Transaction Processing System (TPS)Transaction processing sistem
adalah system informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan
untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis
rutin seperti gaji dan inventarisasi.TPS menghapus rasa bosan saat
melakukan transaksi operasional sekaligus mengurangi waktu.meskipun
orang masih harus memasukkan data ke sistem komputer secara
manual.Transaction processing sistem tanpa batas yang memungkinkan
organisasi berinteraksi dengan lingkungan eksternal karena manajer
melihat data-data yang dihasilkan oleh TPS untuk memperbarui
informasi setiap menit mengenai apa yang terjadi diperusahaan.TPS
mengumpulkan data secara continue, biasanya real-time data dapat
segera dihasikan dan sebagai data input untuk database
perusahaan.TPS merupakan proses yang kritikal untuk suksesnya
organisasi,fungsinya untuk memproses data transaksi dari kejadiaan
bisnis.Beberapa jenis subsistem yang ada pada TPS ialah :a) Payroll
: Pembayaran gaji karyawanb) Order entry/ order processing :
mencatat pembelian untuk konsumenc) Invoicing : menghasilkan
fakturd) Inventory : mengelola barang supaya selalu tersedia e)
Shipping : menyerahkan barang dari perusahaan sampai diterima
konsumenf) Account receivable : mengelola file konsumen &
menyerahkan tagihan ke konsumeng) Purchasing : mengkordinasikan
pembelian barang kepada konsumenh) Receiving : menerima barang dari
pemasok supplier pengembalian barang (retur) dari konsumeni)
Account payable : mengelola pembayaran tagihan kepada
pemasok/supplierj) General ledger : mengikat subsistem diatas
menjadi satu & menghasilkan informasi dapat melalui berbagai
cara : Dengan merekam data ke dalam sebuah formulir Dengan
menginputkan data langsung kedalam computer Dengan sms Dengan
menginputkan data ke internet Dengan barcode scanner Scanner yang
lainKarakteristik TPS Jumlah data yang diproses dangat besar Sumber
dara umumnya internal dan keluaran terutama dimaksudkan untuk pihak
internal (Meskipun bias juga diperuntukan bagi mitra kerja)
Pemprosesan informasi dilakukan secara teratur , harian,mingguan
dan sebagainyaKapasitas penyimpanan (basis data ) besar Kecepatan
pemprosesan yang diperlukan tinggi kerena volume yang besar Umumnya
memantau dan mengumpulkan data masa lalu Masukan daan keluaran
terstrukur,mengingat data yang diproses cukup stabil,data diformat
dalam satu standar Level kerincian yang tinggi mudah terlihat
terutama pada masukan tetapi sering kali juga pada keluaran
Komputasi tidak rumit (menggunakan metematika sederhana atau
operasi statistic) Memerlukan kehandalan yang tinggi Pemprosesan
terhadap permintaan merupakan suatu keharusan . pemakai dapat
melakukan permintaan terhadap basis data.Cara pemprosesan dataa)
Pemprosesan batchBatch processing adalah transaksi menghemat sumber
daya yang menyimpan tipe data untuk pemprosesan di pra-tentukan
kali. Batch processing berguna bagi perusahaan yang perlu untuk
memproses data dalam jumlah yang terbatas.Contoh batch processing
meliputi transaksi kartu kredit,untuk transaksi yang diproses
daripada bulanan real time.transaksi kartu kredit hanya perlu
diproses sekali dalam sebulan untuk menghasilkan pernyataan bagi
pelanggan.sehingga proses batch menghemat sumber daya TI dari
keharusan untuk memproses setiap transaksi secara individual.
b) Real Time ProcessingDalam banyak keadaan factor utama adalah
kecepatan.sebagai contoh,ketika seorang nasabah bank menarik
sejumlah uang dari rekeningnya sangat penting bahwa transaksi akan
diproses dan saldo account diperbarui sesegera mungkin, sehingga
baik bank dan pelanggan untuk melacak dana.
Kualifikasi transaction processing sistem. Dalam rangka untuk
memenuhi syarat sabagai TPS,transaksi yang dibuat oleh system harus
lulus tes ACID,ACID tes yang mengacu pada 4 syarat berikut : a)
AtomicityAtomicity bararti bahwa suatu transaksi selesai baik
secara penuh atau tidak sama sekali.sebagai contoh, jika dana yang
ditransfer dari satu account lainya. Ini hanya dianggap sebagai
transaksi fide tulang jiak baik penarikan dan deposit terjadi. Jika
satu account didebet dan yang lainya tidak dikreditkan, tidak
memenuhi syarat sebagai transaksi. System TPS memastikan bahwa
transaksi berlangsung secara keseluruhan.b) KonsistensiSystem TPS
ada dalam satu set aturan operasi ( atau integritas kendala) jika
batasan integritas menyatakan bahwa semua transaksi dalam database
harus memiliki nilai positif,setiap transaksi dengan nilai negative
akan ditolakc) IsolasiTransaksi harus tampak terjadi dalam isolasi
sebagai contoh, ketika transfer dana dibuat antara dua rekening
yang mendebit dari satu dan lain kredit harus tampak terjadi secara
simultan. Dana tidak dapat dikreditkan ke account sebelum mereka
sidebet dari yang lain.d) KeawetanSetelah transaksi selesai,mereka
tidak dapat dibatalkan. Untuk memastikan bahwa kasus ini adalah TPS
bahkan jika mengalami kegagalan . log akan dibuat untuk
mendokumentasikan semua transaksi selesai.Keuntungan Dan Kerugian
sistem pemprosesan Transaksi (TPS)Keuntungan Proses transaksi
sangat cepat,biasanya hanya membutuhkan beberapa detik, namun jika
banyak file dalam antrian, waktu untuk memprosesan data yang
diambil mungkin memakan waktu yang lama.Mengurangi bekas kerta dan
lebih cepat,lebih cepat, lebih akurat untuk prakiraan penerimaan
dan pengeluaran adalah contoh bagaimana OLTP membuat semuanya
menjadi lebih mudah bagi perusahaan. OLTP juga menyadiakan landasan
kongkrit untuk organisasi yang stabil karena slalu diupdate tepat
waktu.
