Modul sop

i

Integritas

Profesionalitas

Peduli

Inovatif

ii

BUKU PRAKTIS

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR –

ADMINSITRASI PEMERINTAHAN

Tim Penulis :

Suripto, Abdul Muis, Marsono, Selfy Andreany,

Antonius Galih Prasetyo, Dedi Cahyadi

Editor :

Haris Faozan

iii

BUKU PRAKTIS : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR – ADMINSITRASI PEMERINTAHAN

vii + 49 + 35;

ISBN: 978-602-71859-3-7

Tim Penyusun Suripto, Abdul Muis, Marsono, Selfy Andreany, Antonius Galih

Prasetyo, Dedi Cahyadi

Editor Haris Faozan

Tim Pendukung Niken Andonrani, Sainem Indrawati, Irma Dewi Sofia

Hak Cipta @ 2014 pada Pusat Inovasi Tata Pemerintahan Lembaga Administrasi Negara

Cetakan Pertama: April 2014

Cetakan Kedua : Mei 2015

Diterbitkan dan dipublikasikan

PUSAT INOVASI TATA PEMERINTAHAN LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

Jl. Veteran No. 10 Jakarta Pusat (10110) DKI Jakarta

Telp. 021-3868201 – 7 ext. 149 – 151 Website : www.inovasi.lan.go.id

iv

Penyelenggaraan pelayanan pulbik yang efektif, efisien dan

bebas dari praktek korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN)

merupakan idaman seluruh masyarakat. Hal tersebut hanya

dapat diwujudkan apabila penyelengggara pelayanan publik

yang professional. Pemerintah sebagai salah satu

penyelenggara pelayanan publik juga wajib

menyelenggarakan pelayanan secara professional. Sikap

professionalitas pelayananantara lain ditunjukankejelasan

dalam setiap aktivitas kegiatan, waktu dan pelayanan.Untuk

mendapatkan hal tersebut dibutuhkan Standar Operasional

Prosedur pelayanan (SOP). Pentingnya SOP pelayanan

bergunauntukmeminimalisir atau bahkan menghilangkan

terjadinya mal administrasi dalam penyelengaraan

administasi pemerintahan. Apabila masih tetap terjadi

penyimpangan penyelenggaraan, maka aktor (unit tersebut)

atau stakeholder dapat ditemukan penyebabnya dan

diselesaikan dengan cepat dan tepat. Sehingga demikian

akan memberikan impact pada kualitas mutu dan kepuasan

masyarakat pengguna jasa layanan pemerintah.

Guna memudahkan penyusunan standard operasinal

prosedur (SOP) bagi instansi pemerintah sebagaimana telah

diatur dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan

Apatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun

2012 sebagai tindak lanjut Undang-Undang Pelayanan

Publik, maka Buku Praktis Standar Operasional Prosedur –

Administrasi Pemerintahan sangat berguna bagi para praktisi

pemerintahan.

Terimakasih kepada semua pihak yang telah memberikan

sumbang pemikiran dalam penyusunan buku ini dan semoga

buku ini memberikan manfaat yang nyata bagi tumbuh

kembang pelayanan birokrasi di Indonensia.

Jakarta, April 2015

Pusat INTAN

v

Kata Pengantar iv

Daftar Isi v

Glossary vii

Pendahuluan 2

Latar Belakang 2

Metode Coaching 3

Tujuan 4

Kompetensi 5

Konsep dan Kebijakan 6

Pengertian 6

Manfaat SOP 8

Prinsip-Prinsip 9

Jenis SOP 11

Kebijakan 13

Bisnis Proses dalam SOP 15

Konsep analisis Bisnis Proses 15

Langkah Praktis Penataan Bisnis Proses 17

Analisis Bisnis Proses dalam SOP 19

vi

Anatomi SOP 22

Simbol SOP 32

Langkah Praktis SOP 43

Identifikasi Kebutuhan SOP 43

Penilaian Prioritas 45

Identifikasi Aktivitas SOP 46

Menentukan Format 47

Menyusun dan Pendokumentasian SOP 48

Pengesahan SOP 49

Referensi

Lampiran

vii

Standar

Operasional

Prosedur (SOP)

: serangkaian instruksi tertulis

yang dibakukan mengenai

berbagai proses

penyelenggaraan aktivitas

organisasi, bagaimana dan

kapan harus dilakukan,

dimana dan oleh siapa

dilakukan

Administrasi

Pemerintahan (AP)

: pengelolaan proses

pelaksanaan tugas dan fungsi

pemerintahan yang

dijalankan oleh organisasi

pemerintah

Standar

Operasional

Prosedur

Administrasi

: standar operasional prosedur

dari berbagai proses

penyelenggaraan

administrasi pemerintahan

Pemerintahan

(SOP-AP)

yang sesuai dengan

peraturan perundang-

undangan yang berlaku

SOP administratif : prosedur standar yang

bersifat umum dan tidak rinci

dari kegiatan yang dilakukan

oleh lebih dari satu orang

aparatur atau pelaksana

dengan lebih dari satu peran

atau jabatan

SOP teknis : prosedur standar yang sangat

rinci dari kegiatan yang

dilakukan oleh satu orang

aparatur atau pelaksana

dengan satu peran atau

jabatan

1

2

Latar Belakang

Birokrasi professional adalah birokrasi yang mampu

memberikan pelayanansesuai standar peraturan yang

telah ditetapkan. Dalam lingkungan birokrasi kita saat ini,

semangat mewujudkan birokrasi professional tersebut

tercermin dalamdokumen road map reformasi birokrasi

periode 2010-2014, yang antara lain dijabarkan dengan

Permen.PANRB No. 35 tahun 2012 tentang Pedoman

Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)

Administrasi Pemerintahan. Peraturan ini

mengamanatkan setiap unit dalam

kementerian/Lembaga Pemerintah Non Kementerian /

Pemerintah Daerah untuk menyusun dan menerapkan

SOP.

Penyusunan dan penerapan SOP yang baik semakin

memberikan peluang instansi persebut semakin

professional. Hal ini akan memberikan kepastian

penyelenggaraan administrasi pemerintahanyang lebih

efektif dan efisien dalam waktu dan pekerjaan. Selain

itu,SOP juga dapatmeminimalisir atau bahkan

menghilangkan terjadinya mal administrasi dalam

……. memberikan kepastian

penyelenggaraan administrasi

pemerintahan yang lebih efektif

dan efisien dalam waktu dan

pekerjaan

3

penyelengaraan administasi pemerintahan. Apabila

masih tetap terjadi penyimpangan penyelenggaraan,

maka aktor (unit tersebut) atau stakeholder dapat

ditemukan penyebabnya dan diselesaikan dengan cepat

dan tepat. Sehingga demikian akan memberikan impact

pada kualitas mutu dan kepuasan masyarakat pengguna

jasa layanan pemerintah.

