Top Banner
Project Title : E-Journal Sistem Informasi ITS Project Start Date : 25 Februari 2013 Project Finish Date : 3 Juni 2013 Budget Information : Perusahaan sudah mengalokasikan dana sebesar Rp. 80.000.000,00 untuk proyek ini. Dan sebagian besar dari dana tersebut akan digunakan untuk membayar gaji karyawan dan juga membeli peralatan untuk implementasi sistem. Project Manager : Hufadz Izzudin Project Objectives : Membangun sebuah sistem repositori / fasilitas e-journal yang masuk dalam jurusan Sistem Informasi ITS misal journal-journal dari acara SESIND, ISICO, dll. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan mahasiswa Sistem Informasi ITS maupun para akademisi luar dalam pencarian journal yang berhubungan deng teknologi informasi. Adanya sistem/fasilitas ini juga diharapkan bahwa nantinya proses dokumentasi journal yang ada di jurusan sistem informasi ITS dapat digunakan referensi para mahasiswanya serta akademisi umum, sehingga secara tidak langsung, dengan adanya e-journal ini juga sebagai media promosi jurusan sistem informasi ITS ke dunia Global. Main Project Success Criteria : Project selesai pada akhir semester genap 2012-2013 Approach : * Riset tentang user behaviour dan juga pengetahuannya tentang IT * Melakukan interview terhadap akademisi yang aktif dalam pembuatan jurnal * Memanage semua resources (buku, pegawai, peminjam, dll) dan memahami role masing-masing * Membangun sistem dengan menggunakan OJS dan menggunakan iterative approach * Mencari cara untuk meningkatkan sekuritas dan kecepatan akses ROLES AND RESPONSIBILITIES Name Role Position Contact Information Huffadz Izzudin Project Manager General Manager of Nymph’s Project House [email protected] Rusdi Kurniawan Team Member Marketing Manager of Nymph’s Project House Rachmat Arif Team Member Finance Manager of Nymph’s Project House Feddy Anugerah P Team Member IT Manager of Nymph’s Project House Izzano Monzila Team Member Operational Manager of Nymph’s Project House Ridho Zulandra Team Member HRD Manager of Nymph’s Project House Ridho Azhario Team Member HRD Manager of Nymph’s Project House Advisor Asisten Praktikum MPTI C Advisor Asisten Praktikum MPTI C Sign Off : Comments :
62

Project Charter Kelompok C7

Feb 07, 2016

Download

Documents

Izzano Monzila

Project Charter versi Kelompok C-7
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page 1: Project Charter Kelompok C7

Project Title : E-Journal Sistem Informasi ITS

Project Start Date : 25 Februari 2013 Project Finish Date : 3 Juni 2013

Budget Information : Perusahaan sudah mengalokasikan dana sebesar Rp. 80.000.000,00 untuk proyek ini. Dan sebagian besar dari dana tersebut akan digunakan untuk membayar gaji karyawan dan juga membeli peralatan untuk implementasi sistem.

Project Manager : Hufadz Izzudin

Project Objectives : Membangun sebuah sistem repositori / fasilitas e-journal yang masuk dalam jurusan Sistem Informasi ITS misal journal-journal dari acara SESIND, ISICO, dll. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan mahasiswa Sistem Informasi ITS maupun para akademisi luar dalam pencarian journal yang berhubungan deng teknologi informasi. Adanya sistem/fasilitas ini juga diharapkan bahwa nantinya proses dokumentasi journal yang ada di jurusan sistem informasi ITS dapat digunakan referensi para mahasiswanya serta akademisi umum, sehingga secara tidak langsung, dengan adanya e-journal ini juga sebagai media promosi jurusan sistem informasi ITS ke dunia Global.

Main Project Success Criteria : Project selesai pada akhir semester genap 2012-2013

Approach :

* Riset tentang user behaviour dan juga pengetahuannya tentang IT

* Melakukan interview terhadap akademisi yang aktif dalam pembuatan jurnal

* Memanage semua resources (buku, pegawai, peminjam, dll) dan memahami role masing-masing

* Membangun sistem dengan menggunakan OJS dan menggunakan iterative approach

* Mencari cara untuk meningkatkan sekuritas dan kecepatan akses

ROLES AND RESPONSIBILITIES

Name Role Position Contact Information

Huffadz Izzudin Project Manager General Manager of Nymph’s Project House

[email protected]

Rusdi Kurniawan Team Member Marketing Manager of Nymph’s Project House

Rachmat Arif Team Member Finance Manager of Nymph’s Project House

Feddy Anugerah P Team Member IT Manager of Nymph’s Project House

Izzano Monzila Team Member Operational Manager of Nymph’s Project House

Ridho Zulandra Team Member HRD Manager of Nymph’s Project House

Ridho Azhario Team Member HRD Manager of Nymph’s Project House

Advisor Asisten Praktikum MPTI C

Advisor Asisten Praktikum MPTI C

Sign Off :

Comments :

Page 2: Project Charter Kelompok C7

2

1. PROJECT SCOPE MANAGEMENT

1.1 COLLECT REQUIREMENTS

1.1.1 REQUIREMENT DOCUMENTATION

E-journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS :Requirements Document (version

1.0)

Project: E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS

Date(s): 06/03/2013

Prepared by: Kelompok 7

1.1.1.1.1 Introduction

Dokumen ini berisi persyaratan sistem untuk Proyek Pembuatan E-Journal Sistem Informasi ITS

menggunakan authentikasi email ITS. Persyaratan ini diambil berdasarkan dari kebutuhan yang di ambil dari

beberapa sumber, salah satunya adalah Project Charter yang disetujui oleh semua pihak yang terkait dengan

pembuatan E-Jornal Sistem Informasi ITS.

1.1.1.1.2 How to Use This Document

Pada bagian ini akan dijelaskan bagaimana dokumen ini dikaji dari dan oleh siapa yang berhak untuk

memperoleh dokumen ini(type of reader).

Type of Reader

Beberapa jenis pembaca yang akan mengkaji dokumen ini sebagai panduan untuk melaksanakan Proyek

Pembuatan E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS.

1. Manager Proyek

Penanggungjawab atas pelaksanaan proyek.

Mengkoordinasikan segala kegiatan yang bersangkutan dengan proyek.

Menentukan project deliverables.

Mengkoordinasikan pengalokasian sumber daya.

Menyetujui atau tidak setiap aktivitas yang berkaitan dengan proyek ini.

2. System Analist

Melakukan analisa requirement.

Memastikan bahwa sistem yang dikerjakan sesuai dengan yang diharapkan.

Perencanaan dan menganalisa desain.

Merancang sistem interaksi untuk sistem yang akan dibangun

Melakukan presentasi terhadap desain yang sudah dirancang kepada manager

proyek untuk mendapatkan persetujuan.

3. Programmer

Membuat implementasi dari design.

Melakukan bug fix.

4. Administrator dan Dokumentator

End-user mengumpulkan semua dokumen yang diperlukan dalam pembuatan

sistem.

Melakukan system testing.

Page 3: Project Charter Kelompok C7

3

Membuat dokumentasi testing.

Membuat dokumentasi sistem.

Membuat petunjuk penggunaan sistem.

5. End-user:

Mendapatkan media alat bantu untuk mengakses informasi mengenai jurnal

yang dipublikasikan di SESINDO atau tidak.

Mendapatkan automasi informasi mengenai track-record user di E-Journal

Sistem Informasi ITS. Technical Background Required

Latar belakang teknis yang diperlukan untuk memahami dokumen secara umum.Selain itu juga terdapat

kebutuhan fakta atau pemahaman yang dibutuhkan untuk bagian tertentu.

1) Identifikasi

Melakukan identifikasi terhadap kebutuhan sistem pada Proyek Pembuatan E -

Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS, yaitu

pembangunan syarat dari semua elemen yang dibutuhkan oleh sistem.

2) Analisa

Menganalisa kebutuhan sistem yang akan dilakukan sesuai dengan informasi

kebutuhan stakeholder yang telah diidentifikasi sebelumnya.

3) Coding

Menerjemahkan kebutuhan sistem ke dalam bahasa yang bisa dimengerti oleh

komputer.

4) Testing

Pengujian eksternal fungsional untuk mencari dan menemukan kesalahan-

kesalahan dan memastikan hasil yang aktual sesuai dengan kebutuhan.

5) Maintenance

Authentikasi Email ITS yang sudah berhasil pada SI Library dan konsumen bisa

menggunakannya.Namun, pemeliharaan diperlukan untuk menunjang kinerja dari

sistem yang ada.

1.1.1.1.3 Scope of The Product

Proyek Pembuatan E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS memberikan banyak

kemudahan untuk mengakses dan memasukkan jurnal kesetiap stakeholder. Proyek E-Journal Sistem Informasi

ITS menggunakan authentikasi email ITS ditunjukan untuk:

Stakeholder ManfaatUtama Peran

Mahasiswa Mahasiswa bisa mengakses,

mendownload dan mereview

jurnal sebagai bahan referensi

untuk Tugas Akhir atau yang

lain

Sebagai Reviewer

Sebagai Penguji sistem

Dosen SI ITS Sebagai Editor

Sebagai Reviewer

Sebagai Penguji Sistem

Karyawan SI ITS Sebagai Reviewer

Page 4: Project Charter Kelompok C7

4

Sebagai Penguji Sistem

Kepala Jurusan SI Memberikan keputusan

strategis yang terkait dengan

kebijakan dalam proyek pada

tingkat Jurusan.

1.1.1.1.4 Business Case for the Product

1. Mengapa Produk E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi

email ITS diperlukan?

Karena Jurusan Sistem Informasi ITS membutuhkan suatu tempat untuk

mendokumentasikan hasil karya jurnal yang juga dipublikasikan ke event SESINDO

dan kebutuhan untuk mencari sumber referensi yang terkait dengan Sistem

Informasi.

2. Bagaimana Produk ini akan berkontribusi terhadap Institut Teknologi

Sepuluh Nopember?

Dengan adanya E-Journal ini diharapkan jurusan Sistem Informasi ITS akan menjadi

terkenal karena banyaknya jurnal yang dibuat dan dapat menarik minat orang

untuk memperdalam ilmu di Sistem Informasi ITS .

2.1.1.2 General description

1.1.1.2.1 Product Perspective

1. Mengapa memilih mengembangkan produk ini?

Untuk mempermudah mencari dan mempublikasi jurnal sebagai bahan referensi

yang dibutuhkan.

2. Apa yang dibutuhkan untuk service?

Sistem E-Journal ini dibangun untuk mempermudah.Dengan berbasis website

sehingga semua civitas Sistem Informasi ITS dapat mengaksesnya darimana saja.

3. Siapa stakeholder utama?

Stakeholder utama adalah semua civitas yang ada di jurusan Sistem Informasi

ITS

1.1.1.2.2 Product Functions

1. Apa yang bisa dilakukan produk E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan

authentikasi email ITS?

Beberapa yang bisa dilakukan dengan menggunakan E-Journal Sistem Informasi

ITS dengan menggunakan authentikasi email ITS adalah:

a. Mempermudah dalam pencarian abstract jurnal.

b. Mempermudah untuk mencari jurnal yang diperlukan.

c. Mempermudah dalam publikasi jurnal ilmiah.

2. Kegiatanapa yang bisa dilakukan oleh pengguna?

Page 5: Project Charter Kelompok C7

5

a. Untuk Reviewer: Hanya bisa mereview dan berkomentar mengenai jurnal

b. Untuk Author: Mempublikasikan dan mereview jurnal

c. Untuk Editor: Menyetujui publikasi dan mereview jurnal

d. Untuk Admin: Memanage user yang ada dalam Sistem E-Journal

1.1.1.2.3 User Characteristics

Siapa yang diharapkan untuk menggunakan produk jadi dari Proyek Pembuatan E-Journal Sistem

Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS?

