P e r p u s t a k a a n U K I K O N T A K

K O N T A K :P e r p u s t a k a a n U K I( 0 2 1 ) 8 0 9 2 4 2 5E x t : 3 2 3 3 - 3 2 3 4

Jalan Mayjen Sutoyo No.2, Cawang, Jakarta Timur 13630

KATA SAMBUTAN

KEPALA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS KRISTEN INDONESIA

Puji syukur kita panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala kasih, penyertaan, dan

pemelihaaran yang telah diberikan kepada perpustakaan UKI. Buku pedoman ini berisi

mengenai pengelolaan repository institusi UKI dari pengolahan sampai dengan proses

publikasi serta tata cara mengaksesnya. Repository adalah salah satu wadah atau sarana

penyimpanan data karya ilmiah digital secara online yang bisa diakses oleh semua orang

melalui akses internet untuk mendapatkan berbagai informasi. Peningkatan publikasi karya

ilmiah sivitas akademika UKI dapat meningkatkan rating sitasi setiap sivitas akademika UKI

sehingga dapat meningkatkan nilai tambah untuk institusi tersebut.

Kami mengucapkan terima kasih kepada rekan-rekan pustakawan UKI yang senantiasa

memberikan dukungan kepada kami. Tanpa dukungan Bapak/Ibu sekalian dan kerja keras tim

penyusunan pedoman penggunaan Repository (EPrints) di Perpustakaan UKI, maka pedoman

ini sulit terealisasi.

Buku pedoman ini harus terus dikembangkan sesuai dengan perkembangan (EPrints). Kami

menyadari dengan segala kekurangannya maka buku pedoman ini perlu disempurnakan

dimasa yang akan datang.

Jakarta, 01 September 2015

Rondang R. Damanik, S.Hum

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Repository institusi banyak diterapkan di perguruan tinggi karena sejalan dengan kaidah perguruan

tinggi yaitu tri dharma perguruan tinggi. Menjalankan tri dharma perguruan tinggi mengharuskan

setiap sivitas akademika untuk menghasilkan karya intelektual seperti skripsi, modul bahan ajar,

artikel ilmiah dan lain-lain. Kesadaran pengelola perpustakaan untuk meningkatkan repository

institusi agar dapat menambah nilai lebih dari suatu institusi . Nilai lebih ini antara lain adalah berbagi

ilmu pengetahuan, promosi hasil karya ilmiah, nilai pelestarian dan juga peringkat repository institusi.

Aplikasi pengelolaan repository adalah perangkat lunak yang dirancang berdasarkan standar metadata,

fitur dan directory untuk mendukung proses pengelolaan repository institusi. EPrints adalah

perangkat lunak berbasis web untuk mendukung proses pengelolaan materi repository institusi.

Banyaknya pengguna aplikasi pengelolaan repository (EPrints) menjadi salah satu latar belakang

perpustakaan UKI menggunakan aplikasi EPrints. Fitur EPrints yang begitu simpel dan sederhana

dan dapat diatur sesuai dengan kebutuhan institusi.

Materi Pokok

Eprints adalah perangkat lunak berbasis web untuk mendukung proses pengelolaan

materi repositori institusi. Eprints Universitas Kristen Indonesia merupakan repository yang

menyimpang berbagai artikel , Bagain buku, Monografi, Item Konferensi atau Lokakarya,

Buku, Tesis, Paten, Artefak, Komposisi, Vidio, Audio, gambar, sumber pengajaran,

himpunan data dll, yang dibuat oleh segenap civitas akademika Universitas Kristen

Indonesia agar dapat digunakan dalam mendukung Tridarma Perguruan Tinggi

Langkah-langkah Penggunaan Eprints:

1. Login Repository UKI

untuk dapat mengakses repository UKI kita harus masuk ke website Perpustakaan UKI

(http://perpustakaan.uki.ac.id/), dengan langkah –langkah berikut ini :

1. Pilih repository Universitas Kristen Indonesia (http://repository.uki.ac.id/) seperti di

bawah ini :

Gambar 1.1 Halaman utaman repository UKI

2. Klik pada “Login” pada bagian kiri atas tampilan menu utama, dan selanjutnya anda

akan melihat tampilan seperti berikut ini:

Gambar 1.2 Halaman login repository UKI

Pada tampilan tersebut, ketikkan Username dan Password anda, kemudian klik Login,

dan tampilan yang akan muncul adalah tampilan manage deposit.

2. Proses Entri Repository UKI

Gambar 2.1 Menu manage deposite repository UKI

Tampilan tersebut merupakan tahapan yang berfungsi untuk proses input data yang akan

di upload. Materi tersebut berupa file yang berisi naskah, dokumen karya ilmiah, skripsi,

penelitian, tesis, dan sebagainya, yang dapat berupa format teks, gambar, video, audio, dan

lain-lain. Klik pada New Item. Tampilan yang akan anda lihat adalah seperti berikut ini:

2.1 Edit item type – Repository UKI

Gambar 2.2 Halaman Pilih item type pada Repository UKI

Pada tampilan tersebut , klik pada pilihan yang sesuai dengan materi yang akan anda

entry, kemudian klik Next. Kemudian anda akan masuk pada halaman seperti berikut

ini:

2.2 Edit item Upload – Repository UKI

Gambar 2.3 Halaman Upload file pada Repository UKI

Pada halaman ini pilih file yang akan kita upload dengan cara klik Browse, kemuadian

klik nama file dari dokumen yang disimpan , klik Upload, kemudian klik Next. Setelah

itu, akan muncul tampilan seperti berikut ini:

2.3. Edit item Details – Repository UKI

Halaman detail adalah proses entry detail dari file yang sudah diupload sebelumnya.

