PENGANTAR KEARSIPAN
PENGANTAR KEARSIPANI. Pendahuluan1.1. Pengertian ArsipSecara
etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu "archief", dan
dalam bahasa Ingris disebut "arcihive", berasal dari kata "arche"
bahasa Yunani yang berarti permulaan.Kemudian dari kata arche"
berkembang menjadi kata "ta archia" yang berarti catatan.
Selanjutnya kata "ta archia" berubah lagi menjadi kata "archeon"
yang berarti "gedung pemerintahan". Gedung yang dimaksud tersebut,
juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur
bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan, bahan-bahan tertulis,
piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan,
akte-akte,dokumen-dokumen, peta-peta, dsb. Ada juga istilah lain
yang sering digunakan untuk menyatakan arsip,
yaiturecorddanwarkat.Recordsadalah setiap lembaran (catatan, bahan
tertulis, daftar, rekaman, dsb.), dalam bentuk atau dalam wujud apa
pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai
bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas suatu
peristiwa/kejadian. Sedangkanwarkatberasal dari bahasa Arab yang
berarti surat, akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut
diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi
keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan. Dalam pemahaman
sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan salah satu
produk kantor (office work).Artinya, kearsipan merupakan salah satu
jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha, yang banyak
dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta.
Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan
warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya.
Kegiatan yang berhubungan dengan penyirnpanan surat-surat dan
dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan
memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu
sebagai sumber dan pusat rekaman informasi bagi suatu
organisasi.Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, memberikan rumusan arsip
sebagai berikut:
(a)Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga
Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik
dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan
(b)Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan
Swasta dan atau
perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Selanjutnya, UU No.7 Tahun 1971 memberikan penjelasan bahwa yang
dimaksud dengan naskah-naskah dalam corak bagaimanapun dari suatu
arsip, adalah meliputi baik yang tertulis, maupun yang tidak
tertulis, hasil rekaman, film dan sebagainya. Sedangkan yang
dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan
hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam
satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama. Menurut
Undang-undang tersebut, tujuan kearsipan ialah untuk menjamin
keselamatan bahan pertanggunjawaban nasional tentang perencanaan,
pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan
Pemerintah (Pasal 3 UU No. 7 Tahun 1971).
1.2.ArsiparisArsiparis adalah orang yang bertugas untuk
mengelola arsip.Kriteria yang harus dimiliki oleh arsiparis:harus
cakap dan cerdasharus memahami dan mengerti tentang manajemen
perkantoranharus teliti dan uletharus sabarharus memilki
kepribadian dan sopanharus memiliki pendidikan minimal sekolah
menengah1.3. Jenis-Jenis ArsipArsip dapat digolongkan atas berbagai
jenis atau macam, antara lain:
1.3.1 Berdasarkan Fungsi.
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan
menjadi:
(a)Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan
administrasi perkantoran.
(b)Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan
administrasi perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari.
1.3.2 Berdasarkan Nilai Guna
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan
atas:
(a)Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada
kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang
menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi:
Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan
pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi
pencipta arsip.
Nilai guna hukumyaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang
mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan
pemerintah.
Nilai guna keuanganyaitu arsip yang berisikan segala hal yang
menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
Nilai guna ilmiahdan teknologi yaitu arsip yang mengandung data
ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau
penelitian terapan.
(b) Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada
kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau
kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya
sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada
masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder, juga
meliputi:
Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan
keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana
lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur
fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa
hasil/akibat dari kegiatan itu.
Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi
kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa
dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.
(c)Berdasarkan sifat Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan
atas :
Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan
perlakuannya berlakuketentuan tentang kerahasian surat-surat.
Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua
pihak/umum
(d)Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, Menurut
tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip
(depo arsip),atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan
pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.
Arsip pemerintahyang mengandung nilai khusus ada yang disimpan
secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat
yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional RepublikIndonesia).
Sedangkan lembaga pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip
pemerintah di daerah yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. Arsip
sentral disebut juga Arsip makro atau arsip umum, karena merupakan
gabungan ataupun kumpulan dari berbagai arsip unit.
Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau
setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip
mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang
ada di unit yang bersangkutan.
(e) Berdasarkan keasliannya, Menurut keasliannya, arsip
dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan
arsip petikan.
(f)Berdasarkan subyeknya, Berdasarkan subyek atau isinya, arsip
dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan,
Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip
Penjualan, dan sebagainya.
(g) Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya., Menurut bentuk atau
wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnyasurat(arsip
korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran
kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi
penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti: naskah
perjanjian/kontrak, akte, kartu pegawai, tabel, gambar, grafik atau
bagan. Selainsurat, bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita
rekam, piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb.
(h)Berdasarkan Sifat Kepentingannya., Menurut sifat
kepentingannya, arsip dapat dibedakan atas
Arsip non-esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan
pengolahan, dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang
penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu
lama.
Arsip pentingyaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan,
keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian
masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran
pekerjaan. Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama,
akan tetapi tidak mutlak permanen.Arsip vital, yaitu arsip yang
bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte,
ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.
1.4. Ciri-Ciri Arsip DinamisBerdasarkan uraian terdahulu, bahwa
arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Dengan demikian, arsip
dinamis memiiki ciri-ciri sebagai berikut:
Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan
dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi
sehari-hari.
Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut
fungsinya.
Pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup, oleh karena itu
pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang
kerahasiaan suratsurat. Sesuai dengan ciri di atas, maka menurut
fungsi dan kegunaannya, arsip dinamis dapat dibedakan atas:
Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi
kelangsungan pekerjaan di kantor
Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah
mulai menurun
Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan
dalam proses pekerjaan sehari-hari.
1.4.1 Siklus Arsip Dinamis
Arsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup (life
sicle). Tahap pertama, adalah merupakan tahappenciptaan. Proses ini
terjadi tatkala tulisan dituangkan ke dalam bentuk kertas, atau
data dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film, tape
atau media lainnya. Pada tahap ini, arsip dapat berupa surat/naskah
yang dibuat oleh instansi/kantor kita, atau yang dibuat oleh
instansi lain, yang diterima oleh kantor kita.
Tahap kedua merupakantahap penggunaan aktifdengan jangkauan
waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini
pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses
cepat ke berkas dinamis. Arsip dinamis disimpan di kantor pada
tempat-tempat penyimpanan sepertifilingcabinetatau almari arsip
karena tingkat penggunaannya yang sering, serta butuh akses yang
cepat.
Tahap ketiga adalah tahap inaktif. Tahap ketiga ini terjadi
tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi
sehingga menjadi inaktif. Oleh karena itu, arsip itu disimpan dalam
tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis
(record center). Selama masa inaktif ini, arsip dinamis disimpan
karena alasan hukum atau karena kebutuhan rujukan, dan
sebagainya.
Tahap keempat ialahtahap penyusutan dan Jadwal retensi
Arsip(JRA). Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan
dengan habisnya "masa simpan" arsip yang telah ditentukan oleh
perundang-undangan, peraturan atau prosedur administratif. Tindakan
ini harus dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip, sehingga
sulit ditemukan kembali(retrieval)dan sulit memeliharanya, sebab
karakteristik arsip ialah mengumpul secara alami(accumulating
naturally). Dengan demikian penyusutan arsip diperlukan untuk
menghemat ruangan/tempat, memudahkan penemuan kernbali arsip
manakala diperlukan. Sedangkan JRA adalah pedoman yang digunakan
untuk menyusutkan arsip.
Penyusutan arsip menyangkut pekerjaan pemusnahan arsip yang
sudah tidak memiliki nilai guna primer (hukum, fiskal,
administratif, keilmuan), maupun nilai guna sekunder. Permusnahan
dilakukan dengan mengikuti kententuan retensi (masa simpan) atas
dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi
Arsip (IRA) yang berupa daftar yang berisi jenis/seri arsip,
beserta jangka waktu penyimpanannya, dimana JRA dipakai sebagai
pedoman untuk penyusutan arsip.
Penyusutan arsip dapat juga dilakukan dengan cara menyerahkan
arsip yang bernilai guna sekunder (tidak bernilai primer lagi) ke
badan yang berwenang yaitu Arsip Nasional Rl (ANRI) (lihat PP.No.
34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip). Menurut PP 34 tahun 1979,
penyusutan arsip instansi/badan pemerintah mencakup tiga kegiatan
yaitu pemindahan, pemusnahan dan penyerahan. Pemindahan arsip
maksudnya adalah memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit
kearsipan(reccord center) berdasarkan jadwal retensi arsip secara
teratur dan tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh masing-masing
lembaga atau instansi yang bersangkutan. Misalnya, USU memiliki
unit kearsipan (record center) tersendiri, sehingga masing-masing
Fakultas, Lembaga, UPT, dsb., akan menyerahkan arsip inaktif yang
dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai jadwal retensi yang
ditentukan.
Penyusutan arsip perusahaan atau lembaga swasta, yayasan, dsb.
Disusutkan berdasarkan UU. No.8 tahun 1997 tentang dokumen
perusahaan. Inti dari penyusutan dokumen perusahaan adalah sama
dengan penyusutan arsip instansi/badan pemerintah.
Arsip inaktif yang diserahkan ke Depo Arsip seperti,
Perpustakaan dan Depo Arsip kota, Perpustakaan dan Depo Arsip
provinsi, atau ANRI, statusnya akan berubah menjadi arsip statis
(archives) dan disimpan secara permanen untuk perlindungan, karena
arsip tersebut memiliki nilai informasi, historis, ilmiah, dan
pembuktian (hukum, fakta sejarah, dsb.) Pelaksanaan pemusnahan
dan ataupun penyerahan arsip harus dilakukan dengan menggunakan
berita acara.
1.5. Penyimpanan ArsipPengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai
sejak suatusurat(naskah, warkat) dibuat atau diterima oleh suatu
kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan,
selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. Oleh karena
itu, di dalam kearsipan terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan,
penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip.
Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu
(lihat uraian di atas). Oleh karena itu, hal yang perlu
diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya, bagaimana
cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga mudah atau
ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan, serta langkah- langkah
apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip
tersebut.
Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, awet,
efisien dan luwes (fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan
yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing
kantor/instansi yang bersangkutan. Dalam penyelenggaraan
penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) macam asas yaitu asas
sentralisasi, asas disentralisasi, dan asas campuran atau
kombinasi. Penyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi
adalah penyimpanan Arsip yang dipusatkan (central filing) pada unit
tertentu. Dengan demikian,
penyimpanan arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu
instansi/kantor dipusatkan pada satu tempat/unit tertentu.
Sebaliknya, penyelenggaran penyimpanan arsip dengan asas
desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan penyimpanan
arsip secara mandiri. Dalam hal yang demikian, masing-masing unit
satuan kerja bertugas menyelenggarakan penyimpanan arsipnya.
