Top Banner
13

Penggandaan surat keluar(1)

Aug 02, 2015

Download

Documents

selvhyyana
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page 1: Penggandaan surat keluar(1)
Page 2: Penggandaan surat keluar(1)

Surat keluar adalah surat-surat yang dikirimkan sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari organisasi ,kantor lain, atau perorangan agar terjalin rangkaian hubungan timbal balik yang serasi yang berakibat menguntungkan kedua belah pihak.

Page 3: Penggandaan surat keluar(1)

Pembuatan Konsep surat adalah kegiatan membuat rencana dan penyusunan penulisan surat –surat keluar.Konsep surat dibuat dengan menggunakan lembar konsep yang biasanya berbentuk folio ganda.Konsep surat biasanya dibuat oleh sekretaris atau bagian tata usaha dengan ide yang berasal dari pimpinan atau kepala bagian atau kepala seksi.Konsep surat tergantung kepada jenisnya;Kalau surat bersifat rahasia maka yang membuat surat otomatis yang mempunyai ide, bisa pimpinan atau yang lainnya.

Page 4: Penggandaan surat keluar(1)

Dari segi pembuatannya,konsep surat dapat dibuat dengan dua sistem:

1. Sentralisasi: Pembuatan konsep surat dipusatkan pada unit tertentu, yaitu bagian surat menyurat(mail departement)

2. Desentralisasi: Pembuatana surat dibuat oleh masing- masing bagian sesuai dengan kebutuhan bagian.

Dari segi pembuatnya , konsep surat dapat dibagi menjadi dua jenis,yaitu:

1. Surat yang dibuat oleh atasan/pimpinan2. Surat yang dibuat oleh konseptor

Page 5: Penggandaan surat keluar(1)

Setelah konsep surat disetujui, kemudian dicatat ke dalam buku agenda keluar atau buku verbal untuk memberi kode atau nomor surat.

Contohnya: Nomor: 001/A/V/2009

001 : Nomor urut yang diambil dari buku agendaA : Masalah keuangan( bersumber dari indeks yang

dipakai)V : Menunjukkan bulan surat dibuat2009: Menunjukkan tahun surat dibuat                         

Page 6: Penggandaan surat keluar(1)

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dan telah mendapatkan kode atau nomor surat , kemudian diserahkan kepada unit pengetikan.Oleh juru ketik , konsep surat diketik ke dalam bentuk tertentu dengan baik dan rapi.

Dalam pengetikan surat ada hal-hal yang perlu diketahui ,yaitu:a. Pemakaian suratb. Bentuk-bentuk suratc. Redaksi surat

Bentuk –bentuk surat yang biasa dipergunakan ada beberapa macam,yaitu:

a. Bentuk surat full block style b. Bentuk surat block stylec. Bentuk surat resmi block styled. Bentuk surat hanging paragraph e. Bentuk surat idented Stylef. Bentuk surat dinas

Page 7: Penggandaan surat keluar(1)

Pemeriksaan konsep surat harus dilakukan dengan teliti sehingga konsep surat itu menjadi bentuk surat jadi , setelah melalui koreksi kesalahan .Pemeriksaan konsep surat yang telah di ketik dilakukan oleh:

a. Pengetik surat : Pemeriksaan dilakukan sebelum diturunkan dari mesin atau setelah di cetak dengan komputer sebelum diserahkan kepada pimpinan.

b. Konseptor : Setelah diperiksa juru ketik ,surat diserahkan kembali kepada konseptor untuk diperiksa

c. Penanggung jawab Surat : Sebelum menanda tangani surat ,penanggung jawab surat harus membaca dan memeriksa surat terlebih dahulu.

d. Agendaris: Surat yang akan dibukukan harus pula di periksa oleh agendaris

Page 8: Penggandaan surat keluar(1)

Surat-Surat yang telah ditandatangani dan telah diberi stempel harus dipisahkan.

Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dan tindasan atau lembaran kedua disimpan sebagai arsip

Untuk surat yang akan dikirim harus dilipat dengan rapi ke dalam bentuk tertentu.Ada delapan macam car melipat surat,yaitu:

Page 9: Penggandaan surat keluar(1)

1. Lipatan Tunggal2. Lipatan Ganda Sejajar3. Lipatan baku4. Lipatan baku rendah5. Lipatan akordion6. Lipatan akordion rendah7. Lipatan model prancis8. Lipatan model baron

Page 10: Penggandaan surat keluar(1)

Setelah selesai dilipat ,surat tersebut harus diberi sampul atau amplop.Pada sampul harus dilengkapi dengan:a. Alamat pengirim,bila tidak memakai kop suratb. Nomor surat diketik dikiri atas di bawah kop suratc. Cap dinas dibubuhkan pada amplop dibawah nomord. Stempel bebas bea atau prangko secukupnya.

Page 11: Penggandaan surat keluar(1)

Setelah penyampulan surat dan pencatatan kembali dalam buku verbal ,surat siap untuk dikirim.Tugas seorang ekspedisi adalah mengirimkan surat kepada instansi atau orang yang dituju .Pengiriman surat dapat dilakukan dengan:

a. Dikirim langsungb. Dikirim melalui posPengiriman surat keluar terdiri dari dua macam:a. Pengiriman surat intern : dalam sistem buku agenda

menggunakan buku ekspedisi internb. Pengiriman surat ekstern: menggunakan buku ekspedisi

ekstern

Page 12: Penggandaan surat keluar(1)

Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju, sedangkan tindasan (lembar kedua) disimpan menggunakan sistem kearsipan yang dipakai oleh suatu organisasi

Page 13: Penggandaan surat keluar(1)

Terima kasih