Penggunaan SAP pada PT. Kereta Api Indonesia (PT.KAI)
Penggunaan SAP pada PT. Kereta Api Indonesia (PT.KAI)
Al-Qodri Adi W F0311008Bayu Bintoro S F0311027Denny Bayu Y F0311038Dibyo Gani W F0311041
PROFIL PERUSAHAANPT.KAI (Persero) adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang menyelenggarakan jasa angkutan Kereta api yang meliputi angkutan penumpang dan barang. Pada akhir Maret 2007, DPR mengesahkan revisi UU No.13/1992 yang menegaskan bahwa investor swasta maupun pemerintah daerah dberi kesempatan untuk mengelola jasa angkutan Kereta api di Indonesia.Penggunaan SAPPT.SAP Indonesia mengumumkan bahwa PT.Kereta Api Indonesia, perusahaan kereta api terbesar di Indonesia, secara resmi mengimplementasikan solusi SAP ERP (Enterprise Resource Planning). Program SAP ini implementasinya dimulai pada tanggal 1 Juni 2010, dari hal teknis hingga yang terkait masalah sumber daya manusia untuk mengoperasikan program. Pada tanggal 1 Januari 2011, Sistem SAP ERP telah go-live.
Solusi SAP yang digunakan PT.KAI adalah MySAP CRM (Customer Resource Management), sebuah strategi bisnis yang berbasis konsumen. Mereka juga mengadopsi menggunakan dua jenis modul SAP. FI (Finance): mengurus segala hal yang berkaitan dengan keuangan perusahaan. HR (Human Resource): yang berguna untuk mengurus segala hal yang berkaitan dengan karyawan seperti penggajian, manajemen waktu, dan manajemen personalia.
SAP ERPSistem ERP adalah sebuah aplikasi yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari untuk pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas.ERP MRP II MRPSistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan.
Keunggulan SAP :Sebagai sebuah aplikasi ERP, SAP tergolong sangat lengkap karena terdiri dari berbagai macam modul yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna yang bergerak pada berbagai macam bidang usaha.Implementasi SAP terbukti secara signifikan dapat mengurangi proses administratif, mendukung cost reduction, dan meningkatkan produktifitas.Hambatan memperoleh informasi dapat dihilangkan karena informasi yang ada bukan lagi milik unit kerja melainkan milik perusahaan.
Kelemahan SAP :Untuk mendapatkan keuntungan penuh dari penggunaan SAP harus terjadi penggantian 90% hingga 100% teknologi yang ada sebelumnya. Hal ini menyebabkan berubahnya budaya kerja yang telah ada sebelumnya.Penggantian system memerlukan biaya yang tinggi dan waktu implementasi bisa berkepanjangan.
Latar Belakang Penggunaan SAPSistem yang ada dirasa belum mampu mencukupi kebutuhan pelanggan.Sistem yang ada tidak mampu mengelola CRM (Customer Relation Management).Sistem yang ada tidak mumpuni dalam pengelolaan aset, keuangan, dan sumber daya manusia yang tersedia.Kinerja perusahaan yang perlu ditingkatkan dengan penggunaan sistem terbaru.
Tujuan Penggunaan SAPMenciptakan sebuah platform tunggal yang terinterkoneksi dengan keuangan, sumber daya manusia, dan kegiatan operasional PT.KAI lainnya.Menentukan apakah sebuah rute yang dilalui oleh kereta api bisa ditambah frekuensinya atau bahkan bisa dihapuskan.Meningkatkan pengawasan dalam kegiatan operasional yang dilakukan bersama-sama.Merencanakan, melaksanakan, dan memonitor rolling stock, serta kegiatan pemeliharaan terhadap infrastruktur yang dimiliki agar menjadi lebih baik.Memberikan pelayanan yang terbaik bagi pengguna jasa kereta api.
Kendala dalam Penerapan SAPSumber daya yang mampu mengoperasikan sistem baru karena apabila menggunakan SAP, sistem lama akan diganti dengan presentasi sebesar 90 hingga 100%.Proses pembelajaran antar cabang yang berbeda-beda. Misalkan apabila kantor pusat sudah mampu mengoperasikan sistem, kantor cabang atau DAOP lainnya belum tentu sudah mahir.Tenggat waktu yang relatif singkat sekitar 6 bulan untuk pengoperasian total. Diperkenalkan bulan Juni 2010 dan mulai aktif sepenuhnya pada awal tahun 2011.
Solusi Meminimalisir Kendala
Demi mendapatkan informasi yang komprehensif mengenai implementasi System Application and Product (SAP) yang akan digunakan oleh PT. Kereta Api Indonesia (Persero), beberapa unit Kantor Pusat, yang diantaranya unit Sistem Informasi, Kepegawaian dan Keuangan, melakukan studi banding (benchmarking) ke PT. XL Axiata. Benchmarking yang dilakukan pada Selasa (15/6) diikuti oleh 26 orang, langsung menuju ke gedung Graha XL yang bertempat di kawasan Mega Kuningan, JakartaKunjungan benchmarking ke PT. XL Axiata selain dikarenakan sudah terjalin lama hubungan baik kerjasama di kedua belah pihak, juga terlebih PT. XL Axiata telah menggunakan SAP sejak 14 tahun yang laluKegiatan yang dimulai dari pukul 10 pagi hingga empat sore, diisi oleh berbagai macam presentasi dari pihak PT. XL Axiata mengenai implementasi SAP.
Contoh Penggunaan SAP ERP berbasis CRM
PT. Kereta Api mengganti sistem pemesanan tiket perjalanan KA yang dilakukan secara bertahap mulai awal November 2011 dan telah dioperasikan penuh pada 1 Januari 2012. Sistemonline ticketingakan diganti dengan sistem baru yang berbasis web dengan nama Rail Ticketing System. Proses migrasi atau perpindahan ini dilakukan secara bertahap dan dioperasikan penuh pada 1 Januari 2012Pemesanan tiket, selain dipesan melalui stasiun, juga dapat dilakukan melalui layanan PT. Pos Indonesia, Contact Center 121,drive thru,vending machine,mobile phone(layanan telepon),mobile ticketing(mobil penjualan tiket), agen, Indomaret, City Terminal Online System (Citos), dan internet.PT.KAI menggunakan sistem tiket tradisional yang dikembangkan oleh internal PT.KAI yang kurang dapat mengakomodasi kebutuhan bisnis angkutan penumpang kereta api di masa depan.Arsitektur sistem tiket yang lama memiliki kelemahan yang cukup menonjol, antara lain :Reabilitas sistem yang kurang baik,Kurang mampu mengadopsi perkembangan teknologi, sertaTidak dapat dimodifikasi untuk memenuhi perkembangan bisnis.
Proyek Rail Ticketing System (RTS) yang telah dijalankan oleh PT.Kai memiliki beberapa tujuan, antara lain :Memberikan layanan tambahan kepada customer dengan memperbanyak channel dan memberikan pilihan opsi mode pembayaran;Optimalisasi penjualan tiket penumpang dengan adanya kemudahan manajemen tarif;Mempermudah aksesibilitas data yang terintegrasi dan real time untuk mendukung keputusan manajemenMeningkatkan effektivitas dan effisiensi dalam pengelolaan sistem TicketingMengakomodir kebutuhan pengembangan system ticketing saat ini dan di masa yang akan datang
