Presentasi Yahya

OLEH:

YAHYA LUBIS, SH

BIODATA

NAMA : YAHYA LUBIS, SH

NIP : 19660412 200701 1 005

PANGKAT/GOL : PENATA MUDA TK. /III B

JABATAN : STAF

TEMPAT/TGL LAHIR : SIGIRING-GIRING 12 APRIL 1966

ALAMAT KANTOR : JL. WILLIEM ISKANDAR NO.9 MEDAN

ALAMAT RUMAH : JL. SIDOMULYO DUSUN VI Gg.PUYUH NO.8

PENDIDIKAN : SI/ SARJANA HUKUM UISU

NO HP : 081396830371

ARSIP

DINAMIS STATIS

AKTIF IN AKTIF

PENGERTIAN ARSIP :

MENURUT UU NO. 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN

ARSIP ADALAH REKAMAN KEGIATAN ATAU PERISTIWA DALAM BERBAGAI BENTUK DAN MEDIA SESUAI DENGAN PERKEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI YANG DIBUAT DAN DITERIMA OLEH LEMBAGA NEGARA, PEMERINTAHAN DAERAH, LEMBAGA PENDIDIKAN, PERUSAHAAN, ORGANISASI POLITIK, ORGANISASI KEMASYARAKATAN DAN PERSEORANGAN DALAM PELAKSANAAN KEHIDUPAN BERMASYARAKAT, BERBANGSA DAN BERNEGARA.

MENURUT PERATURAN MENDAGRI NO.39 TAHUN 2005 TENTANG PEDOMAN TATA KEARSIPAN DI DAERAH

ARSIP ADALAH NASKAH DINAS YANG DIBUAT DAN DITERIMA OLEH PIMPINAN UNIT KERJA DIDAERAH DALAM BENTUK CORAK APAPUN BAIK DALAM KEADAAN TUNGGAL MAUPUN BERKELOMPOK, DALAM RANGKA PELAKSANAAN KEGIATAN PEMERINTAHAN.

ARSIP DINAMIS ADALAH ARSIP YANG DIPERGUNAKAN SECARA LANGSUNG DALAM PERENCANAAN, PELAKSANAAN, PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN ATAU DIPERGUNAKAN SECARA LANGSUNG DALAM PENYELENGGARAAN ADMINSTRASI .

ARSIP AKTIF ADALAH ARSIP DINAMIS YANG SECARA LANGSUNG DAN TERUS ,MENERUS DIPERLUKAN DAN DIPERGUNAKAN DALAM PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI.

ARSIP INAKTIF ADALAH ARSIP DINAMIS YANG FREKUENSI PENGGUNAANYA UNTUK PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI SUDAH MENURUN.

ARSIP STATIS ADALAH ARSIP YANG TIDAK DIPERGUNAKAN DALAM PELAKSANAAN TUGAS DAN DISIMPAN DI BADAN/KANTOR ARSIP DAERAH (Arsip Yang Mempunyai Nilai Guna Sekunder)

NILAI GUNA ARSIP NILAI GUNA ARSIP ADALAH NILAI ARSIP YANG DIDASARKAN

PADA KEGUNAANNYA BAGI KEPENTINGAN PENGUNA ARSIP.

NILAI GUNA ARSIP DAPAT DIBEDAKAN MENJADI 2 YAITU : NILAI GUNA PRIMER DAN NILAI GUNA SEKUNDER.

NILAI GUNA PRIMER YAITU NILAI GUNA YANG DIDASARKAN PADA KEGUNAAN ARSIP BAGI KEPENTINGAN LEMBAGA / INSTANSI PENCIPTA ARSIP MENCAKUP NILAI GUNA ADMINISTRASI, HUKUM, KEUANGAN , ILMIAH DAN TEKNOLOGI.

