Project Title : E-Journal Sistem Informasi ITS Project Start Date : 25 Februari 2013 Project Finish Date : 3 Juni 2013 Budget Information : Perusahaan sudah mengalokasikan dana sebesar Rp. 80.000.000,00 untuk proyek ini. Dan sebagian besar dari dana tersebut akan digunakan untuk membayar gaji karyawan dan juga membeli peralatan untuk implementasi sistem. Project Manager : Hufadz Izzudin Project Objectives : Membangun sebuah sistem repositori / fasilitas e-journal yang masuk dalam jurusan Sistem Informasi ITS misal journal-journal dari acara SESIND, ISICO, dll. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan mahasiswa Sistem Informasi ITS maupun para akademisi luar dalam pencarian journal yang berhubungan deng teknologi informasi. Adanya sistem/fasilitas ini juga diharapkan bahwa nantinya proses dokumentasi journal yang ada di jurusan sistem informasi ITS dapat digunakan referensi para mahasiswanya serta akademisi umum, sehingga secara tidak langsung, dengan adanya e-journal ini juga sebagai media promosi jurusan sistem informasi ITS ke dunia Global. Main Project Success Criteria : Project selesai pada akhir semester genap 2012-2013 Approach : * Riset tentang user behaviour dan juga pengetahuannya tentang IT * Melakukan interview terhadap akademisi yang aktif dalam pembuatan jurnal * Memanage semua resources (buku, pegawai, peminjam, dll) dan memahami role masing-masing * Membangun sistem dengan menggunakan OJS dan menggunakan iterative approach * Mencari cara untuk meningkatkan sekuritas dan kecepatan akses ROLES AND RESPONSIBILITIES Name Role Position Contact Information Huffadz Izzudin Project Manager General Manager of Nymph’s Project House [email protected]Rusdi Kurniawan Team Member Marketing Manager of Nymph’s Project House Rachmat Arif Team Member Finance Manager of Nymph’s Project House Feddy Anugerah P Team Member IT Manager of Nymph’s Project House Izzano Monzila Team Member Operational Manager of Nymph’s Project House Ridho Zulandra Team Member HRD Manager of Nymph’s Project House Ridho Azhario Team Member HRD Manager of Nymph’s Project House Advisor Asisten Praktikum MPTI C Advisor Asisten Praktikum MPTI C Sign Off : Comments :
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Project Title : E-Journal Sistem Informasi ITS
Project Start Date : 25 Februari 2013 Project Finish Date : 3 Juni 2013
Budget Information : Perusahaan sudah mengalokasikan dana sebesar Rp. 80.000.000,00 untuk proyek ini. Dan sebagian besar dari dana tersebut akan digunakan untuk membayar gaji karyawan dan juga membeli peralatan untuk implementasi sistem.
Project Manager : Hufadz Izzudin
Project Objectives : Membangun sebuah sistem repositori / fasilitas e-journal yang masuk dalam jurusan Sistem Informasi ITS misal journal-journal dari acara SESIND, ISICO, dll. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan mahasiswa Sistem Informasi ITS maupun para akademisi luar dalam pencarian journal yang berhubungan deng teknologi informasi. Adanya sistem/fasilitas ini juga diharapkan bahwa nantinya proses dokumentasi journal yang ada di jurusan sistem informasi ITS dapat digunakan referensi para mahasiswanya serta akademisi umum, sehingga secara tidak langsung, dengan adanya e-journal ini juga sebagai media promosi jurusan sistem informasi ITS ke dunia Global.
Main Project Success Criteria : Project selesai pada akhir semester genap 2012-2013
Approach :
* Riset tentang user behaviour dan juga pengetahuannya tentang IT
* Melakukan interview terhadap akademisi yang aktif dalam pembuatan jurnal
* Memanage semua resources (buku, pegawai, peminjam, dll) dan memahami role masing-masing
* Membangun sistem dengan menggunakan OJS dan menggunakan iterative approach
* Mencari cara untuk meningkatkan sekuritas dan kecepatan akses
ROLES AND RESPONSIBILITIES
Name Role Position Contact Information
Huffadz Izzudin Project Manager General Manager of Nymph’s Project House
Rusdi Kurniawan Team Member Marketing Manager of Nymph’s Project House
Rachmat Arif Team Member Finance Manager of Nymph’s Project House
Feddy Anugerah P Team Member IT Manager of Nymph’s Project House
Izzano Monzila Team Member Operational Manager of Nymph’s Project House
Ridho Zulandra Team Member HRD Manager of Nymph’s Project House
Ridho Azhario Team Member HRD Manager of Nymph’s Project House
Advisor Asisten Praktikum MPTI C
Advisor Asisten Praktikum MPTI C
Sign Off :
Comments :
2
1. PROJECT SCOPE MANAGEMENT
1.1 COLLECT REQUIREMENTS
1.1.1 REQUIREMENT DOCUMENTATION
E-journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS :Requirements Document (version
1.0)
Project: E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS
Date(s): 06/03/2013
Prepared by: Kelompok 7
1.1.1.1.1 Introduction
Dokumen ini berisi persyaratan sistem untuk Proyek Pembuatan E-Journal Sistem Informasi ITS
menggunakan authentikasi email ITS. Persyaratan ini diambil berdasarkan dari kebutuhan yang di ambil dari
beberapa sumber, salah satunya adalah Project Charter yang disetujui oleh semua pihak yang terkait dengan
pembuatan E-Jornal Sistem Informasi ITS.
1.1.1.1.2 How to Use This Document
Pada bagian ini akan dijelaskan bagaimana dokumen ini dikaji dari dan oleh siapa yang berhak untuk
memperoleh dokumen ini(type of reader).
Type of Reader
Beberapa jenis pembaca yang akan mengkaji dokumen ini sebagai panduan untuk melaksanakan Proyek
Pembuatan E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS.
1. Manager Proyek
Penanggungjawab atas pelaksanaan proyek.
Mengkoordinasikan segala kegiatan yang bersangkutan dengan proyek.
Menentukan project deliverables.
Mengkoordinasikan pengalokasian sumber daya.
Menyetujui atau tidak setiap aktivitas yang berkaitan dengan proyek ini.
2. System Analist
Melakukan analisa requirement.
Memastikan bahwa sistem yang dikerjakan sesuai dengan yang diharapkan.
Perencanaan dan menganalisa desain.
Merancang sistem interaksi untuk sistem yang akan dibangun
Melakukan presentasi terhadap desain yang sudah dirancang kepada manager
proyek untuk mendapatkan persetujuan.
3. Programmer
Membuat implementasi dari design.
Melakukan bug fix.
4. Administrator dan Dokumentator
End-user mengumpulkan semua dokumen yang diperlukan dalam pembuatan
sistem.
Melakukan system testing.
3
Membuat dokumentasi testing.
Membuat dokumentasi sistem.
Membuat petunjuk penggunaan sistem.
5. End-user:
Mendapatkan media alat bantu untuk mengakses informasi mengenai jurnal
yang dipublikasikan di SESINDO atau tidak.
Mendapatkan automasi informasi mengenai track-record user di E-Journal
Sistem Informasi ITS. Technical Background Required
Latar belakang teknis yang diperlukan untuk memahami dokumen secara umum.Selain itu juga terdapat
kebutuhan fakta atau pemahaman yang dibutuhkan untuk bagian tertentu.
