Panduan Membuat Risalah

Panduan pembuatan Risalah

Profil Risalah

Group Perusahaan :

Divisi / Dept :

Nama Kelompok :

Fasilitator :

QC Leader :

Anggota :

HUBUNGAN PM/AM dgn QCP

ACTIVITY PLAN

DEPARTMENT

POLICY MANAGEMENT

DIVISION

ACTIVITY SECTION

TEAM : QCP

TO PROMOTE A PRODUCT QMP IN ORDER TO HAVE

AN EFFICIENT BUSINESS PROCESS

PROCESS SIMPLIFICATION

& AUTOMATION

INCREASE EMPLOYEE SATISFACTION &

SIMPLIFY PROCESS

TEMA Q C P

QCC/QCP dibentuk :

Periode Kegiatan :

Risalah/Tema :

Jumlah Pertemuan :

Rata-rata waktu :

Rata-rata Kehadiran :

Tema QCC/QCP Tema QCC/QCP/SS

Manager/Dep Head

Customer Service Manager

SOM Head ADM Manager

Secretary

Jadwal kegiatan QCC/QCP

Langkah 1 Menentukan Tema/Masalah yang akan diselesaikan Tool : Pareto Diagram

135

50 40

25 10

51,92%

71,15%

86,54%

96,15% 100,00%

0,00%

10,00%

20,00%

30,00%

40,00%

50,00%

60,00%

70,00%

80,00%

90,00%

100,00%

0

50

100

150

200

250

300

Over DT 3 Hrs

Response Time

Cost of Revenue

Spare Part Speedy

Value

Kumpulkan daftar/list problem yang ada, lalu buat datanya dan gambarkan dalam grafik Pareto Diagram

Dari Pareto diagram ini terlihat bahwa problem Over DT 3 Hrs adalah yang paling tinggi, maka Team sebaiknya mengambil Tema ini sebagai proyek Improvement (QCC).

Dalam menetukan target Harus SMART

Specific : Jelas dan fokus

Measurable : Terukur misalnya Jam, Rupiah dll

Attainable : Dapat dicapai Target tsb

Reasonabe : Masuk akal, bukan target yang tidak mungkin dicapai

Timebound : Ada batas waktu pencapaian target tsb.

Dalam menentukan Target sebaiknya mengacu kepada salah satu dari :

3C Company Customer Competitor

Langkah 2 Menentukan Target Improvement

Langkah 3 Mencari akar penyebab masalah Root Cause Analisys (R C A )

Methode yang paling umum dipakai untuk mencari akar permasalahan adalah :

Brainstorming

5 Whys Analisys

Fishbone Chart

Brainstorming Brainstorming adalah cara mengeluarkan seluruh ide atau gagasan Anda tanpa harus dikritisi terlebih dahulu. Tanpa dikritisi, gagasan Anda akan mengalir sebanyak-banyaknya

Brainstorming dalam kelompok Brainstorming juga sangat baik dilakukan dalam kelompok. Anda bisa menyediakan lembaran post-it dan meminta para anggota kelompok menuliskan gagasan mereka dengan cepat, satu kertas untuk setiap ide. Selanjutnya tempelkan post-it itu ke papan tulis atau ke dinding.

Contoh ide brainstorming pada post it note

Langkah 3 Mencari akar penyebab masalah Tool : Fishbone Chart

Fishbone diagram (diagram tulang ikan — karena bentuknya seperti tulang ikan) sering juga disebut

Cause-and-Effect Diagram atau Ishikawa Diagram diperkenalkan oleh Dr. Kaoru Ishikawa, seorang

ahli pengendalian kualitas dari Jepang, sebagai satu dari tujuh alat kualitas dasar (7 basic quality

tools). Fishbone diagram digunakan ketika kita ingin mengidentifikasi kemungkinan penyebab

masalah (root cause).

Cara mencari akar permasalahan(Root Cause) adalah :

1.Lakukan Brain storming untuk mengumpulkan ide ide penyebab dengan menggunakan post it

note.

2.Kumpulkan seliruh ide tsb dan pisahkan yang ada korelasi dengan akibat/masalah

3. Masukkan ide ide tsb ke dalam fishbone chart diagram.

4. Gunakan methode 5 why’s analisys untuk menentukan root cause (bertanya 5 kali mengapa....

Mengapa... Sampai tidak terurai lagi maka jawaban yang terakhir adalah root cause)

Langkah 3 Mencari akar penyebab masalah Tool : Fishbone Chart

Suatu tindakan dan langkah improvement akan lebih mudah dilakukan jika masalah dan akar penyebab masalah sudah ditemukan. Manfaat fishbone diagram ini dapat menolong kita untuk menemukan akar penyebab masalah secara user friendly, tools yang user friendly disukai orang-orang di industri manufaktur di mana proses di sana terkenal memiliki banyak ragam variabel yang berpotensi menyebabkan munculnya permasalahan.

