Khusus untuk pembahasan awal kami akan mengenalkan kepada anda
tentang M.Y.O.B Accounting Plus Ver 13, walaupun sekarang sudah ada
versi yang lebih tinggi yaitu versi 15,16 maupun diatasnya lagi
namun tidak berarti anda tidak bisa menggunakan versi yang lebih
tinggi tersebut. Karena versi diatas ver13 adalah pengembangan dan
perbaikan dari versi-versi sebelumnya, sehingga apabila sudah
menguasai versi 13 ini maka untuk ke versi selanjutnya akan lebih
mudah.Myob Accounting adalah aplikasi akuntansi yang populer saat
ini. MYOB Accounting memfokuskan pada perusahaan jasa dan dagang
disamping jenis perusahaan yang lain pun bisa juga diterapkan.
Paling cocok aplikasi ini diterapkan pada perusahaan menengah
kebawah, untuk perusahaan besar rasanya tidak memadai, karena
biasanya perusahaan besar jumlah transaksinya sangat komplek
sehingga biasanya mempunyai program yang dirancang sendiri sesuai
dengan kebutuhan perusahaan tersebut.Ada beberapa alasan kenapa
kita harus menggunakan software ini dalam perusahaan, antara lain
:1. Mempunyai tampilan yang user friendly, karena transaksinya
berfiat sederhana dan berupa gambar-gambar sehingga untuk pemula
pun akan sangat mudah untuk memahaminya.2. Mempunyai kemampuan
export data ke program excel, sehingga laporan nya bisa juga di
cetak di program excel.3. Dapat diterapkan untuk 105 jenis
perusahaan yang disediakan.4. Mempunyai laporan keuangan yang
sangat banyak termasuk setting pajak serta menampilkan analisa
dalam bentuk grafik.Oh ya, MYOB ini berjalan dibawah sisitem
operasi windows dan sebaiknya windows yang lebih tinggi seperti
Vista, XP dan lain-lain. Setelah di install di komputer kamu, maka
jalankan software aplikasi MYOB tersebut maka akan tampil gambar
sebagai berikut.
Penjelasan dari gambar diatas sebagai berikut :1. Openberfungsi
untuk membuka file yang sudah dibuat sebelumnya.2. Createdigunakan
untuk merancang file yang baru.3. Exploredigunakan untuk membuat
file dengan menggunakan contoh perusahaan yang disediakan oleh
program.4. Whats Newuntuk melihat atau mencari informasi yang baru
seputar program Myob5. Exitberguna untuk keluar dari Program
Myob.
Pada awal kita buka program Myob, maka akan diperlihatkan sebuah
tampilan dengan beberapa pilihan yang disediakan. Untuk selanjutnya
kita akan membuat file untuk perusahaan bar, langkahnya sebagai
berikut :1. PilihCreate, kemudian akan tampil gambar sebagai
berikut.
2. Kliknextsaja, karena itu adalah informasi awal program
Myob.3. Langkah berikutnya adalah isi data perusahaan, termasuk
nama Perusahaan, alamat, No. Telepon, Fax dam Email, lalu
klikNext.
4. Langkah berikutnya adalah setting periode Akuntansi.
Untuk setting diatas, anda harus pastikan settingan tahun benar
yaitu 2008 dan settingan bulan juga harus tepat yaitu di akhiri
bulandesemberpadaLast month of financial(bulan akhir periode
akuntansi) serta bulanJanuaripadaConversion Month(bulan awal
periode akuntansi). Karena kalau anda sala, makapada waktu
menjurnal nantinya akan berpengaruh. Kemudian klikNext.5. Maka akan
tampil informasi yag telah di set tadi. Pada tahap ini cukup
klikNextsaja.6. Pada langkah ini anda diperlihatkan 3 pilihan untuk
memilih Perkiraan.Pilihan pertama = bila menggunakan perkiraan dari
program MyobPilihan kedua = bila ingin mengimpor perkiraan dari
perusahan lain / file lainPilihan ketiga = bila ingin membuat
sendiri perkiraan tersebut.Anda boleh memilih apa saja, karena
nantinya akan anda set juga perkiraannya, standarnya pilih saja No.
1 lalu klikNext.7. Kemudian silahkan jenis Perusahaan anda, dan
type bisnis dari perusahaan tersebut. Ini pun boleh anda abaikan,
lalu klik ajaNext.8. Pada langkah ini tentukan tempat penyimpanan
file anda.
