Home >Education >Project charter digitalisasi dokumen

Project charter digitalisasi dokumen

Date post:24-Dec-2014
Category:
View:2,249 times
Download:28 times
Share this document with a friend
Description:
 
Transcript:
  • 1. Project Management and Digitalisation Document Fachrul Azizi - 0811601087 Nurhalim -1211600075 Tedi Purwanto - 1211600216 Andi Rohmana Saputra - 1211600208 1

2. Struktur Tim Perencana TASKS Name: FachrulPicture Bertanggung jawab Memimpin, merencanakan , memastikan proyek berjalan lancar serta membuat laporan mengenai perkembangan proyek dan melakukan presentasi akhir proyek Name: Nurhalim( Fachrul Azizi ) Bertugas menganalisa proses digitalisasi dokumen yang akan diimplementasikan, dimulai dari menganalisa , perubahan dana, posisi keuangan serta pembuatan schedule proyek Name: Tedi Purwanto Picture(Andi)Picture(Tedi)(Nurhalim) Bertugas mengembangkan sistem aplikasi digitalisasi dokumen sesuai dengan rancangan yang telah ditetapkan, merumuskan perancangan berbasis web Name: Andi Rohmana Saputra Bertugas mengembangkan sistem aplikasi digitalisasi dokumen sesuai dengan rancangan yang telah ditetapkan, merumuskan perancangan berbasis web2 3. Karakteristik produk/ jasa/ outputProduk yang dihasilkan adalah sebuah aplikasi Manajemen DokumenScreen Caps3 4. PROJECT OBJECTIVES Tujuan dari proyek ini adalah : Mempunyai sebuah sistem yang terkomputerisasi dan terintegrasi sehingga mempermudah dan mempercepat pencarian surat / dokumen yang sesuai kebutuhan. Mempermudah dalam kegiatan pengarsipan. Menjalankan pengarsipan surat/dokumen dalam bentuk digital secara terstruktur dan tersistem dalam rangka efisiensi penggunaan ruang dan waktu penyusunan, terutama yang bersifat cepat bergerak dan berumur pendek, dengan tetap memelihara efektifitas pencarian dan distribusi untuk kebutuhan administratif dan atau informatif di masa depan. Meminimalisasi kesalahan pengarsipan yang diakibatkan oleh kesalahan manusia. Dalam rangka pencapaian maksud dan tujuan di atas, pelaksanaan pekerjaan ini diharapkan untuk mencapai sasaran sebagai berikut: Dihasilkannya sebuah format digital dari dokumen-dokumen/surat-surat dari keseharian PT. XYZ. Tersusunnya sistem dan prosedur perekaman, pengelolaan, dan pendistribusian persuratan dan dokumentasi di dalam internal PT. XYZ. Terbangunnya sebuah sistem informasi pengelolaan dokumen dan persuratan yang terintegrasi berbasis Web. Sebuah sistem yang mampu untuk melakukan pengelolaan administratif surat masuk dan keluar. Sebuah sistem pengelolaan pengarsipan surat/dokumen. Pembuatan surat / dokumen standar secara otomatis. Penelusuran riwayat, status dan keterkaitan dari surat / dokumen. Memberikan peringatan secara otomatis atas status dan proses dari surat / dokumen. 4 5. Review Sistem Digitalisasi Dokumen Seluruh Proses Digitalisasi yang sudah di buat akan dilakukan review oleh Sistem Analist Dan Project Manager Reviewer / Stakeholder1 st(Sistem Analist) Facrul(Project Manager) Andi RohmanaReleaseTeddy PurwantoFinal(Devlopment)Sistem yang telah dibangun oleh Project Manager, System Analyst, Devlopment. Sistem yang telah dianggap final akan direlease setelah disetujui oleh PM 5 6. MILESTONES & DELIVERABLESMILESTONES LISTTanggalMilestonesDuration1 Oktober 2013Initiation & Planning10 D15 Oktober 2013Pengembangan Aplikasi54 D30 Desember 2013Pengujian / UAT18 D23 Januari 2014Closing12 D10 Februari 2014Serah Terima1DProject