Repository Universitas Bina Sarana Informatika (RUBSI) · ]]n w p &dz/ ^/ íx w e...

a.n. MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA DIREKTUR JENDERAL KEKAYAAN INTELEKTUAL

Dr. Freddy Harris, S.H., LL.M., ACCS.

NIP. 196611181994031001

REPUBLIK INDONESIA KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA

SURAT PENCATATANCIPTAAN

Dalam rangka pelindungan ciptaan di bidang ilmu pengetahuan, seni dan sastra berdasarkan Undang-Undang Nomor 28Tahun 2014 tentang Hak Cipta, dengan ini menerangkan:

Nomor dan tanggal permohonan : EC00202004849, 4 Februari 2020

Pencipta

Nama : Imam Soleh Marifati

Alamat : Jl. Baturaden No. 162B Pabuaran RT 03 RW 02 Kec. PurwokertoUtara.Banyumas Jawa Tengah, Purwokerto, Jawa Tengah, 53124

Kewarganegaraan : Indonesia

Pemegang Hak Cipta

Nama : Imam Soleh Marifati

Alamat : Jl. Baturaden No. 162B Pabuaran RT 03 RW 02 Kec. PurwokertoUtara.Banyumas Jawa Tengah, Purwokerto, Jawa Tengah, 53124

Kewarganegaraan : Indonesia

Jenis Ciptaan : Program Komputer

Judul Ciptaan : Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Inventori SAP Versi 1

Tanggal dan tempat diumumkan untuk pertamakali di wilayah Indonesia atau di luar wilayahIndonesia

: 4 Februari 2020, di Purwokerto

Jangka waktu pelindungan : Berlaku selama 50 (lima puluh) tahun sejak Ciptaan tersebut pertamakali dilakukan Pengumuman.

Nomor pencatatan : 000178206

adalah benar berdasarkan keterangan yang diberikan oleh Pemohon. Surat Pencatatan Hak Cipta atau produk Hak terkait ini sesuai dengan Pasal 72 Undang-Undang Nomor 28 Tahun 2014tentang Hak Cipta.

Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN INVENTORI

SAP VERSI 1

OLEH :

IMAM SOLEH MARIFATI

PURWOKERTO

2017

ii | P a g e

DAFTAR ISI

1. PENDAHULUAN ..................................................................................................................... 1

2. PENGEMBANGAN APLIKASI .................................................................................................. 2

3. PETUNJUK PENGGUNAAN .................................................................................................... 8

4. PENUTUP .............................................................................................................................. 32

1 | SAP Versi 1

I. PENDAHULUAN

SAP adalah perusahaan yang begerak dalam bidang usaha perdagangan. Produk yang dijual oleh perusahaan adalah peralatan listrik. SAP merupakan pedagang pada tingkat menengah dalam jalur distribusi produk alat listrik, dalam kegiatan usahanya, perusahaan ini membeli produk dari pabrik dan menjual kembali kepada pedagang kecil (pengecer).

Lokasi perusahaan berada di Kecamatan Sokaraja Kabupaten Banyumas. Berdiri sejak tahun 2014, dalam perkembangannya usaha ini mengalami kemajuan yang pesat sehingga membutuhkan sebuah sistem informasi untuk memproses transaksi penjualan, piutang dan persediaan produk. Pada akhir tahun 2016 kebutuhan akan sistem informasi sudah sangat mendesak sehingga perusahaan memutuskan untuk beralih dari system manual ke sistem berbasis computer. Sistem informasi akuntansi SAP dibuat khusus untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam mengelola transaksi dimaksud.

2 | P a g e

II. PENGEMBANGAN SISTEM

A. SISTEM BERJALAN

1. Penjualan

Dalam menjual produk-produknya perusahaan menggunakan tenaga penjual (sales) yang bertugas mengumpulkan pesanan (order). Sales berkeliling ke berbagai wilayah dan menawarkan produk-produk ke took-toko eceran. Order penjualan dicatat dan diserahkan ke Bagian Pejualan di kantor. Bagian Penjualan kemudian membuat Order dan menyerahkan ke Bagian Gudang untuk menyiapkan produk yang dipesan pelanggan. Setelah produk siap, petugas pengiriman produk akan mengirim produk yang dipesan kepada pelanggan yang bersangkutan. Setelah produk dikirim, data pengirimandi serahkan ke Bagian Penjualan akan membuat Faktur Penjualan.

