TA BSI BAB II 8-35

8

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem yaitu

pendekatan sistem yang berorientasi terhadap prosedur dan pendekatan sistem yang

berorientasi pada elemen atau komponennya.

Pendekatan sistem yang berorientasi terhadap prosedur menurut Jogiyanto

(2001:1) adalah “suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling terintegrasi,

berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan

suatu sasaran tertentu”.

Sedangkan pendekatan sistem yang kedua berorientasi pada elemen atau

komponen merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk

mencapai suatu tujuan tertentu. Dimana komponen-komponen itu saling bekerja sama

untuk menjalankan suatu fungsi untuk mencapai tujuan.

A. Karakteristik Sistem

Sistem mempunyai karakteristik-karakteristik tertentu, yaitu:

1. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja

sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem

atau bagian-bagian dari sistem.

9

2. Batasan Sistem (Boundary)

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan

sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini

memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem

menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan luar sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang

mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat

menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang

lainnya. Bentuk keluaran dari suatu subsistem akan menjadi masukan untuk

subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung tersebut. Dengan demikian

dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.

5. Masukan Sistem (Input)

Energi yang dimasukkan kedalam sistem disebut masukan sistem yang dapat

berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Sebagai

contoh didalam suatu unit sistem komputer, program adalah maintenance input

yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input

untuk diolah menjadi informasi.

6. Keluaran Sistem (Output)

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.

Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain. Seperti contoh sistem

10

informasi, keluaran yang dihasilkan adalah informasi yang mana informasi ini

dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain

yang menjadi input bagi subsistem yang lainnya.

7. Pengolah Sistem (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan merubah masukan menjadi

keluaran, sebagai contoh sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data

transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.

8. Sasaran Sistem (Objective)

Yaitu segala sesuatu yang harus dicapai dalam pelaksanaan sebuah sistem.

Sasaran sangat menentukan kebutuhan akan masukan dan keluaran yang

diharapkan. Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat

deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem

tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau

tujuan yang telah direncanakan.

B. Klasifikasi Sistem

Klasifikasi sistem dari beberapa sudut pandang, yaitu:

1. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)

Sistem abstrak yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik,

misalnya sistem teologika (ketuhanan). Sedangkan sistem fisik adalah sistem yang

ada secara fisik seperti sistem komputer, sistem akuntansi dan sistem produksi.

11

2. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made

System)

Sistem alamiah yaitu sistem yang terjadi melalui proses alam. Contohnya sistem

matahari, sistem luar angkasa dan sistem reproduksi. Sedangkan sistem buatan

manusia merupakan sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia

yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut human machine system.

Misalnya sistem informasi.

3. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic

System)

Sistem beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi

bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat

diramalkan. Contohnya sistem komputer. Sedangkan sistem tak tentu merupakan

sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung

unsur probabilitas.

4. Sistem Tertutup (Close System) dan Sistem Terbuka (Open System)

Sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan sistem luarnya.

Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang

benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif

tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sedangkan sistem terbuka Sistem yang

berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya melalui arus sumber

daya.

12

C. Daur Hidup Sistem

Terdapat beberapa fase atau tahapan dari daur hidup suatu sistem, antara lain:

1. Mengenali Adanya Kebutuhan

Sebelum segala sesuatunya terjadi, timbul suatu kebutuhan atau masalah yang

harus dapat dikenali sebagaimana adanya. Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil

perkembangan dari organisasi dan volume yang mengikat melebihi kapasitas dari

sistem yang ada.

2. Pembangunan Sistem

Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti untuk menganalisa

kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk dapat memenuhi

kebutuhan tersebut.

3. Pemasangan Sistem

Pemasangan sistem merupakan tahap yang penting pula dalam daur hidup sistem,

dimana peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional terjadi

pemasangan sistem yang sebenarnya, yang merupakan langkah akhir dari suatu

pembangunan sistem.