Dengan menyadari peran pentingnya SOP dalam

penyelenggaraan administrasi pemerintahan tersebut,

maka buku ini disusun sebagai practical hand book bagi

para praktisi instansi pemerintah dalam menciptakan

penyelenggaraan administrasi pemerintahanyang lebih

efektif dan efisien dalam waktu dan pekerjaan.

Metode Coaching

1. Metode Coaching diselenggarakan dengan

memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

2. Prinsip , yaitu bahwa selama pelatihan

peserta berhak untuk didengarkan,

dihargai, dan dipertimbangkan setiap ide

dan pendapatnya, sejauh berada di dalam

konteks pelatihan.

3. Berorientasi kepada peserta, di mana peserta berhak

untuk:

Mendapatkan practical hand bookSOP dan

mendapatkan pengajar/widyaiswara

profesional.

……. peserta berhak untuk didengarkan,

dihargai, dan dipertimbangkan setiap ide

dan pendapatnya

4

Melakukan refleksi dan memberikan umpan

balik secara terbuka, serta melakukan evaluasi

dan dievaluasi.

4. Berbasis kompetensi, yang memungkinkan peserta

untuk mengembangkan pengetahuan, keterampilan,

dan sikap langkah demi langkah dalam memperoleh

kompetensi yang diharapkan.

5. Learning by doing yang memungkinkan peserta untuk

berkesempatan melakukan practical baik secara

individu maupun kelompok.

Tujuan

Melalui pembelajaran ini, peserta diharapkan memiliki

pengetahuan, keterampilan dalam menyusun Standar

Operasional Prosedur secara benar sesuai

Permen.PANRB No. 35 tahun 2012 dengan :

1. memahami konsep dan kebijakan SOP,

2. mampu menganalisa bisnis proses sesuai tingkatan

unit organisasinya,

3. memahami anatomi SOP,

4. memahami simbol-simbol SOP,

5. memahami langkah praktis

menyusun SOP

Mampu menyusun Standar Operasional Prosedur

secara praktis dan benar

5

Kompetensi

Peserta diharapkan mempunyai kompetensi dalam:

1. memahami konsepsi SOP dengan

mempertimbangkan berbagai kebijakan sektoral

sesuai dengan urusan kewenangannya

2. mampu membuat analisis bisnis proses sesuai

dengan tingkatan level organisasi / unit kerjanya

3. Memahami anatomi dalam penyusunan SOP

4. Memahami dan mampu menggunakan symbol-

simbol SOP secara benar

5. Mampu menyusun SOP secara praktis

6

Pengertian

SOP atau Standar Operasional

Prosedur menurut pengertian

dalam Permenpan No 35 Tahun

2012 adalah serangkaian

instruksi tertulis yang dibakukan

mengenai berbagai proses

penyelenggaraan aktivitas

organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan,

dimana dan oleh siapa dilakukan;. Seiring dengan definisi

tersebut, ENA State Leaders Conference:2007

menyatakan bahwa “SOPs should be organized to ensure

ease and efficiency in use and to be specific to the

organization which develops it.”.Dengan pengertian

tersebut, maka setiap organisasi dapat menyusun SOP

sesuai dengan kebutuhan dan tujuan organisasi. Secara

umum format SOP tidak memiliki format yang baku /

sama, sehingga sangat mungkin terjadi berbeda

organisasi akan berbeda juga format SOP-nya. Dengan

kondisi tersebut, International Organization for

Standardization dapat memberikan sertifikasi ISO pada

format SOP yang berbeda-beda. Sedangkan untuk

“…….setiap organisasi dapat menyusun SOP sesuai

dengan kebutuhan dan tujuan organisasi&“SOP

tidak memiliki format yang baku / sama” ……..

7

lingkungan instansi pemerintah merujuk pada Peraturan

Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi

Birokrasi (PerMenPan) no. 35 tahun 2012 tentang

Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur

Administrasi Pemerintahan, yang kemudian dijadikan

sebagai acuan bagi Kementerian, Lembaga dan

Pemerintah Daerah.

Intinya, pada Hakekat SOP disusun dan dilaksanakan

untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan

permasalahan pada pelaksanaan aktivitas sebuah

organisasi. Untuk itu, SOP memiliki karakteristik sebagai

berikut:

1. Suatu petunjuk organisatoris yang menetapkan suatu

tindakan baku;

2. SOP berisi petunjuk yang menjelaskan cara yang

diharapkan dan diperlukan oleh pekerja/petugas

dalam melakukan/menyelenggarakan pekerjaan

mereka;

3. Secara menyeluruh satuan SOP akan

menggambarkan secara detail cara organisasi

beroperasi mengenai apa yang harus dilakukan,

kapan, dimana, dan oleh siapa.

4. SOP Administrasi tidak menggambarkan cara

melakukan pekerjaan (technical skills), tetapi

menggambarkan peraturan

organisasi untuk melakukan

pekerjaan (procedural guidance).

Dari uraian penjelasan tersebut,

maka dapat disimpulkan bahwa

SOP adalah serangkain instruksi

“SOP disusun dan dilaksanakan untuk menghindari

miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada

pelaksanaan aktivitas sebuah organisasi”

8

tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses

penyelenggaraan aktivitas orgnisasi, bagamana dan

kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

SOP yang disusun harus menghasilkan informasi yang

menjadi jembatan komunikasi antara organisasi.

Informasi sebagai hasil proses adalah dasar bagi anggota

organisasi untuk mengambil keputusan dan melakukan

tindakan.

Manfaat SOP

Penyusunan dan penerapan SOP pada setiap

penyelenggaraan aktivitas organisasi khususnya dalam

administasi pemerintahan memberikan manfaat sebagai

berikut :

1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan aparatur

dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi

tugasnya;

2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang

mungkin dilakukan oleh seorang aparatur atau

pelaksana dalam melaksanakan tugas;

3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan

tugas dan tanggung jawab individual aparatur dan

organisasi secara keseluruhan;

4. Membantu aparatur menjadi lebih mandiri dan tidak

tergantung pada intervensi manajemen, sehingga

akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam

pelaksanaan proses sehari-hari;

5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas

6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan

memberikan aparatur cara konkrit untuk

memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi

usaha yang telah dilakukan;

9

7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan

pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai

situasi;

8. Menjamin konsistensi pelayanan kepada

masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu, dan

prosedur;

9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi

kompetensi yang harus dikuasai oleh aparatur

dalam melaksanakan tugasnya;

10. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan

kompetensi aparatur;

11. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang

dipikul oleh seorang aparatur dalam melaksanakan

tugasnya;

12. Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur

dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan

melakukan penyimpangan;

13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas;

14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-

kesalahan prosedural dalam memberikan

pelayanan;

15. Membantu memberikan informasi yang diperlukan

dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga

sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja

pelayanan.

