Page 1
PEMERINTAH KOTA MADIUN
DINAS SOSIAL, PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN
PERLINDUNGAN ANAK
Jalan Salak Nomor 51 Madiun, Kode Pos : 63131 Jawa Timur
Telepon : ( 0351 ) 465611
Fax : ( 0351-473737 )
Email : [email protected]
LAPORAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID-PEMBANTU) TAHUN 2019
Page 2
LAPORAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID-PEMBANTU) TAHUN 2019
PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG
Sepert i yang tertuang dalam Undang-Undang Dasar Negara
Republik Indonesia Tahun 1945 Pasal 28 F bahwa set iap orang berhak
untuk berkomunikasi dan mempero leh Informasi untuk mengembangkan
pr ibadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencar i,
mempero leh, memiliki, dan menyimpan Informasi dengan menggunakan
sega la jenis saluran yang tersedia. Ser ta untuk member ikan jaminan
terhadap semua orang dalam mempero leh Informasi, dan sesuai dengan
Undang Undang Keterbukaan Informasi Publik no 14 tahun 2008 bahwa
hak untuk mempero leh informasi merupakan kebutuhan pokok set iap
orang bagi pengembangan pr ibad i maupun lingkungan sosialnya dan
merupakan bagian pent ing dalam ketahanan nasional.Bahkan salah satu
elemen pent ing dalam mewujudkan penyelenggaraan negara yang terbuka
adalah hak publik untuk mempero leh Informasi sesuai dengan peraturan
perundang- undangan tersebut . Hak atas Informasi menjadi sangat
pent ing karena makin terbuka penyelenggaraan negara untuk diawasi
publik, penyelenggaraan negara tersebut juga mak in dapat
dipertanggungjawabkan. Hak set iap Orang untuk mempero leh Informasi
juga relevan untuk meningkatkan kualitas keter libatan masyarakat dalam
proses pengambilan keputusan publik. Part isipasi atau keter libatan
masyarakat t idak banyak berart i tanpa jaminan keterbukaan
Informasi.Dan pengelo laan Informasi Publik merupakan upaya untuk
mengembangkan masyarakat informaasi .
Seir ing dengan kemajuan yang ada, Pemerint ah harus mewujudkan
Page 3
LAPORAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID-PEMBANTU) TAHUN 2019
penyelenggaraan negara yang baik ya itu yang t ransparan,efekt if dan
efis ien akuntabel serta dapat dipertanggungjawabkan dengan
meningkatkan peran akt if masyarakat dalam pengambilan kebijakan
publik dan pengelo laan Badan Publik yang baik.
Badan Publik wajib menyediakan informasi publik yang akurat benar dan
t idak menyesatkan ,maka Untuk melaksanakan kewajiban sebaga imana
dimaksud Badan Publik harus membangun dan mengemban gkan sist im
informasi dan dokumentasi untuk mengelola informas i publik secara baik
dan efis ien sehingga bisa diakses dengan ba ik dan mudah . Melalui
Pejabat Pengelo la la Informasi dan Dokumentasi (PPID) yang telah
ditunjuk dan dibantu dengan pejabat fungsio nal yang ada agar terwujud
pelayanan yg cepat tepat dan sederhana maka Badan Publik membuat dan
mengembangkan sist im layanan informasi yg inovat if cepat mudah dan
wajar dan sela lu memantau dan mengevaluasi melalui laporan yang
disajikan o leh pejabat PPID.