4. Pengoperasian Sistem

Program-program komputer dan prosedur-prosedur pengoperasian yang

membentuk suatu sistem informasi semuanya bersifat statis, sedangkan organisasi-

organisasi yang ditunjang dengan sistem informasi tadi akan selalu mengalami

perubahan-perubahan dan itu dapat disebabkan oleh pertumbuhan kegiatan bisnis,

perubahan aturan dan kebijaksanaan ataupun kemajuan teknologi. Untuk

mengatasi perubahan-perubahan tersebut, maka sistem harus diperbaharui.

13

5. Sistem menjadi usang

Kadang-kadang perubahan yang terjadi begitu drastis, sehingga tidak dapat diatasi

hanya dengan melakukan perbaikan-perbaikan pada sistem yang berjalan. Tibalah

saatnya dimana secara ekonomis dan teknis sistem yang ada sudah tidak layak lagi

untuk dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya.

D. Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto (2001:11) sistem informasi adalah ”suatu sistem di dalam

suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,

mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi

dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

Sistem informasi terdiri dari beberapa komponen-komponen yaitu:

1. Blok Masukan (Input Block)

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input disini termasuk

menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen

dasar.

2. Blok Model (Model Block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan

memanipulasi data input dan data yang akan tersimpan di basis data dengan cara

yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran (Output Block)

Produk suatu sistem informasi adalah keluaran yang berupa informasi yang

bermutu dan dokumen untuk semua tingkat manajemen dan semua pemakai

14

informasi. Keluaran suatu sistem informasi merupakan faktor utama yang

menentukan blok-blok lain suatu sistem informasi.

4. Blok Teknologi (Technology Block)

Teknologi merupakan mesin dalam sistem informasi, teknologi yang digunakan

untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan data dan mengakses data,

menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem

secara keseluruhan. Teknologi ini terdiri dari tiga bagian utama yaitu, teknisi

(brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).

5. Blok Basis Data (Database Block)

Basis data atau database merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan

berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan

digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam

basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.

6. Blok Kendali (Control Block)

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, misalnya bencana alam,

kebakaran, kecurangan, kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisiensian, sabotase

dan lain sebagainya. Beberapa pengendali perlu dirancang dan diterapkan untuk

meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila

terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

15

E. Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Menurut Raymond (1996:54) mengemukakan bahwa sistem informasi

manajemen adalah ”sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan

informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa”. Tujuan dari sistem

informasi manajemen yaitu:

1. Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok

jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

2. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian,

pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya

perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana

cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka

mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja.

Dalam sistem informasi manajemen terdapat proses yang didefinisikan

sebagai aktivitas-aktivitas:

1. Perencanaan

Formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas

manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan

penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.

16

2. Pengendalian

Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan

manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana

tersebut berjalan sebagaimana mestinya.

3. Pengambilan Keputusan

Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian.

Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan

tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih.

Sistem informasi manajemen merupakan kumpulan dari:

1. Sistem informasi akuntansi (accounting information systems).

2. Sistem informasi pemasaran (marketing information systems).

3. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information

systems).

4. Sistem informasi personalia (personal information systems).

5. Sistem informasi distribusi (distribution information systems).

6. Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).

7. Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).

8. Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).

9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development

information systems).

10. Sistem informasi analisis software.

11. Sistem informasi teknik (engineering information systems).

17

F. Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Menurut Jogiyanto (2001:17) sistem informasi akuntansi adalah kumpulan kegiatan-kegiatan dari organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada pemegang saham, pemerintah dan pihak-pihak luar lainnya.

Dalam sistem informasi akuntasi, terdapat sistem akuntansi sebagai unsur

utamanya yang menurut Mulyadi (2001:3) pengertiannya adalah “organisasi formulir,

catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan

informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan

pengelolaan perusahaan”.

