Tata Kelola It

DRAFT SISTEM INFORMASI RUMAH SAKITLatar belakangDalam menjalankan fungsi sebagai pembinaan upaya kesehatan, dirjen BUK kementrian Kesehatan membutuhkan informasi yang handal, tepat,cepat dan uptodate untuk mengambil keputusan. Informasi-informasi tersebut didapat dari unit-unit/instansi yang terkadang diluar control dirjen BUK dan tidak seragam. Sisi lainnya, Rumah sakit sebagai binaan dirjen BUK sering mengalami kesulitan dalam pengelolaan informasi untuk internal apalagi untuk ektertanal. Banyak rumah sakit mengalami kegagalan dalam membangun dan mengembangkan system informasi, banyak pula rumah sakit melakukan out sourcing atau KSO dengan biaya yang relative besar yang pada akhirnya ikut membebani biaya kesehatan bagi pasien / masyarakat. Karena itu dipandang perlu membangun kerangka acuan kerja (framework) dan software aplikasi system informasi rumah sakit opensource generic untuk rumah sakit di Indonesia. Dengan adanya software aplikasi opensource generik ini diharafkan rumah sakit di Indonesia dapat mendownload, mengembangkan, mengimplementasi dan memelihara sendiri. Sehingga suatu saat terdapat kesergaman data yang dikirim ke kementrian kesehatan RI.

PRINSIP-PRINSIPUmum Bisnis Creating a lifelong Patient Health Record Enabling Patient Access to their own health record Providing Portals and Gateways to health information and advice 1 BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT Integrity Agility and Flexibility Scalability Focusability Granularity Implementation independent of design Thorough engineering and testing

Provision of new, consistent, role-based user interfaces drawing their data from the underlying current applications Preservation of Patient, user and disease context across services Maintenance of Patient Confidentiality including the anonymisation and pseudonymisation of data when used outside a valid doctor-patient relationship Compliance with national Consents/Permissions legislation and governance standards Use of XML, HL/7v3 and encoding standards for clinical data Management and Application of Patient/Clinician Legitimate Relationships Construction and supervision of Patient Care Pathways and Journeys Definition and management of Clinical and Administrative processes Document and Image Management Delegations of authority and Group Authorizations to view patient data Interfacing and service enablement of legacy applications Teknis Open standards (hardware, software, and network) Standardize common data (i.e. formats) Ensure interoperability Handal dan aman Dapat dikembangkan dan dimpementasi secara bertahap / bertumbuh Navigasi sederhana / user friendly

STRATEGITata kelola Sistem informasi yang baik harus selaras dengan fungsi, visi, misi dan strategi organisasi. Secara generic fungsi rumah sakit menurut WHO : memberikan pelayanan kesehatan lengkap kepada masyarakat baik kuratif maupun rehabilitatif, dimana output layanannya menjangkau pelayanan keluarga dan lingkungan, rumah sakit juga merupakan pusat pelatihan tenaga kesehatan serta untuk penelitian biososial. Rumah sakit juga merupakan pusat pelayanan rujukan medik spsialistik dan sub spesialistik dengan fungsi utama menyediakan dan menyelenggarakan upaya kesehatan yang bersifat penyembuhan (kuratif) dan Pemulihan (rehabilitasi pasien). Dengan demikian secara umum system informasi rumah sakit harus selaras dengan core bussines dari rumah sakit itu sendiri.terutama untuk informasi riwayat kesehatan pasien atau rekam medis (tentang indentitas pasien Pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien), informasi kegiatan operasional (termasuk informasi sumber daya manusia,Material, alat kesehatan/mesin uang), researh serta summary (data warehouse dan bussines intelegence).

2

BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT

Keberhasilan implementasi system informasi bukan hanya ditentukan oleh teknologi informasi tetapi juga oleh factor lain, seperti proses bisnis, change management, tata kelola IT dan lain-lainnya. Karena itu bukan hanya teknologi tetapi juga kerangka kerja secara konfrehensif system informasi RS.

KEBIJAKANKebijakan yang paling penting adalah menentukan aspek legal dokumen medis yang tidak dibahas pada dokumen ini, tapi pada dokumen yang lebih khusus. Kemudian menentukan model opensource seperti apa yang digunakan apakah mengadopsi GPL, MIT, membuat model sendiri atau mengadopsi yang lainnya. Sedang bebarapa kebijakan yang perlu diambil untuk berhasilnya impementasi diantaranya : Kebijakan change managemen Kebijakan operasional Kebijakan implementasi

PROSES BISNISFront office (yang beruhubungan dengan pasien) Setiap rumah sakit memiliki prosedur yang unik (berbeda satu dengan lainnya), tetapi secara umum/generik memiliki prosedur pelayanan terintegrasi yang sama yaitu proses pendaftaran, proses rawat (inap atau jalan) dan proses pulang (seperti pada gambar berikut)

3


Data yang dimasukan pada proses rawat akan digunakan pada proses rawat dan pulang. Selama proses perawatan, pasien akan menggunakan sumber daya, mendapat layanan dan tindakan dari unit-unit seperti farmasi, laboratorium, radiologi, gizi, bedah, invasive, diagnostic non invasive dan lainnya. Unit tersebut mendapat order / pesanan dari dokter (misalnya berupa resep untuk farmasi, formulir lab dan sejenisnya) dan perawat. Jadi dokter dan perawat sebagai aktor /SDM inti pada proses bisnis rumah sakit (seluruh order berasal dari mereka). Karena itu kami menyembutkan inti system ini sebagai order communation system.

Back-office Sama dengan bisnis lainnya, rumah sakit juga unit yang mengelola sumber daya fisik (Manusia,Uang, Mesin / alat kesehatan/Aset, Material seperti obat,reagen, alat tulis kantor, barang habis pakai dan sejenisnya). Walaupun proses bisnis unik setiap rumah sakit tapi tetap terdapat proses umum, diantarnya perencanaan, pembelian/pengadaan, pemeliharaan stok / inventory, pengelolaan Aset, pengelolaan SDM, pengelolaan uang (hutang, piutang, kas, buku besar dan lainnya). Proses back office ini berhubungan/link dengan proses pada front office, Secara blok digambarkan berikut ini.