Sedangkan asas campuran, merupakan kombinasi antara desentralisasi
dengan sentralisasi. Dalam asas campuran tiap-tiap unit satuan
kerja dimungkinkan menyelenggarakan penyimpanan arsip untuk
spesifikasi tersendiri, sedangkan penyimpanan arsip dengan
spesifikasi tertentu disentralisasikan.
Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu
kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis, yang penempatannya
secara actual menerapkan suatu sistem tertentu, yang biasa disebut
sistem penempatan arsip secara aktual. Kegiatan pemberkasan dan
penataan arsip dinamis tersebut popular dengan
sebutanfilingSystem".Paraahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk
menyatakan bahwafilling systemyang digunakan atau dipakai untuk
kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari:
(a)Sistem Abjad,
(b)Sistem angka/nomor (numerik),
(c)Sistem Wilayah,
(d)Sistem subyek, dan
(e)Sistem Urutan Waktu (kronologis).
Disamping kelima sistem di atas, banyak arganisasi atau instansi
yang menerapkan sistem kombinasi.
1.6. Peralatan KearsipanPeralatan yang dipergunakan dalam bidang
kearsipan pada dasarnya sebahagian besar sama dengan alat-alat yang
dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya, Peralatan
yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri
dari:
(a)Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang
dipergunakan untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa
yang sering disebutstopmapfolio, Stopmapbertali (portapel), map
jepitan (snelhechter),map tebal yang lebih dikenal dengan
sebutanordnerataubrieforner.Penyimpanan ordner lebih baik dirak
atau lemari, bukan di dalamfiling cabinetdan posisi penempatannya
bias tegak. SedangkanStopmap foliodansnelhechterpenyimpanannya
dalam posisi mendatar, atau tergantung (bila yang
dipakaisnelhechtergantung) di dalamfiling cabinet,
sedangkanportapelsebaiknya disimpan dalam almari karena dapat
memuat banyak lembaran arsip.
(b)Folder,merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk
segi empatpanjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan
arsip, atau satu kelompok arsip di dalamfiling cabinet. Bentuk
folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun
penutup, atau mirip sepertisnelhechtertetapi tidak dilengkapii
dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengantab, yaitu bagian
yang menonjoll dari folder yang berfungsi untuk menempatkan
kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang
bersangkutan.
(c)Guide,adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang
dipergunakansebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam
penyimpanan arsip.Guideterdiri dari dua bagian, yaitutab guideyang
berguna untuk mencantumkan kodekode, tanda-tanda atau indeks
klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu
sendiri.Jumlahguideyang diperlukan dalam sistemfilingadalah
sebanyak pembagian pengelompokan arsip menurut subyeknya.
Misalnyaguidepertama untuk menempatkan tajuk(heading)subyek
utama(main subyek), guide kedua untuk menempatkan sub-subyek, guide
ketiga untuk yang lebih khusus lagi, demikian seterusnya.
(d)Filing Cabinet(file cabinet), adalah perabot kantor berbentuk
persegi empatpanjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri)
dipergunakan untuk menyimpanberkas-berkas atau arsip.Filing
cabinetmempunyai sejumlah laci yang memiikigawang untuk tempat
rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip ditampungdalam folder
gantung).Filing cabinetterdiri berbagai jenis, ada yang
berlacitunggal, berlacii ganda,horizontal plan file cabinet, drawer
type filing cabinet, lateral filing cabinet, dsb.
(e)Almari Arsip,adalah almari yang khusus digunakan untuk
menyimpan arsip. Bentuk dan jenisnya bervasi, namun berkas atau
arsip yang disimpan dalam almari arsip sebaiknya disusun/ditata
secara vertical lateral (vertikal berderet kesamping), sehingga
susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang
disusun ditata di dalam rak arsip.
(f)Berkas Kotak(Box file),adalah kotak yang dipergunakan untuk
menyimpan berbagaiarsip (warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya
dipergunakan untuk menyimpanarsip yang sejenis, atau yang berisi
hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotakini akan ditempatkan
pada rak arsip, disusun secara vertikal (vertikal berderet
kesamping).
(g)Rak Arsip, adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan
tempat untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan
dirak susun secara vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi
kiri paling atas menuju kekanan, dan seterusnya kebawah.
(h)Rotary Filling,adalah peralatan yang dapat berputar,
dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa
kartu).
(i)Cardex (Card Index)Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip yang berupa kartudengan mempergunakan laci-laci
yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartukartu yang akan disipan
disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudahdilihat.
(j)File yang dapat dilihat (Visible reference record
file)Visible reference record fileadalah alat yang dipergunakan
untuk menyimpanarsip-arsip yang bentuknya berupa leflet, brosur,
dan sebagainya.
1.7. Penemuan Kembali Arsip.Keberhasilan pelaksanaan manajemen
arsip dinamis atau arsip aktif, akan nampak dengan jelas, bilamana
semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan mudah pula
dikembalikan ke tempat semula. Karena, penemuan atau pencarian
dokumen merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang
bertujuan untuk menemukan kembali arsip, karena akan dipergunakan
dalam proses penyelengaraan administrasi. Menemukan kembali, juga
berarti memastikan dimana suatu arsip yang akan dipergunakan itu
disimpan, dalam kelompok berkas apa arsip itu berada, disusun
menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya. Menemukan
kembali arsip, tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam
bentuk fisiknya, akan tetapi juga menemukan informasi yang
terkandung di dalamnya. Oleh karena itu, penemuan kembali ini
sangat berhubungan dengan keakuratan sistem pemberkasan atau
penyimpanannya. Kegiatan penemuan kembali merupakan barometer
efisiensinya penyajian informasi kearsipan. Siklus penemuan kembali
arsip yang dibetuhkan (retrieval/finding cyclus), dan siklus
penempatan kembali (filing cyclus) merupakan prosedur yang
memerlukan penanganan tersendiri.
Salah satu hal penting yang sering diabaikan dalam penemuan
kembali arsip ialah, tidak melakukan pencatatan dalam transaksi
peminjaman. Kita sering mengambil arsip tanpa melatui bukti
tertulis, atau hanya meminjam lisan saja, bahkan mungkin
menggunakannya tanpa seijin petugas, karena merasa sesame teman
kantor. Akibatnya, bila kita lupa mengembalikannya, maka arsip itu
bias hilang atau tercecer disembarang tempat. Oleh karena itu, bila
kita meminjam arsip sebaiknya mempergunakansuratpinjam atau kartu
permintaan pinjam melalui petugas yang menanganinya. Untuk
menghindari hal itu, maka perlu dibuat lembar/ kartu pinjam
arsip.
Setelah peminjam mengisi lembar peminjaman, maka perlu
dipertanyakan apakah peminjam boleh langsung melakukan akses ke
laci filling cabinet atau ke
almari arsip?.
Sebelum menjawab pertanyaan itu, perlu disampaikan bahwa ada 2
(dua) sistem layanan yaitu:
(a)layanan terbuka (opened access) yaitu pengguna diperbolehkan
langsung mengambil dokumen yang diingininya dari tempatnya (rak,
laci, folder, dsb.),
(b)layanan tertutup (closed access), yaitu pengguna tidak
diperbolehkan mengambil sendiri dokumen yang diinginkannya dari
tempatnya melainkan harus melalui petugas. Biasanya untuk arsip,
sistem yang dipakai ialah sistem layanan tertutup.
1.8. Pemeliharaan ArsipDalam penjelasan umum UU No.7 Tahun 1971
tentang Ketentuan-ketentuan PokokKearsipan dinyatakan bahwa untuk
kepentingan pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan
datang, perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata benar,
serta lengkap mengenai kehidupan dan penyelenggaraan pemerintahan
negara baik masa lampau, masa sekarang dan masa yang akan datang.
Penyelamatan bahan-bahan bukti tersebut merupakan masalah yang
menjadi bidang kearsipan dalam arti yang luas.
Pemeliharaan arsip mencakup usaha-usaha yang dilakukan untuk
menjaga
arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan atau
kemusnahan
arsip bisa datang dari arsip itu sendiri, maupun disebahkan oleh
serangan-serangan dari luar arsip. Sedangkan, pengamanan arsip
adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk meniaga arsip-arsip dari
kehilangan maupun dari kerusakan akibat penggunaan. Usaha
pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan
mengambil. langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk
menyelamatkan arsip-arsip beserta informasinya (isinya).
Pengamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara
restorasi dan laminasi. Restorasi arsip adalah memperbaiki
arsip-arsip yang sudah rusak, atau yang sulit digunakan, agar dapat
dipergunakan clan dapat disimpan kembali. Sedangkan, laminasi
adalah menutup kertas arsip diantara 2 (dua) lemari plastik,
sehingga arsip terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara
lembab dan serangan serangga. Dengan cara itu, arsip akan tahan
lebih lama untuk disimpan. Sedangkan pengamanan atau upaya
menyelamatkan informasi yang terkandung dalam arsip (isi) dapat
dilakukan dengan mengalih mediakan ke dalam bentuk media lain,
seperti padamicro film,fich, dan ke media digital.
BAB IIKEBERADAAN KEARSIPAN DALAM MANAJEMEN MODERNUntuk
memanfaatkan kreatifitas masyarakat dalam pembangunan dengan
sendirinya memerlukan penanganan dan pengendalian potensi dengan
baik. Arti praktis penanganan tersebut di atas telah dikemukakan
oleh Bapak Presiden dalam amanatnya pada pengumuman dan penjelasan
pembentukan Kabinet Pembangunan VI tanggal 17 Maret 1993, bahwa
dalam pelaksanaan pembangunan hendaknya diterapkan manajemen
modern. Ada tiga fungsi pokok yang dikemukakan dalam manajemen
modern. Pertama perencanaan yang matang, kedua pelaksanaan yang
tepat dan ketiga pengawasan yang ketat.2.1Fungsi dan Tujuan Pokok
kearsipan NasionalUntuk memahami lebih mendalam keberadaan arsip
dalam manajemen modern dapat kita pahami pasal 2 dan pasal 3
undang-undang nomr 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok
kearsipan sebagai berikut :Pasal 2Fungsi arsip membedakan :Arsip
dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi negara.Arsip statis yang tidak dipergunakan secara
langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.Pasal
3Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintah.
Beberapa unsur penting antara lain
:Perencanaan,Pelaksanaan/penyelenggaraan,Pertanggungjawaban.Perencanaan
:Arsip sebagai sumber informasi dapat memberikan/menyediakan data
antara lain :Data yang bersifat umum,Meliputi data yang bersifat
kebijaksanaan dan peraturan serta keputusan.Data yang bersifat
khusus,Meliputi keberhasilan dan ketidakberhasilan serta kendala
dan solusinya.Pelaksanaan/Penyelenggaraan :Suatu perencanaan
kegiatan adalah suatu pelaksanaan yang senantiasa taat dan disiplin
pada ketentuan yang ada. Dalam pelaksanaan kegiatan ini
memperlihatkan sebagai penunjang keputusan yang dilakukan sehingga
hasilnya akan memenuhi sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya.