1) Identifikasi
Melakukan identifikasi terhadap kebutuhan sistem pada Proyek Pembuatan E -
Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS, yaitu
pembangunan syarat dari semua elemen yang dibutuhkan oleh sistem.
2) Analisa
Menganalisa kebutuhan sistem yang akan dilakukan sesuai dengan informasi
kebutuhan stakeholder yang telah diidentifikasi sebelumnya.
3) Coding
Menerjemahkan kebutuhan sistem ke dalam bahasa yang bisa dimengerti oleh
komputer.
4) Testing
Pengujian eksternal fungsional untuk mencari dan menemukan kesalahan-
kesalahan dan memastikan hasil yang aktual sesuai dengan kebutuhan.
5) Maintenance
Authentikasi Email ITS yang sudah berhasil pada SI Library dan konsumen bisa
menggunakannya.Namun, pemeliharaan diperlukan untuk menunjang kinerja dari
sistem yang ada.
1.1.1.1.3 Scope of The Product
Proyek Pembuatan E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS memberikan banyak
kemudahan untuk mengakses dan memasukkan jurnal kesetiap stakeholder. Proyek E-Journal Sistem Informasi
ITS menggunakan authentikasi email ITS ditunjukan untuk:
Stakeholder ManfaatUtama Peran
Mahasiswa Mahasiswa bisa mengakses,
mendownload dan mereview
jurnal sebagai bahan referensi
untuk Tugas Akhir atau yang
lain
Sebagai Reviewer
Sebagai Penguji sistem
Dosen SI ITS Sebagai Editor
Sebagai Reviewer
Sebagai Penguji Sistem
Karyawan SI ITS Sebagai Reviewer
4
Sebagai Penguji Sistem
Kepala Jurusan SI Memberikan keputusan
strategis yang terkait dengan
kebijakan dalam proyek pada
tingkat Jurusan.
1.1.1.1.4 Business Case for the Product
1. Mengapa Produk E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi
email ITS diperlukan?
Karena Jurusan Sistem Informasi ITS membutuhkan suatu tempat untuk
mendokumentasikan hasil karya jurnal yang juga dipublikasikan ke event SESINDO
dan kebutuhan untuk mencari sumber referensi yang terkait dengan Sistem
Informasi.
2. Bagaimana Produk ini akan berkontribusi terhadap Institut Teknologi
Sepuluh Nopember?
Dengan adanya E-Journal ini diharapkan jurusan Sistem Informasi ITS akan menjadi
terkenal karena banyaknya jurnal yang dibuat dan dapat menarik minat orang
untuk memperdalam ilmu di Sistem Informasi ITS .
2.1.1.2 General description
1.1.1.2.1 Product Perspective
1. Mengapa memilih mengembangkan produk ini?
Untuk mempermudah mencari dan mempublikasi jurnal sebagai bahan referensi
yang dibutuhkan.
2. Apa yang dibutuhkan untuk service?
Sistem E-Journal ini dibangun untuk mempermudah.Dengan berbasis website
sehingga semua civitas Sistem Informasi ITS dapat mengaksesnya darimana saja.
3. Siapa stakeholder utama?
Stakeholder utama adalah semua civitas yang ada di jurusan Sistem Informasi
ITS
1.1.1.2.2 Product Functions
1. Apa yang bisa dilakukan produk E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan
authentikasi email ITS?
Beberapa yang bisa dilakukan dengan menggunakan E-Journal Sistem Informasi
ITS dengan menggunakan authentikasi email ITS adalah:
a. Mempermudah dalam pencarian abstract jurnal.
b. Mempermudah untuk mencari jurnal yang diperlukan.
c. Mempermudah dalam publikasi jurnal ilmiah.
2. Kegiatanapa yang bisa dilakukan oleh pengguna?
5
a. Untuk Reviewer: Hanya bisa mereview dan berkomentar mengenai jurnal
b. Untuk Author: Mempublikasikan dan mereview jurnal
c. Untuk Editor: Menyetujui publikasi dan mereview jurnal
d. Untuk Admin: Memanage user yang ada dalam Sistem E-Journal
1.1.1.2.3 User Characteristics
Siapa yang diharapkan untuk menggunakan produk jadi dari Proyek Pembuatan E-Journal Sistem
Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS?
Semua civitas yang ada di Sistem Informasi ITS
1.1.1.2.4 General Constraints
Kendala umum yang dihadapi dalam sistem produk jadi proyek ini adalah
User tidak memahami cara kerja publikasi jurnal secara rinci
1.1.1.3 Specific Requirements
1.1.1.3.1 User Requirements
Kebutuhan user adalah sebagai berikut:
a. Adanya sistem autentikasi user dengan email ITS
b. Adanya fitur SEO yang bisa mencari secara cepat dan tepat.
1.1.1.3.2 Reporting requirements
Feature yang akan diberikan dalam E-Journal Sistem Informasi ITS
Fitur subscribe via E-Mail
-Berlangganan berita/notifikasi yang akan diberitahukan melalui email
Fitur Search
-Untuk Mencari secara tepat topik yang ingin dicari
Fitur Submission
-Untuk mengupload file jurnal berformat PDF atau Doc.
Fitur Log-In
-Untuk authentikasi
Fitur Current
-Mengetahui isu isu terbaru pada jurnal
Fitur Journal Help
-Berisi penjelasan fitur fitur yang ada dan tata cara menggunakannya
Fitur Archieve
-Berisi Jurnal yang dipublikasi yang telah disetujui
1.1.1.4 Security Requirements
Admin yang bertugas memanage user.
Menanggulangi akses dengan role yang tidak sesuai.
Untuk Reviewer: Hanya bisa mereview dan berkomentar mengenai jurnal
Untuk Author: Mempublikasikan dan mereview jurnal
6
Untuk Editor: Menyetujui publikasi dan mereview jurnal
Untuk Admin: Memanage user yang ada dalam Sistem E-Journal
1.1.2 ReQuirements Management plaN
Pengumpulan kebutuhan stakeholder dilakukan melalui beberapa metode :
1 Interview
Metode wawancara dengan beberapa pertanyaan mengenai kebutuhan kepada stakeholder
yang terkait langsung pada pengembangan proyek, yaitu Koordinator Infrastruktur, Dosen
Jurusan Sistem Informasi, administrator SI mengenai aspek -aspek kebutuhan pada
website.
2 Group decision making
Proses penilaian alternatif berganda dengan hasil yang diharapkan dalam bentuk resolusi
tindakan masa depan. Teknik ini dapat digunakan untuk menghasilkan,
mengklasifikasikan, dan memprioritaskan kebutuhan sistem.
3 Observation
Pengamatan terhadap sistem yang saat ini terkait dengan kegiatan, teknologi, dan fasilitas
lainnya yang terkait dengan proyek.