Pada tab detail ini terdapat banyak field–field yang memberikan detail pada file . Pada

setiap file type memiliki field yang berbeda, namun pastikan mengisi field yang

memiliki tanda bintang agar file dapat diproses ke proses selanjutnya.

Berikut adalah contoh field pada item type article :

Gambar 2.4. Halaman Detail pada Repository UKI

Pada gambar 2.4. terlihat tampilan yang merupakan proses pengisian detail dari file

yang anda entry.

Rincian:

1. Title (Diisi dengan judul artikel atau file )

2. Abstract (Diisi dengan abstrak dari artikel tersebut)

3. Creators (Diisi dengan nama dari penulis artikel, dengan nama di balik)

4. Corporate Creators (Diisi instansi “Universitas Kristen Indonesia”)

5. Contributors (Diisi dengan nama pembimbing pada saat entri type Thesis)

6. Divisions (Klik pada pilihan fakultas dan prodi yang sesuai, khusus untuk Entri

Type Thesis)

7. Lokasi (Pilih lokasi, jika Thesis, pilih Perpustakaan pusat dan jika yang lainnya

pilih lainnya)

8. Publication Details (Pada bagian ini, tiap item type memiliki field yang berbeda

namun yang harus diisi adalah yang bertanda bintang untuk dapat melanjutkan ke

tahap berikutnya. Untuk kolom yang lain berfungsi sebagai data pelengkap). Field

yang harus di isi :

Refereed: Pilih Yes, this version has been refereed.

Status: Jika ingin artikel ingin di publis lewat repository perpustakakan UKI,

maka pilih Published, jika tidak maka pilih Unpublished

Journal or Publication Title: isikan nama jurnal dari artikel tersebut

ISSN: isikan ISSN dari artikel tersebut

Publisher: Isiskan Penerbit dari artikel tersebut

Official URL: Isikan URL halaman utama jurnal yang pertama dipublikasi

Volume: isiskan volume keberapa artikel tersebut

Number: isikan nomor keberapa artikel tersebut

Page Range: isikan halaman keberapa artikel tersebut

Date: Isikan Tahun , Bulan dan tanggal terbitnya artikel tersebut

Date Type: Pilih Publication

Identification Number: Masukaan DOI

Related URLS: Isikan URL jurnal yang pertama mempublikasikan (hasil

halaman untuk mendownload artikel)

2.4. Edit item Subject – Repository UKI

Gambar 2.5. Halaman Subject pada Repository UKI

Pada gambar 2.5, klik pada Add sesuai dengan kategori artikel anda. Anda dapat

memilih lebih dari 1 subjek untuk kategorisasinya yang disesuaikan dengan isi atau

pembahasan di artikel atau file yang anda upload. Selanjutnya, klik Next, dan tampilan

yang akan muncul adalah seperti berikut ini

2.5. Deposit item file – Repository UKI

Gambar 2.6. Halaman Deposit item pada Repository UKI

Pada gambar 2.6, klik pada Deposit Item Now, kemudian klik Next, dan tampilan yang

akan muncul adalah sebagai berikut:

Gambar 2.7 Halaman view item pada repository UKI

Pada gambar 2.7, klik pada Move to Repository, dan tampilan yang akan muncul

adalah sebagai berikut:

Gambar 2.8. Halaman Item Saved pada Repository UKI

Pada gambar 2.8, anda dapat melihat contoh tampilan hasil dari seluruh rangkaian

proses yang telah dilakukan sebelumnya.

Rincian:

a. Details (Untuk melihat hasil dari proses entry)

b. Summary (Untuk melihat judul, abstrak, dan bagian-bagian lainnya dari file yang

diupload yang disebut dengan metadata)

Gambar 2.9. Halaman manage deposit repository UKI

Pada tampilan seperti pada gambar 2.9 merupakan contoh setelah file anda ter-upload.

Pada tabel deposit tersebut telah terlihat file yang telah anda upload tadi. Namun file

tesebut belumlah terpublish di web repository UKI. Dapat dilihat pada kolom

seacrhing, dimana belum munculnya database yang di upload. Maka lakukan langkah

selanjutnya agar database muncul.

3. Admin – Repository UKI

Gambar 3.1. Halaman System Tools

Pada gambar 3.1, klik pada Regenerate Views dan tampilan yang akan muncul adalah

sebagai berikut:

Gambar 3.2. Halaman Successfully set views to regenerate.

Gambar 3.3. Halaman Config Tools

Pada gambar 3.3, klik Reload Configuration dan tampilan yang akan muncul adalah

sebagai berikut:

Gambar 3.4. Halaman Repository configuration reloaded

4. Pencarian

PENUTUP

4.1 Browse by Year

4.2 Browse by Subject

4.3 Browse by Division

4.4 Browse by Author

4.5 Browse by Type

PENUTUP

Pengelolaan repository institusi yang baik diharapkan dapat meningkatkan nilai tambah bagi

sivitas akademika maupun UKI sendiri sehingga proses tri dharma perguruan tinggi dapat

berjalan dengan baik efektif dan efisien. Penerapan EPrints untuk pengelolaan repository

institusi juga diharapakan dapat mengintegrasikan seluruh sumber daya pengetahuan yang

ada di dalam koleksi perpustakaan.

Aplikasi EPrints mudah digunakan dalam hal pertukaran data, ramah dengan beberapa mesin

indeks yang familiar di Indonesia seperti Google Schoolar diharapkan dapat meningkatkan

animo publik untuk mengakses perpustakaan. Apabila hal ini terus berjalan secara

berkelanjutan, maka akan terbentuk masyarakat pembelajar yang dalam segala hal selalu

berpangku pada data dan fakta.