Siklus Pembelian
I. Pengertian Siklus Pembelian
Siklus pembelian adalah suatu kegiatan atau transaksi pembelian, baik itu secara tunai maupun kredit dalam suatu organisasi.
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian berarti suatu sistem pembelian atau suatu sistem transaksi untuk mendapatkan barang-barang baik secara kredit maupun secara tunai di dalam suatu organisasi / perusahaan yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi yang penting, memberi sinyal kepada management dan menyediakan suatu dasar informasi pembelian untuk pengambilan keputusan yang cerdik.Siklus pembelian terdiri atas :
1. Pembelian Tunai berdasarkan penawaran supplier
2. Pembelian Tunai berdasarkan inisiatif perusahaan
3. Pembelian kredit berdasarkan penawaran supplier
4. Pembelian kredit berdasarkaninisiatif perusahaan
II. RISIKO DALAM SIKLUS PEMBELIAN
Sistem informasi pembelian dibangun dengan tujuan untuk:a. Memasikan bahwa perusahaan membeli barang yang dibutuhkan dengan tepat waktu.
b. Memastikan bahwa pwrusahaan tidak terlambat membayar utang yang telah jatuh tempo.
c. Memastikan bahwa perusahaan membayar utang untuk barang yang benar-bebar diterima.
d. Memastikan bahwa tidak ada peluang kecurangan dalam siklus pembelian yang dapat dimanfaatkan oleh karyawan.
Sedangkan resiko dalam siklus pembelian antara lain meliputi:
a. Perusahaan kehabisan stok barang karena terlambat memesan barang kepada pemasok.
b. Salah membeli barang yang tidak dibutuhkan.
c. Salah membeli barang yang harganya terlalu mahal.
d. Bagian penerimaan barang menerimaan pesanan yang tidak sesuai (tidak sesuai dalam jumlah atau jenis).
e. Salah tagih.
f. Lalai tidak membayar utang.
g. Lalai membayar dua kali untuk satu utang yang sama.
h. Data pembelian jatuh ke tangan pihak yang tidak dikehendaki.
i. Kerusakan data karena ada virus atau karena kerusakan hardware komputer.
III. PENGENDALIAN UNTUK SIKLUS PEMBELIANPengendalian diharapkan dapat meminimalkan setiap resiko.pengendalian yang dapat diterapkan dalam siklus pembelian antara lain:1. Bagian pembelian perlu menganalisis perputaran setiap jenis persediaan untuk mengetahui persediaan yang laris dan digemari oleh pelanggan.2. Perusahaan perlu meminta penawaran harga dari beberapa pemasok. Untuk pengeluaran besar perusahaan dapat melakukan lelang untuk mendapatkan harga yang bagus. dengan adanya penawaran harga lebih dari satu pemasok, maka pemasok yang tidak efisien akan sulit bersaing dengan pemasok yang bersih.3. Perusahaan perlu merancang surat permintaan pembelian untuk memastikan bahwa departemen pembelian hanya membeli barang yang memang dibutuhkan departemen lain atau membeli barang dagangan yang memang laris.4. Perusahaan perlu memiliki surat order pembelian untuk merekam transaksi pemesanan barang kepada pemasok.5. Perusahaan perlu memastikanbahwa penerimaan barang benar-benar mengecek barang yang datang dan menghitung jumlah barang yang datang.6. Akuntan perlu memiliki arsip faktur pembelian berdasarkan tanggal jatuh tempo faktur.7. Bagian utang hanya akan memproses pembayaran utang hanya jika sudah menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan barang. Dengan demikian, utang dilunasi setelah barang diterima.8. Akuntan perlu mengarsip faktur bersama dengan nota retur,sehingga akuntan memiliki informasi pasti mengenai berapa utang kepada pemasok dan berapa yang harus dibayar.9. Bagian utang harus melakukan pengecekan atas kebenaran perhitungan dalam faktur dari pemasok.10. Bagian utang harus mengarsip faktur yang belum lunas terpisah dari faktur yang sudah lunas.11. Perusahaan harus memastikan bahwa terdapat pemisahan antara bagian pembelian, bagian penerimaan barang, dan bagian yang berwenang untuk menandatangani cek.12. Data pembelian, maupun data pengeluaran kas perlu dibackup secara teratur.13. File pembelian dan pengeluaran kas seharusnya hanya boleh diakses oleh karyawan yang berwenang.
