-
1
Pag
e1
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
LATAR BELAKANG
Untuk menjamin proses pengelolaan kegiatan sebagai upaya
pemberdayaan masyarakat dan berdasarkan pada azas dan prinsip
PROGRAM, maka dalam
pengelolaannya dibutuhkan suatu organisasi yang dapat menjaga
pelaksanaan
program secara berkesinambungan sesuai azas, tujuan serta
prinsip-prinsip
PROGRAM. Selain untuk menjamin keamanan, akuntabilitas serta
penyaluran
dana baik dari KPPN ke kecamatan maupun dari kecamatan ke desa
melalui TPK,
pendokumentasian atas setiap kegiatan juga dibutuhkan serta
dalam rangka
menjamin pencatatan maupun pengarsipannya. Untuk itu dibentuk
suatu Unit
Pengelolaan Keuangan yang berkedudukan di kecamatan yang telah
terpilih dan
terbentuk dalam Musyawarah Antar Desa Prioritas Usulan (MAD
II).
PENGERTIAN
UPK dibentuk untuk kepentingan operasional PROGRAM. Pengurus
dipilih oleh
masyarakat melalui perwakilannya di forum Musyawarah Antar Desa
yang
kemudian ditetapkan dan disahkan dengan Surat Penetapan Camat
atas nama
Bupati
Walaupun pemilihan pengurus UPK pada umumnya dilakukan dalam
Musyawarah
Antar Desa II, namun pada prinsipnya penggantian pengurus UPK
dalam
Musyawarah Antar Desa dapat dilakukan kapan saja sesuai
kebutuhan dan
usulan desa, apabila tidak melakukan tugas dengan baik atau ada
yang
mengundurkan diri. Pemilihan kembali pengurus UPK juga dapat
dilakukan di
kahir pelaksanaan program dalam rangka pengelolaan kegiatan dan
dana pasca
program.
Fungsi dan peran UPK adalah sebagai unit pengelola dan
operasional
pelaksanaan kegiatan PROGRAM di tingkat antar desa termasuk
mengkoordinasikan pertemuan-pertemuan di kecamatan. Pengurus UPK
terdiri
dari ketua, skretaris dan bendahara. Pengurus UPK berasal dari
anggota
masyarakat yang diajukan oleh desa berdasarkan hasil musyawarah
desa dan
selanjutnya dipilih dalam musyawarah antar desa
-
2
Pag
e2
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB UPK
UPK bersama-sama dengan Fasilitator Kecamatan (FK) dan PjOK
memfasilitasi
dan memberikan bimbingan tentang administrasi dan keuangan
kepada desa-
desa di wilayahnya, serta mengkoordinasikan pertemuan-pertemuan
antar desa.
Secara umum tugas dan tanggung jawab UPK adalah :
a) Bersama pelaku lainnya ikut serta mensosialisasikan PROGRAM
serta turut
menjaga berlangsungnya proses PROGRAM sesuai azas dan
prinsipnya.
b) Melakukan administrasi dan pelaporan setiap transaksi baik
keuangan
ataupun non keuangan yang sesuai dengan kebutuhan dan
ketentuan
program.
c) Membuat laporan pertanggungjawaban kepada Musyawarah Antar
Desa
yang memuat laporan kemajuan/penyelesaian kegiatan dan laporan
keuangan
secara berkala maupun sesuai kebutuhan. Bahan laporan
pertanggungjawaban sebaiknya dibagikan satu minggu sebelumnya
kepada
seluruh desa (Kades, TPK dan Tokoh Masyarakat) agar dapat
dipelajari
terlebih dahulu.
d) Melakukan identifikasi potensi cara mengembangkan hubungan
dengan pihak
luar, seperti pemasaran, bantuan manajemen dan sejenisnya
untuk
disampaikan kepada desa-desa sebagai acuan perencanaan,
pelaksanaan dan
pelestarian kegiatan UEP dan simpan pinjam.
e) Membuka rekening kolektif di bank pemerintah setempat bersama
FK dan
wakil masyarakat yang dipilih dalam MAD Sosialisasi untuk BLM
Dana
Kegiatan.
f) Menyalurkan dana bantuan PROGRAM ke desa melalui rekening TPK
di bank
pemerintah setempat dengan terlebih dahulu memeriksa Rencana
Penggunaan Dana (RPD) yang dibuat oleh TPK serta realisasi dan
penggunaan
dana sebelumnya.
g) Memberikan bantuan teknis langsung kepada TPK dan kelompok
mengenai
pembukuan, laporan dan pengendalian dana bergulir.
h) Melakukan pemeriksaan pembukuan TPK dan kelompok secara
berkala atau
sesuai kebutuhan.
i) Membuka rekening di bank pemerintah terdekat bersama FK dan
PjOK
untuk dana operasional perencanaan serta gaji Pendamping Lokal
dan FD.
j) Membuat rencana penggunaan dana operasional dan laporan
penggunaannya
untuk dibahas dan disetujui bersama FK dan PjOK.
k) Menempelkan informasi yang menyangkut penggunaan dan
pengelolaan dana
PROGRAM pada papan onformasi di kecamatan secara berkala
serta
memelihara papan informasi tersebut.
-
3
Pag
e3
l) Membantu desa dalam pelestarian dan pemeliharaan hasil
kegiatan
PROGRAM
m) Menjaga proses dan tatacara perguliran UEP dan SPP di desa
serta
melestarikannya sesuai dengan yang disepakati dalam musyawarah
desa
dengan tetap memfungsikan FD yang ada.
n) Mengikuti pelatihan-pelatihan yang diadakan untuk UPK.
o) Bersama pelaku lain, melakukan fasilitasi penyelesaian
permasalahan-
permasalahan menyangkut perencanaan, pelaksanaan dan
pelestarian
PROGRAM.
Secara khusus, tugas dan tanggung jawab masing-masing pengurus
UPK adalah
sebagai berikut :
1. Tugas, dan Tanggung Jawab Ketua UPK
Pengendalian organisasi.
Melakukan pembinaan administrasi di TPK
Melakukan penagihan pengembalian UEP/SPP sesuai rencana
Fungsi hubungan masyarakat.
Memimpin rapat/pertemuan UPK.
Mewakili organisasi dalam pertemuan dengan aparat terkait.
Menyetujui atau menolak pengajuan dana baik dari sekretaris
maupun
bendahara.
