Revisi Proposal Rancangan Proyek Perubahan (1-14) - signed

PROPOSAL PERUBAHAN

Strategi Penguatan Komunikasi Politik Wakil Presiden

Menggunakan Sistem Pusat Data Berbasis Web

Disusun Oleh:

Nama : Gita Savitri, S.Sos.,M.Si.

NIP : 198002132008012005

Unit Kerja : Asisten Deputi Komunikasi Politik,

Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang

Politik

PROGRAM DIKLAT KEPEMIMPINAN

TINGKAT IV ANGKATAN VIII

KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA RI

2015

Proposal Proyek Perubahan STRATEGI PENGUATAN KOMUNIKASI POLITIK WAKIL PRESIDEN

MENGGUNAKAN SISTEM PUSAT DATA BERBASIS WEB

Revisi Proposal Rancangan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan VIII Kementerian Sekretariat Negara Tahun 2015 Hal. 2

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI 2 A. GAGASAN PROYEK PERUBAHAN 3 1. Latar Belakang .............................................................. 3 2. Nama Gagasan Perubahan ........................................... 11 a. Gagasan Perubahan ............................................. 11 b. Area Perubahan .................................................... 11 3. Tujuan Perubahan ........................................................ 12 a. Jangka Pendek ...................................................... 12 b. Jangka Menengah.................................................. 13 c. Jangka Panjang ..................................................... 13 4. Manfaat Perubahan ....................................................... 14 a. Bagi Instansi ......................................................... 14 b. Bagi Peserta .......................................................... 14 5. Ruang Lingkup Perubahan ........................................... 15 a. Fokus ..................................................................... 15 b. Locus ..................................................................... 16 c. Tahapan Kegiatan Proyek Perubahan ................ 16 d. Perumusan Kegiatan ........................................... 19 6. Persetujuan Atasan Langsung/Mentor ....................... 19 B. RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN 7. Judul ............................................................................... 20 8. Deskripsi ........................................................................ 20 9. Mentor ........................................................................... 21 10. Project Leader ............................................................... 22 11. Milestone ....................................................................... 22 a. Jangka Pendek ..................................................... 22 b. Jangka Menengah ................................................ 23 c. Jangka Panjang .................................................... 24 12. Tata Kelola Proyek ........................................................ 25 a. Mentor ................................................................... 25 b. Coach ..................................................................... 26 c. Project Leader ....................................................... 26 d. Tim Efektif ............................................................. 27 13. Identifikasi Stakeholder ................................................ 30 a. Stakeholder Internal ............................................. 32 b. Stakeholder Eksternal ......................................... 32 14. Anggaran ........................................................................ 33 DAFTAR LAMPIRAN 35




A. GAGASAN PROYEK PERUBAHAN

1. Latar Belakang

Organisasi berasal dari bahasa Yunani organon yang artinya

alat, jadi organisasi dapat kita artikan suatu kelompok orang

dalam suatu wadah untuk tujuan bersama. Organisasi pada

dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah bagi orang-

orang untuk berkumpul, bekerjasama dalam memanfaatkan

sumber daya (uang, material, mesin, metode dan lingkungan),

sarana dan prasarana data, dan lainnya yang digunakan secara

efisien dan efektif untuk mencapai tujuan bersama. (Wikipedia –

23 Maret 2015).

Kementerian dalam sebuah pemerintahan adalah salah satu

organisasi yang berisi aparatur-aparatur negara yang

bekerjasama secara rasional, sistematis, terencana, terpimpin

dan terkendali dalam mewujudkan visi misi dari sebuah

kementerian tersebut. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 39

Tahun 2008 tentang Kementerian Negara dan sesuai Peraturan

Presiden Nomor 7 Tahun 2015 dalam rangka mewujudkan

organisasi kementerian negara yang tepat fungsi dan tepat

ukuran serta mendukung efektivitas penyelenggaraan

pemerintahan. Kementerian Sekretariat Negara sesuai Pasal 2

ayat (4) merupakan Kementerian yang menangani urusan

pemerintahan dalam rangka penajaman, koordinasi, dan

sinkronisasi program pemerintah.

Sedangkan berdasarkan Pasal (2) Peraturan Menteri Sekretaris

Negara Nomor 2 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja

Kementerian Sekretariat Negara, Kementerian Sekretariat




Negara mempunyai tugas memberikan dukungan teknis dan

administrasi serta analisis kepada Presiden dan Wakil Presiden

dalam menyelenggarakan kekuasaan negara. Dalam

melaksanakan tugasnya, Kementerian Sekretariat Negara

menyelenggarakan fungsi antara lain pemberian dukungan

data, informasi, dan analisis dalam rangka pengambilan

kebijakan di bidang politik, hukum, keamanan, perekonomian,

dan kesejahteraan rakyat; pemberian dukungan teknis dan

administrasi serta analisis dalam penyelenggaraan hubungan

dengan lembaga negara, lembaga daerah, lembaga non

struktural, organisasi politik, lembaga swadaya masyarakat, dan

organisasi kemasyarakatan, serta penanganan pengaduan

masyarakat; dan penyelenggaraan pelayanan dan dukungan

perencanaan, pengelolaan keuangan, ketatausahaan,

kehumasan, teknologi informasi, pengelolaan barang

milik/kekayaan negara yang menjadi tanggung jawab

Kementerian Sekretariat Negara, penyediaan prasarana dan

sarana serta administrasi umum lainnya di lingkungan

Kementerian Sekretariat Negara.

Berdasarkan Pasal (4) Peraturan Menteri Sekretaris Negara

Nomor 2 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja

Kementerian Sekretariat Negara, Kementerian Sekretariat

Negara terdiri dari beberapa satuan kerja antara lain Sekretariat

Wakil Presiden. Sekretariat Wakil Presiden mempunyai tugas

menyelenggarakan pemberian dukungan teknis dan

administrasi kerumahtanggaan dan keprotokolan kepada Wakil

Presiden, serta analisis dalam rangka pengambilan kebijakan

Wakil Presiden dalam penyelenggaraan pemerintahan dan

pembangunan (Pasal 117 dan Pasal 118).




Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Politik sebagai salah

satu bagian dari organisasi Sekretariat Wakil Presiden salah

satu misinya yaitu melaksanakan pengolahan data dan

informasi kebijakan, pemantauan dan evaluasi perkembangan

pelaksanaan kebijakan, pengamatan perkembangan kebijakan,

hubungan dan kerja sama, serta penyiapan laporan di bidang

komunikasi dengan lembaga negara dan lembaga non

struktural, lembaga non pemerintah, dan media massa. Sebagai

bagian dari organisasi di Deputi Sekretaris Wakil Presiden

Bidang Politik, Asisten Deputi Komunikasi Politik memiliki salah

satu penggerak pencapaian visi misi Deputi Seswapres Bidang

Politik. Selain itu, Asdep Komunikasi Politik juga harus menjadi

struktur organisasi yang menerapkan kebijakan reformasi

birokasi, tata kelola pemerintahan yang baik dan pendukung

keterbukaan informasi publik, di lingkungan Sekretariat Wakil

Presiden dan Kementerian Sekretariat Negara.

Pada Asdep Komunikasi Politik, terdapat Subbidang Media

Elektronik, Bidang Komunikasi Media Massa yang memiliki

tugas melakukan pengolahan data dan informasi kebijakan,

pemantauan dan evaluasi perkembangan pelaksanaan

kebijakan, pengamatan perkembangan kebijakan, hubungan

dan kerja sama, serta penyiapan laporan di bidang komunikasi

dengan media elektronik. Adapun uraian tugas dari Subbidang

Media Elektronik, yaitu:

1. Menganalisis dan menyusun konsep laporan harian hasil

monitoring sari berita penting dan strategis media massa di

bidang komunikasi media elektronik;

2. Menganalisis dan menyusun konsep laporan networking

dengan media elektronik dan instansi terkait lain yang

diperlukan bagi kelancaran pelaksanaan tugas;




3. Menganalisis dan menyusun konsep laporan pelaksanaan

kegiatan pemantauan dan evaluasi perkembangan

pelaksanaan kebijakan pemerintah di bidang komunikasi

media elektronik;

4. Menganalisis dan menyusun konsep laporan pelaksanaan

kegiatan FGD/Diskusi Terbatas di bidang komunikasi media

elektronik;

5. Menganalisis dan menyusun konsep laporan telaahan staf

terkait isu-isu strategis kebijakan di bidang media elektronik;

6. Menganalisis dan menyusun konsep laporan evaluasi

komunikasi politik wakil presiden yang diliput media massa.

Pada pelaksanaan tugas dan fungsinya, Subbidang Media

Elektronik masih dihadapkan oleh beberapa kendala dan

tantangan yang menyebabkan tidak optimalnya pemberian

pelayanan teknis, administrasi, dan analisis yang prima kepada

stakeholder baik internal maupun eksternal, khususnya yang

berkaitan dengan tata kelola pelaksanaan pengumpulan,

pengolahan, penyimpanan hingga penyebaran laporan, analisis

serta telaahan Komunikasi Politik kepada Wakil Presiden,

khusunya di Bidang Media Elektronik dan Media Cetak. Kendala

tersebut yaitu belum optimalnya penggunaan sistem pusat data

sebagai sarana pengumpulan dan penyimpanan data yang akan

digunakan sebagai pengolahan bahan dan acuan dalam

menganalisis komunikasi politik Wakil Presiden serta beberapa

fungsi yang dilakukan lintas bidang karena kebutuhan

penyebaran hasil telaahan, monitoring serta laporan harian,

mingguan dan bulanan yang dituntut cepat.

Selain kompetensi sumber daya manusia yang melakukan

konsep laporan, analisis, dan telaahan pelaksanaan




pengumpulan, penyimpanan dan pengolahan data yang dikelola

secara sistematik, mudah diakses, memiliki tingkat keamanan

yang optimal sangat menunjang kecepatan dan ketepatan

waktu dan peningkatan kualitas konsep laporan dan analisis

Komunikasi Politik Wakil Presiden. Tanpa tersedianya data yang

lengkap, akurat, mudah diakses dan transparan maka hal

tersebut berpotensi mengurangi kualitas analisis terhadap

konsep laporan, analisis dan telaahan kepada Wakil Presiden

dan khususnya bagi stakeholder lain yang membutuhkan

informasi tersebut. Guna meminimalisir terjadinya hal tersebut

maka dibutuhkan sebuah Sistem Pusat Data Web Based

sebagai sarana pengumpulan, penyimpanan, serta pengolahan

data yang mampu mendukung tersedianya informasi yang

digunakan sebagai bahan dan acuan dalam melakukan laporan,

analisis dan telaahan, hingga dihasilkan penyebaran data

secara akurat dan cepat.

Kasubbid Media Elektronik dalam hal ini akan menerapkan

Manajemen Perubahan atau change management. Menurut

Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen Perubahan,

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan

Reformasi Birokrasi Nomor 10 Tahun 2011, Manajemen

Perubahan merupakan pengelolaan sumber daya dalam rangka

mencapai tujuan organisasi dengan kinerja yang lebih baik.

Perubahan merupakan pergeseran organisasi dari keadaan

sekarang menuju keadaan yang diinginkan. Perubahan tersebut

meliputi struktur, proses, orang, pola pikir dan budaya kerja,

namun perubahan sebagaimana yang diinginkan reformasi

birokrasi bukanlah proses sederhana. Perubahan berpeluang

memunculkan resistensi pada individu di dalam organisasi.

Untuk itu, dibutuhkan transparansi proses, komunikasi dan




keterlibatan semua pihak dalam proses perubahan mengurangi

resistensi.

