Tugas Mandiri Sistem Informasi Manajemen Ferry Pakpahan

TUGAS INDIVIDU

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

OLEH :

FERRY - 123100029

PROGRAM MAGISTER AKUNTANSI

UNIVERSITAS TRISAKTI

JAKARTA

2010

Tugas Mandiri (Individu) Sistem Informasi Manajemen

Tempat bekerja : PT. Wom Finance Tbk

Business : Consumer Financing dengan produk utama Pembiayaan Sepeda Motor,

Mobil, dan Re-Financing (penjaminan BPKB yang dibiayai WOM untuk

mendapatkan uang cash).

Sekilas WOM : Sejak berdirinya WOM Finance 1982 (dahulu namanya PT Jakarta Tokyo

Leasing), perusahaan ini berfokus pada pembiayaan Sepeda Motor, Merk

Honda, Yamaha, Suzuki, TVS, Kawasaki, Bajaj, dan Minerva. Di Seluruh

Indonesia Jumlah Jaringan WOM Finance mencapai 8 Regional, 57 Cabang

Utama, 42 Cabang, dan 59 Cabang Pembantu, sehingga jumlahnya

mencapai 158 Cabang (jaringan).

1. Siapa saja Pelanggan yang memerlukan produk layanan jasa instasi Wom Finance ?

Uniknya Business pembiayaan Motor dan Mobil membuat perusahaan ini harus memikirkan 2

pihak yang harus dipuaskan dalam pelayanannya, yang pertama adalah konsumen (masyarakat)

yang ingin memiliki Motor dan/ atau mobil, namun tidak memiliki cukup dana untuk membeli

secara cash. Pihak yang kedua adalah Company, atau perusahaan yang ingin membeli

kendaraan namun tidak memiliki uang cash, atau tidak ingin cash flownya tersendat hanya

untuk membeli kendaraan secara tunai. Lebih Jelas berikut digambarkan mengenai alur kerja

proses pembiayaan kendaraan.

Konsumen masyarakat

Saat pembelian kendaraan sudah terlaksana, maka konsumen wajib melakukan

pembayaran hutangnya ke WOM Finance, saat penjualan sudah terjadi inilah,

masyarakat dapat dikatakan pelanggan WOM, dan masa aktifnya sampai dengan

Pokok Piutang, bunga, dan denda lunas terbayar.

Konsumen Company (perusahaan yang ingin dibiayaai)

Pelanggan jenis ini tidak dapat melakukan pembelian melalui Dealer, melainkan

langung ke Cabang-cabang WOM, dan WOM sendiri yang akan menentukan Dealer

mana yang akan menjadi rekanan.

2. Siapa Saja pesaing yang memiliki kegiatan bisnis sejenis ?

Berdasarkan data APPI (Asosiasi Perusahaan Pembiayaan Indonesia), saat ini terdapat 110

lembaga pembiyaan yang motor aktif, dan berikut adalah 17 besar perusahaan pembiayaan

berdasarkan (APPI 2009) jumlah pelanggan (Piutang) yang dikelola.

[Note : WOM Finance baru melakukan ekspansi usaha pembiayaan mobil pada tahun 2008, dan hanya dikota

Batam, dan Bali. Pembahasan ini dikhusukan pada pembiayaan motor]

Berikut adalah peringkat 5 besar pembiayaan sepeda motor :

1) Federal International Finance (FIF, Astra motor Financing)

Dengan penjulan pada tahun 2009 mencapai ± 850.000 unit motor baru.

2) Adira Dinamika Multi Finance (Adira Finance)

Dengan penjulan pada tahun 2009 mencapai 773.395 unit motor baru.

3) Wahana Ottomitra Multiartha (WOM Finance)

Dengan penjulan pada tahun 2009 mencapai 396.700 unit motor baru.

4) Bussan Auto Finance (BAF Authorized Yamaha)

5) Mandala Multifinance

Total penjualan unit motor baru pada tahun 2009 adalah mencapai 5.287.000 unit.

Berdasarkan peringkat tersebut WOM Finance berada pada peringkat ketiga lembaga

pembiayaan motor di Indonesia. Maka pesaing utama WOM Finance adalah FIF dan Adira.

3. Keunggulan Pesaing dibandingkan WOM Finance !

Keunggulan kedua pesaing tersebut dari WOM Finance adalah :

Federal International Finance

Keunggulan FIF pertama dibanding WOM adalah pada besaran pasar yang dimilikinya. FIF

adalah lembaga pembiayaan resmi milik Astra, oleh karena itu dealer-dealer resmi milik Honda

(AHASS) diwajibkan untuk mengutamakan FIF sebagai mitra pendanaan. Pada tahun 2009,

Honda membukukan penjualan mencapai 45,97 % dari total penjualan motor di seluruh

indonesia.

