1

Pag

e1

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

LATAR BELAKANG

Untuk menjamin proses pengelolaan kegiatan sebagai upaya pemberdayaan masyarakat dan berdasarkan pada azas dan prinsip PROGRAM, maka dalam

pengelolaannya dibutuhkan suatu organisasi yang dapat menjaga pelaksanaan

program secara berkesinambungan sesuai azas, tujuan serta prinsip-prinsip

PROGRAM. Selain untuk menjamin keamanan, akuntabilitas serta penyaluran

dana baik dari KPPN ke kecamatan maupun dari kecamatan ke desa melalui TPK,

pendokumentasian atas setiap kegiatan juga dibutuhkan serta dalam rangka

menjamin pencatatan maupun pengarsipannya. Untuk itu dibentuk suatu Unit

Pengelolaan Keuangan yang berkedudukan di kecamatan yang telah terpilih dan

terbentuk dalam Musyawarah Antar Desa Prioritas Usulan (MAD II).

PENGERTIAN

UPK dibentuk untuk kepentingan operasional PROGRAM. Pengurus dipilih oleh

masyarakat melalui perwakilannya di forum Musyawarah Antar Desa yang

kemudian ditetapkan dan disahkan dengan Surat Penetapan Camat atas nama

Bupati

Walaupun pemilihan pengurus UPK pada umumnya dilakukan dalam Musyawarah

Antar Desa II, namun pada prinsipnya penggantian pengurus UPK dalam

Musyawarah Antar Desa dapat dilakukan kapan saja sesuai kebutuhan dan

usulan desa, apabila tidak melakukan tugas dengan baik atau ada yang

mengundurkan diri. Pemilihan kembali pengurus UPK juga dapat dilakukan di

kahir pelaksanaan program dalam rangka pengelolaan kegiatan dan dana pasca

program.

Fungsi dan peran UPK adalah sebagai unit pengelola dan operasional

pelaksanaan kegiatan PROGRAM di tingkat antar desa termasuk

mengkoordinasikan pertemuan-pertemuan di kecamatan. Pengurus UPK terdiri

dari ketua, skretaris dan bendahara. Pengurus UPK berasal dari anggota

masyarakat yang diajukan oleh desa berdasarkan hasil musyawarah desa dan

selanjutnya dipilih dalam musyawarah antar desa

2

Pag

e2

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB UPK

UPK bersama-sama dengan Fasilitator Kecamatan (FK) dan PjOK memfasilitasi

dan memberikan bimbingan tentang administrasi dan keuangan kepada desa-

desa di wilayahnya, serta mengkoordinasikan pertemuan-pertemuan antar desa.

Secara umum tugas dan tanggung jawab UPK adalah :

a) Bersama pelaku lainnya ikut serta mensosialisasikan PROGRAM serta turut

menjaga berlangsungnya proses PROGRAM sesuai azas dan prinsipnya.

b) Melakukan administrasi dan pelaporan setiap transaksi baik keuangan

ataupun non keuangan yang sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan

program.

c) Membuat laporan pertanggungjawaban kepada Musyawarah Antar Desa

yang memuat laporan kemajuan/penyelesaian kegiatan dan laporan keuangan

secara berkala maupun sesuai kebutuhan. Bahan laporan

pertanggungjawaban sebaiknya dibagikan satu minggu sebelumnya kepada

seluruh desa (Kades, TPK dan Tokoh Masyarakat) agar dapat dipelajari

terlebih dahulu.

d) Melakukan identifikasi potensi cara mengembangkan hubungan dengan pihak

luar, seperti pemasaran, bantuan manajemen dan sejenisnya untuk

disampaikan kepada desa-desa sebagai acuan perencanaan, pelaksanaan dan

pelestarian kegiatan UEP dan simpan pinjam.

e) Membuka rekening kolektif di bank pemerintah setempat bersama FK dan

wakil masyarakat yang dipilih dalam MAD Sosialisasi untuk BLM Dana

Kegiatan.

f) Menyalurkan dana bantuan PROGRAM ke desa melalui rekening TPK di bank

pemerintah setempat dengan terlebih dahulu memeriksa Rencana

Penggunaan Dana (RPD) yang dibuat oleh TPK serta realisasi dan penggunaan

dana sebelumnya.

g) Memberikan bantuan teknis langsung kepada TPK dan kelompok mengenai

pembukuan, laporan dan pengendalian dana bergulir.

h) Melakukan pemeriksaan pembukuan TPK dan kelompok secara berkala atau

sesuai kebutuhan.

i) Membuka rekening di bank pemerintah terdekat bersama FK dan PjOK

untuk dana operasional perencanaan serta gaji Pendamping Lokal dan FD.

j) Membuat rencana penggunaan dana operasional dan laporan penggunaannya

untuk dibahas dan disetujui bersama FK dan PjOK.

k) Menempelkan informasi yang menyangkut penggunaan dan pengelolaan dana

PROGRAM pada papan onformasi di kecamatan secara berkala serta

memelihara papan informasi tersebut.

3

Pag

e3

l) Membantu desa dalam pelestarian dan pemeliharaan hasil kegiatan

PROGRAM

m) Menjaga proses dan tatacara perguliran UEP dan SPP di desa serta

melestarikannya sesuai dengan yang disepakati dalam musyawarah desa

dengan tetap memfungsikan FD yang ada.

n) Mengikuti pelatihan-pelatihan yang diadakan untuk UPK.

o) Bersama pelaku lain, melakukan fasilitasi penyelesaian permasalahan-

permasalahan menyangkut perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian

PROGRAM.

Secara khusus, tugas dan tanggung jawab masing-masing pengurus UPK adalah

sebagai berikut :

1. Tugas, dan Tanggung Jawab Ketua UPK

Pengendalian organisasi.

Melakukan pembinaan administrasi di TPK

Melakukan penagihan pengembalian UEP/SPP sesuai rencana

Fungsi hubungan masyarakat.

Memimpin rapat/pertemuan UPK.

Mewakili organisasi dalam pertemuan dengan aparat terkait.

Menyetujui atau menolak pengajuan dana baik dari sekretaris maupun

bendahara.

