System Analysis

SYSTEM ANALYSIS

2

Perlunya Pengembangan Sistem

Adanya permasalahan-permasalahan(problem) Ketidakberesan (kecurangan yg disengaja, kesalahan yg tidak

disengaja, inefisiensi, dsb) Pertumbuhan organisasi (kebutuhan informasi meningkat,

perubahan organisasi, bertambahnya volume pekerjaan, dsb) Meraih kesempatan-kesempatan (oportunities)

Kecepatan pertumbuhan teknologi informasi, menghadapi kompetisi dari saingan, dsb

Adanya instruksi-instruksi (directives) PP, UU, dsb.

3

Prinsip Pengembangan Sistem Informasi

1. Libatkan Pemilik dan Pengguna2. Gunakan pendekatan Problem-Solving3. Tetapkan tahapan dan aktivitas setiap tahapan

SDLC (System Development Life Cycle)

4. Tetapkan Standard Dokumentasi, kualitas, tools, teknologi

5. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal besar Semua alternatif yg ada harus diinvestigasi Investasi yang terbaik harus bernilai

6. Jangan takut membatalkan projek atau mengubah scope7. Divide and Conquer8. Rancang sistem untuk berkembang dan berubah

4

System Development Life Cycle (SDLC)

Planning Analysis Design Implementation

5

Analysis Dalam tahap analisis ini, digunakan oleh system analyst

untuk : Membuat keputusan apabila sistem saat ini mempunyai masalah

atau sudah tidak berfungsi secara baik dan hasil analisisnya digunakan sebagai dasar untuk memperbaiki sistem

Mengetahui ruang lingkup pekerjaannya yang akan ditanganinya. Memahami sistem yang sedang berjalan saat ini Mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap analisis ini adalah : Scope Definition

Tujuan : Mendeteksi sistem, apabila sistem saat ini semakin berkurang manfaatnya (memburuk). Mengevaluasi kelayakan dari suatu proyek/sistem yang akan dikembangkan.

Hasil : Laporan pendahuluan tentang permasalahan yang terjadi dalam sistem serta apakah sistem layak untuk dikembangkan atau tidak

Problem Analysis Tujuan : Menganalisis penyebab dan akibat permasalahan yang

diidentifikasi pada tahapan sebelumnya Hasil : Penjelasan sistem saat ini.

6

Analysis (2) Requirement analysis (determination of ideal systems)

Tujuan : Mendapatkan konsensus dari komunitas pemakai dari sistem informasi yang ideal. Sebuah penggantian sistem akan menimbulkan jarak antara sistem saat ini dengan sistem yang ideal (yang mengacu ke komputerisasi).

Hasil : Penjelasan kebutuhan analisis terhadap sistem. Logical Design

Tujuan : Memodelkan kebutuhan-kebutuhan sistem Hasil : Data model (ERD) dan Process model (DFD)

Selection of proper system Tujuan : Membandingkan alternatif-alernatif sistem dengan

menggunakan metodologi terstruktur, memilih alternatif sistem yang paling baik, dan menjualnya (sell) kepada management/System Owners.

Hasil : Hasil-hasil dari studi sistem serta sistem yang direkomendasikan

7

Design Dalam tahap perancangan (design) memiliki tujuan, yaitu untuk :

Mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang terbaik.

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap perancangan ini adalah : Output design

Tujuan : Merancang bentuk-bentuk laporan sistem dan dokumennya. Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi keluaran (output).

Input design Tujuan : Merancang bentuk-bentuk masukan didokumen dan dilayar ke sistem

informasi. Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi masukan (input).

Database design Tujuan : Merancang tabel-tabel yg dibutuhkan sesuai dengan data modelling (ER-

Diagram) Hasil : Skema database

User Interface design Tujuan: Merancang interface/tampilan sistem dengan menggunakan prinsip-prinsip

user interface Hasil : Rancangan user interface berupa screen.

8

Implementation Dalam tahap implementasi memiliki beberapa tujuan, yaitu untuk :

Melakukan kegiatan spesifikasi rancangan logikal ke dalam kegiatan yang sebenarnya dari sistem informasi yang akan dibangunnya atau dikembangkannya.

Mengimplementasikan sistem yang baru. Menjamin bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara optimal.

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah : Programming & testing

Tujuan : Mengkonversikan perancangan logikal ke dalam kegiatan operasi coding dengan menggunakan bahasa pemograman tertentu, dan mengetest semua program serta memastikan semua fungsi / modul program dapat berjalan secara benar.

Hasil : Coding program dan spesifikasi program. Training

Tujuan : Memimpin (conduct) pelatihan dalam menggunakan sistem, persiapan lokasi latihan dan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan pelatihan (buku-buku panduan sistem).

Hasil : Rencana pelatihan sistem, modul-modul latihan dan sebagainya.

9

Implementation (2)

Kegiatan (lanjutan) System changeover

Tujuan : Merubah pemakaian sistem lama ke sistem bari dari sistem informasi yang berhasil dibangun.Perubahan sistem merupakan tanggungjawab team designer ke pemakai siste (user organization).

Hasil : Rencana (jadwal dan metode) perubahan sistem (contract).

10

Context of Systems Analysis

11

FAST Systems Analysis Phases

Scope Definition Phase Is the project worth looking at?

Problem Analysis Phase Is a new system worth building?

Requirements Analysis Phase What do the users need and want from the new system?

Logical Design Phase What must the new system do?

Decision Analysis Phase What is the best solution?

12

Alat & Teknik Pengembangan Sistem

Beberapa alat dan teknik yg dapat digunakan dalam pengembangan sistem diantaranya:

Entity-Relationship Diagram (ERD) pemodelan data Data Flow Diagram pemodelan proses State-Transition Diagram Program Evaluation and Review Technique (PERT)

penjadualan proyek Teknik Menemukan Fakta (Fact finding technique)

observasi, interview, kuisioner & sampling. Teknik Presentasi Teknik Analisis biaya/manfaat (cost-effectiveness analysis) Teknik Penulisan laporan

SCOPE DEFINITION & PROBLEM ANALYSIS

14

Scope Definition Other names

Preliminary investigation phase Initial study phase Survey phase Planning phase

Stakeholder involved System analyst, systems owners

Input Project request or assignment

Output Project Charter

Techniques Fact-finding and meeting with system owners

15

Permasalahan Sistem Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa

memperdulikan seberapa baiknya sistem tersebut didesain. Beberapa hal yang menyebabkan sistem informasi mempunyai masalah, antara lain karena : Waktu (overtime). Lingkungan sistem yang berubah. Perubahan prosedur operasional.