Manajemen perubahan adalah suatu proses yang sistematis

dengan menerapkan pengetahuan, sarana dan sumber daya

yang diperlukan organisasi untuk bergeser dari kondisi sekarang

menuju kondisi yang diinginkan, yaitu menuju ke arah kinerja

yang lebih baik dan untuk mengelola individu yang akan terkena

dampak dari proses perubahan tersebut. Manajemen

Perubahan sendiri memerlukan Agen Perubahan atau agent of

change, individu/kelompok yang terlibat dalam merencanakan

perubahan dan mengimplementasikannya. Dalam sebuah

proses perubahan, para agen perubahan ini berperan sebagai

role model. Agen perubahan terdiri dari pimpinan organisasi

(sebuah keharusan) dan pegawai-pegawai yang “dipilih”

berdasarkan kriteria tertentu, sesuai dengan tuntutan peran

agen perubahan. (Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen

Perubahan, hal. 3)

Kasubbid Media Elektronik sebagai agen perubahan di dalam

Lingkungan Asisten Deputi Komunikasi Politik, Deputi

Seswapres Bidang Politik, memiliki peran antara lain:

• Katalis. Peran untuk meyakinkan pegawai yang ada di

dalam area yang akan diubah tentang pentingnya perubahan

menuju kondisi yang lebih baik (tujuan yang direncanakan).

• Pemberi solusi. Peran sebagai pemberi alternatif solusi

kepada pegawai di Unit Kerja yang mengalami kendala

dalam proses berjalannya perubahan menuju tujuan akhir.

• Mediator. Peran untuk membantu melancarkan proses

perubahan, terutama menyelesaikan masalah yang muncul

di dalam pelaksanaan dan membina hubungan antara pihak-




pihak yang ada di dalam dan pihak di luar Unit Kerja dalam

proses perubahan.

• Penghubung Sumber Daya. Peran untuk menghubungkan

pegawai yang ada di dalam Unit Kerja kepada pemilik

sumber daya atau pembuat kebijakan.

• Role model. Individu yang bisa dijadikan contoh dalam

prestasi kerjanya, pola fikirnya (mind set) dan budaya

kerjanya (cultur set) dalam proses perubahan.

• Pemangku kepentingan adalah kelompok atau individu

yang memiliki kepentingan serta dapat mempengaruhi dan

atau dipengaruhi oleh suatu pencapaian tujuan tertentu.

• Strategi Komunikasi. Cara yang digunakan untuk

menyampaikan informasi perubahan (baik program maupun

kebijakan) dari satu pihak (agen perubahan dan tim

manajemen perubahan Unit Kerja kepada pihak internal

Satuan Kerja dan dan pihak eksternal. Dalam proses

tersebut ditumbuhkan suatu proses pembelajaran dua arah

tentang cara berpikir, merasakan, dan bertindak, untuk

menghasilkan perubahan.

Sesuai dengan pengertian manajemen perubahan di atas, maka

dalam kerangka reformasi birokrasi, pemahaman manajemen

perubahan dapat digambarkan sebagai berikut:

Kondisi yang dihadapi saat ini oleh Asdep Komunikasi Politik,

Deputi Seswapres Bidang Politik, yaitu:

a. Organisasi dan Tata Kelola. Belum terkelolanya sistem

pusat data secara sistematis, mudah dalam akses dan

komprehensif. Serta sistem pusat data yang mempercepat

hasil pengolahan, mudah dalam mengintegrasikan informasi,




dan lengkap guna kontinuitas pembuatan analisis, laporan

dan telaahan Wakil Presiden.

b. SDM Aparatur. Manajemen sumber daya manusia aparatur

belum dilaksanakan secara optimal untuk meningkatkan

kecepatan kinerja pegawai dan organisasi.

c. Teknologi Informasi. Masih belum optimalnya penggunaan

sistem pusat data berbasis web.

d. Pola pikir (mind-set) dan budaya kerja (culture-set). Pola

pikir (mind-set) dan budaya kerja (culture-set) birokrat belum

sepenuhnya mendukung birokrasi yang efisien, efektif dan

produktif, dan profesional. Selain itu birokrat belum siap

untuk menerima perubahan-perubahan dan dinamika

kelompok, belum optimal mencapai kinerja yang baik dan

pada hasil (outcomes).

Dengan proyek perubahan, diharapkan akan menjadi

pendorong perubahan untuk membawa Asdep Komunikasi

Politik bergeser atau bergerak dari kondisi saat ini menuju ke

kondisi yang diharapkan. Karena itu, perubahan yang dikelola

secara holistik, terstruktur dan berorientasi hasil akan sangat

membantu organisasi, tim kerja dan individu/staf di dalamnya

dalam menjalani “masa transisi” menuju kondisi yang diinginkan.

Kondisi yang diinginkan pada jangka waktu ke depan yaitu

mengoptimalkan penggunaan sistem pusat data sebagai sarana

pengumpulan dan penyimpanan data yang akan digunakan

sebagai pengolahan bahan dan acuan dalam menganalisis

komunikasi politik Wakil Presiden. Dalam hal ini penggunaan

aplikasi pusat data berbasis web yang memiliki tingkat

keamanan optimal, mudah diakses, terintegrasi, akurat dan

komprehensif, serta mengoptimalkan beberapa fungsi SDM




aparatur menerima dan menjalankan perubahan karena

kebutuhan penyebaran hasil telaahan, monitoring serta laporan

harian, mingguan dan bulanan yang dituntut cepat.

Beberapa elemen selanjutnya dalam sebuah perubahan adalah

menjabarkan tujuan perubahan, manfaat dari perubahan, serta

ruang lingkup perubahan yang terdiri dari tahap-tahap penting

perubahan yang akan dilakukan dan perumusan masalah.

2. Nama Gagasan Perubahan

a. Gagasan Perubahan

Perubahan yang dilaksanakan ialah pada bidang tata

kerja dan tata laksana, dimana gagasan perubahan ini

timbul karena belum adanya Sistem Pengumpulan Data

Berbasis Web di Lingkungan Asdep Komunikasi Politik

sebagai Piranti Pendukung Optimalisasi Pelaksanaan

Pengumpulan, Pengolahan, Penyimpanan dan Penyebaran

Data untuk Penyiapan Analisis, Laporan Pemantauan dan

Evaluasi Perkembangan Kebijakan di Lingkungan Asdep

Komunikasi Politik Sebagai Strategi Memperkuat Komunikasi

Politik Wakil Presiden.

b. Arah Perubahan

Pembuatan Sistem Pengumpulan Data Berbasis Web

merupakan jenis Perubahan yang Baru di Lingkungan

Asisten Deputi Komunikasi Politik. Dengan adanya proyek

perubahan ini diharapkan akan terjadi perubahan yang lebih

baik pada tata kerja dan tata kelola di Lingkungan Asdep

Komunikasi Politik dan kantor Sekretariat Wakil Presiden




khususnya terutama sebagai Strategi Penguatan Komunikasi

Politik Wakil Presiden.

