OLEH:YAHYA LUBIS, SH

BIODATA

NAMA NIP

: YAHYA LUBIS, SH : 19660412 200701 1 005

PANGKAT/GOLJABATAN TEMPAT/TGL LAHIR ALAMAT KANTOR ALAMAT RUMAH

: PENATA MUDA TK. /III B: STAF : SIGIRING-GIRING 12 APRIL 1966 : JL. WILLIEM ISKANDAR NO.9 MEDAN : JL. SIDOMULYO DUSUN VI Gg.PUYUH NO.8

PENDIDIKAN : SI/ SARJANA HUKUM UISU NO HP : 081396830371

ARSIP

DINAMIS

STATIS

AKTIF

IN AKTIF

PENGERTIAN ARSIP : MENURUT UU NO. 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN ARSIP ADALAH REKAMAN KEGIATAN ATAU PERISTIWA DALAM BERBAGAI BENTUK DAN MEDIA SESUAI DENGAN PERKEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI YANG DIBUAT DAN DITERIMA OLEH LEMBAGA NEGARA, PEMERINTAHAN DAERAH, LEMBAGA PENDIDIKAN, PERUSAHAAN, ORGANISASI POLITIK, ORGANISASI KEMASYARAKATAN DAN PERSEORANGAN DALAM PELAKSANAAN KEHIDUPAN BERMASYARAKAT, BERBANGSA DAN BERNEGARA.

MENURUT PERATURAN MENDAGRI NO.39 TAHUN 2005 TENTANG PEDOMAN TATA KEARSIPAN DI DAERAH

ARSIP ADALAH NASKAH DINAS YANG DIBUAT DAN DITERIMA OLEH PIMPINAN UNIT KERJA DIDAERAH DALAM BENTUK CORAK APAPUN BAIK DALAM KEADAAN TUNGGAL MAUPUN BERKELOMPOK, DALAM RANGKA PELAKSANAAN KEGIATAN PEMERINTAHAN.

ARSIP DINAMIS ADALAH ARSIP YANG DIPERGUNAKAN SECARA LANGSUNG DALAM PERENCANAAN, PELAKSANAAN, PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN ATAU DIPERGUNAKAN SECARA LANGSUNG DALAM PENYELENGGARAAN ADMINSTRASI . ARSIP AKTIF ADALAH ARSIP DINAMIS YANG SECARA LANGSUNG DAN TERUS ,MENERUS DIPERLUKAN DAN DIPERGUNAKAN DALAM PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI. ARSIP INAKTIF ADALAH ARSIP DINAMIS YANG FREKUENSI PENGGUNAANYA UNTUK PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI SUDAH MENURUN. ARSIP STATIS ADALAH ARSIP YANG TIDAK DIPERGUNAKAN DALAM PELAKSANAAN TUGAS DAN DISIMPAN DI BADAN/KANTOR ARSIP DAERAH (Arsip Yang Mempunyai Nilai Guna Sekunder)

NILAI GUNA ARSIP

NILAI GUNA ARSIP ADALAH NILAI ARSIP YANG DIDASARKAN PADA KEGUNAANNYA BAGI KEPENTINGAN PENGUNA ARSIP.

NILAI GUNA ARSIP DAPAT DIBEDAKAN MENJADI 2 YAITU :

NILAI GUNA PRIMER DAN NILAI GUNA SEKUNDER.

NILAI GUNA PRIMER YAITU NILAI GUNA YANG DIDASARKAN PADA KEGUNAAN ARSIP BAGI KEPENTINGAN LEMBAGA / INSTANSI PENCIPTA ARSIP MENCAKUP NILAI GUNA ADMINISTRASI, HUKUM, KEUANGAN , ILMIAH DAN TEKNOLOGI. NILAI GUNA ADMINISTRASI ADALAH NILAI GUNA ARSIP YANG DIDASARKAN PADA KEGUNAAN BAGI PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSI LEMBAGA/INSTANSI PENCIPTA ARSIP

