Peranan PA dan KPA dalam PBJ

Khalid  Mustafa  Ketua  dan  Pendiri  Pusat  Pengkajian  Pengadaan  Indonesia  (P3I)  Pengurus  DPP  Ikatan  Ahli  Pengadaan  Indonesia  (IAPI)  

Nama  Lengkap:  Khalid  Mustafa,  S.T.  Tempat/Tgl  Lahir:  Ujung  Pandang,  17  Juni  1977  Pekerjaan:  Procurement  Consultant  Riwayat  Pekerjaan:  -­‐  NV.  Hadji  Kalla  (1995-­‐1998)  -­‐  Makassar  Perkasa  Computer  (1998-­‐2000)  -­‐  SMK  Panca  Marga  (2000-­‐2002)  -­‐  SMK  Tritunggal  45  (2002-­‐2004)  -­‐  Balai  Penataran  Guru/Lembaga  Penjamin  Mutu  Pendidikan  (LPMP)  

Sulawesi  Selatan  (2002-­‐2006)  -­‐  Biro  Perencanaan  &  KLN  Setjen  Kemdiknas  (2006-­‐2008)  -­‐  SEAMEO  SEAMOLEC  (2008-­‐2010)  -­‐  Biro  Umum  Setjen  Kemdikbud  (2010-­‐2012)  -­‐  Keluar  dari  PNS  TMT  –  1  Maret  2012  Sertifikat  dan  Pelatihan  PBJ  -­‐  Sertifikat  Ahli  Pengadaan  Barang/Jasa  (L4)  –  2007  -­‐  Sertifikat  TOT  Tingkat  Dasar  (2011)  -­‐  Sertifikat  TOT  Peningkatan  Kompetensi  (2011,  2012,  dan  2013)  -­‐  Sertifikat  TOT  Tingkat  Menengah  (2012)  -­‐  Sertifikat  Pelatihan  Internasional  –  Supply  Chain  Management  –  

International  Trade  Centre  (2012)  -­‐  Sertifikat  Pelatihan  Keterangan  Ahli  PBJ  –  2012  -­‐  Sertifikat  TOT  Jabatan  Fungsional  Pengelola  PBJ  -­‐  2013  

2

E-mail: [email protected] Blog: www.khalidmustafa.info

HP: 08170909035 Pin BB: 2AF759E2

¡  Menteri/Pimpinan  Lembaga/Kepala  SKPD  merupakan  Pengguna  Anggaran  berdasarkan  UU  Nomor  17  Tahun  2013  dan  UU  Nomor  1  Tahun  2004  

¡  Khusus  Pengadaan  Barang/Jasa,  PA  memiliki  tugas  lain  yang  diamanatkan  dalam  Perpres  Nomor  54/2010  dan  Perubahannya  

¡  PA  bertanggung  jawab  dalam  perencanaan  pengadaan  sehingga  wajib  memiliki  pengetahuan  dalam  bidang  pengadaan  walaupun  tidak  wajib  bersertifikat  

¡  Pada  beberapa  institusi,  PA  juga  bertindak  sebagai  Pejabat  Pembuat  Komitmen  (PPK)  yang  menambah  daftar  tugas  dan  tanggungjawabnya  

¡  Pasal  1  angka  5  §  Pengguna  Anggaran  yang  selanjutnya  disebut  PA  adalah  Pejabat  

pemegang  kewenangan  penggunaan  anggaran  Kementerian/  Lembaga/Satuan  Kerja  Perangkat  Daerah  atau  Pejabat  yang  disamakan  pada  Institusi  lain  Pengguna  APBN/APBD    

¡  Pasal  1  angka  6  §  Kuasa  Pengguna  Anggaran  yang  selanjutnya  disebut  KPA  adalah  

pejabat  yang  ditetapkan  oleh  PA  untuk  menggunakan  APBN  atau  ditetapkan  oleh  Kepala  Daerah  untuk  menggunakan  APBD    

