hari 7 9 3 1.2.3 Proposal disetujui 0 hari 8 10 2 1.3 Pelaksanaan 65 hari 11 3 1.3.1 Analisa sistem 21 hari 12 4 1.3.1.1 Survei dan interview dengan stakeholder 4 hari 9 13 4 1.3.1.2 Pengumpulan data primer dan sekunder 3 hari 12 14 4 1.3.1.3 Analisa sistem berjalan 7 hari 13 15 4 1.3.1.4 Pemodelan proses bisnis 3 hari 14 16 4 1.3.1.5 Review hasil analisis dengan stakeholder 1 day 15 17 4 1.3.1.6 Perbaikan analisis 2 hari 16 18 4 1.3.1.7 Review hasil perbaikan analisis 1 day 17 19 4 1.3.1.8 Hasil analisa sistem disetujui 0 hari 18 20 3 1.3.2 Desain database sistem 5 hari 21 4 1.3.2.1 Perancangan database 3 hari 19 22 4 1.3.2.2 Pengujian struktur database 1 day 21 23 4 1.3.2.3 Perbaikan rancangan database 1 day 22 24 4 1.3.2.4 Struktur database ditetapkan 0 hari 23 25 3 1.3.3 Desain antarmuka sistem 7 hari 26 4 1.3.3.1 Pengembangan antarmuka sistem 5 hari 24 27 4 1.3.3.2 Review rancangan antarmuka dengan stakeholder 1 day 26 28 4 1.3.3.3 Perbaikan rancangan antarmuka 1 day 27 29 4 1.3.3.4 Desain antarmuka sistem disetujui 0 hari 28

18

Page 20: Tugas Rencana Manajemen Proyek Sistem Informasi

Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012

30 3 1.3.4 Koding dan Testing 23 hari 31 4 1.3.4.1 Melakukan pengkodingan 21 hari 29 32 4 1.3.4.2 Review koding (test unit) 2 hari 31 33 4 1.3.4.3 Program selesai dibuat 0 hari 32 34 3 1.3.5 Dokumentasi sistem 5 hari 35 4 1.3.5.1 Penyusunan dokumentasi sistem 5 hari 33 36 4 1.3.5.2 Dokumentasi sistem selesai dibuat 0 hari 35 37 3 1.3.6 Pembuatan manual sistem 4 hari 38 4 1.3.6.1 Penyusunan manual sistem 4 hari 36 39 4 1.3.6.2 Dokumen manual sistem selesai dibuat 0 hari 38 40 2 1.4 Implementasi 5 hari 41 3 1.4.1 Instalasi software 2 hari 39 42 3 1.4.2 Instalasi sistem ke server 1 hari 41 43 3 1.4.3 Setting sistem dan database 1 hari 42 44 3 1.4.4 Sistem terimplementasi 0 hari 43 45 3 1.4.5 Pelatihan operator dan admin 1 hari 46 4 1.4.5.1 Menyelenggarakan pelatihan 1 hari 43 47 4 1.4.5.2 Pelatihan selesai 0 hari 46 48 2 1.5 Penutupan proyek 4 hari 49 3 1.5.1 Penyusunan laporan akhir 1 hari 47 50 3 1.5.2 Penyusunan dokumen proyek internal 1 hari 49 51 3 1.5.3 Mendapatkan persetujuan stakeholder 1 hari 50 52 3 1.5.4 Pembagian dokumen proyek internal 1 hari 51 53 3 1.5.5 Proyek selesai 0 hari 52

19

Page 21: Tugas Rencana Manajemen Proyek Sistem Informasi

Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012

LAMPIRAN 2: RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN

1. Form Permintaan Perubahan (Changes Request Form)

FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN

(CHANGES REQUEST FORM)

No. Formulir :

Nama Proyek :

Manajer Proyek :

Bidang :

Nama Pengusul :

Tanggal :

Deskripsi Perubahan yang diusulkan/diinginkan:

Usul Diterima/Tidak?