KerugianKemungkinan adanya double booking juga TPS harus memakai
file akses langsung media serial akses seperti magnetic tape tidak
bisa digunakan. Dalam OLTP alat ini memang alat yang tepat untuk
organisasi
Pengertiaan Office Automation Sistem (OAS)
Otomatisasi kantor merupakan sebuah rencana menggunakan
teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan
demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.Otomatisasi adalah
penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan
oleh manusia sedangkan otomatisasi kantor (OAS) adalah semua system
elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan
komunikasi infomasi kepada orang yang berada di dalam maupun diluar
perusahaan.Office Automation sistem mengumpulkan ,
memproses,menyimpan dan mengirim data dan informasi dalam bentuk
komunikasi.Para Pengguna OAS. Manajer : Orang-orang yang
bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan,terutama SDM
Profesional : Menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka
dengan seketaris dan pegawai administrasi Seketaris : melaksanakan
berbagai tugas seperti menangani korespodensi menjawab telepon dan
mengatur jadwal pertemuan Pegawai administrasi : melaksanakan
tugas-tugas untuk seketaris seperti mengoprasikan mesin foto
copy,menyusun dokumen dllTujuan Office Automation Sistem (OAS)1.
Pendapatan yang lebih tinggi versus penghindaran biaya computer
tidak menggantikan pekerjaan saat ini.tetapi computer menunda
penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang
bertambah2. Pemecahan masalah kelompok cara OAS berkontribusi pada
komunikasi ke dan dari manajemen buatnya sangat cocok diterapkan
untuk memecahkan masalah kelompok3 Pelengkap bukan pengganti
sebagai suatu cara komunikasi bisnis4 Penggabungan dan penerapan
teknologi5 .Memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor6
Meningkatkan produktifitas pekerja dan efektifitas pekerjaan7
Secara fungsional, oas didefinisikan sebagai sebuah rencana untuk
menggabungkan dan menerapkan teknologi tinggi melalui perbaikan
proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitaspekerja
dan efektifitas pekerjaanJenis-Jenis Aplikasi OAS Pengolahan Kata (
Word Processing) Surat Elektronik (Email) Voice Mail,faksimile
Lembar Kerja (Spreatsheet) Kalender elektronik Konfrensi audio
Konfrensi videoKeuntungan OAS1. Pengurangan Biaya fasilitas2.
Pengurangan biaya peralatan3. Jaringan komunikasi formal4.
Pengurangan penghentian kerja5. KontribusionalKerugian1. Rasa tidak
memiliki2. Takut kehilangan pekerjaan3. Semangat kerja rendahTiga
Fase Dalam OAS Fase Dasar Fase Penggambungan Fase Lanjutan
Pengertian Decision support sistem (DSS)Sistem berbasis komputer
yang interaktif yang membantu mengambil keputusan memanfaatkan data
dan model untuk menyelesaikan masalah- masalah yang terstruktur.DSS
mendayagunakan resources individu-individu secara intelek dengan
kemampuan computer untuk meningkatkan kualitas keputusan. Jadi ini
merupakan sistem pendukung yang berbasis komputer untuk management
pengambilan keputusan yang digunakan untuk menggambarkan sembarang
sistem yang terkomputerisasi.Hal yang perlu ditekankan disini
adalah bahwa keberadaan DSS bukan untuk menggantikan tugas-tugas
manajer.tetapi untuk menjadi sarana penunjang (tools) bagi
mereka.
Karakteristik Decision support sistem (DSS).1.Sistem berbasis
computer2.Dipergunakan untuk membantu para pengambil keputusan
3.Untuk memecahkan masalah-masalah rumit yang mustahil dilakukan
dengan kalkulasi manual4. melalui cara simulasi yang
interaktif5.Dimana data dan model analisis sebagai komponen
utama.Tujuan Decision support system (DSS)1.Membantu manajer
membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi struktur2.Mendukung
penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya3.Meningkatkan
Efektifitas pengambilan keputusan manajerKeuntungan Dan Kerugian
DSSKeuntungan1.proses pemodelan menjadi pengalaman belajar2.
Kecepatan simulasi memberikan kemampuan bagi kita untuk
mengevaluasi dampak keputusan dalam waktu yang sangat singkat3.
Model Memberikan daya peramalan4. Model membutuhkan biaya yang
lebih murah daripada metode trial and error5.dapat menyelesaikan
problem yang kompleks 6. system dapat berinteraksi dengan
pemakainya7. lebih cepat dengan hasil yang lebih baik (Terutama
dibandingkan dengan pengambilan keputusan secara intuisi8.
Menghasilkan acuan data menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh
manajer yang kurang berpengalaman9. Untuk masalah yang berulang.DSS
dapat member keputusan yang lebih efektif10.Fasilitas Untuk
Mengambil data dapat memberikan kesempatan bagi beberapa manajer
untuk berkomunikasi dengan lebih baik 11. Meningkatkan
produktifitas dan control dari manajerKerugian1.sulitnya pemodelan
system bisnis dan akan menghasilkan model yang tidak dapat
menangkap semua pengaruh pada entity2.Dibutuhkan Keterampilan
metematika yang tinggi untuk mengembangkan model yang lebih
kompleks secara pribadi.