Masalah sistem informasi berhungan dengan karakteristik informasi, yaitu : Relevansi (relevancy). Keakuratan (accuracy), yang memiliki faktor : kelengkapan

(completeness), kebenaran (correctness), dan keamanan (security). Ketepatan waktu (timeliness). Ekonomi (economy), yang memiliki faktor : sumber daya (resources)

dan biaya (cost). Efisiensi (eficiency). Dapat dipercaya (reliability). Kegunaan (usability).

16

Relevansi dan Kelengkapan Relevansi (relevancy) Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan

managemen ditingkat operasional, taktis dan strategis. Jika tidak dapat digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi. Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain :

Banyak laporan yang isinya terlalu panjang Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya. Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI. Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan. Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi dan

disebarluaskan. Kelengkapan (completeness) Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap. Apabila

sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya 80% dari kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif. Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan (incompleteness) :

Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber dokumennya atau isian formulirnya tidak lengkap.

Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang tidak diisi karena kesengajaan atau ketidaksengajaan.

Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan data dari sumber-sumber dokumennya.

17

Kebenaran dan Keamanan

Kebenaran (correctness) Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data dari

field harus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran, antara lain :

Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding kualitasnya.

Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan. Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami

kenaikan. Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan. Sebagai contoh adalah

kesalahan saldo hutang nasabah dapat mengurangi masukan kas, sehingga membuat nasabah mengalami ketidakpuasan.

Keamanan (security) Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang

membutuhkannya. Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika informasi yang sensitif ditujukan kepada pemakai yang tidak sah.

18

Tepat Waktu & Ekonomi Ketepatan waktu (timeliness) Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu :

Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan. Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yang bebas kesalahan.

Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan. Sebuah tumpukan pemasukan data terjadi ketika data transaksi tidak langsung dimasukkan pada saat itu (ditunda/tertunda).

Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami kenaikan. Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami

kenaikan. Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi staff

pemeliharaan program dan staff operasinya. Ekonomi (economy) Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya

waktu. Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan sebagian akan naik Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya, seperti konsultan pemeliharaan hardware dan program, dan sebagainya. Banyak organisasi merekrut konsultan sebagai programmer atau analis selama proyek. Untuk jangka pendek secara drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja, tetapi untuk jangka panjang mengurangi biaya karena mempertimbangkan keuntungan sistem informasi yang didapat.

19

Efisiensi Efisiensi (eficiency) Efisiensi adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambahan

unit sumber daya dalam proses produksinya. Untuk contoh, sebuah perusahaan mengeluarkan $500.000 untuk sistem inventory. Penjualan mengalami kenaikan $100.000 sebagai hasil dari sistem baru tersebut. Efisiensi dari sistem tersebut adalah :

100.000 / 500.000 * 100 % = 20%

Disini beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, antara lain : Keluaran / nilai uang (troughput/dollar). Keluaran / waktu untuk memasukkan data (troughput/data entry

hours worked). Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours). Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar). Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of

programmers). Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction).

20

Reliability & Usability Dapat dipercaya (reliability) Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah dengan

memperhatikan masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah reliabilitas, antara lain :

Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik ketika komputernya bagus, kemudian komputer mengalami penurunan.

Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover), yaitu tingkat rata-rata karyawan bekerja dengan baik keluar, dan karyawan baru ditraining.

Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki sebuah kesalahan informasi, barangkali satu jam atau empat minggu.

Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya. Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak. Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata kesalahan yang tidak dapat diprediksi, sehingga perlu

menguranginya. Kegunaan (usability) Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai dengan

kriteria. Jika sistem sulit digunakan, berarti adalah masalah dalam sistem. Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem, antara lain :

Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula. Tingginya rata-rata kesalahan yang terjadi. Naiknya keluhan-keluhan pemakai. Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai komputer.

21

The PIECES Problem-Solving Framework

P the need to improve performance

I the need to improve information (and data)

E the need to improve economics, control costs, or increase profits

C the need to improve control or security

E the need to improve efficiency of people and processes

S the need to improve service to customers, suppliers, partners, employees, etc.

22

The PIECES Problem –Solving Framework and Checklist

PERFORMANCE Throughput - the amount of work performed over some period of

time. Response times - the average delay between a transaction or

request, and a response to that transaction or request. INFORMATION (and Data)

Outputs Lack of any information Lack of necessary information Lack of relevant information Too much information - "information overload" Information that is not in a useful format Information that is not accurate Information that is difficult to produce Information is not timely to its subsequent use

23


INFORMATION (and Data) Data Inputs

Data is not captured Data is not captured in time to be useful Data is not accurately captured – contains errors Data is difficult to capture Data is captured redundantly -- same data captured more than once Toc much data is captured IlIegal data is captured

Stored data Data is stored redundantly in multiple files and/or databases Same data items have different values in different files (poor data

integration) Stored data is not accurate Data is not secure to accident or vandalism Data is not well organized Data is not flexible - not easy to meet new information needs from

stored data Data is hot accessible

24


ECONOMICS Costs

Costs are unknown Costs are untraceable to source Costs are too high

Profits New markets can be explored Current marketing can be improved Orders can be increased

CONTROL (and Security) Too little security or control

Input data is not adequately edited Crimes (e.g., fraud, embezzlement) are (or can be) committed against data Ethics are breached on data or information -- refers to data or information

getting to unauthorized people Redundantly stored data is inconsistent in different files or databases Data privacy regulations or guidelines are being (or can be) violated Processing errors are occurring (either by people, machines, or software) Decision-making errors are occurring

25


CONTROL (and Security) Too much control or security

Bureaucratic red tape slows the system Controls inconvenience customers or employees Excessive controls cause processing delays

EFFICIENCY People, machines, or computers waste lime

Data is redundantly input or copied Data is redundantly processed Information is redundantly generated

People, machines, or computers waste materials and supplies

Effort required for tasks is excessive Material required for tasks is excessive

26


SERVICE The system produces inaccurate results The system produces inconsistent results The system produces unreliable results The system is not easy to learn The system is not easy to use The system is awkward to use The system is inflexible to new or exceptional

situations The system is inflexible to change The system is incompatible with other systems

27

Deteksi Sumber-sumber Masalah

Keluhan pemakai (user complaints). Perhatian top manajemen (top management concerns) Penunjuk jalan (scouting). Pengawas pemakai (user surveys). Pengawas (audits). Pengukur kinerja sistem (performance measurement

systems).