Pada saat produk dikirim ke pelanggan, jumlah yang dikirim kemungkinan berbeda dengan jumlah yang dipesan karena ketersediaan stok. Atau dapat pula pelanggan merubah jumlah produk yang dibeli. Oleh karena itu faktur baru dibuat setelah pengiriman produk selesai dan jumlah produk yang terjual dapat dipastikan.

Perusahaan memberi kebijakan penjualan dengan tempo pembayaran 1 minggu secara umum. Jadi ketika produk diterima oleh pembeli, tidak harus dibayar pada saat penerimaan produk. Pelanggan boleh membayar lunas, membayar sebagian atau membayar dalam tempo 1 minggu.

Selain penjualan melalui sales, perusahaan juga menerima penjualan yang langsung ke kantor (Bagian Penjualan). Pelanggan dapat pula langsung memesan produk yang dibutuhkan melalui telepon, SMS atau Whatsapp.

2. Harga Jual

Dalam menentukan harga jual, perusahaan menerapkan kebijakan potongan harga berdasarkan jumlah produk yang dibeli. Perusahaan membagi harga menjadi 4 kriteria berdasarkan jumlah produk yang dibeli. Sebagai contoh :

Nama Produk : Kabel listrik 3mm NZYA Satuan : Pack (@20m) Harga : Penjualan Harga Jual A. 30 pack atau lebih Rp 55.000 B. 20 pack Rp 59.000 C. 10 pack Rp 63.000 D. Kurang dari 10 pack Rp 70.000

3 | P a g e

Selain patokan harga diatas, sales diberi opsi untuk menjual di atas harga dasar tersebut. Misalkan pelanggan membeli 35 produk, normalnya menggunakan harga A sebesar Rp 55.000. Disini sales boleh menjual lebih dari Rp 55.000 dengan batasan maksimal 5% lebih dan tidak boleh kurang harga di range berikutnya. Sales tidak boleh menjual dibawah Rp 55.000. Kemudian atas kelebihan harga tersebut akan diperhitungkan hak sales.

3. Retur Penjualan

Pelanggan yang telah membeli produk dapat mengembalikan atau me-retur produk tersebut. Aturan untuk retur oleh tidak boleh diambil dalam bentuk uang, tetapi ditukar dengan produk lainnya sejumlah nilai uang yang sama.

Kebijakan perusahaan atas retur lainnya adalah pelanggan dapat me-retur produk yang dibeli dari perusahaan lain. Dengan syarat, pelanggan membeli dulu senilai produk yang akan diretur. Harga yang digunakan untuk menilai produk yang di-retur adalah harga jual perusahaan.

4. Jalur Distribusi

Perusahaan menugaskan sales untuk menjual produk yang dibagi ke dalam beberapa wilayah yang disebut jalur distribusi. Pembagian wilayah didasarkan pada jalur transportasi sehingga memudahkan dalam pengiriman produk yang terjual.

5. Pembelian

Pembelian produk oleh perusahaan ke pabrik atau pedagang besar lainnya tidak ada kebijakan khusus. Secara umum perusahaan mengikuti aturan yang ditetapkan oleh pabrik atau supplier.

6. Harga Pokok Penjualan

Perusahaan menggunakan metode rata-rata bergerak (moving average) untuk menentukan besarnya harga pokok setiap produk.

4 | P a g e

B. DIAGRAM ALUR DOKUMEN

1. Penjualan

Gambar 2.1. Alur penjualan.

2. Retur Penjualan

Gambar 2.2. Alur retur penjualan.

5 | P a g e

3. Penerimaan Penjualan

Gambar 2.3. Alur penerimaan penjualan/piutang.

4. Pembelian

Gambar 2.4. Alur pembelian.

