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ORIENTACIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL PAO · Excel para registrar dicho plan anual operativo. ... cuenta las lecciones aprendidas y establecer ... Para diligenciar el formato FGS01

Sep 29, 2018

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ORIENTACIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL PAO

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Con el propósito de proporcionar a los líderes de procesos de la Fundación Universitaria Claretiana (Uniclaretiana) las orientaciones necesarias que se deben tener en cuenta para elaborar de forma eficaz y eficiente el Plan Anual Operativo (PAO) de cada vigencia, la coordinación de planeación ha elaborado la “Guía elaborando el PAO”.

También, se busca que los Planes Anuales Operativos de la Institución sean factibles, objetivos, cuantitativos y flexibles, con la finalidad de garantizar el cumplimiento de los objetivos y metas que se especifican en el Plan de Desarrollo Estratégico (PDE) de la Uniclaretiana.

Por la tanto, la guía esta estructura en tres componentes, así: ¿Qué debemos saber?, ¿Qué insumos se necesitan para elaborar el PAO? y ¿cómo diligenciar el formato FGS01 Plan Anual Operativo-PAO?, para facilitar la compren-sión de la misma al lector.

PRESENTACIÓN

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CONTENIDO

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1. ¿QUÉ DEBEMOS SABER?............................................................................................................................................3

1.1 ¿Qué son los planes?..................................................................................................................................................3

1.2 ¿Existen diferentes tipos de planes?.....................................................................................................................3

1.3 ¿Cuáles son los planes que direccionan a la Uniclaretiana?.........................................................................................3

1.4 ¿Qué es el Plan de Desarrollo Estratégico (PDE)?.......................................................................................................3

1.5 ¿Qué es el Plan Anual operativo (PAO)?.......................................................................................................................3

1.6 ¿Para qué sirve el Plan Anual Operativo-PAO?............................................................................................................3

1.7 ¿Existe algún instrumento para elaborar el PAO?.........................................................................................................4

1.8¿Dónde se consulta o adquiere el formato FGS01 Plan Anual Operativo-PAO? ........................................................4

1.9 ¿Qué principios debe cumplir el PAO?..........................................................................................................................4

2. ¿QUÉ INSUMOS SE DEBEN CONSULTAR PARA ELABORAR EL PAO?.....................................................................5

3. ¿CÓMO DILIGENCIAR EL FORMATO FGS01 PLAN ANUAL OPERATIVO-PAO?........................................................6

4. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS.............................................................................................................................11

5. CONTROL DE CAMBIOS.............................................................................................................................................11

6. APROBACIÓN..............................................................................................................................................................11

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1.1 ¿Qué son los planes? “Los planes son el diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el futuro” (Lourdes, 2013, p. 12).

Complementando lo anterior, un plan es la guía definida previamente para lograr un propósito deseado en un tiempo determinado.

1.2 ¿Existen diferentes tipos de planes?

Apoyándonos en Lourdes (2013), los planes se clasifican según el tiempo de ejecución en:

Corto plazo: Cuando se determinan para ejecutarse en un término menor o igual a un año

Mediano plazo: Son planes que alcanzan un periodo de uno a tres años.

Largo plazo: Son aquellos que abarcan un periodo superior a los tres años.

1.3 ¿Cuáles son los planes que direccionan a la Uniclaretiana?En nuestra institución tenemos los siguientes planes: Plan de Desarrollo Estratégico (PDE) Plan Anual Operativo (PAO)

1.4 ¿Qué es el Plan de Desarrollo Estratégico (PDE)?Es el documento guía de planeación de la Uniclaretiana, que contiene de forma detallada las proyecciones deseadas de la institución en materia de crecimiento y desarrollo en el mediano plazo.

1.5 ¿Qué es el Plan Anual operativo (PAO)?Es un instrumento para la planeación operativa, por medio del cual cada proceso de la UNICLARETIANA, presenta los proyectos y actividades que va a realizar en un término no superior a un año y determina los recursos que va utilizar en dicha vigencia, para dar cumplimiento a las metas previstas en el Plan de

Desarrollo Estratégico (PDE).