NILAI GUNA ADMINISTRASI ADALAH NILAI GUNA ARSIP YANG DIDASARKAN PADA KEGUNAAN BAGI PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSI LEMBAGA/INSTANSI PENCIPTA ARSIP

Nilai Guna Hukum adalah

Apabila arsip berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah Misalnya : arsip-arsip yang berisikan keputusan / ketetapan, perjanjian , bahan-bahan bukti peradilan. Jangka waktu simpannya tergantung pada hal / urusan yang diberikan

Nilai Guna keuangan adalah

Arsip-arsip yang berisikan segala hal ikhwal yang menyangkut transaksi dan pertanggung jawaban keuangan misalnya : arsip tentang rencana anggaran belanja, pertanggung jawaban keuangan, pembukuan laporan keuangan dan lain-lain

Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi adalah

Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat / hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

NILAI SEKUNDER ADALAH NILAI ARSIP YANG DIDASARKAN PADA KEGUNAAN ARSIP BAGI KEPENTINGAN LEMBAGA / INSTANSI LAIN DAN / ATAU KEPENTINGAN UMUM DILUAR LEMABAGA / INSTANSI PENCIPTA ARSIP DAN KEGUNAANYA SEBAGAI BAHAN BUKTI DAN BAHAN PERTANGGUNG JAWABAN NASIONAL .

MELIPUTI NILAI GUNA KEBUKTIAN DAN NILAI GUNA INFORMASIONAL

NILAI GUNA KEBUKTIAN

APABILA ARSIP MENGANDUNG FAKTA DAN KETERANGAN YANG DAPAT DIGUNAKAN UNTUK MENJELASKAN TENTANG BAGAIMANA LEMBAGA / INSTANSI ITU DICIPTAKAN, DIKEMBANGKAN , DIATUR FUNGSI DAN KEGIATAN-KEGIATAN YANG DILAKSANAKAN SERTA HASIL/ AKIBAT KEGIATANNYA ITU.

NILAI GUNA INFORMASIONAL

APABILA ISI ATAU INFORMASI YANG TERKANDUNG DALAM ARSIP ITU BERGUNA BAGI KEPENTINGAN PENELITIAN DAN KESEJARAHAN TANPA DIKAITKAN DENGAN LEMBAGA / INSTANSI PENCIPTANYA MISALNYA : INFORMASI MENGENAI ORANG, TEMPAT,

BENDA, FENOMENA DAN LAIN SEBAGAINYA.

ARSIP-ARSIP SEMACAM INI DIPERLUKAN BAGI PEMERINTAH SEBAGAI PANDUAN UNTUK MENYELESAIKAN MASALAH-MASALAH YANG SERUPA.

STATIS ( KEPRES RI NO.105/ 2004)- PENGUMPULAN, PENYIMPANAN,

PERAWATAN, PENYELAMATAN, PENGGUNAAN DAN PEMBINAAN ATAS PELAKSANA SERAH ARSIP STATIS

PEMBENAHAN ARSIP INAKTIF

Permasalahan SDM belum memadai Terbatasnya sarana & peralatan (anggaran kurang

memadai Kurang perhatian dari atasan

Mengapa perlu di benahi Arsip terus bertambah Arsip kacau timbul masalah Arsip perlu dikelola & dimanfaatkan Memudahkan penyusutan

Manfaat pembenahan Penyelamatan & pemanfaatan informasi

arsip Pendayagunaan ruangan Pendayagunaan tenaga pelaksana Penghematan biaya pengelolaan

Dasar hukum pembenahan PP 34 Th. 1979 tentang penyusutan arsip Se Ka. ANRI No. 1 Th. 1981 tentang

penanganan arsip inaktif sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan PP tentang penyusutan arsip

TAHAPAN KEGIATANPEMBENAHAN

PerencanaanPersiapanPelaksanaan

A. Perencanaan

1. Pendataan Struktur dan Fungsi Organisasi (Survey Kelembagaan)

Survey mengenai sejarah perkembangan organisasi, struktur organisasi, tugas & fungsi organisasi unit kearsipan.