Categories:
Tim pengembang mengklasifikasikan kebutuhan klien menjadi 2 kategori dengan masing –
masing sub kategori, yaitu sebagai berikut :
1 Functional Requirements
● Content / Pages
● Features
● Integration
2 Non Funcional Requreiments
● Security
● Reliability
● Operability
● Configuration Management
Prioritization:
Berdasarkan dokumentasi kebutuhan yang telah dilakukan, prioritas kebutuhan adalah sebagai
berikut:
7
Stakeholder Requirement Category Priority
Koordinator Infrastruktur Login menggunakan email ITS Fungsional >>
Keamanan
1
Dosen Jurusan Sistem
Informasi
● Mengupload konten informasi
berupa teks (pdf) ke dalam
website
● Review E-Jurnal
● Editor E-Jurnal
Fungsional >>
Konten
2
Civitas Jurusuan Sistem
Informasi selain Dosen
Menggunakan dan akses E-Jurnal Kebutuhan Non
Fungsional
3
Administrator IT Jurusan
Sistem Informasi ● Konfigurasi E-Jurnal
● Maintenance E-Jurnal
Fungsional >>
Integrasi
1
Traceability:
Ruang lingkup untuk proyek ini didefinisikan melalui proses pengumpulan kebutuhan secara
komprehensif. Pertama, analisis menyeluruh dilakukan pada website saat ini perusahaan
perangkat lunak berdasarkan karyawan dan feedback pengguna. Dari informasi ini, tim proyek
mengembangkan dokumen kebutuhan proyek, rencana pengelolaan kebutuhan, dan matriks
ketertelusuran kebutuhan untuk pencapaian akhir aplikasi perangkat lunak.
Deskripsi proyek dan deliverable dikembangkan berdasarkan proses pengumpulan kebutuhan
dalam desain perangkat lunak, dukungan teknis, pemrograman dan aplikasi website. Proses
mengumpulan kebutuhan untuk website akan menghasilkan kebutuhan perangkat lunak yang
mendukung proses E-Jurnal yang belum berjalan dengan baik.
Configuration Management:
● Perubahan ruang lingkup proyek dapat dilakukan maksimal 1 bulan setelah proyek ini
dimulai
● Adapun prosedur perubahan proyek adalah sebagai berikut :
● Manager Proyek, Sponsor dan Stakeholder akan menetapkan dan menyetujui dokumen
untuk mengukur ruang lingkup proyek yang mencakup checklist kualitas deliverable dan
pengukuran kinerja.
● Perubahan ruang lingkup dapat diusulkan oleh Manajer Proyek, Stakeholder atau anggota
tim proyek.
● Semua permintaan perubahan akan diserahkan kepada Manajer Proyek yang kemudian
akan mengevaluasi perubahan lingkup yang diminta.
● Setelah permintaan perubahan lingkup diterima, Manajer Proyek akan mengajukan
permintaan perubahan ruang lingkup kepada Dewan Pengendalian Perubahan dan
Sponsor Proyek untuk disetujui.
● Setelah persetujuan perubahan lingkup oleh Dewan Pengendalian Perubahan dan
Sponsor Proyek, Manager Proyek akan memperbarui semua dokumen proyek dan
mengkomunikasikan perubahan ruang lingkup untuk semua stakeholder.
8
Verification:
Beberapa metode yang digunakan untuk memverifikasi kebutuhan antara lain:
1 Observation
Metode pengumpulan data melalui pengamatan langsung atau peninjauan secara cermat
dan langsung di lapangan, apakah pemilihan kebutuhan sudah tepat sesuai kondisi saat
ini dan dapat berjalan dengan benar pada sistem yang ada
2 Measurement
Suatu kegiatan membandingkan kebutuhan dengan ukuran tertentu untuk mendapatkan
nilai atau akurasi kebutuhan itu. Pengukuran dilakukan dan sifatnya kuantitatif.
3 Testing
Tiap aktivitas yang digunakan untuk dapat melakukan evaluasi suatu atribut atau
kemampuan dari program atau sistem dan menentukan apakah kebutuhan telah benar
atau harus diubah.
1.1.1 Requirements traceability matrix
Collect Requirement
Diantara banyaknya proses untuk collect requirment, maka kami telah juga mengajukan untuk
bebrapa solusi untuk membuat kebutuhan proyek terlakasana, dengan metode interview
techniques dan juga group decision making techniques, juga akan membantuk kita sebagai
project manager untuk melakukan tugasnya, oleh karena itu terdapat beberapa hasil interview
kami dengan para stakeholder yang mempunyai wewenang untuk hasil output dari proyek ini.
User Needs
Environment
Apa saja yang menjadi lingkungan bisnis system ?
Informasi merupakan salah satu kebutuhan kita dimana kita sekarang sudah masuk ke dalam
masa atau zaman era teknologi, jadi semua informasi dari penjuru dunia akan sangat mudah
terbaca bagi kita yang sudah paham tentang informasi dan dari informasi ini pula kita juga
mengetahui apa saja yang ada didunia, kejadian apa saja, serta informasi terupdate apa saja yang
sekarang secara ilmiah. Web E-Jurnal Jurusan Sistem Informasi ITS di intrgrasikan dengan
official website SI ITS menyediakan informasi tersebut.
Apa saja lingkungan fisik system ?
9
Aplikasi ini berbasis web dimana nantinya atau outputnya bisa diimplementasiakan dan dilihat
oleh banyak kalangan dengan mudah, karena berdasar informasi, maka hal ini yang menjadikan
web ini berisikan seluruh Jurnal yang ada di Jurusan Sistem Informasi ITS.
Stakeholders / Actors
User
Dalam proses pembuatannya, website E-Jurnal SI ITS ini menyajikan beberapa bentuk informasi
antara lain menggunakan file jurnal yang telah diupload, ataupun dengan menyajikan link lain
yang mendukung informasi tersebut. User menginginkan kemudahan dalam penggunaan website
E-Jurnal SI ITS, serta terdapat informasi yang sangat jelas dan menu help pada website.
Kebutuhan Utama
● Memberikan kebutuhan informasi tentang Jurnal yang ada di Jurusan SI ITS ataupun
jurnal-jurnal yang masuk pada acara atau event-event SI ITS.
● Berinteraksi dengan dengan pengguna.
● Fitur-fitur menarik sehingga mudah dimengerti user
● Interface yang baik
10
Requirement Information Relationship Traceability
ID Requirement Priority Catego
ry
Source Relates to
Objective
Manifests in WBS
Deliverable
Verification Validation
1. 3 TampilanHalam
anprofil
1 Page Interview&
Brainstorming
1 1.2.4.1 Testing Testing
Checklist
2. 4 TampilanHalam
anberitaterkini
1 Page Interview&
Brainstorming
1
1.2.4.2
Testing Testing
Checklist
3. 5 TampilanHalam
an menu – menu
1 Page Interview&
Brainstorming
1 1.2.4.3 Testing Testing
Checklist
4. 6 TampilanHalam
angaleridokume
ntasikegiatan
1 Page Interview&
Brainstorming
1 1.2.4.4 Testing Testing
Checklist
5. 7 Posting konten
website (artikel,
berita, menu
terbaru,
foto&video
dokumentasi)
2 Fitur Interview&Brai
nstorming
1 1.2.6.1 Testing Testing
Checklist
6. 8 Editing konten
website (artikel,
berita, menu
terbaru,
foto&videodoku
mentasi)
2 Fitur Interview&
Brainstorming
1 1.2.6.2 Testing Testing
Checklist
7. 9 Deleting konten
website (artikel,
berita, menu
terbaru,
foto&videodoku
mentasi)
2 Fitur Interview&
Brainstorming
1 1.2.6.3 Testing Testing
Checklist
8. Updating konten
website (artikel,
berita, menu
terbaru,
foto&videodoku
mentasi)
2 Fitur Interview&
Brainstorming
1 1.2.6.4 Testing Testing
Checklist
9. 1
0
Forum untuk
Social
Networking
2 Fitur Interview&
Brainstorming
1 1.2.6.5 Testing Testing
Checklist
11
TUGAS
DEFINE ACTIVITY .............................................................................................................. 12 Activity list ....................................................................................................................................................... 12
Activity attribute LIST ..................................................................................................................................... 21
Milestone list ..................................................................................................... Error! Bookmark not defined.