Pengendalian untuk siklus transaksi pembelian menurutBodnarmeliputi aktivitas :
a) Permintaan pembelian dan penerimaan barang.b) Aktivitas pembelian.c) Aktivitas penerimaan barang.d) Pencatatan utang dagang.e) Aktivitas pembayaran utang dagang/pengenluaran kas.f) Aktivitas pencatatan transaksi pada buku besar.g) Aktivitas pemeriksaan internal (audit internal).
IV. INFORMASI YANG DIHASILKAN DALAM SIKLUS PEMBELIAN
Salah satu tujuan sistem informasi pembelian adalah untuk menghasilkan ragam informasi yang dapat membantu perusahaan untuk mengambil keputusan. Berikut beberapa informasi yang mestinya bisa dihasilkan oleh sebuah sistem informasi pembelian:
1. Saldo utang setiap pemasok.2. Tabel umur utang.3. Utang yang hampir jatuh tempo.4. Total pembelian per bulan.5. Retur pembelian per bulan.V. CONTOH PROSEDUR PEMBELIAN TUNAI PERUSAHAAN X
Berikut merupakan Prosedur Pembelian Tunai Berdasarkan Penawaran Supplier :
1. Bagian supplier mengirimkan SPH (Surat Penawaran Harga) ke bag pembelian.
2. Bagian pembelian menerima SPH dari pemasok lalu membuat permintaan daftar barang yang dikirim ke bagian gudang.
3. Bagian gudang menerima permintaan daftar barang lalu membuat daftar barang yang ada dan dikirimkan ke bagian pembelian.
4. Bagian pembelian menerima daftar barang yang ada lalu memutuskan apakah akan memesan atau tidak. Jika tidak akan memesan maka berakhir, tetapi juka mau memesan maka bagian pembelian akan membuat SPP(Surat Permintaan Pembelian) yang dikirim ke pemimpin
5. Pemimpin setelah menerima SPP dari bagian pembelian, jika menyetujuinya akan mengacc SPP. SPP yang telah diacc dikirim ke bagian pembelian
6. Bagian pembelian setelah menerima SPP yang telah diacc akan membuat SOP(Surat Order Pembelian) rangkap 4. SOP lembar 1 akan dikirimkan kepada supplier,SOP lembar kedua akan dikirimkan ke bagian gudang, SOP lembar ketiga akan dikirimkan ke bagian keuangan dan SOP lembar keempat akan disimpan sebagai arsip.
7. Supplier menerima SOP dari bagian pembelian. Setelah itu supplier membuat faktur, lalu mengirimkan faktur beserta barang yang dibeli kepada bagian pembelian.
8. Bagian pembelian menerima barang dan faktur dari supplier setelah itu mengirimkan barang beserta faktur kepada bagian gudang
9. Bagian gudang menerima barang dan faktur dari bagian pembelian. Bagian gudang membuat laporan penerimaan barang rangkap 2 berdasarkan barang dan SOP. Laporan penerimaan barang lembar 1 disimpan sebagai arsip, sedangkan lembar kedua dikirim ke bagian keuangan beserta faktur.
10. Bagian keuangan melakukan pembayaran berdasarkan atas SOP, laporan penerimaan barang dan faktur. Pembayaran tersebut dikirim ke supplier .