28

Problem Analysis Phase “Don’t try to fix it unless you understand it” Other Names

Study phase, study of the current system, detailed investigation phase, feasibility analysis phase

Stakeholder involved System analyst, systems owners & system users

Input Project charter & approval continue the project

Output System Improvement Objectives

Most Techniques Used Fact-finding and meeting with system owners & system users

29

Cause-and-Effect Analysis

Cause-and-effect analysis – a technique in which problems are studied to determine their causes and effects.

In practice, effects can be symptomatic of more deeply rooted or basic problems which, in turn, must be analyzed for causes and effects until such a time as the causes and effects do not yield symptoms of other problems.

30

System Improvement ObjectivesObjective – a measure of success. It is something that you expect to achieve, if given sufficient resources.

Reduce the number of uncollectible customer accounts by 50 percent within the next year.

Increase by 25 percent the number of loan applications that can be processed during an eight-hour shift.

Decrease by 50 percent the time required to reschedule a production lot when a workstation malfunctions.

Poor objective: Create a delinquent account reports (poorly worded objective)

Reduce credit losses by 20 percent through earlier identification of delinquent accounts.

31

System Improvement ObjectivesConstraint – something that will limit your flexibility in defining a solution to your objectives. Essentially, constraints cannot be changed.

Schedule: The new system must be operational by April 15. Cost: The new system cannot cost more than $350,000. Technology: The new system must be web-enabled. Policy: The new system must bill customers every 15 days.

REQUIREMENT ANALYSIS

33

Requirement Analysis Phase

“Sure the system works, and it is technically impressive, but it just doesn’t do what we needed it to do”

Other Names Definition phase

Stakeholder involved System analyst and system users

Input System improvement objectives

Output Business Requirement Statement

Most Techniques Used Fact-finding

34

Requirement

Terbagi menjadi dua bagian Functional Requirement

Fungsi atau fitur yang harus termasuk dalam sistem informasi untuk meyakinkan kebutuhan bisnis dan dapat diterima pengguna.

Proses periksa deposit, kalkulasi nilai siswa, menampilkan informasi identifikasi pemegang kartu, dsb

Non-Functional requirement Deskripsi dari fitur, karakteristik, dan atribut sistem semacam

batasan yg dapat membatasi solusi yang ditawarkan. Time, cost, dsb.

35

Salah requirement

Sistem mungkin telat Biaya yang dikeluarkan bisa membengkak Sistem yang dikembangkan tidak memenuhi harapan

pengguna dan menimbulkan kekecewaan pada pengguna

Sistem tidak reliable dan kemungkinan terjadi error tinggi

Menurunkan reputasi pengembang/developer

36

Requirement Examples

The system must provide log-on security at the operating system level and at the application level

An employee record must be added, changed, or deleted only by a member of the human resources department

The system must support 25 users online simultaneously

Response time must not exceed four seconds The system must user-friendly to every type of users The transaction report should be generated every day

at 10 pm

37

Requirement Examples (cont)

Manufacturing employees must swipe their ID cards into online data collection terminals that record labor costs and calculate production efficiency

The department head must enter overtime hours on a separate screen

The Web site must report online volume statistics every four hours, and hourly during peak periods

The inventory system must produce a daily report showing the part number, description, quantity on hand, quantity allocated, quantity available, and unit cost of all parts — sorted by part number

38

Metode Pengumpulan Data

Perlu pemilihan metode pengumpulan data yang tepat selama melakukan requirement system. Metode tersebut adalah interviews questionnaires observation Sampling Document

39

Tanya Jawab (Interview) Bagaimana metode itu digunakan.

Pemilihan potential interviewees (user) Membuat perjanjian terhadap potential interviewees Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan jelas Memilih person yang diinterview secara pribadi dan merekamnya.

Keuntungan metode. Pewawancara dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan menyesuaikannya

sesuai situasi yang terjadi. Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda berpikir hal

ini dapat terjadi ?. Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi. Memunculkan respons yang tinggi sejak penyusunan pertemuan.

Kerugian metode Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara Sulit membandingkan laporan wawancara karena subyektivitas alamiah

Kapan metode tersebut baik digunakan Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari personel kunci Test kredibilitas dari interviewees Mencari interview yang unsureness atau contradictions Memantapkan kredibilitas team.

40

Kuesioner Bagaimana metode itu digunakan.

Mendisain dengan menggunakan standar kuesioner Kuesioner dikirimkan ke lingkungan kerja end-users Struktur respon diringkas dalam statistik distribusi.

Keuntungan metode. Murah dan cepat dari pada interviews Tidak membutuhkan investigator yang terlatih (hanya satu ahli yang

dibutuhkan untuk mendesain kuesioner untuk end-user yang terpilih Mudah untuk mensintesis hasil sejak pembuatan kuesioner Dengan mudah dapat meminimalkan biaya untuk semua end-user

Kerugian metode Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi end-user Analis melibatkan kesan sehingga tidak dapat menampakkan pribadi end-user Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan yang kuat untuk

mengembalikan kuesioner Tidak dapat menyesuaikan pertanyaan ke end-user secara spesifik

Kapan metode tersebut baik digunakan Pertanyaannya sederhana, dan tidak memiliki arti mendua Membutuhkan wawasan yang luas dari end-user Bila memiliki sedikit waktu dan biaya.