4


Front Office Proses bisnis data tidak terstruktur Proses-proses bisnis tersebut diatas yang melibatkan data-data terstruktur (yang dapat dikelola dengan Relational database management system), selain itu terdapat proses bisnis yang melibatkan data yang tidak terstruktur seperti : alur kerja, surat diposisi, email, manajemen proyek, kolaborasi, tim work, manajemen dokumen dan sejenisnya.

ARSITEKTUR INFRASTRUKTURTrend kebutuhan infrastruktur jaringan komputer kedepan bukan hanya untuk kebutuhan Sistem informasi RS saja, tetapi juga harus mampu digunakan untuk berbagai hal, seperti jalur telpon IP, CCTV, Intelegent building, Medical Equipment dan lain-lain. Untuk mendukung pelayanan tersebut maka komunikasi data yang disyaratkan adalah : infrastruktur jaringan yang

1. Meningkatkan unjuk kerja dan memudahkan untuk melakukan managemenlalu lintas data pada jaringan komputer , seperti utilisasi, segmentasi jaringan dan security

2. Membatasi broadcase domain pada jaringan, duplikasi ip address dansegmentasi jaringan menggunakan VLAN (Virtual LAN) untuk setiap gedung dan atau lantai.

3. Memiliki

jalur backbone fiber optik dan backup yang berbeda jalur, pada keadaan normal jalur backup digunakan untuk memperkuat kinerja jaringan / redudant, tapi dalam keadaan darurat backup jaringan dapat mengambil alih kegagalan jaringan BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT

5

4. Memanfaatkan perlatan aktif yang ada, baik untuk melengkapi kekurangansumber daya maupun sebagai backup.

5. Dianjurkan pemasangan oleh vendor jaringan yang tersertifikasi( baikperkabelan maupun perangkat aktif). 6. Dokumentasi sistem jaringan lengkap (perkabelan, konfigurasi, uji coba dan sejenisnya) baik hardcopy maupun softcopy. 7. Mengingat penggunaan jaringan yang komplek kedepan, maka perangkat aktif mengharuskan pengelolaan bertingkat, seperti adanya : - Core switch yang merupakan device vital dalam Local Area Network di RUMAH SAKIT dimana core switch ini sebagai bacbone LAN dan sentral switch yang berperan dalam prosessing semua packet dengan memproses atau men-switch traffic secepat mungkin). - Distribution switch yang merupakan suatu device antara untuk keperluan pendistribusian akses antar core switch dengan access switch pada masing-masing gedung, dimana antara sebaiknya distribution switch dan core switch terhubung melalui fiber optic. - Acces switch yang merupakan suatu device yang menyediakan user port untuk akses ke network.

ARSITEKTUR DATAKondisi saat ini pada rumah sakit pemerintah (vertical maupun pemda),umumnya memiliki beberapa software aplikasi dari instansi pemerintah eksternal, misalnya SAI, SKBMN, ASKES, INA-CBGS, SIMPEG dan lain-lain.Selain itu terdapat softwaresoftware aplikasi untuk menunjang pelayanan, misalnya Laboratorium Information System yang terpisah, Radiologi Information system yg terpisah dan sejenisnya. Kondisi seperti ini menyebabkan pulau-pulau informasi yang sulit untuk diintegrasikan yang mengakibatkan proses re-entry. Untuk menghindari pulau-pulau aplikasi dan memudahkan kementrian kesehatan mengolah data yang homogen, maka perlu dibuat arsitektur data yang baik, untuk mengakomodir kebutuhan informasi para stake holder. Beberapa aspek Kodefikasi

Kodefikasi selain keharusan untuk otomatisasi / komputerisasi, juga diperlukan untuk integrasi dan penglolaan lebih lanjut seperti statistik. Mapping

Karena sering berbeda keperluan kodefikasi data, maka diperlukan mapping data untuk integrasi dan pengelolaan lebih lanjut, misalnya mapping kodefikasi antara tariff dengan kode perkiraan/ chart of account, mapping kode kabupaten/kota dengan propinsi dan sejenisnya. 6 BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT

-

Standard pertukaran data antar aplikasi

Beberapa software aplikasi yang terpisah, membutuhkan standard pertukaran data agar dapat berkomunikasi satu aplikasi dengan lainnya. Seperti Heath Level 7 (HL7), DICOM, XML dan sejenisnya. Database

Desaing struktur database,sebaiknya mengacu pada best practice database rumah sakit dan mengambil dari sumber terbuka serta mempertimbangkan kebutuhan informasi stake holder terkait.

ARSITEKTUR APLIKASIMengingat kompleksnya proses bisnis pada RS, berikut ini gambaran arsitektur minimal yang dapat mengakomodir kebutuhan informasi.

7


SINGLE SIGN ON AUTHENTICATION (SSO) Modul ini untuk mengelola otentifikasi / hak akses pengguna komputer terhadap jaringan, aplikasi, database dan sejenisnya, fungsi-fungsi minimal modul ini : 1. Mengelola database direktory akses, sebagai sarana penyimpanan user id, password, profile dan hak akses sumber daya informasi. 2. Terhubung dan Sebagai referensi sistem lainnya untuk otentifikasi seluruh sistem yang ada.