G. Penjualan Konsinyasi

Penjualan konsinyasi disebut juga dengan penjualan titipan, pihak yang

menyarankan barang (pemilik) disebut konsinyor (consignor) atau pengamanat,

sedangkan pihak yang menerima titipan barang tersebut disebut consignee atau

komisioner. Adapun pengertian penjualan konsinyasi menurut Hadori Yunus dan

Hartanto (1994:141) merupakan “suatu perjanjian dimana pihak yang memiliki

barang menyerahkan sejumlah barang kepada pihak tertentu untuk dijualkan dengan

memberikan komisi”.

Pada dasarnya semua penjualan konsinyasi tersebut mengandung unsur

perjanjian, pemilik barang, pihak yang dititipi barang, barang yang dititipkan,

penjualan dan komisi. Mengabaikan salah satu unsur tersebut akan membuat transaksi

18

tidak dapat disebut penjualan konsinyasi, oleh karena itu seluruh unsur tersebut harus

ada pada saat penjualan konsinyasi.

Secara umum penjualan merupakan peningkatan jumlah aktiva atau

penurunan jumlah utang usaha akibat dari penyerahan barang atau jasa atau aktiva

lainnya. Penjualan konsinyasi mempunyai perbedaan yang khusus dengan penjualan

reguler. Terdapat kriteria yang merupakan perbedaan perlakuan akuntansi konsinyasi

dengan transaksi penjualan reguler. Ke-empat kriteria itu adalah:

1. Barang-barang masih menjadi hak milik konsinyor dan harus dilaporkan sebagai

persediaan. Konsinyor boleh mengakui barang-barang konsinyasi sebagai

persediaannya.

2. Pendapatan diakui konsinyor pada saat barang-barang konsinyasi dapat dijual pada

pihak ketiga.

3. Pihak pengamanat (consignor) sebagai pemilik tetap bertanggung jawab

sepenuhnya terhadap semua biaya yang berhubungan dengan barang-barang

konsinyasi. Sejak pengiriman barang sampai dengan saat komisioner berhasil

menjual barang kepada pihak ketiga. Kecuali jika ditentukan lain dalam perjanjian

diantara kedua pihak yang bersangkutan.

4. Komisioner dalam batas kemampuannya mempunyai kewajiban menjaga

keamanan dan keselamatan barang-barang yang diterimanya. Oleh karena itu

administrasi yang tertib harus diselenggarakan sampai dengan saat ia berhasil

menjual barang-barang tersebut kepada pihak ketiga.

19

Jadi perbedaan prinsip antara transaksi penjualan reguler dengan penjualan

konsinyasi adalah:

1. Perpindahan hak milik atas barang yang bersangkutan

Dalam transaksi penjualan reguler hak milik barang berpindah kepada pembeli

pada saat barang diserahkan, kemudian keadaan demikian dipakai sebagai dasar

pengakuan terhadap timbulnya pendapatan. Sedangkan penjualan pada penjualan

konsinyasi tidak berarti adanya penyerahan hak milik atas barang yang

bersangkutan.

2. Pengakuan pendapatan

Perbedaan pengakuan pendapatan antara penjualan reguler dan penjualan

konsinyasi akan berdampak pada laporan rugi laba, karena terdapat metode

pencatatan yang menyebabkan transaksi penjualan konsinyasi dipisahkan dengan

rekening penjualan reguler.

Penjualan konsinyasi memiliki karakteristik-karekteristik tertentu yang

membedakan dengan penjualan regular. Karakteristik tersebut menurut Hadori Yunus

dan Hartanto (1994:142) adalah:

1. Barang-barang konsinyasi harus dilaporkan sebagai persediaan oleh pengamanat,

sedangkan barang-barang konsinyasi tidak boleh diperhitungkan sebagai

persediaan oleh komisioner.

2. Pengiriman barang konsinyasi tidak mengakibatkan timbulnya pendapatan dan

tidak boleh dipakai sebagai kriteria untuk mengakui pendapatan, baik bagi

pengamanat maupun komisioner, sampai dengan saat barang dapat dijual kepada

pihak ketiga.

