Top Banner

of 18

Tugas Manajemen Proyek

Oct 30, 2015

Download

Documents

Kurniawan Edy

Manpro
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript

PERENCANAAN PROYEK BERBASIS RESIKO PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET DI PDAM KABUPATEN LUWU BERBASIS ISO/FDIS 31000:2009

ABSTRAK

Sistem Informasi Manajemen Aset PDAM Kabupaten Luwu adalah salah satu alat bantu yang digunakan untuk memudahkan penyimpanan, penampilan dan pengelolaan data jaringan distribusi air. Untuk membuat Sistem Sistem Informasi Manajemen Aset ini perlu adanya perencanaan proyek yang jelas dan terstruktur. Penyusunan Perencanaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi dalam penelitian ini menggunakan pedoman PMBOK dan manajemen risikonya dikelola dengan panduan ISO/FDIS 31000:2009 yang meliputi kegiatan identifikasi risiko, analisis risiko, dan evaluasi risiko. Setelah risiko dikaji barulah ditentukan langkah penanganan terhadap item-item risiko yang diperkirakan muncul dengan mempertimbangkan biaya dan manfaat serta melibatkan stakeholder terkait. Dalam penelitian ini dilakukan pengidentifikasian item-item resiko yang ada dalam proyek teknologi informasi untuk memberikan informasi pada manajer proyek agar lebih waspada terhadap resiko-resiko yang bisa menghalangi tujuan proyek. Setelah item-item resiko didapatkan, dilakukan pembagian dalam 5 kelompok risiko, yaitu Teknologi, Internal Organisasi, Eksternal Organisasi, Aktivitas Manajemen dan Kontrol, dan Lingkungan. Selanjutnya dianalisis dampak item resiko terhadap jadwal dan biaya proyek, kemudian dilakukan penilaian item resiko berdasarkan toleransi seorang manajer terhadap resiko, dan akhirnya didapatkan strategi penanganan resiko untuk menangani item-item resiko tersebut.

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Bagi perusahaan air minum, infrastruktur air minum merupakan aset utama yang nilainya signifikan. Oleh karena itu, harus dikelola secara baik mulai sejak perencanaan kebutuhan, penyediaan dana, pemasangan aset, pengoperasian, pemeliharaan, hingga pada pemusnahan aset. Pengelolaan tersebut dikenal dengan istilah manajemen aset. Yang dimaksud dengan aset jaringan distribusi PDAM yaitu Titik saluran pelanggan, Pipa, Manhole, Junction, Valve, Hidran, Bridge, Pompa, Spring Water, Tandon, Treatment Plant (PDAM Kabupaten Luwu, 2012).

Untuk mencapai tujuan bisnisnya, seringkali perusahaan-perusahaan menggunakan teknologi informasi sebagai basis dalam penciptaan layanan yang berkualitas ataupun dalam optimalisasi proses bisnisnya. Dalam mengelola data aset distribusi yang seringkali berubah, PDAM Kabupaten Luwu membutuhkan Sistem Informasi untuk mendukung fungsi dari proses bisnis pengelolaan Jaringan Distribusinya. Fungsional sistem ini akan diwujudkan dalam sebuah rencana program proyek.

Suatu proyek dikatakan baik jika penyelesaian proyek tersebut efisien ditinjau dari segi waktu, biaya, dan mempertinggi efisiensi kerja baik manusia maupun alat. Perencanaan proyek yang baik diperlukan untuk memenuhi sasaran proyek yang berupa Sistem Informasi Manajemen Aset, karena kesuksesan dari sebuah proyek bergantung pada usaha, perhatian dan kemampuan dalam menerapkan perencanaan awal pada suatu proyek. Beberapa hal yang harus dilakukan dalam perencanaan proyek pembangunan Sistem Informasi Manajemen Aset yaitu : identifikasi ruang lingkup proyek, pembuatan jadwal dan daftar aktivitas yang akan dikerjakan pada saat pelaksanaan pekerjaan. Sistem Informasi Manajemen Aset PDAM Kabupaten Luwu merupakan suatu pendekatan yang dapat memberikan semua informasi dan alat analisis yang diperlukan untuk mengelola aset yang ada agar menjadi lebih efektif dan dapat memenuhi kebutuhan saat ini dan masa mendatang, tidak terlepas dari peristiwa yang mungkin terjadi dan dapat menghambat pencapaian tujuan/sasaran perusahaan. Peristiwa yang dapat menghambat pencapaian tujuan manajemen tersebut atau biasa disebut dengan risiko.

