SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU SMP …eprints.akakom.ac.id/3607/3/PETUNJUK-PAKAI-SMPN1.pdf · sistem informasi penerimaan siswa baru smp negeri 1 prambanan berbasis web disusun

SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA

BARU SMP NEGERI 1 PRAMBANAN BERBASIS WEB

Disusun Oleh :

ERLIANA PRIMAYANTI

065610127

SISTEM INFORMASI

STRATA 1

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN

KOMPUTER

AKAKOM

YOGYAKARTA

2008

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dewasa ini kemajuan teknologi terasa semakin pesat,

terutama pada bidang teknologi informasi. Informasi merupakan

salah satu bagian untuk dapat mendukung kemajuan suatu

perusahaan maupun instansi khususnya bagi lembaga

pendidikan dengan tujuan dapat mempersingkat waktu kerja.

Atas dasar tujuan tersebut perlu dilakukan dukungan penuh

dengan keberadaan sistem informasi. Dengan demikian untuk

bisa menghasilkan suatu informasi yang berkualitas yang

memenuhi persyaratan suatu informasi seperti akurat, relevan,

dan tepat waktu diperlukan keberadaan sistem teknologi

informasi yang handal.

Permasalahannya yaitu proses penerimaan siswa baru

SMP Negeri 1 Prambanan masih menggunakan sistem manual.

Dimana masih menggunakan sistem penulisan tangan untuk

merekap data-data siswa, proses menerima siswa baru. Dengan

masih menggunakan sistem manual tersebut, kinerja pegawai

pada bagian administrasi tidak optimal dan data-data siswa juga

tidak terstruktur. Kondisi tersebut akan sangat membutuhkan

banyak tenaga dan waktu untuk dapat melayani siswa, sehingga

akhirnya akan muncul keluhan-keluhan dari pihak siswa

terhadap pelayanan yang diberikan oleh pihak Administrasi SMP

Negeri 1 Prambanan. sehingga tidak mengherankan bila

Administrasi SMP Negeri 1 Prambanan membutuhkan sistem

informasi dalam melaksanakan proses penerimaan siswa baru.

Mengingat dengan semakin banyaknya data yang harus diolah

maka dirasa perlu untuk mempersiapkan sistem informasi

penerimaan siswa baru sehingga dapat meningkatkan kualitas

dan efisiensi pelayanan yang diberikan oleh pihak sekolah dalam

proses penerimaan siswa baru.

Untuk mencapai hal tersebut penerapan sistem imformasi

merupakan suatu langkah yang bijaksana mengingat kebutuhan

akan berbagai informasi yang dibutuhkan. Maka dari itu pada

penyusunan skripsi ini, saya selaku penulis memberi judul

“Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru SMP Negeri 1

Prambanan Berbasis web”.

1.2 Rumusan Masalah

Salah satu permasalahan yang bisa dirumuskan

berdasarkan latar belakang diatas adalah bagaimana cara

membangun suatu sistem informasi penerimaan siswa baru SMP

Negeri 1 Prambanan Berbasis Web. Sehingga memudahkan

pihak admin untuk menyelesaikan pekerjaan dan menghasilkan

informasi yang akurat.

1.3 Ruang Lingkup

Karena pembahasan dalam masalah ini cukup luas, maka

permasalahan yang ada dibatasi pada penerimaan siswa yang

akan berisi informasi mengenai profil, fasilitas sekolah, data

siswa, dan informasi tambahan yang berkaitan dengan sekolah

tersebut beserta dengan laporan. Dengan menggunakan bahasa

pemograman PHP, MySQL sebagai software pengelolaan

databasenya, Apache sebagai web server, dan Macromedia

Dreamweaver MX sebagai web editor.

1.4 Tujuan Penelitian

Untuk Membantu mengatasi permasalahan dan

memberikan kemudahan untuk melakukan proses pendataan

pendaftaran siswa baru, melakukan pengumpulan dan

pengolahan data untuk penerimaan siswa baru, serta membantu

dalam pembuatan laporan pendaftaran atau penerimaan siswa

sesuai dengan kebutuhan data yang ingin diketahui.

BAB II

PEMBAHASAN

A. Install program

Program sistem informasi penerimaan siswa baru smp

negeri 1 prambanan berbasis web menggunakan database

mysql dan server apache, oleh karena itu terlebih dahulu harus

menginstall program tersebut. Program mysql dan apache dapat

diinstall melalui paket software Xampp.