6 | P a g e

5. Pembayaran Utang

Gambar 2.5. Alur pembayaran utang / pembelian.

C. Perancangan Basis Data

Basis data digunakan untuk menyimpan data transaksi. Berikut ini adalah desain basis data dalam bentuk LRS (Logical Relation Structure) untuk tabel-tabel utama dalam sistem.

7 | P a g e

Gambar 2.6. LRS basis data

8 | P a g e

III. PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI

A. MENJALANKAN APLIKASI

Jalan aplikasi dengan klik ganda pada shortcut di desktop. Setelah aplikasi terbuka, pengguna harus login ke dalam system untuk dapat mengakses menu-menu yang tersedia.

Gambar3.1. Tampilan aplikasi.

Gambar 3.2. Login ke dalam aplikasi

B. PERSIAPAN DATA AWAL

Beberapa data awal untuk aplikasi harus dipersiapkan dan diinput terlebih dahulu sebelum aplikasi dapat digunakan.

1. Data Perusahaan.

Data perusahaan diinput pertama kali sebelum menggunakan aplikasi. Data ini berkaitan dengan pengaturan bagaimana system akan bekerja. Buka menu Data Master – Data Perusahaan, kemudian isilah beberapa data :

9 | P a g e

a. Data Perusahaan, diisi dengan data nama perusahaan yang menggunakan aplikasi meliputi data nama perusahaan dan alamat lengkap dan nomor telepon. Data ini akan ditampilkan pada pencetakan nota dan laporan.

b. Bank, disi dengan data bank yang digunakan untuk pembayaran tagihan oleh pelanggan. Data meliputi nama bank, nomor rekening, kantor cabang dan nama pemilik rekening. Data ini akan ditampilkan pada nota/faktur sehingga memudahkan pelanggan untuk membayar melalui transfer bank.

Gambar 3.3. Data Perusahaan.

c. Printer Laporan, diisi dengan mengklik tombol ? di bagian kanan. Printer ini digunakan untuk mencetak laporan. Dapat menggunakan printer dalam jaringan yang digunakan bersama (share).

d. Printer Nota, diisi dengn mengklik tombol … di bagian kanan. Printer ini digunakan untuk mencetak nota/faktur. Printer yang disaranakan adalah printer dot-matrix sehingga dapat menggunakan karbon atau kertas NCR (No Carbon Required).

e. Maksimal piutang, diisi dengan jumlah maksimal piutang untuk setiap pelanggan. Jika piutang pelanggan melampaui batas ini, system akan memberi notifikasi.

f. Maksimal Nota, diisi dengan jumlah maksimal transaksi yang belum dibayar oleh pelanggan. Data ini akan membatasi pelanggan untuk mendapat pembelian kredit. Data maksimal nota akan dibandingkan data maksimal piutang, mana yang terlebih dulu tercapai.

g. Maksimal Umur Nota, diisi dengan jumlah hari dimana nota/transaksi dianggap jatuh tempo.

10 | P a g e

2. Data Operator

Data operator harus didefinisikan terlebih dahulu agar petugas yang mengoperasikan sistem bias masuk (login) ke dalam system. Buka menu Data Master – Data Operator.

Gambar 3.4. Data operator.

a. Menambahkan operator, klik tombol tambah pada form data operator maka akan ditampilkan form untuk mengisi data operator baru. Data yang diisi meliputi kode, nama, password dan level/tipe operator.

Gambar 3.5. Menambah operator baru.

b. Mengubah operator, pilih operator yang akan diubah pada daftar, kemudian klik tombol edit pada form data operator.

Gambar 3.6. Mengubah data operator.

11 | P a g e

c. Menghapus operator, pilih operator yang akan dihapus, kemudian klik tombol hapus. Perhatikan disini bahwa data operator yang boleh dihapus hanya operator yang belum meng-input data transaksi.

Gambar 3.7. Menghapus operator.

3. Data Sales

Data sales diisi dengan data karyawan bagian penjualan, data ini digunakan pada saat mengisi order penjualan dan faktur penjualan. Buka menu Data Master – Data Sales yang akan menampilkan form daftar sales.

