Top Banner

of 23

Prosedur Audit Internal

Feb 15, 2018

Download

Documents

Arif Mahmudi
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
  • 7/23/2019 Prosedur Audit Internal

    1/23

    KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

    D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A

    PROSEDUR AUDIT INTERNAL

    No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 1/23

    No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :

    Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga

    PENGESAHAN

    URAIAN NAMA & JABATAN TANDA TANGAN TANGGAL

    DISUSUN OLEH IR. PURNOMO

    KETUA TIM TEKNIS POKJA SMM

    DIPERIKSA OLEH IR. CHAERUL TAHER, M.Sc

    SESDITJEN BINA MARGA

    DISAHKAN OLEH

    IR. DJOKO MURJANTO, M.Sc

    DIREKTUR JENDERAL BINAMARGA

    STATUS DOKUMEN

    NO. DISTRIBUSI

    TANGGAL

  • 7/23/2019 Prosedur Audit Internal

    2/23

    KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

    D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A

    PROSEDUR AUDIT INTERNAL

    No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 2/23

    No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :

    Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga

    SEJARAH DOKUMEN

    TANGGAL CATATAN PERUBAHAN KETERANGAN

    21 Maret 2011 Prosedur Audit Internal ini

    diterbitkan perdana

  • 7/23/2019 Prosedur Audit Internal

    3/23

    KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

    D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A

    PROSEDUR AUDIT INTERNAL

    No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 3/23

    No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :

    Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga

    DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN DAN NOTASI

    NOMORUNIT KERJA

    UNIT KERJA NOTASI

    001 Sekretariat Ditjen BM SDBM

    002 Direktorat Bina Program DITBP

    003 Direktorat Bina Teknik DITBT004 Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah I DITBPW-I

    005 Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah II DITBPW-II

    006 Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah III DITBPW-III

    007 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional I BBPJN I

    008 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional II BBPJN II

    009 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional III BBPJN III

    010 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional IV BBPJN IV011 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional V BBPJN V

    012 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional VI BBPJN VI

    013 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional VII BBPJN VII

    014 Balai Pelaksanaan Jalan Nasional VIII BPJN VIII

    015 Balai Pelaksanaan Jalan Nasional IX BPJN IX

    016 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional X BBPJN X

    017 Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XI BBPJN XI

    Catatan :

    Masing masing Unit Kerja (Setditjen, Direktorat-Direktorat, Balai Besar/Balai Pelaksanaan Jalan

    Nasional) dapat membuat ketentuan tersendiri tentang pengaturan/penomoran distribusi pada

    unit unit yang berada dibawah koordinasinya.

  • 7/23/2019 Prosedur Audit Internal

    4/23

    KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

    D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A

    PROSEDUR AUDIT INTERNAL

    No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 4/23

    No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :

    Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga

    1. Ruang Lingkup :

    Prosedur ini berlaku bagi seluruh Unit Kerja dan Unit Pelaksana di lingkungan Direktorat

    Jenderal Bina Marga

    2. Tujuan :

    2.1 Memberikan panduan Kegiatan Audit Internal sesuai dengan persyaratan Sistem

    Manajemen Mutu Kementerian Pekerjaan Umum.

    2.2 Agar seluruh unit kerja/unit pelaksana memiliki perangkat untuk melakukan

    pemantauan dan pengukuran dan menilai kesesuaian terhadap penerapan Sistem

    Manajemen Mutu Kementerian Pekerjaan Umum.

    2.3 Agar Manajemen Puncak disetiap Unit Kerja mampu melakukan perbaikan/

    perubahan/peningkatan kinerja organisasinya dengan memanfaatkan perangkat

    Pemeriksaan Internal/Audit Internal.

    2.4 Untuk mengetahui pencapaian kinerja diseluruh unit kerja kegiatan yang menjadi

    tugas dan fungsi Direktorat Jenderal Bina Marga

    2.5 Mengetahui dan memelihara kepastian terhadap kemampuan pemasok.

    3. A c u a n :

    Permen No. 04/PRT/M/2009 tentang Sistem Manajemen Mutu Departemen Pekerjaan

    Umum.