Membuat database pada program mysql, langkahnya sbb:

1. Buka program mysql phpmyadmin dengan Internet Explorer.

2. Ketik alamat http://localhost/phpmyadmin

3. Membuat nama database baru, dengan nama smpn1 pada

kolom seperti berikut:

4. Klik tombol Ciptakan(Create).

5. Import struktur database, klik menu import pada tab menu.

6. Cari path file database yang akan di import, klik browse

7. Pilih file di path : C:\Program Files\xampp\smpn1\database.

(atau pada folder webserver). Klik file smpn1.sql. Klik Open.

8. Selanjutnya klik tombol Go seperti pada gambar pada nomor

6 import file database.

9. Database selesai dibuat.

Menginstall program smpn1, langkahnya sbb:

1. Kopi folder smpn1 ke dalam path C:\Program

Files\xampp\htdocs

2. Membuka program dengan Internet Explorer, dengan alamat

http://localhost/smpn1 jika diakses secara local, dan jika

secara jaringan diakses dengan alamat http://ip-

address/smpn1 dengan ip address merupakan alamat ip

address server misal http://192.168.0.18/smpn1

3. program ini juga bisa langsung dijalankan tanpa harus

menginstal program seperti langkah diatas. Caranya buka file

webserver.

Didalam folder webserver terdapat menu seperti start

apache yang berfungsi untuk menjalankan progam, stop

apache berfungsi untuk menghentikan jalannya program,

show apache untuk menampilkan program yang sedang

dijalankan dan folder disk yang berisi data-data program

yang dibuat termasuk databasenya. Jadi program ini bisa

dijalankan dikomputer mana saja tanpa harus menginstal

programnya. Hanya cukup mengkopi file webserver tersebut.

4. setelah menu star apache dijalankan maka program tersebut

sudah bisa langsung masuk ke program dan ke databasenya.

Terlihat seperti gambar berikut

Catatan : menu untuk masuk ke program

dan Untuk masuk ke database nya.

B. Menu program

Sistem informasi penerimaan siswa baru smp negeri 1

prambanan berbasis web ini dibagi menjadi 2 level (batasan

penggunaan), yaitu level admin dan petugas. Menu dimasing-

masing level adalah sbb:

Menu program level admin

1. Menu Halaman Awal

2. Menu Data Pengguna

3. Menu Data Pendaftaran

4. Menu Data Sekolah

5. Menu Data Kelulusan

6. Menu Logout

Menu program level petugas

1. Menu Data Pendaftaran

2. Menu Data Sekolah

3. Menu Laporan Siswa yang diterima

4. Menu Logout

C. Alur proses program

Alur proses ini merupakan bagaimana alur kerja program sistem

informasi penerimaan siswa baru smp negeri 1 prambanan

berbasis web ini. Untuk login ke sistem harus memakai

username dan password dengan default sbb:

Program admin : username = admin, password = 1234

Program level petugas:username = petugas, password = 4321.

Alur kerja dari sistem penerimaan siswa baru smp negeri 1

prambanan berbasis web, adalah sbb:

1. Admin login ke program level admin, dan mengisi data

pengguna yang akan memakai sistem informasi penerimaan

siswa baru smp negeri 1 prambanan berbasis web. Selain

itu juga dapat mengisi data pendaftaran dan sekolah.

2. Petugas login ke program level petugas. Petugas mengisi data

Pendaftaran, dan data sekolah. Pada level petugas ini hanya

berhak menginputkan data dan tidak berhak untuk melakukan

perubahan dan penghapusan. Jika itu dilakukan maka akan

tampil validasi untuk level petugas seperti gambar berikut:

3. Petugas dapat melihat laporan data siswa yang telah

diterima, laporan data sekolah, dan data pendaftaran di SMPN

1 pramabanan

D. Program level admin

1. Data pengguna

Menu data pengguna untuk manajemen data pengguna yang

menggunakan sistem. Tampilannya seperti berikut:

a. Tambah data pengguna

Cara menambah data pengguna:

Klik menu Penambahan Petugas

Muncul form, dan isi data nama lengkap, nama user,

password, ulang password, dan level pengguna.

b. Edit data pengguna

Cara mengedit data pengguna:

Cari data yang akan diedit, pilih link Edit seperti pada

gambar.