¡  Pasal  1  angka  7  §  Pejabat  Pembuat  Komitmen  yang  selanjutnya  disebut  PPK  adalah  

pejabat  yang  bertanggung  jawab    atas  pelaksanaan  Pengadaan  Barang/Jasa    

¡  Menetapkan  Rencana  Umum  Pengadaan  (RUP)  ¡  Mengumumkan  secara  luas  RUP  paling  kurang  di  website  K/L/D/I  ¡  Menetapkan  Pejabat  Pembuat  Komitmen  (PPK)  ¡  Menetapkan  Panitia/Pejabat  Penerima  Hasil  Pekerjaan  ¡  Menetapkan  pemenang  utk  lelang  diatas  100  M  atau  seleksi  di  atas  10  M  ¡  Mengawasi  Pelaksanaan  Anggaran    ¡  Menyampaikan  laporan  keuangan  sesuai  dengan  ketentuan  peraturan  

perundang-­‐undangan  ¡  Menyelesaikan  perselisihan  antara  PPK  dengan  ULP/Pejabat  Pengadaan,  

dalam  hal  terjadi  perbedaan  pendapat  ¡  Mengawasi  penyimpanan  dan  pemeliharaan  seluruh  Dokumen  

Pengadaan  Barang/Jasa  ¡  Dalam  hal  diperlukan,  PA  dapat:  

§  Menetapkan  tim  teknis;  §  Menetapkan  tim  juri/tim  ahli  untuk  pelaksanaan  pengadaan  melalui  sayembara/kontes  

¡  Pasal  10  Perpres  Nomor  54  Tahun  2010  §  KPA  memiliki  Kewenangan  sesuai  Pelimpahan  oleh  PA  

¡  Perka  LKPP  Nomor  1  Tahun  2014  tentang  Pelimpahan  Kewenangan  PA  ke  KPA  §  Pelimpahan  kewenangan  dituangkan  dalam  bentuk  Surat  Keputusan  §  Kewenangan  yang  tidak  bisa  dilimpahkan  kepada  KPA  adalah:  

▪  Mengawasi  Pelaksanaan  Anggaran  ▪  Menetapkan  pemenang  utk  lelang  diatas  100  M  atau  seleksi  di  atas  10  M  

§  Kewenangan  yang  tidak  bisa  dilimpahkan  kepada  KPA  yang  bertindak  sebagai  PPK  atau  Kepala  ULP  adalah:  ▪  Menyelesaikan  perselisihan  antara  PPK  dengan  Pokja  ULP/Pejabat  Pengadaan  atau  

PPHP    

▪  Memberikan  sanksi  pencatuman  daftar  hitam  ▪  Menyatakan  pelelangan  gagal  ▪  Menyetujui  metode  penunjukan  langsung  dalam  hal  tindak  lanjut  pelelangan/seleksi  

gagal  

¡  Pasal  10A  Permendagri  21/2011  §  Dalam  rangka  pengadaan  barang/jasa,  Pengguna  Anggaran  bertindak  sebagai  Pejabat  Pembuat  

Komitmen  sesuai  peraturan  perundang-­‐undangan  di  bidang  Pengadaan  Barang/Jasa  Pemerintah  ¡  Pasal  11  Ayat  (1)  Permendagri  21/2011  

§  Pejabat  Pengguna  Anggaran/Pengguna  Barang  dalam  melaksanakan  tugas-­‐tugas  sebagaimana  dimaksud  dalam  Pasal  10  dapat  melimpahkan  sebagian  kewenangannya  kepada  kepala  unit  kerja  pada  SKPD  selaku  Kuasa  Pengguna  Anggaran/Kuasa  Pengguna  Barang  

¡   Pasal  11  Ayat  (3a)  Permendagri  21/2011  

§  Pelimpahan  sebagian  kewenangan  sebagaimana  dimaksud  pada  ayat  (1),  meliputi:  a.  melakukan  tindakan  yang  mengakibatkan  pengeluaran  atas  beban  anggaran  belanja;  b.   melaksanakan  anggaran  unit  kerja  yang  dipimpinnya;  c.   melakukan  pengujian  atas  tagihan  dan  memerintahkan  pembayaran;  d.  mengadakan  ikatan/perjanjian  kerjasama  dengan  pihak  lain  dalam  batas  anggaran  yang  telah  ditetapkan;  

e.  menandatangani  SPM-­‐LS  dan  SPM-­‐TU;  f.   mengawasi  pelaksanaan  anggaran  unit  kerja  yang  dipimpinnya;  dan  g.   melaksanakan  tugas-­‐tugas  kuasa  pengguna  anggaran  lainnya  berdasarkan  kuasa  yang  dilimpahkan  oleh  pejabat  

pengguna  anggaran.  

