Area Topik Dokumen/Kode Tgl. Pembuatan Tgl. Revisi
Kegiatan Akademik Penerimaan Mahasiswa Baru Bidang Akademik /AAk.- 01
Disusun oleh : Tim BIAKAD Direvisi oleh : Tim Perumus Disetujui oleh: Ketua STIE PB. Palu Jumlah hal. : 7
I. TUJUAN : 1. Memberi petunjuk tentang prosudur penerimaan mahasiswa baru (persipan, pendaftaran calon mahasiswa, seleksi, dan pendaftaran ulang) program sarjana STIE Panca Bhakti Palu.
2. Sebagai pedoman bagi calon mahasiswa baru dan seluruh unsure yang terlibat dalam proses penerimaan mahasiswa baru program sarajana di lingkungan STIE Panca Bhakti Palu. II. DEFENISI : Mahasiswa baru adalah mahasiswa yang berasal dari tamatan Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA), baik dari Sekolah Menengah Umum (SMU) maupun dari Sekolah Menengah Kejuruan (SMK), yang masuk ke STIE Panca Bhakti Palu. III. RUANG LINGKUP : 1. 2. 3. 4. Persiapan Penerimaan Calon Mahasiswa Baru Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru Pelaksanaan Seleksi Mahasiwa Baru Pendaftaran Ulang Mahasiswa Baru
IV. ACUAN : 1. 3. 4. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sisdiknas. Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan (SNP) Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor : 184/U/2001 tentang Pedoman Pengawasan, Pengendalian dan Pembinaan Program Diploma, Sarjana, dan Pascasarjana di Perguruan Tinggi. 2. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi.
5. Statuta Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Panca Bhakti Palu.
6. Pedoman Akademik Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Panca Bhakti Palu V. PROSUDUR : A. 1. Persiapan Penerimaan Calon Mahasiswa Baru Menyiapkan contoh formulir pendaftaran, brosur, iklan dan spanduk penerimaan mahasiswa baru; Menyiapkan perincian kebutuhan anggaran untuk seluruh kegiatan penerimaan mahasiswa baru;
2. Mencari informasi harga ke percetakan dan media periklanan; 3.
4. Menyampaikan contoh formulir pendaftaran, brosur, iklan dan spanduk penerimaan mahasiswa baru serta perincian kebutuhan anggaran kepada Ketua I untuk mendapat persetujuan; 5. Menyampaikan perincian kebutuhan anggaran yang telah disetujui Ketua I kepada Ketua II untuk mendapat persetujuan; 6. Menyampaikan perincian kebutuhan anggaran yang telah disetujui Ketua II ke Bendahar; 7. Menyampaikan contoh formulir pendaftaran, brosur, iklan dan spanduk penerimaan mahasiswa baru ke percetakan dan media periklanan; 8. Menyampaikan spanduk penerimaan mahasiswa baru ke Bagian Adminstrasi Umum untuk dipajang; 9. Menyampaikan brosur penerimaan mahasiswa baru ke Bagian Tata Usaha untuk dikirimkan ke Sekolah Menengah Atas dan Sekolah Menengah Kejuruan di dalam maupun di luar Kota Palu; B. Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru 1. Memberikan informasi, brosur dan formulir pendaftaran kepada calon mahasiswa baru; 2. Menerima kelengkapan berkas mahasiswa baru, yaitu : - Formulir pendaftaran yang telah diisi lengkap; - Kesesuaian jumlah dan ukuran pas foto terbaru; - Copy ijazah yang telah dilegalisir; - Copy daftar nilai ujian yang telah dilegalisir; 3. Menerima uang pendaftaran dari calon mahasiswa baru; 4. Mencatat jumlah pendaftar dalam buku besar calon mahasiswa baru; 5. Menyampaikan uang pendaftaran calon mahasiswa baru kepada Bendahara; C. Pelaksanaan Seleksi Mahasiwa Baru
1. Menyiapkan jadwal pelaksanaan dan kartu seleksi mahasiswa baru; 2. Menyampaikan jadwal pelaksanaan dan kartu seleksi mahasiswa baru kepada Ketua I untuk mendapat persetujuan; 3. Menyampaikan jadwal pelaksanaan seleksi mahasiswa baru kepada Ketua Program Studi dan Bagian Administrasi Umum untuk ditindak lanjuti; 4. Menyampaikan jadwal pelaksanaan dan kartu seleksi kepada calon mahasiswa baru; 5. Menyiapkan berita acara pelaksanaan seleksi mahasiswa baru; 6. Menerima dan menggandakan daftar pertanyaan seleksi mahasiswa baru; 7. Menfasilitasi pelaksanaan seleksi mahasiswa baru; 8. Menerima hasil seleksi mahasiswa baru dari Program Studi; 9. Menyampaikan hasil seleksi kepada calon mahasiswa baru yang mengikuti seleksi; D. Pendaftaran Ulang Mahasiswa Baru 1. Menerima atribut (baju kaos, topi dan jas almamater) mahasiswa baru dari Bagian Administrasi Umum. 2. Mengarahkan mahasiswa baru ke Bendahara untuk mengambil blanko pembayaran sebagai pengantar dalam membayar SPP dan BPP di Bank. 3. Menerima bukti pembayaran SPP dan BPP mahasiswa baru yang telah dilegalisasi pihak Bank. 4. Menyerahkan bukti pembayaran ke bagian registrasi dan pendataan untuk penetapan nomor stambuk. 5. Menerima bukti pembayaran yang telah diberi nomor stambuk dari bagian registrasi dan pendataan. 6. Menyerahkan nomor stambuk dan atribut (baju kaos, topi dan jas almamater) kepada mahasiswa baru.