20

3. Pihak pengamanat sebagai pemilik, tetap bertanggung jawab terhadap semua

biaya yang berhubungan dengan barang konsinyasi sejak saat pengiriman sampai

dengan komisioner berhasil menjual barang tersebut kepada pihak ketiga,

kecuali ada perjanjian lain.

4. Komisioner dalam batas kemampuannya mempunyai kewajiban untuk menjaga

keamanan keselamatan barang komisi yang diterimanya.

Pihak pengamanat mempunyai beberapa alasan untuk melakukan penjualan

secara konsinyasi. Alasan tersebut yaitu:

1. Konsinyasi merupakan suatu cara untuk lebih memperluas pasaran yang dijamin

oleh seorang produsen, pabrikan atau distributor.

2. Resiko-resiko tertentu dapat dihindarkan oleh pengamanat.

3. Pengamanat mungkin ingin mendapatkan penjual khusus.

4. Pengamanat dapat mengontrol harga eceran barang-barang yang bersangkutan.

Sedangkan untuk pihak komisioner, alasan untuk menerima perjanjian untuk

menerima barang konsinyasi dengan pertimbangan sebagai berikut:

1. Komisoner dilindungi dari kemungkinan resiko gagal untuk memasarkan

barangnya atau keharusan menjual dengan rugi.

2. Menghindarkan resiko kerusakan barang dan adanya fluktuasi harga.

3. Kebutuhan akan modal kerja dapat dikurangi. Dalam prinsipnya pendapatan pada konsinyasi diakui saat penjualan terhadap

barang-barang konsinyasi dilakukan oleh konsinyi kepada pihak ketiga. Jika

konsinyor membutuhkan laporan penjualan atau rugi atas penjualan barang-barang

21

konsinyasi, maka pencatatannya harus diselenggarakan terpisah dari transaksi

penjualan reguler.

Sedangkan untuk metode administrasi barang dagangan, terdapat dua

alternatif, yaitu metode perpektual dan fisik. Apabila transaksi konsinyasi dicatat

secara terpisah dari transaksi lain, maka metode apapun yang dipakai, pihak

konsinyor harus menyelenggarakan rekening “barang-barang konsinyasi”. Apabila

transaksi tidak dicatat secara terpisah dari transaksi lain, maka pengiriman barang-

barang konsinyasi dicatat dalam “memorandum”.

Untuk setiap perjanjian dalam transaksi konsinyasi rekening barang-barang

yang dititipkan pada konsinyi pada dasarnya adalah rekening barang-barang

konsinyasi yang merupakan persediaan bagi konsinyor. Rekening tersebut dibuat

sebagai rekening kontrol untuk tiap-tiap konsinyi atau satu rekening kontra dibuat

untuk transaksi konsinyasi dengan semua konsinyi. Apabila konsinyor memerlukan

rekening pembantu maka diselenggarakan rekening pembantu untuk tiap-tiap

konsinyi. Apabila pihak konsinyor menghendaki laba atas penjualan konsinyasi harus

ditetapkan tersendiri, maka rekening barang-barang konsinyasi untuk masing-masing

konsinyi dibebani harga pokok barang yang dikirimkan kepada konsinyi dan semua

biaya yang berkaitan dengan konsinyasi. Jika penjualan telah dilakukan oleh konsinyi

maka rekening ini dikredit. Laba atau rugi atas penjualan konsinyasi akhirnya

dipindah bukukan dari perkiraan laba atau rugi konsinyasi ke perkiraan laba rugi

biaya yang mengikhtisarkan hasil netto dari semua aktifitas. Sedangkan apabila pihak

konsinyor menghendaki transaksi konsinyasi harus disatukan dengan transaksi biasa

lainnya dan laba rugi usaha juga harga dihitung. Maka pendapatan dan biaya

22

penjualan konsinyasi dibukukan dalam perkiraan yang mengikhtisarkan kegiatan

usaha bersama.