Nilai Guna Hukum adalah

Apabila arsip berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah Misalnya : arsiparsip yang berisikan keputusan / ketetapan, perjanjian , bahan-bahan bukti peradilan. Jangka waktu simpannya tergantung pada hal / urusan yang diberikan

Nilai Guna keuangan adalah Arsip-arsip yang berisikan segala hal ikhwal yang menyangkut transaksi dan pertanggung jawaban keuangan misalnya : arsip tentang rencana anggaran belanja, pertanggung jawaban keuangan, pembukuan laporan keuangan dan lain-lain

Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi adalah Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat / hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

NILAI SEKUNDER ADALAH NILAI ARSIP YANG DIDASARKAN PADA KEGUNAAN ARSIP BAGI KEPENTINGAN LEMBAGA / INSTANSI LAIN DAN / ATAU KEPENTINGAN UMUM DILUAR LEMABAGA / INSTANSI PENCIPTA ARSIP DAN KEGUNAANYA SEBAGAI BAHAN BUKTI DAN BAHAN PERTANGGUNG JAWABAN NASIONAL .

MELIPUTI NILAI GUNA KEBUKTIAN DAN NILAI GUNA INFORMASIONAL

NILAI GUNA KEBUKTIAN APABILA ARSIP MENGANDUNG FAKTA DAN KETERANGAN YANG DAPAT DIGUNAKAN UNTUK MENJELASKAN TENTANG BAGAIMANA LEMBAGA / INSTANSI ITU DICIPTAKAN, DIKEMBANGKAN , DIATUR FUNGSI DAN KEGIATAN-KEGIATAN YANG DILAKSANAKAN SERTA HASIL/ AKIBAT KEGIATANNYA ITU.

NILAI GUNA INFORMASIONAL APABILA ISI ATAU INFORMASI YANG TERKANDUNG DALAM ARSIP ITU BERGUNA BAGI KEPENTINGAN PENELITIAN DAN KESEJARAHAN TANPA DIKAITKAN DENGAN LEMBAGA / INSTANSI PENCIPTANYA MISALNYA : INFORMASI MENGENAI ORANG, TEMPAT, BENDA, FENOMENA DAN LAIN SEBAGAINYA.

ARSIP-ARSIP SEMACAM INI DIPERLUKAN BAGI PEMERINTAH SEBAGAI PANDUAN UNTUK MENYELESAIKAN MASALAH-MASALAH YANG SERUPA.

STATIS ( KEPRES RI NO.105/ 2004) - PENGUMPULAN, PENYIMPANAN, PERAWATAN, PENYELAMATAN, PENGGUNAAN DAN PEMBINAAN ATAS PELAKSANA SERAH ARSIP STATIS

PEMBENAHAN ARSIP INAKTIF Permasalahan

SDM belum memadai Terbatasnya sarana & peralatan (anggaran kurang memadai Kurang perhatian dari atasan

Mengapa

perlu di benahi

Arsip terus bertambah Arsip kacau timbul masalah Arsip perlu dikelola & dimanfaatkan Memudahkan penyusutan

Manfaat

pembenahan

Penyelamatan

& pemanfaatan informasi arsip Pendayagunaan ruangan Pendayagunaan tenaga pelaksana Penghematan biaya pengelolaan Dasar PP

hukum pembenahan

34 Th. 1979 tentang penyusutan arsip Se Ka. ANRI No. 1 Th. 1981 tentang penanganan arsip inaktif sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan PP tentang penyusutan arsip

TAHAPAN KEGIATAN PEMBENAHANPerencanaan Persiapan Pelaksanaan

A.

Perencanaan 1. Pendataan Struktur dan Fungsi Organisasi (Survey Kelembagaan)

Survey mengenai sejarah perkembangan organisasi, struktur organisasi, tugas & fungsi organisasi unit kearsipan.