Menandatangani surat-surat laporan, pencairan dari bank, pembukaan

rekening, pencairan ke desa, kuitansi-kuitansi dan perjanjian dengan pihak

lain.Specimen rekening Dana Kolektif, Dana Operasional UPK, Dana

Operasional Kegiatan, dan Dana Pengembalian.

2. Tugas dan Tanggung Jawab Bendahara UPK

Melakukan pembinaan administrasi di TPK

Melakukan penagihan pengembalian UEP/SP Peremp sesuai rencana

Mencatat setiap transaksi keuangan harian.

Membuat laporan keuangan.

Memegang semua rekening bank dana PROGRAM

Memegang uang kas dana PROGRAM

Mengeluarkan uang atas persetujuan ketua.

Membuat perencanaan keuangan dan anggaran.

Mengisi form-form laporan keuangan.

3. Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris UPK

Melakukan pembinaan administrasi di TPK

Melakukan penagihan pengembalian UEP/SP Peremp sesuai rencana

4

Pag

e4

Bertanggungjawab atas segala kearsipan dokumen baik yang menyangkut

masalah keuangan PROGRAM dan proses kegiatan PROGRAM.

Menempelkan/memberikan informasi tentang pertanggungjawaban keuangan

kepada masyarakat melalui papan informasi dan media informasi lainnya.

Mencatat hasil keputusan rapat dalam notulen

Mengisi dan mencatat agenda harian.

Bertindak sebagai humas bila ketua berhalangan.

Mengelola inventaris.

Merencanakan pengadaan administrasi kantor.

Membuat surat-surat.

BADAN PENGAWAS UPK (BP-UPK)

BP-UPK adalah badan yang ditetapkan oleh MAD untuk melakukan pengawasan

pelaksanaan tugas-tugas dan tanggung jawab UPK sehari-hari.

1. Tugas dan Tanggungjawab Badan Pengawas UPK.

a. Melakukan pemeriksaan dan evaluasi transaksi, bukti transaksi, dokumen-

dokumen, pelaksanaan administrasi dan pelaporan pengelolaan keuangan dan

pinjaman yang dikelola oleh UPK.

b. Melakukan pengawasan terhadap ketaatan UPK pada prinsip dan mekanisme

PROGRAM.

c. Melakukan pengawasan ketaatan UPK terhadap aturan-aturan MAD, termasuk

aturan perguliran.

d. Memantau Pelaksanaan Tugas dan Tanggung Jawab Pengurus UPK.

e. Memantau Realisasi anggaran UPK dan rencana kerja UPK.

f. Memantau Pelaksanaan tugas dan tanggung jawab tim lain yang dibentuk MAD

dalam pelaksanaan PROGRAM.

g. Memantau Pelaksanaan Tugas dan Tanggung Jawab Pengurus UPK.

h. Menyampaikan Laporan Pelaksanaan Tugasnya kepada forum MAD.

2. Kriteria Anggota Badan Pengawas UPK.

a. Sebagai tenaga sukarela yang mempunyai komitmen dalam pengembangan

kapasitas masyarakat.

b. Jujur dan bertanggung jawab.

c. Dapat diterima dan dihargai dengan baik oleh anggota masyarakat.

d. Bukan aparat kecamatan dan aparat desa.

e. Berpengalaman dalam administrasi dan pelaporan program.

f. Mempunyai cukup waktu.

g. Tidak pernah terlibat secara langsung atau tidak langsung berkaitan dengan

penyalahgunaan dana program masyarakat.

5

Pag

e5

3. Struktur Organisasi Badan Pengawas UPK.

a. Struktur Organisasi inti adalah Ketua dan Anggota,struktur tersebut dapat

dikembangkan sesuai dengan kebutuhan.

b. Ketua satu orang dan anggota minimal 2 orang dengan jumlah keseluruhan

harus memenuhi bilangan ganjil.

c. Ketua dan anggota dipilih dari masyarakat dengan keputusan MAD dan

disahkan dengan Surat Keputusan Camat.

4. Proses Pemilihan Anggota Badan Pengawas UPK.

a. Calon Badan Pengawas diusulkan dan dipilih secara langsung dari masyarakat

baik dari wakil desa, calon pengurus UPK, atau masyarakat lain yang dianggap

memenuhi kriterua.

b. Wakil desa yang tidak terpilih sebagai anggota dan ketua forum MAD dan

calon pengurus UPK yang tidak terpilih sebagai pengurus atau anggota

masyarakat lainnya yang hadir dalam MAD, merupakan bakal calon badan

pengawas.

c. Proses Pemilihan sebagai berikut :

Fasilitator pertemuan MAD menyampaikan secara terbuka tugas dan

tanggung jawab Badan Pengawas, kriteria, tatacara pemilihan Badan

Pengawas, dan memfasilitasi kesepakatan jumlah badan pengawas.

Fasilitator pertemuan MAD mengumumkan secara tertulis dan terbuka

siapa saja calon-calon Badan Pengawas.

Proses pemilihan dengan pemungutan suara secara tertutup dengan setiap

wakil desa memilih 2 nama dalam kertas pemilihan tanpa mencantumkan

identitas.

Hasil pemilihan diranking dan dipilih sesuai dengan kesepakatan jumlah

badan pengawas.

Masyarakat yang terpilih sebagai pengawas segera berkumpul dan

menentukan ketua badan pengawas.

Susunan Badan Pengawas UPK ditetapkan dengan Surat Keputusan Camat.

d. Penggantian dan pemberhentian Badan Pengawas diatur dalam kesepakatan

MAD.

6

Pag

e6

JENIS DANA

PENGERTIAN DANA

Dana yang dimaksud dalam PNPM-MANDIRI-PERDESAAN adalah semua jenis

uang tunai, saldo rekening, saldo tabungan,yang dapat segera dijadikan sebagai

sumber pembiayaan kegiatan PNPM-MANDIRI-PERDESAAN. Dengan demikian

dana mencakup uang tunai dan saldo bank , jika disebut total dana adalah

jumlah uang tunai dan total saldo bank.

