PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI …repository.amikom.ac.id/files/Publikasi_11.02.8104.pdf · teknologi informasi, dan prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis,

PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI DATA SISWA DAN GURU SD NEGERI 1 DANGURAN

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Lingga Irawan

11.02.8104

Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2014

3

4

DESIGNING AND MAKING SYSTEM INFORMATION DATA STUDENTS AND TEACHER PRIMARY SCHOOL 1 DANGURAN

PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI DATA SISWA DAN GURU SD NEGERI 1 DANGURAN

Lingga Irawan

Yuli Astuti Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Rapid technological developments especially in the field of software, making the

computers become more user friendly and has created a need for a specific class. In addition the computer can also save a lot of memory in the form of specific files safely. The computer is a great tool for proper data processing with access to humam work.

The development of information and computer technology very rapidly in various fields human life. Use of computers perceived benefits both in application, social, science, technology. Included also data processing in information system used in various government and private agencies. Application of data processing system computer-based will accelerate and simplify the presentation of data, compared done manually which applied previously. Designing and Making System Information Data Students and Teachers primary school 1 Danguran still manual, so it felt less effective and efficient. Looking at the condition of this problem, this research will build. Designing and Making System Information Data Students and Teachers Primary School 1 Danguran to improve the effectiveness and efficiency. Data processing students and teachers in Primary School 1 Danguran Klaten Based Client-Server. Based on the results the implementation of the system in final project, designed a client-server database applications by using Microsoft Windows XP or Windows 7 as operating system, Microsoft SQL Server as the database, and Microsoft Visual Basic 6.0 as an application program, while for using an ODBC connection. This application give solutions to problems data processing students and teachers at the Primary School 1 Danguran Klaten.

Based on above description and researches in order for the preparation of this final fask, the author take the title “Designing and Making System Information Data Students and Teachers primary school 1 Danguran"with data processing of information is expected to streamline the activities of the school. Keywords: information systems, data processing, Microsoft Visual Basic 6.0, Microsoft SQL Server

5

1. Pendahuluan

Informasi merupakan salah satu kebutuhan di dalam suatu instansi, perusahaan,

organisasi, lembaga serta lingkungan yang berada di luar sistem. Perubahan dan

dinamika masyarakat yang semakin cepat seiring dengan perkembangan jaman dan

teknologi memerlukan kualitas informasi yang akurat, cepat, dan tepat. Teknologi

informasi adalah salah satu contoh produk teknologi yang telah berkembang pesat yang

dapat membantu mempermudah manusia dalam mengolah data serta menyajikan

sebuah informasi yang berkualitas. Informasi dianggap sangat penting karena dengan

adanya informasi dapat menambah pengetahuan, mengurangi ketidakpastian dan resiko

kegagalan serta dapat membantu para pemimpin dalam mengambil suatu kesimpulan

dan keputusan yang efektif dan efisien.

Untuk menyediakan informasi tersebut diperlukan suatu alat bantu atau media

untuk mengolah beraneka-ragam data agar dapat disajikan menjadi sebuah informasi

yang bermanfaat dengan kemasan menarik yang berpedoman pada kriteria informasi

yang berkualitas.

Sekolah Dasar Negeri 1 Danguran adalah salah satu instansi yang masih

menggunakan cara manual untuk pengolahan dan penyimpanan data siswa dan guru

yang berada di sekolah tersebut. Hal itu dirasakan kurang efektif dan tidak efisien, karena

jika terjadi perubahan data maka harus membuat ulang data secara keseluruhan,

sehingga memberikan ketidakefektifan di bidang sarana dalam pengolahan datanya,

dalam segi waktu memerlukan waktu untuk mengulangi dan melakukan perubahan,

maka dapat mengefisiensi waktu pengerjaan. Dampak dari masalah tersebut yaitu

keterlambatan dalam memberikan laporan kepada kepala sekolah. Untuk mengatasi

masalah tersebut, maka pihak Sekolah membutuhkan suatu bentuk aplikasi komputer

yang dapat membantu dalam mengerjakan pekerjaan unit kerja yaitu mengolah dan

menyimpan data serta membuat laporan, khususnya tentang data siswa dan guru yang

berada di sekolah dasar tersebut. Agar bisa diperoleh data yang akurat.

2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas. Permasalahan dapat dirumuskan sebagai

berikut :

1. Bagaimana membuat dan merancang data siswa dan guru Sekolah Dasar Negeri 1

Danguran ?

