Top Banner
97

Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

Jul 18, 2015

Download

Business

Eko Mardianto
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page 1: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor
Page 2: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 1

THE AUTHOR

Nugroho Nusantoro adalah seorang supervisory leadership dan customer service trainer, motivator, penulis dan public speaker. Energi, semangat, penguasaan materi dan humor segar adalah ciri-ciri Nugroho Nusantoro dalam penyampaian materi. Dengan pengalaman bicara untuk beragam audience, mulai staff rank & file, Direktur, sampai para professional dari berbagai Negara, Nugroho Nusantoro mampu menyampaikan materi dalam bahasa Indonesia atau Inggris dengan sama baiknya.

Komitmennya yang kuat terhadap hasil training yang dipimpinnya, tercermin dalam salah satu slogannya: “Building a strong Indonesia through quality training, one person at a time.”

Page 3: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 2

PENGANTAR

Fungsi seorang supervisor sangat krusial di setiap perusahaan. Ini disebabkan oleh posisi strategis mereka yang langsung memimpin para pekerja, para penggerak perusahaan. Pada beberapa kasus, fungsi krusial ini tidak diimbangi dengan sistem panduan atau sistem pengembangan kepemimpinan supervisor. Dengan demikian para supervisor yang biasanya adalah para pekerja berprestasi, dulunya, justru mengalami kemandegan di posisi ini.

Buku ini ditulis untuk memberikan panduan kepada para supervisor tentang hal-hal utama yang perlu dilakukan untuk memajukan tim yang mereka pimpin. Kemajuan tim-tim itu akan menjadi penggerak kemajuan perusahaan. Upaya pengaplikasian oleh pembaca adalah kunci penyerapan dari isi buku ini. Bila mengalami kesulitan atau ingin diskusi tentang aplikasinya silahkan email ke: [email protected]

Surabaya, 24 Mei 2011 – Nugroho Nusantoro

Page 4: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 3

DAFTAR ISI

THE AUTHOR

PENGANTAR

DAFTAR ISI

PENDAHULUAN, The Journey Has Just Begun!

SATU, Designing The Future

DUA, Walking The Future

TIGA, Securing The Future

PENUTUP, Welcome Aboard SUPER-SUPERVISOR

1

2

3

5

14

36

52

87

Page 5: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 4

SUPER-SUPERVISOR A GUIDE TO BE A VERY EFFECTIVE AND

SUCCESSFUL SUPERVISOR

Page 6: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 5

“The beginning is the most important part of the work.”

Plato

Pagi itu saya bertemu Eka. Itu adalah hari pertamanya menjalani peran baru. Mulai

pagi itu Eka adalah seorang Supervisor. Semangat dan kebahagiaan terpancar

PENDAHULUAN

The Journey Has Just Begun!

Page 7: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 6

hampir dari seluruh lubang pori-porinya. Terus terang, dia juga kelihatan sangat

pantas memakai seragam supervisor yang terlihat masih sangat baru. Secara

keseluruhan dia terlihat siap menjalani harinya.

Waktu berlalu dengan cepat. Sore hari itu, saya kembali bertemu dengan Eka di

ruang locker karyawan. Dia tampak lelah, sangat lelah. Semangat yang menyala-

nyala pagi tadi sudah padam tampaknya. Saya bertanya kepadanya, “Bagaimana

hari pertamamu?”

Eka tersenyum kecut sambil menjawab, “Capek, Pak.”

Keesokan harinya saya melihat Eka mengawali hari tanpa semangat yang ia punyai

di pagi pertamanya sebagai supervisor. Dia sudah mulai terlihat seperti supervisor

Page 8: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 7

yang sudah menjalankan pekerjaa dalam jangka waktu panjang. Cahaya prestasi

dan kepercayaan diri Eka sudah mulai pudar.

Itu terus terjadi dan tanpa terasa tiga bulan telah berlalu. Eka, sang supervisor baru,

sekarang sudah menjadi supervisor biasa.. biasa mengeluh tentang pekerjaan dan

timnya, biasa terlihat berlama-lama menghabiskan batang-batang rokok di smoking

room, dan biasa-biasa lain yang mengurangi keefektifannya sebagai seorang

supervisor.

HHaall sseeppeerrttii ii ttuu aaddaallaahh uummuumm tteerr jjaaddii ddii bbaannyyaakk ppeerruussaahhaaaann.. SSeeoorraanngg kkaarryyaawwaann rraannkk

aanndd ffii llee yyaanngg bbeerrpprreess ttaassii bbaaiikk mmeennddaappaatt pprroommoossii mmeennjjaaddii ssuuppeerrvviissoorr.. PPrreessttaassii yyaanngg

iiaa ppeerroolleehh kkeettiikkaa mmaassiihh rraannkk aanndd ffii llee ttiiddaakk bbiissaa iiaa uullaannggii ppaaddaa ppoossiissii ssuuppeerrvviissoorr..

SSeebbaalliikknnyyaa iiaa jjuussttrruu mmeennjjaaddii ssaallaahh ssaattuu ddaarrii ppaarraa ssuuppeerrvviissoorr ppeennggggeerruuttuu,, ppeennggeelluuhh

ddaann ppeemmaarraahh..

Page 9: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 8

Kenapa ini bisa terjadi?

Satu jawababan yang merupakan tema besar dari semua itu adalah KETIDAK

SIAPAN (dan KETIDAK diSIAPkAN)!

Di ebook ini Anda para supervisor yang benar-benar baru, relatif baru, agak baru,

dan yang ingin mempunyai prestasi baru mempunyai kesempatan untuk mengetahui

apa yang harus disiapkan serta dilakukan agar menjadi seorang supervisor yang

efektif dan berprestasi, seorang SUPER-SUPERVISOR dalam istilah die book ini.

SUPER-SUPERVISOR? Apa itu SUPER-SUPERVISOR?

Page 10: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 9

Diagram 1

Page 11: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 10

Untuk menjawab pertanyaan di atas, kita perlu tahu dahulu fungsi utama seorang

pemimpin, termasuk supervisor tentunya. Perhatikan ilustrasi pada halaman

sebelum ini.

Diagram bel di atas menunjukkan perbandingan antara jumlah pekerja dan kinerja

mereka. Jumlah pekerja yang berkinerja di bawah standar ada beberapa. Jumlah

pekerja yang mempunyai kinerja di atas standar ada beberapa juga. Yang paling

banyak adalah mereka yang mempunyai kinerja biasa-biasa saja alias pas

memenuhi standar, bahkan sering kali hampir di bawah standar. Apa yang

diperlihatkan oleh diagram bel semacam ini adalah fenomena yang kerap kita lihat di

lingkungan kerja kita. Begitu biasa, sampai-sampai kita sering berpikir, “Yang

penting mereka bisa menyelesaikan pekerjaannya.”

Page 12: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 11

Diagram 2

Page 13: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 12

Dengan adanya seorang leader, termasuk supervisor, seharusnya diagram tadi

berbentuk seperti pada diagram 2.

Ya. Dengan adanya supervisor semestinya diagram tadi

bisa lebih bergeser ke kanan. Artinya jumlah pekerja yang

berkinerja melampaui standar bertambah lebih banyak lagi

dan mereka yang berkinerja di bawah standar, tentu saja,

semakin berkurang. Itu tugas Anda. Itu yang bisa

dilakukan oleh seorang SUPER-SUPERVISOR.

Semua perusahaan yang ingin melejitkan tingkat profitabilitas dan pertumbuhannya

memerlukan SUPER-SUPERVISOR. Jadi apakah Anda siap menjadi SUPER-

SUPERVISOR? Apakah Anda berani mengambil tanggung jawab untuk

Semua perusahaan yang ingin melejitkan tingkat profitabilitas dan pertumbuhannya memerlukan SUPER-SUPERVISOR.

Page 14: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 13

meningkatkan kinerja tim Anda? YES! Jawaban optimis sangat membantu

keberhasilan Anda.

Untuk membantu Anda melakukan transformasi menjadi SUPER-SUPERVISOR,

ebook ini saya bagi menjadi empat bagian. Di bagian pertama Anda akan

mempelajari hal-hal yang perlu disiapkan untuk bekal keberhasilan Anda sebagai

seorang supervisor. Pada bagian dua kita mendiskusikan hal-hal yang perlu

dilakukan dalam melakukan peran Anda. Anda juga akan mendapati kompetensi-

kompetensi yang bisa Anda kembangkan untuk melengkapi peran Anda. Itu pada

bagian tiga.

Mari kita mulai perjalanan kita.

Page 15: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 14

“Keep your dreams alive. Understand to achieve anything requires faith and belief in yourself, vision, hard work, determination, and dedication. Remember all things are possible for those who believe.”

Gail Devers

SATU

Designing The Future

Page 16: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 15

Ingat cerita tentang Eka si supervisor baru? Eka tidak akan mengalami hal itu

seandainya dia sudah mempunyai gambar rancangan yang jelas, sangat jelas,

tentang hari-harinya sebagai seorang supervisor sebelumnya. Dia pasti mampu

menjadi seorang SUPER-SUPERVISOR bila diawal telah mampu menentukan cetak

biru karirnya.