10

Prinsip-Prinsip

Pada hakekatnya SOP sangat sederhana, dimana jika kita

merujuk prinsip“Write what you do, do what you write” .

Sebelum menyusun SOP ada beberapa prinsip

penyusunan SOP yang perlu diperhatikan yaitu:

1. Kemudahan dan kejelasan.

2. Efisiensi dan efektifitas.

3. Keselarasan.

4. Keterukuran.

5. Dinamis.

6. Berorientasi pada pengguna atau pihak yang

dilayani.

7. Kepatuhan hukum.

8. Kepastian hukum.

Sedangkan prinsip dalam pelaksanaan SOP sebagai

berikut :

1. Konsisten

2. Komitmen.

3. Perbaikan berkelanjutan.

4. Peningkatan Kualitas

5. Seluruh unsur memiliki peran penting.

6. Terdokumentasi dengan balk.

“Write what you do, do what you write”

11

Jenis SOP

SOPdalam kegiatan penyelenggaraan administrasi

pemerintahan umumnya di bedakan menjadi dua jenis

yaitu:

1. SOP berdasarkan Sifat Kegiatan

a) SOP teknis adalah standar prosedur

yang sangat rinci dari kegiatan yang

dilakukan oleh satu orang aparatur atau

pelaksana dengan satu peran atau

jabatan. Setiap prosedur diuraikan

dengan sangat teliti sehingga tidak ada

kemungkinan-kemungkinan variasi lain.

Contoh SOP teknis dapat diterapkan

pada bidang-bidang antara lain:

pemeliharaan sarana dan prasarana,

pemeriksaan keuangan (auditing),

kearsipan, korespondensi, dokumentasi,

Pelayanan-pelayanan kepada

masyarakat, kepegawaian dan lainnya.

b) SOP administratif adalah standar

prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-

jenis pekerjaan yang bersifat

administratif. Contoh lingkup makro, SOP

4 Jenis SOP:

Berdasarkan Sifat

Kegiatan,Menurut Cakupan dan

Besaran Kegiatan,Menurut

Cakupan dan Kelengkapan

Kegiatan,Menurut Cakupan dan

Jenis Kegiatan

12

administratif dapat digunakan untuk

proses-proses perencanaan,

pengganggaran, dan lainnya, atau secara

garis besar proses-proses dalam siklus

penyelenggaraan administrasi

pemerintahan. Lingkup mikro, SOP

administratif disusun untuk proses-

proses administratif dalam operasional

seluruh instansi pemerintah,

2. SOP Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan

a) SOP Makro adalah SOP berdasarkan

cakupan dan besaran kegiatannya

mencakup beberapa SOP (SOP mikro)

yang mencerminkan bagian dari kegiatan

tersebut atau SOP yang merupakan

integrasi dari beberapa SOP (SOP mikro)

yg membentuk serangkaian kegiatan

dalam SOP tersebut tidak mencerminkan

kegiatan yang sesungguhnya dilakukan

oleh pelaksanaanya, Contoh: SOP

Pengelolaan Surat yang merupakan SOP

makro dari SOP Penanganan Surat

Masuk, SOP Pemberian Tanggapan

terhadap Surat Masuk

b) SOP Mikro adalah SOP yang berdasarkan

cakupan dan besaran kegiatannya

merupakan bagian dari sebuah SOP (SOP

makro) atau SOP yang kegiatannya

menjadi bagian dari kegiatan SOP (SOP

makro) yang lebih besar cakupannya.

Contoh: SOP Penanganan Surat Masuk,

SOP Pemberian Tanggapan terhadap

Surat Masuk, dan SOP Pengiriman Surat

SOP merupakan SOP mikro dari SOP

Pengelolaan Surat. SOP Persiapan

Bimbingan Teknis

13

3. SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan

Kegiatan

a) SOP Final adalah SOP yang berdasarkan

cakupan kegiatan telah menghasilkan

produk utama yang paling akhir atau

final, Contoh: SOP Penyusunan Pedoman

Merupakan SOP final dari SOP

Penyiapan Bahan Penyusunan Program

b) SOP Parsial adalah SOP yang

berdasarkan cakupan kegiatannya

belum menghasilkan produk utama yang

paling akhir dan final,sehingga masih

memiliki rangkaian kegiatan lanjutan

yang mencerminkan produk utama

akhirya

4. SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan

a) SOP Generic (Umum) adalah SOP

berdasarkan sifat dan muatan

kegiatannya relative memiliki kesamaan

baik dari kegiatan yang di SOP-kan

maupun dari tahapan kegiatan dan

pelaksanaannya.Variasi SOP yang ada

hanya disebabkan perbedaan lokasi SOP

itu diterapkan

b) SOP Spesifik (khusus) SOP berdasarkan

sifat dan muatan kegiatannya relative

memiliki perbedaan dari kegiatan yang di

SOP-kan, tahapan kegiatan,actor,dan

tempat SOP tersebut diterapkan.SOP ini

tidak dapat diterapkan ditempat lain

karena sifatnya yang spesifik tersebut

14

Kebijakan

Sebagaimana telah dijelaskan

sebelumnya, salah satu prinsip

penyusunan SOP adalah kepatuhan

hukum. Dalam kontek penyusunan

SOP Administasi pemerintahan

bebebrapa kebiajakn yang menjadi

rujukan antara lain :

1. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur

Negara Nomor: PER/15/M.PAN/7/2008 Tentang

Pedoman Umum Reformasi Birokrasi;

2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur

Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor: 35 tahun

2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar

Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan

3. PermenPAN dan RB Nomor 12 Tahun 2011 Tentang

Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process);

4. Permendagri No. 4 Tahun 2011 tentang Pedoman

Penyusunan SOP di Lingkungan Kemendagri;

5. Permendagri No. 52 Tahun 2011 tentang SOP di

Lingkungan Pemerintah Daerah.

6. Permen PAN Nomor : PER/21/M.PAN/11/2008

tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional

Prosedur Administrasi Pemerintahan

PermenPAN dan RB No. 35 tahun 2012 tentang

Pedoman Penyusunan Standar Operasional

Prosedur Administrasi Pemerintahan

15

Konsep Analisis Bisnis Proses

Bisnis proses merupakan sekumpulan

aktivitas kerja terstruktur dan saling terkait

yang menghasilkan keluaran sesuai

kebutuhan pengguna (PermenPANRB No.