Page 4
LAPORAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID-PEMBANTU) TAHUN 2019
1.2. DASAR PENYELENGGARAAN
a. Undang-undang Dasar 1945
b. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan
Lembaran Negara Nomor 4846);
c. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran
Negara RI Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Nomor
5038);
d. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara
Nomor 5071);
e. Peraturan Pemerintah Nomor 61 tahun 2010 tentang Pelaksanaan UU No.14
Tahun 2008;
f. Perda Provinsi Jawa Timur No. 8 Tahun 2011 tentang Pelayanan Publik di
Provinsi Jawa Timur (Lembaran Daerah Tahun 2011 No. 7 Seri E)
g. Perda no 3 tahun 2016 Tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah;
h. Peraturan Walikota Madiun no 20 Tahun 2017 Tentang Pedoman Pengelolaan
Pelayanan Informasi dan Dokumentasi;
1.3. TUJUAN
Bahwa tujuan bagi penyelenggara dan pelaksana pelayanan publik serta para
pengambil keputusan dalam rangka:
a. Meraih kepercayaan masyarakat terhadap kinerja penanggung jawab,
penyelenggara, dan pelaksana pelayanan publik;
b. Menilai suatu kinerja pelayanan publik dengan berdasarkan persepsi
masyarakat pengguna pelayanan;
c. Meningkatkan efektifitas komunikasi dan interaksi antara penanggung jawab,
Page 5
penyelenggara, dan pelaksana pelayanan publik dengan pengguna pelayanan;
d. Memperkokoh dasar perencanaan kegiatan,pengembangan dan penganggaran
kegiatan pelayanan publik;
e. STRUKTUR ORGANISASI
Page 6
LAPORAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID-PEMBANTU) TAHUN 2019
KEGIATAN PELAKSANAAN PPID-PEMBANTU
2.1. PEJABAT PENGELOLA INFORMASI PUBLIK ( PPID-Pembantu)
Dinas, Sosial Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak mempunyai
tugas sebagai berikut:
1. Mengkoordinasikan dan mengkonsultasikan bahan informasi dan dokumentasi
2. Menyimpan ,mendokumentasikan ,menyediakan dan member pelayanan
informasi kepada public
3. Melakukan verifikasi bahan informasi publik
4. Melakukan uji konsekuensi atas informasi yang dikecualikan
5. Melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi
6. Menyediakan informasi dan dokumentasi untuk diakses oleh masyarakat
2.2 SARANA DAN PRASARANA
Fasilitas yang tersedia dalam memberikan layanan Informasi publik, di Dinas
Sosial PPPA Kota Madiun :
Untuk melaksanakan pelayanan Informasi perlu didukung oleh Front office dan
back office yaitu :
a. Front Office meliputi = > Desk layanan langsung
> Desk layanan via media
fOTO
b. Back office meliputi = > Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi
> Bidang Pengolahan Data dan Klasifikasi Informasi
Front Office merupakan fasilitas layanan Informasi bagi publik melalui
Proses Tatap muka ( datang langsung ) untuk mendapatkan informasi
Page 7
yang dibutuhkan Perlunya Klinik Dinas Sosial PPPA berlokasi di Lobi, yang
berukuran 3 m x 5 m dari meja front desk dengan 1 kursi petugas serta sofa
untuk tamu, yang diletakkan di luar ruang. Ruang tunggu dilengkapi dengan 1
unit Plasma TV, 2 unit PC untuk akses katalog, 1 unit PC untuk buku
pengunjung serta instrument untuk pelayanan Informasi berupa formulir
permohonan Informasi, tanda bukti permintaan Informasi publik,tanda bukti
penyerahan Informasi publik serta formulir pengajuan keberatan.
c. Sarana Telepon
Page 8
LAPORAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID-PEMBANTU) TAHUN 2019
d. Filling Kabinet
e. WIBSITE dan FACEBOOK
Di era Information technology saat ini untuk mendukung layanan Informasi
publik secara mudah,murah,cepat dan akurat, perlu membangun akses
Informasi bagi publik melalui telepon call center maupun website. Facebook.