Promosi adalah hal yang sangat ditunggu-tunggu oleh banyak orang. Promosi

diskon di super atau hypermarket adalah momen yang paling ditunggu oleh ibu-ibu.

Promosi di toko alat-alat pertukangan juga merupakan hal yang sangat diminati oleh

bapak-bapak - walaupun mereka tidak terlalu bisa pertukangan atau permesinan.

Tentu saja promosi jabatan adalah hal yang paling ditunggu oleh karyawan. Ini

menyebabkan sensasi kegembiraan yang luar biasa ketika seorang karyawan,

akhirnya, mendapatkan promosi.

Page 17: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 16

Sensasi itulah yang dirasakan oleh Eka pada awal hari

pertama ia menjalani perannya sebagai seorang

supervisor. Sensasi itu membuatnya senyum-senyum

sendiri, berlama-lama di depan cermin mengamati

seragam barunya, dan lain sebagainya. Sensasi itu pula

yang membutakan Eka dari kenyataan bahwa ada banyak

hal lain yang perlu ia lakukan agar bisa menjalani

perannya sebagai seorang supervisor. Nasehat saya sangat sederhana: agar Anda

tidak mengalami apa yang dialami oleh Eka, ketika sensasi itu muncul maka

segeralah lakukan JEDA.

Tentu saja promosi jabatan adalah hal yang paling ditunggu oleh karyawan. Ini menyebabkan sensasi kegembiraan yang luar biasa ketika seorang karyawan, akhirnya, mendapatkan promosi.

Page 18: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 17

“Baru promosi kok sudah JEDA alias istirahat?”

Jeda yang perlu Anda lakukan bukan jeda biasa. Jeda yang harus Anda ambil

adalah jeda untuk meningkatkan kesadaran Anda atas apa yang telah Anda alami,

sedang Anda alami, dan akan Anda alami. Jeda ini penting agar Anda bukan

sekedar bergembira karena telah mendapat promosi tetapi juga bisa

mempersiapkan diri untuk keberhasilan yang lebih lagi.

“Cara melakukan jeda semacam ini bagaimana?”

The Power Of Pause

Page 19: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 18

Hal pertama yang harus Anda lakukan tentu saja adalah menyadari bahwa Anda

sudah masuk ke area tanggung jawab yang lebih besar yang memerlukan kesiapan

mental spiritual. Melaporlah dulu kepada Yang Maha Perkasa. Gunakan waktu Anda

untuk khusyuk berbicara dengan Tuhan, mengungkapkan rasa syukur Anda atas

kepercayaan-NYA memberikan kesempatan itu kepada Anda. Kemudian mintalah

pertolongan agar Anda bisa melalui jenjang posisi ini dengan prestasi gemilang.

Yakinlah bahwa dukungan-NYA akan selalu ada untuk Anda sehingga prestasi Anda

di posisi baru ini adalah suatu kepastian. Mengambil cukup waktu untuk

berkomunikasi dengan Sang Maha Daya sangat membantu kita untuk

mengembangkan sikap optimis.

Hal kedua yang bisa membantu Anda lebih siap lagi memulai hari sebagai seorang

supervisor adalah melakukan pengukuran. Pengukuran? Ya. Anda ukur tingkat

kemampuan Anda pada kecakapan-kecakapan yang diperlukan untuk menjadi

Page 20: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 19

seorang supervisor yang berhasil. Di bawah adalah

daftar beberapa kecakapan yang perlu dimiliki oleh

seorang supervisor dalam menjalankan peran dan

fungsinya. Tambahkan bila Anda merasa ada lagi

kecakapan yang perlu ada pada daftar tersebut.

1. Kecakapan memberikan arahan

2. Kecakapan memotivasi

3. Kecakapan komunikasi

4. Kecakapan membuat keputusan (decision making) dan memecahkan

masalah (Problem Solving)

5. Kecakapan perencanaan dan antisipasi (Planning and Anticipation)

6. Kecakapan administratif (Membuat dan membaca laporan, merancang roster,

dll)

Hal pertama yang harus Anda lakukan tentu saja adalah menyadari bahwa Anda sudah masuk ke area tanggung jawab yang lebih besar yang memerlukan kesiapan mental spiritual. Melaporlah dulu kepada Yang Maha Perkasa. Gunakan waktu Anda untuk khusyuk berbicara dengan Tuhan

Page 21: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 20

7. Kecakapan Teknis

8. Kecakapan mengelola hubungan dengan senior management

9. Kecakapan pengelolaan stress (stress management)

10. Kecakapan menjalankan perbaikan berkesinambungan (continuous

improvement)

Ukur kemampuan Anda pada semua kecakapan di atas dengan memberikan nilai

antara 0 sampai 10. 0 (nol) berarti Anda sama sekali belum mempunyai kemampuan

pada kecakapan itu dan 10 berarti Anda sudah sangat mampu. Dari sini Anda akan

mengetahui posisi Anda saat ini dan kecakapan mana saja yang harus Anda

prioritaskan pengembangannya.

Page 22: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 21

Setelah mendapat gambaran lengkap tentang kecakapan Anda, tentukan

bagaimana Anda bisa meningkatkan kemampuan pada kecakapan-kecakapan tadi

serta identifikasi siapa saja yang bisa membantu Anda.

Emosi sangat mempengaruhi kinerja seseorang. Hal ketiga yang Anda perlu

lakukan adalah mengidentifikasi pola-pola emosi yang berpotensi membantu atau

justru menghambat kinerja Anda sebagai seorang supervisor. Bayangkan pola

emosi seperti apa yang akan Anda gunakan bila harus berhadap-hadapan dengan

seorang anak buah yang tindakannya sangat merugikan dan meresahkan tim. Atau

Page 23: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 22

bayangkan pola emosi yang Anda alami bila atasan langsung serta anggota senior

management memberikan tekanan (pressure) yang berlebih kepada Anda. Dengan

mendapatkan gambaran awal pola-pola emosi yang dominan pada situasi-situasi

tertentu, Anda mempunyai kesempatan untuk menilai apakah pola itu produktif atau

tidak. Bila pola-pola tersebut Anda ni lai tidak produktif maka Anda mempunyai

kesempatan untuk mengganti atau menentukan pola baru yang lebih produktif.

Dengan demikian Anda sudah melakukan langkah antisipatif yang efektif. Ketika

suatu saat situasi itu benar-benar terjadi, Anda sudah siap dan mampu mengelola

situasi tersebut menuju pada hasil yang baik.

Page 24: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 23

Itulah hal-hal yang perlu Anda lakukan dalam jeda Anda.

Promosi biasanya diberikan dengan pemberitahuan di awal.

Dengan demikian Anda mempunyai waktu yang cukup untuk

melakukan langkah-langkah jeda tadi. Sebaiknya Anda juga

komunikasikan hal ini dengan atasan Anda sehingga Anda bisa

mendapat dukungan dan bantuan. Ingat, jeda yang baik bisa

menyelamatkan karir Anda.

Bila pola-pola tersebut Anda

nilai tidak produktif maka Anda mempunyai kesempatan untuk

mengganti atau menentukan pola baru yang lebih

produktif. Dengan demikian Anda sudah melakukan langkah antisipatif yang efektif. Ketika suatu saat situasi itu benar-benar

terjadi, Anda sudah siap dan mampu mengelola situasi

tersebut menuju pada hasil yang baik.

Page 25: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 24

Dalam masa jeda Anda lebih banyak melakukan introspeksi. Anda berkomunikasi

dengan diri Anda sendiri (dan dengan Tuhan). Setelah Anda mempunyai gambaran

awal tentang diri Anda, tiba saatnya Anda membuka jalur-jalur komunikasi dengan

pihak-pihak yang mempengaruhi keberhasilan pekerjaan Anda sebagai seorang

supervisor. Pihak-pihak itu adalah (calon) anak buah Anda, rekan sesama

supervisor, atasan langsung, anggota senior management lain, wakil-wakil dari

departemen lain di luar departemen Anda.

Komunikasi dengan (calon) anak buah Anda bisa dimulai dengan menentukan

terlebih dahulu hasil yang ingin Anda peroleh. “Begin with an end in mind.” Begitu

Collect Your Future

Page 26: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 25

kata Stephen R. Covey. Hasil itu bisa seperti ini: “Memahami apa yang mendorong

dan menghalangi kinerja puncak dari tim saya sehingga saya bisa selalu menjadi

supervisor yang mampu membawa mereka pada kinerja puncak.” Dengan fokus

pada perolehan hasil seperti itu, Anda bisa menentukan hal-hal apa saja yang ingin

Anda tanyakan kepada (calon) anak buah Anda. Anda bisa bertanya tentang

harapan mereka, bagaimana mereka ingin dipimpin dan diarahkan, bagaimana

mereka ingin dibantu, dan hal-hal apa dari seorang supervisor yang bisa membuat

mereka bersemangat. Anda juga bisa menanyakan hal-hal yang mereka tidak sukai

dari seorang supervisor, tentang hari-hari terberat mereka, dan tentang tantangan-

tantangan dalam mencapai kinerja puncak. Tanyakan itu semua dan kumpulkan

sebanyak mungkin jawaban.