12 Tahun 2011).Disisi lain, LAN

memberikan pengertian bahwa proses

bisnis adalah suatu pendekatan

manajemen untuk meningkatkan efektivitas

dan efisiensi proses organisasi dengan memaksimalkan

nilai tambah sebagai upaya untuk memenuhi kebutuhan

masyarakat (LAN, 2011). Beberapa pendekatan dalam

penyusunan bisnis proses sebagai berikut :

1. Model Quick Hits

Pendekatan ini merupakan modifikasi dari Model

Business Process Management (BPM) yang

befungsiuntuk memperbaiki bagian tertentu dari

Bisnis Proses merupakan sekumpulan

aktivitas kerja terstruktur dan saling terkait

yang menghasilkan keluaran sesuai

kebutuhan pengguna

16

keseluruhan proses bisnisyang sudah ada dan sudah

berjalan dalam organisasi. Untuk itu, modelquick hits

dilakukan dengan membuang proses atau kegiatan

dalam suatu bisnis proses yang tidak memberikan

kontribusi secara signifikan terhadap peningkatan

kualitas produk dan atau kepuasan

pelanggan.Sehingga, Model Quick Hitsini merupakan

tindakan dengan resiko yang relatif rendah, mudah

dengan hasil yang cepat dalam memerbaiki bisnis

proses.

2. Model Business Process Management (BPM)

Model BPMmerupakan pendekatan dengan

mengembangkan bisnis proses secara

berkesinambungan (incremental).BPM ini lebih tepat

untuk dilakukan dalam “lingkup kecil (minor)”, tujuan

perbaikan skala kecil, dan keterlibatan pimpinan

puncak , namun cukup berarti dalam hasil (business

results. Sehingga model ini sangat tepat untuk

perbaikan bisnis proses yang berpengaruh langsung

terhadap kinerja organisasi.

3. Model Business Process Reengineering (BPR)

BPR merupakan metode merancang bisnis proses

secara radikal fundamental dengan menfokuskan

proses “apa seharusnya” dan nilai tambah outputnya.

Penerapan Model BPR memberikan manfaat, antara

lain : (1) meningkatkan efektivitas; (2) meningkatkan

efisiensi; (3) mengurangi biaya; (4) memberikan

pekerjaan yang berarti bagi karyawan; (5)

peningkatan dalam pendekatan organisasi; dan (6)

mengembangkan usaha.

17

Langkah Praktis Penataan Bisnis Proses

Bisnis Proses mempunyai peranan penting

dalamefektivitas dan efisiensi kinerja organisasi. Dengan

melihat strategisnya peran tersebut, maka perlu

dilakukan manajemen bisnis proses secara

benar.Merujuk pada LAN, 2011 terdapat delapan

langkah dalam manejemen bisnis proses sebagai berikut

:

1. Analisis Kebutuhan dan Identifikasi Leveling Bisnis

Proses

Analisis kebutuhan merupakan langkah awal untuk

menentukan hal-hal yang mempengaruhi dalam

menata tata laksana di instansi pemerintah. Aspek-

aspek yang perlu diperhatikan dalam analisis

kebutuhan tata laksana instansi pemerintah antara

lain: nilai-nilai (values), kebijakan, situasi sosial baru

dan paradigma baru. Selain itu juga perlu dibuat

leveling bisnis proses, yang akan mementukan

Standar Operasional Prosedur (SOP).

2. Membuat Rancangan Awal Bisnis Proses Baru

(Modeling)

Tahap modeling dilakukan dengan membuat

rancangan awal bisnis proses yang baru atau

mendesain ulang proses bisnis, dengan

mengidentifikasi berbagai faktor penting dan atau

hambatan yang berhubungan dengan proses serta

spesifikasi proses.

3. Ujicoba Rancangan Awal Bisnis Proses

Uji rancang awalmerupakan langkahsimulasi

jalannya proses bisnis untuk mengidentifikasi

hambatan yang mungkin terjadi, sehingga pada saat

bisnis proses diimplementasikan dapat

18

menghasilkan proses yang optimal dan memiliki

kinerja yang cukup tinggi.

4. Review Hasil Uji Coba

Review dilakukan untuk mengevaluasi hasil ujicoba,

sehingga akhirnya rancangan proses bisnis tersebut

benar-benar valid dan reliabel. Valid artinya bahwa

bisnis proses benar-benar dibutuhkan secara tepat

oleh pengguna dalam penyelenggaraan pelayanan

dalam organisasi. Sedangkan reliabel memiliki arti

bahwa bisnis proses yang dirumuskan akan bersifat

konsisten selama tidak terjadi perubahan-perubahan

pada lingkungan organisasi yang mengharuskan

dilakukannya perumusan ulang.

5. Penyempurnaan Bisnis Proses

Penyempurnaan bisnis proses dilakukan agar

berbagai hambatan yang mungkin terjadi bisa

diminimalisir, sehingga ketika bisnis proses

diimplementasikan dapat menunjukkan kinerja yang

optimal.

6. Penetapan

Penetapan bisnis proses dilakukan setelah tahapan

analisis kebutuhan, identifikasi leveling, modeling,

ujicoba rancangan dan penyempurnaan bisnis

proses. Penetapan ini dilakukan ketika bisnis proses

yang telah dibuat diyakini sudah bisa dilaksanakan,

sehingga akan dihasilkan produk kebijakan sebagai

dasar pelaksanaan bisnis proses.

7. Implementasi

Implementasi merupakan proses untuk memastikan

bahwa penyusunan atau perubahan tata laksana

dapat terlaksana dan tercapai dalam rangka

meningkatkan efisiensi dan efektifitas

19

penyelenggaraan administrasi pemerintahan.

Implementasi bermuara pada aktivitas, aksi dan

tindakan nyata yang terencana dan dilakukan secara

sungguh-sungguh sesuai dengan tujuan dari

penyusunan atau perbaikan tata laksana.

8. Monitoring dan Evaluasi

Monitoring dilakukan untuk melihat hal-hal yang

menghambat atau menjadi masalah dalam

pelaksanaan bisnis proses. Sedangkan evaluasi

bisnis proses merupakan suatu kegiatan untuk

menilai tingkat pelaksanaan bisnis proses.

Langkah-langkah penataan bisnis proses yang

dikemukakan diatas, secara umum menganut cara

pendekatan dari Business Process Improvement (BPI),

karena langkah-langkah tersebut memungkinkan untuk

diimplementasikan di instansi pemerintah.

Analisis Bisnis Proses dalam SOP

Analisis bisnis proses dimulai dengan memahami

kembali visi dan misi organisasi.Pemahanan Visi dan misi

ini dapat dilihat dari rumusan tugas dan fungsi unit-unit

organisasi tersebut. Identifikasi tugas dan fungsi suatu

organisasi, perlu ditetapkan kegiatan utama yang akan

dilakukan, selanjutnya diidentifikasi pula sub-sub

…dimulai dengan pemahaman visi

dan misi yang dapat dilihat dari

pemahaman rumusan tugas dan

fungsi organisasi

20

kegiatan atau aktivitas dari kegiatan-kegiatan yang telah

teridentifikasi, sampai dimana kegiatan sudah sangat

rinci dan tidak dapat diuraikan lagi maka disusun Standar

Operasional Prosedur (SOP).

