Modul 6 - Pengantar Bisnis.pdf

Modul Pengantar Bisnis 6 Proses Produksi dan Pengendalian Produk

Manufaktur

By Desi Kusumaningtyas

1

Proses Produksi dan Operasional – Manajemen Operasional

2

Manajemen Operasi •  merupakan kegiatan menciptakan produk dan jasa melalui proses

transformasi input menjadi output (Heizer & Render, 2011) •  Proses transformasi dapat dikategorikan sebagai fisika (dalam

perusahaan manufaktur), lokasi (seperti perusahaan transportasi), pertukaran (seperti pada usaha retail), penyimpanan (seperti penggudangan), fisiologi (seperti dalam perawatan kesehatan) dan informasional (seperti dalam perusahaan telekomunikasi)

•  Serangkaian kegiatan yang meliputi desain, operasi dan perbaikan sistem yang menciptakan dan menyampaikan produk dan jasa atau pelayanan (Chase et al., 2006)

Proses Produksi dan Operasional – Kegiatan Manajemen Operasional

3

Operasi •  Transformasi mengubah input menjadi output •  Serangkaian kegiatan sepanjang rantai nilai (value chain) dari pemasok ke

pelanggan

Perbedaan Operasional Perusahaan Manufaktur dan Perusahaan Jasa

•  Interaksi dengan pelanggan: Perusahaan Jasa lebih banyak interaksi dengan pelanggan.

•  Output: Perusahaan Manufaktur output berwujud, dapat disimpan. Produk Perusahaan jasa dihasilkan sesuai keinginan pelanggan baik dalam jenis, bentuk maupun waktu layanan diberikan

•  Keberadaan Pelanggan dalam proses atau kegiatan operasional: Pelanggan terlibat langsung dari input, proses (misal: jasa pendidikan, konsultan hukum atau kecantikan)

•  Kualitas produk dan jasa atau layanan yang diberikan. Kualitas pada perusahaan jasa bersifat sangat subyektif

Proses Produksi dan Operasional – Fungsi- fungsi Operasional

4

•  Produk dan jasa dihasilkan dalam serangkaian kegiatan yang saling terkait membentuk suatu rantai nilai untuk menghasilkan produk yang memuasikan pelanggan.

Rantai Nilai

•  Proses Inti (core process) à proses menyampaikan nilai pada pelanggan •  Support process àproses memberikan sumber daya dalam proses inti (penggabungan modal,

penganggaran, pengembangan karyawan, sistem informasi)

Konsep rantai nilai memfokuskan pada jenis proses

•  Proses Pengelolaan hubungan dengan pelanggan •  Proses Pengembangan Produk atau jasa baru •  Proses Pemenuhan pesanan •  Proses hubungan pemasok

Proses Inti (Krajewski et al., 2007)

• Meliputi kepuasan dan loyalitas pelanggan yang akan mendorong serangkaian kinerja yang menghubungkan antara kualitas, produktivitas, nilai pelayanan, kepuasan dan loyalitas pelanggan sehingga dapat mendorong keuntungan dan pertumbuhan

Rantai Keuntungan jasa (service point chain) (Silvestro, 2002)


5

Fungsi Manajemen Operasional

Perencanaan Operasional

Perencanaan Kapasitas

Perencanaan Lokasi Perusahaan

Perencanaan Tata letak di dalam perusahaan

Perencanaan kualitas produk, proses dan layanan

Penjadwalan operasional

Penjadwalan produksi

Penjadwalan karyawan

Penjadwalan detail

Pengendalian operasional

Pengendalian bahan baku

Manajemen rantai pasokan

Pengendalian kualitas


6

Perencanaan Kapasitas

•  Merupakan perencanaan untuk menentukan berapakah produk yang dapat dihasilkan perusahaan dalam jangka waktu tertentu atau berapakah pelanggan yang dapat dilayani dalam periode waktu tertentu. •  Rencana input yang diperlukan •  Mempertimbangkan horizon waktu

•  Pertimbangan kebutuhan saat ini dan mendatang (menyeimbangkan permintaan pelanggan dan kemampuan sistem penyampaian layanan memuaskan pelanggan): •  Pengenalan layanan permintaan •  Pilihan pengelolaan kapasitas untuk

pemenuhan permintaan

Perencanaan Lokasi Perusahaan

•  Pemilihan lokasi berdasarkan pertimbangan: strategi pengembangan, pertimbangan peningkatan permintaan, keberadaan fasilitas saat ini dan kebutuhan masa mendatang