E. Diagram Alir Penerimaan Mahasiswa Baru
I. Persiapan Penerimaan Calon Mahasiswa Baru
II. Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru
III. Pelaksanaan Seleksi Mahasiswa Baru
IV. Pendaftaran Mahasiswa Baru
Area Topik Dokumen/Kode Tgl. Pembuatan Tgl. Revisi
Kegiatan Akademik Registrasi dan Pendataan Mahasiswa Bidang Akademik /AAk.- 02
Disusun oleh : Tim BIAKAD Direvisi oleh : Tim Perumus Disetujui oleh: Ketua STIE PB. Palu Jumlah hal. : 7
I. TUJUAN : 1. Memberi petunjuk tentang prosudur registrasi dan pendataan mahasiswa (baru, mahasiswa pindahan dan alih program, terdaftar, cuti, aktif, berhenti, dan alumni) pada program sarjana STIE Panca Bhakti Palu. 2. Sebagai pedoman bagi mahasiswa program sarajana di lingkungan STIE Panca Bhakti Palu. II. DEFENISI : 1. Mahasiswa alih program adalah mahasiswa yang masuk ke Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) Panca Bhakti Palu setelah menyelesaikan suatu jenjang program pendidikan dan telah memperoleh ijazah. 2. Mahasiswa baru adalah mahasiswa yang berasal dari tamatan Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA), baik dari Sekolah Menengah Umum (SMU) maupun dari Sekolah Menengah Kejuruan (SMK), yang masuk ke Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) Panca Bhakti Palu. 3. Mahasiswa berhenti adalah mahasiswa yang mengajukan pengunduran diri secara tertulis kepada Ketua I Bidang Akademik dan keluar dari lingkungan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) Panca Bhakti Palu. 4. Mahasiswa cuti adalah mahasiswa yang mengajukan permohonan ijin secara tertulis kepada Ketua I Bidang Akademik untuk tidak mengikuti kegiatan dalam lingkungan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) Panca Bhakti Palu untuk suatu jangka waktu tertentu. 5. Mahasiswa lulus (alumni) adalah mahasiswa yang telah menyelesaikan dan melulusi seluruh beban akademik dalam Kurikulum yang berlaku pada Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) Panca Bhakti Palu.
6. Mahasiswa pindah adalah mahasiswa yang mengajukan permohonan secara tertulis kepada Ketua I Bidang Akademik untuk pindah dari Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) Panca Bhakti Palu ke lembaga pendidikan lain. 7. Mahasiswa pindahan adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi lain yang masuk ke lingkungan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) Panca Bhakti Palu. 8. Mahasiswa terdaftar (aktif) adalah mahasiswa yang telah melakukan pendaftaran kembali dan aktif mengikuti proses pembelajaran dalam semester berjalan pada Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) Panca Bhakti Palu. 9. Registrasi adalah kegiatan pencatatan dan pendaftaran kembali atas jumlah mahasiswa yang aktif dalam suatu semester berjalan pada Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) Panca Bhakti Palu. 10. Pendataan adalah kegiatan mengumpulkan data tentang jumlah mahasiswa aktif, mahasiswa cuti, mahasiswa berhenti dan mahasiswa lulus pada Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) Panca Bhakti Palu.
III. RUANG LINGKUP 1. Registrasi dan konversi (kliring) nilai mahasiswa pindahan dan mahasiswa alih program. 2. Penetapan nomor stambuk mahasiswa baru. 3. Registrasi dan pendataan mahasiswa baru, mahasiswa pindahan dan mahasiswa alih program. 4. Pembuatan kartu mahasiswa. 5. Pendataan mahasiswa terdaftar (aktif). 6. Pendataan mahasiswa cuti. 7. Pendataan mahasiswa pindah. 8. Pendataan mahasiswa berhenti. 9. Pendataan mahasiswa lulus (alumni). 10. Penyusunan laporan pelaksanaan seluruh kegiatan. IV. ACUAN : 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sisdiknas. 2. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi. 3. Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan (SNP) 4. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor : 184/U/2001 tentang Pedoman Pengawasan, Pengendalian dan Pembinaan Program Diploma, Sarjana, dan Pascasarjana di Perguruan Tinggi. 5. Statuta Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Panca Bhakti Palu. 6. Pedoman Akademik Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Panca Bhakti Palu V. PROSEDUR A. Registrasi dan konversi (kliring) nilai mahasiswa pindahan dan mahasiswa alih program 1. Memeriksa kelengkapan berkas sebagai berikut : a. Mahasiswa pindahan : - Formulir pendaftaran yang telah diisi lengkap. - Kesesuaian jumlah dan ukuran pas foto. - Copy ijazah terakhir yang dilegalisir. - Surat rekomendasi pindah dari Perguruan Tinggi asal. - Surat rekomendasi pindah dari Kopertis asal (bagi mahasiswa yang pindah wilayah Kopertis).
