Sosialisasi dokumen standarisasi tata kelola TIK Pemerintah Kota Malang

Malang, 9 Desember 2014

SOSIALISASISOSIALISASI DOKUMENDOKUMENSTANDARISASISTANDARISASITATA TATA KELOLAKELOLA ITITPEMERINTAHPEMERINTAH KOTA MALANGKOTA MALANG

DasarDasar HukumHukum� UU No. 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah

diubah kedua kali dengan Undang-Undang Nomor 12Tahun 2008;

� UU No. 11Tahun 2008 tentang Informasi danTransaksi Elektronik;

� UU No. 14Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;

� UU No. 25Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik;UU No. 25Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik;

� InPres. No. 6 Tahun 2001 tentang Pengembangan dan Pendayagunaan

Telematika di Indonesia;

� InPres. No. 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional

Pengembangan E-Government;

� Kep.Men.PAN No. 13/KEP/M.PAN/2003 tentang Pedoman Umum

Perkantoran Elektronis Lingkup Internet di Lingkungan Instansi Pemerintah

ReferensiReferensi KerangkaKerangka KerjaKerja� KEMENKOMINFO. 2007. Panduan Umum Tata Kelola Teknologi

Informasi dan Komunikasi Nasional versi 1 tahun 2007.

� IT Governance Institute. 2007. COBIT 4.1 (Control Objective for

Information and RelatedTechnology), www. itgi.org

� Open Group, 2013. TOGAF® Version 9.1, ISBN: 978-90-8753-679-4,

Document Number: G116, Published in the U.S. by The Open Group,

2011.

� PMI. 2008. Project Management Body Of Knowledge (PMBOK)

� OECD. 2003. E-Government Imperative.

� World Bank. 2001. Issue Note: E-Government and the World Bank.

November 5

KerangkaKerangka Model Model PengukuranPengukuranSebagai acuan dalam proses penyempurnaan tata kelolaTIK, diperlukan

sebuah patokan ukuran kematangan proses tata kelolaTIK, yang dalam hal

ini ukuran kematangan tersebut diadopsi dari capability maturity model

(CMM).

LEVEL 1 LEVEL 5

• Belum adasama sekali

LEVEL 0

• belummemilikipanduan

terdokumentasi atau tertulissecara baikdalam bentukaturan danpedoman

LEVEL 1 • telah memilikipanduan yang mengaturkerangka

dasarnya saja, tetapi tidakkonsisten,

sering diubahseiring denganproses coba-coba (trial and

error)

LEVEL 2

• telah memilikipanduan yang terdokumentasi dengan baik, konsistendalam isipanduan

LEVEL 3 • selain memilikipanduan atauSOP, jugamemilikiprosedurpengukurantingkat

keberhasilansetiap prosestata kelolaTIKdi masing-masing area.

LEVEL 4

• telah memilikipanduantersendiri

dalam prosespeningkatanmutu maupunperbaikansecara terusmenerus

LEVEL 5

TahapanTahapan PenerapanPenerapanTata Tata KelolaKelola TIKTIK

PenilaianAwalPenentuan Kerangka

Perancangan Proses

Penerapan

Program PeningkatanmutuTata

PenilaianAwal(Initial

Assessment)

Penentuan Kerangka Kerja Tata Kelola TIK

Perancangan Proses

Tata Kelola TIK

PenerapanTata Kelola

TIK

PeningkatanmutuTata KelolaTIK(Continues

Improvement)

STANDARISASISTANDARISASITATA TATA KELOLAKELOLA IT IT

1. PERENCANAAN SISTEM : Arsitektur Informasi, Arsitektur Aplikasi, Arsitektur Infrastruktur Teknologi, Organisasi dan Manajemen.