Front OfficeMANAJEMEN ANTRIAN Sistem manajemen antrian mengelola data/informasi yang terhubung dari

perjanjian, pembayaran dan langsung tercatat di masing-masing kamar dokter. Sub sistem / modul pengelola nomor antrian secara otomatis dan memungkinkan pelacakan alur pasien, terdisplay di depan pintu tiap-tiap kamar pemerikasaan sesuai dengan jumlah pasien masing-masing slot/dokter/layanan. 1. mengelola nomor antrian secara otomatis dan memungkinkan pelacakan alur pasien, minimal digunakan pada poliklinik umum, apotik, laboratorium, diganostik non invasif dan unit-unit yang membutuhkan antrian. 2. mencetak laporan yang menunjukkan waktu menunggu yang memerlukan perhatian khusus pada di tingkat layanan. 3. terlihat perbedaan tipe pasien 4. mengelola nomor antrian pengambilan obat yang terhubung langsung ke Apotik. 5. nomor antrian digunakan sebagai nomor panggil ke setiap layanan, yang pemberlakuannya sesuai kebijakan manajemen

PERJANJIAN8 BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT

Sub sistem / modul pengelola Sistem perjanjian (appointment) digunakan untuk membantu penjadwalan janji dokter / resources / operasi (mingguan / bulanan / harian), memungkinkan untuk melakukan perjajian melalui SMS, telpon, web dan onsite.1. Perjanjian dapat dilakukan pada TPP Poli Umum, Poli Eksekutif, 2.

3. 4. 5. 6.7.

Diagnostik Non Invasif, Radiologi&Nuklir, Bedah, Diagnostik Invasif. Perjanjian terhubung dengan Tracer untuk pengambilan filing pada kunjungan ke tindakan tertentu. perjanjian, pembatalan, dan penjadwalan ulang perjanjian sesuai dengan jadwal dan qouta dokter menampilkan dan mencetak perjanjian menampilkan informasi ringkas dan detail mengenai perjanjian pasien menampilkan informasi pasien yang belum datang atau pasien aktif yang masuk dalam list perjanjian keluar Hidup dari Ruang Perawatan dapat melakukan Perjanjian Konsul Poliklinik di ruang perawatan.

PENDAFTARAN Modul pendaftaran merupakan sistem yang mengelola data/informasi yang berhubungan dengan pasien dari pendaftaran pasien masuk rumah sakit. 1. Mencakup pendaftaran emergency, poli umum, poli eksekutif, rawat inap sesuai dengan kebutuhan. 2. Mengakomodir penerimaan pasien non rs/pasien dari rumah sakit lain pada setiap layanan 3. menampilkan informasi status/ketersediaan sumber daya (kamar, peralatan, SDM, dsb) 4. terlihat warning pasien jika pasien dari kunjungan sebelumnya masih memiliki hutang ( informasi piutang pasien)

WARD MANAGEMENT

Modul ini untuk mengelola data/informasi pasien dan sumber daya selama pasien dalam ruang rawat inap . 1. Sensus pasien sesuai dengan fisik ruangan (real time), keperawatan (EMR) 2. Mengelola aktifitas pasien selama dalam ruang rawat.9 BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT

catatan

3. Mengelola pemindahan pasien / transfer 4. Mengelola pemulangan pasien discharge 5. Terhubung dengan order management 6. Menampilkan History pasien 7. terhubung dengan Sistem Informasi perangkat Klinik / Clinic device Information System /CDIS, LIS,RIS,CDSS, PACS dan sejenisnya yang berhubungan dengan klinisi dan perawatan.

POLIKLINIK

Modul ini untuk mengelola data/informasi pasien dan sumber daya selama pasien dalam ruang poliklinik rawat jalan . 1. Terhubung dengan modul pendaftaran dan perjanjian 2. Mengelola aktifitas pasien selama dalam poliklinik ruang jalan. 3. Terhubung dengan order management 4. Menampilkan History pasien 5. Terhubung dengan Sistem Informasi perangkat Klinik / Clinic device Information System /CDIS, LIS,RIS,CDSS, PACS dan sejenisnya yang berhubungan dengan klinisi dan perawatan.

GAWAT DARURAT / EMERGENCY

Modul ini untuk mengelola data/informasi pasien dan sumber daya selama pasien dalam ruang gawat darurat /emergency . 1. Terhubung dengan modul pendaftaran 2. Sensus pasien sesuai dengan fisik ruangan (real time), keperawatan (EMR) 3. Mengelola aktifitas pasien selama dalam ruang rawat. 4. Mengelola pemindahan pasien / transfer 5. Mengelola pemulangan pasien discharge 6. Terhubung dengan order management 7. Menampilkan History pasien catatan

10


8. terhubung dengan Sistem Informasi perangkat Klinik / Clinic device Information System /CDIS, LIS,RIS,CDSS, PACS dan sejenisnya yang berhubungan dengan klinisi dan perawatan.

ORDER MANAGEMENT Modul ini bertujuan untuk melakukan order elektronik untuk pelayanan(misal konsultasi) dan penunjang pelayanan medis. 1. Mampu melakukan set order, misalnya order paket emergensi-1 sudah terdiri dari order laboratorium, radiologi dan farmasi. 2. Entri, review, copy dan / atau validasi order pelayanan atau penunjang (misal ; lab, radiologi, Farmasi, Diagnostik Non Invasif dan sejenisnya) 3. Terhubung dengan modul billing4. Pembatalan order sesuai kebijakan yg diterapkan RUMAH SAKIT

BEDAH/ OPERATING THEATER Modul ini untuk mengelola data/informasi yang terkait dengan penjadwalan bedah, pengaturan, peralatan bedah, pengaturan anestesi, dan sejenisnya.Fasilitas minimal yang harus tersedia: 1. Mengelola manajemen operation theatre. 2. Penjadwalan dan terhubung dengan modul perjanjian3. Terhubungan dengan modul order management

4. Terhubung dengan modul billing 5. Terhubung dengan Sistem Informasi perangkat Klinik / Clinic device Information System /CDIS, LIS,RIS,CDSS, PACS dan sejenisnya yang berhubungan dengan klinisi dan perawatan. 6. Menampilkan history pasien

RADIOLOGI & NUKLIR, DIAGNOSTIK NON INVASIF, DIAGNOSTIK INVASIF NON BEDAH, ,VASKULAR, REHABILITASI MEDIS

Modul ini bertujuan untuk data/informasi yang terkait dengan pelayanan penunjang baik rawat inap maupun rawat jalan 1. Terhubung dengan modul pendaftaran 2. Terhubung dengan modul perjanjian11 BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT

3. Terhubungan dengan modul order management

4. Terhubung dengan modul billing 5. Terhubung dengan Sistem Informasi perangkat Klinik / Clinic device Information System /CDIS, LIS,RIS,CDSS, PACS dan sejenisnya yang berhubungan dengan klinisi dan perawatan. 6. Menampilkan history pasien 7. Manajemen pencatatan hasil pemeriksaan8. Mendukung

voice recognition System (VRS), minimal perekaman suara untuk hasil.

