Perencanaan Strategis TI_r1.2

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Perencanaan Strategis Sistem/Teknologi Informasi


Perubahan Peran TI

Peran Tradisional TI mengikuti bisnis Sistem/teknologi mendukung operasional

bisnis Peran Baru TI mengarahkan bisnis

Sistem/teknologi mendukung operasional bisnis dan

Sistem/teknologi mempengaruhi cara bekerja di masa yad.


Model Manajemen Informasi Perusahaan

Sumber: Parker, M., Benson, R.m & Trainer, E. (1988). Information Economics: Linking Information Technology and Business Performance

Rencana StrategisPerusahaan

Peluang-peluang Teknologi Informasi

Organisasi-organisasi bisnis

Arsitektur Teknologi Informasi

dampak

penyesuaian

Sektor Bisnis Sektor Teknologi


Jenis-jenis Perencanaan Ada tiga jenis perencanaan :

Perencanaan yang bersifat Strategis (Perencanaan jangka panjang, berlaku 3-5 tahun)

Contoh : Perencanaan yang bersifat Taktis (Perencanaan

jangka menengah, berlaku 1-2 tahun) Contoh :

Perencanaan yang bersifat Operasional (Perencanaan jangka pendek 6 months - 1 year)

Contoh :


Perencanaan Strategis Merupakan proses pengembangan dan

perbaikan model dari kondisi organisasi aktual maupun yang akan datang termasuk didalamnya strategi transisinya

Hasil akhirnya dapat berupa keluaran seperti: Pernyataan Visi & Misi Pernyataan Sasaran dan Tujuan Pernyataan Strategi


Perencanaan Strategis Visi dan Misi

Visi mendefinisikan tentang apa yang akan dicapai dalam suatu perencanaan strategis

Misi adalah tujuan dan alasan eksistensi lembaga, apa yang akan dihasilkan, apa yang akan dilaksanakan serta peran apa yang akan dimainkan oleh lembaga.

Tujuan Sejumlah penyataan yang menjabarkan tujuan-tujuan baik

kualitatif maupun suatu organisasi dalam mencapai sasaran yang diinginkan

Tujuan merupakan faktor kritis untuk keberhasilan Strategi Kompetitif

Metoda yang digunakan organisasi untuk mencapai visi, misi dan tujuan organisasi tersebut di atas.


Perencanaan Strategis S/TI “Merupakan proses untuk menentukan tujuan-

tujuan implementasi sistem/teknologi informasi dan mengidentifikasi sistem/teknologi informasi yang potensial untuk diterapkan dalam organisasi tersebut.” Lederer and Sethi (1988)

Secara sederhana dapat diartikan – pengkajian informasi kebutuhan-kebutuhan suatu organisasi dan pendefinisian sistem, database dan teknologi yang dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi tersebut.


Perencanaan Strategis S/TI Merupakan rencana “bagaimana” dan “apa”

sistem/teknologi yang tepat bagi organisasi. Penyetaraan antara tujuan-tujuan bisnis

organisasi dan penggunaan sistem/teknologi informasi untuk mendukung bisnis.

Catatan : In the past IS Planning was differentiated to IT Planning. Now, due to the rapid growth of technology there is relatively no difference between IS and IT Planning


Perencanaan Strategis S/TI Mengapa Perencanaan Sistem/Teknologi Informasi

itu penting? Karena strategi sistem/teknologi informasi menetapkan

pemanfaatan strategis teknologi dalam suatu organisasi. Perencanaan sistem/teknologi informasi memastikan

investasi teknologi yang efisien dan efektif yang mendukung kegiatan bisnis.

Saat ini sistem/teknologi informasi semakin menjadi faktor yang kritis terhadap kesuksesan suatu organisasi.

Penggunaan sistem/teknologi informasi dalam kegiatan bisnis semakin meningkat

Sistem/teknologi informasi dapat mempengaruhi kinerja dan performansi relatif suatu organisasi.


Strategi S/TI dalam konteks bisnis

Strategi Bisnis• Ketetapan-ketetapan bisnis• Tujuan dan sasaran• Strategi kompetitif

Strategi SI• Berbasiskan bisnis• Berorientasi pd kebutuhan• Fokus pd aplikasi

Strategi TI• Berbasiskan kegiatan• Berorientasi pd Supply• Fokus pd teknologi

Dukungan terhadap bisnis

Infrastruktur dan Layanan

Arahan-arahan bisnis

Kebutuhan-kebutuhan dan prioritas


Sasaran-sasaran Kritis Penyetaraan (Alignment)

Sasaran sistem dan teknologi informasi harus disetarakan dengan sasaran-sasaran bisnis

Memastikan bahwa sistem dan teknologi informasi bergerak sesuai dengan tujuan dan arahan bisnis

Fleksibilitas Teknologi berubah dengan sangat cepat Lingkungan bisnis berubah cepat Penggunaan standar kunci utama fleksibiltas


Penyetaraan S/TI dengan Bisnis Penggunaan terbaik sumberdaya S/TI untuk

memenuhi tujuan-tujuan organisasi. Secara umum penyetaraan (alignment)

merupakan langkah/tahap pengalokasian sumberdaya organisasi.