Menandatangani surat-surat laporan, pencairan dari bank,
pembukaan
rekening, pencairan ke desa, kuitansi-kuitansi dan perjanjian
dengan pihak
lain.Specimen rekening Dana Kolektif, Dana Operasional UPK,
Dana
Operasional Kegiatan, dan Dana Pengembalian.
2. Tugas dan Tanggung Jawab Bendahara UPK
Melakukan pembinaan administrasi di TPK
Melakukan penagihan pengembalian UEP/SP Peremp sesuai
rencana
Mencatat setiap transaksi keuangan harian.
Membuat laporan keuangan.
Memegang semua rekening bank dana PROGRAM
Memegang uang kas dana PROGRAM
Mengeluarkan uang atas persetujuan ketua.
Membuat perencanaan keuangan dan anggaran.
Mengisi form-form laporan keuangan.
3. Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris UPK
Melakukan pembinaan administrasi di TPK
Melakukan penagihan pengembalian UEP/SP Peremp sesuai
rencana
-
4
Pag
e4
Bertanggungjawab atas segala kearsipan dokumen baik yang
menyangkut
masalah keuangan PROGRAM dan proses kegiatan PROGRAM.
Menempelkan/memberikan informasi tentang pertanggungjawaban
keuangan
kepada masyarakat melalui papan informasi dan media informasi
lainnya.
Mencatat hasil keputusan rapat dalam notulen
Mengisi dan mencatat agenda harian.
Bertindak sebagai humas bila ketua berhalangan.
Mengelola inventaris.
Merencanakan pengadaan administrasi kantor.
Membuat surat-surat.
BADAN PENGAWAS UPK (BP-UPK)
BP-UPK adalah badan yang ditetapkan oleh MAD untuk melakukan
pengawasan
pelaksanaan tugas-tugas dan tanggung jawab UPK sehari-hari.
1. Tugas dan Tanggungjawab Badan Pengawas UPK.
a. Melakukan pemeriksaan dan evaluasi transaksi, bukti
transaksi, dokumen-
dokumen, pelaksanaan administrasi dan pelaporan pengelolaan
keuangan dan
pinjaman yang dikelola oleh UPK.
b. Melakukan pengawasan terhadap ketaatan UPK pada prinsip dan
mekanisme
PROGRAM.
c. Melakukan pengawasan ketaatan UPK terhadap aturan-aturan MAD,
termasuk
aturan perguliran.
d. Memantau Pelaksanaan Tugas dan Tanggung Jawab Pengurus
UPK.
e. Memantau Realisasi anggaran UPK dan rencana kerja UPK.
f. Memantau Pelaksanaan tugas dan tanggung jawab tim lain yang
dibentuk MAD
dalam pelaksanaan PROGRAM.
g. Memantau Pelaksanaan Tugas dan Tanggung Jawab Pengurus
UPK.
h. Menyampaikan Laporan Pelaksanaan Tugasnya kepada forum
MAD.
2. Kriteria Anggota Badan Pengawas UPK.
a. Sebagai tenaga sukarela yang mempunyai komitmen dalam
pengembangan
kapasitas masyarakat.
b. Jujur dan bertanggung jawab.
c. Dapat diterima dan dihargai dengan baik oleh anggota
masyarakat.
d. Bukan aparat kecamatan dan aparat desa.
e. Berpengalaman dalam administrasi dan pelaporan program.
f. Mempunyai cukup waktu.
g. Tidak pernah terlibat secara langsung atau tidak langsung
berkaitan dengan
penyalahgunaan dana program masyarakat.
-
5
Pag
e5
3. Struktur Organisasi Badan Pengawas UPK.
a. Struktur Organisasi inti adalah Ketua dan Anggota,struktur
tersebut dapat
dikembangkan sesuai dengan kebutuhan.
b. Ketua satu orang dan anggota minimal 2 orang dengan jumlah
keseluruhan
harus memenuhi bilangan ganjil.
c. Ketua dan anggota dipilih dari masyarakat dengan keputusan
MAD dan
disahkan dengan Surat Keputusan Camat.
4. Proses Pemilihan Anggota Badan Pengawas UPK.
a. Calon Badan Pengawas diusulkan dan dipilih secara langsung
dari masyarakat
baik dari wakil desa, calon pengurus UPK, atau masyarakat lain
yang dianggap
memenuhi kriterua.
b. Wakil desa yang tidak terpilih sebagai anggota dan ketua
forum MAD dan
calon pengurus UPK yang tidak terpilih sebagai pengurus atau
anggota
masyarakat lainnya yang hadir dalam MAD, merupakan bakal calon
badan
pengawas.
c. Proses Pemilihan sebagai berikut :
Fasilitator pertemuan MAD menyampaikan secara terbuka tugas
dan
tanggung jawab Badan Pengawas, kriteria, tatacara pemilihan
Badan
Pengawas, dan memfasilitasi kesepakatan jumlah badan
pengawas.
Fasilitator pertemuan MAD mengumumkan secara tertulis dan
terbuka
siapa saja calon-calon Badan Pengawas.
Proses pemilihan dengan pemungutan suara secara tertutup dengan
setiap
wakil desa memilih 2 nama dalam kertas pemilihan tanpa
mencantumkan
identitas.
Hasil pemilihan diranking dan dipilih sesuai dengan kesepakatan
jumlah
badan pengawas.
Masyarakat yang terpilih sebagai pengawas segera berkumpul
dan
menentukan ketua badan pengawas.
Susunan Badan Pengawas UPK ditetapkan dengan Surat Keputusan
Camat.
d. Penggantian dan pemberhentian Badan Pengawas diatur dalam
kesepakatan
MAD.
-
6
Pag
e6
JENIS DANA
PENGERTIAN DANA
Dana yang dimaksud dalam PNPM-MANDIRI-PERDESAAN adalah semua
jenis
uang tunai, saldo rekening, saldo tabungan,yang dapat segera
dijadikan sebagai
sumber pembiayaan kegiatan PNPM-MANDIRI-PERDESAAN. Dengan
demikian
dana mencakup uang tunai dan saldo bank , jika disebut total
dana adalah
jumlah uang tunai dan total saldo bank.