Semua civitas yang ada di Sistem Informasi ITS

1.1.1.2.4 General Constraints

Kendala umum yang dihadapi dalam sistem produk jadi proyek ini adalah

User tidak memahami cara kerja publikasi jurnal secara rinci

1.1.1.3 Specific Requirements

1.1.1.3.1 User Requirements

Kebutuhan user adalah sebagai berikut:

a. Adanya sistem autentikasi user dengan email ITS

b. Adanya fitur SEO yang bisa mencari secara cepat dan tepat.

1.1.1.3.2 Reporting requirements

Feature yang akan diberikan dalam E-Journal Sistem Informasi ITS

Fitur subscribe via E-Mail

-Berlangganan berita/notifikasi yang akan diberitahukan melalui email

Fitur Search

-Untuk Mencari secara tepat topik yang ingin dicari

Fitur Submission

-Untuk mengupload file jurnal berformat PDF atau Doc.

Fitur Log-In

-Untuk authentikasi

Fitur Current

-Mengetahui isu isu terbaru pada jurnal

Fitur Journal Help

-Berisi penjelasan fitur fitur yang ada dan tata cara menggunakannya

Fitur Archieve

-Berisi Jurnal yang dipublikasi yang telah disetujui

1.1.1.4 Security Requirements

Admin yang bertugas memanage user.

Menanggulangi akses dengan role yang tidak sesuai.

Untuk Reviewer: Hanya bisa mereview dan berkomentar mengenai jurnal

Untuk Author: Mempublikasikan dan mereview jurnal

Page 6: Project Charter Kelompok C7

6

Untuk Editor: Menyetujui publikasi dan mereview jurnal

Untuk Admin: Memanage user yang ada dalam Sistem E-Journal

1.1.2 ReQuirements Management plaN

Pengumpulan kebutuhan stakeholder dilakukan melalui beberapa metode :

1 Interview

Metode wawancara dengan beberapa pertanyaan mengenai kebutuhan kepada stakeholder

yang terkait langsung pada pengembangan proyek, yaitu Koordinator Infrastruktur, Dosen

Jurusan Sistem Informasi, administrator SI mengenai aspek -aspek kebutuhan pada

website.

2 Group decision making

Proses penilaian alternatif berganda dengan hasil yang diharapkan dalam bentuk resolusi

tindakan masa depan. Teknik ini dapat digunakan untuk menghasilkan,

mengklasifikasikan, dan memprioritaskan kebutuhan sistem.

3 Observation

Pengamatan terhadap sistem yang saat ini terkait dengan kegiatan, teknologi, dan fasilitas

lainnya yang terkait dengan proyek.

Categories:

Tim pengembang mengklasifikasikan kebutuhan klien menjadi 2 kategori dengan masing –

masing sub kategori, yaitu sebagai berikut :

1 Functional Requirements

● Content / Pages

● Features

● Integration

2 Non Funcional Requreiments

● Security

● Reliability

● Operability

● Configuration Management

Prioritization:

Berdasarkan dokumentasi kebutuhan yang telah dilakukan, prioritas kebutuhan adalah sebagai

berikut:

Page 7: Project Charter Kelompok C7

7

Stakeholder Requirement Category Priority

Koordinator Infrastruktur Login menggunakan email ITS Fungsional >>

Keamanan

1

Dosen Jurusan Sistem

Informasi

● Mengupload konten informasi

berupa teks (pdf) ke dalam

website

● Review E-Jurnal

● Editor E-Jurnal

Fungsional >>

Konten

2

Civitas Jurusuan Sistem

Informasi selain Dosen

Menggunakan dan akses E-Jurnal Kebutuhan Non

Fungsional

3

Administrator IT Jurusan

Sistem Informasi ● Konfigurasi E-Jurnal

● Maintenance E-Jurnal

Fungsional >>

Integrasi

1

Traceability:

Ruang lingkup untuk proyek ini didefinisikan melalui proses pengumpulan kebutuhan secara

komprehensif. Pertama, analisis menyeluruh dilakukan pada website saat ini perusahaan

perangkat lunak berdasarkan karyawan dan feedback pengguna. Dari informasi ini, tim proyek

mengembangkan dokumen kebutuhan proyek, rencana pengelolaan kebutuhan, dan matriks

ketertelusuran kebutuhan untuk pencapaian akhir aplikasi perangkat lunak.

Deskripsi proyek dan deliverable dikembangkan berdasarkan proses pengumpulan kebutuhan

dalam desain perangkat lunak, dukungan teknis, pemrograman dan aplikasi website. Proses

mengumpulan kebutuhan untuk website akan menghasilkan kebutuhan perangkat lunak yang

mendukung proses E-Jurnal yang belum berjalan dengan baik.

Configuration Management:

● Perubahan ruang lingkup proyek dapat dilakukan maksimal 1 bulan setelah proyek ini

dimulai

● Adapun prosedur perubahan proyek adalah sebagai berikut :

● Manager Proyek, Sponsor dan Stakeholder akan menetapkan dan menyetujui dokumen

untuk mengukur ruang lingkup proyek yang mencakup checklist kualitas deliverable dan

pengukuran kinerja.

● Perubahan ruang lingkup dapat diusulkan oleh Manajer Proyek, Stakeholder atau anggota

tim proyek.

● Semua permintaan perubahan akan diserahkan kepada Manajer Proyek yang kemudian

akan mengevaluasi perubahan lingkup yang diminta.

● Setelah permintaan perubahan lingkup diterima, Manajer Proyek akan mengajukan

permintaan perubahan ruang lingkup kepada Dewan Pengendalian Perubahan dan

Sponsor Proyek untuk disetujui.

● Setelah persetujuan perubahan lingkup oleh Dewan Pengendalian Perubahan dan

Sponsor Proyek, Manager Proyek akan memperbarui semua dokumen proyek dan

mengkomunikasikan perubahan ruang lingkup untuk semua stakeholder.

Page 8: Project Charter Kelompok C7

8

Verification:

Beberapa metode yang digunakan untuk memverifikasi kebutuhan antara lain:

1 Observation

Metode pengumpulan data melalui pengamatan langsung atau peninjauan secara cermat

dan langsung di lapangan, apakah pemilihan kebutuhan sudah tepat sesuai kondisi saat

ini dan dapat berjalan dengan benar pada sistem yang ada

2 Measurement

Suatu kegiatan membandingkan kebutuhan dengan ukuran tertentu untuk mendapatkan

nilai atau akurasi kebutuhan itu. Pengukuran dilakukan dan sifatnya kuantitatif.

3 Testing

Tiap aktivitas yang digunakan untuk dapat melakukan evaluasi suatu atribut atau

kemampuan dari program atau sistem dan menentukan apakah kebutuhan telah benar

atau harus diubah.

1.1.1 Requirements traceability matrix

Collect Requirement

Diantara banyaknya proses untuk collect requirment, maka kami telah juga mengajukan untuk

bebrapa solusi untuk membuat kebutuhan proyek terlakasana, dengan metode interview

techniques dan juga group decision making techniques, juga akan membantuk kita sebagai

project manager untuk melakukan tugasnya, oleh karena itu terdapat beberapa hasil interview

kami dengan para stakeholder yang mempunyai wewenang untuk hasil output dari proyek ini.

User Needs

Environment

Apa saja yang menjadi lingkungan bisnis system ?

Informasi merupakan salah satu kebutuhan kita dimana kita sekarang sudah masuk ke dalam

masa atau zaman era teknologi, jadi semua informasi dari penjuru dunia akan sangat mudah

terbaca bagi kita yang sudah paham tentang informasi dan dari informasi ini pula kita juga

mengetahui apa saja yang ada didunia, kejadian apa saja, serta informasi terupdate apa saja yang

sekarang secara ilmiah. Web E-Jurnal Jurusan Sistem Informasi ITS di intrgrasikan dengan

official website SI ITS menyediakan informasi tersebut.

Apa saja lingkungan fisik system ?

Page 9: Project Charter Kelompok C7

9

Aplikasi ini berbasis web dimana nantinya atau outputnya bisa diimplementasiakan dan dilihat

oleh banyak kalangan dengan mudah, karena berdasar informasi, maka hal ini yang menjadikan

web ini berisikan seluruh Jurnal yang ada di Jurusan Sistem Informasi ITS.

Stakeholders / Actors

User

Dalam proses pembuatannya, website E-Jurnal SI ITS ini menyajikan beberapa bentuk informasi

antara lain menggunakan file jurnal yang telah diupload, ataupun dengan menyajikan link lain

yang mendukung informasi tersebut. User menginginkan kemudahan dalam penggunaan website

E-Jurnal SI ITS, serta terdapat informasi yang sangat jelas dan menu help pada website.

Kebutuhan Utama

● Memberikan kebutuhan informasi tentang Jurnal yang ada di Jurusan SI ITS ataupun

jurnal-jurnal yang masuk pada acara atau event-event SI ITS.

● Berinteraksi dengan dengan pengguna.

● Fitur-fitur menarik sehingga mudah dimengerti user

● Interface yang baik

Page 10: Project Charter Kelompok C7

10

Requirement Information Relationship Traceability

ID Requirement Priority Catego

ry

Source Relates to

Objective

Manifests in WBS

Deliverable

Verification Validation

1. 3 TampilanHalam

anprofil

1 Page Interview&

Brainstorming

1 1.2.4.1 Testing Testing

Checklist

2. 4 TampilanHalam

anberitaterkini

1 Page Interview&

Brainstorming

1

1.2.4.2

Testing Testing

Checklist

3. 5 TampilanHalam

an menu – menu

1 Page Interview&

Brainstorming

1 1.2.4.3 Testing Testing

Checklist

4. 6 TampilanHalam

angaleridokume

ntasikegiatan

1 Page Interview&

Brainstorming

1 1.2.4.4 Testing Testing

Checklist

5. 7 Posting konten

website (artikel,

berita, menu

terbaru,

foto&video

dokumentasi)

2 Fitur Interview&Brai

nstorming

1 1.2.6.1 Testing Testing

Checklist

6. 8 Editing konten

website (artikel,

berita, menu

terbaru,

foto&videodoku

mentasi)

2 Fitur Interview&

Brainstorming

1 1.2.6.2 Testing Testing

Checklist

7. 9 Deleting konten

website (artikel,

berita, menu

terbaru,

foto&videodoku

mentasi)

2 Fitur Interview&

Brainstorming

1 1.2.6.3 Testing Testing

Checklist

8. Updating konten

website (artikel,

berita, menu

terbaru,

foto&videodoku

mentasi)

2 Fitur Interview&

Brainstorming

1 1.2.6.4 Testing Testing

Checklist

9. 1

0

Forum untuk

Social

Networking

2 Fitur Interview&

Brainstorming

1 1.2.6.5 Testing Testing

Checklist

Page 11: Project Charter Kelompok C7

11

TUGAS

DEFINE ACTIVITY .............................................................................................................. 12 Activity list ....................................................................................................................................................... 12

Activity attribute LIST ..................................................................................................................................... 21

Milestone list ..................................................................................................... Error! Bookmark not defined.

SEQUENCE ACTIVITY ....................................................... Error! Bookmark not defined. project schedule network diagram ..................................................................... Error! Bookmark not defined.

Estimate activity duration .................................................................................. Error! Bookmark not defined.

ACTIVITY DURATION ESTIMATES ........................................................ Error! Bookmark not defined.

Duration Estimates Worksheet .......................................................................... Error! Bookmark not defined.

Analogus estimate .......................................................................................... Error! Bookmark not defined.

Milestones Activity ............................................................................................ Error! Bookmark not defined.

PROJECT DOCUMENT UPDATES ................................................................ Error! Bookmark not defined.

RISK REGISTER .......................................................................................... Error! Bookmark not defined.

Page 12: Project Charter Kelompok C7

12

PROJECT TIME MANAGEMENT

DEFINE ACTIVITY Activity list

Adapun daftar aktivitas dalam pengerjaan proyek ini, yakni sebagai berikut.