- Transkrip nilai asli dari Perguruan Tinggi asal. b. Mahasiswa alih program : - Formulir pendaftaran yang telah diisi lengkap. - Kesesuaian jumlah dan ukuran pas foto. - Copy ijazah Program Studi asal yang telah dilegalisir. - Copy transkrip nilai Program Studi asal yang telah dilegalisir. 2. Menghubungi Perguruan Tinggi/Program Studi asal untuk mengkonfirmasikan keakuratan berkas. 3. Mencatat mata kuliah dalam transkrip nilai dari Perguruan Tinggi asal yang sesuai dengan dengan mata kuliah yang terdaftar dalam Kurikulum yang berlaku pada STIE Panca Bhakti Palu. 4. Menyesuaikan nilai mata kuliah yang telah dilulusi pada Perguruan Tinggi Asal dengan mata kuliah dalam Kurikulum yang berlaku pada STIE Panca Bhakti Palu. 5. Menyerahkan daftar mata kuliah yang telah dikonversi kepada Kepala Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan untuk diketahui. 6. Mengkonsultasikan daftar mata kuliah yang telah dikonversi pada Ketua Program Studi / Jurusan. 7. Menyampaikan daftar nilai yang telah dikonsultasikan kepada Ketua I untuk mendapat persetujuan. 8. Mengarahkan mahasiswa pindahan / mahasiswa alih program ke Bendahara untuk mengambil blanko pembayaran sebagai pengantar dalam membayar SPP dan BPP di Bank. 9. Menerima bukti pembayaran SPP dan BPP yang telah dilegalisasi pihak Bank. 10. Menetapkan nomor stambuk mahasiswa berdasarkan nomor urut dalam buku album nomor stambuk. 11. Mencatat nomor stambuk yang telah ditetapkan dalam bukti pembayaran SPP dan BPP. 12. Menyerahkan nomor stambuk dan atribut (baju kaos, topi dan jas almamater). 13. Menginput daftar nilai yang telah disetujui kedalam data base. 14. Mencetak dan memasukkan daftar nilai konversi ke dalam amplop berkas mahasiswa. 15. Mengarsipkan amplop berkas mahasiswa ke dalam lemari arsip. B. Penetapan nomor stambuk mahasiswa baru 1. Menerima bukti pembayaran SPP dan BPP yang telah dilegalisasi pihak Bank.
2. Menetapkan nomor stambuk berdasarkan nomor urut dalam buku album nomor stambuk. 3. Mencatat nama mahasiswa pada baris nomor stambuk yang ditetapkan dalam buku album nomor stambuk. 4. Mencatat nomor stambuk yang ditetapkan dalam bukti pembayaran SPP dan BPP. 5. Mengembalikan bukti pembayaran SPP dan BPP yang telah diberi nomor stambuk kepada mahasiswa baru. 6. Mengambil dan memasukkan berkas mahasiswa ke dalam amplop berkas mahasiswa. 7. Mencatat nomor stambuk dan identitas mahasiswa serta menempelkan pas foto pada amplop berkas mahasiswa. 8. Mengarsipkan amplop berkas mahasiswa ke dalam lemari arsip. C. Registrasi dan pendataan mahasiswa baru, mahasiswa pindahan dan mahasiswa alih program 1. Menginput data mahasiswa ke dalam data base yang mencakup : - Nama lengkap sesuai nama dalam ijazah. - Tempat dan tanggal lahir sesuai yang tercantum dalam ijazah. - Jenis Kelamin. - Agama. - Kewarganegaraan. - Alamat lengkap. - Nomor telepon / hand phone. - Pekerjaan (bila ada) - Nama dan tempat Sekolah asal. - Tahun lulus. - Total Nilai Ujian Akhir. - Nama orang tua sesuai yang tercantum dalam ijazah. - Nama wali ( bila ada ). - Pekerjaan orang tua/wali. - Alamat lengkap orang tua/wali. - Nomor telepon/hand phone orang tua/wali. 2. Menginput tambahan data konversi bagi mahasiswa pindahan dan mahasiswa alih program yang mencakup :
- Nama dan tempat Perguruan Tinggi asal. - Program Studi yang diikuti pada Perguruan Tinggi asal. - Index Prestasi Kumulatif yang diperoleh pada Perguruan Tinggi asal. 3. Mencetak daftar data mahasiswa. 4. Menempelkan pas foto mahasiswa pada kolom yang disediakan dalam daftar mahasiswa. 5. Mengarsipkan daftar data mahasiswa dalam lemari besi. D. Pembuatan kartu mahasiswa Mahasiswa baru 1. Memeriksa Kartu Rencana Studi semester berjalan. 2. Mencatat data mahasiswa dalam buku album kartu mahasiswa yang mencakup - Nama lengkap (sesuai ijazah). - Nomor stambuk. - Program Studi. - Alamat lengkap. 3. Menempelkan 1 (satu) lembar pas foto (ukuran 2 x 3) pada baris yang berisi data mahasiswa dalam buku album kartu mahasiswa. 4. Menginput data kartu mahasiswa sesuai data dalam buku album kartu mahasiswa. 5. Mencetak kartu mahasiswa yang berlaku untuk 1 (satu) semester berjalan. 6. Menempelkan 1 (satu) lembar pas foto (ukuran 2 x 3) pada kartu mahasiswa. 7. Menyerahkan kartu mahasiswa kepada Kepala Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan untuk ditandatangani. 8. Menetapkan nomor urut pada kartu mahasiswa berdasarkan nomor urut dalam buku album kartu mahasiswa. 9. Memberi cap Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan pada kartu mahasiswa. 10. Meminta mahasiswa menandatangani kolom tanda terima dalam buku album kartu mahasiswa. 11. Menyerahkan kartu mahasiwa kepada mahasiswa. Mahasiswa lama 1. Menerima : - Bukti pembayaran BPP semester berjalan yang telah dilegalisasi pihak Bank.