    4. Definisi :

    4.1. Audit :

    Proses sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan

    mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah

    terpenuhi.

    4.2.

    Kriteria Audit :

    Kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai rujukan.

  • 7/23/2019 Prosedur Audit Internal

    5/23

    KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

    D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A

    PROSEDUR AUDIT INTERNAL

    No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 5/23

    No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :

    Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga

    4.3. Bukti Audit :

    Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan

    dapat diverifikasi.

    4.4.

    Temuan Audit :

    Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit.

    4.5.

    Kesimpulan Audit :

    Hasil audit oleh tim audit setelah mempertimbangkan sasaran audit dan semua temuanaudit.

    4.6. Klien Audit :

    Organisasi atau orang yang meminta diadakannya audit.

    Kemampuan yang diperagakan untuk menerapkan pengetahuan dan keterampilan.

    4.7. Audit Pihak Kedua.

    Audit yang dilaksanakan oleh Pengguna Jasa yang dilakukan kepada Penyedia Jasa untuk

    memastikan kesesuaian terhadap Standar atau ketentuan lain yang berlaku, berdasarkanSistem Manajemen Mutu Kementerian Pekerjaan Umum.

    4.8.

    Pakar Teknis :

    Orang (auditor) yang menyediakan pengetahuan khusus atau pakar dalam bidang yang

    diaudit.

    5. Ketentuan Umum ;

    5.1Persyaratan Auditor Sistem Manajemen Mutu.

    Auditor yang digunakan untuk pelaksanaan Audit Internal sekurang-kurangnya :

    1) Telah mengikuti sosialisasi/bimbingan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ditingkat

    Unit Kerja/diluar Unit Kerja bersangkutan.

    2) Telah mengikuti bimbingan/pelatihan Auditor SMM sekurang-kurangnya 1(satu)

    kali baik ditiingkat Unit Kerja maupun diluar Unit Kerja bersangkutan.

    5.2Penyelenggaraan Audit.

    Kegiatan Pelaksanaan Audit mengacu kepada Bagan Alir Kegiatan Audit Butir 7.1

  • 7/23/2019 Prosedur Audit Internal

    6/23

    KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

    D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A

    PROSEDUR AUDIT INTERNAL

    No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 6/23

    No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :

    Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga

    dokumen ini.

    5.3Program Audit Tahunan .

    5.3.1 Program Audit tahunan disusun oleh Wakil Manajemen bersama Tim Auditor

    dan disetujui oleh Pimpinan Puncak pada setiap awal tahun anggaran dengan

    menggunakan formulir F : 01/DJBM/SMM/PR/03 Rev. : 00.

    5.3.2 Penyelenggaraan Audit sekurang kurangnya dilaksanakan 6(enam) bulan

    sekali.

    5.4Pelaksanaan Audit.

    5.4.1 Surat Pemberitahuan.

    Sebelum kegiatan Audit dilaksanakan harus didahului dengan surat

    pemberitahuan (F : 08/DJBM/SMM/PR/03 Rev. : 00.) oleh Pimpinan Puncak

    kepada pihak yang akan diaudit, dengan dilampiri jadwal pemeriksaan yang

    disusun oleh Wakil Manajemen (F : 02/DJBM/SMM/PR/03 Rev. : 00.).

    5.4.2 Rapat Pembukaan.

    Rapat pembukaan dilakukan dengan tujuan menginformasikan Rencana Audit,

    memberikan ringkasan bagaimana kegiatan audit akan dilakukan, menetapkan

    tata cara komunikasi, memberi kesempatan kepada auditee untuk konfirmasi.

    Rapat pembukaan harus dihadiri oleh setidaknya oleh Pimpinan Unit Kerja/Unit

    Pelaksana, Wakil Manajemen/Pengendali Dokumen serta pihak pihak yang akan

    diaudit.

