Tata naskah dinas pelatihan manajemen 2010

11

TATA NASKAH DINASTATA NASKAH DINAS Kementrian K Kementrian KESEHATANESEHATAN

disampaikan Kembali pada disampaikan Kembali pada Pelatihan Manajemen PerkantoranPelatihan Manajemen Perkantoran

OLEH:OLEH:EDY PURNOMO,M.SiEDY PURNOMO,M.Si

Urusan Umum/KepegawaianUrusan Umum/KepegawaianProdi Keperawatan CurupProdi Keperawatan Curup

Poltekkes BengkuluPoltekkes BengkuluJuli 2010Juli 2010

22

3

TATA NASKAH TATA NASKAH DINAS DINAS

DEPARTEMEN DEPARTEMEN KESEHATANKESEHATAN

Surat Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1035/Menkes/SK/IX/2007 Tanggal 14 September 2007

44

TUJUANTUJUAN Menciptakan kelancaran komunikasi tulis Intern maupun ekstern yang berdaya guna

dan berhasil guna dalam rangka mendukung tertib administrasi pelaksanaan tugas pokok dan fungsi di lingkungan Departemen Kesehatan.

55

SASARANSASARAN

• Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam penyelenggaraan tata naskah penafsiran dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Departemen Kesehatan;dinas di lingkungan Departemen Kesehatan;

• Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;lingkup administrasi umum;

• Tercapainya kemudahan dalam pengendalian Tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi tulis;komunikasi tulis;

• Tercapainya penyelenggaraan tata naskah dinas Tercapainya penyelenggaraan tata naskah dinas yang berdaya guna dan berhasil guna.yang berdaya guna dan berhasil guna.

66

ASASASAS

• Asas Daya Guna dan Hasil Guna Asas Daya Guna dan Hasil Guna

• Asas PembakuanAsas Pembakuan

• Asas PertanggungjawabanAsas Pertanggungjawaban

• Asas KeterkaitanAsas Keterkaitan

• Asas kecepatan dan KetepatanAsas kecepatan dan Ketepatan

• Asas Keamanan Asas Keamanan

77

BEBERAPA PENGERTIANBEBERAPA PENGERTIAN

1. NASKAH ADALAH:1. NASKAH ADALAH: KARANGAN YANG MASIH DITULIS DENGAN TANGANKARANGAN YANG MASIH DITULIS DENGAN TANGAN KARANGAN SESEORANG YANG BELUM KARANGAN SESEORANG YANG BELUM

DITERBITKANDITERBITKAN BAHAN-BAHAN BERITA YANG SIAP DISETBAHAN-BAHAN BERITA YANG SIAP DISET

2. Naskah Dinas2. Naskah Dinas Semua info tertulis sebagai alat Semua info tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yg dikeluarkan oleh pejabat yg bewenang di lingkungan instansi bewenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka pemerintah dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunandan pembangunan

88

99

3. 3. Surat Dinas Surat Dinas

Naskah Dinas pelaksanaan tugas Naskah Dinas pelaksanaan tugas pejabat/pegawai dalam menyampaikan pejabat/pegawai dalam menyampaikan info kedinasan dan dapat berupa info kedinasan dan dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan pemberitahuan, pernyataan, permintaan atau penyampaian naskah dinas atau atau penyampaian naskah dinas atau barang kepada pihak lain di luar barang kepada pihak lain di luar instansi/organisasiinstansi/organisasi

4. 4. LampiranLampiran Bahan keterangan yang disertakan pada Bahan keterangan yang disertakan pada surat asli sebagai bukti penguat tambahan surat asli sebagai bukti penguat tambahan terhadap apa yang dinyatakan di dalam terhadap apa yang dinyatakan di dalam surat.surat.

1010

5. Tembusan5. Tembusan

Hasil penggandaan dari naskah sesuai Hasil penggandaan dari naskah sesuai dengan jumlah pejabat dan atau satuan dengan jumlah pejabat dan atau satuan organisasi yang dipandang perlu organisasi yang dipandang perlu mengetahui isi surat dan disebut di mengetahui isi surat dan disebut di dalam naskah asli itudalam naskah asli itu sebagai penerima sebagai penerima tembusan.tembusan.