Memanfaatkan/menggerakkan arsip tergantung pada dua faktor utama
yaitu :a.Sikap setiap pimpinan terhadap fungsi arsip dalam
manajemen baik di bidang perusahaan maupun di bidang pemerintah.
Sikap pemimpin yang tidak peduli terhadap kearsipan, akan
mengakibatkan organisasi/instansi yang dipimpinnya kehilangan untuk
mencapai keberhasilan yang maksimal.b.Faktor yang kedua adalah hal
yang mempengaruhi akan aktivitas-aktivitas, yaitu luasnya
tanggungjawab/fungsi yang diemban oleh organisasi/instansi yang
bersangkutan.Dalam pelaksanaan kegiatan perlu dilakukan proses
pengkajian secara kritis bagian-bagian atau komponen
kegiatan/pekerjaan. Salah satu metoda yang dipergunakan untuk
mendapatkan data analisis pekerjaan adalah dengan mengadakan suatu
observasi.Pertanggungjawaban :Kata pertanggungjawaban mengandung
arti bahwa keberadaan teknologi sistem informasi kearsipan,secara
konsisten berada di jajaran terdepan berperan sebagai alat
pengawasan dan pengendalian.2.2Hubungan Kearsipan Dengan Ilmu-Ilmu
Yang LainKearsipan sangat erat hubungannya dengan disiplin ilmu
diantaranya :a. Ilmu AdministrasiMempelajari kearsipan tidak dapat
kita lepaskan dengan mempelajari dan mendalami ilmu administrasi
dimana kearsipan itu sendiri melekat dan terkandung di dalamnya.
Dalam abad modern ini tidak ada satu hal yamg lebih penting dari
pada administrasi, demikian pula administrasi tanpa records
management akan sia-sia dan kearsipan tanpa manajemen yang baik
akan statis. Dalam proses administrasi, kearsipan bukan merupakan
fenomena masyarakat yang baru, karena arsip itu sendiri diciptakan
oleh masyarakat untuk masyarakat sehingga tujuan kearsipan tidak
terlepas dari tujuan masyarakat.b. Ilmu EkonomiIlmu ekonomi
berkenaan dengan upaya apa supaya kemakmuran dapat tercapai, baik
kemakmuran bagi masyarakat maupun perorangan, dan bagaimana pula
bahwa kemakmuran yang dicapai dapat terwujud dalam keadilan
sebagaimana diamanatkan oleh pancasila.Ilmu kearsipan membantu
ekonomi dalam hal menggarap dan mengolah informasi yang pada
akhirnya akan memberikan corak kepada stabilitas perekonomian
dengan perubahan-perubahan yang dinamis dan tidak terlalu
membutuhkan biaya yang terlalu tinggi.c. Ilmu PolitikIlmu politik
merupakan suatu ilmu yang mempelajari seluk-beluk pemerintahan yang
berorientasi kepada kegiatan administrasi pemerintahan. untuk
menelaah semua faktor-faktor yang mempengaruhi keputusan-keputusan
yang bersifat politik dan administrasi, ilmu kearsipan dalam konsep
dan pola pikir memberi warna kepada setiap keputusan dan
kebijaksanaan yang ditentukan.d. Ilmu InformasiIlmu informasi
adalah ilmu yang mempelajari perilaku, struktur, dinamika, transfer
informasi. Informasi merupakan pengetahuan dalam bentuk fakta atau
pendapat yang mungkin diterima oleh seseorang atau oleh banyak
orang. Informasi sebagai suatu kesatuan konsep, kesatuan
intelektual, yang diterima, sebagai suatu kesatuan pikiran pada
hakekatnya adalah stimulasi yang dipahami melalui indra yang
dimiliki dari seseorang.e. Ilmu SejarahArsip berperan sebagai
sumber sejarah yang memberikan pengalaman di waktu lampau, memberi
arti apa yang dikerjakan sekarang dan bagaimana rencana yang akan
datang.Ilmu sejarah mencatat dan mengumpulkan segala
kejadian-kejadian yang penting dimasa lampau. Tanpa adanya ingatan
yang kuat akan kejadian-kejadian dimasa lampau kita tidak akan
mengetahui sejarah, dan arsiplah sebagai pusat ingatan (central
memory) dan sebagai sumber sejarah.BAB IIIPRINSIP-PRINSIP DASAR
KEARSIPANPrinsip dasar kearsipan meliputi antara lain :Prinsip
dasar pertamayaitu bahwa arsip diciptakan oleh masyarakat dan untuk
masyarakat sehingga tujuan kearsipan tidak terlepas dari tujuan
masyarakat.Prinsip dasar yang keduaadalah perlindungan dan
penyelamatan arsip, yaitu mengatur tatalaksana penyelamatan dan
perlindungan arsip, di Indonesia aturan ini dirumuskan dalam Bab IV
pasal 9 dan pasal 10 Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Dalam pasal-pasal tersebut
dirumuskan bahwa pengumpulan, pemeliharaan dan penyelamatan arsip
adalah merupakan kewajiban setiap lembaga dan badan
pemerintahan.Prinsip dasar yang ketigaadalah kearsipan dan arsip
itu sendiri sebagai catatan-catatan/naskah-naskah.. Arsip sebagai
pusat ingatan memberikan dorongan untuk menciptakan gagasan-gagasan
rencana-rencana baru baik mengenai kegiatan-kegiatan spiritual
maupun kegiatan-kegiatan duniawi.Prinsip dasar yang keempatadalah
arsip sebagai lembaga tempat penyimpanan naskah-naskah pemerintahan
dan naskah-naskah bersejarah.Prinsip dasar yang kelima;Arsip
sebagai fungsi organik : Kearsipan sebagai fungsi organik, atau
dengan kata lain arsip merupakan kegiatan organik, hal ini
merupakan fakta sejarah kearsipan yang menunjukan keberadaan arsip
dlam pengertian arsip konvensional, identik dengan keberadaan
tulisan sebagai rekaman informasi pelaksanaan administrasi.Prinsip
dasar yang keenamadalah arsip sebagai perwujudan ide dan gagasan
manusia. Ide, gagasan, pikiran, naluri, penalaran atau dengan kata
lain cipta, rasa, karsa, dan karya merupakan media yang dapat
menghasilkan budaya sebagai karya manusia. Namun dari semua itu
terdapat titik persamaan yaitu bahwa kebudayan merupakan karya
manusia (Manmande), hasil produk kehidupan manusia dan alat
penciptanya dalah manusia.Prinsip dasar yang ketujuhadalah arsip
lebih sekedar informasi baik dalam bentuk fakta maupun detail,
arsip sebagai informasi yang merupakan susunan konsep dalam bentuk
fakta dan citra yang dapat diterima oleh seseorang atau banyak
orang untuk dimanfaatkan sebagai bahan perencanaan, pelaksanaan,
dan pengendalian suatu kegiatan.Prinsip dasar yang kedelapanadalah
arsip sebagai cermin kehidupan, seandainya terjadi kasus baik kasus
yang dilakukan oleh orang lain maupun kasus yang dilakukan oleh
diri kita sendiri, dimana kasus tersebut patut disesali, maka
secara spontan terlontarlah kata-kata supaya dijadikan cermin atau
cukup menjadi cermin bagi saya dan sebagainya.Prinsip dasar yang
kesembilanadalah arsip sebagai suatu kesatuan yang utuh dan
mandiri, media apapun yang dipergunakn untuk merekam informasi
tidak menjadi masalah dan tidak akan dan/atau merubah isi/materi
informasi itu sendiri. Dengan demikian media apapun yang
dipergunakan, baik media cetak maupun media elektronik, arsip
harus:Tetap lengkap dan dapat dipercaya.Tetap menyeluruh dan tidak
dapat dibagi-bagi.Bagian-bagian yang berada dalam arsip senantiasa
saling menjelaskan.Bagian-bagian dalam setiap arsip merupakan
hubungan yang rasional dan merupakan suatu kesatuan yang
utuh.Prinsip dasar yang kesepuluhadalah arsip mewakili ingatan
manusia. memori yang terkandung dalam arsip nilainya lebih tinggi
atau lebih kuat dari ingatan seseorang atau sekelompok
orang.Prinsip dasar yang kesebelasadalah arsip senantiasa tetap dan
dapat dipercaya : arsip akan selalu larut dan mengikuti kontinuitas
pertumbuhan Badan dan Lembaga Pemerintahan (public sector), Badan
dan Lembaga Swasta (private sector).Prinsip dasar yang
keduabelasadalah arsip merupakan kebudayaan dan peradatan. dalam
segala dimensi arsip adalah sebagai akar budaya dan peradaban
manusia, karena ia lahir dari segala aktivitas segala
kegiatan.Prinsip dasar ketiga belasadalah arsip sebagai bukti apa
yang menjadi gagasan dan apa yang diputuskan. segala apa yang
dipikirkan, segala angan-angan, segala yang dikerjakan dan
didiskusikan serta ditetapkan kenyataannya berbukti dalam wujud
arsip.Prinsip dasar keempat belasadalah arsip sebagai ekspresi
pengetahuan dan pengalaman : arsip mengandung informasi tentang
pikiran-pikiran, benda-benda dan ide-ide serta gagasan dalam jumlah
yang tidak terbatas.Prinsip kelima belasadalah arsip sebagai suatu
bahan dan arsip sebagai suatu lembaga yang spesifik. arsip sebagai
suatu bahan yang spesifik adalah karena terbentuk dalam suatu
proses kegiatan atau sutau transaksi yang hasilnya diperuntukan
untuk rujukan dan sebagai sumber asli untuk bukti
pertanggungjawaban dan sumber asli untuk kepentingan atau keperluan
penelitian.Prinsip dasar keenam belasadalah arsip disajikan untuk
setiap pemakai jasa arsip tertentu. tidak seperti halnya
perpustakaan bahwa bahan pustaka terbuka bagi siapa saja sesuai
dengan jenis perpustakaan itu sendiri, tetapi arsip hanya
diperuntukan bagi pemakai jasa informasi arsip yang dianggap berhak
sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.BAB
IVPENGELOLAAN ARSIPPengelolaan arsip ada dua, antara lain :Arsip
dinamisArsip statis4.1Arsip DinamisArsip Dinamis adalah arsip yang
dianggap masih memiliki guna penujang dalam pelaksanaan proses
administrasi sehari-hari pada lembaga-lembaga dan badan-badan
pemerintahan dimana arsip diciptakan dan diterima dalam proses
kearsipan, di tiap lembaga dan badan pemerintah kita mengenal unit
pengolah dan unit kearsipan. Unit pengolah adalah unit kerja atau
staf yang bertugas melakukan pengolahan/memproses penciptaan arsip.