    Rapat pembukaan dapat terdiri atas kegiatan ;

    o Perkenalan anggota tim audit dan uraian tugasnya

    o Sasaran, lingkup dan kriteria yang digunakan

    o Konfirmasi jadual audit dan pengaturan lainnya dengan auditee

    o Konfirmasi jalur komunikasi formal dengan auditee

    o Auditee akan menerima informasi perkembangan audit

    o Konfirmasi ketersediaan sumber daya dan fasilitas

    o Konfirmasi yang terkait dengan kerahasiaan

  • 7/23/2019 Prosedur Audit Internal

    7/23

    KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

    D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A

    PROSEDUR AUDIT INTERNAL

    No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 7/23

    No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :

    Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga

    o Konfirmasi prosedur keselamatan kerja, tindakan darurat dan keamanan

    o Konfirmasi ketersediaan, peranan dan identitas pemandu

    o Metode pelaporan audit dan katagori ketidaksesuaian

    o Informasi sistem banding pada pelaksanaan dan kesimpulan audit

    o Pembahasan hasil audit sebelumnya.

    5.4.3

    Pelaksanaan pemeriksaan,

    Selama Audit, informasi yang relevan dikumpulkan dengan pengambilan contohperwakilan yang sesuai dan sebaiknya diverifikasi.

    Metode untuk mengumpulkan informasi :

    o Wawancara, dengan pelaku kegiatan.

    o Observasi pada kegiatan atau obyek yang ditinjau.

    o Tinjauan terhadap dokumen dokumen yang ada relevansinya dengan maslah yang

    sedang diamati.

    5.4.4 Katagori dan Penyusunan Hasil Pemeriksaan

    Hasil pemeriksaan Audit Internal dikatagorikan sebagai berikut ;

    a. Katagori temuan/hasil pemeriksaan.

    Ketidaksesuaian Mayor : Temuan hasil pemeriksaan yang menunjukkan

    terdapatnya cukup bukti bahwa PR, PP, IK dan DS

    tidak diterapkan dalam pelaksanaan kegiatan,

    yang akan menyebabkan atau telah menyebabkan

    tidak terpenuhinya persyaratan.

    Ketidaksesuaian Minor : Temuan hasil pemeriksaan yang menunjukkanterdapatnya cukup bukti bahwa PR, PP, IK dan DS

    diterapkan dalam pelaksanaan kegiatan tidak

    konsisten/tidak lengkap atau sistem mutu masih

    ada kekurangan namun tidak mendasar.

    Catatan Observasi : Temuan hasil pemeriksaan yang dimunculkan

    untuk mendapatkan perhatian lebih atau

    peningkatan sistem manajemen mutu (yang tidak

  • 7/23/2019 Prosedur Audit Internal

    8/23

    KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

    D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A

    PROSEDUR AUDIT INTERNAL

    No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 8/23

    No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :

    Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga

    tergolong pada katagori ketidaksesuaian mayor

    ataupun minor).

    Catatan :

    Setiap hasil pemeriksaan dicatat dalam formulir

    yang sesuai dengan katagori hasil temuannya.

    b. Perumusan dan Penyusunan Hasil Pemeriksaan ;Perumusan dilakukan sebelum penyusunan hasil audit

    o Tinjauan temuan audit dan informasi lain yang dikumpulkan selama audit

    o Menyepakati kesimpulan audit.

    o Menyiapkan rekomendasi.

    o Mendiskusikan tindak lanjut, bila dicakup dalam rencana audit

    Penyusunan hasil pemeriksaan disusun dengan urutan sebagai berikut

    Lembar Pemeriksaan ( F : 03/DJBM/SMM/PR/03 Rev. : 00).

    Rekapitulasi Temuan Audit ( F : 04/DJBM/SMM/PR/03 Rev. : 00).

    Ketidaksesuaian Mayor ( F : 05/DJBM/SMM/PR/03 Rev. : 00).

    Ketidaksesuaian Minor ( F : 05/DJBM/SMM/PR/03 Rev. : 00).

    Catatan Observasi ( F : 06/DJBM/SMM/PR/03 Rev. : 00).

