Pelatihan sukses

MEMBINA BAWAHANANALISA PERUBAHAN TINGKAH

LAKU

MODUL 1

Oleh dr. Syamsuddin

Disajikan untuk pegawai RSU Sari Mutiara Lubuk Pakam

Januari 2011

PELATIHAN UNTUK SUKSES

MEMBINA BAWAHANANALISA PERUBAHAN TINGKAH LAKU Diharapkan bagi seorang Ka. Instalasi , Ka. Ruangan , yang baik adalah dapat

membina dan mengembangkan bawahannya . Dalam menjalankan

tugasnya tidak akan pernah lepas dari timbulnya perubahan tingkah laku

bawahannya . Hal ini harus mampu diatasi dengan baik, tanpa terjadi kendala-

kendala kelancaran pekerjaan masing-masing bawahan .

HAMBATAN-HAMBATAN DALAM MENGANALISIS PERUBAHAN TINGKAH LAKU

1. Masalah yang dihadapi tidak spesifik, komplek

dan tidak jelas , sehingga kesulitan dalam me nentukan langkah-langkah menganaisisnya .

2. Kesulitan dalam menentukan masalah yang penting atau yang dapat ditunda, akibatnya tenaga dan pikiran tersita tidak seimbang .

3. Keterbatasan informasi yang sesuai atau yang

relevan , sehingga tidak sesuai dalam meng- ambil kesimpulan dan keputusan .

4. Kebanyakan menggunakan OPINI ( pendapat tanpa fakta ) dan atau ASUMSI ( perkiraan ) yang tidak tepat berakibat kemungkinan ter jadi kesalahan dalam menarik kesimpulan .

HAMBATAN-HAMBATAN DALAM MENGANALISI PERUBAHAN TINGKAH LAKU

5. Berprasangka/terlalu cepat menarik kesimpulan

pengumpulan informasi hanya menunjang prasang

ka atau kesimpulannya dan mengesampingkan ke

mungkinan-kemungkinan lainnya .6. Kesalahan dalam menentukan sebab-

sebabnya , sehingga keputusan yang diambil tidak efektif atau malah menimbulkan masalah-masalah lain

7. Keputusan yang diambil , tidak dilaksanakan atau tidak banyak manfaatnya .

CARA-CARA YANG LEBIH TERATUR DAN TERARAH , AGAR MASALAH

DAPAT TERATASI

1. Identifikasi Masalah

2. Analisis Nilai3. Pengumpulan

Informasi4. Analisis Sebab5. Analisis Keputusan6. Implementasi /

Pelaksanaan

I. IDENTIFIKASI MASALAH

a. Masalah-masalah yang kompleks dipisahkan menjadi masalah yang berdiri sendiri .

b. Amatilah masalah-masalah yang saling berkaitan atau ada hubungan sebab-akibat

c. Pilih masalah yang spesifik yang meliputi : APA , DIMANA, KAPAN SIAPA DAN BAGAIMANA .

d. Bandingkan keadaan yang terjadi dengan keadaan yang seharusnya ( standar )

II. ANALISIS NILAI

a. Mengamati masalahnya , besar atau kecil , apabila dilihat dari resiko / akibatnya , atau bagai mana jika diabaikan/ didiamkan .

b. Mengamati masalahnya perlu atau tidak perlu segera dirampungkan, bila dilihat dari segi waktu mende sak atau tidak dan bagaimana perkembangannya .

III. Pengumpulan Informasi

A. PENGUMPULAN INFORMASI

a. Cari dan kumpulkan informasi

yang ada hubungannya dengan

rumusan masalah yang spesifik

APA, DIMANA, KAPAN,

SIAPA, DAN BAGAIMANA .

b. Bukalah diri selalu dan amati

lah semua kemungkinan yang

terjadi .

III. Pengumpulan Informasi

B. Hal yang perlu diperhatikan :a. Harus di ingat bahwa OPINI dan ASUMSI belum tentu

benar , perlu dikaji faktanya.b. Jangan berprasangka dan atau

terlalu cepat menarik kesimpulan.c. Masalah yang dihadapi seka –

rang belum tentu sama dengan yang pernah dialami sebelumnya

.

IV. ANALISIS SEBAB

A. Kajilah sebab-sebab yang dapat menimbulkan masalah yaitu :

1. Kekurangan pengetahuan

2. Kekurangan pelaksanaan

B. Kajilah sebab-sebab yang di duga dengan fakta dari masalah yang dialaminya .

V. ANALISIS KEPUTUSAN

A. Tentukan beberapa alternatif keputusan / tindakan yang

realis tik .

B. Amati usaha ( waktu, biaya, dan tenaga ) yang dipergunakan

dan bandingkan dengan hasil yang akan diperoleh .

VI. IMPLEMENTASI /PELAKSANAAN

A. Buat petunjuk-petunjuk pelaksa

naan yang diperlukan .

B. Persiapkan tindakan-tindakan pengamanan pelaksanaan

keputus an .

IDENTIFIKASI MASALAH

Adakah masalah yang pantas

Untuk dipecahkan

ANALISIS MASALAHKekurangan –kekurangan apa yang

Tampak dalam hasil karya

ANALISIS NILAI

Nilai apa yang dapat diperoleh dari koreksi kekurangan tersebut

ANALISIS SEBAB

Dimana letak kekurangannya

• dalam pengetahuan

• Dalam pelaksanaan

ANALISIS KEGUNAAN

Apakah usaha mengoreksi kekurangan ada gunanya .

