top down budgeting

1 1Materi Tutorial Materi Tutorial Asuransi KerugianAsuransi KerugianProgram Ajun Ahli Asuransi Indonesia Program Ajun Ahli Asuransi Indonesia Kerugian (AAAIK)Kerugian (AAAIK)Subjek Business PractiseSubjek Business PractiseCh.5. Management AccountingCh.5. Management AccountingDisusun oleh: Disusun oleh:Bayu Samudro Bayu Samudro2 2 IntroductionIntroduction Perbedaan mendasar dari Financial &Perbedaan mendasar dari Financial & management Accounting : management Accounting :Financial Accounting menyajikan dataFinancial Accounting menyajikan data aktivitas keuangan yang telah terjadi aktivitas keuangan yang telah terjadiManagement Accounting menyajikan dataManagement Accounting menyajikan data keuangan yang updated & perkiraankeuangan yang updated & perkiraan dimasa datang dimasa datang A Purpose o! M"# Accounting A Purpose o! M"# Accounting $alam aktivitas sehari%hari& direksi dan$alam aktivitas sehari%hari& direksi dan manajer harus memiliki akses untukmanajer harus memiliki akses untuk dapat menganalisa posisi keuangandapat menganalisa posisi keuangan guna menjalankan !ungsi kontrol atasguna menjalankan !ungsi kontrol atas aktivitas perusahaan aktivitas perusahaan 'aporan ( data yang disajikan oleh'aporan ( data yang disajikan oleh M"# Accounting tidak u( dipublikasikanM"# Accounting tidak u( dipublikasikan kepada umum& more private a)airs kepada umum& more private a)airs3 3 #ujuan utama daripada M"##ujuan utama daripada M"# Accounting Accounting adalah memberi direksiadalah memberi direksi dan manajer in!ormasi yangdan manajer in!ormasi yang dibutuhkan dalam proses pengambilandibutuhkan dalam proses pengambilan keputusan bisnis di masa datang keputusan bisnis di masa datang Financial Accounting menyajikan a trueFinancial Accounting menyajikan a true & !air vie* daripada posisi keuangan& !air vie* daripada posisi keuangan perusahaan& yang terdiri atas : perusahaan& yang terdiri atas :'aporan rugi%laba 'aporan rugi%laba+alance sheet +alance sheet'aporan arus kas 'aporan arus kas$ata keuntungan dan kerugian yang$ata keuntungan dan kerugian yang dihasilkan perusahaan dihasilkan perusahaan4 4 A, $i)erentiating bet*een Financial &A, $i)erentiating bet*een Financial & Mgt Accounting Mgt Accounting Struktur laporan Struktur laporan : bentuk laporan Mgt: bentuk laporan Mgt Accounting dapat beragam sesuaiAccounting dapat beragam sesuai tujuan pelaporan& sementara Financialtujuan pelaporan& sementara Financial Accounting harus mengikuti aturanAccounting harus mengikuti aturan prinsip akuntansi prinsip akuntansi Format Format : Mgt Accounting tidak hanya: Mgt Accounting tidak hanya menyajikan data keuangan suatumenyajikan data keuangan suatu perusahaan jam kerja& jumlah bahanperusahaan jam kerja& jumlah bahan baku& pemakaian listrik& dsb Financialbaku& pemakaian listrik& dsb Financial Accounting hanya ber!okus padaAccounting hanya ber!okus pada masalah keuangan perusahaan masalah keuangan perusahaan Periode Waktu Periode Waktu : Mgt Accounting: Mgt Accounting ber!okus pada masa datang !orecasts&ber!okus pada masa datang !orecasts& estimates& projections impreciseestimates& projections imprecise Financial Accounting akurat datanyaFinancial Accounting akurat datanya karena berdasar pada historical !acts karena berdasar pada historical !acts5 5 RegulationRegulation : Mgt Accounting tidak: Mgt Accounting tidak terlalu