FARMASI DAN APOTIK Modul ini untuk mengelola data/informasi yang terkait dengan pelayanan apotek terhadap pasien rawat inap dan rawat jalan serta menelusuri resep obat, proses pemberian dan pengadministrasian. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Apotik penjualan bebas, resep rawat jalan, Konsinyasi Layanan Racikan Retur Penjualan Resep rawat inap Etiket Penerimaan/Retur Penerimaan 7. terhubung dengan Inventory. 8. terhubungan dengan order management system dan billing system.

LABORATORIUM Sub-Sistem ini untuk mengelola data/informasi yang terkait dengan pelayanan di laboratorium, pendaftaran untuk pasien yang datang langsung ke laboratorium, sampai pada pembayarannya dilakukan di laboratorium. 1. 2. 3. 4. 5. Tehubung dengan modul pendaftaran Terhubung dengan modul order management Terhubung dengan modul LIS Terhubung dengan modul billing Mendukung beberapa laporan yang saat ini digunakan dan laporan yang dibutuhkan pada tahap analisa 6. Terhubung dengan inventory untuk reagen (Usulan pembelian, penerimaan, stock, pengeluaran, pemakaian)12 BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT

GIZI / NUTRISI /DIET Modul ini untuk mengelola data/informasi yang berhubungan dengan dapur rumah sakit, mengelola berbagai menu yang disesuaikan dengan jenis diet.1. Terhubung

dengan modul order managemen(order makanan /perintah diet yang diinput secara langsung dari setiap ruang perawatan dan secara otomatis diterima di bagian gizi 2. mengelola data/informasi yang terkait dengan dapur rumah sakit)3. mengelola data/informasi yang berhubungan dengan permintaan

diet, pembatalan dan permintaan kembali4. Terhubung dengan inventory

5. Proses Asuhan Gizi 6. Terhubung dengan modul billing, katering 7. Terhubung dengan Clinica Decision Support System (CDSS), terutama dapat memberikan warning diet alergi dan makanan khusus berkaitan dengan keyakinan 8. Mendukung cetakan Etiket 9. Terhubung dengan Inventory

BILLING Modul ini bertujuan untuk melakukan pengelolaan tagihan (juga disebut tagihan atau rekening piutang) pasien / pelanggan / penjamin. Seluruh fungsi-fungsi yang ada pada sistem saat ini berjalan harus terdapat pada modul ini, kecuali jika terdapat persetujuan dengan pengguna atau tim yang ditunjuk RUMAH SAKIT, fungsi tersebut diantaranya : 1. Terhubung dengan modul order management 2. Penerbitan tagihan / billing pasien. 3. Menyediakan informasi mengenai pembayaran dan piutang pasien. 4. Memfasilitasi pelacakan perubahan dalam pelayanan dan bahan-bahan mulai dari pendaftaran sampai pasien keluar. 5. Mengatur pengelompokan penagihan pembayaran lunas dan piutang pasien 6. Terintegrasi dengan seluruh proses pelayanan yang terkait dengan billing, seperti perawatan, penggunaan obat, dan seterusnya.7. Mendukung sistem pembayaran Fee for service yang berlaku di RUMAH

SAKIT13 BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT

8. Mendukung sistem pembayaran Package casemix

dan Non casemix

yang berlaku di RUMAH SAKIT 9. Multi payment (Satu Account dibayar oleh lebih dari satu penjamin dan satu account menggunakan lebih dari satu jenis pembayaran /kas/kartu debet / kartu kredit dan sejenisnya) 10. pengelolaan Paket Tindakan dan Non Paket Tindakan 11. Terhubung dengan modul Akuntasi (MIS)

ELECTRONIC MEDICAL RECORDS

Modul ini untuk mengelola seluruh pencatatan medis mulai pasien masuk hingga pasien keluar secara eletronik. Fungsi-fungsi yang terdapat pada modul ini minimal 1. Terhubung dengan seluruh sistem yang terdapat pada OCS (mulai perjanjian, pendaftaran, ward management, polikinik, UGD, order manajemen, seluruh modul penunjang hingga pasien pulang). 2. Terhubung dengan Sistem Informasi perangkat Klinik / Clinic device Information System /CDIS, LIS,RIS,CDSS, PACS dan sejenisnya yang berhubungan dengan klinisi dan perawatan. 3. Mendukung pencatatan rekam medis secara elektronik dengan perangkat hardware tertentu oleh petugas (dokter dan perawat).4. Dapat

menyimpan data historis pasien dalam format digital sehingga dapat dengan mudah dilakukan back-up untuk menghindari kerusakan ataupun hilangnya data.