Pengertian Executive support system ( ESS)ESS dikembangkan
utamanya untuk menyediakan kebutuhan informasi yang diperlukan oleh
pihak eksekutif. Menyediakan antar muka yang benar-benar
user-frendly untuk menyediakan pelacakan dan control yang tepat
waktu dan efektif. Menyediakan akses cepat pada informasi detil
yang tersirat diteks,bilangan atau grafik. Menfiter,memadatkan dan
melacak data dan informasi yang kritis. Identifikasi masalah ( atau
juga kesempatan ) ESS bias juga digunakan pada berbagai jenis
perusahaan dan melayani sejumlah manajer sebagai suatu enterprise
wide system ( EWS)ESS mengintegrasikan data yang berasal dari
sumber data internal maupun eksternal,kemudian melakukan
transformasi data ke dalam bentuk rangkuman laporan yang berguna.
Laporan ini biasanya digunakan oleh manajer dan level eksekutif
untuk mengakses secara cepat laporan yang berasal dari seluruh
perusahaan dan departemen sehingga dapat diperoleh pengetahuan yang
berguna bagi pihak eksekutif.Karakteristik Teknologi informasi
untuk ESSDari definisi ESS dapat diketahui ESS berhubungan erat
dengan pengelolaan dan perepresian informasi dengan menggunakan
computer adapun karakteristik teknologi yang dibutuhkan ESS sebagai
berikut : Executive friendly sesuai dengan kaehlian mengoprasikan
computer yang dimiliki oleh kalangan eksekutif . mudah digunakan
dan mudah dipelajari. Memungkinkan pengguna untuk meng-undo
prosedur atau kembali tampilan layar yang diakses sebelumnya
Memiliki online help Sesuai dengan kebutuhan eksekutif dalam hal
kecepatan Graphic oriented dan dapat menampilkan tampilan grafis
yang bervariasi,sesuai dengan kebutuhan.Karakteristik data Untuk
ESS Data yang telah dirangkum (pada umumnya eksekutif lebih mencari
rangkuman data,dibandingkan rincian data untuk membuat keputusan
Drill down menyediakan mekanisme yang memungkinkan eksekutif untuk
melakukan drill down atau melihat rincian data yang menyusun
rangkuman data Integrasi data dari basis data yang berbeda-beda
terkadang eksekutif memerlukan data dari basis data on-line seperti
jumlah current budget Eksekutif lebih tertarik untuk melihat trend
jangka panjang Informasi menjadi lebih bermakna jika dapat
dibandingkan dengan informasi lain yang sejenis Informasi yang
disampaikan kepada eksekutif harus dalam bentuk yang ditentukan
oleh factor penentu kesuksesan.
Pengertian Artificial Intelegent ( AI)Dimaksudkan Untuk
menggembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas.dua cara
untuk melakukan riset (AI) adalah memahami bahasa alamiahnya dan
menganalisis kemampuanya untuk berpikir melalui problem sampai
kesimpulan logikanya. System ahli menggunakan pendekatan-pendekatan
pemikirian AI untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat
pengguna bisnis. Komponen dasar system ahli adalah knowledge-base
yakni suatu mesin interferensi yang menghubungkan pengguna dengan
system melaui pengolahan pertanyaan lewat bahasa terstruktur dan
antarmuka penguna.Kecerdasan Buatan adalah salah satu cabang Ilmu
pengetahuan berhubungan dengan pemanfaatan mesin untuk memecahkan
persoalan yang rumit dengan cara yang lebih manusiawi. Hal Ini
biasanya dilakukan dengan mengikuti/mencontoh karakteristik dan
analogi berpikir dari kecerdasan/Inteligensia manusia, dan
menerapkannya sebagai algoritma yang dikenal oleh komputer. Dengan
suatu pendekatan yang kurang lebih fleksibel dan efisien dapat
diambil tergantung dari keperluan, yang mempengaruhi bagaimana
wujud dari perilaku kecerdasan buatan. AI biasanya dihubungkan
dengan Ilmu Komputer, akan tetapi juga terkait erat dengan bidang
lain seperti Matematika, Psikologi, Pengamatan, Biologi, Filosofi,
dan yang lainnya. Kemampuan untuk mengkombinasikan pengetahuan dari
semua bidang ini pada akhirnya akan bermanfaat bagi kemajuan dalam
upaya menciptakan suatu kecerdasan buatan.Pengertian lain dari
kecerdasan buatan adalah bagian ilmu komputer yang membuat agar
mesin komputer dapat melakukan pekerjaan seperti dan sebaik yang
dilakukan manusia. Pada awal diciptakannya, komputer hanya
difungsikan sebagai alat hitung saja. Namun seiring dengan
perkembangan jaman, maka peran komputer semakin mendominasi
kehidupan manusia. Komputer tidak lagi hanya digunakan sebagai alat
hitung, lebih dari itu, komputer diharapkan untuk dapat
diberdayakan untuk mengerjakan segala sesuatu yang bisa dikerjakan
oleh manusia.Manusia bisa menjadi pandai dalam menyelesaikan segala
permasalahan di dunia ini karena manusia mempunyai pengetahuan dan
pengalaman Pengetahuan diperoleh dari belajar. Semakin banyak bekal
pengetahuan yang dimiliki oleh seseorang tentu saja diharapkan akan
lebih mampu dalam menyelesaikan permasalahan. Namu bekal
pengetahuan saja tidak cukup, manusia juga diberi akal untuk
melakukan penalaran, mengambil kesimpulan berdasarkan pengetahuan
dan pengalaman yang mereka miliki. Tanpa memiliki kemampuan untuk
menalar dengan baik, manusia dengan segudang pengalaman dan
pengetahuan tidak akan dapat menyelesaikan masalah dengan baik.
Demikian pula dengan kemampuan menalar yang sangat baik, namun
tanpa bekal pengetahuan dan pengalaman yang memadai, manusia juga
tidak akan bisa menyelesaikan masalah dengan baik.Agar komputer
bisa bertindak seperti dan sebaik manusia, maka komputer juga harus
diberi bekal pengetahuan dan mempunyai kemampuan untuk menalar.