JENIS-JENIS DANA
Jenis dana-dana PNPM-MANDIRI-PERDESAAN yang pengelolaannya
memerlukan pendampingan fasilitator di kecamatan terdiri adalah
:
1. BLM Dana Operasional Kegiatan (DOK) dana yang disediakan oleh
program
sebagai stimulan pendanaan proses yang terjadi di masyarakat
dan
dikelola dengan melibatkan masyarakat dengan tujuan
pelibatan
keswadayaan. Jenis DOK yang telah ada di program adalah :
a. DOK Perencanaan adalah dana yang disediakan oleh program
untuk
menstimulasi proses perencanaan.
b. DOK Pelatihan Masyarakat adalah dana yang disediakan
secara
khusus untuk peningkatan kapasitas pelaku program yang berasal
dari
masyarakat.
c. DOK UPK Microfinance adalah dana yang disediakan oleh
program
untuk peningkatan kapasitas dalam pengelolaan microfinance
untuk
UPK yang mempunyai Kategori Pemetaan A.
2. BLM Dana Kegiatan adalah dana yang disediakan oleh program
untuk
pendanaan kegiatan yang menjadi prioritas kebutuhan masyarakat
dengan
ketentuan yang diatur dalam PTO yaitu :
a. Dana kegiatan sebesar 95 %
b. Dana Operasional Desa maksimal sebesar 3 %
c. Dana Operasional UPK sebesar 2 %.
-
7
Pag
e7
3. Dana Perguliran : yaitu dana yang berasal dari pengembalian
pinjaman
yang terdiri dari pokok pinjaman dan jasa pinjaman serta denda
atas
pinjaman yang disalurkan pada masyarakat. Pengelolaan dana ini
sesuai
dengan PTO, Surat-surat Menteri, Memo TL dan aturan-aturan
kebijakan
lokal yang mengacu pada prinsip dan prosedur PNPM-MANDIRI-
PERDESAAN.
Pemisahan-pemisahan aturan-aturan masing-masing penggunaan
dana
tersebut bertujuan untuk fungsi pembelajaran dalam pemberdayaan
dan
kemudahan supervisi dan monitoring penggunaan masing-masing
dana.
Contoh : Pengelolaan dana DOK dengan aturan penggunaannya
memberikan implikasi bahwa dana DOK merupakan subsidi bukan
pemenuhan pembiayaan total dalam proses perencanaan sehingga
harus
digunakan efektip dan efisien sesuai dengan tujuan dan
kesepakatan lokal.
Dana-dana tersebut pada dasarnya adalah dana pemerintah
untuk
kepentingan masyarakat dengan aturan yang ada di
PNPM-MANDIRI-
PERDESAAN. dan hak milik dana adalah seluruh masyarakat di
kecamatan.
Penggunaan BLM Dana Kegiatan diserahkan dan dipercayakan
kepada
masyarakat namun tetap mengacu pada aturan program,
pemilihan
kegiatan adalah hak murni masyarakat sehingga alokasi
pendanaan
diserahkan pada masyarakat, aturan dasar adalah jika
masyarakat
memilih kegiatan yang bukan pinjaman maka hasil kegiatan
tersebut tetap
milik masyarakat dengan kewajiban melestarikan, jika masyarakat
memilih
kegiatan pinjaman (UEP/SPP) harus tetap mempunyai kewajiban
untuk
melestarikan dan bermanfaat bagi seluruh anggota masyarakat
kecamatan dengan cara mengembalikan dan menggulirkan sesuai
dengan
aturan program.
Jelas dalam setiap program mempunyai tujuan, pengelolaan
dana,
pelaporan dan pertanggung jawaban program yang berbeda.
-
8
Pag
e8
ADMINISTRASI
PRINSIP ADMINISTRASI Sistem akuntansi yang disusun mengikuti
norma-norma penyusunan yang berlaku
umum untuk digunakan. Yang perlu diperhatikan, dalam
penyusunannya harus
mencakup :
a. kronologis (transaksi dicatat sesuai dengan urutan tanggal
dan nomor urut
bukti transaksi),
b. sistematis (proses penyusunan transaksi telah mencatat,
menggolongkan,
merekap menjadi laporan keuagan tepat, benar dan konsisten),
c. informatif (formulir-formulir yang dibuat memuat informasi
yang benar,
rinci, tepat hitung, tepat waktu sesuai yang diharapkan UPK,
konsultan,
aparat pemerintah, masyarakatnya)
d. auditable (dapat diperiksa / diaudit). Dengan kata lain,
seluruh yang
dilaporkan mudah diperiksa siapa saja dengan diikutsertakan
bukti-bukti yang
sah, benar dan asli.
TAHAPAN ADMINISTRASI
Dalam pengelolaan dana mencakup perencanaan,
pengkoordinasian,
pelaksanaan dan monitoring & pengendalian secara utuh,
dengan demikian
pelaporan pengelolaan dana tersebut harus mampu memberikan
informasi
secara utuh untuk kepentingan program.
Pelaksanaan pengelolaan harus mampu memberikan informasi yang
transparan
untuk setiap transaksi bukti transaksi
administrasi/pembukuan
pelaporan secara utuh setiap penggunaan dana, dengan demikian
dibutuhkan
model administrasi dan pelaporan yang sederhana dan mudah
dipahami serta
memberikan informasi secara utuh atas semua dana yang
dikelola.
POLA ADMINISTRASI
Dengan pengertian dana tersebut diatas maka pola administrasi
uang tunai
(kas) dan saldo bank mempunyai pola pencatatan yang berbeda.
Pada dasarnya
administrasi dana mencakup : Pemasukan, Pengeluaran dan Saldo
.
Dengan demikian jika diminta informasi tentang dana pada
dasarnya adalah
posisi saldo uang tunai ditambah posisi saldo bank.
-
9
Pag
e9
Tetapi ada beberapa pihak menanyakan berapa volume dana atau
juga
disebut perputaran dana , yang dimaksud adalah berapa jumlah
total
transaksi pemasukkan dan jumlah total transaksi pengeluaran.
Volume dana ini
biasanya digunakan menghitung beban administrasi , karena volume
transaksi
tidak mencerminkan jumlah dana yang digunakan.
Contoh :
Dana disetorkan di bank sebesar Rp.5 Juta, diambil tunai sebesar
Rp.2 Juta
disetorkan lagi sebesar Rp.1 Juta diambil lagi sebesar Rp.500
Ribu,
disetorkan lagi sebesar Rp.200 Ribu.