SOP juga dapat berperan dalam proses penataan

kelembagaan suatu instansi pemerintah, karena SOP

merupakan perincian akhir dari tugas dan fungsi

organisasi yang menjadi pedoman dalam pelaksanaan

pekerjaan. Melalui penyusunan SOP yang terperinci, akan

memudahkan bagi setiap organisasi untuk menilai

kebutuhan apa aja yang diperlukan dalam melaksanakan

setiap tahapan dalam kegiatan. Oleh karena itu langkah

awal penataan kelembagaan instansi pemerintah dengan

menggunakan analisis bisnis proses akan lebih terperinci

dalam merumuskan tugas dan fungsi, karena dengan

menggunakan analisis bisnis proses, perumusan tugas

dan fungsi akan diidentifikasi sampai kegiatan, sub

kegiatan, aktivitas dan sampai pada penyusunan SOP.

Karena dengan menyusun sampai SOP, nantinya

penataan kelembagaan yang dilakukan akan lebih rinci

sehingga setiap struktur organisasi mengetahui dan

memahami pelaksanaan tugas sampai yang terperinci.

Melihat berbagai penjelasan yang telah dikemukakan

diatas, bahwa dalam penyusunan SOP harus melakukan

analisis proses bisnis terlebih dahulu. Saat ini banyak

instansi pemerintah yang menyusun SOP tanpa

melakukan analisis proses bisnis terlebih dahulu,

penyusunan SOP yang dilakukan hanya berdasarkan

pada aktivitas rutin yang dilakukan tanpa melakukan

identifikasi tugas dan fungsi yang ada. Hal tersebut harus

segera dibenahi, karena tanpa melakukan analisis

proses bisnis dalam penyusunan SOP, aktivitas yang ada

belum terperinci secara detail dan SOP yang disusun

belum menggambarkan secara penuh tugas dan fungsi

yang akan dilakukan oleh instansi pemerintah.

21

22

Secara umum dokumen SOP selalu dikaitkan dengan

format SOP. Format SOP sesuai konsep umum yang

berlaku dinyatakan bahwa tidak ada format SOP yang

baku (standar), yang mempengaruhi format SOP adalah

tujuan dibuatnya SOP tersebut. Dengan demikian maka

apabila tujuan penyusunan SOP berbeda maka format

SOPnya pun akan berbeda.

Namun demikian pada umumnya dokumen SOP memiliki

3 (tiga) unsur utama, yaitu: Identitas SOP, Prosedur SOP

dan Flowchart. Identitas SOP berisi data-data yang

menyangkut identitas SOP. Prosedur SOP berisi kegiatan,

pelaksana, mutu baku dan keterangan.Sedangkan

Flowchart berisikan gambar alur arah kegitan dan

aktornya.

Anatomi SOP berisi Identitas

SOP, Prosedur SOP dan

Flowchart

23

Sesuai dengan anatomi Dokumen SOP yang pada

hakekatnya merupakan dokumen yang berisi prosedur-

prosedur yang distandarkan yang secara keseluruhan

membentuk satu kesatuan proses, sehingga informasi

yang dimuat dalam dokumen SOP meliputi: Unsur

Dokumentasi dan Unsur Prosedur.

1. Unsur Dokumentasi

Unsur dokumentasi merupakan unsur dari Dokumen

SOP yang berisi hal-hal yang terkait dengan proses

pendokumentasian SOP sebagai sebuah dokumen.

Adapun unsur dokumentasi SOP AP antara lain

mencakup:

a. Halaman Judul (Cover)

Halaman judul merupakan halaman pertama

sebagai sampul muka sebuah dokumen SOP AP.

Halaman judul ini berisi informasi mengenai:

Judul SOP AP;

Instansi/Satuan Kerja;

Tahun pembuatan;

Informasi lain yang diperlukan.

24

Berikut adalah contoh halaman judul sebuah

dokumen SOP AP, halaman judul ini dapat

disesuaikan dengan kepentingan instansi.

b. Keputusan Pimpinan Kementerian/ Lembaga/

Pemda

Karena Dokumen SOP AP merupakan pedoman

setiap pegawai (baik pejabat struktural,

fungsional, atau yang ditunjuk untuk

melaksanakan satu tugas dan tanggung jawab

tertentu), dokumen ini harus memiliki kekuatan

hukum. Dalam halaman selanjutnya setelah

halaman judul, disajikan keputusan Pimpinan

Induk Kementerian/Lembaga/Pemerintah

Daerah tentang penetapan dokumen SOP AP ini.

c. Daftar isi dokumen SOP AP

Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu

mempercepat pencarian informasi dan menulis

perubahan/revisi yang dibuat untuk bagian

tertentu dari SOP AP terkait. (Catatan: Pada

umumnya, karena prosedur-prosedur yang di

SOP-kan akan mencakup prosedur dari seluruh

unit kerja, kemungkinan besar dokumen SOP AP

akan sangat tebal. Oleh karena itu, dokumen ini

dapat dibagi ke dalam beberapa bagian, yang

masing-masing memiliki daftar isi).

d. Penjelasan singkat penggunaan

Sebagai sebuah dokumen yang menjadi manual,

maka dokumen SOP AP hendaknya memuat

penjelasan bagaimana membaca dan

menggunakan dokumen tersebut. Isi dari bagian

ini antara lain mencakup: Ruang Lingkup,

menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan

kebutuhan organisasi; Ringkasan, memuat

25

ringkasan singkat mengenai prosedur yang

dibuat; dan Definisi/Pengertian-pengertian

umum, memuat beberapa definisi yang terkait

dengan prosedur yang distandarkan.

2. Unsur Prosedur

Unsur prosedur merupakan bagian inti dari dokumen

SOP AP. Unsur ini dibagi dalam dua bagian, yaitu

Bagian Identitas dan Bagian Flowchart.

a. Bagian Identitas

Bagian Identitas dari unsur prosedur dalam SOP

AP sebagai berikut:

Urian Penjelasan

Logo dan Nama

Instansi/Satuan Kerja/Unit

Kerja

: nomenklatur satuan/unit organisasi pembuat

Nomor SOP AP : nomor prosedur yang di-SOP-kan sesuai dengan tata naskah dinas yang berlaku di

Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah

Tanggal Pembuatan : tanggal pertama kali SOP AP dibuat berupa tanggal selesainya SOP AP dibuat bukan tanggal

dimulainya pembuatannya

Tanggal Revisi : tanggal SOP AP direvisi atau tanggal rencana ditinjau ulangnya SOP AP yang bersangkutan

Tanggal Efektif : tanggal mulai diberlakukan SOP AP atau sama dengan tanggal ditandatanganinya Dokumen