JENIS-JENIS DANA

Jenis dana-dana PNPM-MANDIRI-PERDESAAN yang pengelolaannya

memerlukan pendampingan fasilitator di kecamatan terdiri adalah :

1. BLM Dana Operasional Kegiatan (DOK) dana yang disediakan oleh program

sebagai stimulan pendanaan proses yang terjadi di masyarakat dan

dikelola dengan melibatkan masyarakat dengan tujuan pelibatan

keswadayaan. Jenis DOK yang telah ada di program adalah :

a. DOK Perencanaan adalah dana yang disediakan oleh program untuk

menstimulasi proses perencanaan.

b. DOK Pelatihan Masyarakat adalah dana yang disediakan secara

khusus untuk peningkatan kapasitas pelaku program yang berasal dari

masyarakat.

c. DOK UPK Microfinance adalah dana yang disediakan oleh program

untuk peningkatan kapasitas dalam pengelolaan microfinance untuk

UPK yang mempunyai Kategori Pemetaan A.

2. BLM Dana Kegiatan adalah dana yang disediakan oleh program untuk

pendanaan kegiatan yang menjadi prioritas kebutuhan masyarakat dengan

ketentuan yang diatur dalam PTO yaitu :

a. Dana kegiatan sebesar 95 %

b. Dana Operasional Desa maksimal sebesar 3 %

c. Dana Operasional UPK sebesar 2 %.

7

Pag

e7

3. Dana Perguliran : yaitu dana yang berasal dari pengembalian pinjaman

yang terdiri dari pokok pinjaman dan jasa pinjaman serta denda atas

pinjaman yang disalurkan pada masyarakat. Pengelolaan dana ini sesuai

dengan PTO, Surat-surat Menteri, Memo TL dan aturan-aturan kebijakan

lokal yang mengacu pada prinsip dan prosedur PNPM-MANDIRI-

PERDESAAN.

Pemisahan-pemisahan aturan-aturan masing-masing penggunaan dana

tersebut bertujuan untuk fungsi pembelajaran dalam pemberdayaan dan

kemudahan supervisi dan monitoring penggunaan masing-masing dana.

Contoh : Pengelolaan dana DOK dengan aturan penggunaannya

memberikan implikasi bahwa dana DOK merupakan subsidi bukan

pemenuhan pembiayaan total dalam proses perencanaan sehingga harus

digunakan efektip dan efisien sesuai dengan tujuan dan kesepakatan lokal.

Dana-dana tersebut pada dasarnya adalah dana pemerintah untuk

kepentingan masyarakat dengan aturan yang ada di PNPM-MANDIRI-

PERDESAAN. dan hak milik dana adalah seluruh masyarakat di

kecamatan.

Penggunaan BLM Dana Kegiatan diserahkan dan dipercayakan kepada

masyarakat namun tetap mengacu pada aturan program, pemilihan

kegiatan adalah hak murni masyarakat sehingga alokasi pendanaan

diserahkan pada masyarakat, aturan dasar adalah jika masyarakat

memilih kegiatan yang bukan pinjaman maka hasil kegiatan tersebut tetap

milik masyarakat dengan kewajiban melestarikan, jika masyarakat memilih

kegiatan pinjaman (UEP/SPP) harus tetap mempunyai kewajiban untuk

melestarikan dan bermanfaat bagi seluruh anggota masyarakat

kecamatan dengan cara mengembalikan dan menggulirkan sesuai dengan

aturan program.

Jelas dalam setiap program mempunyai tujuan, pengelolaan dana,

pelaporan dan pertanggung jawaban program yang berbeda.

8

Pag

e8

ADMINISTRASI

PRINSIP ADMINISTRASI Sistem akuntansi yang disusun mengikuti norma-norma penyusunan yang berlaku

umum untuk digunakan. Yang perlu diperhatikan, dalam penyusunannya harus

mencakup :

a. kronologis (transaksi dicatat sesuai dengan urutan tanggal dan nomor urut

bukti transaksi),

b. sistematis (proses penyusunan transaksi telah mencatat, menggolongkan,

merekap menjadi laporan keuagan tepat, benar dan konsisten),

c. informatif (formulir-formulir yang dibuat memuat informasi yang benar,

rinci, tepat hitung, tepat waktu sesuai yang diharapkan UPK, konsultan,

aparat pemerintah, masyarakatnya)

d. auditable (dapat diperiksa / diaudit). Dengan kata lain, seluruh yang

dilaporkan mudah diperiksa siapa saja dengan diikutsertakan bukti-bukti yang

sah, benar dan asli.

TAHAPAN ADMINISTRASI

Dalam pengelolaan dana mencakup perencanaan, pengkoordinasian,

pelaksanaan dan monitoring & pengendalian secara utuh, dengan demikian

pelaporan pengelolaan dana tersebut harus mampu memberikan informasi

secara utuh untuk kepentingan program.

Pelaksanaan pengelolaan harus mampu memberikan informasi yang transparan

untuk setiap transaksi bukti transaksi administrasi/pembukuan

pelaporan secara utuh setiap penggunaan dana, dengan demikian dibutuhkan

model administrasi dan pelaporan yang sederhana dan mudah dipahami serta

memberikan informasi secara utuh atas semua dana yang dikelola.

POLA ADMINISTRASI

Dengan pengertian dana tersebut diatas maka pola administrasi uang tunai

(kas) dan saldo bank mempunyai pola pencatatan yang berbeda. Pada dasarnya

administrasi dana mencakup : Pemasukan, Pengeluaran dan Saldo .

Dengan demikian jika diminta informasi tentang dana pada dasarnya adalah

posisi saldo uang tunai ditambah posisi saldo bank.

9

Pag

e9

Tetapi ada beberapa pihak menanyakan berapa volume dana atau juga

disebut perputaran dana , yang dimaksud adalah berapa jumlah total

transaksi pemasukkan dan jumlah total transaksi pengeluaran. Volume dana ini

biasanya digunakan menghitung beban administrasi , karena volume transaksi

tidak mencerminkan jumlah dana yang digunakan.

Contoh :

Dana disetorkan di bank sebesar Rp.5 Juta, diambil tunai sebesar Rp.2 Juta

disetorkan lagi sebesar Rp.1 Juta diambil lagi sebesar Rp.500 Ribu,

disetorkan lagi sebesar Rp.200 Ribu.