Gambar 3.8. Data Sales.

a. Menambah data sales, klik tombol tambah pada form data sales. Isilah data kode sales dan nama sales.

Gambar 3.9. Menambah data sales.

b. Mengubah data sales, pilih nama sales pada form data sales, klik tombol ubah.

12 | P a g e

Gambar 3.10. Mengubah data sales.

c. Menghapus data sales, pilih nama sales pada form data sales, klik tombol hapus. Perhatikan disini bahwa data sales yang boleh dihapus hanya sales yang belum terakit dengan data transaksi.

Gambar 3.11. Menghapus data sales.

4. Data Jalur Distribusi

Data jalur digunakan untuk menentukan lokasi pelanggan dan memudahkan sales dalam melakukan order penjualan dan bagian pengiriman produk dalam mengirim produk yang dibeli pelanggan. Buka menu Data Master – Data Jalur.

Gambar 3.12. Data jalur ditsribusi.

a. Menambah jalur, klik tombol tambah pada form data jalur. Isilah data jalur yang akan diinput.

13 | P a g e

Gambar 3.13. Menambah data jalur ditsribusi.

b. Mengubah data jalur, pilih jalur distribusi pada form data jalur, klik tombol edit. Kemudian ubah data jalur.

Gambar 3.14. Mengubah data jalur ditsribusi.

c. Menghapusdata jalur, pilih jalur distribusi pada form data jalur, klik tombol hapus. Perhatikan disini bahwa data jalur yang boleh dihapus hanya jaluryang belum terakit dengan data transaksi.

Gambar 3.15. Menghapus data jalur ditsribusi.

5. Data Suplier

Data suplier digunakan untuk transaksi pembelian, yaitu dari mana produk dibeli oleh perusahaan. Data ini tidak dikaitkan dengan produknya tetapi hanya sebagai refrensi asal produk. Ini karena perusahaan boleh membeli sebuah produk dari suplier yang berbeda dengan mempertimbangkan harga dan layanan yang diberikan. Buka menu Data Master – Data Suplier.

14 | P a g e

Gambar 3.16. Data suplier.

a. Menambah suplier, klik tombol tambah pada form data suplier. Isilah data suplier yang akan diinput.

Gambar 3.17. Menambah data suplier.

b. Mengubah data suplier, pilih jalur suplier pada form data suplier, klik tombol edit. Kemudian ubah data suplier.

15 | P a g e

Gambar 3.18. Mengubah data suplier.

c. Menghapus data suplier, pilih suplier pada form data suplier, klik tombol hapus. Perhatikan disini bahwa data suplier yang boleh dihapus hanya suplier yang belum terakit dengan data transaksi.

Gambar 3.19. Menghapus data suplier.

6. Data Pelanggan

Data pelanggan digunakan untuk transaksi penjualan. Buka menu Data Master – Data Pelanggan.

16 | P a g e

Gambar 3.20. Data pelanggan.

a. Menambah pelanggan, klik tombol tambah pada form data pelanggan. Isilah data pelanggan yang akan diinput.

Gambar 3.21. Menambah data pelanggan.

b. Mengubah data pelanggan, pilih pelanggan pada form data pelanggan, klik tombol edit. Kemudian ubah data pelanggan.

17 | P a g e

Gambar 3.22. Mengubah data pelanggan.

c. Menghapus data pelanggan, pilih pelanggan pada form data pelanggan, klik tombol hapus. Perhatikan disini bahwa data pelanggan yang boleh dihapus hanya pelanggan yang belum terakit dengan data transaksi.

Gambar 3.23. Menghapus data pelanggan.

7. Data Barang

Data barang menyimpan data barang-barang yang dijual oleh perusahaan. Data ini digunakan untuk transaksi penjualan dan pembelian. Buka menu Data Master – Data Barang.

18 | P a g e

Gambar 3.24. Data barang.

a. Menambah barang, klik tombol tambah pada form data barang. Isilah data barang yang akan diinput.