Muncul form, lakukan pengeditan. Setelah selesai klik

tombol Edit.

c. Hapus data pengguna

Cara menghapus data pengguna:

Cari data yang akan dihapus, pilih link Hapus seperti

pada gambar.

Muncul konfirmasi, pilih Ya untuk menghapus data. Jika

batal pilih Tidak

Catatan : Pengguna (user) level petugas tidak dapat

menghapus data. Jika akan menghapus akan muncul pesan

berikut:

2. Menu Data Pendaftaran Siswa

Menu data pendaftaran untuk manajemen data pendaftaran

yang menggunakan sistem. Tampilannya seperti berikut:

a. Tambah data pendaftar

Cara menambah data pendaftaran:

Klik menu Pendaftaran Siswa

Muncul form seperti berikut kemudian setelah diisi klik

tombol ok

b. Edit data pendaftaran

Cara mengedit data pendaftaran:

Cari data yang akan diedit, pilih link Edit seperti pada

gambar.

Muncul form, lakukan pengeditan. Setelah selesai klik

tombol Edit.

c. Hapus data pendaftaran

Cara menghapus data pendaftaran:

Cari data yang akan dihapus, pilih link Hapus seperti

pada gambar.

Muncul konfirmasi, pilih Ya untuk menghapus data. Jika

batal pilih Tidak

3. Menu Data sekolah

Menu data sekolah untuk manajemen data sekolah yang

menggunakan sistem. Tampilannya seperti berikut:

a. Tambah data sekolah

Cara menambah data sekolah:

Klik menu Penambahan sekolah

Muncul form seperti berikut kemudian setelah diisi klik

tombol ok

b. Edit data sekolah

Cara mengedit data sekolah:

Cari data yang akan diedit, pilih link Edit seperti pada

gambar.

Muncul form, lakukan pengeditan. Setelah selesai klik

tombol Edit.

c. Hapus data sekolah

Cara menghapus data sekolah:

Cari data yang akan dihapus, pilih link Hapus seperti

pada gambar.

Muncul konfirmasi, pilih Ya untuk menghapus data. Jika

batal pilih Tidak

4. Menu Logout

Menu logout berfungsi untuk mengakhiri sesi login sistem atau

keluar dari sistem. Setelah klik menu logout maka akan

ditampilkan halaman login.

5. Menu Full Screen

Berfungsi untuk menampilkan semua data yang dibutuhkan oleh

pengguna sistem seperti daftar petugas, daftar pendaftaran,

daftar sekolah dan daftar siswa yang diterima di SMPN 1

prambanan. Langkah untuk menampilkan laporan daftar petuga

• Pilih menu data petugas setelah itu klik tombol menu full

screen maka laporan akan muncul seperti berikut:

a. Laporan Data Petugas

b. Laporan Data Pendaftaran

c. Laporan Data Sekolah

d. Laporan Data Siswa yang diterima

6. Langkah untuk mencetak laporan

Langkah untuk mencetak laporan sistem informasi penerimaan

siswa baru smp negeri 1 prambanan berbasis web:

• Untuk mencetak laporan pilih data yang akan dicetak:

• Untuk mencetak laporan format cetak, pilih menu File.

• Atur ukuran kertas dengan Page Setup

• Preview cetak pilih Print Preview

• Mencetak pilih Print.

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari hasil pembuatan aplikasi penerimaan siswa baru SMP

Negeri 1 Prambanan, penulis dapat menarik kesimpulan yaitu:

1) Aplikasi web merupakan media yang tepat untuk memberikan

informasi SMP Negeri 1 Prambanan kepada para siswa.

2) Dengan adanya website ini,para calon siswa yang hendak

mendapatkan informasi mengenai SMP Negeri 1 Prambanan,

bisa langsung mengaksesnya dimana saja tanpa harus

mendatangi sekolah tersebut.

3) Kelemahan dari sistem ini adalah :

Belum tersedianya domain yang dapat merepresentasikan ciri

khas dari SMP Negeri 1 Prambanan.

B. Saran

Dari kelemahan diatas, saran yang penulis sampaikan untuk

dapat mendukung dan menambah kualitas website tersebut

yaitu Agar keberadaan web dikenal sebaiknya pihak sekolah

membeli domain yang dapat merepresentasikan ciri khas nama

SMP Negeri 1 Prambanan dan untuk keamanan data,sebaiknya

dikelola oleh seorang administrator.