▲ ID ▲ ACTIVITY ▲ DESCRIPTION OF WORK

▲ 1. ▲ Fase Identifikasi ▲ Identifikasi kebutuhan customer yang dibutuhkan terkait dengan E-Journal

▲ 1.1 ▲ Identifikasi Kebutuhan ▲ Pihak yang terlibat :

Client

Project Manager

▲ Penggalian kebutuhan

yang dilakukan oleh tim

proyek (developer) untuk

menentukan kebutuhan

dan batasan pengerjaan

proyek E-Journal

▲ 1.1.1 ▲ Pembagian JobDesk ▲ Pada tahap ini project

manager dana team

project membagi jobdesk

masing-masing, untuk

menentukan kebutuhan

project.

▲ 1.1.2 ▲ Pertemuan dengan

Client

▲ Pada pertemuan dengan

client ini, kami menggali

kebutuhan langsung dari

owner.

Page 13: Project Charter Kelompok C7

13

▲ 1.1.3 ▲ Monitoring dan

Evaluasi

▲ Pada tahap monitoring

dan evaluasi kali ini kami

memonitoring hasil

penggalian kebutuhan

yang telah kami dapat

saat pertemuan dengan

project owner/client.

Selain itu juga

mengevaluasi semua

ketercapaian pada tahap

ini.

▲ 1.1.4 ▲ Pembuatan Project

Charter

▲ Membuat project charter

dari kebutuhan yang

sudah di tentukan.

▲ 1.2 ▲ Identifikasi Stakeholder

▲ Pihak yang terlibat :

Client

Manager proyek

▲ Menentukan siapa saja stakeholder terkait dengan proyek E-Journal dan stakeholder lain yang mempengaruhi secara langsung maupun tidak langsung

▲ 1.2.1 ▲ Meeting Stakeholder ▲ Bertemu dengan client

untuk membahas siapa

saja stakeholder yang

terlibat dalam pembuatan

proyek E-Journal

▲ 1.2.2 ▲ Monitoring dan Evaluasi

▲ Pada tahap monitoring

dan evaluasi kali ini kami

Page 14: Project Charter Kelompok C7

14

memonitoring hasil

penggalian kebutuhan

yang telah kami dapat

saat pertemuan dengan

stakeholder. Selain itu

juga mengevaluasi

semua ketercapaian

pada tahap ini.

▲ 1.2.3 ▲ Penandatanganan Project Charter

▲ Pada tahap ini client

akan menandatangani

project charter yang

sudah kami buat.

▲ 2. ▲ Fase Analisis dan

Design

▲ Melakukan

perencanaan mengenai

proyek yang akan

dikerjakan serta

merancang design

yang sesuai

berdasarkaan

kebutuhan yang

diperoleh dari tahap

sebelumnya.

▲ 2.1 ▲ Analisa Kebutuhan ▲ Pihak yang terlibat :

Surveyor

Manajer proyek

▲ Menganalisa kebutuhan user yang telah teridentifikasi di tahap sebelumnya, apakah benar-benar dibutuhkan apa tidak dan apakah fungsi tersebut bisa

Page 15: Project Charter Kelompok C7

15

diimplementasikan atau tidak. Membuat use case diagram untuk setiap pengguna website.

▲ 2.1.1 ▲ Pembuatan Use Case Scenario

▲ Pada tahap ini, hasil dari

kebutuhan dari sistem

akan dibuat sebuah use

case scenario untuk

merepresentasikan

proses yang terjadi dari

kebutuhan yang sudah

ditentukan.

▲ 2.1.2 ▲ Pembuatan dokumen SKPL (Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak)

▲ Berdasarkan usecase

yang telah dibuat, lalu

diteruskan ke dalam

pembuatan dokumen

SKPL untuk diserahkan

kepada programmer

untuk dibuatkan sistem

yang dimaksud.

▲ 2.2 ▲ Arsitektur Desain ▲ Pihak yang terlibat :

Desainer

System Analyst

▲ Membuat asitektur desain yang sesuai dengan kebutuhan yang telah didapatkan dan menganalisa semua hasil desain awal serta menyesuaikan kebutuhan dengan desain.Lalu dari tahap ini akan dihasilkan sebuah user interface.

Page 16: Project Charter Kelompok C7

16

▲ 2.2.1 ▲ Pembuatan User Interface

▲ Pada tahap ini akan dirancang sebuah user interface untuk proyek E-Journal.

▲ 2.2.2 ▲ Pembuatan Dokumentasi UI

▲ Pada tahap ini akan mendokumentasikan hasil User Interface yang telah dibuat pada tahap sebelumnya.

▲ 2.3 ▲ Management Resiko ▲ Pada tahap ini akan dirancang sebuah risk management untuk penanganan resiko yang akan terjadi pada fase-fase selanjutnya.

▲ 2.4 ▲ Monitoring dan Evaluasi

▲ Mengadakan rapat untuk membahas tentang analis dan design yang telah dibuat

▲ 2.5 ▲ Fixing Problem ▲ Melakukan pembenaran terhadap design yang dibuat apabila terjadi kesalahan.

▲ 3. ▲ Fase Programming ▲ Proses melakukan pengembangan aplikasi (membangun source code)

▲ 3.1 ▲ Pengembangan Front End

▲ Pihak yang terlibat :

Programmer

▲ Pengembangan website (coding) untuk front end website berdasarkan dengan User Interface dan document SKPL yang telah dibuat sebelumnya.

▲ 3.1.1 ▲ Pembuatan Fitur-Fitur Pada Front-End

▲ Membuat Fitur berdasarkan dokumen

Page 17: Project Charter Kelompok C7

17

SKPL yang telah dibuat.

▲ 3.2 ▲ Pengembangan Back End

▲ Pihak yang terlibat :

Programmer

▲ Pengembangan website (coding) untuk front end website berdasarkan dengan User Interface dan document SKPL yang telah dibuat sebelumnya.

▲ 3.2.1 ▲ Pembuatan Fitur-Fitur Pada Back-End

▲ Membuat Fitur

berdasarkan dokumen

SKPL yang telah dibuat.

▲ 3.3 ▲ Monitoring dan Evaluasi

▲ Melakukan monitoring

dan evaluasi selama

masa pemrograman

serta melakukan fixing

problem ketika

menemukan masalah

dalam tahap ini.

▲ 4. ▲ Fase Implementasi dan Uji

▲ Proses

mengimplementasikan

proyek yang telah

dibuat dan menguji-

coba proyek

▲ 4.1 ▲ Implementasi ▲ Melakukan

implementasi E-Journal

pada server yang telah

dibeli

▲ 4.1.1 ▲ Pengurusan Perijinan

▲ Mengurus perijinan

terhadap stakeholder

Page 18: Project Charter Kelompok C7

18

terkait implementasi

proyek.

▲ 4.1.2 ▲ Pengadaan Server dan Perlengkapan

▲ Pembelian server dan

perlengkapan yang

mendukung kinerja

proyek yang akan

diimplementasikan.

▲ 4.1.3 ▲ Instalasi Server ▲ Melakukan setting dan

instalasi proyek ke

server yang sudah

dibeli serta mengatur

jaringannya.

▲ 4.2 ▲ Testing ▲ Pihak yang terlibat :

Project Manager

Stakeholder

▲ Menguji E-Journal yang telah ready kepada stakeholder

▲ 4.2.1 ▲ Testing Fungsional Requirement

▲ Mengetes apakah fungsional requirementnya sudah berjalan seperti yang diharapkan client.

▲ 4.2.2 ▲ Testing Non Fungsional Requirement

▲ Mengetes apakah fungsional requirementnya sudah berjalan seperti yang diharapkan client.

▲ 4.3 ▲ Checking & Reviewing ▲ Pihak yang terlibat :

Sponsor (klien)

Manager proyek

Page 19: Project Charter Kelompok C7

19

Programmer

▲ Melakukan check dari

awal, dimulai dari project

chrater yang dibuat,

apakah produk sudah

sesuai dengan

kebutuhan yang sudah

diidentifikasikan di awal.

Jika belum sesuai maka

programmer akan

melakukan perbaikan

lanjut.

▲ 4.3.1 ▲ Checking Document dan Reviewing

▲ Pada tahap ini akan dilakukan proses check dan review terhadap feedback dari client tentang proyek yang telah diujicobakan.

▲ 4.3.2 ▲ Fixing Problem ▲ Melakukan pembenaran apabila ada ketidaksesuaian dari proyek yang sudah diimplementasikan.

▲ 5. ▲ Closing ▲ Proses penutupan proyek yang telah selesai serta penyerahan project yang telah jadi beserta dokumen-dokumen pendukung dan pelengkap.

▲ 5.1 ▲ Pembuatan User Guide

▲ Pihak yang terlibat :

Programmer

Tim Proyek

Page 20: Project Charter Kelompok C7

20

▲ Pembuatan tutorial kepada pihak klien terhadap produk hasil pengerjaan tim proyek

▲ 5.1.1 ▲ Dokumentasi Penggunaan Aplikasi

▲ Membuat sebuah dokumen mengenai cara penggunaan aplikasi E-Journal

▲ 5.1.2 ▲ Penyerahan Dokumentasi User Guide

▲ Menyerahkan hasil user guide kepada client dan stakeholder lainnya.

▲ 5.2 ▲ Laporan Document Akhir

▲ Pihak yang terlibat :

Project Manager

Team Project

▲ Mengumpulkan dokumentasi proyek dari awal hingga akhir pembuatan proyek serta rangkuman dari keseluruhan project.

▲ 5.2.1 ▲ Pembuatan Laporan Akhir Proyek

▲ Pada tahap ini semua dokumen akan dirangkum menjadi Laporan Akhir Proyek.

▲ 5.2.2 ▲ Penyerahan Laporan Akhir Proyek

▲ Penyerahan Laporan Akhir Proyek kepada Client.

▲ 5.2.3 ▲ Presentasi Proyek Akhir

▲ Melakukan presentasi kepada para stakeholder beserta client bahwa proyek telah selesai.

Page 21: Project Charter Kelompok C7

21

Activity attribute LIST

ID ACTIVI

TY

DESCRIPTION OF

WORK

PREDECE

SSOR

RELATIONS

HIP

LEA

D

OR

LAG

SUCCESSOR

1

Fase

Identif

ikasi

Identifikasi

kebutuhan

customer yang

dibutuhkan

terkait dengan E-

Journal

Pertemuan

pertama dengan

klien

1.1

Identif

ikasi

Kebut

uhan

Penggalian

kebutuhan yang

dilakukan oleh tim

proyek (developer)

untuk menentukan

kebutuhan dan

batasan pengerjaan

proyek E-Journal

Pertemuan

pertama

dengan

klien

Strong -

Dokumen yang

Mencatat

Kebutuhan

Customer

1.2

Identif

ikasi

Stakeh

older

Menentukan siapa

saja stakeholder

terkait dengan

proyek E-Journal

dan stakeholder

lain yang

mempengaruhi

secara langsung

maupun tidak

langsung

Pertemuan

dengan

Client

medium Lag Menentukan

Stakeholder

2

Fase

Analis

is dan

Design

Melakukan

perencanaan

mengenai proyek

yang akan

dikerjakan serta

merancang design

yang sesuai

berdasarkaan

kebutuhan yang

diperoleh dari

tahap

sebelumnya.

Penandata

nganan

proyek

charter

Strong

Lea

d

Wawancara

kebutuhan

stakeholder

2.1 Analis

a

Menganalisa

kebutuhan user

Diskusi

dengan Strong Lead

Identifikasi

kebutuhan

pengguna dan

Page 22: Project Charter Kelompok C7

22

Kebut

uhan

yang telah

teridentifikasi di

tahap sebelumnya,

apakah benar-benar

dibutuhkan apa

tidak dan apakah

fungsi tersebut bisa

diimplementasikan

atau tidak.

Membuat use case

diagram untuk

setiap pengguna

website.

klien software

2.2 Arsite

ktur

Desain

Membuat asitektur

desain yang sesuai

dengan kebutuhan

yang telah

didapatkan dan

menganalisa semua

hasil desain awal

serta menyesuaikan

kebutuhan dengan

desain.Lalu dari

tahap ini akan

dihasilkan sebuah

use case scenario.