Pengumpulan data antara lain dapat mempermudah dalam

pencarian dan validasi data yang berkaitan dengan informasi

suatu substansi komunikasi politik Wakil Presiden yang akan

dirumuskan dalam suatu konsep analisis, laporan dan

telaahan, mempermudah dalam proses pengambilan

kebijakan pimpinan, sinkronisasi konsep pembuatan analisis,

laporan dan telaahan, serta memastikan ketelusuran

dokumen dan kronologi atau rangkaian kegiatan yang terkait

dengan penyusunan konsep analisis, laporan dan telaahan

di bidang Komunikasi Media Massa, khususnya Asisten

Deputi Komunikasi Politik. Sehingga laporan, analisis dan

telaahan kepada pimpinan serta stakeholder yang

membutuhkan dapat segera disebarkan.

3. Tujuan Perubahan

1. Jangka pendek (Waktu yang dibutuhkan adalah 60 hari)

• Tersedianya aplikasi dan jaringan yang mendukung

pembuatan pusat data berbasis web (web based) dan

tersedianya konten untuk mengisi pusat data (database)

serta adanya yang sistematis, aman, cepat, dan akurat,

menyiapkan analisis, laporan pemantauan dan evaluasi

perkembangan kebijakan serta telaahan mengenai

Komunikasi Politik kepada Wakil Presiden di lingkungan

Asdep Komunikasi Politik.




2. Jangka Menengah (Waktu yang dibutuhkan adalah satu

tahun)

• Penggunaan pusat data berbasis web yang kontinu,

sistematis, aman, cepat, dan akurat di lingkungan Deputi

Seswapres Bidang Politik.

Dalam tahap ini pusat data berbasis web yang telah

dikerjakan dalam dalam tahap jangka pendek

direncanakan terintegrasi dengan unit kerja lain di

Lingkungan Deputi Seswapres Bidang Politik.

3. Jangka Panjang (Waktu yang dibutuhkan adalah dua

tahun)

• Penggunaan pusat data berbasis web yang kontinu,

sistematis, aman, cepat, dan akurat di lingkungan Deputi

Seswapres Bidang Politik dan terintegrasi dengan

kedeputian lain di Setwapres dan turut mendukung

Keterbukaan Informasi Publik di Lingkungan Setwapres,

serta tersedianya SOP Penggunaan Sistem Pusat Data

Web Based untuk Penguatan Komunikasi Politik Wakil

Presiden.

Sistem informasi ini merupakan satu kesatuan pusat

data berkesinambungan yang berfungsi sebagai sarana

atau sumber informasi atau data yang digunakan untuk

menyiapkan analisis, laporan pemantauan dan evaluasi

perkembangan kebijakan serta telaahan kepada Wakil

Presiden.




4. Manfaat Perubahan

a. Bagi Institusi

1. Peningkatan kualitas sistem informasi yang terintegrasi,

mudah diakses, akurat dan komprehensif di Lingkungan

Asdep Komunikasi Politik, Deputi Seswapres Bidang

Politik khususnya serta di Lingkungan Sekretariat Wakil

Presiden pada umumnya.

2. Peningkatan kualitas analisa, laporan dan telaahan

kepada Wakil Presiden dalam Bidang Komunikasi Politik

dalam rangka memperkuat Komunikasi Politik Wakil

Presiden kepada stakeholder.

3. Peningkatan kualitas aktualisasi nilai dan prinsip

Reformasi Birokrasi dan Tata Pemerintahan yang Baik di

Lingkungan Sekretariat Wakil Presiden.

b. Bagi Peserta

1. Peningkatkan pemahaman dan kompetensi dalam

membuat analisis, laporan pemantauan dan evaluasi

perkembangan kebijakan serta telaahan kepada Wakil

Presiden.

2. Peningkatan kualitas diri sebagai Pelopor Perubahan

dalam Organisasi sesuai dengan Nilai-Nilai Inti di

Lingkungan Sekretariat Wakil Presiden, antara lain

peningkatan Integritas, Profesionalitas dan Kualitas

Kerjasama Tim.




5. Ruang Lingkup Perubahan

a. Fokus

Fokus proyek perubahan yang dilakukan yaitu Pembuatan

Sistem Pusat Data Berbasis Web sebagai Piranti

Pendukung Optimalisasi Pelaksanaan Pengumpulan,

Pengolahan, Penyimpanan dan Penyebaran Data untuk

Penyiapan Analisis, Laporan Pemantauan dan Evaluasi

Perkembangan Kebijakan di Lingkungan Asdep

Komunikasi Politik Sebagai Strategi Penguatan

Komunikasi Politik Wakil Presiden.

Sistem Pusat Data Berbasis Web ini nantinya akan menjadi

Piranti Pendukung tugas pokok di Lingkungan Asdep

Komunikasi Politik. Proyek perubahan ini diperlukan sebagai

dukungan kebijakan bagi pimpinan dalam bidang komunikasi

politik yang berisi data-data hasil monitoring sari berita

penting dan strategis media massa di bidang komunikasi

media, data staf terkait isu-isu strategis kebijakan di bidang

media, dan bahan evaluasi komunikasi politik wakil presiden

yang diliput media massa. Pada perkembangannya, sistem

pusat data juga akan memuat hasil-hasil konsep laporan

networking dengan media massa dan instansi terkait lain

yang diperlukan bagi kelancaran pelaksanaan tugas, konsep

laporan pelaksanaan kegiatan pemantauan dan evaluasi

perkembangan pelaksanaan kebijakan pemerintah di bidang

komunikasi media, konsep laporan pelaksanaan kegiatan

FGD/Diskusi Terbatas di bidang komunikasi media massa,

peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan

kebijakan komunikasi politik Wakil Presiden, surat-menyurat,

notulen pembahasan, literatur dan jurnal komunikasi politik




pemerintah, dan/atau buku referensi yang relevan lainnya.