Setelah Anda mengetahui hasil yang diinginkan, tentukan apakah Anda akan bicara

dengan semua dari mereka atau hanya beberapa yang bisa dianggap mewakili dari

Page 27: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 26

mereka. Bila hanya beberapa, tentukan nama-nama

mereka yang akan Anda ajak bicara. Bijaklah dalam

memilih.Jangan menghindari nama-nama tertentu

hanya karena nama-nama itu selama ini dianggap

trouble maker. Rangkul sebanyak mungkin perwakilan

yang bisa menggambarkan tim Anda secara utuh.

Langkah selanjutnya adalah memberi informasi

selengkap mungkin kepada mereka tentang rencana

Anda dan tujuan dari rencana tersebut. Itu akan

memberikan mereka waktu untuk ‘menenangkan diri’

dan bersiap untuk memberi Anda informasi yang

maksimal. Ini juga memberi Anda kesempatan untuk

Hindari mengomentari apapun yang disampaikan oleh nara sumber Anda. Analisa atas informasi yang Anda terima bisa Anda lakukan sendiri pada waktu yang terpisah.

Page 28: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 27

memilih nama lain bila ternyata satu atau dua orang yang ada dalam daftar menolak

untuk berpartisipasi karena suatu alasan.

Bertemu dan melakukan wawancara tentu saja adalah langkah puncak dari proses

ini. Dalam wawancara selalu tempatkan diri Anda sebagai pendengar yang baik,

sebagai seorang ‘murid’ yang haus akan sebuah pemahaman. Hindari

mengomentari apapun yang disampaikan oleh nara sumber Anda. Analisa atas

informasi yang Anda terima bisa Anda lakukan sendiri pada waktu yang terpisah.

Saat wawancara Anda harus memberikan ruang sebesar-besarnya bagi nara

sumber untuk mengeluarkan segala apa yang ingin mereka ungkapkan. Yakinlah

bahwa keseluruhan informasi itu akan membentuk suatu rangkaian cerita yang akan

sangat berguna bagi kesuksesan Anda nantinya.

Page 29: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 28

Sesi wawancara dengan rekan supervisor lain, atasan langsung Anda, anggota

senior management lain, dan wakil-wakil dari departemen lain di luar departemen

Anda juga mengikuti urutan langkah yang sama. Ingat, pertama tentukan dulu hasil

yang ingin Anda dapat dari wawancara tersebut, kemudian bila diperlukan tentukan

siapa saja yang akan Anda temui, diteruskan dengan pertemuan awal untuk

memberi tahu mereka tentang rencana Anda sekaligus untuk menentukan kapan

waktu yang tepat untuk melakukannya, dan terakhir adalah melakukan wawancara

tersebut.

Kegiatan semacam ini saya beri nama ‘Collecting Future’ karena

pada dasarnya Anda sedang mengumpulkan potongan-potongan puzzle dari suatu

gambar besar yang berjudul SUPER-SUPERVISOR, seorang supervisor yang

berhasil mendongkrak kinerja tim sekaligus memenuhi harapan sebagian besar

Page 30: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 29

pihak dalam organisasi. Ini adalah strategi efektif untuk memulai peran Anda

sebagai supervisor, bahkan sebenarnya sangat efektif untuk memulai peran apapun.

Collecting Future memberi Anda peta yang sangat lengkap tentang apa yang layak

Anda lakukan dan apa yang sebaiknya Anda hindari dalam melakukan tugas Anda.

Menariknya adalah bahwa kegiatan ini juga mendekatkan Anda kepada banyak

pihak sehingga tanpa sadar mereka sudah memberikan dukungan mereka kepada

Anda, dan tentu saja karir Anda ke depan bila Anda bisa memenuhi komitmen Anda.

Lakukan kegiatan Collecting Future ini dengan sebaik-baiknya dan Andapun akan

mendapatkan jaminan bahwa pekerjaan Anda akan menjadi sangat lancar. Anda

akan terhindar dari hal-hal yang dialami oleh Eka pada cerita di awal ebook ini.

Page 31: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 30

Dari kegiatan Collecting Future, sekarang Anda telah mengantongi kepingan-

kepingan puzzle dari satu gambar besar tentang bagaimana menjadi seorang

supervisor yang berhasil. Tinggal Anda gunakan saja kepingan-kepingan itu untuk

menyusun keberhasilan Anda. Caranya adalah dengan bertanya kepada diri Anda

dengan satu pertanyaan yang ‘cerdas’.

“Apa yang harus saya lakukan?”

Itu adalah pertanyaan salah kaprah. Itu adalah pertanyaan kuno yang mungkin

sudah mulai ditanyakan oleh para supervisor jaman Majapahit dulu. Apa yang Anda

dapatkan dari pertanyaan itu adalah KEBINGUNGAN. Perbaiki pertanyaan Anda.

Wrong Question!

Page 32: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 31

Bila tadi saya mengutip apa yang dikatakan Stephen R. Covey, sekarang saya akan

menggunakan ide yang sama dari Wilferd Peterson. Ia menyatakan, “Big

thinking precedes great achievements.” Ya. Keberhasilan-keberhasilan yang hebat

selalu diawali dengan pikiran-pikiran yang jelas tentang keberhasilan itu. Itulah yang

dilakukan oleh orang-orang berprestasi.

Page 33: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 32

Steven Spielberg sudah membayangkan menciptakan karya-karya besarnya sejak ia

masih kecil. Muhammad Ali dan Lenox Lewis selalu menciptakan momen khusus

dimana mereka memutar gambar di otak mereka tentang bagaimana mereka

mengalahkan lawan-lawannya. Andre Agassi membayangkan ribuan kali bagaimana

ia menjadi seorang juara Wimbledon. Susi Pudjiastuti kecil sering ditertawakan oleh

TTookkoohh--ttookkoohh iinnii ssuuddaahh mmeerraassaakkaann ddaann mmeelliihhaatt kkeebbeerrhhaassiillaann jjaauuhh sseebbeelluumm ppeennccaappaaiiaann--ppeennccaappaaiiaann yyaanngg mmeerreekkaa ddaappaattkkaann..

Page 34: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 33

keluarganya karena sering membayangkan punya

pesawat pribadi. Sekarang ibu Susi Pudjiastuti

adalah pemilik maskapai penerbangan Susi Air.

Ya. Semuanya berawal dari melihat jelas impian itu

di dalam diri Anda.

Lihat jelas impian itu

dengan bertanya,

“Hasil akhir seperti

apa yang saya

inginkan dari kegiatan saya sebagai seorang SUPER-SUPERVISOR?” Semisal

jawaban yang Anda kembangkan adalah ‘mempunyai tim yang sangat selalu mampu

melampaui target sampai lebih dari 40% dimana setiap anggota tim adalah

kontributor aktif, innovator, dan problem solver’, maka Anda bisa mulai

AAnnddrree AAggaassssii tteellaahh rriibbuuaann kkaallii mmeennjjaaddii jjuuaarraa WWiimmbblleeddoonn bbaahhkkaann sseebbeelluumm ddiiaa mmeennjjaaddii ppeetteenniiss pprrooffeessssiioonnaall..

Page 35: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 34

membayangkan tim itu seperti apa. Dari bayangan, atau bahasa kerennya

visualisasi, itu Anda bisa mulai melihat langkah-langkah apa saja yang bisa Anda

lakukan untuk mempunyai tim dan anggota tim seperti pada gambaran Anda.

Pada tingkat yang lebih detil, Anda bisa mengambil 10 kecakapan seorang

supervisor (yang Anda gunakan untuk menilai kesiapan Anda tadi) sebagai batu

loncatan. Sebagai contoh bila Anda ingin mengembangkan cara memberi arahan

yang baik. Selalu mulai dengan menciptakan gambar tentang hasil akhirnya.

Tanyakan, “Hasil akhir seperti apa yang saya inginkan dari kegiatan saya sebagai

pemberi arahan yang efektif?” Seperti pada contoh pertama, semisal jawaban yang

Anda kembangkan adalah ‘anak buah yang mampu menjalankan instruksi dengan

akurat sehingga mereka mampu menyelesaikan pekerjaan secara sangat efektif dan

efisien’ maka segera bentuk gambaran tentang anak buah yang berada dalam

Page 36: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 35

kondisi tadi. Dari situ Anda bisa mendetilkan gambar sampai pada perintah seperti

apa yang bisa membuat mereka berada dalam kondisi tadi.

Dengan mengajukan pertanyaan yang tepat Anda

bisa mendapatan gambar akhir yang jelas dari apa

yang paling Anda inginkan untuk terjadi. Itu akan

membangkitkan emosi yang terkuat dari diri Anda

untuk mendorong upaya Anda sampai pada hasil

akhir tadi. Itu adalah kunci dari keberhasilan Anda.

Hasil akhir seperti apa yang saya inginkan dari kegiatan saya sebagai pemberi arahan yang

efektif?

Page 37: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 36

“When it comes to the future, there are three kinds of people: those who let it happen, those who make it happen, and those who

wonder what happened.”

John M. Richardson Jr.