Setelah itu, silahkan klikNext. maka tampil proses dari
settingan awal file anda.9. Kemudian pada pilihan terakhir ,
pilihCommand Center.10.Setelah anda klik Command Center maka akan
muncul tampilan awal file anda seperti gambar dibawah ini :
Demikian settingan awal dalam membuat file data Myob.
Setelah anda setting pada awal membuat data / file di program
Myob, maka untuk selanjutnya kita akan mengenal beberapa perintah
awal tampilan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar
dibawah ini.
Pada gambar diatas diperlihatkan beberapa gambar yang merupakan
perintah secara cepat, atau bisa juga menggunakan perintah lain
yaitu yang terdapat pada bagian atas dari program Myob tersebut.
Kita akan jelaskan beberapa perintah gambar diatas, yaitu :1.
AccountDigunakan untuk membuat daftar perkiraan dan melakukan
jurnal umum.2. BankingUntuk mencatat perkiraan yang berhubungan
dengan transaksi bank, selain membeli maupun menjual barang
dagang.3. SalesUntuk mencatat penjualan barang, termasuk penerimaan
piutang dan segala yang berhubungan dengan penjualan tersebut.4.
Time BillingUntuk mencatat dan mengatur waktu yang diset secara
otomatis untuk pembayaran baik untuk klien maupun
aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan dengan waktu.5.
PurchaseUntuk mencatat pembelian barang, termasuk membayar hutang
dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pembelian barang
tersebut.6. PayrollUntuk mencatat tentang gaji, upah, pajak dan
lain sebagainya yang berhubungan dengan pegawai atau karyawan.7.
InventoryUntuk mencatat persediaan barang dagang khusunya
perusahaan dagang8. Card FileUntuk mencatat dan mengatur secara
permanen data-data pelanggan, pemasok, pegawai dan hubungannya
dengan pihak lain.
Sebelum memulai langkah berikutnya di MYOB ini, pertama sekali
kita harus tahu jenis usaha yang dilakukan oleh perusahaan
tersebut. Karena hal ini tentu akan disesuaikan dengan kebutuhan di
program tersebut. Perusahaan jasa dan dagang tentu berbeda
kebutuhan perkiraan yang dibutuhkan, begitu juga untuk jenis
perusahaan yang lain.PerkiraanKarena itu, sebaiknya tentukan dulu
jenis perusahaan tersebut dan susun jenis perkiraan yang
dibutuhkan. Secara garis besar jenis perkiraan dikelompokkan
menjadi 5 yaitu :1. HARTA2. HUTANG3. MODAL4. PENDAPATAN5.
BIAYAKemudian susun perkiraan tersebut, misalnya isi dari Harta
adalah Kas, Kas Bank, Piutang dan lain-lain. Isi dari Hutang
misalnya Hutang usaha, Hutang Bank dan lain-lain. Begitu juga untuk
jenis kelompok yang lainnya.Untuk mengisi perkiraan, pilih di
bagianAccounts, kemudian klikAccounts List. Maka akan diperlihatkan
gambar seperti dibawah ini.
Kalau kita perhatikan tampilan perkiraan diatas, maka perkiraan
di bagi menjadi 8 kelompok besar dengan nomor perkiraan menggunakan
5 digit angka termasuk angka yang paling depan merupakan
kelompoknya. Tapi secara garis besar yang 5 kelompok tersebut masih
ada, cuma ditambah 3 kelompok lagi yaituCost of Sales,Other
IncomedanExpense Income.Untuk membuat perkiraan baru pastikan
berada pada kelompok yang sesuai, misalnya Asset (=Harta), lalu
klikNewdan isi Nomor Perkiraannya kemudian Enter terus isi Nama
Perkiraan tersebut.JurnalJurnal adalah melakukan pencatatan awal
setelah adanya transaksi, jadi pastikan anda sudah membuat Nama
perkiraan dengan cara diatas. Kalau sudah selesai maka kembali ke
tampilan awal Myob. Lalu untuk menjurnal klikRecord Journal Entry.
Kemudian tukar tanggal dengan cara tekan spasi di keyboard.
Lalumemoadalah sebagai keterangan dari jurnal. Untuk mengisi
jurnalnya klik kolom pertama sebelah kiri dan tepat pada baris
pertama juga, maka akan keluar tanda panah kebawah, klik saja. Itu
adalah untuk perkiraan sebelah Debet, dan ketikkan jumlah debetnya.