Pembuatan

arsitektur

sesuai

dengan

identifikasi

kebutuhan

medium Lag Eksekusi proyek

2.3 Desain

Interfa

ce

Membuat user

interface sesuai

dengan use case

scenario yang telah

dibuat.

Diskusi

dengan

stakeholder

Strong Lead Eksekusi proyek

3 Progr

ammi

ng

Proses melakukan

pengembangan

aplikasi

(membangun

source code)

Pembuatan

prototype

dan

evaluasi

Strong Lea

d

Pengumpulan

data Website

3.1

Penge

mbang

an

Front

End

Pengembangan

website (coding)

untuk front end

website

Pengumpul

an data

website

Strong Lag Pengumpulan

data Website

3.2 Penge Pengembangan

Pengumpul

an data Strong Lag Pengumpulan

Page 23: Project Charter Kelompok C7

23

mbang

an

Back

End

website (coding)

untuk back end

website

website data Website

4

Imple

menta

si dan

Uji

Proses

mengimplementas

ikan source code

yang telah dibuat

dan menguji-coba

website

Pembuatan

website Strong

Lea

d

Pengawasan dan

Pengendalian

proyek

4.1 Testin

g

Menguji E-Journal

yang telah ready

kepada stakeholder

Status

report Medium Lag Testing

4.2

Checki

ng dan

Revie

wing

Melakukan check

dari awal, dimulai

dari project chater

yang dibuat,

apakah produk

sudah sesuai

dengan kebutuhan

yang sudah

diidentifikasikan di

awal. Jika belum

sesuai maka

programmer akan

melakukan

perbaikan lanjut.

Tutorial

website

kepada

klien

Weak Lead Melakukan

checking

5. Closin

g

Proses penutupan

proyek yang telah

selesai serta

penyerahan project

yang telah jadi

beserta dokumen-

dokumen pendukung

dan pelengkap.

Testing

4.4 Pembuat

an user

guide

Pembuatan tutorial

kepada pihak klien

terhadap produk

hasil pengerjaan

tim proyek

Review

dokumen Weak Lead

Persiapan

Laporan akhir

proyek

4.5

Lapora

n

Docu

ment

Mengumpulkan

dokumentasi

proyek dari awal

hingga akhir

Pengajuan

laporan

akhir

Strong Lag Persiapan

presentasi

penutupan

Page 24: Project Charter Kelompok C7

24

Akhir pembuatan proyek

serta rangkuman

dari keseluruhan

project.

4.6

Presen

tasi

Proyek

Akhir

Melakukan

presentasi kepada

client dan

stakeholder bahwa

proyek sudah

selesai dan proyek

akan ditutup

Proyek ditutup

Page 25: Project Charter Kelompok C7

25

Table of Contents

Estimate Cost .......................................................................................................................... 26 Activity cost estimates .......................................................................................................... 26 Basis of estimates ................................................................................................................. 31 Project document updates ..................................................... Error! Bookmark not defined.

Determine Budget ................................................................... Error! Bookmark not defined. Cost performance baseline .................................................... Error! Bookmark not defined. Project funding requirements ................................................ Error! Bookmark not defined. Project document updates ..................................................... Error! Bookmark not defined.

Control Cost ........................................................................................................................... 31 Work performance measurements ........................................................................................ 31 Budget forecasts ................................................................... Error! Bookmark not defined. Organizational process assets updates .................................. Error! Bookmark not defined. Change requests .................................................................... Error! Bookmark not defined. Project management plan updates ........................................ Error! Bookmark not defined. Project document updates ..................................................... Error! Bookmark not defined.

Page 26: Project Charter Kelompok C7

26

Project Cost Management

Estimate Cost Activity cost estimates

Pengaturan biaya dalam proyek ini dibagi menjadi dua jenis, yaitu initial cost dan gradual cost, dimana

initial cost adalah biaya yang sudah ditetapkan dan langsung dibayar secara penuh, dan gradual cost adalah biaya

yang juga sudah ditetapkan namun pembayarannya dilakukan secara bertahap (periodik). Untuk biaya initial-nya

dibagi lagi menjadi 2 jenis yaitu biaya pembelian hardware(server, dll) dan biaya tiap tahap proyek sudah ditetapkan

di WBS, yaitu sebagai berikut:

No Keterangan Biaya

1 Server Rp19.900.000

2. Domain dan Kelengkapan (5 tahun) Rp5.500.000

3. Identifikasi Rp890.000

4. Analisa dan Desain Rp4.800.000

5. Programming Rp6.800.000

6. Implementasi dan Testing Rp20.000.000

7. Closing Rp7.900.000

Total Biaya Rp65.790,000

Kemudian untuk gradual cost, yaitu biaya penggajian pekerja, dimana gaji Project

Manager perbulannya adalah Rp4.000.000, dan gaji tiap anggota proyek adalah

Rp2.500.000 ditunjukkan di tabel berikut:

No Keterangan

Biaya perBulan

Biaya Total

Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3

1 Project Manager Rp4.000.000 Rp4.000.000 Rp4.000.000 Rp12.000.000

2. Team Proyek

(5 orang)

Rp12.500.000 Rp12.500.000 Rp12.500.000 Rp37.500.000

Total biaya untuk gradual cost adalah Rp49.500.000, dimana jika ditambahkan dengan total biaya initial

cost (Rp47.860.000) maka total biaya untuk proyek ini adalah Rp97.360.000.

Berikut adalah rincian biaya per aktivitas:

Page 27: Project Charter Kelompok C7

27

Table 1 Activity Cost Estimate

Number Name Keterangan Estimated Cost

1 Elicitation Melakukan identifikasi kebutuhan, stakeholder, dan resiko.

Rp. 2.100.000

1.1 Identifikasi Kebutuhan

Definisi : o Identifikasi kebutuhan

pada proyek yang akan dijalankan bersama dengan pemilik proyek.

Aktivitas : o Pembagian Jobdesk o Pertemuan dengan Client o Monitoring dan Evaluasi o Pembuatan Project Charte

Rp.1.000.000

1.2 Identifikasi Stakeholder

Definisi : o Mengidentifikasi

Stakeholder yang terkait dengan proyek

Aktivitas : o Meeting dengan

Stakeholder o Monitoring dan Evaluasi o Penandatanganan Project

Charter

Rp.400.000

2 Analisis dan Desain

Melakukan analisa dari hasil identifikasi, serta melakukan dan pembuatan desain usert interface

Rp.3.650.000

2.1 Analisa Kebutuhan

Definisi : o Evaluasi keadaan sistem

saat ini Aktivitas :

o Pembuatan Use Case o Pembuatan Dokumentasi

SKPL

Rp.450.000

2.2 Arsitektur

Desain

Definisi : o Merancang desain

interface untuk sistem E-Journal

Aktivitas : o Pembuatan User Interface o Pembuatan Dokumentasi

Pembutan UI

Rp.1.200.000

2.3 Manajemen Definisi : o Menganalisa kebutuhan

Rp.1.200.000

Page 28: Project Charter Kelompok C7

28

Resiko fungsional dari sistem secara spesifik

Aktivitas : o Melakukan analisa

terhadap hasil identifikasi kebutuhan fungsi.

o Menentukan fungsi apa saja yang akan diterapkan dalam pembuatan egroupware

2.4 Monitoring dan Evaluasi

Definisi : o Melakukan monitoring

pada tahap ini serta evaluasi proyek

Aktivitas : o Mencari software apa saja

yang sesuai dengan kriteria permasalahanyang ada (memiliki fungsi-fungsi yang sesuai).

o Melakukan seleksi software

Rp.800.000

2.5 Fixing Problem

3 Programming Melakukan perancagan awal software yang terdiri dari perancangan antarmuka dan pemilihan modul

Rp.2.150.000

3.1 Pengembangan Fron-End

Definisi : o Membuat desain antar

muka dari sistem. Aktivitas :

o Membuat antar muka sesuai dengan kebutuhan yang sudah di identifikasi pada tahap awal (identifikasi)

Rp.1.400.000

3.2 Pengembangan Back-End

Definisi : o Melakukan pemilihan

modul untuk sistem yang akan dijalankan

Aktivitas : o Melakukan penambahan

atau pengurangan modul egroupware sesuai

Rp.750.000

Page 29: Project Charter Kelompok C7

29

dengan kebutuhan

3.3 Monitoring dan Evaluasi

4 Implementasi dan Testing

Melakukan pemasangan Web/Sistem kedalam sever untuk dilakukan pengujian dan perbaikan apabila ada masalah

Rp.5.600.000

4.1 Implementasi Definisi : o Melakukan pemasangan

software pada server Aktivitas :

o Melakukan pengecekan spesifikasi server

o Melakukan pemasangan web pada server di jurusan Sistem Informasi

Rp.1.000.000

4.2 Testing Definisi : o Melakukan pengujian

pada sistem untuk melihat apakah fungsi-fungsi yang dipasang sudah bekerja.

Aktivitas : o Membuat daftar fungsi

yang ada pada sistem o Melakukan testing tiap

fungsi pada sistem o Mencatat hasil testing

tiap fungsi

Rp.1.600.000

4.3 Checking dan Reviewing

Definisi : o Melakukan Pengujian

pada sistem untuk mengetahui batasan kinerja dari sistem.

Aktivitas : o Melakukan testing kinerja

sistem dengan memasukkan banyak record secara bersamaan

o Mencatat hasil testing .

Rp.1.500.000

4.4 Fixing Problem Definisi : o Melakukan perbaikan

software berdasarkan

Rp.1.500.000

Page 30: Project Charter Kelompok C7

30

hasil pengujian (test) Aktivitas :

o Memperbaiki fungsi-fungsi yang tidak berjalan dengan baik sesuai dengan daftar hasil pengujian fungsi

o Memperbaiki pengaturan sistem untuk meningkatkan kinerja jika tidak sesuai dengan standar.

5. Closing Melakukan peluncuran software dengan mengadakan pengenalan software dan pelatihan

Rp6.000.000

5.1 Pembuatan User Guide

Definisi : o Pembuatan panduan

penggunaan untuk diberika pada pengguna

Rp.500.000

5.2 Pembuatan Laporan Akhir

Definisi : o Melakukan pengenalan

software pada pengguna Aktivitas :

o Melakukan seminar pengenalan software secara umum kepada semua pengguna

o Melakukan sosialisasi pendaftaran pelatihan

o Memberikan panduan penggunaan untuk semua peserta seminar

Rp.3.000.000

5.3 Presentasi Laporan Akhir

Definisi : o Melakukan pelatihan

penggunaan software pada pengguna

Aktivitas : o Memberikan pelatihan

pada peserta yang mendaftar untuk dilatih pada saat seminar pengenalan

o Memberikan sertifikat

Rp.2.500.000,00

Page 31: Project Charter Kelompok C7

31

pada peserta pelatihan yang telah lulus.

Basis of estimates Salah satu basis estimasi dari proyek kami ini adalah kami membuat asumsi, diantaranya:

Faktor bunga bank dari tahun ke-0 adalah 1, tahun ke-1 adalah 0.926, tahun ke-2

adalah 0.857, tahun ke-3 adalah 0.794. Faktor bunga bank ini nantinya akan sangat

menentukan keuntungan yang kami dapat pertahunnya.

Dengan adanya E-Journal ini keuntungan yang didapat oleh Jurusan Sistem

Informasi ITS dari segi jumlah proyek yang dapat dikerjakan bertambah 2 proyek

per tahun, dengan Control Cost

Work performance measurements

Perencanaan pelaksanaan proyek E-Journal Academics dilakukan dalam lima fase.

Kelima fase tersebut, beserta durasi dan biaya yang direncanakan ditunjukkan pada tabel berikut

ini. Perencanaan ini dilakukan untuk mengetahui performa proyek hingga pada akhir bulan ke-5.

