Problem Solving Management

I. Arti Penting Pemecahan MasalahII. Pengertian MasalahIII. Proses Pemecahan Masalah

a. Penemuan Masalahb. Penemuan Penyebab Masalahc. Penentuan Sasaran Pemecahand. Penentuan Alternatif Pemecahan Masalahe. Pemilihan Alternatif Pemecahan masalahf. Implementasi/Penyusunan Program Kegiatan

IV. Diskusi Kasus

Proses Manajemen (Perencanaan, Pengorganisasian Supervisi, Evaluasi)

MANAJER

SASARAN

Masalah

Pemecahan Masalah

Korektif Progresif

Kreatif

• Mandor panen adalah manajer lini pertama yang mempunyai tanggung jawab mengamankan tercapainya sasaran produksi melalui kegiatan perencanaan, pengorganisasian, supervisi dan evaluasi panen

• Dalam menjalankan tugasnya, mandor panen menghadapi berbagai masalah yang menuntut pemecahan masalah secara efektif & efisien

• Oleh karena itu perlu pembekalan kompetensi kemampuan pemecahan masalah yang rasional & efektif, sehingga sasaran produksi yang menjadi tanggung jawabnya tercapai bahkan dapat melampaui target

• Penetapan Sasaran Produksi Periode Tertentu (Harian, Bulanan, Tahunan)

• Penetapan Strategi/Tata Cara/Standar (Strategy)• Penetapan Rotasi Kerja (Schedule)• Penetapan Kebutuhan SDM

Masalahnya apa?

Membagi & mengatur tenaga kerja di Membagi & mengatur tenaga kerja di lapang lapang Menentukan rotasi pekerjaanMenentukan rotasi pekerjaan

Masalahnya apa?

• Supervisi kuantitas hasil produksi• Supervisi kualitas hasil produksi • Supervisi tata cara kerja & ketuntasan produksi • Supervisi prestasi kerja

Masalahnya apa?

• Evaluasi Kuantitas Produksi• Evaluasi Kualitas Produksi• Evaluasi Prestasi Kerja

Masalahnya apa?

Kekeliruan Pemecahan Masalah

=Kekeliruan

Tindakan Pemecahan Masalah

Sasaran Tidak Tercapai

DEVIASI /GAP

Target

RealisasiRealisasi

Potensi/Peluang

• Setiap situasi yang merisaukan, • karena menyimpang dari harapan, tujuan,

rencana, norma, standar • serta memerlukan tindakan tetapi belum jelas

tindakan yang akan diambil

• Bentuk Penyimpangan, Ancaman, Peluang

• Sifat Korektif, Progresif, Kreatif

• Ruang Lingkup Perusahaan, direktorat, unit, sub unit, afdeling,

blok

KOREKTIF ( mengembalikan ke target/rencana)

PROGRESIF ( menangkap peluang/potensi yang ada

agar ada nilai tambah)

KREATIF ( menciptakan value max profit, costumer satisfaction)

MENENTUKANMASALAH

MENEMUKAN PENYEBAB

MENENTUKAN SASARAN

MENENTUKAN

ALTERNATIF PEMECAHAN

MENYUSUNPROGRAMKEGIATAN

Evaluasi &

Feed back

MEMILIH ALTERNATIF PEMECAHAN

Evaluasi sasaran kinerja Analisis data/fakta Meneliti Laporan Evaluasi Keluhan Atasan/Mitra/Bawahan Evaluasi perubahan yang terjadi

• Apa Masalahnya (What)• Siapa saja yang berkaitan dengan Masalah (Who)• Dimana masalah terjadi (Where)• Kapan masalah itu berlangsung (When)• Mengapa masalah itu bisa terjadi (Why)• Bagaimana kondisi & sifat masalah (How)

KEPENTINGANNYA ( tk pengaruhnya terhadap tercapainya sasaran, keuntungan, produksi, serta tingkat penggunaan sumber daya : orang, biaya dsb)

KEMENDESAKAN/URGENITAS ( tk ketersediaan waktu untuk menyelesaikan)

KECENDERUNGAN/TREN MASALAH ( tk kemungkinan berkembangnya masalah, frekuensi masalah)

• Identifikasi sebab-sebab potensial (misal dengan cara diagram tulang

ikan/Ishikawa)

• Tentukan sebab yang paling memungkinkan (misal dengan membuat grafik pareto)

• Identifikasi akar penyebab yang sesungguhnya (buat pertanyaan ‘mengapa’ beberapa kali)

•Memberikan arah dan fokus

• Dapat dimonitor dan dievaluasi efektivitas pemecahannya

SMARTSpesific (jelas)

Measurable (terukur)

Achievable (dapat dijalankan/dicapai)

Reliable (berdasar fakta nyata/terpercaya)

Time bound (ada batasan waktu)

Efektivitas ( Tk tercapainya sasaran pemecahan masalah)Efisiensi ( Tk pemakaian sumber daya dg tetap

terjaminnya tercapainya sasaran)Kemudahan Pelaksanaan ( Tk kemudahan dilaksanakan & jaminan

ketersediaan sumber daya)Penerimaan ‘Stakeholder’ (tk penerimaan keputusan)

Tindakan nyata dari keputusan yang telah ditetapkan

Perlu dibuat perencanaan program kegiatan dari alternatif yang dipilih:

* Jenis kegiatan * Sumberdaya yang dibutuhkan * Pengorganisasian * Jadwal * Tolok ukur * Monitoring, evaluasi dan pelaporan

Tujuan : Menjamin keberhasilan kegiatan

Komponen tindakan: * Identifikasi daerah yang rentan terjadinya

masalah * Identifikasi persoalan potensial yang mungkin

muncul * Identifikasi sebab-sebab persoalan potensial

yang paling mungkin * Rencanakan tindakan antisipasi/penanggulangan

Menentukan masalah dan penyebabnya merupakan langkah awal yang menentukan

Sasaran pemecahan masalah harus jelas

Penyusunan program kerja sangat menentukan pencapaian sasaran

Sosialisasi dan membangun komitmen kunci efektivitas pemecahan masalah

1. Tulislah masalah-masalah panen yang ada di

Afdeling/wilayah kerja Saudara!

2. Tentukan masalah utamanya!

1 Apa saja penyebab masalah utama tersebut?

2. Apa penyebab yang paling mungkin?

1. Apa sasaran pemecahan masalahnya? 2. Apa saja Alternatif-alternatif pemecahan masalahnya? 3. Apa alternatif terpilihnya?

1. Apa persoalan potensial yang mungkin timbul? 2. Bagaimana antisipasinya?

Buat rencana program kegiatan, yang meliputi:1. Sasaran kegiatan2. Kebutuhan sumber daya3. Jadwal kegiatan4. Penanggung jawab masing-masing sub kegiatan5. Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan

• Chang, RY., Kelly, PK., 2003. Langkah-langkah Pemecahan Masalah. Penerbit PPM, Jakarta

• Kepner, CH., Tregoe, BB. 1965. The Rational Manager. Mc Graw-Hill, New York

• Kirn, AG . 1976. Problem Solving Decision Making Planning. Wilton Center New Hampshire 03086