- Kartu Rencana Studi semester berjalan. - 2 (dua) lembar pas foto terbaru (berwarna) ukuran 2 x 3. 2. Meminta mahasiswa mengisi data yang dibutuhkan dalam buku album kartu mahasiswa yang mencakup : - Nama lengkap (sesuai ijazah). - Nomor stambuk. - Program Studi. - Alamat lengkap. 3. Menempelkan 1 (satu) lembar pas foto pada baris yang berisi data mahasiswa dalam buku album kartu mahasiswa. 4. Menginput data kartu mahasiswa sesuai data dalam buku album kartu mahasiswa. 5. Mencetak kartu mahasiswa yang berlaku untuk 1 (satu) semester berjalan. 6. Menempelkan 1 (satu) lembar pas foto pada kartu mahasiswa. 7. Menyerahkan kartu mahasiswa kepada Kepala Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan untuk ditandatangani. 8. Menetapkan nomor urut pada kartu mahasiswa berdasarkan nomor urut dalam buku album kartu mahasiswa. 9. Memberi cap Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan pada kartu mahasiswa. 10. Meminta mahasiswa menandatangani kolom tanda terima dalam buku album kartu mahasiswa. 11. Menyerahkan kartu mahasiwa kepada mahasiswa. Mahasiswa yang kehilangan kartu mahasiswa 1. Menerima 2 (dua) rangkap surat permohonan pembuatan surat keterangan pengganti kartu mahasiswa yang ditujukan kepada Ketua I Bidang Akademik dengan lampiran : - Bukti pembayaran BPP semester berjalan yang telah dilegalisasi pihak Bank. - Kartu Rencana Studi semester berjalan. - 2 (dua) rangkap surat keterangan kehilangan dari Kepolisian. - 2 (dua) lembar pas foto terbaru (berwarna) ukuran 3 x 4. 2. Memeriksa buku album kartu mahasiswa untuk mengkonfirmasikan bahwa yang bersangkutan telah membuat kartu mahasiswa untuk semester berjalan. 3. Menyerahkan surat permohonan dan lampirannya kepada Ketua I Bidang Akademik.
4. Bila disetujui, menyerahkan surat permohonan dan lampirannya kepada Kepala Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan untuk diketahui. 5. Membuat surat keterangan pengganti kartu mahasiswa yang berlaku untuk 1 (satu) semester berjalan dengan mencantumkan : - Nama lengkap (sesuai ijazah). - Nomor stambuk. - Program Studi. - Alamat lengkap. 6. Mencetak 2 (dua) rangkap surat keterangan pengganti kartu mahasiswa. 7. Menempelkan pas foto pada surat keterangan pengganti kartu mahasiswa, masing-masing 1 (satu) lembar. 8. Menyatukan surat keterangan pengganti kartu mahasiswa dengan surat permohonan beserta lampirannya, masing-masing 1 (satu) lembar. 9. Menyerahkan kedua surat keterangan pengganti kartu mahasiswa kepada Kepala Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan untuk ditandatangani. 10. Mencatat jenis surat keterangan dalam buku album surat keluar dan buku ekspedisi. 11. Menetapkan nomor urut pada surat keterangan pengganti kartu mahasiswa berdasarkan nomor urut dalam buku album surat keluar. 12. Memberi cap Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan pada surat keterangan pengganti kartu mahasiswa. 13. Mengarsipkan 1 (satu) rangkap surat keterangan pengganti kartu mahasiswa dan lampirannya ke dalam folder surat keluar. 14. Meminta mahasiswa menandatangani kolom tanda terima pada buku ekspedisi. 15. Menyerahkan 1 (satu) rangkap surat keterangan pengganti kartu mahasiswa dan lampirannya, bukti pembayaran BPP dan Kartu Rencana Studi kepada mahasiswa. Pendataan Mahasiswa Aktif 1. Menghubungi Sub Bagian Akademik dan Pengajaran untuk memperoleh seluruh Kartu Rencana Studi yang telah disetor untuk semester berjalan. 2. Mencatat data mahasiswa aktif pada masing-masing Program Studi secara berurutan berdasarkan Program Studi, mencakup : - Nama lengkap. - Nomor stambuk.
- Konsentrasi (bagi mahasiswa semester VI Program Studi Manajemen dan mahasiswa semester VII Program Studi Akuntansi). - Jumlah kredit mata kuliah yang diprogramkan. Pendataan Mahasiswa Cuti 1. Pengajuan Cuti Akademik a. Menerima surat permohonan cuti akemik disertai alasan / penyebabnya yang ditujukan kepada Ketua I Bidang Akademik dengan lampiran : - Copy bukti pembayaran BPP terakhir yang telah dilegalisasi pihak Bank. - Copy Kartu Rencana Studi terakhir. - Copy Kartu Hasil Studi terakhir. - Copy kartu mahasiswa terakhir. - Surat keterangan bebas peminjaman buku dari perpustakaan STIE Panca Bhakti Palu. b. Menyerahkan surat permohonan dan lampirannya kepada Ketua I Bidang Akademik. c. Bila disetujui, menyerahkan surat permohonan dan lampirannya kepada Kepala Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan untuk diketahui. d. Membuat surat keterangan cuti akademik (tidak diperhitungkan dalam penentuan batas waktu studi) dengan mencantumkan : - Nama lengkap (sesuai ijazah). - Nomor stambuk. - Program Studi. - Alamat lengkap. - Alasan / penyebab cuti akademik. - Jangka waktu cuti akademik (paling lama empat semester). e. Mencetak 2 (dua) rangkap surat keterangan cuti akademik. f. Menyatukan 1 (satu) rangkap surat keterangan cuti akademik dengan surat permohonan dan lampirannya. g. Menyerahkan kedua surat keterangan cuti akademik kepada Kepala Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan untuk ditandatangani. h. Mencatat jenis surat keterangan dalam buku album mahasiswa cuti akademik. i. Menetapkan nomor urut pada surat keterangan cuti akademik berdasarkan nomor urut dalam buku album mahasiswa cuti akademik.
j. Memberi cap Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan pada surat keterangan cuti akademik. k. Mengarsipkan 1 (satu) rangkap surat keterangan cuti akademik dan lampirannya ke dalam folder surat cuti akademik. l. Meminta mahasiswa menandatangani kolom tanda terima dalam buku album mahasiswa cuti akademik.