No Tahapan Durasi Biaya

1. Identifikasi kebutuhan, stakeholder, resiko dan

resiko

Analisa hasil identifikasi dan pemilihan

software

Desain perancangan software

1 bulan Rp 7.900.000

2 Implementasi Proyek E-Journal Academics 1 bulan Rp 5.600.000

3 Deployment software beserta pengenalan dan

pelatihannya

Monitoring software E-Journal Academics

Closing proyek

1 bulan Rp

14.000.000

Berikut ini adalah gambaran tentang status proyek E-Journal Academics

Tahapan Bulan 1 Bulan

2

Bulan 3 Status pada akhir

bulan ke-2

Identifikasi kebutuhan,

stakeholder, resiko dan

resiko

Analisa hasil identifikasi dan

pemilihan software

Desain perancangan software

S---F Terselesaikan

Biaya: Rp

7.900.000,00

Implementasi Proyek E- PS----S ---F Terselesaikan 25%

Page 32: Project Charter Kelompok C7

32

Journal Academics Biaya: Rp

3.500.000,00

Deployment software beserta

pengenalan dan pelatihannya

Monitoring software E-

Journal Academics

Closing proyek

PS----S -----PF Belum dimulai

Nilai Perhitungan Hasil Interpretasi Hasil

PV

(Planned Value)

7.900.000 + 5.600.000 =

13.500.000

Rp

13.500.000,00

Total perkiraan biaya

sampai dengan bulan ke-2

EV

(Earned Value)

7.900.000 + 1.400.000 =

9.300.000

Rp 9.300.000,00

AC

(Actual Cost)

7.900.000 + 3.500.000 =

11.400.000

Rp

11.400.000,00

Biaya sebenarnya yang

dikeluarkan sampai

dengan bulan ke-2

BAC

(Budget at

Completion)

7.900.000 + 5.600.000 +

14.000.000 = 27.500.000

Rp

27.500.000,00

Total perkiraan biaya

sampai dengan bulan ke-3

CV

(Cost Variance)

9.300.000 – 11.400.000= -

2.100.000

Rp 2.100.000 Karena nilai CV minus,

maka proyek E-Journal

pada bulan ke-2 over

budget sebesar Rp

2.100.000,00 dari nilai

yang seharusnya

dikeluarkan

Page 33: Project Charter Kelompok C7

33

CPI

(Cost

Performance

Index)

CPI = 0,815 menunjukkan

bahwa performa proyek

pada saat bulan ke-2

sebesar 81,5% dari total

biaya yang dikeluarkan

SV

(Schedule

Variance)

9.300.000 –13.500.000= -

4.200.000

Rp 4.200.00,00 Karena nilai SV minus,

maka proyek E-Journal

pada bulan ke-2 over

budget sebesar Rp

4.200.000,00

SPI

(Schedule

Performance

Index)

0,68 SPI = 0,68 menunjukkan

bahwa performa proyek

pada bulan ke-2 sebesar

68% dari perkiraan di

awal berdasarkan waktu

pengerjaan

EAC

(Estimate (cost) at

Completion)

Rp Total nilai yang

seharusnya dikeluarkan

setelah membandingkan

dengan CPI

ETC

(Estimate time to

Complete)

= 4,41 4,41 Durasi penyelesaian

proyek kurang lebih 4,41

atau telat 1,41 bulan dari

yang sudah direncanakan

Page 34: Project Charter Kelompok C7

34

QUALITY MANAGEMENT PLAN

<PROJECT E-JOURNAL JURUSAN SISTEM INFORMASI>

KELOMPOK C-7

MATA KULIAH MANAJEMEN PROJECT TEKNOLOGI INFORMASI

JURUSAN SISTEM INFORMASI

INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOVEMEBER SURABAYA

16 APRIL 2013

Page 35: Project Charter Kelompok C7

TABLE OF CONTENTS

INTRODUCTION ............................................................................................................................. 36

QUALITY MANAGEMENT APPROACH ............................................................................................ 36

QUALITY REQUIREMENTS / STANDARDS ...................................................................................... 38

QUALITY ASSURANCE .................................................................................................................. 39

QUALITY CONTROL ...................................................................................................................... 41

Page 36: Project Charter Kelompok C7

36

INTRODUCTION

Quality Management Plan merupakan bagian tak terpisahkan dari rencana Manajemen Project.

Tujuan dari Quality Management Plan adalah untuk menggambarkan bagaimana kualitas akan

dikelola di seluruh siklus hidup project. Hal ini juga mencakup proses-prose dan prosedur untuk

memastikan perencanaan (plan), jaminan (assurance), dan kendali kualitas (control) yang

dilakukan. Seluruh stakeholder harus memahami dengan baik bagaimana kualitas akan

direncanakan, dijaminkan, dan dikendalikan.

Quality Management Plan dari Project E-Journal JSI ini akan menetapkan kegiatan, proses,

prosedur untuk memastikan produk yang berkualitas pada akhir project. Tujuan dari rencana ini

ialah untuk:

Memastikan bahwa kualitas telah direncanakan

Menentukan bagaimana kulaitas akan dikelola

Menentukan kegiatan jaminan kualitas

Menentukan kegiatan pengendalian kualitas

Menentukan standar kualitas yang dapat diterima

QUALITY MANAGEMENT APPROACH

Bagian ini menggambarkan pendekatan yang digunakan organisasi untuk mengelola kualitas di

seluruh siklus hidup project. Kualitas harus selalu direncanakan dalam setiap tahapan project

untuk mencegah pengerjaan ulang yang tidak perlu, limbah, biaya, dan waktu. Kualitas juga

harus dipertimbangkan bagi produk dan perspektif proses. Organisasi mungkin sudah memiliki

pendekatan standar kualitas, namun demikian, apakah itu standar atau tidak, pendekatan harus

didefinisikan dan dikomunikasikan kepada semua stakeholder project.

Pendekatan Manajemen Kualitas untuk Project E-Journal JSI akan memastikan kualitas telah

direncanakan bagi produk dan proses. Agar sukses, project ini akan memenuhi sasaran kualitas

dengan memanfaatkan pendekatan kualitas terpadu untuk menentukan standar kualitas,

mengukur kualitas, dan terus meningkatkan kualitas.

Page 37: Project Charter Kelompok C7

37

Kualitas produk untuk Project E-Journal JSI akan ditentukan oleh standar yang telah kami

pelajari dalam mata kuliah MPTI ini. Fokusnya adalah pada penyampaian project dan standar

maupun kriteria yang digunakan akan memastikan produk memenuhi standar kualitas yang telah

ditetapkan dan tentu saja sesuai dengan permintaan owner.

Kualitas proses untuk Project E-Journal JSI akan berfokus pada proses dimana deliverable dari

project akan diproduksi (dalam hal ini, dihasilkan). Menetapkan standar kualitas proses akan

memastikan bahwa semua kegiatan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan yang

menghasilkan keberhasilan penyampaian produk.

Tim Project akan bekerja dengan kelompok yang menangani kualitas untuk mendefinisikan dan

mendokumentasikan semua standar kualitas organisasi dan project khusus bagi produk dan

proses. Semua dokumentasi kualitas akan menjadi bagian dari Rencana Project E-Journal JSI dan

akan dialihkan menjadi sebuah operasi setelah berhasil menyelesaikan project.

Metrik akan dibentuk dan digunakan untuk mengukur kualitas di seluruh siklus hidup project

bagi produk dan proses. Pemimpin dari kelompok yang menangani kualitas akan bertanggung

jawab untuk bekerja dengan Tim Project untuk mendefinisikan metric ini, melakukan

pengukuran, dan menganalisis hasil. Pengukuran produk dan proses akan digunakan sebagai

salah satu kriteria dalam menentukan keberhasilan project dan harus ditinjau oleh stakeholder.

Metrik ini akan mencakup:

Jadwal

Sumber Daya

Biaya

Kinerja Proses

o Manufaktur pembuatan website

Kinerja Produk

o Kecepatan Akses

o Daya Tampung

Kepuasan Owner (sebagai hasil dari uji joba lapangan)

Page 38: Project Charter Kelompok C7

38

Peningkatan kualitas akan diidentifikasi oleh setiap anggota tim project atau kelompok yang

menangani kualitas. Setiap rekomendasi akan ditinjau untuk menentukan biaya versus manfaat

pelaksanaan perbaikan dan bagiamana perbaikan akan berdampak pada produk dan proses. Jika

perbaikan dilaksanakan, Project Manager akan memperbarui semua dokumentasi project untuk

menyertakan perbaikan.

QUALITY REQUIREMENTS / STANDARDS

Bagian ini harus menjelaskan bagaimana tim project dan/atau kelompok yang menangani

kualitas akan mengidentifikasi dan mendokumentasikan persyaratan kualitas dan standar. Selain

itu, ada juga penjelasan tentang bagaimana project akan menunjukkan kesesuaian terhadapa

standar kualitas diidentifikasi. Standar kualitas dan persyaratan harus mencakup produk dan

proses.

Kualitas Produk:

Kebutuhan dan standar kualitas produk akan ditentukan oleh tim project. Standar ini terutama

akan didasarkan pada standar yang telah didokumentasikan sebelumnya. Mungkin ada standar

kualitas bagi produk khusus yang mengidentifikasi bahwa saat ini bukan merupakan bagian dari

standar yang didokumentasikan. Dalam hal ini, Tim Project akan meninjau standar-standar baru

yg diidentifikasi ke dalam rencana Project E-Journal JSI dan memastikan komunikasi dengan

semua stakeholder.

Sebagai produk yang belum dicoba secara luas dan terukur pada interal yang ditentukan, kita

akan mengetahui bahwa produk tersebut sesuai dengan standar kualitas setelah kita mencapai

sepuluh percobaan berturut-turut sehingga dpaat diterima.

Kualitas Proses:

Kebutuhan dan standar kualitas proses akan ditentukan oleh tim project. Banyak dari standar

akan didasarkan pada standar proses yang sudah ditentukan sebelumnya.Namun, diharapkan

dalam kualitas proses ini ialah akan ada langkah-langkah yang unik pada penyusunan website E-

Journal JSI yang akan membutuhkan standar kualitas baru. Tim Project E-Journal JSI akan

Page 39: Project Charter Kelompok C7

39

bekerja untuk menetapkan standar yang dapat diterima dan mendokumentasikannya ke dalam

dokumen proses serta rencana Project itu sendiri.

Sebagai produk yang belum dicoba secara luas, metric proses akan diukur dan dianalisis untuk

menentukan kualitas proses. Setelah website E-Journal JSI memenuhi persyaratan yang dapat

diterima, maka telah tercapai tujuan dari proses untuk Project E-Journal JSI itu sendiri.

QUALITY ASSURANCE

Bagian ini menjelaskan bagaimana Project Team akan menetapkan dan mendokumentasikan

proses untuk mengaudit kebutuhan kualitas dan hasil dari pengukuran kendali kualitas untuk

memastikan bahwa standar kualitas dan definisi operasional yang digunakan. Bagian ini juga

mendokumentasikan metric jaminan kualitas yang sebenarnya digunakan untuk project ini.

Jaminan kualitas dari Project ini akan berfokus pada proses pembuatan website E-Journal JSI.

Dalam rangka untuk memastikan kualitas, berulang-ulang kualitas proses akan digunakan di

seluruh siklus hidup project.

Project Manager beserta anggotanya akan melakukan penilaian pada interval yang direncanakan

selama project untuk memastikan semua proses yang sedang dilaksanakan dan dijalankan dengan

benar . Tabel di bawah ini memberikan jaminan kualitas metric inti untuk Project E-Journal JSI .

Kegiatan Proses Acceptable Process

Standards

Process Phase Assessment Interval

Uploading Journal - < 8 minutes per

journal

Uploading Setiap Hari

Fungsi Search Journal - Pencarian

membutuhkan waktu <

10 detik

- Pencarian kata sampai

ke tingkat kata dalam

Designing Setiap Hari

Page 40: Project Charter Kelompok C7

40

konten journal

- Fungsi search Google

friendly

Web Design - Simple and Fastload

(loading page time < 3

detik)

- SEO friendly

berdasarkan struktur

rekomendasi dari

Google

Designing Setiap hari

Fungsi Tambahan - Fungsi share to Social

Media seperti

Facebook, twitter, dan

Google +

- Fungsi save journal

dan baca nanti.