Walking The Future

DUA

Page 38: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 37

Selamat! Bukan saja karena Anda sudah mendapatkan promosi sebagai seorang

supervisor tetapi juga karena Anda sudah bertahan sampai bagian dua dari ebook

ini. Sebagian besar orang hanya bertahan sampai awal bagian satu saja. Bila Anda

benar-benar membacanya, Sampai saat ini Anda sudah mampu mengembangkan

blue print hasil akhir dari kegiatan kepemimpinan Anda sebagai seorang SUPER-

SUPERVISOR. Kini tiba saatnya tiba untuk benar-benar mewujudkan blue print tadi.

Page 39: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 38

Bagaimana Anda bisa mengetahui bahwa Anda sudah berhasil atau belum?

Bagaimana Anda bisa mengerti bahwa Anda atau anak buah Anda sudah

melakukan satu pekerjaan dengan baik? Ya. Harus selalu ada ukuran atas

keberhasilan dari setiap kegiatan. Harus ada standar yang kita tentukan.

Standar bukan hanya penting bagi Anda sebagai supervisor tetapi juga penting bagi

anak buah Anda. Mereka butuh tahu apa sebenarnya yang mereka sedang

upayakan. Mereka perlu mengerti kapan mereka mencapai hasilnya. Mereka harus

memiliki kepastian tentang bagaimana prestasi mereka akan Anda ukur.

Have A Standard

Page 40: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 39

Dengan memiliki standar yang jelas Anda bisa terhindar

dari banyak kericuhan termasuk yang diakibatkan oleh

perasaan ‘di-anak tirikan’ atau ‘pilih kasih’ di antara anak

buah Anda. Standar yang jelas akan membantu Anda

dalam menentukan pemberian reward dan rework (saya

pribadi bukan pemuja punishment).

Contoh fungsi standar yang jelas adalah seperti ini. Bila

sudah ditentukan bahwa setiap karyawan yang tidak

hadir di tempat kerja harus memberi tahu secara resmi

supervisor atau atasannya, maka itu menjadi standar bagi semua. Jika seorang

anggota tim yang sangat positif dan berprestasi melakukan hal itu, tidak hadir tanpa

pemberitahuan, maka kembalikan pada standar. Tidak pakai bingung. Jika memang

ia perlu mendapatkan teguran atau yang lain (menurut standar) lakukan itu.

Dengan memiliki standar yang jelas Anda bisa terhindar dari banyak kericuhan termasuk yang diakibatkan oleh perasaan ‘di-anak tirikan’ atau ‘pilih kasih’ di antara anak buah Anda. Standar yang jelas akan membantu Anda dalam menentukan pemberian reward dan rework (saya pribadi bukan pemuja punishment).

Page 41: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 40

“Lalu prestasinya bagaimana? Apakah itu tidak bisa membuat perbedaan?” Begitu

mungkin pertanyaan yang muncul.

Tentu saja prestasi membuat perbedaan. Bila seorang yang prestasinya biasa-biasa

saja melakukan hal tersebut, maka ia hanya mendapat teguran atau tindakan lain

yang disyaratkan dalam standar. Sementara bagi karyawan yang berprestasi, ia juga

mendapat reward atas prestasinya. Masih bingung? Tegasnya seperti ini. Suatu

standar selalu berlaku hanya pada domain yang diaturnya. Bila tentang prestasi maka mengaculah pada standar yang mengatur prestasi. Bila tentang pelanggaran maka

Page 42: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 41

mengaculah pada standar yang mengatur tentang pelanggaran. Dengan demikian semua menjadi jelas. Masuk akal bukan?

“Bagaimana dengan sesuatu yang tidak mempunyai standar?” Ada yang bertanya

seperti itu.

“Segala sesuatu pasti memiliki standar bila Anda membuatnya.” Jawab saya.

“Apa ada standar yang bisa saya pakai untuk mengetahui apakah semua anak buah

saya bisa menerima kepemimpinan saya?” Lanjutan dari pertanyaan tadi.

“Tentu saja ada.” Jawab saya.

Page 43: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 42

Semua bisa Anda ukur bila Anda mau. Bila Anda ingin melihat seberapa efektifkah

kepemimpinan Anda tentu saja selain melihat dari hasil yang Anda capai, Anda juga

bisa mengembangkan survey. Survey ini bisa rAnda lakukan bulanan atau mingguan

– bahkan saya pernah membimbing tim supervisor yang memutuskan untuk

melakukan survey harian. WOW! Survey seperti apa yang bisa Anda lakukan?

Beri saja judul ‘Survey SUPER-SUPERVISOR, Cara Peningkatan Efektifitas

Supervisor’. Kemudian gunakan sepuluh kecakapan supervisor tadi sebagai item

survey-nya. Sederhana saja. Pernyataan nomor satu misalnya berbunyi ‘Saya setuju

bahwa supervisor saya sangat cakap dalam memberikan arahan sehingga saya dan

rekan kerja saya selalu mampu melakukan arahan itu dengan mudah dan tepat’.

Kemudian minta anak buah Anda untuk memberi nilai, misal, dari 0 sampai 10. Ya.

Seperti yang Anda lakukan tadi.

Page 44: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 43

Bayangkan hasil yang bisa Anda capai bila Anda konsisten menjalankan survey

tersebut dan meningkatkan diri sesuai dengan hasil survey. Hasilnya pasti sangat

memberdayakan dan yakinlah bila Anda mampu melakukan itu maka akan selalu

ada standar yang bisa Anda ukur dari efektifitas kepemimpinan Anda. Sebagai

hasilnya, yakinlah, bahwa karir cemerlang sedang menanti

Anda.

Sekali lagi dengan bertanya pertanyaan yang benar, kita bisa mendapatkan standar

hasil yang benar pula. Mulai saat ini biasakan bertanya apa hasil akhir yang ingin

kita dapat dan apa ukuran yang bisa kita jadikan tolok ukur keberhasilan kita. Ingat

satu kalimat bijak, “If you don’t know where you are going, any path will take you

there.”

Page 45: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 44

"To lead people, walk beside them ... As for the best leaders, the people do not notice their existence.

The next best, the people honor and praise. The next, the people fear; and the next, the people hate ... When the best leader's work is done the people say,

'We did it ourselves!”

Lao-tsu

Now Lead!

Page 46: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 45

Yes! Sekarang Anda sudah HAMPIR siap untuk

memimpin! Hanya satu tes kecil saja yang perlu Anda

lewati. Apa itu pemimpin dan kepemimpinan? Pemimpin

adalah orang yang mampu membuat orang yang

dipimpinnya mampu mencapai keberhasilan lebih besar

dari apa yang mereka bisa bayangkan dan setelah

pencapaian itu mereka akan lebih percaya pada

kemampuan mereka. Kepemimpinan adalah cara-cara

untuk melakukan hal itu. Mengaitkan itu dengan posisi

Anda sebagai seorang supervisor maka sekarang Anda

adalah orang yang mampu membuat anggota tim Anda

Mencapai keberhasilan yang lebih besar dari apa yang pernah mereka bayangkan itu memerlukan Anda untuk mampu mengelola tiga dimensi kepemimpinan. Dimensi pertama adalah memimpin diri sendiri. Dimensi kedua adalah memimpin orang lain atau tim. Dimensi ketiga adalah memimpin hasil akhir.

Page 47: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 46

mampu mencapai keberhasilan lebih besar dari apa yang mereka bisa bayangkan

dan setelah pencapaian itu mereka akan lebih percaya pada kemampuan mereka.

Hebat sekali ternyata tugas Anda!

Mencapai keberhasilan yang lebih besar dari apa yang pernah mereka bayangkan

itu memerlukan Anda untuk mampu mengelola tiga dimensi kepemimpinan. Dimensi

pertama adalah memimpin diri sendiri. Dimensi kedua adalah memimpin orang lain

atau tim. Dimensi ketiga adalah memimpin hasil akhir.

Mampu memimpin diri sendiri adalah suatu keharusan bagi seorang pemimpin yang

baik. Dimensi pertama dari tiga dimensi kepemimpinan ini meminta Anda untuk

menentukan satu identitas yang konsisten, efektif dan berdaya. Jabatan Anda

adalah supervisor. Semua orang sudah tahu itu. Supervisor yang seperti apakah

Anda? Itu adalah pertanyaan yang harus Anda jawab.

Page 48: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 47

“Saya adalah seorang SUPER-SUPERVISOR yang cakap

dalam memfasilitasi inovasi, pemecahan masalah, dan

cakap dalam mengambil keputusan sehingga mampu membantu tim saya untuk melampaui target sampai lebih

dari 40%.” Terinspirasi oleh ebook ini, mungkin, jawaban seperti itu lagi yang

Anda kembangkan. Dahsyat! Sekarang Anda harus melengkapi jawaban itu dengan

detilnya.

Nilai-nilai seperti apa yang harus Anda punyai sebagai seorang individu untuk

mampu mewujudkan jawaban itu. Sistem kepercayaan seperti apa yang perlu Anda

kembangkan (dan hapus) agar mendukung pencapaian hal itu. Perilaku seperti apa

Page 49: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 48

yang harus secara konsisten Anda praktekkan demi penciptaan hal tadi. Itulah detil-

detil yang membentuk gambar besar yang Anda ciptakan dari jawaban Anda.

Memimpin orang lain atau memimpin tim menjadi suatu perjalanan yang lebih

mudah bila Anda telah mampu menjalankan dimensi pertama kepemimpinan tadi.