Peran sumberdaya S/TI sebagai faktor kompetitif penting semakin meningkat, sehingga pengelolaan sumberdaya S/TI juga semakin bertambah penting.


Tren dalam perencanaan S/TI Kegiatan perencanaan S/TI dilakukan secara

formal sebagai bagian integral organisasi seiring dengan meningkatnya dominansi S/TI.

Perencanaan S/TI akan dilakukan lebih cepat sesuai dengan cepatnya perkembangan teknologi.

Pemahaman terpisah antara Rencana Bisinis, Rencana S/TI dan Implementasi S/TI akan semakin kabur seiring dengan menguatnya S/TI dalam pengendalian bisnis.


Manfaat Perencanaan Strategis SI/TI Informasi Menjawab pertanyaan-pertanyan berikut :

Apa yang kita lakukan disini? Dimana kita saat ini berada? Apa yang ingin kita capai? Apa yang kita butuhkan untuk mencapainya? Bagaimana dan dengan cara apa kita akan

mencapainya?


Hasil yang dicapai tanpa perencanaan S/TI Proyek-proyek S/TI yang gagal Lemahnya arahan yang jelas pada proyek-

proyek S/TI, ruang lingkup yang kabur, tidak adanya identifikasi terhadap faktor-faktor kritis keberhasilan (Critical Success Factors).

Pemanfaatan investasi S/TI yang tidak efisien Kondite buruk bagi profesional S/TI akibat

kegagalan implementasi S/TI


Perencanaan S/TI di Indonesia Adanya tendensi bahwa perencanaan kurang

dianggap penting. Tidak adanya keluaran yang bersifat ‘tangible’

ataupun ‘less realizable’ dari hasil suatu perencanaan S/TI apa yang diimplementasikan seringkali berbeda dengan apa yang direncanakan.

Banyak organisasi menjalankan proyek-proyek S/TI, tanpa adanya terlebih dahulu suatu perencanaan S/TI.

Hanya digunakan sebagai justifikasi untuk kebutuhan audit (persyaratan administratif / formalitas)


Perencanaan S/TI di Indonesia Hanya digunakan sebagai justifikasi untuk

kebutuhan audit (persyaratan administratif / formalitas)

Lemahnya attitude untuk dokumentasi. Perencanaan S/TI sering dianggap hanya

merupakan tanggung jawab unit-unit terkait (divisi TI, div komputer), bukan tanggung jawab organisasi secar keseluruhan.

Realtiv sulit untuk dilaksanakan Level kedewasaan (maturity level) organisasi-

organisasi yang ada umunya masih rendah.


Perencanaan S/TI di Indonesia Pasar S/TI masih sangat didominasi dan

dikendalikan oleh profesional-profesional “teknis” S/TI (vendor)

Di beberapa tempat adanya budaya tidak menerima bantahan, kritikan ataupun debat yang merupakan bagian dari perbaikan-perbaikan suatu perencanaan

Membutuhkan proses yang dikendalikan oleh fasilitator serta keterlibatan penuh konsultan yang memiliki kepekaan psikologis maupun kepekaan budaya.


Komponen-komponen Konsep Perencanaan Strategis S/TI

ImplementasiPraktis

ImplementasiPraktisSasaranSasaran

InformasiInformasi

SDMSDM

Sistem/ Teknologi Informasi

Sistem/ Teknologi Informasi


Komponen-komponen Praktis Perencanaan Strategis S/TI

StrategiOrganisasi

ArsitekturS/ TI

PortofolioAplikasi

AnalisaPeluang

S/ TIPengkajianKebutuhan

RencanaPembiayaan

RencanaPelaksanaan

RencanaStrategis

S/ TI

PengkajianSDM

Bagian dari

Arsitektur S/TI

Saling mempengaruhi


Proses Perencanaan Strategis SI/TI Umumnya dilakukan setelah proses

perencanaan bisnis Proses perencanaan strategis hendaknya

dianggap sebagai bagian terintegrasi dari suatu perencanaan bisnis, bukan merupakan proyek S/TI.