1111

5. Verbal Konsep5. Verbal Konsep

Rancangan surat yang ditulis dalam Rancangan surat yang ditulis dalam bentuk verbal oleh staf atau pejabat bentuk verbal oleh staf atau pejabat yang terkait dengan substansi isi surat yang terkait dengan substansi isi surat yang kemudian diperiksa dan disetujui yang kemudian diperiksa dan disetujui oleh pejabat yang akan menetapkan dan oleh pejabat yang akan menetapkan dan berwenang menandatangani surat berwenang menandatangani surat tersebut.tersebut.

1212

NASKAH DINASNASKAH DINAS A. JenisA. Jenis Naskah Dinas Naskah Dinas1. Surat dinas 1. Surat dinas 2. Nota dinas2. Nota dinas3. Surat pengantar3. Surat pengantar4. Surat undangan4. Surat undangan5. Surat edaran5. Surat edaran6. Surat pengumuman6. Surat pengumuman7. Surat tugas7. Surat tugas8. Surat kuasa8. Surat kuasa9. Berita acara9. Berita acara10.Surat keterangan10.Surat keterangan

1313

B. Susunan Naskah DinasB. Susunan Naskah Dinas

• Kepala suratKepala surat

• Pembuka suratPembuka surat

• Isi suratIsi surat

• Penutup suratPenutup surat

BAGIAN-BAGIAN SURATBAGIAN-BAGIAN SURAT1.1. Kepala surat/kop suratKepala surat/kop surat2.2. Tanggal suratTanggal surat3.3. Nomor suratNomor surat4.4. LampiranLampiran5.5. Hal/Pokok suratHal/Pokok surat6.6. Alamat yang ditujuAlamat yang dituju7.7. Salam pembukaSalam pembuka8.8. Paragraf pembukaParagraf pembuka9.9. Paragraf isiParagraf isi10.10. Paragraf penutupParagraf penutup11.11. Salam penutupSalam penutup12.12. Tanda tanganTanda tangan 13.13. Nama jelasNama jelas14.14. Nama jabatanNama jabatan15.15. TembusanTembusan16.16. InisialInisial

Kepala Surat/Kop SuratKepala Surat/Kop Surat

Kepala surat berfungsi untuk Kepala surat berfungsi untuk memberikan informasi kepada penerima memberikan informasi kepada penerima surat mengenai nama, alamat, nomor surat mengenai nama, alamat, nomor telepon, faksimile, dan keterangan lain telepon, faksimile, dan keterangan lain yang berkaitan dengan instansi yang berkaitan dengan instansi pengirim surat. Di samping itu, kepala pengirim surat. Di samping itu, kepala surat sekaligus berfungsi pula sebagai surat sekaligus berfungsi pula sebagai sarana untuk memperkenalkan atau sarana untuk memperkenalkan atau mempromosikan instansi pengirim mempromosikan instansi pengirim surat.surat.

Contoh Kepala SuratContoh Kepala Surat

DEPARTEMEN KESEHATANDEPARTEMEN KESEHATANDIREKTORATDIREKTORAT JENDERALJENDERAL

BINA KEFARMASIAN DAN ALAT KESEHATANBINA KEFARMASIAN DAN ALAT KESEHATANJalan H.R. Rasuna Said BlokX/5, Kavling No. 4—9, Jakarta 12950Jalan H.R. Rasuna Said BlokX/5, Kavling No. 4—9, Jakarta 12950

Telepon (021) 5201590 (Telepon (021) 5201590 (Hunting)Hunting), Faksimile (021) 52964838, Tromol Pos , Faksimile (021) 52964838, Tromol Pos 203203

Tanggal SuratTanggal Surat1.1. Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat

dinas.dinas.2.2. Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada

penerima surat tentang waktu penulisan surat itu.penerima surat tentang waktu penulisan surat itu.

