Top Banner
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WEBSITE VĂN BẢN LẬP QUY Phòng Phát triển ứng dụng TTC lưu hành nội bộ 2014 CÔNG TY CP ĐẦU TƯ THÀNH THÀNH CÔNG 62 Trần Huy Liệu, Phường 12 Quận Phú Nhuận, TP.HCM Tel: (08) 3997 7727 Fax: (08) 3997 7728 - Created with PDF4NET 2.6 Evaluation version
14

Tài liệu HDSD KHHĐvanban.thangloitourist.vn/admin/edit_docview.aspx?fname=TTC_Huong dan... · -Danh sách văn bản lập quy mà Phòng Hành chánh nhân sự gửi cho CBNV

Jan 23, 2020

Download

Documents

dariahiddleston
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page 1: Tài liệu HDSD KHHĐvanban.thangloitourist.vn/admin/edit_docview.aspx?fname=TTC_Huong dan... · -Danh sách văn bản lập quy mà Phòng Hành chánh nhân sự gửi cho CBNV

TÀI LIỆU

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

WEBSITE VĂN BẢN LẬP QUY

Phòng Phát triển ứng dụng TTC lưu hành nội bộ 2014

CÔNG TY CP ĐẦU TƯ THÀNH THÀNH CÔNG

62 Trần Huy Liệu, Phường 12 Quận Phú Nhuận, TP.HCM

Tel: (08) 3997 7727 Fax: (08) 3997 7728

-

Created with PDF4NET 2.6 Evaluation version

Page 2: Tài liệu HDSD KHHĐvanban.thangloitourist.vn/admin/edit_docview.aspx?fname=TTC_Huong dan... · -Danh sách văn bản lập quy mà Phòng Hành chánh nhân sự gửi cho CBNV

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WEBSITE VBLQ

Biên soạn: Phòng Phát triển ứng dụng – Thành Thành Công 1/13

Phiên bản: 1.0

Người biên soạn Người kiểm tra Người phê duyệt

Bùi Thị Phương Hiền Trương Trí Cường Trương Trí Cường

Ghi nhân Thay đôi

Ngày Tác gia Phiên ban Mô ta

16/05/2014 Bùi Thị Phương Hiền 1.0

Thuộc tính tài liệu

Mục Chi tiêt

Tên tài liệu Hướng dẫn sử dụng website Văn bản lập quy

Tác gia Bùi Thị Phương Hiền

Ngày câp nhât 16/05/2014

-

Created with PDF4NET 2.6 Evaluation version

Page 3: Tài liệu HDSD KHHĐvanban.thangloitourist.vn/admin/edit_docview.aspx?fname=TTC_Huong dan... · -Danh sách văn bản lập quy mà Phòng Hành chánh nhân sự gửi cho CBNV

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WEBSITE VBLQ

Biên soạn: Phòng Phát triển ứng dụng – Thành Thành Công 2/13

Mục Lục

I. GIỚI THIỆU ........................................................................................................... 3

1. Tổng quan ..................................................................................................... 3

2. Màn hình giao diện ....................................................................................... 3

II. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG ...................................................................................... 4

1. Thay đổi mật khẩu ........................................................................................ 4

2. Xem cây thư mục các văn bản lập quy ......................................................... 5

3. Tìm kiếm văn bản lập quy ............................................................................ 6

a) Tìm kiếm thông thường ........................................................................... 6

b) Tìm kiếm nâng cao: giúp tìm văn bản nhanh chóng, chính xác .............. 8

c) Cài đặt “Điều kiện tìm kiếm cá nhân” ..................................................... 9

4. Sắp xếp danh sách kết quả tìm kiếm ........................................................... 11

5. Xem thông tin chi tiết và nội dung văn bản lập quy ................................... 11

6. Xem và sử dụng các biểu mẫu đính kèm văn bản ...................................... 12

7. Thoát khỏi trang văn bản lập quy ............................................................... 13

-

Created with PDF4NET 2.6 Evaluation version

Page 4: Tài liệu HDSD KHHĐvanban.thangloitourist.vn/admin/edit_docview.aspx?fname=TTC_Huong dan... · -Danh sách văn bản lập quy mà Phòng Hành chánh nhân sự gửi cho CBNV

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WEBSITE VBLQ

Biên soạn: Phòng Phát triển ứng dụng – Thành Thành Công 3/13

I. GIỚI THIỆU

1. Tông quan

Website Văn bản lập quy gồm các phần sau:

- Thay đổi mật khẩu.

- Xem cây thư mục các văn bản lập quy.

- Tìm kiếm văn bản trên trang web văn bản lập quy.

- Xem thông tin chi tiết và nội dung văn bản.

- Xem và sử dụng các biểu mẫu đính kèm văn bản.

