BAB 1PENDAHULUAN
Manajemen obat dan alat kesehatan adalah salah satu unit yang
penting dalam sebuah institusi pelayanan kesehatan. Manajemen
mengenai obat dan alat kesehatan yang baik dapat menghindarkan dari
hal-hal seperti, dokter tidak tahu obat apa yang akan diberikan,
memberikan obat-obatan yang terlalu banyak, menggunakan obat yang
lebih mahal dimana seharusnya bisa digunakan obat yang lebih murah,
mengobati pasien sebelum diagnosa ditegakkan, dan bisa saja
melebihi dosis yang dianjurkan serta mungkin dapat menggunakan alat
kesehatan yang tidak layak pakai. Sedangkan bagi institusi
pelayanan kesehatan bisa terjadi pemesanan obat dan alat kesehatan
yang tidak wajar.Manajemen obat bertujuan agar obat dapat digunakan
secara bijaksana dan mencegah penggunaan obat yang berlebihan dari
yang dibutuhkan oleh pasien. Beberapa alasan mengapa diperlukan
manajemen obat yang baik, diantaranya adalah:Peresepan obat sebelum
diagnosis yang tepat ditegakkan.Pemakaian banyak jenis obat pada
seorang pasien.Seringnya penggunaan obat yang mahal dan paten,
sementara obat generic standar yang murah serta berkualitas
mempunyai tingkat efektivitas sama,tidak digunakan.Penggunaan dosis
obat yang melebihi dari yang dibutuhkan pasien.Memesan obat
melebihi dari yang dibutuhkan oleh institusi, sehingga obat yang
tidak banyak penggunaannya akan mencapai tanggal
kadaluwarsanya.Obat-obat tidak disimpan di lemari pendingin
(refrigerator), sehingga banyak vaksin dan obat yang tidak efektif
lagi.Banyak obat yang terpajan oleh debu atau panas.Oleh karena
itu, maka seorang manajer harus mampu dan memahami proses manajemen
obat di sebuah institusi pelayanan kesehatan. Manajemen obat ini
sama seperti manajemen yang lain yaitu melibatkan perencanaan
(planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating)
dan pengendalian (controlling).
BAB II
MANAJEMEN OBAT DAN ALAT KESEHATAN
2.1 Struktur Organisasi Manajemen Obat dan Alat Kesehatan dan
Tugasnya
Pada puskesmas Tembelang, terdapat tim yang menangani manajemen
obat dan alat kesehatan yaitu tim FKO dan bendahara barang, dengan
kepala puskesmas sebagai penanggungjawab. Tim FKO terdiri dari
ketua dan anggota, masing-masing 1 orang yang bertanggung jawab
pada manajemen obat GFK (Gudang Farmasi Kabupaten) dan alat
kesehatan habis pakai. Bendahara barang terdiri dari ketua dan
anggota masing-masing 1 orang yang bertanggung jawab dalam
pemeliharaan dan perbaikan alat kesehatan tidak habis pakai. Bidang
kerja tim FKO yaitu manajemen obat dan alat kesehatan habis pakai
meliputi pengadaan, pengawasan dan pendistribusian dari GFK.