SOP AP

26

Pengesahan : Item pengesahan berisi nomenklatur jabatan, tanda tangan, nama pejabat yang disertai dengan

NIP serta stempel/cap instansi

Judul SOP AP : judul prosedur yang di-SOP-kan sesuai dengan kegiatan yang sesuai dengan tugas dan fungsi

yang dimiliki

Dasar Hukum : berupa peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur yang di-SOP-kan beserta

aturan pelaksanaannya

Keterkaitan : memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur

lain yang distandarkan (SOP AP lain yang terkait secara langsung dalam proses pelaksanaan

kegiatan dan menjadi bagian dari kegiatan tersebut

Peringatan : memberikan penjelasan mengenai kemungkinan-kemungkinan yang terjadi ketika prosedur

dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Peringatan memberikan indikasi berbagai

permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur

dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula

bagaimana cara mengatasinya bila diperlukan. Umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu

jika/apabila-maka (if-than) atau batas waktu (dead line) kegiatan harus sudah dilaksanakan

Kualifikasi Pelaksana : memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan

perannya pada prosedur yang distandarkan. SOP Administrasi dilakukan oleh lebih dari satu

pelaksana, oleh sebab itu maka kualifikasi yang dimaksud adalah berupa kompetensi (keahlian

dan ketrampilan) bersifat umum untuk semua pelaksana dan bukan bersifat individu, yang

diperlukan untuk dapat melaksanakan SOP ini secara optimal

Peralatan dan

Perlengkapan

: memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yang

dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang di-SOP-kan

27

Pencatatan dan Pendataan : memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perlu

dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pelaksana yang terlibat dalam

proses. (Misalnya formulir yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen

pelayanan perizinan. Berdasarkan formulir dasar ini, akan diketahui apakah prosedur sudah

sesuai dengan mutu baku yang ditetapkan dalam SOP AP). Setiap pelaksana yang ikut berperan

dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah dilakukannya, dan

memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah

selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi

penting mengenai “apakah prosedur telah dijalankan dengan benar

b. BagianFlowchart

Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai

langkah-langkah (prosedur) kegiatan beserta

mutu baku dan keterangan yang diperlukan.

Bagian Flowchart ini berupa flowcharts yang

menjelaskan langkah-langkah kegiatan secara

berurutan dan sistematis dari prosedur yang

distandarkan, yang berisi:

Nomor kegiatan;

Uraian kegiatan yang berisi langkah-langkah

(prosedur);

Pelaksana yang merupakan pelaku (aktor)

kegiatan;

Mutu Baku yang berisi kelengkapan, waktu,

output dan keterangan. Agar SOP AP ini

terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas

hendaknya mengidentifikasikan mutu baku

tertentu, seperti: waktu yang diperlukan

untuk menyelesaikan

persyaratan/kelengkapan yang diperlukan

(standar input) dan outputnya. Mutu baku ini

28

akan menjadi alat kendali mutu sehingga

produk akhirnya (end product) dari sebuah

proses benar-benar memenuhi kualitas yang

diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam

standar pelayanan. Untuk memudahkan

dalam pendokumentasian dan

implementasinya, sebaiknya SOP AP memiliki

kesamaan dalam unsur prosedur meskipun

muatan dari unsur tersebut akan berbeda

sesuai dengan kebutuhan instansi masing-

masing.

Untuk lebih jelasnya, di bawah ini disajikan

anatomi format SOP secara keseluruhan baik

yang menyangkut bagian identitas maupun

bagian flowchart. (seperti contoh)

29

Agar dapat lebih mempermudah dalam pemahamannya, di bawah ini disajikan contoh anatomi bagian identitas

dan bagian flowchart SOP yang telah terisi, sebagai berikut.

30

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan oleh

Nama SOP IZIN TRAYEK

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

Peraturan Daerah Kabupaten Muara Enim Nomor 6 Tahun 2001 tentang Retribusi

Izin Trayek (Lembaran Daerah Kabupaten Muara Enim Tahun 2001 Nomor 72)

sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Daerah Kabupaten Muara Enim

Nomor 12 Tahun 2009 (Lembaran Daerah Kabupaten Muara Enim Tahun 2009

Nomor 5 Seri B)

1. Mengetahui tugas pokok dan fungsi BPMPT

2. Memiliki kemampuan / Memahami administrasi pemerintahan

3. Memahami persyaratan perizinan

4. Dapat berkomunikasi dengan baik, benar dan lancar

5. Dapat mengoperasikan komputer dan jaringan internet

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN

SOP Bidang yang terkait di lingkungan Badan Penanaman Modal dan Pelayanan

Terpadu

1. Formulir permohonan

2. Peralatan komputer yang dilengkapi jaringan internet dan program

office

3. Alat tulis kantor

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Jika SOP tidak dilakukan, konsekuensi waktu penyelesaian perizinan tidak terpenuhi Penerbitan perizinan/ non perizinan harus diarsipkan/ didokumentasikan