Volume penyetoran /pemasukan di bank : Rp.6,2 Juta

Volume Pengambilan/pengeluaran di bank sebesar Rp.2,5 Juta

Saldo di bank sebesar Rp.3,7 Juta

Dengan demikian total pemasukan dikurangi total pengeluaran merupakan

saldo, sehingga jelas bahwa saldo merupakan tujuan akhir untuk

memperoleh informasi tentang dana.

KEBUTUHAN ADMINISTRASI DANA

Kebutuhan administrasi dana sangat diperlukan sebagai bahan informasi

pembuatan pelaporan kondisi dana secara utuh, dengan demikian

administrasi harus secara rinci dan detail untuk masing-masing jenis dana,

yaitu dana tunai dan dana di bank.

Berdasarkan kebutuhan administrasi tersebut diatas dilapangan diperlukan

pola adminitrasi masing-masing dana, secara sederhana administrasi dana

telah disebutkan secara singkat diatas.

PEMISAHAN ADMINISTRASI

Pemisahan administrasi berdasarkan penggolongan dana di PNPM-MANDIRI-

PERDESAAN sebagai berikut :

1. BLM DOK Perencanaan

2. BLM DOK Pelatihan Masyarakat

3. BLM DOK Microfinance

4. BLM Dana Kegiatan / Kolektif (Bantuan PNPM-MANDIRI-

PERDESAAN)

10

Pag

e10

5. Dana Operasional UPK

6. Dana Pengembalian Pinjaman UEP

7. Dana Pengembalian Pinjaman SPP

Penggolongan dana tersebut bertujuan untuk melakukan fungsi pendampingan

dan pengendalian secara maksimal dari masing-masing dana karena masing-

masing dana mempunyai tujuan penggunaan yang berbeda, speciment yang

berbeda, dsb.

Misalnya : jika terjadi permasalahan yang sangat mendasar dalam PNPM-

MANDIRI-PERDESAAN sehingga harus dilakukan penundaan penyaluran BLM

Dana Kegiatan ke desa, maka semua pengambilan dana di rekening BLM Dana

Kegiatan (Kolektif BPNPM-MP) tidak boleh dilakukan, sedangkan untuk

rekening lain boleh dilakukan sesuai dengan ketentuan. Bagaimana jika hanya

satu rekening ? Semuanya akan terhenti aktifitasnya.

Pemisahan administrasi harus mencakup administrasi dana tunai dan

administrasi dana di bank sehingga dibutuhkan : Buku Kas Harian (untuk

administrasi dana tunai) dan Buku Bank ( untuk administrasi dana di bank dan

juga sebagai penjelasan transaksi di bank karena transaksi di bank biasanya

hanya menyebut angka saja)

Dengan adanya ketentuan tersebut maka pola adminitrasi dana PNPM-

MANDIRI-PERDESAAN membutuhkan :

1. Rekening Bank : BLM DOK Perencanaan, BLM DOK Pelatihan

Masyarakat, BLM DOK Microfinance, BLM Dana Kegiatan (Kolektif

BPNPM-MP), Operasional UPK, Pengembalian UEP dan Pengembalian

SPP.

2. Buku Bantu Bank : BLM DOK Perencanaan, BLM DOK Pelatihan

Masyarakat, BLM DOK Microfinance, BLM Dana Kegiatan (Kolektif

BPNPM-MP), Operasional UPK, Pengembalian UEP dan Pengembalian

SPP.

3. Buku Kas Harian : BLM DOK Perencanaan, BLM DOK Pelatihan

Masyarakat, BLM DOK Microfinance, BLM Dana Kegiatan (Kolektif

BPNPM-MP), Operasional UPK, Pengembalian UEP dan Pengembalian

SPP.

11

Pag

e11

PROSES ADMINISTRASI Proses pembuatan laporan keuangan, khususnya Neraca Program dan laporan

Operasional UPK dapat dilakukan dengan model pembukuan yang sudah dimiliki oleh

UPK sebelumnya yaitu dari 4 Buku kas Harian yang dilengkapi dengan Buku Bank

untuk setip rekening (tidak memasukan unsur semua jenis dana BLM DOK).

Sedangkan untuk Laporan Arus Dana, semua dana yang masuk ke UPK harus masuk

dalam satu laporan.

dicatat pada dilaporkan Transaksi ------------- Buku Kas Harian --------------- Neraca dan Lap. Oprs

Buku Bank

Penjelasan formulir pembukuan :

Buku Kas Harian : Pencatatan transaksi penerimaan dan pengeluaran uang

tunai saja

Buku Bank : Pencatatan transaksi penerimaan dan pengeluaran dana

di Bank

JENIS ADMINISTRASI Proses Pembuatan Laporan Keuangan sebagai berikut :

a. Buku Kas Harian

Semua transaksi kas dicatat pada Buku Kas Harian di Kolom baik penerimaan

maupun pengeluaran yang sesuai dengan sumber dan peruntukan dana yang

dikelola. Buku Kas Harian telah dibentuk sedemikian rupa sehingga informasi

kolom debet (penerimaan) dan kolom kredit (pengeluaran) dibuat sesuai

kebutuhan. Buku kas yang dikelola oleh UPK terdiri dari Buku Kas BLM Dana

Kegiatan, Buku Kas Ops. UPK 2%, Buku Kas Pengembalian UEP, Buku Kas

Pengembalian SPP.

b. Buku Bank

Semua transaksi dana bank yang terjadi telah dicatat pada buku bank yang

sesuai dengan peruntukkan dana yang dikelola. Buku Bank sudah dibuat

sedemikian rupa sehingga kolom debet (penerimaan) dan kolom kredit

(pengeluaran) terbentuk sesuai keinginan dan informasi yang dibutuhkan

berkaitan dengan transaksi dari seluruh Rekening Bank.

c. Rekening Bank

12

Pag

e12

Rekening Bank yang dikelola oleh UPK adalah rekening Bank BLM Dana

Kegiatan, Rekening Bank Ops. UPK 2%, Rekening Bank Pengembalian UEP,

Rekening Bank Pengembalian SPP dan Rekening Bank DOK kegiatan PNPM-

MANDIRI PERDESAAN.