2. Pendataan Arsip (Survei Arsip)Survey mengenai lokasi/tempat penyimpanan, volume, asal arsip/unit kerja pencipta, kondisi fisik, jenis, kurun waktu, jalan masuk dll

NAMA INSTANSI :ALAMAT :

UNIT KERJA :LOKASI ARSIP :ASAL ARSIP :KONDISI RUANGAN :KONDISI ARSIP :

MEDIA :VOLUME :TAHUN :

SISTEM PENATAAN :

JALAN MASUK :

PELAKSANAAN SURVEI :TANGGAL :

FORMULIR PENDATAAN ARSIP (SURVEY ARSIP)

3. PEMBUATAN DAFTAR IKHTISAR ARSIPREKAPITULASI HASIL SURVEY SEBAGAI DASAR PENYUSUNAN

RENCANA/PROPOSAL PEMBENAHAN ARSIP

DAFTAR IKHTISAR ARSIP

NAMA INSTANSIALAMAT

NO ASAL ARSIP TAHUN JUMLAH MEDIA PENATAAN LOKASI

KETERANGAN

B. Persiapan1. Membersihkan Arsip (Fumigasi,pengasapan, pengisapan debu)

2. Mempersiapkan perangkat keras kearsipan (ATK, Rak Arsip,Lemari Arsip, Box,Kessing, Kartu Deskripsi dan Label Boks.)

3. Mempersiapkan alat pengaman bagi petugas (Masker, jas laborat, sarung tangan)

LEMARI ARSIP / ROLL O’PACK

Boks :

KARTU DESKRIPSI :

Label Boks :Misalnya

C. PelaksanaanTahapan kegiatan pengelolaan

arsip inaktif yang kacau

1. Pemilahan arsip yang dimaksud pemilahan arsip adalah kegiatan

memilih-milih atau memisahkan arsip dengan non arsip atau arsip dengan duplikasi

Fisik Arsip Non-arsip – Duplikasi

Sampul (amplop, map)Formulir, blangkoBarang-barang tertentu

Informasi Unit kerja Masalah

Jenis

2. Pendeskripsian Menuangkan informasi yang ada pada arsip kedalam kartu fisis,

unsur deskripsi, bentuk redaksi, isi pokok, unit kerja, jumlah, tahun, tingkat perkembangan, catatan lain yang dianggap perlu

3. Pembuatan Skema Membuat skema/format untuk mengelompokkan

penempatan kartu fisis yang telah dibuat. Dasar pembuatan skema adalah struktur organisasi,

atau identifikasi kartu deskripsi. Pola klasifikasi sangat membantu dalam pembuatan

skema

Contoh Skema

Kepegawaian Formasi & Pengadaan Pegawai Mutasi

Jabatan Kenaikan pangkat Analisis jabatan

Waskat DP3 Absensi

Kesejahteraan Perumahan Kesehatan OR & Rekreasi dll.

4. Manuver Mengelompokan kartu-kartu deskripsi sesuai dengan

skema yang telah dibuat dan disusun kronologis dalam masing-masing berkas. manuver fisik arsip disesuaikan dengan kartu deskripsi

5. Penomoran defenitif Memberikan nomor tetap pada kartu deskripsi dan

dilanjutkan pada fisik arsip

6.Penomoran Bok & Label Arsip yang telah diberi nomor defenitif, sebelum

dimasukkan kedalam box terlebih dahulu dibungkus dengan kertas pembungkus (Kessing) pada kertas pembungkus dituliskan nomor arsip dan nomor box kemudian dimasukkan ke boks dan diberikan (label) secara berurutan sesuai dengan arsip yang ada dalam bok

Pelabelan - Nomor- Jenis/Masalah

7. Penempatan Boks ke Dalam RAk Arsip/ Lemari ArsipArsip yang telah dimasukkan ke dalam boks dan telah diberi label boksnya dapat kita simpan pada rak arsip/ lemari arsip yang ditata dengan baik

8. Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip Sementara (DPAS)

Membuat daftar arsip berdasar skema dan diurut berdasar nomor defenitif yang ada

9. Penilaian

Berdasar DPAS yang ada kemudian dianalisis oleh tim untuk menentukan kategori dan jangka simpan arsip. Hasil penilaian arsip :

Arsip musnah : dimusnahkan dengan prosedur yang ditentukan

Arsip Permanen : diserahkan ke bagian arsip statis ((lembaga kearsipan)

Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip Sementara (DPAS)

SEKIAN

Terimakasih