Tugas-tugas dari tim FKO meliputi perencanaan harian, bulanan dan
tahunan, permintaan obat pada GFK, penerimaan obat dan alkes dari
GFK, penyimpanan obat dan alkes GFK pada gudang obat, pelayanan
harian obat pada apotek puskesmas dan pelaporan baik lidi harian,
laporan bulanan meliputi LP (Lembar Pemakaian) dan LPO (Lembar
Permintan Obat) dan laporan tahunan. Pada puskesmas tembelang
apotek menjadi pusat kegiatan manajemen obat dan alat kesehatan
habis pakai, sedangkan pendistribusian baik ke UGD, BKIA dan BP
pada jenis-jenis obat tertetu, utamanya untuk obat dan alkes yang
dibutuhkan segera. Pasien yang telah mendapat pelayanan pada UGD,
BKIA dan BP akan mendapatkan resep obat yang dapat diambil ke
apotek. Untuk PUSTU obat-obat yang diterima dari gudang obat, dalam
penggunaanya setelah keluar direkap untuk laporan pengeluaran obat
dan alat kesehatan habis pakai. Bila stok obat habis, bagian
tersebut mengadakan permintaan obat ke gudang obat.Bendahara barang
bertugas dalam pengadaan, pengawasan, pendistribusian, dan
pemeliharaan alat kesehatan tidak habis pakai seperti tensimeter,
stetoskope, tabung oksigen dan lain-lain. Alat kesehatan tidak
habis pakai merupakan inventaris puskesmas yang didapat bukan dari
GFK namun dari Dinas Kesehatan Kabupaten Jombang ataupun dari
Departemen Kesehatan. Pendistribusian alat Kesehatan tidak habis
pakai sesuai kebutuhan dari masing-masing unit baik BP, BKIA dan
UGD, bilamana terjadi kerusakan tiap unit melapor kepada bendahara
barang untuk perbaikan ataupun penggantian.
Bagan 1. Struktur Organisasi Manajemen Obat dan Alat
Kesehatan
KAMAR OBAT/APOTIKUNIT-UNITPUSTU, POSYANDU, POLINDESDINKES TK
II-GUDANG FARMASI KABUPATEN (GFK)GUDANG OBAT PUSKESMASMelayani
kebutuhan obat di PuskesmasPoliUGDKIALab
Bagan 2. Alur dan Distribusi Obat dan Alat Kesehatan Habis
Pakai
2.2 Perencanaan Kebutuhan Obat dan Alat KesehatanPerencanaan
obat di Puskesmas dimaksudkan agar ketersediaan obat di unit
pelayanan dapat ditingkatkan dengan memanfaatkan dana yang tersedia
secara efektif dan efisien, sehingga dapat dihindari tumpang tindih
penggunaan anggaran perencanaan obat dan mengurangi kemungkinan
menumpuknya suatu jenis obat tertentu. Dasar yang digunakan dalam
menetapkan perencanaan kebutuhan obat dan alat kesehatan di
puskesmas adalah berdasarkan pemakaian 1 bulan terakhir (dari 5
penyakit terbanyak, jumlah kunjungan pasien, dan permintaan dari
hasil pelayananan di klinik di polindes, pustu, dan apotik). Untuk
obat dari DINKES, perencanaan kebutuhan didasarkan atas pemakaian
obat 1 bulan terakhir dikali 3 yang diperuntukkan selama 2 bulan.
Berdasarkan sistem perencanaan tersebut, puskesmas Tembelang telah
menerapkan prinsip preventif management. Hal itu dapat dilihat
dengan permintaan yang diberi tambahan persediaan obat untuk 1
bulan (persediaan obat yang sesuai untuk waktu 3 bulan digunakan
untuk waktu 2 bulan), sehingga diharapkan dapat mengatasi kebutuhan
obat pada kasus emergensi. Selain itu, khusus untuk kasus
emergensi, dapat meminta sewaktu-waktu pada gudang obat farmasi
DINKES.
2.3 Pengadaan Obat dan Alat KesehatanPengadaan atau permintaan
obat di puskesmas dilakukan untuk memperoleh jenis dan jumlah obat,
obat dengan mutu yang tinggi, menjamin tersedianya obat dengan
cepat dan tepat waktu. Oleh karena itu pengadaan atau permintaan
obat harus memperhatikan dan mempertimbangkan bahwa obat yang
diminta atau diadakan sesuai dengan jenis dan jumlah obat yang
telah direncanakan.Pengadaan atau permintaan obat di puskesmas,
melalui Dinas Kesehatan Kabupaten/GFK dilakukan dengan mengajukan
Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO). LPLPO untuk
obat DINKES ini dibuat tiap 2 bulan sekali atau bila ada KLB atau
obat habis bisa meminta sewaktu-waktu ke GFK (DINKES) tanpa harus
menunggu jatuh tempo 2 bulan, sedangkan alat kesehatan dilakukan
setahun sekali sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan setiap
akhir tahun. Obat dipesan melalui gudang obat farmasi. Tidak ada
tim pengadaan khusus dari staf farmasi yang ditunjuk. Pengadaan
hanya dipegang oleh satu orang pengelola obat.