SEQUENCE ACTIVITY ....................................................... Error! Bookmark not defined. project schedule network diagram ..................................................................... Error! Bookmark not defined.
Estimate activity duration .................................................................................. Error! Bookmark not defined.
ACTIVITY DURATION ESTIMATES ........................................................ Error! Bookmark not defined.
Duration Estimates Worksheet .......................................................................... Error! Bookmark not defined.
Analogus estimate .......................................................................................... Error! Bookmark not defined.
Milestones Activity ............................................................................................ Error! Bookmark not defined.
PROJECT DOCUMENT UPDATES ................................................................ Error! Bookmark not defined.
RISK REGISTER .......................................................................................... Error! Bookmark not defined.
12
PROJECT TIME MANAGEMENT
DEFINE ACTIVITY Activity list
Adapun daftar aktivitas dalam pengerjaan proyek ini, yakni sebagai berikut.
▲ ID ▲ ACTIVITY ▲ DESCRIPTION OF WORK
▲ 1. ▲ Fase Identifikasi ▲ Identifikasi kebutuhan customer yang dibutuhkan terkait dengan E-Journal
▲ 1.1 ▲ Identifikasi Kebutuhan ▲ Pihak yang terlibat :
Client
Project Manager
▲ Penggalian kebutuhan
yang dilakukan oleh tim
proyek (developer) untuk
menentukan kebutuhan
dan batasan pengerjaan
proyek E-Journal
▲ 1.1.1 ▲ Pembagian JobDesk ▲ Pada tahap ini project
manager dana team
project membagi jobdesk
masing-masing, untuk
menentukan kebutuhan
project.
▲ 1.1.2 ▲ Pertemuan dengan
Client
▲ Pada pertemuan dengan
client ini, kami menggali
kebutuhan langsung dari
owner.
13
▲ 1.1.3 ▲ Monitoring dan
Evaluasi
▲ Pada tahap monitoring
dan evaluasi kali ini kami
memonitoring hasil
penggalian kebutuhan
yang telah kami dapat
saat pertemuan dengan
project owner/client.
Selain itu juga
mengevaluasi semua
ketercapaian pada tahap
ini.
▲ 1.1.4 ▲ Pembuatan Project
Charter
▲ Membuat project charter
dari kebutuhan yang
sudah di tentukan.
▲ 1.2 ▲ Identifikasi Stakeholder
▲ Pihak yang terlibat :
Client
Manager proyek
▲ Menentukan siapa saja stakeholder terkait dengan proyek E-Journal dan stakeholder lain yang mempengaruhi secara langsung maupun tidak langsung
▲ 1.2.1 ▲ Meeting Stakeholder ▲ Bertemu dengan client
untuk membahas siapa
saja stakeholder yang
terlibat dalam pembuatan
proyek E-Journal
▲ 1.2.2 ▲ Monitoring dan Evaluasi
▲ Pada tahap monitoring
dan evaluasi kali ini kami
14
memonitoring hasil
penggalian kebutuhan
yang telah kami dapat
saat pertemuan dengan
stakeholder. Selain itu
juga mengevaluasi
semua ketercapaian
pada tahap ini.
▲ 1.2.3 ▲ Penandatanganan Project Charter
▲ Pada tahap ini client
akan menandatangani
project charter yang
sudah kami buat.
▲ 2. ▲ Fase Analisis dan
Design
▲ Melakukan
perencanaan mengenai
proyek yang akan
dikerjakan serta
merancang design
yang sesuai
berdasarkaan
kebutuhan yang
diperoleh dari tahap
sebelumnya.
▲ 2.1 ▲ Analisa Kebutuhan ▲ Pihak yang terlibat :
Surveyor
Manajer proyek
▲ Menganalisa kebutuhan user yang telah teridentifikasi di tahap sebelumnya, apakah benar-benar dibutuhkan apa tidak dan apakah fungsi tersebut bisa
15
diimplementasikan atau tidak. Membuat use case diagram untuk setiap pengguna website.
▲ 2.1.1 ▲ Pembuatan Use Case Scenario
▲ Pada tahap ini, hasil dari
kebutuhan dari sistem
akan dibuat sebuah use
case scenario untuk
merepresentasikan
proses yang terjadi dari
kebutuhan yang sudah
ditentukan.
▲ 2.1.2 ▲ Pembuatan dokumen SKPL (Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak)
▲ Berdasarkan usecase
yang telah dibuat, lalu
diteruskan ke dalam
pembuatan dokumen
SKPL untuk diserahkan
kepada programmer
untuk dibuatkan sistem
yang dimaksud.
▲ 2.2 ▲ Arsitektur Desain ▲ Pihak yang terlibat :
Desainer
System Analyst
▲ Membuat asitektur desain yang sesuai dengan kebutuhan yang telah didapatkan dan menganalisa semua hasil desain awal serta menyesuaikan kebutuhan dengan desain.Lalu dari tahap ini akan dihasilkan sebuah user interface.
16
▲ 2.2.1 ▲ Pembuatan User Interface
▲ Pada tahap ini akan dirancang sebuah user interface untuk proyek E-Journal.
▲ 2.2.2 ▲ Pembuatan Dokumentasi UI
▲ Pada tahap ini akan mendokumentasikan hasil User Interface yang telah dibuat pada tahap sebelumnya.
▲ 2.3 ▲ Management Resiko ▲ Pada tahap ini akan dirancang sebuah risk management untuk penanganan resiko yang akan terjadi pada fase-fase selanjutnya.
▲ 2.4 ▲ Monitoring dan Evaluasi
▲ Mengadakan rapat untuk membahas tentang analis dan design yang telah dibuat
▲ 2.5 ▲ Fixing Problem ▲ Melakukan pembenaran terhadap design yang dibuat apabila terjadi kesalahan.
▲ 3. ▲ Fase Programming ▲ Proses melakukan pengembangan aplikasi (membangun source code)
▲ 3.1 ▲ Pengembangan Front End
▲ Pihak yang terlibat :
Programmer
▲ Pengembangan website (coding) untuk front end website berdasarkan dengan User Interface dan document SKPL yang telah dibuat sebelumnya.
▲ 3.1.1 ▲ Pembuatan Fitur-Fitur Pada Front-End
▲ Membuat Fitur berdasarkan dokumen
17
SKPL yang telah dibuat.