Contoh yang tidak tepat:Contoh yang tidak tepat:Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2007Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2007Bandung, 31-04-2007Bandung, 31-04-200724 Des '0624 Des '06Jakarta, 27 Dec 2007Jakarta, 27 Dec 2007

Contoh yang tepat:Contoh yang tepat:25 Juni 200725 Juni 200731 April 200731 April 200724 Desember 200624 Desember 200627 Desember 200727 Desember 2007

Nomor SuratNomor Surat

1.1. Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis kegiatan yang Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis kegiatan yang berhubungan dengan surat, mempermudah pengarsipan, dan berhubungan dengan surat, mempermudah pengarsipan, dan menemukannya kembali jika sewaktu-waktu diperlukan. menemukannya kembali jika sewaktu-waktu diperlukan.

2.2. NNomor surat juga berfungsi sebagaiomor surat juga berfungsi sebagaia.a. alat petunjuk bagi petugas arsip;alat petunjuk bagi petugas arsip;bb.. alat untuk mengetahui unit asal surat;alat untuk mengetahui unit asal surat;cc.. alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan surat-menyurat surat-menyurat pada periode tertentu;pada periode tertentu;dd.. alat referensi.alat referensi.

3.3. Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik ataupun tanda titik dan tanda hubung.ataupun tanda titik dan tanda hubung.Misalnya:Misalnya:

Nomor: Nomor: PR.02.02/1/100/2009PR.02.02/1/100/2009 bukan bukan

Nomor: Nomor: PR.02.02/1/100/2009,-PR.02.02/1/100/2009,-Nomor: Nomor: PR.02.02/1/100/2009PR.02.02/1/100/2009..

LampiranLampiran

Lampiran Lampiran digunakan untuk memberitahukan digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat. Oleh karena yang disertakan bersama surat. Oleh karena itu, jika memang tidak ada sesuatu yang itu, jika memang tidak ada sesuatu yang disertakan, kata disertakan, kata lampiranlampiran tidak perlu tidak perlu dicantumkan.dicantumkan.Contoh penulisan yang tidak tepat:Contoh penulisan yang tidak tepat:

Lampiran: 5 (lima) lembarLampiran: 5 (lima) lembarLampiran: Satu (1) Lampiran: Satu (1) setsetLampiran: -Lampiran: -

Contoh penulisan yang tepat:Contoh penulisan yang tepat:Lampiran: Lima lembarLampiran: Lima lembarLampiran: Satu Lampiran: Satu setset

Hal SuratHal Surat

Hal surat atau pokok surat berfungsi untuk Hal surat atau pokok surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis di dalam tentang pokok masalah yang ditulis di dalam surat. Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak surat. Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang, tetapi jelas dan dapat ditulis terlalu panjang, tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat.mencakup seluruh isi surat.Contoh penulisan yang tidak tepat:Contoh penulisan yang tidak tepat:

Hal: Undangan untuk menghadiri Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas Rakernas tanggal 5 Juli 2007tanggal 5 Juli 2007Contoh penulisan yang tepat:Contoh penulisan yang tepat:

Hal: UndanganHal: Undangan

Alamat yang DitujuAlamat yang Dituju

Alamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai Alamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima surat. Untuk itu, unsur-unsur alamat pihak yang harus menerima surat. Untuk itu, unsur-unsur alamat yang digunakan hendaknya ditulis lengkap, tidak disingkat.yang digunakan hendaknya ditulis lengkap, tidak disingkat.

Contoh penulisan yang tidak tepat:Contoh penulisan yang tidak tepat:Kepada Yth. Bapak Kepala Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Promosi KesehatanPusat Promosi Kesehatan

Sekretariat Jenderal Departemen KesehatanSekretariat Jenderal Departemen KesehatanJJl.H.R.Rasuna Said Blok X5 4-9 l.H.R.Rasuna Said Blok X5 4-9 Kuningan Kuningan Jakarta Jakarta Selatan 12950 Selatan 12950

Contoh penulisan yang tepat:Contoh penulisan yang tepat:Yth. Kepala Yth. Kepala Pusat Promosi KesehatanPusat Promosi Kesehatan