m.Menyerahkan 1 (satu) lembar surat keterangan cuti akademik kepada mahasiswa. 2. Pengajuan Aktif Setelah Cuti Akademik (1 sampai dengan 4 semester) a. Menerima surat permohonan untuk aktif kembali setelah cuti akademik yang ditujukan kepada Ketua I Bidang Akademik dengan lampiran copy surat keterangan cuti akademik. b. Menyerahkan surat permohonan dan lampirannya kepada Ketua I Bidang Akademik. c. Bila disetujui, menyerahkan surat permohonan dan lampirannya kepada Kepala Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan untuk diketahui. d. Membuat surat keterangan aktif kuliah. e. Mencetak 5 (lima) rangkap surat keterangan aktif kuliah. f. Menyatukan 1 (satu) rangkap surat keterangan aktif dengan surat permohonan dan lampirannya.
g. Menyerahkan kelima surat keterangan aktif kuliah kepada Kepala Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan untuk ditandatangani. h. Mencatat jenis surat keterangan dalam buku album surat keluar dan buku ekspedisi. i. Menetapkan nomor urut pada surat keterangan aktif kuliah berdasarkan nomor urut dalam buku album surat keluar. j. Memberi cap Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan pada surat keterangan aktif kuliah. k. Mengarsipkan 1 (satu) rangkap surat keterangan surat keterangan aktif kuliah dan lampirannya ke dalam folder surat aktif kuliah. l. Meminta mahasiswa menandatangani kolom tanda terima dalam buku ekspedisi.
m.Menyerahkan 2 (dua) lembar surat keterangan aktif kuliah kepada mahasiswa. n. Mengarahkan mahasiswa untuk menyerahkan 1 (satu) lembar surat keterangan aktif kuliah kepada Bendahara sebagai pengantar untuk menyelesaikan tunggakkan BPP.
o. Menyerahkan surat keterangan aktif kuliah kepada Ketua I Bidang Akademik dan Ketua Program Studi / Jurusan untuk diketahui, masing-masing 1 (satu) lembar. p. Menerima bukti penyelesaian tungakkan BPP yang telah dilegalisasi Bendahara atau pihak Bank.
q. Mengarahkan mahasiswa ke Sub Bagian Transkrip Nilai dan Ijazah untuk memperoleh transkrip nilai mata kuliah yang telah dilulusi sebelum cuti akademik. r. Menerima transkrip nilai dan melakukan penyesuaikan mata kuliah dengan Kurikulum yang berlaku. s. Menyerahkan Kartu Rencana Studi dan rekomendasi mata kuliah yang harus diprogramkan kepada mahasiswa. t. Melakukan her-registrasi data mahasiswa sesuai prosedur yang berlaku. 3. Pengajuan Aktif Setelah Cuti Akademik (lebih dari 4 semester) a. Mewajibkan mahasiswa untuk mengajukan surat permohonan perpanjangan cuti akemik disertai alasan / penyebabnya yang ditujukan kepada Ketua I Bidang Akademik dengan lampiran copy surat keterangan cuti akademik. b. Mengurus surat keterangan perpanjangan cuti akademik sesuai dengan prosedur pengajuan cuti akemik. c. Menerima surat permohonan untuk aktif kembali setelah cuti akademik yang ditujukan kepada Ketua I Bidang Akademik dengan lampiran copy surat keterangan perpanjangan cuti akademik. d. Mengurus surat keterangan aktif kuliah, penyesuaian mata kuliah dan herregistrasi sesuai dengan prosedur yang berlaku. 4. Pengajuan Aktif Setelah Non Aktif Tanpa Cuti Akademik (1 sampai dengan 4 semester) a. Mewajibkan mahasiswa untuk mengajukan surat untuk aktif kembali disertai alasan / penyebab non aktif tanpa cuti akademik yang ditujukan kepada Ketua I Bidang Akademik paling lambat satu bulan sebelum awal semester dimulai. b. Menyerahkan surat permohonan dan lampirannya kepada Ketua I Bidang Akademik. c. Bila disetujui, menyerahkan surat permohonan dan lampirannya kepada Kepala Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan untuk diketahui. d. Mengarahkan mahasiswa ke Bendahara untuk menyelesaikan tunggakkan BPP selama tidak aktif. e. Menerima bukti penyelesaian tungakkan BPP yang telah dilegalisasi Bendahara atau pihak Bank.
f. Mengurus penyesuaian mata kuliah dan her-registrasi (dengan mengurangi batas waktu studi) sesuai dengan prosedur yang berlaku. 5. Pengajuan Aktif Setelah Non Aktif Tanpa Cuti Akademik (lebih dari 4 semester) a. Mewajibkan mahasiswa untuk mengajukan surat untuk aktif kembali disertai alasan / penyebab non aktif tanpa cuti akademik yang ditujukan kepada Ketua I Bidang Akademik paling lambat satu bulan sebelum awal semester dimulai. b. Menyerahkan surat permohonan dan lampirannya kepada Ketua I Bidang Akademik. c. Bila disetujui, menyerahkan surat permohonan dan lampirannya kepada Kepala Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan untuk diketahui. d. Mengurus keaktifan mahasiswa yang dipersamakan dengan prosedur penerimaan mahasiswa pindahan, mulai dari membayar SPP dan tunggakan BPP, penetapan nomor stambuk baru, konversi nilai dan registrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 6. Pendataan Mahasiswa Pindah a. Pengajuan pindah ke Perguruan Tinggi dalam Wil. Kopertis IX Menerima 2 (dua) rangkap surat permohonan pindah disertai alasan / penyebabnya dan Perguruan Tinggi yang akan dimasuki, yang ditujukan kepada Ketua I Bidang Akademik dengan lampiran : Copy bukti pembayaran BPP terakhir yang telah dilegalisasi pihak Bank. Copy kartu mahasiswa terakhir. Surat keterangan bebas peminjaman buku dari perpustakaan STIE Panca Bhakti Palu.
Menyerahkan surat permohonan dan lampirannya kepada Ketua I Bidang Akademik. Bila disetujui, menyerahkan surat permohonan dan lampirannya kepada Kepala Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan untuk diketahui. Membuat surat keterangan pindah yang ditujukan kepada Pimpinan Perguruan Tinggi yang akan dimasuki dengan mencantumkan : Nama lengkap (sesuai ijazah). Nomor stambuk. Program Studi. Alamat lengkap. Alasan / penyebab pindah.