2. MANAJEMEN SUMBER DAYA KEUANGAN : sinkronisasi, dan tipemekanisme penganggaran

3. REALISASI SISTEM : Identifikasi dan Pemilihan Alternatif Sistem, RealisasiSoftware Aplikasi, Realisasi InfrastrukturTeknologi, Realisasi Pengelolaan Data, 3. REALISASI SISTEMSoftware Aplikasi, Realisasi InfrastrukturTeknologi, Realisasi Pengelolaan Data,

4. PENGOPERASIAN SISTEM : ManajemenTingkat Layanan, Keamanan danKeberlangsungan Sistem, Manajemen Software Aplikasi, Manajemen Infrastruktur,

Manajemen Data, Manajemen Layanan oleh Pihak Ketiga

5. PEMELIHARAAN SISTEM : Pemeliharaan Software Aplikasi, PemeliharaanInfrastrukturTeknologi, Pemeliharaan Data, Siklus Hidup dan Likuidasi Sumber

Daya InfrastrukturTeknologi,

6. MONITORING & EVALUASI : Pengawasan dan evaluasi kinerja teknis TIK, Pengawasan dan evaluasi kendali TIK, Ketersediaan tata kelola TIK

STANDARISASISTANDARISASITATA TATA KELOLAKELOLA IT IT -- 1. 1. PERENCANAANPERENCANAAN SISTEMSISTEM : : ArsitekturArsitektur InformasiInformasi, , ArsitekturArsitekturAplikasiAplikasi, , ArsitekturArsitektur InfrastrukturInfrastrukturTeknologiTeknologi, ,

OrganisasiOrganisasi dandan ManajemenManajemen..

Sinkronisasi& integrasi

• Pimpinan SKPD membuat kebijakan layanan dalam rangka mewujudkan layanan prima

• Pimpinan SKPD memastikan keselarasan rencana pembangunanTIK di unitnya dengan

tujuan strategis pembangunanTIK di lingkungan Pemerintah Daerah.

• Memaksimumkan penggunaan infrastrukturTIK bersama (shared infrastucture) dan

penggunaan data bersama (shared data).

• Memiliki rencana indukTIK 5 tahunan yang menjadi dasar dalam pelaksanaan inisiatifTIK

tahunan

Siklus & lingkup

perencanaan

• Perencanaan arsitektur informasi

• Perencanaan arsitektur aplikasi yang ditempuh melalui pendekatan “One Stop Window” untuk

setiap tipe pelanggan institusi pemerintah, terutama publik dan bisnis. Melalui pendekatan ini,

publik hanya perlu mengakses satu sistem (menggunakan beragam delivery channel) untuk

mendapatkan layananTIK.

• Perencanaan manajemen dan organisasi yang ditunjukkan dengan adanya struktur organisasi

pengelola yang akan melakukan operasional harian

• Perencanaan manajemen dan organisasi yang ditunjukkan dengan adanya prosedur teknis dan

prioritas pada realisasi.

• Perencanaan manajemen dan organisasi yang ditunjukkan dengan adanya prosedur teknis dan

prioritas pada operasional sistem

• Perencanaan manajemen dan organisasi yang ditunjukkan dengan adanya prosedur teknis dan

prioritas pada pemeliharaan sistem

STANDARISASISTANDARISASITATA TATA KELOLAKELOLA IT IT -- 2. 2. MANAJEMENMANAJEMEN SUMBERSUMBERDAYADAYA KEUANGANKEUANGAN : : sinkronisasisinkronisasi, , dandan tipetipe mekanismemekanisme penganggaranpenganggaran

Sinkronisasi & integrasi

• Pengelolaan belanja/investasi TIK dilakukan melalui mekanisme penyusunan

Rencana Kegiatan dan Anggaran institusi, seiring dengan bidang-bidang lainnya,

sesuai dengan regulasi yang berlaku.

• Adanya persetujuan pada Rencana Kegiatan dan Anggaran yang diajukan.

• Mekanime Penganggaran sesuai dengan standar PUTKTIKN.

-

• -

STANDARISASISTANDARISASITATA TATA KELOLAKELOLA IT IT -- 3. 1. 3. 1. REALISASIREALISASI SISTEMSISTEM : : IdentifikasiIdentifikasi dandan PemilihanPemilihanAlternatifAlternatif SistemSistem, , RealisasiRealisasi Software Software AplikasiAplikasi, ,

RealisasiRealisasi InfrastrukturInfrastrukturTeknologiTeknologi, , RealisasiRealisasi PengelolaanPengelolaan Data.Data.