Untuk itu AI akan mencoba untuk memberikan beberapa metoda untuk
membekali komputer dengan kedua komponen tersebut agar komputer
bisa menjadi mesin pintar.Lingkup utama kecerdasan buatan:1. Sustem
pakar. Komputer digunakan sebagai saran untuk menyimpan pengetahuan
para pakar. Dengan demikian komputer akan memiliki keahlian untuk
menyelesaikan masalah dengan meniru keahlian yang dimiliki para
pakar2. Pengolahan bahasa alami. Dengan pengolahan bahasa alami ini
diharapkan user mampu berkomunikasi dengan komputer dengan
menggunakan bahasa sehari-hari.3. Pengenalan ucapan. Melalui
pengenalan ucapan diharapkan manusia mampu berkomunikasi dengan
komputer dengan menggunakan suara.4. Robotika dan Sistem sensor5.
Computer vision, mencoba untuk dapat mengintrepetasikan gambar atau
objek-objek tampak melalui komputer6. Intelligent Computer aid
Instruction. Komputer dapat digunakan sebagai tutor yang dapat
melatih dan mengajarKeuntungan Kecerdasan Buatan :1. Kecerdasan
buatan lebih bersifat permanen. Kecerdasan alami akan cepat
mengalami perubahan. Hal ini dimungkinkan karena sifat manusia yang
pelupa. Kecerdasan buatan tidak akan berubah sepanjang sistem
komputer dan program tidak mengubahnya.2. Kecerdasan buatan lebih
mudah diduplikasi dan disebarkan. Mentransfer pengetahuan manusia
dari satu orang ke orang lain butuh proses dan waktu lama.
Disamping itu suatu keahlian tidak akan pernah bisa diduplikasi
secara lengkap. Sedangkan jika pengetahuan terletak pada suatu
sistem komputer, pengetahuan tersebuat dapat ditransfer atau
disalin dengan mudah dan cepat dari satu komputer ke komputer
lain3. Kecerdasan buatan lebih murah dibanding dengan kecerdasan
alami. Menyediakan layanan komputer akan lebih mudah dan lebih
murah dibanding dengan harus mendatangkan seseorang untuk
mengerjakan sejumlah pekerjaan dalam jangka waktu yang sangat
lama.4. Kecerdasan buatan bersifat konsisten. Hal ini disebabkan
karena kecerdasan busatan adalah bagian dari teknologi komputer.
Sedangkan kecerdasan alami senantiasa berubah-ubah.5. Kecerdasan
buatan dapat didokumentasikan. Keputusan yang dibuat komputer dapat
didokumentasikan dengan mudah dengan melacak setiap aktivitas dari
sistem tersebut. Kecerdasan alami sangat sulit untuk
direproduksi.6. Kecerdasan buatan dapat mengerjakan pekerjaan lebih
cepat dibanding dengan kecerdasan alami7. Kecerdasan buatan dapat
mengerjakan pekerjaan lebih baik dibanding dengan kecerdasan
alami.Keuntungan kecerdasan alami:1. Kreatif. Kemampuan untuk
menambah ataupun memenuhi pengetahuan itu sangat melekat pada jiwa
manusia. Pada kecerdasan buatan, untuk menambah pengetahuan harus
dilakukan melalui sistem yang dibangun2. Kecerdasan alami
memungkinkan orang untuk menggunakan pengalaman secara langsung.
Sedangkan pada kecerdasan buatan harus bekerja dengan input-input
simbolik
Knowledge Work SistemKnowledge Work System (KWS) mendukung para
pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur, dan doktor dengan
membantu mereka menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan
mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.Manajemen
Pengetahuanadalah kumpulan perangkat, teknik, dan strategi untuk
mempertahankan, menganalisis, mengorganisasi, meningkatkan, dan
membagikan pengertian dan pengalaman. Pengertian dan pengalaman
semacam itu terbangun atas pengetahuan, baik yang terwujudkan dalam
seorang individu atau yang melekat di dalam proses dan aplikasi
nyata suatu organisasi. Fokus dari MP adalah untuk menemukan
cara-cara baru untuk menyalurkan data mentah ke bentuk informasi
yang bermanfaat, hingga akhirnya menjadi pengetahuan.Cut Zurnali
(2008) mengemukakan istilahknowledge managementpertama sekali
digunakan oleh Wiig pada tahun 1986, saat menulis buku pertamanya
mengenai topikKnowledge Management Foundationsyang dipublikasikan
pada tahun 1993. Akhir-akhir ini, konsepknowledge
managementmendapat perhatian yang luas. Hal ini menyatakan secara
tidak langsung proses pentransformasian informasi danintellectual
assetske dalamenduring value.Knowledge managementmerupakan
kekhususan organisasi (organization-specific), ketika perhatian
dasarnya adalah ekploitasi dan pengembanganorganizational knowledge
assetskepada tujuan-tujuan organisasi selanjutnya.Knowledge
managementbukan merupakan sesuatu yang lebih baik (better things),
tapi untuk mengetahui bagaimana mengerjakan sesuatu dengan lebih
baik (things better).Kegiatan manajemen pengetahuan (MP) ini
biasanya dikaitkan dengan tujuan organisasi semisal untuk mencapai
suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan
kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih
tinggi. Pada umumnya, motivasi organisasi untuk menerapkan MP
antara lain: Membuat pengetahuan terkait pengembangan produk dan
jasa menjadi tersedia dalam bentuk eksplisit Mencapai siklus
pengembangan produk baru yang lebih cepat Memfasilitasi dan
mengelola inovasi dan pembelajaran organisasi Mendaya-ungkit
keahlian orang-orang di seluruh penjuru organisasi Meningkatkan
keterhubungan jejaring antara pribadi internal dan juga eksternal
Mengelola lingkungan bisnis dan memungkinkan para karyawan untuk
mendapatkan pengertian dan gagasan yang relevan terkait pekerjaan
mereka Mengelola modal intelektual dan aset intelektual di tempat
kerjaPengetahuan bukanlah sekadarinformasi. Pengetahuan bersarang
bukan di wadah tempat disimpannya informasi (semisal basis data),
melainkan berada di pengguna informasi bersangkutan. Terdapat
beberapa hal yang membedakan antara pengetahuan, informasi,
dandata. Memahami beda antara ketiganya sangatlah penting dalam
memahami MP.Transfer pengetahuan(salah satu aspek dari manajemen
pengetahuan) dalam berbagai bentuk, telah sejak lama dilakukan.
