Top Banner
0 JURUSAN TEKNIK SIPIL FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2017 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN
18

STANDARD OPERATING PROCEDURE - sipil.ub.ac.idsipil.ub.ac.id/.../2013/08/02-SOP-Tindakan-Korektif-dan-Pencegahan.… · 0 jurusan teknik sipil fakultas teknik universitas brawijaya

Mar 05, 2018

Download

Documents

vutu
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page 1: STANDARD OPERATING PROCEDURE - sipil.ub.ac.idsipil.ub.ac.id/.../2013/08/02-SOP-Tindakan-Korektif-dan-Pencegahan.… · 0 jurusan teknik sipil fakultas teknik universitas brawijaya

0

JURUSAN TEKNIK SIPILFAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS BRAWIJAYA2017

STANDARD OPERATING PROCEDURE(SOP)

TINDAKAN KOREKTIF DANPENCEGAHAN

Page 2: STANDARD OPERATING PROCEDURE - sipil.ub.ac.idsipil.ub.ac.id/.../2013/08/02-SOP-Tindakan-Korektif-dan-Pencegahan.… · 0 jurusan teknik sipil fakultas teknik universitas brawijaya

0

Standard Operating Procedure

TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN

JURUSAN TEKNIK SIPILFakultas Teknik

Universitas BrawijayaMalang2017

Page 3: STANDARD OPERATING PROCEDURE - sipil.ub.ac.idsipil.ub.ac.id/.../2013/08/02-SOP-Tindakan-Korektif-dan-Pencegahan.… · 0 jurusan teknik sipil fakultas teknik universitas brawijaya

1

LEMBAR IDENTIFIKASIUNIVERSITASBRAWIJAYA

UN10/F07/11/HK.01.02.a/02

1 Nopember 2017

SOP TindakanKorektif danPencegahan

Revisi no 2

Halaman 1 dari 18

Proses

Penanggungjawab

TanggalNama Jabatan Tandatang

an

1. PerumusanChristin RemayantiNainggolan, ST, MT Sekretaris UJM

Jurusan TeknikSipil FTUB

1 Nopember2017

2. Pemeriksaan Dr. Eng. YatnantaPadma Devia, ST,MT

Ketua UJMJurusan TeknikSipil FTUB

1 Nopember2017

3. Persetujuan Ir. Sugeng P. Budio,MS, IPM

Ketua JurusanTeknik SipilFTUB

1 Nopember2017

4. Penetapan Ir. Sugeng P. Budio,MS, IPM

Ketua JurusanTeknik SipilFTUB

1 Nopember2017

5. Pengendalian Ir. Siti Nurlina, MT,IPP

SekretarisJurusan TeknikSipil FTUB

1 Nopember2017

Page 4: STANDARD OPERATING PROCEDURE - sipil.ub.ac.idsipil.ub.ac.id/.../2013/08/02-SOP-Tindakan-Korektif-dan-Pencegahan.… · 0 jurusan teknik sipil fakultas teknik universitas brawijaya

2

KATA PENGANTAR

Di dalam penyelenggaraan Jurusan TeknikSipil, Fakultas Teknik, Universitas Brawijaya perlupengendalian dokumen dan rekaman, dimana perlupula diatur pengendalian apabila ada proses danproduk yang tidak sesuai dengan persyaratan yangtelah ditetapkan di manual mutu dan standar mutu.Ketidaksesuaian ini tentunya perlu ditindaklanjutidengan tindakan koreksi dan pencegahan yangbertujuan mempertahankan konsistensi perbaikanpengendalian kualitas dokumen, rekaman. proses danproduk di Jurusan Teknik Sipil FTUB.

Standard Operating Procedure (SOP) TindakanKoreksi dan Pencegahan ini diharapkan dapatdipahami dan dilaksanakan oleh seluruh pihak yangterkait di Jurusan Teknik Sipil FTUB.