Gambar 3.25. Menambah data barang.

b. Mengubah data barang, pilih jalur barang pada form data barang, klik tombol edit. Kemudian ubah data barang.

19 | P a g e

Gambar 3.26. Mengubah data barang.

c. Menghapus data barang, pilih barangpada form data barang, klik tombol hapus. Perhatikan disini bahwa data barang yang boleh dihapus hanya barang yang belum terakit dengan data transaksi.

Gambar 3.27. Menghapus data barang.

C. TRANSAKSI PEMBELIAN

Transaksi pembelian harus segera diinput agar saldo stok barang dapat diupdate sehingga tidak menyulitkan bagian penjualan. Untuk meng-input pembelian, buka menu Transaksi – Pembelian.

20 | P a g e

Gambar 3.28. Data pembelian.

a. Menambah pembelian, klik tombol tambah pada form data pembelian. Isilah data barang yang dibeli. Setelah data diisi dengan lengkap, simpan transaksi pembelian.

Gambar 3.29.a. Menambah data pembelian barang.

21 | P a g e

Gambar 3.29.a. Mencari data suplier.

Gambar 3.29.b. Menambahkan data barang.

22 | P a g e

Gambar 3.29.c. Mencari barang dengan klik tombol Brg.

b. Pembayaran, pada saat meng-input pembelian, satusnya adalah piutang (belum dibayar). Jika sudah dibayar, pilih transaksi pembelian dan klik tombol pembayaran. Dalam sistem aplikasi ini dimungkinkan pembayaran lebih dari 1 kali.

Gambar 3.30. Pembayaran transaksi pembelian.

23 | P a g e

Gambar 3.31.a. Input pembayaran.

Gambar 3.31.b. Data pembayaran tersimpan.

Gambar 3.31.c. Pembayaran kedua.

c. Laporan pembelian, untuk membuat laporan pembelian, buka menu Laporan – Laporan Pembelian Suplier.

24 | P a g e

Gambar 3.32.a. Membuat laporan pembelian.

Gambar 3.32.b. Laporan pembelian.

D. RETUR PEMBELIAN

Jika ada produk yang dikembalikan ke suplier, data pengembalian dapat diinput pada menu retur pembelian. Buka menu Transaksi – Retur Pembelian.

Gambar 3.33. Retur pembelian.

Menambahkan retur pembelian, klik tombol tambah. Silahkan masukan data retur pembeliannya.

25 | P a g e

Gambar 3.34. Mengisi data retur pembelian.

E. ORDER PENJUALAN

Setelah sales kembali ke kantor dengan membawa order penjualan, bagian penjualan menginput data order penjualan. Buka menu Transaksi – Order.

Gambar 3.35. Order penjualan

26 | P a g e

Gambar 3.36. Order penjualan.

Untuk membuat order baru, klik tombol tambah pada form Data Order yang akan menampilkan form Order. Silahkan diisi data pelanggan dengan mengklik text box pelanggan, pada daftar yang ditampilkan dapat dipilih pelanggan yang dimaksud.

Gambar 3.17.a. Memasukan pelanggan

Gambar 3.17.b. Memasukan data barang.

27 | P a g e

Gambar 37.c. Barang diinput

Setelah selesai, klik tombol simpan. Data order akan tersimpan. Operator dapat mengisi data order penjualan yang diterima dari sales.

Data ini sifatnya sementara, belum terjadi transaksi. Jika barang sudah siap dan akan dikirim, maka operator dapat memproses order yang sudah diinput untuk dibuat menjadi faktur. Proses dapat dilakukan pada form data order, dengan mengklik tombol Proses.

Setelah proses selesai maka data order telah dipindah menjadi faktur.

Gambar 3.38. Proses order

F. FAKTUR PENJUALAN

Operator selain menginput order dan memproses menjadi faktur, dapat pula langsung membuat faktur penjualan dalam hal penjualan telah terjadi tanpa proses tahap order. Buka menu Transaksi – Input Penjualan atau Transaksi – Data Penjualan.