secara baik dan benar

Kepala Badan Penanaman Modal dan Perizinan

Terpadu

PEMERINTAH KABUPATEN MUARA ENIM

Badan Penanaman Modal dan Perizinan Terpadu

31

Mutu Baku

Menerima dan memeriksa

kelengkapan berkas

permohonan pengajuan Izin HO

secara normatif

Rincian KegiatanNo

1

2

3

4

5

6

7

8

Memverifikasi dan memberikan

catatan keabsahan dokumen

berkas pemohon

Mendaftarkan berkas

permohonan yang sudah lengkap

ke dalam aplikasi perizinan

Memberikan pertimbangan

hukum dan menyusun draft

surat tugas tim teknis

Memeriksa dan menandatangani

draft surat tugas tim teknis

peninjauan lapangan

Melaksanakan peninjauan

lapangan

Memeriksa draft Izin HO

Membuat draft Izin HO

9 Menandatangani draft Izin

HO

Petugas

Loket

Kasubbid

Administrasi

Perizinan

Kasubbid

Pertimbangan

Hukum

Kepala

Badan

Tim

Teknis

Kasubbid

PelayananPetugas Loket

PengambilanKelengkapan/input

Berkas yang

lengkap secara

normatif

OutputWaktu

Keterangan

Photo copy Kartu Tanda

Penduduk (KTP) Pemohon,

Dokumen Pengelolaan

Lingkungan Hidup, Photo copy

Surat Izin Tempat Usaha, Photo

Berwarna ukuran 3x4 cm = 4

lembar, Photo copy Tanda Lunas

PBB Tahun Terakhir, Surat

Kuasa di atas materai Rp 6.000,-

Berkas yang telah diverifikasi

Dokumen terdaftar

Draft Surat Tugas Tim teknis

Surat Tugas Tim teknis

BAP

Draft Izin HO

Draft Izin HO yang telah

diperiksa Kepala Badan

Berkas yang

lengkap

secara

normatif

Berkas

yang telah

diverifikasi

Dokumen

terdaftar

Draft Surat

Tugas Tim

teknis

Surat

Tugas Tim

teknis

BAP

Draft Izin

HO

Draft Izin HO

yang telah

diperiksa

Kepala Badan

Izin HO

5

menit

30

menit

5

menit

5

menit

5

menit

30

menit

5

menit

10

menit

1 hari

Draft Surat Tugas Tim Teknis

yang telah diperiksa dan diparaf

oleh Kabid Pelayanan Perizinan

Terpadu dan Sekretaris

Draft Izin HO diperiksa dan

diparaf oleh Kabid Pelayanan

Perizinan Terpadu, Kabid Data

dan Pengelolaan Pengaduan

dan Sekretaris

Bupati

10 Mendokumentasikan dan

menyerahkan Izin HOIzin HO Tanda terima

Izin HO

5

menit

Ya

Tidak

Ya

Tidak

Ya

Tidak

32

Salah satu aspek yang peting dalam

penyusunan SOP AP yang efektif dan

efisien adalah dengan ketepatan

penggunaan symbol-simbolnya. Sesuai

dengan permenPANRB, simbol yang

digunakan dalam SOP AP terdiri dari 5

(lima) simbol, yaitu: 4 (empat) simbol

dasar flowcharts (Basic Symbol of

Flowcharts) dan 1 (satu) simbol

penghubung ganti halaman (Off-Page

Conector)sebagai berikut:

33

Argumentasi atau dasar mengapa hanya menggunakan

5 (lima) simbol dalam penyusunan SOP AP antara lain

adalah sebagai berikut :

1. SOP AP mendeskripsikan prosedur administratif,

yaitu kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh lebih

dari satu pelaksana (jabatan) dan bersifat makro

maupun mikro dan prosedur yang bersifat teknis yang

detail baik yang menyangkut urusan administrasi

maupun urusan teknis;

2. Hanya ada dua alternatif sifat kegiatan administrasi

pemerintahan yaitu kegiatan eksekusi (process) dan

pengambilan keputusan (decision);

3. Simbol lain tidak dipergunakan disebabkan karena

prosedur yang dideskripsikan bersifat umum tidak

rinci dan tidak bersifat teknis disamping itu kegiatan

yang dilakukan oleh pelaksana kegiatan sudah

langsung operasional tidak bersifat teknikal

(technical procedures) yang berlaku pada peralatan

(mesin);

4. Penulisan kegiatan dalam prosedur bersifat aktif

(menggunakan kata kerja tanpa subyek) dengan

demikian banyak simbol yang tidak dipergunakan,

seperti: simbol pendokumentasian, simbol persiapan,

simbol penundaan, dan simbol lain yang sejenis;

5. Penyusunan SOP AP ini hanya memberlakukan

penulisan flowcharts secara vertikal, artinya bahwa

branching flowcharts dituliskan secara vertikal

sehingga hanya mengenal penyambungan simbol

yang menghubungkan antar halaman (simbol

segilima/off-page connector) dan tidak mengenal

simbol lingkaran kecil penghubung dalam satu

halaman.

34

Simbol Kapsul (terminator) melambangkan mulainya kegiatan (pemicu/start) dan akhir kegiatan (penutup/finish). Dalam

penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai kaidah, yaitu: untuk

mulai (pemicu) arah panah ke bawah terlebih dahulu dan untuk penutup

arah panah harus dari atas simbol kapsul. Prinsip yang digunakan adalah

kegiatan mulai simbol kapsul harus dari ujung kiri sesuai skuennya

(urutannya) tidak ada yang dari tengah ataupun ujung kanan.

Contoh penerapan simbol kapsul dalam flowchart sebagai berikut:

35

Simbol kotak melambangkan kegiatan eksekusi (proses) yaitu proses aktivitas pada setiap tahapan dan aktor. Penulisan anak

panah yang menyertai harus sesuai kaidah. Prinsip yang

digunakan adalah satu aktivitas satu aktor dan satu simbol

kecuali untuk kegiatan yang secara esensinya merupakan

kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu aktor secara

bersamaan dalam waktu yang relatif sama, seperti: rapat,

diskusi.

Contoh penggunaan Simbol Kotak dalam flow chart sebagai berikut:

36

37

Simbol belah ketupat melambangkan kegiatan

pengambilan keputusan (adanya alternatif: ya-tidak,

lengkap-tidak, sesuai-tidak, dsb.). Selanjutnya dalam

penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai

kaidah tetapi lebih fleksibel dibandingkan simbol

kotak. Prinsip yang digunakan adalah satu aktivitas satu aktor dan satu simbol kecuali pengambilan keputusan yang

dilakukan dalam suatu forum bersama (rapat) dilambangkan dengan tanda kotak (proses).

38

Contoh dalam penerapan Simbol Belah Ketupat dapat dilhat sebagaimana penggambaran flowchart sebagai berikut:

39

Simbol Keempat (penghubung) melambangkan penghubung flowcharts yang terputus karena ganti halaman. Penulisan

simbol didahului dengan anak panah dari simbol sebelumnya pada halaman yang terputus dan diteruskan dengan anak

panah menuju simbol berikutnya pada halaman berikutnya dan berlaku sebaliknya untuk panah balikan. Prinsip yang

digunakan: apabila hanya satu anak panah menghubung simbol segi lima maka tidak perlu ditulis nomor. Apabila

menghubungkan lebih dari satu anak panah maka diberikan nomor.

Contoh penggunaan simbol (penghubung) flowcharts yang terputus karena ganti halaman dapat dilihat sebagai berikut:

Page 1

Page 2

40

Simbol anak panah (Arah Proses) melambangkan arah proses kegiatan dari satu simbol ke simbol selanjutnya. Selanjutnya

penulisan simbol anak panah sesuai kaidah yang berlaku pada simbol yang dihubungkan.Prinsip yang digunakan: Pertama,

arah anak panah selalu jatuh dari atas menuju ke sisi atas tengah simbol, kecuali untuk arah anak panah balikan yang

tergantung pada kondisi yang dihadapi: bisa dari bawah ke atas dan bisa dari sisi kanan ataupun kiri. Kedua, tanda anak

panah tidak boleh bersilangan seandanya terpaksa bersilangan maka digambarkan dengan tanda “Ω = omega”.

Page 1

Page 2

41

Contoh penggunaan simbol anak panah pada flowchart 1 anak panah dan 2 anak panah dapat dilihat sebagai berikut:

Page 1

Page 2

42

Bersilangan

43

Pendekatan penyusunan SOP dapat dilakukan dengan berbagai motode / cara. Namun demikian ada beberapa tahap yang

sama untuk dilakukan meliputi : membuat daftar kebutuhan SOP, Identifikasi SOP yang akan dibuat/disusun, Penilaian

terhadap kebutuhan, menetukan Prioritasi, Identifikasi aktivitas, menetapkan format, menyusun SOP, review /Validasi dan

menetapkan / mengesahkan SOP.