Pelaksanaan pengumpulan dan penyimpanan data tersebut

dapat berbentuk softcopy.

b. Lokus

Penggunaan pusat data berbasis web ini dilaksanakan di

Kasubbid Media Elektronik pada Bidang Komunikasi Media

Massa, Asdep Komunikasi Politik, Deputi Seswapres Bidang

Politik. Dengan pengguna laporan seluruh pejabat dan

pegawai di lingkungan Sekretariat Wakil Presiden dan pada

pengembangannya, akan diintegrasikan dengan satuan kerja

lain di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara.

c. Tahapan Kegiatan Proyek Perubahan

1. Jangka Pendek (waktu yang dibutuhkan 60 hari)

Output: Terbentuknya pusat data berbasis web yang

sistematis, aman, cepat, akurat, dan menjadi piranti

pendukung untuk menyiapkan analisis, laporan

pemantauan dan evaluasi perkembangan kebijakan

serta telaahan kepada Wakil Presiden di llingkungan

Asisten Deputi Komunikasi Politik.

Tahap Persiapan:

a) Menyusun Tim Efektif

b) Pembuatan rencana kegiatan

Tahap Pelaksanaan:

a) Berkoordinasi dengan tim efektif dari luar Unit Kerja

b) Rapat Koordinasi Tim Efektif mengenai desain dan

inventarisasi konten-konten yang akan dimasukkan

dalam database




c) Menyiapkan konsep-konsep memorandum

permohonan anggota tim TI dari luar Unit Kerja dan

surat keputusan penunjukkan anggota tim

pembuatan nstru pusat data berbasis web

d) Penyusunan rancangan konten-konten tersebut

dalam matriks sehingga mudah dikumpulkan,

diolah, dan disebarkan.

e) Memasukkan hasil penyusunan ke dalam pusat

data berbasis web sesuai dengan azaz cepat,

tepat, akurat, mudah diakses dan aman.

Tahap Pengendalian:

a) Pemantauan

Setiap proses pemasukkan data ke dalam nstru

pusat data web oleh anggota tim dipantau oleh

project leader agar setiap pengolahan,

pengumpulan dan penyimpanan sesuai dengan

tujuan.

b) Penilaian

Setiap data yang akan dimasukkan dalam nstru

pusat data diverifikasi oleh project leader dan

dimasukkan ke dalam matriks-matriks dan folder-

folder data yang sesuai dengan pengelompokkan

data.

c) Pelaporan

Setiap hasil pengolahan dan pengumpulan data

dilaporkan kepada project leader dan diberikan

kepada stakeholder pengguna internal yaitu Asdep

Komunikasi Politik.




2. Jangka Menengah (waktu yang dibutuhkan satu tahun)

Output: Terbentuknya pusat data berbasis web yang

sistematis, aman, cepat, akurat, dan menjadi piranti

pendukung untuk menyiapkan analisis, laporan

pemantauan dan evaluasi perkembangan kebijakan

serta telaahan kepada Wakil Presiden di lingkungan

Deputi Seswapres Bidang Politik.

a) Memantau perkembangan penggunaan nstru

pusat data berbasis web di lingkungan Asdep

Komunikasi Politik serta manfaatnya bagi

stakeholder pengguna

b) Mensosialisasikan penggunaan pusat data berbasis

web untuk mengoptimalkan nstrumen informasi

c) Membuat rancangan SOP penggunaan pusat data

berbasis web di Lingkungan Deputi Seswapres

Bidang Politik

3. Jangka Panjang

Output: Penggunaan Sistem Informasi Berbasis Web

yang sistematis, aman, cepat, akurat, dan mendukung

informasi keterbukaan publik di lingkungan Sekretariat

Wakil Presiden dan terintegrasi dengan satuan kerja

lain di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara.

a) Pengembangan Sistem Informasi Berbasis Web

yang sistematis, aman, cepat, akurat, dan

mendukung informasi keterbukaan publik di

lingkungan Sekretariat Wakil Presiden dan

terintegrasi dengan satuan kerja lain di Lingkungan





b) Berkoordinasi dan berkolaborasi dengan Unit Kerja

dan Satuan Kerja lain yang terkait.

d. Perumusan Kegiatan

4. Bagaimana proses pembuatan dan penyusunan pusat

data dan pemanfaatan jaringan web based untuk

mengoptimalkan penyiapan analisis dan laporan

pemantauan dan evaluasi perkembangan kebijakan di

Lingkungan Asdep Komunikasi Politik dalam waktu enam

puluh hari?

2. Bagaimana proses penggunaan pusat data berbasis web

yang kontinu dan mendukung informasi keterbukaan

publik di lingkungan Deputi Seswapres Bidang Politik

dalam waktu satu tahun?

3. Bagaimana proses Tersedianya Rancangan SOP

Penggunaan Sistem Informasi Web Based yang

sistematis, aman, cepat, akurat, dan mendukung informasi

keterbukaan publik di lingkungan Setwapres dalam waktu

dua tahun?

6. Persetujuan Atasan/Mentor

Project Sponsor:

Kepala Bidang Komunikasi Media Massa,

Saptarita Dewi, S.Sos.,M.Si.




B. RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

7. Judul

Strategi Penguatan Komunikasi Politik Wakil Presiden

Menggunakan Sistem Pusat Data Berbasis Web

8. Deskripsi

Pembuatan Sistem Pusat Data Berbasis Web merupakan

gagasan baru sebagai strategi penguatan komunikasi politik di

Lingkungan Asdep Komunikasi Politik, bahkan di Lingkungan

Sekretariat Wakil Presiden.

Piranti Pendukung penguatan komunikasi Wakil Presiden

tersebut dilaksanakan untuk mengoptimalkan kegiatan

pengumpulan, penyimpanan dan pengolahan data yang

berbentuk sistem pusat data (database) berbasis web yang

sistematik, mudah diakses, memiliki tingkat keamanan yang

optimal dan meningkatkan kecepatan penyebaran hasil

pengolahan data.