Mencetak 2 (dua) rangkap surat keterangan pindah. Menghubungi Sub Bagian Transkrip Nilai dan Ijazah untuk memperoleh 2 (dua) rangkap transkrip nilai mata kuliah yang telah dilulusi. Menyatukan masing-masing surat keterangan pindah dengan surat permohonan pindah dan lampirannya serta transkrip nilai. Menyerahkan kedua surat keterangan pindah kepada Kepala Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan kemudian kepada Ketua I Bidang Akademik untuk ditandatangani.
Mencatat jenis surat keterangan dalam buku album surat keluar dan buku ekspedisi. Menetapkan nomor urut pada surat keterangan pindah berdasarkan nomor urut dalam buku album surat keluar. Memberi cap Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan serta cap STIE Panca Bhakti pada surat keterangan pindah.
Mengarsipkan 1 (satu) rangkap surat keterangan pindah dan lampirannya ke dalam folder surat mahasiswa pindah / berhenti. Meminta mahasiswa menandatangani kolom tanda terima dalam buku ekspedisi. Menyerahkan 1 (satu) rangkap surat keterangan pindah kepada mahasiswa.
b. Pengajuan pindah ke Perguruan Tinggi diluar wilayah Kopertis IX Menerima 2 (dua) rangkap surat permohonan pindah disertai alasan / penyebabnya dan Perguruan Tinggi yang akan dimasuki, yang ditujukan kepada Ketua I Bidang Akademik dengan lampiran : Copy bukti pembayaran BPP terakhir yang telah dilegalisasi pihak Bank. Copy kartu mahasiswa terakhir. Surat keterangan bebas peminjaman buku dari perpustakaan STIE Panca Bhakti Palu.
Menyerahkan surat permohonan dan lampirannya kepada Ketua I Bidang Akademik. Bila disetujui, menyerahkan surat permohonan dan lampirannya kepada Kepala Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan untuk diketahui. Membuat surat keterangan pindah sesuai prosedur yang berlaku. Membuat surat pengantar yang ditujukan kepada Koordinator Kopertis Wilayah IX Sulawesi untuk mengurus surat pindah Kopertis.
Mencetak 2 (dua) rangkap surat pengantar. Menyerahkan kedua surat pengantar kepada Ketua I Bidang Akademik untuk ditandatangani.
Mencatat jenis surat pengantar dalam buku album surat keluar dan buku ekspedisi. Menetapkan nomor urut pada surat pengantar berdasarkan nomor urut dalam buku album surat keluar. Mengarsipkan 1 (satu) rangkap surat pengantar ke dalam folder surat keluar. Meminta mahasiswa menandatangani kolom tanda terima dalam buku ekspedisi. Menyerahkan 1 (satu) rangkap surat keterangan pindah dan 1 (satu) rangkap surat pengantar kepada mahasiswa.
Memberi cap STIE Panca Bhakti pada surat pengantar.
7. Pendataan Mahasiswa Berhenti a. Menerima surat permohonan berhenti disertai alasan / penyebabnya yang ditujukan kepada Ketua I Bidang Akademik dengan lampiran : Copy bukti pembayaran BPP terakhir yang telah dilegalisasi pihak Bank. Copy kartu mahasiswa terakhir. Surat keterangan bebas peminjaman buku dari perpustakaan STIE Panca Bhakti Palu.
b. Menyerahkan surat permohonan dan lampirannya kepada Ketua I Bidang Akademik. c. Bila disetujui, menyerahkan surat permohonan dan lampirannya kepada Kepala Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan untuk diketahui. d. Membuat surat keterangan berhenti dengan mencantumkan : f. g. Nama lengkap (sesuai ijazah). Nomor stambuk. Program Studi. Alamat lengkap. Alasan / penyebab berhenti.
e. Mencetak 2 (dua) rangkap surat keterangan berhenti. Menghubungi Sub Bagian Transkrip Nilai dan Ijazah untuk memperoleh 2 (dua) rangkap transkrip nilai mata kuliah yang telah dilulusi. Menyatukan masing-masing surat keterangan berhenti dengan surat permohonan pindah dan lampirannya serta transkrip nilai.
h.
Menyerahkan kedua surat keterangan berhenti kepada Kepala Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan kemudian kepada Ketua I Bidang Akademik untuk ditandatangani. Mencatat jenis surat keterangan dalam buku album surat keluar dan buku ekspedisi.
i.
j. Menetapkan nomor urut pada surat keterangan berhenti berdasarkan nomor urut dalam buku album surat keluar. k. Memberi cap Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan serta cap STIE Panca Bhakti pada surat keterangan berhenti. l. Mengarsipkan 1 (satu) rangkap surat keterangan berhenti dan lampirannya ke dalam folder surat mahasiswa pindah / berhenti.
m. Meminta mahasiswa menandatangani kolom tanda terima dalam buku ekspedisi. n. Menyerahkan 1 (satu) rangkap surat keterangan berhenti kepada mahasiswa.
8. Pendataan Mahasiswa Lulus (Alumni) a. Menghubungi Sub Bagian Akademik dan Pengajaran untuk memperoleh daftar mahasiswa yang telah di Yudisium pada tahun akademik berjalan. b. Menghubungi Sub Bagian Transkrip Nilai dan Ijazah untuk memperoleh 1 (satu) pas foto ukuran 3 x 4 (memakai jubah dan toga sarjana) dan nomor ijazah mahasiswa yang telah di Yudisium. c. Mencatat data mahasiswa dalam buku besar Alumni secara berurutan berdasarkan tanggal Yudisium, mencakup : Nomor urut dan kode Program Studi. Nama lengkap (sesuai ijazah). Nomor stambuk. Program Studi. Tempat / tanggal lahir. Jenis Kelamin. Tanggal Yudisium. Indeks Prestasi Kumulatif. Masa Studi. Nomor Ijazah.
d. Menempelkan pas foto pada baris yang berisi data mahasiswa lulus.
