Home >Documents >pengelolaan keuangan upk

pengelolaan keuangan upk

Date post:23-Nov-2015
Category:
View:101 times
Download:7 times
Share this document with a friend
Transcript:
  • 1

    Pag

    e1

    TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

    LATAR BELAKANG

    Untuk menjamin proses pengelolaan kegiatan sebagai upaya pemberdayaan masyarakat dan berdasarkan pada azas dan prinsip PROGRAM, maka dalam

    pengelolaannya dibutuhkan suatu organisasi yang dapat menjaga pelaksanaan

    program secara berkesinambungan sesuai azas, tujuan serta prinsip-prinsip

    PROGRAM. Selain untuk menjamin keamanan, akuntabilitas serta penyaluran

    dana baik dari KPPN ke kecamatan maupun dari kecamatan ke desa melalui TPK,

    pendokumentasian atas setiap kegiatan juga dibutuhkan serta dalam rangka

    menjamin pencatatan maupun pengarsipannya. Untuk itu dibentuk suatu Unit

    Pengelolaan Keuangan yang berkedudukan di kecamatan yang telah terpilih dan

    terbentuk dalam Musyawarah Antar Desa Prioritas Usulan (MAD II).

    PENGERTIAN

    UPK dibentuk untuk kepentingan operasional PROGRAM. Pengurus dipilih oleh

    masyarakat melalui perwakilannya di forum Musyawarah Antar Desa yang

    kemudian ditetapkan dan disahkan dengan Surat Penetapan Camat atas nama

    Bupati

    Walaupun pemilihan pengurus UPK pada umumnya dilakukan dalam Musyawarah

    Antar Desa II, namun pada prinsipnya penggantian pengurus UPK dalam

    Musyawarah Antar Desa dapat dilakukan kapan saja sesuai kebutuhan dan

    usulan desa, apabila tidak melakukan tugas dengan baik atau ada yang

    mengundurkan diri. Pemilihan kembali pengurus UPK juga dapat dilakukan di

    kahir pelaksanaan program dalam rangka pengelolaan kegiatan dan dana pasca

    program.

    Fungsi dan peran UPK adalah sebagai unit pengelola dan operasional

    pelaksanaan kegiatan PROGRAM di tingkat antar desa termasuk

    mengkoordinasikan pertemuan-pertemuan di kecamatan. Pengurus UPK terdiri

    dari ketua, skretaris dan bendahara. Pengurus UPK berasal dari anggota

    masyarakat yang diajukan oleh desa berdasarkan hasil musyawarah desa dan

    selanjutnya dipilih dalam musyawarah antar desa

  • 2

    Pag

    e2

    TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB UPK

    UPK bersama-sama dengan Fasilitator Kecamatan (FK) dan PjOK memfasilitasi

    dan memberikan bimbingan tentang administrasi dan keuangan kepada desa-

    desa di wilayahnya, serta mengkoordinasikan pertemuan-pertemuan antar desa.

    Secara umum tugas dan tanggung jawab UPK adalah :

    a) Bersama pelaku lainnya ikut serta mensosialisasikan PROGRAM serta turut

    menjaga berlangsungnya proses PROGRAM sesuai azas dan prinsipnya.

    b) Melakukan administrasi dan pelaporan setiap transaksi baik keuangan

    ataupun non keuangan yang sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan

    program.

    c) Membuat laporan pertanggungjawaban kepada Musyawarah Antar Desa

    yang memuat laporan kemajuan/penyelesaian kegiatan dan laporan keuangan

    secara berkala maupun sesuai kebutuhan. Bahan laporan

    pertanggungjawaban sebaiknya dibagikan satu minggu sebelumnya kepada

    seluruh desa (Kades, TPK dan Tokoh Masyarakat) agar dapat dipelajari

    terlebih dahulu.