banyak diatur dengan -- ( PPterlalu banyak diatur dengan -- ( PP #idak demikian halnya dengan#idak demikian halnya dengan Financial Accounting Financial Accounting Legal requirements to PublishLegal requirements to Publish Accounts Accounts : Perusahaan tidak *ajib: Perusahaan tidak *ajib menyajikan Mgt Accounting& namunmenyajikan Mgt Accounting& namun perusahaan *ajib dalam penyajianperusahaan *ajib dalam penyajian Financial Accounting Financial Accounting Audit Requirements Audit Requirements : Financial: Financial Accounting *ajib diaudit oleh e.ternalAccounting *ajib diaudit oleh e.ternal auditor & sementara Mgt Accountingauditor & sementara Mgt Accounting tidak *ajib tidak *ajib6 6 + Purpose o! +udgeting+ Purpose o! +udgeting Manajer harus selalu melihat ke depanManajer harus selalu melihat ke depan dan memprediksi berapa biaya yangdan memprediksi berapa biaya yang dibutuhkan untuk beberapa bulandibutuhkan untuk beberapa bulan mendatang mendatang Mereka akan membandingkan perkiraanMereka akan membandingkan perkiraan biaya yang mereka buat denganbiaya yang mereka buat dengan perkiraan income yang akan didapat perkiraan income yang akan didapat -ntuk melakukan hal tsb & diperlukan-ntuk melakukan hal tsb & diperlukan suatu metode yang disebut +udgeting suatu metode yang disebut +udgeting Penyusunan budgeting harus mengacuPenyusunan budgeting harus mengacu pada overall company/s strategic danpada overall company/s strategic dan tujuan0. lainnya dalam perusahaan tujuan0. lainnya dalam perusahaan +udget : data kuantitati! yang berisi+udget : data kuantitati! yang berisi perkiraan keuangan di masa datang&perkiraan keuangan di masa datang& umumnya beberapa bulan s(d , tahun umumnya beberapa bulan s(d , tahun7 7 +, 1euntungan +udgeting +, 1euntungan +udgeting Keseragaman aktivitas Keseragaman aktivitas : budgeting: budgeting dapat membuat keseragaman aktivitasdapat membuat keseragaman aktivitas didalam perusahaan Misal : +agiandidalam perusahaan Misal : +agian produksi harus bisa memproduksiproduksi harus bisa memproduksi sejumlah barang yang dibutuhkan olehsejumlah barang yang dibutuhkan oleh bagian 2ales bagian 2ales Perencanaan Perencanaan : proses budgeting: proses budgeting membutuhkan perencanaan #anpamembutuhkan perencanaan #anpa perencanaan hasil yang ingin dicapaiperencanaan hasil yang ingin dicapai perusahaan& manajer tidak dapatperusahaan& manajer tidak dapat menentukan alokasi sumber dayamenentukan alokasi sumber daya yang dibutuhkan yang dibutuhkan Motivasi Motivasi : proses budget akan: proses budget akan meningkatkan motivasi kerja darimeningkatkan motivasi kerja dari karya*an karena setiap individukarya*an karena setiap individu memiliki target yang harus dicapai memiliki target yang harus dicapai8 8 Pengawasan Pengawasan : budgeting memungkinkan: budgeting memungkinkan berjalannya !ungsi penga*asan berjalannya !ungsi penga*asan perbandingan antara budget denganperbandingan antara budget dengan aktual pencapaian setiap divisi aktual pencapaian setiap divisi +0 Perencanaan +0 Perencanaan $ireksi dan manajer harus dapat$ireksi dan manajer harus dapat memprediksi apa yang akan terjadimemprediksi apa yang akan terjadi didalam industri usaha mereka 2ebagaididalam industri usaha mereka 2ebagai contoh : contoh :Perubahan di market jumlah industriPerubahan di market jumlah industri dsb dsbPerubahan share dari