Identifikasi danPemilihan

Alternatif Sistem

• Pimpinan SKPD di Pemerintahan Kota Malang menyusun dokumen Studi kelayakan

pada Sistem yang akan dikembangkan.

• Untuk sistemTIK yang berskala besar,strategis dan potensi mempengaruhi sistemTIK

sebelumnya, Pimpinan SKPD melakukan mekanisme Proof Of Concept (POC)

melalui seleksi atau tender, ada persetujuan antara pimpinan SKPD dan vendor

Terkait yang berdasarkan aturan pemerintah daerah atau pusat tentang pengadaan

barang dan jasa.

• Pelaksanaan pemilihan sistem dari alternatif berdasarkan aturan terkait tentang • Pelaksanaan pemilihan sistem dari alternatif berdasarkan aturan terkait tentang

pengadaan barang dan jasa yang sudah ada sebelumnya.

Realisasi Software Aplikasi

• Realisasi pengembangan software dilakukan dengan metodologi System

Development life cycle (SDLC).

• metode SDLC harus diimplementasikan pada proses upgrade software yang

bersifat utama dan menghasilkan perubahan yang signifikan dari system yang

sudah ada.

• Setiap software aplikasi yang dikembangkam harus ada dokumentasi untuk

training atau transfer pengetahuan kepada pengguna dan administrator system

dalam bentuk buku panduan (user guide).

• Setiap software aplikasi harus disertai dokumentasi.

STANDARISASISTANDARISASITATA TATA KELOLAKELOLA IT IT -- 3. 2. 3. 2. REALISASIREALISASI SISTEMSISTEM : : IdentifikasiIdentifikasi dandan PemilihanPemilihanAlternatifAlternatif SistemSistem, , RealisasiRealisasi Software Software AplikasiAplikasi, ,

RealisasiRealisasi InfrastrukturInfrastrukturTeknologiTeknologi, , RealisasiRealisasi PengelolaanPengelolaan Data.Data.

RealisasiInfrastruktur

Teknologi

• Teknologi infrastruktur mencakup: 1) Perangkat keras pemrosesan informasi (server, workstation,

dan peripheral); 2) Jaringan komputer ,; 3) Software infrastruktur (sistem operasi, tool system dan

lainnya).

• Pertimbangan kapasitas infrastruktur teknologi disesuaikan dengan kebutuhan, sehingga setiap

realisasi infrastruktur teknologi selalu disertai sebelumnya dengan analisis kebutuhan kapasitas.

• Setiap realisasi infrastruktur teknologi selalu memperhatikan kontrol terkait dengan : 1) Faktor

keamanan dan auditability (memungkinkan audit atas kinerja dan sejarah transaksi yang

dilakukan), ; 2) Faktor tingkat kedalaman spesifikasi yang disesuaikan dengan kebutuhan

manajemen.

• Tahapan testing selalu dilakukan sebelum masuk tahapan operasional, yang dilakukan di

lingkungan terpisah (environment test)lingkungan terpisah (environment test)

RealisasiPengelolaan Data

• Setiap langkah pengelolaan data harus memperhatikan tahapan: input, proses, dan output data.

• Prosedur akses data: 1) Prosedur transaksi data untuk memeriksa akurasi, kelengkapan, dan

validitasnya,; 2) Prosedur pencegahan kesalahan input data.; 3) Pada bagian ini , hal yang harus

disediakan adalah Master data yang akan diolah menjadi sebuah informasi.

• Tahapan proses, prosedur yang harus dijalankan adalah: 1) Prosedur pengolahan data, ; 2)

Prosedur validasi dan editing, ; 3) Prosedur penanganan kesalahan. ; 4) Pada bagian ini hal yang

harus disediakan adalahTransaksi-transaksi atau proses bisnis yang akan diolah menjadi sebuah

informasi.

• Tahapan output, prosedur yang harus dijalankan adalah: 1) Prosedur distribusi laporan dari

pengelolaan input dan proses menjadi output, ; 2) Prosedur penanganan kesalahan,; 3) Prosedur

keamanan data.; 4) Pada bagian ini hal yang harus disediakan adalah reporting atau berbagai

jenis laporan yang dibutuhkan dalam pengembangan system yang diolah menjadi sebuah

informasi.