1.6 ¿Para qué sirve el Plan Anual Operativo-PAO?

El PAO de acuerdo a lo establecido en la Guía para el Taller de Formulación del Plan de Acción (2013), sirve para lo siguiente:

1.6.1 Organizar y programar las actividades que deben realizar los distintos procesos de la institución, para llevar a cabo los proyectos de los cuales son responsables, en cumplimiento de los objetivos del PDE.

1.6.2 Establecer por proceso de manera precisa las metas y productos específicos a obtener para cada año, de acuerdo a los programas y proyectos del PDE.

1.6.3 Programar la asignación de recursos (económicos, físicos, humanos, tecnológicos, entre otros) para cada proceso, de acuerdo con la disponibilidad de los mismos y las metas establecidas para la vigencia.

1.6.4 Establecer responsables no por proceso sino por cargo, de tal forma que se pueda solicitar una información específica sobre un proyecto en particular.

1.6.5 Fijar un cronograma de ejecución para determinar los tiempos de realización de las actividades para lograr los resultados deseados (objetivos, metas, productos, servicios).

1.6.6 Hacer seguimiento a la operación de cada proceso y a la ejecución del PDE.

1.6.7 Identificar acciones correctivas u oportunidades de mejoramiento durante la marcha de los proyectos y/o acciones.

1.6.8 Garantizar el cumplimiento de la misión institucional, y de esta manera cumplirle a la comunidad universitaria con los compromisos establecidos en el PDE.

1. ¿QUE DEBEMOS SABER?

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1.7 ¿Existe algún instrumento para elaborar el PAO?Para elaborar el PAO, se dispone del formato FGS01 Plan Anual Operativo-PAO, el cual es una plantilla en Excel para registrar dicho plan anual operativo.

1.8 ¿Dónde se consulta o adquiere el formato FGS01 Plan Anual Operativo-PAO?Para consultar o adquirir el formato FGS01 Plan Anual Operativo- PAO, se debe seguir las siguientes instrucciones:

Ingresar a la página de la Uniclaretiana (www.uniclaretiana.edu.co).

Dar clic en el acceso directo “SINCLA” ubicado al lado derecho de la página en la lista de “accesos rápidos”.

En la barra del menú principal colocar el cursor sobre la opción “Procesos”.

Situar el cursor sobre la opción “estratégicos” del menú proceso.

En el menú de “Estratégicos”, dar clic en la opción “Gestión de la estrategia”.

Buscar en la pantalla la barra “formatos” donde estará disponible el formato.

1.9 ¿Qué principios debe cumplir el PAO?El Plan Anual Operativo (PAO) debe cumplir los principios planteados por Lourdes (2013), los cuales son:Factibilidad. Los planes deben ser realizables; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad, y los resultados deben ser posibles de obtener.

Objetividad y cuantificación. Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios. Este principio,

establece la necesidad de utilizar datos, como estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos probabilísticos, modelos matemáticos y datos numéricos, al elaborar planes, con la finalidad de reducir al mínimo los riesgos y los errores. La planeación será más confiable en tanto pueda ser cuantificada, es decir, expresada en tiempo, dinero, cantidades y especificaciones (porcentajes, unidades, volumen, etc..). La cuantificación facilita la ejecución y la evaluación del progreso de los planes, es decir, el control

Flexibilidad. Al elaborar un plan siempre es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a condiciones inesperadas. El no definir "colchones de seguridad" puede ocasionar resultados desastrosos (p.16).

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2. ¿QUÉ INSUMOS SE DEBEN CONSULTAR PARA ELABORAR EL PAO?

Para elaborar el PAO debe consultarse o disponer de los siguientes insumos:

Plan de Desarrollo Estratégico (PDE): EL PDE debe consultarse debido a que contiene los proyectos, líneas de acción, indicadores y metas que deben programarse anualmente.

Cronograma Institucional y Calendario Académico: El cronograma institucional contiene la programación de los consejos y comités más relevantes de la institución; también, contiene la programación de las actividades o eventos administrativos y académicos de la UNICLARETIANA.