Volume penyetoran /pemasukan di bank : Rp.6,2 Juta
Volume Pengambilan/pengeluaran di bank sebesar Rp.2,5 Juta
Saldo di bank sebesar Rp.3,7 Juta
Dengan demikian total pemasukan dikurangi total pengeluaran
merupakan
saldo, sehingga jelas bahwa saldo merupakan tujuan akhir
untuk
memperoleh informasi tentang dana.
KEBUTUHAN ADMINISTRASI DANA
Kebutuhan administrasi dana sangat diperlukan sebagai bahan
informasi
pembuatan pelaporan kondisi dana secara utuh, dengan
demikian
administrasi harus secara rinci dan detail untuk masing-masing
jenis dana,
yaitu dana tunai dan dana di bank.
Berdasarkan kebutuhan administrasi tersebut diatas dilapangan
diperlukan
pola adminitrasi masing-masing dana, secara sederhana
administrasi dana
telah disebutkan secara singkat diatas.
PEMISAHAN ADMINISTRASI
Pemisahan administrasi berdasarkan penggolongan dana di
PNPM-MANDIRI-
PERDESAAN sebagai berikut :
1. BLM DOK Perencanaan
2. BLM DOK Pelatihan Masyarakat
3. BLM DOK Microfinance
4. BLM Dana Kegiatan / Kolektif (Bantuan PNPM-MANDIRI-
PERDESAAN)
-
10
Pag
e10
5. Dana Operasional UPK
6. Dana Pengembalian Pinjaman UEP
7. Dana Pengembalian Pinjaman SPP
Penggolongan dana tersebut bertujuan untuk melakukan fungsi
pendampingan
dan pengendalian secara maksimal dari masing-masing dana karena
masing-
masing dana mempunyai tujuan penggunaan yang berbeda, speciment
yang
berbeda, dsb.
Misalnya : jika terjadi permasalahan yang sangat mendasar dalam
PNPM-
MANDIRI-PERDESAAN sehingga harus dilakukan penundaan penyaluran
BLM
Dana Kegiatan ke desa, maka semua pengambilan dana di rekening
BLM Dana
Kegiatan (Kolektif BPNPM-MP) tidak boleh dilakukan, sedangkan
untuk
rekening lain boleh dilakukan sesuai dengan ketentuan. Bagaimana
jika hanya
satu rekening ? Semuanya akan terhenti aktifitasnya.
Pemisahan administrasi harus mencakup administrasi dana tunai
dan
administrasi dana di bank sehingga dibutuhkan : Buku Kas Harian
(untuk
administrasi dana tunai) dan Buku Bank ( untuk administrasi dana
di bank dan
juga sebagai penjelasan transaksi di bank karena transaksi di
bank biasanya
hanya menyebut angka saja)
Dengan adanya ketentuan tersebut maka pola adminitrasi dana
PNPM-
MANDIRI-PERDESAAN membutuhkan :
1. Rekening Bank : BLM DOK Perencanaan, BLM DOK Pelatihan
Masyarakat, BLM DOK Microfinance, BLM Dana Kegiatan
(Kolektif
BPNPM-MP), Operasional UPK, Pengembalian UEP dan
Pengembalian
SPP.
2. Buku Bantu Bank : BLM DOK Perencanaan, BLM DOK Pelatihan
Masyarakat, BLM DOK Microfinance, BLM Dana Kegiatan
(Kolektif
BPNPM-MP), Operasional UPK, Pengembalian UEP dan
Pengembalian
SPP.
3. Buku Kas Harian : BLM DOK Perencanaan, BLM DOK Pelatihan
Masyarakat, BLM DOK Microfinance, BLM Dana Kegiatan
(Kolektif
BPNPM-MP), Operasional UPK, Pengembalian UEP dan
Pengembalian
SPP.
-
11
Pag
e11
PROSES ADMINISTRASI Proses pembuatan laporan keuangan, khususnya
Neraca Program dan laporan
Operasional UPK dapat dilakukan dengan model pembukuan yang
sudah dimiliki oleh
UPK sebelumnya yaitu dari 4 Buku kas Harian yang dilengkapi
dengan Buku Bank
untuk setip rekening (tidak memasukan unsur semua jenis dana BLM
DOK).
Sedangkan untuk Laporan Arus Dana, semua dana yang masuk ke UPK
harus masuk
dalam satu laporan.
dicatat pada dilaporkan Transaksi ------------- Buku Kas Harian
--------------- Neraca dan Lap. Oprs
Buku Bank
Penjelasan formulir pembukuan :
Buku Kas Harian : Pencatatan transaksi penerimaan dan
pengeluaran uang
tunai saja
Buku Bank : Pencatatan transaksi penerimaan dan pengeluaran
dana
di Bank
JENIS ADMINISTRASI Proses Pembuatan Laporan Keuangan sebagai
berikut :
a. Buku Kas Harian
Semua transaksi kas dicatat pada Buku Kas Harian di Kolom baik
penerimaan
maupun pengeluaran yang sesuai dengan sumber dan peruntukan dana
yang
dikelola. Buku Kas Harian telah dibentuk sedemikian rupa
sehingga informasi
kolom debet (penerimaan) dan kolom kredit (pengeluaran) dibuat
sesuai
kebutuhan. Buku kas yang dikelola oleh UPK terdiri dari Buku Kas
BLM Dana
Kegiatan, Buku Kas Ops. UPK 2%, Buku Kas Pengembalian UEP, Buku
Kas
Pengembalian SPP.
b. Buku Bank
Semua transaksi dana bank yang terjadi telah dicatat pada buku
bank yang
sesuai dengan peruntukkan dana yang dikelola. Buku Bank sudah
dibuat
sedemikian rupa sehingga kolom debet (penerimaan) dan kolom
kredit
(pengeluaran) terbentuk sesuai keinginan dan informasi yang
dibutuhkan
berkaitan dengan transaksi dari seluruh Rekening Bank.
c. Rekening Bank
-
12
Pag
e12
Rekening Bank yang dikelola oleh UPK adalah rekening Bank BLM
Dana
Kegiatan, Rekening Bank Ops. UPK 2%, Rekening Bank Pengembalian
UEP,
Rekening Bank Pengembalian SPP dan Rekening Bank DOK kegiatan
PNPM-
MANDIRI PERDESAAN.