    d) Melakukan identifikasi potensi cara mengembangkan hubungan dengan pihak

    luar, seperti pemasaran, bantuan manajemen dan sejenisnya untuk

    disampaikan kepada desa-desa sebagai acuan perencanaan, pelaksanaan dan

    pelestarian kegiatan UEP dan simpan pinjam.

    e) Membuka rekening kolektif di bank pemerintah setempat bersama FK dan

    wakil masyarakat yang dipilih dalam MAD Sosialisasi untuk BLM Dana

    Kegiatan.

    f) Menyalurkan dana bantuan PROGRAM ke desa melalui rekening TPK di bank

    pemerintah setempat dengan terlebih dahulu memeriksa Rencana

    Penggunaan Dana (RPD) yang dibuat oleh TPK serta realisasi dan penggunaan

    dana sebelumnya.

    g) Memberikan bantuan teknis langsung kepada TPK dan kelompok mengenai

    pembukuan, laporan dan pengendalian dana bergulir.

    h) Melakukan pemeriksaan pembukuan TPK dan kelompok secara berkala atau

    sesuai kebutuhan.

    i) Membuka rekening di bank pemerintah terdekat bersama FK dan PjOK

    untuk dana operasional perencanaan serta gaji Pendamping Lokal dan FD.

    j) Membuat rencana penggunaan dana operasional dan laporan penggunaannya

    untuk dibahas dan disetujui bersama FK dan PjOK.

    k) Menempelkan informasi yang menyangkut penggunaan dan pengelolaan dana

    PROGRAM pada papan onformasi di kecamatan secara berkala serta

    memelihara papan informasi tersebut.

  • 3

    Pag

    e3

    l) Membantu desa dalam pelestarian dan pemeliharaan hasil kegiatan

    PROGRAM

    m) Menjaga proses dan tatacara perguliran UEP dan SPP di desa serta

    melestarikannya sesuai dengan yang disepakati dalam musyawarah desa

    dengan tetap memfungsikan FD yang ada.

    n) Mengikuti pelatihan-pelatihan yang diadakan untuk UPK.

    o) Bersama pelaku lain, melakukan fasilitasi penyelesaian permasalahan-

    permasalahan menyangkut perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian

    PROGRAM.

    Secara khusus, tugas dan tanggung jawab masing-masing pengurus UPK adalah

    sebagai berikut :

    1. Tugas, dan Tanggung Jawab Ketua UPK

    Pengendalian organisasi.

    Melakukan pembinaan administrasi di TPK

    Melakukan penagihan pengembalian UEP/SPP sesuai rencana

    Fungsi hubungan masyarakat.

    Memimpin rapat/pertemuan UPK.

    Mewakili organisasi dalam pertemuan dengan aparat terkait.

    Menyetujui atau menolak pengajuan dana baik dari sekretaris maupun

    bendahara.

    Menandatangani surat-surat laporan, pencairan dari bank, pembukaan

    rekening, pencairan ke desa, kuitansi-kuitansi dan perjanjian dengan pihak

    lain.Specimen rekening Dana Kolektif, Dana Operasional UPK, Dana

    Operasional Kegiatan, dan Dana Pengembalian.

    2. Tugas dan Tanggung Jawab Bendahara UPK

    Melakukan pembinaan administrasi di TPK

    Melakukan penagihan pengembalian UEP/SP Peremp sesuai rencana

    Mencatat setiap transaksi keuangan harian.

    Membuat laporan keuangan.

    Memegang semua rekening bank dana PROGRAM

    Memegang uang kas dana PROGRAM

    Mengeluarkan uang atas persetujuan ketua.

    Membuat perencanaan keuangan dan anggaran.

    Mengisi form-form laporan keuangan.

    3. Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris UPK

    Melakukan pembinaan administrasi di TPK

    Melakukan penagihan pengembalian UEP/SP Peremp sesuai rencana

  • 4

    Pag

    e4

    Bertanggungjawab atas segala kearsipan dokumen baik yang menyangkut

    masalah keuangan PROGRAM dan proses kegiatan PROGRAM.