Bila tidak berikan alasan

Diajukan oleh:

Tanggal:

Disetujui oleh:

Tanggal:

20

Page 22: Tugas Rencana Manajemen Proyek Sistem Informasi

Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012

2. Catatan Permintaan Perubahan (Changes Request Log)

DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN

(CHANGES REQUEST LOG)

Nama Proyek :

Manajer Proyek :

Bidang :

No. Form Deskripsi Permintaan Nama Pengusul Tanggal Usulan Tanggal

Persetujuan

Keterangan : Usulan yang didaftarkan pada Daftar Permintaan Perubahan adalah usulan yang diterima saja.

21

Page 23: Tugas Rencana Manajemen Proyek Sistem Informasi

Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012

LAMPIRAN 3: RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI

1. Pertemuan/Rapat (Meeting)

Jenis Pertemuan

Agenda Waktu Penanggungjawab Partisipan Masukan Keluaran

Pertemuan Pembukaan

- Membahas rencana kerja dengan mengacu kepada Rencana Manajemen Proyek (Project Management Plan)

Sekali, saat eksekusi proyek pertama kali

Manajer Proyek Seluruh anggota tim proyek

- Rencana Manajemen Proyek - Catatan Pertemuan (MoM) & Rencana Kerja

Pertemuan Tim Proyek

- Membahas/review status dan kemajuan proyek dengan mengacu ke Rencana Manajemen Proyek

- Membahas rencana kerja berikutnya dengan mengacu kepada Rencana Manajemen Proyek

- Memantau & Mengontrol perubahan yang terjadi

- Me-review Rencana Kerja (Action Plan) yang telah dilakukan

Regular Manajer Proyek Seluruh anggota tim proyek

- Rencana Manajemen Proyek - Laporan Kemajuan Kerja

(Project Progress Report) & kelengkapannya: o Form/Catatan Permintaan

Perubahan

- MoM & Rencana Kerja

- Laporan Kemajuan Kerja yang disetujui

Pertemuan Penutupan

- Transfer Pengetahuan - Membahas serah terima proyek

Sekali menjelang penutupan proyek

Manajer Proyek Seluruh anggota tim proyek

- Rencana Kerja - Laporan Kemajauan Kerja

- MoM & Rencana Kerja

- Rencana Kerja yang diperbaharui

22

Page 24: Tugas Rencana Manajemen Proyek Sistem Informasi

Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012

2. Pelaporan (Reporting)

Jenis Pelaporan Item Waktu Penanggungjawab Distribusi Masukan Keluaran Laporan Kemajuan Proyek (Project Progress Report)

- Status - Work Progress

Detail/Achievement - Deliverable & Milestone - Daftar permintaan

Perubahan

Mingguan, setiap hari Senin

Manajer Proyek Seluruh anggota tim proyek

- Tim Rapat - Form Permintaan

Perubahan - Daftar Permintaan

Perubahan

Laporan Kemajuan Proyek (Project Progress Report)

Status Acara/Agenda Pertemuan (Status Meeting Agenda)

- Undangan Pertemuan - Usulan Acara/Agenda - Pekerjaan yang belum

Diselesaikan dan Permintaan Perubahan

- Laporan status aktivitas

Mingguan, dikirim minimal satu hari sebelum Pertemuan tim proyek

Manajer Proyek Seluruh anggota tim

- Tim Rapat - Form/Catatan - Permintaan - Perubahan

Status Acara Pertemuan (Status Meeting Agenda)

Catatan Pertemuan (Minutes of Meeting)

- Agenda - Isu yang dibahas - Rencana Kerja, tanggal

target

Setiap pertemuan (regular, adhoc)

