PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA PT …

LAPORAN TUGAS AKHIR

PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA

PT PELINDO I (PERSERO) CABANG KUALA TANJUNG

Diajukan Oleh

RATNA SARI SIANTURI

NIM 1705093044

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA

POLITEKNIK NEGERI MEDAN

MEDAN

2020

KATA PENGANTAR

Puji Syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala

Berkat dan Rahmat-Nya yang telah diberikan kepada penulis sehingga penulis

mampu untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik tepat pada waktu

yang telah ditetapkan.

Tugas Akhir ini merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan

Pendidikan Diploma 3 Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan

Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. Tugas Akhir ini disusun

berdasarkan data-data yang diperoleh dari perusahaan dan pengalaman penulis

selama melakukan Praktik Kerja Lapangan (PKL) Di PT PELINDO I

(PERSERO) CABANG KUALA TANJUNG. Untuk itu dengan segala

kerendahan hati penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada:

1. Abdul Rahman, S.E., M.Si., Direktur Politeknik Negeri Medan.

2. Agus Edy Rangkuti, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga.

3. Safaruddin, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga.

4. Suri Purnami, S.E., M.A., Ketua Program Studi Administrasi Bisnis.

5. Erwinsyah Simanungkalit, S.Si., M.Kom., Sekretaris Program Studi

Administrasi Bisnis

6. Nursiah Fitri, S.E.,M.Si., Dosen Pembimbing I yang selalu bersedia

membimbing dalam proses penyusunan Tugas Akhir.

7. Dr. Agus Mariani Saragih, S.E.,M.Si., Dosen Pembimbing II yang telah

bersedia membimbing penulis dalam penulisan Tugas Akhir.

8. Seluruh dosen-dosen di Politeknik Negeri Medan khususnya dosen dan

staff yang mengajar di Jurusan Administrasi Niaga.

9. Seluruh Pegawai PT Pelindo I (Persero) Cabang Kuala Tanjung.

10. Seluruh teman-teman seperjuangan penulis kelas AB-6G angkatan tahun

2017 Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga

Politeknik Negeri Medan.

Teristimewa untuk orang tua yaitu Bapak Sopian Sianturi dan Ibu

Bertauli Br Pardede, kakak tersayang Ariati Sianturi dan Nova Yanti Sianturi

serta seluruh keluarga, sahabat dan teman tercinta Ronggur Imanuel Josua

i

Sinaga yang telah memberikan dukungan, motivasi serta doa kepada penulis.

Penulis menyadari bahwa masih ada kekurangan dalam penulisan Tugas

Akhir ini. Untuk itu penulis mengharapkan saran ataupun kritik yang bersifat

membangun demi kesempurnaan Tugas Akhir ini. Akhir kata penulis berharap

agar Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membacanya.

Medan, 6 Agustus 2020

Penulis,

Ratna Sari Sianturi

NIM 1705093044

ii

ABSTRAK

Surat adalah media komunikasi tertulis antara seseorang dengan

seseorang atau lembaga yang bertujuan untuk menyampaikan berita atau

informasi yang penting. Sebagai alat komunikasi tertulis, surat mempunyai

peranan penting pada suatu perusahaan yaitu dapat menunjang keberhasilan

tujuan suatu perusahaan. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui

penanganan surat masuk dan surat keluar pada PT Pelindo I (Persero) Cabang

Kuala Tanjung. Teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu teknik

observasi dan teknik wawancara dengan seorang informan sesuai dengan

pedoman wawancara. Jenis sumber data yaitu data primer yaitu data hasil

wawancara dari sumber bagian umum dan data sekunder dari dokumen

perusahaan dan referensi lainnya seperti buku. Teknik analisis data yang

digunakan adalah teknik analisis data deskriptif kualitatif. Berdasarkan hasil

penelitian menunjukkan bahwa penanganan surat masuk dan surat keluar pada

PT Pelindo I (Persero) Cabang Kuala Tanjung menggunakan sistem

Manajemen Surat Elektronik (MSE). Prosedur penanganan surat masuk PT

Pelindo I (Persero) Cabang Kuala Tanjung terdiri atas: 1) Penerimaan surat, 2)

Penyortiran surat, 3) Pencatatan, 4) Pengagendakan surat masuk, 5)

Pengarahan dan penerusan, 6) Penyampaian surat, 7) Penggandaan, dan 8)

Penyimpanan surat. Sedangkan prosedur penanganan surat keluar terdiri atas:

1) Pembuatan konsep surat, 2) Pengetikan, 3) Persetujuan surat, 4)

Penandatanganan, 5) Pencatatan, 6) Pengiriman, dan 7) Penyimpanan surat.