Keunggulan kedua adalah sumber pendanaan FIF yang berasal dari Internal Astra sehingga

memiliki tingkat suku bunga yang relatif lebih kecil.

Keunggulan ketiga FIF adalah penerapan IT. FIF telah menerapkan Sistem Informasi Berbasis

Web dengan dukungan Oracle mulai tahun 2002, yang dikembangkan sejak tahun 2000, dan

menelan dana sekitar US$ 12 juta ketika itu.

Dibandingkan dengan WOM Finance yang menarapkan Oracle baru pada tahun 2008, yang

dikembangkan sejak tahun 2006. Sebelum masa – masa Oracle, WOM Finance dikelola secara

manual, semua data penjualan, penerimaan, dan beban operasional diserahkan kepada Cabang,

dicatat, dan dikirimkan hasilnya (ringkasan) hanya pada khir bulan.

Adira Dinamika MultiFinance

Keunggulan pertama Adira Finance dibandingkan dengan WOM, adalah jumlah cabang-

cabangnya. Sampai saat ini jumlah cabang Adira di seluruh Indonesia mencapai 305 buah. Hal

ini dapat dicapai karena concern utama Adira sejak tahun 2000, adalah perluasan jaringan

usaha.

Keunggulan kedua Adira adalah penggunaan sistem berbasis Web yang sudah lebih dahulu.

Walaupun Adira baru memasuki industri sepeda motor pada tahun 1998, tetapi pemakaian

sistem berbasis web dengan dukungan router yang berbasiskan Juniper disetiap cabang, dan

untuk perangkat monitoring menggunakan tools dari CA Transforming IT Management

Spectrum One Click, Symantec Endpoint, Secure CRT untuk akses Telnet dan SSH, Paessler

Router Traffic Grapher (PRTG), IP Scanner dan Calc IP Subneting, Network Vantage dan

Steel Belted Radius (SBR) Enterprise. Hal membuat Adira selangkah lagi menjadi yang

terbesar di Indonesia. Penggunaan teknologi ini dimanfaatkan dalam :

- Mempercepat proses kredit (kurang dari 2 hari) sehingga membuat

puas konsumen

- Proses penerimaan angsuran yang up to date

- Proses Pencatatan Akuntansi, HRD, Gaji, dan benefit yang tersistem,

sehingga memperkecil efek terjadinya Fraud.

4. Apakah Visi, Misi, dan Tujuan Organisasi ?

Dalam menjalankan kegiatan bisnisnya, Visi WOM Finance adalah :

“Menjadi Perusahaan Pembiayaan konsumen terbaik di Indonesia dengan menerapkan tata

kelola perusahaan yang baik”

Misi WOM Finance adalah :

Mengutamakan kepuasaan pelanggan dan Mitra kerja (Dealer, dan Bank sumber

pendanaan) lainnya;

Membangun infrastrutur berbasis IT untuk melaksanakan proses yang baik;

Pengembangan dan perluasan jaringan usaha terutama daerah yang potensial;

Mengoptimalkan kinerja perusahaan.

Tujuan WOM Finance :

Sesuai Tagline perusahaan “Wujudkan impian menyentuh hati” maka tujuan perusahaan :

Mewujudkan impian masyarakat Indonesia untuk memiliki kendaraan.

Membantu menjaga keberlangsungan masyarakat dan perusahaan untu memiliki

kendaraan tanpa menggangu arus kas mereka.

Menjaga dan melayani pelanggan dengan pelayaan prima yang menyentuh hati.

5. Jelaskan sejauh mana WOM telah menerapkan sistem informasi untuk keunggulan bisnis/

Produk yang dijalankan !

Proses Bisnis WOM Finance adalah

1) Marketing, yaitu kegiatan pemasaran

2) Initiation, yaitu kegiatan menyaring/ memfilter kelayakan konsumen dengan kriteria

internal sesuai kebijakan perusahaan.

3) Collection, yaitu kegiatan pengelolaan piutang konsumen (terutama konsumen yang

dalam pembayarannya tidak tepat waktu).

4) Asset Management Unit, yaitu kegiatan pengelolaan kendaraan tarikan, atas

konsumen yang pembayarannya menunggak, atau konsumen yang sudah tidak

sanggup melakukan kewajiban pembayaran hutang.