Risiko yang timbul akibat penerapan rencana proyek yang salah akan menyebabkan proses bisnis berjalan tidak optimal, kerugian finansial, menurunnya reputasi perusahaan, atau bahkan hancurnya bisnis perusahaan. Oleh karena itu diperlukan suatu pengukuran terhadap risiko proyek bagi perusahaan. Dengan pedoman ISO/FDIS 31000:2009 Risk based management, penelitian ini diharapkan bisa memberikan dan membuat gambaran tentang bagaimana membuat perencanaan proyek yang baik sebelum dilakukan pelaksanaan proyek. Perencanaan proyek digunakan untuk melaksanakan proyek, bukan untuk analisis proyek, hal ini guna memenuhi sasaran proyek yang diinginkan oleh pemilik proyek dan juga untuk meminimalkan kegagalan dalam pelaksanaan proyek. Dalam penelitian ini pada intinya berusaha untuk membuat perencanaan untuk menentukan langkah-langkah, mengidentifikasi risiko yang akan muncul dan memberikan aturan-aturan yang jelas dalam membangun Sistem Informasi Manajemen Aset di PDAM Kabupaten Luwu.B. TujuanTujuan dari pembangunan sistem informasi ini adalah selain sebagai bisnis barang dan jasa dalam bentuk hasil informasi aset PDAM juga untuk memberikan kenyamanan pada orang yang membutuhkan informasi dari PDAM terutama bagi pemerintahdan pengguna air bersih.

C. Waktu Dan Tempat Rencana PembangunanRencana pembangunan sistem informasi ini yaitu berada pada daerah PDAM utama Kabupaten Luwu. Yang rencana waktu akan dimulai pembangunan adalah pada bulan Juli 2012.

D. Administrasi KontrakAdministrasi suatu Pekerjaan Kontrak merupakan prosedur yang rumit. Dua prinsip utama yang harus diingat adalaha. Kontrak Pemberi Pekerjaan, dimana Kontraktor menyetujui untukmelaksanakan Pekerjaan tertentu sebagaimana diperinci dalam dokumen, dengan imbalan merupakan perjanjian hukum yang mengikat antara dua pihak, Kontraktor dan pembayaran oleh Pemberi Pekerjaan dengan harga atau biayavyang telah ditetapkan dalam Penawaran Kontraktor.

b. EngineerEngineer untuk Kontrak ini bukan merupakan pihak daripada Kontrak. Dia harus tidak memihak dan bebas. Adalah tanggung jawabnya untuk mengawasi pelaksanaan yang baik dari Kontrak. Ini berarti bahwa Kontraktor melaksanakan pekerjaan sesuai dengan Gambar Rencana dan Syarat-syarat Teknik, dan Pemberi Pekerjaan membayar pekerjaan ini secara tepat dan pada waktunya. Pemberi Pekerjaan juga diwajibkan memberikan penjelasan atas perbedaan yang timbul dalam dokumen. Penjelasan ini Iazimnya diberikan oleh Engineer. Kewenangan Engineer ditetapkan dalam Dokumen Kontrak. Untuk Kontrak yang diberikan oleh Dirjen Bina Marga, Engineer biasanya adalah pegawai pemberi pekerjaan sehingga tugas Engineer adalah tugas yang sulit. Akan tetapi, ia harus berusaha menjaga kenetralan dan harus sadar bahwa ia tidak berkuasa untuk merubah atau mengabaikan bagian-bagian Kontrak tanpa persetujuan kedua belah pihak dalam Kontrak. Harus juga diingat oleh Engineer bahwa Kontraktor telah menandatangani Kontrak dan oleh karena itu setuju untuk melaksanakan Pekerjaan sesuai dengan Gambar Rencana dan Syaratsyarat Teknik untuk jumlah yang ditawar. Proyek/Engineer mungkin mempunyai tanggung jawab atas koordinasi sejumlah kontraktor pada beberapa proyek.