5. Dapat menyajikan semua data/ informasi klinis pasien yang tersimpan dalam repositori data. 6. Dapat digunakan untuk mengelola catatan medis di setiap workstation poliklinik, ruang perawatan, dan manajemen direktorat pelayanan. 7. Dapat digunakan oleh petugas medis berikutnya (dokter dan perawat) untuk melihat rekam medis sebelumnya secara elektronik sehingga dapat diketahui histori tindakan sebelumnya. 8. Dapat digunakan untuk memperoleh informasi posisi rekam medik yang disimpan secara fisik (non-elektronik) karena pertimbangan tertentu yang terkait dengan medical record tracking. 9. EMR mencakup catatan keperawatan dan catatan medis lainnya. 10.14

mendukung Clinical Pathway


11. mengelola catatan medis di setiap poliklinik, ruang perawatan, dan

manajemen direktorat pelayanandata historis pasien dapat diolah sesuai kebutuhan penelitian secara text ataupun gambar dan dilakukan back-up untuk menghindari kerusakan ataupun hilangnya data ( sesuai An electronic medical record (EMR)) 12. sistem pelacakan aktivitas medis yang dapat diintegrasikan dengan bentuk penagihan web yang dirancang sesuai dengan persyaratan yang tepat dari perusahaan asuransi swasta (sesuai dengan Medical Record Tracking) 13. GBJ, RL.1, RL.2a/b, RL3,RL. 5, RL.6, indeks pasien, dokter, penyakit, tindakan, laporan Case-Mix, diagnosa terbesar, laporan kinerja dokter, BOR, LOS, TOI, BTO, data realisasi/prognosa PICTURE ARCHIVE COMMUNICATION SYSTEM (PACS) Sistem untuk menyimpan, membaca dan mencari informasi citra medis (misalnya : X-ray, CT, Cath, Ultrasono grafi / Echo Cardiographi dan sejenisnya, fungsi minimal yang harus dipenuhi : 1. Mampu membaca langsung gambar digital (DICOM) dari perlatan medis yang menghasilkan citra (baik gambar diam maupun gambar bergerak) di RSJPDH saat ini. Seperti pada peralatan Cath, Echo, Nuklir dan sejenisnya. 2. Mengelola penyimpanan citra medis tersebut. 3. Menyediakan viewer untuk gambar yang telah disimpan tersebut. 4. Terhubung dengan OCS dan rekam medis elektronik 5. Untuk peralan medis yang tidak support DICOM, mengambil data/gambar dalam bentuk video harus mampu

6. Menyediakan video viewernya

DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DMS) Sistem ini untuk menyimpan dan melacak / menemukan dokumen elektronik, fungsi-fungsi minimal sistem ini: 1. Mengelola manajemen dokumen elektronik (baik gambar atau teks). 2. Terhubung dengan sistem OCS, MIS dan office authomation/workfow 3. Mampu mengambil data alihmedia yang telah ada.

15


CLINICAL DECISION SUPPORT SYSTEM (CDSS) Sistem ini membantu memberi keputusan klinik dengan kebijakan yang telah ditetapkan, : 1. Memberikan ditetapkan. alert/warning pada kebijakan dan prosedur yang

2. Terhubung dengan OCS

CLINICAL DEVICE INSTRUMENT SYSTEM (CDIS) Modul ini untuk membaca data / informasi langsung dari peralatan kedokteran, seperti EKG, Bedside monitor dan sejenisnya, beberapa fungsi minimal : 1. Mampu membaca langsung pelatan medis digital, seperti EKG, Bedside monitor dan sejenisnya. 2. Menyediakan viewer data yang telah dicapture 3. Terhubung dengan OCS.

CLINICAL PATHWAY Modul ini untuk mencatat, menyimpan, melacak dan men-share catatan klinik (yang telah ditetapkan sebagai clinical pathway) :1. Mencatat, menyimpan, melacak dan men-share catatan klinik (yang

telah ditetapkan sebagai clinical pathway). 2. Terhubung dengan OCS

CUSTUMER RELATION MANAGEMENT (CRM) Modul ini digunakan untuk mengelola data pelanggan / pasien. Fungsi-fungsi minimal yang harus ada: 1. Mengelola data / informasi pelanggan 2. Pengelompokan type data / informasi pelanggan / penjamin .16 BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT

3. Mendukung beberapa laporan rutin yang tentang pelanggan yang dibutuhkan OFFICE AUTHOMATION, WORKFLOW, KOMUNIKASI DAN KOLABORASI Sistem ini mengakomodir perkantoran elektronik, komunikasi dan kolaborasi antar karyawan dan stake holder, beberapa fungsi minimal : 1. Mengelola tata persuratan. 2. Mengelola tugas dan penjadualan 3. Share dokumen-dukumen organisasi seperti SOP, SPM dan sejenisnya 4. Portal perusahaan / intranet 5. Terhubung /Integrasi dengan DMS 6. Terhubung dengan OCS dan MIS

DATA WAREHOUSE Data warehouse ditujukan untuk melayani query yang panjang, yang kadang-kadang disebut decision support system atau data repository. Data warehouse akan digunakan sebagai media pelaporan, analisis data, riset dan pendidikan. Sistem data warehouse harus dapat mendukung minimum 3 aspek berikut:1. Penjaminan kualitas (quality assurance), peningkatan kualitas, dan

perlindungan pasien. 2. Administrasi. 3. Pendidikan dan penelitian. Fasilitas minimal yang harus tersedia: 1. Repositori atas informasi yang terintegras untuk kepentingan analisis. 2. Dapat mengambil data/informasi dari sumber heterogen. 3. Dapat digunakan untuk menyajikan laporan terkait dengan alur pasien, aktivititas, utilisasi tempat tidur, dan manajemen kapasitas. 4. Dapat digunakakan untuk menyajikan informasi transfer inter dan intra-fasilitas. 5. Dapat digunakakan untuk menyajikan informasi pengukuran beban kerja SDM medis.6. Dapat digunakakan untuk menyajikan laporan kepentingan pendidikan,

seperti prosedur/ penanganan yang dilakukan praktisi medis.17 BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT

7. Dapat digunakakan untuk menyajikan informasi statistik penyakit. 8. Dapat digunakakan untuk menyajikan informasi statistik penggunaan

alat.

SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF / BUSSINESS INTELEGENCE LITBANG Modul ini memberikan informasi pada para eksekutif, minimal : 1. Summary statistik dari transasksi operasional 2. summary pendapatan 3. summary biaya

DAN

BACK OFFICEPEMBELIAN & PENERIMAAN BARANG / JASA Modul untuk mengelola data/informasi yang terkait dengan proses pembelian barang dan jasa, penerbitan kontrak hingga proses penerimaan barang / jasa. Fungsi-fungsi yang terdapat pada modul ini minimal :1. Mendukung usulan pembelian oleh user / Requisition

2. Mendukung Proses pengadaan/pembelian 3. manajemen penerimaan barang/jasa rumah sakit 4. Penerbitan berita acara penerimaan barang / jasa 5. Terhubung dengan modul inventori, manajemen hutang dan kas pada akuntansi 6. Terhubung dengan modul asset 7. Terhubung dengan modul HRD untuk jasa pelatihan 8. Tersedia laporan rutin yang dibutuhkan pengguna

MANAJEMEN PERSEDIAN / INVENTORY Modul ini untuk mengelola data/informasi yang terkait dengan pengadaan bahan, pemeliharaan, distribusi, dan sejenisnya. 1. Multi gudang (Farmasi / apotik, Perlengkapan umum, Linen, Reagen & Gizi) dan multi sub gudang (depo-depo farmasi)

18


2. Dapat mengelola manajemen persediaan rumah sakit yang memiliki beberapa unit / depo persediaan. 3. Dapat mengelola rencana pembelian persediaan. 4. Dapat mengatur perkiraan persediaan dan manajemen reservasi. 5. Dapat membuat pelaporan persediaan sesuai dengan kebutuhan. 6. Manajemen distribusi barang 7. Mendukung metode FIFO dan Average 8. Terhubung dengan modul pembelian 9. Terhubung dengan modul general ledger / Akuntansi 10. Mendukung fitur stok opname 11. Mendukung pelaporan-pelaporan yang rutin dibutuhkan RUMAH SAKIT

MANAJEMEN ASSET Modul ini untuk mengelola data/informasi yang berhubungan aset berwujud yang memiliki umur lebih dari satu tahun dan tidak mudah diubah menjadi kas. Jenis aset tidak lancar ini biasanya dibeli untuk digunakan untuk operasi dan tidak dimaksudkan untuk dijual kembali. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Manajemen Perlatan medik dan umum Manajemen gedung Riwayat pemeliharaan Manajemen Deprisiasi yang link dengan akuntansi Manajemen Pemusnahan asset Terhubung dengan modul pembelian Terhubung dengan modul general ledger /akuntansi

SUMBER DAYA MANUSIA 1. Proses Remunerasi hingga perhitungan pajak 2. Perhitungan lembur, shift, dan uang makan terintegrasi 3. Laporan seluruh manajemen pembayaran remunerasi, termasuk pajak dan pembayaran2 non-rutin untuk kontrol Manajemen 4. Integrasi SIREM dengan Unit Kerja 5. Perubahan Database NKM SMF 6. terintegrasi dengan SIREM. Harapannya bisa terintegrasi dan : 1. Informasi Pegawai terkini (update), antara lain: a. Daftar riwayat hidup b. Employee History (PA, Remunerasi, Jabatan, Latbang, Incidental Records, Absensi, Lembur, Cuti, Data PNS) c. Electronic File Pegawai19 BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT

2. Laporan Demografi Pegawai yg valid 3. Manajemen Hak Akses Pegawai 4. Akses database SDM secara online 7. Manajemen Link Lowongan Kerja di website RUMAH SAKIT 8. Pengumuman lowongan kerja dan aplikasi lamaran secara online (ada template lamaran kerja) 9. Pengumuman Proses Rekrutmen Online 10. Template Penilaian Kinerja (PA) pegawai tersedia bagi unit kerja: isi nilai, print, lalu tanda tangan penilai dan peg ybs data PA indv peg 11. Penilaian Kinerja di atas bs langsung di print dalam bentuk rekap PA Unit Kerja untuk di tanda tangan Kepala Unit dan dikirim ke SDM. data kontrol SDM 12. Penilaian Kinerja ini terintegrasi dengan SIREM untuk perhitungan remunerasi 13. Database Syarat Kompetensi Jabatan 14. Database Informasi Pegawai: Kompetensi, history jabatan, pendidikan, incidental records 15. Matrix Career Path / Plan RUMAH SAKIT 16. Menampilkan STO beserta pejabat2 di dalamnya 17. Pelaporan 18. Saat ini memiliki sistem yg terpisah dari SIREM/HRIS. Harapannya nanti bs terintegrasi dgn HRIS. Bila sdh terintegrasi memiliki: History pelatihan tiap pegawai (jenis latbang, biaya, waktu, evaluasi) Warning system resertifikasi Template usulan RAB & Surat Tugas Master RBA Latbang dan Ketentuan Biaya Latbang Saldo RBA Latbang 5. Sistem Cuti Pegawai : msk database perorangan (durasi, sisa cuti) 6. Sistem Adm PNS : input database perorangan (KGB, Kenaikan Pangkat, DP3, PAK/DUPAK). Warning sistem Adm PNS Piagam Penghargaan PNS 7. Fringe Benefit System Dana Kesehatan Jamsostek Dana Duka Dana Purnabakti 8. Punishment & Reward System 9. Positive/Negative Incidental Record 10. terhubung dengan mesin absen