-
13
Pag
e13
PERENCANAAN KEUANGAN
Definisi /Pengertian Perencanaan Keuangan
Perencanaan keuangan adalah seluruh perhitungan/kalkulasi yang
mencakup sumber-
sumber pendapatan atau penerimaan yang akan diperoleh serta
biaya-biaya atau
pengeluaran yang akan terjadi diikuti dengan asumsi-asumsi serta
indikator-
indikator keuangan lainnya yang menjadi dasar dalam proses
perencanaan keuangan
tersebut.
Jenis-jenis Rencana Keuangan dan Fungsinya
Jenis-jenis rencana keuangan diantaranya adalah :
Proyeksi Arus Kas (Dana) adalah perencanaan keuangan yang
berkaitan
dengan sumber-sumber penerimaan dana serta sumber-sumber
pengeluarannya. Dari proyeksi arus kas (dana) dapat diketahui
perkiraan
sisa/saldo dana pada setiap akhir periode keuangan. Dengan
dibuatnya
proyeksi arus kas (dana) di UPK, kita dapat memperkirakan kapan
penyaluran
dana selanjutnya (tahap 2) dapat diajukan lagi ke KPPN/Kas
Daerah serta
kapan diperkirakan bisa 100%. Selain itu UPK juga bisa
memperkirakan kapan
bisa ada pencairan untuk perguliran.
Anggaran Pendapatan dan Biaya (Anggaran Laba/Rugi) adalah
perencanaan
keuangan yang berkaitan dengan sumber-sumber pendapatan serta
sumber-
sumber biayanya. Dari anggaran pendapatan dan biaya dapat
diketahui
perkiraan laba/rugi (surplus/defisit) pada setiap akhir periode
keuangan.
Dengan dibuatnya anggaran pendapatan dan biaya di UPK, kita
dapat
menganggarkan biaya-biaya/alokasi lain yang diambil dari
pembagian laba
(merupakan prosentasi dari laba tahun berjalan), seperti bonus
UPK, biaya
MAD, dll.
Selain itu, secara umum perencanaan keuangan dapat berfungi
sebagai alat
pengendalian internal. Setelah dilakukan evaluasi terhadap
realisasi dari suatu rencana keuangan maka kita dapat melakukan
pengendalian terhadap pelaksanaan
berikutnya.
Prinsip-prinsip Penyusunan Anggaran
-
14
Pag
e14
Dalam penyusunan anggaran perlu dibuat beberapa asumsi yang
selanjutnya dari
adanya asumsi-asumsi tertentu dapat diketahui apakah anggaran
tersebut bersifat
optimis, moderat atau pesimis baik dari aspek pendapatan maupun
biaya.
Pos-Pos Dalam Proyeksi Arus Kas (Dana)
Penerimaan, terdiri dari :
1. Penerimaan transfer dari KPPN. 2. Pengembalian Angsuran
(Pokok dan Bunga) baik UEP maupun SPP.
Untuk perhitungan pengembalian pokok dan bunga mengacu pada
target
pengembalian angsuran pokok dan bunga setiap bulan yang sudah
disepakati
dengan seluruh kelompok. Dalam hal ini untuk membuat estimasi
berapa yang
akan diterima dari target perlu menggunakan beberapa asumsi.
Misalnya :
untuk saldo pinjaman lancar dapat diestimasi 100% akan diterima,
untuk yang
sudah menunggak di atas 6 kali angsuran (ada di kolektibilitas
5) misalkan
hanya 10%, dst. disesuaikan dengan kesanggupan dan kemampuan UPK
dalam
menangani permasalahan tunggakan.
3. Pendapatan bunga bank. Pendapatan bunga bank dapat diestimasi
dari sisa dana pada setiap akhir
bulan di bulan sebelumnya(dengan asumsi sebagian besar sisa dana
ada di
rekening bank, cash on hand sangat kecil) dikalikan dengan
tingkat suku bunga tabungan di bank tempat UPK membuka
rekening.
4. Penerimaan lain-lain. Penerimaan lain-lain adalah penerimaan
kas atau bank yang berasal dari
sumber lain baik merupakan pendapatan atau bukan.
Pengeluaran, terdiri dari :
1. Pencairan dana kegiatan program . Adalah alokasi dana yang
dianggarkan untuk mendanai kegiatan sarana
prasarana, kesehatan, pendidikan dan SPP termasuk dana
operasional TPK.
Rencana dan jumlah dana yang akan dicairkan dapat diestimasi
berdasarkan
jadwal pelaksanaan kegiatan desa. Misalnya di desa A akan
dibangun pasar.
Berdasarkan jadwal pelaksanaan kegiatan desa pasar tersebut
akan
diselesaikan dalam waktu 4 bulan. Dengan asumsi setiap bulan
desa itu akan
menyerap jumlah dana yang sama besar maka untuk mengestimais
besarnya
dana yang akan dicairkan ke desa tersebut adalah besarnya nilai
RAB (setelah
dikurangi operasional UPK dan TPK) dibagi 4.
-
15
Pag
e15
2. Pengeluaran Biaya operasional UPK. Biaya operasional UPK
adalah estimasi pengeluaran kas/bank yang ditujukan
untuk mendanai kegiatan operasional UPK seperti honor,
administrasi dan
umum, transportasi, sewa kantor, serta biaya operasional
lain-lain. Biaya
penyusutan bukan merupakan pos pengeluaran pada proyeksi arus
kas karena
secara fisik tidak ada aliran dana keluar.
3. Pengeluaran Biaya non operasional UPK. Adalah estimasi
pengeluaran untuk mendanai biaya-biaya yang tergolong biaya
non operasional UPK, seperti biaya MAD, verifikasi, pajak dan
administrasi
bank, dll.
4. Pengeluaran untuk investasi atau pembelian inventaris.
5. Pencairan untuk mendanai perguliran baik SPP maupun UEP.
Catatan : Baik pos-pos penerimaan maupun pengeluaran dapat
ditambah disesuaikan dengan jenis-jenis transaksi yang ada di UPK.
Untuk pengeluaran adalah semua
transaksi biaya yang menimbulkan adanya aliran dana keluar.
Sedangkan untuk
penerimaan dana adalah seluruh transaksi yang menimbulkan arus
dana masuk ke kas
maupun ke rekening UPK.