Identifikasi Kebutuhan SOP

Identifikasi kebutuhan SOP Adminsitasi Pemerintahan

berdasarkan tugas dan fungsi dengan mengidentifikasi

output, aspek output dan judul SOP dengan urutan

sebagai berikut:

Berdasarkan gambar diatas, tugas dijabarkan dalam

fungsi (uraian tugas) dan fungsi tersebut di jabarkan

dalam sub fungsi (rincian uraian tugas), merumuskan

output sub fungsi (rincian uraian tugas), menentukan

aspek-aspek dalam mencapai output, menentukan judul

SOP.

Tugas Fungsi Sub Fungsi Output Aspek Judul SOP

Uraian Tugas Rincian

Uraian Tugas

44

Adapun langkah-langkah identifikasi SOP AP berdasarkan

analisis tugas dan fungsi yang dimiliki organisasi

pemerintah adalah sebagai berikut:

1. Menganalisis Tugas dan Fungsi Organisasi Pemerintah

Analisis tugas dan fungsi dilakukan dengan memerinci

(mem-break-down) tugas dan fungsi struktur

organisasi terendah menjadi kegiatan yang

operasional yang mencerminkan output

sementaranya baik yang berdimensi produk maupun

yang berdimensi proses;

2. Mengidentifikasi output final (end-product)

Identifikasi output final (end-product) dari output

sementara yang dihasilkan struktur terendah

organisasi pemerintah dengan melakukan

penelusuran struktur yang menghasilkan output final

tersebut;

3. Mengidentifikasi aspek kegiatan dari output final (end-

product)

Identifikasi aspek kegiatan dari output final (end-

product) dengan merumuskan aspek kegiatan

keseluruhan (makro) dan aspek parsial (mikro) yang

ada di awal (pra), pada saat (in) dan setelah (pasca)

dari (mikro) output final tersebut;

4. Merumuskan judul SOP AP

Rumusan judul SOP AP dilakukan dengan

menggabungkan aspek kegiatan dengan output final

(end-product). Penggabungan aspek kegiatan secara

keseluruhan (makro) dengan output final menjadi

judul SOP makro dan penggabungan aspek parsial

(mikro) menjadi judul SOP mikro;

5. Mengindentifikasi seluruh judul SOP AP

Identifikasi seluruh SOP AP yang telah dihasilkan baik

judul SOP makro dan mikro dengan mengelompokkan

sesuai dengan tingkat struktur organisasinya.

Keseluruhan judul SOP AP inilah merupakan

kebutuhan riil SOP AP yang harus disusun.

45

Penilaian Prioritas

Penilaian prioritas adalah menentukan SOP yang dinilai memiliki peran penting dan strategis, ada bebebrapa hal yang perlu

diperhatikan dalam menentukan skala prioritas yakni sebagai berikut :

1. Keterkaitan dengan aspek strategis pelaksanaan tugas pokok dan fungsi

2. Keterkaitan dengan prosedur lain

3. Keterkaitan dengan peraturan perundang-undangan

4. Keterkaitan dengan pemenuhan kebutuhan stakeholders

5. Dll.

46

Identifikasi Aktivitas SOP

Identifikasi aktivitas SOP dengan melihat siapa yang melakukan,

apa output yang dihasilkan, waktu yang dibutuhkan, dan

kelengkapan yang diperlukan dalam setiap aktifitas proses

aktivitas. Seperti pada gambar.

Dalam setiap mekanisme kerja sebuah SOP hanya terdiri dari 3

unsur yakni input, proses dan output. Mekanisme kerjanya,

setiap output dari setiap aktivitas akan menjadi input pada

aktivitas selanjutnya, dimana aktivitas tersebut akan

dilaksanakan oleh actor (pegawai/pelanggan). Seperti pada

Gambar.

Menentukan Format

Aktivitas 1

Aktivitas 2

Aktivitas 3

Aktivitas -n Selesai

Mulai

Pro

ses

du

r

Input Proses Output

Input Proses Output

Input Proses Output

47

Dalam menyusun SOP banyak terdapat jenis format

Antara lain Simple Steps Graphic (SS-G), Simple Steps

Flowchart (SS-F), Hierarchical Steps Graphic (HS-G),

Hierarchical Steps Flowchart (HS-F). Dalam Penyusunan

SOP Administasi pemerintahan umumnya menggunakan

SS-F dan HS-F.Beberapa keuntungan format ini sebagai

berikut :

• Rinci dan detail

• Jelas alurnya

• Simbul-simbulnya merepresentasikan apa yang

harus dilakukan

• Hirarkis sesuai urutan proses

• Mudah dipahami secara mandiri

Pengenalan symbol SOP dalam Flowchart seperti pada

Bab sebelumnya.

SS - G SS - F

HS - G HS - F

48

Menyusun dan Pendokumentasian SOP

Melaksanan penyusunan SOP dengan penjelasan-

penjelan dengan bab-bab sebelumnya. Sedangkan dalam

pendokumentasioan SOP berisi Antara lain :

1. Halaman Judul

2. Surat Keputusan Pimpinan K / L / Pemda

3. Daftar Isi

4. Penjelasan Singkat berisi Ruang Lingkup,

menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan kebutuhan

organisasi; Ringkasan, memuat ringkasan singkat

mengenai prosedur yang dibuat; dan

Definisi/Pengertian-pengertian umum, memuat

beberapa definisi yang terkait dengan prosedur yang

distandarkan.

5. Dokumen SOP berisi Identitas SOP dan Prosedur

SOP (Bab Anatomi SOP)

Mengesahkan SOP

Dokumen SOP disahkan oleh pimpinan organisasi masing seperti kepala bagian, kepala SKPD, kepala daerah, ketua / kepala

lembaga dan lain sebagainya.

49

________ 2012 Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negaradan Reformasi Birokrasi No. 35 tahun 2012 tentang

Standar Opererasional Peosedur Administrasi Pemerintah

Pusat Kajian Pelayanan Publik, 2012 Materi Bimbingan Teknis Penyusunan Standar Operasional Prosedur, Lembaga

Adminsirtasi Negara

Kementerian PANRB, 2012, Konsep, Kebijakan Dan Praktek Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi

Pemerintahan, Kementerian PANRB

Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/15/M.PAN/7/2008 Tentang Pedoman Umum

Reformasi Birokrasi;

PermenPAN dan RB Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process);

Permendagri No. 4 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan SOP di Lingkungan Kemendagri;

Permendagri No. 52 Tahun 2011 tentang SOP di Lingkungan Pemerintah Daerah

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83

84

85

86

87

88

89

90

91

92

93