2. Màn hình giao diện

- Bước 1: Nhập đường dẫn Văn bản lập quy của Công ty:

http://vanban.domainname

- Bước 2: đăng nhập vào website văn bản lập quy:

Tên đăng nhập: tên đăng nhập của người sử dụng được Phòng Hành chánh

nhân sự cung cấp

Mật khẩu: độ dài tối thiểu của mật khẩu là 06 ký tự. Trường nhập mật khẩu

không được hiển thị trong khi gõ mật khẩu.

Tên đăng nhập của người sử dụng sẽ tự động hết hiệu lực nếu trong vòng 10

phút liên tục không sử dụng đến hệ thống.

-

Created with PDF4NET 2.6 Evaluation version

Page 5: Tài liệu HDSD KHHĐvanban.thangloitourist.vn/admin/edit_docview.aspx?fname=TTC_Huong dan... · -Danh sách văn bản lập quy mà Phòng Hành chánh nhân sự gửi cho CBNV

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WEBSITE VBLQ

Biên soạn: Phòng Phát triển ứng dụng – Thành Thành Công 4/13

- Bước 3: giao diện văn bản lập quy hiển thị:

II. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

1. Thay đôi mât khẩu

- Bước 1: Từ trang chủ của giao diện tra cứu văn bản, nhấp chuột vào [Đôi mât

khẩu].

- Bước 2: Nhập đầy đủ các thông tin theo yêu cầu.

-

Created with PDF4NET 2.6 Evaluation version

Page 6: Tài liệu HDSD KHHĐvanban.thangloitourist.vn/admin/edit_docview.aspx?fname=TTC_Huong dan... · -Danh sách văn bản lập quy mà Phòng Hành chánh nhân sự gửi cho CBNV

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WEBSITE VBLQ

Biên soạn: Phòng Phát triển ứng dụng – Thành Thành Công 5/13

- Bước 3: Nhấp chuột vào biểu tượng để trở về giao diện đăng nhập.

- Bước 4: Đăng nhập lại vào trang web để kiểm tra mật khẩu mới.

2. Xem cây thư mục các văn ban lâp quy

- Xem toàn bộ cây thư mục: nhấp chuột vào “Mở Menu” để xem và “Đóng

Menu” để trở lại thư mục ban đầu:

- Xem danh mục các văn bản lập quy trong từng lĩnh vực cụ thể:

Bước 1: chọn lĩnh vực cần xem trên cây thư mục chính

Bước 2: nhấp chuột vào tên hoặc dấu tại các thư mục con tương ứng

- Xem danh mục văn bản theo hiệu lực:

-

Created with PDF4NET 2.6 Evaluation version

Page 7: Tài liệu HDSD KHHĐvanban.thangloitourist.vn/admin/edit_docview.aspx?fname=TTC_Huong dan... · -Danh sách văn bản lập quy mà Phòng Hành chánh nhân sự gửi cho CBNV

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WEBSITE VBLQ

Biên soạn: Phòng Phát triển ứng dụng – Thành Thành Công 6/13

Danh mục các văn bản lập quy thể hiện mặc định trên cây thư mục là danh

mục các văn bản đang có hiệu lực.

Trường hợp người sử dụng muốn xem danh mục tất cả các văn bản lập quy

của Công ty hoặc các văn bản lập quy đã hết hiệu lực thì nhấp chuột vào lựa

chọn [Văn ban hiệu lực và hêt hiệu lực] hoặc [Văn ban hêt hiệu lực]

tương ứng:

3. Tìm kiêm văn ban lâp quy

a) Tìm kiếm thông thường

- Cách 1: nhập số của văn bản cần tìm (bao gồm 03 ký tự).

Ví dụ: cần tìm “Quy trình uỷ quyền”: nhập chữ “Quy trình uỷ quyền” hoặc

nhập số ban hành: “570/2011” vào ô tìm kiếm và enter hoặc nhấp chuột vào biểu

tượng

-

Created with PDF4NET 2.6 Evaluation version

Page 8: Tài liệu HDSD KHHĐvanban.thangloitourist.vn/admin/edit_docview.aspx?fname=TTC_Huong dan... · -Danh sách văn bản lập quy mà Phòng Hành chánh nhân sự gửi cho CBNV

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WEBSITE VBLQ

Biên soạn: Phòng Phát triển ứng dụng – Thành Thành Công 7/13

- Cách 2: nhập từ khóa của văn bản cần tìm vào ô tìm kiếm.

Ví dụ: người sử dụng cần tìm Quy trình ủy quyền, ngoài việc nhập số

“570/2011” vào ô tìm kiếm, còn có thể nhập các từ hoặc nhóm từ. Việc nhập từ

khóa sẽ nhập đầy đủ dấu câu, chữ đầu câu có thể hoặc không cần viết hoa, các từ

sau không cần viết hoa, kiểu chữ Times New Roman.