Contohnya adalah melalui diskusi sepadan dalam kerja,magang,
perpustakaan perusahaan, pelatihan profesional, dan
programmentoring. Walaupun demikian sejak akhir abad ke-20,
teknologi tambahan telah diterapkan untuk melakukan tugas ini,
sepertibasis pengetahuan,sistem pakar, danrepositori
pengetahuan.Pengertian Manajemen PengetahuanMengutip pendapat
Henczel dalam Singh (2007), Cut Zurnali mengemukakan bahwa untuk
mendefinisikanknowledgebenar-benar sulit sebagaimana menggabungkan
banyakintangiblesseperti pengalaman (experience), intuisi
(intuition), pertimbangan (judgement), keahlian (skill), dan
pelajaran yang dipelajari (lessons learned), yang secara potensial
memperbaiki berbagai tindakan.Knowledgemerupakan keadaan kognitif
pikiran yang dicapai dengan menggabungkan pemahaman dan kognisi
(understanding and cognition). Hal ini sering ditunjukkan sebagai
penyusunan dan
pendokumentasianknowledgesepertipatents,databases,manuals,reports,procedures,
danwhite papers.Terdapat beberapa definisi manajemen pengetahuan,
yang dirangkum Singh dalam Cut Zurnali (2008), yaitu:1. Menurut
Dimttia dan Oder (2001), manajemen pengetahuan adalah mengenai
penggalian dan pengorganisasian pengetahuan untuk mengembangkan
organisasi yang menguntungkan dan lebih efisien. Secara terperinci
Dimttia dan Oder memaparkan bahwa manajemen pengetahuan merupakan
proses menangkap keahlian kolektif organisasional, di mana pun
pengetahuan tersebut berada, baik di dalam database, pada
paper-paper, atau di kepala orang, dan kemudian mendistribusikan
pengetahuan tersebut ke mana pun agar dapat menghasilkan pencapaian
yang terbesar.2. Menurut Wiig (1999), manajemen pengetahuan adalah
bangunan sistematis, eksplisit dan disengaja, pembaharuan, dan
aplikasi pengetahuan untuk memaksimalkan efektivitas yang berkenaan
dengan pengetahuan organisasi dan pengembalian kembali aset
pengetahuan organisasi.3. Menurut Townley (2001), manajemen
pengetahuan adalah seperangkat proses menciptakan dan berbagi
pengetahuan ke seluruh organisasi untuk mengoptimalkan pencapaian
misi dan tujuan organisasi. Jadi, manajemen pengetahuan adalah
mengenai meningkatkan penggunaan pengetahuan organisasional melalui
praktik-praktik manajemen informasi dan pembelajaran organisasi
untuk mencapai keunggulan kompetetitif dalam pengambilan
keputusan.Knowledge management conceptual.Berdasarkan
pendapat-pendapat Denise (2007), Nonaka and Takeuchi (1995),
Sarvary (1999), Choo (1998), Davenport et al. (1998), dan Zarifian
(1999), Cut Zurnali (2008) mencoba mengungkap model konseptual
sistem knowledge management. Model yang dikemukakan memperhitungkan
pengetahuan individual (individual knowledge) sebagai starting
point bagi penciptaan pengetahuan keorganisasian . Dan sejak
informasi telah menjadi bahan dasar (raw material) dari pegangan
pengetahuan individual, maka ia merupakan landasan dasar dari
organisasi pengetahuan (knowledge organization). Cut Zurnali (2008)
menambahkan bahwa pengetahuan individual yang muncul merupakan
kombinasi dari informasi, interpretasi, refleksi, dan pengalaman
dalam sebuah konteks yang pasti (certain context). Selanjutnya
perlu dipertimbangkan juga pentingnya mengaitkan informasi baru
dengan pengetahuan yang ada.Oleh sebab itu, menurut Cut Zurnali
(2008), pengetahuan individual diciptakan ketika informasi berjalan
melalui proses internal yang mencakup interpretasi, refleksi dan
menghubungkan informasi baru dengan pengetahuan yang ada pada
individu sehingga dapat diaplikasikan ke dalam situasi atau konteks
baru. Agar mendorong individu memproses informasi untuk menciptakan
pengetahuan, maka setiap proses pembelajaran harus punya arti.
Sebuah sudut pandang yang jelas dari pengetahuan untuk dikembangkan
merupakan sebuah keharusan untuk menstimulasi komitmen pada
penciptaan dan pengoperasian pengetahuan tersebut. Pandangan
bersama bekerja sebagai sebuah "mental map" yang menuntun para
individu dalam tiga area yang berkorelasi, yaitu:1. The world in
which they live (dunia tempat mereka hidup);2. The world in which
they must live (dunia tempat mereka harus hidup); dan3. Knowledge
that needs to be developed in order to follow the pathway between
these two worlds (pengetahuan yang perlu untuk dikembangkan agar
untuk mengikuti lorong antara kedua dunia tempat mereka hidup dan
dunia tempat mereka harus hidup).lebih lanjut Cut Zurnali (2008)
menambahkan bahwa untuk menciptakan pengetahuan organisasional maka
pengetahuan individual (yang terdiri dari dua dimensi: a tacit
dimension dan an explicit dimension) harus dieksternalisasikan.