Kemudian klik dibawah No perkiraan, artinya pada baris kedua dan
klik tanda panah kebawah juga seperti pada langkah pertama tadi dan
pilih perkiraannya serta isi jumlahnya. Langkah terakir adalah
klikRecorduntuk merekam jurnal anda.
Pada tutorial Myob sebelumnya saya telah menguraikan bagaimana
membuat daftar perkiraan yang digunakan untuk melakukan jurnal
data-data transaksi keuangan. Berikutnya adalah bagaimana langkah
kita untuk menjurnal, menampilkan hasil jurnal dan mengeditnya.
Dalam pembahasan ini saya fokuskan kepada perusahaan jasa terlebih
dahulu, karena ada beberapa komentar dari pengunjung yang
menanyakan bagaimana aplikasi myob untuk perusahaan dagang. Untuk
jawabannya, tentu ini akan saya buat juga dalam pembahasan
berikutnya. Kita mulai yang lebih mudah dulu, yaitu perusahaan
jasa.Langkah adalah sebagai berikut :1. Pada tampilan awal program
Myob pilih Record Journal Entry2. Kemudian akan tampil gambar
seperti dibawah ini.
3. General Journal merupakan nomor urut transaksi dan akan
muncul secara oromatis.4. Date, silahkan anda sisi tanggal
Transaksi jurnal anda.5. Memo, adalah keterangan dari dari jurnal
transaksi, hal ini boleh apa saja yang penting nyambung dengan
transaksi nya.6. Kemudian klik dibawah ACCt# , lalu klik panah
kebawah disebelah kanannya, dan pilih jenis perkiraan yang
digunakan, misalnyKAS.Maka akan keluar secara otomatis pada
kolomName, kemudian isikan nilainya pada bagianDebet.
7. Untuk baris dibawahnya lakukan yang sama sperti perintah
diatas, dan berikan jumlah nilainya pada bagiankredit. Setelah
Balance anatara Debet dan Kredit jangan lupa KlikRecorduntuk
merekamnya.Untuk menampilkan Jurnal yang anda buat, silahkan klik
tulisanJournaldisebelah kiri bawah dari tampilan tersebut. Lalu
tukar tanggal awal dan tanggal akhir dari jurnal yang ingin anda
tampilkan. Biar cepat cukup tekan sajaSpasi,jangan lupa setelah di
tukar tanggalnya tekanEnter.
Maka akan tampil beberapa jurnal yang sudah di input tadi,
kemudian untuk mengedit atau memperbaiki jurnal yang salah, lihat
di masing-masing kelompok jurnal tersebut ada tombol panah putih
disebelah kiri, silahkan di klik, maka akan tampil seperti waktu
anda menjurnal pertama kalinya, silahkan di edit, dan jangan lupa
klikOK.
Program Myob Accounting yang pernah saya gunakan adalah Myob
versi 12 dan 13, Sebelumnya saya menggunakan prgoram Dea (Dac Easy
Accounting). Lalu, kenapa tidak meng-upgrade ke versi yang lebih
tinggi? Bukannya tidak pernah menggunakan versi yang diatasnya.
Pernah saya menggunakan Myob ver 17, sekedar coba-coba mencicipi
hal yang baru.Setelah di intall dikomputer, dan mencoba
menjalankannya ternyata fitur-fiturnya malah tidak sebanyak yang
ver 13. Fitur untuk Billing Time dan Payroll. Jadi malah heran nih,
versi yang lebih tinggi kok malah nggak lengkap. Mungkin pengembang
ingin memisahkan antara akuntansi untuk pembukuan dengan akuntansi
yang mencatat tentang penggajian. Artinya, untuk penggajian dan
akan dibuat pada versi yang lain.Oh, ya dalam mengatur setting
rupiah dalam Myob versi 12 dan 13 sepertinya belum ada fasilitas
dari myob itu sendiri untuk merubah setting mata uang. Sehingga
jika ingin merubah setting ke rupiah yang di rubah adalah settingan
windowsnya. Akibatnya semua aplikasi yang ada dalam windows
tersebut semuanya berpengaruh. Misalnya rumus-rumus di Excel jadi
berubah, yang biasanya menggunakan perintah, (koma)harus diganti
menjadi; (titik koma).Jadi, kalau misalnya waktu memasukkan rumus
di excel, tidak bisa-bisa, sedangkan rumusnya sudah bener,
kemungkinan settingan mata uangnya berubah yaitu dariEnglish
(United State)menjadiIndonesian. Oleh karenanya waktu memasukkan
rumus yang biasanya menggunakan tanda, (koma)harus diganti menjadi;
(titik koma).Nah, berikut cara untuk merubah format menjadi rupiah
di Windows1. Klik Start, Setting2. Klik Control Panel3. Double
Regional and Language Option4. Pada Select and Item / Location,
pilih IndonesianNah, sekarang, silahkan cek di Myob, yaitu bagian
Account List sudah berubah menjadi rupiah. Selamat mencoba.