20


BEBERAPA LAPORAN YANG DIBUTUHKAN Sistem ini untuk mengelola / menyajikan data/informasi berbagai jenis pengguna dan tingkat hirarki nya untuk membuat laporan yang dibutuhkan untuk melakukan kinerja yang luar biasa disegala operasional aspek. Menggunakan solusi navigasi yang userfriendly, pengguna dengan cepat dan mudah dapat menekstrak data dari sistem, menyingkat waktu dalam mengumpulkan berbagai jenis Fasilitas minimal yang harus tersedia: 1. Dapat menyajikan informasi historis terkait proses pelayanan dan sumber daya. 2. Dapat menyajikan laporan standar dan untuk tujuan tertentu. 3. Memiliki kemampuan analisis data komparatif dan periodik. 4. Dapat mengumpulkan dan menyajikan informasi statistik keuangan dan non-keuangan. 5. Dapat menyajikan informasi dari satu atau beberapa unit.6. Dapat men-track dan melaporkan data pasien masuk, termasuk antara

lama menginap yang diperkirakan dan realisasinya serta antara perkiraan biaya treatment dan realisasinya.7. Dapat menyajikan ad hoc report, terutama untuk keperluan user

umum yang bukan dari unit TI. 8. Dapat menyajikan pelaporan trend.9. Dapat

menyajikan keuntungan atau kerugian pendapatan per pelayanan dokter atau resources lainnya dan per pelayanan unit kesehatan.

10. Dapat menyajikan statistik risiko dan pencegahan, seperti keamanan bahan-bahan kimia pada alat medis, jumlah pasien yang meninggal, dan seterusnya. 11. Dapat menyajikan statistik angkatan kerja, seperti statistik kecelakaan, dokter, perawat, dan sejenisnya. 12. Dapat menyajikan informasi statistik umum, seperti:a. Statistik pasien (meninggal atau masih hidupnya pasien setelah

treatment).b. Statistik dokter (lama penggunaan resource dokter per pasien,

komposisi dan trend pelayanan yang diberikan, kepuasan21 BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT

pelayanan dokter per treatment per dokter)c. Statistik

pasien,

perubahan

pasien

setelah

perawat (lama penggunaan resource perawat per pasien, komposisi dan trend pelayanan yang diberikan, kepuasan pelayan perawat per pasien, perubahan pasien setelah dirawat per perawat).

d. Statistik human resources lain yang terkait pelayanan medis.

13. Dapat menyajikan informasi statistik penyakit, seperti penyakit jantung atau pembuluh darah yang lebih spesifik dan penyakit lainnya. 14. Dapat menyajikan informasi kematian pasien, seperti penyebab meninggalnya, lama harapan hidup, tingkat kematian, dan sejenisnya.

PERSYARATAN TEKNIS KEAMANAN DATA Untuk memenuhi syarat keamanan sebuah aplikasi entreprise, maka sistem yang ditawarkan harus memenui syarat-syarat sebagai berikut : 1. Aplikasi harus mendukung dan mengimplementasikan protokol keamanan dalam melakukan transfer data (seperti: SSL, TLS) 2. Aplikasi harus memungkinkan masing-masing user dapat didentifikasikan secara unik, baik dari segi nama dan perannya, yaitu: a. Didukung masa kadaluarsa user, nama, dan perannya. b. Memiliki log percobaan akses (berhasil atau gagal) oleh seluruh level akses (user, administrator, dan seterusnya).c. Memiliki fasilitas me-lock user yang gagal login setelah melalui

beberapa kali percobaan. d. Memiliki fasilitas log-off otomatis terhadap user yang tidak aktif setelah waktu idle tertentu.e. Didukung oleh two-factor authentication f. Mendukung beragam kapabilitas single sign on (SSO) g. Memiliki fasilitas untuk password enforcement. h. Mendukung akses berbasis peran (role-based access) 3. Aplikasi harus dapat menghindarkan administrative backdoors, special

previleges, dan software time bombs, yaitu: a. Didukung oleh kritografi data pada berbagai level. b. Didukung fasilitas keamanan pada tingkat transaksi/aktivitas.c. Didukung oleh fasilitas pembatasan akses (log-out) pada saat

pengujian atau pemeliharaan.22 BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT

4. Aplikasi harus dapat melakukan sanitasi terhadap input untuk mencegah eksploitasi celah keamanan aplikasi yang umum terjadi seperti : a. Buffer Overflow b. SQL Injection c. Cross Site Scripting d. Directory Traversal e. Local File Inclusion f. Local File Execution g. Remote File Inclusion h. Remote File Execution5. Akses melalui metode akses remote dapat berfungsi dengan baik

melalui aplikasi client (yaitu melalui VPN, modem, wireless, dan sejenisnya). 6. Software aplikasi dan database menghasikan audit trails, yang mengidentifikasikan: a. User b. Jam dan tanggal aktivitas c. Tipe aktivitas (baca, ubah, tambah, hapus, cetak, pelanggaran sign-on, dan seterusnya. d. Field yang diubah (dengan nilai sebelum dan setelah diubah).e. Perubahan password

f. Jumlah berapa kali mencoba masuk sebelum akses ditolak. g. Aktivitas yang ditolak7. Sistem enkripsi password diterapkan pada seluruh level dan tidak

memungkinkan administrator sistem untuk melakukan mengabaikan fungsionalitas tersebut. 8. Aplikasi dapat berfungsi dengan baik pada software anti-virus yang digunakan saat ini. 9. Sistem yang ditawarkan harus:a. Memiliki fungsi manajemen pengguna (user management).