Penciptaan pengetahuan organisasional terjadi melalui konversi yang
dikombinasikan dari setiap kedua dimensi, jadi mempromosikan
pembelajaran kelompok dan penyebaran kepada seluruh level
organisasional. Proses pentransformasian informasi ke dalam
pengetahuan ditempatkan dalam tingkat internal individual, mencakup
reflection, interpretation dan connection untuk later practical
experimentation dalam konteks tepat.Usaha keras organisasi untuk
mengumpulkan dan menyediakan informasi tidak menjamin pemrosesan
dan akses individual, oleh karena itu, tindakan yang menstimulasi
akses dan menyebabkan pemrosesan informasi merupakan dasar dalam
perputaran setiap tindakan praktis ke dalam perilaku alamiah untuk
dimasukkan ke dalam sebuah budaya organisasional (the
organisational culture). Pengetahuan individual harus ditransfer
kepada individu dan kelompok lain agar dapat mempromosikan
pengetahuan organisasional. Untuk ditransfer, pengetahuan harus
dieksternalisasikan dengan memilikinya dan diinternalisasikan
dengan kekurangannya, dengan penerapan utamanya pada tacit
knowledge, sehinggai para kompetitor sulit menirunya. Nonaka and
Takeuchi (1995) dalam Cut Zurnali (2008) menyatakan, transformasi
pengetahuan individual ke dalam pengetahuan organisasional terjadi
melalui sosialisasi (socialization), eksternalisasi
(externalization), internalisasi (internalization) dan kombinasi
(combination). Oleh karena itu setiap proses dapat menempatkan
transformasi pengetahuan tersebut dari orang ke orang dan dari
kelompok ke kelompok.Oleh karena itu menurut Cut Zurnali (2008)
tujuan dari knowledge management adalah untuk mengimplementasikan
tindakan agar dapat memasok landasan pengetahuan organisasional
yang untuk selanjutnya dapat mempromosikan pencapaian dari proses
ketika landasan dari model konseptual knowledge management
ditujukan. Menurut Cut Zurnali (2008), Model konseptual knowledge
management menyajikan enam phase dari pelajaran pengetahuan
yaitu:1. Penciptaan arti atau visi bersama dari tujuan pengembangan
pengetahuan;2. Penyediaan informasi;3. Penginduksian pemrosesan
internal bagi penciptaan pengetahuan individual;4. Pengkonversian
pengetahuan individual ke dalam pembelajaran kelompok;5. Penyebaran
pengetahuan ke level organisasional lainnya; dan6. Pengaplikasian
pengetahuan secara praktisMenurut Cut Zurnali (2008), cakupan yang
muncul dari knowledge management secara luas memfokuskan pada tiga
arus utama: Landasan pengetahuan (the nature of knowledge),
aspek-aspek manajerial dan organisasional dari implementasinya (the
organizational and managerial aspects of its implementation), dan
cara dan maksud penciptaan dan penggunaan sistem pengelolaan
pengetahuan (the ways and means of creating and utilizing knowledge
management Systems).
Mengacu pada pendapat Nonaka and Takeuchi (1995), Day (2005),
Jashapara (2005), dan Gupta, et. al.(2005), Cut Zurnali menambahkan
bahwa arusthe nature of knowledgediterima sebagai perbedaan antara
eksplisit dan implisit dari pengetahuan. Porsi yang baik dari
penelitian dalam knowledge management mengonsentrasikan pada cara
ketika organisasi dapat mengekstrak dan menggunakanimplicit
knowledge. Arus aplikasi dan pengimplementasian manajerial dan
organisasional pengetahuan dalam organisasi juga telah menaruh
perhatian para periset. Sedikit model yang diajukan menggambarkan
aliran pengetahuan dalam pengaturan organisasional.
Berdasarkan pendapat-pendapat Holsapple and Jones (2004, 2005),
Rubenstein and Geisler (2003), dan Muthusamy and Palanisamy (2004),
Cut Zurnali (2008) mengemukakan bahwa model rantai pengetahuan yang
lebihadvanceyang menggambarkan aktivitas primer dan sekunder dari
pengetahuan. Aktivitas primer meliputi, pembelian, penyeleksian,
penghasilan, dan pengeluaran pengetahuan sedangkan aktivitas
sekunder mencakup, pengukuran, pengontrolan, pengkoordinasiaan, dan
kepemimpinan pengetahuan. Dalam model yang dikemukakan, disajikan
usaha pengombinasian kedua kategori ini dari manfaat aktivitas
organisasi dengan meningkatkan daya saing dalam lingkungan
organisasi. Arus ke tiga, memfokuskan pada penciptaan,
pengimplementasian dan penggunaan knowledge management systems,
dipandang secara utama sebagai sebuah topik organisasi dari adopsi
dan adaptasi, aliran penelitian ini juga mencakup pengujian
pertambahan nilai dari adopsi dan pemanfaatan knowledge management
systems.
Sistem pakar (Expert system)Sistem pakar (expert system)
merupakan salah satu teknologi andalan dalam knowledge management,
terutama melalui empat alur skema penerapan atau aplikasi dalam
suatu organisasi, yaitu:1. Case-based reasoning (CBR) yang
merupakan representasi knowledge berdasarkan pengalaman, termasuk
kasus dan solusinya;2. Rule-based reasoning (RBR) mengandalkan
serangkaian aturan-aturan yang merupakan representasi dari
knowledge dan pengalaman karyawan/manusia dalam memecahkan
kasus-kasus yang rumit yang sedang dihadapi;3. Model-based
reasoning (MBR) melalui representasi knowledge dalam bentuk
atribut, perilaku, antar hubungan maupun simulasi proses
terbentuknya knowledge;4. Constraint-satisfaction reasoning yang
merupakan kombinasi antara Rule-based reasoning (RBR) dan
Model-based reasoning (MBR).