¡  Pasal  12  Perpres  54/2010  dan  Perubahannya  §  Angka  1:  PPK  merupakan  Pejabat  yang  ditetapkan  oleh  PA/KPA  untuk  melaksanakan  Pengadaan  Barang/Jasa  §  Angka  2b:  Dalam  hal  tidak  ada  personil  yang  memenuhi  persyaratan  untuk  ditunjuk  sebagai  PPK,  persyaratan  

memiliki  Sertifikat  Keahlian  Pengadaan  Barang/Jasa  dikecualikan  untuk  PPK  yang  dijabat  oleh  pejabat  eselon  I  dan  II  di  K/L/D/I;  dan/atau  P  A/KP  A  yang  bertindak  sebagai  PPK  

a.  menetapkan  rencana  pelaksanaan  Pengadaan  Barang/  Jasa  yang  meliputi:  §  spesifikasi  teknis  Barang/Jasa;  §  Harga  Perkiraan  Sendiri  (HPS);  dan  §  Rancangan  Kontrak.  

b.  menerbitkan  Surat  Penunjukan  Penyedia  Barang/Jasa  c.  menyetujui  bukti  pembelian  atau  menandatangani  Kuitansi/Surat  Perintah  Kerja  (SPK)/

surat  perjanjian  d.  melaksanakan  Kontrak  dengan  Penyedia  Barang/Jasa  e.  mengendalikan  pelaksanaan  Kontrak  f.  melaporkan  pelaksanaan/  penyelesaian  Pengadaan  Barang/  Jasa  kepada  PA/KPA  g.  menyerahkan  hasil  pekerjaan  Pengadaan  Barang/Jasa  kepada  PA/KPA  dengan  Berita  Acara  

Penyerahan  h.  melaporkan  kemajuan  pekerjaan  termasuk  penyerapan  anggaran  dan  hambatan  

pelaksanaan  pekerjaan  kepada  PA/KPA  setiap  triwulan  i.  menyimpan  dan  menjaga  keutuhan  seluruh  dokumen  pelaksanaan  Pengadaan  Barang/Jasa  j.  Dalam  hal  diperlukan,  PPK  dapat:  

§  Mengusulkan  kepada  PA/KPAterhadap  perubahan  paket  pekerjaan  dan/atau  perubahan  jadwal  kegiatan  pengadaan  

§  Menetapkan  tim  pendukung  §  Menetapkan  tim  atau  tenaga  ahli  pemberi  penjelasan  teknis  untuk  membantu  pelaksanaan  tugas  

ULP;  dan  §  Menetapkan  besaran  uang  muka  yang  akan  dibayarkan  kepada  penyedia  barang/jasa  

Perlu Diingat!!!

Pengangkatan dan Pemberhentian Pejabat pada Organisasi Pengadaan, Tidak Terikat

Tahun Anggaran (Pasal 7 Angka 2a Perpres 54/2010 dan Perubahannya)