2. Bagaimana kelayakan sistem baru yang diusulkan dari segi efisiensi dan

efektifitasnya ?

6

3. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah untuk berubah sistem yang lama yang masih

terkendala dengan banyaknya kekurangan dalam segi efektifitas dan efisiensi, maka

dibuatlah sistem baru yang dapat menjadi solusi dari kendala yang ada di sistem yang

lama.

4. Manfaat Penelitian

4.1 Bagi Penulis

a. Menambah pengetahuan dan pengalaman penulis terutama dalam pembuatan

aplikasi yang informatif dan efisien.

b. Penulis dapat menerapkan pengetahuan teoritis yang telah diperoleh selama di

bangku kuliah pada kondisi yang sebenarnya.

c. Prasyarat kelulusan program studi Diploma 3 jurusan Manajemn Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA untuk memperoleh gelar Ahli Madya

Komputer (A.Md).

4.2 Bagi SMTIK AMIKOM YOGYAKARTA

a. Dokumentasi karya ilmiah mahasiswa dalam bentuk laporan Tugas Akhir

maupun software sistem operasi berbasis open source.

4.3 Bagi Sekolah Dasar Negeri 1 Danguran

a. Dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam menyelesaikan

permasalahan yang dihadapi dalam pengolahan data siswa dan guru.

b. Untuk mengurangi resiko terjadinya bentrokan jadwal antara guru.

c. Membantu meningkatkan efisiensi dan keefektifan dalam membentuk laporan.

4.4 Bagi Masyarakat dan IT

a. Menigkatkan semangat dan upaya dalam membentuk sistem yang lebih

variatif dan lebih canggih.

5. Landasan Teori

5.1 Konsep Dasar Sistem

Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan

komponen. Dengan pendekatan prosedur sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan

dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu, sedangkan dengan pendekatan

komponen sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling

berhubungan dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan

tertentu. (Jogiyanto HM , 2008).

7

5.2 Konsep Dasar Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih

berarti bagi yang menerimanya. Sementara data merupakan fakta atau fenomena yang

sifatnya mentah belum dianalisis, seperti angka, nama, gambar, dan sebagainya. ( Agus

Mulyanto , 2009)

5.3 Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi ditentukan oleh 3 hal yang sangat dominan, yaitu

keakuratan informasi, ketepan waktu dan relevan. Ketiga hal tersebut dapat diuraikan

sebagai berikut :

1. Akurat

Informasi yang dihasilkan harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak

menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Ketidakakuratan

dapat terjadi karena sumber informasi(data) mengalami gangguan atau

kesengajaan merusak atau merubah data-data asli tersebut.

2. Tepat Waktu

Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab jika informasi yang

diterima terlambat, maka informasi tersebut sudah tidak berguna lagi.

3. Relevan

Informasi harus disesuaikan dengan kebutuhan dan mempunyai manfaat untuk

pemakainya. Sebab informasi ini akan digunakan untuk pengambilan keputusan

dalam pemecahan suatu permasalahan.

5.4 Pengertian Sistem Informasi

Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Devis definisi dari sistem informasi

adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan

pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan

strategi dari suatu organisasi, menyediakan kepada pihak luar akan laporan-laporan yang

diperlukan.

Sedangkan menurut Agus Mulyanto dalam bukunya Sistem Informasi Konsep &

Aplikasi menyebut sistem informasi sebagai suatu komponen yang terdiri dari manusia,

teknologi informasi, dan prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis, dan

menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan.

8

5.5 Komponen Sistem Informasi

Untuk mendukung lancarnya suatu sistem informasi maka dibutuhkan beberapa

komponen yang fungsinya sangat penting/vital didalam sistem informasi. Komponen-

komponen sistem informasi tersebut adalah sebagai berikut :

1. Input

Input disini adalah semua data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi.

Yang termasuk dalam input adalah dokumen-dokumen, formulir-formulir, dan file-

file. Dokumen-dokumen tersebut dikumpulkan dan dikonfirmasikan ke suatu

bentuk sehingga dapat diterima oleh pengolah yang meliputi pencatatan,

penyimpanan, pengujian, dan pengkodean.