Dalam pencatatannya dijelaskan pada tabel dibawah ini.

Tabel II.1. Pencatatan Penjualan Konsinyasi Dilakukan Secara Terpisah

Tabel II.2. Pencatatan Penjualan Konsinyasi Dilakukan Tidak Terpisah

2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)

Pada penulisan Tugas Akhir ini penulis menggunakan peralatan pendukung

dalam mendeskripsikan sistem yang sedang berjalan, yaitu Diagram Arus Data

(DAD), Normalisasi, Kamus Data dan Struktur Kode.

Transaksibarang konsinyasi xx barang konsinyasi xx

persediaan produk jadi xx pengiriman barang konsinyasi xxbarang konsinyasi xx barang konsinyasi xx

kas xx kas xxpiutang dagang xx piutang dagang xx

penjualan konsinyasi xx penjualan konsinyasi xxmencatat HPP HPP konsinyasi xx HPP konsinyasi xx

biaya penjualan konsinyasi xx biaya penjualan konsinyasi xxbarang konsinyasi xx barang konsinyasi xx

kas xx kas xxpiutang dagang xx piutang dagang xx

persediaan produk jadi xx pengiriman barang konsinyasi xxrugi laba xx rugi laba xx

penerimaan/pengiriman uang kas dari komisionermenutup/memindahkan kas saldo pengiriman barang konsinyasi ke rugi laba

Metode Perpektual Metode Fisikpengiriman barang konsinyasidibayar ongkos pengirimanmencatat hasil penjualan

Transaksibarang konsinyasi xx barang konsinyasi xx

persediaan produk jadi xx pengiriman barang konsinyasi xxongkos angkut xx ongkos angkut xx

kas xx kas xxpiutang dagang xx piutang dagang xx

penjualan xx penjualan xxmencatat HPP HPP xx HPP xx

barang konsinyasi xx barang konsinyasi xxkas xx kas xx

piutang dagang xx piutang dagang xxpenerimaan/pengiriman uang kas

Metode Perpektual Metode Fisikpengiriman barang konsinyasidibayar ongkos pengirimanmencatat hasil penjualan

23

A. Diagram Alir Data (DAD)

Menurut Al-Bahra (2005:64) “Diagram Alir Data (DAD) merupakan model

dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil”.

DAD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang

terstruktur.

Diagram Alir Data (DAD) mempunyai beberapa tingkatan (levelisasi) yaitu:

1. Diagram Konteks

Diagram konteks dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang

akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut menggambarkan sistem

secara global dari keseluruhan sistem yang ada.

2. Diagram Nol

Diagram nol dibuat untuk menggambarkan tahapan-tahapan proses yang ada

didalam diagram konteks yaitu penjabaran secara rinci.

3. Diagram Detail

Diagram detail ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail dan

terperinci lagi dari tahapan-tahapan yang ada didalam diagram nol.

Dalam membuat Diagram Alir Data terdapat peraturan, diantaranya:

1. Setiap external entity tidak boleh dihubungkan secara langsung dengan external

entity lainnya.

2. Tidak boleh menghubungkan data storage secara langsung dengan data storage

lainnya.

3. Dalam Diagram Arus Data tidak boleh menghubungkan data storage dengan

external entity secara langsung.

24

4. Setiap proses harus ada data yang masuk dan keluar.

Fungsi dari DAD yaitu:

1. DAD membantu para analis sitem meringkas informasi tentang sistem, mengetahui

hubungan antar sub-sub sistem, membantu perkembangan aplikasi secara efektif.

2. DAD berfungsi sebagai alat komunikasi yang baik antara pemakai dan analis

sistem.

3. DAD dapat menggambarkan sejumlah batasan otomasi untuk pengembangan

alternatif sistem fisik.

B. Normalisasi

Menurut Al Bahra (2005:169) ”normalisasi adalah proses pengelompokan

data dalam bentuk tabel atau relasi atau file untuk menyatakan entitas dan hubungan

mereka sehingga terwujud satu bentuk database yang mudah untuk dimodifikasi”.