13

Pag

e13

PERENCANAAN KEUANGAN

Definisi /Pengertian Perencanaan Keuangan

Perencanaan keuangan adalah seluruh perhitungan/kalkulasi yang mencakup sumber-

sumber pendapatan atau penerimaan yang akan diperoleh serta biaya-biaya atau

pengeluaran yang akan terjadi diikuti dengan asumsi-asumsi serta indikator-

indikator keuangan lainnya yang menjadi dasar dalam proses perencanaan keuangan

tersebut.

Jenis-jenis Rencana Keuangan dan Fungsinya

Jenis-jenis rencana keuangan diantaranya adalah :

Proyeksi Arus Kas (Dana) adalah perencanaan keuangan yang berkaitan

dengan sumber-sumber penerimaan dana serta sumber-sumber

pengeluarannya. Dari proyeksi arus kas (dana) dapat diketahui perkiraan

sisa/saldo dana pada setiap akhir periode keuangan. Dengan dibuatnya

proyeksi arus kas (dana) di UPK, kita dapat memperkirakan kapan penyaluran

dana selanjutnya (tahap 2) dapat diajukan lagi ke KPPN/Kas Daerah serta

kapan diperkirakan bisa 100%. Selain itu UPK juga bisa memperkirakan kapan

bisa ada pencairan untuk perguliran.

Anggaran Pendapatan dan Biaya (Anggaran Laba/Rugi) adalah perencanaan

keuangan yang berkaitan dengan sumber-sumber pendapatan serta sumber-

sumber biayanya. Dari anggaran pendapatan dan biaya dapat diketahui

perkiraan laba/rugi (surplus/defisit) pada setiap akhir periode keuangan.

Dengan dibuatnya anggaran pendapatan dan biaya di UPK, kita dapat

menganggarkan biaya-biaya/alokasi lain yang diambil dari pembagian laba

(merupakan prosentasi dari laba tahun berjalan), seperti bonus UPK, biaya

MAD, dll.

Selain itu, secara umum perencanaan keuangan dapat berfungi sebagai alat

pengendalian internal. Setelah dilakukan evaluasi terhadap realisasi dari suatu rencana keuangan maka kita dapat melakukan pengendalian terhadap pelaksanaan

berikutnya.

Prinsip-prinsip Penyusunan Anggaran

14

Pag

e14

Dalam penyusunan anggaran perlu dibuat beberapa asumsi yang selanjutnya dari

adanya asumsi-asumsi tertentu dapat diketahui apakah anggaran tersebut bersifat

optimis, moderat atau pesimis baik dari aspek pendapatan maupun biaya.

Pos-Pos Dalam Proyeksi Arus Kas (Dana)

Penerimaan, terdiri dari :

1. Penerimaan transfer dari KPPN. 2. Pengembalian Angsuran (Pokok dan Bunga) baik UEP maupun SPP.

Untuk perhitungan pengembalian pokok dan bunga mengacu pada target

pengembalian angsuran pokok dan bunga setiap bulan yang sudah disepakati

dengan seluruh kelompok. Dalam hal ini untuk membuat estimasi berapa yang

akan diterima dari target perlu menggunakan beberapa asumsi. Misalnya :

untuk saldo pinjaman lancar dapat diestimasi 100% akan diterima, untuk yang

sudah menunggak di atas 6 kali angsuran (ada di kolektibilitas 5) misalkan

hanya 10%, dst. disesuaikan dengan kesanggupan dan kemampuan UPK dalam

menangani permasalahan tunggakan.

3. Pendapatan bunga bank. Pendapatan bunga bank dapat diestimasi dari sisa dana pada setiap akhir

bulan di bulan sebelumnya(dengan asumsi sebagian besar sisa dana ada di

rekening bank, cash on hand sangat kecil) dikalikan dengan tingkat suku bunga tabungan di bank tempat UPK membuka rekening.

4. Penerimaan lain-lain. Penerimaan lain-lain adalah penerimaan kas atau bank yang berasal dari

sumber lain baik merupakan pendapatan atau bukan.

Pengeluaran, terdiri dari :

1. Pencairan dana kegiatan program . Adalah alokasi dana yang dianggarkan untuk mendanai kegiatan sarana

prasarana, kesehatan, pendidikan dan SPP termasuk dana operasional TPK.

Rencana dan jumlah dana yang akan dicairkan dapat diestimasi berdasarkan

jadwal pelaksanaan kegiatan desa. Misalnya di desa A akan dibangun pasar.

Berdasarkan jadwal pelaksanaan kegiatan desa pasar tersebut akan

diselesaikan dalam waktu 4 bulan. Dengan asumsi setiap bulan desa itu akan

menyerap jumlah dana yang sama besar maka untuk mengestimais besarnya

dana yang akan dicairkan ke desa tersebut adalah besarnya nilai RAB (setelah

dikurangi operasional UPK dan TPK) dibagi 4.

15

Pag

e15

2. Pengeluaran Biaya operasional UPK. Biaya operasional UPK adalah estimasi pengeluaran kas/bank yang ditujukan

untuk mendanai kegiatan operasional UPK seperti honor, administrasi dan

umum, transportasi, sewa kantor, serta biaya operasional lain-lain. Biaya

penyusutan bukan merupakan pos pengeluaran pada proyeksi arus kas karena

secara fisik tidak ada aliran dana keluar.

3. Pengeluaran Biaya non operasional UPK. Adalah estimasi pengeluaran untuk mendanai biaya-biaya yang tergolong biaya

non operasional UPK, seperti biaya MAD, verifikasi, pajak dan administrasi

bank, dll.

4. Pengeluaran untuk investasi atau pembelian inventaris.

5. Pencairan untuk mendanai perguliran baik SPP maupun UEP.

Catatan : Baik pos-pos penerimaan maupun pengeluaran dapat ditambah disesuaikan dengan jenis-jenis transaksi yang ada di UPK. Untuk pengeluaran adalah semua

transaksi biaya yang menimbulkan adanya aliran dana keluar. Sedangkan untuk

penerimaan dana adalah seluruh transaksi yang menimbulkan arus dana masuk ke kas

maupun ke rekening UPK.