41

Observasi (Observation) Bagaimana metode itu digunakan

Secara pribadi seorang analis mengunjungi lokasi pengamatan Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan, termasuk volume

dan pengolahan lembar kerja Keuntungan metode

Mendapatkan fakta records daripada pendapat (opinion) Tidak membutuhkan konstruksi pertanyaan Tidak menganggu atau menyembunyikan sesuatu (end-users tidak

mengetahui bahwa mereka sedang diamati) Analis tidak bergantung pada penjelasan lisan dari end-users

Kerugian metode Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi (end-user merasa diamati) Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu observasi

mungkin tidak tepat (representative) dalam kondisi harian atau mingguan Membutuhkan pengalaman dan kehlian khusus dari analis

Kapan metode tersebut baik digunakan Membutuhkan gambaran kuantitatif seperti waktu, volume dan sebagainya Kecurigaan bahwa end-user mengatakan suatu kejadian yang sebenarnya tidak

terjadi (dibuat-buat).

42

Tip Praktis Observasi Jangan mengamati dalam waktu yang lama.

Dengan waktu yang lama akan mengacau operasi yang sedang diamati, Akan membiaskan permasalahan yang sebenarnya.

Buat catatan yang ringkas. Sebelum observasi, beritahukan kepada supervisor dan pemakai

yang terlibat tentang apa yang akan dikerjakan dan mengapa dikerjakan, sehingga akan mengurangi gangguan.

Gunakan checklist yang singkat tentang informasi yang dibutuhkan bersama.

Jangan melakukan observasi tanpa rencana

43

Sampling

Bagaimana metode digunakan Mengumpulkan contoh koleksi dokumen, form dan

record yang dapat merepresentasikan sistem Dokumentasi sistem yang sudah ada Contoh form-form yang sudah ada Contoh screen dan laporan Contoh SOP, job outline Strategi bisnis perusahaan Dsb.

44

Dokumen Kebutuhan Analisis Arahan (conduct) analisis

Hubungan dengan pemakai akhir (end-users) Menganalisa records, forms dan laporan Pengamatan proses Menganalisa metode yang digunakan Permasalahan dalam pengumpulan data

Kebutuhan pemakai Apa yang menjadi kebutuhan sebenarnya Kebutuhan laporan (jenis dan frekuensinya) Kebutuhan pelatihan

Pengaruh sistem baru Kendala sistem Menjelaskan kendala waktu, biaya, keahlian, teknologi dan faktor ekternal Realistik sistem

Dokumentasi Functional & Non-functional requirement Instrumen pengumpulan data (kebutuhan kuesioner, interview)

Logical Design Phase

46

Logical Design Phase

Other Names Modeling Phase

Stakeholder involved System analyst and system users

Input Business Requirement Statement

Output Data & Process Modeling

Most Techniques Used Fact-finding ERD & DFD building

47

Data Modeling

Data modeling – a technique for organizing and documenting a system’s data. Sometimes called database modeling.

Entity relationship diagram (ERD) – a data model utilizing several notations to depict data in terms of the entities and relationships described by that data.

48

Entiti Model relasi entiti didasarkan pada persepsi dunia nyata yang terdiri

dari himpunan obyek dasar yang disebut entiti dan relasi antar entiti.

Entiti adalah obyek yang dapat diidentifikasi secara unik. Entiti dikarakterisasi dan dipresentasikan dengan suatu gugus

atribut. Contoh gugus atribut dari entiti PEKERJA adalah nama, tanggal lahir, NIP, golongan/pangkat.

Sekelompok entiti yang memiliki karakterisasi entiti disebut gugus entiti (entity set). Setiap entiti dari gugus tersebut disebut anggota gugus (member of set). Contoh gugus entiti adalah gugus entiti pegawai bank, gugus entiti nasabah bank. Dari beberapa gugus tadi mungkin terjadi suatu relasi, misalnya relasi antara gugus bank dengan gugus nasabah bank.

Berdasarkan jumlah gugus yang terlibat maka relasi antar entiti dibedakan menjadi :

Relasi biner (binary), yaitu relasi antar 2 gugus entiti. Relasi trio (ternary), yaitu relasi antar 3 gugus entiti. Relasi N-ary, yaitu relasi antar n gugus entiti.

49

Relasi Biner

Khusus untuk relasi biner maka relasi antar anggota dari dua gugus yang terlibat (kardinalitas relasi biner) dapat bersifat : Relasi 1-1 (one-to-one relationship). Adalah satu entiti

anggota gugus diasosiasikan dengan tepat satu entiti anggota gugus yang lain.

Relasi 1-banyak (one-to-many relationship). Adalah satu entiti anggota gugus diasosiasikan dengan satu atau lebih entiti anggota gugus yang lain. Sebaliknya satu entiti anggota gugus yang lain tersebut diasosiasikan dengan tepat satu entiti anggota gugus pasangannya.

Relasi banyak-1 (many-to-one relationship). Adalah satu entiti anggota gugus diasosiasikan dengan satu atau lebih entiti anggota gugus yang lain dan berlaku pula sebaliknya.

50

ERD ke Tabel

51

Normalisasi

Adalah proses yang berkaitan dengan model data relational untuk mengorganisasi himpunan data dengan ketergantungan dan keterkaitan yang tinggi atau erat. Hasil dari proses normalisasi adalah himpunan-himpunan data dalam bentuk normal (normal form). Ada beberapa bentuk normal, yaitu :

Bentuk Normal I (First Normal Form / 1-NF). Bentuk Normal II (Second Normal Form / 2-NF). Bentuk Normal III (Third Normal Form / 3-NF). Bentuk Normal IV (Fourth Normal Form / 4-NF). Bentuk Normal Boyce-Codd (Boyce-Codd Normal Form / BCNF).

Kegunaan normalisasi : Meminimasi pengulangan informasi. Memudahkan indentifikasi entiti / obyek.

52

Bentuk Normal 1 (1-NF)

Suatu relasi memenuhi 1-NF jika dan hanya jika setiap atribut dari relasi tersebut hanya memiliki nilai tunggal dalam satu baris atau record.