    5.4.5

    Rapat Penutupan

    Rapat penutupan setidaknya dihadiri oleh personil yang terlibat pada saat rapat

    pembukaan, kegiatan yang wajib dilakukan pada saat rapat penutupan adalah ;

    o Ucapan terima kasih atas keterlibatan dan konstribusi klien audit dan para

    auditeenya.

    o Mempresentasikan temuan audit dan evaluasi temuan audit.

    o Menyampaikan hal-hal positif yang dimiliki oleh klien audit selama kegiatan audit.

    o Menyampaikan ketidaksesuaian & observasi yang ditemukan.

    o Mendiskusikan tanggal penyelesaian tindakan perbaikan, dan memberikan

    penggandaan hasil pemeriksaan (Ketidaksesuaian/Catatan Observasi) kepada

  • 7/23/2019 Prosedur Audit Internal

    9/23

    KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

    D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A

    PROSEDUR AUDIT INTERNAL

    No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 9/23

    No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :

    Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga

    unit kerja yang diperiksa (klien audit) saat rapat penutupan untuk dipedomani

    sebelum laporan hasil audit diterima.

    o Membuka kesempatan pertanyaan.

    o Penutupan.

    5.5

    Penyampaian Laporan Audit.

    o Laporan Audit harus disampaikan kepada Pimpinan Puncak melalui Wakil

    Manajemen selambat lambatnya 10 (sepuluh) hari kerja setelah kegiatan auditberakhir.

    o Tembusan/tindasan Laporan Audit disampaikan kepada unit kerja yang diperiksa

    (klien audit) selambat lambatnya 14 (empat belas) hari kerja setelah kegiatan

    berakhir.

    5.6Biodata Ketua Tim Audit dan Auditor.

    Biodata Ketua Tim Audit dan Auditor harus dipelihara dan diperbarui, setiap kali

    mendapatkan penugasan audit catatan harus segera dibubuhkan kedalam lembar

    Biodata Auditor formulir (F : 07/DJBM/SMM/PR/03 Rev. : 00).

    6. Kondisi Khusus ;

    Apabila pihak auditee karena sesuatu hal belum siap dilakukan audit, maka pihak

    auditee dapat mengajukan usulan penjadwalan kembali kepada auditor namun

    harus tetap memenuhi batasan waktu pelaksanaan audit yang telah ditetapkan oleh

    auditor.

  • 7/23/2019 Prosedur Audit Internal

    10/23

    KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

    D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A

    PROSEDUR AUDIT INTERNAL

    No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 10/23

    No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :

    Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga

    7. Tata cara/Bagan Alir

    7.1 Bagan Alir

    PIMPINANPUNCAK

    PENGELOLA AUDITINTERNAL

    WAKILMANAJEMEN

    TIM AUDIT AUDITEE KETERANGAN

    MENYUSUNPROGRAM AUDIT

    CEK

    SURATPemberitahuan

    RAPATPERSIAPAN

    PELAKSANAAN AUDIT

    Rapat Pendahulauan Audit Perumusan Penyusunan Hasil Pemeriksaan Rapat Penutupan

    EVALUASI &PEMELIHARAAN

    RANGKUMLAPORAN AUDIT

    DisposisiTindak Lanjut

    LaporanAUDIT

    LAPORANTINDAKANPERBAIAKN

    PEMBINAAN

    MENYUSUN JADWAL AUDIT

    SUSUNLaporan

    TINDAKANPERBAIKAN

    1

    2

    3

    4 5

    6

    79

    10 11

    12

    RAPATPERSIAPAN

    MENERIMALAPORAN

    8

    Ya

    Tdk

    REKOMENDASI

  • 7/23/2019 Prosedur Audit Internal

    11/23

    KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

    D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A

    PROSEDUR AUDIT INTERNAL

    No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 11/23

    No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :

    Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga

    7.2 Tugas dan Tanggung Jawab pada Pengelolaan/Penyelenggaraan Audit.

    7.2.1 Wakil Manajemen, Kegiatan 1.

    o Bersama sama Pengelola Audit menyusun Jadwal Program Audit

    tahunan dengan menggunakan formulir (F : 01/DJBM/SMM/PR/03 Rev.

