Home >Documents >Panduan Aplikasi Stok Excel

Panduan Aplikasi Stok Excel

Date post:16-Dec-2015
Category:
View:33 times
Download:9 times
Share this document with a friend
Description:
Aplikasi Stock Excel
Transcript:
  • www.xclmedia.com

    Aplikasi Persediaan dengan Excel

    1

  • www.xclmedia.com

    Aplikasi Persediaan dengan Excel

    2

    PENDAHULUAN

    Laporan persediaan merupakan informasi penting dalam pengelolaan persediaan,Informasi penting yang harus ada dalam laporan persediaan di antaranyainformasi barang masuk, barang keluar dan saldo akhir. Melalui informasitersebut bisa dianalisa perputaran sebuah barang dalam persediaan. Semakinbanyak barang yang keluar, maka semakin bagus perputaran barang tersebut.

    Untuk menghasilkan sebuah laporan persediaan perlu adanya sebuah sistematau aplikasi. Sistem yang kami bangun menggunakan Excel, karena kamipandang Excel paling banyak digunakan orang. Sistem ini sangat sederhana,namun cukup mewailik untuk menghasilkan laporan persediaan, meliputiinformasi barang masuk, barang keluar dan saldo akhir. Metode hargapokok yang digunakan menggunakan sistem harga pokok rata-rata, yakniperhitungan berdasarkan harga pokok saldo awal dan harga pokok barang yangmasuk. Jika digambarkan ke dalam sebuah perumusan sebagai berikut.

    APLIKASI PERSEDIAANDENGAN EXCEL

    Selanjutnya nilai hpp tersebut digunakan untuk hpp barang keluar (penjualan)dan hpp saldo akhir persediaan.

  • www.xclmedia.com

    Aplikasi Persediaan dengan Excel

    3

    CARA PENGGUNAAN APLIKASI PERSEDIAAN

    Penggunaan aplikasi persediaan ini cukup mudah karena sistemnya dibanguncukup sederhana. Dengan beberapa halaman yang singkat ini, kami pastikananda akan bisa memahami dan menerapkannya dengan baik.

    1. Isi terlebih dulu identitas pada sheet "Menu"- Nama Perusahaan- Laporan Bulan- Tahun

    Sebagai contoh, misal PT. Media Komputer akan membuat membuat laporanpersediaan berdasarkan transaksi persedian bulan Januari 2007. Berdasarkaninformasi tersebut apabila diisi ke dalam sheet "Menu" sebagai berikut

  • www.xclmedia.com

    Aplikasi Persediaan dengan Excel

    4

    2. Selanjutnya menyiapkan daftar barang yang memuat kode barang, namabarang, unit dan harga pokok barang. Misal PT. Media Komputamamemiliki daftar barang berdasarkan saldo barang pada tanggal 31 Desember2006 sebagai berikut.

    Berdasarkan data tersebut inputlah kode barang dan nama barang kedalam sheet "Daftar" sebagaimana gambar berikut.

  • www.xclmedia.com

    Aplikasi Persediaan dengan Excel

    5

    Tambahkan data pada kolom Limit Stok, yakni sebagai informasi batasstok terendah. Informasi tersebut akan muncul di sheet "Laporan" apabilajumlah unit stok bersaldo sama dengan nilai limit stok tersebut, yang akanmuncul dalam bentuk baris stok berwarna hijau.

    3. Berdasarkan data daftar barang PT. Media Komputer di atas, input pulasaldo awal barang ke dalam sheet "Saldo". Pengisian data dilakukan secaramanual kecuali kolom "Nama Barang" dan "Jumlah" yang merupakankolom sel-sel rumus fungsi.

    - Isilah kode barang berdasarkan kode barang yang ada pada sheet "Daftar".Bisa dilakukan dengan cara meng-copy kode barang sheet "Daftar" kedalam sheet "Saldo", maka kolom "Nama Barang" akan menyesuaikandengan masing-masing kode.