perusahaan diPerubahan share dari perusahaan di market market3!ek daripada kebijakan pemerintah3!ek daripada kebijakan pemerintah yang baru ( akan diterapkan yang baru ( akan diterapkan3!ek issue lingkungan dan geogra43!ek issue lingkungan dan geogra4 terhadap aktivitas perusahaan terhadap aktivitas perusahaan $alam hal ini budgeting & planning$alam hal ini budgeting & planning berjalan secara bersamaan re!er toberjalan secara bersamaan re!er to 4gure 5, & page 5(5 4gure 5, & page 5(59 9 6 +udgeting Process 6 +udgeting Process +udget dituangkan dalam bentuk data+udget dituangkan dalam bentuk data keuangan dan menunjukkan incomekeuangan dan menunjukkan income dan biaya yang diperkirakan akandan biaya yang diperkirakan akan dicapai ( dibutuhkan dalam suatudicapai ( dibutuhkan dalam suatu periode apabila tujuan dari perusahaanperiode apabila tujuan dari perusahaan ingin dicapai ingin dicapai 6, 2tep%by%step approach 6, 2tep%by%step approach : semua: semua budget saling berhubungan danbudget saling berhubungan dan dituangkan dalam suatu Master +udget&dituangkan dalam suatu Master +udget& yang memuat budgeted pro4t& lossyang memuat budgeted pro4t& loss account dan balance sheet perusahaan account dan balance sheet perusahaan uidelines !rom "#$ uidelines !rom "#$ : #he 637 akan: #he 637 akan menetukan budget yang si!atnya umummenetukan budget yang si!atnya umum dan akan diserahkan kepada setiapdan akan diserahkan kepada setiap kepala divisi di perusahaan kepala divisi di perusahaan10 10 "onsultation % preparation & "onsultation % preparation & 8ampir semua budget yang disusun8ampir semua budget yang disusun Membutuhkan kesepakatan antara manajerMembutuhkan kesepakatan antara manajer dengan ba*ahan mereka gunadengan ba*ahan mereka guna mandapatkan in!ormasi yang akurat mandapatkan in!ormasi yang akurat untuk membuat prediksi income dan biaya untuk membuat prediksi income dan biaya Review 'udget "ommittee Review 'udget "ommittee 2etelah selesai& budget tiap departemen2etelah selesai& budget tiap departemen diserahkan kepada komite budget ataudiserahkan kepada komite budget atau 637& untuk direvie* dan diperiksa : 637& untuk direvie* dan diperiksa :+udget tsb sesuai dengan master budget +udget tsb sesuai dengan master budget+udget tsb berisi cara ( metode pencapaian+udget tsb berisi cara ( metode pencapaian targettarget +udget tsb memuat hambatan yang mungkin+udget tsb memuat hambatan yang mungkin dihadapi divisi tsb dihadapi divisi tsbApakah budget tsb realistis Apakah budget tsb realistis+udget tsb sesuai dengan besar dana yang akan+udget tsb sesuai dengan besar dana yang akan dialokasikan pada divisi tsb dialokasikan pada divisi tsb11 11 Komunikasi Komunikasi : setelah disetujui& maka: setelah disetujui& maka budget tiap divisi tsb disampaikan kebudget tiap divisi tsb disampaikan ke manajer bersangkutan dan akanmanajer bersangkutan dan akan diteruskan ke ba*ahannya diteruskan ke ba*ahannya 60 Metode +udgeting 60 Metode +udgeting Fi(ed % Fle(ible 'udgeting Fi(ed % Fle(ible 'udgeting : a 4.ed: a 4.ed budget is not changed once it has beenbudget is not changed once it has been established& regardless o! anyestablished& regardless o! any alterations in per!ormance in reality alterations in per!ormance in reality Projected 4gures akan dibandingkanProjected 4gures akan dibandingkan dengan aktualnya diakhir periode dengan aktualnya diakhir