    : 00).

    o Meminta persetujuan kepada Pimpinan Puncak.

    Kegiatan 3, (Menyusun Jadwal Audit).

    o Bersama sama Pengelola Audit Internal menyusun jadwal audit,

    meyangkut masalah jadwal kunjungan, pemilihan auditor dan jadwal

    penugasannya, metode pelaksanaan audit dan hal lain yang dianggap

    perlu.

    o Menyampaikan Jadwal Audit kepada Pimpinan Puncak dan

    mengusulkan pelaksanaan audit.

    Kegiatan 5, (Rapat Persiapan).

    o Bilamana diperlukan dapat mengadakan rapat persiapan bersama

    Pengelola Audit Internal untuk konsolidasi dan konfirmasi waktu

    kunjungan kepada auditee yang menyangkut personil, data, tempat,

    waktu, kebutuhan bahan yang harus dipersiapkan auditee.

    Kegiatan 9, (Susun dan Rangkum Laporan).

    o Menerima tembusan laporan kegiatan Audit dari Pengelola Audit

    Internal.

    o Merangkum laporan kegiatan Audit, membubuhkan rekomendasi dan

    catatan serta melaporan kepada Pimpinan Puncak.Kegiatan 12, (Evaluasi Penyelenggaraan Audit dan Pemeliharaan).

    o Mengevaluasi keefektifan pelaksanaan Audit.

    o Memelihara hasil kegiatan audit.

    o Menyampaikan hasil kegiatan audit sebagai salah satu masukkan untuk

    penyelenggaraan Tinjauan Manajemen.

  • 7/23/2019 Prosedur Audit Internal

    12/23

    KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

    D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A

    PROSEDUR AUDIT INTERNAL

    No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 12/23

    No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :

    Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga

    7.2.2 Pimpinan Puncak, Kegiatan 2.

    o Memeriksan substansi usulan Program Audit tahuan, memberikan

    persetujuan.

    Kegiatan 4, (Surat Pemberitahuan Audit).

    o Atas dasar usulan Wakil Manajemen (kegiatan 3) membuat surat

    pemberitahuan penyelenggaraan Audit ditujukan kepada seluruh klien

    audit dengan tembusan kepada Wakil Manajemen dan kepadaPengelola Audit serta Manajemen Puncak.

    Kegiatan 10, (Rekomendasi Tindak Lanjut).

    o Menerima Laporan hasil Audit, memberikan komentar/rekomendasi bila

    perlu, untuk ditindak lanjuti oleh Wakil Manajemen.

    7.2.3 Pengelola Audit, Kegiatan 1.

    o Pengelola Audit bersama sama Wakil Manajemen menyusun Jadwal

    Program Aaudit tahunan dengan menggunakan formulir (F : 01/DJBM/

    SMM/PR/03 Rev. : 00).

    Kegiatan 3, (Menyusun Jadwal Audit).

    o Bersama sama Wakil Manajemen, Pengelola Audit Internal menyusun

    jadwal audit, meyangkut masalah jadwal kunjungan, pemilihan auditor

    dan jadwal penugasannya, metode pelaksanaan audit dan hal lain yang

    dianggap perlu.

    7.2.4 Pengelola Audit.

    Kegiatan 5, (Rapat Persiapan)

    o Bilamana diperlukan dapat mengadakan rapat persiapan bersama

    Wakil Manajemen untuk konsolidasi dan konfirmasi waktu kunjungan

    kepada auditee yang menyangkut personil, data, tempat, waktu,

    kebutuhan bahan yang harus dipersiapkan auditee.