Charter Due Date : Waktu pengerjaam project dimulai dari 1 Okt 2013. Dengan lama durasi adalah 95 Hari. 6 7. PROJECT DELIVERABLESebagai hasil dari pekerjaan ini adalah: a. Sebuah Sistem Management dan Digitalisasi Dokumen. b. Akan dilaksanakan pelatihan dan pendampingan. c. Akan diberikannya sebuah buku petunjung penggunaan aplikasi(User Guide).7 8. DEPENDENCIES Ketergantuang terhadap keberhasilan proyek : a. Dibutuhkan scaning yang khusus. b. Tingkat ke akuratan dalam OCR tinggi jadi cukup memakan waktu untuk proses OCR. c. Proses pencarian terhadap indexing isi dokumen baru dapat dilakukan setelah proses OCR selesai dilakukan.8 9. PROJECT CONSTRAINTSa. Sistem harus selesai dalam waktu 95 hari kerja. b. Sistem harus memenuhi segala aspek yang telah disepakati. c. Sistem harus lulus uji kualitas. d. Mendukung minimal web browser Internet Explorer, Mozilla FireFox, Safari dan Google Chrome. PROJECT ASSUMPTIONSa.Vendor pernah mengerjakan proyek yang hampir serupa. b.Vendor sudah memiliki template aplikasi. c. Pengerjaan dilakukan sebenarnya 2 bulan sebelum kick-off. On the background of the project.9 10. PROJECT MANAGERS AUTHORITIES / RESPONSIBILITIES 1.Melakukan integrasi dari semua unsur dan sumber daya yang terkait berupa jadwal, pemantauan biaya, pemantauan hasil pekerjaan2.Memantau pelaksanaan digitalisasi dokumen/arsip yang membutuhkan waktu lebih dari 95 hari3.Memeriksa kualitas media digitalisasi serta hasil digitalisasi dokumen4.Memeriksa keaslian, identifikasi error, efisiensi, integritas metadata terutama pada dokumen/arsip, video digital5.Melakukan koordinasi dengan anggota tim dan unit pendukung serta pihak vendor maupun user6.Melakukan analisis usulan perubahan proyek digitalisasi 10 11. STAKEHOLDER REGISTER Fahrul OrganizationAndi RohmanaFahrulTedy PurwantoSupervisi dan SponsorManagementProject ManagerAnalystRole On ProjectMengkoordinasikan Bertanggung jawab untuk informasi yang dibutuhkan memberikan kebijakan dan tentang proses bisnis pengarahan selama proyek berlangsung, merupakan anggota dari Steering Committee proyekUnique FactSopan, Tegas, Tepat waktu Lulusan pasca sarjana MM Berpengalaman 3 tahun Berpengalaman 2 tahun Prasetya Mulya dalam pengelolaan proyek dalam merancang sistem/ sistem infomasi aplikasiLevel of InterestMemiliki integritas yang tinggi baik kepemimpinan maupun bidang teknologi informasiLevel of InfluenceMemiliki Ketertarikan yang sangat tinggi terhadap sistem informasi manajemen (Very High)(medium) Tegas dan berwawasan luas Memiliki pengaruh yang kuat/ sangat tinggi (very high) untuk mewujudkan perubaahan dan transformasi teknologi.Berperan sebagai pengelola Berperan untuk merancang proyek baik perencanaan sistem sesuai kebutuhan maupun implementasi proses bisnis sistem informasiMemiliki integritas yang Memiliki Ketertarikan yang tinggi baik kepemimpinan tinggi pembuatan aplikasi maupun bidang teknologi berbasis web base informasi (medium) Memiliki pengaruh yang tinggi, dan tegas terhadap bawahan(High) Memiliki pengaruh yang tinggi sebagai leader dan berwawasan luasSuggestion On Anda diharapkan menjalin Anda diharapkan memiliki Anda diharapkan menjalin Anda diharapkan menjalin Manage Relation ship komunikasi dan laporan wawasan yang luas, ulet komunikasi dan laporan kordinasi dan cepat dalam tepat waktu dan dapat menjallin tepat waktu memberikan laporan komunikasi dengan baik. 11 12. STAKEHOLDER REGISTER Andi