Unit kearsipan adalah unit kerja baik struktural maupun fungsional
melaksanakan penyimpanan, pengendalian dan pemeliharaan arsip
sesuai dengan sistem organisasi penyimpanan yang diterapkan di
lembaga dan badan serta instansinya yang bersangkutan.Arsip dinamis
pada prinsipnya terbentuk secara organis, sehingga mengandung
kerahasiaan yang bersifat tertutup dan oleh karenanya tidak boleh
diketahui oleh siapa pun termasuk kode, nomor, perihal dan isi
serta disposisinya selain/kecualiuntuk kepentingan dinas.Arsip
dinamis terdiri dari dua, yaitu :Arsip dinamis aktifArsip dinamis
inaktif4.1.1Arsip dinamis aktifArsip ini berada dan berfungsi di
unit pengolah yang pada umumnya memiliki nilai simpan satu sampai
dengan dua tahun atau sesuai dengan jadwal retensi yang
berlaku.4.1.2Arsip dinamis inaktifArsip ini berada pada fase ketiga
yang oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai sudah kurang atau
jarang/tidak diperlukan lagi dalam menunjang proses administrasi
sehari-hari, walaupun mungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya
sangat rendah.4.2Arsip StatisArsip Statis adalah arsip yang
dianggap sudah tidak berguna lagi dalam menunjang proses
administrasi sehari-hari pada lembaga negara dan badan-badan
pemerintah, sehingga dilihat dari segi kehidupan kebangsaan sangat
bernilai.BAB VPROSES KEGIATAN
KEARSIPAN5.1KlasifikasiPengklasifikasian pada kearsipan berdasarkan
atas dua parameter, yaitu:a.Secara umumSuatu cara yang sistematis
untuk menggolongkan arsip-arsip/ bahan berdasarkan
subjek/bentuknya.b.Secara detailMerupakan pengelompokan /
penggolongan atas persamaan-persamaan atau atas dasar
perbedaan-perbedaan yang ada atau bisa pula dikelompokan
berdasarkan kronologis kegiatan.Setelah diklasifikasikan, arsip
disimpan disuatu tempat arsip yang baik disimpan dalam bentuk yang
asli.Dua hal penting yang harus diperhatikan dalam
mengklasifikasikan :a.Memfile dengan baik, meliputi proses
menyusun, mengatur, dan mengelompokkan.b.Mengklasir dengan benar,
yaitu harus logis, rasional, dan aktual.5.1.1Cara/macam
mengklasifikasikan arsipAda beberapa macam cara yang dapat
digunakan dalam pengklasifikasian, yaitu:a.DDC : Decimal Dewers
Clasificationb.UDC : Universal Decimal Clasificationa.0 = umumb.1 =
agama/religic.2 = filsafatd.3 = pengrtahuan sosiale.4 = bahasaf.5 =
ilmu murnig.6 = ilmu praktis/teknikh.7 = seni/kerajinani.8 =
kesusastraanj.9 = ilmu bumic.LC : Library ClasificationSelain
mrnggunakan abjad digunakan dengan decimal.
d.Regional Clasification
e.Caubach : A-Z (system kartu), A-K, L-Z (surat-surat yang
lain)
a)A = Umum
b)B = Personalia
c)C = Keuangan
d)D = Devisa
e)E = MPR/DPR
f)F = Surat-surat menteri
g)G = Surat rahasiah)H = Surat perniagaani)I= Surat tata
usahaj)J= Surat pendidikank)K = Surat dokumentasi5.2.Coding5.2.1
Pengertian CodingCoding merupakan suatu proses memberikan kode yang
dilakukan seorang juru indeks (indekser) dengan maksud untuk
mempercepat pemsortiran dan file arsip dengan cara memberikan
kode.Contoh : - kepegawaian B- keuangan CMacam-macam kodea.Berupa
huruftunggal : A-Zgabungan : AB, AC, ADsingkatan : Litbang,
kesrab.Berupa angkanomor urut : 1-100kelemahan : - sulit
diingatsulit ditemukanbisa terjadi data kembarsatuan angka : akan
menentukan subjekcontoh : 001, 010, 1000desimal : 10,1 , 100,1 ,
200,2c.Gabungan huruf dengan angkahuruf menunjukan headingdesimal
menunjukan man subjek/subsubjek
5.2.2 Syarat membuat kodeSingkat dan jelasMudah
dipahamiSederhanaMudah dibaca dan ditulisSatuan angkanya harus
bulat5.3. Indeks5.3.1Pengertian indeksSetelah bahan-bahan arsip
(dokumen) diklasifikasikan maka untuk menentukan lokasi penyimpanan
dan memudahkan penemuan kembali file yang bersangkutan perlu
diberikan tanda-tanda pengenal atau ciri-ciri tertentu. Maksudnya
diwujudkan dengan kode tertentu berupa huruf, angka, atau gabungan
huruf dan angka.Pekerjaan menentukan tanda pengenal bagi
bahan-bahan arsip (dokumen) ini dikenal dengan memberikan indeks
(indexing). Drs. The Liang Gie menyatakan mengindeks adalah:Suatu
daftar perincian yang disusun menurut urutan abjad untuk menjadi
kunci petunjuk terhadap serangkaian nama-nama orang, nama-nama
organisasi, nama-nama tempat ataupun judul-judul pokok yang
didaftar untuk keperluan penyimpanan warkat-warkat atau untuk
menunjukan bagian-bagian dalam suatu buku pelajaran dimana hal-hal
tersebut diuraikan. 13).Drs. Sabarman dalam ceramahnya tanggal 7
desember 77 yang diselenggarakan Perum Telekomunikasi, menyatakan
sebagai berikut :a.Alat untuk menunjuk, menentukan keterangan isi
masalah, perihal suatu dokumen atau sekelompok dokumen.b.Sebagai
kegiatan, ialah membuat, membentuk petunjuk-petunjuk keterangan isi
masalah perihal di dalam satu atau sekelompok dokumen serta
menyusunnya secara sistematis. 14)Jadi indexing (mengindeks) ialah
cara untuk menentukan atau menentukan ciri atau tanda-tanda bagi
sesutu dokumen. Tanda petunjuk dan tanda pengenal (caption) untuk
memudahkan mengetahui susunan dokumen tertentu yang harus
dimasukkan dalam file. Tanda untuk memudahkan mengetahui suatu
dokumen dapat diketemukan bila diperlukan didalam
file.5.3.2Peraturan indexing (indexing rule).Indexing adalah
membuat daftar rincian dengan membuat tanda pengenal bagi
bahan-bahan arsip atau dokumen yang hendak diarsipkan. Inti
mengindekxing adalah mencari caption (kata petunjuk).Ketentuan
mengindeks antara lain :
a.Nama orang terdiri dari satu kata, di indeks seperti aslinya
:Yugi- Yugib.Nama yang terdiri lebih dari satu kata, diindeks
dengan nama belakang dahulu:Yugi Mansyur- Mansyur, Yugic.Nama yang
menggunakan kata sandang (prefix) pada nama keluarga (nama akhir),
penulisan aslinya dapat bermacam-macam cara :Yugi Mansyur Syah-
Mansyur Syah, Yugid.Nama Wanita :Wanita yang belum menikah :Elin
Hawa Melinda- Melinda, Elin Hawa
Wanita yang telah menikah ditulis dengan nama suaminya.
Rinrin Rinawati- Rinawati, Rinrin (Baim)nama suaminya
Baime.Gelar Bangsawan
R.A Kartini- Kartini, R.A
f.Gelar KesarjanaanDitulis di belakang nama dan di dalam kurung,
apabila gelarnya lebih darisatu, penulisannya di dalam kurung
disusun secara abjad :Dr. Hj. Rinrin Rinawati, S.H- Rinawati, Hj.
Rinrin (Dr. S.H.)g.Lembaga/Organisasi- Departemen tenaga kerja dan
transmigrasi- Tenaga kerja, dan transmigrasi, departemenh.Nama
tempat :Terminal Guntur- Guntur Terminal5.4Filling system
5.4.1Pengertian Filling System
Berasal dari kata file (Inggris)/Filum (Yunani) yang berarti
ikatan. Menurut Prayudi file bukan hanya berupa tempat/ikatan,
tetapi juga bisa berupa kabinet dan tempat-tempat yang bisa
dipergunakan untuk menyimpan dokumen.
5.4.2Macam-macam Filling System
a.Alphabetic System (berdasarkan abjad)
Dikenal dengan nama dictionary system/system kamus.
-Kelebihan: Tidak pernah merubah system
-Kelemahan :Arsip yang menyangkut subjek yang sama tetapi
terletak pada tempat yang berbedaTulisan sering diucapkan
berbedaHuruf kembar akan sulit dibedakan dalampengucapan, ex: F dan
VAngka harus di eja sesuai ucapannyab.Numerical SystemSistem
pendapatan arsip berdasarkan nomor urut.-Kelebihan:Tingkat
ketelitian lebih tinggiTanpa batas, sesuai dengan kebutuhanMudah
dikerjakan/disusunKesalahan akan mudah di lihatDapat dipergunakan
di semua bidangHubungan antara folder yang satu dengan yang lainnya
akan terlihat jelas secara logis
Bersifat permanen, walaupun ada perubahan tempat, nama, dan
lain-lainBiasa digunakan untuk mengatakan waktuBerlaku
universalPaling tepat untuk menyatakan waktu-Kekurangan :Tidak bisa
di temukan langsung dalam fileMemerlukan indeks yang terpisahBila
dideretkan, angka yang panjang akan mempermudah terjadinya
kekeliruanMemerlukan tanda-tanda yang lainPerbedaan hubungan
subordinasinya terlihat jelasc.Geographycal SystemArsip di pilih
berdasarkan wilayahnya masing-masing, contoh : pajak.
Susunan pembagian wilayah harus disertai abjad.
-Kelebihan:
Berbagi data arsip akan terkumpul di suatu tempatMulai di
mengertiFilling sistem sederhana, karena terpusat pada suatu
tempat-kekurangan :Cenderung terdapat nama yang samaDalam hal
mengindeks, harus hafal betul tempat, nama, tingkatan, wilayah yang
berbeda
Sangat memakan waktu dan tenaga
d.Chronological System
Sistem memfile berdasarkan waktu kejadian. Waktu memegang
peranan penting, sangat berkaitan dengan perbankan (utang piutang).
Di distribusikan barang dan lain-lain.
-kelebihan:
Memberikan keterangan yang rill untuk penyelesaian masalah
Tidak memerlukan banyak indeks / cross reference
Pencarian arsip akan lebih terarah
Arsip atau data suatu kegiatan tidak terpisah-pisah
-kelemahan :
Tidak bisa memisahkan hubungan antara subjek umum dan
khususHarus membuat file umum dan khusus yang berhubungan dengan
penyelesaian masalahHarus memiliki aturan khusus dalam
menatanyaMemerlukan indeks gabungane.Combine SystemUntuk menentukan
mana dan apa subjek / tempatnya.Sistem ini harus memiliki
sub-masalah, sub-sub masalah sistem ini merupakan gabungan dari
sistem-sistem terdahulu. Sub-sub masalah terdiri dari :
-Title primer ( berisi subjek-subjek masalah )
-Title sekunder ( berisi sub-masalah)
-Title tertier ( terperinci, waktu dan tempat )
5.5Penyusutan dan Penghapusan
5.5.1Tujuan Penyusutan dan PenghapusanTujuan penyusutan dan
penghapusan arsip karena jumlah atau volume dan potensi arsip dari
hari ke hari bertahan agar arsip tidak terlalu menumpuk. Cara
menyusutkan dengan cara melihat masa aktif dari arsip tersebut.