  • 7/23/2019 Prosedur Audit Internal

    13/23

    KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

    D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A

    PROSEDUR AUDIT INTERNAL

    No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 13/23

    No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :

    Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga

    Kegiatan 6, (Pelaksanaan Audit).

    o Melaksanakan kegiatan Audit dilokasi kegiatan bersama sama Auditee

    dengan tahapan kegiatan sbb;

    o Rapat Pendahuluan.

    o Pelakasanaan pemeriksaan.

    o Perumusan.

    o Penyusunan hasil pemeriksaan.

    o Rapat Penutupan.

    Kegiatan 7, (Menyusun Laporan Audit).

    o Ketua Tim Audit menyusun laporan seluruh hasil penyelenggaraan

    Audit , mengirimkan Laporan Hasil Audit kepada Pimpinan Puncak.

    Kegiatan 8, (Menerima Laporan Audit).

    o Menerima Laporan dari Tim Audit Internal.

    o Meneruskan Laporan kepada Pimpinan Puncak.

    7.2.5 Auditee, Kegiatan 6.

    Setelah menerima pemberitahuan, auditee berkewajiban untuk

    menyiapkan personil, data, tempat kegiatan dan bahan-bahan lain yang

    diperlukan.

    Auditee memiliki tugas sebagai berikut :

    o Mengikuti kegiatan pelaksanaan audit dalam rapat pembukaan,

    kegiatan audit dan rapat penutupan.

    o Memberikan jawaban bila ada pertanyaan.

    o Memberikan data yang dibutuhkan/diminta oleh auditor.

    o Menunjukkan tempat-tempat yang akan diperiksa oleh auditor.

    o Membuat catatan perbaikan bila ada temuan atau memberikan

    konfirmasi pada temuan yang bersifat observasi dengan menggunakan

    formulir yang telah disediakan.

  • 7/23/2019 Prosedur Audit Internal

    14/23

    KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

    D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A

    PROSEDUR AUDIT INTERNAL

    No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 14/23

    No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :

    Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga

    Kegiatan 11, (Tindakan Perbaikan)

    o Melakukan tindakan perbaikan sesuai yang dinyatakan dalam hasil

    audit yang dituangkan dalam formulir ketidaksesuaian yang

    disampaikan Tim Audit.

    o Membuat Laporan kepada Pengelola Audit Internal tentang status hasil

    perbaikan pada saat jatuh tempo perbaikan yang telah disepakati.

    8. Bukti Kerja

    8.1 Program Audit Tahunan.

    8.2 Surat Pemberitahuan Audit & Jadwal Audit.

    8.3 Laporan Kegiatan Audit.

    8.3 Biodata Auditor.

    9. Lampiran

    9.1 Program Audit Tahunan, F : 01/DJBM/ SMM/PR/03 Rev. : 00.

    9.2

    Jadwal Kegiatan Audit, F : 02/DJBM/ SMM/PR/03 Rev. : 00.9.3 Lembar Pemeriksaan, F : 03/DJBM/ SMM/PR/03 Rev. : 00.

    9.4 Rekapitulasi Temuan Audit, F : 04/DJBM/ SMM/PR/03 Rev. : 00.

    9.5 Formulir Ketidaksesuaian, F : 05/DJBM/ SMM/PR/03 Rev. :00.

    9.6 Formulir Catatan Observasi, F : 06/DJBM/ SMM/PR/03 Rev. :00.

    9.7 Biodata Auditor, F : 07/DJBM/SMM/PR/03 Rev. :00.

    9.8 Contoh Surat Pemberitahuan Audit, F : 08/DJBM/SMM/PR/03 Rev. :00.

  • 7/23/2019 Prosedur Audit Internal

    15/23

    KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

    D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A

    PROSEDUR AUDIT INTERNAL

    No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 15/23

    No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :

    Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga

    Lampiran 9.1

    PROGRAM AUDIT TAHUNAN

    (F : 01/.../SMM/PR/03 Rev. : 00)

    NO. KLIEN AUDITTAHUN . . . . . . .

    1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

    Disusun oleh

    ( . . . . . . . . . . . . . . . ) ( . . . . . . . . . . . . . . . )

    Wakil Manajemen Pengelola Audit InternalMenyetujui

    ( . . . . . . . . . . . . . . . . .)

