Software Project Management - Proses Manajemen Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Proses Manajemen ProyekTIPS

Dudy Fathan Ali, S.Kom (DFA)2016

CEP - CCITFakultas Teknik Universitas Indonesia

Proses Manajemen Proyek


Catatan :Proses itu sendiri adalah kumpulan dari tindakan dan kegiatan yang saling berhubungan untuk mencapai produk, hasil atau jasa yang telah ditentukan sebelumnya. Setiap proses memiliki masukan (input), alat kebutuhan dan teknik penggunaannya, serta hasil keluaran (output).

Proses-proses manajemen proyek

Proses pada proyek secara umum dibagi menjadi dua kategori:1. Project Management Processes

• Terkait dengan aktivitas pengelolaan sejumlah pekerjaan di dalam proyek.

2. Product Oriented Processes• Terkait dengan aktivitas penciptaan produk tertentu di dalam

proyek.




5 (lima) proses utama dalam manajemen proyek:1. Proses Inisiasi

o Persetujuan pengerjaan proyek.o Identifikasi masalah.o Aktifitas persiapan pelaksanaan proyek (alokasi sumber daya yang

diperlukan)2. Proses Perencanaan

o Penentuan ruang lingkup proyeko Dokumentasi terperinci untuk panduan bagi tim selama proyek

berlangsungo Perkiraan durasi, biaya, kualitas, dan parameter lain yang diperlukan




5 (lima) proses utama dalam manajemen proyek (contd.):3. Proses Pelaksanaan Proyek

o Deliverables (tujuan proyek) akan dibanguno Pengeksekusian project plano Koordinasi orang dan sumber daya yang ada

4. Proses Pemantauan dan Pengendaliano Pemeriksaan, pengawasan, dan koreksi ulang selama pengerjaan

5. Proses Penutupano Penyerahan dokumentasi akhir dari proyeko Pembubaran tim proyeko Pembuatan persetujuan formal bahwa proyek telah berakhiro Melakukan Post Implementation Review untuk mengetahui tingkat

keberhasilan proyek



Interaksi Antar Proses

Kelompok proses ini memiliki keterkaitan yang sangat erat dengan fase di dalam siklus manajemen proyek, dimana pada setiap fase dilakukan aktivitas grup proses secara overlapping.



Grup Proses dan Knowledge Area

• Membuat Project Charter• Pembangunan rencana proyek• Pelaksanaan rencana proyek• Pengendalian kerja proyek• Pengendalian perubahan

terpadu• Penutupan proyek

Manajemen Integrasi

• Mengumpulkan persyaratan• Definisi ruang lingkup• Membuat WBS• Verifikasi ruang lingkup• Pengendalian ruang lingkup

Manajemen Ruang Lingkup

• Definisi Kegiatan• Pengurutan Kegiatan• Estimasi Sumber Kegiatan• Estimasi Durasi Kegiatan• Pembuatan Jadwal• Pengendalian Jadwal

Manajemen Waktu

• Estimasi Biaya• Anggaran Biaya• Pengendalian Biaya

Manajemen Biaya

• Perencanaan Kualitas• Penjaminan Kualitas• Pengendalian Kualitas

Manajemen Kualitas

• Perencanaan Sumber Daya• Pencarian Tim Proyek• Penentuan Tim Proyek• Pengaturan Tim Proyek

Manajemen SDM



Grup Proses dan Knowledge Area

• Identifikasi Stakeholder• Perencanaan Komunikasi• Distribusi Informasi• Pengendalian Ekspektasi

Stakeholder• Laporan Kinerja

Manajemen Komunikasi• Perencanaan Manajemen Resiko• Identifikasi Resiko• Analisa Resiko Kualitatif• Analisa Resiko Kuantitatif• Perencanaan Penanggulangan

Resiko• Pengawasan dan Pengendalian

Resiko

Manajemen Resiko

• Perencanaan Pengadaan• Melakukan Pengadaan• Mengelola Pengadaan• Penutupan Pengadaan

Manajemen Pengadaan

Tahap Inisiasi Proyek


Tahapan Inisiasi

Tahapan Inisiasi proyek adalah tahap awal suatu proyek yang akan dimulai. Pada tahap ini, tim proyek akan mendefinisikan gambaran proyek secara global (Project Definition). Gambaran global proyek ini meliputi : Ruang Lingkup Proyek, Tujuan Proyek, Waktu Pengerjaan Proyek, Biaya Proyek dan Informasi umum lainnya.

Tujuan tahap inisiasi:o Menentukan tujuan proyek secara rinci

o Jika gambaran global sudah ada, maka tim proyek bisa menentukan tujuan-tujuan kecil yang harus dicapai untuk menunjang tujuan proyek secara keseluruhan.

o Mengidentifikasi faktor-faktor yang dapat menentukan keberhasilan suatu proyeko Menentukan ruang lingkup proyek, jadwal, kebutuhan sumber daya, asumsi proyek dan

batasan untuk dijadikan acuan dalam perencanaan manajemen proyek

o Menentukan kriteria keberhasilan proyeko Persiapan dokumen Project Charter (Dokumen definisi proyek) dan dokumen Stakeholder.