PERENCANAAN  

PENGANGGARAN  

PENGADAAN  

SERAH  TERIMA  DAN  PEMBAYARAN  

PENCATATAN  

PEMANFAATAN  

PEMELIHARAAN  

PENGHAPUSAN  

PERENCANAAN  

PENGANGGARAN  

PENGADAAN  

SERAH  TERIMA  DAN  PEMBAYARAN  

PENCATATAN  

PEMANFAATAN  

PEMELIHARAAN  

PENGHAPUSAN  

• Identifikasi  Kebutuhan  • KAK  dan  RAB  RUP  

• Pembahasan  Anggaran  • Pagu  Anggaran  ANGGARAN  

• Kebijakan  Umum  • RAB  dan  KAK  Kaji  Ulang  RUP    

• Spek  Teknis  • HPS  dan  Rancangan  Kontrak  RPP  

• Spek  Teknis  • HPS  dan  Rancangan  Kontrak  Kaji  Ulang  RPP  

• Dokumen  Pengadaan  • Jadwal  Pelelangan  RPLP  

• Penjelasan    • Evaluasi  dan  Penetapan  Pemenang  Pemilihan  

• Pra  Kontrak  • Pengendalian  Kontrak  Pelaksanaan  

PA/KPA  

PPK  

ULP  

PPK  

Need  

Want  12

15

16

1. Apa yang akan di hasilkan

2. Mengapa

dilaksanakan/

diperlukan

3. Siapa yang

melaksanakan

4. Kapan Akan

dilaksanakan

5. Dimana dilaksanaka

n

6. Bagaimana Kegiatan tersebut

diaksanakan

7. Berapa Aggaran yang di

butuhkan

Data dan Informasi

17

Pengadaan  

Swakelola  

K/L/D/I  

Intansi  Pemerintah  

Lain  

Pokmas  

Penyedia  

Perorangan  

Badan  Usaha  

Pasal 26 s/d

Pasal 32

Pasal 33 s/d

Pasal 95

Pasal 3

18

Pemilihan  Penyedia  

Non  Elektronik  

Barang/Konstruksi/Jasa  

Lainnya  

Lelang  Umum/Sederhana  

Penunjukan/Pengadaan  Langsung  

Sayembara/Kontes  

Jasa  Konsultansi  

Seleksi  Umum/Sederhana  

Penunjukan/Pengadaan  Langsung  

Sayembara  

Elektronik  

E-­‐Tendering  

E-­‐Lelang  Umum/Sederhana  

E-­‐Seleksi  Umum/Sederhana  

E-­‐Purchasing  

E-­‐Auction  

Perka LKPP 14/2012 Perka LKPP 15/2012

Perka LKPP 14/2012 Perka LKPP 15/2012 Perka LKPP 18/2012

Perka LKPP 17/2012 SE LKPP 1/2013

19

Pemilihan  

Penyedia  

Barang/Jasa  

Kualifikasi  

Penawaran  

Administrasi  

Teknis  

Administrasi  

Teknis  

Harga  

Rencana  Anggaran  dan  Biaya  

Pendukung  

Administrasi  

B/J  SBU  

SBK  

Survai  Pasar  

PERENCANAAN  

PENGANGGARAN  

PENGADAAN  

SERAH  TERIMA  DAN  PEMBAYARAN  

PENCATATAN  

PEMANFAATAN  

PEMELIHARAAN  

PENGHAPUSAN  

•  Tidak  ada  Pedoman  Perencanaan  yang  baku  untuk  memisahkan  N  dan  W  

•  Tidak  ada  kaitan  data  aset  dan  penghapusan  dengan  perencanaan  

•  Tidak  ada  alur  yang  jelas  tentang  target  dan  waktu  penyusunan  perencanaan  

•  Tidak  ada  reward  and  punishment  yang  jelas  

•  Tidak  sinkron  antara  perencanaan  dan  penganggaran  khususnya  terhadap  aturan  Pengadaan  

•  RUP  tidak  disusun  oleh  PA/KPA  

PERENCANAAN  

PENGANGGARAN  

PENGADAAN  

SERAH  TERIMA  DAN  PEMBAYARAN  

PENCATATAN  

PEMANFAATAN  

PEMELIHARAAN  

PENGHAPUSAN   •  Anggaran  tidak  berdasarkan  kepada  perencanaan  awal  

•  Penyesuaian  anggaran  tidak  memperhatikan  kebutuhan  dan  posisi  pengadaan  

•  Anggaran  ditetapkan  bukan  pada  awal  tahun  anggaran  

•  Anggaran  perubahan  tidak  memperhatikan  perencanaan  dan  kebutuhan  waktu  pelaksanaan  