    Pimpinan Puncak

  • 7/23/2019 Prosedur Audit Internal

    16/23

    KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

    D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A

    PROSEDUR AUDIT INTERNAL

    No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 16/23

    No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :

    Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga

    Lampiran 9.2

    JADWAL KEGIATAN AUDIT.

    (F : 02/.../SMM/PR/03 Rev. : 00)

    NO Tgl/Hari Kegiatan

    Auditee

    Auditor KeteranganUnit Kerja Penanggung

    Jawab

    Disusun oleh :

    ( . . . . . . . . . . . . . . . ) ( . . . . . . . . . . . . . . . . . )

    Wakil Manajemen Pengelola Audit Internal

    Menyetujui

    ( . . . . . . . . . . . . . . . . .)

    Pimpinan Puncak

  • 7/23/2019 Prosedur Audit Internal

    17/23

    KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

    D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A

    PROSEDUR AUDIT INTERNAL

    No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 17/23

    No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :

    Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga

    Lampiran 9.3

    CONTOH:

    LEMBAR PEMERIKSAAN

    (F : 03/BBPJN IV/SMM/PR/03 Rev. : 00)

    UNIT KERJA :

    BBPJN IV

    NAMA BAGIAN/BIDANG/SUBDIT YG DIPERIKSA :

    Bidang Pelaksanaan, Seksi Preservasi

    Tanggal

    Pemeriksaan

    NO HASIL PEMERIKSAAN CATATAN

    SARAN : Tanda TanganAuditor

  • 7/23/2019 Prosedur Audit Internal

    18/23

    KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

    D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A

    PROSEDUR AUDIT INTERNAL

    No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 18/23

    No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :

    Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga

    Lampiran 9.4

    REKAPITULASI TEMUAN AUDIT

    (F : 04/.../SMM/PR/03 Rev. : 00)

    NONAMA UNIT

    YG DIPERIKSA

    TEMUANAUDITOR

    TARGET WAKTU

    PENYELESAIANKET

    Katagori Jumlah

    Disusun Oleh ;

    ( . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . )

    Pengelola Audit Internal

  • 7/23/2019 Prosedur Audit Internal

    19/23

    KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

    D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A

    PROSEDUR AUDIT INTERNAL

    No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 19/23

    No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :

    Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga

    Lampiran 9.5

    CONTOH :

    KETIDAKSESUAIAN

    (F : 05/BBPJN IV/SMM/PR/03 Rev. : 00)

    Unit Kerja :

    BBPJN IV

    Nama Unit Yang diperiksa :

    Bidang Pelaksanaan, Seksi Preservasi

    Tanggal Pemeriksaan :

    . . . . . . . . . . . . . . . . .

    Halaman . . . . . . . dari . . . . . . . . .

    Uraian Ketidaksesuaian :

    Klausul :

    Katagori Temuan : Mayor/Minor (*)

    Auditor : Auditee :

    N a m a : N a m a :

    Tanda tangan : Tanda tangan :

    Rencana Tindakan Perbaikan : Target tgl penyelesaian :

    Auditee : Tanda tangan Auditee :

    Verifikasi Tindakan Perbaikan

    Tidakan Perbaikan diverifikasi oleh : Tanda tangan :

    Tanggal :

    (*) Lingkari salah satu katagori temuan yang sesuai.

  • 7/23/2019 Prosedur Audit Internal

    20/23

    KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

    D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A

    PROSEDUR AUDIT INTERNAL

    No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 20/23

    No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :

    Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga

    Lampiran 9.6

    CONTOH :

    CATATAN OBSERVASI

    (F : 06/BBPJN IV/SMM/PR/03 Rev. : 00)

    Unit Kerja :

    BBPJN IV

    Nama Unit yang diperiksa :Bidang Pelaksanaan, Seksi Preservasi

    Tanggal Pemeriksaan :

    . . . . . . . . . . . . . . . . .

    Halaman . . . . . . . dari . . . .