•  Keputusan lokasi: •  Memperluas kapasitas •  Menutup fasilitas •  Membuka di lokasi baru

•  Lokasi Optimum menawarkan keunggulan bersaing. Keputusan lokasi menurut Vereecke dan Van Dierdonck: •  Pertimbangan ciri struktural (ukuran,

lokasi, kapasitas, tipe peralatan, dan tingkat otomatisasi peralatan)

•  Pertimbangan infrastruktural (keahlian karyawan, tingkat otonomi lokasi, dan struktur organisasi)


7

Perencanaan Tata Letak

•  Tata letak yang efektif dapat membantu organisasi mencapai strategi yang mendukung diferensiasi, biaya rendah dan tanggapan

•  Tata letak yang baik dapat memperbaiki koordinasi antarlini departmen dan bidang fungsional

•  Hal yang perlu diperhatikan dalam tata letak (Heizer dan Render, 2011) •  Penggunaan ruang, peralatan dan

orang dengan lebih baik •  Dapat memperbaiki aliran informasi,

material dan orang •  Dapat memperbaiki moral karyawan

dan meningkatkan keamanan dan kondisi kerja

•  Dapat memperbaiki interaksi dengan pelanggan

•  Bersifat fleksible

Perencanaan Tata Letak

•  Tiga Jenis tata letak •  Tata letak proses

•  digunakan dalam pada kantor yang langsung berhubungan dengan pelanggan dan job process dengan aliran kerja beragam, volume rendah dan kastemisasi tinggi

•  Keunggulan: dapat diatur linier, menggunakan peralatan bersifat umum, menggunakan sedikit sumberdaya dan lebih fleksible

•  Tantangan: tata letak yang memudahkan proses (digunakan Perusahaan jasa maupun manufaktur)

•  Tata letak produk atau aliran lini • Digunakan pada pabrikasi, proses lini yang

memiliki tugas berulang •  Keunggulan: sesuai untuk tingkat produktifitas

tinggi, persediaan rendah, biaya variabel produk rendah

•  kelemahan: fleksibilitas rendah •  Tata letak campuran

•  Kombinasi tata letak proses dan lini • Digunakan dalam fasilitas yang memiliki kegiatan

pabrikan dan rakitan (produk akhir) •  Sistem pemaknufakturan flexible (Flexible

manufacturing system / FMS) yang memungkinkan perubahan dalam sistem


8

Perencanaan Kualitas

•  Kualitas harus bersifat menyeluruh baik produk maupun prosesnya. Kualitas produk meliputi bahan baku dan bahrang jadi sedang proses meliputi kualitas segala sesuatu yang berhubungan dengan proses produksi, penyediaan jasa, dari penerimaan input hingga menghasilkan output

•  Penyesuaian Perspektif kualitas: antara perspektif konsumen dan perspektif produsen

Penjadwalan Produksi

•  Penjadwalan sistem pelayanan menekankan pada level staffing

•  penjadwalan sistem manufaktur menekankan pada mesin dan material

•  Tujuan Penjadwalan (Russell & Taylor, 2011) memenuhi waktu jatuh tempo pelanggan, meminimalkanà keterlambatan, waktu menganggur karyawan, persediaan barang dalam proses

•  Tiga Fungsi penting penjadwalan (Jacobs dan Bechtold, 1994): •  Peramalan permintaan •  Penentuan tingkat kebutuhan

pelayanan dan kebutuhan karyawan

•  Penjadwalan kekuatan kerja


9

Penjadwalan Karyawan dan Penjadwalan yang lebih detail

•  Penjadwalan kekuatan karyawan terdiri atas berbagai fleksibilitas: •  Fleksibilitas panjang shift •  Fleksibilitas panjang hari kerja •  Fleksibilitas waktu istirahat •  Fleksibilitas mulainya shift •  Fleksibilitas waktu mulainya hari kerja •  Hari libur yang tidak berurutan

•  Case management penanganan pengintegrasian pelayanan dan ketersediaan sumber daya

Pengendalian Bahan Baku dan Manajemen Rantai Pasokan

•  Pengendalian bahan baku merupakan kegiatan memonitor pemesanan dan penggunaan bahan baku yang dapat menghemat biaya

•  Manajemen rantai pasokan (supply chain management) mendukung kegiatan pengendalian bahan baku.