Así mismo, el calendario académico contiene la programación de las actividades académicas, tales como inscripciones, matriculas, inicio y finalización de clases, grados, entre otros.

Por lo tanto, los insumos mencionados anteriormente son pertinentes para armonizar las actividades que se deben programar en el PAO con la dinámica institucional, para generar condiciones favorables: como programar actividades que necesiten aprobación de los consejos superior, académico y administrativo; y efectos indeseables, tales como: programar una actividad en época de vacaciones, agendar un mesa de trabajo en una fecha donde se va a realizar un consejo administrativo o se celebra la semana institucional.

Proyección financiera: Se debe consultar la proyección financiera de la institución, con el objetivo de conocer los rubros presupuestales para invertir.

PAO de la vigencia anterior: El PAO de la vigencia anterior es necesario para tener en cuenta las lecciones aprendidas y establecer acciones más eficaces y eficientes en la próxi-ma vigencia.

Capacidad instalada: Es necesario conocer los recurso tecnológicos, logísticos, locativos y humanos de los cuales dispone la institución, con la finalizada de hacer uso eficaz y eficiente de ellos, en pro de desarrollo y crecimiento de la UNICLARETIANA.

Ahora bien, insumos como el Plan de Desarrollo Estratégico, Calendario Institucional y Académico se encuentran disponibles en la página web de la institución (www.uniclaretiana.edu.co)..

Así mismo, la coordinación de planeación de la UNICLARETIANA, esta presta para suministrar cordialmente los insumos descritos anteriormente, a través del correo [email protected].

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3. ¿CÓMO DILIGENCIAR EL FORMATO FGS01 PLAN ANUAL OPERATIVO-PAO?

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Para diligenciar el formato FGS01 Plan Anual Operativo-PAO, se debe seguir las siguientes instrucciones:

Instrucción 1: Los campos Proceso, vigencia y Líder, son esenciales para brindar una información general del PAO.

Descripción de los campos:

Proceso: Seleccionar del menú desplegable el proceso de la cadena de valor de la UNICLARETIANA, ejemplo: Gestión de la Estrategia, Gestión del Mejoramiento, Gestión de la Docencia, Gestión de la Extensión, Gestión de la Investigación, Gestión Financiera, entre otros.

Vigencia: Corresponde al año para el cual se definen las actividades que se desean ejecutar, ejemplo: 2016, 2017, 2018, …, n

Líder: Describir el cargo del líder del proceso, ejemplo: vicerrector(a) académico, vicerrector(a) administrativo y financiero, director(a) TIC, coordinador(a) de mercadeo, coordinador(a) de gestión humana, entre otros.

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Instrucción 2: Los campos No, Proyecto, Línea de Acción, Indicador y Meta, constituyen la parte estratégica del PAO, para diligenciar los campos mencionados, debe tomarse la información del Plan de Desarrollo Estratégico (PDE) de la UNICLARETIANA.

7.2.2 PROYECTOS

7.2.2.1 Cualificación DocenteCrear y establecer políticas y mecanismos que promuevan las condiciones necesarias para generar un adecuado desempeño de los profesores en todo su ámbito de influencia.

Línea de acción Indicador Línea de acción Metas

2013 2014 2015 2016 2017 Cuatrienio

0% 0% 0% 1% 0% 1%

0% 0% 0% 1% 0% 1%

0% 0% 0% 1% 2% 3%

Políticas de desarrollo profesoral elaboradas

Programas de desarrollo profesoral establecidos

Estatuto profesional creado inspirado en una cultura académica universalmente reconocida

Crear el estatuto profesional inspirado en una cultura académica universalmente reconocida

Establecer políticas y programas de desarrollo profesoral adecuados a la metodología presencial, a distancia y virtual.

Fuente: Plan Desarrollo 2014-2017 “Por la paz y la interculturalidad”. https://uniclaretiana.edu.co/plan-de-desarrollo

A continuación, se ilustra un fragmento del Plan de Desarrollo Estratégico de la Uniclaretiana donde se describe el proyecto “Cualificación Docente”, el cual pertenece al proceso gestión de la docencia, esto con el objetivo explicar el diligenciamiento de los campos mencionados.

