1

Pag

e1

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

LATAR BELAKANG

Untuk menjamin proses pengelolaan kegiatan sebagai upaya pemberdayaan masyarakat dan berdasarkan pada azas dan prinsip PROGRAM, maka dalam

pengelolaannya dibutuhkan suatu organisasi yang dapat menjaga pelaksanaan

program secara berkesinambungan sesuai azas, tujuan serta prinsip-prinsip

PROGRAM. Selain untuk menjamin keamanan, akuntabilitas serta penyaluran

dana baik dari KPPN ke kecamatan maupun dari kecamatan ke desa melalui TPK,

pendokumentasian atas setiap kegiatan juga dibutuhkan serta dalam rangka

menjamin pencatatan maupun pengarsipannya. Untuk itu dibentuk suatu Unit

Pengelolaan Keuangan yang berkedudukan di kecamatan yang telah terpilih dan

terbentuk dalam Musyawarah Antar Desa Prioritas Usulan (MAD II).

PENGERTIAN

UPK dibentuk untuk kepentingan operasional PROGRAM. Pengurus dipilih oleh

masyarakat melalui perwakilannya di forum Musyawarah Antar Desa yang

kemudian ditetapkan dan disahkan dengan Surat Penetapan Camat atas nama

Bupati

Walaupun pemilihan pengurus UPK pada umumnya dilakukan dalam Musyawarah

Antar Desa II, namun pada prinsipnya penggantian pengurus UPK dalam

Musyawarah Antar Desa dapat dilakukan kapan saja sesuai kebutuhan dan

usulan desa, apabila tidak melakukan tugas dengan baik atau ada yang

mengundurkan diri. Pemilihan kembali pengurus UPK juga dapat dilakukan di

kahir pelaksanaan program dalam rangka pengelolaan kegiatan dan dana pasca

program.

Fungsi dan peran UPK adalah sebagai unit pengelola dan operasional

pelaksanaan kegiatan PROGRAM di tingkat antar desa termasuk

mengkoordinasikan pertemuan-pertemuan di kecamatan. Pengurus UPK terdiri

dari ketua, skretaris dan bendahara. Pengurus UPK berasal dari anggota

masyarakat yang diajukan oleh desa berdasarkan hasil musyawarah desa dan

selanjutnya dipilih dalam musyawarah antar desa

2

Pag

e2

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB UPK

UPK bersama-sama dengan Fasilitator Kecamatan (FK) dan PjOK memfasilitasi

dan memberikan bimbingan tentang administrasi dan keuangan kepada desa-

desa di wilayahnya, serta mengkoordinasikan pertemuan-pertemuan antar desa.

Secara umum tugas dan tanggung jawab UPK adalah :

a) Bersama pelaku lainnya ikut serta mensosialisasikan PROGRAM serta turut

menjaga berlangsungnya proses PROGRAM sesuai azas dan prinsipnya.

b) Melakukan administrasi dan pelaporan setiap transaksi baik keuangan

ataupun non keuangan yang sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan

program.

c) Membuat laporan pertanggungjawaban kepada Musyawarah Antar Desa

yang memuat laporan kemajuan/penyelesaian kegiatan dan laporan keuangan

secara berkala maupun sesuai kebutuhan. Bahan laporan

pertanggungjawaban sebaiknya dibagikan satu minggu sebelumnya kepada

seluruh desa (Kades, TPK dan Tokoh Masyarakat) agar dapat dipelajari

terlebih dahulu.

d) Melakukan identifikasi potensi cara mengembangkan hubungan dengan pihak

luar, seperti pemasaran, bantuan manajemen dan sejenisnya untuk

disampaikan kepada desa-desa sebagai acuan perencanaan, pelaksanaan dan

pelestarian kegiatan UEP dan simpan pinjam.

e) Membuka rekening kolektif di bank pemerintah setempat bersama FK dan

wakil masyarakat yang dipilih dalam MAD Sosialisasi untuk BLM Dana

Kegiatan.

f) Menyalurkan dana bantuan PROGRAM ke desa melalui rekening TPK di bank

pemerintah setempat dengan terlebih dahulu memeriksa Rencana

Penggunaan Dana (RPD) yang dibuat oleh TPK serta realisasi dan penggunaan

dana sebelumnya.

g) Memberikan bantuan teknis langsung kepada TPK dan kelompok mengenai

pembukuan, laporan dan pengendalian dana bergulir.

h) Melakukan pemeriksaan pembukuan TPK dan kelompok secara berkala atau

sesuai kebutuhan.

i) Membuka rekening di bank pemerintah terdekat bersama FK dan PjOK

untuk dana operasional perencanaan serta gaji Pendamping Lokal dan FD.

j) Membuat rencana penggunaan dana operasional dan laporan penggunaannya

untuk dibahas dan disetujui bersama FK dan PjOK.

k) Menempelkan informasi yang menyangkut penggunaan dan pengelolaan dana

PROGRAM pada papan onformasi di kecamatan secara berkala serta

memelihara papan informasi tersebut.

3

Pag

e3

l) Membantu desa dalam pelestarian dan pemeliharaan hasil kegiatan

PROGRAM

m) Menjaga proses dan tatacara perguliran UEP dan SPP di desa serta

melestarikannya sesuai dengan yang disepakati dalam musyawarah desa

dengan tetap memfungsikan FD yang ada.

n) Mengikuti pelatihan-pelatihan yang diadakan untuk UPK.

o) Bersama pelaku lain, melakukan fasilitasi penyelesaian permasalahan-

permasalahan menyangkut perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian

PROGRAM.