•  Terjadi  kesalahan  pada  jenis  belanja  

PERENCANAAN  

PENGANGGARAN  

PENGADAAN  

SERAH  TERIMA  DAN  PEMBAYARAN  

PENCATATAN  

PEMANFAATAN  

PEMELIHARAAN  

PENGHAPUSAN  

•  Penyusunan  Spek.  Teknis  dan  HPS  tidak  didasarkan  pada  perencanaan  dan  tidak  didokumentasikan  

•  Tidak  ada  rancangan  kontrak  •  Penyusunan  Rencana  Pelaksanaan  

Pemilihan  tidak  sesuai  •  Pelaksanaan  Pemilihan  tidak  sesuai  •  Pelaksanaan  pekerjaan  tidak  

dikendalikan  •  Serah  terima  pekerjaan  tidak  

berdasarkan  kontrak  dan  kondisi  pekerjaan  

•  Dokumen  pencairan  tidak  sinkron  dengan  dokumen  pengadaan  

SOP  PENGADAAN  BARANG/JASA  

¡  Lupa  mengikuti  prosedur  baku  (Perpres  dan  Perka  LKPP)  §  Perbuatan  melawan  hukum  §  Penyalahgunaan  wewenang  

¡  Kegiatan  tidak  terdokumentasi  §  Tidak  dapat  mempertanggungjawabkan  keputusan/kebijakan  

¡  Dokumen  tidak  standar  ¡  Pekerjaan  berulang/tumpang  tindih  

¡  PBJ  merupakan  kegiatan  berulang  yang  seharusnya  dapat  dibakukan  

¡ Mengurangi  kesalahan  prosedur  ¡ Mengurangi  kesalahan  dokumentasi  ¡ Mempermudah  pejabat  baru  untuk  melaksanakan/melanjutkan  pekerjaan  

¡ Mempermudah  Audit  

PERENCANAAN  

PENGANGGARAN  

PENGADAAN  

SERAH  TERIMA  

PENCATATAN  

PEMANFAATAN  

PEMELIHARAAN  

PENGHAPUSAN  

SOP  

¡  Ruang  Lingkup  SOP  §  Seluruh  Kementerian/Lembaga/Daerah/Institusi;  atau  §  Berdasarkan  Eselon/Satuan  Kerja  

¡  Organisasi  Pelaksana  §  Kesiapan  dan  Kaitan  dengan  Organisasi  lain  (Perencanaan,  Keuangan,  Hukum  dan  Organisasi,  Kepegawaian,  dll)  

§  Pengguna  Anggaran,  Kuasa  Pengguna  Anggaran,    Pejabat  Pembuat  Komitmen,  Pejabat  Pengadaan,  dan  Panitia  Penerima  Hasil  Pekerjaan  

§  Unit  Layanan  Pengadaan  ¡  Dasar  Hukum  

PERENCANAAN  

PENGANGGARAN  

PENGADAAN  

SERAH  TERIMA  

PENCATATAN  

PEMANFAATAN  

PEMELIHARAAN  

PENGHAPUSAN  

SOP  

¡  SOP  Rencana  Umum  Pengadaan  §  Identifikasi  Kebutuhan,  

Penyusunan  KAK  dan  RAB,  Penetapan  Organisasi  Pengadaan  

§  Pembahasan  Kegiatan  dan  Anggaran  

§  Penyusunan  dan  Pengumuman  RUP  

§  Kaji  Ulang  RUP  ¡  SOP  Rencana  Pelaksanaan  

Pengadaan  §  Penyusunan  Spesifikasi  Teknis  §  Penyusunan  Harga  Perkiraan  

Sendiri  §  Penyusunan  Rancangan  Kontrak  §  Permintaan  Pemilihan  Penyedia  

PERENCANAAN  

PENGANGGARAN  

PENGADAAN  

SERAH  TERIMA  

PENCATATAN  

PEMANFAATAN  

PEMELIHARAAN  

PENGHAPUSAN  

SOP  

¡  SOP  Rencana  Pemilihan  Penyedia  §  Kaji  Ulang  RPP  §  Penyusunan  Dokumen  Pengadaan  

