Date post: | 23-Nov-2015 |
Category: | Documents |
View: | 101 times |
Download: | 7 times |
1
Pag
e1
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
LATAR BELAKANG
Untuk menjamin proses pengelolaan kegiatan sebagai upaya pemberdayaan masyarakat dan berdasarkan pada azas dan prinsip PROGRAM, maka dalam
pengelolaannya dibutuhkan suatu organisasi yang dapat menjaga pelaksanaan
program secara berkesinambungan sesuai azas, tujuan serta prinsip-prinsip
PROGRAM. Selain untuk menjamin keamanan, akuntabilitas serta penyaluran
dana baik dari KPPN ke kecamatan maupun dari kecamatan ke desa melalui TPK,
pendokumentasian atas setiap kegiatan juga dibutuhkan serta dalam rangka
menjamin pencatatan maupun pengarsipannya. Untuk itu dibentuk suatu Unit
Pengelolaan Keuangan yang berkedudukan di kecamatan yang telah terpilih dan
terbentuk dalam Musyawarah Antar Desa Prioritas Usulan (MAD II).
PENGERTIAN
UPK dibentuk untuk kepentingan operasional PROGRAM. Pengurus dipilih oleh
masyarakat melalui perwakilannya di forum Musyawarah Antar Desa yang
kemudian ditetapkan dan disahkan dengan Surat Penetapan Camat atas nama
Bupati
Walaupun pemilihan pengurus UPK pada umumnya dilakukan dalam Musyawarah
Antar Desa II, namun pada prinsipnya penggantian pengurus UPK dalam
Musyawarah Antar Desa dapat dilakukan kapan saja sesuai kebutuhan dan
usulan desa, apabila tidak melakukan tugas dengan baik atau ada yang
mengundurkan diri. Pemilihan kembali pengurus UPK juga dapat dilakukan di
kahir pelaksanaan program dalam rangka pengelolaan kegiatan dan dana pasca
program.
Fungsi dan peran UPK adalah sebagai unit pengelola dan operasional
pelaksanaan kegiatan PROGRAM di tingkat antar desa termasuk
mengkoordinasikan pertemuan-pertemuan di kecamatan. Pengurus UPK terdiri
dari ketua, skretaris dan bendahara. Pengurus UPK berasal dari anggota
masyarakat yang diajukan oleh desa berdasarkan hasil musyawarah desa dan
selanjutnya dipilih dalam musyawarah antar desa
2
Pag
e2
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB UPK
UPK bersama-sama dengan Fasilitator Kecamatan (FK) dan PjOK memfasilitasi
dan memberikan bimbingan tentang administrasi dan keuangan kepada desa-
desa di wilayahnya, serta mengkoordinasikan pertemuan-pertemuan antar desa.
Secara umum tugas dan tanggung jawab UPK adalah :
a) Bersama pelaku lainnya ikut serta mensosialisasikan PROGRAM serta turut
menjaga berlangsungnya proses PROGRAM sesuai azas dan prinsipnya.
b) Melakukan administrasi dan pelaporan setiap transaksi baik keuangan
ataupun non keuangan yang sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan
program.
c) Membuat laporan pertanggungjawaban kepada Musyawarah Antar Desa
yang memuat laporan kemajuan/penyelesaian kegiatan dan laporan keuangan
secara berkala maupun sesuai kebutuhan. Bahan laporan
pertanggungjawaban sebaiknya dibagikan satu minggu sebelumnya kepada
seluruh desa (Kades, TPK dan Tokoh Masyarakat) agar dapat dipelajari
terlebih dahulu.
d) Melakukan identifikasi potensi cara mengembangkan hubungan dengan pihak
luar, seperti pemasaran, bantuan manajemen dan sejenisnya untuk
disampaikan kepada desa-desa sebagai acuan perencanaan, pelaksanaan dan
pelestarian kegiatan UEP dan simpan pinjam.
e) Membuka rekening kolektif di bank pemerintah setempat bersama FK dan
wakil masyarakat yang dipilih dalam MAD Sosialisasi untuk BLM Dana
Kegiatan.
f) Menyalurkan dana bantuan PROGRAM ke desa melalui rekening TPK di bank
pemerintah setempat dengan terlebih dahulu memeriksa Rencana
Penggunaan Dana (RPD) yang dibuat oleh TPK serta realisasi dan penggunaan
dana sebelumnya.
g) Memberikan bantuan teknis langsung kepada TPK dan kelompok mengenai
pembukuan, laporan dan pengendalian dana bergulir.
h) Melakukan pemeriksaan pembukuan TPK dan kelompok secara berkala atau
sesuai kebutuhan.
i) Membuka rekening di bank pemerintah terdekat bersama FK dan PjOK
untuk dana operasional perencanaan serta gaji Pendamping Lokal dan FD.
j) Membuat rencana penggunaan dana operasional dan laporan penggunaannya
untuk dibahas dan disetujui bersama FK dan PjOK.
k) Menempelkan informasi yang menyangkut penggunaan dan pengelolaan dana
PROGRAM pada papan onformasi di kecamatan secara berkala serta
memelihara papan informasi tersebut.
3
Pag
e3
l) Membantu desa dalam pelestarian dan pemeliharaan hasil kegiatan
PROGRAM
m) Menjaga proses dan tatacara perguliran UEP dan SPP di desa serta
melestarikannya sesuai dengan yang disepakati dalam musyawarah desa
dengan tetap memfungsikan FD yang ada.
n) Mengikuti pelatihan-pelatihan yang diadakan untuk UPK.
o) Bersama pelaku lain, melakukan fasilitasi penyelesaian permasalahan-
permasalahan menyangkut perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian
PROGRAM.