Pusat data tersebut akan memuat data laporan harian,

mingguan dan bulanan hasil monitoring sari berita penting dan

strategis dari media massa, hasil laporan networking dengan

media massa dan instansi terkait lain, hasil pelaksanaan

kegiatan pemantauan dan evaluasi perkembangan pelaksanaan

kebijakan pemerintah, hasil pelaksanaan kegiatan FGD/Diskusi

Terbatas, telaahan staf terkait isu-isu strategis kebijakan, dan

laporan evaluasi komunikasi politik wakil presiden yang diliput

media massa, peraturan perundang-undangan yang berkaitan




dengan kebijakan komunikasi politik Wakil Presiden, surat-

menyurat, notulen pembahasan, literatur dan jurnal komunikasi

politik pemerintah, dan/atau buku referensi yang relevan

lainnya.

Secara umum Sistem Pusat Data Berbasis Web ini akan

memudahkan stakeholder pengguna yaitu seluruh pejabat dan

pegawai di Lingkungan Asdep Komunikasi Politik, Deputi

Seswapres Bidang Poitik, Sekretariat Wakil Presiden dalam

mengelola, mengumpulkan, mengolah dan menyebarkan data

komunikasi politik Wakil Presiden. Project leader sejak awal

telah melakukan upaya koordinasi dengan stakeholder eksternal

yang mendukung proyek perubahan ini, sebab dengan sistem

berbasis web, project leader harus berkolaborasi dengan unit

kerja lain sebagai pengelola aplikasi dan jaringan.

9. Mentor

a. Nama : Saptarita Dewi,S.Sos.,M.Si.

b. NIP : 196010221980032001

c. Pangkat/Gol. Ruang : Pembina Tk. I (IV/b)

d. Jabatan : Kepala Bidang Komunikasi Media Massa

e. No. HP : 081286278740

f. Email : [email protected]




10. Project Leader

a. Nama : Gita Savitri,S.Sos.,M.Si.

b. NIP : 198002132008012005

c. Pangkat/Gol. Ruang : Penata (III/c)

d. Jabatan : Kepala Subbidang Media Elektronik

e. No. HP : 081314334994

f. Email : [email protected]

11. Milestones

a. Jangka Pendek

Output: Terbentuknya pusat data berbasis web dan konten

data.

Matriks Tahapan Kegiatan Jangka Pendek

No. Waktu Tahap Kegiatan Output Keterangan

Tahap Persiapan

a) 20/4 – 5/5 Menyusun&Pembentukan Tim Efektif

Draft TE Project Leader

b) 20/4 – 5/5 Pembuatan Rencana Kegiatan

Time Schedule Project Leader

Tahap Pelaksanaan

a) 5/5 – 7/6 Berkoordinasi dengan tim efektif dari luar Unit Kerja

Laporan hasil koordinasi

Project Leader

b) 11/5 – 13/6 Rapat Koordinasi Tim Efektif dan penggunaan media sosial/email untuk koordinasi

BA rapat Project Leader TE Asdep Kompol

c) 11/5 – 13/6 Menyiapkan konsep-konsep administrasi

Memo, sprin Project Leader Asdep Kompol

d) 4/5 – 13/5 Penyusunan rancangan konten-konten tersebut dalam matriks sehingga mudah dikumpulkan, diolah, dan disebarkan.

Rancangan konten-konten tersebut dalam matriks

Project Leader

TE





e) 18/5 – 19/5 Memasukkan hasil penyusunan konten ke dalam pusat data berbasis web sesuai dengan azas cepat, tepat, akurat, mudah diakses dan aman.

Pusat data yang dapat dikumpulkan, diolah, dikelola dan disebarkan secara sistematis dan lebih cepat

Project Leader

TE

Tahap Pengendalian

a. Pemantauan

18/5 – 19/6 Setiap proses pemasukkan data ke dalam nstru pusat data web oleh anggota tim dipantau oleh project leader agar setiap pengolahan, pengumpulan dan penyimpanan sesuai dengan tujuan.

Laporan Project Leader

Mentor

b. Penilaian

18/5 – 19/6 Setiap data yang akan dimasukkan dalam nstru pusat data diverifikasi oleh project leader dan dimasukkan ke dalam matriks-matriks dan folder-folder data yang sesuai dengan pengelompokkan data.

Laporan Project Leader

Mentor

c. Pelaporan

22/5, 29/5, 5/6, 12/6, 19/6

Setiap hasil pengolahan dan pengumpulan data dilaporkan kepada project leader dan diberikan kepada stakeholder pengguna internal yaitu Asdep Komunikasi Politik serta Kepala Bidang Komunikasi Media Massa sebagai Mentor.

Laporan Seswapres Deputi Seswapres Bidang Politik Asdep Kompol Project Leader Mentor

b. Jangka Menengah

Output: Tersedianya pusat data berbasis web di lingkungan

Deputi Seswapres Bidang Politik




Matriks Tahapan Kegiatan Jangka Menengah


a) 1/7/2015 – 1/7/2016

Memantau perkembangan penggunaan nstru pusat data berbasis web di lingkungan Asdep Komunikasi Politik serta manfaatnya bagi stakeholder pengguna

Laporan evaluasi, hasil survei, rapat-rapat internal Deputi

b) 1/7/2015 – 1/7/2016

Mensosialisasikan penggunaan pusat data berbasis web untuk mengoptimalkan nstrumen informasi

Bahan-bahan untuk pelaksanaan sosialisasi

c) 1/7/2015 – 1/7/2016

Membuat rancangan SOP penggunaan pusat data berbasis web di Lingkungan Deputi Seswapres Bidang Politik

Rancangan SOP penggunaan pusat data berbasis web

c. Jangka Panjang

Output: Penggunaan Sistem Informasi Berbasis Web yang

sistematis, aman, cepat, akurat, dan mendukung informasi

keterbukaan publik di lingkungan Sekretariat Wakil Presiden

dan terintegrasi dengan satuan kerja lain di Lingkungan


Matriks Tahapan Kegiatan Jangka Panjang


a) 1/7/2015 – 1/7/2016

Pengembangan Sistem Informasi Berbasis Web yang sistematis, aman, cepat, akurat, dan mendukung informasi keterbukaan publik di lingkungan Sekretariat Wakil Presiden dan terintegrasi dengan satuan kerja lain di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara.