2.4 Penyimpanan Obat dan Alat KesehatanPenyimpanan obat
merupakan salah satu rangkaian kegiatan pengelolaan obat untuk
menjamin mutu dan keamanan obat dalam persediaan. Penyimpanan obat
ditujukan untuk memelihara mutu obat sedemikian rupa sehingga obat
yang diberikan kepada pasien sesuai dengan yang diharapkan.Setelah
obat diterima dari DINKES/GFK dengan jenis dan jumlah yang sesuai
dengan dokumen pengiriman obat dari DINKES, maka setiap jenis obat
harus segera dicatat dalam kartu persediaan obat di puskesmas.
Selanjutnya semua obat tersebut dilakukan kegiatan penyimpanan obat
yaitu disimpan di ruangan khusus (gudang obat), yang disusun di rak
kayu (tanpa kaca). Pada saat obat sampai digudang, obat dipisahkan
dari semua obat yang berbahaya dari obat lainnya yang ada di dalam
gudang dan disimpan di tempat khusus. Obat obat yang termasuk
kategori vital seperti vaksin, antidot, dan obat life saving di
tempatkan di tempat yang terpisah dari obat lainnya. Obat obat
tersebut di tempatkan di lemari atau rak yang mudah di jangkau dan
beri tanda khusus, agar dapat dipantau keadaan stoknya, sehingga
menghindari kemungkinan terjadinya kekosongan obat. Obat lainnya
disusun di rak tersendiri, dan disusun dengan alfabet.Obat yang
disusun di dalam rak atau lemari dilakukan dengan sistem FIFO,
dimana obat yang lebih lama di letakkan di bagian depan, sedangkan
obat yang baru datang diletakkan di belakang. Untuk obat yang
mempunyai batas kedaluarsanya lebih dekat, diletakkan di depan,
sedangkan yang kedaluarsanya masih jauh diletakkan di
belakang.Untuk penyususan obat di Puskesmas Tembelang, sudah sesuai
dengan sistem alfabet maupun FIFO, akan tetapi ada kekurangan dalam
hal kerapian, sehingga kadang menyulitkan petugas dalam mencari
obat yang dicari.Semua obat DINKES disimpan di ruangan khusus
(gudang obat), yang disusun di rak kayu (tanpa kaca). Khusus untuk
obat-obatan narkotika dan psikotropika disimpan di sebuah lemari
kayu dengan kunci tersendiri, sedangkan obat lain yang perlu suhu
dingin diletakkan dalam lemari pendingin. Secara umum persyaratan
penyimpanan obat didasarkan atas: Tidak terkena sinar matahari
langsung, Disimpan dalam suhu kamar, Mudah terjangkau Obat tertentu
yang membutuhkan suhu dingin diletakkan dalam lemari pendingin Obat
disusun berdasarkan urutan alfabet dan sesuai dengan sediaan
obat
2.5 Pemantauan Obat dan Alat KesehatanTerdapat buku khusus untuk
mencatat keluar masuk obat dan alat kesehatan. Untuk obat-obatan
disimpan terlebih dahulu di gudang obat (kecuali obat untuk
imunisasi disimpan di lemari pendingin di ruangan imunisasi),
sedangkan untuk alat kesehatan disimpan sementara di puskesmas
kemudian didistribusikan langsung pada tiap-tiap unit yang
memerlukan. Mekanisme keluar masuknya obat berdasarkan prinsip
frist in-first out, serta berdasarkan tanggal kadaluarsa. Obat yang
baru datang, disimpan dalam gudang dan diletakkan di belakang stok
obat lama. Untuk mencocokkan dengan buku keluar masuk, maka
masing-masing obat diberikan kartu data keluar-masuk (checklist).