•  Manajemen rantai pasokan adalah integrasi proses bisnis dari pelanggan akhir melalui pemasok yang menyediakan produk, pelayanan dan informasi yang menambahkan nilai bagi pelanggan (Cooper et al., 1997)


10

Pengendalian Kualitas

•  Kesesuaian perspektif produsen dan perspektif konsumen pada kualitas produk

•  Nilai kualitas adalah indeks penilaian pelanggan, yang merupakan harga yang dibayarkan pelanggan atas hasil atau manfaat yang dirasakan karena kualitas produk atau proses sesuai dengan harapannya (Bester 1999)

•  Sistem produksi perusahaan dinilai dengan mengukur efektivitas dan kinerjanya •  Pengukuran efektivitas meliputi kemudahan perawatan,

kesiapan operasional, ketersediaan dll. •  Pengukuran kinerja meliputi produktivitas, efisiensi dan

kualitas

Pengendalian Proses Produksi – Pengendalian Kualitas

11

Total Quality Management – TQM (Gryna, 2001) •  Hoshin Planning

•  Kebijakan manajemen yang merupakan satu kesatuan teritegrasi dalam organisasi yang memonitor lingkungan eksternal dan mengembangkan rencana proaktif untuk menyesuaikan dengan arah organisasi mendatang.

•  Mengintegrasi dan mengendalikan QFD dan daily control secara vertical. •  Quality Function Deployment (QFD)

•  alat menerapkan TQM menggunakan manajemen tim lintas fungsi yang terintegrasi secara horisontal untuk mencapai sasaran yaitu kepuasan pelanggan.

•  Daily Control •  Merupakan komponen utama TQM dengan menggunakan alat bantu Statistical

Process Control dan parameter desain untuk memonitor pelaksanaan QFD berdasar pengendalian sehari-hari.

•  Menekankan penawaran harga terbaik dari produk sehingga dapat meningkatkan laba


12

Alat dan Teknik Pengendalian Mutu •  Alat dan Teknik untuk menemukan kesalahan, mencari penyebab masalah, dan

menyelesaikan masalah untuk peningkatan kualitas mutu (continuous quality improvement)

Alat dan Teknik Data verbal atau

kualitatif

Flow Chart

Brainstorming

Cause and effect diagram

Affinity diagram

Tree diagram

Data numerik atau kuantitatif

Check sheet

Pareto diagram Histogram Scatter

diagram Control chart Run Chart


13

Alat dan Teknik Perbaikan Kualitas dengan Data Verbal atau Kualitatif

a. Flowchart • Adalah gambaran skematis atau diagram yang

menunjukkan seluruh langkah dalam suatu proses dan menunjukkan bagaimana langkah itu saling berinteraksi satu sama lain

• Tujuan digunakan Flowchart dalam proses produksi • Memberi petunjuk jalannya proses produksi • Membandingkan proses aktual yang dirasakan

pelanggan dengan proses ideal • Mengetahui langkah-langkah yang duplikatif dan

langkah-langkah yang tidak perlu • Mengetahui bagian proses dimana pengukuran

dapat dilakukan • Menggambarkan sistem total

• Urutan proses atau rangkaian inilah yang akan digunakan untuk membantu mendeteksi kesalahan

Mulai

Kegiatan

Kegiatan

Keputusan

Ya Tidak

Selesai

Ya

Flow Chart

sumber: Goetsch dan Davis (1995)


14


b. Brainstorming •  Adalah cara untuk memacu pemikiran kreatif guna mengumpulkan ide dari

suatu kelompok dalam waktu yang relatif singkat •  Alat yang sering membantu analisis ini antara lain: cause and effect

diagram, affinity diagram, dan tree diagram •  Hal yang perlu diperhatikan:

• Masing-masing anggota kelompok sependapat mengenai isu poko yang dibahas

•  Harus menciptakan kondisi dimana semua anggota bebas mengemukakan idenya

•  Hindari saling kritik atau pemaksaan dalam mengungkapkan ide •  Ungkapan ide perlu ditulis sebagaimana aslinya •  Perlu dibuat rangkuman ide yang dikemukakan untuk dicari

penyelesaiannya


15


c. Cause and Effect Diagram •  Diagram sebab-akibat menggambarkan garis dan simbol-simbol yang menunjukkan hubungan antara akibat dan

penyebab suatu masalah •  Setelah ditemukan sumber masalah kemudian diturunkan menjadi beberapa sumber yang lebih kecil mendetail, misal

dari metode kerja diturunkan menjadi pelatihan, karakteristik dsb. •  Manfaat diagram sebab-akibat tulang ikan:

•  Dapat menggunakan kondisi sesungguhnya untuk tujuan perbaikan kualitas produk, lebih efisien dalam penggunaan sumber daya

•  mengurangi dan menghilangkan kondisi yang menyebabkan ketidaksesuaian produk atau jasa dan keluhan pelanggan •  Dapat membuat standarisasi operasi •  Memberikan pendidikan dan pelatihan bagi karyawan dalam pembuatan keputusan danperbaikan

•  Urutan proses atau rangkaian inilah yang akan digunakan untuk membantu mendeteksi kesalahan •  Dipergunakan terutama dalam tahap perencanaan dari Plan-Do-Check-Action


16


C. Cause and Effect Diagram (untuk mencari penyebab minor)

•  Selain mencari penyebab utama suatu masalah, diagram sebab akibat digunakan untuk mencari penyebab minor dari penyebab utama

Cause and Effect Diagram (untuk mencari penyebab utama dan minor) •  Mencari akibat terbesar dari suatu

masalah kemudian menjabarkan penyebab utama dan penyebab mendetailnya


17


Cause and Effect Diagram (untuk mencari penyebab masing-masing faktor) •  Menganalisis penyebaran masing-

masing penyebab dan mencari pada masing-masing penyebab yang mempunyai penyebab terbanyak

Cause and Effect Diagram (untuk mencari penyebab masing-masing proses) •  Pada setiap tahapan proses terlebih

dahulu diidentifikasi penyebab utama kemudian dijabarkan penyebab yang lebih mendetail


18


d. Affinity Diagram •  Sering menggunakan hasil brainstorming untuk mengorganisasi informasi sehingga

mudah dipahami untuk perbaikan proses •  Langka membuat:

•  Tim mengumpulkan fakta dan menulisnya dengan menggunakan teknik brainstorming •  Fakta tersebut kemudian dikelompokkan •  Kelompok tersebut kemudian diberi nama dan disusun berdasar hierarki

kepentingannya •  Membuat kesimpulan dan solusi


19


e. Tree Diagram •  Merupakan alat yang digunakan

untuk menghubungkan tujuan yang harus ditempuh dengan tugas yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan tersebut

•  Tree diagram digunakan bila terdapat sesuatu yang belum jelas rumusannya ke dalam karakteristik yang sifatnya operasional

•  Tree diagram ini sering digunakan untuk menterjemahkan hasil dari affinity diagram atau cause and effect diagram


20

Alat dan Teknik Perbaikan Kualitas dengan Data Numerik

a. Check Sheet •  Adalah alat yang digunakan untuk

menghitung frekuensi suatu kejadian dan digunakan untuk pengumpulan dan pencatatan data

•  Data yang terkumpul dimasukkand alam grafik seperti Pareto Chart atau Histogram kemudian dianalisis.

•  Check Sheet digunakan sebagai alat bantu tahap pelaksanan Plan-Do-Check-Action cycle

•  Check sheet digunakan untuk mengumpulkan pendapat pelanggan pada sektor jasa

•  Check Sheet juga kadang diganti menggunakan tally sheet


21


b. Pareto Diagram •  Diagram pareto merupakan suatu gambar yang mengurutkan klasifikasi data dari kiri ke kanan menurut rangking tertinggi

hingga terendah (membantu menentukan prioritas penyelesaian masalah dari tertinggi ke terendah) •  Diagram pareto juga dapat digunakan untuk membandingkan kondisi proses misal ketidaksesuaian sebelum dan

sesudah proses perbaikan) •  Proses penyusunan diagram (menurut Mitra 1993, Besterfield 1998)

•  Menentukan metode pengklasifikasian data (misal berdasar masalah atau penyebab) •  Menentukan satuan ukuran •  Mengumpulkan data sesuai interval waktu yang ditentukan •  Merangkum dan membuat rangking kategori data •  Menghitung frekuensi kumulatifatau persentase kumulatif •  Menggambarkan diagram batang menunjukkan tingkat kepentingan relatif masing-masing masalah


22


b. Pareto Diagram •  Penggunaan pareto

merupakan proses yang tidak pernah berakhir, misal satu permasalah telah diatasi maka permasalahan di rangking kedua akan menjadi target program perbaikan, seterusnya hingga dilakukan perbaikan menyeluruh

•  Diagram pareto dapat dibuat dalam bentuk persentase


23


c. Histogram • Alat yang digunakan untuk

menunjukkan variasi data pengukuran dan variasi setiap proses.