Prinsip dalam memimpin orang lain atau tim ini pada dasarnya adalah sama dengan

memimpin diri sendiri. Tanyakan dahulu hasil akhirnya. Tim seperti apa yang Anda

pimpin? Ingat, frasa ‘seperti apa’ ini bukan tentang keadaan atau kondisi riil tim Anda

pada saat ini. Frasa ‘seperti apa’ ini mengacu pada kondisi super amat sangat

optimum sekali yang ingin Anda ciptakan. Contoh: dengan mengacu pada jawaban

dari pertanyaan yang ada pada dimensi pertama tadi, Andapun mendesain jawaban

seperti ini, “Tim saya adalah tim yang sangat BERDAYA dan dihuni oleh individu-

individu yang mempunyai kepercayaan diri dan kecakapan untuk bersama

Page 50: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 49

memecahkan masalah, berinovasi, dan memperbaiki diri untuk selalu mampu

melampaui target sampai lebih dari 40%.” Sekali lagi, “WOW!”

Apa langkah selanjutnya? Yes! Tepat sekali. Lengkapi detilnya.

Nilai-nilai seperti apa yang harus tim Anda punyai untuk mampu mewujudkan

jawaban itu. Sistem kepercayaan seperti apa yang perlu tim Anda kembangkan (dan

hilangkan) agar mendukung pencapaian hal itu. Perilaku seperti apa yang harus

secara konsisten dipraktekkan oleh setiap individu dalam tim demi penciptaan hal

tadi.

Dimensi ketiga adalah dimensi hasil. Ini adalah dimensi yang sangat penting bagi

Anda. Ada istilah bahasa Inggris yang mengatakan, “Leadership is not a walk in the

park.” Maksudnya kalau memimpin jangan suka jalan-jalan di taman. Ups! Bukan.

Page 51: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 50

Maksudnya memimpin itu butuh usaha dan terkadang tidak mudah. Setelah Anda

jungkir balik untuk memastikan semua berjalan dengan baik, akhirnya, hasil kerja

Andalah yang akan dinilai.

Anda sudah terbiasa dengan dimensi pertama dan kedua. Dimensi ketiga inipun

memerlukan langkah-langkah yang sama. Jadi apa langkah yang pertama?

Menentukan gambaran hasil akhir dengan bertanya hasil akhir dari tim ini seperti

apa? Ya. Sejuta untuk Anda!

Mengacu pada dua jawaban yang pertama, maka Anda bisa mendapatkan jawaban

seperti ini, “Membuktikan kehebatan tim dengan melampaui target lebih dari 40%.”

Mantab? Yes! Sekali lagi setelah Anda dapatkan jawabannya, tugas Anda adalah

menentukan detil-detil yang diperlukan untuk mewujudkan gambaran itu.

Page 52: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 51

Itu tadi adalah tiga dimensi kepemimpinan yang harus

Anda kelola demi tercapainya hasil optimal dari tugas

Anda. Posisi Anda memang BARU seorang supervisor.

Kenyataannya supervisor sebenarnya adalah mata

rantai manajemen sekaligus pemimpin yang terdekat

dengan staf rank and file. Itu artinya posisi Anda juga

meliputi fungsi mengelola (manage) dan memimpin.

Sering kali ada perdebatan konyol tentang lebih penting

mana menjadi manajer atau menjadi pemimpin. Hindari

perdebatan tak berujung itu. Dengan mengelola ketiga

dimensi kepemimpinan ini Anda bisa menjadi seorang

pengelola sekaligus pemimpin yang berhasil.

Kenyataannya supervisor sebenarnya adalah mata rantai manajemen sekaligus pemimpin yang terdekat dengan staf rank and file. Itu artinya posisi Anda juga meliputi fungsi mengelola (manage) dan memimpin.

Page 53: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 52

Berapa lama Anda ingin menjadi seorang supervisor? Hmm..

kaget dengan pertanyaan ini?

“Iyalah! Orang posisi supervisor saja masih baru kok sudah

berandai-andai mendapat promosi lagi.” Begitu jelas Anda.

Saya setuju. Sebagai supervisor Anda harus fokus sepenuhnya

TIGA

Securing The Future

Page 54: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 53

kepada hasil yang bisa Anda capai pada posisi ini. Saya setuju. Sebagai supervisor

Anda tidak semestinya berpikir untuk menjadi manajer tanpa berhasil membuktikan

kualitas Anda pada posisi ini. Saya setuju. Sebagai supervisor Anda harus mampu

melampaui target-target yang telah ditetapkan oleh perusahaan Anda sehingga

Anda bisa melangkah ke jenjang berikutnya pada waktu yang ANDA PILIH!

Untuk mampu melakukan semua itu, Anda harus menguasai kecakapan-kecakapan

dasar inti. Ini yang akan memastikan apakah blue print yang Anda buat bisa

terwujud. Ini yang menentukan apakah standar-standar yang ada pada pekerjaan

Anda bisa terpenuhi atau bahkan terlampaui. Kecakapan yang paling inti dan dasar

pertama adalah:

Page 55: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 54

“The single biggest problem in communication is the illusion that it

has taken place.” George Bernard Shaw

Komunikasi selalu menjadi faktor utama dalam keberhasilan kita dalam hidup ini.

Bagi Anda yang sudah mempunyai anak pasti bisa membayangkan kegelisahan

orang tua yang tak kunjung melihat sang anak yang sudah berusia hampir dua tahun

Communicate

Page 56: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 55

belum bisa bicara sama sekali. Di dunia kerjapun kegelisahan yang sama sering

terjadi. Ungkapan-ungkapan seperti ‘Perintahnya ga jelas sih’, ‘Saya sulit memahami

kemauan bos’, ‘Emang kita disangka dukun? Bisa ngerti tanpa diberi tahu’ dan lain

sebagainya. Kapan terakhir Anda dipusingkan gara-gara ketidak cakapan

komunikasi seseorang?

Sekarang Anda adalah seorang supervisor. Kecakapan komunikasi adalah hal yang

sangat vital untuk keberhasilan Anda. Kemampuan Anda untuk mengolah data dan

informasi kemudian menyampaikannya dengan mudah sekaligus jelas sangat

berpengaruh terhadap kesuksesan tim Anda. “Komunikasi antara pemimpin dan

pendukungnya adalah inti dari segalanya.” Begitu terang John W. Gardner, seorang

pakar kepemimpinan.

Page 57: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 56

Sebelum kita membicarakan hal-hal teknis tentang

komunikasi, kita bicarakan dulu prinsip-prinsip yang penting

dalam komunikasi.

Prinsip yang pertama adalah niat Anda menentukan. Untuk apa Anda memutuskan

berkomunikasa dengan seseorang? Apa yang ingin Anda

dapatkan dari komunikasi tadi? Hasil akhir yang ingin Anda

dapat apa?

“Lhoh, kok hasil akhir lagi?” Itu mungkin menjadi pertanyaan

Anda, lagi.

Di dunia kerjapun kegelisahan yang sama

sering terjadi. Ungkapan-ungkapan seperti

‘Perintahnya ga jelas sih’, ‘Saya sulit memahami kemauan bos’, ‘Emang

kita disangka dukun? Bisa ngerti tanpa diberi tahu’

dan lain sebagainya. Kapan terakhir Anda

dipusingkan gara-gara ketidak cakapan

komunikasi seseorang?

Page 58: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 57

Tepat sekali! Selalu ‘begin with an end in mind’ karena hanya dengan cara itu kita

bisa memastikan hasil yang kita dapat sesuai dengan harapan kita. Contoh tentang

hal ini adalah: anak buah Anda datang terlambat dan Anda harus berkomunikasi

dengan dia tentang hal itu.

Dalam situasi seperti itu, bila Anda salah menentukan hasil akhir atau tidak

menentukan apa yang ingin Anda dapat, bisa jadi Anda terjebak adu mulut dengan

dia. Anda ngotot minta dia mengakui kesalahannya. Dia habis-habisan

mengeluarkan seribu alasan untuk membuat Anda MENGAKUI bahwa

keterlambatan itu adalah hal yang wajar pada kasusnya. Bisa juga dalam situasi itu

Anda menjadi supervisor bingung. Anak buah tersebut membuat Anda bingung

dengan alasan-alasannya sehingga akhirnya, setelah komunikasi itu berakhir, dia

menjadi pihak yang merasa berhasil telah mengkomunikasikan keinginannya dan

Page 59: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 58

Anda menjadi pihak yang puas karena komunikasi telah selesai. Hasil yang produktif

untuk kinerja? Ya tidak ada!

Itu semua akan sangat berbeda bila Anda sudah menentukan hasil akhir apa yang

harus, mau tidak mau, sesulit apapun, setidak mungkin apapun, TETAP harus Anda

dapat. Itu akan membuat komunikasi terfokus pada hasil akhir, bukan pada alasan-

alasan. Jadi, selalu tentukan dulu hasil akhir yang ingin Anda dapat.