▲ 3.2 ▲ Pengembangan Back End
▲ Pihak yang terlibat :
Programmer
▲ Pengembangan website (coding) untuk front end website berdasarkan dengan User Interface dan document SKPL yang telah dibuat sebelumnya.
▲ 3.2.1 ▲ Pembuatan Fitur-Fitur Pada Back-End
▲ Membuat Fitur
berdasarkan dokumen
SKPL yang telah dibuat.
▲ 3.3 ▲ Monitoring dan Evaluasi
▲ Melakukan monitoring
dan evaluasi selama
masa pemrograman
serta melakukan fixing
problem ketika
menemukan masalah
dalam tahap ini.
▲ 4. ▲ Fase Implementasi dan Uji
▲ Proses
mengimplementasikan
proyek yang telah
dibuat dan menguji-
coba proyek
▲ 4.1 ▲ Implementasi ▲ Melakukan
implementasi E-Journal
pada server yang telah
dibeli
▲ 4.1.1 ▲ Pengurusan Perijinan
▲ Mengurus perijinan
terhadap stakeholder
18
terkait implementasi
proyek.
▲ 4.1.2 ▲ Pengadaan Server dan Perlengkapan
▲ Pembelian server dan
perlengkapan yang
mendukung kinerja
proyek yang akan
diimplementasikan.
▲ 4.1.3 ▲ Instalasi Server ▲ Melakukan setting dan
instalasi proyek ke
server yang sudah
dibeli serta mengatur
jaringannya.
▲ 4.2 ▲ Testing ▲ Pihak yang terlibat :
Project Manager
Stakeholder
▲ Menguji E-Journal yang telah ready kepada stakeholder
▲ 4.2.1 ▲ Testing Fungsional Requirement
▲ Mengetes apakah fungsional requirementnya sudah berjalan seperti yang diharapkan client.
▲ 4.2.2 ▲ Testing Non Fungsional Requirement
▲ Mengetes apakah fungsional requirementnya sudah berjalan seperti yang diharapkan client.
▲ 4.3 ▲ Checking & Reviewing ▲ Pihak yang terlibat :
Sponsor (klien)
Manager proyek
19
Programmer
▲ Melakukan check dari
awal, dimulai dari project
chrater yang dibuat,
apakah produk sudah
sesuai dengan
kebutuhan yang sudah
diidentifikasikan di awal.
Jika belum sesuai maka
programmer akan
melakukan perbaikan
lanjut.
▲ 4.3.1 ▲ Checking Document dan Reviewing
▲ Pada tahap ini akan dilakukan proses check dan review terhadap feedback dari client tentang proyek yang telah diujicobakan.
▲ 4.3.2 ▲ Fixing Problem ▲ Melakukan pembenaran apabila ada ketidaksesuaian dari proyek yang sudah diimplementasikan.
▲ 5. ▲ Closing ▲ Proses penutupan proyek yang telah selesai serta penyerahan project yang telah jadi beserta dokumen-dokumen pendukung dan pelengkap.
▲ 5.1 ▲ Pembuatan User Guide
▲ Pihak yang terlibat :
Programmer
Tim Proyek
20
▲ Pembuatan tutorial kepada pihak klien terhadap produk hasil pengerjaan tim proyek
▲ 5.1.1 ▲ Dokumentasi Penggunaan Aplikasi
▲ Membuat sebuah dokumen mengenai cara penggunaan aplikasi E-Journal
▲ 5.1.2 ▲ Penyerahan Dokumentasi User Guide
▲ Menyerahkan hasil user guide kepada client dan stakeholder lainnya.
▲ 5.2 ▲ Laporan Document Akhir
▲ Pihak yang terlibat :
Project Manager
Team Project
▲ Mengumpulkan dokumentasi proyek dari awal hingga akhir pembuatan proyek serta rangkuman dari keseluruhan project.
▲ 5.2.1 ▲ Pembuatan Laporan Akhir Proyek
▲ Pada tahap ini semua dokumen akan dirangkum menjadi Laporan Akhir Proyek.
▲ 5.2.2 ▲ Penyerahan Laporan Akhir Proyek
▲ Penyerahan Laporan Akhir Proyek kepada Client.
▲ 5.2.3 ▲ Presentasi Proyek Akhir
▲ Melakukan presentasi kepada para stakeholder beserta client bahwa proyek telah selesai.
QUALITY CONTROL ...................................................................................................................... 41
36
INTRODUCTION
Quality Management Plan merupakan bagian tak terpisahkan dari rencana Manajemen Project.
Tujuan dari Quality Management Plan adalah untuk menggambarkan bagaimana kualitas akan
dikelola di seluruh siklus hidup project. Hal ini juga mencakup proses-prose dan prosedur untuk
memastikan perencanaan (plan), jaminan (assurance), dan kendali kualitas (control) yang
dilakukan. Seluruh stakeholder harus memahami dengan baik bagaimana kualitas akan
direncanakan, dijaminkan, dan dikendalikan.
Quality Management Plan dari Project E-Journal JSI ini akan menetapkan kegiatan, proses,
prosedur untuk memastikan produk yang berkualitas pada akhir project. Tujuan dari rencana ini
ialah untuk:
Memastikan bahwa kualitas telah direncanakan
Menentukan bagaimana kulaitas akan dikelola
Menentukan kegiatan jaminan kualitas
Menentukan kegiatan pengendalian kualitas
Menentukan standar kualitas yang dapat diterima
QUALITY MANAGEMENT APPROACH
Bagian ini menggambarkan pendekatan yang digunakan organisasi untuk mengelola kualitas di
seluruh siklus hidup project. Kualitas harus selalu direncanakan dalam setiap tahapan project
untuk mencegah pengerjaan ulang yang tidak perlu, limbah, biaya, dan waktu. Kualitas juga
harus dipertimbangkan bagi produk dan perspektif proses. Organisasi mungkin sudah memiliki
pendekatan standar kualitas, namun demikian, apakah itu standar atau tidak, pendekatan harus
didefinisikan dan dikomunikasikan kepada semua stakeholder project.
Pendekatan Manajemen Kualitas untuk Project E-Journal JSI akan memastikan kualitas telah
direncanakan bagi produk dan proses. Agar sukses, project ini akan memenuhi sasaran kualitas
dengan memanfaatkan pendekatan kualitas terpadu untuk menentukan standar kualitas,
mengukur kualitas, dan terus meningkatkan kualitas.
37
Kualitas produk untuk Project E-Journal JSI akan ditentukan oleh standar yang telah kami
pelajari dalam mata kuliah MPTI ini. Fokusnya adalah pada penyampaian project dan standar
maupun kriteria yang digunakan akan memastikan produk memenuhi standar kualitas yang telah
ditetapkan dan tentu saja sesuai dengan permintaan owner.
Kualitas proses untuk Project E-Journal JSI akan berfokus pada proses dimana deliverable dari
project akan diproduksi (dalam hal ini, dihasilkan). Menetapkan standar kualitas proses akan
memastikan bahwa semua kegiatan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan yang
menghasilkan keberhasilan penyampaian produk.