Designing Setiap hari

Server Hosting - Server mampu

menampung

dijalankan secara

bersamaan oleh 10.000

orang dari seluruh

dunia.

Confuguring Seminggu sekali

Page 41: Project Charter Kelompok C7

41

QUALITY CONTROL

Quality Control adalah segala hal dan aktivitas yang dilakukan untuk memastikan kinerja proyek

selalu dalam standar kualitas yang telah diepakati.

Product Physical/Performance

Standards

Quality Assessment

Activities

Assessment Intervals

Template Website < 200 MB per file

Laboratorium dan

Lapangan

Per produced

template website

Journal JSI < 50 MB per file Laboratorium dan

Lapangan

Per produced Journal

JSI

Page 42: Project Charter Kelompok C7

42

HUMAN RESOURCE PLAN

TABLE OF CONTENTS INTRODUCTION ............................................................................................................................. 43 ROLES AND RESPONSIBILITIES ...................................................................................................... 43 PROJECT ORGANIZATIONAL CHARTS ............................................................................................ 44 STAFFING MANAGEMENT ............................................................................................................. 45

Page 43: Project Charter Kelompok C7

INTRODUCTION This section explains the purpose and importance of having a human resources management

plan. It should provide a general description of what the plan includes and explain how the

project manager and project team can use the plan to help them manage the project effectively.

Human resources management is an important part of the Software Upgrade Project. The human

resources management plan is a tool which will aid in the management of this project’s human

resource activities throughout the project until closure. The human resources management plan

includes:

Roles and responsibilities of team members throughout the project

Project organization charts

Staffing management plan to include:

a. How resources will be acquired

b. Timeline for resources/skill sets

c. Training required to develop skills

d. How performance reviews will be conducted

e. Recognition and rewards system

The purpose of the human resources management plan is to achieve project success by ensuring

the appropriate human resources are acquired with the necessary skills, resources are trained if

any gaps in skills are identified, team building strategies are clearly defines, and team activities

are effectively managed.

ROLES AND RESPONSIBILITIES Roles and responsibilities of team members and stakeholders must be clearly defined in any

project. Depending on the organizational structure, project team members may represent many

different groups/departments and act in the interest of different functional managers.

Additionally, team members may have varying degrees of authority and responsibility. When

listing roles and responsibilities the following should be included:

Role – description of the portion of the project for which the member is accountable

Authority – the level at which the member may make decisions, apply project resources,

or make approvals

Responsibility – the work a team member must perform to complete assigned work

activities

Competency – the skill(s) required to complete assigned project activities

The roles and responsibilities for the Software Upgrade Project are essential to project success.

All team members must clearly understand their roles and responsibilities in order to

successfully perform their portion of the project. For the Software Upgrade Project the

following project team roles and responsibilities have been established:

Project Manager :

Project Manager bertanggung jawab terhadap kesuksesan dari keseluruhan project. Project

Manager berwenang dalam menerima semua pengeluaran projeck. Project Manager juga

Page 44: Project Charter Kelompok C7

44

bertanggung jawab dalam melaporkan status projek dengan Communication Management Plan.

Projek Manajer mempunyai kewenangan dalam menyesuaikan human resourcs terhadap projek

melalui koordinasidengan fungsional mnajer. Selain itu, Projek Manajer harus mengevaluasi

performa dari keseluruhan member tim projek dan mengkomunikasikannya kepada functional

maajer.

User Interface Designer :

Betanggung jawab dalam mengumpulkan persyaratan koding yang dibutuhkan untuk upgrade

projeck software. Design Engineer juga bertanggung jawab dalam pengupgrade

design,koding,dan testing dalam pengupgradedan projek. Designer Engineer juga harus

membantu mengarahkan pengimplementasian dalam distribusi dan monitoring upgrad software

melalui infrastruktur netork. Selain itum Designer Engineerjuga bertanggung jawab dalam

pelaporan status secara berkala kepada Projek Manajer sebagai persyaratan Communication

Management Plan.Design Engineer tidak berhak terhadap pengeluaran dan pengalokasian

sumber daya apabila tidak ada persetujuan dari Projek Manajer.Performa Design Engineer diatur

oleh Projek Manajer dan dikomunikasikannya dengan Design Technology Group Manager.

Design ENgieer harus menguasai bahasa pemrograman, seperti C++ dan Java.

System Analyst :

System Analyst adalah orang-orang yang memandu / menetapkan pengembangan suatu sistem

informasi. Mereka adalah orang yang bertanggung jawab dalam membangung suatu sistem

informasi yang dirancang secara objektif guna mencapai tujuan dari projek,yaitu oembuatan e-

journal. Selain itu, System Analyst juga bertugas mempelajari aktivitas bisnis yang akan dibuat

sistemnya. Merekalah yang menentukan kebutuhan berdasarkan informasi yang didapat. Yup,

tanggung jawab hanyalah pada penentuan kebutuhan sistem yang akan dibangun, bukan pada

design sistem yang sudah ditentukan.

Documentator :

Documentator bertanggung jawab dalam hal dokumentasi dari proyek e-journal. Documentator

harus membuat dan mengumpulkan laporan dokumentasi masing-masing bagian dari

pengembangan proyek. Setelah itu membukukannya menjadi sebuah dokumentasi.

PROJECT ORGANIZATIONAL CHARTS This section provides a graphic display of the project tasks and team members. The purpose of

this is to illustrate the responsibilities of team members as they relate to the project tasks. Tools

such as responsible, accountable, consult, inform (RACI) or responsibility assignment matrix

(RAM) may be used to aid in communicating roles and responsibilities for the project team.

Additionally, organizational or resource breakdown structures may be used to show how

responsibilities are assigned by department or by type of resource respectively. It should be

noted that the level of detail may vary depending on project complexity.

Page 45: Project Charter Kelompok C7

45

Hubungan project task dan tim member dijelaskan melalui RACI Chart di bawah.

The following RACI chart shows the relationship between project tasks and team members.

Apabila ada perubahan, harus diajukan kepada projek manajer untuk persetujuannya.

Project

Manager

Programmer System

Analyst

Technical

Writing

Designer

User

Interface

Documentator Tester

Elicitation V V V V

Analisis dan

Desaign

V V V V V V V

Programming V V

Implementasi

dan testing

V V V V V

STAFFING MANAGEMENT This section contains information on several areas including: when and how human

resourceequirements will be acquired, the timeline for when resources are needed and may be

released, training for any resources with identified gaps in skills required, how performance

reviews will be performed, and the rewards and recognition system to be used. It is important to

note that depending on the scope of the project there may be other items included in staffing

management (government and/or regulatory compliance, organizational health and safety, etc).

Staff Acquisition:

Untuk Upgrade Proyek Perangkat Lunak hanya terdiri dari sumber daya internal.

Tidak akan ada outsourcing / kontrak yang dilakukan dalam lingkup proyek ini. Project Manager

bernegosiasi dengan manajer fungsional dan departemen untuk mengidentifikasi dan menetapkan

sumber daya sesuai dengan struktur organisasi proyek. Semua sumber daya harus disetujui oleh

manajer fungsional / departemen yang tepat sebelum sumberdaya itu mungkin mulai pekerjaan

proyek.

Resource Calendars:

The Software Upgrade Project will last for five weeks. All resources are required before the

project can begin. The resource histogram below illustrates that design engineers are required to

perform 40 hours per week per engineer for the first three weeks of the project. Their

requirements are then scaled back to 5 hours per engineer in the fourth week. After the fourth

week the design engineers will be released from the project. The implementation manager will

also be released from the project after week 4. The training lead will be required to perform 15

hours of work in the first week and a full 40 hours of training during week 5.

Page 46: Project Charter Kelompok C7

46

Software Project Upgrade Resource Histogram

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 Week 5

Timeline

Wo

rk H

ou

rs p

er

Week

Design Engineers (2 employees)

Implementation Manager (1 employee)

Training Lead (1 employee)

Training:

Dalam pengerjaan projek ini akan ada pelatihan kepada para stakeholder untuk penggunaan e-

journal,termasuk pengenalan fitur-fituryang ada di dalamnya.

Performance Reviews:

Manajer proyek akan meninjau kegiatan pekerjaan yang ditugaskan untuk setiap anggota tim

pada awal proyek dan mengkomunikasikan semua harapan pekerjaan yang harus dilakukan.

Manajer proyek kemudian akan mengevaluasi setiap anggota tim di seluruh proyek untuk

mengevaluasi kinerja mereka dan seberapa efektif mereka menyelesaikan pekerjaan mereka

ditugaskan. Sebelum melepaskan sumber daya proyek, manajer proyek akan bertemu dengan

manajer fungsional yang tepat dan memberikan umpan balik mengenai kinerja proyek karyawan.

Para manajer fungsional kemudian akan melakukan tinjauan kinerja formal setiap anggota tim.

Recognition and Rewards:

Pada setiap pengerjaan dan penyelesaian proyek, adasebuah reward untuk anggota tim. Reward

ini dilakukan jika pekerjaan yang dilakukan dirasa sesuai dan memenuhi standart yang

ditetapkan.

Setelah proyek selesai, ada acara gathering untuk semua tim dan perayaan atas

kesuksesan.

Setelah berhasil menyelesaikan proyek, setiap anggota tim yang memuaskan selesai

semua paket pekerjaan yang ditugaskan pada waktu akan menerima sertifikat ucapan

terima kasih dari CEO.

Page 47: Project Charter Kelompok C7

47

Anggota tim yang berhasil menyelesaikan semua tugas mereka ditugaskan foto mereka

akan diambil untuk dimasukkan dalam buletin perusahaan.

Perusahaan akan memberikan tiket gratis untuk acara keluarga atau souvenir atas pekerja

terbaik pada setiap proyek.

Page 48: Project Charter Kelompok C7

48

COMMUNICATION MANAGEMENT PLAN

(PROJECT E-JOURNAL JSI)

(MATA KULIAH MANAJEMEN PROJEK TEKNOLOGI INFORMASI) (JURUSAN SISTEM INFORMASI)

(INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOVEMBER SURABAYA)

(KELOMPOK C-7)

(29 APRIL 2013)

Page 49: Project Charter Kelompok C7

TABLE OF CONTENTS 1.0 Purpose .................................................................................................................................. 50 2.0 Roles and Responsibilities ..................................................................................................... 50

2.1 Project Team ..................................................................................................................................................... 50 2.2 Project Stakeholders .......................................................................................................................................... 50

3.0 Communication Matrix .......................................................................................................... 51 4.0 Project Team and Stakeholder Identification ........................................................................ 51 5.0 Communication Conduct ....................................................................................................... 52

5.1 Meetings ............................................................................................................................................................ 52 5.2 Electronic Mail (Email) ...................................................................................... Error! Bookmark not defined. 5.3 Informal Communication .................................................................................................................................. 52

Page 50: Project Charter Kelompok C7

50

1.0 Purpose

Komunikasi yang efektif adalah kunci untuk manajemen projek dan penyelesaian projek

yang sukses. Tujuannya ialah mendefinisikan kebutuhan komunikasi untuk Projek E-

Journal JSI sepanjang siklus hidup projek. Rencana ini mendefinisikan kebutuhan

komunikasi, media, frekuensi, dan distribusi untuk memastikan informasi yang

disampaikan melalui saluran yang tepat secara tepat waktu pula dan konsisten. Rencana ini

juga berfungsi sebagai katalis untuk penyelesaian projeke yang sukses dengan memfasilitasi

aliran informasi yang diperlukan pengambilan keputusan dengan waktu, tindakan

penelusaran barang, update status, dan pemahaman keseluruhan dari tujuan projek.