Pembuatan Project Charter

Membuat dokumen formal yang sah tentang proyek dan dokumen yang berisikan harapan dan keinginan-keinginan dari stakeholders. Pada multi-fase proyek, proses ini digunakan untuk mengecek dan menyaring pilihan-pilihan yang muncul dari iterasi Project Charter sebelumnya.



Identifikasi Stakeholder

Stakeholder adalah orang-orang yang terkait dalam aktivitas proyek dan setiap stakeholder mempunyai komitmen untuk bekerja secara professional dan bertanggung jawab dalam setiap manajemen proyek kerja. Stakeholder termasuk tim proyek, manajer proyek, sponsor proyek, maupun user (pengguna).

Tahapan Perencanaan Proyek


Perencanaan Proyek

Perencanaan proyek secara umum berisi:o Scope Managemento Time Managemento Cost Managemento Quality Managemento Resource Managemento Risk Managemento Communication Managemento Procurement Managemento Integration Management



Membuat Perencanaan Proyek

Tahap ini adalah proses untuk melakukan dokumentasi dari kegiatan yang akan dikerjakan, termasuk menetapkan, mempersiapkan, memadukan dan mengkoordinasikan rencana-rencana tambahan. Proses ini menjadi sumber utama informasi tentang bagaimana proyek akan digambarkan, dijalankan, dipantau dan dikendalikan, serta akhirnya ditutup.



Mengumpulkan Persyaratan

Proses pengumpulan persyaratan yang dimaksud disini adalah menetapkan dan mendokumentasikan seluruh kebutuhan stakeholder agar memenuhi tujuan proyek.



Perencanaan Ruang Lingkup

Perencanaan ruang lingkup adalah proses membuat detail deskripsi dari proyek dan produk.



Membuat Work Breakdown Structure

Proses yang terjadi disini adalah mengelompokkan pengerjaan proyek menjadi komponen yang lebih kecil, agar lebih mudah diatur.



Mendefinisikan Kegiatan-Kegiatan

Pada tahap ini terjadi proses mencari tahu kegiatan yang akan dijalankan secara spesifik untuk menyelesaikan proyek tepat waktu.



Mendefinisikan Urutan Kegiatan

Pada tahap ini terjadi proses mencari tahu kegiatan yang akan dijalankan secara spesifik untuk menyelesaikan proyek tepat waktu.



Membuat Prakiraan Sumber Daya

Proses yang terjadi pada tahap ini adalah melakukan estimasi tipe dan jumlah dari material, pekerja, peralatan, dan stok yang dibutuhkan pada setiap kegiatan.



Membuat Prakiraan Durasi Kegiatan

Adalah proses memperkirakan jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan dalam satu kegiatan beserta estimasi sumber dayanya.



Membuat Skema Jadwal

Adalah proses menganalisa urutan kegiatan, durasi penyelesaian, kebutuhan sumber daya, dan pertimbangan kendala-kendala untuk dapat dibuat menjadi Jadwal Proyek.



Membuat Prakiraan Biaya

Adalah proses melakukan perkiraan dari sumber daya yang berhubungan dengan uang untuk menyelesaikan kegiatan dalam proyek.



Membuat Anggaran

Adalah proses melakukan perkiraan dari sumber daya yang berhubungan dengan uang untuk menyelesaikan kegiatan dalam proyek.



Membuat Perencanaan Mutu

Adalah proses mengidentifikasi kebutuhan atau standarisasi kualitas yang diinginkan untuk proyek atau produk, dan mendokumentasikan bagaimana proyek berhasil memenuhi standar tersebut.



Membangun Perencanaan SDM

Adalah proses identifikasi dan dokumentasi peran dari proyek, tanggung jawab, dan keterampilan yang diperlukan, laporan relasi, dan membuat perencanaan manajemen pegawai.



Perencanaan Hubungan Kerja

Adalah proses menentukan informasi kebutuhan dari stakeholder dan menetapkan metode pendekatan komunikasi nya.



Perencanaan Manajemen Resiko

Adalah proses menetapkan bagaimana cara mengurus kegiatan manajemen resiko dari sebuah proyek.



Mengidentifikasi Resiko

Adalah proses mencari tahu mana resiko yang dapat mempengaruhi proyek dan mendokumentasikan beserta ciri resiko tersebut.



Menganalisa Resiko Kualitatif

Adalah proses memprioritaskan resiko untuk dianalisa lebih lanjut atau menilai dan menggabungkan seluruh kemungkinan yang muncul beserta pengaruhnya.



Menganalisa Resiko Kuantitatif

Adalah proses menganalisa dan mengurutkan dampak-dampak dari resiko yang teridentifikasi di seluruh sasaran proyek.



Perencanaan Penanggulangan Resiko

Adalah proses menganalisa dan mengurutkan dampak-dampak dari resiko yang teridentifikasi di seluruh sasaran proyek.



Perencanaan Pengadaan

Adalah proses mendokumentasikan pilihan pembelian, menentukan metode pendekatan pembelian, dan mengidentifikasi penjual yang nantinya akan ditunjuk.