Rentang kehidupan arsip (lifespainof reward).
a.Fase penciptaan, disajikan kepada orang dalam bentuk
konsep-konsep atau bagian-bagian.
b.Fase pengurusan,arsip atau dokumen diarahkan untuk diproses
lebih lanjutc.Fase referensi, arsip-arsip atau dokumen diklasir,
diindeks, diatur cara pencarian arsipnya agar mudah
ditemukan.d.Fase weeding, arsip dicari untuk di pilah kembali dari
arsip-arsip yang banyak. Mana arsip yang aktif, in aktif dan
statis.e.Fase statis, arsip yang sudah di weeding di seleksi
kembali kelayakannya di pakai atau tidak.f.Fase terakhir atau fase
nasional atau daerah, terjadi transfer arsip, arsip di pilih-pilih,
mana arsip yang mempunyai nilai sejarah dan masukkan untuk arsip
daerah atau nasional.5.5.2Cara pemusnahan arsipa.Dibakarb.Dicerca
atau dirobekSebelum memusnahkan arsip harus di buat berita acara
pemusnahannya oleh petugas pemusnah dan harus ada saksi dari
pemusnahan arsip tersebut.5.5.3Alasan penting arsip di susun dan di
musnahkan-Agar file yang aktif bisa digunakan dengan baik agar
tidak di kacaukan oleh arsipyang statis.-Agar pengontrolan arsip
atau file yang sedang berjalan supaya efisien dalam hal feeling
system dan menemukan arsip kembali.-Supaya tempat file aktif
longgar, agar tidak mudah rusak.
-Menentukan arsip itu sendiri apakah di awetkan atau di
musnahkan.5.5.4Kegunaan dari penyusutan dan penghapusana.Untuk
memilih dan memilah supaya tidak tercampurnya arsip-arsip yang
dinamis, aktif dan in aktif dan statis.b.Untuk memudahkan kembali
arsip yang diperlukan. Untuk efisiensi baik dalam pegawaian, biaya,
waktu, tempat dll.c.Untuk memantapkan jangka waktu arsip.d.Supaya
adanya pemeliharaan bagi arsip yang sudah statis yang masih
mempunyai nilai guna, yaitu di transfer menjadi arsip nasional atau
daerah.5.5.5Transfer arsipAdalah pemilahan arsip yang tidak
aktiflagi tapi mempunyai nilai guna menjadi bentuk lain.
Macam-macam transfer arsip, yaitu :a.Transfer berkalaa)Oneperiode
transfer, sistem pemindahan arsip secara keseluruhan dimanatelah di
tentukan waktunya.
b)Twoperiode transfer, system pemindahan arsip dengan cara dua
kali pemindahan yang biasanya.
c)Maximum dan minimum suatu arsip itu jangka waktunya.
b.Transfer tak berkala
Pemindahan dari file aktif ke file aktif secara dalam jangka
waktu tidak tetap.
Potensi arsip adalah kegunaan arsip apakah punya nilai vital
berguna atau tidak berguna.
Potensi arsip dibagi 4 :
a.Arsip vital
Kelangsungan hidupnya harus selalu ada atau selalu
dilenturkanb.Arsip pentingFungsinya membantu kelancaran
pekerjaanc.Arsip bergunaMemiliki nilai kegunaan sementarad.Arsip
tidak bergunaSudah tidak digunakan
5.6Pemeliharaan dan Perlindungan
Cara menjaga arsip :a.menjaga kebersihanb.menggunakan
obat-obatan atau pemeliharaan arsipc.pemeliharaan yang
berulangd.harus ada larangan bagi para arsiparis5.6.1pemeriksaan
arsip yang berkalaa.Menata arsip secara sistematis dan
efektife.Menemukan dan mengemb7. KesimpulanPelaksanaan rnanajemen
arsip aktif atau arsip dinarnis meliputi tahapantahapan yang satu
sama lain saling terkait dan saling mendukung serta saling
menjelaskan, sehingga mernbutuhkan penanganan secara baik,
terencana, konsepsional dan secara profesional. Pengelolaan arsip
merupakan bagian dari pada wawasan dan ruang lingkup sistem
informasi manajemen. Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip akan
mencapai hasil yang baik bilamana ditunjang dengan ketersediaan
fasiJita:; dan teknologi informasi kearsipan yang handal.Bottom of
Form
PENGANTAR KEARSIPANI. Pendahuluan1.1. Pengertian ArsipSecara
etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu "archief", dan
dalam bahasa Ingris disebut "arcihive", berasal dari kata "arche"
bahasa Yunani yang berarti permulaan.Kemudian dari kata arche"
berkembang menjadi kata "ta archia" yang berarti catatan.
Selanjutnya kata "ta archia" berubah lagi menjadi kata "archeon"
yang berarti "gedung pemerintahan". Gedung yang dimaksud tersebut,
juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur
bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan, bahan-bahan tertulis,
piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan,
akte-akte,dokumen-dokumen, peta-peta, dsb. Ada juga istilah lain
yang sering digunakan untuk menyatakan arsip,
yaiturecorddanwarkat.Recordsadalah setiap lembaran (catatan, bahan
tertulis, daftar, rekaman, dsb.), dalam bentuk atau dalam wujud apa
pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai
bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas suatu
peristiwa/kejadian. Sedangkanwarkatberasal dari bahasa Arab yang
berarti surat, akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut
diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi
keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan. Dalam pemahaman
sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan salah satu
produk kantor (office work).Artinya, kearsipan merupakan salah satu
jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha, yang banyak
dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta.
Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan
warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya.
Kegiatan yang berhubungan dengan penyirnpanan surat-surat dan
dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan
memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu
sebagai sumber dan pusat rekaman informasi bagi suatu
organisasi.Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, memberikan rumusan arsip
sebagai berikut:
(a)Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga
Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik
dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan
(b)Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan
Swasta dan atau
perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Selanjutnya, UU No.7 Tahun 1971 memberikan penjelasan bahwa yang
dimaksud dengan naskah-naskah dalam corak bagaimanapun dari suatu
arsip, adalah meliputi baik yang tertulis, maupun yang tidak
tertulis, hasil rekaman, film dan sebagainya. Sedangkan yang
dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan
hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam
satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama. Menurut
Undang-undang tersebut, tujuan kearsipan ialah untuk menjamin
keselamatan bahan pertanggunjawaban nasional tentang perencanaan,
pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan
Pemerintah (Pasal 3 UU No. 7 Tahun 1971).
1.2.ArsiparisArsiparis adalah orang yang bertugas untuk
mengelola arsip.Kriteria yang harus dimiliki oleh arsiparis:harus
cakap dan cerdasharus memahami dan mengerti tentang manajemen
perkantoranharus teliti dan uletharus sabarharus memilki
kepribadian dan sopanharus memiliki pendidikan minimal sekolah
menengah1.3. Jenis-Jenis ArsipArsip dapat digolongkan atas berbagai
jenis atau macam, antara lain:
1.3.1 Berdasarkan Fungsi.
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan
menjadi:
(a)Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan
administrasi perkantoran.
(b)Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan
administrasi perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari.
1.3.2 Berdasarkan Nilai Guna
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan
atas:
(a)Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada
kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang
menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi:
Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan
pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi
pencipta arsip.
Nilai guna hukumyaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang
mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan
pemerintah.
Nilai guna keuanganyaitu arsip yang berisikan segala hal yang
menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
Nilai guna ilmiahdan teknologi yaitu arsip yang mengandung data
ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau
penelitian terapan.
(b) Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada
kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau
kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya
sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada
masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder, juga
meliputi:
Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan
keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana
lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur
fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa
hasil/akibat dari kegiatan itu.
Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi
kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa
dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.
(c)Berdasarkan sifat Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan
atas :
Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan
perlakuannya berlakuketentuan tentang kerahasian surat-surat.
Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua
pihak/umum
(d)Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, Menurut
tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip
(depo arsip),atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan
pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.
Arsip pemerintahyang mengandung nilai khusus ada yang disimpan
secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat
yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional RepublikIndonesia).
Sedangkan lembaga pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip
pemerintah di daerah yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. Arsip
sentral disebut juga Arsip makro atau arsip umum, karena merupakan
gabungan ataupun kumpulan dari berbagai arsip unit.
Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau
setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip
mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang
ada di unit yang bersangkutan.
(e) Berdasarkan keasliannya, Menurut keasliannya, arsip
dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan
arsip petikan.
(f)Berdasarkan subyeknya, Berdasarkan subyek atau isinya, arsip
dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan,
Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip
Penjualan, dan sebagainya.
(g) Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya., Menurut bentuk atau
wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnyasurat(arsip
korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran
kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi
penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti: naskah
perjanjian/kontrak, akte, kartu pegawai, tabel, gambar, grafik atau
bagan. Selainsurat, bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita
rekam, piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb.
(h)Berdasarkan Sifat Kepentingannya., Menurut sifat
kepentingannya, arsip dapat dibedakan atas
Arsip non-esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan
pengolahan, dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang
penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu
lama.
Arsip pentingyaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan,
keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian
masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran
pekerjaan. Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama,
akan tetapi tidak mutlak permanen.Arsip vital, yaitu arsip yang
bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte,
ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.
1.4. Ciri-Ciri Arsip DinamisBerdasarkan uraian terdahulu, bahwa
arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Dengan demikian, arsip
dinamis memiiki ciri-ciri sebagai berikut:
Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan
dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi
sehari-hari.
Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut
fungsinya.
Pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup, oleh karena itu
pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang
kerahasiaan suratsurat. Sesuai dengan ciri di atas, maka menurut
fungsi dan kegunaannya, arsip dinamis dapat dibedakan atas:
Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi
kelangsungan pekerjaan di kantor
Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah
mulai menurun
Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan
dalam proses pekerjaan sehari-hari.
1.4.1 Siklus Arsip Dinamis
Arsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup (life
sicle). Tahap pertama, adalah merupakan tahappenciptaan. Proses ini
terjadi tatkala tulisan dituangkan ke dalam bentuk kertas, atau
data dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film, tape
atau media lainnya. Pada tahap ini, arsip dapat berupa surat/naskah
yang dibuat oleh instansi/kantor kita, atau yang dibuat oleh
instansi lain, yang diterima oleh kantor kita.
Tahap kedua merupakantahap penggunaan aktifdengan jangkauan
waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini
pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses
cepat ke berkas dinamis. Arsip dinamis disimpan di kantor pada
tempat-tempat penyimpanan sepertifilingcabinetatau almari arsip
karena tingkat penggunaannya yang sering, serta butuh akses yang
cepat.