Prinsip kedua adalah penempatan diri Anda menentukan. 246

eksekutif senior dari berbagai perusahaan besar di Amerika pernah disurvei oleh Los

Angeles Times Mirror. Inti dari survey itu adalah berapa banyak dari mereka yang

menganggap diri mereka mampu mengkomunikasikan visi perusahaan mereka

dengan efektif. Sekitar 80% eksekutif percaya mereka telah melakukannya dengan

Page 60: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 59

efektif. Hasil yang

bagus! Paling tidak

sebelum orang-orang di

perusahaan-

perusahaan tersebut

ditanyai, “Seberapa

efektif para eksekutif

senior di perusahaan

Anda mampu

mengkomunikasikan visi perusahaan?” Jawabannya: 70%orang-orang di

perusahaan-perusahaan tadi menganggap eksekutif senior mereka tidak efektif

dalam menyampaikan visi. Siapa yang Ge-eR disini?!

Kenapa itu bisa terjadi?

Page 61: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 60

Banyak orang mengerti bahwa gaya perilaku dari setiap individu itu berbeda-beda.

Mereka juga mengetahui bahwa masing-masing individu mempunyai pola pikir yang

berbeda-beda pula. Dalam berkomunikasi, setiap orang yang terlibat juga

mempunyai kepentingan yang beragam pula. Banyak orang yang tahu itu semua.

Sayang sekali ketika benar-benar terlibat dalam suatu komunikasi, terutama ketika

menjadi penyampai pesan, banyak orang yang amnesia alias lupa atas itu semua.

Tiba-tiba mereka berpikir bahwa semua orang SEHARUSNYA bisa memahami apa

yang mereka sampaikan. Nah lho!

Menempatkan diri pada sudut pandang orang yang kita ajak berkomunikasi sangat

membantu efektifitas komunikasi. Bahasa emotional intelligence untuk hal ini adalah

bagaimana kita bisa berempati ketika berkomunikasi. Sebagai seorang supervisor

menggunakan kalimat seperti ‘mulai hari ini setiap cacat yang ditemukan dalam

running test harus dicatat dan dilaporkan. Itu perintah dari Factory Manager’ tidak

Page 62: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 61

efektif. Itu hanya akan membuat Anda kehi langan wibawa. “Kenapa musti bawa-

bawa Factory Manager?” Begitu pikir tim Anda.

Dalam contoh di atas, bila memang Factory Manager berkata demikian, Anda bisa

memilih menempatkan diri sebagai anggota tim Anda. Pikirkan bagaimana pesan itu

bisa disampaikan sesuai dengan ‘gaya’ tim Anda. Pikirkan bagaimana hal itu bisa

diterima sesuai dengan kapasitas mereka.

Prinsip ketiga adalah emosi menentukan. 80%, dan bahkan lebih, dari

keputusan kita itu ditentukan oleh emosi apa yang kita rasakan pada satu waktu.

Cara Anda berkomunikasipun secara signifikan dipengaruhi oleh emosi yang Anda

rasakan pada waktu itu. “Speak when you’re angry – and you’ll make the best

speech you’ll ever regret.” Itu kata Dr. Laurence J. Peter.

Page 63: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 62

Memang ketika kita berbicara dengan marah-marah, mungkin saja orang yang kita

ajak bicara diam. Bukan karena mereka mendengarkan. Lebih karena mereka ingin

agar kita cepat diam!

“Kalau begitu sebaiknya kita bicara tanpa emosi saja.”

Bukan begitu. Bila kita bicara tanpa emosi maka komunikasi kita akan kehilangan

roh. Apa yang akan terjadi? Pendengar Anda akan tertidur (walaupun mungkin saja

mata mereka masih terbuka).

Gunakan jenis dan takaran emosi yang tepat untuk menambah efektifitas

komunikasi Anda. Anda tentu pernah mendengar pembicaraan seseorang yang

TIBA-TIBA membuat Anda sadar akan sesuatu, yang membuat Anda jelas akan

pesan yang disampaikan, yang menyebabkan Anda tergerak, dan lain sebagainya.

Page 64: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 63

Itu semua terjadi karena si pembicara menggunakan jenis dan takaran emosi yang

tepat tadi.

“Cara memilih jenis dan takaran emosi yang tepat bagaimana?”

Itu akan dibahas pada prinsip ke empat.

Prinsip keempat adalah latihan menentukan. “Practice makes perfect.”

Ya. Dan ada lagi yang paling saya sukai, “Practice is the best of all instructors.”

Intinya, bila Anda ingin memperbaiki efektifitas komunikasi Anda, berlatih adalah

suatu KEHARUSAN. Anda bisa menggunakan sistem P-PEI: Plan, Practice,

Evaluate, dan Improve. Misal Anda harus menyampaikan beberapa hal pada briefing

esok hari. Ambil waktu untuk merencanakan bagaimana Anda akan melakukan

komunikasi Anda dalam briefing tersebut. Ingat, hasil akhirnya tentukan dulu ya.

Page 65: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 64

Saya ulang lagi, selalu ‘begin with an end in mind’. Setelah Anda membuat

rencananya, praktekkan sebagus mungkin. Lakukan evaluasi apa yang perlu

diperbaiki dan apa yang sudah bagus. Kemudian, perbaiki. P-PEI bisa meningkatkan

kemampuan komunikasi Anda secara luar biasa.

Itu adalah empat prinsip yang perlu Anda ingat dalam konteks berkomunikasi.

Sekarang kita membicarakan hal yang lebih teknis. Saya mulai dengan bertanya,

“Apa saja yang diperhatikan oleh orang lain dari komunikasi Anda?”

“Bahasa tubuh, intonasi, dan kata-kata.”

Hebat! Betul sekali. Orang memperhatikan tiga hal tersebut dari komunikasi Anda.

Mana dari ketiga hal tersebut yang pengaruhnya paling besar dalam komunikasi

Anda?

Page 66: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 65

Dr Albert Mehrabian, dari

UCLA, mengemukakan

bahwa hal yang paling

berpengaruh dari komunikasi

Anda adalah bahasa tubuh.

Ini mempengaruhi persepsi

lawan bicara Anda sampai

55%. Sementara yang paling

berpengaruh kedua adalah

intonasi yang Anda gunakan

ketika berbicara, sampai 38%

pengaruhnya. Kata-kata

berpengaruh sampai 7%.

Page 67: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 66

Kecil memang tetapi ini bisa sangat berpotensi mengagetkan bila Anda

mengabaikannya.

Terlepas dari variasi konteks komunikasi yang mungkin

Anda temui dalam menjalankan peran Anda sebagai

seorang supervisor, menjaga keselarasan antara bahasa

tubuh, intonasi, dan kata-kata memang sangat penting.

Contoh ketika Anda ingin menyampaikan terima kasih

kepada salah satu anggota tim Anda: dengan hanya dengan

menepuk pundak dan tersenyum saja, ia bisa salah sangka,

“Jangan-jangan dia naksir saya.” Bila itu Anda lengkapi

dengan ucapan terima kasih yang tepat intonasinya, ia pasti

lebih jelas tetapi belum cukup jelas, “Terima kasih buat apa

Page 68: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 67

ya?” Bila Anda mengatakan dengan pilihan kata, intonasi, dan bahasa tubuh yang

tepat, “Yan, terima kasih ya. Kamu sudah menghubungi Pak Simorangkir untuk

meminta ma’af dan memberi solusi masalah beliau.” Ini akan membuat komunikasi

Anda sempurna. Agar Anda selalu bisa menampilkan cara komunikasi yang selaras,

selalu praktekkan empat prinsip pada bagian sebelumnya.

Sekarang Anda sudah tahu empat prinsip berkomunikasi plus elemen yang

berpengaruh dalam tersampaikannya pesan dalam komunikasi Anda, ada dua hal

lagi yang penting untuk Anda ketahui dalam berkomunikasi. Apa itu?

Yang pertama adalah mendengar (to listen). “To listen well is as powerful a means of

influence as to talk well and is as essential to all true coinversation.” Betul sekali.

Tanpa mampu mendengarkan orang lain, kita tidak akan mampu

mengkomunikasikan apapun pada mereka.

Page 69: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 68

Perbanyaklah mendengar apa yang disampaikan oleh orang lain, bukan hanya

mendengar dengan telinga kita tetapi mendengar dengan segenap tubuh dan hati.

Artinya orang lain harus benar-benar tahu bahwa Anda BUKAN sedang mencoba,

atau lebih parah lagi, berpura-pura mendengar. Mereka butuh tahu bahwa Anda

benar-benar peduli dan memperhatikan mereka.

“Tetapi saya terkadang sangat sibuk dan tergesa-gesa.”

Hey! Tenang. Betapa sibuknya Anda, pasti bisa meluangkan waktu untuk sejenak

berkata, “Terima kasih sudah memberi tahu saya tentang ini. Agar saya bisa lebih

baik dalam mendengarkan informasi ini dan kita lebih tenang, kita bicara lagi nanti

jam 15.00 di ruang saya ya.” Ya. Selalu cari cara untuk bisa memberikan perhatian

kita pada orang lain betapapun sibuknya kita. Itu juga akan sangat membantu

Page 70: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 69

efektifitas komunikasi kita, ketika tiba giliran kita untuk menyampaikan sesuatu pada

mereka.