c. Jenis KontrakJenis kontrak dalam pembangunan ini yang disepakati antara pemilik bagnunan dengan kontraktor yaitu sistem kontrak borongan dengan Kontraktor menawar suatu harga borongan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai Gambar Rencana. Kontrak Harga Satuan memberi kemungkinan lebih banyak untuk perubahan yang mungkin dirasa perlu pada waktu pelaksanaan. Perubahan-perubahan demikian diperlukan karena sering kali sulit untuk mencakup semua item secara memadai pada tahap penawaran. Dalam Kontrak Borongan, Daftar Kuantitas (Bill of Quantities) dipergunakan sebagai dasar untuk menentukan nilai perubahan. Kontrak Borongan berguna untuk pekerjaan kecil, dimana Pekerjaan dapat dirinci sepenuhnya dan terdapat sedikit kemungkinan akan diperlukan perubahan (misalnya pengadaan landasan atau balok beton pratekan).

Jika Perubahan diperlukan dalam Kontrak Harga Satuan atau Kontrak Borongan dan Kontraktor serta Engineer tidak dapat menyepakati nilai perubahan sebelum pekerjaan dilaksanakan maka pekerjaan harus dilakukan atas dasar Pekerjaan Harian.

Dalam hal ini harus ada catatan dengan teliti mengenai semua pekerjaan, alat dan bahan yang dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tambahan. Adalah penting untuk membuat catatan menyeluruh dari semua Perubahan dan pekerjaan dimana mungkih timbul perselisihan. Ini akan memungkinkan pemberian harga pekerjaan yang akan dilaksanakan pada tahap lain bila diperlukan. Catatan tersebut harus meliputi jumlah pekerja yang dipekerjakan, penggolongan jenis pekerjaan, peralatan dipakai, dan waktu dipakai pada pekerjaan serta waktu standby (Tidak dipergunakan) dan bahan yang dipergunakan.

METODE

Sebelum menentukan jadwal akan dimulainya pembangunan, kontraktor dan Pimpinan Proyek/Engineer harus terlebih dahulu melakukan kesepakatan akan penentuan jadwal untuk memulainya pembangunan ini. Kemudian dengan adanya kesepakatan maka ditentukan jadwal kapan pembangunan dilaksanakan. Proyek, dalam bidang bisnis dan ilmu pengetahuan adalah suatu usaha yang besar atau usaha terencana dalam perusahaan, sering melibatkan penelitian atau desain, yang direncanakan secara hati-hati, memiliki tanggal mulai dan tanggal selesai yang spesifik, untuk mencapai tujuan organisasi secara khusus dengan batasan waktu dan biaya., biasanya untuk memberikan perubahan yang menguntungkan atau memberikan nilai tambah.

Manajemen proyek merupakan sebuah disiplin yang mengatur kegiatan merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan dan mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu.

Semua jenis dan ukuran organisasi pasti menghadapi faktor-faktor internal dan eksternal, dan pengaruh yang membuatnya tidak pasti apakah dan kapan mereka akan mencapai tujuan mereka. Efek ketidakpastian tujuan organisasi ini adalah "risiko".

A. Kendala/ Masalah dan Hambatan Kendala Yang DihadapiMasalah disini yang perlu diutarakan adalah: masalah pembebasan / pemilikan tanah masalah pendirian / izin pendirian bangunan ( UU gangguan yang berhubungan dengan faktor lingkungan) bentuk perusahaan / saham prosedur poinjaman kredit bank, kontrak dengan kontraktor, supplier dan sebagainya.

HambatanTidak seperti risiko, hambatan proyek penting adalah masalah dapat diatasi yang dapat merusak inisiatif proyek. Dalam proyek ini, berikut ini adalah hambatan kritis yang mungkin: Penghapusan pendanaan proyek Bencana alam atau tindakan perang Jika ada peristiwa ini terjadi, Rencana Proyek akan menjadi tidak valid.