2.0 Roles and Responsibilities

Dalam rangka untuk memastikan keberhasilan penyelesaian Projek E-Journal JSI, peran dan

tanggung jawab semua personel inti dari projek harus didefinisikan secara jelas berkaitan

dengan komunikasi projek. Untuk mencegah tumpang tindih atau kesenjangan dalam

komunikasi projek, berikut peran dan tanggung jawab yang sudah diidentifikasi:

2.1 Project Team

Project Manager, Hufadz Izzudin R.: bertanggung jawab untuk mengelola dari

hari ke hari Projek E-Journal JSI dan menetapkan kebutuhan komunikasi untuk

projek tersebut, memimpin semua rapat projek, dan pelaporan laporan tertulis.

Intinya, Project Manager bertanggung jawab untuk semua penyebaran informasi.

Programmer, Feddy Anugerah: Bertanggung jawab untuk mendevelop aplikasi

dan sistem E-Journal, serta mengkomunikasikan hasil yang telah dicapai kepada

manager proyek dan tim proyek. Serta menginformasikannya terhadap stakeholder

terkait E-Journal.

Technical Writing, Izzano Monzila: Bertanggung jawab untuk membuat dokumen

formal terkait pengerjaan proyek dan menginformasikan hasilnya kepada project

manager yang nantinya akan digunakan untuk rencana proyek kedepan.

2.2 Project Stakeholders

Terdapat sejumlah stakeholder untuk Projek E-Journal JSI. Bila perlu, mereka bertanggung

jawab untuk memberikan informasi yang diminta oleh Project Manager untuk digunakan

dalam komunikasi projek. Stakeholder projek yang tercantum di bawah ini diperlukan

untuk menghadiri pertemuan bulanan, dan akan disalin secara courtesy, pada saat yang

tepat, pada semua komunikasi projek

Project Owner, Radityo P W: Merupakan project owner dari pengerjaan E-

Journal, bertanggung jawab atas mendefinisikan kebutuhan yang dibutuhkan saat

pengerjaan proyek oleh tim proyek

Page 51: Project Charter Kelompok C7

51

Stakeholder, Edwin Riksakomara & Asisten Praktikum MPTI: Merupakan

stake holder dalam project E-Journal ini. Bertanggung jawab atas informasi yang

dibutuhkan oleh tim pekerja proyek,

3.0 Communication Matrix

Kebutuhan komunikasi untuk Projek E-Journal JSI tercantum dalam matriks berikut. Sebagai

hasil projek, mungkin perlu untuk memodifikasi kebutuhan komunikasi. Tentunya modifikasi

matriks komunikasi harus disetujui oleh Owner.

Communication

Type Description Frequency Format Participants/

Distribution Deliverable Owner

Project Negotiation

Negotiating the project

One time In Person Project Manager and Stakeholder

Project Charter

Stakeholder

Kickoff Meeting Meeting to begin the

project One time In Person Project Team

Timeline and Action

Register

Project Manager

Weekly Status Report

Summary of project status

Weekly Report Project Team

and Stakeholders

Status Report Project

Manager

Weekly Project Team Meeting

Meeting to review action register and

status

Weekly In Person Project Team Updated Action

Register

Project Manager

Monthly Status Meeting

Report outlining monthly

progress and issues

Monthly Meeting Project Team

and Stakeholder Status Report

Project Manager

Project Gate Reviews

Present closeout of

project phases and kickoff next phase

As Needed In Person Project Sponsor,

Team and Stakeholders

Phase completion report and

phase kickoff

Project Manager

Project Closing

Present the project output and project document

One time In Person Project Team Technical

Design Package

Project Manager

4.0 Project Team and Stakeholder Identification

Matriks berikut telah dibuat untuk memberikan informasi mengenai kontak untuk semua

personel yang terlibat dengan Projek E-Journal JSI. Setiap permintaan untuk menambah atau

mengubah identifikasi, matriks harus diserahkan kepada Project Manager untuk diperiksa dan

disetujui oleh Owner.

Name Title E mail Office Phone Cell Phone

Radityo P.W. Owner [email protected] 031-657-3987 08-139-856-189

Edwin Riksakomara Stakeholder [email protected] 031-657-3987 08-145-266-244

Page 52: Project Charter Kelompok C7

52

Asprak MPTI Stakeholder [email protected] 031-657-3987 08-954-198-353

Hufadz Izzudin Project

Manager [email protected] 031-764-9836 083-831-330-926

Feddy Anugerah Programmer Feddy.fed@gmailcom 031-764-9836 08-192-332-933

Izzano Monzila Technical

Writer [email protected] 031-764-9836 083-090-275-467

5.0 Communication Conduct

Bagian ini memberikan panduan kepada semua peserta projek untuk melakukan yang

diharapkan dalam pertemuan dan bentuk komunikasi lainnya. Semua peserta diharapkan

untuk mematuhi pedoman ini seriap saat untuk mencegah komunikasi yang tidak perlu atau

tidak efektif.

5.1 Team Meetings

Project Manager akan mengirimkan agenda rapat minimal 2 hari sebelum pertemuan yang

dijadwalkan. Semua peserta diharapkan untuk meninjau agenda sebelum rapat. Selama

pertemuan projct, pencatat waktu akan memastikan bahwa tim mematuhi waktu yang

diberikan untuk suatu topik tertentu dan technical writer akan mengambil semua catatan

yang akan didistribusikan ke tim setelah selesai pertemuan. Sangat penting bahwa semua

peserta tiba tepat waktu untuk setiap rapat dan semua ponsel dinonaktifkan atau diatur ke

mode getar untuk meminimalkan gangguan. Rapat akan berlangsung selambat-lambatnya 24

jam setelah setiap pertemuan selesai.

5.2 Stakeholder Report

Project Manager akan memberikan laporan kepada stakeholder tentang progress project.

Laporan yang diberikan adalah hasil review dari project dan hasil meeting terakhir. Pada

bagian ini, juga akan dibahas tentang langkah-langkah yang akan dilakukan dalam beberap

waktu kedepan.

5.3 Informal Communication

Komunikasi informal adalah betuk komunikasi yang sangat penting bagi keberhasilan

proyek. Komunikasi secara informal tidak terikat waktu dan tempat. Komunikasi ini dapat

memanfaatkan berbagai media semisal SMS, facebook, dan email. Sifat dari komunikasi ini

adalah fleksibel dan dapat dilakukan sesuai kebutuhan.

Page 53: Project Charter Kelompok C7

53

Risk Management

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Project Risk Management Plan Purpose

Mengembangkan Rencana Manajemen Risiko yang efektif

merupakan bagian penting dari setiap proyek, namun, sering dipandang

sebagai sesuatu yang dapat ditangani kemudian. Masalah sering muncul

meskipun dan tanpa rencana berkembang dengan baik, bahkan masalah kecil

bisa menjadi keadaan darurat. Ada berbagai jenis Manajemen Risiko dan

kegunaan yang berbeda yang mencakup menghitung kelayakan kredit,

menentukan berapa lama garansi pada produk harus bertahan dan

menghitung tariff asuransi.

Dalam dokumen ini, kita akan melihat Manajemen Risiko dari sudut pandang perencanaan untuk efek samping.

Project Risk Management adalah sebuah dokumen controlling yang menggabungkan tujuan, strategi, dan metode untuk melakukan manajemen risiko pada proyek Project Risk Management menggambarkan semua aspek dari identifikasi risiko, estimasi, evaluasi, dan proses kontrol. Tujuan dari pengembangan rencana tersebut adalah untuk menentukan pendekatan biaya-efektif melakukan manajemen risiko pada proyek.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Steps Of Risk Management

1.) Memahami bagaimana Manajemen Risiko bekerja. Risiko adalah efek (positif atau negatif) dari

suatu peristiwa atau serangkaian peristiwa yang terjadi di satu atau beberapa lokasi. Hal ini

dihitung dari probabilitas acara menjadi masalah dan dampak itu akan memiliki (Lihat Risiko =

Probabilitas X Dampak). Berbagai faktor harus diidentifikasi untuk menganalisa risiko, termasuk:

Event: Apa yang bisa terjadi?

Probabilitas: Berapa besar kemungkinan itu terjadi?

Dampak: Seberapa buruk akan jika itu terjadi?

Mitigasi: Bagaimana Anda bisa mengurangi Probabilitas (dan seberapa banyak)?

Contingency: Bagaimana Anda bisa mengurangi Dampak (dan seberapa banyak)?

Pengurangan = Mitigasi X Kontingensi

Exposure = Risiko - Pengurangan

Page 54: Project Charter Kelompok C7

54

Setelah Anda mengidentifikasi atas, hasilnya akan apa yang disebut Exposure. Ini adalah jumlah risiko

Anda tidak dapat menghindari. Exposure juga dapat disebut sebagai Ancaman, Kewajiban atau

Severity, tapi mereka cukup banyak berarti hal yang sama. Ini akan digunakan untuk membantu

menentukan apakah kegiatan yang direncanakan harus dilakukan.

Ini sering merupakan biaya sederhana vs rumus manfaat. Anda mungkin menggunakan elemen ini

untuk menentukan apakah risiko mengimplementasikan perubahan lebih tinggi atau lebih rendah

daripada risiko tidak menerapkan perubahan.

Asumsi Risiko. Jika Anda memutuskan untuk melanjutkan (kadang-kadang tidak ada pilihan, misalnya

perubahan federal diamanatkan) maka Paparan Anda menjadi apa yang dikenal sebagai Risk Asumsi.

Dalam beberapa lingkungan, Risiko Asumsi direduksi menjadi nilai dolar yang kemudian digunakan

untuk menghitung profitabilitas dari produk akhir.

2.) Tentukan proyek Anda. Pada artikel ini, mari kita berpura-pura Anda bertanggung jawab untuk sebuah

sistem komputer yang menyediakan informasi penting (tapi tidak hidup-kritis) kepada beberapa populasi

yang besar. Komputer utama pada sistem ini berada sudah tua dan perlu diganti. Tugas Anda adalah untuk

mengembangkan Rencana Manajemen Risiko bagi migrasi. Ini akan menjadi model yang disederhanakan di

mana Risiko dan Dampak terdaftar sebagai Tinggi, Sedang atau Rendah (yang sangat umum terutama

dalam Manajemen Proyek).

3.) Dapatkan masukan dari orang lain. Brainstorm pada risiko. Dapatkan beberapa orang bersama-sama yang

akrab dengan proyek dan meminta masukan tentang apa yang bisa terjadi, bagaimana mencegah hal itu,

dan apa yang harus dilakukan jika itu tidak terjadi. Mengambil banyak catatan! Anda akan menggunakan

output dari sesi ini sangat penting beberapa kali selama langkah-langkah berikut. Cobalah untuk tetap

berpikiran terbuka tentang ide-ide. "Keluar dari kotak" pemikiran yang baik, tetapi tetap mengontrol sesi.

Perlu untuk tetap fokus dan tepat sasaran.

4.) Mengidentifikasi konsekuensi dari tiap resiko. Dari sesi brainstorming Anda, Anda mengumpulkan informasi

tentang apa yang akan terjadi jika risiko terwujud. Mengasosiasikan setiap risiko dengan konsekuensi tiba

di selama sesi tersebut. Sespesifik mungkin dengan masing-masing. "Proyek Delay" tidak diinginkan

sebagai "Proyek akan tertunda oleh 13 hari." Jika ada nilai dolar, daftar itu, hanya mengatakan "Selama

Anggaran" terlalu umum.

5.) Menghilangkan isu-isu yang tidak relevan. Jika Anda bergerak, misalnya, sistem komputer mobil dealer,

maka ancaman seperti perang nuklir, wabah pandemi atau asteroid pembunuh yang cukup banyak hal

yang akan mengganggu proyek.

Tidak ada yang dapat Anda lakukan untuk merencanakan mereka atau untuk mengurangi dampak. Anda

mungkin menjaga mereka dalam pikiran, tetapi tidak menempatkan hal semacam itu rencana risiko Anda.