Tahap ketiga adalah tahap inaktif. Tahap ketiga ini terjadi
tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi
sehingga menjadi inaktif. Oleh karena itu, arsip itu disimpan dalam
tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis
(record center). Selama masa inaktif ini, arsip dinamis disimpan
karena alasan hukum atau karena kebutuhan rujukan, dan
sebagainya.
Tahap keempat ialahtahap penyusutan dan Jadwal retensi
Arsip(JRA). Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan
dengan habisnya "masa simpan" arsip yang telah ditentukan oleh
perundang-undangan, peraturan atau prosedur administratif. Tindakan
ini harus dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip, sehingga
sulit ditemukan kembali(retrieval)dan sulit memeliharanya, sebab
karakteristik arsip ialah mengumpul secara alami(accumulating
naturally). Dengan demikian penyusutan arsip diperlukan untuk
menghemat ruangan/tempat, memudahkan penemuan kernbali arsip
manakala diperlukan. Sedangkan JRA adalah pedoman yang digunakan
untuk menyusutkan arsip.
Penyusutan arsip menyangkut pekerjaan pemusnahan arsip yang
sudah tidak memiliki nilai guna primer (hukum, fiskal,
administratif, keilmuan), maupun nilai guna sekunder. Permusnahan
dilakukan dengan mengikuti kententuan retensi (masa simpan) atas
dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi
Arsip (IRA) yang berupa daftar yang berisi jenis/seri arsip,
beserta jangka waktu penyimpanannya, dimana JRA dipakai sebagai
pedoman untuk penyusutan arsip.
Penyusutan arsip dapat juga dilakukan dengan cara menyerahkan
arsip yang bernilai guna sekunder (tidak bernilai primer lagi) ke
badan yang berwenang yaitu Arsip Nasional Rl (ANRI) (lihat PP.No.
34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip). Menurut PP 34 tahun 1979,
penyusutan arsip instansi/badan pemerintah mencakup tiga kegiatan
yaitu pemindahan, pemusnahan dan penyerahan. Pemindahan arsip
maksudnya adalah memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit
kearsipan(reccord center) berdasarkan jadwal retensi arsip secara
teratur dan tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh masing-masing
lembaga atau instansi yang bersangkutan. Misalnya, USU memiliki
unit kearsipan (record center) tersendiri, sehingga masing-masing
Fakultas, Lembaga, UPT, dsb., akan menyerahkan arsip inaktif yang
dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai jadwal retensi yang
ditentukan.
Penyusutan arsip perusahaan atau lembaga swasta, yayasan, dsb.
Disusutkan berdasarkan UU. No.8 tahun 1997 tentang dokumen
perusahaan. Inti dari penyusutan dokumen perusahaan adalah sama
dengan penyusutan arsip instansi/badan pemerintah.
Arsip inaktif yang diserahkan ke Depo Arsip seperti,
Perpustakaan dan Depo Arsip kota, Perpustakaan dan Depo Arsip
provinsi, atau ANRI, statusnya akan berubah menjadi arsip statis
(archives) dan disimpan secara permanen untuk perlindungan, karena
arsip tersebut memiliki nilai informasi, historis, ilmiah, dan
pembuktian (hukum, fakta sejarah, dsb.) Pelaksanaan pemusnahan
dan ataupun penyerahan arsip harus dilakukan dengan menggunakan
berita acara.
1.5. Penyimpanan ArsipPengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai
sejak suatusurat(naskah, warkat) dibuat atau diterima oleh suatu
kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan,
selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. Oleh karena
itu, di dalam kearsipan terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan,
penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip.
Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu
(lihat uraian di atas). Oleh karena itu, hal yang perlu
diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya, bagaimana
cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga mudah atau
ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan, serta langkah- langkah
apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip
tersebut.
Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, awet,
efisien dan luwes (fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan
yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing
kantor/instansi yang bersangkutan. Dalam penyelenggaraan
penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) macam asas yaitu asas
sentralisasi, asas disentralisasi, dan asas campuran atau
kombinasi. Penyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi
adalah penyimpanan Arsip yang dipusatkan (central filing) pada unit
tertentu. Dengan demikian,
penyimpanan arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu
instansi/kantor dipusatkan pada satu tempat/unit tertentu.
Sebaliknya, penyelenggaran penyimpanan arsip dengan asas
desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan penyimpanan
arsip secara mandiri. Dalam hal yang demikian, masing-masing unit
satuan kerja bertugas menyelenggarakan penyimpanan arsipnya.
Sedangkan asas campuran, merupakan kombinasi antara desentralisasi
dengan sentralisasi. Dalam asas campuran tiap-tiap unit satuan
kerja dimungkinkan menyelenggarakan penyimpanan arsip untuk
spesifikasi tersendiri, sedangkan penyimpanan arsip dengan
spesifikasi tertentu disentralisasikan.
Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu
kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis, yang penempatannya
secara actual menerapkan suatu sistem tertentu, yang biasa disebut
sistem penempatan arsip secara aktual. Kegiatan pemberkasan dan
penataan arsip dinamis tersebut popular dengan
sebutanfilingSystem".Paraahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk
menyatakan bahwafilling systemyang digunakan atau dipakai untuk
kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari:
(a)Sistem Abjad,
(b)Sistem angka/nomor (numerik),
(c)Sistem Wilayah,
(d)Sistem subyek, dan
(e)Sistem Urutan Waktu (kronologis).
Disamping kelima sistem di atas, banyak arganisasi atau instansi
yang menerapkan sistem kombinasi.
1.6. Peralatan KearsipanPeralatan yang dipergunakan dalam bidang
kearsipan pada dasarnya sebahagian besar sama dengan alat-alat yang
dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya, Peralatan
yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri
dari:
(a)Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang
dipergunakan untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa
yang sering disebutstopmapfolio, Stopmapbertali (portapel), map
jepitan (snelhechter),map tebal yang lebih dikenal dengan
sebutanordnerataubrieforner.Penyimpanan ordner lebih baik dirak
atau lemari, bukan di dalamfiling cabinetdan posisi penempatannya
bias tegak. SedangkanStopmap foliodansnelhechterpenyimpanannya
dalam posisi mendatar, atau tergantung (bila yang
dipakaisnelhechtergantung) di dalamfiling cabinet,
sedangkanportapelsebaiknya disimpan dalam almari karena dapat
memuat banyak lembaran arsip.
(b)Folder,merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk
segi empatpanjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan
arsip, atau satu kelompok arsip di dalamfiling cabinet. Bentuk
folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun
penutup, atau mirip sepertisnelhechtertetapi tidak dilengkapii
dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengantab, yaitu bagian
yang menonjoll dari folder yang berfungsi untuk menempatkan
kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang
bersangkutan.
(c)Guide,adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang
dipergunakansebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam
penyimpanan arsip.Guideterdiri dari dua bagian, yaitutab guideyang
berguna untuk mencantumkan kodekode, tanda-tanda atau indeks
klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu
sendiri.Jumlahguideyang diperlukan dalam sistemfilingadalah
sebanyak pembagian pengelompokan arsip menurut subyeknya.
Misalnyaguidepertama untuk menempatkan tajuk(heading)subyek
utama(main subyek), guide kedua untuk menempatkan sub-subyek, guide
ketiga untuk yang lebih khusus lagi, demikian seterusnya.
(d)Filing Cabinet(file cabinet), adalah perabot kantor berbentuk
persegi empatpanjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri)
dipergunakan untuk menyimpanberkas-berkas atau arsip.Filing
cabinetmempunyai sejumlah laci yang memiikigawang untuk tempat
rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip ditampungdalam folder
gantung).Filing cabinetterdiri berbagai jenis, ada yang
berlacitunggal, berlacii ganda,horizontal plan file cabinet, drawer
type filing cabinet, lateral filing cabinet, dsb.
(e)Almari Arsip,adalah almari yang khusus digunakan untuk
menyimpan arsip. Bentuk dan jenisnya bervasi, namun berkas atau
arsip yang disimpan dalam almari arsip sebaiknya disusun/ditata
secara vertical lateral (vertikal berderet kesamping), sehingga
susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang
disusun ditata di dalam rak arsip.
(f)Berkas Kotak(Box file),adalah kotak yang dipergunakan untuk
menyimpan berbagaiarsip (warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya
dipergunakan untuk menyimpanarsip yang sejenis, atau yang berisi
hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotakini akan ditempatkan
pada rak arsip, disusun secara vertikal (vertikal berderet
kesamping).
(g)Rak Arsip, adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan
tempat untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan
dirak susun secara vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi
kiri paling atas menuju kekanan, dan seterusnya kebawah.
(h)Rotary Filling,adalah peralatan yang dapat berputar,
dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa
kartu).
(i)Cardex (Card Index)Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip yang berupa kartudengan mempergunakan laci-laci
yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartukartu yang akan disipan
disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudahdilihat.
(j)File yang dapat dilihat (Visible reference record
file)Visible reference record fileadalah alat yang dipergunakan
untuk menyimpanarsip-arsip yang bentuknya berupa leflet, brosur,
dan sebagainya.
1.7. Penemuan Kembali Arsip.Keberhasilan pelaksanaan manajemen
arsip dinamis atau arsip aktif, akan nampak dengan jelas, bilamana
semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan mudah pula
dikembalikan ke tempat semula. Karena, penemuan atau pencarian
dokumen merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang
bertujuan untuk menemukan kembali arsip, karena akan dipergunakan
dalam proses penyelengaraan administrasi. Menemukan kembali, juga
berarti memastikan dimana suatu arsip yang akan dipergunakan itu
disimpan, dalam kelompok berkas apa arsip itu berada, disusun
menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya. Menemukan
kembali arsip, tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam
bentuk fisiknya, akan tetapi juga menemukan informasi yang
terkandung di dalamnya. Oleh karena itu, penemuan kembali ini
sangat berhubungan dengan keakuratan sistem pemberkasan atau
penyimpanannya. Kegiatan penemuan kembali merupakan barometer
efisiensinya penyajian informasi kearsipan. Siklus penemuan kembali
arsip yang dibetuhkan (retrieval/finding cyclus), dan siklus
penempatan kembali (filing cyclus) merupakan prosedur yang
memerlukan penanganan tersendiri.
Salah satu hal penting yang sering diabaikan dalam penemuan
kembali arsip ialah, tidak melakukan pencatatan dalam transaksi
peminjaman. Kita sering mengambil arsip tanpa melatui bukti
tertulis, atau hanya meminjam lisan saja, bahkan mungkin
menggunakannya tanpa seijin petugas, karena merasa sesame teman
kantor. Akibatnya, bila kita lupa mengembalikannya, maka arsip itu
bias hilang atau tercecer disembarang tempat. Oleh karena itu, bila
kita meminjam arsip sebaiknya mempergunakansuratpinjam atau kartu
permintaan pinjam melalui petugas yang menanganinya. Untuk
menghindari hal itu, maka perlu dibuat lembar/ kartu pinjam
arsip.
Setelah peminjam mengisi lembar peminjaman, maka perlu
dipertanyakan apakah peminjam boleh langsung melakukan akses ke
laci filling cabinet atau ke
almari arsip?.