Pos-pos Dalam Anggaran Pendapatan dan Biaya
Merupakan pos-pos yang terdapat dalam laporan operasional UPK,
yakni seluruh
transaksi yang mempengaruhi laba/rugi (surplus/defisit)nya
UPK.
Pendapatan, terdiri dari :
1. Pendapatan jasa pinjaman baik UEP maupun SPP. Untuk
perhitungan pendapatan jasa pinjaman mengacu pada target
pengembalian angsuran bunga (jasa pinjaman) setiap bulan yang
sudah
disepakati dengan seluruh kelompok. Dalam hal ini untuk membuat
estimasi
berapa yang akan diterima dari target perlu menggunakan beberapa
asumsi.
Misalnya : untuk saldo pinjaman lancar dapat diestimasi 100%
angsuran bunga
(jasa pinjaman) akan diterima, untuk yang sudah menunggak di
atas 6 kali
angsuran (ada di kolektibilitas 5) misalkan hanya 10%, dst.
disesuaikan dengan
kesanggupan dan kemampuan UPK dalam menangani permasalahan
tunggakan.
2. Pendapatan bunga bank. Pendapatan bunga bank dapat diestimasi
dari sisa dana pada setiap akhir
bulan di bulan sebelumnya(dengan asumsi sebagian besar sisa dana
ada di
-
16
Pag
e16
rekening bank, cash on hand sangat kecil) dikalikan dengan
tingkat suku bunga tabungan di bank tempat UPK membuka
rekening.
3. Pendapatan lain-lain. Penerimaan lain-lain adalah penerimaan
kas atau bank yang berasal dari
sumber lain baik merupakan pendapatan atau bukan.
Biaya, terdiri dari :
1. Biaya operasional UPK. Biaya operasional UPK adalah
biaya-biaya yang ditujukan untuk mendanai
kegiatan operasional UPK seperti honor, administrasi dan umum,
transportasi,
sewa kantor, serta biaya operasional lain-lain termasuk biaya
penyusutan.
Biaya penyusutan walaupun tidak menimbulkan aliran dana keluar
tapi akan
mempengaruhi laba/ruginya UPK.
2. Biaya non operasional UPK. Adalah estimasi pengeluaran untuk
mendanai biaya-biaya yang tergolong biaya
non operasional UPK, seperti biaya MAD, verifikasi, pajak dan
administrasi
bank, dll.
3. Biaya Lain-lain 4. Biaya Penghapusan Piutang
Adalah biaya akibat adanya penghapusan terhadap piutang yang
sudah tidak
memungkinan lagi untuk ditagih setelah melalui mekanisme
tertentu sesuai
aturan dalam PROGRAM. Nilainya adalah sejumlah nilai pinjaman
pokok yang
akan dihapuskan. Dalam hal ini dapat digunakan asumsi dengan
melakukan
analisa terhadap semua pinjaman yang ada di kolektibitas 5.
Tentunya tidak
semua pinjaman yang ada di kolektibitas 5 dapat diestimasikan
tidak
tertagih, tapi dilakukan identifikasi pinjaman mana yang
kemungkinan tidak
dapat tertagih lagi. (Ralat form. 52 dalam Buku Formulir PTO
mengenai Proyeksi Arus Kas Berdasarkan Aktivitas UPK dimana Biaya
Penghapusan Piutang menjadi salah satu pos pengeluaran, seharusnya
biaya penghapusan piutang tidak termasuk dalam pos-pos proyeksi
arus kas).
Catatan : Tidak semua pengeluaran kas dapat dikategorikan biaya.
Begitu pula tidak semua penerimaan kas dapat dikategorikan
pendapatan. Pendapatan dan biaya adalah
semua transaksi yang mempengaruhi laba atau rugi
(surplus/defisitnya) UPK. Dalam
menyusun anggaran pendapatan dan biaya, UPK dapat saja menambah
pos-pos baik
pendapatan maupun biaya sesuai dengan transaksi yang terjadi di
UPK, namun untuk
format laporan operasional UPK tetap mengacu pada format
pelaporan yang baku.
-
17
Pag
e17
LAPORAN KEUANGAN UPK
1. PENGERTIAN LAPORAN KEUANGAN
Definisi Laporan Keuangan adalah informasi tentang posisi
keuangan dan kinerja
keuangan UPK yang bermanfaat dalam rangka pengambilan
keputusan-keputusan
berkaitan dengan pengelolaan dana PNPM-MANDIRI PERDESAAN oleh
UPK.
Tujuan penyusunan dan penyajian laporan keuangan adalah :
a. Sebagai media informasi keuangan dan PNPM-MANDIRI PERDESAAN
untuk
dianalisa
b. Sebagai media laporan pertanggungjawaban pengurus UPK kepada
masyarakat
c. Sebagai media pengawasan dan pengendalian internal bagi UPK
serta
eksternal (bagi aparat pemerintah, konsultan, masyarakat, juga
bagi pemberi
dana)
Laporan keuangan itu terdiri dari laporan-laporan yang harus
dipersiapkan UPK
setiap bulan seperti :
a. Laporan Arus Dana
b. Neraca Program
c. Laporan Operasional
d. Laporan Dana Bergulir (Neraca Microfinance, Laporan
Operasional
Microfinance, Laporan Perkembangan Pinjaman, Laporan
Kolektibilitas, dll)
2. LAPORAN ARUS DANA
Laporan arus dana adalah laporan yang menggambarkan tentang
sumber,
penggunaan dan perubahan dana dalam satu periode tertentu.
Yang dimaksud dengan sumber dana disini adalah semua dana yang
masuk ke
UPK selain dana bergulir (revolving fund), seperti BLM dan DOK,
termasuk juga penerimaan bunga bank dari rekening BLM dan rekening
DOK.
Penggunaan dana adalah setiap pengeluaran dana yang terkait
dengan
penyaluran BLM ke desa, penyaluran BLM menjadi operasional UPK
serta
-
18
Pag
e18
seluruh penggunaan dana DOK, termasuk pengeluaran pajak dan
administrasi
bank yang timbal pada rekening BLM dan DOK.
Sedangkan perubahan dana adalah perubahan posisi saldo awal dan
saldo
akhir dana karena adanya transaksi (dana masuk dana keluar) yang
terjadi
dalam periode tertentu.