    HASIL OBSERVASI KRITERIA(ACUAN) KETERANGAN

    A u d i t o r :

    Tanda tangan :

  • 7/23/2019 Prosedur Audit Internal

    21/23

    KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

    D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A

    PROSEDUR AUDIT INTERNAL

    No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 21/23

    No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :

    Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga

    Lampiran 9.7

    BIODATA AUDITOR

    (F : 07/.../SMM/PR/03 Rev. : 00)

    NOTANGGAL

    PEMERIKSAAN

    DURASI

    (HARI)

    UNIT KERJA

    AUDITEEJABATAN DLMPEMERIKSAAN

    JMLH

    AUDITORKETERANGAN

    (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

    Keterangan :

    (1) s/d (4) dan (7) - Jelas.

    (5) Tulis Koordinator atau Auditor

    (6) Cantumkan jumlah personil yang bertugas pada saat yang sama dalam satu tim,

    termasuk personil ybs.

  • 7/23/2019 Prosedur Audit Internal

    22/23

    KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

    D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A

    PROSEDUR AUDIT INTERNAL

    No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 22/23

    No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :

    Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga

    Lampiran 9.8

    FORMAT SURAT PEMBERITAHUAN AUDIT

    (F : 08/DJBM/SMM/PR/03 Rev. : 00)

    KOP SURAT UNIT KERJA

    Nomor : . . . . . . . . . . . . . .Lampiran : . . . . . . . . . . . . . .

    Kepada Yth.

    1. . . . . . . . .

    2. . . . . . . . .

    3. . . . . . . . . dst.

    Di Tempat

    Perihal : Pelaksanaan Audit.

    Dalam rangka penerapan Sistem Manajemen Mutu Kementerian Pekerjaan Umum dilingkungan

    ............(Sebutkan Unit Kerjanya) ............. , bersama ini kami sampaikan informasi mengenai

    rencana penyelenggaraan Audit ke............. sbb :

    1. Penyelenggaraan Audit akan dilaksanakan pada tanggal ....... s/d ......... sesuai jadwal

    terlampir.

    2.

    Pengelola Audit Internal yang akan melaksanakan tugas pemeriksaan/audit ini adalah :Koordinator Auditor Internal : . . . . . . . . .

    Auditor terdiri dari : 1. . . . . . . . . .

    2. . . . . . . . . .

    3. . . . . . . . . . dst.

    3. Kriteria Audit Internal ini adalah :

  • 7/23/2019 Prosedur Audit Internal

    23/23

    KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

    D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A

    PROSEDUR AUDIT INTERNAL

    No. Dok. : DJBM/SMM/PR/03 Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011 Hal : 23/23

    No. Rev. : 00 Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013 Paraf :

    Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga

    o Permen No. 04/PRT/M/2009 tentang Sistem Manajemen Mutu Departemen PekerjaanUmum.

    o Manual Mutu Direktorat Jenderal Bina Marga.

    o Dokumen Sistem Manajemen Mutu Direktorat Jenderal Bina Marga.

    4. Biaya yang timbul akibat diselenggarakannya kegiatan ini dibebankan pada Anggaran

    ......................................... tahun anggaran ........

    5. Laporan Hasil Audit Disampaikan kepada Pimpinan Puncak melalui Wakil Manajemen

    selambat lambatnya 10 hari kerja setelah tanggal berakhirnya kegiatan audit, tindasanLaporan disampaikan kepada Klien Audit selambat lambatnya 14 hari kerja setelah tanggal

    berakhirnya kegiatan audit.

    Sehubungan dengan rencana Kegiatan Audit tersebut, dan demi tercapainya sasaran kegiatan

    ini diharapkan kesediaan dan kerja sama seluruh pihak terkait untuk melaksanakan kegiatan

    ini dengan sebaik baiknya, dan mempersiapkan bukti bukti penerapannya.

    Demikian disampaikan, atas bantuan dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

    ......................, .................20....

    Tembusan :

    - Wakil Manajemen.

    - Pengelola Audit Internal

    ( . . . . . . . . . . . . . . . . . )

    Pimpinan Puncak