• Histogram tidak menggunakan urutan, namun menjelaskan variasi proses.

• Garis vertikal dalam diagram menunjukkan banyaknya observasi tiap-tiap kelas

• Langkah penyusunan (menurut Mitra 1993): • menentukan batas-batas

observasi • Memilih kelas • Menentukan lebar kelas • Menentukan batas kelas • Menggambarkan frekuensi

histogram


24


d. Scatter Diagram •  Adalah gambaran yang menunjukkan kemungkinan hubungan korelasi antara

pasangan dua macam variable dan menunjukkan keeratan hubungan keduanya, yang sering diwujudkan sebagai koefisien korelasi

•  Dapat juga digunakan untuk melihat apakah suatu variable dapat digunakan untuk mengganti variable lain


25


e. Control Chart •  Adalah grafik yang digunakan untuk menentukan apakah suatu proses berada dalam keadaan in control atau out of

control. •  Control limit meliputi batas atas (upper control limit) dan batas bawah (lower control limit) membantu menggambarkan

performansi suatu proses yang diharapkan. •  Dengan mengetahui kondisi proses, kita mengetahui variasi proses apakah common cause atau special cause. •  Peta Pengendali menggambarkan perbaikan kualitas pada 2 situasi:

•  Kondisi tidak stabil •  Pengujian


26


e. Run Chart •  Adalah grafik yang menunjukkan variasi ukuran sepanjang waktu,

kecenderungan, daur, dan pola-pola lain dalam suatu proses, misalnya perubahan proses dan perbandingan performansi beberapa kelompok tanpa menyebutkan sebab akibat terjadinya daur atau pola pada chart.


27

Standar ISO 9000 •  Penjaminan kualitas dapat digolongkan menjadi

•  penjaminan kualitas formal dengan ISO 9000 atau BS 5750 •  Penjaminan kualitas informal dengan keterlibatan seluruh personil dan quality circles

•  ISO memastikan produksi kualitas produk yang konstan •  Keunggulan ISO:

•  Aspek internal: struktur dan tanggung jawab organisasi yang jelas, peningkatan produktivitas, perbaikan efisiensi, pengurangan biaya, pengendalian manajemen yang baik, memperbaiki struktur koordinasi, mendukung pengambilan keputusan dan meningkatkan motivasi personil.

•  Aspek eksternal: keunggulan bersaing, meningkatkan penjualan dan pangsa pasar, kemungkinan pasar dan pelanggan baru, memelihara hubungan dan meningkatkan kepuasan pelanggan, meningkatkan kepercayaan dan reputasi orgasisasi.

•  Kelemahan: biaya untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9000, meningkatnya dokumentasi pengumpulan kertas, tidak ada perhatian pada pengembangan personil, memperkecil kreativitas dan pemikiran kritis organisasi karena karyawan dituntut melaksanakan prosedur dan aturan ISO.

•  Pengembangan setelah mendapat sertifikasi: 1. Pemasok 2. karyawan 3. manajemen 4. proses 5. sistem informasi kualitas 6. pelanggan

•  Penghargaan penerapan manajemen kualitas: •  The Deming Prize •  The Baldrige Awards •  European Quality Awards •  British Quality Association


28

Standar ISO 14000 •  Produk harus dapat diterima lingkungan yang menggunakannya •  Standar sistem manajemen lingkungan (Environmental Management System)

merupakan pendekatan manajemen yang terstruktur dan terdokumentasi dengan baik serta berkaitan dengan peraturan dan persyaratan pelanggan tentang aspek-aspek lingkungan, baik lokal, nasional maupun internasional.

•  Continuous improvement dalam manajemen lingkungan diperlukan adanya peraturan tentangan lingkungan, persyaratan pelanggan yang berkaitan dengan lingkungan, dan isu-isu mengenai kesehatan dan keselamatan kerja perusahaan.

•  Pengintegrasian ISO 9000 dan ISO 14000: •  Kedua standar mendukung penciptaan kebijakan perusahaan berdasarkan pada

pendekatan umum pada pengelolaan pengembangan sistem kualitas dan lingkungan

•  Standar ISO 9000 dan ISO 14000 secara substansial sama •  Kedua standar memberi definisi tindakan yang harus didukung bukti

terdomumentasi yang menjelaskan tujuan dan target perusahaan •  Pengintegrasian kedua standar layak secara metodologis maupun prosedural

Terima Kasih By Desi Kusumaningtyas

29

Modul 6 - Pengantar Bisnis.pdf

Documents