11. Supplier setelah menerima pembayaran membuat faktur lunas yang dikirimkan ke bagian keuangan.
12. Bagian keuangan menerima faktur lunas dan berdasarkan faktur lunas tersebut bagian keuangan membuat laporan pemeblian tunai rangkap 2, lembar pertama kan disimpan sebagai arsip dan lembar kedua kan dikirimkan ke pemimpin.Berikut merupakan FlowchartPembelian Tunai Berdasarkan Penawaran Supplier :
Berikut merupakan Prosedur Pembelian Tunai Berdasarkan Inisiatif Perusahaan :
a) Bagian Gudang yang biasanya membutuhkan barang, membuat SPP (Surat Permintaan Pembelian) rangkap 2. Lembar 1dikirim ke Bagian Pembelian, dan lembar 2 disimpan oleh Bagian Gudang sebagai arsip.
b) Bagian Pembelian menerima SPP lembar 1 dari Bagian Gudang. Berdasarkan SPP lembar 1, maka Bagian Pembelian membuat SPPH.
c) SPPH tersebut dikirimkan ke Bagian Supplier. Dan Supplier membuat SPH. SPH tersebut dikirimkan ke Bagian Pembelian. Berdasarkan SPH tersebut, Bagian Pembelian membuat SDP (Surat Daftar Pembelian)dikirim ke Pimpinan untuk mendapat persetujuan.
d) Jika Pimpinan menyetujui SDP tersebut, maka SDP yang telah disetujui dikirimkan kembali ke Bagian Pembelian. Jika tidak, maka kembali ke transaksi awal.
e) BerdasarkanSDP yang sudah disetujui, Bagian Pembelian membuat SOP (Surat Order Pembelian) rangkap4. Lembar ke-1 dikirim kepada Supplier. Lembar ke-2 dikirim ke Bagian Keuangan. Lembar ke-3 dikirim ke Bagian Gudang dan lembar ke-4 disimpan sebagai arsip.
f) Supplier menerima SOP lembar ke-1 dariBagianPembelian. Kemudian Supplier membuat faktur rangkap 2. Lembar ke-1 dikirim beserta barang pesanan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2 disimpan sebagai arsip.
g) Bagian Pembelian menerima faktur beserta barang pesanan dari Supplier. Kemudian, faktur dan barang dikirim ke Bagian Gudang.
h) Bagian Gudang menerima barang dan mencatat barang masuk berdasarkan SOP lembar ke-3 dan membuat LPB (Laporan Penerimaan Barang) rangkap 3. Lembar ke-1 dikirimkan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2 dan Faktur dikirim ke Bagian Keuangan. Dan lembar ke-3 disimpan sebagai arsip.
i) Bagian Keuangan menerima SOP lembar ke-2dan, Faktur serta LPB lembar ke-2 dari Bagian Gudang.
j) Berdasarkan SOP lembar ke-2, Faktur dari Bagian Pembelian serta LPB lembar ke-2, Bagian Keuangan melakukan pembayaran kepada Bagian Supplier.
k) Bagian Supplier menerima uang dari Bagian Keuangan. Supplier membuat Faktur Lunas rangkap 2. Lembar ke-1 dikirmkan ke Bagian Keuangan dan lembar ke-2 disimpan sebagai arsip.
l) Bagian Keuangan menerima faktur lunas. Berdasarkan faktur lunas tersebut, Bagian Keuangan membuat Laporan Pembayaran Tunai rangkap 2. Lembar ke-1 dikirimkan ke Pimpinan dan lembar ke-2 disimpan sebagai arsip.
Berikut merupakan FlowchartPembelian Tunai Berdasarkan Inisiatif Perusahaan :
Berikut merupakan Prosedur Pembelian Kredit Berdasarkan Penawaran Supplier :
1. Bagian supplier mengirimkan SPH (Surat Penawaran Harga) ke bag pembelian.
2. Bagian pembelian menerima SPH dari pemasok lalu membuat permintaan daftar barang yang dikirim ke bagian gudang.
3. Bagian gudang menerima permintaan daftar barang lalu membuat daftar barang yang ada dan dikirimkan ke bagian pembelian.
4. Bagian pembelian menerima daftar barang yang ada lalu memutuskan apakah akan memesan atau tidak. Jika tidak akan memesan maka berakhir, tetapi juka mau memesan maka bagian pembelian akan membuat SPP(Surat Permintaan Pembelian) yang dikirim ke pemimpin
5. Pemimpin setelah menerima SPP dari bagian pembelian, jika menyetujuinya akan mengacc SPP. SPP yang telah diacc dikirim ke bagian pembelian
6. Bagian pembelian setelah menerima SPP yang telah diacc akan membuat SOP(Surat Order Pembelian) rangkap 4. SOP lembar 1 akan dikirimkan kepada supplier,SOP lembar kedua akan dikirimkan ke bagian gudang, SOP lembar ketiga akan dikirimkan ke bagian keuangan dan SOP lembar keempat akan disimpan sebagai arsip.