Kata kunci: Penanganan, Surat.

iii

ABSTRACT

Letter is a written comunication media between a person and a person or

institution to tell news or important information. As a written instrument of

communication, letters have an important role to the company that is may

contribute to the success of a company’s objectives. The purpose of writing this

research is to know how to manage the incoming and outcoming letters at PT

Pelindo I (Persero) Cabang Kuala Tanjung. The data collecting tehniques

used are observation and interview techniques with an informant according to

the guidelines of a data source interview which is the primary data which is

the interview results from general and secondary data from corporate

documents and other references are like books.The data analysis techniques

used are qualitative descriptive data analysis techniques. Based on te results

of the discussion obtained that manage the incoming and outcoming letters PT

Pelindo I (Persero) Cabang Kuala Tanjung using the electronic mail

management system (MSE). The procedure that manage the incoming letters

PT Pelindo I (Persero) Cabang Kuala Tanjung consist: 1) receiving a letters,

2) letters sorting, 3) recording, 4) glorification of admission, 5) direction and

application, 6) letter delivery, 7) reduplication, and 8) saving letters. As for

procedure that manage outcoming letters consist: 1) letter drafting, 2) typing,

3) agreement letters, 4) signature letter, 5) recording, 6) delivery, and 7)

saving letters.

Keywords: Management, Electronic Mail Management System.

iv

DAFTAR ISI

Halaman

LEMBAR PERSETUJUAN

LEMBAR PENGESAHAN

KATA PENGANTAR ........................................................................................ i

ABSTRAK ........................................................................................................ iii

ABSTRACT ...................................................................................................... iv

DAFTAR ISI ...................................................................................................... v

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................ vii

BAB 1 PENDAHULUAN .................................................................................. 1

1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul .......................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah................................................................................ 2

1.3 Batasan Masalah .................................................................................. 2

1.4 Tujuan Penulisan ................................................................................. 2

1.5 Manfaat Penulisan ............................................................................... 2

1.6 Sistematika Penulisan .......................................................................... 3

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ......................................................................... 4

2.1 Kajian Pustaka ..................................................................................... 4

2.2 Landasan Teori .................................................................................... 6

2.2.1 Pengertian Surat ......................................................................... 6

2.2.2 Bagian- Bagian Surat ................................................................. 7

2.2.3 Prosedur Penanganan Surat ...................................................... 15

BAB 3 METODE PENELITIAN .................................................................... 24

3.1. Rancangan/ Jenis Penelitian .............................................................. 24

3.2. Tempat dan Waktu Penelitian............................................................ 24

3.3. Jenis dan Sumber Data ...................................................................... 25

3.4. Teknik Pengumpulan Data ................................................................ 25

3.5. Teknik Analisis Data ......................................................................... 26

BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN ............................................................ 27

4.1. Gambaran Umum PT Pelindo I (Persero) .............................................. 27

4.1.1 Sejarah Perusahaan ................................................................... 27

4.1.2 Visi, Misi, dan Makna Logo PT Pelindo I (Persero) ............... 29

4.1.3 Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar PT Pelindo I

(Persero) Cabang Kuala Tanjung ............................................. 34

4.2. Pembahasan Hasil Dengan Teori ........................................................... 39

BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN .................................................................. 45

5.1. Simpulan ........................................................................................... 45

5.2. Saran ................................................................................................. 46

v

DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................... 47

LAMPIRAN

vi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Bagan Buku Ekspedisi Penerimaan Surat ...................................... 16

Gambar 2.2 Lembar Konsep Surat ..................................................................... 18

Gambar 2.3 Bentuk Resmi ................................................................................. 19

Gambar 2.4 Bentuk Lurus Penuh ....................................................................... 19

Gambar 2.5 Bentuk Lurus .................................................................................. 20

Gambar 2.6 Bentuk Setengah Lurus................................................................... 20

Gambar 2.7 Bentuk Bertakuk ............................................................................. 21

Gambar 2.8 Bentuk Alinea Menggantung .......................................................... 21

Gambar 4.1 Logo Concept ................................................................................. 30

Gambar 4.2 Filosofi Bentuk Logo ...................................................................... 30

Gambar 4.3 Filosofi Logotype ............................................................................ 31

Gambar 4.4 Makna Logo Warna Hijau .............................................................. 31

Gambar 4.5 Makna Logo Warna Putih .............................................................. 32

Gambar 4.6 Makna Logo Warna Merah ............................................................ 32

Gambar 4.7 Makna Logo Warna Biru ................................................................ 33

Gambar 4.8 Makna Gabungan Warna Logo ...................................................... 33

Gambar 4.10 Manajemen Surat Elektronik ........................................................ 34

vii

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul

Pada era industrial 4.0 ini, perkembangan ilmu dan teknologi dalam

bidang informasi dan komunikasi yang sangat pesat membawa pengaruh

terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Semakin canggih

teknologi komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses

penyampaian informasi. Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan

berbagai cara baik lisan maupun tulisan. Salah satu komunikasi yang

dilakukan dengan tulisan yaitu surat. Surat ialah sarana untuk menyampaikan

pikiran, isi hati, maksud, atau kehendak pada orang lain melalui bahasa tulis

dengan mempergunakan kertas sebagai medianya.