Inisiasi hendaknya datang dari pimpinan organisasi, bukan dari seorang manajer S/TI


Proses Perencanaan Strategis SI/TI

Pendekatan Tipikal Perencanaan S/TI


Proses Perencanaan Strategis SI/TI Secara umum ada tiga Kegiatan Utama:

Penggambaran Kondisi Aktual Penggambaran Sasaran (Kondisi y.a.d) Pengembangan Rencana Peralihan dan Strategi


Penggambaran Kondisi Aktual Top-down Planning

Metodologi yang bersifat generik untuk memperoleh pemahaman luas kebutuhan-kebutuhan S/TI dari keseluruhan organisasi

Bottom-up Planning Metodologi yang bersifat generik yang

mengidentifikasikan dan mendefinisikan proyek-proyek pengembangan S/TI guna pemecahan masalah-masalah operasional bisnis, maupun meningkatkan keunggulan untuk meraih peluang-peluang bisnis.


Penggambaran Kondisi Aktual Fungsi-fungsi bisnis utama yg.perlu dukungan

sistem Kemampuan sumberdaya S/TI yang ada :

Hardware Software Database Telekomunikasi SDM

Kesulitan pemenuhan kebutuhan bisnis Antisipasi kebutuhan-kebutuhan yad.


Penggambaran Kondisi Aktual Pengkajian Kebutuhan/Kesenjangan S/TI

Menjawab pertanyaan : “Dimana kita berada dan kemana kita akan menuju (dalam konteks pemanfaatan S/TI) ?”

Kegunaan : Menentukan prioritas utama langsung pada

kebutuhan-kebutuhan S/TI. Mengidentifikasikan komponen-komponen

teknologi yang utama yang diperlukan. Komponen :

Kebutuhan/Kesenjangan Arsitektur S/TI Kebutuhan/Kesenjangan kemampuan SDM.


Penggambaran Kondisi Aktual Pengembangan matrix sebagai bahan referensi

uji-silang Unit terhadap Fungsi (Divisi SDM Manajemen

SDM dan pengembangan SDM) Fungsi

Fungsi terhadap Tujuan (Manajemen SDM dan pengembangan SDM menghasilkan SDM yg terampil dan professional)

Fungsi terhadap Proses (Manajemen SDM dan pengembangan SDM proses perekrutan pegawai, pelatihan, dsb.)

Fungsi terhadap Data (Manajemen SDM dan pengembangan SDM Data Karyawan, Pendidikan, dsb.)


Penggambaran Kondisi Aktual Pengembangan matrix sebagai bahan referensi

uji-silang Proses:

Proses terhadap Data (Pelaporan Keuangan Data Pemasukan dan Pengeluaran Organisasi)

Proses terhadap Aplikasi (Pelaporan Keuangan Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi)

Data terhadap Aplikasi (Data Personil Karyawan Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian)

Aplikasi terhadap Tujuan (Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian membantu menangani permasalahan yang dihadapi dalam mengelola sumber daya manusia suatu organisasi.)


Penggambaran Sasaran (Kondisi y.a.d) Melakukan update terhadap daftar matriks

untuk menggambarkan sasaran yang akan dicapai.

Penjabaran proyek-proyek pengembangan sistem yang baru: Gambaran Umum Proyek Uraian ringkas implementasi

Penjabaran kemampuan-kemampuan sistem yang diinginkan: Hardware, Software, Database, Telekomunikasi,

SDM


Penggambaran Sasaran (Kondisi y.a.d) Mengidentifikasikan Peluang-peluang S/TI

Menggunakan metode-metode pendekatan yg. Ada :

Strategic grid (McFarlan) Critical success factors (Rockart) Value-chain analysis (Porter) Competitive forces (Porter) Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats

(SWOT) analysis


Pengembangan Rencana dan Strategi Peralihan Penjabaran secara luas yg bersifat

komprehensif mengenai kebutuhan-kebutuhan pengembangan

organisasi jangka pendek maupun jangka panjang Manajemen Strategi

Hendaknya disesuaikan dengan strategi organisasi Arsitektur S/TI mempengaruhi strategi organisasi

(juga sebaliknya) Strategi organisasi membantu menentukan

prioritas pertama Perencanaan Strategis S/TI


Pengembangan Rencana dan Strategi Peralihan Manajemen Strategi

Rencana-rencana Akuisisi Milestones & Jadwal Penyesuaian Organisatoris Kendali manajemen Pelatihan-pelatihan utama Strategi SDM


Pengembangan Rencana dan Strategi Peralihan Rencana Kerja Penerapan:

Penjabaran secara rinci proyek-proyek yang akan dilaksanakan.

Prioritas-prioritas pelaksanaan masing-masing proyek

Jadwal Proyek Keterkaitan proyek Kebutuhan-kebutuhan sumberdaya Panduan Manajemen untuk Perubahan Analisa Resiko (Solusi pemecahan Masalah) Manajemen Pelaporan Perkembangan Proyek.