9. Penyusunan Laporan Pelaksanaan Seluruh Kegiatan a. Menyusun rekapitulasi mahasiswa baru, mahasiswa pindahan dan mahasiswa alih program pada masing-masing Program Studi / Jurusan yang mencakup : b. Nama lengkap. Nama dan tempat Perguruan Tinggi Asal. Program Studi yang diikuti pada Perguruan Tinggi asal. Jumlah mata kuliah yang dapat konversi ke Kurikulum yang berlaku pada Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Panca Bhakti Palu.
Menyusun rekapitulasi mahasiswa baru, mahasiswa pindahan dan mahasiswa alih program pada masing-masing Program Studi / Jurusan berdasarkan nomor stambuk yang ditetapkan.
c. Menyusun daftar data mahasiswa baru, mahasiswa pindahan dan mahasiswa alih program pada masing-masing Program Studi / Jurusan yang dilengkapi pas foto. d. Menyusun rekapitulasi jumlah kartu mahasiswa yang diterbitkan, mencakup : Jumlah kartu mahasiswa bagi mahasiswa baru pada masing-masing Program Studi / Jurusan. Jumlah kartu mahasiswa bagi mahasiswa lama pada masing-masing Program Studi / Jurusan. Jumlah surat keterangan pengganti kartu mahasiswa bagi mahasiswa pada masing-masing Program Studi / Jurusan.
e. Menyusun rekapitulasi mahasiswa yang terdaftar (aktif) pada semester berjalan dengan merinci jumlah mahasiswa untuk Program Studi Manajemen dan Program Studi Akuntansi. f. Menyusun daftar mahasiswa cuti, mencakup : Jumlah mahasiswa yang mengajukan cuti akademik. Jumlah mahasiswa yang aktif kembali setelah cuti selama 1 (satu) sampai dengan 4 (empat) semester. Jumlah mahasiswa yang aktif kembali setelah cuti lebih dari 4 (empat) semester. Jumlah mahasiswa yang aktif kembali setelah non aktif tanpa ijin selama 1 (satu) sampai dengan 4 (empat) semester. Jumlah mahasiswa yang aktif kembali setelah non aktif tanpa ijin lebih dari 4 (empat) semester.
g. Menyusun daftar mahasiswa yang pindah dan Perguruan Tinggi yang akan dimasuki.
h. Menyusun daftar mahasiswa yang berhenti studi dalam tahun akademik berjalan. i. Menyusun rekapitulasi mahasiswa lulus dalam tahun akademik berjalan dengan merinci jumlah Alumni Program Studi Manajemen dan Program Studi Akuntansi.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR AKADEMIK DAN PENGAJARAN VI. RUANG LINGKUP
I. Pembuatan dan Pendistribusian Kartu Rencana Studi (KRS). II. Input program mata kuliah. III. Pengaturan dan pengfasilitasian pelaksanaan perkuliahan kelas regular dan kelas paralel. IV. Pengaturan dan pengfasilitasian pelaksanaan perkuliahan semester antara / pendek. V. Pengaturan dan pengfasilitasian pelaksanaan Ujian Tengah Semester. VI. Pengaturan dan pengfasilitasian pelaksanaan Ujian Akhir Semester. VII. Pengaturan dan pengfasilitasian pelaksanaan Ujian Remedial. VIII. Pengaturan dan pengfasilitasian pelaksanaan Ujian Semester Antara / Pendek. IX. Pembuatan dan pendistribusian Kartu Hasil Studi (KHS). X. Evaluasi keberhasilan studi mahasiswa XI. Penilaian kelulusan mahasiswa dalam ujian skripsi. XII. Penentukan peringkat terbaik dari seluruh mahasiswa lulus (satu tahun akademik). XIII. Penyusun laporan pelaksanaan seluruh kegiatan. VII. PROSEDUR
I. Pembuatan dan Pendistribusian Kartu Rencana Studi (KRS) 1. Mencetak Kartu Rencana Studi Semester Ganjil dan Semester Genap sesuai dengan format dalam Buku Pedoman Akademik yang berlaku paling lambat 1 (satu) bulan sebelum semester dimulai. 2. Menyiapkan daftar distribusi Kartu Rencana Studi dan Kartu Hasil Studi mahasiswa Program Studi Manajemen dan Program Studi Akuntansi berdasarkan angkatan untuk semester berjalan, mencakup kolom : - Nomor urut. - Nama mahasiswa. - Nomor stambuk. - Tanggal pengambilan Kartu Rencana Studi dan paraf mahasiswa. - Tanggal penyetoran Kartu Rencana Studi dan paraf mahasiswa. - Tanggal pengambilan Kartu Hasil Studi dan paraf mahasiswa. 3. Mengetik selebaran pengumuman yang memuat tanggal mulai pendistribusian dan tanggal batas akhir penyetoran Kartu Rencana Studi sesuai dengan kalender akademik. 4. Menyerahkan selebaran pengumuman kepada Kepala Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan untuk ditandatangani. 5. Memberi cap bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan pada selebaran pengumuman. 6. Menggandakan dan menempelkan selebaran pengumuman pada papan-papan pengumuman untuk diketahui mahasiswa. 7. Menerima bukti pembayaran BPP mahasiswa untuk semester berjalan. 8. Mencari nama mahasiswa yang bersangkutan dalam daftar distribusi Kartu Rencana Studi dan Kartu Hasil Studi. 9. Meminta mahasiswa untuk mengisi kolom tanggal pengambilan Kartu Rencana Studi dan paraf mahasiswa pada baris nama mahasiswa yang bersangkutan. 10. Menyerahkan 2 (dua) rangkap Kartu Rencana Studi kepada mahasiswa. II. Input program mata kuliah 1. Menerima dan memeriksa 2 (dua) rangkap Kartu Rencana Studi untuk semester berjalan yang telah diisi lengkap dan ditandatangani oleh Dosen Pembimbing Akademik. 2. Mencari nama mahasiswa yang bersangkutan dalam daftar distribusi Kartu Rencana Studi dan Kartu Hasil Studi. 3. Meminta mahasiswa untuk mengisi kolom tanggal penyetoran Kartu Rencana Studi dan paraf mahasiswa pada baris nama mahasiswa yang bersangkutan.