Dalam mendengar ini, tentu saja cara yang

mendengar yang baik adalah mendengar dengan aktif

(Active Listening). Apa sebenarnya mendengar

dengan aktif ini? Mendengar dengan aktif juga

termasuk menggunakan segala upaya Anda untuk

membantu si penyampai pesan untuk mampu memasukkan pesannya kepada Anda

dengan cara-cara yang paling bisa Anda pahami. Bagaimana kalau tetap belum bisa

Mendengar dengan aktif juga termasuk menggunakan segala upaya Anda untuk membantu si penyampai pesan untuk mampu memasukkan pesannya kepada Anda dengan cara-cara yang paling bisa Anda pahami.

Page 71: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 70

menyerap informasi dengan maksimal? Tanyakan. Bertanyalah bila memang itu bisa

membantu memperbaiki pemahaman Anda dan menghindarkan Anda dari

kesalahan. Itulah mendengar yang aktif.

Hal selanjutnya yang sangat penting dalam keberhasilan komunikasi Anda adalah

meminimalisir gangguan atau noise. Gangguan disini bisa berupa apapun: Anda

berkomunikasi di dekat generator yang sedang bising menyala itu gangguan. Anda

berkomunikasi di antara deringan telepon (atau, sekarang, tone dari Blackberry) itu

juga gangguan. Lawan bicara Anda sedang kelelahan, fisik dan mental, ketika

sedang berbicara dengan Anda itu juga gangguan. Pikiran-pikiran yang tidak fokus,

asumsi-asumsi yang ngaco, atau kepercayaan-kepercayaan yang salah itu semua

juga gangguan.

Page 72: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 71

Komunikator yang efektif akan selalu berupaya melakukan komunikasi pada situasi

yang minim gangguan. Ini bisa kita lakukan dengan membiasakan P-PEI tadi.

Bahkan bila waktu Anda hanya beberapa menit sebelum benar-benar harus mulai

berkomunikasi, itu bisa Anda gunakan untuk merencanakan. Setelah terbiasa

mempersiapkan komunikasi Anda, maka proses P-PEI selanjutnya akan cepat

sekali.

Page 73: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 72

“Individually, we are one drop. Together, we are an ocean.”

Ryunosuke

Bagian yang paling menantang dari pekerjaan seorang Supervisor adalah bahwa

keberhasilan Anda saat ini tidak hanya ditentukan oleh diri Anda sendiri.

Keberhasilan Anda lebih ditentukan oleh keberhasilan yang mampu dicapai oleh tim

Team That Works

Page 74: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 73

Anda. Seorang supervisor bisa saja sangat cerdas, boleh saja mempunyai

kedekatan dengan senior manajemen, namun tanpa hasil bagus yang diperoleh oleh

tim yang dipimpinnya, dia bukan seorang supervisor yang efektif.

Untuk mampu membuat a team that works Anda perlu mengetahui apa yang

membedakan sebuah tim dan sekumpulan orang yang bekerja bersama-sama.

Katzenbach dan Smith, penulis buku The Wisdom Of Teams, menyebutkan bahwa

tim adalah sejumlah kecil orang dengan skill yang saling menunjang. Mereka

mempunyai komitmen terhadap tujuan, target kinerja, dan pendekatan yang sama

dan mereka merasa mempunyai tanggungjawab yang sebanding atas tercapainya

semua itu. Dari penjelasan Katzenbach dan Smith ini kita mendapatkan setidaknya

tiga hal penting yang harus ada dalam sebuah tim. Yang pertama dan yang paling

penting adalah adanya tujuan yang sama. Benar! Adanya ‘an end in mind’ bagi

keseluruhan tim. Yang kedua yang setiap tim perlu punya adalah adanya target

Page 75: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 74

kinerja. Yang ketiga adalah adanya tanggungjawab yang sebanding sehingga ketika

terjadi kesalahan tim itu bergerak bersama untuk memperbaiki kesalahan, bukan

malah saling menyalahkan.

Selain tiga hal tersebut di atas, ada lagi satu hal yang senantiasa terjadi dan dialami

oleh tim. Hal inilah yang membuat tugas Anda sebagai supervisor menjadi lebih

menarik dan menantang. Apakah satu hal itu?

“KONFLIK!”

Ya! Itu Dia! Konflik adalah satu hal yang selalu terjadi dalam sebuah tim. Tim yang

efektif adalah tim yang TIDAK PERNAH TAKUT menghadapi konflik karena mereka

Page 76: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 75

percaya bahwa konflik adalah pintu

gerbang untuk maju. Tim yang bisa

melewati pintu gerbang itu tadi adalah tim

yang mampu membuat iklim dimana para

anggota tim merasa nyaman dan aman

untuk bersikap terbuka serta jujur dalam

berpendapat. Ini adalah salah satu tugas

utama Anda sebagai seorang supervisor.

Agar tim Anda lebih terbuka terhadap

konflik, hal paling penting untuk Anda

lakukan adalah merubah persepsi anggota tim Anda tentang konflik. Ajak mereka

untuk selalu melihat sisi lain dari suatu koin yang bernama konflik ini. Bawa mereka

Page 77: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 76

mengerti bahwa dengan melewati satu konflik mereka akan mencapai titik yang lebih

tinggi lagi dalam hidup mereka. Pada setiap peristiwa konflik, upayakan untuk

meminimalisir kegaduhan, mentiadakan saling menyalahkan dan mencari-cari

alasan. Ganti hal-hal semacam itu dengan upaya fokus pada hasil akhir yang paling

diinginkan ketika konflik terselesaikan. Sekali lagi selalu 'begin with an end in mind’ –

kini saya tahu mengapa buku Stephen R. Covey itu laris!

Mengajarkan kepada tim kita untuk saling mempercayai adalah hal yang sangat

penting. Tunjukkan bagaimana mereka bisa saling menjaga dan melindungi (dalam

konteks positif) sesama anggota tim. Ini akan membuat semakin tinggi rasa percaya

masing-masing anggota kepada yang lain. Berikan contoh bagaimana Anda bisa

membuka diri, mengambil resiko, untuk mempercayai siapapun sekaligus membantu

orang tersebut untuk tetap mampu dipercaya. Sebagai seorang supervisor, seorang

Page 78: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 77

pemimpin, bila Anda melakukan kesalahan atau kekeliruan,

Anda bisa mengakuinya sekaligus meminta ma’af kepada tim

Anda setelah sebelumnya meminta ma’af secara personal

kepada orang yang terdampak kesalahan tersebut.

Sebaliknya bila ada anak buah Anda yang melakukan

kekeliruan, tegurlah dia, ajaklah dia bicara sedemikian rupa

hingga hanya Tuhan, dia dan Anda saja yang mengetahui hal

itu. Dengan demikian akan terbentuk suasana saling

mempercayai dan terbuka.

Untuk mampu mengubah persepsi tim terhadap konflik juga

untuk mengajarkan sikap saling mempercayai, kecerdasan

emosional adalah satu kecakapan yang perlu diberikan

Mengajarkan kepada tim

kita untuk saling mempercayai adalah hal

yang sangat penting. Tunjukkan bagaimana

mereka bisa saling menjaga dan melindungi (dalam konteks positif) sesama anggota tim. Ini akan membuat semakin

tinggi rasa percaya masing-masing anggota

kepada yang lain.

Page 79: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 78

kepada tim Anda. Wajib diperhatikan bahwa emosi selalu ada di belakang semua

tindakan, “Emotions drive performance.” Tim yang mempunyai kecakapan

kecerdasan emosional yang bagus tentu saja akan mampu berkinerja dengan bagus

pula.

Mengajarkan kecerdasan emosional tentu saja dimulai dengan membantu para

individu dalam tim Anda untuk menyadari keberadaan emosi mereka di belakang

semua tindakan mereka. Bahkan pada situasi-situasi tertentu emosi-emosi itu

menjadi sangat intens. Berikan bimbingan kepada mereka bagaimana mereka harus

bersikap dan mengelola emosi-emosi tersebut. Memperhatikan dan menghargai

emosi-emosi yang dialami oleh orang lain juga sangat penting. Dengan kemampuan

menghargai emosi orang lain maka akan terbentuk suatu hubungan yang lebih sehat

dan produktif. Membiasakan tim Anda untuk secara terbuka berdialog mengenai

Page 80: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 79

emosi-emosi yang mereka alami dan rasakan pada situasi-situasi tertentu, sekaligus

mencari cara pengelolaan yang tepat, sangat membantu kecapakan kecerdasan

emosional mereka.

Okay! Bila semua itu bisa Anda upayakan maka Anda bukan hanya bisa membentuk

suatu teamwork tetapi juga mempunyai a team that works! Sebuah tim yang

berhasil! Kita rangkum hal yang perlu kita lakukan untuk mempunyai tim yang

berhasil ini.

1. Tentukan tujuan atau kondisi puncak dari tim Anda

2. Tentukan target-target pencapaian yang terukur

3. Pastikan semua individu mempunyai kemauan untuk bertanggung jawab

terhadap kinerja tim

Page 81: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 80

4. Ciptakan sebuah tim yang TIDAK PERNAH TAKUT pada konflik, dengan cara

5. Ubah persepsi negatif tim terhadap konflik

6. Kembangkan budaya saling mempercayai

7. Raih kecakapan kecerdasan emosional

Page 82: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 81

“If you want to see good performance, perform it.”

