RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI KOORDINASI … Manual... · KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI ... Contoh : Pelaporan presensi ... Lanjutkan dengan mengunggah/upload

KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

KOORDINASI PERGURUAN TINGGI SWASTA

WILAYAH VII

Jalan Dr. Ir. H. Soekarno, No. 177 Surabaya 60117

Telepon. (031) 5925418, 5925419, 5947473, Faks.(031) 5947479

Laman : http://www.kopertis7.go.id, Surel : [email protected]

Nomor : 2330 /K7/KP/2017 9 Oktober 2017 Lampiran : 1 (satu) berkas Hal : Pelaporan Presensi Dosen PNS Dpk Secara On-Line

Yth. Rektor/Ketua/Direktur Perguruan Tinggi Swasta (yang memiliki Dosen PNS Dpk) di Lingkungan Kopertis Wilayah VII

Dalam rangka mewujudkan efisiensi dan efektifitas layanan pelaporan presensi dosen, bersama ini kami sampaikan dengan hormat hal-hal sebagai berikut :

1. Pelaporan presensi dosen PNS Dpk Kopertis Wilayah VII yang semula disampaikan secara langsung melalui kantor Kopertis Wilayah VII, terhitung sejak tanggal 1 November 2017 akan dilakukan secara online melalui laman http://presensi.kopertis7.go.id, dengan panduan dan tata cara pelaporan sebagaimana terlampir;

2. Pelaporan Pengajuan presensi Dosen Dpk dilakukan pada periode pengusulan Reguler yaitu tiap awal bulan sejak tanggal 1 pukul 00.00 WIB s.d tanggal 7 pukul 23.59 WIB. Setelah melewati masa periode pengusulan, sistem pelaporan akan non aktif. Konsekuensi atas keterlambatan pelaporan, dapat dilihat pada panduan;

3. Presensi Dosen Dpk yang dilaporkan pada periode yang sedang berjalan adalah presensi Dosen Dpk pada bulan sebelumnya.

Contoh : Pelaporan presensi yang dilaksanakan pada bulan Oktober 2017, yang dilaporkan adalah presensi dosen pada bulan September 2017.

4. Khusus pada bulan Oktober 2017 perguruan tinggi sudah dapat melakukan percobaan pelaporan presensi dosen Dpk secara online, dengan ketentuan sebagai berikut :

a. masa periode pengusulan presensi pada bulan Oktober 2017 dibuka sampai tanggal 20 Oktober 2017 pukul 23.59 WIB;

b. bagi perguruan tinggi yang telah melakukan pelaporan presensi dosen pada bulan Oktober 2017 secara online tidak perlu lagi menyampaikan laporan presensi Dosen Dpk secara langsung ke kantor Kopertis VII;

c. bagi perguruan tinggi yang telah menyampaikan laporan presensi pada bulan Oktober 2017 secara langsung ke kantor Kopertis VII, tidak perlu melakukan pelaporan presensi dosen secara online;

d. Apabila terdapat perguruan tinggi yang menyampaikan laporan presensi pada bulan Oktober 2017 secara online dan sekaligus juga menyampaikan langsung kepada Kopertis VII, maka dalam hal terdapat perbedaan data yang disampaikan, maka data yang akan digunakan adalah data yang disampaikan secara langsung;

Demikian untuk dilaksanakan. Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami sampaikan terima kasih.

KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

KOORDINASI PERGURUAN TINGGI SWASTA

WILAYAH VII

Jalan Dr. Ir. H. Soekarno, No. 177 Surabaya 60117

Telepon. (031) 5925418, 5925419, 5947473, Faks.(031) 5947479

Laman : http://www.kopertis7.go.id, Surel : [email protected]

PETUNJUK DAN TATA CARA PENGAJUAN LAPORAN PRESENSI

DOSEN PNS DPK KOPERTIS VII

1. Silahkan masuk pada laman (web) : http://presensi.kopertis7.go.id.

2. Selanjutnya akan tampak halaman login seperti dibawah.

3. Lanjutkan dengan login menggunakan akun dan password yang sama dengan akun pada

layanan online Siladikti Kopertis VII.