STANDARISASISTANDARISASITATA TATA KELOLAKELOLA IT IT -- 4. 4. PENGOPERASIANPENGOPERASIAN SISTEMSISTEM : : ManajemenManajemenTingkat Tingkat LayananLayanan, , KeamananKeamanan dandan KeberlangsunganKeberlangsungan SistemSistem, , ManajemenManajemen

Software Software AplikasiAplikasi, , ManajemenManajemen InfrastrukturInfrastruktur, , ManajemenManajemen Data, Data, Manajemen Layanan oleh Manajemen Layanan oleh Pihak KetigaPihak Ketiga

ManajemenTingkat Layanan

• Terdapat penyusunan dan update katalog layananTIK, yang berisi sistem

yang beroperasi dan layanan-layananTIK yang menyusunnya.

• Ada Service Level Agreement (SLA) untuk layanan TIK kritikal

• Terdapat prosedur backup dan restore.

ManajemenSoftware Aplikasi

• Terdapat prosedur backup dan restore.

• Dokumentasi pada seluruh aplikasi TI

Manajemen

Layanan oleh

Pihak Ketiga

• Jika terdapat layanan oleh pihak ketiga, maka seluruhnya harus sesuai

dengan kriteria PUTKTIKN.

STANDARISASISTANDARISASITATA TATA KELOLAKELOLA IT IT -- 5. 5. PEMELIHARAANPEMELIHARAAN SISTEMSISTEM : : PemeliharaanPemeliharaan Software Software AplikasiAplikasi, , PemeliharaanPemeliharaan InfrastrukturInfrastrukturTeknologiTeknologi, , PemeliharaanPemeliharaan

Data, Data, SiklusSiklus HidupHidup dandan LikuidasiLikuidasi SumberSumber DayaDaya InfrastrukturInfrastrukturTeknologiTeknologi, ,

PemeliharaanSoftware Aplikasi

• Terdapat dokumentasi dan tes kesesuaian pada setiap update minor

PemeliharaanInfrastrukturTeknologi *)

• Terdapat dokumentasi pertumbuhan kapasitas

Teknologi *)

Pemeliharaan

Data

• Terdapat Data Center /Disaster Recovery Center (DC/DRC) dengan prosedur

yang baku.

Siklus Hidup

dan Likuidasi

Sumber Daya

Infrastruktur

Teknologi

• Terdapat dokumentasi implementasi dan likuidasi untuk infrastruktur

STANDARISASISTANDARISASITATA TATA KELOLAKELOLA IT IT -- 6. MONITORING & 6. MONITORING & EVALUASIEVALUASI : : PengawasanPengawasan dandan evaluasievaluasi kinerjakinerja teknisteknis TIKTIK, , Pengawasan dan evaluasi kendali TIK, Pengawasan dan evaluasi kendali TIK,

KetersediaanKetersediaan tatatata kelolakelolaTIKTIK

Pengawasandan evaluasikinerja teknis

TIK

• Pengelola melaporkan hasil kinerja sumber daya TIK secara berkala

• Pengelola melakukan tindakan lanjutan terhadap hasil kinerja sumber dayaTIK

• Pengelola melakukan pemeriksaan terhadap penegakan aturan TIK

• Pengelola melakukan sosialisasi mengenai aturan dan kebijakanTIK yang berlaku

Pengawasandan evaluasikendaliTIK

• Pengelola melakukan tindakan terhadap penyelewengan dan pelanggaran aturan

dan kebijakanTIK

• Pengelola melakukan revisi dan evaluasi terhadap aturan dan kebijakanTIK

Ketersediaan

tata kelolaTIK

• Organisasi merumuskan struktur organisasi khusus pengelolaTIK

• Organisasi merumuskan tugas pokok dan fungsi pengelolaTIK

• Organisasi merumuskan mekanisme kebijakan tata kelolaTIK di organisasi

• Organisasi menyusun rencana indukTIK yang selaras dengan visi dan tujuan

organisasi

• Organisasi berinisiatif untuk diaudit dalam hal mengukur kematangan tata kelola

TIK

[email protected]@stiki.ac.id