2. Proses

Proses ini merupakan kumpulan prosedur yang akan memanipulasi input

yang kemudian akan disimpan dalam bagian basis data dan seterusnya akan

diolah menjadi suatu output yang akan digunakan oleh si penerima. Komponen

ini dalam tugasnya akan merubah segala masukkan menjadi keluaran yang

terdiri dari manusia, metode dan prosedur, peralatan komputer, dan

penyimpanan data.

3. Output

Output ini merupakan semua keluaran atau hasil dari model yang sudah

diolah menjadi suatu informasi yang berguna dan dapat dipakai penerima.

Komponen ini akan berhubungan dengan pemakai sistem informasi dan

merupakan tujuan akhir dari pembuatan sistem informasi. Komponen ini dapat

berupa laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pemakai sistem untuk memantau

keberhasilan suatu organisasi.

4. Teknologi

Teknologi disini merupakan bagian yang berfungsi untuk memasukkan input,

mengolah input dan menghasilkan keluaran. Ada 3 bagian dalam teknologi ini

yang meliputi perangkat keras, perangkat lunak, dan perangkat manusia.

Perangkat keras contohnya: keyboard, mouse, dan lain-lain. Perangkat lunak

contohnya program untuk mengolah data dan perangkat manusia contohnya

analis sistem, programmer, teknisi dan sebagainya.

5. Basis data

Basis data merupakan kumpulan data-data yang saling berhubungan satu

dengan yang lain yang disimpan dalam perangkat keras komputer dan akan

diolah menggunakan perangkat lunak. Basis data sendiri merupakan kumpulan

file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga

membentuk satu bangunan data.

9

6. Kendali

Kendali merupakan semua tindakan yang diambil untuk menjaga sistem

informasi tersebut agar bisa berajalan dengan lancar dan tidak mengalami

gangguan. Komponen kendali diperlukan terhadap: backup file, reindexing,

pengujian kebenaran data tiap entry yang dilakukan.

5.6 DFD (Diagram Data Flow)

Data flow diagram sering digunakan untuk menggambarkan sebuah sistem yang

telah ada atau sistem baru yang akan dikembalikan secara logika tanpa

mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir ( misalnya lewat

telpon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan

(harddisk,CD dan lain-lain).

DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem

yang cukup terstruktur (Structured Analysis and Design). DFD juga merupakan alat yang

cukup popular saat ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan

terstruktur yang jelas. Lebih lanjut DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang

baik.

5.7 Konsep Basis Data

Basis data adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara

bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundansi) yang tidak perlu, untuk

memenuhi berbagai kebutuhan. (Fathansyah, 2012)

Basis data merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi,

karena merupakan basis dalam menyediakan informasi pada para pengguna atau user.

Basis data tidak secara langsung menampilkan data ke user, tetapi user harus

menjalankan aplikasi yang mengakses data dari database dan menampilkan dalam

bentuk yang mudah dimengerti.

5.8 Tehnik Normalisasi

Teknik normalisasi merupakan proses pengelompokan data-data elemen menjadi

tabel yang menunjukan entitas dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji

beberapa kondisi. Apakah mengalami kesulitan atau kesalahan pada saat menambah,

merubah, membaca dan menghapus database.

Adapun bentuk-bentuk normalisasi sebagai berikut :

1. Bentuk tidak normal

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan

mengikuti format tertentu, dapat saja tidak lengkap dan terduplikasi. Data

dikumpulkan apa adanya sesuai keadaanya.

10

2.

Bentuk ini merupakan suatu bentuk dimana data yang dikumpulkan menjadi satu

field yang sifatnya tidak akan terulang dan tiap field hanya mempunyai satu

pengertian.

3. Bentuk normal kedua (2nd

normal form)

Bentuk normal kedua (2NF) terpenuhi jika pada sebuah tabel semua atribut yang

tidak termasuk dalam primary key memiliki ketergantungan fungsional pada

primary key secara utuh.

4. Bentuk normal ketiga (3rd

normal form)

Sebuah tabel dikatakan memenuhi bentuk normal ketiga (3NF), jika untuk setiap

ketergantungan fungsional dengan notasi X-> A, dimana A mewakili semua

atribut tunggal didalam tabel yang tidak ada didalam X, maka :

- X haruslah superkey pada tabel tersebut

- Atau A merupakan bagian dari primary key pada tabel tersebut

5. Bentuk normal tahap keempat dan kelima

Penerapan aturan normalisasi sampai bentuk normal ketiga sudah memadai utuk

mendapatkan hasil tabel berkualitas baik. Namun demikian, terdapat pula bentuk

normal keempat (4NF) dan kelima (5NF). Bentuk normal keempat berkaitan

dengan sifat ketergantungan banyak nilai (multivalued depedency) pada suatu

tabel yang merupakan pengembangan dari ketergantungan fungsional. Adapun

bentuk normal tahap kelima merupakan nama lain dari project Join normal form

(PJNF).