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Instrucción 3: Los campos Actividad, Responsable, Producto/entregable, Recursos, Costos, Fecha y Cronograma, constituyen la parte operativa del PAO, para diligenciar dichos campos debe tenerse en cuenta el numeral 1.7 ¿Qué principios debe cumplir el POA? descrito anteriormente, con el propósito de evitar incumplimientos en la ejecución del PAO.

No: Asignar un número consecutivo de dos (2) dígitos al proyecto iniciando con 01.

Proyecto: Registrar el nombre del proyecto referenciado en el Plan de Desarrollo Estratégico (PDE).

Línea de Acción: Diligenciar la línea de acción descrita en el proyecto.

Indicador: Escribir el indicador asignado a la línea de acción.

Meta: Consignar el valor cuantitativo de la meta asignada al indicador.

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Actividad: Definir la acción que se planea ejecutar; estas actividades deben estar enfocadas hacia el cumplimiento de las metas de la vigencia.

“Actividad que se diseñe y aplique sin saber ni por qué ni para qué, es decir, sin estar pensada para contribuir de manera específica a lograr algún(os) objetivo(s) organizacional(es), no pasará de ser mero activismo sin valor” (Aljure, 2015).

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GGS-01;V: 01Descripción de los campos:

Ponderación %: Asignar a cada actividad el porcentaje de su ponderación; lo anterior, es el resultado de dividir 100% entre el número total de actividades para cumplir una meta.

Es decir, para nuestro ejemplo se proyectó la meta de crear el estatuto profesoral Ahora bien, continuando con el ejemplo se tiene que para cumplir la meta de crear el estatuto profesoral se necesita desarrollar cinco (5) actividades, por lo tanto, se divide (100%)/5 obteniéndose una ponderación de 20% para cada actividad.

Responsable: Describir el cargo del colaborador que ejecutara la actividad, ejemplo: vicerrector (a) académico, vicerrector (a) administrativo y financiero, director (a) TIC, coordinador (a) de mercadeo, entre otros.

Producto/ entregable: Definir el resultado de la actividad (producto).

Recursos: Determinar los recursos (humanos, tecnológicos, logísticos, entre otros) necesarios para ejecutar la actividad programada.

Costos: Registrar en caso de que aplique el valor en pesos colombianos de los recursos financieros necesarios para ejecutar la actividad programada.

Fecha: Determinar la fecha de inicio y finalización de la actividad.

Cronograma: Según la fecha de inicio y finalización de la actividad, se debe resaltar en color amarillo el cronograma.

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Instrucción 3: El campo estado, permite al líder de proceso seleccionar en el menú desplegable de la celda la opción: Sin iniciar, En desarrollo y Terminada, con el propósito de llevar un control de las actividades programas en el PAO.

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4. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Lourdes, M. (2013). Planeación Estratégica. México: TRILLAS.

5. CONTROL DE CAMBIOS

6. APROBACIÓN

Aljure, A. (2015). El plan estratégico de comunicación: método y recomendaciones prácticas para su elaboración. Barcelona: Editorial UOC.

Castro, R. (2003). Guía para el Taller de Formulación del Plan de Acción. Obtenido de ESAP: http://cdim.esap.edu.-co/BancoMedios/Documentos%20PDF/observa-torio%20de%20pol%C3%ADticas%20p%C3%BAblicas-gu%C3%ADa%20para%20el%20taller%20de%20articulaci%C3%B3n%20plan%20-%20presupuesto-(9%20p%C3%A1g%20-%20193%20kb).pdf

Versión Modificó Aprobó Fecha Naturaleza del cambio

Elaboró / Modificó Cargo

Cargo

Cargo

Firma Fecha

Firma Fecha

Firma Fecha

Luis Alfonso Vitola Negrete Coordinador de Planeación Es físico 07/09/2016

RevisóComité de Calidad

Comité de Calidad

N/A

N/A

AprobóActa Nº010

Acta Nº010

21/09/2016

21/09/2016

Vigente a partir de: 7 /12 / 2016