Pos-pos Dalam Anggaran Pendapatan dan Biaya

Merupakan pos-pos yang terdapat dalam laporan operasional UPK, yakni seluruh

transaksi yang mempengaruhi laba/rugi (surplus/defisit)nya UPK.

Pendapatan, terdiri dari :

1. Pendapatan jasa pinjaman baik UEP maupun SPP. Untuk perhitungan pendapatan jasa pinjaman mengacu pada target

pengembalian angsuran bunga (jasa pinjaman) setiap bulan yang sudah

disepakati dengan seluruh kelompok. Dalam hal ini untuk membuat estimasi

berapa yang akan diterima dari target perlu menggunakan beberapa asumsi.

Misalnya : untuk saldo pinjaman lancar dapat diestimasi 100% angsuran bunga

(jasa pinjaman) akan diterima, untuk yang sudah menunggak di atas 6 kali

angsuran (ada di kolektibilitas 5) misalkan hanya 10%, dst. disesuaikan dengan

kesanggupan dan kemampuan UPK dalam menangani permasalahan tunggakan.

2. Pendapatan bunga bank. Pendapatan bunga bank dapat diestimasi dari sisa dana pada setiap akhir

bulan di bulan sebelumnya(dengan asumsi sebagian besar sisa dana ada di

16

Pag

e16

rekening bank, cash on hand sangat kecil) dikalikan dengan tingkat suku bunga tabungan di bank tempat UPK membuka rekening.

3. Pendapatan lain-lain. Penerimaan lain-lain adalah penerimaan kas atau bank yang berasal dari

sumber lain baik merupakan pendapatan atau bukan.

Biaya, terdiri dari :

1. Biaya operasional UPK. Biaya operasional UPK adalah biaya-biaya yang ditujukan untuk mendanai

kegiatan operasional UPK seperti honor, administrasi dan umum, transportasi,

sewa kantor, serta biaya operasional lain-lain termasuk biaya penyusutan.

Biaya penyusutan walaupun tidak menimbulkan aliran dana keluar tapi akan

mempengaruhi laba/ruginya UPK.

2. Biaya non operasional UPK. Adalah estimasi pengeluaran untuk mendanai biaya-biaya yang tergolong biaya

non operasional UPK, seperti biaya MAD, verifikasi, pajak dan administrasi

bank, dll.

3. Biaya Lain-lain 4. Biaya Penghapusan Piutang

Adalah biaya akibat adanya penghapusan terhadap piutang yang sudah tidak

memungkinan lagi untuk ditagih setelah melalui mekanisme tertentu sesuai

aturan dalam PROGRAM. Nilainya adalah sejumlah nilai pinjaman pokok yang

akan dihapuskan. Dalam hal ini dapat digunakan asumsi dengan melakukan

analisa terhadap semua pinjaman yang ada di kolektibitas 5. Tentunya tidak

semua pinjaman yang ada di kolektibitas 5 dapat diestimasikan tidak

tertagih, tapi dilakukan identifikasi pinjaman mana yang kemungkinan tidak

dapat tertagih lagi. (Ralat form. 52 dalam Buku Formulir PTO mengenai Proyeksi Arus Kas Berdasarkan Aktivitas UPK dimana Biaya Penghapusan Piutang menjadi salah satu pos pengeluaran, seharusnya biaya penghapusan piutang tidak termasuk dalam pos-pos proyeksi arus kas).

Catatan : Tidak semua pengeluaran kas dapat dikategorikan biaya. Begitu pula tidak semua penerimaan kas dapat dikategorikan pendapatan. Pendapatan dan biaya adalah

semua transaksi yang mempengaruhi laba atau rugi (surplus/defisitnya) UPK. Dalam

menyusun anggaran pendapatan dan biaya, UPK dapat saja menambah pos-pos baik

pendapatan maupun biaya sesuai dengan transaksi yang terjadi di UPK, namun untuk

format laporan operasional UPK tetap mengacu pada format pelaporan yang baku.

17

Pag

e17

LAPORAN KEUANGAN UPK

1. PENGERTIAN LAPORAN KEUANGAN

Definisi Laporan Keuangan adalah informasi tentang posisi keuangan dan kinerja

keuangan UPK yang bermanfaat dalam rangka pengambilan keputusan-keputusan

berkaitan dengan pengelolaan dana PNPM-MANDIRI PERDESAAN oleh UPK.

Tujuan penyusunan dan penyajian laporan keuangan adalah :

a. Sebagai media informasi keuangan dan PNPM-MANDIRI PERDESAAN untuk

dianalisa

b. Sebagai media laporan pertanggungjawaban pengurus UPK kepada masyarakat

c. Sebagai media pengawasan dan pengendalian internal bagi UPK serta

eksternal (bagi aparat pemerintah, konsultan, masyarakat, juga bagi pemberi

dana)

Laporan keuangan itu terdiri dari laporan-laporan yang harus dipersiapkan UPK

setiap bulan seperti :

a. Laporan Arus Dana

b. Neraca Program

c. Laporan Operasional

d. Laporan Dana Bergulir (Neraca Microfinance, Laporan Operasional

Microfinance, Laporan Perkembangan Pinjaman, Laporan Kolektibilitas, dll)

2. LAPORAN ARUS DANA

Laporan arus dana adalah laporan yang menggambarkan tentang sumber,

penggunaan dan perubahan dana dalam satu periode tertentu.

Yang dimaksud dengan sumber dana disini adalah semua dana yang masuk ke

UPK selain dana bergulir (revolving fund), seperti BLM dan DOK, termasuk juga penerimaan bunga bank dari rekening BLM dan rekening DOK.

Penggunaan dana adalah setiap pengeluaran dana yang terkait dengan

penyaluran BLM ke desa, penyaluran BLM menjadi operasional UPK serta

18

Pag

e18

seluruh penggunaan dana DOK, termasuk pengeluaran pajak dan administrasi

bank yang timbal pada rekening BLM dan DOK.

Sedangkan perubahan dana adalah perubahan posisi saldo awal dan saldo

akhir dana karena adanya transaksi (dana masuk dana keluar) yang terjadi

dalam periode tertentu.