Malang, 1 Nopember 2017Ketua Jurusan Teknik Sipil

Ir. Sugeng P. Budio, MS, IPM

Page 5: STANDARD OPERATING PROCEDURE - sipil.ub.ac.idsipil.ub.ac.id/.../2013/08/02-SOP-Tindakan-Korektif-dan-Pencegahan.… · 0 jurusan teknik sipil fakultas teknik universitas brawijaya

3

DAFTAR ISI

LEMBAR IDENTIFIKASI ……………………………… 1KATA PENGANTAR ............................................. 2DAFTAR ISI ....................................................... 3I. Tujuan …………………………………………….. 4II. Ruang Lingkup dan Unit-Unit Terkait …….. 4III. Standar Mutu yang Terkait …………….……. 5IV. Istilah dan Definisi ……………………………… 6V. Urutan Prosedur ……………………………….. 6VI. Bagan Alir Tindakan Korektif………………… 10VII. Bagan Alir Tindakan Pencegahan………….. 11VIII. Referensi ………………………………………… 12IX. Tim Unit Jaminan Mutu ……………………. 12Lampiran 1 Borang Audit Internal dan Daftar Ketidak-

Sesuaian (Corrective Action Requirement) 11Lampiran 2 Borang Klarifikasi dan Tindakan Koreksi 13Lampiran 3 Borang Laporan Perbaikan atas Tindakan

Koreksi4

Page 6: STANDARD OPERATING PROCEDURE - sipil.ub.ac.idsipil.ub.ac.id/.../2013/08/02-SOP-Tindakan-Korektif-dan-Pencegahan.… · 0 jurusan teknik sipil fakultas teknik universitas brawijaya

4

I. Tujuan

Tujuan Standard Operating Procedure (SOP)Tindakan Korektif dan Pencegahan ini adalah :

Mempertahankan konsistensi serta perbaikanpengendalian kualitas dokumen, rekaman,proses dan produk di Jurusan Teknik SipilFTUB guna meningkatkan kualitas dankompetensi lulusan berdasarkan visi dan misiJurusan Teknik Sipil FTUB.

II. Ruang Lingkup dan Unit-unit yangterkaitTindakan korektif dan pencegahan yang dijelaskandalam manual prosedur ini diterapkan terhadapsetiap rekaman, proses dan produk yang terdapatdalam masing-masing kegiatan pendidikan ataubelajar mengajar, penelitian, jasa layananmasyarakat/ilmiah, penerbitan jurnal, even ilmiahbeserta dokumen yang terkait, dimana persyaratanproduknya telah ditetapkan di dalam Manual Mutu.

Adapun unit-unit yang terkait adalah:

1. Pimpinan Jurusan : Ketua Jurusan danSekretaris Jurusan (Manager Representative)Teknik Sipil FTUB

Page 7: STANDARD OPERATING PROCEDURE - sipil.ub.ac.idsipil.ub.ac.id/.../2013/08/02-SOP-Tindakan-Korektif-dan-Pencegahan.… · 0 jurusan teknik sipil fakultas teknik universitas brawijaya

5

2. Koordinator Kegiatan : seseorang yangbertanggungjawab terhadap suatu kegiatanseperti terinci dalam pengertian di atas, dimanayang termasuk di dalamnya antara lain :

a. Kepala Laboratorium (Ka-Lab)bertanggungjawab terhadap penyelenggaraanlaboratorium

b. Ketua Kelompok Dosen Keahlian (KKDK)bertanggungjawab terhadap segala kegiatanKDK

c. Kepala Urusan Akademik Jurusan TeknikSipil FTUB beserta staf bertanggungjawabterhadap kegiatan administrasi

d. Ketua Himpunan Mahasiswa Sipil FTUBbertanggungjawab terhadap penyelenggaraankegiatan kemahasiswaan

e. Ketua Panitia kegiatan tertentu misal PanitiaUjian, Panitia Seminar, dsb

3. Unit Jaminan Mutu Teknik Sipil FTUB

4. Pelanggan : mahasiswa, civitas akademika yanglain, peneliti lain, masyarakat, instansipemerintah, perusahaan swasta.

III. Standar Mutu yang Terkait

IV. Istilah dan DefinisiPengertian dari koordinator kegiatan adalahseseorang yang bertanggungjawab terhadap suatukegiatan yang terinci sebagai berikut :

Page 8: STANDARD OPERATING PROCEDURE - sipil.ub.ac.idsipil.ub.ac.id/.../2013/08/02-SOP-Tindakan-Korektif-dan-Pencegahan.… · 0 jurusan teknik sipil fakultas teknik universitas brawijaya

6

a. Koordinator kegiatan yang bertanggungjawab terhadap pengendalian penerapanprosedur, menyetujui dan berwenangmenanggapi laporan dokumen, rekaman,proses dan produk yang tidak sesuai.

b. Koordinator kegiatan yang bertanggungjawab untuk memelihara semua laporanketidaksesuaian.

c. Koordinator kegiatan yang bertanggungjawab untuk kejelasan status dokumen,rekaman, proses dan produk setelahmembicarakan dengan koordinator kegiatanyang lain.