periode A 9e.ible budget akan berubah sesuaiA 9e.ible budget akan berubah sesuai dengan aktual pencapaian perusahaan dengan aktual pencapaian perusahaan12 12 )op*+own 'udgeting )op*+own 'udgeting : pemilik ( direksi: pemilik ( direksi menentukan rencana kerja setiap divisimenentukan rencana kerja setiap divisi dan memberikannya pada tiap manajerdan memberikannya pada tiap manajer untuk dilaksanakan untuk dilaksanakan 'ottom*up 'udgeting 'ottom*up 'udgeting : setiap manajer: setiap manajer membuat budget divisi mereka kemudianmembuat budget divisi mereka kemudian memberikan pada direksi ( 637 yangmemberikan pada direksi ( 637 yang akan mencatat dalam Master +udget akan mencatat dalam Master +udget ,ero 'ased 'udgeting ,ero 'ased 'udgeting : :++ re;uires: :++ re;uires managers to start !rom bulan ke ,?@ Aadi pada saat akhir bulan Auni tahun pertamaAadi pada saat akhir bulan Auni tahun pertama manajer akan menambah B bulan di tahun manajer akan menambah B bulan di tahun ke 0 sejak berakhirnya tahun pertama ke 0 sejak berakhirnya tahun pertama 6? Monitoring Financial Per!ormance 6? Monitoring Financial Per!ormance +udget tahunan umumnya di break%do*n+udget tahunan umumnya di break%do*n menjadi bulanan >income & e.penditure@ menjadi bulanan >income & e.penditure@ Fungsi daripada breakdo*n budget : Fungsi daripada breakdo*n budget :Memungkinkan perubahan budget yang cepatMemungkinkan perubahan budget yang cepat jika pencapaian tidak sesuaijika pencapaian tidak sesuai $apat mengindikasikan bagian yang kurang$apat mengindikasikan bagian yang kurang berhasil dan yang sudah berhasil berhasil dan yang sudah berhasil$apat memberikan in!ormasi perkembangan$apat memberikan in!ormasi perkembangan bisnis di market bisnis di market14 14 "ash Flow "ash Flow : jika biaya dibutuhkan: jika biaya dibutuhkan cepat sementara income belumcepat sementara income belum diterima maka perusahaan akanditerima maka perusahaan akan mengambil option untuk meminjammengambil option untuk meminjam guna memenuhi kebutuhan cash 9o*guna memenuhi kebutuhan cash 9o* mereka dicatat dalam budgetedmereka dicatat dalam budgeted e.penditure e.penditure -ariances -ariances : sangat jarang budget yang: sangat jarang budget yang dibuat akan sesuai dengan aktualdibuat akan sesuai dengan aktual pencapaian pencapaian 2etiap manajer harus bisa2etiap manajer harus bisa menjelaskan veriances ataumenjelaskan veriances atau perbedaan antara budget dan aktualperbedaan antara budget dan aktual jika jumlah variances tsb cukupjika jumlah variances tsb cukup signi4kan signi4kan15 15 $ Forecasting$ Forecasting Istilah yang digunakan u( menjelaskanIstilah yang digunakan u( menjelaskan rencana jangka menengah atasrencana jangka menengah atas income & e.penditure dari perusahaan income & e.penditure dari perusahaan -mumnya budget mencakup-mumnya budget mencakup perencanaan untuk jangka *aktu ,perencanaan untuk jangka *aktu , tahun& !orecasting mencakuptahun& !orecasting mencakup perencanaan s(d ? tahun perencanaan s(d ? tahun Forecasting penting karena banyakForecasting penting karena banyak perusahaan menjalankan usahanyaperusahaan menjalankan usahanya dengan membutuhkan perencanaandengan membutuhkan perencanaan yang bersi!at rolling%budget %%% lebihyang bersi!at rolling%budget %%% lebih dari , tahun berjalan saja dari , tahun berjalan saja 6ontoh : page 5(C 5(D 6ontoh : page 5(C 5(D