Di dalam konfigurasi yang demikian, dimungkinkan pengembangan
knowledge management di salah satu unit organisasi dokumentasi dan
informasi dalam bentuk:1. Proses mengoleksi, mengorganisasikan,
mengklasifikasikan, dan mendiseminasikan (menyebarkan) knowledge ke
seluruh unit kerja dalam suatu organisasi agar knowledge tersebut
berguna bagi siapapun yang memerlukannya,2. Kebijakan, prosedur
yang dipakai untuk mengoperasikan database dalam suatu jaringan
intranet yang selalu up-to-date,3. Menggunakan ICT (Information and
Communication Technology) yang tepat untuk menangkap knowledge yang
terdapat di dalam pikiran individu sehingga knowledge itu bisa
dengan mudah digunakan bersama dalam suatu organisasi,4. Adanya
suatu lingkungan untuk pengembangan aplikasi sistem pakar (expert
systems);5. Analisis informasi dalam databases, data mining atau
data warehouse sehingga hasil analisis tersebut dapat segera
diketahui dan dipakai oleh lembaga,6. Mengidentifikasi kategori
knowledge yang diperlukan untuk mendukung lembaga,
mentransformasikan basis knowledge ke basis yang baru,7.
Mengkombinasikan pengindeksan, pencarian knowledge dengan
pendekatan semantics atau syntacs,8. Mengorganisasikan dan
menyediakan know-how yang relevan, kapan, dan bila mana diperlukan,
mencakup proses, prosedur, paten, bahan rujukan, formula, best
practices, prediksi dan cara-cara memecahkan masalah. Secara
sederhana, intranet, groupware, atau bulletin boards adalah sarana
yang memungkinkan lembaga menyimpan dan mendesiminasikan
knowledge,9. Memetakan knowledge (knowledge mapping) pada suatu
organisasi baik secara on-line atau off-line, pelatihan, dan
perlengkapan akses ke knowledge.
Birkinsaw dalam Cut Zurnali (2008) juga menggaris bawahi tiga
keadaan yang sangat memengaruhi berhasil atau tidaknya knowledge
management yaitu:1. Penerapannya tidak hanya menghasilkan knowledge
baru, tetapi juga untuk mendaur-ulang knowledge yang sudah ada.2.
Teknologi informasi belum sepenuhnya bisa menggantikan
fungsi-fungsi jaringan sosial antar anggota organisasi.3. Sebagian
besar organisasi tidak pernah tahu apa yang sesungguhnya mereka
ketahui, banyak knowledge penting yang harus ditemukan lewat
upaya-upaya khusus, padahal knowledge itu sudah dimiliki sebuah
organisasi sejak lama.
Dengan demikian, knowledge management akan membuat berbagi
informasi (shared information) tersebut menjadi bermanfaat.
Knowledge management termasuk strategi dari tanggung jawab dan
tindak lanjut (commitment), baik untuk meningkatkan efektivitas
organisasi maupun untuk meningkatkan peluang/kesempatan.
Tujuan dari knowledge management adalah meningkatkan kemampuan
organisasi untuk melaksanakan proses inti lebih efisien. Davenport
et.al (1988) dalam Cut Zurnali (2008) menjelaskan sasaran umum dari
sistem knowledge management dalam praktik adalah sebagai berikut:1.
Menciptakan knowledge: Knowledge diciptakan seiring dengan manusia
menentukan cara baru untuk melakukan sesuatu atau menciptakan
know-how. Kadang-kadang knowledge eksternal dibawa ke dalam
organisasi/institusi;2. Menangkap knowledge: Knowledge baru
diidentifikasikan sebagai bernilai dan direpresentasikan dalam
suatu cara yang masuk akal dan dapat dicerna;3. Menjaring
knowledge: Knowledge baru harus ditempatkan dalam konteks agar
dapat ditindaklanjuti. Hal ini menunjukkan kedalaman manusia
(kualitas tacit) yang harus ditangkap bersamaan dengan fakta
explicit;4. Menyimpan knowledge: Knowledge yang bermanfaat harus
dapat disimpan dalam format yang baik dalam penyimpanan knowledge,
sehingga orang lain dalam organisasi dapat mengaksesnya atau
menggunakannya;5. Mengolah knowledge: Sebagaimana sebuah
perpustakaan (library), knowledge harus dibuat up-to-date. Hal
tersebut harus di review untuk menjelaskan apakah knowledge
tersebut relevan atau akurat.6. Menyebarluaskan knowledge:
Knowledge harus tersedia dalam format yang bermanfaat untuk semua
orang atau anggota dalam organisasi yang memerlukan knowledge
tersebut, di mana pun dan tersedia setiap saat.7. Tipe Management
pengetahuandi yang dilakukan oleh Davenport(Davenport & De Long
1999)mengidentifikasi empat tipe besar proyek manajemen pengetahuan
terkait pada titik tekan yang dimilikinya:1. Menciptakan simpanan
pengetahuanPenekanannya adalah pada menangkap pengetahuan dan untuk
memperlakukan pengetahuan sebagai suatu entitas yang terpisah dari
orang-orang yang menciptakan dan menggunakannya. Maka yang
dilakukan adalah membuat dokumen yang berisi pengetahuan yang telah
direkam dan menyimpannya di suatu simpanan di mana dia bisa dengan
mudah diakses.2. Meningkatkan akses terhadap pengetahuan dan
transfer atasnyaMenekankan pada aktivitas penyediaan akses ke
pengetahuan atau memfasilitasi transfer pengetahuan antar individu.