Cụ thể khi nhập nhóm từ “Quy chê”: chương trình tìm được 52 văn bản. Nếu

trang 1 không có Quy chế cần tìm, hãy nhấp chuột chọn trang 2 hoặc trang 3 sẽ

có Quy chế ban hành văn bản lập quy.

-

Created with PDF4NET 2.6 Evaluation version

Page 9: Tài liệu HDSD KHHĐvanban.thangloitourist.vn/admin/edit_docview.aspx?fname=TTC_Huong dan... · -Danh sách văn bản lập quy mà Phòng Hành chánh nhân sự gửi cho CBNV

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WEBSITE VBLQ

Biên soạn: Phòng Phát triển ứng dụng – Thành Thành Công 8/13

b) Tìm kiếm nâng cao: giúp tìm văn bản nhanh chóng, chính xác

- Danh sách văn bản lập quy mà Phòng Hành chánh nhân sự gửi cho CBNV

hàng tháng sẽ có đầy đủ thông tin để người sử dụng điền vào bảng “tìm kiếm

nâng cao” này. Các bước thực hiện như sau.

Bước 1: từ trang chính của giao diện người sử dụng, nhấp chuột vào chữ

“TÌM NÂNG CAO”.

Bước 2: nhập các thông tin liên quan đến văn bản theo yêu cầu của

chương trình.

Trong đó:

+ Số Ref: nhập mã số văn bản cần tìm, số Ref có độ dài tối thiểu là 03 chữ số.

+ Trích yếu: nhập tên văn bản hoặc từ, cụm từ có trong tên văn bản.

+ Từ khóa: từ/nhóm từ thể hiện đặc trưng của văn bản, giúp phân biệt với văn bản

khác.

-

Created with PDF4NET 2.6 Evaluation version

Page 10: Tài liệu HDSD KHHĐvanban.thangloitourist.vn/admin/edit_docview.aspx?fname=TTC_Huong dan... · -Danh sách văn bản lập quy mà Phòng Hành chánh nhân sự gửi cho CBNV

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WEBSITE VBLQ

Biên soạn: Phòng Phát triển ứng dụng – Thành Thành Công 9/13

+ Ngày ban hành/hiệu lực: chọn ngày có hiệu lực của văn bản (thường là ngày

ban hành văn bản) bằng cách nhấp chuột vào ô ngày tương ứng trên lịch.

+ Loại văn bản: chọn lĩnh vực trực tiếp mà văn bản thuộc về (thường là đơn vị

tham mưu để soạn thảo văn bản) bằng cách nhấp chuột vào mũi tên và nhấp chuột

chọn.

+ Thao tác tương tự để chọn “Nơi ban hành”, “Người ký” và “Hiệu lực”.

+ Nơi ban hành: chọn “HĐQT” đối với các văn bản có “Số Ref” tận cùng bằng

chữ “HĐQT” hoặc “TGĐ” đối với các văn bản còn lại.

Ví dụ: Nơi ban hành của Quy chê ban hành văn ban lâp quy nêu trên là

“HĐQT”

+ Người ký: chọn chính xác tên người có thẩm quyền ký duyệt ban hành văn bản

cùng chức vụ tương ứng.

Ví dụ: Người ký ban hành Quy chê này là “Nguyễn Thị Hoa – Chủ tịch

HĐQT”.

+ Hiệu lực: chọn văn bản còn hiệu lực hay hết hiệu lực.

c) Cài đặt “Điều kiện tìm kiếm cá nhân”

- Tiện ích này giúp người sử dụng tìm kiếm nhanh chóng văn bản/nhóm văn

bản thường xuyên truy cập mà không cần nhập lại các thông tin tìm kiếm nêu

trên trong mỗi lần truy cập.

- Cách sử dụng: “Đặt tên điều kiện tìm” là đặt tên cho các điều kiện tìm văn

bản/nhóm văn bản thường xuyên truy cập.

- Ví dụ: người sử dụng thường xuyên truy cập các văn bản liên quan đến quy

chê, mỗi lần truy cập phải nhập lại từ khóa “quy chế”. Để tránh phải nhập đi

nhập lại từ khóa này mỗi khi có nhu cầu xem các văn bản này, người sử dụng

thực hiện:

Bước 1: vào giao diện “TÌM NÂNG CAO”.

Bước 2: nhập “quy chế” vào ô “Từ khóa”. Nhấp chuột vào từ “tìm” sẽ

thấy danh sách các Quy chế

Bước 3: nhập “tên gọi riêng” của nhóm văn bản này vào ô “Điều kiện tìm

kiếm cá nhân”. Người sử dụng có thể đặt “tên gọi riêng” hoàn toàn theo ý

muốn, ví dụ đặt “tên gọi riêng” của nhóm văn bản liên quan đến quy chế

nêu trên là “qc”.