Sekretariat Jenederal Departemen KesehatanSekretariat Jenederal Departemen KesehatanJalan Jalan H.R.Rasuna Said Blok X5 4-9 H.R.Rasuna Said Blok X5 4-9 Kuningan Kuningan Jakarta Jakarta Selatan 12950 Selatan 12950

Salam PembukaSalam Pembuka

Salam pembuka selain merupakan tanda hormat Salam pembuka selain merupakan tanda hormat penulis surat kepada penerima surat, juga merupakan penulis surat kepada penerima surat, juga merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan beradab. salah satu penanda surat yang sopan dan beradab. Salam itu dapat diibaratkan sebagai ketukan pintu atau Salam itu dapat diibaratkan sebagai ketukan pintu atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain. Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan orang lain. Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar dengan margin kiri.pada sebelah kiri sejajar dengan margin kiri.

Misalnya:Misalnya:Dengan hormat,Dengan hormat,Bapak ... yang terhormat,Bapak ... yang terhormat,Salam sejahtera,Salam sejahtera,Asalamualaikum w.w.,Asalamualaikum w.w.,

Paragraf PembukaParagraf Pembuka

Paragraf pembuka merupakan bagian pengantar yang Paragraf pembuka merupakan bagian pengantar yang berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yang ditulis. Dengan demikian, permasalahan utama yang ditulis. Dengan demikian, fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah yang disampaikan.masalah yang disampaikan.Misalnya:Misalnya:(1)(1) Sehubungan dengan surat Saudara No. Sehubungan dengan surat Saudara No. KU.01/03/2/100/208KU.01/03/2/100/208, tanggal 25 Juni 200, tanggal 25 Juni 20088, kami beri , kami beri tahukan hal-hal berikut.tahukan hal-hal berikut.(2)(2) Melalui surat ini kami beri tahukan bahwa ....Melalui surat ini kami beri tahukan bahwa ....(3)(3) Surat Saudara No. Surat Saudara No. KU.01.03/2/100/2007KU.01.03/2/100/2007, tanggal , tanggal 25 Juni 25 Juni 20020088, sudah kami terima dengan baik. , sudah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan Sehubungan dengan itu, kami beri tahukan bahwa ....itu, kami beri tahukan bahwa ....

Contoh yang Tidak TepatContoh yang Tidak Tepat

1.1. Menunjuk perihal pada pokok surat tersebut di Menunjuk perihal pada pokok surat tersebut di atas, dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai atas, dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut:berikut:

2.2. Menjawab surat Saudara Nomor ….Menjawab surat Saudara Nomor ….

Pilihan yang tepatPilihan yang tepat

1.1. Sesuai dengan surat Saudara Nomor … tentang …, Sesuai dengan surat Saudara Nomor … tentang …, dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut.dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut.

2.2. Sehubungan dengan surat Saudara Nomor … Sehubungan dengan surat Saudara Nomor … tentang …, kami menyampaikan jawaban sebagai tentang …, kami menyampaikan jawaban sebagai berikut.berikut.

Paragraf IsiParagraf Isi

Paragraf isi dapat dipandang sebagai bagian Paragraf isi dapat dipandang sebagai bagian inti dari sebuah surat. Pada paragraf ini penulis inti dari sebuah surat. Pada paragraf ini penulis mengemukakan pokok persoalan yang ingin mengemukakan pokok persoalan yang ingin disampaikan. Pokok persoalan itu diharapkan disampaikan. Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi yang positif sesuai dengan harapan penulis yang positif sesuai dengan harapan penulis surat. Sehubungan dengan itu, paragraf isi surat. Sehubungan dengan itu, paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan satu hendaknya hanya mengungkapkan satu masalah. Oleh karena itu, jika ada dua masalah masalah. Oleh karena itu, jika ada dua masalah atau lebih, masing-masing hendaknya atau lebih, masing-masing hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang berbeda.diungkapkan dalam paragraf yang berbeda.

Paragraf PenutupParagraf Penutup

Paragraf penutup merupakan bagian akhir dari sebuah Paragraf penutup merupakan bagian akhir dari sebuah surat. Paragraf ini berfungsi untuk menyatakan bahwa surat. Paragraf ini berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai. Oleh karena itu, paragraf ini pembicaraan sudah selesai. Oleh karena itu, paragraf ini biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih.kasih.