Sebelum menjawab pertanyaan itu, perlu disampaikan bahwa ada 2
(dua) sistem layanan yaitu:
(a)layanan terbuka (opened access) yaitu pengguna diperbolehkan
langsung mengambil dokumen yang diingininya dari tempatnya (rak,
laci, folder, dsb.),
(b)layanan tertutup (closed access), yaitu pengguna tidak
diperbolehkan mengambil sendiri dokumen yang diinginkannya dari
tempatnya melainkan harus melalui petugas. Biasanya untuk arsip,
sistem yang dipakai ialah sistem layanan tertutup.
1.8. Pemeliharaan ArsipDalam penjelasan umum UU No.7 Tahun 1971
tentang Ketentuan-ketentuan PokokKearsipan dinyatakan bahwa untuk
kepentingan pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan
datang, perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata benar,
serta lengkap mengenai kehidupan dan penyelenggaraan pemerintahan
negara baik masa lampau, masa sekarang dan masa yang akan datang.
Penyelamatan bahan-bahan bukti tersebut merupakan masalah yang
menjadi bidang kearsipan dalam arti yang luas.
Pemeliharaan arsip mencakup usaha-usaha yang dilakukan untuk
menjaga
arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan atau
kemusnahan
arsip bisa datang dari arsip itu sendiri, maupun disebahkan oleh
serangan-serangan dari luar arsip. Sedangkan, pengamanan arsip
adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk meniaga arsip-arsip dari
kehilangan maupun dari kerusakan akibat penggunaan. Usaha
pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan
mengambil. langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk
menyelamatkan arsip-arsip beserta informasinya (isinya).
Pengamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara
restorasi dan laminasi. Restorasi arsip adalah memperbaiki
arsip-arsip yang sudah rusak, atau yang sulit digunakan, agar dapat
dipergunakan clan dapat disimpan kembali. Sedangkan, laminasi
adalah menutup kertas arsip diantara 2 (dua) lemari plastik,
sehingga arsip terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara
lembab dan serangan serangga. Dengan cara itu, arsip akan tahan
lebih lama untuk disimpan. Sedangkan pengamanan atau upaya
menyelamatkan informasi yang terkandung dalam arsip (isi) dapat
dilakukan dengan mengalih mediakan ke dalam bentuk media lain,
seperti padamicro film,fich, dan ke media digital.
BAB IIKEBERADAAN KEARSIPAN DALAM MANAJEMEN MODERNUntuk
memanfaatkan kreatifitas masyarakat dalam pembangunan dengan
sendirinya memerlukan penanganan dan pengendalian potensi dengan
baik. Arti praktis penanganan tersebut di atas telah dikemukakan
oleh Bapak Presiden dalam amanatnya pada pengumuman dan penjelasan
pembentukan Kabinet Pembangunan VI tanggal 17 Maret 1993, bahwa
dalam pelaksanaan pembangunan hendaknya diterapkan manajemen
modern. Ada tiga fungsi pokok yang dikemukakan dalam manajemen
modern. Pertama perencanaan yang matang, kedua pelaksanaan yang
tepat dan ketiga pengawasan yang ketat.2.1Fungsi dan Tujuan Pokok
kearsipan NasionalUntuk memahami lebih mendalam keberadaan arsip
dalam manajemen modern dapat kita pahami pasal 2 dan pasal 3
undang-undang nomr 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok
kearsipan sebagai berikut :Pasal 2Fungsi arsip membedakan :Arsip
dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi negara.Arsip statis yang tidak dipergunakan secara
langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.Pasal
3Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintah.
Beberapa unsur penting antara lain
:Perencanaan,Pelaksanaan/penyelenggaraan,Pertanggungjawaban.Perencanaan
:Arsip sebagai sumber informasi dapat memberikan/menyediakan data
antara lain :Data yang bersifat umum,Meliputi data yang bersifat
kebijaksanaan dan peraturan serta keputusan.Data yang bersifat
khusus,Meliputi keberhasilan dan ketidakberhasilan serta kendala
dan solusinya.Pelaksanaan/Penyelenggaraan :Suatu perencanaan
kegiatan adalah suatu pelaksanaan yang senantiasa taat dan disiplin
pada ketentuan yang ada. Dalam pelaksanaan kegiatan ini
memperlihatkan sebagai penunjang keputusan yang dilakukan sehingga
hasilnya akan memenuhi sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya.
Memanfaatkan/menggerakkan arsip tergantung pada dua faktor utama
yaitu :a.Sikap setiap pimpinan terhadap fungsi arsip dalam
manajemen baik di bidang perusahaan maupun di bidang pemerintah.
Sikap pemimpin yang tidak peduli terhadap kearsipan, akan
mengakibatkan organisasi/instansi yang dipimpinnya kehilangan untuk
mencapai keberhasilan yang maksimal.b.Faktor yang kedua adalah hal
yang mempengaruhi akan aktivitas-aktivitas, yaitu luasnya
tanggungjawab/fungsi yang diemban oleh organisasi/instansi yang
bersangkutan.Dalam pelaksanaan kegiatan perlu dilakukan proses
pengkajian secara kritis bagian-bagian atau komponen
kegiatan/pekerjaan. Salah satu metoda yang dipergunakan untuk
mendapatkan data analisis pekerjaan adalah dengan mengadakan suatu
observasi.Pertanggungjawaban :Kata pertanggungjawaban mengandung
arti bahwa keberadaan teknologi sistem informasi kearsipan,secara
konsisten berada di jajaran terdepan berperan sebagai alat
pengawasan dan pengendalian.2.2Hubungan Kearsipan Dengan Ilmu-Ilmu
Yang LainKearsipan sangat erat hubungannya dengan disiplin ilmu
diantaranya :a. Ilmu AdministrasiMempelajari kearsipan tidak dapat
kita lepaskan dengan mempelajari dan mendalami ilmu administrasi
dimana kearsipan itu sendiri melekat dan terkandung di dalamnya.
Dalam abad modern ini tidak ada satu hal yamg lebih penting dari
pada administrasi, demikian pula administrasi tanpa records
management akan sia-sia dan kearsipan tanpa manajemen yang baik
akan statis. Dalam proses administrasi, kearsipan bukan merupakan
fenomena masyarakat yang baru, karena arsip itu sendiri diciptakan
oleh masyarakat untuk masyarakat sehingga tujuan kearsipan tidak
terlepas dari tujuan masyarakat.b. Ilmu EkonomiIlmu ekonomi
berkenaan dengan upaya apa supaya kemakmuran dapat tercapai, baik
kemakmuran bagi masyarakat maupun perorangan, dan bagaimana pula
bahwa kemakmuran yang dicapai dapat terwujud dalam keadilan
sebagaimana diamanatkan oleh pancasila.Ilmu kearsipan membantu
ekonomi dalam hal menggarap dan mengolah informasi yang pada
akhirnya akan memberikan corak kepada stabilitas perekonomian
dengan perubahan-perubahan yang dinamis dan tidak terlalu
membutuhkan biaya yang terlalu tinggi.c. Ilmu PolitikIlmu politik
merupakan suatu ilmu yang mempelajari seluk-beluk pemerintahan yang
berorientasi kepada kegiatan administrasi pemerintahan. untuk
menelaah semua faktor-faktor yang mempengaruhi keputusan-keputusan
yang bersifat politik dan administrasi, ilmu kearsipan dalam konsep
dan pola pikir memberi warna kepada setiap keputusan dan
kebijaksanaan yang ditentukan.d. Ilmu InformasiIlmu informasi
adalah ilmu yang mempelajari perilaku, struktur, dinamika, transfer
informasi. Informasi merupakan pengetahuan dalam bentuk fakta atau
pendapat yang mungkin diterima oleh seseorang atau oleh banyak
orang. Informasi sebagai suatu kesatuan konsep, kesatuan
intelektual, yang diterima, sebagai suatu kesatuan pikiran pada
hakekatnya adalah stimulasi yang dipahami melalui indra yang
dimiliki dari seseorang.e. Ilmu SejarahArsip berperan sebagai
sumber sejarah yang memberikan pengalaman di waktu lampau, memberi
arti apa yang dikerjakan sekarang dan bagaimana rencana yang akan
datang.Ilmu sejarah mencatat dan mengumpulkan segala
kejadian-kejadian yang penting dimasa lampau. Tanpa adanya ingatan
yang kuat akan kejadian-kejadian dimasa lampau kita tidak akan
mengetahui sejarah, dan arsiplah sebagai pusat ingatan (central
memory) dan sebagai sumber sejarah.BAB IIIPRINSIP-PRINSIP DASAR
KEARSIPANPrinsip dasar kearsipan meliputi antara lain :Prinsip
dasar pertamayaitu bahwa arsip diciptakan oleh masyarakat dan untuk
masyarakat sehingga tujuan kearsipan tidak terlepas dari tujuan
masyarakat.Prinsip dasar yang keduaadalah perlindungan dan
penyelamatan arsip, yaitu mengatur tatalaksana penyelamatan dan
perlindungan arsip, di Indonesia aturan ini dirumuskan dalam Bab IV
pasal 9 dan pasal 10 Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Dalam pasal-pasal tersebut
dirumuskan bahwa pengumpulan, pemeliharaan dan penyelamatan arsip
adalah merupakan kewajiban setiap lembaga dan badan
pemerintahan.Prinsip dasar yang ketigaadalah kearsipan dan arsip
itu sendiri sebagai catatan-catatan/naskah-naskah.. Arsip sebagai
pusat ingatan memberikan dorongan untuk menciptakan gagasan-gagasan
rencana-rencana baru baik mengenai kegiatan-kegiatan spiritual
maupun kegiatan-kegiatan duniawi.Prinsip dasar yang keempatadalah
arsip sebagai lembaga tempat penyimpanan naskah-naskah pemerintahan
dan naskah-naskah bersejarah.Prinsip dasar yang kelima;Arsip
sebagai fungsi organik : Kearsipan sebagai fungsi organik, atau
dengan kata lain arsip merupakan kegiatan organik, hal ini
merupakan fakta sejarah kearsipan yang menunjukan keberadaan arsip
dlam pengertian arsip konvensional, identik dengan keberadaan
tulisan sebagai rekaman informasi pelaksanaan administrasi.Prinsip
dasar yang keenamadalah arsip sebagai perwujudan ide dan gagasan
manusia. Ide, gagasan, pikiran, naluri, penalaran atau dengan kata
lain cipta, rasa, karsa, dan karya merupakan media yang dapat
menghasilkan budaya sebagai karya manusia. Namun dari semua itu
terdapat titik persamaan yaitu bahwa kebudayan merupakan karya