Sebagai alat komunikasi tertulis, surat mempunyai peranan penting pada

suatu perusahaan yaitu dapat menunjang keberhasilan tujuan suatu

perusahaan. Setiap perusahaan memiliki cara tersendiri dalam penanganan

surat masuk dan surat keluar. Misalnya perusahaan BUMN yang bergerak

dibidang jasa kepelabuhan yaitu PT Pelindo I (Persero) Cabang Kuala

Tanjung, perusahaan ini menggunakan surat elektronik/e-mail sebagai alat

komunikasi.

Kegiatan surat menyurat dipandang sebagai kegiatan yang mudah dan

sederhana sehingga sebagian perusahaan mengabaikan kegiatan ini. Banyak

perusahaan yang belum memiliki perhatian khusus dalam hal penanganan

surat masuk dan surat keluar. Padahal penanganan surat yang buruk dapat

mengakibatkan kerugian bagi perusahaan seperti hilangnya surat, kantor tidak

rapi akibat tumpukan surat, serta sulit untuk menemukan kembali informasi

jika diperlukan.

Pada saat ini penanganan surat masuk dan surat keluar pada PT Pelindo I

(Persero) Cabang Kuala Tanjung sudah lebih baik, dikarenakan sistem

penanganan surat masuk dan surat keluar pada PT Pelindo I (Persero) Cabang

Kuala Tanjung sudah menggunakan sistem manajemen surat elektronik

(MSE) bukan lagi menggunakan sistem manual yaitu menggunakan buku

1

2

agenda atau kartu kendali. Kelebihan sistem manajemen surat elektronik

(MSE) ini dapat mengurangi penggunaan kertas. Berdasarkan uraian diatas,

penulis merasa tertarik untuk memilih judul “Penanganan Surat Masuk dan

Surat Keluar Pada PT Pelindo I (Persero) Cabang Kuala Tanjung”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, rumusan masalah dalam penelitian ini

adalah “ Bagaimanakah Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada PT

Pelindo I (Persero) Cabang Kuala Tanjung?”

1.3 Batasan Masalah

Berdasarkan latar belakang dan rumusan masalah dapat diketahui bahwa

dalam penanganan surat yang baik terdapat banyak kendala. Mengingat

keterbatasan waktu,biaya, tenaga maka penulis hanya membahas tentang

penanganan surat masukdan surat keluar beserta prosedurnya pada PT Pelindo

I (Persero) Cabang Kuala Tanjung.

1.4 Tujuan Tugas Akhir

Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui Penanganan Surat

Masuk dan Surat Keluar Pada PT Pelindo I (Persero) Cabang Kuala Tanjung.

1.5 Manfaat Tugas Akhir

Adapun manfaat yang diharapkan dari penyusunan Tugas Akhir ini

adalah sebagai berikut:

1. Untuk menambah pengetahuan dan keterampilan penulis maupun penamat

lain tentang Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar PT Pelindo I

(Persero) Cabang Kuala Tanjung.

2. Sebagai masukan dan bahan pertimbangan PT Pelindo I (Persero) Cabang

Kuala Tanjung untuk meningkatkan keahlian dalam menangani surat masuk

dan surat keluar.

3. Sebagai referensi bagi yang memerlukan untuk memperkaya pengetahuan

khususnya mengenai penanganan surat masuk dan surat keluar secara teori

3

maupun praktik pada perusahaan.

1.6 Sistematika Penulisan

Penulis Tugas Akhir memerlukan sebuah sistematika yang akan

digunakan sebagai acuan untuk menyelesaikan Tugas Akhir dengan baik dan

sempurna. Hal ini di maksud agar penulisan lebih terarah dan sistematis.

Adapun sistematika dalam penyusunan Tugas Akhir ini yaitu:

BAB 1 PENDAHULUAN

Pada bagian ini diuraikan latar belakang pemilihan judul, rumusan

masalah, batasan masalah, tujuan tugas akhir, manfaat tugas akhir dan

sistematika penulisan.

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini menjelaskan tentang teori-teori yang berhubungan dengan judul

yang dipilih, seperti: pengertian surat, fungsi surat, macam surat, prinsip surat,

penanganan surat masuk dan surat keluar.

BAB 3 METODE PENGUMPULAN DATA

Pada bab ini menjelaskan tentang cara yang dilakukan untuk

mengumpulkan data, jenis dan sumber data yang digunakan dan teknik

analisis data.

BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN

Pada bagian ini akan diuraikan gambaran umum PT Pelindo I (Persero)

Cabang Kuala Tanjung (sejarah singkat, makna logo, visi dan misi, dan

struktur organisasi). Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar PT Pelindo I

(Persero) Cabang Kuala Tanjung.

BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN

Pada bagian ini di ambil simpulan berdasarkan hasil dan pembahasan

sebelumnya serta saran yang mungkin bermanfaat bagi yang membutuhkan

informasi yang berkaitan dengan tulisan ini.