B. Manajemen ResikoManajemen resiko dalam penelitian ini menggunakan pedoman ISO/FDIS 31000:2009 yang lebih difokuskan kepada tahap perencanaan proyek menggunakan manajemen berbasis resiko yang mengacu pada istilah, proyek yang baik adalah mencapai titik keseimbangan antara waktu, biaya dan kualitas.

Gambar 1: Proses Manajemen Risiko ISO/FDIS 31000:2009Pengkajian risiko meliputi proses identifikasi risiko, analisis risiko dan evaluasi risiko.

Identifikasi Risiko Merupakan tahap penyusunan daftar risiko yang komprehensif berdasarkan peristiwa-peristiwa dalam proyek Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Aset PDAM Kabupaten Luwu yang mungkin membuat, mempercepat atau menghalangi pencapaian tujuan.

Analisis Risiko Dalam analisis risiko dirumuskan kriteria Kemungkinan Risiko dan Konsekuensi Risiko. Kriteria harus mencerminkan nilai-nilai organisasi, tujuan dan sumber daya. Analisis Risiko melibatkan pertimbangan tentang sebab-sebab dan sumber-sumber risiko yang dapat terjadi.

Evaluasi Risiko Tujuan dari evaluasi risiko adalah untuk membantu dalam membuat keputusan prioritas perawatan dan penanganan. Setelah risiko dikaji barulah ditentukan langkah penanganan terhadap item-item risiko yang diperkirakan muncul. Penanganan Risiko Proses penanganan risiko dilakukan dengan memilih satu atau lebih pilihan. Risiko yang tidak dapat diterima / ditoleransi harus segera dibuatkan rencana tindakan untuk meminalkan kemungkinan / dampak terjadinya risiko. Pemilihan cara menangani risiko dilakukan dengan mempertimbangkan biaya dan manfaat serta melibatkan stakeholder. Metode pada penelitian ini menggunakan 6 tahap. Metode ini digunakan untuk mengidentifikasi bahwa manajemen proyek sudah diterapkan dengan baik. Diagram alir metode penelitian yang digunakan adalah seperti gambar berikut:

Untuk mendapatkan gambaran awal dalam merealisasikan rencana dan gagasan suatu proyek yang akan dilaksanakan, peneliti akan dibantu untuk mendapatkan data-data awal yang diperlukan. Dalam hal ini perlu dilakukan survey lapangan terhadap proses bisnis, wawancara dan diskusi dengan manajemen dan staf yang terkait untuk memperoleh informasi mengenai kondisi dan cara user menangani situasi-situasi kritis di dalam proyek. Studi pustaka juga harus dilakukan untuk menemukan variabel-variabel yang akan diteliti agar lebih mudah memahami dalam mempelajari kebutuhan dalam menyusun rencana proyek.

C. Perencanaan Biaya

Perkiraan biaya yang diperlukan untuk:1. konstruksi bangunan Rp. 600.000.0002. pembelian alat system informasiRp. 250.000.0003. pembangunan perkantoran Rp. 400.000.000 4. pembangunan perumahan untuk karyawanRp. 450.000.000 5. gaji pemborong dan kontraktorRp. 400.000.000 jumlah Rp. 2.100.000.000 Biaya-BiayaUntuk mendirikan suatu proyek diperlukan biaya-biaya sebagai berikut:1. operational cost, meliputi biaya-biaya untuk bahan baku, gaji, dan upah, peralatan kantor, dan lain sebagainya.2. maintenance cost, terdiri atas perbaikan-perbaikan dan pergantian spare parts.