¡  SOP  Swakelola  §  Swakelola  oleh  Penanggung  Jawab  Anggaran  

§  Swakelola  oleh  Instansi  Pemerintah  Lain  

§  Swakelola  oleh  Kelompok  Masyarakat  

PERENCANAAN  

PENGANGGARAN  

PENGADAAN  

SERAH  TERIMA  

PENCATATAN  

PEMANFAATAN  

PEMELIHARAAN  

PENGHAPUSAN  

SOP  

¡  SOP  Pemilihan  Penyedia  §  Pengadaan  Langsung  

Menggunakan  Bukti  Pembelian  (dibawah  10  Juta)  

§  Pengadaan  Langsung  Menggunakan  Kuitansi  (dibawah  50  Juta)  

§  Pengadaan  Langsung  Menggunakan  SPK  (dibawah  200  Juta)  

§  Penunjukan  Langsung  Tidak  Darurat  

§  Pelelangan  Umum  Pascakualifikasi  

§  Pelelangan  Umum  Prakualifikasi  §  Seleksi  Umum  Badan  Usaha  §  Seleksi  Umum  Perorangan  

PERENCANAAN  

PENGANGGARAN  

PENGADAAN  

SERAH  TERIMA  

PENCATATAN  

PEMANFAATAN  

PEMELIHARAAN  

PENGHAPUSAN  

SOP  

¡  SOP  Pemilihan  Penyedia  §  Pelelangan  Sederhana/Pemilihan  

Langsung  §  Sayembara/Kontes  §  Lelang  Gagal  §  Sanggahan  dan  Sanggahan  

Banding  §  Pengaduan  §  Somasi  dan  Permasalahan  

Hukum  PBJ  ¡  SOP  Pelaksanaan  Kontrak  dan  

Serah  Terima  §  SPPBJ  §  Penandandatanganan  Surat  

Perjanjian  (Kontrak)/SPK  §  Penerbitan  SPMK/Surat  Pesanan  

PERENCANAAN  

PENGANGGARAN  

PENGADAAN  

SERAH  TERIMA  

PENCATATAN  

PEMANFAATAN  

PEMELIHARAAN  

PENGHAPUSAN  

SOP  

¡  SOP  Pelaksanaan  Kontrak  dan  Serah  Terima  §  Pengendalian  Kontrak  Pengadaan  

Barang/Jasa  Lainnya/Jasa  Konsultansi  

§  Pengendalian  Kontrak  Pekerjaan  Konstruksi  

§  Adendum  Kontrak  §  Pemeriksaan  dan  Serah  Terima  

Pekerjaan  ¡  SOP  Pembayaran  Pekerjaan  

§  Penagihan  §  Pembuatan  Berita  Acara    

Pembayaran  §  Penerbitan  SPM  dan  SP2D  §  Pembayaran  Pada  Akhir  Tahun  

Anggaran    

¡  Menetapkan  Organisasi  Penanggung  Jawab  Penyusun  SOP  ¡  Membentuk  Tim  Penyusun  dengan  persyaratan:  

§  Wajib  memahami  setiap  tahapan  pekerjaan  §  Terdiri  atas  unsur  perencanaan,  pengadaan,  keuangan,  dan  

pengawasan  ¡  Studi  Banding  ke  Insitusi  Lain  yang  sudah  mapan  dalam  

menerapkan  SOP  (Contoh:  KPK)  ¡  Koordinasi  dan  Komunikasi  dengan  LKPP  ¡  Sosialisasi  ¡  Monitoring  dan  Evaluasi  ¡  Review/Perbaikan  SOP  (minimal  setahun  sekali)  

¡  PA/KPA  adalah  ujung  tombak  perencanaan  pengadaan    

¡  PA/KPA  wajib  memahami  aturan-­‐aturan  pengadaan  dan  aturan  lain  yang  berkaitan  

¡  PA/KPA  harus  mengendalikan  pelaksanaan  pengadaan  pada  K/L/D/I  

¡  Untuk  meminimalkan  resiko,  perlu  dibentuk  SOP  Pengadaan  Barang/Jasa  

¡  Penguatan  SDM  PBJ  wajib  dilaksanakan  secara  berkelanjutan  dan  berjenjang  

www.khalidmustafa.info  HP:  08170909035  Pin  BB:  2AF759E2