Untuk menambahkan faktur baru, klik tombol tambah

28 | P a g e

Gambar 3.39. Penjualan

Gambar 3.40. Input penjualan

G. RETUR PENJUALAN

Jika ada barang yang diretur, maka data barang tersebut dapat diinput pada faktur penjualan berikutnya sebagai pengurangan harga. Pada gambar 3.40, terdapat tab retur penjualan, dibagian ini data retur diinputkan.

29 | P a g e

Gambar 3.41. Input retur penjualan

Gambar 3.42. Nota jika ada retur penjualan

H. PEMBAYARAN FAKTUR/NOTA

Pembayaran atas faktur penjualan dapat langsung dilunasi atau dapat pula bertahap. Perusahaan memberikan keringanan kepada pelanggan dengan cara membayar beberapa kali. Pada form Data penjualan pilih faktur yang akan dibayarkan, kemudian klik tombol pembayaran.

30 | P a g e

Gambar 3.43. Pembayaran nota.

I. STOK OPNAME

Pencocokan stok yang ada di dalam basisi data perlu dicocokan dengan stok yang ada gudang secara fisik. Untuk mengubah stok di basis data, buka menu Transaksi – Stok Opname. Untuk menambahkan transaksi stok opname baru, klik tombol tambah.

Gambar 3.44. Data stok opname.

Pada form Data Stok Opname, silahkan diisi kolom fisik sesuai dengan stok hasil perhitungan fisik di gudang. Aplikasi akan mengitung selisih dan nilai kerugiannya. Setelah selesai, simpan data, maka stok di basis data akan diubah sesuai dengan stok fisik. Sedangkan selisihnya akan disimpan sebagai pengurang atau penambah stok.

31 | P a g e

Gambar 3.45. Menambahkan data hasil stok opname

J. LAPORAN

Laporan yang dapat dibuat dari aplikasi adalah sebagai berikut :

Gambar 3.46. Menu Laporan.

32 | P a g e

LAPORAN

1. Laporan pejualan

Gambar 3.47. Opsi pembuatan laporan penjualan

Gambar 3.48. Laporan penjualan

2. Laporan Profit

Gambar 3.49. Opsi laporan profit

33 | P a g e

Gambar 3.50. Laporan profit

3. Laporan Tagihan

Laporan ini digunakan untuk sales dalam menagih piutang pelanggan.

Gambar 3.51. Daftar tagihan

Untuk membuat daftar tagihan baru, klik tombol Baru.

34 | P a g e

Gambar 3.52. Opsi pembuatan daftar tagihan

Gambar 3.53. Laporan daftar tagihan

4. Laporan Faktur Jalan

Laporan ini digunakan oleh sales yang berisi daftar faktur yang harus diserahkan kepada pelanggan. Untuk membuat datfar faktur, klik tombol baru.

Gambar 3.54. Laporan daftar faktur jalan.

35 | P a g e

Gambar 3.55. Memasukan faktur yang akan dibawa.

Untuk menambah faktur yang akan dibawa sales, klik tombol Tambah Faktur. Kemudian pilih faktur yang dimaksud dengan mengklik tombol Ambil.

Gambar 3.56. Mengambil faktur ke dalam daftar.

Setelah selesai memilih faktur ke dalam daftar, selanjutnya bisa dicetak laporan faktur jalan dengan beberapa pilihan :

Gambar 3.57. Pilihan pencetakan.

36 | P a g e

Gambar 3.58. Daftar faktur yang harus dibawa sales

Gambar 3.59. Barang yang harus tersedia sesuai faktur

5. Laporan Piutang

Gambar 3.60. Laporan piutang.

37 | P a g e

6. Laporan Uang Masuk

Gambar 3.61. Laporan uang masuk.

38 | P a g e

IV. PENUTUP

Petunjuk cara penggunaan aplikasi penjualan dan inventori telah dijelaskan, harapan kami penjelasan tersebut dapat memberikan pemahaman cara penggunaan aplikasi tersebut. Apabila masih ada ketidakjelasan anda dapat menghubungi kami melalui email berikut ini :

[email protected]