6. Boyce code normal form (BCNF).

- Memenuhi 1st

NF

- Relasi harus bergantung fungsi pada atribut superkey

5.8 Software yang Digunakan

5.8.1. SQL Server 2000

SQL Server adalah sistem manajemen database relasional (RDBMS) yang

dirancang untuk aplikasi dengan arsitektur client/server. Istilah client, server, dan

client/server dapat digunakan untuk merujuk kepada konsep yang sangat umum atau hal

yang spesifik dari perangkat keras atau perangkat lunak. Pada level yang sangat umum,

sebuah client adalah setiap komponen dari sebuah sistem yang meminta layanan atau

sumber daya (resource) dari komponen sistem lainnya. Sedangkan sebuah server adaah

setiap komponen sistem yang menyediakan layanan atau sumber daya ke komponen

sistem lainnya.

11

5.8.2. Microsoft Visual Basic

Visual Basic berorientasi pada objek (Object Oriented Programming/OOP) dan

dikembangkan dengan basis visual yang berarti menggunakan sarana grafis untuk

mengembangkannya. Karena berbasis objek, maka sebuah program tersebut terbagi

menjadi bagian-bagian kecil yang disebut objek. Setiap objek memiliki sekumpulan sifat

dan metoda yang melakukan fungsi tertentu sesuai yang telah diprogramkan kepadanya.

Visual Basic juga bersifat modular programming karena kode-kode program letaknya

tersebar didalam modul-modul yang terpisah-pisah.

Kelebihan Visual Basic 6.0, yaitu:

a. Menggunakan platform pembuatan program yang diberi nama Developer Studio, yang

memiliki tampilan dan sarana yang sama dengan visual C++ dan J++. Dengan begitu

anda dapat berimigrasi atau belajar bahasa pemrograman lainnya dengan mudah dan

cepat, tanpa harus belajar dari nol lagi.

b. Memiliki compiler handal yang dapat menghasilkan file executable yang lebih cepat

dan lebih efisien dari sebelumnya.

c. Memiliki beberapa tambahan sarana wizard yang baru. Wizard adalah sarana yang

mempermudah di dalam pembuatan aplikasi dengan mengotomatisasi tugas-tugas

tertentu.

d. Tambahan kontrol-kontrol baru yang lebih canggih serta peningkatan kaidah struktur

bahasa Visual Basic.

e. Kemampuan membuat activeX dan fasilitas internet yang lebih banyak.

f. Sarana akses data yang lebih cepat dan handal untuk membuat aplikasi database yang

berkemampuan tinggi.

g. Visual Basic 6.0 memiliki beberapa versi atau edisi yang disesuaikan dengan

kebutuhan pemakainya.

Kelemahan dari Visual Basic 6.0, yaitu:

a. Membutuhkan biaya besar dalam pengembangan sistem.

b. Dalam penerapannya memerlukan perangkat keras yang mahal bila dibandingkan

dengan sistem DOS.

c. Hasil kompilasi tidak bisa berdiri sendiri tanpa adanya sistem operasi Windows

12

6. Tinjauan Umum

6.1 Sejarah Berdirinya SD Negeri 1 Danguran

SD Negeri 1 Danguran merupakan salah satu sekolah dasar negeri yang berada di

kabupaten Klaten, tepatnya di Jalan Kesatriyan kelurahan Danguran kecamatan Klaten

Selatan. Berdiri pada tahun 1 Januari 1910, sudah luyaman tua untuk sebuah bangunan

sekolah, namun pihak sekolah rutin merenovasi bangunan supaya tetap menjadi sekolah

yang berdiri kokoh. SD Negeri 1 Danguran terdiri dari 6 ruang kelas, 1 ruang guru, 1

ruang UKS dan 1 ruang perputakaan. Sekolah yang cukup dari prasarananya. Dengan

Kepala Sekolah Bapak Drs. Tumina.