Sumber dana pembiayaanDakam pembiayaan untuk peralatan alat-alat sisteminformsi y ang dibutuhkan dalam pembangunan proyek ini serta pemasangannya akan diperoleh kredit dari bank dunia dengan syarat pembayaran kembali adalah jangka waktu 20 tahun termasuk tenggang waktu 5 tahun dengan bunga8 % / tahun. Selama tenggang waktu, bunga tidak dibayar. 60 % dari biaya proyek diluar kredit bank dunia akan dibiayai dari kredit bank pembangunan daerah, dengan bunga 10 % / tahun dan sisanya 40 % akan dibiayai dari dana pemerintah daerah dan average return terhadap investasi pabrik ini diharapkan 15 %. Rencana pengembalian kembali kredit Kredit pembangunan daerah.Di dalam mengevaluasi proyek ini bank kredit bank pembangunan daerah tidak diperhitungkan baik angsuran hutang pokok maupun pembayaran bunga karena proyek ini adalah proyek pmerintah. Kredit bak duniaPembayaran kembali kredit bank dunia adalah 20 tahun termasuk masa teggang waktu 5 tahun bunga 8 % per tahun dan selama masa tenggang waktu bunga tidak dibayar tetapi diperhitungkan kemudian. Pelaksanaan studiTujuan dari rencana ini adalah untuk membangun sistem informasi manajemen aset di PDAM Kabupaten Luwu berbasis ISO/FDIS 31000:2009. Informaton gathering menunjukan adanya kenaikan kebutuhan akan inforasi dari ketersediaan air minum dari PDAM dalam sepuluh tahun mendatang sedangkan supply dalam negeri yang ada saat ini belum dapat memenuhinya. Berdasarkan data-data inilah pelaksanaan pra studi kelayakan tidak diperlukan, langsung dapat dilakukan studi kelayakan proyek.

Mengingat rencana investasi ini adalah proyek pemerintah maka analisis-analisis dititikberatkan pada analisis ekonomis. Oleh karena itu, telah ditetapkan bahwa didalam analisis hutang serta perhitungan bunga dari bank pembangunan daerah tidak diperhitungkan. Demikian pula masalah pajak.

D. Alokasi Sumber DayaDalam pembngunan proyek ini Sumber Daya yang digunakan baik SDA maupun SDM itu sendiri berasal dari lokasi proyek dengan kata lain orang-orang yang diperkenjakan adalah orang-orang yang bermukim di daerah atau kawasan PDAM agar tidak terjadi hal-hal yang tdak diinginkan apabila yang mengerjakan bangunan tersebut berasal dari luar kawasan PDAM dengan sarat yang diperkerjakan adalah orang-orang yang memiliki kualitas SDM yang tinggi yang mampu berkompetisi dalam bidang pembangunan suatu proyek karena proyek ini merupakan proyek yang dinaungi oleh pemerintah dan bukan milik swasta. Kemudian lokasi pembangunannya yaitu terletak di kawasan PDAM dan yang harus pula ditekankan bahwa ketika proyek ini selesai tidak akan merusak aspek fisik dan sosial di Kawasan PDAM itu sendiri.

E. Pengawasan ProyekPengawasan proyek yang mencakup bukan hanya segi Pengendalian Mutu Proyek, tetapi juga pemantauan proyek secara umum, kemajuan menyeluruh dari Kontraktor, dan metode-metode yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaan dalam Kontrak. Konsultan Supervisi dan Staf biasanya memantau kemajuan tiap-tiap kegiatan denganmenggunakan Jadwal Waktu yang dibuat Kontraktor seperti diminta dalam Persyaratan Umum Kontrak. Jadwal ini digunakan sebagai patokan untuk membandingkan kemajuan yang dicapai. Kontraktor harus membuat jadwal yang Iebih terinci untuk semua kegiatan utama pada format yang sesuai. Jenis, ketersediaan dan produktivitas dari alat Kontraktor harus dicatat dan dilaporkan. Perubahan-perubahan penting dibicarakan dengan Kontraktor.

Keterangan mengenai klasifikasi serta jumlah pekerja proyek dikumpulkan untuk memastikan bahwa Kontraktor mampu menyelesaikan tugas pada waktunya dengan mutu yang diminta. Sebagai contoh, bila terlalu sedikit tukang kayu di lokasi pekerjaan maka akan muncul masalah yang potensial dengan konstruksi perancah, dan sebagainya. Catatan cuaca harus memasukkan keadaan cuaca sebenarnya seperti suhu max dan min harian, curah hujan dan sebagainya, dan juga indikasi pengaruhnya terhadap proyek. Ada perbedaan pengaruh terhadap proyek yang disebabkan oleh hujan yang turun sebanyak 50 mm pada pukul 6 sore dengan hujan turun sebanyak 30 mm pada pukul 7 pagi.