Manfaat dari normalisasi yaitu:

1. Meminimalkan jumlah storage space yang diperlukan untuk menyimpan data.

2. Meminimalkan kemungkinan anomali pembaruan.

3. Memaksimalkan stabilitas dan struktur data.

Dalam normalisasi terdapat beberapa bentuk yaitu:

1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

Data yang direkam dengan tidak memperhatikan format tertentu.

2. Bentuk Normalisasi Pertama (1NF)

Sifat 1NF yaitu tidak ada set atribut yang berulang atau bernilai ganda dan setiap

field hanya satu pengertian.

25

3. Bentuk Normalisasi Kedua (2NF)

Bentuk normal 2NF mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria

bentuk normal ke satu. Atribut bukan kunci, harus bergantung secara kunci pada

fungsi utama atau primary key. Sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah

sudah ditemukan kunci-kunci field. Kunci field harus unik dan dapat mewakili

atribut lain yang sudah menjadi anggotanya.

4. Bentuk Normalisasi Ketiga (3NF)

Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal

kedua dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif.

Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada

primary key secara menyeluruh.

5. Boyce – Codd Normal Form (BCNF)

Relasi harus berada dalam bentuk normal kesatu dan setiap atribut harus

bergantung fungsi pada atribut super key.

Dalam pembuatan normalisasi harus memperhatikan dan mengetahui

beberapa field atau atribut kunci seperti tersebut dibawah ini yaitu:

1. Super Key

Himpunan dari satu atau lebih entitas yang dapat digunakan untuk

mengidentifikasi secara unik sebuah entitas dalam set entitas.

2. Candidate key

Satu atribut atau minimal satu set atribut yang mengidentifikasikan secara unik

suatu kejadian spesifik dari entitas.

26

3. Primary key

Satu atribut atau minimal satu set atribut yang tidak hanya mengidentifikasikan

secara unik suatu kejadian spesifik tapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari

suatu entitas.

4. Alternate key

Kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key.

5. Foreign key

Suatu atribut atau set atribut yang melengkapi satu relationship (hubungan) yang

menunjukkan ke induknya. Kunci tamu ditempatkan pada entitas anak dan sama

dengan kunci primer induk direlasikan. Hubungan antara entitas induk dengan

anak adalah satu ke banyak (one to many) relationship.

Data sederhana dapat kita himpun kedalam satu organisasi data file dan yang

dikenal sebagai suatu organisasi file. Tipe organisasi file adalah:

1. Sequential, metode ini mempunyai ciri yaitu rekaman tertentu dilakukan record

demi record sesuai kuncinya.

2. Random, metode ini kunci rekaman ditransformasikan ke alamat penyimpanan

dalam media fisik secara acak. Metode ini akan menimbulkan beberapa masalah,

yaitu adanya alamat yang akan muncul lebih dari satu kali, dan alamat yang tidak

pernah muncul sama sekali.

3. Indexed sequential, metode ini mempunyai ciri-ciri yaitu merupakan gabungan

antara metode sequential dan random, record disimpan secara berurutan dengan

menggunakan kunci, masing-masing record diberi indeks, pengamatan dilakukan

secara acak dan perlu penimpanan tambahan, yaitu untuk file indeks.

27

Selain itu juga terdapat dua jenis data file yang digunakan yaitu :

1. SASD (Sequential Access Storage Device)

Disebut juga piranti akses serial, peralatan yang termasuk jenis ini adalah magnetic

tape (pita magnetik). Dan piranti ini mempunyai cirri yaitu proses pembacaan

rekaman harus berurutan dan data harus disimpan dalam blok-blok dan proses

write hanya bisa dilakukan sekali saja.