Laporan evaluasi, hasil survei, rapat-rapat internal Deputi





b) 1/7/2015 – 1/7/2016

Berkoordinasi dan berkolaborasi dengan Unit Kerja dan Satuan Kerja lain yang terkait.

Sistem Pusat Data Berbasis Web yang dapat digunakan di Lingkungan Setwapres dan dapat terintegrasi dengan satuan kerja lain di Kementerian Sekretariat Negara serta stakeholder di luar Kemsetneg yang membutuhkan data-data Komunikasi Politik Wapres.

12. Tata Kelola Proyek

a. Mentor

Memberikan dukungan penuh kepada peserta dalam

mempersiapkan proposal proyek perubahan yang akan

dilakukan dan implementasinya, karena mentor juga

bertindak sebagai user/pengguna data dalam sistem

pusat data tersebut dan sebagai atasan langsung

memberikan kesepakatan dan persetujuan atas

dokumen proposal proyek perubahan yang diajukan

Berperan sebagai nstrument bagi peserta diklat

dalam melakukan inovasi-inovasi yang diperlukan.




Memantau setiap perkembangan proyek perubahan

dengan meminta progress report setiap minggunya

Memantau capaian yang didapat peserta sesuai

dengan milestone yang telah ditetapkan oleh peserta

dalam proyek perubahan.

b. Coach

Memberikan dorongan dan motivasi kepada peserta.

Memberikan masukan kepada peserta terkait usulan

proyek perubahan yang sedang dirumuskan selama

tahap Ownership dan tahap Laboratorium

Kepemimpinan.

Melakukan monitoring kegiatan peserta selama tahap

Taking Ownership dan selama tahap Laboratotium

Kepemimpinan melalui media teknologi informasi.

Melakukan koordinasi dengan mentor untuk membantu

peserta yang mengalami permasalahan selama tahap

Taking Ownership dan tahapLaboratorium

Kepemimpinan.

c. Project Leader

Mengambil inisiatif dalam dialog dengan Mentor.

Menggalang komunikasi dan kesepakatan dengan para

stakeholder (internal/eksternal).




Mempersiapkan atau merencanakan

(dokumen/ nstrument/waktu) yang diperlukan dengan

baik sebelum pertemuan dengan mentor.

Menggerakkan seluruh elemen stakeholders baik dari

internal maupun eksternal dalam mendukung

keseluruhan tahap implementasi proyek perubahan.

Mengembangkan instrument monitoring dan melakukan

perekaman terhadap setiap progress yang dihasilkan

dalam proses implementasi proyek perubahan.

d. Tim Efektif

Memberikan masukan dalam proses penyusunan

proyek perubahan.

Menjalankan tugas dan fungsi sesuai dengan

pembagian pekerjaan masing-masing sehingga

pengumpulan data dapat terlaksana dengan baik

sesuai dengan target.

Adapun struktur Tim Efektif antara lain:

(1) Tim Supervisi

Melakukan pengamatan dan monitorinh

pelaksanaan pengelompokan jenis data yang

dikumpulkan berdasarkan subbidang di Asdep

Komunikasi Politik.

Membantu memberikan masukan tentang

pengelolaan, dan penyebaran data yang




dikumpulkan oleh Tim Administrasi dan

pengolah data.

Tim Supervisi terdiri dari dua Kepala Bidang di

bawah Asdep Komunikasi Politik.

(2) Tim Pengolah Data

Melakukan pengelompokan jenis data yang

dikumpulkan berdasarkan subbidang di Asdep

Komunikasi Politik.

Mengolah data yang dikumpulkan oleh Tim

Administrasi.

Tim Pengolah Data terdiri dari Kepala

Subbidang di luar Bidang Komunikasi Media

Massa.

(3) Tim Administrasi

Melakukan pengumpulan, teknis penyebaran

dan pengendalian data dan dokumentasi

pelaksanaan penyusunan pusat data.

Memasukkan data ke dalam pusat data.

Terdiri dari Kepala Subbidang Media Cetak,

Bidang Komunikasi Media Massa dan Analis

Kebijakan Media Elektronik

(4) Tim Sistem Teknologi Informasi

Membantu penyediaan Sistem Pusat Data

Berbasis Web terutama dukungan jaringan.

Memberikan masukan mengenai kebutuhan

dan pengetahuan tentang Sistem Teknologi

dan Informatika.




Tim Sistem Teknologi Informasi terdiri dari

Kepala Subbidang TI di Sekretariat Wakil

Presiden dan Pranata Komputer di Sekretariat

Negara

I. Diagram Struktur Tim Efektif

II. Nama-nama Tim Efektif Berdasarkan Rancangan

Surat Perintah yang diterbitkan Asisten Deputi

Bidang Komunikasi Politik

NO. NAMA JABATAN TUGAS

1. Gita Savitri,S.Sos.,M.Si. Kepala Subbidang Media Elektronik, Bidang Komunikasi Media Massa

Project Leader

2. Sinto Weni, S.IP., M.M. Kepala Bidang Komunikasi Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural

Suprevisi Pengelola Data

3. Dra. Tati Sri Haryati, Kepala Bidang Komunikasi Lembaga Non Pemerintah

Supervisi Pengelola Data

4. Saptarita Dewi, S.Sos., M.Si. Kepala Bidang Komunikasi Media Massa

Supervisi Pengelola Data/Mentor

MENTOR

PROJECT LEADER

TIM EFEKTIF

COACH




5. Afif Juniar, S.H. Kepala Subbidang Lembaga Negara, Bidang Komunikasi Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural

Anggota Pengelola Data

6. Mohamad Indra Noviar, S.H., M.H. Kepala Subbidang Lembaga Non Struktural, Bidang Komunikasi Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural

Anggota Administrasi

7. Dr.Indra Putra, SSTP., M.SI. Kepala Subbidang Organisasi Kemasyarakatan, Bidang Komunikasi Lembaga Non Pemerintah


8. Mohamad Soleh, S.H., M.H. Kepala Subbidang Organisasi Politik, Bidang Komunikasi Lembaga Non Pemerintah


9. Dian Kusumawardani, S.H. Kepala Subbidang Media Cetak, Bidang Komunikasi Media Massa


10. Adi Pramono, S.Sos. Analis Kebijakan pada Subbidang Media Elektronik, Bidang Komunikasi Media Massa


11. Didit Windhi Harmoko, S.Kom., M.T.I.

Kepala Subbagian Jaringan Informasi dan Aplikasi, Bagian Teknologi Informasi, Biro Tata Usaha dan Kepegawaian, Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Administrasi

Konsultan

12. Insan Akhir Suryana, S.T., M.T.I.

Pranata Komputer Muda pada Asisten Deputi Dukungan Data Kebijakan dan Informatika, Deputi Bidang Dukungan Kebijakan

Konsultan

13. Identifikasi Stakeholders

Stakeholder disini terbagi menjadi internal dan eksternal,

dengan adanya kemungkinan resistensi dari beberapa

stakeholder terutama yang berhubungan dengan

pengembangan jaringan internet dan penggunaan server serta

storage milik Unit Kerja lain. Dalam hal ini project leader selain

membagi stakeholder internal dan eksternal, project leader juga




membagi kekuatan berdasarkan penekanan strategi

komunikasi. Stakeholder berdasarkan strategi komunikasi

adalah stakeholder supporting (mendukung), stakeholder netral

dan stakeholder resisten/ragu-ragu.

Pembagian stakeholder internal dan eksternal antara lain:

a. Stakeholder Internal

a. Deputi Seswapres Bidang Politik

b. Asisten Deputi Komunikasi Politik

c. Atasan langsung (Kepala Bidang Komunikasi media

Massa)

d. Kepala Bidang Komunikasi Lembaga Non Pemerintah

e. Kepala Bidang Komunikasi Lembaga Negara dan

Lembaga Non Struktural

b. Stakeholder Eksternal

1. Wakil Presiden

2. Sekretaris Wakil Presiden (Seswapres)

3. Staf Khusus Wakil Presiden

4. Tim Ahli Wakil Presiden

5. Ajudan Wakil Presiden

6. Deputi Bidang Komunikasi Politik Lembaga

Kepresidenan

7. Asisten Deputi Dukungan Kebijakan Informatika

Sekretariat Negara sebagai Pendukung aplikasi dan

jaringan web.

8. Asisten Deputi Bidang Tata Usaha dan Kepegawaian

Seswapres yang membawahi Bagian Teknologi

Informasi Setwapres

9. Seluruh Pejabat Eselon I & II Setwapres




10. Pejabat dan pegawai Setwapres yang membutuhkan

data mengenai komunikasi politik Wakil Presiden

11. Seluruh Satker di Kementerian Sekretariat Negara yang

membutuhkan data mengenai komunikasi politik Wakil

Presiden

12. Media massa, Ormas/LSM, LNP/LNK serta instansi lain

sebagai pemberi data untuk konten

Bagan Pembagian Stakeholder Sesuai dengan Penekanan

Strategi Komunikasi

Support Netral Resisten/Ragu-

ragu

Asisten Deputi Komunikasi Politik

Mentor/Kabid/Atasan langsung Project Leader

Kepala Bidang Komunikasi Lembaga Non Pemerintah

Kepala Bidang Komunikasi Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktura

Tim Efektif

Deputi Seswapres Bidang Politik

Seluruh Pejabat Eselon I & II Setwapres

Pejabat dan pegawai Setwapres yang membutuhkan data mengenai komunikasi politik Wakil Presiden

Seluruh Satker di Kementerian Sekretariat Negara yang membutuhkan

Asisten Deputi Dukungan Kebijakan Informatika Sekretariat Negara sebagai Pendukung aplikasi dan jaringan web. Wakil Presiden

Sekretaris Wakil Presiden (Seswapres)

Asisten Deputi Bidang Tata Usaha dan Kepegawaian Seswapres yang membawahi Bagian Teknologi Informasi Setwapres

Stak

eho

lder

Inte

nal

St

akeh

old

er E

kste

rnal




data mengenai komunikasi politik Wakil Presiden

Media massa, Ormas/LSM, LNP/LNK serta instansi lain sebagai pemberi data untuk konten

Staf Khusus Wakil Presiden

Tim Ahli Wakil Presiden

Ajudan Wakil Presiden

Deputi Bidang Komunikasi Politik Lembaga Kepresidenan

Kegunaan stakeholder mapping ini diperlukan untuk

mengetahui tingkat kekuatan strategi komunikasi yang

digunakan untuk keberhasilan proyek perubahan ini. Proyek

perubahan yang diusulkan project leader tergolong baru untuk

lingkungan Setwapres, dan membutuhkan leadership yang kuat

dari project leader, serta koordinasi dan kolaborasi yang optimal

guna kelancaran proses perubahan dan hasil yang dituju juga

optimal.

14. Anggaran

Dalam rangka pembuatan pusat data berbasis web yang

dijadikan piranti pendukung optimalisasi tugas pokok fungsi

Asdep Komunikasi Politik serta sebagai pelaksanaan strategi

penguatan komunikasi Wakil Presiden di Asisten Deputi

Komunikasi Politik, Deputi Seswapres Bidang Politik untuk

jangka pendek tidak menggunakan biaya. Biaya kemungkinan

dibutuhkan saat jangka panjang.




DAFTAR TABEL/MATRIK

Matriks Tahapan Jangka Pendek .......................................................... 22 Matriks Tahapan Jangka Menengah ..................................................... 24 Matriks Tahapan Jangka Panjang ......................................................... 25 Diagram Struktur Tim Efektif ................................................................. 29 Nama-nama Tim Efektif Berdasarkan Rancangan Surat Perintah yang diterbitkan Asisten Deputi Bidang Komunikasi Politik ...................................................................................................................

29 Bagan Pembagian Stakeholder Sesuai dengan Penekanan Strategi Komunikasi .............................................................................................

32

Revisi Proposal Rancangan Proyek Perubahan (1-14) - signed

Government & Nonprofit