Non 1-NF table

1-NF table

53

Bentuk Normal 2 (2-NF) Suatu relasi memenuhi 2-NF jika dan hanya jika :

Memenuhi 1-NF. Setiap atribut yang bukan kunci utama tergantung secara fungsional

terhadap semua atribut kunci dan bukan hanya sebagian atribut. Jika suatu relasi memenuhi 1-NF dan relasi tersebut memiliki tepat satu

atribut yang membentuk kunci utama, maka relasi tersebut memenuhi 2-NF.

Rasionalisasi 2-NF : Memiliki semantik yang lebih eksplisit dari 1-NF. Mencegah beberapa kondisi anomali dalam update data.

Bentuk 2-NF table (satisfying 1-NF)

54

Bentuk Normal 3 Ketergantungan Fungsional dilakukan untuk

StudentID => Student, BirthDate (SC1). CourseID => Course, Credit (SC2). StudentID, CourseID => Grade (SC3, SC3A). Grade => Weight (SC3B).

Memenuhi 2-NFMemenuhi 3-NF

55

3-NF & BCNF

Suatu relasi memenuhi bentuk III (3-NF) jika dan hanya jika :

Relasi tersebut memenuhi 2-NF. Setiap atribut bukan kunci tidak tergantung secara fungsional

kepada atribut bukan kunci yang lain dalam relasi tersebut. Suatu relasi yang memenuhi 2-NF dan hanya memiliki satu atribut bukan kunci selalu memenuhi 3-NF.

Akhirnya semua tabel SC1, SC2, SC3A, SC3B berada dalam kondisi 3-NF, sehingga semua databases mengalami kondisi 3-NF.

Boyce Codd Normal Form Suatu relasi memenuhi BCNF jika dan hanya jika

setiap determinan yang ada pada relasi tersebut adalah kunci kandidat (candidate keys). Determinan adalah gugus atribut dimanaa satu atau lebih atribut lain tergantung secara fungsional.

56

DFD

DFD pada dasarnya sebuah diagram yang menjelaskan bagaimana hubungan bersama dari bagian file, laporan, sumber dokumen dan sebagainya.

DFD termasuk alat komunikasi medium yang baik antara analyst dan pemakai karena mudah dipahami (hanya berisi 4 simbol).

Tujuan dari DFD adalah membuat/mengetahui aliran (track) aliran data seluruhnya dari sistem. Data dan proses adalah hal yang kritis untuk dipahami.

DFD berbeda dengan flow sistem (systems flowcharts) dan flow program (program flowcharts) karena keduanya lebih mengarah ke hasil (orientation).

57

Context Diagram Context Diagram adalah bagian dari Data Flow Diagram (DF) yang

berfungsi memetakan model lingkungan, yang dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem

Sering disebut DFD Level 0 Hanya Ada satu proses CD menyoroti sejumlah karakteristik penting sistem, yaitu :

1. Kelompok pemakai, organisasi atau sistem lain dimana sistem melakukan komunikasi (sebagai terminator).

2. Data masuk, yaitu data yang diterima sistem dari lingkungan dan harus diproses dengan cara tertentu.

3. Data keluar, yaitu data yang dihasilkan sistem dan diberikan ke dunia luar.

4. Penyimpanan data (storage), yaitu digunakan secara bersama antara sistem dengan terminator. Data ini dapat dibuat oleh sistem dan digunakan oleh lingkungan atau sebaliknya dibuat oleh lingkungan dan digunakan oleh sistem. Hal ini berarti pembuatan simbol data storage dalam CD dibenarkan, dengan syarat simbol tersebut merupakan bagian dari dunia diluar sistem.

5. Batasan, antara sistem dan lingkungan.

58

Contoh Context Diagram

59

Komponen DFD

Proses (fungsi) Dipresentasikan dalam bentuk lingkaran (circle) atau bujursangkar dengan

sudut melengkung (a rounded rectangle). Setiap proses ditandai dengan nomor. Nomor berfungsi menjelaskan tingkatan proses dari hierarchy chart. Setiap proses dinamai dengan sepasang kata kerja yang simple, contoh : screen customer-order, record customer-order. Dalam physical DFD, lokasi atau program yang memproses seringkali dituliskan dibagian bawah simbol, tetapi dalam logical DFD tidak perlu disebutkan. Untuk menunjukkan transformasi dari masukan menjadi keluaran, dalam hal ini sejumlah masukan dapat menjadi hanya satu keluaran ataupun sebaliknya. Proses umumnya didefinisikan dengan kata tunggal, atau kalimat sederhana. Fokus simbol ini adalah apa yang dikerjakan atau tindakan yang dilakukan (proses), bukan orang atau melakukan kegiatan apa.

60

Komponen DFD (2) Aliran data (data arrow).

Dipresentasikan dalam bentuk anak panah yang menuju ke atau dari proses. Digunakan untuk menggambarkan gerakan paket data atau informasi dari satu bagian ke bagian lain dari sistem dimana penyimpanan mewakili lokasi penyimpanan data. Nama berfungsi untuk mendefinisikan arti dari aliran dan ditulis untuk mengidentifikasi aliran tersebut. Ujung panah menunjukkan kemana data bergerak ke atau dari proses, penyimpanan ataupun terminator atau keduanya. Aliran yang digambarkan sebagai panah dengan dua ujung menggambarkan terjadinya dialog. Nama data yang digambarkan dalam aliran disebut data packet dan dituliskan diatas garis panah. Arus data menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut : Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahaan. Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem. Tampilan atau output dilayar komputer yang dihasilkan oleh sistem. Masukan untuk komputer. Komunikasi lisan / ucapan. Surat-surat atau memo. Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file. Suatu sistem yang dicatat pada buku agenda. Transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain.

61

Komponen DFD (3) Penyimpanan (data stores)

Komponen ini digunakan untuk memodelkan kumpulan data atau paket data. Notasi yang digunakan adalah garis sejajar, segiempat dengan sudut melengkung atau persegi panjang, atau open-ended rectangle on the right side. Nama (database atau file) dari penyimpanan disebutkan dalam simbol Dalam kasus notasi ini dapat mendefinisikan file atau basis data seperti tape magnetic, disk, dan model DBMS lainnya, atau seringkali mendefinisikan bagaimana penyimpanan diimplementasikan dalam sistem komputer. Penyimpanan kadangkala didefinisikan sebagai suatu mekanisme di antara dua proses yang dibatasi oleh jangka waktu tertentu.