2. DASD (Direct Access Storage Device)

Atau juga disebut akses direct. Contoh dari piranti akses tipe direct ini adalah

cakram magnetik (magnetic disk) yang terdiri dari hard disk atau floppy disk, dan

mempunyai ciri-ciri seperti pembacaan rekaman tidak harus urut, mempunyai

alamat, data dapat disimpan dalam karakter atau blok dan proses write dapat

dilakukan beberapa kali.

Dalam mengumpulkan data, dapat kita himpun kedalam suatu data file yang

memuat informasi tentang hubungan antara item yang terdapat didalamnya. File

didalam pemrosesan aplikasi dapat dikategorikan kedalam beberapa tipe file, yaitu:

1. File Referensi (Master File)

File induk berisi data-data permanent yang biasanya hanya sekali dibentuk,

kemudian dipakai didalam pengolahan data selanjutnya.

2. File Transaksi (Transaction File)

File ini berisi data-data untuk suatu periode waktu atau sesuatu bidang kegiatan

atau suatu periode waktu yang dihubungkan dengan suatu bidang kegiatan.

28

3. File Laporan (Report File)

File yang berisi atau yang akan ditampilkan. Isi dari file ini biasanya diambil dari

file master untuk mempersiapkan pembuatan laporan.

4. File Sejarah (History File)

File ini berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi masih disimpan

sebagai arsip.

5. File Pelindung (Backup File)

File ini merupakan salinan dari file-file yang masih aktif didalam database pada

suatu saat. Atau disebut juga file cadangan jika file database rusak atau hilang.

C. Kamus Data (Data Dictionary)

“Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan

informasi dari suatu sistem informasi” (Al-Bahra, 2005:70). Kamus data atau data

dictionary dapat juga disebut dengan istilah system data dictionary.

Kamus data ini sangat membantu analis sistem dalam mendefinisikan data

yang mengalir di dalam sistem, sehingga pendefinisian data itu dapat dilakukan

dengan lengkap dan terstruktur. Pembentukan kamus data dilaksanakan dalam tahap

analisis dan perancangan suatu sistem.

Pada tahap analisis, kamus data merupakan alat komunikasi antara user dan

analis sistem tentang data yang mengalir di dalam sistem, yaitu tentang data yang

masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh user. Sementara itu,

pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan untuk merancang input,

laporan dan database.

29

Pembentukan kamus data didasarkan atas alur data yang terdapat pada DAD.

Alur data pada DAD ini bersifat global, dalam arti hanya menunjukan nama alur

datanya tanpa menunjukan struktur dari alur data itu. Untuk menunjukan struktur dari

alur data secara terinci maka dibentuklah kamus data yang didasarkan pada alur data

di dalam DAD. Kamus data atau data dictionary harus dapat mencerminkan

keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya.

Kamus data memuat hal-hal sebagai berikut:

1. Arus Data

Arus data menunjukkan darimana data mengalir dan kemana data akan menuju.

Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari

arus data didalam DAD.

2. Nama Arus Data

Karena arus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama

dari arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga mereka yang membaca

DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di

DAD dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.

3. Bentuk Data

Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari suatu proses ke proses

lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen

hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat

berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan

tercetak, tampilan layar di monitor, variabel, parameter dan field-field. Bentuk data

seperti ini perlu dicatat di kamus data.

30

4. Struktur Data

Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri

dari item-item atau elemen-elemen data.

5. Alias

Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan karena data yang sama

mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan

yang lainnya.

6. Volume

Volume yang perlu dicatat di dalam kamus data adalah tentang volume rata-rata

dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya arus

data yang mengalir dalam suatu periode tertentu. Sedangkan volume puncak

menunjukkan volume terbanyak.

7. Periode

Periode perlu dicatat di dalam kamus data, karena menunjukkan kapan terjadinya

arus data ini. Periode dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data

harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan

kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

8. Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus

data, maka bagian penjelasan dapat diisi keterangan-keterangan tentang arus data

tersebut.