Pencatatan obat pada kartu checklist dilakukan setiap kali ada obat
yang masuk maupun keluar di gudang obat. Untuk obat-obat yang telah
kadaluarsa dicatat dalam bentuk berita acara yang kemudian
dikembalikan ke gudang farmasi untuk dihanguskan.Pemantauan obat
dan alat kesehatan dilakukan tim FKO dan bendahara barang,
Pemantauan obat dan alkes habis pakai pada gudang obat dilakukan
tiap hari, tiap bulan dan setahun sekali, sedangkan alat kesehatan
tidak habis pakai dilakukan setahun sekali. Sedangkan pemantauan
pada masing-masing unit kerja (polindes, pustu, apotik) tiap 1
bulan. Kemudian pada masing-masing periode pelaporan diserahkan
kepada kepala puskesmas sebagai penanggung jawab untuk dipantau
lebih lanjut.Jaminan kualitas obat tidak dapat diketahui secara
pasti oleh karena pengadaan obat-obatan tersebut dari pusat, dimana
yang bertanggungjawab atas kualitas obat dalam hal ini adalah Badan
Pengawas Obat dan Makanan (BPOM). Dari segi keamanan, dengan sistem
manajemen obat di puskesmas Tembelang sudah dapat terjamin
keamanannya. Bila ada perubahan fisik dari obat, maka obat
disingkirkan dan dianggap sebagai obat keluar, kemudian obat
dijadikan satu untuk dilaporkan mengenai langkah pemusnahannya
kepada DinKes. Dalam hal ketersediaan obat, tidak ditemukan masalah
yang cukup berarti. Untuk obat-obatan yang sangat essensial dan
biasa terpakai, maka pasti tersedia. 2.6 Mekanisme Pemeliharaan dan
Perbaikan Alat KesehatanTanggung jawab pemeliharaan alat kesehatan
dilakukan oleh masing-masing ruangan (BP, KIA, rawat inap,
laboratorium, poli gigi, UGD, apotik, loket). Bila ada kerusakan
pada alat kesehatan, laporan ditujukan pada bendahara barang,
kemudian dilaporkan kepada kepala puskesmas sebagai penanggung
jawab. Lalu, untuk perbaikannya tergantung dari tingkat kerusakan
alat kesehatan tersebut. Bila ringan dan memungkinkan, alat
kesehatan tersebut diperbaiki oleh petugas alat kesehatan, namun
bila kerusakan cukup berat dan membutuhkan anggaran yang besar maka
dilaporkan kepada kepala puskesmas.Sistem pemeliharaan alat
kesehatan di puskesmas Tembelang bersifat aktif atau pasif. Aktif
pada pemeliharaan oleh masing-masing unit kerja atau unit kesehatan
lainnya di luar puskesmas (polindes, pustu) dan pasif pada
pelaporan dari masing-masing unit kerja dan unit kesehatan lainnya
(pustu, polindes). Pelaporan alat kesehatan diberikan kepada kepala
puskesmas sebagai penanggungjawab alat kesehatan.2.7 Form-Form yang
DipergunakanForm yang digunakan di puskesmas Tembelang terdiri dari
:a. Kartu stok gudang obat puskesmasKartu stok adalah kartu yang
dipergunakan untuk mencatat mutasi obat (penerimaan dan
pengeluaran) dan harus berada di gudang obat puskesmas. Fungsinya
dari kartu stok gudang puskesmas adalah : Untuk mencatat mutasi
obat (penerimaan dan pengeluaran). Data pada kartu stok digunakan
untuk menyusun laporan pemakaian obat dengan format Laporan
Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO/LB2) dan sebagai data
pembanding terhadap keadaan fisik obat dalam tempat
penyimpanan.Form ini mencatat tanggal transaksi, pihak pemberi
(gudang farmasi obat) atau penerima obat (Polindes/Pustu/Apotik),
jumlah obat yang diterima dari pihak pemberi dan jumlah obat yang
dikeluarkan untuk pihak penerima obat, sisa stok obat pada gudang
puskesmas, tanggal kadaluarsa. Informasi dan manfaat kartu stok :
Informasi Jumlah obat yang tersedia (sisa stok) Jumlah obat yang
diterima selama 1 bulan/1 periode Jumlah obat yang keluar selama 1
bulan/1 periode Jangka waktu/lama kekosongan obat Neraca pemasukan
dan pengeluaran obat Manfaat Untuk pengisian LPLPO/LB2 Menentukan
jenis dan jumlah permintaan obat Mengawasi neraca pemasukan dan
pengeluaran obat.
b. Kartu StellingKartu ini digunakan hanya untuk mencatat
tanggal dan jumlah obat yang keluar atau masuk serta sisa obat.c.