Nugroho Nusantoro

Untuk memastikan bahwa tim yang Anda pimpin bisa mencapai hasil akhir yang

sudah dirancang dan tetapkan, harus ada suatu proses sistematis yang disebut

performance management. Proses ini meliputi perencanaan target pencapaian dan

Perfomance Management

Page 83: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 82

pengembangan individu, pemberian umpan balik atau feedback, pengukuran

pencapaian, dan lain sebagainya. Ketiadaan proses ini bagi tim Anda sama dengan

melakukan pembiaran-pembiaran terhadap naik turunnya kinerja mereka.

Saat ini, ada beberapa hal saja yang ingin saya jelaskan kepada Anda tentang

performance management ini. Ini akan sangat mendukung Anda dalam menjalankan

tugas menjadi supervisor yang berhasil. Hal paling awal yang saya ingin bagikan

kepada Anda adalah:

1. Punyailah rekam jejak (istilah yang keren, bukan?) dari masing-masing

anggota tim Anda. Buat catatan tentang pola-pola kerja dan perilaku mereka,

hal-hal yang paling memotivasi mereka termasuk hal-hal yang menurunkan

motivasi mereka, kecenderungan mereka dalam menghadapi tekanan,

keinginan-keinginan karir mereka dan lain sebagainya. Catat selengkap

Page 84: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 83

mungkin tentang mereka. Yang paling penting Anda ketahui adalah selalu

buat tujuannya terlebih dahulu. Tujuan dari rekam jejak ini BUKAN untuk

memudahkan Anda menunjukkan kesalahan mereka. Tujuan dari rekam jejak

ini adalah untuk membantu mereka mencapai kinerja yang paling baik

sekaligus memungkinkan mereka untuk lebih berkembang di bawah

bimbingan Anda. Dahsyat bukan?

2. Setujui hasil akhir yang bisa dicapai oleh masing-masing individu pada

penghujung tahun kerja. Saya cukup yakin praktek semacam ini sekarang

sudah cukup lazim dimiliki oleh banyak perusahaan. Saya juga yakin begitu

lazimnya hingga hal ini sering kali menjadi kosmetik. Lakukan perancangan

hasil akhir ini dengan secara penuh melibatkan anak buah Anda. Rancang

Page 85: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 84

hasil akhir yang benar-benar kaya secara emosional sehingga mereka

tergerak untuk mencapainya.

3. Ukur progress dari pencapaian hasil akhir tersebut SESERING MUNGKIN!

Saya berikan tanda seru karena semasa karir, saya sering menjumpai

supervisor yang mengukur pencapaian anak buah mereka SETAHUN

SEKALI SAJA! Hmmm... berapa persen kemungkinan anak buah mereka bisa

maju dan berkembang dengan cara itu? Ya. Kecil sekali. Mungkin setelah

lima atau delapan tahun mereka bisa mengalami perkembangan.. sedikit.

Ukur sesering mungkin. Mingguan, bulanan, atau dua bulanan. Gunakan

kreatifitas Anda sehinngga proses pengukuran ini menjadi menarik dan

memberdayakan. Mungkin ada yang bertanya, “Kalau saya sibuk melakukan

hal-hal seperti ini, kapan saya bisa membantu pekerjaan anak buah saya?”

Page 86: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 85

Bila Anda mampu melakukan hal ini dengan baik, kemungkinan besar anak

buah Anda mampu menyelesaikan pekerjaannya dengan sangat berhasil.

4. Berikan feedback tentang kinerja mereka sesering mungkin. Satu survei

tentang kinerja manusia menemukan bahwa rendahnya kuantitas dan kualitas

feedback adalah penyebab utama dari buruknya kinerja seseorang. Feedback

ada dua, feedback for recognition dan feedback for improvement. Bila anak

buah Anda melakukan hal yang baik, berikan feedback for recognition.

Sementara bila ia melakukan kesalahan atau kekeliruan berikan feedback for

improvement. Hal-hal yang sama dari cara memberikan kedua feedback

tersebut adalah: A. Fokus pada tindakan yang dilakukan B. Lakukan sesegera

mungkin agar efeknya kuat. Sementara yang membedakan adalah untuk

feedback for improvement lakukan secara personal dimana hanya Tuhan, dia,

Page 87: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 86

dan Anda yang mengetahui. Pastikan juga bahwa fokus Anda adalah bukan

untuk membuat dia merasa bersalah tetapi agar dia mengetahui cara untuk

melakukan tindakan yang lebih benar dan baik pada kesempatan yang akan

datang.

Page 88: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 87

Welcome Aboard

SUPER-SUPERVISOR

Mari kita mengenang masa ketika kita sedang belajar mengendarai mobil (bukan

yang otomatis). Waktu pertama kali dijelaskan tentang fungsi dari tiga pedal yang

harus kita injak dan juga tongkat persneling, pasti banyak di antara kita yang agak

tidak percaya diri, “Apakah aku akan bisa menguasai semua?” Keraguan Anda pada

PENUTUP

Page 89: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 88

waktu itu masih kalah nyata, kalah jelas, dengan bayangan di kepala Anda tentang

enaknya, nyamannya, atau kerennya bila Anda bisa mengendarai mobil. Andapun

melangkah, melanjutkan kegiatan belajar nyetir. Hari ini Anda sudah bisa nyetir

tanpa harus banyak berpikir dan bahkan Anda bisa melakukan kegiatan nyetir itu

sambil melakukan kegiatan lainnya.

Sama seperti belajar mengendarai mobil, saat ini Anda sudah mengerti apa yang

perlu Anda lakukan untuk mampu menjalankan peran Anda sebagai seorang

pemimpin tim sehingga bisa mencapai atau bahkan melampaui target-target yang

telah ditetapkan. Awalnya pasti terasa agak ‘ribet’. Ini hanya soal waktu dan

kebiasaan. Ketekunan dan keberanian Anda untuk menerapkan apa yang sudah

Anda ketahui dalam pekerjaan Anda akan menjadi pembeda. Anda mempunyai

kesempatan yang luas untuk berhasil dalam peran Anda.

Page 90: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 89

Selama karir saya sudah bertemu dengan beragam tipe supervisor. Saya mengenal

seorang supervisor yang dalam kurun waktu 15 tahun masih tetap menjadi

supervisor. Saya juga mengenal supervisor yang dalam tempo dua tahun sudah

mencapai jenjang karir yang lebih tinggi. Saya mengenal supervisor yang sama

sekali tidak dianggap oleh anak buahnya. Saya juga mengenal supervisor yang

begitu dihormati dan didukung oleh timnya. Saya mempelajari beberapa hal penting

yang membedakan supervisor berprestasi dan supervisor yang mandeg.

Kemauan untuk belajar dan terus maju adalah salah satu hal yang menjadi

pembeda. Supervisor yang berhasil menggunakan seluruh waktunya untuk belajar

dan melangkah maju. Setiap interaksi mereka dengan tim mereka, dengan senior

manajemen, dengan klien, dan dengan rekan kerja semaksimal mungkin mereka

gunakan untuk belajar. Mereka juga mengetahui apa yang mereka inginkan. Tepat.

Page 91: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 90

Mereka selalu ‘begin with an end in mind’ dalam setiap aktifitas mereka. Beberapa

supervisor hebat itu sekarang saya kenal sebagi General Manager yang efektif pula.

Ebook di tangan Anda ini hanya sekedar menjadi tambahan pengetahuan bagi Anda

bila Anda baca belaka. Ini juga bisa menjadi senjata yang efektif bila Anda mau

mempraktekkan apa yang ada di dalamnya. Masih ingat cerita tentang supervisor

baru yang bernama Eka? Anda bisa terhindar dari apa yang dia alami bila Anda

bersedia. Pilihan untuk menjadi supervisor rata-rata atau menjadi seorang SUPER-

SUPERVISOR ada pada Anda. Sekali lagi, kesempatan yang Anda miliki sudah

terbuka lebar. Putuskan yang terbaik!

Page 92: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 91

Page 93: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 92

Page 94: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 93

Bila perusahaan Anda ingin meningkatkan kualitas dan kinerja para

supervisor, silahkan undang Nugroho Nusantoro dan Tim Human

Technology untuk memberikan pelatihan di perusahaan Anda.

Nugroho Nusantoro dan tim siap mentransformasi kualitas dan kinerja

supervisor Anda menjadi kualitas dan kinerja SUPER-SUPERVISOR.

Hubungi 081937800880, kontak via Blackberry di

PIN 20E62B0C, atau email di

[email protected].

Untuk informasi lain kunjungi kami di www.thehumantechnology.com.

Page 95: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 94

PROPHET Is The Leader, Sebuah ebook tentang leadership yang efektif dan bermakna

C2H2 – ebook yang ditulis bersama Hery Ratno ini mengupas strategi efektif untuk melejitkan bisnis dan karir.

Nugroho Nusantoro & bukunya

Page 96: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 95

Dan tentu saja sebuah buku fenomenal yang bisa Anda temukan di toko buku

terkemuka di kota Anda:

Page 97: Super Supervisor Paduan Menjadi Supervisor

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 96

NUGROHO NUSANTORO Supervisory Leadership, Customer Service, and Motivational

Trainer

Book Author and Public Speaker

Call Now at 081937800880

Email at [email protected]

www.thehumantechnology.com