Bagimana rekan-rekan netter semua. Sudah paham mengenai
pembahasan Myob pada postingan sebelumnya? Ya, mungkin sebagian
udah ada yang paham atau mungkin juga ada yang belum. Nah, kalau
ada yang belum paham, silahkan isi komentarnya, nanti akan dibahas
sesuai kemampuan. Selanjutnya berikut ini adalah contoh kasus, yang
bisa dipraktekkan untuk perusahaan jasa di Myob Accounting.
Sebelumnya ada yang menanyakan bagaimana kalau ada contoh
kasusnya.Buatlah pencataan akuntansi dariPT. Jasa Pratamauntuk
periode tahun 2008 dengan perkiraan sebagai berikut :
Kemudian masukkan saldo awal dibawah ini dengan cara
klikSetup,Balance,Account Opening Balance.
Dalam mengisi saldo awal, yang perlu diperhatikan yaitu :
tampilannya tidak seperti neraca diatas yang dipisahkan debet dan
kredit, tapi tampilannya kebawah. Kemudian untuk data yang
merupakan dalam kurung artinya minus. Jadi pengisiannya harus
tambahkan minus baru ketikkan nilainya, contohnyaAkm. Penyusutan
Bangunan.Lalu untuk mengecek data yang kita buat benar, lihat
dibagian bawah adaAmmount left to be allocated, kalau nilainya
sudah nol ,maka sudah benar. Kalau belum nol berarti pengetikannya
ada yang salah.Transaksi yang terjadi selama 1 tahun 2008 adalah
sebagai berikut :
Khusus untuk penyesuaian, harus dicari dulu secara manual baru
dijurnal kedalam Myob.
Kalau pada postingan nomor 5 yang lalu, kita sudah mempelajari
bagaimana cara menjurnal dan mengeditnya, berikut ini kita akan
melihat bagaimana laporan / report. Begitu mudahnya dalam
menggunakan Komputer akuntansi, sehingga kita tidak perlu mengikuti
urutan siklus akuntansi pada teori, karena semuanya sudah diprogram
secara singkat.Kuncinya adalah cukup kita melakukan jurnal lalu
laporannya sudah dapat kita lihat. Jadi, buku besar dan worksheet
tidak perlu dibuat. Berikut langkah yang dilakukan.1. Pada tampilan
awal pastikan yang aktif adalahAccounts, lalu klik Report pada
bagian kanan bawah.
2.Kemudian pastikan yang aktif pada bagianAccounts(kenapa selalu
Account? ya karena kita masih membahas perusahaan Jasa, sedangkan
kalau perusahaan dagang yang kita perlukan bukan hanya Account,
tapi juga ada Purchase, Sales, Inventory dan lain-lain).Kita akan
diperlihatkan banyak tulisan. Semuanya itu adalah laporan. Namun
yang paling pokok sebagaimana halnya diteori adalah hanya ada
beberapa laporan yaitu : Laporan Labar rugi, Laporan Perubahan
Modal dan Neraca.
Keterangan :General Ledger (Detail)= Buku besar dalam bentuk
DetailStandar Balance Sheet= Laporan NeracaProfit and Loss
(Acrrual)= Laba RugiGeneral Journal= Laporan JurnalLha.. terus mana
Laporan Perubahan Modalnya? kok tidak ada.. jangan cemas, laporan
Perubahan modal sudah digabung dengan Neraca. Dan neraca yang
tampil adalah bentuknya Laporan kebawah, bukan Debet kredit kiri
dan kanan. Jadi, silahkan anda double klik pilihan diatas dan
tentukan bulan atau perkiraan yang ingin dilihat.