Pengembangan Rencana dan Strategi Peralihan Perencanaan Pembiayaan

Identifikasi sumber-sumber pembiayaan Perencanaan S/TI membantu mengidentifikasi

kebutuhan-kebutuhan realistik pembiayaan Masalah-masalah pengadaan infrastruktur perlu

difikirkan (mahal dan kompleks) diterjemahkan melalui manfaat-manfaat terhadap organisasi (tangible maupun intangible) dan perhitungan ROI yg tepat.

Dukungan penuh dari pimpinan organisasi merupakan hal yg utama


Pengembangan Rencana dan Strategi Peralihan Kebutuhan-kebutuhan anggaran :

Persyaratan-persyaratan (ROI, BEP) Penghematan-penghematan yg potensial Analisa Keuangan Siklus akuisisi (Cash Flow)


Metodologi Perencanaan Strategis S/TI Metodologi Perencanaan Strategis S/TI

Kita dihadapkan pada alternatif-alternatif metodologi yang bervariasi dalam pelaksanaan perencanaan strategis S/TI

Beberapa bersifat pragmatis dan terokus pada proses, beberapa bersifat akademis.

Terstruktur maupun tidak terstruktur Masing metodologi memiliki pola pikir yang identik

satu sama lain


Metodologi CUSISP Metodologi CUSISP (Context-Sensitive

Information Systems Planning) yang dikembangkan di Indonesia. Establish business context Establish IT context Determine application portfolio Determine systems and network architect Determine IT organization Determine financial planning.


Metodologi CUSISP

P1: EstablishBusiness Context

P2: Establish IT Context

P3: DetermineApplication

Portfolio

P4: DetermineSystems and

NetworkArchitect

P5: DetermineIT Organization

P6: DetermineFinancialPlanning


Metodologi SP4IS Metodologi SP4IS (Strategic Planning for Information

System) Determine context and scope Determine business information and support needs Assess current systems match to needs, and identify

options to meet Determine strategy solutions Prepare and deliver implementation plan.


Metodologi SP4IS


Metodologi dari John Ward Metodologi yg dikembangkan oleh John Ward

(Prof. Manajemen – Univ. Cranfield) : Determine internal business environment Determine external business environment Determine internal IS/IT environment Determine external IS/IT environment Define and select IS/IT strategy Define and select IS/IT management strategy Define and select Business IS strategy Define planning approach


Metodologi dari John Ward

Determine internal business

environment

Determine external business

environment

Determine external IS/T environment

Determine internal IS/T environment

Define and select Business IS

strategy

Define and select IS/IT strategy

Define IS/IT planning approach

Define and select IS/IT management

strategy

Define and select Future Application

Portfolio

Determine Current Application Portfolio

ServiceArchitecture

Needs Priority


Metodologi Price Waterhouse Cooper Metodologi yg dikembangkan oleh Konsultan

Manajemen S/TI Price Waterhouse Cooper : Determine business and information needs Define IS targets Define and select IS strategy Develop implementation plan


Metodologi PWC


Metodologi Metamodel


Metodologi Generic


Metodologi Rencana Strategis Teknologi Informasi - MQBarokah

7

6

5

4

3

2

Penyelarasan Bisnis

Kondisi TI Aktual

Kondisi Yang diharapkan

Penetapan Strategi TI

Penetapan Strategi

Organisasi TI

ServiceLevel

Skala Prioritas

Rencana Implementasi

Kinerja Organisasi & Manajemen TI

Implementasi Penerapan

Kendali & Penyesuaian

Domain Kendali

Domain Penerapan

Domain Perencanaan1


Implementation Plan• Implementation

Methodology• Project Management• Risk Management• Change Management• Implementation Schedule

IT-Master Plan PT SI Methodology

Vision

Business Context Analysis• Business Strategy Alignment• Tools :

• Gap Analysis (IT Awareness)• SWOT Analysis :

• Strategic Envisioning (McFarlan)

• Competitive Advantage (Porter)

• Value Chain Analysis• CSF Analysis

• IT-Master Plan Framework

Current Condition (Survey Data)

• Application Software• Hardware & Infrastructure• IT Organization & Human

Resources

Issues, Concern & Needs (Survey Data)


Resources

Problem Identification (Survey Data)


Resources

Implementation Strategy• IT Master Plan Framework

Implementation• Implementation Strategy

& Recommendation• Application

Software• Hardware &

Infrastructure

Implementation Strategy• Implementation Strategy

& Recommendation• IT Organization• Human Resources

& Capacity Building• Business Strategy

• Sourcing• Service Level

Perencanaan Strategis TI_r1.2

Documents