manusia (Manmande), hasil produk kehidupan manusia dan alat
penciptanya dalah manusia.Prinsip dasar yang ketujuhadalah arsip
lebih sekedar informasi baik dalam bentuk fakta maupun detail,
arsip sebagai informasi yang merupakan susunan konsep dalam bentuk
fakta dan citra yang dapat diterima oleh seseorang atau banyak
orang untuk dimanfaatkan sebagai bahan perencanaan, pelaksanaan,
dan pengendalian suatu kegiatan.Prinsip dasar yang kedelapanadalah
arsip sebagai cermin kehidupan, seandainya terjadi kasus baik kasus
yang dilakukan oleh orang lain maupun kasus yang dilakukan oleh
diri kita sendiri, dimana kasus tersebut patut disesali, maka
secara spontan terlontarlah kata-kata supaya dijadikan cermin atau
cukup menjadi cermin bagi saya dan sebagainya.Prinsip dasar yang
kesembilanadalah arsip sebagai suatu kesatuan yang utuh dan
mandiri, media apapun yang dipergunakn untuk merekam informasi
tidak menjadi masalah dan tidak akan dan/atau merubah isi/materi
informasi itu sendiri. Dengan demikian media apapun yang
dipergunakan, baik media cetak maupun media elektronik, arsip
harus:Tetap lengkap dan dapat dipercaya.Tetap menyeluruh dan tidak
dapat dibagi-bagi.Bagian-bagian yang berada dalam arsip senantiasa
saling menjelaskan.Bagian-bagian dalam setiap arsip merupakan
hubungan yang rasional dan merupakan suatu kesatuan yang
utuh.Prinsip dasar yang kesepuluhadalah arsip mewakili ingatan
manusia. memori yang terkandung dalam arsip nilainya lebih tinggi
atau lebih kuat dari ingatan seseorang atau sekelompok
orang.Prinsip dasar yang kesebelasadalah arsip senantiasa tetap dan
dapat dipercaya : arsip akan selalu larut dan mengikuti kontinuitas
pertumbuhan Badan dan Lembaga Pemerintahan (public sector), Badan
dan Lembaga Swasta (private sector).Prinsip dasar yang
keduabelasadalah arsip merupakan kebudayaan dan peradatan. dalam
segala dimensi arsip adalah sebagai akar budaya dan peradaban
manusia, karena ia lahir dari segala aktivitas segala
kegiatan.Prinsip dasar ketiga belasadalah arsip sebagai bukti apa
yang menjadi gagasan dan apa yang diputuskan. segala apa yang
dipikirkan, segala angan-angan, segala yang dikerjakan dan
didiskusikan serta ditetapkan kenyataannya berbukti dalam wujud
arsip.Prinsip dasar keempat belasadalah arsip sebagai ekspresi
pengetahuan dan pengalaman : arsip mengandung informasi tentang
pikiran-pikiran, benda-benda dan ide-ide serta gagasan dalam jumlah
yang tidak terbatas.Prinsip kelima belasadalah arsip sebagai suatu
bahan dan arsip sebagai suatu lembaga yang spesifik. arsip sebagai
suatu bahan yang spesifik adalah karena terbentuk dalam suatu
proses kegiatan atau sutau transaksi yang hasilnya diperuntukan
untuk rujukan dan sebagai sumber asli untuk bukti
pertanggungjawaban dan sumber asli untuk kepentingan atau keperluan
penelitian.Prinsip dasar keenam belasadalah arsip disajikan untuk
setiap pemakai jasa arsip tertentu. tidak seperti halnya
perpustakaan bahwa bahan pustaka terbuka bagi siapa saja sesuai
dengan jenis perpustakaan itu sendiri, tetapi arsip hanya
diperuntukan bagi pemakai jasa informasi arsip yang dianggap berhak
sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.BAB
IVPENGELOLAAN ARSIPPengelolaan arsip ada dua, antara lain :Arsip
dinamisArsip statis4.1Arsip DinamisArsip Dinamis adalah arsip yang
dianggap masih memiliki guna penujang dalam pelaksanaan proses
administrasi sehari-hari pada lembaga-lembaga dan badan-badan
pemerintahan dimana arsip diciptakan dan diterima dalam proses
kearsipan, di tiap lembaga dan badan pemerintah kita mengenal unit
pengolah dan unit kearsipan. Unit pengolah adalah unit kerja atau
staf yang bertugas melakukan pengolahan/memproses penciptaan arsip.
Unit kearsipan adalah unit kerja baik struktural maupun fungsional
melaksanakan penyimpanan, pengendalian dan pemeliharaan arsip
sesuai dengan sistem organisasi penyimpanan yang diterapkan di
lembaga dan badan serta instansinya yang bersangkutan.Arsip dinamis
pada prinsipnya terbentuk secara organis, sehingga mengandung
kerahasiaan yang bersifat tertutup dan oleh karenanya tidak boleh
diketahui oleh siapa pun termasuk kode, nomor, perihal dan isi
serta disposisinya selain/kecualiuntuk kepentingan dinas.Arsip
dinamis terdiri dari dua, yaitu :Arsip dinamis aktifArsip dinamis
inaktif4.1.1Arsip dinamis aktifArsip ini berada dan berfungsi di
unit pengolah yang pada umumnya memiliki nilai simpan satu sampai
dengan dua tahun atau sesuai dengan jadwal retensi yang
berlaku.4.1.2Arsip dinamis inaktifArsip ini berada pada fase ketiga
yang oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai sudah kurang atau
jarang/tidak diperlukan lagi dalam menunjang proses administrasi
sehari-hari, walaupun mungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya
sangat rendah.4.2Arsip StatisArsip Statis adalah arsip yang
dianggap sudah tidak berguna lagi dalam menunjang proses
administrasi sehari-hari pada lembaga negara dan badan-badan
pemerintah, sehingga dilihat dari segi kehidupan kebangsaan sangat
bernilai.BAB VPROSES KEGIATAN
KEARSIPAN5.1KlasifikasiPengklasifikasian pada kearsipan berdasarkan
atas dua parameter, yaitu:a.Secara umumSuatu cara yang sistematis
untuk menggolongkan arsip-arsip/ bahan berdasarkan
subjek/bentuknya.b.Secara detailMerupakan pengelompokan /
penggolongan atas persamaan-persamaan atau atas dasar
perbedaan-perbedaan yang ada atau bisa pula dikelompokan
berdasarkan kronologis kegiatan.Setelah diklasifikasikan, arsip
disimpan disuatu tempat arsip yang baik disimpan dalam bentuk yang
asli.Dua hal penting yang harus diperhatikan dalam
mengklasifikasikan :a.Memfile dengan baik, meliputi proses
menyusun, mengatur, dan mengelompokkan.b.Mengklasir dengan benar,
yaitu harus logis, rasional, dan aktual.5.1.1Cara/macam
mengklasifikasikan arsipAda beberapa macam cara yang dapat
digunakan dalam pengklasifikasian, yaitu:a.DDC : Decimal Dewers
Clasificationb.UDC : Universal Decimal Clasificationa.0 = umumb.1 =
agama/religic.2 = filsafatd.3 = pengrtahuan sosiale.4 = bahasaf.5 =
ilmu murnig.6 = ilmu praktis/teknikh.7 = seni/kerajinani.8 =
kesusastraanj.9 = ilmu bumic.LC : Library ClasificationSelain
mrnggunakan abjad digunakan dengan decimal.
d.Regional Clasification
e.Caubach : A-Z (system kartu), A-K, L-Z (surat-surat yang
lain)
a)A = Umum
b)B = Personalia
c)C = Keuangan
d)D = Devisa
e)E = MPR/DPR
f)F = Surat-surat menteri
g)G = Surat rahasiah)H = Surat perniagaani)I= Surat tata
usahaj)J= Surat pendidikank)K = Surat dokumentasi5.2.Coding5.2.1
Pengertian CodingCoding merupakan suatu proses memberikan kode yang
dilakukan seorang juru indeks (indekser) dengan maksud untuk
mempercepat pemsortiran dan file arsip dengan cara memberikan
kode.Contoh : - kepegawaian B- keuangan CMacam-macam kodea.Berupa
huruftunggal : A-Zgabungan : AB, AC, ADsingkatan : Litbang,
kesrab.Berupa angkanomor urut : 1-100kelemahan : - sulit
diingatsulit ditemukanbisa terjadi data kembarsatuan angka : akan
menentukan subjekcontoh : 001, 010, 1000desimal : 10,1 , 100,1 ,
200,2c.Gabungan huruf dengan angkahuruf menunjukan headingdesimal
menunjukan man subjek/subsubjek
5.2.2 Syarat membuat kodeSingkat dan jelasMudah
dipahamiSederhanaMudah dibaca dan ditulisSatuan angkanya harus
bulat5.3. Indeks5.3.1Pengertian indeksSetelah bahan-bahan arsip
(dokumen) diklasifikasikan maka untuk menentukan lokasi penyimpanan
dan memudahkan penemuan kembali file yang bersangkutan perlu
diberikan tanda-tanda pengenal atau ciri-ciri tertentu. Maksudnya
diwujudkan dengan kode tertentu berupa huruf, angka, atau gabungan
huruf dan angka.Pekerjaan menentukan tanda pengenal bagi
bahan-bahan arsip (dokumen) ini dikenal dengan memberikan indeks
(indexing). Drs. The Liang Gie menyatakan mengindeks adalah:Suatu
daftar perincian yang disusun menurut urutan abjad untuk menjadi
kunci petunjuk terhadap serangkaian nama-nama orang, nama-nama
organisasi, nama-nama tempat ataupun judul-judul pokok yang
didaftar untuk keperluan penyimpanan warkat-warkat atau untuk
menunjukan bagian-bagian dalam suatu buku pelajaran dimana hal-hal
tersebut diuraikan. 13).Drs. Sabarman dalam ceramahnya tanggal 7
desember 77 yang diselenggarakan Perum Telekomunikasi, menyatakan
sebagai berikut :a.Alat untuk menunjuk, menentukan keterangan isi
masalah, perihal suatu dokumen atau sekelompok dokumen.b.Sebagai
kegiatan, ialah membuat, membentuk petunjuk-petunjuk keterangan isi
masalah perihal di dalam satu atau sekelompok dokumen serta
menyusunnya secara sistematis. 14)Jadi indexing (mengindeks) ialah
cara untuk menentukan atau menentukan ciri atau tanda-tanda bagi
sesutu dokumen. Tanda petunjuk dan tanda pengenal (caption) untuk
memudahkan mengetahui susunan dokumen tertentu yang harus
dimasukkan dalam file. Tanda untuk memudahkan mengetahui suatu
dokumen dapat diketemukan bila diperlukan didalam
file.5.3.2Peraturan indexing (indexing rule).Indexing adalah
membuat daftar rincian dengan membuat tanda pengenal bagi
bahan-bahan arsip atau dokumen yang hendak diarsipkan. Inti
mengindekxing adalah mencari caption (kata petunjuk).Ketentuan
mengindeks antara lain :
a.Nama orang terdiri dari satu kata, di indeks seperti aslinya
:Yugi- Yugib.Nama yang terdiri lebih dari satu kata, diindeks
dengan nama belakang dahulu:Yugi Mansyur- Mansyur, Yugic.Nama yang
menggunakan kata sandang (prefix) pada nama keluarga (nama a