Secara khusus, tugas dan tanggung jawab masing-masing pengurus UPK adalah

sebagai berikut :

1. Tugas, dan Tanggung Jawab Ketua UPK

Pengendalian organisasi.

Melakukan pembinaan administrasi di TPK

Melakukan penagihan pengembalian UEP/SPP sesuai rencana

Fungsi hubungan masyarakat.

Memimpin rapat/pertemuan UPK.

Mewakili organisasi dalam pertemuan dengan aparat terkait.

Menyetujui atau menolak pengajuan dana baik dari sekretaris maupun

bendahara.

Menandatangani surat-surat laporan, pencairan dari bank, pembukaan

rekening, pencairan ke desa, kuitansi-kuitansi dan perjanjian dengan pihak

lain.Specimen rekening Dana Kolektif, Dana Operasional UPK, Dana

Operasional Kegiatan, dan Dana Pengembalian.

2. Tugas dan Tanggung Jawab Bendahara UPK

Melakukan pembinaan administrasi di TPK

Melakukan penagihan pengembalian UEP/SP Peremp sesuai rencana

Mencatat setiap transaksi keuangan harian.

Membuat laporan keuangan.

Memegang semua rekening bank dana PROGRAM

Memegang uang kas dana PROGRAM

Mengeluarkan uang atas persetujuan ketua.

Membuat perencanaan keuangan dan anggaran.

Mengisi form-form laporan keuangan.

3. Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris UPK

Melakukan pembinaan administrasi di TPK

Melakukan penagihan pengembalian UEP/SP Peremp sesuai rencana

4

Pag

e4

Bertanggungjawab atas segala kearsipan dokumen baik yang menyangkut

masalah keuangan PROGRAM dan proses kegiatan PROGRAM.

Menempelkan/memberikan informasi tentang pertanggungjawaban keuangan

kepada masyarakat melalui papan informasi dan media informasi lainnya.

Mencatat hasil keputusan rapat dalam notulen

Mengisi dan mencatat agenda harian.

Bertindak sebagai humas bila ketua berhalangan.

Mengelola inventaris.

Merencanakan pengadaan administrasi kantor.

Membuat surat-surat.

BADAN PENGAWAS UPK (BP-UPK)

BP-UPK adalah badan yang ditetapkan oleh MAD untuk melakukan pengawasan

pelaksanaan tugas-tugas dan tanggung jawab UPK sehari-hari.

1. Tugas dan Tanggungjawab Badan Pengawas UPK.

a. Melakukan pemeriksaan dan evaluasi transaksi, bukti transaksi, dokumen-

dokumen, pelaksanaan administrasi dan pelaporan pengelolaan keuangan dan

pinjaman yang dikelola oleh UPK.

b. Melakukan pengawasan terhadap ketaatan UPK pada prinsip dan mekanisme

PROGRAM.

c. Melakukan pengawasan ketaatan UPK terhadap aturan-aturan MAD, termasuk

aturan perguliran.

d. Memantau Pelaksanaan Tugas dan Tanggung Jawab Pengurus UPK.

e. Memantau Realisasi anggaran UPK dan rencana kerja UPK.

f. Memantau Pelaksanaan tugas dan tanggung jawab tim lain yang dibentuk MAD

dalam pelaksanaan PROGRAM.

g. Memantau Pelaksanaan Tugas dan Tanggung Jawab Pengurus UPK.

h. Menyampaikan Laporan Pelaksanaan Tugasnya kepada forum MAD.

2. Kriteria Anggota Badan Pengawas UPK.

a. Sebagai tenaga sukarela yang mempunyai komitmen dalam pengembangan

kapasitas masyarakat.

b. Jujur dan bertanggung jawab.

c. Dapat diterima dan dihargai dengan baik oleh anggota masyarakat.

d. Bukan aparat kecamatan dan aparat desa.

e. Berpengalaman dalam administrasi dan pelaporan program.

f. Mempunyai cukup waktu.

g. Tidak pernah terlibat secara langsung atau tidak langsung berkaitan dengan

penyalahgunaan dana program masyarakat.

5

Pag

e5

3. Struktur Organisasi Badan Pengawas UPK.

a. Struktur Organisasi inti adalah Ketua dan Anggota,struktur tersebut dapat

dikembangkan sesuai dengan kebutuhan.

b. Ketua satu orang dan anggota minimal 2 orang dengan jumlah keseluruhan

harus memenuhi bilangan ganjil.

c. Ketua dan anggota dipilih dari masyarakat dengan keputusan MAD dan

disahkan dengan Surat Keputusan Camat.

4. Proses Pemilihan Anggota Badan Pengawas UPK.

a. Calon Badan Pengawas diusulkan dan dipilih secara langsung dari masyarakat

baik dari wakil desa, calon pengurus UPK, atau masyarakat lain yang dianggap

memenuhi kriterua.

b. Wakil desa yang tidak terpilih sebagai anggota dan ketua forum MAD dan

calon pengurus UPK yang tidak terpilih sebagai pengurus atau anggota

masyarakat lainnya yang hadir dalam MAD, merupakan bakal calon badan

pengawas.

c. Proses Pemilihan sebagai berikut :

Fasilitator pertemuan MAD menyampaikan secara terbuka tugas dan

tanggung jawab Badan Pengawas, kriteria, tatacara pemilihan Badan

Pengawas, dan memfasilitasi kesepakatan jumlah ba