5) Finance/ Accounting, yaitu kegiatan penerimaan angsuran, baik konsumen lancar,

menunggak, dan penghasilan lain-lain. Selain itu divisi ini juga merupakan divisi

yang melakukan kegiatan pembayaran atas biaya operasional cabang, beserta

pencatatan akuntansi dan bukti-buktinya.

6) Operasional, yaitu kegiatan pendukung seperti bagian BPKB, GA, HRD, dan lain-

lain.

Diantara semua kegiatan itu, semua sudah menjalankan software berbasis web yang

terintegrasi satu sama lain (Cabang-Pusat-Cabang), hanya saja sistem tersebut terputus-

putus pada masing-masing kegiatan atau divisi. Ambil contoh initiation yang menggunakan

Loan Origination System (LOS), namun divisi Collection menggunakan Collection

Managemen System (CMS), dan Accounting Finance menggunakan Oracle Finance.

Berikut Sekilas tentang dua sistem utama WOM Finance :

Loan Origination System :

Tampilan awal LOS

Sistem ini mulai diterapkan pada September 2009, dikembangkan oleh penyedia jasa IT,

SIGMA LENDOR, sistem ini mengotomatisasi pekerjaan seroang Credit Analyst.

Saat Surveyor selesai melakukan tugas memastikan kebenaran data konsumen, data akan

diinput oleh Admin, ke sistem dan langsung diketahui hasilnya apakah konsumen “layak”

atau “tidak layak” untuk diberikan kredit. Seorang analyst kredit hanya ditugaskan untuk

memastikan kebenaran data yang diinput oleh Admin. Oleh karena penerapan sistem ini

layanan konsumen dipercepat dari 5 hari, menjadi 1 hari. Pada malam hari semua inputan

data di LOS, otomatis akan melebur menjadi satu di sistem WOMERS.

Collection Management System

Tampilan awal CMS

System ini mulai digunakan WOM Finance pada September 2009, dikembangkan oleh PT.

Infoflow Solutions..

Dengan sistem ini Piutang konsumen WOM yang bersumber di WOMERS, akan ditarik

secara otomatis pada malam hari oleh CMS. CMS kemudian akan mengidentifikasikan

konsumen berdasarkan alamat, umur piutang, dan sejarah penagihan. Dengan

diklasifikasikannya konsumen tersebut, CMS akan membagikan piutang atau konsumen

yang akan ditagih pada pagi hari, berdasarkan Kolektor yang bertugas di wilayah piutang,

dan sesuai dengan umur piutang. Setelah kegiatan penagihan selesai Admin akan

melakukan penginputan realisasi dan sejarah penagihan, inputan tersebut akan dilebur

kembali ke WOMERS, pada malam harinya, dan begitu seterusnya.

6. Indentifikasikan Asset, IT (Hardware, Software dan Jaringan ! dan apakah asset tersebut telah

dimanfaatkan dengan baik ?

Hardware

Konfirmasi IT telah saya lakukan namun tim IT tidak dapat memberikan rincian penggunaan

Hardware di IT Pusat, dan Bank data WOM Finance (hardware IT Pusat menggunakan jasa

eksternal), IT hanya menjelaskan perangkat Hardware yang ada di setiap cabang WOM

Finance untuk menjalankan VPN di seluruh Indonesia, berikut disajikan Hardware yang ada :

Software :

Software inti WOM terdiri atas :

1) WOMERS : digunakan sebagai pusat pengolahan data utama semua Divisi, sedangkan

secara online penggunaan hanya digunakan oleh Finance Accounting, Marketing,

Operation, dan BPKB.

2) CMS : Collection management System digunakan oleh divisi Collection yang pada

akhir hari dilebur ke Womers.

3) Oracle : digunakan secara online oleh Accounti saja (Oracle Finance/ Orafin)

4) LOS : Loan Origination System digunakan oleh divis Initiation yang pada akhir hari

dilebur ke Womers

5) Software Komputer WOM : semua unit komputer WOM menggunakan Windows XP

SP2, dan Microsoft Office 2003.

Jaringan Telekomunikasi

Topologi jaringan yang digunakan pada WOM Finance agar dapat berkomunkasi dengan

kantor Pusat atau antar cabang adalah Topologi jaringan yang digunakan pada VPN MPLS dari

beberapa Internet Service Provider (ISP), seperti : Telkom, Icon+ (anak perusahaan PLN), XL

dan ada juga yang menggunakan teknologi VSAT dari Sanatel, dengan bandwith yang

beragam (tergantung dari kebutuhan dilokasi). Misalnya untuk cabang besar biasanya

menggunakan 512 Kbps dan cabang menggunakan 256 Kbps.