Tim Project akan bekerja dengan kelompok yang menangani kualitas untuk mendefinisikan dan
mendokumentasikan semua standar kualitas organisasi dan project khusus bagi produk dan
proses. Semua dokumentasi kualitas akan menjadi bagian dari Rencana Project E-Journal JSI dan
akan dialihkan menjadi sebuah operasi setelah berhasil menyelesaikan project.
Metrik akan dibentuk dan digunakan untuk mengukur kualitas di seluruh siklus hidup project
bagi produk dan proses. Pemimpin dari kelompok yang menangani kualitas akan bertanggung
jawab untuk bekerja dengan Tim Project untuk mendefinisikan metric ini, melakukan
pengukuran, dan menganalisis hasil. Pengukuran produk dan proses akan digunakan sebagai
salah satu kriteria dalam menentukan keberhasilan project dan harus ditinjau oleh stakeholder.
Metrik ini akan mencakup:
Jadwal
Sumber Daya
Biaya
Kinerja Proses
o Manufaktur pembuatan website
Kinerja Produk
o Kecepatan Akses
o Daya Tampung
Kepuasan Owner (sebagai hasil dari uji joba lapangan)
38
Peningkatan kualitas akan diidentifikasi oleh setiap anggota tim project atau kelompok yang
menangani kualitas. Setiap rekomendasi akan ditinjau untuk menentukan biaya versus manfaat
pelaksanaan perbaikan dan bagiamana perbaikan akan berdampak pada produk dan proses. Jika
perbaikan dilaksanakan, Project Manager akan memperbarui semua dokumentasi project untuk
menyertakan perbaikan.
QUALITY REQUIREMENTS / STANDARDS
Bagian ini harus menjelaskan bagaimana tim project dan/atau kelompok yang menangani
kualitas akan mengidentifikasi dan mendokumentasikan persyaratan kualitas dan standar. Selain
itu, ada juga penjelasan tentang bagaimana project akan menunjukkan kesesuaian terhadapa
standar kualitas diidentifikasi. Standar kualitas dan persyaratan harus mencakup produk dan
proses.
Kualitas Produk:
Kebutuhan dan standar kualitas produk akan ditentukan oleh tim project. Standar ini terutama
akan didasarkan pada standar yang telah didokumentasikan sebelumnya. Mungkin ada standar
kualitas bagi produk khusus yang mengidentifikasi bahwa saat ini bukan merupakan bagian dari
standar yang didokumentasikan. Dalam hal ini, Tim Project akan meninjau standar-standar baru
yg diidentifikasi ke dalam rencana Project E-Journal JSI dan memastikan komunikasi dengan
semua stakeholder.
Sebagai produk yang belum dicoba secara luas dan terukur pada interal yang ditentukan, kita
akan mengetahui bahwa produk tersebut sesuai dengan standar kualitas setelah kita mencapai
sepuluh percobaan berturut-turut sehingga dpaat diterima.
Kualitas Proses:
Kebutuhan dan standar kualitas proses akan ditentukan oleh tim project. Banyak dari standar
akan didasarkan pada standar proses yang sudah ditentukan sebelumnya.Namun, diharapkan
dalam kualitas proses ini ialah akan ada langkah-langkah yang unik pada penyusunan website E-
Journal JSI yang akan membutuhkan standar kualitas baru. Tim Project E-Journal JSI akan
39
bekerja untuk menetapkan standar yang dapat diterima dan mendokumentasikannya ke dalam
dokumen proses serta rencana Project itu sendiri.
Sebagai produk yang belum dicoba secara luas, metric proses akan diukur dan dianalisis untuk
menentukan kualitas proses. Setelah website E-Journal JSI memenuhi persyaratan yang dapat
diterima, maka telah tercapai tujuan dari proses untuk Project E-Journal JSI itu sendiri.
QUALITY ASSURANCE
Bagian ini menjelaskan bagaimana Project Team akan menetapkan dan mendokumentasikan
proses untuk mengaudit kebutuhan kualitas dan hasil dari pengukuran kendali kualitas untuk
memastikan bahwa standar kualitas dan definisi operasional yang digunakan. Bagian ini juga
mendokumentasikan metric jaminan kualitas yang sebenarnya digunakan untuk project ini.
Jaminan kualitas dari Project ini akan berfokus pada proses pembuatan website E-Journal JSI.
Dalam rangka untuk memastikan kualitas, berulang-ulang kualitas proses akan digunakan di
seluruh siklus hidup project.
Project Manager beserta anggotanya akan melakukan penilaian pada interval yang direncanakan
selama project untuk memastikan semua proses yang sedang dilaksanakan dan dijalankan dengan
benar . Tabel di bawah ini memberikan jaminan kualitas metric inti untuk Project E-Journal JSI .
Kegiatan Proses Acceptable Process
Standards
Process Phase Assessment Interval
Uploading Journal - < 8 minutes per
journal
Uploading Setiap Hari
Fungsi Search Journal - Pencarian
membutuhkan waktu <
10 detik
- Pencarian kata sampai
ke tingkat kata dalam
Designing Setiap Hari
40
konten journal
- Fungsi search Google
friendly
Web Design - Simple and Fastload
(loading page time < 3
detik)
- SEO friendly
berdasarkan struktur
rekomendasi dari
Google
Designing Setiap hari
Fungsi Tambahan - Fungsi share to Social
Media seperti
Facebook, twitter, dan
Google +
- Fungsi save journal
dan baca nanti.
Designing Setiap hari
Server Hosting - Server mampu
menampung
dijalankan secara
bersamaan oleh 10.000
orang dari seluruh
dunia.
Confuguring Seminggu sekali
41
QUALITY CONTROL
Quality Control adalah segala hal dan aktivitas yang dilakukan untuk memastikan kinerja proyek
selalu dalam standar kualitas yang telah diepakati.
Product Physical/Performance
Standards
Quality Assessment
Activities
Assessment Intervals
Template Website < 200 MB per file
Laboratorium dan
Lapangan
Per produced
template website
Journal JSI < 50 MB per file Laboratorium dan
Lapangan
Per produced Journal
JSI
42
HUMAN RESOURCE PLAN
TABLE OF CONTENTS INTRODUCTION ............................................................................................................................. 43 ROLES AND RESPONSIBILITIES ...................................................................................................... 43 PROJECT ORGANIZATIONAL CHARTS ............................................................................................ 44 STAFFING MANAGEMENT ............................................................................................................. 45
INTRODUCTION This section explains the purpose and importance of having a human resources management
plan. It should provide a general description of what the plan includes and explain how the
project manager and project team can use the plan to help them manage the project effectively.
Human resources management is an important part of the Software Upgrade Project. The human
resources management plan is a tool which will aid in the management of this project’s human
resource activities throughout the project until closure. The human resources management plan
includes:
Roles and responsibilities of team members throughout the project
Project organization charts
Staffing management plan to include:
a. How resources will be acquired
b. Timeline for resources/skill sets
c. Training required to develop skills
d. How performance reviews will be conducted
e. Recognition and rewards system
The purpose of the human resources management plan is to achieve project success by ensuring
the appropriate human resources are acquired with the necessary skills, resources are trained if
any gaps in skills are identified, team building strategies are clearly defines, and team activities
are effectively managed.