V. Urutan ProsedurProsedur Tindakan Korektif :

1. Berdasarkan MP Pengendalian Dokumen danRekaman serta MP Pengendalian Produk YangTidak Sesuai, ada prosedur audit ataupeninjauan/pemantauan dimana dapatdiketahui adanya ketidaksesuaian baikmerupakan hasil temuan auditor maupunmerupakan keluhan pelanggan atau pemangkukepentingan (produk tidak sesuai) yang ditulisdalam borang. Syarat input dan output produkdijelaskan pada Manual Mutu Jurusan TeknikSipil (UN10/F07/11/HK.01.02.b)

2. Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan (MR) besertaKoordinator Kegiatan dibantu dengan UnitJaminan Mutu menyelidiki penyebab

Page 9: STANDARD OPERATING PROCEDURE - sipil.ub.ac.idsipil.ub.ac.id/.../2013/08/02-SOP-Tindakan-Korektif-dan-Pencegahan.… · 0 jurusan teknik sipil fakultas teknik universitas brawijaya

7

ketidaksesuaian dengan mencari akar masalahdan menyepakati tindakan koreksinya dimanadideskripsikan secara benar dan memadai sertamenjelaskan kondisi yang memerlukan tindakankorektif tersebut.

3. Kesepakatan tindakan koreksi ini apabila perludapat didiskusikan di rapat KKDK/Kalab ataurapat pleno dengan memutuskan tanggalpenyelesaiannya yang dicantumkan dalamborang klarifikasi

4. Koordinator Kegiatan terkait dan pihak-pihakterkait lainnya menjalankan tindakan koreksiyang telah disepakati dan dilaksanakan padatanggal yang telah ditetapkan

5. Ketua Jurusan/Sekretaris Jurusan (MR)memastikan bahwa tindakan yang diambil telahdilaksanakan secara efektif berdasarkanmonitoring dan evaluasi (monev) kesesuaianantara proses dan produk.

6. Koordinator Kegiatan terkait melakukanverifikasi ulang terhadap penyelesaian tindakankorektif dengan jalan menandatangani borangdan diketahui oleh Sekretaris Jurusan/ManagerRepresentative

7. Sekretaris jurusan dan koordinator kegiatanmendokumentasikan daftar status (new, open,close) guna memastikan tindakan korektif telahdiselesaikan.

8. Jika tindakan korektif yang telah diputuskantidak dilaksanakan, maka alasan penyebab tidakdilaksanakan dan data pendukungnyadilaporkan kepada Sekretaris Jurusan.

Page 10: STANDARD OPERATING PROCEDURE - sipil.ub.ac.idsipil.ub.ac.id/.../2013/08/02-SOP-Tindakan-Korektif-dan-Pencegahan.… · 0 jurusan teknik sipil fakultas teknik universitas brawijaya

8

9. Khusus untuk keluhan pelanggan danpemangku kepentingan, apabila ketidaksesuaianantara proses dengan produk yang dikeluhkantelah diverifikasi oleh sekretaris jurusan dankoordinator kegiatan terkait, maka laporandiberikan ke Ketua Jurusan yang merupakanpenanggung jawab untuk memastikan bahwakeluhan tersebut telah ditanggapi sampaiterdapat kesepakatan dengan pelanggan ataupemangku kepentingan lainnya

10. Unit Jaminan Mutu dan Sekretaris Jurusan/MRmerekam perubahan prosedur yang diakibatkandari tindakan korektif, menggunakan laporanketidaksesuaian, tindakan korektif danpencegahan

Prosedur Tindakan Pencegahan :1. Bila tindakan korektif yang diputuskan sudah

dilaksanakan, Ketua Jurusan dibantuSekretaris Jurusan memberi perhatian khususpada tindakan pencegahan terulangnyaketidaksesuaian antara proses dan produk.Syarat input dan output produk dijelaskanpada Manual Mutu Jurusan Teknik Sipil(UN10/F07/11/HK.01.02.b)