Kehilangan jam kerja/waktu (pada saat Kontraktor tidak dapat bekerja) harus dimasukkan. Catatan harus dibuat untuk kebutuhan kegiatan utama proyek. Kegiatan seperti pekerjaan beton pada pelat Iantai beton dan pemancangan tiang dsb, harus dianalisa. Jumlah orang persatuan pengukuran, jumlah jam alat per satuan pengukuran dan keluaran per satuan waktu (mis. meterpemancangan per jam) harus dicatat untuk dipakai di masa datang. Catatan tersebut berguna jika terjadi perselisihan dengan Kontraktor mengenai tingkat kecepatan kemajuan dsb, tetapi juga berguna untuk membuat data base atau pustaka informasi dalam mempersiapkan Rencana Biaya di masa mendatang. Rencana Biaya Pemilik Pekerjaan (Owner's Estimates) diminta untuk tiap proyek yang akan dilelang. Rencana Biaya tersebut dipakai dalam tahap Evaluasi Pelelangan sebagai kriteria untuk menentukan Pemenang Pelelangan. Catatan dari proyek terdahulu yang serupa dapat dijadikan dasar persiapan Rencana Biaya untuk proyek mendatang. Ini merupakan cara perkiraan yang lebih baik dari pada dengan menggunakan harga satuan dari proyek sebelumnya.

Dalam hal pengawasan ini dilakukan oleh pihak tertentu yang memiliki tugas masing-masing seperti:1. Pengawasan oleh Engineer2. Direksi Teknik (Project Officer)3. Pengawas Lapangan (inspector)4. Konsultan Supervisi

HASIL DAN DISKUSI

A. Pengumpulan Data

Pengumpulan data risiko diambil dari penelitian yang dilakukan oleh Basit Shahzad, Abdullah S. Al-Mudimigh, Zahid Ullah (2010), dari tulisan oleh Rasmita Dash dan Rajashree Dash (2010), dan beberapa literatur pendukung lainnya, kemudian didiskusikan dengan anggota tim proyek dan dibagi ke dalam beberapa kelompok risiko. Daftar Risiko tersebut dipaparkan, didiskusikan dan dikembangkan bersama Counterpart Team PDAM Kabupaten Luwu dalam Pre Construction Meeting.

Tabel 1 Daftar Risiko yang mungkin muncul

Identifikasi komprehensif sangat penting, karena risiko yang tidak diidentifikasi pada tahap ini tidak akan disertakan dalam analisis lebih lanjut.

B. Penyelesaian ProyekPada akhir pekerjaan proyek, pemilik pembangunan akan dapat melihat dan memantau sendiri hasil-hasil dari pembangunan dengan memperhatikan kesesuaian dengan perencanaan pada tahap awal sebelum pembangunan di lakukan setelah kontraktor menyelasaikan pembangunan. Maka pada saat itu pemilik dapat menilai mutu dari pembangunan itu. Kemudian terselesaikannya proyek tersebut maka pemilik menyelesaikan hal yang menyangkut administrasi terhadap sang kontraktor. Sehingga kontrak akan berakhir atau dianggap selesai.

KESIMPULAN

Perencanaan proyek pembangunan Sistem Informasi Manajemen Aset di PDAM Kabupaten Luwu merupakan langkah awal yang menentukan kualitas hasil dan pengawasan pelaksanaan proyek. Secara khusus, beberapa hal yang dapat disimpulkan sesuai dengan metode perencanaan yang digunakan dalam penelitian ini, antara lain :

1. Pedoman yang digunakan untuk menganalisis risiko proyek teknologi informasi ini adalah ISO/FDIS 31000:2009. Pedoman ini efektif untuk mengidentifikasi manajemen proyek sudah diterapkan.

2. Dengan identifikasi risiko yang telah dilakukan, diperoleh data bahwa resiko yang paling tinggi dalam proyek Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Aset di PDAM Kabupaten Luwu adalah masalah sumber daya manusia.

3. Resiko proyek yang telah teridentifikasi akan mempermudah pihak perusahaan untuk melakukan tindak lanjut penanganan. Dalam hal ini, resiko proyek dapat diminimalisasi dengan melakukan pembinaan dan pelatihan sumber daya manusia selama pelaksanaan proyek. Hal ini dapat dilaksanakan secara bertahap.

1