ROLES AND RESPONSIBILITIES Roles and responsibilities of team members and stakeholders must be clearly defined in any
project. Depending on the organizational structure, project team members may represent many
different groups/departments and act in the interest of different functional managers.
Additionally, team members may have varying degrees of authority and responsibility. When
listing roles and responsibilities the following should be included:
Role – description of the portion of the project for which the member is accountable
Authority – the level at which the member may make decisions, apply project resources,
or make approvals
Responsibility – the work a team member must perform to complete assigned work
activities
Competency – the skill(s) required to complete assigned project activities
The roles and responsibilities for the Software Upgrade Project are essential to project success.
All team members must clearly understand their roles and responsibilities in order to
successfully perform their portion of the project. For the Software Upgrade Project the
following project team roles and responsibilities have been established:
Project Manager :
Project Manager bertanggung jawab terhadap kesuksesan dari keseluruhan project. Project
Manager berwenang dalam menerima semua pengeluaran projeck. Project Manager juga
44
bertanggung jawab dalam melaporkan status projek dengan Communication Management Plan.
Projek Manajer mempunyai kewenangan dalam menyesuaikan human resourcs terhadap projek
melalui koordinasidengan fungsional mnajer. Selain itu, Projek Manajer harus mengevaluasi
performa dari keseluruhan member tim projek dan mengkomunikasikannya kepada functional
maajer.
User Interface Designer :
Betanggung jawab dalam mengumpulkan persyaratan koding yang dibutuhkan untuk upgrade
projeck software. Design Engineer juga bertanggung jawab dalam pengupgrade
design,koding,dan testing dalam pengupgradedan projek. Designer Engineer juga harus
membantu mengarahkan pengimplementasian dalam distribusi dan monitoring upgrad software
melalui infrastruktur netork. Selain itum Designer Engineerjuga bertanggung jawab dalam
pelaporan status secara berkala kepada Projek Manajer sebagai persyaratan Communication
Management Plan.Design Engineer tidak berhak terhadap pengeluaran dan pengalokasian
sumber daya apabila tidak ada persetujuan dari Projek Manajer.Performa Design Engineer diatur
oleh Projek Manajer dan dikomunikasikannya dengan Design Technology Group Manager.
Design ENgieer harus menguasai bahasa pemrograman, seperti C++ dan Java.
System Analyst :
System Analyst adalah orang-orang yang memandu / menetapkan pengembangan suatu sistem
informasi. Mereka adalah orang yang bertanggung jawab dalam membangung suatu sistem
informasi yang dirancang secara objektif guna mencapai tujuan dari projek,yaitu oembuatan e-
journal. Selain itu, System Analyst juga bertugas mempelajari aktivitas bisnis yang akan dibuat
sistemnya. Merekalah yang menentukan kebutuhan berdasarkan informasi yang didapat. Yup,
tanggung jawab hanyalah pada penentuan kebutuhan sistem yang akan dibangun, bukan pada
design sistem yang sudah ditentukan.
Documentator :
Documentator bertanggung jawab dalam hal dokumentasi dari proyek e-journal. Documentator
harus membuat dan mengumpulkan laporan dokumentasi masing-masing bagian dari
pengembangan proyek. Setelah itu membukukannya menjadi sebuah dokumentasi.
PROJECT ORGANIZATIONAL CHARTS This section provides a graphic display of the project tasks and team members. The purpose of
this is to illustrate the responsibilities of team members as they relate to the project tasks. Tools
such as responsible, accountable, consult, inform (RACI) or responsibility assignment matrix
(RAM) may be used to aid in communicating roles and responsibilities for the project team.
Additionally, organizational or resource breakdown structures may be used to show how
responsibilities are assigned by department or by type of resource respectively. It should be
noted that the level of detail may vary depending on project complexity.
45
Hubungan project task dan tim member dijelaskan melalui RACI Chart di bawah.
The following RACI chart shows the relationship between project tasks and team members.
Apabila ada perubahan, harus diajukan kepada projek manajer untuk persetujuannya.
Project
Manager
Programmer System
Analyst
Technical
Writing
Designer
User
Interface
Documentator Tester
Elicitation V V V V
Analisis dan
Desaign
V V V V V V V
Programming V V
Implementasi
dan testing
V V V V V
STAFFING MANAGEMENT This section contains information on several areas including: when and how human
resourceequirements will be acquired, the timeline for when resources are needed and may be
released, training for any resources with identified gaps in skills required, how performance
reviews will be performed, and the rewards and recognition system to be used. It is important to
note that depending on the scope of the project there may be other items included in staffing
management (government and/or regulatory compliance, organizational health and safety, etc).
Staff Acquisition:
Untuk Upgrade Proyek Perangkat Lunak hanya terdiri dari sumber daya internal.
Tidak akan ada outsourcing / kontrak yang dilakukan dalam lingkup proyek ini. Project Manager
bernegosiasi dengan manajer fungsional dan departemen untuk mengidentifikasi dan menetapkan
sumber daya sesuai dengan struktur organisasi proyek. Semua sumber daya harus disetujui oleh
manajer fungsional / departemen yang tepat sebelum sumberdaya itu mungkin mulai pekerjaan
proyek.
Resource Calendars:
The Software Upgrade Project will last for five weeks. All resources are required before the
project can begin. The resource histogram below illustrates that design engineers are required to
perform 40 hours per week per engineer for the first three weeks of the project. Their
requirements are then scaled back to 5 hours per engineer in the fourth week. After the fourth
week the design engineers will be released from the project. The implementation manager will
also be released from the project after week 4. The training lead will be required to perform 15
hours of work in the first week and a full 40 hours of training during week 5.
46
Software Project Upgrade Resource Histogram
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 Week 5
Timeline
Wo
rk H
ou
rs p
er
Week
Design Engineers (2 employees)
Implementation Manager (1 employee)
Training Lead (1 employee)
Training:
Dalam pengerjaan projek ini akan ada pelatihan kepada para stakeholder untuk penggunaan e-
journal,termasuk pengenalan fitur-fituryang ada di dalamnya.
Performance Reviews:
Manajer proyek akan meninjau kegiatan pekerjaan yang ditugaskan untuk setiap anggota tim
pada awal proyek dan mengkomunikasikan semua harapan pekerjaan yang harus dilakukan.
Manajer proyek kemudian akan mengevaluasi setiap anggota tim di seluruh proyek untuk
mengevaluasi kinerja mereka dan seberapa efektif mereka menyelesaikan pekerjaan mereka
ditugaskan. Sebelum melepaskan sumber daya proyek, manajer proyek akan bertemu dengan
manajer fungsional yang tepat dan memberikan umpan balik mengenai kinerja proyek karyawan.
Para manajer fungsional kemudian akan melakukan tinjauan kinerja formal setiap anggota tim.
Recognition and Rewards:
Pada setiap pengerjaan dan penyelesaian proyek, adasebuah reward untuk anggota tim. Reward
ini dilakukan jika pekerjaan yang dilakukan dirasa sesuai dan memenuhi standart yang
ditetapkan.
Setelah proyek selesai, ada acara gathering untuk semua tim dan perayaan atas
kesuksesan.
Setelah berhasil menyelesaikan proyek, setiap anggota tim yang memuaskan selesai
semua paket pekerjaan yang ditugaskan pada waktu akan menerima sertifikat ucapan
terima kasih dari CEO.