31

Di dalam kamus data terdapat beberapa notasi yang dapat digunakan sebagai

penjelasan informasi-informasi tambahan yaitu:

1. Notasi Tipe Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format masukan dan keluaran

suatu data

Tabel II.3. Notasi Tipe Data

NOTASI KETERANGAN X Setiap karakter

9 Angka numerik

A Karakter alphabet

Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong

. Titik, sebagai pemisah ribuan

, Koma, sebagai pemisah pecahan

~ Hypen, sebagai tanda penghubung

/ Slash, sebagai tanda pembagi

2. Notasi Struktur Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data.

Tabel II.4. Notasi Struktur Data

NOTASI KETERANGAN

= Terdiri dari

+ And (dan)

( ) Pilihan (Ya atau Tidak)

{ } Iterasi/Pengulangan Proses

[ ] Pilih salah satu pilihan Pemisah pilihan di dalam tanda [ ]

* Keterangan atau catatan @ Petunjuk (Key Field)

32

D. Struktur Kode

Menurut Mulyadi (2003:127) “kode adalah suatu kerangka (Framework) yang

menggunakan angka atau huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk memberi tanda

terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat. Kode memudahkan proses

identifikasi dan pembedaan elemen-elemen yang ada di dalam suatu klasifikasi”.

Dalam kaitannya dengan penggunaan komputer untuk memproses data, kode

yang menggunakan angka atau huruf mempunyai istilah sebagai berikut:

1. Kode alfabetik adalah kode yang menggunakan huruf.

2. Kode numerik adalah kode yang menggunakan angka.

3. Kode alfanumerik adalah kode yang menggunakan kombinasi angka dan huruf.

Tujuan dalam pembuatan untuk mengklasifikasikan data, memasukkan data

ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang

berhubungan dengannya. Akan tetapi dalam pembuatanya, kode harus memenuhi

beberapa syarat yaitu:

1. Harus mudah diingat

Supaya kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan

kode tersebut dengan obyek yang di wakili dengan kodenya.

2. Unik

Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilkannya. Unik berarti

tidak ada kode yang kembar.

3. Fleksibel

Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau

penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.

33

4. Efisien

Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila

direkam di simpanan luar komputer.

5. Konsisten

Bilamana mungkin, kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan.

6. Ada Standarisasi

Kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam

organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan, salah

pengertian dan dapat cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang

menggunakan kode tersebut.

7. Spasi Dihindari

Penggunaan spasi didalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat menyebabkan

kesalahan didalam menggunakannya.

8. Hindari Karakter yang Mirip

Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya sebaiknya

tidak digunakan dalam kode.

9. Panjang Kode

Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.

Ada beberapa macam tipe dari kode yang dapat digunakan di dalam sistem

informasi, masing-masing tipe dari kode tersebut mempunyai kebaikan dan

kelemahannya tersendiri.

34

1. Kode Mnemonik (Mnemonic Code)

Digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode mnemonik dibuat dengan

dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan diwakili

dengan kode ini.

Contoh: “P” untuk Pria

“W” untuk wanita

2. Kode Urut (Sequential Code)

Disebut juga dengan kode seri (serial code) merupakan kode yang nilainya urut

antara satu kode dengan kode berikutnya.

Contoh: 001 Kas

002 Piutang Dagang

003 Hutang Dagang

3. Kode Blok (Block Code)

Mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan

satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan.

Contoh: 1000 – 1999 Aktiva Lancar

2000 – 2999 Aktiva Tetap

6000 – 6999 Biaya

4. Kode group (Group Code)

Merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap-tiap field kode mempunyai

arti.

35

Contoh:

5-101-50

Kelompok pendapatan

Rincian pendapatan tiap kelompok

Pusat pertanggung jawaban

5. Kode Desimal (Decimal Code)

Mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari angka 0

sampai dengan angka 9 atau dari 00 sampai dengan 99 tergantung dari banyaknya

kelompok.

Contoh:

00. AKTIVA LANCAR 01. AKTIVA TETAP

00100 Kas 01100 Tanah

00200 Piutang 01200 Bangunan