Gmail Alamat kantor : Jalan Salak No. 51 Kota Madiun
No. Telp : (0351) 465611, Fax (0351) 473737
E-mail : [email protected]
Page 9
WEB ; dinsos.madiunkota.go.id
Kegiatan bidang PP PA Tahun 2019
Page 10
LAPORAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID-PEMBANTU) TAHUN 2019
Page 11
Kegiatan bidang PP PKK Tahun 2019
Page 12
LAPORAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID-PEMBANTU) TAHUN 2019
Page 13
Kegiatan bidang Sosial Tahun 2019
Page 14
LAPORAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID-PEMBANTU) TAHUN 2019
Page 16
LAPORAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID-PEMBANTU) TAHUN 2019
FB : [email protected]
Page 18
LAPORAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID-PEMBANTU) TAHUN 2019
INSTAGRAM : https://www.instagram.com/dinsospppa_kotamadiun/
Page 20
LAPORAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID-PEMBANTU) TAHUN 2019
f. Sarana kelengkapan
Untuk mendukung kelancaran penanganan pengaduan pelayanan Informasi
publik, langkah awal yang harus dipenuhi adalah sebuah pedoman, standar
operasional prosedur, antara lain sebagaimana tertera dalam halaman berikut:
Tabel : 2.1
TANDA KELENGKAPAN PENGELOLA INFORMASI PUBLIK
Dinas Sosial,Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak
TAHUN 2019
NO KELENGKAPAN PPID KETERANGAN ADA
TID
AK
TIDAK ADA
1 Pedoman Umum tentang PPID V
2 Daftar Informasi Publik (DIP) V
3 Standar Operasional Prosedur (SOP) V
4 Buku Registrasi V
5 Form.Permohonan Informasi Publik V
6 Form.Permohonan Keberatan V
7 Form.Tanda Bukti Penerimaan Permohonan V 8 Form.Tanda Bukti Penerimaan Keberatan V
9 Meja pelayanan informasi V
10 Informasi public melalui Web V 11 Petugas Front desk ( Layanan PPID) V
Page 21
LAPORAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID-PEMBANTU) TAHUN 2019
2.3. WAKTU PELAYANAN INFORMASI
Dalam memberikan layanan informasi kepada pemohon informasi PPID-
PEMBANTU Dinas Sosial ,Pemberdayaan perempuan dan Perlindungan Anak
menetapkan waktu pemberian Pelayanan Informasi Publik di Dinas Sosial
Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kota Madiun pada hari senin
sampai dengan jumat sesuai jam kerja yang ada.
2.4. MEKANISME PERMOHONAN INFORMASI PUBLIK
a) Pemohon informasi datang ke desk layanan informasi mengisi formulir
permintaan informasi dengan melampirkan foto copy KTP pemohon dan
pengguna informasi.
b) Petugas memberikan tanda bukti penerimaan permintaan informasi publik
kepada pemohon informasi publik.
c) Petugas memproses permintaan pemohon informasi publik sesuai dengan
formulir permintaan informasi publik yang telah ditandatangani oleh pemohon
informasi publik.
d) Petugas menyerahkan informasi sesuai dengan yang diminta oleh
pemohon/pengguna informasi Jika informasi yang diminta masuk dalam
kategori dikecualikan, PPID menyampaikan alasan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundangan yang berlaku.
e) Petugas memberikan Tanda Bukti Penyerahan Informasi Publik kepada
Pengguna Informasi Publik.
f) Membukukan dan mencatat
Page 22
LAPORAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID-PEMBANTU) TAHUN 2019
• Jika PPID tidak memberitahukan kebutuhan perpanjangan, pemohon dapat mengajukan kepada atasan
PPID
(10 + 7) hari kerja
30 hari kerja
30 hari kerja
14 hari kerja
• Jika Atasan PPID tidak
memberikan jawaban,
berarti sama dengan
penolakan
2.5. JANGKA WAKTU PENYELESAIAN
a) Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik dilakukan
setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditentukan;
b) Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterima
permintaan, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu akan
menyampaikan pemberitahuan yang berisikan informasi yang diminta berada dibawah
penguasaannya atau tidak. Dan PPID dapat memperpanjang waktu paling lambat 7
(tujuh) hari kerja.
c) Penyampaian/pendistribusian/penyerahan informasi publik kepada pemohon informasi
publik dilakukan secara langsung, melalui email, fax ataupun jasa pos;
d) Jika permohonan informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan juga
dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi, apakah dalam bentuk
soft copy atau data tertulis, serta biaya apabila dibutuhkan untuk keperluan
penggandaan atau perekaman. Bila permintaan informasi ditolak, maka dalam surat
pemberitahuan dicantumkan alasan penolakan berdasarkan ketentuan yang ada.