    - Lengkapi pula kolom "Unit" dan "Hpp", maka kolom "Jumlah" akanmenghitung jumlah harga barang berdasarkan perkalian antara unit danhpp barang.

  • www.xclmedia.com

    Aplikasi Persediaan dengan Excel

    6

    4. Lengkapi sheet "Laporan" pada kolom "Kode" sehingga data-data yangdiinput melalui sheet Saldo Awal, Keluar dan Masuk dapat ditampilkan kedalam sheet "Laporan" sesuai dengan masing-masing kode barang.

    5. Lengkapi data supplier atau pemasok tetap barang ke dalam sheet "Sup-plier". Data ini sebagai database pemasok yang nantinya dapat tampilkandalam sheet "Masuk" untuk melengkapi data pembelian. Pengisian data inidilakukan secara manual untuk semua kolom.

  • www.xclmedia.com

    Aplikasi Persediaan dengan Excel

    7

    6. Lengkapi pula data customer atau pelanggan tetap ke dalam sheet "Cus-tomer". Untuk customer umum buatlah data "customer cash" yang bisadigunakan untuk data customer secara umum. Data ini sebagai databasepelanggan yang nantinya dapat tampilkan dalam sheet "Keluar" untukmelengkapi data penjualan. Pengisian data ini dilakukan secara manual untuksemua kolom.

    7. Sheet "Masuk" untuk mengisi penerimaan barang, bisa berupa pembeliauatau retur barang. Untuk setiap transaksi diisi secara lengkap pada tiap-tiapbaris.

    Sebuah faktur pembelian biasanya memuat beberapa item barang, makadalam sheet Masuk semua item tersebut harus diisi pada tiap-tiap barissecara lengkap. Kolom-kolom yang harus diisi adalah kolom Tanggal, Bukti,Keterarangan, Kode Suplier (dropdown list), Kode Barang (dropdownlist), Unit dan Hpp. Untuk kolom Nama Supplier dan Nama Barang akanterisi secara otomatis sesuai dengan kolom kode di samping kirinya.

  • www.xclmedia.com

    Aplikasi Persediaan dengan Excel

    8

    Sheet "Masuk" adalah sebagai sumber data atau database yang akan diolahke dalam sheet "Laporan".

    8. Sheet "Keluar" untuk mengisi barang keluar atau penjualan. Setiap transaksipenjualan harus diisi secara lengkap pada tiap-tiap baris sebagaimana padasheet "Masuk". Kolom-kolom yang diisi adalah kolom Tanggal, Bukti,Keterarangan, Kode Customer (dropdown list), Kode Barang (dropdownlist), Unit dan Harga Jual. Untuk kolom Nama Customer dan NamaBarang akan terisi secara otomatis sesuai dengan kolom kode di sampingkirinya.

  • www.xclmedia.com

    Aplikasi Persediaan dengan Excel

    9

    Sheet "Keluar" adalah sebagai sumber data atau database yang akan diolahke dalam sheet "Laporan". Disamping itu sebagai database untuk membuatfaktur di sheet "Faktur".

    9. Sheet "Laporan" memuat informasi mutasi unit barang berupa saldo awal,masuk, keluar dan saldo akhir. Nilai unit saldo awal bersumber daridatabase saldo awal di sheet "Saldo", nilai unit masuk bersumber dari data-base barang masuk di sheet "Masuk", dan nilai unit keluar bersumber daridatabase barang keluar di sheet "Keluar". Sedangkan nilai unit saldo akhiradalah selisih dari unit saldo awal, masuk dan keluar.

    Nilai Hpp dirumuskan berdasarkan sistem metode rata-rata sehinggamenghasilan nilai hpp stok rata-rata.

    10. Sheet "Faktur" adalah form faktur penjualan berdasarkan data yang sudahdiinput ke dalam database penjualan atau sheet "Keluar". Untukmenampilkan sebuah faktur ketikkan kode faktur ke dalam kotak "Kode"sesuai dengan kode faktur yang ada dalam database penjualan yang inginditampilkan..