2. Tindakan korektif berorientasi pada kondisisekarang, sedangkan tindakan pencegahanberorientasi ke masa yang akan datang.Tindakan yang dapat direkomendasikansebagai tindakan pencegahan antara lainsebagai berikut:a) Perbaikan dokumentasi

Page 11: STANDARD OPERATING PROCEDURE - sipil.ub.ac.idsipil.ub.ac.id/.../2013/08/02-SOP-Tindakan-Korektif-dan-Pencegahan.… · 0 jurusan teknik sipil fakultas teknik universitas brawijaya

9

b) Perbaikan suatu prosesc) Perbaikan sistem/manajemend) Perbaikan sarana dan prasaranae) Perbaikan standar mutuf) Peningkatan pelatihang) Peningkatan kesadaranh) Peningkatan kualitas sistem informasii) Perbaikan prosedur

3. Secara periodik dilakukan pertemuan di antaraanggota pelaksana kegiatan dan pimpinanjurusan untuk membicarakan perbaikanmetode dan cara kerja sehingga mengurangikemungkinan terjadinya ketidaksesuaian.Hasilnya akan didiskusikan pada rapat rutinUJM dan didokumentasikan oleh UJM.

Page 12: STANDARD OPERATING PROCEDURE - sipil.ub.ac.idsipil.ub.ac.id/.../2013/08/02-SOP-Tindakan-Korektif-dan-Pencegahan.… · 0 jurusan teknik sipil fakultas teknik universitas brawijaya

10

VI. Bagan Alir Tindakan Korektif

VII.VIII.IX.X.XI.XII.XIII.XIV.XV.XVI.XVII.XVIII.XIX.XX.XXI.XXII.XXIII.XXIV.XXV.

Unit Jaminan Mutu Koordinator Kegiatan yang terkait Ketua Jurusan Pelanggan/Pemangku Kepentingan

Merumuskan tindakan kroeksi

Berdasarkan MPPengendalian Dokumendan Rekaman serta SOPPengendalian ProdukYang Tidak Sesuai adaproseduraudit/peninjauanproduk tdk sesuai yangtertera dalam Borang

Menerima klarifikasi keluhan danmasukan

Dibantu Sekjur, mencari danmenganalisis akar masalah

Apabila dirasa perlu, khusus keluhanpelanggan akan diklarifikasi

Dibantu sekretaris jurusan,membuat borang audit internaldan borang klarifikasi dantindakan koreksi

Sekjur melakukan verifikasi danmenetapkan status

Menyimpan rekaman borang

Apabila dirasa perlu,mendiskusikan tindakan koreksimelalui rapat misal rapatKDK/Kalab atau rapat pleno

Mencari dan menganalisis akarmasalah

Merumuskan tindakan koreksi

Verifikasi

Melakukantindakan koreksi

Mendapat laporan dan datapendukung tidak dilaksanakannyatindakan koreksi

Page 13: STANDARD OPERATING PROCEDURE - sipil.ub.ac.idsipil.ub.ac.id/.../2013/08/02-SOP-Tindakan-Korektif-dan-Pencegahan.… · 0 jurusan teknik sipil fakultas teknik universitas brawijaya

11

VII. Bagan Alir Tindakan Pencegahan

Unit Jaminan Mutu Koordinator Kegiatan yang terkait Ketua Jurusan

Tindakan korektiftelah dijalankan

Dibantu Sekjur, memberi perhatiankhusus agar tidak terulang lagiketidaksesuaian

Dibahas dalam rapat rutin UJMSecara periodik, bersama anggotakegiatan dan pimpinan jurusanmembicarakan perbaikan metodedan cara kerja sehinggamengurangi ketidaksesuaian

Secara periodik, membicarakanperbaikan metode dan cara kerjasehingga mengurangiketidaksesuaian

Mendokumentasikan semuatindakan pencegahan

Page 14: STANDARD OPERATING PROCEDURE - sipil.ub.ac.idsipil.ub.ac.id/.../2013/08/02-SOP-Tindakan-Korektif-dan-Pencegahan.… · 0 jurusan teknik sipil fakultas teknik universitas brawijaya

12

VIII. Referensi1. Rencana Strategis Jurusan Teknik Sipil

(UN10/F07/11/PR.01.02.d)