47
Anggota tim yang berhasil menyelesaikan semua tugas mereka ditugaskan foto mereka
akan diambil untuk dimasukkan dalam buletin perusahaan.
Perusahaan akan memberikan tiket gratis untuk acara keluarga atau souvenir atas pekerja
terbaik pada setiap proyek.
48
COMMUNICATION MANAGEMENT PLAN
(PROJECT E-JOURNAL JSI)
(MATA KULIAH MANAJEMEN PROJEK TEKNOLOGI INFORMASI) (JURUSAN SISTEM INFORMASI)
(INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOVEMBER SURABAYA)
(KELOMPOK C-7)
(29 APRIL 2013)
TABLE OF CONTENTS 1.0 Purpose .................................................................................................................................. 50 2.0 Roles and Responsibilities ..................................................................................................... 50
2.1 Project Team ..................................................................................................................................................... 50 2.2 Project Stakeholders .......................................................................................................................................... 50
3.0 Communication Matrix .......................................................................................................... 51 4.0 Project Team and Stakeholder Identification ........................................................................ 51 5.0 Communication Conduct ....................................................................................................... 52
5.1 Meetings ............................................................................................................................................................ 52 5.2 Electronic Mail (Email) ...................................................................................... Error! Bookmark not defined. 5.3 Informal Communication .................................................................................................................................. 52
50
1.0 Purpose
Komunikasi yang efektif adalah kunci untuk manajemen projek dan penyelesaian projek
yang sukses. Tujuannya ialah mendefinisikan kebutuhan komunikasi untuk Projek E-
Journal JSI sepanjang siklus hidup projek. Rencana ini mendefinisikan kebutuhan
komunikasi, media, frekuensi, dan distribusi untuk memastikan informasi yang
disampaikan melalui saluran yang tepat secara tepat waktu pula dan konsisten. Rencana ini
juga berfungsi sebagai katalis untuk penyelesaian projeke yang sukses dengan memfasilitasi
aliran informasi yang diperlukan pengambilan keputusan dengan waktu, tindakan
penelusaran barang, update status, dan pemahaman keseluruhan dari tujuan projek.
2.0 Roles and Responsibilities
Dalam rangka untuk memastikan keberhasilan penyelesaian Projek E-Journal JSI, peran dan
tanggung jawab semua personel inti dari projek harus didefinisikan secara jelas berkaitan
dengan komunikasi projek. Untuk mencegah tumpang tindih atau kesenjangan dalam
komunikasi projek, berikut peran dan tanggung jawab yang sudah diidentifikasi:
2.1 Project Team
Project Manager, Hufadz Izzudin R.: bertanggung jawab untuk mengelola dari
hari ke hari Projek E-Journal JSI dan menetapkan kebutuhan komunikasi untuk
projek tersebut, memimpin semua rapat projek, dan pelaporan laporan tertulis.
Intinya, Project Manager bertanggung jawab untuk semua penyebaran informasi.
Programmer, Feddy Anugerah: Bertanggung jawab untuk mendevelop aplikasi
dan sistem E-Journal, serta mengkomunikasikan hasil yang telah dicapai kepada
manager proyek dan tim proyek. Serta menginformasikannya terhadap stakeholder
terkait E-Journal.
Technical Writing, Izzano Monzila: Bertanggung jawab untuk membuat dokumen
formal terkait pengerjaan proyek dan menginformasikan hasilnya kepada project
manager yang nantinya akan digunakan untuk rencana proyek kedepan.
2.2 Project Stakeholders
Terdapat sejumlah stakeholder untuk Projek E-Journal JSI. Bila perlu, mereka bertanggung
jawab untuk memberikan informasi yang diminta oleh Project Manager untuk digunakan
dalam komunikasi projek. Stakeholder projek yang tercantum di bawah ini diperlukan
untuk menghadiri pertemuan bulanan, dan akan disalin secara courtesy, pada saat yang
tepat, pada semua komunikasi projek
Project Owner, Radityo P W: Merupakan project owner dari pengerjaan E-
Journal, bertanggung jawab atas mendefinisikan kebutuhan yang dibutuhkan saat
pengerjaan proyek oleh tim proyek
51
Stakeholder, Edwin Riksakomara & Asisten Praktikum MPTI: Merupakan
stake holder dalam project E-Journal ini. Bertanggung jawab atas informasi yang
dibutuhkan oleh tim pekerja proyek,
3.0 Communication Matrix
Kebutuhan komunikasi untuk Projek E-Journal JSI tercantum dalam matriks berikut. Sebagai
hasil projek, mungkin perlu untuk memodifikasi kebutuhan komunikasi. Tentunya modifikasi
matriks komunikasi harus disetujui oleh Owner.
Communication
Type Description Frequency Format Participants/
Distribution Deliverable Owner
Project Negotiation
Negotiating the project
One time In Person Project Manager and Stakeholder
Project Charter
Stakeholder
Kickoff Meeting Meeting to begin the
project One time In Person Project Team
Timeline and Action
Register
Project Manager
Weekly Status Report
Summary of project status
Weekly Report Project Team
and Stakeholders
Status Report Project
Manager
Weekly Project Team Meeting
Meeting to review action register and
status
Weekly In Person Project Team Updated Action
Register
Project Manager
Monthly Status Meeting
Report outlining monthly
progress and issues
Monthly Meeting Project Team
and Stakeholder Status Report
Project Manager
Project Gate Reviews
Present closeout of
project phases and kickoff next phase
As Needed In Person Project Sponsor,
Team and Stakeholders
Phase completion report and
phase kickoff
Project Manager
Project Closing
Present the project output and project document
One time In Person Project Team Technical
Design Package
Project Manager
4.0 Project Team and Stakeholder Identification
Matriks berikut telah dibuat untuk memberikan informasi mengenai kontak untuk semua
personel yang terlibat dengan Projek E-Journal JSI. Setiap permintaan untuk menambah atau
mengubah identifikasi, matriks harus diserahkan kepada Project Manager untuk diperiksa dan
Mengembangkan Rencana Manajemen Risiko yang efektif
merupakan bagian penting dari setiap proyek, namun, sering dipandang
sebagai sesuatu yang dapat ditangani kemudian. Masalah sering muncul
meskipun dan tanpa rencana berkembang dengan baik, bahkan masalah kecil
bisa menjadi keadaan darurat. Ada berbagai jenis Manajemen Risiko dan
kegunaan yang berbeda yang mencakup menghitung kelayakan kredit,
menentukan berapa lama garansi pada produk harus bertahan dan
menghitung tariff asuransi.
Dalam dokumen ini, kita akan melihat Manajemen Risiko dari sudut pandang perencanaan untuk efek samping.
Project Risk Management adalah sebuah dokumen controlling yang menggabungkan tujuan, strategi, dan metode untuk melakukan manajemen risiko pada proyek Project Risk Management menggambarkan semua aspek dari identifikasi risiko, estimasi, evaluasi, dan proses kontrol. Tujuan dari pengembangan rencana tersebut adalah untuk menentukan pendekatan biaya-efektif melakukan manajemen risiko pada proyek.