UU KIP. • Maksimum waktu perpanjangan
adalah 7 hari kerja
• Pemohon diberikan waktu
maksimum 14 hari kerja untuk mengajukan
keberatan melalui komisi informasi
Page 23
LAPORAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID-PEMBANTU) TAHUN 2019
Tabel : 2.3
REKAPITULASI LAYANAN INFORMASI PUBLIK
Dinas Sosial, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kota Madiun 2019
No BULAN Permin Taan Infor masi
Permo honan Infor
Masi(WEB)
Status Waktu
Ket Dipenuhi Ditolak Proses Permintaan Informasi
Permohonan Informasi
1 JANUARI 76 76 0 0 15 menit < 10 hari
2 FEBRUARI 21 21 0 0 15 menit < 10 hari
3 MARET 20 20 0 0 15 menit < 10 hari
4 APRIL 28 28 0 0 15 menit < 10 hari
5 MEI 10 7 10 7 0 0 15 menit < 10 hari
6 JUNI 19
19 0 0 15 menit < 10 hari
7 JULI 23 23 0 0 15 menit < 10 hari
8 AGUSTUS 17 17 0 0 15 menit < 10 hari
9 SEPTEMBER 46 46 0 0 15 menit < 10 hari
10 OKTOBER 54 54 0 0 15 menit < 10 hari
11 NOVEMBER 74 74 0 0 15 menit < 10 hari
12 DESEMBER 37 37 0 0 15 menit < 10 hari
JUMLAH 522 522 0 0
Page 24
LAPORAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID-PEMBANTU) TAHUN 2019
3.1Kesimpulan.
Penyelenggaraan Layanan Informasi Publik terhadap masyarakat
sampai saat ini pada umumnya sudah berjalan seperti yang
diharapkan, walaupun masih ada beberapa yang harus dibenahi,
namun sudah banyak yang tampak hasilnya.
Tantangan selanjutnya yang dihadapi oleh penyelenggaraan
layanan informasi publik di PPID-Pembantu adalah sebagai
berikut:
1) Tantangan untuk mendulang prestasi di tahun mendatang
dengan mempersiapkan diri untuk bisa masuk dalam penilaian
Komisi Informasi (KI) Provinsi dan dari Yayasan Lembaga
Konsumen (YLKI) serta dari Akademisi , semua harus
konsisten menjalankan tugasnya dengan penuh dedikasi
,peningkatan kinerjanya dengan memanfaatkan sumberdaya
yang telah tersedia dengan sarana prasarana pendukung yang
selama ini telah tersedia dan yang akan disediakan; .
2) pola dan sistem kerja yang lebih luas, namun atas dasar
pertimbangan prioritas. Perlu memperbaiki secara kuantitatif
dan kualitatif hasil kerja dan mekanisme pencapaian yang
masih kurang, terutama cara pelayanan terhadap peminta
informasi secara baik;
3) Hasil yang sudah dicapai,perlu ditingkatkan baik volume dan
mutunya;
Page 25
LAPORAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID-PEMBANTU) TAHUN 2019
3.2. Saran-saran
Berpijak pada hasil kegiatan layanan informasi publik dapat dikemukakan
beberapa saran sebagai berikut :
1) Diperlukan meja informasi di layanan sekretariat,
2) Petugas yang menangani informasi secara rutin dengan mencatat dari
masing-masing meja informasi;
3) Memasukkan data informasi wajib, dan data kegiatan yang lain ke weebsite
PPID-Pembantu Dinas Sosial,Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan
Anak;
4) Kegiatan PPID-Pembantu Dinas Sosial, Pemberdayaan Perempuan dan
Perlindungan Anak perlu memiliki tempat sendiri sehingga dapat
memungkinkan masyarakat dapat mengetahui kegiatan PPID;
5) Sarana dan Prasarana pendukung berupa fax,telepon hendaknya disdiakan
di bagian meja informasi
Mengetahui,
Kepala Dinas Sosial, Pemberdayaan
Perempuan dan Perlindungan Anak
Kota Madiun
HERI SUWARTONO, S.Sos.,M.Si.
Pembina Utama Muda
Nip 19720505 199101 1 002
Madiun, Desember 2019
Yang melaporkan
Drs. SRI MARHAENDRA DATTA, M.Mkes
Pembina NIP.19650901 198702 1 002