Misalnya:Misalnya:(1) (1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.(2) (2) Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.kasih.(3) (3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikan sampaikan terima kasih.terima kasih.(4)(4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.Saudara.

Contoh yang Tidak TepatContoh yang Tidak Tepat

(1) (1) Atas perhatiannya, diucapkan Atas perhatiannya, diucapkan terima terima kasih.kasih.

(2) (2) Demikian atas bantuan Saudara, Demikian atas bantuan Saudara, kami kami ucapkan terima kasih.ucapkan terima kasih.

(3) (3) Demikian harap maklum, dan atas Demikian harap maklum, dan atas perhatian dan kerja samanya, perhatian dan kerja samanya,

diucapkan terima kasih.diucapkan terima kasih.(4)(4) Harap maklum adanya.Harap maklum adanya.

Salam PenutupSalam Penutup

Salam penutup dicantumkan di pojok kanan Salam penutup dicantumkan di pojok kanan bawah, tepatnya di antara paragraf penutup dan bawah, tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. Salam ini dapat tanda tangan pengirim surat. Salam ini dapat diibaratkan sebagai ucapan permisi atau pamitan diibaratkan sebagai ucapan permisi atau pamitan setelah seseorang bertamu atau berkomunikasi setelah seseorang bertamu atau berkomunikasi dengan orang lain.dengan orang lain.

Misalnya:Misalnya:Salam kami,Salam kami,Hormat kami,Hormat kami,Salam takzim,Salam takzim,Wasalam,Wasalam,

Tanda TanganTanda Tangan

Tanda tangan merupakan pelengkap Tanda tangan merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib karena surat dinas yang bersifat wajib karena sebuah surat belum dapat dianggap sebuah surat belum dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Untuk surat-pejabat yang berwenang. Untuk surat-surat dinas di Indonesia, tanda tangan surat dinas di Indonesia, tanda tangan penulis surat lazimnya juga dilengkapi penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya dengan cap atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian.sebagai penanda keresmian.

Nama, Jabatan, dan NIPNama, Jabatan, dan NIP

Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan, tepatnya sejajar di bawah salam penutup. Nama tanda tangan, tepatnya sejajar di bawah salam penutup. Nama penanda tangan surat hanya huruf awal tiap unsur nama yang penanda tangan surat hanya huruf awal tiap unsur nama yang ditulis kapital, bukan kapital seluruhnya. Selain itu, nama penanda ditulis kapital, bukan kapital seluruhnya. Selain itu, nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung ataupun tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung ataupun digarisbawahi. Nomor induk pegawai atau NIP dapat pula digarisbawahi. Nomor induk pegawai atau NIP dapat pula disertakan di bawah nama penanda tangan surat.disertakan di bawah nama penanda tangan surat.

Misalnya:Misalnya:(Tanda tangan)(Tanda tangan)Drs. Hasibuan, M.Si.Drs. Hasibuan, M.Si.NIP 010345687NIP 010345687

atau:atau:(Tanda tangan)(Tanda tangan)Dr. Awaluddin, M.Hum.Dr. Awaluddin, M.Hum.KepalaKepala

TembusanTembusan

Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa surat yang sama Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa surat yang sama juga dikirimkan kepada pihak lain yang dipandang perlu mengetahui isi surat yang juga dikirimkan kepada pihak lain yang dipandang perlu mengetahui isi surat yang bersangkutan. Jika tidak ada pihak lain yang diberi tembusan, kata bersangkutan. Jika tidak ada pihak lain yang diberi tembusan, kata tembusantembusan tidak perlu tidak perlu dicantumkan. Dalam hubungan itu, jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu, dicantumkan. Dalam hubungan itu, jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai dengan nomor urut. Namun, jika pihak yang ditembusi hanya satu, pencantumannya disertai dengan nomor urut. Namun, jika pihak yang ditembusi hanya satu, nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.