2. Pendataan Arsip (Survei Arsip)Survey mengenai lokasi/tempat penyimpanan, volume, asal arsip/unit kerja pencipta, kondisi fisik, jenis, kurun waktu, jalan masuk dll

FORMULIR PENDATAAN ARSIP (SURVEY ARSIP)

NAMA INSTANSI ALAMAT UNIT KERJA LOKASI ARSIP ASAL ARSIP KONDISI RUANGAN KONDISI ARSIP MEDIA VOLUME TAHUN SISTEM PENATAAN JALAN MASUK

: : : : : : : : : : : : :

PELAKSANAAN SURVEI TANGGAL :

3. PEMBUATAN DAFTAR IKHTISAR ARSIPREKAPITULASI HASIL SURVEY SEBAGAI DASAR PENYUSUNAN RENCANA/PROPOSALPEMBENAHAN ARSIP

DAFTAR IKHTISAR ARSIPNAMA INSTANSI ALAMAT

NO

ASAL ARSIP

TAHUN

JUMLAH

MEDIA

PENATAAN

LOKAS I

KETERANGAN

B. Persiapan1.Membersihkan Arsip (Fumigasi,pengasapan, pengisapan debu) 2.Mempersiapkan perangkat keras kearsipan (ATK, Rak Arsip,Lemari Arsip, Box,Kessing, Kartu Deskripsi dan Label Boks.) 3.Mempersiapkan alat pengaman bagi petugas (Masker, jas laborat, sarung tangan)

LEMARI ARSIP / ROLL OPACK

Boks :

KARTU DESKRIPSI :

Label Boks : Misalnya

C. Pelaksanaan

Tahapan kegiatan pengelolaan arsip inaktif yang kacau1. Pemilahan arsipyang dimaksud pemilahan arsip adalah kegiatan memilih-milih atau memisahkan arsip dengan non arsip atau arsip dengan duplikasi

Fisik

ArsipNon-arsip Duplikasi Sampul (amplop, map) Formulir, blangko Barang-barang tertentu

Informasi

Unit kerjaMasalah

Jenis

2. Pendeskripsian

Menuangkan informasi yang ada pada arsip kedalam kartu fisis, unsur deskripsi, bentuk redaksi, isi pokok, unit kerja, jumlah, tahun, tingkat perkembangan, catatan lain yang dianggap perlu

3. Pembuatan SkemaMembuat skema/format untuk mengelompokkan penempatan kartu fisis yang telah dibuat. Dasar pembuatan skema adalah struktur organisasi, atau identifikasi kartu deskripsi. Pola klasifikasi sangat membantu dalam pembuatan skema

Contoh

Skema Kepegawaian

Formasi & Pengadaan Pegawai Mutasi

Jabatan Kenaikan pangkat Analisis jabatan DP3 Absensi Perumahan Kesehatan OR & Rekreasi dll.

Waskat

Kesejahteraan

4. Manuver

Mengelompokan kartu-kartu deskripsi sesuai dengan skema yang telah dibuat dan disusun kronologis dalam masingmasing berkas. manuver fisik arsip disesuaikan dengan kartu deskripsi

5. Penomoran defenitif

Memberikan nomor tetap pada kartu deskripsi dan dilanjutkan pada fisik arsip

6. Penomoran Bok & LabelArsip yang telah diberi nomor defenitif, sebelum dimasukkan kedalam box terlebih dahulu dibungkus dengan kertas pembungkus (Kessing) pada kertas pembungkus dituliskan nomor arsip dan nomor box kemudian dimasukkan ke boks dan diberikan (label) secara berurutan sesuai dengan arsip yang ada dalam bok Pelabelan - Nomor - Jenis/Masalah

7. Penempatan Boks ke Dalam RAk Arsip/ Lemari ArsipArsip yang telah dimasukkan ke dalam boks dan telah diberi label boksnya dapat kita simpan pada rak arsip/ lemari arsip yang ditata dengan baik

8. Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip Sementara (DPAS)

Membuat daftar arsip berdasar skema dan diurut berdasar nomor defenitif yang ada

9. Penilaian

Berdasar DPAS yang ada kemudian dianalisis oleh tim untuk menentukan kategori dan jangka simpan arsip. Hasil penilaian arsip :

Arsip musnah : dimusnahkan dengan prosedur yang ditentukan Arsip Permanen : diserahkan ke bagian arsip statis ((lembaga kearsipan)

Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip Sementara (DPAS)

SEKIANTerimakasih