b. Memiliki fungsi pendefinisian hak akses pada setiap level pengguna.c. Memiliki fungsi pengaturan hak akses add, update, dan delete

nama pengguna dan password-nya, di mana sistem manajemen23 BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT

usernya harus mampu mengakomodasi manajemen user yang ada sekarang.d. Mampu mengakomodasi manajemen user untuk kepentingan

pengembangan di masa datang, terutama terhadap pasien, calon customer, atau pihak terkait lainnya yang akan mengakses langsung (online) dari Internet sistem informasi RUMAH SAKIT untuk kepentingan perjanjian, melihat histori perawatan medis, atau kepentingan lainnya. e. Dapat digunakan untuk mengendalikan hak akses tertinggi terhadap data tertentu bukan berada pada administrator sistem, tetapi user tertentu dengan hak akses tertentu.f. Dapat digunakan untuk mengendalikan agar user tertentu yang

memiliki data (data owner) dapat membatasi hak akses administrator sistem pada data/informasi tertentu, seperti data/informasi rekam medik, riwayat penyakit pasien, dan sejenisnya.g. Dapat didukung oleh teknologi enkripsi yang memadai sesuai

dengan best practices standar internasional. h. Memiliki fasilitas pelacakan untuk kepentingan pengecekan keamanan, yaitu dapat memverifikasikan, membatasi, dan mentrack penggunaan user serta melindungi informasi yang sensitif. i. Memiliki fitur laporan audit trail, yaitu perekaman dan pemantauan kegiatan setiap data user (termasuk adminstrator), yang menyangkut kegiatan add, update, dan delete beserta tanggal, nama user, dan identitas komputernya.j.

Dapat digunakan untuk mengatur fasilitas view only untuk user tertentu secara ketat.

10. Keamanan password aplikasi dan database dapat diterapkan pada tingkat: Table User Group Record Column Views 11. Dokumentasi untuk kepentingan pengamanan diberikan dalam bentuk:a. Spesifikasi teknis system/arsitektur sistem (system technical

a. b. c. d. e. f.

specification/system architecture) b. Manual pengguna (end-user manual) c. Laporan-laporan d. Manual implementasi (implementation manual)24 BLUD RS SEKARWANGI| TATA KELOLA IT

e. Administrasi sistem (system administration)

f. Data model/process models g. Manual pelatihan (training manual)

ARSITEKTUR KEAMANANKeamanan fisik Keamanan jaringan Keamanan aplikasi

TATA KELOLA ITKeberhasilan implementasi system informasi yang baik sudah tentu mengharuskan penglolaan sumber daya informasi yang baik. Karena itu departemen IT/system informasi merupakan keharusan. Beberapa hal penting dalam tatakelola IT:

-

Struktur organisasi SI /IT Framework tatakelola IT mengacu pada cobit , ITIL

DAFTAR ISTILAH Pada dokumen ini terdapat banyak istilah, untuk mengurangi salah persepsi, maka berikut ini penjelesan istilah yang digunakan pada KAT ini :Teknologi Informasi /Information technology/IT Istilah yang menggambarkan kombinasi teknologi computer (hardware & software) dengan teknologi komunikasi (jaringan data, gambar dan suara) Sistem Informasi Pengaturan orang, data, prose dan teknologi informasi yang saling beriteraksi untuk mengumpulkan, memproag diproses, menyimpan dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi Hospital Information System / Sistem Informasi RS

25


Sistem informasi untuk keseluruhan Rumah Sakit dari level transaksi (baik front offie maupun back office), data ware house, Bussines Intelegence, system informasi eksekutif dan semuanya Sistem pemrosesan transaksi / system informasi transaksi Sistem informasi yang meng-capture dan memproses data transaksi bisnis Order Communication System (OCS) Sistem berbasis computer yang mengorganisasi, menyimpan, memproses dan mudah menemukan/mengambil data medis serta informasi mengenai pendaftaran, resep, hasil uji lab, perawatan medis, pekerjaan keperawatan, penagihan dan lainlain . Titik berat penamaan order communication, karena inti dari elektronik rekam medis dari order by doctor, disamping itu banyak system informasi RS tidak menggunakan order elektronik (menggunakan kertas) Sistem Informasi pada back office Dalam definisi umum adalah sistem informasi yang menyediakan pelaporan berorientasi manajemen berdasarkan pemrosesan trasaksi dan operasi organisasi, pada dokumen ini fokus pada system informasi untuk manajemen di back-office, karena menggunakan juga data dari front office. Selain itu pada front office untuk kebutuhan operasional transaksi pelayanan kemudian datanya diambil oleh back office. Sistem pendukung keputusan Sebuah system yang mengindentifikasi kesempatan pembuatan keputusan atau menyediakan inforasi untuk membantu pembuatan keputusan Sistem Informasi eksekutif Sebuah sitem yang mendukung perencanaan dan penilaian kebutuhan manajer eksekutif Expert system Sebuah system informasi yang meng-capture keahlian pekerja dan mensimulasikan keahlian tersebut pada keuntungan mereka yang tidak akhli Sistem komunikasi dan kolaborasi Sebuah system yang memungkinkan komunikasi lebih efektif antara pekerja, rekan kerja, pelanggan dan penyuplai untuk meningkatkan mereka berkolaborasi. Sistem otomatis perkantoran Sebuah system yang mendukung aktifitas kantor bisnis secara luas yang menyediakan aliran kerja yang diperbaiki di antara pekerja Rekam medic elektronik / EMR Menurut MRI (Medical Record Institute) Amerika Serikat ,definisi EMR (Electronic Medical Record System) adalah upgrade komputerisasi dari semua catatan kertas medis tanpa mengubah sistem kerja atau ruang lingkup informasi dan isi. Jadi EMR

26


adalah dirancang untuk masukan, mengatur dan menjaga rincian diagnosis pasien, pengobatan, operasi, dan pemeriksaan dalam sistem computer Sistem Informasi perangkat Klinik / Clinic device Information System /CDIS Sistem berbasis komputer yang membaca langsung dari perangkat medik digital (seperti EKG, Bedside monitor dan sejenisnya) tanpa harus memindai atau secara manual input data. Picture Archive Communication System /PACS sistem berbasis komputer untuk menyimpan, membaca, dan mencari informasi gambar medis. Sistem ini mengubah semua X-ray, CT, MRI, PET, dan hasil pemeriksaan SPECT berbasis radiologi menjadi gambar digital, menyimpannya dalam sistem memori berkapasitas besar, dan membantu dokter untuk membacanya di layar komputer.

27


Tata Kelola It

Documents