Misalnya:Misalnya:Tembusan:Tembusan:1. Direktur Jenderal 1. Direktur Jenderal Bina Kesehatan Masyarakat Bina Kesehatan Masyarakat2. Kepala Biro 2. Kepala Biro Hukum dan Organisasi Hukum dan Organisasi3. Kepala Biro Keuangan3. Kepala Biro Keuangan dan Perlengkapan dan Perlengkapan

Contoh yang tidak tepat:Contoh yang tidak tepat:TembusanTembusan1. Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan)1. Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan)2. Kepada Yth. Kepala Biro 2. Kepada Yth. Kepala Biro Hukum Hukum OrganisasiOrganisasi3. Kepada Yth. Kepala Biro Keuangan3. Kepada Yth. Kepala Biro Keuangan dan perlengkapan dan perlengkapan4. Arsip.4. Arsip.

InisialInisial

Inisial adalah tanda atau kode pengenal yang Inisial adalah tanda atau kode pengenal yang berupa singkatan, yaitu singkatan nama berupa singkatan, yaitu singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat. Inisial ini pengonsep surat dan pengetik surat. Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui nama pengonsep bermanfaat untuk mengetahui nama pengonsep dan pengetik surat sehingga—jika terjadi dan pengetik surat sehingga—jika terjadi kekeliruan dalam surat itu—pimpinan dengan kekeliruan dalam surat itu—pimpinan dengan mudah dapat mengecek dan mengembalikannya mudah dapat mengecek dan mengembalikannya kepada yang bersangkutan untuk diperbaiki. kepada yang bersangkutan untuk diperbaiki. Penempatan inisial biasanya di pojok kiri bawah, Penempatan inisial biasanya di pojok kiri bawah, tepatnya di bawah tembusan (jika surat yang tepatnya di bawah tembusan (jika surat yang bersangkutan ada tembusannya).bersangkutan ada tembusannya).Misalnya:Misalnya:

AM/raAM/ra

3333

PENYUSUNAN NASKAH PENYUSUNAN NASKAH DINASDINAS

A. PrinsipA. Prinsip• JelasJelas• TelitiTeliti• Tepat dan akurat Tepat dan akurat • Singkat, padat,dan komunikatifSingkat, padat,dan komunikatif• Logis dan meyakinkanLogis dan meyakinkan• sesuai dengan peraturansesuai dengan peraturan

3434

B. Prosedur B. Prosedur

1. Penyusunan konsep a. Disusun oleh Pejabat/ Pegawai b. Diteliti oleh Pejabat Tata Usaha

2. Persetujuan konsep

3. Registrasi naskah dinas

3535

Penggunaan Kode Penggunaan Kode Klasifikasi Dalam Klasifikasi Dalam Penomoran SuratPenomoran Surat• TANDA TANGAN PEJABAT ESELON ITANDA TANGAN PEJABAT ESELON I 1. Kode Klasifikasi1. Kode Klasifikasi 2. Kode Unit Pengolah Eselon II2. Kode Unit Pengolah Eselon II 3. No. Urut Surat3. No. Urut Surat 4. Tahun pembuatan4. Tahun pembuatan

• TANDA TANGAN PEJABAT ESELON IITANDA TANGAN PEJABAT ESELON II 1. Kode klasifikasi1. Kode klasifikasi 2. Kode Unit Pengolah 2. Kode Unit Pengolah Eselon IIIEselon III

3. No.Urut Surat3. No.Urut Surat 4. Tahun Pembuatan4. Tahun Pembuatan

3636

CONTOH :CONTOH : KEGIATAN DITJEN BINA YANDIK DALAM KEGIATAN DITJEN BINA YANDIK DALAM RANGKA PENYUSUNAN STANDARISASI, MAKA RANGKA PENYUSUNAN STANDARISASI, MAKA KODE YANG DIGUNAKAN ADALAH :KODE YANG DIGUNAKAN ADALAH :

YM.01.11 POKOK MASALAH UTK KEGIATAN YANG

TERKAIT DENGAN DITJEN BINA YANDIK

sUB MASALAH UNTUK KEGIATAN PENYUSUNAN STANDARISASI

SUB-SUB MASALAH STANDARISASI YAITU PELAYANAN KEPERAWATAN DASAR

3737

• SURAT DINAS YANG DI TTD PEJABAT ES II ( DIR BINA YAN KEPERAWATAN )