Terminator (external or internal entities) Dipresentasikan dengan simbol persegi panjang yang mewakili entiti luar atau dalam dimana

sistem berkomunikasi dan disebut dengan sources (data, masukan ke sistem) atau destinations (informasi, keluaran dari sistem). Seringkali sulit untuk menentukan mana external dan internal entity. Pertanyaan kunci untuk menjawabnya adalah "apakah pelaku (person) atau group ini melakukan proses dari bagian sistem? Jika jawabannnya tidak, entity tersebut adalah external. External entity jika jelas bahwa entity tersebut diluar sistem organisasi, seperti customers, vendors, pemerintah, orang, kelompok orang, perusahaan, departemen. Contoh dalam order entry system adalah customer, order inventory system adalah suppliers. Internal entity jika mewakili unit-unit fungsi suatu organisasi, yang meliputi pemakai. External dan internal entity juga dapat didefinisikan sebagai batasan sistem. Untuk mengidentifikasi terminator tidak sulit. Kadangkala terminator berupa pemakai sistem itu sendiri. Hal itu bisa terjadi jika pemakai punya sikap sikap seperti berikut : "Saya menyediakan data x, y, z bagi sistem, dan saya mengharapkan sistem dapat memberikan informasi/data a, b, dan c" Pada kasus lain pemakai berpikir bahwa dia merupakan bagian dari sistem sehingga mempermudah pemodelan untuk mengidentifikasi terminator yang relevan. Hal itu bisa terjadi jika pemakai bersikap : "Kami menerima transaksi penerimaan dari Departemen Akuntasi, dan kami harus menyerahkan laporan mingguan biaya ke Komisi Keuangan". Simbol untuk entity external adalah sebuah bujur sangkar (square). Untuk mengidentifikasinya adalah dengan memberikan tanda alfabet huruf kecil yang dituliskan pada sudut kiri atas dari bujur sangkar, selanjutnya diberi sebuah nama tunggal.

62

Petunjuk Membuat DFD

Pilih nama yang jelas maksudnya (bagi proses, aliran, penyimpanan, dan terminator)

Untuk proses sebaiknya menggunakan nama yang mengacu pada fungsi, yaitu gabungan antara kata kerja yang spesifik dan obyek, misalnya memproses laporan inventori, validasi nomer telepon dan lain-lain. Untuk terminator lebih mengacu pada orang atau kelompok orang, sedangkan untuk aliran dan penyimpanan mengacu pada paket data atau informasi yang terkandung didalamnya.

Jangan menggunakan nama yang terlalu umum, misalnya proses data, tangani masukan dan lain-lain.

Gunakan nama yang familiar bagi pemakai. Menomori proses untuk memperjelas sistematika.

Tidak jadi masalah bagaimana urutan ditempatkan. Nomor tidak menunjukkan urutan. Penomoran dimaksudkan sebagai identifikasi proses dan

memudahkan penurunan ke level yang lebih rendah atau ke proses berikutnya.

63

Petunjuk Membuat DFD (2) Menggambar kembali DFD hingga beberapa kali, sehingga cukup estetik.

Penggambaran kembali yang kadang-kadang bahkan lebih dari sepuluh kali digunakan untuk menjaga secara teknis gambar tersebut sudah benar, dapat diterima oleh pemakai, misalnya tingkat operasional yang akan mengoperasikan dan dapat diterima oleh pimpinan yang dalam hal ini menentukan strategi organisasi. Ketika penggambaran dilakukan ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu :

Ukuran dan bentuk lingkaran sebaiknya tetap sama, karena jika tidak dapat menimbulkan kesan lingkaran yang lebih besar memproses sesuatu yang juga lebih besar.

Panah yang melengkung dan lurus tidak jadi masalah tetapi sebaiknya tidak menggunakan kedua cara tersebut pada gambar yang sama.

Menggambar dengan tangan atau menggambar dengan perangkat tertentu, tidak merupakan masalah. Menggambar dengan tangan seringkali memberikan sesuatu yang lain katakanlah sentuhan seni, tetapi menggambar dengan mesin, seringkali lebih memudahkan modifikasi.

Mencegah DFD yang terlalu kompleks dan tidak perlu. Kegunaan DFD bukan hanya menggambarkan fungsi dan interaksinya dalam sistem secara

akurat tetapi juga untuk dibaca dan dimengerti oleh bukan hanya penganalisa sistem, tetapi juga pemakai yang berpengalaman dalam sistem yang dimodelkan. Hal ini berarti : jangan membuat DFD dengan terlalu banyak proses, aliran, penyimpanan dan terminator.

Menjamin konsistensi DFD tersebut secara intern ataupun yang berkaitan dengan DFD. Konsistensi dalam hal ini juga menyangkut konsistensi dengan model lain (misalnya : entity relationship diagram, state transition diagram, dan process specification).

64

Perhatikan ! Mencegah proses yang mempunyai

masukan tetapi tidak mempunyai keluaran yang dikenal dengan lubang hitam (black-hole)

Mencegah proses yang mempunyai keluaran tetapi tidak punya masukan, misalnya penghasil bilangan acak.

Hati-hati dengan aliran dan proses yang tidak dinamakan karena dapat mengakibatkan elemen data yang saling tidak berhubungan menjadi satu.

Hati-hati dengan penyimpanan yang punya status hanya dapat dibaca atau hanya dapat ditulis dan berkaitan dengan proses yang hanya memproses masukan atau hanya memproses keluaran.

65

Penurunan Level DFD Setiap penurunan ke level yang lebih rendah harus mampu

mempresentasikan proses tersebut dalam spesifikasi proses yang jelas, sehingga seandainya belum cukup jelas maka seharusnya diturunkan ke level yang lebih rendah.