4. Setelah login, akan tampak halaman Dashbord seperti dibawah ini.

5. Pada halaman Dashbord, terdapat menu pada bagian paling atas yaitu :

a. Home, merupakan menu untuk kembali pada halaman dashboard

b. Presensi Dosen, di dalamnya akan terdapat menu untuk mengakses halaman

manajemen pengajuan presensi dosen PNS Dpk

c. Data Dosen, merupakan menu untuk mengakses data Dosen PNS Dpk pada lembaga

Saudara;

6. Untuk melakukan pelaporan, silahkan masuk pada menu “Presensi Dosen” pada

dashboard dan lanjutkan pada menu “Ajukan Presensi”

7. Selanjutnya akan tampak halaman pengajuan presensi Dosen Dpk seperti dibawah ini.

8. Pada halaman manajemen pengajuan presensi Dosen Dpk, terdapat beberapa

keterangan yang perlu diperhatikan yaitu :

a. Tahun

di dalamnya terdapat pilihan tahun periode pengajuan

b. Periode (tertera dalam contoh : “Periode Oktober 2017”)

merupakan informasi periode pelaporan yang sedang aktif. Periode pelaporan aktif

adalah periode yang sedang aktif untuk melaporkan presensi dosen pada bulan

sebelumnya. Dalam contoh diatas, presensi yang dilaporkan adalah presensi bulan

September 2017

c.

merupakan informasi tentang jenis periode yang sedang presensi.

d. ...

merupakan informasi tentang batas akhir waktu pelaporan yang sedang aktif

9. Silahkan klik untuk melanjutkan dan selanjutnya akan nampak tampilan

seperti dibawah ini

10. Untuk mengajukan laporan presensi Dosen Dpk, silahkan klik menu dan

selanjutnya akan tampak halaman daftar nama Dosen PNS Dpk yang dapat diajukan

laporannya seperti contoh dibawah ini.

Klik pada kolom/tanda kotak yang disediakan disamping masing-masing nama dosen

yang akan diajukan pelaporannya hingga muncul tanda √, atau Klik pada kolom/tanda

kotak yang paling atas untuk menandai seluruh nama dosen yang akan diajukan

pelaporannya, kemudian tekan menu .

Lanjutkan dengan mengunggah/upload Surat Pengantar laporan presensi dosen dari

Pimpinan Perguruan Tinggi pada menu “Upload Dokumen”. Selesaikan langkah ini

dengan menekan menu . .

11. Kembalilah ke halaman manajemen pengajuan presensi dengan menekan menu

kemudian akan tampak daftar nama dosen yang telah ditambahkan pada tahap

sebelumnya, yang saat ini berada pada menu “DRAFT”

Kemudian klik menu untuk melakukan input data presensi masing-masing dosen.

12. Selanjutnya akan nampak halaman input data presensi sebagaimana dibawah ini

Pada tampilan diatas terlihat keterangan Identitas Dosen berupa NIDN dan Nama, serta

informasi hari efektif kerja pada bulan presensi yang sedang dilaporkan yang meliputi :

1. Jumlah Hari Efektif Kerja dalam sebulan,

2. Jumlah Hari Efektif Kerja Dosen yang bersangkutan

3. Rincian jumlah ketidakhadiran Dosen yang bersangkutan

Isikan rincian/detail presensi dosen yang bersangkutan dengan memasukkan data

ketidakhadiran terlebih dahulu, yang meliputi jumlah hari cuti, jumlah hari ijin, jumlah

hari Alpha, jumlah hari sakit, dan jumlah hari tugas. Kemudian tekan “ENTER”

Hari Efektif Kerja Dosen yang bersangkutan akan secara otomatis ditampilkan

disesuaikan dari pengurangan jumlah hari cuti/jumlah hari ijin/jumlah hari

Alpha/jumlah hari sakit/jumlah hari tugas/hari libur PT yang di inputkan.

Libur PT adalah libur khusus yang hanya berlaku di Perguruan Tinggi. Sedangkan hari

libur seperti libur hari Sabtu, libur hari Jumat untuk perguruan tinggi bernuasa Islam,

libur hari Minggu, atau libur hari besar nasional adalah hari libur umum. Penggunaan

Libur PT dapat dibaca pada klausul “Catatan” di bagian bawah.

Bila terdapat Dosen yang dilaporkan tidak masuk kerja karena

cuti/ijin/Alpha/sakit/tugas, lampirkan dokumen pendukung yang menerangkan

ketidakhadiran yang bersangkutan pada menu upload dokumen. Misalnya bila

terdapat dosen yang dilaporkan sakit, maka lampirkan surat keterangan sakit dari

dokter, atau bila terdapat dosen yang dilaporkan tugas, maka lampirkan surat

penugasan dari Pimpinan PTS.