4. Menandatangani Kartu Rencana Studi yang disetorkan. 5. Menyerahkan 1 (satu) rangkap Kartu Rencana Studi kepada mahasiswa. 6. Menyimpan rangkap kedua dalam bundel Kartu Rencana Studi yang telah disetor. 7. Menolak Kartu Rencana Studi yang disetorkan setelah melewati batas waktu penyetoran yang telah ditentukan. 8. Memilah bundel Kartu Rencana Studi berdasarkan Program Studi. 9. Memilah Kartu Rencana Studi masing-masing Program Studi berdasarkan angkatan mahasiswa. 10. Memilah Kartu Rencana Studi setiap angkatan berdasarkan urutan nomor stambuk. 11. Memilah Kartu Rencana Studi mahasiswa berdasarkan konsentrasi yang dipilih (bagi mahasiswa semester VI Program Studi Manajemen dan mahasiswa semester VII Program Studi Akuntansi). 12. Menginput data Kartu Rencana Studi kedalam data base, mencakup : - Nama mahasiswa. - Nomor stambuk. - Kode mata kuliah yang diprogramkan. 13. Mengarsipkan Kartu Rencana Studi yang telah diinput kedalam amplop berkas masing-masing mahasiswa pada lemari arsip. III. Pengaturan dan pengfasilitasian pelaksanaan perkuliahan kelas regular dan kelas paralel 1. Menerima kalender akademik dan Surat Keputusan Ketua STIE Panca Bhakti Palu tentang Dosen Pembina Mata Kuliah untuk semester berjalan Program Studi. 2. Menyusun 2 (dua) rangkap daftar kebutuhan administratif untuk pelaksanaan perkuliahan, mencakup : - Spidol whiteboard untuk Dosen mengajar. - Kertas HVS untuk membuat jadwal perkuliahan, absensi mahasiswa, absensi Dosen dan surat pengantar kepada Dosen. - Tinta printer untuk membuat jadwal perkuliahan, absensi mahasiswa, absensi Dosen dan surat pengantar kepada Dosen. - Tinta stensil untuk menggandakan jadwal perkuliahan, absensi mahasiswa, absensi Dosen dan surat pengantar kepada Dosen. - Master stensil untuk menggandakan jadwal perkuliahan, absensi mahasiswa, absensi Dosen dan surat pengantar kepada Dosen.
- Map folder untuk absensi mahasiswa sejumlah mata kuliah yang ditawarkan dalam semester berjalan. 3. Menyerahkan kedua daftar kebutuhan administratif dengan lampiran kalender akademik dan Surat Keputusan Ketua STIE Panca Bhakti Palu kepada Kepala Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan untuk ditandatangani. 4. Memberi cap Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan pada daftar kebutuhan administratif. 5. Menyerahkan 1 (satu) rangkap daftar kebutuhan administratif kepada Bagian Administrasi umum. 6. Mengarsipkan 1 (satu) rangkap daftar kebutuhan administratif dalam map surat keluar. 7. Menerima kebutuhan administratif dari Bagian Administrasi Umum. 8. Menyusun rencana jadwal perkuliahan dengan berkonsultasi dengan Kepala Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan. 9. Menyerahkan jadwal perkuliahan kepada Kepala Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan untuk ditandatangani. 10. Menyerahkan jadwal perkuliahan kepada Ketua I Bidang Akademik untuk disetujui. 11. Menggandakan jadwal perkuliahan dan Surat Keputusan Ketua STIE Panca Bhakti Palu. 12. Memberi cap Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan dan cap STIE Panca Bhakti Palu pada jadwal perkuliahan. 13. Membuat surat pengantar yang ditujukan kepada Dosen Pembina mata kuliah. 14. Menyerahkan surat pengantar kepada Kepala Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan untuk ditandatangani. 15. Mencatat jenis surat pengantar dalam buku album surat keluar. 16. Menetapkan nomor urut pada surat pengantar berdasarkan nomor urut dalam buku album surat keluar. 17. Menggandakan surat pengantar sejumlah Dosen yang tercantum dalam Surat Keputusan Ketua STIE Panca Bhakti Palu. 18. Memberi cap Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan serta cap STIE Panca Bhakti pada surat keterangan berhenti. 19. Menyatukan surat pengantar dengan jadwal perkuliahan dan Surat Keputusan Ketua STIE Panca Bhakti Palu. 20. Mengarsipkan 1 (satu) rangkap surat pengantar dan lampirannya dalam folder surat keluar.
21. Mencatat nama-nama Dosen yang yang tercantum dalam Surat Keputusan Ketua STIE Panca Bhakti Palu dalam buku ekspedisi. 22. Menyerahkan surat pengantar beserta lampirannya kepada masing-masing Dosen dengan meminta Dosen yang bersangkutan untuk menandatangani buku ekspedisi. 23. Menyiapkan absen mahasiswa dan absen Dosen berdasarkan jadwal perkuliahan. 24. Menyerahkan absen mahasiswa dan spidol kepada Dosen pada saat semester dimulai.