Tahapan Pelaksanaan Proyek


Pelaksanaan Proyek

Pada tahap ini seorang manajer proyek dan orang-orang yang telah ditunjuk sebagai penanggungjawab terhadap suatu aktifitas melakukan koordinasi pekerjaan bersama tim proyek, mengoptimalkan kinerja tim proyek serta memanfaatkan sumber daya non-personil secara efektif dan efisien.

Knowledge Area yang berkaitan dalam pelaksanaan proyek:o Manajemen Integrasio Manajemen Kualitaso Manajemen Sumber Dayao Manajemen Komunikasio Manajemen Pengadaan

Tahapan Pelaksanaan Proyek


Pelaksanaan Proyek

Pada tahap ini seorang manajer proyek dan orang-orang yang telah ditunjuk sebagai penanggungjawab terhadap suatu aktifitas melakukan koordinasi pekerjaan bersama tim proyek, mengoptimalkan kinerja tim proyek serta memanfaatkan sumber daya non-personil secara efektif dan efisien.

Proses yang terjadi pada tahap ini:1. Mengarahkan dan mengatur proses eksekusi2. Menjamin kualitas3. Memastikan Tim Proyek4. Membentuk Tim Proyek5. Mengatur Tim Proyek6. Membagikan informasi proyek7. Menampung ekspektasi stakeholder8. Melakukan Pengadaan.

Tahapan Pengontrolan Proyek


Pengawasan Proyek

Pada tahap ini juga sebuah perubahan perencanaan proyek yang telah disetujui bersama stakeholder, akan dilaksanakan sesuai permintaan yang disepakati. Sebagai catatan, setiap fase yang ada harus mendapat persetujuan (approval) dari pihak manajer proyek dan pemilik proyek.

Knowledge Area yang berkaitan dalam pengontrolan proyek:o Manajemen Integrasio Manajemen Ruang Lingkupo Manajemen Waktuo Manajemen Biayao Manajemen Kualitaso Manajemen Komunikasio Manajemen Resiko

Tahapan Pengontrolan Proyek


Pengawasan Proyek

Pada tahap ini juga sebuah perubahan perencanaan proyek yang telah disetujui bersama stakeholder, akan dilaksanakan sesuai permintaan yang disepakati. Sebagai catatan, setiap fase yang ada harus mendapat persetujuan (approval) dari pihak manajer proyek dan pemilik proyek.

Proses yang terjadi pada tahap ini:1. Memantau dan mengatur kerja proyek2. Melakukan perubahan yang terintegrasi.3. Memeriksa ruang lingkup.4. Mengatur ruang lingkup.5. Mengatur jadwal.6. Mengatur biaya.7. Pengendalian Kualitas.8. Membuat Laporan Kinerja.9. Memantau dan mengendalikan resiko.10. Mengelola Pengadaan.

Tahapan Penutupan Proyek


Penutupan Proyek

Pada aktivitas terakhir di dalam proyek ini, dua hal perlu diperhatikan, yaitu masing-masing terkait dengan knowledge area yang akan berkaitan dalam penutupan proyek sebagai berikut:

Knowledge Area yang berkaitan dalam penutupan proyek:o Manajemen Pengadaano Manajemen Komunikasi



Penutupan Proyek

Berikut adalah proses yang biasa terjadi pada tahapan penutupan proyek:

Proses yang terjadi pada tahap ini:1. Finalisasi seluruh kegiatan (mengakhiri secara formal)2. Menutup pengadaan



Latihan Mandiri

Bambang adalah mahasiswa tingkat akhir di salah satu universitas di Indonesia. Sebagai mahasiswa tingkat akhir, Bambang harus menyusun skripsi sebagai syarat kelulusannya. Batas akhir dari penyelesaian tugas akhirnya adalah pada akhir bulan Mei.

Hari ini Bambang ditelepon oleh teman baiknya yang bernama Budi. Budi adalah seorang pengusaha di bidang Laundry yang sekarang tinggal berbeda kota dengan Bambang. Budi mengetahui bahwa Bambang memiliki keahlian di bidang pengembangan sistem perangkat lunak. Budi meminta agar Bambang membuatkan suatu sistem perangkat lunak untuk membantunya dalam menjalankan usaha Laundry. Terkait dengan biaya tentunya tidak menjadi masalah untuk Budi selama biaya yang dibutuhkan masih dalam nilai yang wajar. Budi meminta agar Bambang menyelesaikan dengan segera dan tidak lebih dari 2 (dua) bulan masa pengerjaan sehingga usaha Laundry milik Budi dapat segera mengaplikasikan sistemnya.

Tugas anda adalah membantu Bambang untuk memikirkan beberapa tahap perencanaan diantaranya ruang lingkup sistem, waktu yang dibutuhkan, biaya pengembangan sistem, sumber daya yang dibutuhkan, pengadaan suatu barang jika dibutuhkan beserta anggaran yg direncanakan, dan resiko yang mungkin terjadi dalam pengembangan sistem.


Terima KasihDudy Fathan Ali S.Kom

[email protected]

mailto:[email protected]

Software Project Management - Proses Manajemen Proyek

Technology