6.) Daftar semua elemen risiko yang teridentifikasi. Anda tidak perlu menempatkan mereka dalam urutan

apapun dulu. Hanya daftar mereka satu-per-satu.

7.) Tetapkan probabilitas. Untuk setiap elemen risiko pada daftar Anda, menentukan apakah kemungkinan itu

benar-benar mewujudkan itu High, Medium atau Low. Jika Anda benar-benar harus menggunakan nomor,

kemudian mencari Probabilitas pada skala 0,00-1,00. 0,01-0,33 = Rendah, 0,34-0,66 = Sedang, 0,67-1,00 =

Tinggi.

Page 55: Project Charter Kelompok C7

55

Jika probabilitas dari suatu peristiwa terjadi secara adalah nol, maka akan dihapus dari

pertimbangan. Tidak ada alasan untuk mempertimbangkan hal-hal yang tidak bisa terjadi.

8.) Menetapkan dampak. Secara umum, menetapkan Dampak sebagai High, Medium atau Rendah

berdasarkan beberapa pedoman yang ditetapkan sebelumnya. Jika Anda benar-benar harus

menggunakan nomor, kemudian mencari Dampak pada skala 0,00-1,00 sebagai berikut: 0,01-

0,33 = Rendah,,34-066 = Sedang, 0,67-1,00 = Tinggi.

Jika dampak dari suatu peristiwa adalah nol, tidak harus terdaftar. Tidak ada alasan untuk

mempertimbangkan hal-hal yang tidak relevan, terlepas dari probabilitas,

9.) Menentukan risiko untuk elemen. Seringkali, meja yang digunakan selama ini. Jika Anda telah

menggunakan Rendah, Sedang dan High nilai-nilai untuk Probabilitas dan Dampak, tabel atas

adalah paling berguna. Jika Anda telah menggunakan nilai-nilai numerik, Anda akan perlu

mempertimbangkan sedikit lebih kompleks sistem rating mirip dengan tabel kedua di sini.

Penting untuk dicatat bahwa tidak ada rumus universal untuk menggabungkan Probabilitas dan

Dampak, yang akan bervariasi antara orang dan proyek.

Page 56: Project Charter Kelompok C7

56

Bersikaplah fleksibel dalam analisis. Kadang-kadang mungkin tepat untuk beralih bolak-

balik antara sebutan LMH dan sebutan numerik. Anda mungkin menggunakan tabel yang

sama dengan yang di bawah.

10.) Peringkat risiko: Daftar semua elemen yang Anda telah mengidentifikasi dari risiko tertinggi

dengan risiko terendah.

Page 57: Project Charter Kelompok C7

57

Keterlambatan penyelesaian project

Project E-Journal tidak sesuai dengan waktu yang diinginkan / tidak

tepat waktu (H)

Owner memberikan sanksi kepada Team

Project (H)

Pembuatan Time Management

Kontrol waktu pengerjaan project

Selama proses

pembuatan project E-Journal

Seluruh Team Project

High

Pembengkakan anggaran

Biaya yang dibutuhkan dalam proses

pengembangan project E-Journal melebihi dana

yang disediakan (M)

Kerugian biaya (H) Pembuatan Cost

Management Kontrol biaya

pengerjaan project

Selama proses

pembuatan project E-Journal

Seluruh Team Project

High

Kurangnya member dari Team Project

Member Team Project yang tersedia tidak mencukup untuk

pembangunan project (M)

Project tidak berjalan sesuai rencana.

Kemungkinan molor (M)

Pembuatan Human Resource Management

Penambahan member Team Project

Pada proses inisiasi

Project Manager

Medium

Database Error Terjadi error database (M)

Website tidak berjalan semestinya. Berpotensi menjadi celah keamanan (H)

a. Monitoring Database secara berkala.

b. Melakukan testing secara sempurna dan menyeluruh.

Melakukan testing dan simulasi database sebelum digunakan

Pada proses eksekusi dan testing

Programmer dan Analyst

High

Server Down Website down (M) Website tidak bias dibuka (M)

a. Melakukan update berkala

b. Melakukan pendataan

Melakukan penambahan bandwidth bila

Pada proses eksekusi dan testing

Project Owner dan Project Manager

Medium

Step 1: Risk Identification

Step 2: Risk Assessment Step 3: Risk Management

List of Possible Risks

Definition and Probability

(H/M/L)

Impact (H/M/L)

What are we already doing about it? (mitigating factors)

What more can we do about it?

Timescale Person

Responsible Reviewed Level

of Risk

Kurangnya Komitmen

Teman Project kurang berkomitmen untuk

menyelesaikan project E-Journal dengan benar (M)

Pembangunan proyek E-Journal

menjadi terhambat bahkan bisa mengalami

kegagalan (H)

Kontrol yang dilakukan oleh Project Manager

Pengadaan evaluasi

Selama proses

pembuatan project E-Journal

Seluruh Team Project dan

Owner High

Management yang Buruk

Management yang buruk terhadap proses

pengembangan project E-Journal (M)

Project E-Journal menjadi

terbengkalaidan tidak selesai (H)

Pembuatan Project Management Planning

Memperbaiki sistem management

Selama proses

pembuatan project E-Journal

Project Manager High

Skill yang Kurang Memadai

Team Project kurang mempunyai skill yang

memadai (M)

Project E-Journal menjadi tidak

sempurna dan tidak sesuai dengan yang diinginkan owner (M)

Pemilihan team project melalui proses seleksi

Pelatihan skill lebih lanjut

Selama proses

pembuatan project E-Journal

Seluruh Team Project

Medium

Komunikasi yang tidak baik

Masing-masing team project kurang

berkomunikasi baik antar sesama team project

maupun dengan stakeholder (M)

Project E-Journal tidak berjalan sebagaimana

mestinya karena adanya

kesalahpahaman (M)

Mengadakan pertemuan rutin selama proses pembanguan

project

Pemberian pelatihan bersama

Selama proses

pembuatan project E-Journal

Project Manager Medium

Persetujuan yang tidak jelas

Tidak jelasnya persetujuan antara Project Manager

dengan Owner (M)

Project yang dibangun tidak jelas

arahnya (H)

Pembuatan kesepakatan di awal project

Pembuatan dokumentasi kesepakatan

Pada insiasi project

Project Manager dengan Owner

High

Page 58: Project Charter Kelompok C7

58

bandwidth diperlukan

Server Rusak Server rusak karena bencana alam,

kerusakan,dan factor-faktor lain (M)

Server tidak bias dibuka dan data hilang (H)

a. Melakukan backup berkala

b. Memeriksa kondisi fisik serversecara berkala

Melakukan Backup dan Disaster Recovery Plan

Pada proses eksekusi dan testing

Project Owner High

Serangan Virus Server terserang virus (M)

Website berpotensi menginfeksi

computer lain (H)

a. Memasang Antivirus b. Melakukan update

berkala

Melakukan backup berkala untuk menanggulangi data yang hilang

Pada proses eksekusi dan testing

Programmer dan tester

High

Aktivitas Hacking Website dijebol oleh hacker (H)

Berpotensi disalahgunakan

untuk tindak criminal (H)

a. Melakukan Penetration Testing

b. Konfigurasi Firewall c. Pengaturan hak akses d. Melakukan

penyuluhan security

Melakukan monitoring secara berkala dan melakukan penyuluhan tentang security

Pada proses Programmer dan Tester

High

Page 59: Project Charter Kelompok C7

PROCUREMENT MANAGEMENT PLAN

(PROJECT E-JOURNAL JSI)

(KELOMPOK C-7) (MATA KULIAH MANAJEMEN PROJEK TEKNOLOGI INFORMASI)

(JURUSAN SISTEM INFORMASI) (INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOVEMBER SURABAYA)

(12 MAY 2013)

Page 60: Project Charter Kelompok C7

TABLE OF CONTENTS 1.0 Tujuan .................................................................................................................................... 61 2.0 Peran dan Tanggung Jawab Pengadaan ................................................................................. 61 3.0 Procurement Requirements .................................................................................................... 61 4.0 Vendor Identification and Selection ...................................................................................... 61

5.0 Vendor Management ............................................................................................................. 62 6.0 Contract Requirements .......................................................... Error! Bookmark not defined.

Page 61: Project Charter Kelompok C7

61

1.0 Tujuan

Tujuan dari Rencana Pengelolaan Pengadaan adalah untuk menentukan parameter pengadaan

untuk peningkatan Projek E-Journal JSI, dalam rangka memastikan penyelesaian dengan

sukses. Pengadaan adalah proses rumit yang melibatkan banyak departemen internal(in case,

dalam perusahaan) maupun vendor eksternal. Rencana Pengelolaan Pengadaan ini telah

dibuat untuk meberikan kerangka kerja di mana semua tindakan pengadaan akan dikelola dis

eluruh perusahaan yang terlibat.

2.0 Peran dan Tanggung Jawab Pengadaan

Untuk memudahkan pengelolaan pengadaan yang efektif, peran dan tanggug jawab berikut

telah ditetapkan untuk semua tindakan pengadaan untuk Projek E-Journal JSI:

Role Responsibilities

Project Owner Menyetujui Procurement Management Plan Menyetujui Vendor yang dipilih Menyetujui semua kontrak-kontrak terkait

Project manager Melakukan koordinasi dengan tim project dan vendor terkait segala aktivitas pelaksanaan pengadaan

Mengadakan pertemuan terkait pemilihan vendor Memberikan pertimbangan vendor Memberikan pertimbangan pengadaan

Project team

3.0 Procurement Requirements

Ada beberapa item yang harus dibeli agar berhasil menyelesaikan Projek E-Journal JSI.

Berikut adalah daftar yang telah dibuat untuk menunjukkan barang-barang yang diperlukan,

dukungan penyampaian setiap item, dan tanggal item yang diperlukan untuk memenuhi

deliverable, sesuai dengan jadwal projek:

Procurement Need Deliverable(s) Supported Required Delivery Date

IBM Server X3550 M3 Instalasi Server Ubuntu Server dan konfigurasi jaringan.

01/05/2013

Kaspersky Open Space Instalasi dan Konfigurasi sesuai kondisi system informasi di JSI

04/05/2013

Domain Registrasi Domain dan SSL protection 10/05/2013

Synologi Disk Statiton Instalasi dan konfigurasi 10/05/2013

4.0 Vendor Identification and Selection

Pemilihan Vendor dilakukan dengan melakukan Request for Quotation. RFQ dilempar ke

pelelangan melalui APENDO Online. Beberapa kriteria yang menjadi pertimbangan antara

lain:

a. Pengalaman dan Track Record Vendor

b. Kualitas produk yang ditawarkan

c. Harga yang ditawarkan

d. Waktu pengiriman yang disanggupi

Page 62: Project Charter Kelompok C7

62

Pemilihan vendor berdasarkan keputusan bersama antara Project manager dan Project Owner

setelah dilakukan meeting terkait pemilihan vendor.

Setelah melalui beberapa pertemuan, diputuskan untuk memilih PT Optima Solusindo

Technology sebagai vendor yang memenangkan pelelangan.

5.0 Vendor Management

Project manager bertanggung jawab melakukan koordinasi dengan vendor mewakili project

owner. Project manager juga bertindak sebagai penghubung antara pihak Project Owner dan

vendor. Project manager harus memastikan deal dengan vendor dapat berjalan dengan lancar.

Dalam melakukan koordinasi dengan vendor maka yang perlu dilakukan:

a. Pertemuan dan penandatanganan kesepakatan tanggal 15 April 2013

b. Kunjungan dan survey dari pihak vendor pada tanggal 16-20 April 2013

c. Komunikasi dengan pihak vendor

Sebagai bagian yang disepakati bahwa:

a. Pengadaan yang dikerjakan vendor adalah berupa seperangkat server, network storage,

software security, dan domain akan diberikan secara bertahap

b. Mengenai waktu kapan barang diberikan, telah dijelaskan dalam procurement

manajemen

c. Vendor wajib memenuhi servis pendukung sesuai kesepakatan