Bước 4: nhấp chuột vào biểu tượng để lưu “tên gọi riêng”.

-

Created with PDF4NET 2.6 Evaluation version

Page 11: Tài liệu HDSD KHHĐvanban.thangloitourist.vn/admin/edit_docview.aspx?fname=TTC_Huong dan... · -Danh sách văn bản lập quy mà Phòng Hành chánh nhân sự gửi cho CBNV

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WEBSITE VBLQ

Biên soạn: Phòng Phát triển ứng dụng – Thành Thành Công 10/13

- Khi có nhu cầu truy cập lại các văn bản có từ khóa “quy chế” nêu trên, người

sử dụng thực hiện các bước sau:

Bước 1: truy cập vào giao diện “TÌM KIẾM NÂNG CAO”.

Bước 2: chọn “qc” trong ô “Chọn điều kiện đã có”.

Bước 3: nhấp chuột vào biểu tượng

Trang web sẽ hiển thị kết quả tìm kiếm giống như tìm bằng từ khóa “quy

chế”.

- Người sử dụng còn có thể tìm một văn bản trực tiếp trên cây thư mục tại lĩnh

vực tương ứng.

-

Created with PDF4NET 2.6 Evaluation version

Page 12: Tài liệu HDSD KHHĐvanban.thangloitourist.vn/admin/edit_docview.aspx?fname=TTC_Huong dan... · -Danh sách văn bản lập quy mà Phòng Hành chánh nhân sự gửi cho CBNV

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WEBSITE VBLQ

Biên soạn: Phòng Phát triển ứng dụng – Thành Thành Công 11/13

4. Sắp xêp danh sách kêt qua tìm kiêm

- Danh sách kết quả tìm kiếm có thể sắp xếp theo ý muốn bằng cách nhấp

chuột vào một trong các tiêu đề “Số Ref”, “Trích yêu”, “Ngày hiệu lực”,

“Loại văn ban”, “Nơi ban hành” và “Người ký” trên bảng kết quả.

Ví dụ: sắp xếp theo “Ngày hiệu lực”:

5. Xem thông tin chi tiêt và nội dung văn ban lâp quy

- Bước 1: sau khi tìm được văn bản cần truy cập, nhấp chuột vào tên văn bản

tại cột “Trích yếu” của bảng kết quả hoặc trực tiếp trong cây thư mục, sẽ có

“Thông tin chi tiết văn bản”

- Bước 2: xem nội dung văn bản bằng cách nhấp chuột vào biểu tượng

Nếu tại vị trí của biểu tượng “Xem” một văn bản có dấu hiệu thì

người sử dụng không được phân quyền xem văn bản đó.

-

Created with PDF4NET 2.6 Evaluation version

Page 13: Tài liệu HDSD KHHĐvanban.thangloitourist.vn/admin/edit_docview.aspx?fname=TTC_Huong dan... · -Danh sách văn bản lập quy mà Phòng Hành chánh nhân sự gửi cho CBNV

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WEBSITE VBLQ

Biên soạn: Phòng Phát triển ứng dụng – Thành Thành Công 12/13

- Bước 3: trở về trang chính bằng cách nhấp chuột vào chữ <- - trang trước

6. Xem và sử dụng các biểu mẫu đính kèm văn ban

- Bước 1: vào trang “THÔNG TIN CHI TIẾT VĂN BẢN”

- Bước 2: nhấp chuột vào tên biểu mẫu muốn xem hoặc muốn tải về sử dụng.

-

Created with PDF4NET 2.6 Evaluation version

Page 14: Tài liệu HDSD KHHĐvanban.thangloitourist.vn/admin/edit_docview.aspx?fname=TTC_Huong dan... · -Danh sách văn bản lập quy mà Phòng Hành chánh nhân sự gửi cho CBNV

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WEBSITE VBLQ

Biên soạn: Phòng Phát triển ứng dụng – Thành Thành Công 13/13

- Bước 3: chọn “Open” hoặc “Save” để xem hoặc tải biểu mẫu về sử dụng.

Trong trường hợp biểu mẫu là file nén thì phải “Save” về, chọn đường dẫn về

máy người sử dụng để lưu file biểu mẫu

- Bước 4: giải nén cho file bằng cách nhấp chuột phai trên file vừa tải về,

chọn “Extract Here” trong phần “7-Zip” (tùy Công ty có phần mềm giải file

nén nào).

7. Thoát khỏi trang văn ban lâp quy

- Nhấp chuột vào biểu tượng để thoát khỏi website:

-

Created with PDF4NET 2.6 Evaluation version