2. Program Kerja Jurusan Teknik Sipil(UN10/F07/11/PR.01.02.a)

3. Manual Mutu Jurusan Teknik Sipil(UN10/F07/11/HK.01.02.b)

4. Standar Mutu Universitas Brawijaya (UN10/HK.01.02)

5. Manual Prosedur Pengendalian Dokumen danRekaman Jurusan Teknik Sipil(UN10/F07/11/HK.01.02.a/01)

6. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem ManajemenMutu (SMM) – Persyaratan ISO 9001:2008, BadanStandardisasi Nasional

X. Tim Unit Jaminan Mutu

Tim Penyusun

1. Ir. Sugeng P. Budio, MS2. Ir. Siti Nurlina, MT3. Ir. Suroso, Dipl.HE.,M.Eng.4. Yatnanta Padma Devia, ST, MT5. Ir.Wisnumurti, MT6. Hendi Bowoputro, ST, MT7. Hermin8. Ketua Himpunan Mahasiswa Sipil

Tim Revisi

1. Ir. Sugeng P. Budio, MS2. Ir. Siti Nurlina, MT3. Dr. Eng. Yatnanta Padma Devia, ST, MT

Page 15: STANDARD OPERATING PROCEDURE - sipil.ub.ac.idsipil.ub.ac.id/.../2013/08/02-SOP-Tindakan-Korektif-dan-Pencegahan.… · 0 jurusan teknik sipil fakultas teknik universitas brawijaya

13

4. Christin Remayanti Nainggolan, ST, MT5. Dr. Eng. Eva Arifi, ST, MT6. Dr. Eng. Ming Narto Wijaya, ST, MT, MSc7. Rahayu Kusumaningrum, ST, MT, MSc

Page 16: STANDARD OPERATING PROCEDURE - sipil.ub.ac.idsipil.ub.ac.id/.../2013/08/02-SOP-Tindakan-Korektif-dan-Pencegahan.… · 0 jurusan teknik sipil fakultas teknik universitas brawijaya

14

Lampiran 1. Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian (Corrective Action Requirement – CAR)(UN10/F07/11/99/HK01.02.e/001)

Audit ke : Auditor : Tanda tangan Ketua Auditor :

Tanggal : Auditee : Tanda tangan Auditee :

No. NoTemuan

TanggalTemuan

KategoriTemuan

StatusTemuan Auditor Teraudit

Bidangyang

diaudit

UraianKetidaksesuaian

TindakanPerbaikan

TargetWaktuSelesai

Verifikasi

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)

(1) No (2) Nomer temuan (3) Tanggal temuan (4) Kategori temuan: KTS,Observasi

(5) Status: New, open, closed (6) Nama Auditor (7) Personil /unit kerja yang diaudit (8) Bidang yang diaudit(9) Deskripsi temuan

ketidaksesuaian(10) Tindakan perbaikan yang

dilakukan(11) Tanggal waktu penyelesaian (12) Status Akhir: open, closed

Malang,

_________________________

NIP.

Page 17: STANDARD OPERATING PROCEDURE - sipil.ub.ac.idsipil.ub.ac.id/.../2013/08/02-SOP-Tindakan-Korektif-dan-Pencegahan.… · 0 jurusan teknik sipil fakultas teknik universitas brawijaya

15

Lampiran 2. Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi(UN10/F07/11/99/HK01.02.e/001)

Kategori Temuan : Tanggal Temuan : No. Temuan : Auditor :

Uraian temuan: Akar penyebab:

Rencana tindakan koreksi atas temuan : Rencana tindakan perbaikanatas akar penyebab :

Jadwal penyelesaian tindakan koreksi : Penanggung jawab tindakankoreksi :

Dipersiapkan oleh: Tanggal:

Catatan : Tanda Tangan Auditee :

NIP.

(Lembar ini diperuntukkan untuk satu temuan dan dapatdiperbanyak sesuai banyaknya temuan)

Page 18: STANDARD OPERATING PROCEDURE - sipil.ub.ac.idsipil.ub.ac.id/.../2013/08/02-SOP-Tindakan-Korektif-dan-Pencegahan.… · 0 jurusan teknik sipil fakultas teknik universitas brawijaya

16

Lampiran 3. Borang Laporan Perbaikan atas Permintaan Tindakan Koreksi (UN10/F07/11/99/HK01.02.e/001)

Audit ke : Auditor :

Tanda tangan Ketua Auditor :

Tanggal : Auditee : Tanda tangan Auditee:

No Kategori Status Uraian Temuan Tindakan Perbaikan Tanggal Perbaikan Dokumen

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)