Setiap penurunan harus dilakukan hanya jika perlu. Tidak semua bagian dari sistem harus diturunkan dengan jumlah level yang

sama karena yang kompleks bisa saja diturunkan, dan yang sederhana mungkin tidak perlu diturunkan. Selain itu, karena tidak semua proses dalam level yang sama punya derajat kompleksitas yang sama juga.

Konfirmasikan DFD yang telah dibuat pada pemakai dengan cara top-down. Aliran data yang masuk dan keluar pada suatu proses di level harus

berhubungan dengan aliran data yang masuk dan keluar pada level x+1. Dimana level x+1 tersebut mendefinisikan sub proses pada level x tersebut.

Ketika mulai menurunkan DFD dari level tertinggi, cobalah untuk mengindentifikasi external events dimana sistem harus memberikan respon. External events dalam hal ini berarti suatu kejadian yang berkaitan dengan pengolahan data di luar sistem, dan menyebabkan sistem kita memberikan respon.

66

Penurunan Level DFD

DECISION ANALYSIS PHASE

68

Decision Analysis Phase Stakeholder involved

System analyst, system users, system owners, system designer

Input Business Requirement Statement

Output System Proposal

Most Techniques Used Fact-finding, interpersonal & communication skill

69

Feasibility

Technical feasibility – Is the solution technically practical? Does our staff have the technical expertise to design and build this solution?

Operational feasibility – Will the solution fulfill the users’ requirements? To what degree? How will the solution change the users’ work environment? How do users feel about such a solution?

Economic feasibility – Is the solution cost-effective?

Schedule feasibility – Can the solution be designed and implemented within an acceptable time period?

70

Candidate Systems Matrix

(Continued)

71

Candidate Systems Matrix (concluded)

72

Feasibility Matrix

73

Pilihan Strategi Distributed versus centralized processing

Saat ini, ada kecenderungan terjadi perubahan keputusan informasi dari centralized data processing ke decentralized end-user responsibility centers. Dalam lingkungan proses terdistribusi, end-user memutuskan peralatan, implementasi dan prioritas pengembangan. Di bagian lain terdapat pertumbuhan jumlah end-user yang masuk ke dunia komputer. Mereka mencoba teknologi terbaru tanpa memperhatikan biaya dan resiko. Tanpa keahlian, perancang sistem akan berada dalam lingkungan konservatif (kolot).

Integrated versus dispersed databases (sistem database tersebar)

Ketika organisasi menggunakan sistem database tersebar, perancang sistem mempunyai pilihan pertimbangan tentang file apa saja yang termasuk dalam database dan data apa saja yang masuk dalam file. Integrated database ditangani oleh administrator database yang memelihara semua kontrol data storage, access dan modification. Manajemen tingkat atas memutuskan sesuai dengan pilihan perancang sistem dengan memperhatikan sisi kemudahan kontrolnya.

Surround strategy of system development Lingkungan sekitar strategi sangat penting dalam masalah pengambilalihan

perusahaan, dimana satu perusahaan mendapatkan perusahaan lain dan mungkin sistem informasinya tidak kompatibel dengannya (berbeda).

74

Pilihan taktik Sekarang atau nanti

Teknologi Sebuah terobosan teknologi adalah memerlukan pertimbangan untuk beberapa tahun mendatang.

Aliran kas Kondisi aliran kas perusahaan perlu untuk dipertimbangkan didalam pengembangan atau penggantian sistem.

Sumber daya keahlian Dalam melakukan pengembangan sistem perlu untuk memperhatikan tenaga- tenaga ahli yang terlibat baik dalam perancangannya maupun dalam pemakaiannya nanti.

Politik Banyak sistem informasi saat ini diusulkan oleh seseorang dalam perusahaan. Untuk satu atau lebih alasan, departemen sistem informasi boleh memilih memperlambat pengembangan atau penggantian sistem.

Pembelian produk jadi lawan modifikasi Analisa untung/rugi jika harus membeli produk jadi ataupun

modifikasi Kecepatan lawan biaya

Alternatif sistem informasi pertama kali akan dibandingkan secara kuantitatif penggunaan biaya. Karenanya perancang punya kesulitan menyesuaikan kenaikan kecepatan dalam bentuk penghematan biaya

75

Pilihan Operasional Input

On-line versus off-line data entry. Off-line data entry tidak memiliki kemampuan yang baik untuk validasi

transaksi dengan segera. Oleh karena itu, on-line data entry disarankan tetap digunakan dalam konfigurasi sistem informasi.

Keyed versus machine-readable data entry. Machine-readable data entry dapat meningkatkan kecepatan,

mengurangi kesalahan pemasukan data, dan menghemat biaya untuk pekerja (save human costs). Bagaimanapun juga membutuhkan investasi yang besar dalam hal peralatan dan pemeliharaannya.

Centralized versus decentralized data entry. Decentralized entry adalah lebih cepat tetapi tingkat kesalahannya

tinggi karena banyak pemakai yang memasukkan data. Machine-readable entry membutuhkan pemasukan desentralisasi yang memberikan keuntungan kecepatan proses dalam menangkap sumber data (point of sale).

Processing Batch versus real-time record update.

Batch processing menyebabkan update record lama, cocok untuk centralized data entry. Real time processing membutuhkan biaya peralatan dan menaikkan kecepatan proses.

76

Pilihan Operasional (2) Processing (lanjutan)

Sequential versus direct access to records. Sequential access adalah berhubungan dengan batch processing.

Direct access berhubungan dengan real-time processing. Single versus multiple-user update of records.

Sebuah desain sistem untuk multiple-user lebih komplek (rumit) dalam keamanan akses dan mengupdate record secara simultan. Kekomplekkan (kerumitan) terjadi saat kecepatan proses adalah penting dan aplikasinya dengan proses -real time.

Ouput Traditional versus turnaround documents.

Traditional document adalah dokumen yang cara pendataannya ke sistem dilakukan melalui keyboard (key input). Turnaround documents adalah pendataan ke sistem dilakukan melalui mesin pembaca dokumen

Structured versus inquiry-based reports. Structured report dibuat dalam format yang baku dan disediakan secara

rutin, sedangkan inquiry-based reports dibuat berdasarkan permintaan dengan format sesuai permintaan pemakai. Seringkalli inquiry-base report ditemukan dalam lingkungan real-time dimana data harus diakses secara cepat.