Dengan sistem yang baru dapat dengan memudah memberikan pelayanan dan

informasi yang cukup akurat. Dan menekan biaya serta dapat menghemat waktu. Dan

mempermudah memberikan informasi terhadap laporan-laporan yang akan direkap.

7. Pembahasan

7.1 Flowchart Sistem

Gambar. 4.1 Flowchart Sistem

13

7.2 Data Flow Diagram

Data flow diagram (DFD) merupakan suatu diagram yang menggunakan notasi-

notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem. Data flow diagram (DFD) merupakan

alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan sistem yang sedang berjalan logis.

Gambar. 4.2 Data Flow Diagram Level 0

8.1 Pembahasan Basis Data

Database terdiri dari beberapa tabel (lebih dari satu tabel) yang saling terorganisir.

Tabel digunakan untuk menyimpan data dan terdiri dari baris dan kolom. Data tersebut

dapat ditampilkan, dimodifikasi, dan di hapus dari tabel. Setiap pemakai (user) yang diberi

wewenang (otorisasi) saja yang dapat melakukan akses terhadap data tersebut.

8.1 Pembuatan Database

Database layaknya kabinet tempat menyimpan arsip-arsip. Perbedaanya adalah

bahwa dalam kabinet, data berbentuk lembaran kertas (hard copy), sedangkan dalam

data berbentuk elektronik yang tersimpan dalam komputer, tempatnya dimedia

penyimpanan bernama hard disk.

14

a. Form Login

Gambar. 8.1 Form Login

Form Login sebagai gerbang sebelum masuk ke menu utama. Form ini berfungsi

untuk membatasi siapa saja yang diperbolehkan mengakses data dengan fasilitas-fasilitas

yang ada pada aplikasi. Cara menggunakan form ini adalah dengannmengetikkan User ID

yang dimiliki oleh setiap user yang memiliki hak akses berserta passwordnya serta memilih

level yaitu sebagai administrator atau operator.

b. Menu Utama

Gambar 8.2 Menu Utama

Form Menu Utama merupakan lingkup kerja seorang user. Pada form ini terdapat

fasilitas-fasilitas intuk mengelola data resources. Tampilan Menu Utama bisa berbeda

tergantung status user yang login. Tetapi pada sistem aplikasi yang kami buat hanya terdiri

dari satu user saja, jadi untuk pada saat sudah login tampilannya tidak berbeda.

15

9. Penutup

9.1 Kesimpulan

Dari hasil penelitian sampai dengan penyelesaian pembuatan sistem informasi

pengolahan data siswa SD N 1 DANGURAN ini, penulis menarik beberapa kesimpulan

sebagai berikut:

1. Untuk mengubah sistem manual menjadi sistem informasi yang berbasis komputer,

penulis membuat sebuah program aplikasi sistem informasi pengolahan data siswa

di SD N 1 DANGURAN dengan menggunakan bantuan aplikasi Microsoft Visual

Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000.

2. Sistem informasi SD N 1 DANGURAN yang dibuat dapat memberikan solusi dalam

permasalahan yang timbul pada SD N 1 DANGURAN di antaranya:

a. Pengolahan data siswa sudah lebih rapi dibandingkan dengan menggunakan

sistem manual.

b. Data tidak lagi berbentuk arsip sehingga mempermudah dan mempercepat

proses pencarian, pengecekan dan perbaikan data perusahaan.

c. Memperkecil kemungkinan terjadinya penumpukan kertas berisi arsip

perusahaan yang akan menyita tempat.

9.2 Saran

Adapun saran yang ingin penulis sampaikan adalah sebagai berikut.

1. Agar sistem lebih baik maka perlu penambahan program aplikasi sistem informasi

pengolahan data pada SD N 1 DANGURAN ini seperti menu kenaikan kelas,

pembagian kelas, jadwal mengajar

2. Penerapan sitem perancangan basis data yang lebih baik dalam membangun sistem

informasi pada SD N 1 DANGURAN ini

16

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta,Hanif.2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi

Fanthansyah. 2012. Basis Data. Bandung : Penerbit Informatika H.M, Jogiyanto. 2008. Analisa dan Disain. Yogyakarta : Penerbit Andi Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : Penerbit

Andi Mulyanto, Agus. 2009. Sistem Informasi Konsep & Aplikasi. Yogyakarta : Pustaka Pelajar Sunyoto,Andi.2007. Pemograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : Penerbit Andi