Laporan penggunaan psikotropikaDigunakan khusus untuk mencatat
pihak pemberi atau penerima obat golongan psikotopika, jumlah obat
golongan psikotropika yang diterima dari pihak pemberi dan jumlah
obat golongan psikotropika yang dikeluarkan untuk pihak penerima
obat, serta stok awal dan akhir obat golongan psikotropika yang ada
di gudang puskesmas. Pencatatan pada form ini dilakukan tiap
bulan.d. Laporan penggunaan narkotika Digunakan khusus untuk
mencatat pihak pemberi atau penerima obat golongan narkotika,
jumlah obat golongan narkotika yang diterima dari pihak pemberi dan
jumlah obat golongan narkotika yang dikeluarkan untuk pihak
penerima obat, serta stok awal dan akhir obat golongan narkotika
yang ada di gudang puskesmas. Pencatatan pada form ini dilakukan
setiap bulan.e. Laporan pemakaian dan lembar permintaan obat dinas
kesehatan Digunakan untuk mencatat jumlah penerimaan, pemakaian,
stok awal dan sisa stok obat dan alat kesehatan habis pakai yang
ada di puskesmas, tujuan pemberian obat. Pencatatannya dilakukan
setiap bulan.f. Laporan inventaris peralatan kesehatan puskesmas
Digunakan untuk mencatat jumlah alat kesehatan pada masing-masing
unit (ruangan-ruangan di puskesmas, pustu, polindes), keadaan alat
kesehatan, kebutuhan, pengadaan sendiri, permintaan serta
penerimaan alkes. Pencatatan pada form ini dilakukan setiap
tahun.
Gambar 1. Laporan pemakaian dan lembar obat (LPLPO)
BAB IIIPENUTUP
3.1 Kesimpulan1. Struktur pengelolalan obat dan alat kesehatan
dirasa kurang maksimal oleh karena terbatasnya jumlah SDM puskesmas
Tembelang, utamanya dalam bidang pengawasan.2. Penyediaan obat di
puskesmas Tembelang sudah memenuhi jumlah kebutuhan dalam dua
bulan. Hal ini menunjukkan keberhasilan dari faktor seperti
perencanaan, pendistribusian, penggunaan, dan pelayanan obat di
unit-unit pelayanan kesehatan.3. Penyimpanan obat di puskesmas
Tembelang belum sesuai dengan syarat penyimpanan yang sesuai
standart, antara lain yaitu alas untuk tempat obat, pengukur suhu
ruangan, banyaknya kardus obat yang tertumpuk.
1.2 Saran1. Sebaiknya analisa jumlah keperluan obat berdasar
penyakit terbanyak dihitung dengan membedakan usia penderita dan
jenis penyakit.2. Hal hal yang kurang memenuhi syarat dalam proses
penyimpanan obat sebaiknya segera diperbaiki, antara lain dengan
mengatur jarak lemari dengan lantai setinggi 10 15 cm dari lantai
sebelum meletakkan obat, menyesuaikan suhu penyimpanan obat
(15C-30C), tidak menumpuk kerdus obat, menutup rapat wadah obat,
tidak menaruh secara langsung kerdus obat menempel lantai,
menyediakan ruangan yang lebih besar untuk gudang obat karena
banyaknya jumlah obat, dan selalu menjaga kebersihan ruangan
obat.3. Memisahkan dan membagi tugas manajemen obat dalam hal
pengadaan, pemeriksaan, bendahara, perencanaan, pelaporan,
pemantauan secara terorganisasi baik, dan penambahan petugas,
sehingga pendataan dan pelaporan menjadi informatif, terpercaya,
dan menghindari penyalahgunaan.
LAMPIRAN IIGAMBAR TEMPAT PENYIMPANAN OBAT DAN ALKES
1
14