  • www.xclmedia.com

    Aplikasi Persediaan dengan Excel

    10

    MENAMBAH BARIS DATA DAN LAPORAN

    Untuk menambah baris data atau baris laporan, langkahnya cukup sederhana

    - Sisipkan terlebih dulu baris yang akan ditambah di antara baris-baris yangsudah ada dan jangan diluar baris untuk menghindari tidak terbacanya sebagianrumus. Perintahnya sebagaimana perintah penyisipan baris di Excel, blokterlebih dulu beberapa baris yang akan ditambah, lalu gunakan menu Insert> Row.

    - Selanjutnya isikan rumus-rumus pada baris baru yang masih kosong denganrumus-rumus yang ada di baris atas atau di bawahnya.

    Untuk sheet "Keluar" terdapat rumus yang disembunyikan (di-hide) padakolom sebelah kiri. Untuk membukanya klik tanda + (plus) pada kiri atastabel. Setelah terbuka lihat sel-sel rumus yang masih kosong (setelahmenyisipkan baris). Copy-lah sel-sel yang masing kosong tersebut denganrumus di atas atau di bawahnya.

  • www.xclmedia.com

    Aplikasi Persediaan dengan Excel

    11

    Sedangkan untuk sheet "Faktur" rumus pada kolom "Nomor" harus terurutnomor-nomornya, jangan sampai terputus atau loncat urutannya. Copy-kansel-sel di atasnya dari nomor baris pertama hingga nomor baris terakhir agarnomor-nomor tersebut berurut kembali.

  • www.xclmedia.com

    Aplikasi Persediaan dengan Excel

    12

    MEMBUAT LAPORAN BULAN BERIKUTNYA

    Aplikasi persediaan hendaknya digunakan hanya untuk laporan perbulan denganmaksud untuk menghindari data yang terlalu banyak yang akan berpengaruhkepada kinerja Excel. Untuk membuat laporan berikutnya, lakukan langkah-langkah berikut :

    1. Copy file laporan sebelumnya dan beri nama file sesuai dengan nama bulanuntuk memudahkan identitas file. Misal file laporan sebelumnya bulanJanuari, lalu di-copy filenya dan ganti nama filenya menjadi file bulanFebruari.

    2. Buka file bulan Februari, lalu kosongkan data-data pada sheet Saldo, Masukdan Keluar.

    3. Pindahkan laporan saldo terakhir pada file sebelumnya dari sheet "Laporan"menjadi saldo awal bulan di file berikutnya pada sheet "Saldo" secara manual.Nilai saldo yang dipindahkan meliputi Unit dan Hpp yang akan dijadikansebagai saldo awal bulan berikutnya. Cara pemindahan yang cepat dengancara meng-copy dan gunakan perintah Copy > Paste special dan pilihValue. Karena data yang di-copy berupa rumus, maka agar dapat di-copydan dirubah menjadi value (text) dan bukan rumus, maka menggunakanperintah tersebut.

  • www.xclmedia.com

    Aplikasi Persediaan dengan Excel

    13

    4. Isikan transaksi baru ke dalam sheet "Masuk" dan sheet "Keluar" file bulanFebruari.

    5. Dan seterusnya.

  • www.xclmedia.com

    Aplikasi Persediaan dengan Excel

    14

    PENUTUP

    Demikian panduan singkat ini kami tulis untuk membantu penggunaan danpenerapan Aplikasi Persediaan dengan Excel yang kami buat, sehingga akanlebih mudah untuk dipahami dengan baik.

    Panduan ini cukup singkat, namun penjelasannya sudah cukup memadai denganpendekatan contoh kasus yang bisa mewakili penerapan kasus-kasus yang adadi lapangan.

    Demikian dari kami, semoga panduan ini bermanfaat, kritik dan saranmembangun kami harapkan dari para pembaca atau pemakai AplikasiPersediaan dengan Excel ini, sehingga nantinya dapat kami kembangkan lagimenjadi lebih sempurna.

    Penulis danPembuat Program

    Syarifudd

Click here to load reader

Reader Image
Embed Size (px)
Recommended