3. NERACA PROGRAM

Definisi Neraca adalah laporan yang menjelaskan posisi keuangan UPK per tanggal

tertentu (akhir bulan, akhir tahu Desember XX)

Komponen neraca program UPK terdiri dari dua bagian yaitu kekayaan (Aktiva) dan

Pasiva (Kewajiban dan Modal). Menurut standar akuntansi keuangan : Kekayaan

(Aktiva) adalah sumber daya yang dikuasai oleh perusahaan sebagai akibat dari

peristiwa masa lalu dan dari manfaat ekonomi di masa depan yang diharapkan oleh

perusahaan. Kewajiban adalah merupakan hutang perusahaan masa kini yang timbul

dari peristiwa masa lalu, penyelesaiannya diharapkan mengakibatkan arus keluar dari

sumber daya perusahaan yang mengandung manfaat ekonomi. Definisi modal adalah

hak sisa atas aktiva perusahaan setelah dikurangi semua kewajibannya.

2.1 AKTIVA

Unsur yang berkaitan langsung dengan Aktiva UPK adalah :

a. Kas : uang tunai yang disimpan oleh Bendahara UPK sesuai pencatatan buku

kas. Kas terdiri dari 4 (empat) jenis yaitu kas BLM, Kas Oiperasional UPK

2%, Kas Pengembalian UEP, Kas Pengembalian SPP

b. Bank : posisi dana UPK yang ada di Buku Bank UPK. Buku Bank terdiri dari 4

(empat) jenis yaitu Buku Bank BLM, Buku Bank Operasional UPK, Buku Bank

Pengembalian UEP, Buku Bank Pengembalian SPP

c. Pinjaman SPP / UEP : Kredit yang diberikan atau penyediaan uang (pokok

pinjaman) Dana UEP / SPP berdasarkan persetujuan Musyawarah Antar Desa

III atau Musyawarah Antar Desa Perguliran yang ada di kelompok-kelompok

masyarakat yang wajib dilunasi setelah jangka waktu tertentu

d. Biaya dibayar dimuka : biaya yang telah dibayarkan ke pihak lain tapi

manfaat ekonomisnya belum digunakan seluruhnya

e. Inventaris : Nilai Bulku Peralatan dan Perlengkapan UPK yang yang mempunyai

masa manfaat lebih dari satu tahun. Nilai buku inventaris diperoleh dari

pengurangan harga perolehan dengan akumulasi penyusutan

19

Pag

e19

f. Alokasi Dana Kegiatan dalam Proses : Dana hibah PNPM-MANDIRI

PERDESAAN yang telah disalurkan ke desa-desa sesuai dengan kegiatannya

yang belum diserahterimakan ke desa

g. Alokasi dana kegiatan serah terima : Dana hibah PNPM-MANDIRI

PERDESAAN yang telah disalurkan ke desa-desa sesuai dengan kegiatannya

yang sudah diserahterimakan ke desa.

3.2. PASIVA

Unsur yang berkaitan langsung dengan Pasiva (Kewajiban dan Modal) :

a. Hutang : Kewajiban kepada pihak ketiga atas manfaat ekonomi yang

diperoleh UPK pada masa lalu

b. Modal : Alokasi dana PNPM-MANDIRI PERDESAAN yang diterima oleh UPK

(Transfer dana dari KPKN)

c. Surplus ditahan : Hasil Opersional yang diperoleh UPK pada periode satu

masa tertentu yang mempengaruhi posisi modal

d. Surplus / defisit tahun berjalan : Akumulasi hasil operasional yang

diperoleh UPK pada satu masa tertentu yang mempengaruhi modal pada tahun

berjalan

Penyusunan urutan klasifikasi kekayaan (kas, bank, pinjaman, biaya dibayar dimuka,

inventaris, alokasi kegiatan dalam proses) berdasarkan urutan yang cepat menjadi

uang tunai (likuidasi) dan urutan klasifikasi kewajiban (hutang), dan modal

berdasarkan urutan jatuh tempo dilaporkan dalam Neraca Program.

20

Pag

e20

4. LAPORAN OPERASIONAL

Definisi laporan operasional adalah laporan yang menggambarkan pendapatan dari

pengembalian jasa pinjaman, bunga bank yang diterima, dll serta biaya operasional /

non operasional UPK yang terjadi selama satu periode.Unsur yang berkaitan langsung

dengan Laporan Operasional adalah :

a. Pendapatan

b. Biaya

c. Surplus / Defisit

3.1. PENDAPATAN

Adalah hasil yang diperoleh dari kegiatan yang dilakukan UPK dalam pengelolaan

kegiatan program dengan biaya yang dikeluarkan oleh UPK, yang terdiri dari :

a. Pendapatan Operasional : Pendapatan yang diterima UPK dari jasa pengembalian

UEP dan SPP

b. Pendapatan Non Operasional : pendapat yang diterima bank UPK dari bunga

Bank BLM, Bank Operasional UPK, Bank Pengembalian UEP, bank Pengembalian

SPP

4.2. BIAYA

Adalah pengeluaran UPK yang dikaitkan dengan untuk memperoleh pendapatan, yang

terdiri dari :

a. Biaya Operasional : Biaya yang dikeluarkan dari kas sehubungan dengan

kegiatan operasional UPK untuk menyalurkan / mengumpulkan dana-dana PNPM-

MANDIRI PERDESAAN maupun kegiatan pengawasan dana-dana PNPM-

MANDIRI PERDESAAN di desa-desa sesuai rencana anggaran yang disetujui

Musyawarah Antar Desa III atau Musyawarah Antar Desa pertanggungjawaban

UPK. Biaya Operasional tersebut terdiri dari : Honor Pengurus, Administrasi

dan Umum (termasuk ATK, photocopy, materai, dll), transport, sewa kantor,

Penyusutan dan lain-lain

b. Biaya Penghapusan Pinjaman : Biaya yang diakui sebagai penghapusan pinjaman

berdasarkan keputusan Musyawarah Antar Desa di Kecamatan

c. Biaya Non Operasional : Biaya yang terjadi diluar kegiatan operasional UPK

seperti biaya adm Bank BLM, Bank Operasional UPK, bank Pengembalian

Pinjaman UEP, Pengembalian SPP dan pajak bunga bank BLM, bank operasional

UPK, pengembalian UEP, pengembalian SPP

21

Pag

e21

4.3. SURPLUS/(DEFISIT)

Adalah hasil perhitungan seluruh pendapatan yang diperoleh dikurangi dengan

seluruh biaya yang dikeluarkan oleh UPK. Dinyatakan surplus jika pendapatan lebih

besar dari biaya dan defisit jika biaya lebih besar dari pendapatan. Hasil

surplus/defisit ini kemudian perhitungkan pada Pasiva Modal .