Contoh Fishbone Diagram

Contoh cara menggunakan Fishbone Chart dengan methode Brainstorming dan 5Whys Analysis

By Bakri Batubara

pada contoh diatas ditemukan yang menjadi root cause dari faktor manusia adalah “ punya penyakit insomnia” Lakukan cara yang sama untuk menemukan root cause dari faktor Mesin, Metode, Material dan Env. Jika ada. Jika semua Root Cause telah ditemukan, langkah selanjutnya adalah langkah 4 merencanakan perbaikan. Masukkan seluruh root cause yang ditemukan pada step 3 ini ke step 4 untuk merencanakan perbaikan.

Langkah 4 Rencana Perbaikan

Tools :5W2H

Root Cause

What Why Where When Who How How much

Punya penyakit Insomnia

Insomnia hrs segera di lakukan pengobatan agar ybs dapat istirahat dengan normal

Jika kurang tidur berakibat kurang istirahat dan bangun selalu kesiangan

Pada diri (PIC) ybs

Periode 2011 hingga pertengahan 2012 ini. Segera dalam bulan Nop 2012

Badu bin Polan

Melakukan pemeriksaan intensive ke dokter spesialis dan minta MCU lengkap dan ikuti teraphy sesuai arahan/nasihat dokter

Estimasi : Konsul dokter spesialis 4 x100.000 = Rp.400.000 Laboratorium 2 x 300.000 = 600.000 Obat obatan 800.000 Total Rp.1.800.000,-

Contoh langkah 4 Rencana perbaikan dengan menggunakan tool 5W2H. Jika pada step 3 ditemukan 4 atau 5 root cause, maka semua root cause tsb dimasukkan ke step 4 ini. Kolom “How” adalah langkah yang akan dilakukan untuk memperbaiki Root Cause tsb. Semua yang ada di kolom ‘How” dimasukkan ke step 5 untuk dilakukan perbaikan.

Langkah 5 Implementasi Perbaikan

Kegiatan Tanggal pelaksanaan

PIC Target kegiatan

Mencari Informasi tentang Insomnia di internet

10 Oktober 2012 Badu Bin Polan

Maksimal 1 hari dapat info

Mencari Dokter (RS) yang bagus untuk konsul masalah Insomnia


Maksimal 1 hari dapat info

Konsultasi dengan Dokter spesialis masalah insomnia


Mulai teraphy

Ikuti Therapy sesuai dengan rekomendasi dokter


Sembuh dari penyakit Insomnia

Pada langkah 5 tidak ada tool khusus yang dibutuhkan, hanya job deskripsi/ work instruction yang detail saja.

1. Te

rap

hy In

som

nia

Langkah 6 Meneliti hasil perbaikan

Hasil nyata dari sebuah improvement adalah adanya perubahan kondisi sebelum perbaikan dan setelah perbaikan. Untuk melihat hal tsb gunakan tool yang sama dengan tool yang digunakan pada saat menentukan target (step2 ) agar perbedaan setelah perbaikan jelas terlihat.

1. Pemeriksaan hasil dengan menggunakan tolok ukur yang sama (tool, satuan, periode waktu)/ Dengan

demikian kondisi sebelum dan sesudah perbaikan akan mudah dipahami. 2. Evaluasi juga efek efek samping yang muncul baik dalam bentuk QCDSM. 3. Buat ringkasan tentang keuntungan tangible maupun intangible yang dihasilkan dari proyek ini. 4. Bila hasil perbaikan kurang memuaskan atau belum sesuai target yang dinginkan, perikasa kembali apakah ada

root cause atau rencana penanggulangan yang belum maksimal (kembali ke step 3,4 atau5)

Membandingkan sebelum dan sesudah perbaikan dengan Pareto Dari contoh ini terlihat bahwa kondisi setelah perbaikan problem turun sebesar 40%

40% Impact Thema

60%

Langkah 7 Standarisasi

Jika hasil perbaikan telah sesuai dengan yang ditargetkan, maka langkah langkah perbaikan tsb menjadi standard/SOP kerja baru. Kegunaan dari standarisasi adalah untuk mencegah masalah/problem yang sama terulang kembali. Bila pekerjaan dilakukan oleh pelaksana baru, dengan adanya standarisasi tsb menjadi acuan bagi pelaksana baru tsb untuk menjalankan proses kerja sesuai dengan standard baru tsb. Standarisasi ini harus sepengetahuan Manajer/Dept Head terkait.

Langkah 8 Rencana Perbaikan berikutnya.

Untuk menjaga kelangsungan Group QCC/QCP yang telah dibentuk dan agar aktifitas perbaikan/peningkatan (work place vitality) dilokasi kerja terus berjalan, maka tema berikut harus segera dibentuk menjelang periode tema sebelumnya selesai.

Panduan Membuat Risalah

Documents