RohmanaTarwocoArif MugionoAryo Sandi YudoNurhalimDeveloperTesterTrainerTechnical CommunicatorDeployment TeamBerperan dalam mengembangkan sistem aplikasi sesuai dengan design dan rancangan yang telah disepakatiBertanggung jawab untuk menjamin bahwa sistem aplikasi memiliki kualitas yang dipersyaratkan dengan melakukan berbagai macam pengujianBerperan dalam memberikan pelatihan kepada pengguna/user seputar aplikasi yang sedang dikembangkanBerperan dalam membuat dokumentasi teknis dan penggunaan sistem aplikasi.Berperan dalam menyiapkan segala infrastruktur , hardware dan software yang dibutuhkan untuk instalasi sistemBerpengalaman 2 tahun Berpengalaman 2 tahun Berpengalaman 2 tahun Berpengalaman 2 tahun dalam merancang dalam pengujian aplikasi dalam pelatihan aplikasi dalam pembuatan sistem/ aplikasi sistem informasi sistem informasi dokumentasi dan penggunaan aplikasiBerpengalaman 2 tahun dalam menyiapkan dan instalasi hardware maupun softwareMemiliki Ketertarikan yang cukup tinggi terhadap bahasa pemrograman berbasis web (Medium) dapat diandalkan dalam pembuatan project aplikasi scope besar maupun kecil.Memiliki Ketertarikan yang cukup tinggi terhadap teknologi informasi terbaruTertarik sebagai trainer dan hobby mengajarMemiliki Ketertarikan yang cukup tinggi terhadap pembuatan aplikasiMemiliki Ketertarikan yang cukup tinggi terhadap teknologi informasi terbaru(Medium) Memiliki pengaruh, karena teliti dalam pengujian aplikasi sistem.(Medium) Memiliki pengaruh, karena dapat diandalkan sebagai trainer(Medium) Memiliki pengaruh, ketelitian dan kejelasan dalam pembuatan dokumentasi teknis(Medium) Memiliki pengaruh, pengetahuan terhadap infrastruktur dan jaringan komputerAnda diharapkan bekerja Pastikan aplikasi berjalan Anda diharapkan bekerja Terus Menjalin cepat dan jujur tanpa error. cepat dan jujur komunikasi dan teliti terhadap pekerjaanAnda diharapkan bisa bekerja cepat dan teliti. 12 13. PROJECT SCHOPEUraian KegiatanKeteranganTipe AplikasiWeb BasedPlatformSupport Windows Platform, Mendukung web server Apache, Client OS harus mendukung Windows XP, Vista dan 7, mendukung pengembangan aplikasi berbasis web 2.0 Aplikasi bersifat Web Base Application.Kebutuhan FungsionalAplikasi menggunakan bahasa Indonesia. Dapat menerima surat masuk dalam bentuk elektronik maupun hardcopy untuk dapat dicatat dalam agenda. 13 14. PROJECT SCHOPEUraian Kegiatan Kebutuhan FungsionalKeterangan Menyimpan dokumen dari bentuk apapun ke dalam database sehingga membentuk document management yang baik dan handal dalam pencarian di kemudian hari. Terintegrasi dengan scanning system, sehingga surat masuk jenis hard copy dapat langsung di scan dan disimpan ke dalam aplikasi dan diintegrasikan ke dalam system web yang sama. Dokumen yang telah didigitalisasi dapat dikirim secara langsung kepada yang dituju.14 15. PROJECT SCHOPEUraian Kegiatan Kebutuhan FungsionalKeterangan Pengiriman surat/dokumen dilakukan secara elektronik. Tersedianya indikator atau informasi kepada user ketika adanya surat/dokumen yang masuk atau telah diterimanya surat/dokumen yang dikirimkan serta adanya informasi pencatatan waktu ketika surat/dokumen dikirimkan dan diterima. Dokumen yang telah di-digitalisasi dapat tergroup dalam folder yang telah disetup. Memiliki standard hirarki dari struktur folder dan sub folder yang memungkinkan penggun

Click here to load reader

Reader Image
Embed Size (px)
Recommended