22

Pag

e22

5. ANALISA LAPORAN KEUANGAN

Laporan keuangan yang telah dibuat dapat dianalisa secara sederhana seperti

berikut ini :

a. Melihat efisien biaya operasional UPK dengan membagi biaya operasional dalam

suatu laporan akhir dengan pendapatan dalam laporan akhir itu. Makin tinggi

biaya operasional UPK dibandingkan pendapatan operasionalnya maka

pengelolaan UPK tidak efisien, sehingga dapat dikatakan boros, tapi semakin

rendah biaya operasional UPK untuk memperoleh pendapatan operasionalnya

maka pengelolaan UPK dikatakan efisien

b. Tingkat produktivitas UPK dapat dilihat dari seringnya perguliran dilaksanakan

sehingga nilai uang tunai dan dana di bank tidak terlalu besar. Jika perguliran

ke desa-desa dan pengembalian pinjaman ke UPK sesuai dengan rencana

pinjaman maka produktivitas UPK dalam mengembangkan dana bergulir semakin

baik. Jika tingkat perguliran rendah dan pengembalian pinjaman rendah maka

produktivitas UPK dinilai rendah (buruk).

6. PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN LAPORAN KEUANGAN

Laporan keuangan harus dibuat setiap bulan dan diperiksa kebenarannya oleh UPK

dan Pengawas UPK dan di kantor kecamatan. Setiap posisi keuangan di neraca dan

laporan operasional harus mudah dibuktikan dengan bukti-bukti pendukung yang sah,

konsisten dan dapat dipertanggungjawaban.

23

Pag

e23

CASH FLOW OPERASIONAL UPK

CASH FLOW DANA OPERASIONAL UPK

SEBAGAI ALAT PERENCANAAN & PENGAWASAN

I. Pendahuluan

Dana Operasional UPK adalah dana PNPM-MANDIRI-PERDESAAN yang

digunakan oleh UPK untuk membiayai kegiatan operasional UPK. Pada

awalnya dana ini berasal dari dana kolektif/BLM yang disisihkan sebesar

2% untuk membiayai kegiatan operasional UPK. Selanjutnya dana

operasional UPK didapat dari pembagian jasa pinjaman UEP dan SPP yang

besarnya diatur oleh forum MAD di tingkat kecamatan.

Melihat hal tersebut diatas maka dana operasional UPK ini menjadi sangat

penting untuk direncanakan dan diawasi dengan seksama sebab bila tidak

maka UPK akan kehabisan dana operasional yang berakibat akan

terhentinya kegiatan UPK yang berdampak pada kemungkinan

terhambatnya/terhentinya kegiatan PNPM-MANDIRI-PERDESAAN

secara keseluruhan.

II. Cash Flow Dana Operasional UPK

Cash flow dana operasional UPK adalah aliran kas dana operasional UPK,

dimana dalam cash flow tersebut dapat terlihat berapa saldo awal dana

operasional pada bulan tersebut dan berapa saldo akhirnya serta juga

dapat terlihat berapa saldo akhir dana operasional pada bulan yang ke 12.

Beberapa hal penting dalam perencanaan dan pengawasan cash flow dana

operasional UPK ini adalah:

Cash flow dana operasional UPK disusun selama 12 bulan atau 1 tahun

anggaran dan juga sesuai dengan masa tugas pengurus UPK yaitu 1

tahun atau 12 bulan

24

Pag

e24

Satuan dalam penyusunan cash flow ini adalah rupiah (Rp).

Uraian kegiatan seperti:

1. penerimaan dana operasional ; dana operasional UPK 2%,

pembagian jasa perguliran, pendapatan denda, pendapatan bunga

bank, pendapatan lain-lain dsb

2. pengeluaran dana operasional ; pengeluaran rutin UPK seperti

honor pengurus, administrasi dan umum, ATK, transport, sewa

kantor, penyusutan inventaris, biaya administrasi dan pajak bank

serta pengeluaran lainnya seperti pembiayaan forum MAD & MD

perguliran, biaya pembagian jasa TPK & kelompok, serta

pengeluaran lainnya

Saldo awal, saldo awal ini dapat dilihat pada awal setiap bulan maupun

pada awal tahun anggaran, saldo awal ini merupakan saldo akhir bulan

sebelumnya atau saldo akhir tahun anggaran sebelumnya

Saldo akhir, saldo akhir ini dapat dilihat pada awal setiap bulan

maupun pada akhir tahun anggaran, saldo kahir ini merupakan selisih

antara total penerimaan dengan total pengeluaran

Total penerimaan, adalah akumulasi dari penerimaan dana operasional

UPK baik yang rutin maupun non rutin

Total pengeluaran, adalah akumulasi dari pengeluaran dana operasional

UPK baik yang rutin maupun non rutin

Perencanaan, pada kolom ini UPK mengisi dana operasional UPK baik

pada penerimaan maupun pengeluaran selama 1 tahun anggaran

Realisasi, pada kolom ini UPK mengisi berapa dana operasional UPK yang

direalisir pada pos-pos penerimaan maupun pengeluaran

Selisih sebagai alat pengawasan ; dibuatkan satu kolom khusus yaitu

kolom selisih (antara rencana dan realisasi) sebagai alat pengawasan.

Pada kolom ini diisi dengan persentase (%) yaitu rencana dikurangi

realisasi dibagi dengan rencana dikali dengan 100%.

Cash flow dana opeasional UPK dibuat oleh pengurs UPK

Cash flow dana operasional UPK disetujui olek FKT dan FKP

Cash flow dana operasional UPK diketahui oleh Camat dan PJOK