YM.01.11./1/100/2008 KODE KLASIFIKASI YG BERKAITAN DG PENYUSUNAN STANDARISASI KEPERAWATAN DASAR KODE UNIT PENGOLAH SETINGKAT

ESELON III YAITU SUBDIT BINA

PELAYANAN KEPERAWATAN DASAR

NOMOR URUT SURAT

TAHUN PEMBUATAN SURAT

3838

• SURAT DINAS YANG DITANDATANGANI DIRJEN BINA SURAT DINAS YANG DITANDATANGANI DIRJEN BINA YANDIK (ES IYANDIK (ES I))

YM.01.11/IV/100/2008YM.01.11/IV/100/2008

KODE KLASIFIKASI YG BERKAITANKODE KLASIFIKASI YG BERKAITAN DG PENYUSUNAN STANDARISASI DG PENYUSUNAN STANDARISASI PELAYANAN KEPERAWATAN DASAR PELAYANAN KEPERAWATAN DASAR

KODE UNIT PENGOLAH ES IIKODE UNIT PENGOLAH ES II (DIT BINA PELAYANAN (DIT BINA PELAYANAN

KEPERAWATAN)KEPERAWATAN)

NOMOR URUT SURATNOMOR URUT SURAT

TAHUN PEMBUATAN SURATTAHUN PEMBUATAN SURAT

3939

4. Pengetikan

a. Bentuk Naskah Dinas

b. Ukuran dan Jenis Kertas c. Bentuk Huruf d. Ruang Tepi e. Kepala Surat Dinas f. Cap/ Stempel Dinas g. Sampul Surat h. Penulisan Alamat Surat i. Pembubuhan Paraf j. Tinta Paraf dan Tanda Tangan

4040

C. C. Kewenangan PenandatangananKewenangan Penandatanganan Naskah Dinas Naskah Dinas

1. Kewenangan menandatangani naskah dinas departemen yang bersifat kebijakan/ keputusan/ arahan nasional dan politis berada pada Menteri.

2. Kewenangan menandatangani naskah dinas yang bersifat teknis dapat dilaksanakan oleh Pejabat Eselon I dan atau Pejabat Eselon II sesuai dengan tupoksinya.

3. Pelimpahan wewenang hanya ditujukan untuk Pejabat yang secara Struktural berada di bawahnya. Pelimpahan wewenang dimaksudkan untuk menunjang kelancaran tugas.

4141

Bentuk Pelimpahan Wewenang Penandatanganan Bentuk Pelimpahan Wewenang Penandatanganan adalah sebagai berikut:adalah sebagai berikut:

• Atas nama (a.n.)Atas nama (a.n.) Contoh:Contoh: a.n Menteri Kesehatana.n Menteri Kesehatan Direktur Jenderal Bina YandikDirektur Jenderal Bina Yandik

Nama PejabatNama Pejabat NIPNIP

• Untuk beliau (u.b.)Untuk beliau (u.b.) a.n Menteri Kesehatana.n Menteri Kesehatan Direktur Jenderal Bina YandikDirektur Jenderal Bina Yandik u.bu.b Direktur Bina Pelayanan Keperawatan DasarDirektur Bina Pelayanan Keperawatan Dasar

Nama PejabatNama Pejabat NIPNIP

4242

• SUMBER PUSTAKA :SUMBER PUSTAKA :

• MACHFUR, SHMACHFUR, SH

• Biro Umum Setjen Depkes TAHUN 2010Biro Umum Setjen Depkes TAHUN 2010

Semoga dapat bermanfaat sebagai acuan dan Semoga dapat bermanfaat sebagai acuan dan persamaan persepsi dalam melakukan kegiatan persamaan persepsi dalam melakukan kegiatan

administrasi perkantoran pada setiap unit organisasi administrasi perkantoran pada setiap unit organisasi Kemenkes RIKemenkes RI

Poltekkes BengkuluPoltekkes Bengkulu