Dalam hal ini, kesulitannya biasanya terletak pada bagaimana
menemukan orang dengan pengetahuan yang dibutuhkan dan lalu secara
efektif mentransfernya ke orang lainnya. Hal ini juga akan
tergantung pada peningkatan kapabilitas teknologi organisasi
bersangkutan. Aktivitas dari proyek ini biasanya berbasis komunal,
semisal berbentuk: komunitas online atau komunitas tatap muka,
workshop, seminar, sistem konferensi video desktop, scan dokumen
dan perangkat berbagi lainnya.3. Menyuburkan lingkungan
pengetahuanProyek ini terkait aktivitas membangun lingkungan
berkontribusi untuk penciptaan, penyebaran, dan penggunaan
pengetahuan yang lebih efektif. Aktivitas yang tercakup di sini
semisal pembentukan kesadaran dan pembudayaan perhatian terkait
pentingnya berbagi pengetahuan. Termasuk juga di dalamnya adalah
bagaimana mengubah perilaku dan memberikan insentif untuk berbagi
pengetahuan.4. Mengelola pengetahuan sebagai suatu asetFokusnya di
sini adalah pada memperlakukan pengetahuan sebagaimana aset lain di
neraca keuangan. Namun sifat pengetahuan yang tidak secara konkret
berwujud memang membuatnya sangat susah untuk ditransformasi dan
diestimasi dalam konteks finansial.
Grup Decission Support SistemSalah satu definisi adalah sistem
berbasis computer yang mendukung kelompok-kelompok orang yang
teribat dalam satu tugas bersama dan menyediakan interface bagi
suatu lingkungan yang digunakan. interaktif yang memfasilitasi
solusi masalah-masalah tak terstruktur oleh group pengambil
keputusan komponen-komponen GDSS meliputi hardware,software, orang
dan prosedurCiri-Ciri terpenting GDSS adalah : GDSS system
informasi yang didesain khusus,bukan sekedar konfigurasi komponen
system yang telah ada. GDSS didesain denga tujuan mendukung grub
pengambil keputusan dalam pekerjaanya maka GDSS harus meningkatkan
proses pengambilan keputusan dan atau hasil keputusan grub
dibandingkan dengan keadaan tak menggunakan GDSS GDSS mudah
dipelajari dan digunakan GDSS didesain untuk mendorong
bermacam-macam aktivitas seperti peneluran ide penyelesaian
konflikdan kebebasan berekspresi. GDSS memiliki mekanisme ikatan
yang mengecilkan berkembangnya perilaku negative grup seperti
konflik yang merusak,miskomunikasi, atau grupthink.Tujuan dan
Level-level GDSS Meningkatkan produktifitas dan keefektipan
pertemuan-pertemuan untuk pengambilan keputusan baik dengan
mempercepat proses pengambilan keputusan atau dengan meningkatkan
kualitas yang dihasilkan Mendukung pemprosesan parallel dari
peneluran informasi dan ide-ide partisipan Menawarkan akses cepat
dan mudah ke informasi eksternal Mengijinkan diskusi computer yang
tak berurutan Mengijinkan beberapa user berinteraksi secara
berurutan secara bersamaan. Mencatat semua informasi secara
otomatis yang berlalu lalang dalam system untuk analisis lebih
lanjut (mengembangkan ingatan organisasi)Teknologi GDSS dibagi
menjadi 3 Level Level 1 : dukungan proses Level 2 : dukungan
pengambilan keputusan Level 3 : aturan penugasan (rules of order
)
Teknologi GDSSHardware PC Tunggal PC dan keypad Ruang keputusan
GDSS terdistribusiJenis GDSSa. Sistem pengelola koneksi Menyediakan
mekanisme fisik melalui orang-orang yang terlibat dalam suatu
keputusan dapat berkomunikasi Contohnya : WAN arsitekturb.
Manajemen komunikasi Meningkatkan arus informasi melalui fasilitas
untuk menyimpan,reply forward dll Misalnya paket surat elektronik
dan grub diskusic. Sistem manajemen konten Memberikan kecerdasaan
dalam proses routing system mengetahui dimana dokumen pergi setelah
pengguna saat ini berakhir dengan itu,atau dimana pesan harys pergi
sekali itu dimasukan misalnya : keputusan system konferensi.d.
Proses manajemen Mengingat isi informasi dalam aliran dalam
memutuskan apa yang harus hubunganya dengan manajemen.
Keuntungan GDSS1. Anonimitas Mengusir rasa takut yang
menyebabkan keputusan yang lebih baik dari berbagai pengambilan
keputusan hirarki.2. Parallel komunikasi- Menghilangkan memonopoli
memberikan peningkatan partisipasi keputusan yang lebih baik.3.
Pencatatan otomatis-tidak perlu mencatat mereka secara otomatis
dicatat4. Kemampuan untuk rapat virtual-hanya perlu perangkat
keras,perangkat lunak dan orang-orang yang terhubung5.
Portabilitas- dapat dibentuk untuk portable ke laptop6. Potensi
global orang bias terhubung diseluruh dunia7. Tidak perlu untuk
guru computer meskipun beberapa pengalaman dasar adalah suatu
keharusan.
Kekurangan GDSS1. Biaya-biaya infrastruktur untuk menyediakan
perangkat keras dan perangkat lunak konektivitas jaringan bisa
sangat mahal2. Keamanan- terutama ketika perusahaan sewa fasilitas
GDSS juga fasilitator mungkin tingkat yang lebih rendah karyawan
yang dapat membocorkan informasi kepada rekan3. Kegagalan teknis
daya yang hilang, kehilangan konektivitas sangat bergantung pada
bandwidth dan LAN/WAN infrastruktur baik system setup harus
meminimalkan resiko ini4. Persepsi pesan kurangnya komunikasi
verbal bisa mengakibatkan salah tafsir5. Pelatihan kurva belajar
hadir bagi pengguna , bervariasi dengan situasi.
Manfaat GDSS GDSS memperluas kemampuan pengambil keputusan dalam
memproses data informasi bagi pemakainya GDSS membantu pengambil
keputusan dalam penghematan waktu yamg dibutuhkan untuk
menyelesaikan masalah GDSS dapat menghasilkan solusi dengan lebih
cepat serta hasilnya dapat diandalkan GDSS mampu menyajikan
berbagai alternative GDSS dapat menyediakan bukti tambahan untuk
memberikan pembenaran sehingga dapat memperkuat posisi pengambilan
keputusan.
17