3. NERACA PROGRAM
Definisi Neraca adalah laporan yang menjelaskan posisi keuangan
UPK per tanggal
tertentu (akhir bulan, akhir tahu Desember XX)
Komponen neraca program UPK terdiri dari dua bagian yaitu
kekayaan (Aktiva) dan
Pasiva (Kewajiban dan Modal). Menurut standar akuntansi keuangan
: Kekayaan
(Aktiva) adalah sumber daya yang dikuasai oleh perusahaan
sebagai akibat dari
peristiwa masa lalu dan dari manfaat ekonomi di masa depan yang
diharapkan oleh
perusahaan. Kewajiban adalah merupakan hutang perusahaan masa
kini yang timbul
dari peristiwa masa lalu, penyelesaiannya diharapkan
mengakibatkan arus keluar dari
sumber daya perusahaan yang mengandung manfaat ekonomi. Definisi
modal adalah
hak sisa atas aktiva perusahaan setelah dikurangi semua
kewajibannya.
2.1 AKTIVA
Unsur yang berkaitan langsung dengan Aktiva UPK adalah :
a. Kas : uang tunai yang disimpan oleh Bendahara UPK sesuai
pencatatan buku
kas. Kas terdiri dari 4 (empat) jenis yaitu kas BLM, Kas
Oiperasional UPK
2%, Kas Pengembalian UEP, Kas Pengembalian SPP
b. Bank : posisi dana UPK yang ada di Buku Bank UPK. Buku Bank
terdiri dari 4
(empat) jenis yaitu Buku Bank BLM, Buku Bank Operasional UPK,
Buku Bank
Pengembalian UEP, Buku Bank Pengembalian SPP
c. Pinjaman SPP / UEP : Kredit yang diberikan atau penyediaan
uang (pokok
pinjaman) Dana UEP / SPP berdasarkan persetujuan Musyawarah
Antar Desa
III atau Musyawarah Antar Desa Perguliran yang ada di
kelompok-kelompok
masyarakat yang wajib dilunasi setelah jangka waktu tertentu
d. Biaya dibayar dimuka : biaya yang telah dibayarkan ke pihak
lain tapi
manfaat ekonomisnya belum digunakan seluruhnya
e. Inventaris : Nilai Bulku Peralatan dan Perlengkapan UPK yang
yang mempunyai
masa manfaat lebih dari satu tahun. Nilai buku inventaris
diperoleh dari
pengurangan harga perolehan dengan akumulasi penyusutan
-
19
Pag
e19
f. Alokasi Dana Kegiatan dalam Proses : Dana hibah
PNPM-MANDIRI
PERDESAAN yang telah disalurkan ke desa-desa sesuai dengan
kegiatannya
yang belum diserahterimakan ke desa
g. Alokasi dana kegiatan serah terima : Dana hibah
PNPM-MANDIRI
PERDESAAN yang telah disalurkan ke desa-desa sesuai dengan
kegiatannya
yang sudah diserahterimakan ke desa.
3.2. PASIVA
Unsur yang berkaitan langsung dengan Pasiva (Kewajiban dan
Modal) :
a. Hutang : Kewajiban kepada pihak ketiga atas manfaat ekonomi
yang
diperoleh UPK pada masa lalu
b. Modal : Alokasi dana PNPM-MANDIRI PERDESAAN yang diterima
oleh UPK
(Transfer dana dari KPKN)
c. Surplus ditahan : Hasil Opersional yang diperoleh UPK pada
periode satu
masa tertentu yang mempengaruhi posisi modal
d. Surplus / defisit tahun berjalan : Akumulasi hasil
operasional yang
diperoleh UPK pada satu masa tertentu yang mempengaruhi modal
pada tahun
berjalan
Penyusunan urutan klasifikasi kekayaan (kas, bank, pinjaman,
biaya dibayar dimuka,
inventaris, alokasi kegiatan dalam proses) berdasarkan urutan
yang cepat menjadi
uang tunai (likuidasi) dan urutan klasifikasi kewajiban
(hutang), dan modal
berdasarkan urutan jatuh tempo dilaporkan dalam Neraca
Program.
-
20
Pag
e20
4. LAPORAN OPERASIONAL
Definisi laporan operasional adalah laporan yang menggambarkan
pendapatan dari
pengembalian jasa pinjaman, bunga bank yang diterima, dll serta
biaya operasional /
non operasional UPK yang terjadi selama satu periode.Unsur yang
berkaitan langsung
dengan Laporan Operasional adalah :
a. Pendapatan
b. Biaya
c. Surplus / Defisit
3.1. PENDAPATAN
Adalah hasil yang diperoleh dari kegiatan yang dilakukan UPK
dalam pengelolaan
kegiatan program dengan biaya yang dikeluarkan oleh UPK, yang
terdiri dari :
a. Pendapatan Operasional : Pendapatan yang diterima UPK dari
jasa pengembalian
UEP dan SPP
b. Pendapatan Non Operasional : pendapat yang diterima bank UPK
dari bunga
Bank BLM, Bank Operasional UPK, Bank Pengembalian UEP, bank
Pengembalian
SPP
4.2. BIAYA
Adalah pengeluaran UPK yang dikaitkan dengan untuk memperoleh
pendapatan, yang
terdiri dari :
a. Biaya Operasional : Biaya yang dikeluarkan dari kas
sehubungan dengan
kegiatan operasional UPK untuk menyalurkan / mengumpulkan
dana-dana PNPM-
MANDIRI PERDESAAN maupun kegiatan pengawasan dana-dana PNPM-
MANDIRI PERDESAAN di desa-desa sesuai rencana anggaran yang
disetujui
Musyawarah Antar Desa III atau Musyawarah Antar Desa
pertanggungjawaban
UPK. Biaya Operasional tersebut terdiri dari : Honor Pengurus,
Administrasi
dan Umum (termasuk ATK, photocopy, materai, dll), transport,
sewa kantor,
Penyusutan dan lain-lain
b. Biaya Penghapusan Pinjaman : Biaya yang diakui sebagai
penghapusan pinjaman
berdasarkan keputusan Musyawarah Antar Desa di Kecamatan
c. Biaya Non Operasional : Biaya yang terjadi diluar kegiatan
operasional UPK
seperti biaya adm Bank BLM, Bank Operasional UPK, bank
Pengembalian
Pinjaman UEP, Pengembalian SPP dan pajak bunga bank BLM, bank
operasional
UPK, pengembalian UEP, pengembalian SPP
-
21
Pag
e21
4.3. SURPLUS/(DEFISIT)
Adalah hasil perhitungan seluruh pendapatan yang diperoleh
dikurangi dengan
seluruh biaya yang dikeluarkan oleh UPK. Dinyatakan surplus jika
pendapatan lebih
besar dari biaya dan defisit jika biaya lebih besar dari
pendapatan. Hasil
surplus/defisit ini kemudian perhitungkan pada Pasiva Modal
.