Secara khusus, tugas dan tanggung jawab masing-masing pengurus UPK adalah
sebagai berikut :
1. Tugas, dan Tanggung Jawab Ketua UPK
Pengendalian organisasi.
Melakukan pembinaan administrasi di TPK
Melakukan penagihan pengembalian UEP/SPP sesuai rencana
Fungsi hubungan masyarakat.
Memimpin rapat/pertemuan UPK.
Mewakili organisasi dalam pertemuan dengan aparat terkait.
Menyetujui atau menolak pengajuan dana baik dari sekretaris maupun
bendahara.
Menandatangani surat-surat laporan, pencairan dari bank, pembukaan
rekening, pencairan ke desa, kuitansi-kuitansi dan perjanjian dengan pihak
lain.Specimen rekening Dana Kolektif, Dana Operasional UPK, Dana
Operasional Kegiatan, dan Dana Pengembalian.
2. Tugas dan Tanggung Jawab Bendahara UPK
Melakukan pembinaan administrasi di TPK
Melakukan penagihan pengembalian UEP/SP Peremp sesuai rencana
Mencatat setiap transaksi keuangan harian.
Membuat laporan keuangan.
Memegang semua rekening bank dana PROGRAM
Memegang uang kas dana PROGRAM
Mengeluarkan uang atas persetujuan ketua.
Membuat perencanaan keuangan dan anggaran.
Mengisi form-form laporan keuangan.
3. Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris UPK
Melakukan pembinaan administrasi di TPK
Melakukan penagihan pengembalian UEP/SP Peremp sesuai rencana
4
Pag
e4
Bertanggungjawab atas segala kearsipan dokumen baik yang menyangkut
masalah keuangan PROGRAM dan proses kegiatan PROGRAM.
Menempelkan/memberikan informasi tentang pertanggungjawaban keuangan
kepada masyarakat melalui papan informasi dan media informasi lainnya.
Mencatat hasil keputusan rapat dalam notulen
Mengisi dan mencatat agenda harian.
Bertindak sebagai humas bila ketua berhalangan.
Mengelola inventaris.
Merencanakan pengadaan administrasi kantor.
Membuat surat-surat.
BADAN PENGAWAS UPK (BP-UPK)
BP-UPK adalah badan yang ditetapkan oleh MAD untuk melakukan pengawasan
pelaksanaan tugas-tugas dan tanggung jawab UPK sehari-hari.
1. Tugas dan Tanggungjawab Badan Pengawas UPK.
a. Melakukan pemeriksaan dan evaluasi transaksi, bukti transaksi, dokumen-
dokumen, pelaksanaan administrasi dan pelaporan pengelolaan keuangan dan
pinjaman yang dikelola oleh UPK.
b. Melakukan pengawasan terhadap ketaatan UPK pada prinsip dan mekanisme
PROGRAM.
c. Melakukan pengawasan ketaatan UPK terhadap aturan-aturan MAD, termasuk
aturan perguliran.
d. Memantau Pelaksanaan Tugas dan Tanggung Jawab Pengurus UPK.
e. Memantau Realisasi anggaran UPK dan rencana kerja UPK.
f. Memantau Pelaksanaan tugas dan tanggung jawab tim lain yang dibentuk MAD
dalam pelaksanaan PROGRAM.
g. Memantau Pelaksanaan Tugas dan Tanggung Jawab Pengurus UPK.
h. Menyampaikan Laporan Pelaksanaan Tugasnya kepada forum MAD.
2. Kriteria Anggota Badan Pengawas UPK.
a. Sebagai tenaga sukarela yang mempunyai komitmen dalam pengembangan
kapasitas masyarakat.
b. Jujur dan bertanggung jawab.
c. Dapat diterima dan dihargai dengan baik oleh anggota masyarakat.
d. Bukan aparat kecamatan dan aparat desa.
e. Berpengalaman dalam administrasi dan pelaporan program.
f. Mempunyai cukup waktu.
g. Tidak pernah terlibat secara langsung atau tidak langsung berkaitan dengan
penyalahgunaan dana program masyarakat.
5
Pag
e5
3. Struktur Organisasi Badan Pengawas UPK.
a. Struktur Organisasi inti adalah Ketua dan Anggota,struktur tersebut dapat
dikembangkan sesuai dengan kebutuhan.
b. Ketua satu orang dan anggota minimal 2 orang dengan jumlah keseluruhan
harus memenuhi bilangan ganjil.
c. Ketua dan anggota dipilih dari masyarakat dengan keputusan MAD dan
disahkan dengan Surat Keputusan Camat.
4. Proses Pemilihan Anggota Badan Pengawas UPK.
a. Calon Badan Pengawas diusulkan dan dipilih secara langsung dari masyarakat
baik dari wakil desa, calon pengurus UPK, atau masyarakat lain yang dianggap
memenuhi kriterua.
b. Wakil desa yang tidak terpilih sebagai anggota dan ketua forum MAD dan
calon pengurus UPK yang tidak terpilih sebagai pengurus atau anggota
masyarakat lainnya yang hadir dalam MAD, merupakan bakal calon badan
pengawas.
c. Proses Pemilihan sebagai berikut :
Fasilitator pertemuan MAD menyampaikan secara terbuka tugas dan
tanggung jawab Badan Pengawas, kriteria, tatacara pemilihan Badan
Pengawas, dan memfasilitasi kesepakatan jumlah ba
Click here to load reader