    Menempelkan/memberikan informasi tentang pertanggungjawaban keuangan

    kepada masyarakat melalui papan informasi dan media informasi lainnya.

    Mencatat hasil keputusan rapat dalam notulen

    Mengisi dan mencatat agenda harian.

    Bertindak sebagai humas bila ketua berhalangan.

    Mengelola inventaris.

    Merencanakan pengadaan administrasi kantor.

    Membuat surat-surat.

    BADAN PENGAWAS UPK (BP-UPK)

    BP-UPK adalah badan yang ditetapkan oleh MAD untuk melakukan pengawasan

    pelaksanaan tugas-tugas dan tanggung jawab UPK sehari-hari.

    1. Tugas dan Tanggungjawab Badan Pengawas UPK.

    a. Melakukan pemeriksaan dan evaluasi transaksi, bukti transaksi, dokumen-

    dokumen, pelaksanaan administrasi dan pelaporan pengelolaan keuangan dan

    pinjaman yang dikelola oleh UPK.

    b. Melakukan pengawasan terhadap ketaatan UPK pada prinsip dan mekanisme

    PROGRAM.

    c. Melakukan pengawasan ketaatan UPK terhadap aturan-aturan MAD, termasuk

    aturan perguliran.

    d. Memantau Pelaksanaan Tugas dan Tanggung Jawab Pengurus UPK.

    e. Memantau Realisasi anggaran UPK dan rencana kerja UPK.

    f. Memantau Pelaksanaan tugas dan tanggung jawab tim lain yang dibentuk MAD

    dalam pelaksanaan PROGRAM.

    g. Memantau Pelaksanaan Tugas dan Tanggung Jawab Pengurus UPK.

    h. Menyampaikan Laporan Pelaksanaan Tugasnya kepada forum MAD.

    2. Kriteria Anggota Badan Pengawas UPK.

    a. Sebagai tenaga sukarela yang mempunyai komitmen dalam pengembangan

    kapasitas masyarakat.

    b. Jujur dan bertanggung jawab.

    c. Dapat diterima dan dihargai dengan baik oleh anggota masyarakat.

    d. Bukan aparat kecamatan dan aparat desa.

    e. Berpengalaman dalam administrasi dan pelaporan program.

    f. Mempunyai cukup waktu.

    g. Tidak pernah terlibat secara langsung atau tidak langsung berkaitan dengan

    penyalahgunaan dana program masyarakat.

  • 5

    Pag

    e5

    3. Struktur Organisasi Badan Pengawas UPK.

    a. Struktur Organisasi inti adalah Ketua dan Anggota,struktur tersebut dapat

    dikembangkan sesuai dengan kebutuhan.

    b. Ketua satu orang dan anggota minimal 2 orang dengan jumlah keseluruhan

    harus memenuhi bilangan ganjil.

    c. Ketua dan anggota dipilih dari masyarakat dengan keputusan MAD dan

    disahkan dengan Surat Keputusan Camat.

    4. Proses Pemilihan Anggota Badan Pengawas UPK.

    a. Calon Badan Pengawas diusulkan dan dipilih secara langsung dari masyarakat

    baik dari wakil desa, calon pengurus UPK, atau masyarakat lain yang dianggap

    memenuhi kriterua.

    b. Wakil desa yang tidak terpilih sebagai anggota dan ketua forum MAD dan

    calon pengurus UPK yang tidak terpilih sebagai pengurus atau anggota

    masyarakat lainnya yang hadir dalam MAD, merupakan bakal calon badan

    pengawas.

    c. Proses Pemilihan sebagai berikut :

    Fasilitator pertemuan MAD menyampaikan secara terbuka tugas dan

    tanggung jawab Badan Pengawas, kriteria, tatacara pemilihan Badan

    Pengawas, dan memfasilitasi kesepakatan jumlah ba

Click here to load reader

Reader Image
Embed Size (px)
Recommended