77

Pemilihan Sistem

Taktik membandingkan (comparison tactics) Sistem dibandingkan berdasarkan biaya dan

keuntungan secara relatif. Biaya adalah kebutuhan pembayaran untuk

perancang dan pengoperasi sistem informasi. Keuntungan adalah nilai atau kondisi tambahan

sebagai hasil implementasi sistem informasi. Ada tiga cara satu sistem (A) dapat lebih unggul

dibanding sistem lainnya (B). Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan kedua

sistem mempunyai keuntungan sama. Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan A juga

mempunyai keuntungan yang lebih banyak dibanding B. A dan B mempunyai biaya yang sama, tetapi A mempunyai

keuntungan yang lebih banyak.

78

Metode Analisis Biaya/Manfaat Periode Pengembalian (Payback Period)

Menilai proyek investasi dengan dasar lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan aliran-aliran kas masuk.

Pengembalian Investasi (return on Investment) Mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oelh

proyek dibandingkan dengan biaya yg dikeluarkan ROI = (total manfaat – total biaya) / total biaya * 100%

Nilai Bersih Sekarang (Net Present Value) Memperhatikan nilai waktu dari uang. Tingkat bunga ditetapkan

Tingkat Pengembalian Internal (Internal Rate of Return) Memperhatikan nilai uang Tingkat bunga dihitung

79

Faktor-faktor yang berpengaruh Faktor sistem informasi

Beberapa faktor kualitatif yang mengarah pada kinerja sistem informasi yang baik Mengurangi tingkat kesalahan (increased accuracy). Mengurangi waktu untuk memperbaiki kesalahan Mengurangi waktu tanggap (response time) dari workstation interaktif Mempercepat waktu penyediaan laporan (informasi) Meningkatkan keamanan sistem Memperbanyak update sumber record aktif Meningkatkan kepuasaan pemakai. Beberapa faktor tersebut dapat diukur, tetapi tidak dalam uang

Faktor strategi perusahaan Kepuasan konsumen (customer satisfaction). Sebuah sistem informasi dapat menyebabkan kehati-

hatian menyampaikan produk dan keinginan efisien konsumen. Meningkatkan kepuasan konsumen akan tidak diragukan meningkatkan penjualan. Seperti peningkatan penjualan, bagaimanapun juga sulit untuk diprediksi dan secara kuantitatif.

Meningkatkan penjualan (increased sales). Sistem point of sales (POS) membebaskan dari penyimpanan tugas-tugas rekord. Manajemen mengharap penjualan staff setia terhadap waktu usaha pemasaran dan ini meningkatkan penjualan. Hanya saja penjualan akan meningkatkan kesulitan memprediksi dalam uang.

Komitmen konsumen dan vendor (customer and vendor commitments). Perusahaan mendesain masukan sistem secara online dan memperbolehkan konsumen langsung mengakses ke sistemnya. Konsumen sekarang terkunci (tergantung) pada sistem ini sehingga memiliki komitmen untuk setia (senang) pada perusahaan tersebut. Komitmen konsumen dan vendor sulit untuk diprediksi.

Information product marketing. Seringkali, sistem informasi baru dapat dipakai oleh perusahaan lainnya. Seperti American Airline menyediakan sistem informasi pemasaran produk selama tahun 1970, perusahaan mengembangkan sebuah sistem pemesanan tiket dan kemudian sistem pemasaran ini juga digunakan oleh jasa penerbangan lainnya, sehingga menjadi produk yang menguntungkan.

Formal Presentation

81

Formal Presentation

Merupakan sarana untuk menyampaikan hasil analisa sistem yang telah dilakukan kepada system owners

Sebisa mungkin meyakinkan system owner tentang benefit yang akan mereka dapatkan dengan adanya sistem yang akan dikembangkan

Adalah pertemuan khusus yang digunakan untuk “menjual” ide-ide baru (sell new ideas) dan mendapatkan persetujuan dari sistem yang baru (approval for new system)

Kesuksesan dan efektifitas presentasi tergantung dari persiapan. Keuntungan: umpan balik langsung dan respon spontan Kerugian: materi yang dipresentasikan mudah dilupakan.

Sehingga biasanya diikuti dengan laporan tertulis

82

Menyusun Bahan Presentasi

Pertimbangkan beberapa hal sbb: Siapa audience (pendengar/penonton/peserta) ? Dari golongan dan lingkup kerja manakah sebagian

besar audience ? Mengapa Anda presentasi ? Berapa lama waktu yang diberikan untuk presentasi ?

83

Teknik Penyampaian

Pengulangan Kesimpulan singkat dan mudah diingat Cerita singkat dengan bahasa yang mudah dimengerti dan

jelas Uraikan materi secara perlahan Perhatikan waktu Buat catatan kecil (take notes) Highlight point yang dianggap penting Jaga frekuensi kontak mata dengan audience Berpakaian yg sopan

84

Tipe Pembicara

Informatif Audience mempelajari sesuatu yang baru

Persuasif Bertujuan untuk mengubah perilaku dan kebiasaan

audience (ajakan kepada sesuatu) Menghibur

Lebih banyak unsur hiburannya daripada materinya

85

Penggunaan Alat bantu

OHP (Overhead Proyektor) Slide Video Kaset Power Point Animasi/Grafik/Suara dapat menarik minat dan perhatian

audience

86

Menarik Perhatian Audience

Berhenti berbicara (stop talking) / diam Ajukan pertanyaan ke audience Gunakan sedikit humor Gunakan board untuk membuat lebih jelas Ubah intonasi suara Lakukan sesuatu yang tidak terduga (jatuhkan buku,

matikan slide, dsb)

87

Menjawab Pertanyaan

Serius dalam menanggapi, walaupun ada pertanyaan konyol atau keluar konteks

Berikan jawaban untuk si penanya dan audience Buat ringkasan (summary) Berikan batasan waktu dalam menjawab pertanyaan Jujur

System Analysis

Documents