IMPLEMENTASI

MEMBERIKAN PERINTAHDAN BRIEFING

MODUL2

MEMBERI PERINTAH

Memberi perintah diartikan sebagaiUsaha agar orang lain mau dan dapat

mengerjakan suatu tugas sesuai dengan apa yaang kita harapkan

BEBERAPA HAL YANG PENTING Supaya perintah Efektif Fakta dibelakang suatu Perintah

Nyatakan hasil yang diharapkan Tindakan Follow Up

SUPAYA PERINTAH EFEKTIF

Karyawan yang terlibat harus terlatih, terampil dan mampu secara fisik untuk melaksanakan

apa yang diperintahkan .

Hasil yang baik akan diterima bila si pelaksana “ MAU “ mengerjakan apa yang diperintahkan .

Perintah harus sedemikian rupa sehingga si pelaksana menerima dengan penuh tanggung jawab .

Perintah harus dirumuskan secara jelas, APA dan BILAMANA tugas tersebut harus dilaksanakan .

FAKTA DIBELAKANG SUATU PERINTAH

Dalam memberikan suatu perintah, tunjukkan atau perlihatkan fakta-fakta atau kondisi-kondisi yang menyebabkan perintah tersebut perlu dilaksanakan .

NYATAKAN HASIL YANG DI HARAPKAN DARI PERINTAH

Sebaiknya hasil yang diharapkan untuk dicapaai ,dapat ditentukan atau diperkirakan , diukur secara kuantitatif, misalnya dalam satuan jumlah atau waktu .

TINDAKAN FOLLOW UP

Apakah perintah dilaksanakan sesuai dengan yang diharapkan atau tidak dilaksanakan .Mengetahui terjadinya kesalahan dalam pelaksanaan secara dini , sehingga kesalahan dapat dikoreksi .

PETUNJUK DALAM MEMBERI PERINTAH

1. Petunjuk yang harus di ingat-ingat

2. Gunakan Perintah secara tertulis

3. Simak jika ada perbedaan individual

4. Harus dapat menarik antusiasme pelaksana

PETUNJUK YANG HARUS DI INGAT- INGAT

Kita harus mengetahui dalam paham bagaimana pekerjaan tersebut harus dilakukan .Berikan Perintah kepada karyawan yang tepat.Berikan Perintah dengan jelas, singkat dan tegas.Pastikan apakah Perintah tersebut sudah dimengerti dengan baik

PETUNJUK YANG HARUS DI INGAT- INGAT

Susun perintah tersebut dengan baik bila perlu beri contoh

Jangan terlalu banyak memberi Perintah dalam waktu bersamaanBerikan waktu yang cukup untuk melaksanakan tugas tersebutBerikan Perintah melalui saluran yang tepat .Untuk perintah yang istimewa , bila perlu berikan detail yang komplit .

ANTUSIAS PELAKSANA

Dalam mengerjakan tugasnya pelaksana harus bergairah , interesan tidak merasa dipaksa atau tidak merasa tak ada pilihan yang lain .

MACAM-MACAM CARA MEMBERI PERINTAH

1. Permintaan sukarela , suatu bentuk perintah yang halus2. Perintah tersamar , berupa anjuran untuk mengerjakan tugas atas inisiatifnya sendiri .3. Permintaan , merupakan Perintah yang halus dan bijaksana : “ Bagaimana kalau ……., Tolong …….4. Perintah langsung , merupakan suatu komando : “ Kerjakan ini ……..

KESALAHAN UMUM YANG SERING TERJADI DAN MENGHAMBAT

PELAKSANAAN1. Bicara tidak tegas kepada bawahan atau

penggunaan kata-kata yang tidak sepenuhnya menyokong arti perintah tersebut .

2. Susunan Perintah tidak teratur atau sembarangan , Susunlah instruksi dalam urutan yang logis.

3. Terlalu cepat menganggap bahwa pelaksana sudah mengerti apa yang diharapkan dari dirinya , tetapi kenyataan pelaksana belum mengerti tugasnya .

BRIEFING

PENYAMPAIAN INFORMASI SECARA

RINGKAS PADAT DAN TEGAS

SEBAGAI MEDIA

KOMUNIKASI

BRIEFING

NEGOSIASI DIPERSIAPKAN DIRENCANAKAN

DIFOKUSKAN

BRIEFING

Briefing dapat di definisikan sebagai bagian dan jenis RAPAT yang mengutamakan penyampaian informasi secara ringkas , Padat, dan tegas dalam waktu relatif singkat ,Tidak dianjurkan sering-sering melakukan Briefing , karena jika disampaikan panjang lebar sama dengan berpidato .

BRIEFING

Prinsip sederhana dalam Briefing1. Pemimpin rapat harus menguasai betul informasi yang akan disampaikan

2. Penyampaian informasi harus singkat, tepat dan padat.

3. Pemberi Briefing harus mengecek ( rekonfirmasi ) kepada peserta tentang pesan/informasi tersebut.

4. Melakukan proses memperkuat komitmen untuk menjalankan pesan itu.

CONTOH BRIEFING• Seorang Ka.Bid.Adm & Keuangan

telah memutuskan kepada setiap pengawas agar menginformasikan kepada segenap bawahannya :• a. Sebelum meninggalkan kantor pasti

kan bahwa, seluruh pintu, jendela,

laci, lemari sudah terkunci .

b. Pastikan komputer dan printer sudah

dimatikan ( tidak ON ) .

c. Tidak ada dokumen perusahaan yang

masih tercecer atau tidak tersimpan .