7. Supplier menerima SOP dari bagian pembelian. Setelah itu supplier membuat faktur, lalu mengirimkan faktur beserta barang yang dibeli kepada bagian pembelian.
8. Bagian pembelian menerima barang dan faktur dari supplier setelah itu mengirimkan barang dan faktur ke bagian gudang.
9. Bagian gudang menerima barang dari bagian pembelian. Bagian gudang membuat laporan penerimaan barang rangkap 2 berdasarkan barang dan SOP. Laporan penerimaan barang lembar 1 disimpan sebagai arsip, sedangkan lembar kedua dikirim ke bagian keuangan beserta dengan faktur.
10. Bagian keuangan membuat laporan pembelian kredit rangkap 2 berdasarkan SOP,faktur dan laporan penerimaan barang. Laporan pembelian kredit lembar pertama akan disimpan sebagai arsip dan laporan keuangan kedua akan dikirmkan ke pemimpin.
Berikut merupakan FlowchartPembelian Kredit Berdasarkan Penawaran Supplier :
Berikut merupakan Prosedur Pembelian Kredit Berdasarkan Inisiatif Perusahaan :
1. Bagian Gudang yang biasanya membutuhkan barang, membuat SPP (Surat Permintaan Pembelian) rangkap 2. Lembar 1 dikirim ke Bagian Pembelian, danl embar 2 disimpan oleh Bagian Gudang sebagai arsip.
2. Bagian Pembelian menerima SPP lembar 1 dari Bagian Gudang. Berdasarkan SPP lembar 1, maka Bagian Pembelian membuat SPPH.
3. SPPH tersebut dikirimkan ke Bagian Supplier. Dan Supplier membuat SPH. SPH tersebut dikirimkan ke Bagian Pembelian. Berdasarkan SPH tersebut, Bagian Pembelian membuat SDP (Surat Daftar Pembelian) dikirim ke Pimpinan untuk mendapat persetujuan.
4. Jika Pimpinan menyetujui SDP tersebut, maka SDP yang telah disetujui dikirimkan kembali ke Bagian Pembelian. Jika tidak, maka kembali ke transaksi awal.
5. Berdasarkan SDP yang sudah disetujui, Bagian Pembelian membuat SOP (Surat Order Pembelian) rangkap 4. Lembar ke-1 dikirim kepada Supplier. Lembar ke-2 dikirim ke Bagian Keuangan. Lembar ke-3 dikirim ke Bagian Gudang dan lembar ke-4 disimpan sebagai arsip.
6. Supplier menerima SOP lembar ke-1 dari Bagian Pembelian. Kemudian Supplier membuat faktur rangkap 2. Lembar ke-1 dikirim beserta barang pesanan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2 disimpan sebagai arsip.
7. Bagian Pembelian menerima faktur beserta barang pesanan dari Supplier. Kemudian, faktur dan barang dikirim ke Bagian Gudang.
8. Bagian Gudang menerima barang dan mencatat barang masuk berdasarkan SOP lembar ke-3 dan membuat LPB (Laporan Penerimaan Barang) rangkap 3. Lembar ke-1 dikirimkan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2 dan faktur dikirim ke Bagian Keuangan. Dan lembar ke-3 disimpan sebagai arsip.
9. Bagian Keuangan menerima SOP lembar ke-2, Faktur serta LPB lembar ke-2 dari Bagian Gudang.
10. Berdasarkan SOP lembar ke-2, Faktur dari Bagian Pembelian serta LPB lembar ke-2, Bagian Keuangan membuat Laporan Pembelian Kredit (LPK) rangkap 2. Lembar pertama diserahkan ke Pimpinan dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.
Berikut merupakan FlowchartPembelian Kredit Berdasarkan Inisiatif Perusahaan :