-
22
Pag
e22
5. ANALISA LAPORAN KEUANGAN
Laporan keuangan yang telah dibuat dapat dianalisa secara
sederhana seperti
berikut ini :
a. Melihat efisien biaya operasional UPK dengan membagi biaya
operasional dalam
suatu laporan akhir dengan pendapatan dalam laporan akhir itu.
Makin tinggi
biaya operasional UPK dibandingkan pendapatan operasionalnya
maka
pengelolaan UPK tidak efisien, sehingga dapat dikatakan boros,
tapi semakin
rendah biaya operasional UPK untuk memperoleh pendapatan
operasionalnya
maka pengelolaan UPK dikatakan efisien
b. Tingkat produktivitas UPK dapat dilihat dari seringnya
perguliran dilaksanakan
sehingga nilai uang tunai dan dana di bank tidak terlalu besar.
Jika perguliran
ke desa-desa dan pengembalian pinjaman ke UPK sesuai dengan
rencana
pinjaman maka produktivitas UPK dalam mengembangkan dana
bergulir semakin
baik. Jika tingkat perguliran rendah dan pengembalian pinjaman
rendah maka
produktivitas UPK dinilai rendah (buruk).
6. PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN LAPORAN KEUANGAN
Laporan keuangan harus dibuat setiap bulan dan diperiksa
kebenarannya oleh UPK
dan Pengawas UPK dan di kantor kecamatan. Setiap posisi keuangan
di neraca dan
laporan operasional harus mudah dibuktikan dengan bukti-bukti
pendukung yang sah,
konsisten dan dapat dipertanggungjawaban.
-
23
Pag
e23
CASH FLOW OPERASIONAL UPK
CASH FLOW DANA OPERASIONAL UPK
SEBAGAI ALAT PERENCANAAN & PENGAWASAN
I. Pendahuluan
Dana Operasional UPK adalah dana PNPM-MANDIRI-PERDESAAN yang
digunakan oleh UPK untuk membiayai kegiatan operasional UPK.
Pada
awalnya dana ini berasal dari dana kolektif/BLM yang disisihkan
sebesar
2% untuk membiayai kegiatan operasional UPK. Selanjutnya
dana
operasional UPK didapat dari pembagian jasa pinjaman UEP dan SPP
yang
besarnya diatur oleh forum MAD di tingkat kecamatan.
Melihat hal tersebut diatas maka dana operasional UPK ini
menjadi sangat
penting untuk direncanakan dan diawasi dengan seksama sebab bila
tidak
maka UPK akan kehabisan dana operasional yang berakibat akan
terhentinya kegiatan UPK yang berdampak pada kemungkinan
terhambatnya/terhentinya kegiatan PNPM-MANDIRI-PERDESAAN
secara keseluruhan.
II. Cash Flow Dana Operasional UPK
Cash flow dana operasional UPK adalah aliran kas dana
operasional UPK,
dimana dalam cash flow tersebut dapat terlihat berapa saldo awal
dana
operasional pada bulan tersebut dan berapa saldo akhirnya serta
juga
dapat terlihat berapa saldo akhir dana operasional pada bulan
yang ke 12.
Beberapa hal penting dalam perencanaan dan pengawasan cash flow
dana
operasional UPK ini adalah:
Cash flow dana operasional UPK disusun selama 12 bulan atau 1
tahun
anggaran dan juga sesuai dengan masa tugas pengurus UPK yaitu
1
tahun atau 12 bulan
-
24
Pag
e24
Satuan dalam penyusunan cash flow ini adalah rupiah (Rp).
Uraian kegiatan seperti:
1. penerimaan dana operasional ; dana operasional UPK 2%,
pembagian jasa perguliran, pendapatan denda, pendapatan
bunga
bank, pendapatan lain-lain dsb
2. pengeluaran dana operasional ; pengeluaran rutin UPK
seperti
honor pengurus, administrasi dan umum, ATK, transport, sewa
kantor, penyusutan inventaris, biaya administrasi dan pajak
bank
serta pengeluaran lainnya seperti pembiayaan forum MAD &
MD
perguliran, biaya pembagian jasa TPK & kelompok, serta
pengeluaran lainnya
Saldo awal, saldo awal ini dapat dilihat pada awal setiap bulan
maupun
pada awal tahun anggaran, saldo awal ini merupakan saldo akhir
bulan
sebelumnya atau saldo akhir tahun anggaran sebelumnya
Saldo akhir, saldo akhir ini dapat dilihat pada awal setiap
bulan
maupun pada akhir tahun anggaran, saldo kahir ini merupakan
selisih
antara total penerimaan dengan total pengeluaran
Total penerimaan, adalah akumulasi dari penerimaan dana
operasional
UPK baik yang rutin maupun non rutin
Total pengeluaran, adalah akumulasi dari pengeluaran dana
operasional
UPK baik yang rutin maupun non rutin
Perencanaan, pada kolom ini UPK mengisi dana operasional UPK
baik
pada penerimaan maupun pengeluaran selama 1 tahun anggaran
Realisasi, pada kolom ini UPK mengisi berapa dana operasional
UPK yang
direalisir pada pos-pos penerimaan maupun pengeluaran
Selisih sebagai alat pengawasan ; dibuatkan satu kolom khusus
yaitu
kolom selisih (antara rencana dan realisasi) sebagai alat
pengawasan.
Pada kolom ini diisi dengan persentase (%) yaitu rencana
dikurangi
realisasi dibagi dengan rencana dikali dengan 100%.
Cash flow dana opeasional UPK dibuat oleh pengurs UPK
Cash flow dana operasional UPK disetujui olek FKT dan FKP
Cash flow dana operasional UPK diketahui oleh Camat dan PJOK