Catatan :

Memperhatikan ketentuan PP Nomor 53 Tahun 2010 tentang Disiplin PNS, jumlah hari kerja

efektif Dosen Dpk di PTS adalah sama dengan jumlah hari kerja efektif PNS Kopertis

Wilayah VII, namun dalam hal sesuatu dan lain hal, jumlah hari kerja efektif Dosen di PTS

dimungkinkan berbeda dengan jumlah hari kerja di Kopertis.

Untuk itu apabila hari efektif kerja di PTS ternyata lebih banyak daripada hari efektif kerja

Kopertis VII maka jumlah hari kerja yang dihitung adalah jumlah hari kerja efektif Kopertis dan

terhadap selisih hari kerja tersebut tidak dilakukan pembayaran uang makan.

Sedangkan bila jumlah hari kerja efektif Dosen di PTS ternyata lebih sedikit dari jumlah hari

kerja Kopertis Wilayah VII, maka selisih/kekurangan jumlah hari kerja dapat dimasukkan dalam

hari libur internal/LIBUR PT dan tidak perlu disertai dengan upload dokumen pendukung.

13. Setelah input data Dosen selesai, klik kemudian lanjutkan klik menu

untuk kembali pada halaman manajemen pengajuan presensi. Lakukan input data

kehadiran untuk tiap dosen yang akan diajukan laporan presensi’nya sesuai langkah pada

angka 12 tersebut diatas.

14. Setelah melaksanakan input data kehadiran seluruh dosen, ajukan laporan data presensi

masing-masing dosen dengan klik menu . Pastikan sebelum mengajukan laporan,

seluruh data presensi dosen telah terisi seluruhnya dan telah terisi dengan benar.

15. Selanjutnya, daftar Dosen yang telah diajukan pelaporannya akan berada pada menu

“DIAJUKAN”

16. Setiap pengajuan laporan presensi akan akan diverifikasi oleh Kopertis Wilayah VII,

dimana status Pengajuan Laporan presensi Dosen dapat dilihat pada kolom

KETERANGAN.

Contoh tampilan keterangan masih dalam proses / belum diperiksa Kopertis VII

Setiap laporan yang telah diverifikasi dan dinyatakan disetujui, maka daftar laporan dosen

akan berpindah pada menu “DISETUJUI”.

Contoh tampilan keterangan Laporan yang telah disetujui

Sedangkan apabila terdapat pengajuan laporan presensi yang berdasarkan verifikasi

ternyata terdapat kekurangan, revisi, ataupun ditolak, maka status laporan Dosen yang

diajukan akan kembali pada menu “DRAFT” dan dapat diperbaiki sampai dengan batas

waktu yang ditentukan dalam keterangan.

Contoh tampilan Laporan yang ditolak / perlu direvisi disertai dengan keterangan dan batas waktu revisinya

17. Hal-hal yang perlu diperhatikan :

a. Masa pengajuan laporan presensi adalah setiap awal bulan pada tanggal 1 pukul

00.00 WIB s.d tanggal 7 pukul 23.59 WIB;

b. Verifikasi laporan akan dilakukan oleh Kopertis Wilayah VII setelah satu hari sejak

dilakukan pelaporan sampai dengan selambat-lambatnya tanggal 10 pada bulan

tersebut;

c. Apabila terdapat kekurangan/revisi yang harus dipenuhi oleh Perguruan Tinggi

berdasarkan hasil verifikasi, PTS diberikan waktu untuk melengkapi kekurangan

tersebut sampai dengan batas waktu yang ditampilkan pada halaman pada

keterangan pada halaman pelaporan masing-masing dosen.

d. Keterlambatan pelaporan dan/atau keterlambatan melengkapi kekurangan akan

menyebabkan dosen yang bersangkutan dianggap tidak mengisi presensi dan jumlah

hari kehadiran dianggap nol (0). Konsekuensi atas hal tersebut yaitu menyebabkan

tunjangan uang makan dosen yang bersangkutan tidak terbayarkan dan berpotensi

mendapatkan sanksi disiplin sesuai ketentuan PP Nomor 53 tahun 2010.

Demikian untuk menjadi perhatian.

Koordinator,

Prof. Dr. Ir. Suprapto, DEA.

NIP196006241987011001