Manajer Proyek & Tim

Pihak-pihak terkait & peserta pertemuan/rapat

- Pertemuan/Rapat Catatan Rapat (MoM) & Rencana Kerja

23

Page 25: Tugas Rencana Manajemen Proyek Sistem Informasi

Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012

LAMPIRAN 4: RENCANA MANAJEMEN MUTU

No Deskripsi Proyek Cek Mutu 1 Analisis Sistem 2 Survei dan interview dengan stakeholder - 3 Pengumpulan data primer dan sekunder - 4 Analisa sistem berjalan √ 5 Pemodelan proses bisnis √ 6 Review hasil analisis dengan stakeholder √ 7 Perbaikan analisis √ 8 Review hasil perbaikan analisis √ 9 Desain Database Sistem 10 Perancangan database √ 11 Pengujian struktur database √ 12 Perbaikan rancangan database √ 13 Desain antarmuka sistem 14 Pengembangan antarmuka sistem √ 15 Review rancangan antarmuka dengan stakeholder √ 16 Perbaikan rancangan antarmuka √ 17 Koding dan Testing 18 Melakukan pengkodingan √ 19 Review koding (test unit) √ 20 Dokumentasi sistem √ 21 Penyusunan dokumentasi sistem √ 22 Pembuatan manual sistem √ 23 Penyusunan manual sistem √ 24 Implementasi 25 Instalasi software √ 26 Instalasi sistem ke server √ 27 Setting sistem dan database √ 28 Instalasi software √ 29 Pelatihan operator dan admin √ 30 Penutupan proyek 31 Penyusunan laporan akhir √ 32 Penyusunan dokumen proyek internal √ 33 Mendapatkan persetujuan stakeholder √ 34 Pembagian dokumen proyek internal √ 35 Penutupan proyek √ 36 Penyusunan laporan akhir √

24

Page 26: Tugas Rencana Manajemen Proyek Sistem Informasi

Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012

LAMPIRAN 5: DAFTAR RESIKO No Lingkup Proyek Deskripsi Kontrol Resiko 1 Deskripsi produk Produk yang berbasis pada

teknologi yang telah dibuktikan kebenarannya memiliki risiko yang lebih kecil dibandingkan dengan produk yang menuntut inovasi dan penemuan

Resiko kecil, karena sistem berbasis web dan sudah teruji teknologinya.

2 Rencana proyek: - Work breakdown

structure Pendekatan pada deliverables setiap unit kerja secara detail. Dengan cara ini identifikasi terhadap risiko bisa sampai ke level yang sangat detail.

Resiko kecil, karena WBS dibuat secara detail yaitu sampai level 5.

- Estimasi biaya dan waktu

Estimasi yang terlalu kasar dan terburu-buru dapat meningkatkan risiko proyek

Resiko kecil, karena pembuatan web e-commerce sudah sering dikerjakan oleh tim proyek, sehingga sudah berpengalaman mengenai adanya resiko.

- Penempatan SDM Setiap pekerjaan yang spesifik dan hanya dapat dilakukan oleh orang tertentu meningkatkan risiko proyek, apabila orang tersebut berhalangan untuk hadir

Resiko kecil, karena hampir setiap tim memiliki multiple skill yang dapat merangkap pekerjaan lain.

- Perekrutan dan sub-kontraktor

Pengaruh ekonomi dan kebijakan politik di sekitar proyek dapat menyebabkan fluktuasi nilai kontrak proyek

Resiko kecil, karena kontrak proyek berlangsung sekitar 3 bulan lebih, sehingga tidak akan terjadi fluktuasi kontrak.

3 Informasi historis: hal-hal yang pernah terjadi di masa lalu, dan berkaitan dengan proyek dapat dilihat dari:

- File-file proyek sejenis dari perusahaan

Resiko besar, karena belum pernah dilakukan proyek sejenis.

- Database komersial Contohnya: Internet knowledge-bases

Resiko kecil, karena database bersifat umum.

- Ilmu dan pengalaman dari tim kerja, dikenal juga dengan sebutan: tacit knowledge

Resiko kecil, karena tim sudah berpengalaman.

25